首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案的現(xiàn)代化管理
時(shí)間：2023-06-20 18:03:45
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案的現(xiàn)代化管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
（一）必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)
現(xiàn)代化檔案管理必須要求有現(xiàn)代化的管理觀念。檔案管理的主要內(nèi)容是要有現(xiàn)代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現(xiàn)代化思想意識(shí)，就會(huì)直接影響管理檔案的現(xiàn)代化進(jìn)度。沒(méi)有現(xiàn)代化檔案管理思想，即便是有先進(jìn)的檔案管理和保護(hù)設(shè)施，也不能被稱(chēng)作現(xiàn)代化的檔案管理。在實(shí)現(xiàn)這種現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中，相關(guān)檔案工作者一定要樹(shù)立科學(xué)管理的思想觀念，并建立起與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理意識(shí)，徹底轉(zhuǎn)變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統(tǒng)被動(dòng)式服務(wù)的檔案管理轉(zhuǎn)變成主動(dòng)式服務(wù)管理，由封閉式服務(wù)模式轉(zhuǎn)化成開(kāi)放式服務(wù)模式，更好的使檔案工作適合社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
（二）建設(shè)好硬件設(shè)施，具備現(xiàn)代化的技術(shù)和裝備
在檔案管理中，要充分運(yùn)用現(xiàn)代科技，及時(shí)配備科技現(xiàn)代化所必須的計(jì)算機(jī)、光盤(pán)記錄機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等辦公設(shè)備，開(kāi)發(fā)新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程。這就要求政府增加財(cái)政支持的力度，相關(guān)檔案部門(mén)也應(yīng)大大提高工作水平，得到更多的財(cái)政支持；與此同時(shí)，相關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)利用自身存有的檔案資源，從各個(gè)方面挖掘潛力，開(kāi)發(fā)出種類(lèi)多樣的檔案信息來(lái)適應(yīng)社會(huì)的需求，把檔案的內(nèi)在價(jià)值變成經(jīng)濟(jì)效益。
二、加大開(kāi)發(fā)檔案資源的力度
首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現(xiàn)代化科技手段?；跈n案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現(xiàn)，檔案工作必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)及多媒體技術(shù)，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的信息儲(chǔ)存方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行文圖聲同時(shí)儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件，軟件要首先具備先進(jìn)性，與此同時(shí)，還要符合我國(guó)的國(guó)情，使檔案的管理達(dá)到現(xiàn)代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻(xiàn)。電子文獻(xiàn)具有很多特性，比如信息共享、動(dòng)態(tài)文件特征、載體穩(wěn)定、不可識(shí)別性、依賴(lài)性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點(diǎn)，所以應(yīng)盡快建立電子化信息管理系統(tǒng)，自其產(chǎn)生便對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，從而來(lái)確保擁有持久性的信息。
（一）檔案管理的現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。
（二）檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的工作流程如下：1、檔案數(shù)據(jù)的收集，2、檔案數(shù)據(jù)的前處理；3、檔案數(shù)據(jù)的錄入；4、檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理；5、檔案數(shù)據(jù)的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。
二、檔案管理的現(xiàn)代化要求
（一）先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備推進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設(shè)備、技術(shù)，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實(shí)施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。在檔案設(shè)備配置現(xiàn)代化的衡量標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持設(shè)備、技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的效用。
（二）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價(jià)值體現(xiàn)檔案自身的文化價(jià)值社會(huì)價(jià)值經(jīng)濟(jì)價(jià)值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫(kù)房里，不為人知，檔案的價(jià)值也就無(wú)法體現(xiàn)。檔案信息化需要開(kāi)發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時(shí)代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢(shì)，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期各級(jí)檔案部門(mén)和一個(gè)重點(diǎn)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢(shì)和綜合實(shí)力，提高檔案的利用率，打破時(shí)空界限。
（三）檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)檔案的入檔時(shí)間提出更高要求。檔案的社會(huì)化需要將越來(lái)越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會(huì)信息的檔案化，實(shí)現(xiàn)檔案信息為公眾服務(wù)的零時(shí)差，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理邁向新臺(tái)階
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低。就目前形勢(shì)來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理還處于一個(gè)比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復(fù)雜，管理比較分散，所以使得整個(gè)管理水平比較低。此外，在管理過(guò)程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導(dǎo)致很多資料管理不齊全，很多有價(jià)值的檔案沒(méi)有得到真正的利用。再加上缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中問(wèn)題不斷出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化水平提升緩慢。
（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)低。目前我國(guó)很多的檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的概念也沒(méi)有明確認(rèn)識(shí)。在管理過(guò)程中，由于沒(méi)有現(xiàn)代化的管理理念，導(dǎo)致很多管理資料不能及時(shí)整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專(zhuān)業(yè)的技能，但是缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使檔案在一定程度上混亂沒(méi)有規(guī)律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業(yè)已經(jīng)采用了現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)，如數(shù)據(jù)庫(kù) E6系統(tǒng)，但是管理人員的專(zhuān)業(yè)技能并不能對(duì)此進(jìn)行熟練操作。
（三）檔案管理方式落后。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中往往采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，無(wú)論是在知識(shí)上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會(huì)使很多重要的檔案難以被發(fā)現(xiàn)。其次，在管理的手段和方式上也存在著問(wèn)題，很難實(shí)現(xiàn)資源共享，比如業(yè)務(wù)交叉時(shí)，相同內(nèi)容的電子檔案對(duì)接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動(dòng)檢查、添加，增大了工作量，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理操作需要。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施
（一）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要想提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，首要目標(biāo)就是提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，只有提高了人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理得到進(jìn)一步地發(fā)展。首先，從理論與技能方面加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的基本技能。同時(shí)也要提升管理人員的計(jì)算機(jī)技能，熟練的操作計(jì)算機(jī)能夠運(yùn)用科學(xué)化的手段進(jìn)行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。要定期的開(kāi)展政治理論和職業(yè)道德理論的相關(guān)培訓(xùn)，在潛移默化中提升他們的自身素質(zhì)；最后，要結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際工作水平和部門(mén)特點(diǎn)，適時(shí)對(duì)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行教育培訓(xùn)，以科學(xué)化、現(xiàn)代化為目標(biāo)，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。
1、檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
2、檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
3、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門(mén)規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門(mén)和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
4、檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類(lèi)歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
5、檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過(guò)程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門(mén)主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過(guò)程。關(guān)于它的內(nèi)涵，筆者認(rèn)為，現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。2、檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)
筆者認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會(huì)同步。但由于現(xiàn)代社會(huì)的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國(guó)際化與未來(lái)化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設(shè)工作，同時(shí)又是軟件建設(shè)工作；（2）它是一個(gè)整體工作而不是局部的工作，應(yīng)進(jìn)行整體規(guī)劃；（3）它是長(zhǎng)期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會(huì)社會(huì)之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來(lái)化是相結(jié)合的；（5）它固然要探討社會(huì)發(fā)展的實(shí)際狀況，也要進(jìn)行價(jià)值判斷，選擇其中有價(jià)值的成分來(lái)確立努力的目標(biāo)。（6）它不是單純以國(guó)外社會(huì)發(fā)展作為衡量指標(biāo)，也要考慮國(guó)內(nèi)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)判定檔案管理發(fā)展的取向?？梢?jiàn)，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)系統(tǒng)工程；既是長(zhǎng)期的，又是動(dòng)態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對(duì)社會(huì)的順應(yīng)和超越。
3、檔案管理現(xiàn)代化與社會(huì)現(xiàn)代化的關(guān)系
現(xiàn)代化本身是一個(gè)發(fā)展的概念，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的趕超先進(jìn)的過(guò)程。美國(guó)學(xué)者瓦爾馬認(rèn)為：“現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過(guò)程。”檔案管理現(xiàn)代化不一種孤立的現(xiàn)象，它是社會(huì)主義現(xiàn)代化逐步實(shí)現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進(jìn)步，是通過(guò)培養(yǎng)人，最終為實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化和社會(huì)現(xiàn)代化是相互依賴(lài)、互為條件的。一方面，沒(méi)有社會(huì)主要構(gòu)成要素（如政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會(huì)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。
二、為什么要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然選擇
我們要在本世紀(jì)初實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要全面提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，實(shí)施科教興檔，加大人才資源的開(kāi)發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。
2、檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨向
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，綜合國(guó)力迅速增加，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。近二十年來(lái)，各級(jí)各類(lèi)檔案館和基層綜合檔案室通過(guò)開(kāi)展目標(biāo)管理認(rèn)定活動(dòng)，提高檔案工作的整體水平，一個(gè)以檔案科教為先導(dǎo)，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動(dòng)力，以人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點(diǎn)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達(dá)成了共識(shí)，同時(shí)隨著檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的不斷提高，觀念的不斷更新，經(jīng)費(fèi)的不斷投入，條件的不斷改善，對(duì)檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的要求。
三、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、必須更新檔案管理觀念
1.財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的必要性
1.1是傳統(tǒng)檔案管理方式需要改變的要求
財(cái)政檔案管理與其他領(lǐng)域的檔案管理過(guò)程基本一致，主要包括檔案資料的收集、篩選、分類(lèi)、校核、傳遞、存儲(chǔ)、利用等過(guò)程，在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，由于檔案資料的主要載體為紙質(zhì)，并且從收集到使用的整個(gè)過(guò)程大部分工作都是人工操作，具有勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低、檔案管理人員眾多、浪費(fèi)存儲(chǔ)空間、保養(yǎng)費(fèi)用高、使用不方便等缺點(diǎn)，因此無(wú)論是從經(jīng)濟(jì)性還是從實(shí)用性的角度出發(fā)，當(dāng)前傳統(tǒng)的財(cái)政檔案管理方式都已經(jīng)相當(dāng)落后，要想使財(cái)政檔案在國(guó)民生產(chǎn)中發(fā)揮參考的作用，其管理設(shè)施和管理方法都必須要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
1.2是時(shí)展的要求
當(dāng)今是一個(gè)信息化的時(shí)代，隨著信息量的不斷增大，使得檔案的存儲(chǔ)空間面臨著巨大的挑戰(zhàn)，也給檔案的分類(lèi)、整理等工作帶來(lái)了巨大的工作量，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)各領(lǐng)域得到了普遍的應(yīng)用，而一些信息的載體已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)與電子載體并存的局面，并且檔案的管理工作不再局限于基本的保存和保養(yǎng)，而是要促進(jìn)檔案信息利用率的增加，使檔案保管與信息開(kāi)發(fā)并行，很顯然用傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的要求，因此實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化成為必然趨勢(shì)。
2.財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)措施
2.1財(cái)政檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化
財(cái)政檔案管理要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先就要升級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)硬件、軟件、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)等，并采用相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行管理。
2.1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用
計(jì)算機(jī)技術(shù)可為財(cái)政檔案的管理提供巨大的便利，如可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件、硬件技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、編制目錄的自動(dòng)化，并且可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)對(duì)館藏檔案進(jìn)行檢索和跟蹤管理，一方面解放了大量的人力，節(jié)省了檔案管理開(kāi)支，另一方面也增加了檔案使用的科學(xué)性。因此，財(cái)政局應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的投入，如足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防盜系統(tǒng)等一系列的硬件設(shè)施。并要加快檔案管理配套的軟件建設(shè)，如先進(jìn)的檔案檢索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)、檔案監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等等；最后，為順應(yīng)信息時(shí)展的需要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的無(wú)紙化管理，并對(duì)特別重要的檔案采取紙質(zhì)和數(shù)字雙保險(xiǎn)的存檔方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。
2.1.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用
財(cái)政檔案的檢索與使用要實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的進(jìn)行，因此就需要在財(cái)政檔案管理中引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
首先，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，使人們不用再親自到檔案室查詢(xún)、取用檔案，而是隨時(shí)隨地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)完成對(duì)館藏檔案的檢索，在線使用等，極大促進(jìn)了檔案的利用效率。
其次，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立的財(cái)政檔案信息網(wǎng)站可以方便與其他部門(mén)的檔案之間實(shí)現(xiàn)共享，有利于各部門(mén)的密切合作，共同為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
再次，無(wú)論是互聯(lián)網(wǎng)還是局域網(wǎng)內(nèi)，為了保障檔案信息的安全性，必須要在檔案信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)增加檔案的保密性，根據(jù)檔案的密級(jí)程度來(lái)分別對(duì)各個(gè)級(jí)別的檔案采取不同的加密技術(shù)，一方面可以很大程度上保證檔案信息不被黑客竊取，另一方面由于加密技術(shù)越復(fù)雜投資也越大，因此通過(guò)分級(jí)對(duì)待也降低了檔案管理的成本。
2.1.3縮微技術(shù)在財(cái)政檔案管理中的應(yīng)用
由于原始紙質(zhì)財(cái)政檔案占用空間較大，因此可利用如今已經(jīng)相對(duì)成熟的縮微技術(shù)對(duì)原件進(jìn)行現(xiàn)代化信息處理，將其信息用攝影的形式記錄在感光材料上，然后加工制作成縮微產(chǎn)品。經(jīng)過(guò)縮微后的財(cái)政檔案材料體積要遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于原件，幾萬(wàn)卷的檔案往往只需要一兩個(gè)檔案柜就可以存放，在使用的時(shí)候可以通過(guò)放大閱讀技術(shù)或者放大復(fù)印來(lái)進(jìn)行使用，非常方便快捷，縮微品的好處在于可以完全保持檔案信息的原貌，并且記錄壽命長(zhǎng)，也可采用數(shù)字化處理將其信息保存在光盤(pán)等介質(zhì)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)直接放大使用。
2.2財(cái)政檔案管理觀念現(xiàn)代化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革，無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
二、檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企事業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門(mén)規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門(mén)和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。 網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
四、檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類(lèi)歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
五、檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
地理信息系統(tǒng) （Geographic Information System）
是由電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所支撐的，對(duì)地理環(huán)境信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、檢索、分析和顯示的綜合性技術(shù)系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術(shù)為房產(chǎn)檔案管理打開(kāi)了一個(gè)嶄新的管理視角，它不是單純意義上計(jì)算機(jī)技術(shù)和測(cè)繪技術(shù)在房產(chǎn)管理中的運(yùn)用，而是以GIS技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運(yùn)用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測(cè)繪數(shù)據(jù)、樓盤(pán)信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關(guān)聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉(zhuǎn)為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來(lái)的單一管理模式，轉(zhuǎn)化為三維一體的綜合管理方式，為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。
實(shí)際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時(shí)、同步的更新。如果相關(guān)的房屋信息沒(méi)有及時(shí)更新，造成房屋基本信息不準(zhǔn)確，會(huì)影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導(dǎo)致審核人員無(wú)法確定該房屋的真實(shí)狀態(tài)，就要進(jìn)行實(shí)地查看，不僅給工作帶來(lái)不必要的麻煩，還會(huì)降低案卷查全率。應(yīng)用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過(guò)對(duì)房屋定位、樓盤(pán)表關(guān)聯(lián)查詢(xún)，可以很快地調(diào)出房屋的權(quán)屬信息和自然狀況，把每個(gè)房屋的坐標(biāo)、權(quán)利屬性、自然屬性關(guān)聯(lián)在一起，形成完整、準(zhǔn)確、全面的房屋基本信息。
由于房產(chǎn)GIS技術(shù)將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤(pán)表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會(huì)將這三塊數(shù)據(jù)同時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊信息數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實(shí)物檔案也能及時(shí)修改。就操作上看，在一個(gè)系統(tǒng)中可查詢(xún)房屋的備案、登記、抵押、查封等各類(lèi)信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問(wèn)題的解決。引入GIS技術(shù)，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)，為拆遷、住房保障等工作提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
二、建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)設(shè)想
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)物檔案的一一對(duì)應(yīng)管理，發(fā)揮數(shù)字檔案與檔案原件相互補(bǔ)充、有效管理的優(yōu)勢(shì)。南京市房產(chǎn)檔案館已存有房產(chǎn)檔案超百萬(wàn)卷，有兩個(gè)庫(kù)房且不在同一個(gè)地方，近幾年隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的利用率不斷增加，如何提高檔案調(diào)閱的效率、更高效更便捷的找到檔案是目前工作的一個(gè)重點(diǎn)。
南京市房產(chǎn)檔案館現(xiàn)有中央門(mén)和華僑路兩個(gè)庫(kù)房，中央門(mén)庫(kù)房主要存放2004年以后分戶立卷的檔案，有100多萬(wàn)卷，華僑路庫(kù)房主要存放2004年以前按幢立卷的檔案和已拆除房屋的檔案，也有幾十萬(wàn)卷。存放檔案的量之大，檔案利用率之高，讓庫(kù)房管理工作變得越來(lái)越重要，同時(shí)有效改善庫(kù)房管理工作模式、提高效率是亟待解決的問(wèn)題。工作人員經(jīng)常為找一份檔案跑兩個(gè)庫(kù)房，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。如果建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，在電腦虛擬庫(kù)房?jī)?nèi)點(diǎn)擊打開(kāi)任意檔案架，即可動(dòng)態(tài)顯示檔案。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)，提供導(dǎo)航圖標(biāo)（即索引），顯示此檔案所在的具置，引導(dǎo)工作人員打開(kāi)檔案柜，方便快捷地找到相應(yīng)的查詢(xún)內(nèi)容，提取檔案。并導(dǎo)入電子檔案數(shù)據(jù)，提供顯示和打印的服務(wù)功能，做到對(duì)實(shí)物檔案和電子檔案和綜合、全面利用，可以大大提高工作效率。
三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化運(yùn)用的新設(shè)想
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，依托GIS開(kāi)發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢(xún)。
1.各項(xiàng)房屋基本信息的查詢(xún)
工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結(jié)構(gòu)、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權(quán)人和共有情況等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號(hào)等查詢(xún)到對(duì)應(yīng)的電子地圖上某房屋的具置和周?chē)涮自O(shè)施等。
2探討檔案管理的現(xiàn)代化路徑
1規(guī)范化管理的統(tǒng)一運(yùn)用模式檔案管理要是綜合的管理方法,就需要健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并通過(guò)嚴(yán)格的管理機(jī)制,從多方面細(xì)化管理渠道,形成綜合性的運(yùn)用。一是健全制度規(guī)范管理。參照先進(jìn)檔案管理的做法,健全檔案轉(zhuǎn)遞、借(查)閱、實(shí)時(shí)登記、保密等有關(guān)制度,做到統(tǒng)一檔案袋,統(tǒng)一檔案材料目錄,統(tǒng)一建立花名冊(cè)、檔案登記簿、接收檔案登記簿。并督促單位實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管、專(zhuān)柜專(zhuān)存,檔案管理步入規(guī)范化軌道。二是落實(shí)責(zé)任鞏固成效。將檔案管理工作納入工作年度考核,要求把檔案的科學(xué)保管作為一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,在人力、財(cái)力上給予保障。明確第一責(zé)任人、具體責(zé)任人。對(duì)違反閱檔規(guī)定和保密制度,利用檔案材料營(yíng)私舞弊者,視情節(jié)嚴(yán)格追究責(zé)任。同時(shí),成立合督察組,全面督查指導(dǎo)檔案管理工作,對(duì)工作不力,問(wèn)題較多的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。2檔案目錄與檢索的現(xiàn)代化模式建立相應(yīng)的檔案目錄是檔案管理工作中是一個(gè)重點(diǎn)。如今計(jì)算機(jī)普及事業(yè)單位的各個(gè)角落,檔案目錄也完成了手寫(xiě)向計(jì)算機(jī)打印的轉(zhuǎn)變。在檔案目錄的管理中,我們可以利用專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件,對(duì)檔案目錄和目錄下的相關(guān)資料分門(mén)別類(lèi),然后輸入計(jì)算機(jī),用軟件對(duì)錄入的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整。如果要調(diào)用某個(gè)檔案,只要輸入相關(guān)名稱(chēng),那么檔案管理軟件就會(huì)顯示檔案的具體目錄位置和簡(jiǎn)要概括,這無(wú)疑大大縮短了檔案檢索的時(shí)間。事業(yè)單位的檔案管理人員在分析各類(lèi)檔案的同時(shí),應(yīng)劃分不同的目錄與之對(duì)應(yīng),以提升檢索的準(zhǔn)確率。3軟件輔助的現(xiàn)代化管理模式在當(dāng)前的檔案管理中,要通過(guò)建立各種軟件輔助系統(tǒng),尤其是在檔案信息不斷規(guī)范化的大背景下,對(duì)于出現(xiàn)的各種全新信息,要利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行輔助管理,在這樣的情況下,能形成綜合的管理模式,從當(dāng)前的現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用技術(shù)來(lái)看,比較廣泛的檔案軟件包括有檔案歸還、借閱系統(tǒng)等,在此基礎(chǔ)上可以更好的實(shí)現(xiàn)管理上的突破,形成優(yōu)化的路徑?，F(xiàn)代化技術(shù)主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),文檔分離問(wèn)題和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題比較嚴(yán)重。因此，在當(dāng)前的檔案管理中,一方面內(nèi)部應(yīng)該保證文檔的一體化,讓檔案與文件統(tǒng)一；另一方面,對(duì)網(wǎng)絡(luò)要實(shí)施密碼控制,及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行測(cè)評(píng)和安裝殺毒軟件等來(lái)保證檔案的安全。并通過(guò)“查、補(bǔ)、健、固”四步曲,進(jìn)一步規(guī)范檔案管理,有效扭轉(zhuǎn)檔案“臟、亂、雜”等現(xiàn)象,發(fā)揮出檔案的有效作用。
改革開(kāi)放以來(lái)，我們對(duì)檔案、檔案管理的認(rèn)識(shí)有了不斷拓展和深化， 但也必須看到， 我們的檔案學(xué)是在不同的題域內(nèi)展開(kāi)的，由于不同題域的研究使用著不同的概念和話語(yǔ)， 因而使檔案管理的知識(shí)體系呈現(xiàn)出“碎片化”的隱憂。筆者認(rèn)為，現(xiàn)代化是解決現(xiàn)代化過(guò)程中有關(guān)問(wèn)題的最佳方式，只有通過(guò)管理范式的研究，找出其間的共通和邏輯關(guān)系， 才能使檔案學(xué)知識(shí)體系關(guān)聯(lián)起來(lái)， 形成有機(jī)的整體。
1 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵
信息化浪潮的涌現(xiàn)，深刻地影響了檔案管理的轉(zhuǎn)型，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們應(yīng)該正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地把握新趨勢(shì)和新要求，以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。當(dāng)前，要確定努力目標(biāo)和方向，必須摸清國(guó)際國(guó)內(nèi)動(dòng)態(tài)，了解過(guò)去和現(xiàn)狀，以及今后的發(fā)展趨勢(shì)。要想做到這一點(diǎn)，就要求檔案部門(mén)能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。而傳統(tǒng)的管理方法則無(wú)法滿足這種需要，只有采用現(xiàn)代化手段，才能在較短時(shí)間內(nèi)，迅速查閱到所需的檔案材料。實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，是適應(yīng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。
其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。隨著檔案的種類(lèi)和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)，利用者也對(duì)檔案工作提出了更高要求，他們希望檔案部門(mén)能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，改革和創(chuàng)新已成為十分緊迫的任務(wù)。
2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要途徑和內(nèi)容
檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、動(dòng)態(tài)的概念，在不同時(shí)期被賦予不同的內(nèi)容和形式。當(dāng)前，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正在日漸成熟。
結(jié)合城市管理工作的實(shí)踐，筆者認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化主要包括三個(gè)方面：一是管理手段的現(xiàn)代化。具體是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。二是檔案資源的信息化。在信息時(shí)代，信息化將成為檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。三是管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。在信息時(shí)代，信息的共享更依賴(lài)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和尺度，審視城管檔案工作，筆者認(rèn)為主要存在以下問(wèn)題：檔案門(mén)類(lèi)不齊全，結(jié)構(gòu)單一，以紙質(zhì)文書(shū)檔案為主，聲像檔案、電子檔案很少。執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案不齊全，部分執(zhí)法業(yè)務(wù)檔案在經(jīng)辦人手中，未及時(shí)整理，特別是個(gè)別辦案時(shí)間拖延較長(zhǎng)的案件或經(jīng)過(guò)復(fù)議、訴訟程序的案件，隨著時(shí)間的推移，機(jī)構(gòu)改革，經(jīng)辦人員的輪換， 使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及時(shí)整理歸檔至檔案室，影響了執(zhí)法檔案的完整性。檔案的數(shù)字化加工力度不足，以致在城管網(wǎng)上可供查詢(xún)利用的檔案數(shù)據(jù)很少，全文信息更少。編研材料少，受傳統(tǒng)觀念影響，缺乏主動(dòng)參與意識(shí)，編研成果很少，質(zhì)量也不高，就算是僅有的編研資料也只限于檔案部門(mén)自身使用的專(zhuān)題目錄和文件匯編，可以說(shuō)只有編而沒(méi)有研，未能充分提供工作決策參考作用，使城管檔案的現(xiàn)實(shí)作用發(fā)揮不大。這些問(wèn)題的存在，使檔案管理現(xiàn)代化成為一個(gè)緊要的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
3 檔案管理現(xiàn)代化的文化意義和現(xiàn)實(shí)可能
［中圖分類(lèi)號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2010）11－0063－01
檔案是在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中形成的，是記錄歷史真實(shí)狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門(mén)社會(huì)科學(xué)，對(duì)社會(huì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題。
一、解放思想，更新觀念，適應(yīng)社會(huì)總體發(fā)展
（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識(shí)中轉(zhuǎn)變到適應(yīng)世界的總體發(fā)展觀念
檔案管理要從思想意識(shí)上更加開(kāi)放，思路放寬，提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，逐步與世界整體發(fā)展相適應(yīng)。通過(guò)得到社會(huì)的支持和關(guān)注，得到社會(huì)各界的認(rèn)可，才有利于檔案工作的開(kāi)展，有利于檔案質(zhì)量提高。促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，只有提高檔案工作的現(xiàn)代化程度，才能與世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的各種現(xiàn)代化的檔案管理相銜接。因此，現(xiàn)代化的檔案管理與世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易密不可分。要提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，包括機(jī)構(gòu)體系建設(shè)和檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)非常重要。首先要在機(jī)構(gòu)體制上創(chuàng)新，改變以往的思維方式和工作運(yùn)行機(jī)制。檔案工作者要樹(shù)立起社會(huì)意識(shí)、世界意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，從長(zhǎng)期封閉半封閉的工作環(huán)境中徹底解放出來(lái)。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但有相當(dāng)一些人墨守陳規(guī)，觀念老化，思想保守，與社會(huì)接觸少，更談不上了解世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。他們先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段不會(huì)應(yīng)用，致使社會(huì)協(xié)調(diào)能力和社會(huì)活動(dòng)能力較弱。因此要改變檔案工作默默無(wú)聞的封閉局面，要開(kāi)闊視野，破除傳統(tǒng)的用人機(jī)制，提高工作人員的素質(zhì)；調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，把檔案管理的作用充分發(fā)掘出來(lái)；想千方設(shè)百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓展服務(wù)領(lǐng)域，擴(kuò)大對(duì)外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新思路、新局面，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
（二）要不斷強(qiáng)化培訓(xùn)意識(shí)
加強(qiáng)檔案管理工作基礎(chǔ)知識(shí)教育，通過(guò)各種理論培訓(xùn)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)教育、世界貿(mào)易組織及相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支堅(jiān)強(qiáng)過(guò)硬的檔案隊(duì)伍，讓優(yōu)秀人才充實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且還具備相當(dāng)?shù)氖澜缃?jīng)濟(jì)知識(shí)，以及較強(qiáng)的開(kāi)拓意識(shí)、創(chuàng)新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會(huì)責(zé)任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務(wù)。
二、檔案管理現(xiàn)代化離不開(kāi)融入世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，離不開(kāi)現(xiàn)代化
發(fā)展離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)投入。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化同樣需要資金、人才、機(jī)制等注入。沒(méi)有資金、設(shè)備，應(yīng)想盡辦法，根據(jù)現(xiàn)在的條件和可能，配備先進(jìn)設(shè)備；如果沒(méi)有資金投入，不能創(chuàng)造條件，不注重培養(yǎng)管理人才，檔案管理事業(yè)就不能健康發(fā)展。因此，要積極培訓(xùn)，不斷選拔高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，把現(xiàn)代化檔案管理工作納入單位工作計(jì)劃，列入本單位的考核內(nèi)容進(jìn)行考核，機(jī)制不活的話可以改變現(xiàn)有的工作模式和運(yùn)行辦法，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，實(shí)行例會(huì)制度、督促檢查制度以及培訓(xùn)制度。各個(gè)基層單位要經(jīng)常研究檔案管理工作的重大事項(xiàng)、重大動(dòng)向、重要問(wèn)題，聽(tīng)取檔案管理工作人員工作匯報(bào)，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達(dá)新任務(wù)；不斷指導(dǎo)本單位檔案管理部門(mén)依法開(kāi)展管理工作，幫助本單位檔案管理部門(mén)解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題；還要有宏觀指導(dǎo)總體戰(zhàn)略、總體思路，實(shí)現(xiàn)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，具體工作環(huán)節(jié)當(dāng)中管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。做好檔案現(xiàn)代化管理，對(duì)促進(jìn)我國(guó)在國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易中的融合與發(fā)展都有著長(zhǎng)遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)的意義。
