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嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。不得竊取、出賣和涂改檔案。切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。每季度對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案管理的方法和技巧，要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，堅持依法治檔，確保集中統(tǒng)一管理。要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
一、探究檔案管理的現(xiàn)狀
（一）方式較為傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢，其不注重信息之間的交流與共享，各個部門之間對于檔案管理方式以及經(jīng)驗較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。
（二）技術(shù)落后，各個部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術(shù)先進，可憑借此優(yōu)勢直接與社會企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機制，及時完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術(shù)支持的少數(shù)企業(yè)卻無法實現(xiàn)此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進的技術(shù)支持與資金投入，加強企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經(jīng)驗等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個企業(yè)的電子檔案管理水平。
（三）分離管理，違背社會需求目標：據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及員工出國進行深造、評職稱、被舉薦等，各個方面，都需要其所在企業(yè)出具相應(yīng)的檔案資料進證明，保證其所說完全屬實。但企業(yè)在檔案管理過程中，信息資源的浪費，管理較為分散，各個部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實以及對其價值進行合理估量，這種方式已經(jīng)得到普遍應(yīng)用。
二、利用信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平
1.1 科學(xué)管理質(zhì)量差，檔案利用率低
檔案管理并不是一項簡單的工作，它并不是簡單的將相關(guān)的歷史資料整合在一起，然后將其歸類整理就結(jié)束了，在實際的工作中它需要很多的專業(yè)知識，同時還應(yīng)該充分的做好機密性的工作，使用更加科學(xué)合理的方法將檔案歸納整理最后加以保存。這對一個單位的發(fā)展而言也會產(chǎn)生巨大的作用，但是在實際的工作中，很多工作人員都對檔案管理工作不重視，管理只是一種保存，對其也沒有充分的予以應(yīng)用，所以也存在著比較嚴重的檔案信息資源浪費的現(xiàn)象，這樣也使得檔案管理工作無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
1.2 檔案管理制度存在較大缺陷
很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作都無法予以正確的認識，所以很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作也是比較忽視的，所以在檔案管理制度的制定方面也存在著不小的問題，很多單位在檔案管理制度的建設(shè)上都不夠嚴格、具體、全面，比較常見的問題就是制度制定的過程中存在著非常大的隨意性，而且對目錄的填寫也不是十分的規(guī)范，甚至有些檔案上根本就沒有填寫日期，在實際的工作中，相關(guān)人員對檔案信息的保密工作也不是非常重視，所以很多內(nèi)容都不具備真實性，還有一些重要的機密檔案出現(xiàn)了泄露的現(xiàn)象。
1.3 信息技術(shù)應(yīng)用水平較低
當前，我國信息技術(shù)已經(jīng)處在了一個高速發(fā)展的時期，同時在很多的領(lǐng)域當中都在應(yīng)用計算機技術(shù)，檔案管理中也逐漸開始使用計算機技術(shù)，但是我國當前的檔案管理工作中，信息化和現(xiàn)代化的水平還處在比較低的階段，通常都是安裝幾臺電腦，在檔案管理軟件的選擇上也使用一些相對比較簡單，功能性也不是很強的類型，在現(xiàn)代化管理體系的建設(shè)上還存在著很多的不足，大多數(shù)時候都需要使用人工的方式對檔案信息進行整理和查詢，這樣會嚴重的影響到工作的效率，對檔案信息現(xiàn)代化的發(fā)展也會產(chǎn)生十分嚴重的障礙。
2 檔案管理現(xiàn)代化的幾點措施方法
在當今社會，掌握更多的信息對一個企業(yè)的發(fā)展有著非常關(guān)鍵的推動作用，檔案管理工作就是為了對更多信息進行有效的收集和利用，所以在實際的工作中，需要采取相應(yīng)的措施來強化檔案管理工作，為檔案現(xiàn)代化的發(fā)展清除各種障礙，這樣才能更好的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，具體來說應(yīng)該重點在以下幾個方面多下功夫：
2.1 重視科學(xué)管理，正確對待檔案管理工作
檔案管理工作實際上是一項信息資源的搜集、整理和管理工作，對于很多企業(yè)的發(fā)展和壯大都有著非常重要的作用，所以相關(guān)的單位和部門一定要對檔案管理工作予以高度的重視，在實際的工作中加大對檔案管理 工作的支持，同時還要采取有效的措施不斷的引進人才，這樣才能更好的保證管理的合理性和科學(xué)性，推動我國檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。
2.2 健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2.3 強化計算機技術(shù)運用，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜汀⑺俣瓤?，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。
2.4 現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)
檔案部門目前正面臨著市場經(jīng)濟、信息社會、特別是知識經(jīng)濟的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透。在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的數(shù)字化時代，檔案管理工作要把重點放在數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)上，要培養(yǎng)一批既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)的高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。使之不斷吸取新知識、新思想、新方法，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。另一方面，要對原有工作人員進行培訓(xùn)和知識更新，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，使更多的人能夠熟練掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，以加快現(xiàn)代化管理隊伍建設(shè)。
2.5 實現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能
印章檔案與聲像檔案、名譽檔案等一樣屬于實物檔案，可能有人對于印章檔案是否需要存在疑問，就比如廢舊印章，認為它本身已失去效力，即使銷毀也不會產(chǎn)生不良影響。然而事實上，我們不能忽視一枚印章的效力，它既是權(quán)力的象征，又是一種信物，它是一個機關(guān)、單位或組織的憑證標記，是某種行政行為或商業(yè)行為發(fā)揮作用的憑證，具有一定的法律效力。
1、印章檔案的基本含義
國家檔案局2008年頒布的《印章檔案整理規(guī)則》指出：印章檔案是國家機關(guān)、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有特殊價值的檔案。對印章檔案的正確管理與保存將直接關(guān)系到印章檔案的文史研究、藝術(shù)價值的繼承與發(fā)揚。
2、印章檔案管理基本方法
管理印章檔案，要遵照印章檔案的形成規(guī)律，整理與分類要集中進行，要區(qū)分好各印章檔案的價值；印章收集之后要確保數(shù)量齊全，整理印章檔案時，必須遵守真實性和完整性的原則；檔案歸類和整理印章檔案時方法應(yīng)當科學(xué)規(guī)范；檔案整理完全后，應(yīng)當使用可靠的材料保護檔案，確保檔案能夠完整且長久的保存。
（1）對已收入檔案管理部門進行保管的印章應(yīng)登記造冊，按照每枚印章收進的先后順序、類型、作用進行正確分類并填寫印章交接表。在編制印章目錄時，要以簡明實用為原則，目錄大致可分為順序號、印章名稱、制發(fā)機關(guān)、啟用時間、廢止時間、上交部門、收入時間、數(shù)量、交接人簽名、備注等內(nèi)容。
（2）在登記目錄的同時，每個印章要預(yù)留印模（蓋在對應(yīng)的順序號上）。制作印模時，還要注意一些問題：凡是使用到的工具和材料必須保持清潔；印泥臺以及攪拌用的工具必須為非金屬工具；蓋制印模需要掌握好壓制力度，最好一次成型。蓋出的印模應(yīng)當是文字清晰、圖形完整。印模裝盒時，需要按照排列順序，或者按照印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)印章數(shù)量，排列時一般按照從上到下，從左到右擺放。最好能用不干膠把順序號貼在圖章的實體上，這樣今后查找、管理印章檔案會更加方便。
（3）廢舊印章一般使用較久、印泥較厚，字跡模糊不清。收進前可將印章放進裝有清洗劑溶液的容器中，浸泡一小段時間之后再用軟毛刷子刷洗印章各個面，凹陷處難以清洗的部分，可以用細小而尖的竹簽祧洗，等到印章徹底洗凈后放置在陰涼通風(fēng)處晾干即可。清洗時要選擇恰當?shù)南礈靹?，防止對印章造成不可挽救的毀壞。在清洗時，也有幾點需要注意：在清除印章上的污物時，要盡量保證印章的完整不變形；清洗后的印章，印面和邊款的圖案與字跡應(yīng)當完整清晰；在使用易燃有機溶劑進行清洗時要注意防火；竹簽清洗印章凹陷面的污物時要輕拿輕挑，避免損壞印章表面；印章清洗前期不宜浸泡太久，防止印章老化。
3、印章檔案管理存在的問題及措施
（1）在實際工作中，各類印章因為使用效力、用途和審批權(quán)限，往往分散于各個部門，容易造成“各自為政”、管理失控的局面。行之有效的辦法是指定文檔部門專職負責所有印章的核準、刻制、領(lǐng)取、交接和監(jiān)督使用。印章啟用時，文檔部門統(tǒng)一建立“印章備案登記表”，將印模、啟用日期、保管部門、保管人等重要信息備份、登記在案；印章在交由其它業(yè)務(wù)部門使用保管期間，文檔部門負責跟蹤和監(jiān)督印章交接、作廢和銷毀情況，并在“印章備案登記表“上及時記錄相關(guān)信息。爭取從源頭上實現(xiàn)對各枚印章的備案管理，從而使印章的安全管理和有效監(jiān)控成為可能，由此形成的動態(tài)登記表作為印章管理檔案材料，歸檔保存。
（2）印章檔案的收集范圍力求完整。印章檔案的收集工作并不復(fù)雜，主要歸檔材料范圍包括：印章備案信息表（包含印章啟用、保管、交接、銷毀等過程信息）；蓋章審批材料（包括印章使用審批表和使用登記表等）；印章實物；其它相關(guān)資料（如印章交接清單、憑證和刻制申請表等）。我們在收集檔案的時候，要盡可能把相關(guān)材料收集齊全。
（3）印章檔案的保管價值和期限要區(qū)別對待。不同類型的印章效力也有所區(qū)別，具有不同的法律和檔案價值。一般而言，除法人單位公章基于其特殊法律效力，形成的重要檔案材料需要永久保存歸檔外，其它類型的印章及其形成的檔案材料列為短期保管較為適宜。當然，我們也要根據(jù)實際情況來判斷。
（4）杜絕濫用印章權(quán)限，印章備案制度不可或缺。印章因其特殊性往往隱含著法定的權(quán)威性，為了杜絕某些違法亂紀行為的發(fā)生，每一枚印章的各種權(quán)限都必須進行嚴格控制，印章檔案制作過程應(yīng)當全程受到管理。對于那些不需要歸檔的印章，比如已經(jīng)受損嚴重或者僅在一般性事務(wù)性工作中才使用的印章，要及時銷毀并填寫印章銷毀登記表，將銷毀的登記表及時歸檔。
4、結(jié)束語
嚴格制作印章檔案、加強印章檔案的管理具有許多現(xiàn)實意義，既可以杜絕印章職權(quán)的濫用，又可以切實存檔入檔，讓每一枚印章都有檔可依。施行建檔存檔查檔機制，更有利于把握好每一份印章檔案的來龍去脈。所以說印章檔案作為一種特殊檔案的存在，它不僅僅是文書檔案、名譽檔案等各類型其他檔案的補充，又可以從印章檔案的變遷看到印章持有的單位和個人的發(fā)展和改革，這必然是其他形式的檔案所不能替代的，是檔案收集中不能忽視的環(huán)節(jié)。
參考文獻：
[1]張躍豐，樓亦斗.印章檔案管理初探[J]浙江檔案，1998，4.
1 工程項目檔案概述
項目檔案，指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應(yīng)當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。
工程項目檔案管理工作應(yīng)當堅持“三同時”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時，應(yīng)同時明確項目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對項目檔案的職責；檢查工程進度與施工質(zhì)量時，應(yīng)同時檢查項目文件材料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應(yīng)同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。
2 燃氣工程檔案管理內(nèi)容
燃氣工程檔案管理是對燃氣工程建設(shè)檔案文件進行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作。一個現(xiàn)代化的燃氣企業(yè)，對燃氣工程的檔案管理應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實現(xiàn)檔案為現(xiàn)實服務(wù)的根本目的。
3 燃氣工程檔案管理方法
3.1 科學(xué)系統(tǒng)分類，實現(xiàn)專業(yè)化管理
將檔案科學(xué)系統(tǒng)地分類，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案管理的重點已從過去的文書檔案管理轉(zhuǎn)移到以燃氣工程建設(shè)為主的科技工程檔案管理。
根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結(jié)合燃氣公司檔案的自有特征，將燃氣工程檔案分成以下四類：天然氣工程建設(shè)類、基建類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)燃氣公司業(yè)務(wù)發(fā)展的重點，天然氣工程建設(shè)類最為重要，包括分廠站建設(shè)類（其中包括門站、儲配站、調(diào)壓站、加氣站建設(shè)）及管道工程建設(shè)類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程建設(shè)）。實現(xiàn)這些分類后，就可以有效地對工程檔案進行后續(xù)的專業(yè)化管理。
3.2 編制檔案標準，實現(xiàn)規(guī)范化管理
結(jié)合國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328―2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃氣輸配工程施工及驗收規(guī)范》（CJJ33―2005）、《城鎮(zhèn)燃氣室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗收規(guī)范》（CJJ94―2009）的標準要求，燃氣公司應(yīng)結(jié)合公司實際情況，編制企業(yè)內(nèi)的檔案管理標準規(guī)范，對燃氣工程建設(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進行調(diào)整、補充，確定燃氣工程文件的歸檔范圍，并對歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗收時，力求做到歸檔的燃氣建設(shè)工程文件內(nèi)容真實、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。
3.3 落實檔案規(guī)章制度，實現(xiàn)制度化管理
3.3.1 建立的規(guī)范化
企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實際工作貫徹到燃氣工程建設(shè)管理中，然后再編制貫徹中的相關(guān)制度。它們與工程建設(shè)同步進行，即“工程立項開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。
其次，把文件材料管理納入到設(shè)計單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責范圍內(nèi)，并納入到各工程計劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進行工程驗收時，文件材料是否完整、準確、真實是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔負的責任，并進行考核。
3.3.2 管理的制度化
檔案的歸檔，移交，使用都應(yīng)有相應(yīng)的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時歸檔，可制定財務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，來保證工程檔案資料的完整及時歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴格執(zhí)行檔案的借閱制度，認真履行簽字手續(xù)。對涉及燃氣企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動核心內(nèi)容的商業(yè)機密設(shè)置使用權(quán)限。
3.4 加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
為提高燃氣設(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準確、有效地掌握燃氣管網(wǎng)信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃氣管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門則根據(jù)實際情況，配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過以上定位系統(tǒng)收集到相關(guān)數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤更新處理。對已竣工的燃氣工程檔案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃氣工程檔案進行微機管理，并對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。為使燃氣工程檔案管理更有序、查詢更方便及時，提高查全率和查準率，應(yīng)合理認真使用檔案管理軟件。
3.5 加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，實現(xiàn)檔案人員多元化管理
天然氣是一種易燃易爆產(chǎn)品，而燃氣工程建設(shè)做為一項專業(yè)性較強的建設(shè)項目工程，不僅要求燃氣行業(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)知識和計算機管理檔案的操作技能，而且要有燃氣方面的專業(yè)知識。從而使燃氣行業(yè)檔案人員在對燃氣工程文件材料形成過程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。
為了適應(yīng)新形勢和新技術(shù)對檔案工作的要求，促進城建檔案規(guī)范化、標準化，切實落實住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關(guān)人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門的技術(shù)人員了解了從工程的立項到工程竣工驗收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展，可以提高工程檔案管理水平，確保燃氣工程檔案的歸檔質(zhì)量。
3.6 積極提供服務(wù)，實現(xiàn)人性化管理
1.1科技檔案的管理技術(shù)落后，管理人員的認知低
對科技檔案的管理上，我國企業(yè)普遍存在著管理技術(shù)上的不足。由于企業(yè)科技檔案科學(xué)技術(shù)性較高，種類多元，類型多樣，很多企業(yè)的管理技術(shù)達不到對電子科技檔案的多樣化管理。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足科技檔案的管理任務(wù)和需求。同時很多企業(yè)的管理認知不足，導(dǎo)致科技管理工作相對松散，造成檔案資料的損壞和丟失，嚴重影響到企業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員對于科技檔案重要性的認知較低，對于檔案管理工作不重視，不嚴謹。檔案管理人員對管理工作的輕視，忽略了科技檔案的長遠重要性，往往在工作中會出現(xiàn)檔案流水，檔案損壞等失誤。
1.2對技術(shù)資料歸檔的缺失
對于企業(yè)現(xiàn)階段科技檔案的管理上，企業(yè)更重視的是文件資料的收集工作，而忽視了一些技術(shù)性資料的歸檔。不同于傳統(tǒng)的檔案管理，科技檔案的管理不僅僅需要對數(shù)據(jù)的采集和歸檔，還有很多非原件的技術(shù)資料也需要做好歸檔?？萍紮n案旨在做好企業(yè)科技水平的記載，為日后企業(yè)的發(fā)展墊底基礎(chǔ)。技術(shù)資料是企業(yè)生產(chǎn)力的發(fā)展過程中直接產(chǎn)生的，具有重要依據(jù)的參考資料。但是企業(yè)往往會出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理上的弊端，忽視對技術(shù)資料的歸檔工作，導(dǎo)致資料的缺失。同時，由于很多企業(yè)經(jīng)濟條件的不足，對于企業(yè)檔案的管理上經(jīng)費投入較少，影響了檔案資源管理工作的進行。
1.3科技檔案管理的難度大
科技檔案的難度較大。很多科技檔案的存檔工作不僅是局限于紙張上，還有包括影像，圖片資料等電子檔案需要進行歸檔。電子檔案的歸檔比傳統(tǒng)的紙張檔案的歸檔保密性更強，要求的技術(shù)操作更難，需要管理的科學(xué)性和技術(shù)性。目前企業(yè)檔案管理的程序單一，只是按照傳統(tǒng)進行簡單的檔案分類，裝訂，面對種類多樣的科技檔案無法進行有效的管理，沒有達到其管理價值?？萍紮n案的使用率較高，管理效率的低下會導(dǎo)致破損檔案無法及時修補備份，資料丟失。
1.4忽視科技檔案的建立和銜接問題
很多企業(yè)仍存在對文書檔案的建立多過于對科技檔案的建立，缺乏對日?？萍紮n案的積累。往往在需要使用到科技檔案的時候，才會發(fā)現(xiàn)不足。同時企業(yè)的項目管理和科技檔案管理的銜接上也存在著問題。科技檔案的采集主要是針對項目管理中所涉及到的資料，企業(yè)技術(shù)人員對科技資料的交接工作十分重要。
2.加強企業(yè)科技檔案的管理策略
要推進企業(yè)科技檔案管理工作的進行，需要我們建立起完善的管理體系。加強企業(yè)科技檔案的管理工作，有利于提高檔案的管理效率，體現(xiàn)檔案管理的價值。企業(yè)應(yīng)該重視科技檔案的管理工作，制定合理有效的管理體系。
2.1提高對科技檔案管理的重視和管理技術(shù)水平
企業(yè)應(yīng)該提高對科技檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)變科技檔案管理人員的觀念，提高管理人員對科技檔案重要性的認識?？萍紮n案的管理工作相對繁瑣，枯燥，管理人員必須具備良好的工作素養(yǎng)，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，培養(yǎng)其自身的積極性，全身心的投入到科技管理的工作當中。檔案管理人員需要熟悉管理工作的流程，做好資料的采集，記錄和整理。同時企業(yè)需要加強對檔案管理人員管理技術(shù)上的培訓(xùn)，提高管理人員的技術(shù)水平和專業(yè)知識，做到對管理人才招聘的嚴格把關(guān)。管理人員自身也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，開闊視野，了解社會形勢和科技發(fā)展動態(tài)，結(jié)合西方先進的管理技術(shù)和方法，實現(xiàn)管理的方式的多樣化，提高管理效率。
2.2建立電子檔案的管理模式，嚴格執(zhí)行管理規(guī)程
企業(yè)需要針對電子檔案的管理建立獨立的管理模式，電子檔案的管理同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不一樣，不能僅局限于傳統(tǒng)檔案的管理模式。電子檔案需要將一些影音，圖片進行整理入檔，應(yīng)該對電子檔案進行規(guī)模劃分，整理好檔案的存儲位置，多好文件的分類和標記，方便管理。同時也應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)防護，以防系統(tǒng)中毒而導(dǎo)致的資料丟失。企業(yè)也應(yīng)該嚴格執(zhí)行管理流程，做好對科技檔案的采集，整理和入檔保存工作。企業(yè)應(yīng)該制定一系列管理制度規(guī)范管理操作，以防檔案資料的丟失。
2.3加強與其它企業(yè)在科技檔案管理上的交流
要加強與其它企業(yè)在科技檔案管理上的交流，相互借鑒，取長補短，認識企業(yè)自身在管理模式上存在的不足，有利于科技檔案管理工作上的相互促進。同時企業(yè)也可以采用競爭的方式來提升檔案管理人員工作的積極性，重視對科技檔案的管理。
2.4做好科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
隨著科技的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，科技檔案管理逐漸走向數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化。針對科技檔案的管理，企業(yè)需要正確的管理軟件，做好對科技檔案的案卷和文件的錄用和檢索。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；人員素質(zhì)
為貫徹執(zhí)行同志對檔案管理工作提出的“加強檔案管理水平”的重要指示，事業(yè)單位需要重點執(zhí)行對檔案管理辦法的改進和提高。為適應(yīng)目前經(jīng)濟化、信息化的國際形勢，在進行檔案管理過程中，應(yīng)運用科學(xué)化、現(xiàn)代化的手段，對分析檔案管理工作的不足，通過執(zhí)行方案優(yōu)化和技術(shù)提高使檔案管理過程更加準確、高效，實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理方法，保證各項工作的準確實施。
1提高對檔案管理重要性的認知
檔案是了解人們過去的主要參考資料，記錄了過去人類活動的真實情況，反映了人類活動、客觀社會規(guī)律。因此，檔案管理是保證黨和國家事業(yè)正常進行、發(fā)展的重要部分，具有強大的歷史使命感和國家責任感，是行政事業(yè)單位開展工作的重要執(zhí)行內(nèi)容。另外對行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也極為重要，它直接關(guān)系著事業(yè)單位現(xiàn)代化水平高低，如果不注重檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，檔案信息服務(wù)工作必然會受到嚴重影響。所以，在認識到檔案管理重要性的同時，還應(yīng)對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性有足夠認識，通過落實科學(xué)發(fā)展觀，持續(xù)創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作水平。同時在檔案管理工作中，對檔案管理人員的教育也應(yīng)同步進行，強調(diào)準確執(zhí)行檔案法、增強法制教育觀念、加強檔案管理和服務(wù)意識，貫徹執(zhí)行國家檔案管理制度和現(xiàn)代化建設(shè)的思路。
2提高單位檔案管理水平
檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用，它具有非常高的權(quán)威性，因此最重要的是保證檔案的真實性，這是建立檔案最重要的原則，同時也是檔案管理人員的神圣職責。在對檔案的管理工作中，有關(guān)職能部門應(yīng)遵照管理標準，遵守管理章程，堅定執(zhí)行準則，增強對檔案管理工作的責任意識，確保按正規(guī)程序進行，保證檔案文件質(zhì)量。
現(xiàn)代化的檔案管理還需要有效做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認識還很欠缺，因此，檔案管理工作要貫徹執(zhí)行“立足檔案，面向社會”的方針，利用廣泛的資源對《檔案法》不斷加大力度宣傳，通過舉辦宣傳活動、單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的工具、舉辦展覽會、研討會、座談會等形式，增強社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內(nèi)部人員和人民群眾更廣泛的了解檔案，并自覺遵守法制管理，還可通過對反面案例的分析，立案說法以期更直接的警世效用，為檔案管理工作依法治理提供保障。
另外，為了加大對依法治理檔案的工作支持和投入力度，檔案管理部門還應(yīng)積極尋求上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，通過對檔案管理實際情況的分析，制定新的現(xiàn)代化檔案管理辦法與工作準則，對工作過程加強監(jiān)督，進行有效統(tǒng)籌管理，以適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理要求，落實檔案管理工作依法治檔政策，根本上提高檔案管理水平。
3加強檔案管理人員自身建設(shè)
現(xiàn)代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執(zhí)行來落實的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執(zhí)行，就需要保證工作人員嚴格執(zhí)行檔案法的相關(guān)管理規(guī)定，通過對檔案管理人員進行相關(guān)法律法規(guī)的教育培訓(xùn)，可有效提高在依法治檔工作中執(zhí)行的效率和執(zhí)行標準。
除了對檔案管理人員進行法律法規(guī)的相關(guān)教育之外，還應(yīng)培養(yǎng)檔案工作人員擁有高度責任感和榮譽感的敬業(yè)精神。通過對職業(yè)素質(zhì)的教育，培養(yǎng)工作人員對待工作能有正確的行為準則和不辭辛苦的工作態(tài)度，全心服務(wù)于單位的檔案管理工作，并以熱情的態(tài)度做好對來訪人員的接待工作。
4加強檔案室的安全管理
檔案管理工作最后一項重要的工作內(nèi)容就是檔案的安全保管。
首先，要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外，就應(yīng)當提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監(jiān)控設(shè)備的使用，嚴格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。
其次，通過對電路系統(tǒng)和電器設(shè)備使用情況的定期檢查，及時排除火災(zāi)隱患，保證消防設(shè)施設(shè)置齊全，將火災(zāi)發(fā)生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。
最后，對檔案的保管采用科學(xué)手段和防護措施，通過利用高科技的先進設(shè)備、專業(yè)的安全防護和先進技術(shù)，保證檔案存放環(huán)境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。
5結(jié)束語
目前我國事業(yè)單位在檔案管理方面存在著部分問題，為保證檔案在各項工作中能發(fā)揮自身的重要利用效果，非常有必要對當前檔案管理工作方法進行改進，通過提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認知、用現(xiàn)代化和科技化手段改善管理方法、加強檔案管理人員自身建設(shè)和檔案安全管理四個方面的優(yōu)化，使檔案管理工作更好的適應(yīng)各項工作的需要。
參考文獻：
[1]張莉.行政事業(yè)單位檔案管理方略[J].赤峰學(xué)院學(xué)報：自然科學(xué)版，2013（24）：282283
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；會計電算化；會計檔案管理
在實施會計電算化之后，不但提高了數(shù)據(jù)信息的準確性，而且也提高了工作人員的工作效率。顯然，在實施會計電算化后，對會計檔案管理者的工作能力提出了較高的要求。在新的檔案管理策略中，雖然可以解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，但是在實際應(yīng)用過程中存在著很多不足之處，這就需要事業(yè)單位因地制宜地完善這些不足之處。
一、會計檔案在實施電算化后具有的特點
（一）擴大了存儲范圍。
在會計電算化沒有實施之前，會計所有工作都是純手工的，手工記賬、手工登記賬簿、手工記錄報表等等。在會計電算化實施之后，大大減輕了財務(wù)人員的工作量，只需要在利用財務(wù)軟件的基礎(chǔ)上，就可以制作憑證，并輕松打印出所需要的報表，在年度總結(jié)會計檔案時，只需要直接打印出來賬簿就可以。在實行會計電算化后，會計檔案不但包括所需打印出來的紙質(zhì)檔案，而且也包括計算機軟硬盤上的電子數(shù)據(jù)，同時也包括用戶服務(wù)卡、用戶手冊、軟件系統(tǒng)的安裝等等方面的資料數(shù)據(jù)。
（二）提高了保管要求。
在對傳統(tǒng)會計檔案進行查看時，可以直接查看到，不需要利用任何介質(zhì)。但是查看在磁盤上或者光盤上的會計檔案，必須要在利用計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，才能進行查看。因此，在保存電子檔案時，由于會受到磁盤和光盤等等磁性介質(zhì)因素的限制，如果保存不及時或者不正確，那么很容易丟失數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一旦丟失，就很難找回。
（三）提高了安全性要求。
在磁盤、光盤等等磁性介質(zhì)上所記錄的會計數(shù)據(jù)，具有不可修改、刪除等等特性，因為一旦有電腦黑客侵入其中或者有不法分子企圖篡改數(shù)據(jù)，可以任意銷毀或者偽造數(shù)據(jù)，那么將會給單位造成無法估計的經(jīng)濟損失。同時，在保存硬盤和磁性介質(zhì)時，應(yīng)保存防病毒、防火、防潮的環(huán)境中，因此，對介質(zhì)存儲的安全性要求高了。
二、事業(yè)單位實施電算化后會計檔案管理的有效對策
（一）建立健全的管理制度。
在實施會計電算化之后，檔案管理所涉及的內(nèi)容較多，因此，對制度規(guī)范的要求也隨之提高。因此，要結(jié)合當前先進的信息技術(shù)，有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息化檔案管理工作的實施。結(jié)合檔案管理的特征，事業(yè)單位想要建立健全的制度體系，應(yīng)結(jié)合自身實際發(fā)展情況以及會計資料實際情況，制定出完善的制度規(guī)章，確保檔案妥善保管，并完善在資料管理、備份存儲數(shù)據(jù)、維護檔案日期等等方面的不足。同時，還需要明確規(guī)定出每位工作者負責的工作事項，做到權(quán)責一致，從而加強管理檔案的工作效率。
（二）提高檔案管理者的管理意識。
傳統(tǒng)的手動化檔案管理形式與實施電算化的檔案管理形式來講，二者存在著很大的差異，但是應(yīng)該明確的是，唯有檔案管理者真正提高對檔案管理的意識，才能從根本上提高管理檔案的效率。簡單來講，事業(yè)單位目前正處于積極轉(zhuǎn)型的時期，要轉(zhuǎn)變工作人員過去只注重紙質(zhì)資料管理的意識，提高對電算化管理的意識，改進電子檔案管理中的不足之處，及時解決在工作中出現(xiàn)的各種問題，確保各項工作的順利完成。另外，在實際工作過程中，要建立起專門的電子檔案管理室，配備相應(yīng)數(shù)量的電子設(shè)備，及時更新和升級軟件系統(tǒng)，確保檔案管理各項工作穩(wěn)定進行。
（三）定期檢查檔案數(shù)據(jù)。
在實施電算化后，會計檔案資料會涉及很多方面的內(nèi)容，由于計算機自身的問題，很容易發(fā)生丟失數(shù)據(jù)資料的情況。為了防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者篡改的情況，事業(yè)單位必須要采用強有力的措施，定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢查，并且選擇一些質(zhì)量較好的硬件來保存資料，注意磁盤存放的環(huán)境應(yīng)溫度適宜，并定期派人檢測磁盤數(shù)據(jù)是否完整無缺。
（四）提高檔案管理者的工作能力。
在檔案管理過程中，事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，唯有他們具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能做好檔案管理的各項工作。在選拔檔案管理工作者時，應(yīng)注重考察工作者的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，挑選出高素質(zhì)、高水平的人才負責管理檔案，定期組織他們進行培訓(xùn)，對于表現(xiàn)優(yōu)秀者進行更大力度的培訓(xùn)和教育，在加強他們綜合能力的同時，進一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。
（五）同時保存紙質(zhì)會計檔案。
紙質(zhì)會計檔案具有一定的原始性，紙質(zhì)會計檔案與其他檔案形式形成了區(qū)別。同時紙質(zhì)檔案還具有安全性，與信息化檔案相比具有更高的安全性與穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案原件中的內(nèi)容不會發(fā)生變化，在保密性方面更具有一定的優(yōu)勢。要確定紙質(zhì)檔案的保存能夠更安全，真正做到紙質(zhì)檔案不丟失、不傳遞。此外，在保管紙質(zhì)檔案時，要采取合理的方法，確保其資料保存的期限能夠更長。當需要利用紙質(zhì)檔案時，可以能夠做到一目了然，不需要通過一些輔助方式，就能夠達到檔案的使用，在某種程度上可以促進檔案的使用率。
三、結(jié)束語
總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，實施電算化技術(shù)管理會計檔案已經(jīng)成為發(fā)展的主要趨勢。在實施電算化技術(shù)之后，對檔案管理者的管理能力提出了較高的要求，所以，想要成為一名合格的檔案管理者，就必須要找到傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，提高自身對檔案管理的重視度，確保檔案管理的各項工作都能穩(wěn)定有序地進行。
作者：王麗濤 單位：河北省崗南水庫管理局
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
前言：
市政工程即城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)的工程，是城市的神經(jīng)和脈絡(luò)，也是城市賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。所以市政工程檔案不僅僅是工程建設(shè)的實際記錄，還是城市發(fā)展的縮影。近年來，我國各地區(qū)市政建設(shè)投資規(guī)模不斷增大，工程量不斷增多，給市政工程檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了許多挑戰(zhàn)，如何做好市政工程檔案的管理工作，保證檔案的完整性和準確性，使檔案得到妥善的保管和有效利用，是市政工程建設(shè)和管理單位日益關(guān)注的問題。
1.市政工程檔案管理的作用
1.1是城市規(guī)劃、建設(shè)和市政設(shè)施管理的依據(jù)
如果沒有市政檔案，市政規(guī)劃編制、調(diào)整、完善就只能是紙上談兵。隨著現(xiàn)代化城市化進程的加快，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了不斷的更新和發(fā)展，無論是建設(shè)新設(shè)施，還是改造舊設(shè)施，所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設(shè)施基礎(chǔ)之上，而這一切的來源就是市政工程檔案。因此，市政工程是市政規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎(chǔ)和前提。現(xiàn)代城市立體化的發(fā)展使城市不斷向地下和空中延伸，市政工程檔案逐漸成為這些新增加的市政設(shè)施科學(xué)管理和維護的重要依據(jù)，只有真實、完整、可靠的市政工程檔案才能保證市政工程的施工和維護。
1.2是市政工程質(zhì)量保證體系的重要部分
市政工程檔案真實直觀地反映了工程建設(shè)的全過程，為工程質(zhì)量控制、工程后期的改、擴建提供有力的依據(jù)，同時，國家也逐步出臺了相關(guān)法規(guī)和政策，明確規(guī)定了工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位，并通過加強工程檔案的管理以促進工程質(zhì)量的提高。
1.3是市政工程管理、養(yǎng)護和維修工作的依據(jù)
市政檔案既是市政工程的“履歷表”，又是市政工程的“健康檔案”?？茖W(xué)分析市政設(shè)施現(xiàn)狀后，才能制定出科學(xué)合理的經(jīng)濟責任制。例如道路路況檔案為道路大中修或改建提供決策資料，以檔案為依據(jù)確定工程的投資規(guī)模及見效程度，特別是對于地下管線及構(gòu)筑物，哪里發(fā)生故障，采取怎樣的維修方案，必須查找準確的檔案。同時維修改造后的成果，又組成了新的市政檔案，為下一步的管養(yǎng)提供最新的依據(jù)。準確的市政檔案為城市可持續(xù)發(fā)展的實現(xiàn)做出保證。
2.市政工程檔案管理普遍面臨的問題
2.1市政工程檔案質(zhì)量問題
目前市政工程建設(shè)存在著重建設(shè)，輕檔案的問題，對工程檔案缺乏足夠的重視，使得工程檔案管理工程缺乏規(guī)范性，甚至出現(xiàn)檔案造假現(xiàn)象，同時大部分檔案管理從業(yè)人員并沒有參加過專業(yè)知識訓(xùn)練，因此普遍管理水平低，服務(wù)意識差，工作往往處于被動應(yīng)付狀態(tài)，從而嚴重影響了工程檔案的質(zhì)量。
2.2市政工程檔案管理問題
由于建設(shè)單位對市政檔案工作的不重視，造成檔案管理機制不健全，同時由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機制，使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設(shè)的約束性。因此，如何加強工程檔案的科學(xué)管理，建立完善的科學(xué)管理體制，使之為城市建設(shè)發(fā)展提供完備、詳實的軟件資料，是當前市政工程檔案管理的重要課題。
3.水利工程科技檔案的管理
水利工程在建設(shè)過程中，會形成各種各樣的文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)各個階段的詳細情況，不僅對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，具有重要的利用價值，其對新建工程的借鑒價值和指導(dǎo)意義，更加不容忽視。做好水利工程檔案管理工作，以科學(xué)、規(guī)范的文字、圖表、聲像等形式準確記錄施工過程中具有保存價值的資料，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，為水利工程提供真實豐富的信息資源，成為水利工程建設(shè)及管理中一個不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
3.1轉(zhuǎn)變觀念，變被動為主動
傳統(tǒng)意義上的檔案管理，具有臨時性和相對滯后的特點，業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，檔案部門被動等待，業(yè)務(wù)部門敷衍交差，容易形成資料積累殘缺不全，這樣既給整理歸檔工作帶來了困難，又使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。單就水利工程而言，一項大的水利工程，從項目申報到工程竣工，分階段多，復(fù)雜性強。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，又不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)一完成，臨時機構(gòu)解散，檔案材料也隨之消失。而不齊全不完整的檔案，失去了檔案保存的本來意義。
3.2統(tǒng)一管理，強化培訓(xùn)
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。水利工程建設(shè)單位應(yīng)當遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由分管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一管理，成立檔案情報室，設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔任專職或兼職檔案員，形成系統(tǒng)的檔案管理體系。同時，完善制度建設(shè)，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關(guān)。無論是在工程建設(shè)各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
3.3采取恰當?shù)臋n案資料收集方法
水利工程因其自身規(guī)模，建設(shè)時間跨度及涉及地域不同，對檔案資料的收集的內(nèi)容、數(shù)量要求不同，收集的方法也因具體工程而異?？少Y借鑒的收集方法主要有：
（1）追蹤收集。對于施工周期短，形成檔案材料快的工程，專職或兼職檔案人員可主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。
（2）分階段收集。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案管理部門應(yīng)當始終保持與兼職檔案員及監(jiān)理、施工單位的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續(xù)性、完整性。
（3）強制性收集。對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位，可以采用一些強制性的措施，以減少檔案資料因人為因素造成不必要的流失。收取檔案資料押金是較為行之有效的一種強制性做法。
（4）綜合性收集。一項大的水利工程，因其自身的復(fù)雜性，決定了檔案收集和管理工作的多樣性特點。如果是龐大復(fù)雜的工程，會對工程檔案的采集和整理工作提出更高的要求。因此要制定“因時因地因具體工程區(qū)別對待，實地追蹤收集、分階段收集和強制性收集相結(jié)合”的總體思路，要求檔案工作人員以高度的責任心對待資料采集的每一細節(jié)，使歸檔的資料真正具備原始性的特點。
3.4開發(fā)利用檔案信息
做好檔案資料的收集、歸檔工作，積累貯存檔案，最終目的是為了在以后的工程建設(shè)和研究中利用檔案；而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結(jié)晶，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。隨著計算機的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作基本實現(xiàn)了計算機管理模式，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案資料輸入電腦，隨時為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，這些檔案信息無疑為我們水利事業(yè)提供了很大的幫助。每當業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
4.結(jié)語
隨著信息化速度的加快，順應(yīng)時展建立市政工程檔案，使之更快捷、更方便的為城市建設(shè)提供新的操縱平臺。理順機制，明確職責，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好市政工程檔案工作的基本保障。總之，只有提高思想認識，加強責任意識，建立一套完善的、科學(xué)的市政工程檔案管理模式與機制，才能更好地為城市的和諧發(fā)展做出最大貢獻。
1全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時代，互聯(lián)網(wǎng)加計算機的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開發(fā)或購買計算機管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。
2轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性
人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標準。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴格要求的。所以，一定要對此進行嚴格的控制，對一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來確保其規(guī)范性。最后就是對于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現(xiàn)一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現(xiàn)出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。
3增強服務(wù)意識，提高醫(yī)院人事檔案社會的使用率
醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會價值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：第一，提高人事檔案的利用率，加強服務(wù)意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發(fā)與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質(zhì)進行調(diào)動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關(guān)的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現(xiàn)在有了計算機與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。
隨著社會的不斷進步，國家對衛(wèi)士、醫(yī)療事業(yè)的改制改革和完善相關(guān)的法律規(guī)則行動，全面建設(shè)法治社會，人們的法律維權(quán)意識逐步提高。醫(yī)療糾紛事件頻發(fā)，從而醫(yī)療糾紛檔案管理工作越來越受到重視。這些檔案不僅能夠促使醫(yī)療糾紛事件的順利解決，還能為后人提高處理此類事件的經(jīng)驗和參考案例，減少工作的事物，減輕雙發(fā)損失。越來越多的人開始對醫(yī)療糾紛檔案管理工作進行研究。
1 醫(yī)療糾紛檔案管理的作用
1.1 有利于加強醫(yī)院的管理工作和順利的處理醫(yī)療糾紛事件 在醫(yī)療糾紛事件發(fā)生時，醫(yī)院可以通過搜索相關(guān)醫(yī)療糾紛檔案，全面的去了解、看待事件，清楚的把握事件中的重點，找出事件發(fā)生的原因。通過與患者一方共同的協(xié)商，明白在事件中各方所承擔的責任和義務(wù)，促進事件得到良好的圓滿的解決，減少雙方的損失。在醫(yī)療糾紛事件結(jié)束后，醫(yī)院通過對檔案的分析和管理，根據(jù)材料實事求是的分析原因，找到自身存在的失誤與不足，完善管理制度和責任制度，適時地更新管理方法和機制，從而是醫(yī)院得到更好的發(fā)展和更大的進步。
1.2 警示和借鑒作用 在醫(yī)療糾紛事件中，很多原因是因為醫(yī)務(wù)人員的責任心不夠強，工作沒有做到位造成的。對于醫(yī)療糾紛檔案進行管理，等同于給了醫(yī)務(wù)人員警示，深深地教育了他們，促使醫(yī)務(wù)人員主動的對事件進行分析和整理，找出前人的成功經(jīng)驗或者失敗的原因，從而充實自己，提高素質(zhì)，謹慎工作，減少甚至避免醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生。另一方面，醫(yī)療糾紛檔案的管理對于再次發(fā)生醫(yī)療糾紛事件處理上有著重要的借鑒作用。通過對醫(yī)療糾紛檔案梳理，找到相似的事件，參考處理方法并結(jié)合實際情況，對于正確處理好當下正在發(fā)生的醫(yī)療糾紛事件有著重要的作用。
1.3 良好的教材 當下醫(yī)療糾紛問題已經(jīng)收到了全社會的廣泛關(guān)注，為了更好的、更順利的解決醫(yī)療糾紛事件，越來越多的有識之士投入了此種問題的研究和學(xué)習(xí)探索中。醫(yī)療糾紛檔案的管理，可以為這些人提供十分全面的、豐富的研究材料，每一起醫(yī)療糾紛事件都是一個鮮活的事例，使得研究和學(xué)習(xí)探索更加具體，探索出的內(nèi)容更加具有實用價值。
2 醫(yī)療糾紛檔案的管理方法
醫(yī)療糾紛檔案特點突出，專業(yè)性比較強，材料繁多，產(chǎn)生的周期長，在管理這些檔案的過程中要特別注意方法。避免檔案的缺失不全，事件敘述不清晰，給日后的應(yīng)用帶來不便。
2.1 要十分重視醫(yī)療糾紛檔案的材料收集工作 醫(yī)療糾紛事件的材料收集工作是醫(yī)療糾紛檔案管理的重要環(huán)節(jié)，本工作應(yīng)從事件發(fā)生開始直到事件的全面解決，全方位、多層次的收集材料。因為每件醫(yī)療糾紛事件都有著自己的特點，因此在處理的過程中，有一部分相對復(fù)雜的事件不能及時的、快速得到解決處理而隔年處理的事件也時有發(fā)生，所以這就為材料收集提出了要求。要求工作人員隨時保持收集工作，在收集的過程中要本著公開、公正、求真、務(wù)實的工作態(tài)度，保證檔案材料的全面和完整。
2.2 及時分析歸類，形成系統(tǒng) 在醫(yī)療糾紛材料收集工作結(jié)束后必須及時的進行歸納分析，按照每件事件的特點，及時的歸類總結(jié)，讓檔案整齊化、系統(tǒng)化。將每一案例材料按照時間和事情的發(fā)展順序整理好放在一起；將每一案例具體的分析歸類，案例相似的檔案放在一起。當然，所有的檔案都要獨立裝袋并標出序號，有所記錄，方便日后查找。對于檔案的結(jié)案與否一定要標示清楚，如：2013年內(nèi)科李某，已經(jīng)結(jié)案（或者未結(jié)案）。將正在辦理的時間檔案單獨的放在臨時地點，結(jié)案后按規(guī)則歸類存放。
3 總 結(jié)
經(jīng)濟在發(fā)展，社會在進步，人們的溫飽問題早已經(jīng)得到的解決，正在向著全面小康目標奮斗，法治社會的建設(shè)工作如火如荼，觀念深入人心，所以現(xiàn)代人的維權(quán)意識也就不斷的提高。而醫(yī)院中工作的失誤，服務(wù)不到位，讓患者一方感到不滿意，從而導(dǎo)致了醫(yī)療事件糾紛發(fā)生。如何妥善處理這些事件，被人們所關(guān)注，這樣醫(yī)療糾紛檔案的管理工作也就被重視起來。完整的醫(yī)療糾紛檔案既能提供事件解決方法，又能做為學(xué)習(xí)材料為學(xué)習(xí)研究這提供參考，是解決糾紛事件、促進和諧的重要因素。因此，做好醫(yī)療糾紛檔案管理工作有助于為醫(yī)院和患者雙方減少損失、有助于提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量、促進社會和諧。
參考文獻
[1] 邵銀華.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題、原因及對策[J].科技信息，2007（04）.
