時間：2023-06-18 09:56:20
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[摘要] 本文探討了有關(guān)物流條碼技術(shù)特點和物流條碼標(biāo)識的內(nèi)容，并通過對臨床檢驗試劑在物流管理中使用二維碼降低了物流成本，縮短了送貨時間等優(yōu)點的分析，突出了在現(xiàn)代臨床檢驗試劑管理中采用二維碼技術(shù)的必要性，二維碼技術(shù)的運(yùn)用對體外診斷試劑從準(zhǔn)入、出庫、運(yùn)輸、驗貨、入庫使用以及結(jié)算的各個流程進(jìn)行了有效的管理，完成了物流、資金流、信息流的協(xié)調(diào)、組織和控制，使體外檢驗試劑的管理上升到一個新的高度。
[
關(guān)鍵詞 ] 體外診斷試劑；物流；二維碼；數(shù)據(jù)庫管理；成本控制
[中圖分類號] R426.72
[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A
[文章編號] 1672-5654（2014）11（a）-0053-02
1 實現(xiàn)二維碼物流管理的必要性
①二維碼的應(yīng)用，似乎在一夜之間滲透進(jìn)人們生活的各個方面，廣告、報章雜志、火車票、快餐店、電影院以及各類商品的外包裝上都可見到二維碼的身影。作為互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)鏈中的一個環(huán)節(jié)，二維碼的應(yīng)用如此收到關(guān)注與其自身的優(yōu)勢是密不可分的。而在醫(yī)療機(jī)構(gòu)體外診斷試劑的管理領(lǐng)域也將迎來這樣一場二維碼革命的浪潮。在2007年6月國家食品藥品監(jiān)督管理局頒布的關(guān)于體外診斷試劑的注冊管理辦法以來，各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于體外診斷試劑的管理日益規(guī)范化和完善化。但體外診斷試劑種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)、大部分產(chǎn)品對運(yùn)輸及存放條件有嚴(yán)格要求的特點使得實現(xiàn)體外診斷試劑的二維碼物流管理工作事在必行。
②二維碼技術(shù)是目前為止世界上實用性最強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)性最優(yōu)的一種自動識別技術(shù)，二維碼技術(shù)具有采集信息量大、可靠性高、輸入速度快、實用靈活等特點。二維碼技術(shù)在如今人們的工作和生活領(lǐng)域的應(yīng)用是非常廣泛的，且現(xiàn)代人們所使用的移動終端設(shè)備大部分也自帶二維碼識別功能。因此二維碼技術(shù)作為數(shù)據(jù)自動輸入和標(biāo)識的一種手段，在現(xiàn)代倉儲管理、商業(yè)自動化管理，文件分類管理方面都有很突出的表現(xiàn)。
③二維碼是一種由特定的幾何圖形按照一定的規(guī)律在平面（二維方向）上分布的黑白相間的圖形，是所有信息數(shù)據(jù)的一把鑰匙。它具有編碼范圍廣、譯碼可靠性高、糾錯能力強(qiáng)、信息容量大、防偽能力強(qiáng)等優(yōu)點。
④二維碼依靠它強(qiáng)大的信息儲存量能夠把儲存于數(shù)據(jù)庫后臺中的信息包含在二維碼中，且二維碼擁有防偽功能和錯誤糾正功能增加了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。二維碼的眾多優(yōu)勢決定了它在醫(yī)療機(jī)構(gòu)體外診斷試劑管理中所取得的重要地位。
2 二維碼的特點
2.1信息容量大
二維碼符號是一個多行、連續(xù)性、可變長、包含大量數(shù)據(jù)的符號標(biāo)識，每個條碼有3~90行，每一行分為三個部分分別是起始部分、數(shù)據(jù)部分和終止部分。它的字符集包含所有字符，最大數(shù)據(jù)含量是1850個字符。
2.2容錯能力強(qiáng)
與一維碼只具有校驗功能相比，二維碼不僅能防止錯誤，還能糾正錯誤，即使某部分出現(xiàn)損壞，也能將正確的信息還原出來。
2.3成本低，易制作
二維碼可以印制在各種常見的條碼載體上，可以用各種標(biāo)準(zhǔn)的印制或打印技術(shù)印制。如：噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉(zhuǎn)印條碼打印機(jī)打印等。普通打印設(shè)備均能打印且傳真件也能閱讀，二維碼的尺寸也可調(diào)節(jié)以適應(yīng)不同的打印空間。
2.4可靠性高
在數(shù)據(jù)庫的管理測試中，二維碼也表現(xiàn)了其極高的可靠性。在閱讀2300萬個條碼符號中，沒有一例譯碼錯誤。而且可引入加密措施，提高其防偽性和保密性。
3二維碼服務(wù)于試劑流通的整個過程
3.1體外診斷試劑的準(zhǔn)入
醫(yī)療機(jī)構(gòu)在更換或增補(bǔ)體外診斷試劑時須向有關(guān)管理部門提交各項信息包括公司資質(zhì)、產(chǎn)品注冊證等信息，試劑管理部門再會同有關(guān)部門組織招標(biāo)或詢價議價確定產(chǎn)品后價格方能準(zhǔn)入。
3.2體外診斷試劑數(shù)據(jù)庫的建立
每個品種的試劑在準(zhǔn)入后都要進(jìn)入數(shù)據(jù)庫錄入基本數(shù)據(jù)其中包含產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進(jìn)貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關(guān)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是生成二維碼的基本要素。試劑管理部門將產(chǎn)品的有效信息錄入到二維碼中并打印帶有二維碼的標(biāo)簽。試劑管理部門的工作人員將各種體外診斷試劑的二維碼標(biāo)簽分發(fā)給各供應(yīng)商，要求各供應(yīng)商在產(chǎn)品出庫時將二維碼標(biāo)簽粘貼在產(chǎn)品包裝箱上。
3.3體外診斷試劑的訂購
每個體外診斷試劑的使用科室都確立一名試劑訂購責(zé)任人，由該責(zé)任人在該醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部辦公平臺上提出領(lǐng)用試劑的申請，再由相關(guān)工作人員進(jìn)行審批。試劑使用科室在取得申購確認(rèn)后，再由試劑管理部門工作人員負(fù)責(zé)聯(lián)系相應(yīng)的供貨商送貨。貨物到達(dá)科室后，由科室試劑訂購責(zé)任人、試劑管理部門工作人員及供貨商三方共同驗貨。在產(chǎn)品的包裝箱上粘貼有二維碼標(biāo)簽，碼中產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進(jìn)貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關(guān)數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)與實際貨物逐一核對無誤后，試劑管理部門工作人員使用數(shù)據(jù)采集器讀取二維碼，并錄入數(shù)據(jù)庫。然后由科室試劑訂購責(zé)任人將試劑入庫。
3.4體外診斷試劑的報銷與結(jié)算
試劑管理部門工作人員在每月月底將每家供貨商入庫試劑總量進(jìn)行匯總并通知供貨商攜帶相關(guān)送貨憑證進(jìn)行核對，核對無誤后通知供貨商開具相關(guān)金額的發(fā)票到試劑管理部門辦理結(jié)算手續(xù)。最終將已審核確認(rèn)的票據(jù)信息交由財務(wù)管理部門進(jìn)行最終的審核和報賬工作。使用數(shù)據(jù)采集器錄入省去了以往的手工錄入，將數(shù)據(jù)采集器上的有關(guān)數(shù)據(jù)上傳到電腦數(shù)據(jù)庫中，擺脫了以往的紙張管理辦法，節(jié)省了人力及物流成本，使無紙化辦公成為可能。二維碼的運(yùn)用滲透到體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)部門的工作人員都可以通過登入院內(nèi)辦公平臺查詢各批次的體外診斷試劑的相關(guān)信息，還可通過各自移動終端上的掃碼功能在產(chǎn)品的外包裝上查詢到產(chǎn)品的相關(guān)信息，追溯產(chǎn)品的來源，使得體外診斷試劑的管理工作更加規(guī)范化和透明化。
4對實現(xiàn)體外診斷試劑二維碼管理的幾點思考
①實現(xiàn)體外診斷試劑的二維碼管理可以有效的控制檢驗成本，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的所有體外診斷試劑的采購都由試劑管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理,在試劑的準(zhǔn)入環(huán)節(jié)由試劑管理部門負(fù)責(zé)收集、匯總及審核資料。并會同財務(wù)、審計、監(jiān)察、紀(jì)委、試劑使用科室等相關(guān)管理部門及供貨商共同詢價、議價、定價?？梢詮娜矫姘盐赵噭﹥r格、控制試劑成本。并將準(zhǔn)入產(chǎn)品的一系列信息錄入數(shù)據(jù)庫生成二維碼，一種試劑就對應(yīng)一個編碼。使產(chǎn)品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了檢驗成本。
②二維碼技術(shù)的實現(xiàn)提高了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作效率，以往在體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的票據(jù)，需要各個部門安排專人進(jìn)行錄入、核對以及保管，而二維碼技術(shù)的介入實現(xiàn)了無紙化辦公，并使體外診斷試劑從準(zhǔn)入、出庫、運(yùn)輸、到貨、驗貨、結(jié)算等各個環(huán)節(jié)都做到了與電子數(shù)據(jù)庫的無縫對接，使體外診斷試劑的各個環(huán)節(jié)的重要信息都可以方便快捷的傳入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，大大提高了體外診斷試劑的工作效率，并且能使體外診斷試劑管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性大大的提高。
③通過二維碼技術(shù)將所有產(chǎn)品都建立了相應(yīng)的電子檔案，將試劑管理工作由紙質(zhì)管理過渡到電子化檔案管理，提高了試劑檔案管理的效率、提高了試劑檔案管理的準(zhǔn)確性，節(jié)省了人力資源，優(yōu)化了管理模式。并在體外診斷試劑的準(zhǔn)入、訂購、驗貨及結(jié)算實現(xiàn)了全方位監(jiān)管。滿足了國家食品藥品監(jiān)督管理局對醫(yī)療機(jī)構(gòu)試劑管理的相關(guān)要求，使體外診斷試劑管理工作更加合法化、合規(guī)化。
④二維碼技術(shù)將體外診斷試劑準(zhǔn)入、體外診斷試劑的配送、體外診斷試劑的數(shù)據(jù)庫檔案管理、體外診斷試劑的訂購、體外診斷試劑的入庫、體外診斷試劑的使用及體外診斷試劑的最終結(jié)算工作有效的銜接起來。使得體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)更加透明化，有效的避免和預(yù)防了試劑管理部門工作人員和試劑使用科室工作人員利用職權(quán)犯罪的風(fēng)險，保護(hù)了工作人員的權(quán)益和醫(yī)療機(jī)構(gòu)的利益。
⑤二維碼技術(shù)具有信息量大、糾錯能力強(qiáng)、識讀速度快、全方位識讀等特點，這些優(yōu)點使得它在體外診斷試劑的管理中表現(xiàn)出了突出性能和優(yōu)勢。二維碼技術(shù)在體外診斷試劑管理領(lǐng)域中的運(yùn)用，使得整個管理系統(tǒng)達(dá)到了一個全新的高度，它將體外診斷試劑的各種信息的流動進(jìn)行了有效的管理，完成了其中物流、信息流、資金流及業(yè)務(wù)流的組織、計劃、控制和協(xié)調(diào)。二維碼技術(shù)在體外診斷試劑管理的整個環(huán)節(jié)中起到了及其重要的作用。
[
參考文獻(xiàn)]
[1] 徐丹，謝小杰，吳俊.基于二維碼技術(shù)的自動化倉庫管理系統(tǒng)的設(shè)計[J].計算機(jī)與數(shù)字工程，2013（120）：150-155.
[2] 姜美蓮，周知宇，鄭晗.手機(jī)二維碼應(yīng)用模式研究[J].價值工程，2012（5）：181-181.
[3] 黃進(jìn)，朱美才，高和.醫(yī)院試劑管理中的難點和策略[J].中華醫(yī)院管理雜志，2001，20（9）：466.
[4] 陳家貴，李楊.2012年中國經(jīng)濟(jì)形勢分析與預(yù)測[M].北京：社會科學(xué)文獻(xiàn)出版社，2011.
1.2二維碼是一種由特定的幾何圖形按照一定的規(guī)律在平面（二維方向）上分布的黑白相間的圖形，是所有信息數(shù)據(jù)的一把鑰匙。它具有編碼范圍廣、譯碼可靠性高、糾錯能力強(qiáng)、信息容量大、防偽能力強(qiáng)等優(yōu)點。
1.3二維碼依靠它強(qiáng)大的信息儲存量能夠把儲存于數(shù)據(jù)庫后臺中的信息包含在二維碼中，且二維碼擁有防偽功能和錯誤糾正功能增加了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。二維碼的眾多優(yōu)勢決定了它在醫(yī)療機(jī)構(gòu)體外診斷試劑管理中所取得的重要地位。
2二維碼的特點
2.1信息容量大
二維碼符號是一個多行、連續(xù)性、可變長、包含大量數(shù)據(jù)的符號標(biāo)識，每個條碼有3~90行，每一行分為三個部分分別是起始部分、數(shù)據(jù)部分和終止部分。它的字符集包含所有字符，最大數(shù)據(jù)含量是1850個字符。
2.2容錯能力強(qiáng)
與一維碼只具有校驗功能相比，二維碼不僅能防止錯誤，還能糾正錯誤，即使某部分出現(xiàn)損壞，也能將正確的信息還原出來。
2.3成本低，易制作
二維碼可以印制在各種常見的條碼載體上，可以用各種標(biāo)準(zhǔn)的印制或打印技術(shù)印制。如：噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉(zhuǎn)印條碼打印機(jī)打印等。普通打印設(shè)備均能打印且傳真件也能閱讀，二維碼的尺寸也可調(diào)節(jié)以適應(yīng)不同的打印空間。
2.4可靠性高
在數(shù)據(jù)庫的管理測試中，二維碼也表現(xiàn)了其極高的可靠性。在閱讀2300萬個條碼符號中，沒有一例譯碼錯誤。而且可引入加密措施，提高其防偽性和保密性。
3二維碼服務(wù)于試劑流通的整個過程
3.1體外診斷試劑的準(zhǔn)入
醫(yī)療機(jī)構(gòu)在更換或增補(bǔ)體外診斷試劑時須向有關(guān)管理部門提交各項信息包括公司資質(zhì)、產(chǎn)品注冊證等信息，試劑管理部門再會同有關(guān)部門組織招標(biāo)或詢價議價確定產(chǎn)品后價格方能準(zhǔn)入。
3.2體外診斷試劑數(shù)據(jù)庫的建立
每個品種的試劑在準(zhǔn)入后都要進(jìn)入數(shù)據(jù)庫錄入基本數(shù)據(jù)其中包含產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進(jìn)貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關(guān)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是生成二維碼的基本要素。試劑管理部門將產(chǎn)品的有效信息錄入到二維碼中并打印帶有二維碼的標(biāo)簽。試劑管理部門的工作人員將各種體外診斷試劑的二維碼標(biāo)簽分發(fā)給各供應(yīng)商，要求各供應(yīng)商在產(chǎn)品出庫時將二維碼標(biāo)簽粘貼在產(chǎn)品包裝箱上。
3.3體外診斷試劑的訂購
每個體外診斷試劑的使用科室都確立一名試劑訂購責(zé)任人，由該責(zé)任人在該醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部辦公平臺上提出領(lǐng)用試劑的申請，再由相關(guān)工作人員進(jìn)行審批。試劑使用科室在取得申購確認(rèn)后，再由試劑管理部門工作人員負(fù)責(zé)聯(lián)系相應(yīng)的供貨商送貨。貨物到達(dá)科室后，由科室試劑訂購責(zé)任人、試劑管理部門工作人員及供貨商三方共同驗貨。在產(chǎn)品的包裝箱上粘貼有二維碼標(biāo)簽，碼中產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品編碼、配送商、產(chǎn)品品牌、產(chǎn)品原產(chǎn)地、進(jìn)貨單位、產(chǎn)品有效期限、藥品注冊證期限或產(chǎn)品醫(yī)療器械、產(chǎn)品注冊證號、產(chǎn)品合格證號等一系列有關(guān)數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)與實際貨物逐一核對無誤后，試劑管理部門工作人員使用數(shù)據(jù)采集器讀取二維碼，并錄入數(shù)據(jù)庫。然后由科室試劑訂購責(zé)任人將試劑入庫。
3.4體外診斷試劑的報銷與結(jié)算
試劑管理部門工作人員在每月月底將每家供貨商入庫試劑總量進(jìn)行匯總并通知供貨商攜帶相關(guān)送貨憑證進(jìn)行核對，核對無誤后通知供貨商開具相關(guān)金額的發(fā)票到試劑管理部門辦理結(jié)算手續(xù)。最終將已審核確認(rèn)的票據(jù)信息交由財務(wù)管理部門進(jìn)行最終的審核和報賬工作。使用數(shù)據(jù)采集器錄入省去了以往的手工錄入，將數(shù)據(jù)采集器上的有關(guān)數(shù)據(jù)上傳到電腦數(shù)據(jù)庫中，擺脫了以往的紙張管理辦法，節(jié)省了人力及物流成本，使無紙化辦公成為可能。二維碼的運(yùn)用滲透到體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)部門的工作人員都可以通過登入院內(nèi)辦公平臺查詢各批次的體外診斷試劑的相關(guān)信息，還可通過各自移動終端上的掃碼功能在產(chǎn)品的外包裝上查詢到產(chǎn)品的相關(guān)信息，追溯產(chǎn)品的來源，使得體外診斷試劑的管理工作更加規(guī)范化和透明化。
4對實現(xiàn)體外診斷試劑二維碼管理的幾點思考
①實現(xiàn)體外診斷試劑的二維碼管理可以有效的控制檢驗成本，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的所有體外診斷試劑的采購都由試劑管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理,在試劑的準(zhǔn)入環(huán)節(jié)由試劑管理部門負(fù)責(zé)收集、匯總及審核資料。并會同財務(wù)、審計、監(jiān)察、紀(jì)委、試劑使用科室等相關(guān)管理部門及供貨商共同詢價、議價、定價?？梢詮娜矫姘盐赵噭﹥r格、控制試劑成本。并將準(zhǔn)入產(chǎn)品的一系列信息錄入數(shù)據(jù)庫生成二維碼，一種試劑就對應(yīng)一個編碼。使產(chǎn)品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了檢驗成本。
②二維碼技術(shù)的實現(xiàn)提高了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作效率，以往在體外診斷試劑管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的票據(jù)，需要各個部門安排專人進(jìn)行錄入、核對以及保管，而二維碼技術(shù)的介入實現(xiàn)了無紙化辦公，并使體外診斷試劑從準(zhǔn)入、出庫、運(yùn)輸、到貨、驗貨、結(jié)算等各個環(huán)節(jié)都做到了與電子數(shù)據(jù)庫的無縫對接，使體外診斷試劑的各個環(huán)節(jié)的重要信息都可以方便快捷的傳入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，大大提高了體外診斷試劑的工作效率，并且能使體外診斷試劑管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性大大的提高。
③通過二維碼技術(shù)將所有產(chǎn)品都建立了相應(yīng)的電子檔案，將試劑管理工作由紙質(zhì)管理過渡到電子化檔案管理，提高了試劑檔案管理的效率、提高了試劑檔案管理的準(zhǔn)確性，節(jié)省了人力資源，優(yōu)化了管理模式。并在體外診斷試劑的準(zhǔn)入、訂購、驗貨及結(jié)算實現(xiàn)了全方位監(jiān)管。滿足了國家食品藥品監(jiān)督管理局對醫(yī)療機(jī)構(gòu)試劑管理的相關(guān)要求，使體外診斷試劑管理工作更加合法化、合規(guī)化。
物資采購是煤炭企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一，也是確保煤炭企業(yè)正常運(yùn)行的保障性工作。現(xiàn)在的物價普遍較高，價格波動較大，這對于做好物資采購具有十分重要的意義。筆者結(jié)合煤炭企業(yè)的采購工作，就煤炭企業(yè)降低采購成本的方法進(jìn)行探討。
1.影響采購成本的主要因素
物資采購成本是影響煤炭企業(yè)最大化利潤目標(biāo)實現(xiàn)的重要因素。因此，要想降低每天企業(yè)物資采購成本，就必須對影響采購成本的因素進(jìn)行分析，主要有以下幾個方面的因素：一是采購的價格。采購價格越過，則采購成本就越高，反之亦然。二是采購的數(shù)量。不論是進(jìn)行批量采購，還是進(jìn)行單件采購，都會對采購成本產(chǎn)生直接的影響；三是物流信息對采購成本的影響?，F(xiàn)在是信息時代，物流信息直接影響著采購，如果信息不暢通，就會使采購成本受嚴(yán)重的影響。四是運(yùn)輸方式對采購成本的影響：里程、費(fèi)用、時間等都會影響物資采購成本；除此以外，儲備方式、采購策略、員工素質(zhì)等都會對采購成本產(chǎn)生直接的影響。
2.煤炭企業(yè)降低采購成本的有效方法
2.1完善采購制度，夯實管理基礎(chǔ)
一是不斷完善采購制度。通過構(gòu)建完善的采購制度，來規(guī)范管理，減少部門之間的推諉扯皮，提高工作效率，嚴(yán)防出現(xiàn)各種漏洞。在進(jìn)行物資采購時，必須抓好計劃、審批、詢價、等各個環(huán)節(jié)及各項內(nèi)容。尤其應(yīng)該狠抓招投標(biāo)、合同簽訂與履行及質(zhì)量驗收這幾個關(guān)鍵點。二是狠抓供貨商檔案管理。充分利用計算機(jī)信息技術(shù)。將供應(yīng)商的信息建立專門的檔案進(jìn)行保存，這樣可以對供應(yīng)商的履約實行后續(xù)跟蹤動態(tài)評價，給后續(xù)采購提高重要的參考依據(jù)。檔案信息應(yīng)該統(tǒng)一編號，標(biāo)注好每個供應(yīng)商的聯(lián)系方式、支付方式、期限、品質(zhì)評價、供貨情況等全方位信息。在建立檔案時，必須經(jīng)過嚴(yán)格地審核，只有通過審核的供應(yīng)商資料才能存檔，在后續(xù)的采購中，必須從已經(jīng)通過信息審核的商家中選擇。
2.2注重商家考核，嚴(yán)控采購價格
凡是重要物質(zhì)的供貨商家，必須通過有關(guān)部門的聯(lián)合考核后才能夠列入被選供貨商家的行列。在對供應(yīng)商進(jìn)行考核，可以從以下幾個方面入手：第一，注重品牌及信譽(yù)考核。對于供應(yīng)商的品牌、信譽(yù)等信息進(jìn)行全面摸底調(diào)查，根據(jù)調(diào)查情況，再進(jìn)行初步的論證和分析，初步考核通過后可以先采購少量的物質(zhì)?？梢愿鶕?jù)合作情況及實際需要，慢慢提高采購量，將合作效果好的商家作為來年合作的主要備選對象。第二，建好采購材料價格檔案。采購最核心的就是因素就是價格。在采購信息庫中，不僅要包括計劃價格、報價、合同價，還要收集好不同時期、市場的各種價格信息，確保價格信息的真實、可靠和科學(xué)，為達(dá)到質(zhì)優(yōu)價廉的目的打下堅實的基礎(chǔ)。在采購時，將采購將去上一年度的同期采購價格進(jìn)行對比，原則不能夠超過這一價格。
2.3遵循采購規(guī)律，增加管理實效
市場價格規(guī)一般會隨著季節(jié)及供求情況而不斷變化，因此，在物資采購管理上，只有摸清這種規(guī)律，并嚴(yán)格遵循這種規(guī)律，方能夠掌握好最佳的采購時機(jī)，從而達(dá)到降低采購成本的根本目的。一是根據(jù)季節(jié)變化進(jìn)行采購。以采購木材為例，2月份是采伐期。如果在這個時期能夠根據(jù)全年的木材需求量實行一次采購到位，能夠節(jié)約大量的采購成本。再以采購金屬材料為例，沒到冬季，是鋼材的淡季，容易出現(xiàn)大幅度的價格波動。作為采購人員，必須充分摸清價格變化規(guī)律，瞄準(zhǔn)時間，迅速出擊，在價格低迷是大批量地采購鋼材，也能夠節(jié)約大量的采購成本。二是競爭招標(biāo)。通過競爭招標(biāo)，將采購價格降到最低?？梢远噙x幾個的供應(yīng)商，通過不同商家的相互比較及牽制，從而確保煤炭企業(yè)在談判獲得有利的地位。三是做好應(yīng)急采購。對采購量大、成本高的物資，可以直接與生產(chǎn)制造廠家聯(lián)系，實行直接采購，免去中間環(huán)節(jié)，這樣不但可以大大減少采購成本，而且能夠獲得更好的售后服務(wù)。
2.4做好采購物資的儲備和管理
一是加強(qiáng)物資的使用管理。包括科學(xué)準(zhǔn)確地編制采購計劃，避免過多采購物資而導(dǎo)致擠壓和浪費(fèi)。特別是應(yīng)該加強(qiáng)物資使用過程管理，實行材料儲備、收發(fā)的登記，誰出問題，誰負(fù)責(zé)，堅決遏制人為地破壞煤炭企業(yè)采購的物資，想方設(shè)法減少物資的消耗。二是盡可能地采購性價比高、經(jīng)濟(jì)實惠的材料，以達(dá)到節(jié)約降耗的根本目的，這也是降低采購的一個重要途徑。
結(jié)語
綜上所述，降低采購成本是實現(xiàn)煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的重要途徑。作為采購部門，必須充分了解影響到采購成本的諸多因素，不斷完善采購管理制度，建立供應(yīng)商的檔案信息庫，注重商家的考核，嚴(yán)格遵循采購規(guī)律，嚴(yán)控采購價格，并注重物資的使用管理，只有做好這一系列的工作，才能夠從根本上達(dá)到降低采購成本的目的。
參考文獻(xiàn)：
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一般地說,基建項目建設(shè)都是招投標(biāo)后由專業(yè)建設(shè)單位實施的,因工程參建單位往往首先考慮經(jīng)濟(jì)效益,把控制工程投資、進(jìn)度和質(zhì)量作為工作中心任務(wù),對工程檔案資料的收集、整編等重視不夠,輕項目文件及檔案資料的現(xiàn)象較普遍,檔案資料收集混亂,質(zhì)量不高,無法做到檔案工作與工程進(jìn)度同步,即使有檔案管理方面的制度也形同虛設(shè),缺乏約束力,起不到應(yīng)有的作用,不能確保工程檔案收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
要解決工程檔案資料收集的這一困窘,筆者認(rèn)為,利用合同控制來強(qiáng)化參建單位、供貨單位的檔案資料歸集、移交,是行之有效的方法之一。建設(shè)項目的資料大多產(chǎn)生于建設(shè)合同的執(zhí)行過程中。項目檔案資料的收集就應(yīng)該從合同抓起。企業(yè)要在與施工方、監(jiān)理方、設(shè)備供貨商簽訂合同時就將檔案資料的歸集、移交提出具體細(xì)致的要求,設(shè)立專門條款,明確規(guī)定設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等;規(guī)定施工單位、供貨商的資料移交手續(xù)與“質(zhì)量保證金”、“工程結(jié)算”、“工程尾款”等掛鉤,通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施,強(qiáng)化各參建單位的責(zé)任,以及相關(guān)經(jīng)濟(jì)處罰措施,與其經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。同時,在合同執(zhí)行過程中,要認(rèn)真進(jìn)行檢查督導(dǎo),并以合同內(nèi)容為依據(jù),對施工方加以考核,督促,定期召集有關(guān)參建單位檔案管理人員參加檔案資料收集工作協(xié)調(diào)會議,通報各項工程項目進(jìn)度和該項目檔案資料收集工作進(jìn)度,促進(jìn)施工方、供貨方及時做好資料整理、歸檔和移交,避免完工后再補(bǔ)資料。這樣,利用合同控制,輔以經(jīng)濟(jì)手段,從源頭抓檔案資料的收集工作,可以達(dá)到較好的效果。
二、投資方與建設(shè)方雙方擔(dān)責(zé),共同負(fù)責(zé)檔案資料的收集
基建項目的檔案資料的收集工作是一件十分復(fù)雜的工作,投資方與建設(shè)方必須協(xié)作作戰(zhàn),共同全程負(fù)責(zé)檔案資料的收集。一般地說,因為項目建成后為投資方長期使用,投資方比較重視檔案資料的收集;筆者認(rèn)為,建設(shè)單位同樣應(yīng)該十分重視工程檔案資料收集工作,須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)分管,配備檔案資料管理人員,統(tǒng)一管理工程檔案資料。項目檔案資料的收集工作,建設(shè)方不能馬虎從事,投資方不能被動地接收,因此,最好的方法是雙方明確項目檔案員全程跟蹤收集。這里,雙方領(lǐng)導(dǎo)的重視無疑是非常重要的,可以設(shè)立一個有雙方領(lǐng)導(dǎo)參加的工程檔案收集領(lǐng)導(dǎo)小組,項目雙方各自明確一名或數(shù)名專(兼)基建項目檔案員,作為項目檔案資料收集小組成員,全程負(fù)責(zé)工程項目資料的跟蹤收集工作?；椖抗こ躺婕暗膶I(yè)知識多,雙方檔案資料管理人員要互相配合。一方面,投資方的檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場,收集資料。根據(jù)工程進(jìn)度,與項目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系,針對性地列出需收集的資料名目,主動出擊;另一方面,建設(shè)方的檔案人員要做到邊施工、邊收集資料,積極配合,做到資料真實完備、記錄準(zhǔn)確符合規(guī)范要求,及時整理移交。這樣,投資方與建設(shè)方共同擔(dān)責(zé),可以確保資料收集工作有序進(jìn)行。
三、注重項目電子檔案資料的收集
1. 要第一時間收集電子檔案資料。在基建項目中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖紙等檔案資料人們比較看重,而計算機(jī)中的各種電子文件往往不會引起人們的重視,有時會忽視它的檔案資料價值,沒有及時的收集存儲。而沒有及時收集存儲的電子資料很容易因為主觀或客觀的原因而消失,如病毒的入侵、人員的誤操作、存儲介質(zhì)容量不夠等等。因此,我們要十分注重電子檔案資料形成后第一時間的收集、備份,并存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。
2. 要盡量運(yùn)用通用軟件、采用標(biāo)準(zhǔn)格式存儲。隨著技術(shù)的進(jìn)步,計算機(jī)的各種軟件版本升級頻繁。要保證信息的長期保存和便捷利用,我們應(yīng)該盡量采用使用廣泛的通用軟件,同時盡量采用標(biāo)準(zhǔn)格式的儲存方式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式;通用軟件產(chǎn)生的電子資料,收集時應(yīng)注意收集其軟件版本型號和相關(guān)參數(shù),并注意相關(guān)軟件的版本適用性。專用軟件產(chǎn)生的電子文件如不能轉(zhuǎn)換為通用格式,應(yīng)注明專業(yè)軟件的名稱和版本,或者在收集時連同專用軟件一并收集,為今后檔案的檢索和查詢提供必要條件。
3. 要切實做好電子檔案資料的安全管理。電子檔案資料收集的安全管理萬萬不可忽視,它是后期資料整理的前提。目前,網(wǎng)絡(luò)使用日益廣泛,項目管理中又存在經(jīng)常大量的與相關(guān)方進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和傳遞。要防止病毒傳播,必須做好項目電子檔案資料的安全管理。首先是該加密的要及時加密,以限制無授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進(jìn)行編輯、復(fù)制等;其次,保存項目電子檔案的計算機(jī)應(yīng)專人使用和管理,經(jīng)常修改登錄密碼。再次是安裝并及時更新殺毒軟件,及時進(jìn)行備份等。
四、工程項目檔案資料收集應(yīng)“不分巨細(xì)”忌“抓大放小”
基建項目檔案資料門類多、來源廣、周期長、內(nèi)容雜,收集工作十分繁復(fù)。整個建設(shè)項目應(yīng)該收集的檔案資料數(shù)量龐雜,有“大”(如勘測設(shè)計圖紙)有“小”(如一項檢測記錄),我們進(jìn)行資料收集時應(yīng)該“不分巨細(xì)” 悉數(shù)保存。同時,我們在資料收集時切忌“抓大放小”。在收集資料時,重要的會議記錄、圖紙等“大資料”我們往往會及時收集,而建筑材料單據(jù)等“小資料”卻常常被忽視。這種情況必須引起我們足夠的重視。在收集過程中,凡是具有保存價值的各種形式的歷史記錄,必須應(yīng)收盡收。尤其要做好項目建成后行將消失或?qū)⒈浑[藏的部分的資料,行將消失的部分如在拆遷過程中形成的材料,包括拆遷前的實景照片、錄像、前期測量圖紙、拆遷協(xié)議等;項目建成后將被隱藏的部分如地基資料、地下管線資料等。原始的東西往往是最寶貴的東西,在大量的收集留存的基礎(chǔ)上“去粗取精”,才能夠確保基建項目檔案整理工作的高質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
[1]國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局:基本建設(shè)項目檔案管理辦法.
在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的過程中，采購是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，同時采購更是企業(yè)產(chǎn)品成本控制的重中之重，控制企業(yè)的采購成本對于不斷提升企業(yè)的綜合競爭實力來說具有高度的戰(zhàn)略意義。特別是在全球經(jīng)濟(jì)一體化背景下，企業(yè)要想在這樣激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須要做好企業(yè)采購的成本控制，采取積極的應(yīng)對措施，通過控制采購成本來規(guī)避潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，從而有效地促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
一、 影響企業(yè)采購成本的相關(guān)因素
企業(yè)的經(jīng)營和管理的目的始終是為了實現(xiàn)利潤的最大化，收入與成本的差就是企業(yè)所追逐的最終利潤，因此，成本因素直接影響著企業(yè)最終回收利潤的高低。采購成本具有兩大特征，分別是多樣性和動態(tài)性，對企業(yè)采購成本造成影響的主要因素首先是物資采購的價格。采購價格是組成企業(yè)費(fèi)用和成本的重要組成部分，其決定著采購成本的高低；第二是采購數(shù)量。采購數(shù)量首先必須要以批量生產(chǎn)物品核算定額與儲備定額為基本前提，可以說采購的數(shù)量越大，那么單位成本的價格就會越低；第三是物流信息。物流信息簡而言之就是物資性能、價格以及質(zhì)量等綜合信息；第四是物資的配送方式。采購物品的運(yùn)輸里程數(shù)越少那么耗費(fèi)的時間就越短，相應(yīng)的費(fèi)用也就越少，因此采購成本就更低；第五是物品的儲備方式。物品的儲備方式主要體現(xiàn)在運(yùn)費(fèi)、人力以及資金的占用率方面；第六是采購的策略。采購策略必須要具有一定的靈活性和預(yù)見性，才會充分地降低成本的浪費(fèi)，還能夠在一定程度上節(jié)約成本；最后是采購人員的綜合素質(zhì)。采購人員的素質(zhì)是企業(yè)控制采購成本的關(guān)鍵因素，因此，采購人員的專業(yè)素質(zhì)與工作態(tài)度也深刻地影響著企業(yè)采購的成本控制。
二、加強(qiáng)企業(yè)采購成本控制的具體措施
（一）建立健全采購制度
要想提高企業(yè)采購成本控制的有效性就必須首先建立完善、嚴(yán)格的采購制度。在相關(guān)制度中務(wù)必要清晰明確地規(guī)定采購計劃的提出、審批、相關(guān)責(zé)任的落實、供應(yīng)商準(zhǔn)入以及采購方式等；其次，進(jìn)一步完善供應(yīng)商準(zhǔn)入制度與檔案管理。對于那些正式合作的供應(yīng)商，企業(yè)必須要相應(yīng)地建立檔案與考核評價機(jī)制，采用動態(tài)調(diào)整模式，加強(qiáng)供應(yīng)商的競爭，并從中取優(yōu)；最后，建立價格評價體系和價格檔案。從而為采購物資的報價與其歸檔的價格比較提供更好地服務(wù)，并根據(jù)價格的不同，分析研究其形成的原因，并定期收集好相關(guān)的供應(yīng)價格信息，最后在全部準(zhǔn)備工作做好后，對當(dāng)前價格水平進(jìn)行詳細(xì)的分析與評價。
（二）對物資商情要定期分析，時刻把握最佳采購時機(jī)
全面到來的信息時代，使得信息成為了企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵，在當(dāng)前激烈的市場競爭中，誰掌握的最新的信息，誰就獲得了把握商機(jī)的主動權(quán)。企業(yè)務(wù)必要充分地利用市場信息平臺，積極建立采購資源的信息庫，結(jié)合對外部市場的把握以及企業(yè)內(nèi)部的有效管理，充分地收集市場信息，側(cè)重分析信息的特點，全面把握市場的價格走向，讓采購工作時刻保持敏感態(tài)度，準(zhǔn)確把握最佳的采購機(jī)會，從而最大程度地節(jié)約采購資金。
（三）堅持不懈地針對采購人員的職業(yè)道德進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)
企業(yè)在聘任采購人員時，要善于挑選那些精明能干、誠實守信，并且具有較高業(yè)務(wù)水平和采購經(jīng)驗的人員。一旦出現(xiàn)突況，采購人員能夠從容應(yīng)對，并能夠?qū)茖W(xué)的采購提出合理化的建議?？梢哉f一旦在采購人員身上出了問題，那么企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失是不可估量的。因此，企業(yè)必須要加強(qiáng)采購人員的職業(yè)培訓(xùn)，要求采購人員必須要掌握較高的購銷談判知識，能夠清楚地分辨出供應(yīng)商提供信息的真?zhèn)?，從而最大程度為企業(yè)的采購節(jié)約成本。
（四）不斷開發(fā)新的供貨商，促進(jìn)競爭的新局面
要動態(tài)的管理和開發(fā)供貨商。最佳手段是刺激競爭，不斷開發(fā)新的、更有競爭力的供貨商，在供貨商之間營造一種相互競爭的氛圍，從而促進(jìn)供貨商服務(wù)的提升以及價格的合理性，給企業(yè)帶來更好的供貨環(huán)境。
（五）通過密切關(guān)系，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理
供需雙方必須要相互信任，構(gòu)建誠信合作的良好關(guān)系，才能實現(xiàn)采購過程中的雙贏局面。如果這種互利互惠的誠信關(guān)系無法樹立，勢必會導(dǎo)致到企業(yè)成本的的居高不下。因此，必須要加強(qiáng)供應(yīng)商的有效管理，改善供購交易關(guān)系，重新整合供應(yīng)商群體，吸納行業(yè)中具有一定競爭實力的供應(yīng)商進(jìn)入采購的目標(biāo)范圍中，加快供應(yīng)商市場的開發(fā)和培育。
結(jié)論：綜上所述，加強(qiáng)對企業(yè)采購的成本控制對于企業(yè)的生存和發(fā)展來說是至關(guān)重要的。采購成本控制工作的質(zhì)量直接影響到企業(yè)的綜合管理水平。因此，在新時期的新形勢下，我們必須要立足當(dāng)下，因地制宜地從企業(yè)與市場的實際情況出發(fā)，加強(qiáng)對于企業(yè)采購成本控制措施的深入研究，積極借鑒國際國內(nèi)先進(jìn)的管理經(jīng)驗，不斷加強(qiáng)相關(guān)人員的崗位培訓(xùn)，靈活的采取適合本企業(yè)實際情況的采購成本控制策略，從而促進(jìn)企業(yè)物資采購成本的有效控制。
參考文獻(xiàn)：
2．生產(chǎn)耗材采購的管理過程與控制對策。
制定相應(yīng)的管理制度。進(jìn)行物資采購前，首先為生產(chǎn)耗材制定相關(guān)的采購管理制度，建立采購流程，并將責(zé)任以及各個工作任務(wù)落實到各個負(fù)責(zé)人中，及時給予對材料相關(guān)崗位進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
計劃管理生產(chǎn)耗材。工程部門結(jié)合公路項目制定材料計劃時要明確標(biāo)注所需材料的相關(guān)信息，例如名稱、性能、用途、數(shù)量、規(guī)格以及型號等，材料部門在根據(jù)該技術(shù)確定采購計劃后，上報審核。在施工過程中可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整。
生產(chǎn)耗材的價格、品質(zhì)調(diào)查。對材料進(jìn)行采購前首先對價格、品質(zhì)進(jìn)行調(diào)查：①分析材料計劃所需材料的詳細(xì)信息，例如對材料規(guī)格、性能、型號、價格限制、進(jìn)貨批量、使用時間、以及收貨地點等；②根據(jù)上述信息，通過不同方式調(diào)查供貨商以及材料價格等信息；③調(diào)查供貨商的各方面情況，例如營業(yè)執(zhí)照、供應(yīng)能力、企業(yè)資質(zhì)、售后服務(wù)等；④在價格調(diào)查過程中大致判斷材料的質(zhì)量，例如水泥、鋼絞線、瀝青、鋼材、錨具等材料。對于批量較大的材料，例如石灰、石屑、砂、碎石等材料，需抽樣試驗。
生產(chǎn)耗材采購應(yīng)注意事項。在明確材料供貨商后，要注意明確所購材料的各方面信息：①材料的品種、名稱、型號、規(guī)格、交貨狀態(tài)、包裝方式等；②材料的購買數(shù)量、價格、其他費(fèi)用、結(jié)算方式等；③材料的品質(zhì)以及驗收方法；④材料的收貨時間、地點以及方式等；⑤材料所采用的運(yùn)輸工具、方式以及費(fèi)用等；⑥其他。
制定生產(chǎn)耗材驗收要求。根據(jù)所購材料制定相關(guān)的驗收標(biāo)準(zhǔn)：①首先對材料的合格證、檢驗證書以及相關(guān)的技術(shù)指標(biāo)等文件進(jìn)行檢查，要求所有材料均需要具有相關(guān)文字資料。其次，材料需通過目測合格后才可送進(jìn)場，對于不合格的材料上報領(lǐng)導(dǎo)，由上級決定不合格材料的處置；②材料需要在入庫當(dāng)天辦理手續(xù)，同時建立相應(yīng)的統(tǒng)計報表與臺賬，入庫時要求對材料的相關(guān)信息進(jìn)行標(biāo)注，例如入庫日期、數(shù)量、規(guī)格、型號、供貨商等，同時請送貨負(fù)責(zé)人與驗貨負(fù)責(zé)人同時簽字確認(rèn)；③檢驗主要材料時實行雙人檢查制，確保檢驗結(jié)果的正確性。
3．生產(chǎn)耗材采購中的常見問題。生產(chǎn)耗材采購中的常見問題：①采購材料的過程簡單，導(dǎo)致采購管理工作出現(xiàn)獨斷的情況；②采購中重成本而輕質(zhì)量；③采購合同存在漏洞，因合同糾紛引起經(jīng)濟(jì)損失；④生產(chǎn)耗材的價格、品質(zhì)調(diào)查方式過于單調(diào)，成本控制意識不足。
4．生產(chǎn)耗材的成本控制對策。
生產(chǎn)耗材消耗量控制。材料消耗量控制措施：①優(yōu)化施工技術(shù)，在公路工程的施工中推廣節(jié)約用料的新型工藝；②實施材料限額領(lǐng)取制度，以防止材料領(lǐng)取數(shù)量過大造成的浪費(fèi)現(xiàn)象，對于虧料現(xiàn)象要進(jìn)行原因分析，同時采取相應(yīng)的改善措施；③施工現(xiàn)場加強(qiáng)對材料的管理，科學(xué)合理堆放材料，預(yù)防因二次搬運(yùn)材料所造成的倉儲、堆放耗損；④實施余料回收制度，將材料耗損情況最小化。
生產(chǎn)耗材成本的核算。在核算生產(chǎn)耗材的成本時，一是要計算材料原計劃消耗量以及實際消耗量的差異，二是要計算材料價格間的差異，從而核算生產(chǎn)耗材的成本。其中，計算價格差價分兩個方面：①計算施工單位材料采購的實際價格與建設(shè)單位材料預(yù)算價格的差異；②計算分包式施工中，合作施工隊伍材料價格以及施工單位材料采購的實際價格的差異。
機(jī)械設(shè)備與機(jī)械耗材采購的管理過程與控制對策
1．機(jī)械設(shè)備與機(jī)械耗材的采購方式。當(dāng)采購的機(jī)械或機(jī)械耗材具備規(guī)模大、數(shù)量多等特點時，則必須采用邀請招標(biāo)或公開招標(biāo)的采購方式，在保證品質(zhì)的前提下，選取價格較優(yōu)惠的投標(biāo)方。對于需求量較小的機(jī)械耗材則進(jìn)行實地考察，從中選取適合的產(chǎn)品。結(jié)合工程部所需機(jī)械物資的相關(guān)信息制定采購計劃，例如使用時間、規(guī)格以及所需數(shù)量等。
2．機(jī)械設(shè)備與機(jī)械耗材的成本控制。
租賃機(jī)械設(shè)備的成本控制。租賃發(fā)電機(jī)、吊車、壓路機(jī)以及攤鋪機(jī)等機(jī)械設(shè)備時，結(jié)合設(shè)管部門所要求的設(shè)備能力、工程質(zhì)量以及進(jìn)度，采用合適的租賃形式租用機(jī)械。抽查機(jī)械油料的消耗定額，并對租用機(jī)械的進(jìn)場時間以及退場時間合理安排，以提高租用機(jī)械設(shè)備的利用率。
機(jī)械燃油耗材的成本控制。對機(jī)械燃油耗材實施單機(jī)式成本核算，通過單機(jī)登記機(jī)械的燃油、修理費(fèi)以及油等費(fèi)用，掌握費(fèi)用高的環(huán)節(jié)以及原因，并隨時掌握機(jī)械設(shè)備的各項開支情況。每月對登記的各項支出進(jìn)行總結(jié)，同時分析評價使用效果。完善機(jī)械耗材的管理制度以及計量工具，以避免因管理工作不完善而導(dǎo)致設(shè)備分類混亂的情況。
3．日常辦公、生活物資等材料的采購與成本控制。
物資的采購流程。①各部門根據(jù)物資需求做計劃并提交申請表；②行政部視庫存詳情做采購計劃，并上交給領(lǐng)導(dǎo)審批；③成立采購負(fù)責(zé)小組；④對采購物資進(jìn)行市場調(diào)查后進(jìn)貨；⑤物資送到時仔細(xì)驗貨，并辦理入庫手續(xù)。
2儀器設(shè)備的量值溯源
2.1儀器設(shè)備的檢定校準(zhǔn)
儀器管理科室根據(jù)國家有關(guān)計量檢定部門對計量器具檢定/校準(zhǔn)管理的規(guī)定，制定本站儀器設(shè)備的年度檢定/校準(zhǔn)計劃，并負(fù)責(zé)與相關(guān)的計量檢定機(jī)構(gòu)（如省、市計量所）聯(lián)系，采用集中送檢和來單位檢定的方法進(jìn)行，以此來保證監(jiān)測儀器設(shè)備的準(zhǔn)確性和量值可溯源性。年度檢定/校準(zhǔn)計劃應(yīng)包含以下內(nèi)容：儀器設(shè)備名稱、管理編號、型號、生產(chǎn)廠家、檢定/校準(zhǔn)日期、下次送檢日期、檢定/校準(zhǔn)單位、檢定周期等。儀器設(shè)備經(jīng)安裝調(diào)試驗收后或維修后在投入使用前都要進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)，而對輔助設(shè)備（如冷藏箱、純水機(jī)）等非強(qiáng)制檢定儀器設(shè)備，應(yīng)編寫自檢校準(zhǔn)程序并按程序步驟隨時校準(zhǔn)，儀器設(shè)備責(zé)任人應(yīng)積極配合做好儀器設(shè)備的檢定/校準(zhǔn)，認(rèn)真規(guī)范填寫儀器設(shè)備內(nèi)部校準(zhǔn)記錄表，以確保儀器設(shè)備校準(zhǔn)狀態(tài)的可信度。在無法溯源到國家計量基準(zhǔn)的情況下，即儀器設(shè)備既無法送檢也不能自校準(zhǔn)時，可通過參加實驗室比對或能力驗證來證明檢測結(jié)果的準(zhǔn)確有效，也可采用不同儀器比對的方法來確認(rèn)儀器能否滿足監(jiān)測要求。所有通過計量檢定或校準(zhǔn)的儀器設(shè)備在獲取檢定/校準(zhǔn)證書后，儀器設(shè)備管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對檢定/校準(zhǔn)的結(jié)果（技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行確認(rèn)，看是否滿足檢測相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，是否滿足環(huán)境監(jiān)測工作使用要求，并根據(jù)確認(rèn)結(jié)果，按狀態(tài)貼上三色管理標(biāo)識，即：a)合格標(biāo)志（綠色），經(jīng)計量檢定或校準(zhǔn)、驗證合格，確認(rèn)其符合使用要求的；b)準(zhǔn)用標(biāo)志（黃色），儀器設(shè)備某些功能喪失，但檢測所需要的功能正常，且檢定校準(zhǔn)合格的；c)停用標(biāo)志（紅色），儀器設(shè)備經(jīng)檢定校準(zhǔn)不合格或儀器設(shè)備目前狀態(tài)不能使用，但經(jīng)檢定校準(zhǔn)或修復(fù)后可以使用的。
2.2儀器設(shè)備的期間核查
儀器管理科室根據(jù)儀器設(shè)備的性能狀況、使用頻率、使用的環(huán)境條件等要求制定儀器設(shè)備年度期間核查計劃，儀器使用人依據(jù)實驗室制定的設(shè)備期間核查作業(yè)指導(dǎo)書，按年度計劃要求進(jìn)行期間核查，并把核查的內(nèi)容結(jié)果填寫到期間核查記錄表上，儀器管理科室及技術(shù)負(fù)責(zé)人要對期間核查記錄的內(nèi)容結(jié)果進(jìn)行分析、評價、確認(rèn)，確保達(dá)到期間核查的目的。儀器設(shè)備期間核查的主要對象有以下幾種：a)大型或使用頻率較高的儀器設(shè)備；b)儀器設(shè)備易發(fā)生故障時期或排除故障后，不需進(jìn)行校準(zhǔn)時；c)經(jīng)常搬運(yùn)、攜帶到采樣現(xiàn)場進(jìn)行檢測/校準(zhǔn)的儀器設(shè)備；d)外部的環(huán)境條件無法滿足儀器設(shè)備的使用條件，可能導(dǎo)致了儀器設(shè)備的性能指標(biāo)發(fā)生改變等。儀器設(shè)備使用人員主要依據(jù)儀器設(shè)備使用說明書、期間核查作業(yè)指導(dǎo)書、儀器設(shè)備檢定規(guī)程等對儀器設(shè)備進(jìn)行靈敏度、準(zhǔn)確度、精確度的核查，以確定儀器設(shè)備的性能指標(biāo)是否發(fā)生變化，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的真實有效。
3儀器設(shè)備的使用與維護(hù)
儀器設(shè)備管理部門應(yīng)加強(qiáng)對儀器設(shè)備使用人員的學(xué)習(xí)交流與培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識和質(zhì)量意識，使儀器設(shè)備使用人員通過實踐操作和工作交流，深入了解掌握儀器設(shè)備的結(jié)構(gòu)、原理、性能指標(biāo)，不僅要會使用也要懂得維護(hù)。所有儀器設(shè)備特別是精密、貴重，對使用環(huán)境條件要求高的儀器設(shè)備（如ICP等離子發(fā)射光譜儀），使用者必須認(rèn)真填寫儀器設(shè)備使用登記表（如儀器設(shè)備的工作時間、內(nèi)容、工作的環(huán)境條件、運(yùn)行情況等）并定期對儀器設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)、保養(yǎng)。
4儀器設(shè)備的檔案管理
環(huán)境監(jiān)測儀器設(shè)備檔案的管理是實驗室計量認(rèn)證重要組成部分。為了提高儀器設(shè)備的綜合利用率，保證監(jiān)測結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠，環(huán)境監(jiān)測站就要做到規(guī)范、科學(xué)管理儀器設(shè)備檔案。環(huán)境監(jiān)測站的儀器設(shè)備檔案包括電子檔案和技術(shù)檔案等。儀器設(shè)備技術(shù)檔案實行一機(jī)一檔管理，檔案材料應(yīng)包括儀器設(shè)備申請采購到設(shè)備報廢/報停過程的所有材料（如儀器設(shè)備采購申請表、相關(guān)采購合同資料、驗收報告、檢定/校準(zhǔn)證書、作業(yè)指導(dǎo)書、日常使用記錄等）。環(huán)境監(jiān)測實驗室儀器設(shè)備的電子檔案即通過計算機(jī)建立儀器管理動態(tài)信息庫，及進(jìn)行儀器日常報修維修、報（送）檢和編制采購計劃等工作的數(shù)據(jù)庫，實行專人系統(tǒng)管理，為儀器設(shè)備的日常管理提供高效實用的途徑。（本文來自于《能源與節(jié)能》雜志?！赌茉磁c節(jié)能》雜志簡介詳見。）
第二條專項遵循農(nóng)戶自愿申請、共同出資的原則，采取中央補(bǔ)助投資、地方配套和農(nóng)戶自籌相結(jié)合的投資方式。
第三條專項在國家發(fā)展改革委領(lǐng)導(dǎo)下，由國家糧食局負(fù)責(zé)組織實施，各級發(fā)展改革委予以積極配合。省級糧食行政管理部門負(fù)責(zé)研究提出本省的項目建設(shè)規(guī)劃和年度實施方案，負(fù)責(zé)本?。▍^(qū)、市）項目的組織實施。
第四條省級人民政府應(yīng)與國家糧食局簽訂專項建設(shè)責(zé)任書，承諾按規(guī)劃目標(biāo)完成本省農(nóng)戶科學(xué)儲糧專項，落實地方配套資金，組織實施專項建設(shè)，保證裝具質(zhì)量，保證建設(shè)資金安全合理使用。
第二章建設(shè)內(nèi)容與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)
第五條專項的建設(shè)內(nèi)容包括：為符合項目選點要求的農(nóng)戶建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化小型糧倉、配置新型儲糧裝具（圓筒倉、鋼網(wǎng)倉等）（以下簡稱“糧倉”），對農(nóng)戶進(jìn)行科學(xué)儲糧技術(shù)指導(dǎo)。
第六條專項采取中央補(bǔ)助投資、地方配套和農(nóng)戶自籌相結(jié)合的投資方式，中央補(bǔ)助投資比例為30%，其余70%由地方財政配套和農(nóng)戶自籌資金解決。
第三章實施條件
第七條專項原則上應(yīng)安排在前期工作較扎實、積極性較高的商品糧基地縣。項目縣的選擇要根據(jù)本省建設(shè)規(guī)劃，分片集中安排。安排項目的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和行政村的黨支部或村委會應(yīng)具有較好的組織協(xié)調(diào)能力。
第八條東北地區(qū)（含內(nèi)蒙古東部）參與項目的農(nóng)戶，其儲糧數(shù)量應(yīng)在1萬斤以上，其他地區(qū)應(yīng)在2500斤以上。參加項目的農(nóng)戶要自愿提出申請，與縣級糧食行政管理部門簽訂協(xié)議，并承諾所購糧倉5年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓或者變賣。
第九條省級政府應(yīng)提出組織實施本省（區(qū)、市）項目、安排專項資金的承諾，地方配套資金應(yīng)在國家糧食局批準(zhǔn)該省年度實施方案后一個月內(nèi)撥付至省級糧食行政管理部門專賬。地方配套資金無正當(dāng)理由未能按時到位，取消該省項目實施資格。
第四章管理程序
第十條國家糧食局負(fù)責(zé)研究提出全國總體建設(shè)規(guī)劃和年度投資計劃，報國家發(fā)展改革委審批；負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)各省報送的年度實施方案；負(fù)責(zé)項目進(jìn)度、質(zhì)量和資金使用的監(jiān)督檢查和項目實施后效果評價。
第十一條省級糧食行政管理部門負(fù)責(zé)制定全省項目建設(shè)規(guī)劃和年度實施方案，落實地方配套資金；制定選擇糧倉施工企業(yè)或供貨商的辦法；負(fù)責(zé)項目的組織實施、監(jiān)督檢查和竣工驗收；組織建立農(nóng)村儲糧技術(shù)服務(wù)體系。地市級糧食行政管理部門受省級糧食行政管理部門委托，協(xié)助做好項目的進(jìn)度、質(zhì)量檢查和驗收工作。
第十二條縣級糧食行政管理部門負(fù)責(zé)確定參與項目農(nóng)戶的糧倉需求類型；與農(nóng)戶簽訂項目補(bǔ)助協(xié)議，落實農(nóng)戶的配套資金；負(fù)責(zé)糧倉建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)對農(nóng)戶科學(xué)儲糧技術(shù)培訓(xùn)；負(fù)責(zé)建立受益農(nóng)戶檔案資料等。
第十三條省級糧食行政管理部門將全省年度實施方案連同地方配套資金承諾以正式文件報國家糧食局審批。
第十四條各省應(yīng)通過由省級糧食行政管理部門統(tǒng)一組織的公開招投標(biāo)方式選定糧倉供貨商或施工企業(yè)。供貨商或施工企業(yè)的選擇要滿足本省項目布點和實施的實際需要，盡量方便運(yùn)輸，方便農(nóng)民提貨，節(jié)省成本費(fèi)用。已中標(biāo)企業(yè)在專項實施期內(nèi)如無違約行為應(yīng)續(xù)標(biāo)連續(xù)承擔(dān)供貨或施工任務(wù)。
第五章設(shè)計與施工
第十五條專項擬建糧倉要符合《農(nóng)戶小型糧倉建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的各項要求，要采用經(jīng)國家糧食局專家組審查鑒定的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計圖紙。專項所建糧倉要按照國家糧食局的要求進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識。
第十六條國家糧食局組建農(nóng)戶科學(xué)儲糧專項專家組，負(fù)責(zé)審查確定各省倉型、核定概算，對專項建設(shè)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)、進(jìn)度檢查和驗收抽查。各省（區(qū)、市）應(yīng)選定一家糧食科研設(shè)計單位作為本?。▍^(qū)、市）專項建設(shè)技術(shù)支持單位，負(fù)責(zé)本?。▍^(qū)、市）專項的設(shè)計、技術(shù)服務(wù)、糧倉制造質(zhì)量和安裝監(jiān)理等工作。
第十七條各?。▍^(qū)、市）需要對已通過專家鑒定的標(biāo)準(zhǔn)化倉型進(jìn)行修改、完善的，要向國家糧食局提出申請，由國家糧食局專家組對修改后的倉型進(jìn)行審查鑒定。擬采用糧倉的倉型確定后，省級糧食行政管理部門將有關(guān)規(guī)格型號、性能指標(biāo)和核定造價（概算）等報國家糧食局備案。各省必須按照確定的標(biāo)準(zhǔn)圖紙組織招標(biāo)、生產(chǎn)和供貨。
第十八條各?。▍^(qū)、市）要依托有關(guān)糧食科研機(jī)構(gòu)、糧食倉儲企業(yè)等建立省、地市、縣三級農(nóng)戶儲糧技術(shù)服務(wù)體系。
第十九條供貨或施工單位應(yīng)嚴(yán)格按照簽訂的施工或供貨合同和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計圖紙組織施工、生產(chǎn)和供貨，并配合做好售后服務(wù)和技術(shù)指導(dǎo)。供貨或施工單位應(yīng)對所供糧倉統(tǒng)一編號，按農(nóng)戶登記，以備檢查。同時要按照專項統(tǒng)一標(biāo)識要求對所供糧倉刷涂（張貼）永久性統(tǒng)一標(biāo)識。
第六章資金管理
第二十條中央補(bǔ)助資金和地方配套資金應(yīng)設(shè)專賬統(tǒng)一管理，按進(jìn)度直接撥付給供貨或施工企業(yè)。農(nóng)戶自籌資金的管理由省級糧食行政管理部門根據(jù)本省實際情況自行確定。中央補(bǔ)助資金應(yīng)全部用于項目建設(shè)內(nèi)容，不得用于管理費(fèi)等其他費(fèi)用。
第二十一條以省為單位按照項目總投資的1.2％安排資金作為建設(shè)單位管理費(fèi)用（各級糧食行政管理部門履行監(jiān)督檢查、驗收職責(zé)）；安排2%作為技術(shù)支持、制造和安裝監(jiān)理等費(fèi)用（支付給設(shè)計單位或技術(shù)支持單位）；安排0.8%作為國家糧食局專家組費(fèi)用。上述費(fèi)用列入單倉造價測算，并全部從地方配套資金中安排，由省級糧食行政管理部門統(tǒng)一管理，按照工作進(jìn)度支付給服務(wù)單位。
第二十二條各省糧食行政管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照財政資金管理的有關(guān)規(guī)定使用財政資金，專賬管理、?？顚Ｓ?，并及時撥付給供貨方。對于截留、挪用項目資金的省份，除按國家有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任外，國家將不再安排農(nóng)戶科學(xué)儲糧專項。
第七章監(jiān)督檢查
第二十三條農(nóng)戶科學(xué)儲糧專項是擴(kuò)內(nèi)需、保增長、重民生、促和諧的一項重要舉措，是加強(qiáng)農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施和農(nóng)村民生工程建設(shè)、促進(jìn)農(nóng)民持續(xù)增收、保障國家糧食安全的有效途徑，各級糧食行政管理部門要切實加強(qiáng)對項目的管理工作。各?。▍^(qū)、市）糧食系統(tǒng)紀(jì)檢監(jiān)察部門要及時了解項目實施情況，配合做好監(jiān)管工作。國家糧食局將會同紀(jì)檢監(jiān)察部門對項目的實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
第二十四條專項實行受益公示制。項目縣應(yīng)對受益農(nóng)戶和補(bǔ)助金額等在鄉(xiāng)鎮(zhèn)或村范圍內(nèi)張榜公示，接受群眾監(jiān)督。
第二十五條各縣應(yīng)對糧倉進(jìn)行登記、編號，建立農(nóng)戶儲糧新建糧倉檔案。檔案使用國家糧食局編制的統(tǒng)一軟件填寫、匯總、上報。檔案內(nèi)容包括：農(nóng)戶姓名、身份證號碼、地址、聯(lián)系方式、糧倉型號、購置數(shù)量、補(bǔ)貼金額、合同編號等。
第二十六條縣級糧食行政管理部門應(yīng)做到逐戶現(xiàn)場檢查，監(jiān)督工程建設(shè)質(zhì)量和技術(shù)服務(wù)工作，省級糧食行政管理部門應(yīng)組織地市糧食行政管理部門進(jìn)行抽查。
第二十七條項目進(jìn)度實行定期報送制度。各省級糧食行政管理部門應(yīng)于每月25日前將項目執(zhí)行和完成情況報送國家糧食局。主要內(nèi)容包括：資金到位和撥付情況、糧倉供貨或施工單位招標(biāo)情況、制造和安裝進(jìn)度、技術(shù)服務(wù)單位等。國家糧食局根據(jù)項目進(jìn)展情況組織專家組進(jìn)行現(xiàn)場檢查。
第二十八條項目的設(shè)計、施工、設(shè)備購置、技術(shù)服務(wù)等都要依法訂立合同。各類合同需明確質(zhì)量要求、履約擔(dān)保和違約處罰條款，以及雙方的權(quán)利和義務(wù)。
第二十九條對于沒有正當(dāng)理由未按期完成施工、供貨任務(wù)，或施工、設(shè)備質(zhì)量存在較大問題的施工或供貨企業(yè)，除按合同依法追究責(zé)任外，今后不允許再參與農(nóng)戶科學(xué)儲糧專項及糧食倉儲物流設(shè)施建設(shè)任務(wù)。
第八章專項驗收
第三十條專項具備驗收的基本條件為：糧倉全部逐戶到位、質(zhì)量合格并投入使用，能夠滿足農(nóng)戶安全儲糧要求，糧倉性能指標(biāo)符合《農(nóng)戶小型糧倉建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》各項要求，所有工程款或貨款全部支付給施工企業(yè)或供貨商，建立完整的農(nóng)戶儲糧新建糧倉電子檔案并報省級糧食行政管理部門匯總。
第三十一條專項的驗收分為年度驗收和總體驗收兩個階段。年度驗收一般先由縣級糧食行政管理部門組織初步驗收，必須做到逐戶現(xiàn)場驗收。初步驗收后，由省級糧食行政管理部門組織年度驗收?？⒐を炇找钥h為一個子項進(jìn)行，由省級糧食行政管理部門組織，國家糧食局組織抽驗。
每年的項目原則上應(yīng)在7月底前完成，8月底完成本年度項目的年度驗收工作形成年度工作總結(jié)。年度工作總結(jié)主要包括項目實施情況、驗收結(jié)果、資金使用情況等。
國際工程總承包項目的文件資料指從項目投標(biāo)、合同簽訂、工程勘測、設(shè)計、采辦、施工安裝、試運(yùn)投產(chǎn)、竣工驗收、質(zhì)保期服務(wù)，以及工程變更索賠、結(jié)算付款等工程項目實施全過程中形成的不同載體形式的文件資料的總和，具體內(nèi)容包括招投標(biāo)文件、會議紀(jì)要、總包合同、分包合同、施工圖紙、采購詢價訂單文件、承包單位與業(yè)主、國內(nèi)外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產(chǎn)品設(shè)備文件資料、動態(tài)反映項目實施進(jìn)度的日報周報月報、施工技術(shù)程序文件、質(zhì)量檢查文件、項目管理文件、交工驗收文件、變更索賠談判文件等等。此外，值得一提的是，項目經(jīng)理部為參與項目投標(biāo)、開拓市場，收集并整理的工程所在國有關(guān)法律、法規(guī)，當(dāng)?shù)厥袌鲂畔?，自然地理信息，工程實體概況，場地與環(huán)境條件，參與建設(shè)的國內(nèi)外各單位概況等，雖然不屬于某一具體工程項目，但也是項目經(jīng)理部文件信息構(gòu)成中極為重要的組成部分，應(yīng)作為文件資料一個類別，單獨整理保存。
國際工程總承包項目文件資料的特點
形成渠道多，來源地理范圍廣。由于國際工程總承包項目往往涉及一國或多國的業(yè)主、監(jiān)理、合作伙伴、國內(nèi)外供貨商、分包商等等，比如中國石油工程建設(shè)（集團(tuán)）公司在蘇丹承建的各油田建設(shè)項目，業(yè)主是由中國、馬來西亞、加拿大、蘇丹四國組成的大尼羅河石油作業(yè)公司（GNPOC），監(jiān)理是馬來西亞OGP公司，還有英國PB Power公司（Unity電站項目），合作伙伴有芬蘭Wartsila公司（Unity電站、2＃4＃泵站等項目），設(shè)計分包商則是加拿大與中國設(shè)計單位組成的聯(lián)合體，供貨商更是遍布及亞洲、歐洲、北美三大洲十幾個國家和地區(qū)。相應(yīng)地，工程項目文件資料形成于項目經(jīng)理部與上述各方的工作業(yè)務(wù)往來過程中，同時還形成于項目經(jīng)理部內(nèi)部部門之間、項目經(jīng)理部與所屬公司各職能部門之間。
國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標(biāo)、合同文件、與業(yè)主、監(jiān)理、國外分包商、供貨商往來信函等都使用英語。同一文件不同版本之間如果出現(xiàn)異議和沖突，則以英文版本為準(zhǔn)，英文版具有最終的法律效力。
國際工程總承包項目文件資料的管理
國際工程總承包項目文件管理，簡言之就是貫穿于工程實施全過程的文件、圖紙等各類資料的接收、發(fā)放、登記、保管、利用及存檔工作，目的和作用是為工程實施和變更索賠提供有說服力的文件支持，為實現(xiàn)工程項目經(jīng)濟(jì)效益和社會效益最大化提供切實有效的信息服務(wù)。項目文件資料管理應(yīng)適應(yīng)項目管理的需要，為預(yù)測未來和正確決策提供依據(jù)，提高管理水平，為此應(yīng)建立項目文件資料管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)項目管理信息化。
中國石油工程建設(shè)（集團(tuán)）公司蘇丹油田工程項目經(jīng)理部設(shè)立了文件控制部，其主要職責(zé)是在項目投標(biāo)報價和設(shè)計、施工、安裝階段，負(fù)責(zé)項目各類文件資料的收發(fā)傳遞、分類匯總、保管查詢。在項目竣工驗收階段，配合項目施工管理部、質(zhì)量管理部、采辦部等部門，按照合同規(guī)定和業(yè)主要求，將各類竣工文件收集匯總，整理組卷，并遞交業(yè)主。在工程變更索賠階段，則配合合同管理部、計劃控制部等部門，收集整理變更索賠支持文件。在工程項目結(jié)束以后，負(fù)責(zé)收集項目檔案，整理組卷，向項目經(jīng)理部所屬上級公司檔案室移交。
1． 計算機(jī)、通訊網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段的應(yīng)用，為做好文件資料管理，建立暢通、高效的項目信息流程供了必要的硬件基礎(chǔ)。蘇丹油田工程項目經(jīng)理部分成三國（中國、阿聯(lián)酋、蘇丹、）四地（北京、阿布扎比、喀土穆、蘇丹南部黑格里油田現(xiàn)場）辦公，主要物資采購在北京，設(shè)計主要在阿布扎比，項目管理協(xié)調(diào)、投標(biāo)報價主要在喀土穆，施工安裝現(xiàn)場則在蘇丹中南部黑格里。隨著不斷承接新的工程項目，施工地點分布范圍不斷擴(kuò)大，現(xiàn)在同時在蘇丹中南部黑格里、富拉、以及蘇丹紅海之濱港口城市蘇丹港拉開戰(zhàn)線，各施工現(xiàn)場與項目管理指揮中心喀土穆距離都在700公里以上。2003年年初公司專門投資在喀土穆、黑格里、富拉三地與北京之間建立了衛(wèi)星通訊網(wǎng)絡(luò)，電話、傳真更加暢通，電子郵件互聯(lián)網(wǎng)通訊系統(tǒng)也建立起來，三地之間和三地與北京之間信息傳遞狀況有了極大的改善，項目文件資料管理隨著工程的進(jìn)展而進(jìn)行，各類文件資料按照項目管理的要求及時整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字以保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、真實、有效，文件的傳遞處理做到迅速及時，保證項目管理和施工安裝得到所需要的文件、圖紙、數(shù)據(jù)。
二、外資模式下文件工作的特色
傳統(tǒng)內(nèi)資項目上，僅規(guī)定了竣工資料范疇的質(zhì)量保證體系資料的體例，包括用表及文件的排列、組卷，對于工程建設(shè)生命周期內(nèi)的管理類文件，特別是工程有關(guān)參與方(業(yè)主、工程管理公司、施工單位、供貨商等)之間的溝通協(xié)調(diào)類文件，缺乏明確的規(guī)定。從歐美等西方發(fā)達(dá)國家引入的外資文件模式，比我國的傳統(tǒng)文件工作方法嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)很多，下面進(jìn)行一些闡述和介紹。
1 文體(FiIe Type)和分類
外資模式下的各單位間的用于溝通協(xié)調(diào)的管理性文件，英文總稱為Correspondence，該詞直譯是信件、函件、通信的意思，中文可意譯為“文書類文件”。這些文書類文件按文體(FileType)的不同，主要分為以WL種：
(1)信函(Letter)
信函是最主要的文書文件。項目的各參與方――業(yè)主(建設(shè)單位)、工程管理公司、施工單位(及供貨商)――等單位之間，都可使用(但限于有合同關(guān)系。無直接合同關(guān)系的承包商之間，或承包商與業(yè)主或管理公司管理的供貨商之間等，不可以發(fā)生直接聯(lián)系。本項也適用于其他文體)，平等地闡述各自的意見。其內(nèi)容涉及通報、通知、通牒、意見等，是外資項目上最常用、最重要的一種文體。
(2)文件傳遞單(Transmittal)
文件傳遞單(Transmittal)主要用于如下類型文件：圖紙等施工類設(shè)計文件，地質(zhì)勘察報告、水文勘察報告等勘測類的設(shè)計文件，設(shè)備圖紙等供貨商設(shè)計技術(shù)文件，合同、協(xié)議等重要文件，前期文件，不易歸類的非常規(guī)零星文件，其他的發(fā)文單位認(rèn)為重要的、應(yīng)采用文件傳遞單形式的文件。
與收文登記簿相比，文件傳遞單具有信息容量大、有格式、有編號、有審批程序等特點。
(3)會議紀(jì)要(Minute of Meeting)與傳統(tǒng)的會議紀(jì)要基本相同。
(4)報告(Report)
從報告周期來分，可分為日報、周報、月報等，從內(nèi)容上來分，分為施工報告、采購報告、質(zhì)量報告、綜合報告等等。內(nèi)資項目的報告，主要有“事故調(diào)查報告”或“年度總結(jié)報告”等。而“事故調(diào)查報告”，在外資項目上不屬于“報告”這種文體，適用的是Letter(信函)格式，內(nèi)資項目的“年度總結(jié)報告”，相當(dāng)于外資項目模式的“年度報告”(但是，外資項目上很少出現(xiàn)年度報告，長周期的報告一般為月報，年度報告有時用每年最終一期的月報來反映全年情況)。它要求有關(guān)承包商按照一定的格式和內(nèi)容深度的要求，周期性的將報告期內(nèi)的工程人力動員情況、天氣狀況、施工進(jìn)度狀況、質(zhì)量狀況、安全文明生產(chǎn)狀況、材料設(shè)備采購和運(yùn)輸?shù)截洜顩r、設(shè)計進(jìn)度情況、試車試生產(chǎn)準(zhǔn)備狀況等工程的方方面面進(jìn)展情況，匯報給工程管理公司(或業(yè)主)?？梢哉f，Report這種文體，相對于內(nèi)資項目的“報告”，可謂是一種強(qiáng)化。
(5)指令單(Instruction)(或現(xiàn)場指令單，Site Instruction)業(yè)主／管理公司等工程管理方發(fā)給承包商／供貨商的明確要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令)，是一種下行文。
現(xiàn)在，一些外資模式的工程項目上，業(yè)主或工程管理公司對承包商的要求、指令，也用信函形式。個人認(rèn)為，雖然此舉“簡化”了文體，但是，因為信函是一種特別正式的文書文件形式，許多工程管理具體事務(wù)的管理，使用信函形式顯得太過莊重，不適用采用信函文體。而“指令單”這一文體的缺失，導(dǎo)致許多工程管理的具體業(yè)務(wù)要求、通知等事項，采用了口頭指示、口頭意見的形式表達(dá)，這是不利于工程管理正規(guī)化、可追溯性的基本要求。
此外，在一些外資模式項目上，存在Instruction這種文體，但僅適用于業(yè)主或管理公司要求施工單位從事一些合同外工作的通知，是合同中工作量的增補(bǔ)文件，可被看成合同的補(bǔ)充附件。這種意義上的Instruction文件，實際上限制了Instruction文體的應(yīng)用，上述的弊端仍然存在。
按文體分類，是外資項目上文件工作的一大特點。每種文體的文件，又按來文單位進(jìn)行存放。如信函類文件，又劃分為A單位來函(Lettersfrom Organization A)，B單位來函(Letters from OrganizationB)，發(fā)給A單位的信函(Letter s t0 Organization A)，發(fā)給B單位的信函(Letters t0 Organization B)，等等。確切地說，外資項目上的文件，采用的是文體+單位的分類辦法，其實質(zhì)是問題+單位的分類法。
2 編號
外資模式下，信函、文件傳遞單、指令單這幾個文書類文件，通常采用如下編號方式：
其中，-AAAA：項目代號，通常為四位英文或英文+數(shù)字的形式。
以上編號的重要特征，也是外資文件工作模式的又一大特點，是分類法和編號的統(tǒng)一。具體的說，就是“文體+單位”的分類法和文件編號的統(tǒng)一。這種分類方法，具有簡單、直觀、易懂、易于操作的特性，還可以被直接當(dāng)成檔案號。因為這種編號方式比較科學(xué)，自成系統(tǒng)和體例，文件也可直接成為檔案，文號也可以直接作為檔案號，文書工作可方便地轉(zhuǎn)化為檔案工作，大大減輕了檔案人員的整理工作難度和工作量。
文件分主送和抄送。一封管理公司的信函(或指令單)要發(fā)給多個承包商，這些承包商不分主次，即有多個主送單位的情況下，該如何進(jìn)行編號呢?筆者在實踐中，創(chuàng)造了用“ALL”來代表多個收文單位的方法，避免了相同內(nèi)容的文件分別編號、重復(fù)審批的情況。
3 格式
外資文件模式下，不允許出現(xiàn)在白紙上寫幾句話就成為正式文件的情況。通常，文件都有一定的格式。文件的格式設(shè)計，通常要求遵循如下原則：
(1)文件要素齊全的原則。文件應(yīng)具備如下基本要素：發(fā)文單位的信息(發(fā)文單位名稱、Logo、項目負(fù)責(zé)人、電話號碼、傳真號碼、公共郵箱等)、收文單位的信息(收文單位的名稱、Logo、項目負(fù)責(zé)人、電話等常用聯(lián)系方式等)、文件編號、擬稿人、文件編號、簽發(fā)人等。有時還有審核人、文體標(biāo)識等。對于信函和指令單，還必須有文件題名(即主題、
文件名)。
(2)簡潔、美觀、大方的原則。建設(shè)項目有了格式的要求，一份文件，即使不看內(nèi)容，僅掃視一眼，也能大體判斷出文件屬于何種文體，是哪個單位產(chǎn)生的文件，客觀上便于文件的管理和利用。筆者在工作中，鼓勵有關(guān)的承包商設(shè)計出有自己單位特色、風(fēng)格的文件格式，只要符合以上兩項要求就行了。
4 標(biāo)識
標(biāo)識也是外資模式文件工作的一個特色，具體的講，標(biāo)識有以下幾個層次的含義：
(1)對文件的標(biāo)識
通常用文件的首頁上部加蓋特定的印章。這些印章可分為三類：收發(fā)狀態(tài)的標(biāo)識章，文件性質(zhì)的標(biāo)識章和文件內(nèi)部處理過程控制用的印章。收發(fā)狀態(tài)的標(biāo)識包括：發(fā)文章、收文章、急件章(Emergent)、已傳真(Faxed)等I文件性質(zhì)的標(biāo)識有機(jī)密章(Confidential)、復(fù)制件(copy)、注釋章(蓋在要注釋、評論處的手形指示符號印章)等，文件內(nèi)部處理過程控制類印章有傳閱章等。這些印章很多是通用印章，可從印章公司或文具商場購買(建議購買原子印章)，還有一些是有發(fā)文單位自己設(shè)計的、有自己單位名稱或Logo的訂制印章。前兩類印章使用較普遍。
(2)對文件夾的標(biāo)識
外資模式下，文件通常用文件夾存放(特別是打孔文件夾)。這些文件央的卷脊上，通常都標(biāo)識著項目名稱、文件類別等。文件夾內(nèi)也用分頁紙將不同的細(xì)分小類隔開。
(3)對文件柜的標(biāo)識
通常，在文件柜上也打上標(biāo)簽，標(biāo)識柜中文件的類型。對文件夾和文件柜的標(biāo)識，相當(dāng)于檔案管理中的對檔案盒和檔案柜的標(biāo)識。對文件的標(biāo)識，是文控領(lǐng)域特有的。它與工程文件時效性強(qiáng)、可追溯的要求相適應(yīng)。文件上的標(biāo)識，提供了文件登記表、文控軟件等工具之外的查閱文件特定信息的新的、簡捷的途徑，并且因它是第一時間產(chǎn)生的，所以標(biāo)識的可信性應(yīng)高于文件登記表等其他工具。
從上面的介紹中，我們可以看到，外資模式下，文件不單純是它本身，它還被賦予了分類方法、檢索工具等多種功能。
5 文件統(tǒng)一收發(fā)制度和文件審批制度
這是外資模式文件工作的兩項基本制度。
文件審批制度指項目所有外發(fā)的文件，在有關(guān)人員起草完成后，須經(jīng)項目主要負(fù)責(zé)人(如項目經(jīng)理、現(xiàn)場經(jīng)理等)簽發(fā)后才能生效，發(fā)給相關(guān)單位。(如項目主要負(fù)責(zé)人不在現(xiàn)場，則由其指定人員簽發(fā)。)該制度保證了項目主要負(fù)責(zé)人對項目的領(lǐng)導(dǎo)，保證了一個單位“用一個聲音說話”。
文件統(tǒng)一收發(fā)制度要求項目各參與單位，都設(shè)立專職的文控人員，文件應(yīng)由專職的文控人員進(jìn)行收發(fā)傳遞和登記、處理，保證了項目文件工作始終處于文控人員的控制范圍之下。文件統(tǒng)一收發(fā)制度下，文控人員對外發(fā)文件應(yīng)履行形式審查和部分程度上內(nèi)容審查的義務(wù)，凸顯了文控人員在項目運(yùn)作中的重要作用。文件統(tǒng)一收發(fā)制度是文件審批制度的重要保障。
需要特別說明的是，“文件統(tǒng)一收發(fā)制度”所指的文件，不是泛指項目所有文件，主要指文書類文件(Correspondence)如信函，會議紀(jì)要、各種Report(報告)、指令單、文件傳送單等。設(shè)計文件。如圖紙、勘測報告、設(shè)計變更、工程設(shè)計問題聯(lián)絡(luò)單等。質(zhì)量保證報驗資料等。
以上三類的文件，指的是正式版本的、生效的或有效的文件。非正式的文件，如供業(yè)主或管理公司審核的而非正式用于施工的圖紙，通常不應(yīng)由文控人員傳遞，而是由設(shè)計院直接發(fā)給業(yè)主工程管理方的相關(guān)技術(shù)人員，業(yè)主方人員審核后，將意見或修改后的圖紙直接返回設(shè)計院。否則的話，頻繁修改的中間階段的圖紙如也經(jīng)文控人員處理的話，難免不引起混亂，有關(guān)的登記工作、版本標(biāo)識工作也很難進(jìn)行。
6 文控工作在國際工程管理總承包工程中的作用
外資模式下的文件工作人員，英文稱之為Document Controller，直譯稱為文控人員或文控工程師。文控人員的主要職責(zé)，有如下幾個方面：
一是管理與文件有關(guān)的各種事務(wù)，如文件的收發(fā)、登記、存檔、查找、提供利用、編研等，二是對于使用文控軟件的項目，負(fù)責(zé)將各種文件的特征數(shù)據(jù)及文件的電子版錄入軟件中；三是檢查指導(dǎo)承包商的文件工作，保證項目各種信息得到迅速的傳遞和反饋，保證項目的順利進(jìn)行；四是對本單位內(nèi)部的文件處理過程進(jìn)行管理和控制，從文件工作的角度保證項目的運(yùn)作。
國際工程管理總承包模式相較之前出現(xiàn)的其他模式，最大的不同是專業(yè)工程管理公司的引進(jìn)并在工程管理中發(fā)揮主導(dǎo)地位。工程管理公司異常重視管理技術(shù)和管理手段，可以說，管理是管理公司的生命和存在的意義。管理技術(shù)要求管理行為有良好的可追溯性，要盡量書面化，對這些書面文件的管理就是國際工程管理總承包模式下的文件工作。
可以說，工程有兩個驅(qū)動力，一個是進(jìn)度／計劃驅(qū)動，一個就是事件／文件驅(qū)動。進(jìn)度和計劃是工程中相對不變的因素，而文件代表的是不確定的事件，工程管理就是在解決工程中存在的各類技術(shù)與非技術(shù)的問題，化解各種管理上的矛盾的過程中進(jìn)行前進(jìn)的，直至工程結(jié)束。在這個過程中，文件是事件的重要的載體和外在形式。對文件的控制和管理，對于工程的重要性不言而喻。
工程文件通常都具有時效性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價，意義重大的特點。特別是現(xiàn)在工程多采用系統(tǒng)化的管理手段，設(shè)計、施工同步配合進(jìn)行(俗稱的“邊設(shè)計、邊施工、邊修改…三邊工程”)，加之現(xiàn)代大工程、特大工程層出不窮，項目參預(yù)單位眾多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加強(qiáng)。
并且，國際工程管理總承包模式下的文件工作，文控人員的對象不僅是文件，而且是國際工程管理總承包模式下的文件工作，也符合Is09001質(zhì)量管理體系的要求。Is09001質(zhì)量管理體系的本質(zhì)，就是用文件工作和文件的可追溯性來保證和證明質(zhì)量工作。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質(zhì)，它也特別重視文件的可追溯性。
目前，工程總承包項目管理公司還沒有工程監(jiān)理公司一樣，有專門的國家法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。如國家出臺了GB50319-2000《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)范》。對總承包項目管理模式下的文件工作也還處于摸索階段，有關(guān)的立法工作也要盡快提上議事日程。
三、工程文控工作和檔案工作的關(guān)系
許多人將工程文件工作和檔案工作不加區(qū)分，混為一談。實際上，這是兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的概念。兩者的區(qū)別主要有：
a 文控工作是對正在發(fā)生的、現(xiàn)行的文件(歸檔前的文件)進(jìn)行管理和控制，而檔案工作是對歸檔后的文件進(jìn)行管理。
b 檔案是重要的、有保存意義的文件，而文控工作處理的文件，其價值有高有低，有些是在檔案保管期限表的歸檔范圍里的，有些僅是一些記錄，不在檔案保管期限表的收集范圍之列。
1 采購成本對企業(yè)利潤的影響
企業(yè)經(jīng)營主要目標(biāo)是實現(xiàn)利潤增長，而要獲得利潤首先要付出一定的經(jīng)營成本。工業(yè)生產(chǎn)型的企業(yè)生產(chǎn)成本中，占比最大的是材料費(fèi)用。為了更清晰的表述，這里舉例說明：某企業(yè)用其經(jīng)營總收益的50%來采購原材料，其稅前純收益率為10%，也就是每銷售10萬元產(chǎn)品，其獲得1萬元的利潤，但是原材料成本為50萬元，其他開銷為40萬元。如果成本會隨著銷量的變化而變化，那么這家企業(yè)要想多賺10元錢，就要實現(xiàn)利潤率增長10%，而企業(yè)的銷售量和原材料成本又要怎樣變化呢？從下面表1數(shù)據(jù)對比分析可以發(fā)現(xiàn)其中的變化規(guī)律。
從上表中可以發(fā)現(xiàn)：企業(yè)要實現(xiàn)利潤收入增加10元，就業(yè)增加10%的銷量，也就是要將銷售收入增加到1100元，而相應(yīng)的其采購成本和其他費(fèi)用也要增加到550元和440元；如果采購成本縮減2%，就可以將成本降低到490元，而這樣也可以實現(xiàn)利潤增長10%，同樣可以增加相同數(shù)量的企業(yè)的稅前收益。但是，同降低采購成本相比，增加銷售額的付出五倍的努力，采購成本占比越大，二者之間的差異也會越大。因此，企業(yè)要向增加利潤收入，可以優(yōu)先考慮采用降低采購成本的做法，因為其比提高銷售額見效更快。換言之，企業(yè)要將提升經(jīng)營效益的重點放在控制采購成本上面。
2 企業(yè)采購現(xiàn)狀及分析
隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷加劇，現(xiàn)代企業(yè)面臨著更加激烈的市場競爭，市場需求和競爭正朝著多樣化和個性化的方向發(fā)展。采購作為企業(yè)重要的經(jīng)營活動之一，其地位和作用日益重要起來。許多企業(yè)的采購成本是其進(jìn)行成本的70%以上，因此存在巨大的改進(jìn)空間。
2.1 企業(yè)在采購物流中存在的問題
經(jīng)本文調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在采購物流方面主要存在以下三個方面的問題：
2.1.1 采購人員的綜合素質(zhì)低
在傳統(tǒng)企業(yè)管理觀念中，采購工作是沒有任何技術(shù)含量的崗位，這是過去我國長期存在的買方市場所形成的認(rèn)識。隨著市場體制的不斷完善，影響市場價格的變化因素不斷增多， 采購人員必須要綜合分析市場各因素的變化才能夠制定最佳采購方案。而這其中就需要運(yùn)用到各種分析方法和知識技能，對采購人員提出了更高的素質(zhì)要求。
2.1.2 采購績效評估制度不健全
這是企業(yè)內(nèi)部管理體制建設(shè)方面的工作，采購人員在結(jié)束一個采購項目之后，要及時開展項目完成情況總結(jié)工作，分析不足與缺陷，制定相應(yīng)的改進(jìn)方案和措施，并形成工作經(jīng)驗推廣，只有這樣才能夠不斷提高總體采購工作效率。
2.1.3 供應(yīng)商不穩(wěn)定
企業(yè)應(yīng)對物資供應(yīng)意外情況的能力不足，沒有制定完善的應(yīng)急方案和制度。當(dāng)原材料供應(yīng)緊張時，市場價格會上漲，會直接增加企業(yè)的采購成本，降低企業(yè)的綜合經(jīng)營效益。因此，企業(yè)采購部門要制定穩(wěn)定的物資供給保障機(jī)制，發(fā)展長期固定的物資供應(yīng)商，以有效應(yīng)對原材料市場價格的波動。
2.2 企業(yè)在采購成本中存在的問題
在企業(yè)采購活動中，主要涉及到價格、質(zhì)量、批量問題。本文接下來重點分析這幾方面存在的主要問題：
2.2.1 采購成本中存在的價格問題
（1）企業(yè)采購過于偏重價格談判
傳統(tǒng)的采購模式下，采購人員將大部分精力放在與原材料供應(yīng)企業(yè)的價格談判工作上，力求更低的采購價格來控制采購成本。但是在爭取價格折扣的時候，卻又忽視了對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限等方面的管理和要求， 這種將價格談判與材料品質(zhì)、交貨期限想脫離的采購模式，大大影響了后期采購的管理效率，降低了采購產(chǎn)品的供給質(zhì)量。這種采購方法顯然難以為企業(yè)真正降低采購成本，是一種低效的工作方法。
（2）價格信息獲取渠道單一，反饋不及時
許多企業(yè)采購人員主要依賴網(wǎng)絡(luò)、報刊以及調(diào)研報告等渠道來獲取采購價格信息，而這種渠道信息往往都具有一定的滯后性，降低了采購決策的正確性。從某種程度上來看，會大大影響企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略的實施，尤其是在準(zhǔn)備推出新產(chǎn)品、開辟新市場時，信息的滯后性會降低企業(yè)應(yīng)對新形勢變化的能力，失去更多的市場與客戶。因此，企業(yè)要努力拓展價格信息來源渠道，不斷提高一手信息的質(zhì)量，為企業(yè)開展決策提供全面、及時和客觀的信息依據(jù)。
2.2.2 采購質(zhì)量問題
采購方與供應(yīng)方?jīng)]有建立有效的合作溝通機(jī)制，企業(yè)采購部門很少有機(jī)會直接參與供應(yīng)方的生產(chǎn)質(zhì)量管理活動，而是借助后期質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)來控制采購產(chǎn)品質(zhì)量。而供應(yīng)商為了贏得訂單，會在采購招標(biāo)會上盡可能的壓低產(chǎn)品價格，以低價策略來提升競爭力，這種結(jié)果往往就是導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)不斷下降，因為供應(yīng)商為了保證在低價水平上盈利，只能采取削減原材料投入的方法來實現(xiàn)，而這必然會降低產(chǎn)品質(zhì)量水平。因此，采購方與供應(yīng)方要建立長期合作機(jī)制，以防止上述情況的發(fā)生。
3 降低企業(yè)成本的戰(zhàn)略采購策略
根據(jù)上述分析，針對企業(yè)采購物流及成本存在的問題，可以采取以下對策：
3.1 建立健全采購過程中的各項制度
3.1.1 建立嚴(yán)格的采購制度
建立一套科學(xué)、嚴(yán)密的采購管理制度，不僅可以規(guī)范企業(yè)采購人員的行為，提高工作效率，還能夠杜絕弄虛作假危害企業(yè)利益的風(fēng)險發(fā)生。采購管理制度要從操作細(xì)則著手，對實際工作流程進(jìn)行明確規(guī)定，為開展各項采購工作提供有效的指導(dǎo)意見。
3.1.2 建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度
企業(yè)要建立完善的供應(yīng)商檔案管理制度，將所有供應(yīng)商資料信息納入到檔案資料當(dāng)中，要將供應(yīng)商產(chǎn)地、信譽(yù)、結(jié)算方式、產(chǎn)品品質(zhì)、生產(chǎn)資質(zhì)等信息記錄到檔案當(dāng)中，并制定專人管理，并保持定期更新信息內(nèi)容。企業(yè)的采購招標(biāo)對象必須從檔案庫中挑選，以保證供應(yīng)商資質(zhì)符合企業(yè)采購要求。同時要建立供應(yīng)商供應(yīng)審查機(jī)制，要聯(lián)合工商、質(zhì)檢等部門的業(yè)務(wù)工作來提高供應(yīng)商的資質(zhì)評審水平，確保審查工作的科學(xué)合理性。
3.1.3 建立價格檔案和價格評價體系
企業(yè)采購部門要針對全部采購材料品種建立價格檔案庫，在制定采購方案之前，要與價格檔案資料進(jìn)行對比分析，確定一個科學(xué)合理的采購實施價格。在不出現(xiàn)意外情況下，采購實施價格必須要不高于價格檔案中的水平，否則要給出詳細(xì)的解釋原因。對于采購數(shù)量較多的材料品種，要建立完善的價格評價體系，有公司各部門負(fù)責(zé)人組成評估小組，要定期更新原材料市場價格信息，并調(diào)整相關(guān)價格分析策略和采購價格決策。這種調(diào)整工作可以每月或者每季度開展。
3.2 降低采購成的途徑和方法
3.2.1 把握價格變動的時機(jī)
市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，產(chǎn)品價格是不斷波動變化的，因此，企業(yè)采購部門要時刻關(guān)注市場供求變化，制定合理的采購方案，把握好最佳采購時機(jī)。實踐證明，這種做法能夠為企業(yè)創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。
3.2.2 以競爭招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商
要提高大宗材料采購工作效率，最可行的辦法就是通過招投標(biāo)，通過對比不同供應(yīng)商的價格，挑選最合適的供應(yīng)貨源。此外，對同種材料，應(yīng)多找?guī)讉€供應(yīng)商，通過對不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。
3.2.3 不斷開發(fā)供貨商，營造競爭局面
供貨商要及時更新供應(yīng)商名冊，要將具有競爭力的供應(yīng)商納入到合作范圍內(nèi)。要不斷提高供應(yīng)商之間的競爭水平，以為企業(yè)采購創(chuàng)造更好的機(jī)遇?？梢灾贫ㄒ惶淄晟频墓?yīng)商評價系統(tǒng)，將技術(shù)、規(guī)模、創(chuàng)新、信譽(yù)等指標(biāo)納入到評估體系當(dāng)中，綜合評估供應(yīng)商的合作潛力，將低于平均得分的供應(yīng)商剔除合作范圍。在每次的招標(biāo)中都要有新的供貨商出現(xiàn)。企業(yè)主要原輔材料的供貨商應(yīng)有3家以上，而且每年應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營實際狀況至少再發(fā)展一家。
3.2.4 加強(qiáng)采購人員的管理，提高采購人員的素質(zhì)
優(yōu)秀的采購人員要具備多種素質(zhì)，擁有豐富的工作經(jīng)驗，高度的責(zé)任感，具有敏感的市場信息嗅覺，能夠勝任多種采購工作任務(wù)。為了避免采購人員作出損公肥私行為，企業(yè)要制定完善的工作紀(jì)律制度，并加強(qiáng)監(jiān)督，不斷提高采購人員違紀(jì)成本。同時，要充分調(diào)動采購人員自主學(xué)習(xí)積極性，不斷提高采購隊伍總體工作素質(zhì)水平。
4 結(jié)語
采購是企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)進(jìn)行降本增效的重要途徑，尤其在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，企業(yè)要想實現(xiàn)利益最大化，不用置疑，一定要重視采購，只有在企業(yè)成本逐漸降低，同時采購來的材料合格的前提下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動才能展開，企業(yè)才能得到發(fā)展壯大才有希望。
參考文獻(xiàn)
[1] 朱芳陽，章秀芝.基于戰(zhàn)略采購的供應(yīng)商選擇指標(biāo)體系研究[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010（07）.
