時(shí)間：2023-07-05 15:57:35
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檔案的整理工作的內(nèi)容主要包括；區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。
檔案整理工作是檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理學(xué)值而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，檔案整理工作按其工作內(nèi)容的范圍大致分為如下三種類型：
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.3 全過(guò)程整理
由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過(guò)程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來(lái)說(shuō)，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來(lái)源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過(guò)檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。
檔案只有經(jīng)過(guò)整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來(lái)，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理
檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。
我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：
第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。一般地說(shuō)，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?；蛘卟蝗街匦抡?，而通過(guò)完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說(shuō)，對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ?。即使某些?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡(jiǎn)單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí)，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?！皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來(lái)在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
分析:賴某的行為構(gòu)成犯罪,應(yīng)當(dāng)以故意傷害罪論處。理由是:
(1)賴某打擊便衣警察的行為屬于假想防衛(wèi),應(yīng)當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任。
(2)賴某對(duì)便衣警察的傷害行為是故意的。在本案中,賴某對(duì)便衣警察是否為侵害人的同伙在認(rèn)識(shí)上有過(guò)失,但對(duì)便衣警察的傷害行為卻是故意的,而不是過(guò)失。
(3)賴某沒(méi)有認(rèn)識(shí)到便衣警察的身份,主觀上沒(méi)有妨害警察執(zhí)行公務(wù)的故意,不能以妨害公務(wù)罪定罪處罰。
案例2、一天晚上,田華從同學(xué)家歸來(lái),路過(guò)一條偏僻的胡同時(shí),從胡同口處跳出一個(gè)持刀青年黃某。黃某把刀逼向田華并讓他交出錢和手表。田華扭頭就跑,結(jié)果跑進(jìn)了死胡同,而黃某持刀緊隨其后,慌亂害怕中,田華拿起墻角的一根木棒。向黃某揮去,黃某應(yīng)聲倒下。田華立即向派出所投案,后經(jīng)查驗(yàn),黃某已死亡。
[問(wèn)題]田華的行為是正當(dāng)防衛(wèi)還是防衛(wèi)過(guò)當(dāng)?為什么?
分析:田華的行為是正當(dāng)防衛(wèi)。根據(jù)刑法第20條第3款規(guī)定:對(duì)正在進(jìn)行的行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴(yán)重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛(wèi)行為、造成不法侵害人死亡的,不屬于防衛(wèi)過(guò)當(dāng),不負(fù)刑事責(zé)任。本案中,田華對(duì)正在進(jìn)行持刀搶劫的黃某采取防衛(wèi)行為,將之打死,屬于正當(dāng)防衛(wèi)。
案例3、王某,女。24歲。張某、女,44歲。被害人王兆寬,平素對(duì)其妻張某、女兒王某經(jīng)常打罵虐待。一天深夜,王兆寬對(duì)女兒王某2次。王某被后服藥自殺,經(jīng)搶救未死。其妻張某也曾被王兆寬打后自殺未遂。某年2月27日深夜,王兆寬鉆入王某被窩,意欲,王某不從。王兆寬惟恐其妻發(fā)覺(jué),便回自己被窩。早晨4時(shí)許,王兆寬又鉆入女兒王某被窩,王某奮力反抗。王兆寬說(shuō):“今天不把你禍害了,我都是你養(yǎng)的?！蓖跄炒舐暫艟?。張某被驚醒后,氣憤地打了王兆寬嘴巴。接著張某按住王兆寬,女兒王某取兩段麻繩將王兆寬的手、腳捆住,并讓其母取來(lái)繩子,用繩子將王兆寬勒死。6時(shí)許,母女二人投案自首。
[問(wèn)題]對(duì)王某、張某應(yīng)如何定罪處罰?說(shuō)明理由。
分析:
(1)對(duì)王某、張某應(yīng)以故意殺人罪定罪。理由是:王兆寬在對(duì)其女兒實(shí)施時(shí),王某、張某將王兆寬予以捆綁,屬于對(duì)正在進(jìn)行的不法侵害行為實(shí)施的正當(dāng)防衛(wèi)。但是,在將王兆寬已被制服失去侵害能力的情況下,王兆寬所實(shí)施的不法侵害也隨之結(jié)束,王某、張某又對(duì)其實(shí)施的打擊行為,已失去了正當(dāng)防衛(wèi)的前提條件,屬于事后防衛(wèi),應(yīng)當(dāng)依法負(fù)刑事責(zé)任。
(2)王某、張某的行為屬于激憤殺人,情節(jié)較輕,應(yīng)當(dāng)從寬處罰。同時(shí),二人有自首情節(jié),應(yīng)當(dāng)適用犯罪較輕犯罪后自首的,可以免除處罰的規(guī)定量刑。
案例4、孫明亮,男,19歲。某晚孫明亮和蔣小平去看電影。見郭鵬祥及郭小平、馬忠全三人糾纏少女陳某、張某。孫明亮和蔣小平上前制止,與郭鵬祥等人發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。蔣小平打了郭鵬祥一拳,郭鵬祥等三人逃跑。孫明亮和蔣小平遂將陳某、張某護(hù)送回家。此時(shí)郭鵬祥、郭小平、馬忠全召集其友胡某等四人,結(jié)伙尋找孫明亮、蔣小平,企圖報(bào)復(fù)。發(fā)現(xiàn)孫明亮、蔣小平,郭鵬祥猛擊蔣小平數(shù)拳。蔣小平和孫明亮退到垃圾堆上。郭鵬祥繼續(xù)撲打,孫明亮掏出隨身攜帶彈簧刀照郭鵬祥左胸刺了一刀,郭鵬祥當(dāng)即倒地;孫明亮又持刀空中亂劃了幾下,便與蔣小平乘機(jī)脫身。郭鵬祥失血過(guò)多,送往醫(yī)院途中死亡。
[問(wèn)題]孫明亮的行為是否屬于正當(dāng)防衛(wèi)?應(yīng)否負(fù)刑事責(zé)任?
分析:孫明亮的行為屬于防衛(wèi)過(guò)當(dāng),不是正當(dāng)防衛(wèi),應(yīng)當(dāng)依法負(fù)刑事責(zé)任。理由是:
(1)孫明亮具備正當(dāng)防衛(wèi)的條件。郭鵬祥等人拉扯糾纏少女被孫明亮等人制止后,又返回尋釁滋事,繼續(xù)實(shí)施不法侵害,孫明亮等人有權(quán)進(jìn)行正當(dāng)防衛(wèi)。
(2)孫明亮的防衛(wèi)行為明顯超過(guò)了必要的限度,造成了重大損害、屬于防衛(wèi)過(guò)當(dāng)。郭鵬樣等人雖然實(shí)施了不法侵害,但強(qiáng)度較輕,只是用拳頭毆打,而孫明亮防衛(wèi)時(shí)則使用彈簧刀照郭鵬祥的胸部刺一刀,將其刺死,其防衛(wèi)的手段、強(qiáng)度都明顯大大超過(guò)了不法侵害人所實(shí)施的不法侵害的手段、強(qiáng)度,并且造成了不法侵害人死亡的重大損害結(jié)果,屬于防衛(wèi)過(guò)當(dāng)。
(3)本案不適用刑法規(guī)定的對(duì)于正在行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴(yán)重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛(wèi)行為。造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛(wèi)過(guò)當(dāng),不負(fù)刑事責(zé)任的規(guī)定。因?yàn)楣i樣的侵害行為沒(méi)有達(dá)到嚴(yán)重危及人身安全的程度,仍屬于比較輕微的不法侵害行為。
(4)根據(jù)我國(guó)刑法的規(guī)定,防衛(wèi)過(guò)當(dāng)?shù)?應(yīng)當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任,但是應(yīng)當(dāng)減輕處罰或者免除處罰。
案例5、被告人由某,女,29歲,農(nóng)民。1998年3月15日,村民承某見由某的丈夫外出打工,當(dāng)晚竄入由家,欲行,由某掙扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顧一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多處被刺當(dāng)場(chǎng)死亡。
問(wèn):由某的行為是否是防衛(wèi)過(guò)當(dāng)?
分析:本案中,被告人由某,當(dāng)自己的性權(quán)利和人身安全受到嚴(yán)重侵害的時(shí)候,為了自救將承某當(dāng)場(chǎng)刺死,其行使的是特別防衛(wèi)權(quán),屬于正當(dāng)防衛(wèi),而不是防衛(wèi)過(guò)當(dāng),依法不負(fù)任何刑事責(zé)任。
考察法條:《中華人民共和國(guó)刑法》第20條規(guī)定:為了使國(guó)家、公共利益、本人或者他人的人身、財(cái)產(chǎn)和其他權(quán)利免受正在進(jìn)行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行為,對(duì)不法侵害人造成損害的,屬于正當(dāng)防衛(wèi),不負(fù)刑事責(zé)任。正當(dāng)防衛(wèi)明顯超過(guò)必要限度造成重大損害的,應(yīng)當(dāng)負(fù)刑事責(zé)任,但是應(yīng)當(dāng)減輕或者免除處罰。對(duì)正在進(jìn)行行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴(yán)重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛(wèi)行為,造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛(wèi)過(guò)當(dāng),不負(fù)刑事責(zé)任。
總結(jié):防衛(wèi)過(guò)當(dāng)與正當(dāng)防衛(wèi)是兩個(gè)既有本質(zhì)區(qū)別又有密切聯(lián)系的概念。
案例2：在指導(dǎo)某社區(qū)建檔過(guò)程中，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員和社區(qū)干部共同把文件材料收集后，連同以往整理過(guò)的檔案全部運(yùn)到檔案局重新整。當(dāng)時(shí)我認(rèn)為以往整理過(guò)的檔案就不要再動(dòng)了，一位參與收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員說(shuō)：“社區(qū)干部說(shuō)了，以前整理過(guò)的檔案用著不方便得重新加以整理。”之后，我就開始逐卷查看已整理過(guò)的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案里面果然存在一些問(wèn)題：期限與上級(jí)制定的有出入，分類也不合理，擬寫的標(biāo)題也不確切，拆過(guò)的案卷也沒(méi)再裝訂，借出的文件也未歸檔，等等。看后，對(duì)于這些檔案，我也認(rèn)為應(yīng)該重新整理。可是，重新整理整過(guò)的檔案比整理剛收集的文件材料更加困難，一是檔案頁(yè)碼全得涂改、目錄封面全部作廢；二是浪費(fèi)了人力、財(cái)力。如果不重新整理，查找利用檔案十分困難。
一、真抓實(shí)干，開拓創(chuàng)新，全市檔案工作邁上新臺(tái)階
去年以來(lái)，在市委的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在省檔案局的大力支持下，全市各級(jí)檔案管理部門和廣大檔案工作者緊緊圍繞黨委、政府工作大局，開拓創(chuàng)新，扎實(shí)工作，推動(dòng)全市檔案工作上了一個(gè)新臺(tái)階，主要體現(xiàn)為“四個(gè)更加”：
（一）檔案行政管理工作更加扎實(shí)。各級(jí)檔案部門緊緊圍繞政府工作大局，扎實(shí)做好檔案監(jiān)督管理工作，主動(dòng)為全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理穩(wěn)步推進(jìn)，社區(qū)建檔工作全面完成，積極引導(dǎo)家庭建檔，民生檔案工作有新突破；檔案館晉級(jí)工作扎實(shí)推進(jìn)，清城區(qū)、佛岡縣已完成檔案館晉級(jí)任務(wù)；積極開展檔案目標(biāo)管理工作，全市機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)程加快；以《檔案法》頒布二十周年為契機(jī)，廣泛開展宣傳活動(dòng)，社會(huì)檔案法制意識(shí)大大提高，檔案法制建設(shè)不斷完善，為全市檔案工作納入法制化軌道提供了有力保障。
（二）館藏檔案資源更加豐富。各級(jí)檔案館大力開展重點(diǎn)檔案、特色檔案、歷史資料的接收進(jìn)館工作，進(jìn)一步豐富了館藏檔案。尤其是市檔案館不斷加大資源建設(shè)力度，舉行了“*市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)”、“*名人檔案”、《*廣播電視周報(bào)》等的接收進(jìn)館儀式，實(shí)現(xiàn)了檔案資源建設(shè)的新突破。這種接受儀式有特色、有創(chuàng)新，既豐富了館藏，又?jǐn)U大了檔案工作的社會(huì)影響力，收到了良好成效。據(jù)統(tǒng)計(jì)，*年，全市各級(jí)檔案館共接收各類檔案26488卷（冊(cè)）。
（三）檔案公共服務(wù)領(lǐng)域更加寬廣。全市各級(jí)檔案館積極探索拓展公共服務(wù)功能的新方式，用活用好館藏檔案資源，滿足當(dāng)?shù)攸h委、政府和社會(huì)各界對(duì)檔案資料信息的需求。去年底，“*市檔案信息網(wǎng)”正式開通，標(biāo)志著我市檔案館公共服務(wù)和信息化建設(shè)邁開了新步伐。為充分發(fā)揮檔案信息的作用，市檔案館還建立了多媒體檔案信息庫(kù)和名人口述檔案庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)建了一個(gè)新平臺(tái)。此外，我市各級(jí)檔案館在走向公共型、開放型檔案館方面有了新開端，佛岡縣、清城區(qū)檔案館建立了愛(ài)國(guó)主義教育基地，市檔案館與*職業(yè)技術(shù)學(xué)院共建了社會(huì)實(shí)踐實(shí)訓(xùn)基地。
（四）檔案信息資源開發(fā)成效更加突出。各級(jí)檔案部門按照檔案工作面向社會(huì)、服務(wù)中心的原則，除做好安全保管外，更加注重有效利用，大力開發(fā)檔案信息資源。去年，各級(jí)檔案部門編寫了一批有參考價(jià)值的編研材料，舉辦了一批有一定質(zhì)量的檔案圖片展覽。同時(shí)，加快館藏檔案數(shù)字化、機(jī)讀目錄中心建設(shè)，為推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展做出了積極貢獻(xiàn)。
這些成績(jī)的取得，是全市檔案工作者艱苦奮斗，團(tuán)結(jié)拼搏的結(jié)果，充分體現(xiàn)了檔案系統(tǒng)干部職工兢兢業(yè)業(yè)、默默奉獻(xiàn)的精神風(fēng)貌。借此機(jī)會(huì)，我代表市政府向全市廣大檔案工作者表示誠(chéng)摯的問(wèn)候和衷心的感謝！
在肯定成績(jī)的同時(shí)，我們也要看到我市檔案工作還存在一些困難和問(wèn)題：一是館舍和檔案保護(hù)設(shè)施設(shè)備還相對(duì)落后；二是檔案信息化程度不高；三是檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)不到位。對(duì)于這些困難和問(wèn)題，全市各級(jí)檔案部門要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，積極探索破解檔案工作發(fā)展難題的思路和對(duì)策，切實(shí)找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)科學(xué)發(fā)展、促進(jìn)社會(huì)和諧的切入點(diǎn)，為全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更好的服務(wù)，為我市爭(zhēng)當(dāng)全省山區(qū)科學(xué)發(fā)展排頭兵做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
二、明確任務(wù)，狠抓落實(shí)，確保全面完成檔案館晉級(jí)工作任務(wù)
檔案館擁有豐富的檔案文化資源，是保管和利用檔案資料的基地。管好用好檔案資料功在當(dāng)代，利在千秋。因此，推動(dòng)檔案館升級(jí)、提高檔案館檔案保管和檔案開發(fā)利用水平刻不容緩。為提高檔案管理水平，省檔案局計(jì)劃用三年時(shí)間，在全省各級(jí)檔案館開展晉級(jí)活動(dòng)，要求*市檔案館、英德檔案館、連州檔案館、清新檔案館、連山檔案館、連南檔案館、陽(yáng)山檔案館年內(nèi)晉升為省一級(jí)館。同時(shí)，按照我市創(chuàng)建全國(guó)文明城市工作要求，清城區(qū)檔案館要力爭(zhēng)兩年內(nèi)晉升為國(guó)家一級(jí)檔案館。檔案館晉級(jí)工作標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，而且時(shí)間緊、任務(wù)重，各縣（市、區(qū)）、各有關(guān)部門務(wù)必高度重視，做到全力以赴抓落實(shí)，確保如期完成晉級(jí)任務(wù)。
（一）要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)抓投入。各縣（市、區(qū)）、各有關(guān)部門要充分認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，是一項(xiàng)保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、著眼未來(lái)的崇高事業(yè)，盡快把檔案館晉級(jí)工作擺上議事日程，進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大投入，切實(shí)解決檔案工作中遇到的人、財(cái)、物等方面的問(wèn)題，千方百計(jì)為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的外部條件，為全市檔案館晉級(jí)工作提供有力保障。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案館功能建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，配備符合要求的設(shè)施設(shè)備，努力改善檔案的保管條件。對(duì)達(dá)不到檔案保管條件和危及檔案安全的，要采取有效措施盡快加以解決。要加大對(duì)檔案事業(yè)的投入。從目前我市的情況看，除市檔案館、英德市、清新縣、佛岡縣檔案保護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)基本得到保障外，其余各縣（市、區(qū)）均有不同程度的缺口資金，尤其是連州市、陽(yáng)山縣、連南縣、連山縣缺口資金較大。希望各級(jí)政府要將檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，確保省局規(guī)定的每卷2元以上的檔案保護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，做到未達(dá)2元的要補(bǔ)足，達(dá)到2元的要納入財(cái)政預(yù)算。檔案部門要認(rèn)真總結(jié)本地區(qū)本部門的工作情況，查準(zhǔn)問(wèn)題，找出差距，提出有力措施，切實(shí)改進(jìn)工作。同時(shí)，要大力爭(zhēng)取分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與支持，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。
（二）要埋頭苦干抓落實(shí)。各級(jí)檔案局（館）班子要圍繞檔案館晉級(jí)任務(wù)，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感和使命感，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)檔案系統(tǒng)全體干部職工，發(fā)揚(yáng)檔案工作者腳踏實(shí)地、甘當(dāng)幕后、勇于奉獻(xiàn)的精神，堅(jiān)定信心，精心組織，扎實(shí)工作，確保按期按質(zhì)完成晉級(jí)任務(wù)。當(dāng)前，尤其要盡快制訂可行性高、操作性強(qiáng)的晉級(jí)工作實(shí)施方案，迅速展開晉級(jí)各項(xiàng)工作。同時(shí)，要加強(qiáng)與各有關(guān)部門的溝通聯(lián)系，爭(zhēng)取支持與配合，凝聚合力，確保晉級(jí)工作順利開展。
（三）要?jiǎng)?chuàng)新措施抓服務(wù)。各級(jí)檔案館要在不斷拓展為社會(huì)服務(wù)的廣度和深度上下功夫，既要重視傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源的建設(shè)，又要重視新型載體、新興領(lǐng)域檔案資源的建設(shè)；既要積極采取新技術(shù)、新手段搞好檔案工作的硬件建設(shè)，又要加快檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，滿足各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人民群眾不斷提高的檔案資料信息需求。要重點(diǎn)做好民生檔案、聲像檔案、口述檔案的指導(dǎo)和接收進(jìn)館工作，緊扣社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，充分挖掘館藏檔案的價(jià)值，積極拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能。要通過(guò)舉辦檔案展覽等形式，努力創(chuàng)造更多的服務(wù)方式，提供更多的檔案文化產(chǎn)品，提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)與和諧社會(huì)構(gòu)建貢獻(xiàn)力量。
（一）電子檔案的優(yōu)勢(shì)和不足?？茖W(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，帶動(dòng)許多行業(yè)進(jìn)入了新時(shí)代。在21世紀(jì)的現(xiàn)在，人類的社會(huì)生活發(fā)展離不開科技的發(fā)展。檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。1995年以來(lái)，中國(guó)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展讓電子檔案進(jìn)入到人們的眼界中。許多人見識(shí)到了電子檔案帶來(lái)的巨大便利。電子檔案存儲(chǔ)雖然在電腦上，但擁有很大的存儲(chǔ)量，而且不占用實(shí)際的空間，也保護(hù)環(huán)境，在日常的檔案管理過(guò)程中，將自己的檔案?jìng)鬏斀o他人或接受別人傳來(lái)的檔案，發(fā)揮共享他人的資源的優(yōu)勢(shì)；電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間的保存信息，可以快速的查閱自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，電子檔案也存在許多不足。最大的缺點(diǎn)便是其存儲(chǔ)的信息安全性得不到保證，光和暗都是一起出現(xiàn)的，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展創(chuàng)造了許多黑客，這些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的電子檔案；其次，電子檔案幾乎全部依賴設(shè)備來(lái)運(yùn)行，沒(méi)有獨(dú)立性；最后，電子檔案容易被修改的缺點(diǎn)讓其得不到法律的保證，這牽扯到大部分人自身利益問(wèn)題，沒(méi)有可靠性。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)和不足。自古開始，中國(guó)人就習(xí)慣將國(guó)家大事和重要的人物記錄下來(lái)，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著時(shí)間的推移保留下來(lái)許多珍貴的史實(shí)資源供后人發(fā)掘。進(jìn)入21世紀(jì)，紙質(zhì)檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優(yōu)勢(shì)將大家的目光轉(zhuǎn)移。還有人預(yù)言紙質(zhì)檔案將退出人類歷史的舞臺(tái)，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質(zhì)檔案重要性的下降。紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡(jiǎn)明性十分突出，另外在書寫方面的簡(jiǎn)單性、閱讀方面的便利性，還有對(duì)事情記錄方面的穩(wěn)定性等等，這些都是電子檔案無(wú)法超越的優(yōu)勢(shì)；印章和簽字，這是紙質(zhì)檔案獨(dú)立于電子檔案的優(yōu)勢(shì)，沒(méi)有當(dāng)事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導(dǎo)紙質(zhì)檔案的原因之一。但是，紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質(zhì)檔案在空間占用、環(huán)境保護(hù)、傳遞查閱方面的劣勢(shì)是不能避免的。
二、兩者之間的整合利用和共同發(fā)展
（一）必要性。發(fā)展是相互的，電子檔案的產(chǎn)生發(fā)展帶動(dòng)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展。電子檔案的產(chǎn)生突破了紙質(zhì)檔案的局限，創(chuàng)立了一體化管理檔案的形式?？茖W(xué)化的管理檔案可以減少人力物力的不必要浪費(fèi)，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)檔案管理；信息化的管理實(shí)現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的轉(zhuǎn)化，可以更有效的保存紙質(zhì)檔案，另一方面是電子檔案發(fā)揮更多的優(yōu)勢(shì)。在進(jìn)行檔案管理的工作時(shí)，將電子檔案和紙質(zhì)檔案整合利用，建立雙向聯(lián)系，當(dāng)你需要在眾多且復(fù)雜的紙質(zhì)檔案中找尋自己需要的信心，只要在和紙質(zhì)檔案建立聯(lián)系的電子檔案庫(kù)中輸入關(guān)鍵字，便可快速找到自己需要的紙質(zhì)檔案。這種雙向聯(lián)系運(yùn)用在許多工作中，例如圖書館，效率的提高是電子檔案和紙質(zhì)檔案共同發(fā)展的最大優(yōu)勢(shì)。
（二）共同發(fā)展的途徑。1.趨利避害的發(fā)展。電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)都已經(jīng)明確，所以在進(jìn)行檔案管理的工作過(guò)程中，要形成揚(yáng)長(zhǎng)避短的心理，優(yōu)勢(shì)必須做到整合利用，缺點(diǎn)也要盡力的去除，成為檔案管理的助力而不是絆腳石。對(duì)于紙質(zhì)檔案，保持其在日常工作中印章和簽字生效具有的證據(jù)憑證保證；對(duì)于電子檔案，也要繼續(xù)保持其超越紙質(zhì)檔案方面的效率化、科學(xué)化、信息化方面的優(yōu)勢(shì)，將兩者優(yōu)勢(shì)進(jìn)行結(jié)合，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更上一層樓的重要保證。電子檔案的缺點(diǎn)往往由紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)來(lái)補(bǔ)充；紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也會(huì)有電子檔案的優(yōu)勢(shì)來(lái)填補(bǔ)。這點(diǎn)便可以說(shuō)明，兩者的共同發(fā)展一定是前進(jìn)大于倒退的。人們往往只愿意盯著一件事物去尋找他的優(yōu)點(diǎn)，或者非得揪住一件錯(cuò)誤不再放手，其實(shí)，有時(shí)候換個(gè)角度去思考問(wèn)題，往往會(huì)有驚喜的發(fā)現(xiàn)在等待著大家。電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與優(yōu)勢(shì)發(fā)展便是一個(gè)典型的例子，其前景是值得期待和發(fā)掘的。2.“雙套制”的原則。“雙套制”，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。電子檔案和紙質(zhì)檔案想要共同存在于21世紀(jì)的今天，只有接受并實(shí)施“雙套制”的原則，雙方才會(huì)更好的幫助檔案管理工作的進(jìn)行。在挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的當(dāng)今社會(huì)里，技術(shù)方面的挑戰(zhàn)是人類必須克服的，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的難度系數(shù)很高，作為檔案人員，必須快速掌握現(xiàn)代技術(shù)，做好檔案管理工作。具體問(wèn)題具體分析，“雙套制”有自己適用范圍，技術(shù)人員們必須按照具體情況來(lái)選擇適合“雙套制”的檔案，不要造成不必要的浪費(fèi)。
檔案?jìng)鞑ゲ⒉皇且怀幌湍芡瓿傻?，而是在社?huì)的長(zhǎng)期發(fā)展中逐漸積累下來(lái)的，首先我們要明確對(duì)檔案進(jìn)行傳播的過(guò)程實(shí)際上是一種對(duì)文化、對(duì)知識(shí)進(jìn)行傳播的過(guò)程，因此可以說(shuō)，檔案除了是對(duì)歷史的記錄外，同時(shí)也是一種傳播媒介，傳播的是歷史與文化等，檔案在今后的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該朝著更加多元化的方向進(jìn)行，其中將對(duì)檔案的利用以及傳播進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合能夠起到事半功倍的作用，應(yīng)該加以推廣。下面我們將從二者的含義入手，進(jìn)一步分析對(duì)檔案利用以及傳播進(jìn)行整合的有效途徑。
1 檔案利用以及檔案?jìng)鞑サ暮x
廣義上的傳播就是對(duì)信息資源的交流或是交換，狹義上的傳播更加精細(xì)化，是通過(guò)對(duì)檔案的整理，由點(diǎn)到面的進(jìn)行共享的過(guò)程。而本文中提到的檔案?jìng)鞑ジ鼉A向于狹義上的檔案?jìng)鞑ァＰ畔⒃趥鞑サ倪^(guò)程中，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的變化過(guò)程，在這一過(guò)程中，需要具有三個(gè)主要的因素，其一是傳播者，其二是信息，其三是受眾，這三點(diǎn)因素缺一不可，都是保證傳播過(guò)程有效進(jìn)行的重要組成部分。檔案利用同樣具有廣義與狹義之分，本文中所提到的檔案利用更偏向于廣義上的檔案利用，也就是要將檔案信息通過(guò)檔案管理者之手傳遞給利用者的過(guò)程。同樣，在這一過(guò)程中，也包含了三點(diǎn)基本要素，分別為提供利用者、檔案信息以及利用者，其中提供利用者不僅包含普通的檔案工作者，同樣也包括檔案機(jī)構(gòu)。通過(guò)對(duì)檔案的利用，可以充分的體現(xiàn)出檔案的真正價(jià)值所在，為社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
2 檔案利用與傳單傳播的異同
檔案利用與檔案?jìng)鞑ブg具有明顯的區(qū)分，但是其中也包含著相互關(guān)聯(lián)的一部分，我們大可不必將其相互分離，換一種思維方式，將二者進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合也不失為一種有效的手段。要想做到這一點(diǎn)，我們首先應(yīng)該對(duì)檔案利用以及檔案?jìng)鞑サ牟町愡M(jìn)行初步的了解，這樣才能做到，促進(jìn)檔案資源的整合。首先二者之間具有較大的背景差異。檔案利用偏向于封閉的模式，而檔案?jìng)鞑t是一種開放的模式，在表面上看來(lái)，這二者之間無(wú)法進(jìn)行融合，但是檔案學(xué)與傳播學(xué)是具有交叉性的特點(diǎn)的，利用交叉性這一特點(diǎn)，就能夠有效的進(jìn)行整合。具體的表現(xiàn)在于隨著人們對(duì)檔案進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，檔案所具有的功能不僅僅在于政治方面，同時(shí)還具有文化、教育等多種方向的功能，要想將檔案的功能得到進(jìn)一步的發(fā)揮與利用，就要進(jìn)行主動(dòng)的服務(wù)，而要想做到這一點(diǎn)，就需要將檔案利用與檔案?jìng)鞑ミM(jìn)行整合。
其次，檔案通常都是保存在檔案館中的，因此具有一定的局限性，在檔案利用的過(guò)程中相對(duì)復(fù)雜，但是檔案?jìng)鞑ゾ筒煌耍瑱n案?jìng)鞑サ暮诵木褪且獙n案進(jìn)行廣泛的傳播，使其得到進(jìn)一步的發(fā)展，在傳播的過(guò)程中就會(huì)進(jìn)一步的擴(kuò)大檔案的使用范圍以及接觸的人群，在這一過(guò)程中實(shí)際上也是利用檔案的過(guò)程，因此加強(qiáng)二者之間的相互融合，有助于檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也擴(kuò)展了檔案事業(yè)，因此，從這一差異上我們可以看到檔案利用與檔案?jìng)鞑ナ蔷哂腥诤系那疤釛l件的。
除了上述的差異外，在研究方法上，檔案利用與檔案?jìng)鞑ヒ簿哂胁煌?。前者主要從事的是定性研究，后者從事的是定量研究。前者主要?yīng)用到的方法為管理，后者主要應(yīng)用到的方法為圖像采集，這兩者在形態(tài)的表現(xiàn)形式上是具有差異性的，但是本質(zhì)上不存在過(guò)多的變化，因?yàn)槎际抢脵n案的特點(diǎn)開展的研究工作，并且也已經(jīng)取得了較好效果。在這一前提下，更加應(yīng)該將整合工作落到實(shí)處，尤其是加強(qiáng)對(duì)定量的研究工作，這樣才能促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。
3 檔案利用與檔案?jìng)鞑サ恼贤緩?/p>
3.1 受眾理論是檔案理論框架的重頭戲，應(yīng)當(dāng)加以深入研究。應(yīng)該說(shuō)，檔案利用理論對(duì)利用者的研究從忽視到重視，是一個(gè)可喜的進(jìn)步，但即使發(fā)展到今天，對(duì)利用者的研究也僅停留在一個(gè)非常淺顯的層次，譬如：①對(duì)檔案利用者的簡(jiǎn)單分類：學(xué)術(shù)利用、普遍利用、實(shí)際利用；②建立方便檔案工作者管理但不利于利用者利用的檢索體系；③對(duì)利用者需求的研究從未真正實(shí)證化，深入化等。究其原因在于從檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者的需求出發(fā)，檔案為本位，視利用者為一個(gè)被動(dòng)的接受者，從而束縛了檔案利用實(shí)踐的開展和理論的深入，導(dǎo)致了當(dāng)前的現(xiàn)狀。
借鑒和吸收檔案?jìng)鞑サ氖鼙娎碚?，意味著兩大變革：第一，檔案利用者范圍的擴(kuò)大，不僅包括有信息需求的利用者，也包括檔案信息的接觸者；第二，檔案信息的利用者、檔案信息的接觸者同檔案?jìng)鞑フ咭粯?，也是一個(gè)行為主體，是一個(gè)能動(dòng)的行為主體。它有很大的自主性，一方面可以選擇檔案、報(bào)紙、雜志、書籍等不同開發(fā)層次的檔案信息，另一方面可選擇不同內(nèi)容的檔案信息，或?qū)n案信息進(jìn)行選擇性理解、選擇性注意、選擇性記憶，從而使檔案信息的接受呈現(xiàn)出鮮明的個(gè)人差異。
3.2 檔案利用需要吸收檔案?jìng)鞑サ膫鞑フ呃碚?。正所謂知己知彼，百戰(zhàn)不殆。研究檔案信息的利用者和接觸者的目的在于保障傳播過(guò)程的順利進(jìn)行，在于方便檔案?jìng)鞑フ哂械姆攀傅夭扇⌒袆?dòng)。檔案?jìng)鞑フ咄鼙娨粯?，也是一個(gè)行為主體。它一方面要對(duì)檔案信息進(jìn)行把關(guān)，制訂檔案信息保密與開放范圍、決定檔案信息的存毀、對(duì)檔案信息進(jìn)行順序、結(jié)構(gòu)方面的組織，另一方面要主動(dòng)出擊，通過(guò)對(duì)受眾的研究，提高自己的傳播技巧，改變自己的傳播策略和傳播內(nèi)容，以適應(yīng)發(fā)展變化的受眾需求。
不注重交流與接觸，檔案?jìng)鞑ゾ蜁?huì)淪為檔案利用。因此，檔案?jìng)鞑フ邔?duì)一切檔案信息的可能交流與接觸者都要認(rèn)真、細(xì)心、熱情，不僅以圖書這種媒介為陣地，也要電視、報(bào)紙、電影等各大媒體為基地，介紹檔案信息的產(chǎn)生背景及其歷史文化價(jià)值，解讀檔案，為檔案信息的普及化和社會(huì)化作貢獻(xiàn)，營(yíng)造一個(gè)人人熱愛(ài)檔案信息、喜歡利用檔案信息的氛圍。
結(jié)束語(yǔ)
希望檔案利用能借鑒和吸收檔案?jìng)鞑サ挠杏美碚摚粩喟l(fā)展和成熟檔案事業(yè)。當(dāng)然，檔案?jìng)鞑ヒ膊皇前伟俨〉撵`丹妙藥，對(duì)它的借鑒不能生搬硬套，要進(jìn)行一番去粗取精、去偽存真的工作，它要求我們不僅有檔案學(xué)、利用學(xué)、傳播學(xué)的深厚功底，而且對(duì)它們的優(yōu)勢(shì)及局限有獨(dú)到的見解。
參考文獻(xiàn)
1.前言
對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院來(lái)講，人才的重要性已經(jīng)開始凸顯出來(lái)[1]。在這樣的情況下，作為人事調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)，人事檔案對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也有著重要影響。因此，做好人事檔案的保護(hù)與整理工作，是現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的基本要求。鑒于目前的管理工作中存在諸多不足，人事檔案保護(hù)與整理工作的方法還需要進(jìn)一步的調(diào)整。
2.醫(yī)院人事檔案保護(hù)
2.1必要性分析
對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在參考上，因此，其在醫(yī)院管理中充當(dāng)著參考資料及憑證的角色，是人事調(diào)動(dòng)工作正常進(jìn)行的保障。具體來(lái)講，人事檔案中不僅記錄醫(yī)院人員的基本情況[2]，還能夠反映其工作能力，甚至是價(jià)值取向，而這些正是醫(yī)院人事管理中最重要的參考。因此要想保證人事調(diào)動(dòng)的合理性與科學(xué)性，就必須重視保管好檔案，確保其參考價(jià)值。
2.2策略建議
鑒于醫(yī)院人事檔案的重要性，在具體工作中，就必須重視搜集、保管好檔案資料。對(duì)此，本文認(rèn)為可行的改進(jìn)措施主要包括下述兩項(xiàng)：
2.2.1及時(shí)更新資料。
定期收集是一種比較高效且實(shí)用的檔案收集方法。資料搜集看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上也需要注意一些問(wèn)題[3]。醫(yī)務(wù)人員的能力與行為均具有動(dòng)態(tài)性特征，始終處于變化之中，因此，要想保證現(xiàn)有資料與實(shí)際情況相符，資料搜集的及時(shí)性就顯得格外重要。因此，在檔案管理中，有必要及時(shí)更新現(xiàn)有資料，并將缺失、不完善之處補(bǔ)充齊全。
2.2.2規(guī)范相關(guān)操作。
在日常管理中，因醫(yī)院各項(xiàng)工作的需要，經(jīng)常會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行查、借等。為避免檔案遺失、缺損，醫(yī)院必須對(duì)以檔案資料為對(duì)象的相關(guān)操作進(jìn)行規(guī)范，對(duì)于部分沒(méi)有必要或者不符合規(guī)定的查閱行為應(yīng)予以禁止。另外，為方便管理與查閱，醫(yī)院應(yīng)堅(jiān)持檔案保管與人員調(diào)動(dòng)同步的原則，確保檔隨人走。對(duì)于離職或者調(diào)動(dòng)的人員，對(duì)其的檔案應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，以提高檔案資料的有效性，保證其參考價(jià)值。
3.實(shí)例分析醫(yī)院人事檔案整理
3.1案例分析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題
盡管現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理效率已經(jīng)有明顯提高，但是，依舊有部分醫(yī)院的檔案管理模式滯后，與現(xiàn)實(shí)要求相去甚遠(yuǎn)。對(duì)于此種情況，醫(yī)院必須充分重視檔案的參照作用，在明確現(xiàn)存問(wèn)題的基礎(chǔ)上，對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。我國(guó)不少醫(yī)院的人事檔案整理中均存在下述問(wèn)題：對(duì)于人事檔案整理的重要性認(rèn)識(shí)不足，在思想上不重視，日常管理中要求不嚴(yán)；沒(méi)有充分應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，使得整理效率低下；工作人員工作態(tài)度消極，不具備與當(dāng)今要求相符的管理能力。以某三甲醫(yī)院為例，在2010年之前，其人事檔案管理工作中存在很多不規(guī)范之處。究其原因，除醫(yī)院本身不夠重視之外，管理方式陳舊也是造成效率低下的原因之一。該醫(yī)院的人事檔案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此種工作模式下，檔案存在錯(cuò)誤的幾率較高，同時(shí)，資料也相對(duì)比較陳舊，很難及時(shí)的更新。再加上數(shù)字處理以及縮微拍攝等手段很少被使用，該醫(yī)院的檔案管理效率長(zhǎng)期處于偏低水平。
3.2改進(jìn)對(duì)策及實(shí)施效果
檔案整理工作改進(jìn)對(duì)策主要從其基本環(huán)節(jié)，比如，搜集來(lái)的資料應(yīng)對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，以保證檔案的可信度與有效性；在紙質(zhì)檔案加工過(guò)程中，應(yīng)注意事先將上面的書釘?shù)冉饘傥锶∠聛?lái)，以提高整理效率；在檔案歸類環(huán)節(jié)，應(yīng)進(jìn)行鑒定，明確檔案間的關(guān)聯(lián)，并以此為據(jù)，合理排列檔案資料；在人事檔案整理過(guò)程中，編目是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，具體操作中，應(yīng)盡量保證目錄細(xì)致、規(guī)范、準(zhǔn)確，以保證查閱的便利性；在裝訂環(huán)節(jié)中，需要先將資料整齊，打洞過(guò)程中應(yīng)注意控制好孔洞與邊緣的間距；在最后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，需要注意對(duì)分類情況進(jìn)行驗(yàn)收，以明確排序是否正確、目錄是否與現(xiàn)實(shí)相符。針對(duì)案例醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，該醫(yī)院自2012年初開始對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行正式調(diào)整，相繼實(shí)施下述措施：醫(yī)院重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)人事檔案的重要性以及對(duì)醫(yī)院的貢獻(xiàn)，并在規(guī)章制度上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持；由院長(zhǎng)帶頭，成立專項(xiàng)小組，主管檔案相關(guān)工作；對(duì)于工作人員進(jìn)行月度考核，并輔以獎(jiǎng)懲措施注重新技術(shù)的引進(jìn)與推廣，積極加大計(jì)算機(jī)和相應(yīng)管理軟件的應(yīng)用力度，推進(jìn)信息化；在制度方面，醫(yī)院確認(rèn)檔案在人事管理中所發(fā)揮的重要作用，并撥出專項(xiàng)資金用以聘請(qǐng)專家指導(dǎo)自身的檔案管理工作。通過(guò)這些措施，該醫(yī)院目前的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入正軌，不僅檔案查閱更加方便，其參考價(jià)值也得以更充分的發(fā)揮出來(lái)。
結(jié)語(yǔ)
人事檔案在醫(yī)院的人事管理中充當(dāng)著十分重要的角色，是醫(yī)院進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)及任免的依據(jù)。所以，為保證醫(yī)院充分發(fā)揮人才的作用，就必須保證檔案資料的可信度及有效性。而要想做到這一點(diǎn)，就必須重視檔案的保護(hù)及整理工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]唐薇.淺析醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開發(fā)[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2015,26(05):38-39.
專項(xiàng)工作的檔案是在社會(huì)大發(fā)展中衍生出來(lái)的新種類檔案，因?yàn)樯鐣?huì)進(jìn)步快了，每天發(fā)生發(fā)展的事物也隨之增多，這些事情的發(fā)生并不是無(wú)用之談，有些政府舉行的重要活動(dòng)，不可能只辦一次，每次進(jìn)行中的記錄檔案整合，就對(duì)下一次的活動(dòng)有著部分經(jīng)驗(yàn)的作用，所以專項(xiàng)工作的檔案整理工作存在著必要性。
1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性
應(yīng)時(shí)代的新發(fā)展，社會(huì)中的各項(xiàng)工作進(jìn)展也如日中天，同時(shí)開展的一些特殊會(huì)議、活動(dòng)也不斷增加，其中一些活動(dòng)中的記錄，召開會(huì)議時(shí)下發(fā)的文件，都是非常重要的社會(huì)資源，對(duì)于突發(fā)的疾病和社會(huì)事件進(jìn)行詳細(xì)記載，歸入檔案，如果以后發(fā)生同樣的情況，調(diào)出相關(guān)檔案進(jìn)行整合即可，專項(xiàng)檔案要做到，分門別類的將專項(xiàng)工作檔案做到條理清楚，借調(diào)查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經(jīng)驗(yàn)，在問(wèn)題之初得出最優(yōu)的處理辦法，為了今后社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步起到前車之鑒的作用。
2 專項(xiàng)檔案整理存在的問(wèn)題
2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問(wèn)題
在某一些專項(xiàng)工作整理成為檔案之后，隨著時(shí)間的推移，科技發(fā)展，人們進(jìn)步，已經(jīng)不是比較特別的案例，或者已經(jīng)被沖破，成為日常可以解決的范圍，比如曾經(jīng)爆發(fā)的禽流感，已經(jīng)國(guó)家編輯傳染病的檔案進(jìn)行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應(yīng)該從專項(xiàng)檔案中轉(zhuǎn)移到醫(yī)學(xué)中的傳染病檔案中，還沒(méi)有明確的規(guī)定。
2.2 專項(xiàng)檔案有名無(wú)實(shí)
在檔案的整理過(guò)程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對(duì)專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無(wú)實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會(huì)議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會(huì)相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來(lái)說(shuō)與普通檔案毫無(wú)區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對(duì)及其容易懈怠，對(duì)檔案整理工作的懈怠，會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整，整理時(shí)，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時(shí)代的腳步，這會(huì)給我國(guó)的檔案帶來(lái)檔案資源滯后的危機(jī)。
3 專項(xiàng)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策
3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)
目前，許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個(gè)比較清閑的地方，沒(méi)有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機(jī)會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的激烈和就業(yè)的壓力對(duì)其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無(wú)事閑聊，不思進(jìn)取，這樣就會(huì)極大地挫傷愛(ài)崗敬業(yè)、踏實(shí)肯干館員的工作積極性。只有壓力才會(huì)產(chǎn)生動(dòng)力，適當(dāng)?shù)膲毫?huì)產(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會(huì)而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進(jìn)取的局而，同時(shí)，也要加大對(duì)工作中的積極肯干、愛(ài)崗敬業(yè)的館員的獎(jiǎng)勵(lì)，營(yíng)造出一種積極進(jìn)取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價(jià)值，產(chǎn)生一種成就感和對(duì)樹立做好本職工作的信心。
3.2 環(huán)境激勵(lì)
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長(zhǎng)久下去對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。
3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制
磧幸恢О崗敬業(yè)的檔案人員隊(duì)伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過(guò)尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進(jìn)行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，積極主動(dòng)地工作。
3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗
站在綜合檔案館的立場(chǎng)上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過(guò)程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過(guò)程的中心，而不是主體。“如果文件數(shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說(shuō)，即使可以把不少活動(dòng)過(guò)程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。
3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔
一是必須以本級(jí)文件為主，同時(shí)兼顧上下級(jí)文件；二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。
3.6 文件的分類
在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來(lái)人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來(lái)諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問(wèn)題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來(lái)劃分整理檔案。
結(jié)束語(yǔ)
專項(xiàng)檔案的產(chǎn)生是順應(yīng)時(shí)展，具有一定的必然性，它可以結(jié)合社會(huì)的需求，幫助社會(huì)更好的發(fā)展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關(guān)活動(dòng)開展提供了經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)也因?yàn)閷ｍ?xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理為檔案管理的整體帶來(lái)更加系統(tǒng)性的升級(jí)，在社會(huì)發(fā)展中，專項(xiàng)檔案的整理與群眾息息相關(guān)，做好專項(xiàng)檔案的整理，提高檔案整理人員的素質(zhì)與工作勁頭，認(rèn)真的對(duì)待每一件專項(xiàng)檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，才能讓社會(huì)發(fā)展更加和諧，更加有條理，為國(guó)家的發(fā)展盡一份力。
參考文獻(xiàn)
1．2農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)
1．2．1專業(yè)性強(qiáng)農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動(dòng)的產(chǎn)物，是一定專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案體現(xiàn)了明顯的農(nóng)業(yè)特點(diǎn)，其檔案內(nèi)容必須與農(nóng)業(yè)科技、種植(養(yǎng)殖)方法和環(huán)境等相配套，其內(nèi)容的描述必須符合農(nóng)業(yè)專業(yè)術(shù)語(yǔ)要求，而且必須符合農(nóng)業(yè)行業(yè)的特點(diǎn)。例如植物檢疫、動(dòng)物檢疫、農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)藥管理等，它們活動(dòng)的范圍空間、對(duì)象目標(biāo)等與其它行業(yè)都有明顯不同，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。
1．2．2程序性嚴(yán)格一個(gè)獨(dú)立的農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案件，從立案到處罰決定必須嚴(yán)格按照程序進(jìn)行。如在農(nóng)藥市場(chǎng)執(zhí)法檢查中，查到假冒偽劣農(nóng)藥一案，從立案到作出處罰決定必須經(jīng)過(guò)調(diào)查取證、詢問(wèn)筆錄、勘驗(yàn)檢查筆錄、抽樣取證憑證、證據(jù)登記保存、立案審批、檢測(cè)化驗(yàn)、送達(dá)處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過(guò)程，直到結(jié)案所形成的全部檔案是一個(gè)整體，不可分割，而且是一個(gè)完整的程序。而且不能用其他行業(yè)的檔案代替。另一方面，執(zhí)法檔案必須成套提供利用的，拆開會(huì)使案件不完整，而且影響其使用價(jià)值。
1．2．3現(xiàn)實(shí)性能強(qiáng)主要表現(xiàn)在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案與現(xiàn)實(shí)的商品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)關(guān)系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現(xiàn)實(shí)的作用，一經(jīng)利用就可挽回經(jīng)濟(jì)損失，能收到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，故有現(xiàn)實(shí)性。
1．2．4存儲(chǔ)意義大執(zhí)法檔案一般是某一專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，記載了專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)情況，如案件發(fā)生地、相對(duì)人，違法事實(shí)違反了哪一部法律法規(guī)，調(diào)查取證是怎樣進(jìn)行的，依據(jù)什么來(lái)作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對(duì)人違法事實(shí)和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時(shí)在執(zhí)法上可以借鑒和利用。
1．3農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的現(xiàn)實(shí)作用
1．3．1農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動(dòng)的依據(jù)和憑證在農(nóng)業(yè)執(zhí)法活動(dòng)中，一切活動(dòng)都不同程度地具有連續(xù)性，前一案例為后一案例提供依據(jù)。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案的依據(jù)性同農(nóng)業(yè)執(zhí)法自身的復(fù)雜程度以及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強(qiáng)。主要表現(xiàn)為：一是管理工作依據(jù)，在管理工作中，無(wú)論是執(zhí)法工作評(píng)價(jià)，還是產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益分析等，都離不開檔案；二是執(zhí)法人員的勞動(dòng)憑證，在執(zhí)法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執(zhí)法檔案做依據(jù)；三是在追究行政執(zhí)法錯(cuò)案責(zé)任時(shí)起憑證作用。
1．3．2農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是進(jìn)行交流的工具在人類社會(huì)發(fā)展史上，各種各樣的交流占有重要位置，同樣，農(nóng)業(yè)執(zhí)法工作也需要交流。目前，農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法剛剛起步，執(zhí)法體系正在深化改革，執(zhí)法力度不斷加大，逐步走向規(guī)范化。執(zhí)法檔案正是交流、協(xié)作、借鑒的有力工具。
1．3．3農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗(yàn)、提高執(zhí)法水平的手段一是執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載著執(zhí)法人員對(duì)案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過(guò)程和最終結(jié)果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的作用，使得農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案成為辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的工具和手段，對(duì)于一個(gè)執(zhí)法單位來(lái)講，如果有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的執(zhí)法檔案庫(kù)藏就標(biāo)志著它有比較雄厚的辦案技術(shù)儲(chǔ)備和基礎(chǔ)。
2農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要工作內(nèi)容
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案工作是執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)農(nóng)業(yè)執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)把執(zhí)法檔案工作與整個(gè)執(zhí)法工作緊密結(jié)合起來(lái)。其工作的主要內(nèi)容：
2．1收集
就是把分散形成的但有保存和利用價(jià)值的執(zhí)法檔案接收過(guò)來(lái)，集中保存在執(zhí)法檔案室，以利于有關(guān)人員使用。
2．2整理
就是把分散收集來(lái)的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，將其分別類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，便于安全保管，更重要的是滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的方便和需要。
2．3鑒定
就是鑒別執(zhí)法檔案的價(jià)值，需對(duì)檔案不斷進(jìn)行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，銷毀那些無(wú)需保存的部分。
2．4保管
就是采取一定的措施，保護(hù)好執(zhí)法檔案的完整與安全，保守機(jī)密，防止并克服各種自然的、社會(huì)的不利因素對(duì)執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長(zhǎng)執(zhí)法檔案的保管壽命。
2．5編目與檢查
農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，要根據(jù)歸檔時(shí)的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，當(dāng)前可分為種植業(yè)、畜牧業(yè)、農(nóng)機(jī)執(zhí)法檔案和農(nóng)民減負(fù)檔案等，在種植業(yè)中又分為植檢、農(nóng)藥、肥料、種子管理等。同時(shí)，需要通過(guò)各種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關(guān)人員的查找和利用。
2．6利用
就是創(chuàng)造各種條件滿足執(zhí)法檔案利用的各方面要求，積極做好應(yīng)有的準(zhǔn)備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時(shí)有效的方式介紹和提供執(zhí)法檔案為各項(xiàng)執(zhí)法工作需要服務(wù)，這也是保存執(zhí)法檔案的目的。
3做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)想法和建議
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是執(zhí)法工作的主要內(nèi)容之一。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)農(nóng)業(yè)檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實(shí)做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理工作。
3．1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織
搞好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。因而，要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒~fJ／j,組和管理網(wǎng)絡(luò)等組織，應(yīng)把檔案列入執(zhí)法工作的議事日程，使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有管理地開展，使之逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走上依法建檔的軌道。
3．2制訂制度，明確職責(zé)
制訂檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規(guī)定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管保密制度》等，進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)。
3．3加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握技能
一、人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)
1.專業(yè)性強(qiáng)。人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案是人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法活動(dòng)的產(chǎn)物,是一定專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄。不同的專業(yè)法都有不同的專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的范圍、相對(duì)人,都有它的法律法規(guī)和特點(diǎn)。這就決定了它在檔案的內(nèi)容、形成過(guò)程及適用的法律法規(guī)上各不相同,并明顯反映出一定的專業(yè)特點(diǎn)。例如社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收、行政處罰、執(zhí)法人員管理等,它們活動(dòng)的范圍空間、對(duì)象目標(biāo)等都有明顯不同,表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。
2.成套性。一方面,一個(gè)獨(dú)立的專業(yè)執(zhí)法活動(dòng),如在社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收?qǐng)?zhí)法中,從立案到作出征收社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)決定形成一套完整的檔案,主要包括立案、調(diào)查取證、案件合議、送達(dá)告知書、聽證、作出征收社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)決定書、行政復(fù)議等全過(guò)程,直到結(jié)案所形成的全部檔案是一個(gè)整體,不可分割,也不可能與其他專業(yè)案件的檔案混淆。另一方面,執(zhí)法檔案是必須成套提供利用的,拆開會(huì)影響其使用價(jià)值。
3.現(xiàn)實(shí)性。主要表現(xiàn)在人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案與現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)關(guān)系密切,不僅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中還有現(xiàn)實(shí)的作用,一經(jīng)利用就能收到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,故有現(xiàn)實(shí)性。
4.存儲(chǔ)性。執(zhí)法檔案一般是某一專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果,記載了專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)情況,如案件發(fā)生地、相對(duì)人,違法事實(shí)違反了哪一條法律法規(guī),調(diào)查取證是怎樣進(jìn)行的,依據(jù)什么來(lái)作出處理決定等等,在檔案中都存有大量的相對(duì)人違法事實(shí)和適用的法律法規(guī)依據(jù),必要時(shí)在執(zhí)法上可以借鑒和利用。
二、人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案的作用
1.人口和計(jì)劃生育執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動(dòng)的依據(jù)和憑證。在人口和計(jì)劃生育執(zhí)法活動(dòng)中,一切活動(dòng)都程度不同地具有連續(xù)性,前一案例為后一案例提供依據(jù)。人口和計(jì)劃生育執(zhí)法檔案的依據(jù)性同人口和計(jì)劃生育執(zhí)法自身的復(fù)雜程度以及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比,所記載的內(nèi)容越復(fù)雜,依據(jù)性越強(qiáng)。主要表現(xiàn)為:一是管理工作依據(jù)。在管理工作中,無(wú)論是執(zhí)法工作評(píng)價(jià),還是社會(huì)效益分析等,都離不開檔案;二是執(zhí)法人員的勞動(dòng)憑證。在執(zhí)法人員的考核、選拔中,除人事檔案外,還需要有執(zhí)法檔案做依據(jù);三是在追究行政執(zhí)法錯(cuò)案責(zé)任時(shí)起憑證作用。
2.人口和計(jì)劃生育執(zhí)法檔案是進(jìn)行交流的工具。在人類社會(huì)發(fā)展史上,各種各樣的交流占有重要位置。同樣,人口和計(jì)劃生育執(zhí)法工作也需要交流。目前,人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法剛剛起步,執(zhí)法體系正在深化改革,執(zhí)法力度不斷加大,逐步走向規(guī)范化。執(zhí)法檔案正是交流、協(xié)作、借鑒的有力工具。
3.人口和計(jì)劃生育執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗(yàn)、提高執(zhí)法水平的手段。一是執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄,它記載著執(zhí)法人員對(duì)案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平,記述了查辦案件的全過(guò)程和最終結(jié)果;二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結(jié)果的載體,具有積累辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的作用,使得人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案成為辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的工具和手段,對(duì)于一個(gè)執(zhí)法單位來(lái)講,如果有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的執(zhí)法檔案庫(kù)藏就標(biāo)志著它有比較雄厚的辦案技術(shù)儲(chǔ)備。
三、人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要工作內(nèi)容
1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用價(jià)值的執(zhí)法檔案接收過(guò)來(lái),集中保存在執(zhí)法檔案室,以利于有關(guān)人員使用。
2.整理。就是把分散收集來(lái)的執(zhí)法檔案,按規(guī)定程序,將其分類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目,便于安全保管,更重要的是滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的方便需求。
3.鑒定。就是鑒別執(zhí)法檔案的價(jià)值,需對(duì)檔案不斷進(jìn)行去粗取精的鑒別工作,挑選那些需要定期或永久保存的檔案,以及銷毀那些無(wú)須保存的部分。
4.保管。就是采取一定的措施,保護(hù)好執(zhí)法檔案的完整與安全,保守機(jī)密,防止并克服各種自然的、社會(huì)的不利因素對(duì)執(zhí)法檔案的損壞,不斷延長(zhǎng)執(zhí)法檔案的保管壽命。
5.編目與檢查。人口和計(jì)劃生育執(zhí)法檔案數(shù)量龐大,成分復(fù)雜,要根據(jù)歸檔時(shí)的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和計(jì)劃生育執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實(shí)際出發(fā),當(dāng)前可分為社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收、行政處罰、執(zhí)法人員管理檔案等,在征收社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)中又分為一胎違法生育、二胎違法生育、多胎違法生育處理等。同時(shí),需要通過(guò)各種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容和成分,提供查找檔案的手段,方便有關(guān)人員的查找和利用。
6.利用。就是創(chuàng)造各種條件滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的各方面要求,積極做好應(yīng)有的準(zhǔn)備,包括編制各種查考工具,匯編各種參考資料,以及時(shí)、有效的方式,介紹和提供執(zhí)法檔案為各項(xiàng)執(zhí)法工作需要服務(wù),這也是保存執(zhí)法檔案的目的。
四、做好人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案管理的幾點(diǎn)建議
(一)在編制專題性統(tǒng)計(jì)分析材料時(shí),應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題:
1.要積極爭(zhēng)取業(yè)務(wù)部門的配合。檔案管理人員根據(jù)所選題目,以站藏檔案為依據(jù),在完成對(duì)各年度相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)后,可交予業(yè)務(wù)科室,由專業(yè)人員做出分析性報(bào)告。這樣的編研材料既內(nèi)行,又有一定的深度。
2.統(tǒng)計(jì)分析時(shí)間跨度要大。統(tǒng)計(jì)分析材料的時(shí)間跨度越大,越能揭示出規(guī)律性、本質(zhì)性的信息,越能有助于業(yè)務(wù)人員認(rèn)識(shí)和總結(jié)疾病流行規(guī)律及公共衛(wèi)生發(fā)展趨勢(shì)。如果所跨年度過(guò)短,就沒(méi)有多少實(shí)用的價(jià)值,不能為湊編研材料的數(shù)量而忽視編研材料的實(shí)用性。
3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確完整。編研不是杜撰,它必須以檔案材料為依據(jù),是在分析檔案原件內(nèi)容的基礎(chǔ)上,根據(jù)選題對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍。因此,如實(shí)地采用檔案數(shù)據(jù),是決定編研質(zhì)量及可靠程度的前提。有時(shí),某個(gè)編研題目所需數(shù)據(jù)不能從檔案上直接得來(lái),就需要檔案人員認(rèn)真研究檔案材料,找到相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算而得出,不能圖省事而主觀杜撰。另外,數(shù)據(jù)必須要準(zhǔn)確完整,不能隨意遺漏,要保證所采用的數(shù)據(jù)能系統(tǒng)全面地揭示編研材料的主題。要根據(jù)數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類,同類項(xiàng)目才能進(jìn)行有關(guān)的計(jì)算。計(jì)算要正確,并要經(jīng)過(guò)復(fù)核。
4.形式新穎好看。編制專題性統(tǒng)計(jì)分析,往往以表格、數(shù)字、文字為主,形式比較單一刻板。我們可采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和打印技術(shù),使編研材料做到圖文并茂,色彩鮮艷,生動(dòng)直觀,新穎好看。
(二)檔案人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)
檔案人員要努力開發(fā)檔案信息資源,做到編研材料有特色,為人口計(jì)生業(yè)務(wù)服務(wù),這是人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案工作不斷發(fā)展和進(jìn)取的需要。同時(shí),這項(xiàng)工作也對(duì)檔案人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。做人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案人員,做好編研工作,應(yīng)具備的專業(yè)知識(shí)應(yīng)有兩層含義,一是檔案編研專業(yè)知識(shí),一是人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法專業(yè)知識(shí)。目前的人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案人員多為“半路出家”,因此加強(qiáng)對(duì)檔案編研工作的認(rèn)識(shí)和編研知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)是十分必要的。這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面,檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法專業(yè)知識(shí),才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié),才能選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型,這是確保編研材料具有專業(yè)特色的前提。此外,在編研材料的編制過(guò)程中,即使請(qǐng)有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行,也需要檔案人員在具備一定的專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上,與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流,才能共同完成對(duì)檔案信息的深層次加工。當(dāng)然,這并不是要求檔案人員要成為人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法專家,但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。還有,檔案人員還應(yīng)走出門,向兄弟單位學(xué)習(xí)編研工作的經(jīng)驗(yàn),這也是提高編研水平的捷徑?？傊?為進(jìn)一步開展有專業(yè)特色的編研工作,深入開發(fā)衛(wèi)生防疫檔案信息資源,檔案人員應(yīng)注意培養(yǎng)和提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
(三)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),建立組織
搞好人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案的管理,領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒別小組等組織,應(yīng)把檔案列入執(zhí)法工作的議事日程,使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有管理地開展,使之逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,走上依法建檔的軌道。
(四)制訂制度,明確職責(zé)
制訂檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度,是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵,是規(guī)范管理者行為的主要手段。要按照《檔案法》的規(guī)定,制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管保密制度》等,進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)。
(五)加強(qiáng)培訓(xùn),掌握技能
首先,要選用政治素質(zhì)較好、熟悉檔案管理工作、懂人口和計(jì)劃生育法律法規(guī)、熱心于人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法工作和責(zé)任心較強(qiáng)的執(zhí)法人員擔(dān)任人口和計(jì)劃生育行政執(zhí)法檔案的管理員。其次,加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn),既要管理人員掌握人口和計(jì)劃生育法律法規(guī)和檔案知識(shí),又要學(xué)會(huì)建立檔案的實(shí)際操作技能,還要掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù),不斷提高管理者的業(yè)務(wù)水平。
農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是指在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像以及相對(duì)人違法事實(shí)等各種形式載體的文件材料。
它的特點(diǎn)是：
1.專業(yè)性強(qiáng)。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動(dòng)的產(chǎn)物，是一定專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄。不同的專業(yè)法都有不同的專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的范圍、相對(duì)人，這些都有它的法律法規(guī)和特點(diǎn)。這就決定了它在檔案的內(nèi)容、形成過(guò)程及適用的法律法規(guī)上各不相同，并明顯反映出一定的專業(yè)特點(diǎn)。例如植物檢疫、動(dòng)物檢疫、農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)資管理等，它們活動(dòng)的范圍空間、對(duì)象目標(biāo)等都有明顯不同，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。
2.成套性。一個(gè)獨(dú)立的專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)，如在農(nóng)藥市場(chǎng)執(zhí)法檢查中，查到假冒偽劣農(nóng)藥一案，從立案到作出處罰決定形成一套完整的檔案，主要包括立案、調(diào)查取證、檢測(cè)化驗(yàn)、送達(dá)處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過(guò)程，直到結(jié)案所形成的全部檔案是一個(gè)整體，不可分割，也不可能與其他專業(yè)案件的檔案混淆。另一方面，執(zhí)法檔案必須成套提供利用的，拆開會(huì)影響其使用價(jià)值。
3.現(xiàn)實(shí)性。主要表現(xiàn)在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案與現(xiàn)實(shí)的商品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)關(guān)系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現(xiàn)實(shí)的作用，一經(jīng)利用就能收到經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，故有現(xiàn)實(shí)性。
4.存儲(chǔ)性。執(zhí)法檔案一般是某一專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，記載了專業(yè)執(zhí)法活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)情況，如案件發(fā)生地、相對(duì)人，違法事實(shí)違反了哪一部法律法規(guī)，調(diào)查取證是怎樣進(jìn)行的，依據(jù)什么來(lái)作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對(duì)人違法事實(shí)和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時(shí)在執(zhí)法上可以借鑒和利用。
它的作用是：
1.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動(dòng)的依據(jù)和憑證。在農(nóng)業(yè)執(zhí)法活動(dòng)中，一切活動(dòng)都程度不同地具有連續(xù)性，前一案例為后一案例提供依據(jù)。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案的依據(jù)性同農(nóng)業(yè)執(zhí)法自身的復(fù)雜程度以及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強(qiáng)。主要表現(xiàn)為：一是管理工作依據(jù)。在管理工作中，無(wú)論是執(zhí)法工作評(píng)價(jià)，還是產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益分析等，都離不開檔案；二是執(zhí)法人員的勞動(dòng)憑證。在執(zhí)法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執(zhí)法檔案做依據(jù)；三是在追究行政執(zhí)法錯(cuò)案責(zé)任時(shí)起憑證作用。
2.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是進(jìn)行交流的工具。在人類社會(huì)發(fā)展史上各種各樣的交流占有重要位置。同樣，農(nóng)業(yè)執(zhí)法工作也需要交流。目前，農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法剛剛起步，執(zhí)法體系正在深化改革，執(zhí)法力度不斷加大，逐步走向規(guī)范化。執(zhí)法檔案正是交流、協(xié)作、借鑒的有力工具。
3.農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗(yàn)、提高執(zhí)法水平的手段。一是執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載著執(zhí)法人員對(duì)案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過(guò)程和最終結(jié)果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的作用，使得農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案成為辦案經(jīng)驗(yàn)和提高執(zhí)法水平的工具和手段，對(duì)于一個(gè)執(zhí)法單位來(lái)講，如果有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的執(zhí)法檔案庫(kù)藏就標(biāo)志著它有比較雄厚的辦案技術(shù)儲(chǔ)備和基礎(chǔ)。
二、農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要工作內(nèi)容
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案工作是執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)農(nóng)業(yè)執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)把執(zhí)法檔案工作與整個(gè)執(zhí)法工作緊密結(jié)合起來(lái)。其工作的主要內(nèi)容：
(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用價(jià)值的執(zhí)法檔案接收過(guò)來(lái)，集中保存在執(zhí)法檔案室，以利于有關(guān)人員使用。
(二)整理。就是把分散收集來(lái)的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，將其分別類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，便于安全保管，更重要的是滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的方便和需要。
(三)鑒定。就是鑒別執(zhí)法檔案的價(jià)值，需對(duì)檔案不斷進(jìn)行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，以及銷毀那些無(wú)需保存的部分。
(四)保管。就是采取一定的措施，保護(hù)好執(zhí)法檔案的完整與安全，保守機(jī)密，防止并克服各種自然的、社會(huì)的不利因素對(duì)執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長(zhǎng)執(zhí)法檔案的保管壽命。
(五)編目與檢查。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，要根據(jù)歸檔時(shí)的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，當(dāng)前可分為種植業(yè)、畜牧業(yè)、農(nóng)機(jī)執(zhí)法檔案和農(nóng)民減負(fù)檔案等，在種植業(yè)中又分為植檢、農(nóng)藥、肥料、種子管理等。同時(shí)，需要通過(guò)各種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關(guān)人員的查找和利用。
(六)利用。就是創(chuàng)造各種條件為滿足對(duì)執(zhí)法檔案利用的各方面要求，積極做好應(yīng)有的準(zhǔn)備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時(shí)、有效的方式，介紹和提供執(zhí)法檔案為各項(xiàng)執(zhí)法工作需要服務(wù)，這也是保存執(zhí)法檔案的目的。
三、做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理的幾點(diǎn)意見
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是執(zhí)法工作的主要內(nèi)容之一。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理要以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《浙江省實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和國(guó)家有關(guān)農(nóng)業(yè)檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實(shí)做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理工作。
(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織
搞好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。因而，要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒別小組和管理網(wǎng)絡(luò)等組織，應(yīng)把檔案列入執(zhí)法工作的議事日程，使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有管理地開展，使之逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走上依法建檔的軌道。
(二)制訂制度，明確職責(zé)
制訂檔案管理各項(xiàng)規(guī)則制度，是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規(guī)定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管保密制度》等，進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)。
(三)加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握技能
