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1 檔案歷史聯(lián)系綜述
（一）檔案歷史聯(lián)系的界定
檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過程中，形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系；換言之，檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束，因此具有獨特的形成過程和表征特點，但是某些檔案因形成特點相同而存在客觀的必然聯(lián)系，稱之為檔案歷史聯(lián)系。于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會實踐息息相關(guān)，即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會實踐的相應(yīng)行為；第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀存在性，即表現(xiàn)因社會實踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實存在的，不以個人的主觀意志發(fā)生轉(zhuǎn)移；第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點，檔案之間的歷史聯(lián)系來源于源文件之間的歷史聯(lián)系。
（二）檔案歷史聯(lián)系的特征
主、客觀統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現(xiàn)如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯(lián)系來源于社會實踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀存在性；其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現(xiàn)為人類思維意識對客觀實踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀與客觀的統(tǒng)一體，并因檔案整理人員的知識結(jié)構(gòu)和認知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀實踐的真實描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀實踐和主觀意識的統(tǒng)一，將客觀歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀與主觀的統(tǒng)一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。
檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來源、時間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現(xiàn)為：哲學維度的歷史具有清晰的嚴謹性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu)，并將社會實踐的踐行者界定為主體，將社會實踐的被踐行者界定為客體，以對應(yīng)時間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來源、時間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學維度的歷史一一對應(yīng)。
2 檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理
（一）歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生
檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國初期因社會生產(chǎn)力和認知局限性，并未形成完整的檔案學分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進制”分類法，機械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實地按照檔案的具體情況進行分類；但是，部分有識之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別：檔案形成于特定的歷史實踐，是社會實踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要則”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點為基準，按照檔案間歷史聯(lián)系進行分類，例如1933年文獻館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語、職官衙署等因素，有機選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實體，并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性?？傊?，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果，最終按照時間、內(nèi)容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗和奠定基礎(chǔ)。
（二）歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善
歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運用；第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實踐的應(yīng)用?！皝碓丛瓌t”是檔案學理論的基石，指按照檔案來源或形成進行整理與分類的原則，其特點是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學的最高原則，指將來源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進行保存與整理。但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來自檔案整理實踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強調(diào)并維護歷史聯(lián)系檔案的客觀規(guī)律和客觀事實，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統(tǒng)一的原則下，辨析來源、時間、內(nèi)容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。
另外，電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過程，并為計算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動變細、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實性、時效性、完整性和高價值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對應(yīng)和還原相應(yīng)的社會實踐活動，反映電子檔案記錄社會實踐活動的歷史過程與形成背景。
3 歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)
（一）“虛擬整理”技術(shù)綜述
“虛擬整理”指與文件實體排列順序無關(guān)，以符號或符號的語法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)。“虛擬整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實的表達檔案物質(zhì)實體本質(zhì)構(gòu)成部分?！碧摂M整理“技術(shù)優(yōu)于“實體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實踐環(huán)境下的統(tǒng)一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計算機整理軟件為載體，通過對檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實體排列為準則，全面、真記錄實體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系?！疤摂M整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主，以計算機模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。
（二）“虛擬整理”技術(shù)的使用意義
【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
一、水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規(guī)要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務(wù)，是維護國家利益，保護自已合法權(quán)益，提高管理水平和應(yīng)急能力的需要。水利工程檔案是工程建設(shè)審計工作的依據(jù)、是工程驗收的依據(jù)、是質(zhì)量評定的依據(jù)、是工程建設(shè)質(zhì)量查、改的依據(jù)和憑證。
1、檔案管理的依據(jù)和竣工驗收
水利檔案管理的依據(jù)有：《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）；《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》》(水辦〔2008〕336號)；《水利工程建設(shè)項目驗收管理規(guī)定》（水利部30號令）；《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》（SL223—2008 ）；《水利基本建設(shè)項目竣工決算審計暫行辦法》(水監(jiān)[2002]370號)；《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（2000年1月30日，國務(wù)院令第279號）。
竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統(tǒng)。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應(yīng)歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內(nèi)容要準確，其中包括文字、數(shù)字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設(shè)的實際狀況；系統(tǒng)是指所有應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)保持其相互之間的有機聯(lián)系，相關(guān)的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設(shè)項目建設(shè)過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內(nèi)容，應(yīng)做好這部分材料的收集、整理工作，關(guān)鍵是要及時整理，要將不同種類(照片或錄像)的聲像或電子材料分別立卷。
2、水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設(shè)項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設(shè)項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執(zhí)行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15-50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設(shè)項目檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，應(yīng)歸文件材料應(yīng)字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應(yīng)有科學的分類方案，案卷質(zhì)量符合《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。
3、檔案資料驗收與移交
水利工程建設(shè)項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應(yīng)的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應(yīng)組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規(guī)范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應(yīng)由總承包單位負責向建設(shè)與管理單位移交；實行分包的，應(yīng)由各承包單位向建設(shè)單位移交，或由建設(shè)單位委托一個承包單位匯總后，再向建設(shè)與管理單位移交；實行監(jiān)理制度的，應(yīng)由監(jiān)理部門負責審查合格后，再由各有關(guān)單位向建設(shè)與管理單位移交；審查與移交均應(yīng)履行簽字手續(xù)。
移交與接收工程檔案資料的時間，應(yīng)視工程建設(shè)的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應(yīng)完成有關(guān)工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
二、水利工程檔案管理的核心內(nèi)容和管理措施
建設(shè)工程資料是工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘測、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監(jiān)理資料和竣工驗收資料等。建設(shè)工程資料，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據(jù)。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應(yīng)當規(guī)范工程資料的管理，將工程資料視為工程質(zhì)量驗收的重要依據(jù)，甚至是工程質(zhì)量的組成部分。
1、水利工程檔案的核心內(nèi)容
1）工程準備階段資料:是指工程在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標、開工審批及工程概預(yù)算等工程準備階段形成的資料，由建設(shè)單位提供。
2）施工資料:是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應(yīng)由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質(zhì)量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應(yīng)按規(guī)定將施工資料移交給建設(shè)單位。
3）監(jiān)理資料:是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的資料，主要包括監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監(jiān)理資料由監(jiān)理單位負責完成，工程竣工后，監(jiān)理單位應(yīng)按規(guī)定將監(jiān)理資料移交給建設(shè)單位。
4）竣工驗收資料:是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結(jié)、竣工驗收記錄、財務(wù)文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2、工程資料的管理職責
1）工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量驗收標準、工程合同和設(shè)計文件等規(guī)定。
2）參建單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和全過程。
3）工程資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理并按規(guī)定進行移交。資料組卷與資料份數(shù)應(yīng)符合規(guī)定。
4）工程資料應(yīng)實行分級管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位主管(技術(shù))負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設(shè)過程中工程資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負責，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。
5）工程各參建單位應(yīng)確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對相關(guān)責任人予以處罰，情節(jié)嚴重的，應(yīng)依法追究法律責任。
3、水保檔案管理的必要性和對策
1）沒有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標準和編碼體系, 檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難, 檔案信息利用率低, 或大部分既有資料未歸檔、建檔。
2）檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在, 檔案資料分布散亂, 。
3）檔案管理人員匱乏 。
4）未實行專業(yè)化管理, 檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差, 檔案資料破損現(xiàn)象嚴重。
5）法制意識不強, 檔案管理工作未引起各地的重視, 也無專項經(jīng)費投入, 制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。
規(guī)范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要。規(guī)范水土保持檔案管理的對策應(yīng)建立水土保持檔案資料庫，進行統(tǒng)一檔案編碼和密級標準, 建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識, 建立并完善水土保持檔案管理制度，培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力, 為水土保持及社會公眾提供服務(wù)。
三、總結(jié)
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應(yīng)參與生產(chǎn)過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監(jiān)控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規(guī)定要求的不予結(jié)算工程款。按質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、施工技術(shù)管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產(chǎn)生時間的先后排列。根據(jù)實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規(guī)定移交、歸檔。按時移交給公司、建設(shè)單位和城建檔案部門。
【參考文獻】：
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0217-01
1 檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容
1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是基礎(chǔ)條件，只有具備了這些條件，才可以更好地開發(fā)利用檔案信息資源。而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，核心內(nèi)容就是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此，需要提高計算機管理檔案的普及率，大力建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。
1.2 檔案信息資源建設(shè)
要對檔案目錄數(shù)據(jù)庫科學建設(shè)，涵蓋館藏案卷級目錄和其他一些重要目錄；建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，按照規(guī)范方法歸檔管理電子文件，數(shù)字化管理傳統(tǒng)檔案，促使檔案信息資源類型得到豐富，提高檔案信息資源利用效率。
1.3 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
要積極、大力開發(fā)檔案信息管理軟件，大力推廣通用性和適用性較強的軟件系統(tǒng)，保證軟件系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設(shè)需求得到滿足。
1.4 標準化建設(shè)
要構(gòu)建檔案信息化法制體系和標準規(guī)范，明確規(guī)定檔案管理各個環(huán)節(jié)，如資源描述、存儲、查詢、使用等，對電子文件歸檔和電子檔案管理等進行規(guī)范，促使檔案信息化建設(shè)的標準化和規(guī)范化得到實現(xiàn)。
1.5 安全保障體系建設(shè)
檔案中會存在一些比較重要的信息內(nèi)容，這些信息如果泄露，就會出現(xiàn)較為嚴重的后果，因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，安全保障體系建設(shè)是非常重要的組成部分，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機制，提高人們的檔案信息安全意識。
1.6 人才隊伍建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中，還有非常重要的一個方面是人才隊伍，那么就需要采取科學的措施，建設(shè)一支具有較高水平的專業(yè)人才隊伍，，具體包括這些內(nèi)容：大力培訓檔案業(yè)務(wù)人員，促使其能夠?qū)π录夹g(shù)和新設(shè)備等積極掌握；普及信息技術(shù)知識等。
2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析
2.1 完善檔案信息化工作體系
只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時，構(gòu)建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對工作體系進行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設(shè)。要對法規(guī)制度等進行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標任務(wù)、完成時限以及責任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。
2.2 推進檔案數(shù)字化和資源共享
資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學編制工作計劃，強化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標準，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
2.3 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段
檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定，科學設(shè)定檔案公開級別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對于部分無法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。
安全建設(shè)也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應(yīng)用先進的身份認證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時強化訪問控制，對標準進行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。
3 結(jié) 語
檔案信息逐漸走向數(shù)字化管理是必然趨勢,但在檔案信息化過程中,出現(xiàn)的安全問題制約了檔案信息化的進程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當前檔案管理者的重要課題。
一、檔案信息化管理的作用和意義
電子檔案管理信息系統(tǒng)的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶的使用,加強檔案的保存,提高檔案利用的效率,對維護和保障單位的合法權(quán)益,促進兩個文明建設(shè)具有重要意義。具體優(yōu)勢如下:
(一)檔案信息的傳遞量和服務(wù)對象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計算機通訊網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存儲設(shè)備及服務(wù)對象的數(shù)量將加速增加。
(二)時間的延續(xù)性,可以24小時服務(wù)。
(三)檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便,傳遞速度快。
(四)可以根據(jù)利用者的需要,提供個性化服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn),是我們提供檔案信息服務(wù)的適時的現(xiàn)代化手段。
(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息,其有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點,網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快,檔案傳輸不再受空間和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒有必要再到檔案室進行查閱。這極大地節(jié)省了查閱者和檔案管理員的時間。還可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異地查閱檔案信息,節(jié)約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。
二、檔案信息化后可能存在的安全隱患
(一)操作系統(tǒng)的安全缺陷
操作系統(tǒng)是計算機最主要的系統(tǒng)軟件,是信息安全的基礎(chǔ)之一。然而,因為操作系統(tǒng)太龐大(如Windows操作系統(tǒng)就有上千萬行程序),致使操作系統(tǒng)不可能做到完全正確。操作系統(tǒng)的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當Windows出現(xiàn)死機時,按一下復(fù)位鍵重新啟動就可以了。但是,如果操作系統(tǒng)的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問題就不能忽視了。
(二)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患
網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地的,任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時,網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)發(fā)展很快,新技術(shù)不斷推動新的應(yīng)用,而安全技術(shù)是一種在對抗中發(fā)展的技術(shù),它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強,這樣就導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性。
(三)管理人員素質(zhì)問題
據(jù)有關(guān)資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計算機安全培訓,缺乏計算機與網(wǎng)絡(luò)信息的安全意識,致使網(wǎng)站遭到攻擊。
三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略
(一)加強對檔案管理人員素質(zhì)培訓及安全教育
在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現(xiàn)代化,對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求,檔案部門應(yīng)加強對信息安全意識和安全業(yè)務(wù)的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。對現(xiàn)有的在職檔案人員進行檔案現(xiàn)代化管理和計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識、新技術(shù)的培訓和再教育,積極引進復(fù)臺型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應(yīng)對工作中可能發(fā)生的意外事故,及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題,維護系統(tǒng)的安全和正常運行,確保檔案信息的完整性。
(二)從管理上加強安全防范
針對信息化檔案的安全問題,安全防范的最高境界不是產(chǎn)品,也不是服務(wù),而是管理,沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責的管理人員和實施到位的管理制度,就沒有真正的安全。
1.建口可以信賴可以控制的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。管理好內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的通道,杜絕內(nèi)部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)。管理好軟件資產(chǎn),避免內(nèi)部人員在計算機上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計算機系統(tǒng)的安全系數(shù)。
管理好計算機的外部設(shè)備,防止內(nèi)部人員在內(nèi)網(wǎng)計算機上通過移動存儲介質(zhì)間接地與外網(wǎng)進行數(shù)據(jù)交換,導(dǎo)致病毒的傳人或者敏感信息、機密數(shù)據(jù)的傳播與泄漏。
管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔,防止相同域內(nèi)的終端用戶互相調(diào)用和操作機密文件。
管理好輸出設(shè)備,對于重要電子文檔的打印,要進行嚴格的登記和日志管理。
管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端,在單位局城網(wǎng)上建立起嚴密的監(jiān)控點。
2.實施強審計管理。所謂強審計,就是利用日志對網(wǎng)絡(luò)上的行為、蹤跡進行監(jiān)控,并能事后取證的技術(shù)。但是,與傳統(tǒng)的計算機日志相比,強審計的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統(tǒng)管理員、審計員及單位領(lǐng)導(dǎo)同時進入系統(tǒng)才能刪除,從而有效保護內(nèi)網(wǎng)。
強審計技術(shù)一般包括五個方面的內(nèi)容:一是網(wǎng)絡(luò)審計,防止非法內(nèi)連和外連;二是數(shù)據(jù)庫審計,對數(shù)據(jù)庫的讀取行為進行跟蹤;三是應(yīng)用系統(tǒng)審計,例如公文流轉(zhuǎn)經(jīng)過幾個環(huán)節(jié),必須有清晰的記錄;四是機審計,包括對終端系統(tǒng)安裝了哪些不安全軟件的審計,并設(shè)置終端系統(tǒng)的權(quán)限等;五是介質(zhì)審計,包括光介質(zhì)、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)的審計,防止機密信息通過移動U盤、移動硬盤、非法打印或照相等多個環(huán)節(jié)從信息系統(tǒng)中泄密。
3.檔案信息的數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)。理想的數(shù)據(jù)保護解決方案應(yīng)既能解決業(yè)務(wù)對高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復(fù)管理問題。目前,數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已成為存儲安全保障的重要標志。容災(zāi)備份就是指通過特定手段和機制,在各種災(zāi)難損害發(fā)生后,仍能最大限度地提供正常應(yīng)用服務(wù)的信息系統(tǒng)。它可分為數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。數(shù)據(jù)備份需要保證用戶數(shù)據(jù)的完整性、可靠性和一致性。對于提供實時服務(wù)的信息系統(tǒng),用戶的服務(wù)請求在災(zāi)難中可能會中斷,應(yīng)用備份必須提供不間斷的應(yīng)用服務(wù),讓客戶的服務(wù)請求能夠繼續(xù)運行。
(三)保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施
數(shù)字檔案是技術(shù)的產(chǎn)物,因此,運用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。
1.計算機和網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)。防火墻是網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行訪問控制策略的系統(tǒng),是硬件和軟件的組合體,它保護內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權(quán)訪問。防火墻的實現(xiàn)技術(shù)主要有:包過濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、狀態(tài)監(jiān)測防火墻技術(shù)等。
2.檔案信息加密技術(shù)。密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心,是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止機密數(shù)據(jù)被外部破解所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開性。加密技術(shù)通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達到保護數(shù)據(jù)安全的目的。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可分為兩類:對稱型加密和公鑰密碼算法。
3.檔案信息防寫技術(shù)。防寫技術(shù),即將數(shù)字檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),在這種狀態(tài)下,用戶只能從計算機上讀取信息,而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中,只讀光盤只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改數(shù)字檔案的內(nèi)容,保持數(shù)字檔案的真實性和可靠性。
四、結(jié)語
隨著檔案信息化進程的深入,大量數(shù)字檔案的安全問題已經(jīng)擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。
參考文獻:
一、目前所面臨的形勢
實現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息化是一個以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。它可使事業(yè)單位的檔案管理環(huán)節(jié)更透明，為檔案管理打造一個全新的管理體制，重建檔案管理系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)。
提到檔案管理，不少單位認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業(yè)進入信息化管理了。甚至出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學習接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。
二、阻礙檔案信息化管理的瓶頸
1.檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2.檔案信息缺乏共享。在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.檔案管理缺乏規(guī)范。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新。檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、如何做好檔案管理工作信息化
在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進數(shù)字檔案室建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
（1）政府集中優(yōu)勢資源，統(tǒng)一開發(fā)檔案管理通用的軟件系統(tǒng) 。在軟件系統(tǒng)的開發(fā)上，可以考慮借鑒垂直管理部門如國稅系統(tǒng)的經(jīng)驗，由政府集中優(yōu)勢資源開發(fā)部分行業(yè)通用的業(yè)務(wù)軟件，統(tǒng)一下發(fā)給各地檔案機構(gòu)免費使用，這樣做一方面可以極大地減少各地在軟件開發(fā)上的重復(fù)投入，另一方面也可以確保業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的開發(fā)水平，同時也為以后各單位分布式檔案信息資源庫體系的形成減少障礙。
（2）調(diào)結(jié)構(gòu)，提素質(zhì)。在當前形勢下，要不斷提高事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，可以通過引進與培養(yǎng)和結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，引進檔案管理的復(fù)合型人才，對現(xiàn)有管理人才通過培訓、在崗自學等方式進行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開發(fā)利用不足等間題。
（3）健全事業(yè)單位檔案管理安全保密制度，是事業(yè)單位檔案管理信息化工作的核心要素。檔案信息的安全包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，還包括檔案信息傳播的安全，即信息不被許可的人知曉、獲得。實行計算機管理檔案之后，除了日常的事務(wù)外，我們還應(yīng)對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計算機病毒的防范等問題。做好了以上工作，我們有理由相信運用計算機管理檔案的工作一定會更好。
（4）轉(zhuǎn)變檔案管理方式。第一，數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結(jié)合，實現(xiàn)文檔一體化可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計工作，繪出各類統(tǒng)計報表；第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實現(xiàn)自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行查閱和對外提供服務(wù)；第三，檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的趨勢，所以有必要從管理理念到組織機構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案管理的信息化工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各事業(yè)單位尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強事業(yè)單位檔案管理工作，以檔案管理信息化促進事業(yè)單位管理的科學化、高效化。
參考文獻：
前言：檔案管理要想體現(xiàn)出自身價值，適應(yīng)主義市場體制的需要，就必須在管理上作進一步的創(chuàng)新建設(shè)，從檔案管理的模式創(chuàng)新，到檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新，管理手段的創(chuàng)新，提升檔案管理的品位，只有做到與時俱進，才能跟上時代的發(fā)展。
一、檔案建設(shè)中的問題
1、觀念問題
雖然有的部門也另外設(shè)置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實質(zhì)，沒有認識到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。
2、技術(shù)層面的問題
（1）在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數(shù)據(jù)庫不能實現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系，因此要根據(jù)實際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫。
（2）互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當前的互聯(lián)網(wǎng)安全還不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現(xiàn)狀都嚴重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。
（3）要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室，首先要具備系統(tǒng)化的標準，但當前的標準還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實際中應(yīng)用。
（4）建立數(shù)字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源，但當前網(wǎng)絡(luò)安全還不能達到人們的滿意。
二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)
1、管理觀念的創(chuàng)新
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢必造成檔案資源的極大浪費。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立化管理意識，特別是檔案管理知識化、化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。
2、管理的創(chuàng)新
檔案部門雖然收藏有檔案資源多，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到檔案資源的不足。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3、管理方式的創(chuàng)新
檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據(jù)發(fā)展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。
4、人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支強、業(yè)務(wù)精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)解決實際的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
3、手段的創(chuàng)新
要用化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標志之一。因此，檔案部門要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與檔案管理結(jié)合起來，為走上主導(dǎo)地位，實現(xiàn)管理手段方式的化、多元化和優(yōu)質(zhì)職?；?/p>
三、檔案管理創(chuàng)新與實踐
1、引進人本管理理念
加強知識管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化宣傳，取得各方面的理解和支持，不斷把檔案工作推想新層次、新臺階。
2、加強信息資源建設(shè)，開展資源整合
（1）館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。
（2）強化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
3、人才資源管理
（1）全員聘任競爭上崗，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級，調(diào)動不同工作人員的積極性。
（2）建立的激勵機制。鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。
（3）在職培訓與繼續(xù)。加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如機課程培訓，歸檔文件整理等。
結(jié)語：創(chuàng)新是一個國家發(fā)展的核心，是各種社會形態(tài)前進的不竭動力，是一個民族進步的靈魂。檔案管理是一個企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的基礎(chǔ)，涉及到企業(yè)人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內(nèi)容，意義重大，做好檔案管理工作時保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)發(fā)展同樣離不開檔案管理的創(chuàng)新。
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278(2011)10-117-02
檔案管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要。進入知識經(jīng)濟時代以來，對檔案管理工作提出了更高的要求，要適應(yīng)這個要求，就必須要有新思維、新態(tài)度、新理論、新方法。在為檔案工作提供無限發(fā)展的空間和機遇的同時在發(fā)展過程中也遇到了很多之前沒有遇到過的挑戰(zhàn)。這就要求我們加強對檔案的管理，適時解決檔案管理工作中遇到的問題，在物力、財力、人力等各個方面給予大力的支持。同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。
一、做好檔案管理工作的重要意義
檔案是單位的無形資產(chǎn)，它的價值在于其內(nèi)容中所蘊含的經(jīng)歷。檔案是組織在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經(jīng)驗教訓，是單位重要的知識資源。特別是企事業(yè)檔案的建立，不僅要求做到完整、準確、系統(tǒng)，更要擴展思路，將單位當前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經(jīng)過深度的調(diào)研之后歸納到本單位知識管理體系之中。由此可見，檔案管理工作是組織管理工作中不可或缺的部分，是提高企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是見證員工個人歷史的重要工作。系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個單位管理水平的重要標準。檔案記載著這個單位發(fā)展歷程上的優(yōu)秀成果，是組織管理工作者進行科學分析，制定發(fā)展方向的指路明燈。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面真實科學的反映單位整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，一方面為單位的高層管理人員及時了解組織整體狀況，適時調(diào)整組織管理策略提供了確實依據(jù)；另一方面檔案管理成果同單位的管理的有機結(jié)合進一步?jīng)Q定了該組織的資源配置的取向和模式，決定著組織未來的發(fā)展，對于實現(xiàn)單位的人力資源配置戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力及促進知識經(jīng)濟時代的全面發(fā)展具有深遠意義。二、檔案管理在單位管理過程中的重要作用
(一)組織文化方面作用
人事檔案與組織文化緊密相連，檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，檔案也是組織文化的重要組成部分。單位檔案是企事業(yè)單位的“成長記錄”，記載著企事業(yè)單位成立時的情況、歷任法定代表人的變更、辦公地點的變遷、資金等其他變動情況，是企事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄。完整規(guī)范的企事業(yè)單位法人檔案能深入的反映企事業(yè)單位發(fā)展變化的歷程。通過單位的人事檔案我們能夠了解到這個單位的成長歷程，單位的核心價值觀，文化氛圍等。一段段影像，一份份文件，一張張照片，一件件實物，都會讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力。
(二)對員工的個人發(fā)展起到了不可忽視的作用
檔案管理是單位行政工作的工具之一，組織當中任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平?，F(xiàn)階段，由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效力。員工個人的人事檔案不僅為單位選人、用人及日常管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。每個員工都在以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，同時將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。
(三)對于用人單位來說，檔案為單位的人事部門的工作提供重要依據(jù)
檔案是個人歷史的真實記錄，利用檔案可以具體的了解個人過去的工作經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為領(lǐng)導(dǎo)科學管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代的單位為了更好的選聘到適合的人才，通常在面試之后都會跟查閱檔案材料中的思想品德、能力水平、歷史情況等原始材料結(jié)合起來。在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，檔案的正確使用能夠為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。
二、新時期做好檔案管理工作的對策建議
(--)不斷健全新時期檔案管理制度
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對做好檔案管理工作，建立健全檔案管理標準體系提出了新的挑戰(zhàn)。檔案記載著豐富的信息，但是檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。所以在建立規(guī)章制度時首先要符合單位特點和檔案管理實際，更好的適應(yīng)單位檔案管理的需要。其次，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。目前檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，降{氐了人為因素在文件歸檔工作中的影響，發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。因此，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。同時，要對檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準重新進行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時，要注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還應(yīng)該積極主動的跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。
(二)重新定位新時期檔案管理的功能
長時間以來，檔案管理工作人員對檔案功能沒有充分挖掘，沒有跳出傳統(tǒng)的對檔案管理功能的理解。新時期，我們應(yīng)該對檔案的功能進行重新定位：在對檔案的原有重要部分予以保留的同時，對檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，使檔案所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好的為組織服務(wù)。
(三)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制
檔案文件是組織機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的記錄。文件的生成、處理、利用過程中產(chǎn)生丟失、失真、失密、滯后等疏漏可能給組織帶來難以估計的損失。檔案在單位的組織管理、科研生產(chǎn)中發(fā)揮了保障和支撐的作用，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，電子文件管理成為檔案管理的新生事物，也為檔案管理提供了新的機遇和挑戰(zhàn)。
一、信息時代檔案理念的變化
在檔案學研究領(lǐng)域內(nèi)，近期對電子文件管理的研究不斷深入。電子文件作為依賴計算機系統(tǒng)存取的新型文件，具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所不具備的鮮明特性，如信息的非人工識讀性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息的易變性等。這些特性一方面使其存儲、傳輸、利用上更便利；另一方面也影響了其社會功能的發(fā)揮，如法律憑證性。我國的檔案學者提出電子文件要遵循前端控制、全程管理的原則。從業(yè)務(wù)流程重組理論出發(fā)，研究出一系列具有操作性的程序、工具和方法。使得檔案管理上升了一個新的高度：即把文檔作為知識管理的手段之一，把電子文件管理作為實現(xiàn)知識管理的前提和基礎(chǔ)，知識管理是電子文件管理的發(fā)展方向。
二、信息化的現(xiàn)狀與檔案管理的位置
目前傳統(tǒng)的檔案文件管理已經(jīng)相當成熟?，F(xiàn)有檔案文件從發(fā)展階段來看，在信息技術(shù)的發(fā)展帶動下，檔案的信息化管理已形成一定的規(guī)模，在檔案管理中發(fā)揮了巨大的作用，但還達不到當前對電子文件管理的要求。而隨著單位局域網(wǎng)的使用，各類管理業(yè)務(wù)隨之向信息化推進，如計劃管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)等等，由于這些軟件的開發(fā)只關(guān)注于本業(yè)務(wù)的管理范疇，或受當時技術(shù)發(fā)展時期認識的局限性，沒有從檔案文件管理的生命全周期考慮，也沒有從知識管理的角度來統(tǒng)籌設(shè)計，因此，工作中的各類管理信息系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)信息的整合、交互和共享，使得各類信息形成一個一個的管理孤島，對今后電子文檔的統(tǒng)一管理、保存、控制等都帶來不便。
三、強化檔案信息化管理的重要性
重視企業(yè)檔案信息管理，不僅體現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話和文件制度中，更應(yīng)體現(xiàn)在實際工作中，體現(xiàn)在企業(yè)適應(yīng)新知識經(jīng)濟時代的有效機制中，體現(xiàn)在新的企業(yè)檔案信息管理方法中，體現(xiàn)在加強企業(yè)檔案信息開發(fā)的行動中。并在實施檔案信息化管理時，注意以下方面：
1.要改變各業(yè)務(wù)系統(tǒng)“各自為政”的局面，電子文件管理模式必須經(jīng)歷從“分散”到“統(tǒng)一”的上升過程。實踐證明，集中不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問題，最大化實現(xiàn)信息資源的共享和傳遞。這是很多企業(yè)當前面臨的信息技術(shù)的革命，也是企業(yè)面臨的管理性的革命。這種革命是深層次的，涉及到方方面面，從建立企業(yè)全部電子文件檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)全息數(shù)字化管理的角度看，我們還處于起步階段，還需循序漸進地逐步推進。
2.檔案管理形態(tài)要與單位管理形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與單位的管理體系相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。原有的信息化基礎(chǔ)、設(shè)計和生產(chǎn)水平等，是建立檔案管理形態(tài)要考慮的。當然我們最終的追求目標，還是要實現(xiàn)檔案的信息資源管理，實現(xiàn)知識的增值。
3.檔案管理手段要與單位技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。
四、實現(xiàn)檔案信息化管理的途徑
（一）樹立全面質(zhì)量管理理念下的檔案管理新意識
現(xiàn)代管理學認為，如果不對工作過程進行監(jiān)督和評估，提高質(zhì)量管理是不可能的，全面質(zhì)量管理理論也將“關(guān)注過程”作為重要內(nèi)容。為了確保產(chǎn)品檔案的質(zhì)量，就要實行全面的、全過程的、全員參與的管理。由于歸檔材料具有來源分散、種類多、載體多，歸檔工作具有環(huán)節(jié)多，以及部門歸檔的數(shù)量和各門類檔案的收集整理存在難度差異等特點，從文件的形成到歸檔，客觀上、主觀上都存在著復(fù)雜和多方面的質(zhì)量因素。所以對檔案質(zhì)量的要求，既指產(chǎn)品檔案本身的質(zhì)量，也包括工作的質(zhì)量，因此，通過對文件管理過程的控制，使每個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都符合標準要求。歸檔的過程，不但是檔案人員和部門的一項管理，也涉及單位的各部門和文件形成者。
（二）完善制度，建立規(guī)范，合理配置資源
根據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家有關(guān)標準，制定本單位電子文件歸檔管理制度。落實工作職責并納入質(zhì)量管理體系中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強，歸檔前后都要進行修改，如果沒有控制手段，僅靠檔案部門是不能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)。只有樹立全員的檔案意識，才能保證電子檔案的質(zhì)量。
統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設(shè)計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，只有統(tǒng)一規(guī)范，才能保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。
合理配置資源還包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成，因此，配備一定的人力資源來負責電子文件的管理是工作能順利開展的前提。
（三）打破傳統(tǒng)思維，貫徹前端控制思想
中華人民共和國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中明確要求：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在項目結(jié)束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，會造成無法使用的情況。因此，在組織的流程設(shè)計和電子文件管理軟件的設(shè)計中，必須將前端控制的思想體現(xiàn)于其中，實現(xiàn)全程的有效控制。如通過文件登記時捕獲的元數(shù)據(jù)來控制電子文件的歸檔，通過訪問權(quán)限元數(shù)據(jù)來控制電子文件的存取，通過核查電子文件的形成、管理和利用過程中形成的元數(shù)據(jù)進行安全審計等，從而有效防范和降低電子文件管理的風險。目前，前端控制的理論不僅僅是對于電子文件的歸檔而言，任何類別載體的文件材料，都可以從歸檔源頭上進行質(zhì)量控制，通過網(wǎng)絡(luò)管理平臺，形成部門歸檔質(zhì)量實時監(jiān)控、評價的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。
檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化；二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫；三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應(yīng)機構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標
檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應(yīng)用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實施步驟
注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責任。
因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞 信息化；數(shù)據(jù)檔案；管理重點；難點
在實際工作中，檔案管理信息化主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進行合理的調(diào)整與管理，從而達到對檔案資源的高效利用。就目前信息化數(shù)據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀而言，由于部分系統(tǒng)操作、軟件應(yīng)用存在的各種安全漏洞以及從業(yè)人員素質(zhì)等問題，常常導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)安全問題、敏感數(shù)據(jù)的防竊取問題、防篡改問題，影響了信息化檔案管理工作的順利進行。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的安全隱患，逐漸引起了人們的注意力。
一、進行檔案信息化建設(shè)的重要性分析
目前，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展水平逐漸提高，使用檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對職工檔案進行信息化管理，對于促進檔案管理工作的效率，具有重要的促進作用。進行檔案信息化建設(shè)，有利于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中零散、不規(guī)范、信息查詢慢等問題，在最短的時間內(nèi)達到快速查詢信息的目的。利用信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎，甚至可以幾秒內(nèi)完成相關(guān)信息的查詢工作，給相關(guān)的管理工作帶來了極大的便利。另外，由于檔案管理工作本身具有一定的滯后性，傳統(tǒng)的檔案管理基本是通過手工制作完成的，規(guī)范性不強，時間也相對較長，對于檔案信息的同步性沒有保障。而信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可以從根本上解決這個問題。信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，利用計算機技術(shù)可以快速地實現(xiàn)檔案信息的同步記錄，方便工作人員的隨時查詢，以滿足不同單位對檔案信息的有效需求。
二、信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題分析
（一）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金有限。在信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)發(fā)展的新時期，在資金預(yù)算方面相較于前期的資金預(yù)算要高很多。專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件是檔案管理信息化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，如果專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數(shù)據(jù)檔案的高效管理工作。但是在實際的工作中，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)后期的資金投入?yún)s相對較少。資金投入較少，直接導(dǎo)致檔案管理部門的硬件系統(tǒng)陳舊，缺少相應(yīng)的配套軟件。加之舊的軟件功能較少、適應(yīng)性較弱，嚴重影響了信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的順利開展。
（二）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低。部門單位盲目進行檔案資料的收集工作，在沒有將資料進行分類之前，不考慮資料的使用價值，不進行嚴格的篩選，直接記錄下來。盲目地收集資料，從檔案管理工作的表面上，可以達到檔案資料的詳盡度要求，但實際上資料的價值不高，反而因為占用了大量的資源，影響了正常的檔案管理工作。因此，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集、利用效率較低的問題，對于信息化數(shù)據(jù)檔案的管理工作，會產(chǎn)生極其不利的影響。其次，檔案管理部門的人員服務(wù)意識欠缺，也是導(dǎo)致檔案資料流于形式化的重要原因。
（三）信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高。信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高，會直接導(dǎo)致信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作難以進行下去。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心部分，檔案管理水平在一定程度上取決于工作人員的素質(zhì)。目前，信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)普遍不高，部分年長的工作人員由于自身知識結(jié)構(gòu)老化，對新概念、新知識的接受能力較差，很難適應(yīng)信息化數(shù)據(jù)檔案管理的難度，無法深入開展相關(guān)的檔案管理工作。致使信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，一直無法取得顯著的成效。
三、促進信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的有效策略分析
結(jié)合信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作過程中存在的問題，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下進行深入分析，有利于促進信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的完善發(fā)展，也能在最短的時間內(nèi)，顯著提高檔案管理工作的效率。在此，主要分析信息化數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)存在的信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資源收集利用效率較低、信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高等問題的有效策略，可以為日后采取有效工作方法奠定基礎(chǔ)。
（一）加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入。為進一步解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金不足問題，加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，在短時間內(nèi)完成檔案部門硬件設(shè)備和軟件的更新。同時，將相關(guān)的檔案工作納入單位的整體規(guī)劃中，從單位財政和政策兩個方面，確保檔案管理工作可以順利地開展下去。單位在財政方面，應(yīng)根據(jù)實際工作情況，設(shè)立檔案管理的專項資金，保證檔案管理部門硬件和軟件設(shè)施更新及擴展工作。在政策方面，可以通過企業(yè)文化宣傳檔案管理的重要性，積極鼓勵工作人員參與到檔案管理工作中。因此，必須要加大信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的資金投入，才能更好地保障檔案管理工作水平的進一步提高。
（二）合理地構(gòu)建檔案信息資源體系。合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)中存在的資源收集、利用效率較低問題，具有一定的現(xiàn)實意義。在檔案信息收集的過程中，優(yōu)先選擇與單位相關(guān)的資料，有選擇性地刪除沒有查閱價值的信息。同時，按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，合理地制定檔案管理辦法，用以規(guī)范檔案資料收集存在的問題。另外，在檔案管理工作中，應(yīng)逐步改善重收集輕利用的問題，使檔案管理在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價值。合理構(gòu)建檔案信息資源體系，才能從根本上改善檔案資料收集中的低效率問題。所以，結(jié)合具體單位的工作狀況，合理地構(gòu)建檔案信息資源體系，對于信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作的發(fā)展具有極大的促進作用。
（三）全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。為了更好地解決信息化數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)的管理人員素質(zhì)不高的問題，促進檔案管理工作的有序開展，全方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，是相對有效的策略。檔案管理部門應(yīng)定期準備專業(yè)的培訓，培養(yǎng)工作人員的扎實理念以及開拓意識，使其可以在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，快速更新信息化數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重要性觀念。同時，檔案管理部門也可以根據(jù)實際的工作需要，積極引進專業(yè)的人才，使之可以更加專業(yè)地進行檔案管理工作。全方位提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理部門進行檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是做好一切檔案管理工作的基本前提。因此，在檔案管理工作的實際工作中，必須結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中存在的具體問題，積極探究解決的策略，力爭在最短的時間內(nèi)做好檔案管理工作。
綜上所述，由于現(xiàn)代社會的發(fā)展，需要大量的信息，檔案信息的需求量越來越大，信息化數(shù)據(jù)檔案管理工作，已成為當前檔案信息化管理的基礎(chǔ)性工作。
參考文獻：
隨著科技的進步和智能電網(wǎng)的發(fā)展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發(fā)現(xiàn)。電力作為國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，在服務(wù)國家經(jīng)濟發(fā)展、服務(wù)百姓民生等方面有著特殊的地位。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業(yè)的科學決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學研究提供及時、全面、準確的服務(wù)，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務(wù)。以下結(jié)合本企業(yè)檔案管理，談?wù)剬﹄娏ζ髽I(yè)檔案現(xiàn)代化管理的認識。
一、企業(yè)檔案管理概況
隨著科技的進步和計算機網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，公司十分重視檔案信息化管理的應(yīng)用。 通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，公司建立了計算機檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現(xiàn)了檔案計算機網(wǎng)絡(luò)檢索。同時有效地實現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如辦公自動化系統(tǒng)、設(shè)計院工程竣工圖紙管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，及其電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為公司開展企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、運行分析、設(shè)備檢查、勘測設(shè)計、工程施工、編史修志、維護企業(yè)合法權(quán)益等各項生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)揮了積極、重要的作用。
二、企業(yè)檔案管理的存在問題剖析
電力行業(yè)是資金、技術(shù)密集型的行業(yè)，雖然隨著時代的發(fā)展電力企業(yè)在檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理及今后電力發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。
（一）企業(yè)檔案管理與電力技術(shù)發(fā)展還不能有機融合。
電力服務(wù)涉及千家萬戶，電力從生產(chǎn)、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結(jié)算、管理是一個十分復(fù)雜繁瑣的過程，為實現(xiàn)管理需要，電力企業(yè)建立了一系列各種專業(yè)的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的電力企業(yè)管理信息，并且隨著電力的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分或基本接收不到檔案。
（二）電力企業(yè)對檔案管理的重要性認識不足。
“電”是工業(yè)革命的產(chǎn)物，中國電力的大發(fā)展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業(yè)只注重加快電力工程的建設(shè)，而忽視了企業(yè)的檔案建設(shè)。再加上部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，電力企業(yè)庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使企業(yè)對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。
（三）企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化體制機制還不健全。
電力企業(yè)內(nèi)部分工較細，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。
（四）檔案隊伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)。
由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前電力檔案隊伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。
三、如何加強電力企業(yè)檔案管理的認識
（一）融入企業(yè)主體，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中就應(yīng)主動介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
（二）管理機制健全是做好檔案管理的保證。
要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的"三納入"、"四參加"、"四同步"納入到企業(yè)各項工作流程，嚴格責任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機構(gòu)負責，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
（三）提高對檔案工作重要性的認識。
領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。要讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策者充分認識到企業(yè)檔案是"企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分"，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有部署、有檢查、有總結(jié)、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
（四）加強業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。
