時間：2023-06-26 10:18:27
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案管理的目的和意義范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調(diào)動和合理配置成為重中之重。當前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動態(tài)管理上。與之相對應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系
事業(yè)單位作為向社會提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素
傳統(tǒng)人事檔案管理嚴格規(guī)范流程，導致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵職工實現(xiàn)組織目標。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求
體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)
人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現(xiàn)實背景，管理者應(yīng)審時度勢，調(diào)整單位的內(nèi)控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)
通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評價的新常態(tài)
人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據(jù)管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評價機制也應(yīng)發(fā)生改變，進而使新的評價機制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應(yīng)與是否與動靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義
推動事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識
組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經(jīng)驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能
在動態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價
對人事檔案管理工作績效的評價，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導下完備評價指標，完備的重點應(yīng)放在對人事檔案管理功能的實現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評價中的權(quán)重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關(guān)于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。
五、結(jié)論
本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。
參考文獻：
[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).
關(guān)鍵詞：
組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)
隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調(diào)動和合理配置成為重中之重。當前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動態(tài)管理上。與之相對應(yīng)的便是，組織人事部門的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。
一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系事業(yè)單位作為向社會提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。
2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素傳統(tǒng)人事檔案管理嚴格規(guī)范流程，導致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵職工實現(xiàn)組織目標。
3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。
二、人事檔案管理的新常態(tài)
1.人事檔案管理目的的新常態(tài)人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現(xiàn)實背景，管理者應(yīng)審時度勢，調(diào)整單位的內(nèi)控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。
2.人事檔案管理功能的新常態(tài)通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環(huán)境相適應(yīng)。
3.人事檔案管理評價的新常態(tài)人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據(jù)管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評價機制也應(yīng)發(fā)生改變，進而使新的評價機制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應(yīng)與是否與動靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)
1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義推動事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。
2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經(jīng)驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。
3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能在動態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。
4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應(yīng)在黨委的領(lǐng)導下完備評價指標，完備的重點應(yīng)放在對人事檔案管理功能的實現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務(wù)部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門在評價中的權(quán)重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關(guān)于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。
五、結(jié)論
本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。
參考文獻：
[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).
（一）管理人員知識儲備不足。在當今社會，醫(yī)院作為保障人們生命質(zhì)量的服務(wù)行業(yè)，人們對醫(yī)護工作者的要求更多體現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)方面，從而忽略了對檔案進行管理的重要意義。工作內(nèi)容的特殊性決定了醫(yī)院內(nèi)部檔案包括圖片、人事、病例等諸多內(nèi)容，因此針對醫(yī)院檔案進行管理的相關(guān)要求也極為詳細，也就是說普通的管理人員無法實現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效管理，并且無法對醫(yī)院內(nèi)部檔案的性質(zhì)和屬性進行準確分類，極易導致檔案內(nèi)容缺失或是資源系統(tǒng)錯誤情況的出現(xiàn)，這對于提高醫(yī)院工作效率是非常不利的。
（二）管理意識薄弱。醫(yī)院的工作內(nèi)容決定了它在工作職能方面的分類極為詳細，因此，一份檔案的產(chǎn)生通常需要多個部門共同合作，并且交由不同的部門進行分類管理，而大部分醫(yī)院的工作人員尚且沒有樹立起正確的檔案管理意識，也無法將檔案、資源和信息三者進行有效關(guān)聯(lián)，極易導致檔案的遺失或破損。另外，也有部分工作人員沒有認識到將檔案進行數(shù)字化管理的意義，這也會在很大程度上制約醫(yī)院檔案管理模式的改革。
二、醫(yī)院檔案管理模式的改革途徑
（一）加強人才建設(shè)。長久以來，檔案管理工作的意義始終沒有引起人們的重視，導致大量醫(yī)院在檔案管理方面存在人才緊缺的情況，這會在很大程度上影響我國醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，因此，在對檔案管理模式進行改革的過程中，對檔案管理人員進行定期的培訓是非常有必要的。一方面，醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)自身的實際情況，培訓管理人員對檔案進行分類時所需的知識，提高檔案分類的準確性，另一方面，讓專業(yè)知識扎實的管理人員針對檔案管理的內(nèi)容對醫(yī)護工作者進行培訓，例如如何將病人的資料進行快速保存，或是如何實現(xiàn)多元化檔案的管理等，通過各方的共同努力，加快醫(yī)院檔案管理模式改革的進程。
（二）強化檔案效能。受傳統(tǒng)觀念的影響，大部分醫(yī)院單純將自身存在的意義理解為進行醫(yī)療服務(wù)的單位，而對檔案中部分不同內(nèi)容具有的價值進行了忽略。對醫(yī)院檔案進行管理主要的目的在于對檔案中的信息進行科學利用，因此，在對檔案進行管理的過程中，需要檔案管理部門的工作人員及時轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，將被動對檔案進行查閱轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訉⑴c檔案相關(guān)的內(nèi)容進行宣傳。例如，在對醫(yī)院文化進行建設(shè)的過程中，管理部門就可以對醫(yī)院所擁有檔案中的照片及其他相關(guān)信息進行合理運用，為醫(yī)院發(fā)展史的撰寫提供翔實的圖文資料，真正實現(xiàn)讓檔案走向社會的目的，這樣做的好處在于能夠為檔案管理工作注入全新的生機與活力，通過檔案自身所具有的教育功能，實現(xiàn)促進醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展的目的。另外，在對醫(yī)院內(nèi)部工作人員進行管理的過程中，有關(guān)部門可以選擇對人事檔案的相關(guān)內(nèi)容進行查閱和使用，將不同檔案以及檔案中不同內(nèi)容所具有的效能進行充分發(fā)揮，以此實現(xiàn)檔案管理的最終目標，即為醫(yī)院的管理和發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。除此之外，醫(yī)院作為進行醫(yī)療服務(wù)的單位，在醫(yī)療檔案中存在大量的相關(guān)臨床數(shù)據(jù)，對這部分數(shù)據(jù)進行合理的運用，可以在很大程度上推進我國醫(yī)療事業(yè)的研究和發(fā)展。
關(guān)鍵詞：
抽水蓄能電站；檔案管理；信息化建設(shè)
抽水蓄能電站的檔案信息化建設(shè)對于電站具有十分重要的意義，主要利用信息技術(shù)對檔案資源進行管理以及優(yōu)化，從而為電站的生產(chǎn)經(jīng)營以及重要決策提供重要的依據(jù)。本文主要分析電站的檔案信息化以及提出若干建議。
1制度化建設(shè)是抽水蓄能電站檔案信息化建設(shè)的重要保障
1．1制度建設(shè)規(guī)范檔案管理
抽水蓄能電站在建設(shè)初期階段的工程管理任務(wù)特別多并且工程技術(shù)人員沒有對檔案管理的工作形成統(tǒng)一的認識，因此，只有依靠相關(guān)制度來規(guī)范檔案管理當中的行為切實保障檔案信息管理可以得到順利開展。此外，檔案管理的制度不但是以往經(jīng)驗的總結(jié)而且是檔案管理的重要目標，對協(xié)調(diào)施工單位以及檔案管理部門具有十分重要的意義，是兩者之間聯(lián)系的重要依據(jù)。完善以及全面的管理制度不但應(yīng)當為檔案的信息化提供正確以及前進的方向，而且可以通過制度的力量達到檔案管理想要抵達的目的。
1．2制度規(guī)范的嚴格落實
檔案制度由于本身并不是主要的目的，換句話說，規(guī)章制度并不是為了建立而建立，而應(yīng)當發(fā)揮效果，關(guān)鍵在于制度落實、實施，應(yīng)當做到依法以及按照規(guī)章制度管理檔案，從而保障檔案管理系統(tǒng)可以快速、有效的運行。其中，抽水蓄能電站的檔案管理工作不但關(guān)聯(lián)施工單位、監(jiān)理單位而且關(guān)系到自身項目公司等多方面的利益，因此，應(yīng)當針對檔案的技術(shù)標準、分類工作、整編案卷等工作提出嚴格的要求，切實保障檔案的完整性以及準確性，只有促使員工理解國家以及電力行業(yè)的規(guī)章制度并且強化制度建設(shè)才能發(fā)揮作用，應(yīng)當將相關(guān)管理要求以及管理責任落實到各個部門及有關(guān)人員。建立規(guī)章制度是保障檔案管理工作可以順利開展的重要措施。
1．3保障軟硬件到位
在抽水蓄能電站的建設(shè)初步階段，相關(guān)項目檔案管理的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施都比較匱乏，隨著工程的不斷增加，檔案也隨著工程不斷增加，原來的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備已經(jīng)無法滿足當前的工作需要，因此應(yīng)當加強檔案的資源配置以及管理的工作，從檔案庫房建設(shè)到管理人員配置等都應(yīng)當加強，加強各資源配置以及庫房建設(shè)對于檔案信息化具有十分重要的意義，為檔案信息化的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
2強化檔案信息化數(shù)字化的建設(shè)水平
首先，檔案的信息化建設(shè)主要是檔案目錄以及數(shù)據(jù)庫的相關(guān)建設(shè)，檔案目錄以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對于蓄能電站具有十分重要的意義。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要是對非數(shù)字性的目錄實施加工以及錄入的工作，并且可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。其次，應(yīng)當大力推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化，在抽水蓄能站檔案信息化建設(shè)的過程當中，應(yīng)當根據(jù)生產(chǎn)需要以及特點，分步驟以及分階段開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。最后，應(yīng)當強化電子文件管理工作。在抽水蓄能站應(yīng)當依托信息平臺對電子文件實施安全的管理，對于保障蓄水能站的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義?？梢越㈦娮庸芾碇行膶Ω鞣N電子文件進行接收以及存儲的工作，從而對檔案進行有效科學的管理。
3檔案信息化需要切實做好檔案安全以及檔案保密工作
3．1檔案的安全工作
抽水蓄能電站的檔案管理工作需要做好檔案信息工作、網(wǎng)絡(luò)安全管理工作、庫房環(huán)境工作以及檔案庫房管理工作。作為企業(yè)應(yīng)當加強對檔案的管理從而有效規(guī)避安全隱患。企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)當加強以及作為日常必須執(zhí)行的工作，如果在企業(yè)沒有檔案管理以及無法保障檔案管理的安全性，檔案信息建設(shè)的工作就無從談起也無法開展。因此，切實保障檔案的安全性應(yīng)當做到檔案管理工作和崗位的責任相互結(jié)合并且建立檔案責任制度。對于檔案應(yīng)急措施應(yīng)當加緊完善并且建立預(yù)案，一旦檔案信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)了突發(fā)性的問題可以切實保障檔案信息的安全性以及可靠性。
3．2做好檔案的保密工作
應(yīng)當根據(jù)電站的實際生產(chǎn)情況，對于不能公開并且涉及重要的、機密的信息采取有效的措施進行保護。不但應(yīng)當采取有效的措施保密，而且應(yīng)當明確責任。其次，應(yīng)當強化保密宣傳的工作，從而促使保密的意識可以深入到每個員工的內(nèi)心深處。此外，應(yīng)當根據(jù)電站以及科研的實際情況做好解密的工作，處理保密以及解密之間的重要關(guān)系，不但可以為電站提供可靠以及全面的信息，而且保障電站的機密不被泄露。對于紙質(zhì)檔案或者磁性介質(zhì)的檔案保管、銷毀環(huán)節(jié)應(yīng)當嚴格做好保密的工作并且確保安全。
醫(yī)院檔案記載著這個醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對檔案工作重要性的認識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實和培養(yǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。
1 加強學習，增強意識
加強檔案法規(guī)的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。
2 重視檔案的利用
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等提高業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
2當前縣域配網(wǎng)工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識薄弱
縣域配網(wǎng)工程建設(shè)中，主要的任務(wù)是對工程的規(guī)劃、建設(shè)，很多企業(yè)對建設(shè)過程中的檔案整理缺少重視，很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中，對過期的文件和沒用的設(shè)計、圖紙等隨手丟棄，沒有認識到它們對其它工程的借鑒作用。部分企業(yè)雖然意識到文件的整理，但是由于沒有專業(yè)的管理人員，同時把重點放在了工程進度上，檔案資料的整理滯后，很多重要資料已經(jīng)缺失。配網(wǎng)工程從初期的規(guī)劃到后期的驗收，參與方很多。在資料收集的過程中，企業(yè)經(jīng)常安排一些臨時性的工作人員，他們對檔案的管理沒有專業(yè)的方法和管理意識，在管理中的收集整理缺少系統(tǒng)的安排和應(yīng)有的規(guī)范。這會導致資料的的不健全和資料分類的不規(guī)范。在未來的資料查閱中，很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識薄弱，電網(wǎng)企業(yè)對配網(wǎng)工程項目的檔案管理水平落后。許多企業(yè)對檔案管理的程序、標準不統(tǒng)一，沒有形成檔案管理有效科學的管理制度，導致檔案管理過程中操作不夠規(guī)范，資料收集不健全，檔案安全性低。由于很多配網(wǎng)工程處于分散狀態(tài)，工程時間也不統(tǒng)一，如果沒有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混亂，一些制度不能得到有效的落實和執(zhí)行，難免發(fā)生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現(xiàn)代社會是信息化、電子化的社會，網(wǎng)絡(luò)辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當前檔案管理工作的必然趨勢和發(fā)展要求。由于配網(wǎng)工程的檔案管理工作長期得不到重視，對網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)水平很低，缺少具備信息化管理水平的專業(yè)檔案管理人員。這些都對當前配網(wǎng)工程的檔案管理工作產(chǎn)生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網(wǎng)工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強檔案管理意識
配網(wǎng)工程電力企業(yè)要對工程建設(shè)過程中的檔案資料的重要性有充分的認識，在企業(yè)內(nèi)部對檔案的管理形成整體的規(guī)劃。檔案管理是對配網(wǎng)工程建設(shè)過程中的全面充分的記錄，也是未來工程建設(shè)的參考和配網(wǎng)工程歷史的研究資料，具有很強的歷史價值和現(xiàn)實意義。企業(yè)領(lǐng)導要把檔案管理工作看作是配網(wǎng)工程工作的一個重要部分，充分認識到檔案的重要性和檔案管理的重要意義，在具體的工作中指示相關(guān)部門在檔案資料整理時充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規(guī)矩不成方圓。對檔案管理工作的開展，要有明確的制度確定和工作劃分，有一個與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施，從而保障檔案管理工作的常規(guī)化、制度化運行，保證檔案管理切實有效起到對配網(wǎng)工程建設(shè)的積極作用。在一個工程項目開始籌備時，就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組，對所在工程項目的文件資料進行整理收集和分類，最后統(tǒng)一歸檔管理。在電力系統(tǒng)內(nèi)要建立一套嚴密的檔案資料整理網(wǎng)絡(luò)，形成對資料收集和檔案管理的統(tǒng)一制度和科學規(guī)范。
3.3提高檔案管理水平
根據(jù)電力系統(tǒng)和配網(wǎng)工程建設(shè)的特點，要在電力系統(tǒng)內(nèi)形成完善統(tǒng)一的檔案管理制度和領(lǐng)導小組，使配網(wǎng)工程的檔案管理形成系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的管理制度。加強配網(wǎng)工程檔案管理工作的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代先進的信息技術(shù)條件，對檔案進行統(tǒng)一的整理和編目及數(shù)字化處理，對不同的檔案資料進行數(shù)字化的分類，提高檔案資料管理的效率和準確性。不同單位和企業(yè)的檔案資料可以進行資源共享，提供方便快捷的檔案檢索服務(wù)。
一、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的意義
我們在展開正式的分析和討論之前首先要認識清楚兩個問題，也就是我們在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案管理信息系統(tǒng)的意義，簡要來說，就是三個方面的意義。一是能夠為醫(yī)院的管理提供科學有效的管理決策依據(jù)，管理者的決策是必須要建立在能夠反應(yīng)客觀事實的數(shù)據(jù)和信息資料基礎(chǔ)之上的，而這樣一些數(shù)據(jù)和資料的準確有效提供就需要醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)來予以提供；二是能夠提高醫(yī)院的整體控制能力，這是因為現(xiàn)代的醫(yī)院管理從本質(zhì)上來講也就是對于信息的管理，醫(yī)院在一定的目標指導下來對整個醫(yī)院系統(tǒng)來進行組織、協(xié)調(diào)、指揮和控制，而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)在這一過程中起的就是信息流的作用，將各個部門內(nèi)的信息經(jīng)過加工處理以后通過數(shù)據(jù)傳輸傳送到醫(yī)院的管理中心去進行集中的管理；三是能夠?qū)崿F(xiàn)資源和信息的共享與利用，我們進行檔案管理信息系統(tǒng)的建立就是希望能夠以提供信息和資料的形式來為醫(yī)院的工作提供服務(wù)，因此在醫(yī)院內(nèi)部進行醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建立就能夠較好的實現(xiàn)整個檔案管理系統(tǒng)的標準化和科學化，保證信息能夠在整個平臺內(nèi)實現(xiàn)良好的暢通，并保證信息在檔案管理中充分的共享和利用。
二、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的對策和方法
2.1醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本對策
上文中已經(jīng)明確的闡明，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)在整個醫(yī)院的信息系統(tǒng)中都是非常重要的組成部分，因此我們在對其進行建設(shè)的過程當中，就應(yīng)當充分的考慮到整個醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實際狀況和總體規(guī)劃，以便于保證整個建設(shè)的進程能夠和醫(yī)院信息化的建設(shè)保持同步和一致。下文中將就三個具體的方面來對這一觀點予以分析和闡述。
2.1.1將醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)納入到醫(yī)院管理信息系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃當中來。我們之所以提出這樣一種要求主要是因為醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)本身也就是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的一個小的分支和部分，與此同時醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)本身所包含的內(nèi)容也比較多，具體涉及到教學、科研、醫(yī)院業(yè)務(wù)和基本建設(shè)等多個方面的內(nèi)容，這也就是說，檔案管理信息系統(tǒng)本身也會對總體系統(tǒng)建設(shè)造成影響，且在其中扮演著一個上通下連的重要作用，換句換說，醫(yī)院實際管理的過程也就是醫(yī)院檔案信息管理的過程。我們要做的就是保證好這樣一種協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系，以實現(xiàn)最大程度和范圍的信息共享。
2.1.2建立適用于醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)。隨著我們國家最近幾年以來在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)上的不斷推進和進步，全國各地很多個地方的醫(yī)院都已經(jīng)建立起了不同規(guī)模的信息管理系統(tǒng)，并相應(yīng)配備有先進的計算機網(wǎng)絡(luò)管理平臺，在這樣一個平臺之上來進行各種應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，包括專家咨詢系統(tǒng)、急門診管理系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)和電子病歷管理系統(tǒng)等。醫(yī)院在進行這樣一些系統(tǒng)的建立時，就應(yīng)當充分的認識和利用醫(yī)院自身環(huán)境條件下能夠有的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境，并根據(jù)實際的規(guī)模和業(yè)務(wù)量來最終確定醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求和狀況，使得這樣一個檔案信息管理系統(tǒng)既能夠很好的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，又能夠很好的符合醫(yī)院的實際要求。
2.1.3開發(fā)和管理輔助決策工程。這主要是因為醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)往往都是通過對醫(yī)院內(nèi)部以及外部信息的收集、加工、貯存和檢索等現(xiàn)代方法和手段來進行的，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的有效收集、利用和處理，這樣一些技術(shù)和方法對于醫(yī)院內(nèi)部管理水平的提高是很有幫助的，除此之外，還能夠起到較好的為醫(yī)院管理者提供決策支持的作用，這一點更是非常關(guān)鍵的。正是因為這樣，我們在進行醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的時候，就要注重對于信息處理和再生利用功能的開發(fā)。
2.2醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本方法
2.2.1信息采集功能：醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)最為基本和前提的功能就是要能夠?qū)崿F(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的有效區(qū)分和采集，按照一定的要求來對檔案進行收集、鑒定和篩選的過程，并將有價值的檔案信息不斷的輸入到整個檔案管理信息系統(tǒng)當中去，最終在長期的積累和收集作用下形成豐富有效的信息資源系統(tǒng)。
2.2.2存儲和管理的功能：醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的存儲和管理功能是其最為重要和關(guān)鍵的功能，是整個系統(tǒng)實現(xiàn)其價值和作用的核心所在，這主要是因為醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)存儲和管理作用的目的就是按照一定的方法來對系統(tǒng)中已有的信息進行揭示、加工和組織，并以檔案條目和機讀數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出來。這一過程的實現(xiàn)就需要對上述過程中收集到的數(shù)據(jù)進行特征描述和信息的貯存，也就是我們在這里提到的存儲管理功能中的管理，其最終的目的就是要讓整體的檔案具有有序化和系統(tǒng)化的特點，最終以全文數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等多種形式來便于工作人員的檢索和利用。
2.2.3傳輸和利用的功能：這是醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)其價值和作用的最后一個環(huán)節(jié)，在這樣一個環(huán)節(jié)當中，用戶就可以直接根據(jù)自己的檢索要求選擇自己能夠理解的檢索和獲取方式來獲得信息，上文中已經(jīng)明確的提到是有多種檢索手段和方法的。用戶通過檔案文件級目錄機檢和全文數(shù)據(jù)傳輸?shù)确绞絹硌杆俣鴾蚀_的獲取自己想要得到的信息。
結(jié)語
通過上文中的分析我們不難看到，建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的基本目的和意義就是實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案管理的科學化和規(guī)范化，這是提高醫(yī)院管理水平和實現(xiàn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的必然途徑，也是醫(yī)院本身提高競爭力的有效方式。因此，醫(yī)院在進行檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展時就要切實的按照統(tǒng)一和適用的原則來進行，并在整個發(fā)展和進步的過程中予以改進和完善，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化并推動整個醫(yī)院信息化的管理進程。
最近幾年，我國房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢，在房地產(chǎn)工程建設(shè)當中產(chǎn)生了大量的建設(shè)資料，這些資料涉及到房地產(chǎn)工程建設(shè)的方方面面，能夠全面反映工程建設(shè)過程，對項目管理、住宅建筑的維護等具有重要的意義。一直以來，管理人員對房地產(chǎn)工程檔案管理工作沒有足夠的認識，雖然檔案管理制度呈現(xiàn)出不斷完善的趨勢，但是仍然存在一些問題，如當前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問題，找到解決這些問題的方法，推動房地產(chǎn)工程檔案管理水平不斷提高。
一、房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點以及存在的問題
1. 房地產(chǎn)工程檔案管理中內(nèi)容、特點
房地產(chǎn)工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量的施工建設(shè)資料，這些涉及到工程建設(shè)方方面面的資料，只要對工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設(shè)計、施工、竣工使用、維修及改建擴建等文件。具體來說房地產(chǎn)工程檔案的內(nèi)容主要包括以下幾點：（1）綜合性文件材料，主要是有關(guān)房地產(chǎn)工程建設(shè)方面的一些綜合性的材料，如計劃任務(wù)書、工程地質(zhì)水文勘察資料、工程地區(qū)抗震資料等等。工程設(shè)計方面資料，如初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計。（2）工程施工、工程監(jiān)理資料，工程設(shè)計變更資料等等，這些資料是工程建設(shè)檔案管理的重點內(nèi)容，關(guān)系工程建設(shè)的竣工和工程竣工以后的維護。（3）工程建設(shè)中的各種圖紙資料，如設(shè)計圖、施工圖、竣工圖等等。
房地產(chǎn)工程的檔案管理工作與建筑工程項目的其他管理工作相比有著明顯的特點，主要表現(xiàn)在：（1）單一獨立性，在房地產(chǎn)工程檔案管理當中，一般采用的單項目管理的方式，并且在項目管理當中具有相對獨立性的特征。（2）真實性特征，對于檔案管理的內(nèi)容來說，應(yīng)該是工程建設(shè)的真實性的反應(yīng)，是工程報批、施工、竣工過程中的最真實的原始記錄，與工程建設(shè)的總體過程保持一致。（3）實用性的特點，在檔案管理中的所有資料應(yīng)該對工程建設(shè)具有一定意義的內(nèi)容，無論是工程管理，還是對工程建設(shè)都具有實用意義。
2.房地產(chǎn)工程檔案管理中存在的問題
雖然房地產(chǎn)企業(yè)對工程檔案管理的認識逐漸加深，在實踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當中仍然存在很多問題。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）檔案材料收集不完整
檔案材料收集不完整的問題在房地產(chǎn)檔案管理當中最為突出，現(xiàn)在房地產(chǎn)企業(yè)沒有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設(shè)中產(chǎn)生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應(yīng)房地產(chǎn)項目建設(shè)的整個過程。一些與工程建設(shè)密切相關(guān)的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產(chǎn)工程檔案管理的重要內(nèi)容，這些內(nèi)容的缺失嚴重影響了房地產(chǎn)工程檔案管理的完整性。
（2）檔案管理人員的素質(zhì)和能力偏低
檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)和能力，但是現(xiàn)在極少有房地產(chǎn)公司有專業(yè)的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數(shù)情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負責。由于不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，他們在檔案管理知識、能力、素質(zhì)等方面的水平較低，由于管理能力和素質(zhì)的限制，導致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理無法做到詳細細致，與當前快速發(fā)展的房地產(chǎn)開發(fā)產(chǎn)業(yè)嚴重不符。另外，由于非專業(yè)人員管理檔案，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案編制比較混亂，根本沒有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒有按照規(guī)定建立詳細的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無序，查找起來非常困難。
（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視
房地產(chǎn)工程的檔案管理應(yīng)該貫徹于房地產(chǎn)工程建設(shè)的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認為檔案管理已經(jīng)結(jié)束，因此被房地產(chǎn)項目的管理者忽視。實際上在竣工階段產(chǎn)生工程資料也不在少數(shù)，這些資料與工程建設(shè)的可以說是密切相關(guān)，由于部分建設(shè)單位，施工單位和技術(shù)檢測單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發(fā)生，因而造成檔案的歸檔出現(xiàn)停滯的狀態(tài)，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導致這材料無法及時歸檔。
二、房地產(chǎn)工程檔案管理問題的對策
要想提高房地產(chǎn)工程檔案管理的水平，必須分析這些問題形成的原因，在此基礎(chǔ)上根據(jù)現(xiàn)有的資料采取針對性的措施，來解決這些問題，促進房地產(chǎn)工程檔案管理的完善。
1.要重視檔案管理工作
房地產(chǎn)工程建設(shè)的管理者負責人應(yīng)該意識到檔案管理的重要意義，重視房地產(chǎn)檔案管理工作，在工程立項階段就開始收集整理與本項目有關(guān)的工程建設(shè)資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時的歸檔，避免匆匆忙忙的開展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發(fā)生。另一方面，從項目的開始就進行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)要派專人負責檔案管理工作，還要通過制度建設(shè)，強化對檔案管理工作檢查監(jiān)督力度，并在企業(yè)的績效管理中體現(xiàn)出來，用嚴格的獎懲制度激勵檔案管理工作者的積極性、責任心。
2.建立健全房地產(chǎn)檔案管理制度
當前房地產(chǎn)工程檔案管理中的問題與房地產(chǎn)工程檔案管理制度的缺失密切相關(guān)，在房地產(chǎn)工程檔案制度建設(shè)當中，應(yīng)該對歸檔的程序做出詳細的規(guī)定，使房地產(chǎn)工程建設(shè)的各個階段的檔案資料都能實現(xiàn)有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范和完整。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、監(jiān)理單位、施工單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。在檔案制度建設(shè)當中，責任制度的建設(shè)的最為關(guān)鍵，在責任制度建設(shè)中責任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理人員應(yīng)該承擔的責任。
3.重視竣工階段的檔案歸檔工作
檔案管理人員在房地產(chǎn)工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項目管理人員一起，按照建設(shè)項目檔案管理的要求，按照分類和順序，對工程建設(shè)的整個過程中產(chǎn)生的資料進行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實性、客觀性和完整性。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)該做到隨時發(fā)現(xiàn)隨時解決，盡可能的做到查漏補缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認真貫徹《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《工程竣工驗收備案制度》等文件中的相關(guān)規(guī)定，嚴把竣工質(zhì)量關(guān)，把檔案的驗收、移交作為工程竣工工作的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容來抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在檔案移交的過程中，建設(shè)單位應(yīng)該按照檔案移交的實際情況決定是否出具《建設(shè)工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。
1 社會保險檔案管理工作的意義
社會保險檔案是規(guī)范社會保險經(jīng)辦操作的首要載體。社會保險經(jīng)辦工作質(zhì)量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務(wù)的記載，是考量經(jīng)辦工作是否依法進行的依據(jù)。無論是績效考核、內(nèi)部控制和外部監(jiān)督都需要依托檔案資料。
社會保險檔案是服務(wù)參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務(wù)和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內(nèi)的各種權(quán)益。隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，廣大參保單位和職工對服務(wù)的質(zhì)量要求越來越高，維權(quán)意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內(nèi)容，服務(wù)范圍將逐漸的擴大。
做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構(gòu)建和諧社會的畢本內(nèi)容，也是實現(xiàn)中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務(wù)質(zhì)量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業(yè)發(fā)展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務(wù)的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。
2 社會保險檔案管理中的主要問題
檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數(shù)只能多，保險項目經(jīng)辦機構(gòu)所形成的的各種圖標、文件和憑證等數(shù)量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統(tǒng)一管理的標準和規(guī)范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術(shù)有限，難免會出現(xiàn)各種問題。
檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網(wǎng)上進行下載，大量的數(shù)據(jù)資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構(gòu)本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。
檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質(zhì)為主，計算機信息檔案為輔。紙質(zhì)的檔案占據(jù)了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質(zhì)的檔案調(diào)閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。
檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構(gòu)內(nèi)部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術(shù)的多媒體化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。
3 加強社會保險檔案管理的對策和建議
加強組織領(lǐng)導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設(shè)，形成統(tǒng)一領(lǐng)導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構(gòu)的各級主要領(lǐng)導要對檔案管理工作高度重視，關(guān)系檔案管理工作的現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內(nèi)?？h級以上的社會保險機構(gòu)應(yīng)該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規(guī)章和設(shè)置專門的領(lǐng)導機構(gòu)。
完善制度規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理制度化。為適應(yīng)社會保險經(jīng)辦管理模式，建立一套完備的業(yè)務(wù)檔案管理制度勢在必行。系統(tǒng)化、標準化的檔案管理流程和規(guī)章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業(yè)檔案管理制度，將在科學界定社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據(jù)。
推進資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息化。積極發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢，推進檔案信息化建設(shè)。選擇功能完善的檔案管理操作系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的輕松快捷著錄、完整高效統(tǒng)計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關(guān)協(xié)議服務(wù)單位聯(lián)網(wǎng)結(jié)算，對通過Internet網(wǎng)上經(jīng)辦產(chǎn)生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數(shù)字化加工，對現(xiàn)存的紙質(zhì)、實物檔案進行數(shù)字化加工處理，在業(yè)務(wù)窗口對檔案資料進行前端掃描。
利用檔案資源，提高檔案服務(wù)水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現(xiàn)。積極開展檔案利用需求調(diào)研，確定服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容，提高檔案利用服務(wù)的針對性。及時續(xù)編檔案索引目錄，方便各類利用者調(diào)用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經(jīng)辦資料，向社會公開現(xiàn)行業(yè)務(wù)文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經(jīng)辦窗口、勞動保障電話咨詢服務(wù)中心、勞動保障網(wǎng)等實現(xiàn)檔案信息共享，建立社會保險檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為社會各界提供社會保險檔案信息服務(wù)。
參考文獻：
[1]王慶悅.做好社會保險檔案管理工作的思考[J].山東檔案，2011（3）：56-57.
[2]王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012（32）：123-124.
電子檔案是現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一。現(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。
1 檔案管理的目的和功能
“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。
2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點
2.1 信息的廣泛性
煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進、機電、運輸、通風、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點之一。
2.2 使用的頻繁性
煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠遠大于其他行業(yè)。
3 電子檔案的最新發(fā)展和應(yīng)用
電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”
1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日―13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善?？梢?，有關(guān)電子檔案及其管理問題的研究與應(yīng)用正在廣泛開展。
4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點
4.1 電子檔案的優(yōu)缺點
電子檔案的優(yōu)點在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計算機直接連接，可通過網(wǎng)絡(luò)進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。
其缺點是保存時間短（與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學損傷等），閱讀不方便。
4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點
傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點在于：保存時間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。
其缺點是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復制困難，保存條件高（需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學損傷等）。
5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實意義
從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補的優(yōu)點，便于攜帶，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。具體在實踐中有以下的意義：
1）煤礦企業(yè)應(yīng)當結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。
2）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)配備專門的計算機和存儲器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機、打印機等。還應(yīng)配備專門電子檔案室，由專人負責管理和維護。計算機用以對電子檔案的管理，存儲器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。
3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數(shù)字化存檔。通過計算機和專門的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。
4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢。各生產(chǎn)隊組的技術(shù)員可以隨時通過電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。
5）為加強保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來管理。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務(wù)系統(tǒng)，需要加強人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。
7）可實現(xiàn)辦公自動化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程，可在計算機和通訊線路中進行。這樣檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。
中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)的進步，社會的環(huán)境也發(fā)生了改變。企業(yè)和事業(yè)單位都需要轉(zhuǎn)變自身對于檔案管理的工作模式，促使內(nèi)部檔案管理工作能夠適應(yīng)時代的發(fā)展。如今，檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其現(xiàn)代化的意義，促進企事業(yè)單位的工作順利發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理還具有一定的優(yōu)勢，企事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現(xiàn)代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業(yè)單位的經(jīng)營管理中發(fā)揮重要的作用。
一、檔案管理基礎(chǔ)條件
要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內(nèi)容如下：
（一）經(jīng)濟條件
管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)首先就需要進行相關(guān)設(shè)施的建設(shè)，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設(shè)備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數(shù)字化檔案館，所需要投入的資金更多。
（二）技術(shù)條件
實現(xiàn)管理現(xiàn)代化最重要的是先進科學技術(shù)的應(yīng)用，所以也可以說科學技術(shù)水平直接影響了檔案管理進行現(xiàn)代化的建設(shè)。
（三）社會檔案意識
所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發(fā)展所產(chǎn)生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，需要相關(guān)工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件，才能夠使其順利的完成，充分發(fā)揮其所具有的作用與意義。
二、現(xiàn)代化檔案管理意義
（一）適應(yīng)社會發(fā)展需求
知識經(jīng)濟與傳統(tǒng)經(jīng)濟相比較存在很大的不同，主要表現(xiàn)為知識經(jīng)濟是否獲得良好的發(fā)展并不是由資本、資源、技術(shù)等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經(jīng)濟的發(fā)展是以信息產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ)，其主要強調(diào)了信息服務(wù)的智能化、信息化[2]。所以，知識經(jīng)濟能夠按照人們的需要提供相應(yīng)的服務(wù)。
鑒于知識經(jīng)濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術(shù)快速發(fā)展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關(guān)的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；其次，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上使信息發(fā)生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰(zhàn)。檔案部門作為信息部門的一部分，應(yīng)當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰(zhàn)。其應(yīng)當采取現(xiàn)代化的管理方式，使檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，使其能夠更好地為知識經(jīng)濟服務(wù)。如果檔案管理工作不能夠適應(yīng)當今社會的發(fā)展，便不能夠充分發(fā)揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。
（二）增強可持續(xù)發(fā)展動力
我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，在一定程度上體現(xiàn)了人們生態(tài)和環(huán)境保護意識。該戰(zhàn)略的提出是在不影響后代的發(fā)展的前提下，獲得所需要的物質(zhì)，其還強調(diào)了經(jīng)濟同環(huán)境的協(xié)調(diào)發(fā)展，使人類生存能夠與自然達到和諧發(fā)展的目的，并讓現(xiàn)實同未來之間相統(tǒng)一。
檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的延伸。在檔案管理方面落實可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是很有的必要的，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：首先，其是人類在發(fā)展過程中新的構(gòu)成部門，人們總體發(fā)展情況決定了檔案管理的發(fā)展，并利用檔案中的相關(guān)信息為人類提供相應(yīng)的信息服務(wù)，為促進人類發(fā)展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現(xiàn)階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設(shè)備、技術(shù)與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發(fā)展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現(xiàn)代化發(fā)展過程中只是借鑒國外的發(fā)展模式和經(jīng)驗，沒有先進的設(shè)備與技術(shù)作為支撐，將會使我國檔案事業(yè)完全落后于我國社會的發(fā)展。
（三）帶動國民經(jīng)濟發(fā)展
我國經(jīng)濟與社會兩者之間的發(fā)展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環(huán)節(jié)之間都會互相產(chǎn)生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統(tǒng)一的整體。檔案管理工作在我國社會與經(jīng)濟兩者發(fā)展過程中具有重要的意義與作用，是其發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發(fā)展也會在一定程度上受到其中各個環(huán)節(jié)的制約，其也會對我國社會與經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發(fā)展的重要保障，也是其同我國社會、經(jīng)濟和諧發(fā)展的重要依據(jù)[4]。
自從實施了改革開放政策，我國在現(xiàn)代化建設(shè)方面得到快速的發(fā)展，使我國經(jīng)濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業(yè)共同發(fā)展的，如果不在現(xiàn)代化建設(shè)過程中注重自身的建設(shè)，那么便會失去發(fā)展的動力，遠遠落后于社會的整體發(fā)展。因此，應(yīng)當加強檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，為社會提供所需要的相關(guān)檔案信息，促進經(jīng)濟的發(fā)展。此外，檔案管理與我國社會的協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經(jīng)濟達到理想水平。
三、優(yōu)化檔案管理工作的措施
（一）創(chuàng)新檔案管理觀念
為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業(yè)單位的意義所在[5]?，F(xiàn)代化的企業(yè)管理注重科學發(fā)展觀，其應(yīng)該符合國家的戰(zhàn)略要求。檔案管理工作當中也應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作的核心內(nèi)容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創(chuàng)新也需要走為人民服務(wù)的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業(yè)單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術(shù)，信息化技術(shù)的出現(xiàn)正符合了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統(tǒng)，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發(fā)揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。
（二）規(guī)范檔案管理工作
目前狀態(tài)下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經(jīng)常會出現(xiàn)工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其現(xiàn)實意義，檔案管理部門需要規(guī)范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數(shù)量以及質(zhì)量，并按照規(guī)定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應(yīng)該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，將紙質(zhì)版的檔案盡量轉(zhuǎn)化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統(tǒng)歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關(guān)鍵字，就能夠找到相關(guān)的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規(guī)定和要求。我國已經(jīng)對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規(guī)定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關(guān)于文件的任何信息。
（三）增強檔案管理功能
檔案管理部門的領(lǐng)導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠更好地優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作應(yīng)該設(shè)置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執(zhí)行的義務(wù)也不同。檔案管理人員要學習先進的服務(wù)意識，并將為人民服務(wù)這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業(yè)的技能以后，就能夠提升自身的專業(yè)素質(zhì)。對于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)也是為了轉(zhuǎn)變其服務(wù)意識，樹立起工作的責任心。
如今，檔案管理已經(jīng)被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關(guān)注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設(shè)。檔案管理部門的管理水平提升直接關(guān)乎到檔案是否能夠發(fā)揮其巨大的效用。總而言之，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質(zhì)，促使檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升，使檔案實現(xiàn)其真正的社會價值。
參考文獻：
[1] 林紅，李冬.推進檔案管理現(xiàn)代化的意義與措施[J].今日科苑，2010，11（22）：167.
[2] 王大偉.計算機技術(shù)對推進檔案管理現(xiàn)代化的意義[J].黑龍江史志，2015，02（05）：128.
[3] 陳艷平.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].黑龍江檔案，2015，01（03）：77.
