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中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國城市化建設(shè)水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項目的數(shù)量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現(xiàn)傳遞和共享的實際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術(shù)為依托，大力推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實際問題。
一、 檔案管理數(shù)字化概述
檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機等圖像采集設(shè)備，對原始紙質(zhì)檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢：一是在全社會范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，在高校、城建、企業(yè)等各個行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。
二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
（一） 符合時展的需要
在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當中，推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢。依托計算機信息技術(shù)，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計等工作的效率實現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現(xiàn)的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化
推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將城市建設(shè)中的所有工程項目都納入到數(shù)字化管理的體系當中，通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等，按照統(tǒng)一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。
（三） 利于城建檔案的開發(fā)
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對于城建檔案的開發(fā)產(chǎn)生了極大的促進作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶構(gòu)建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺，就可以進行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請，并與社會其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考，對于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實意義，開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作，應(yīng)該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進行著手：
（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求
規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現(xiàn)對城建檔案管理的規(guī)范化和標準化控制。在參考國家和行業(yè)標準的基礎(chǔ)之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑的統(tǒng)一設(shè)計，以保證檔案數(shù)據(jù)的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規(guī)范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。
（二） 合理設(shè)計檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲功能系統(tǒng)
城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔建設(shè)的，但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計工作當中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對數(shù)據(jù)庫進行合理的設(shè)計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要創(chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術(shù)對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現(xiàn)對檔案資源的多層次開發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。
（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度
城建檔案館的建設(shè)是實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心，實現(xiàn)信息服務(wù)從“被動”向“主動”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)城市科學合理化的未來發(fā)展。
（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊伍
檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高其運用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。
結(jié)束語：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，要想切實發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)等方面來實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)；當然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費力、耗時以及占用空間大等。應(yīng)加強城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。
1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標和要求
城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進程中，它逐步成為一個關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應(yīng)嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關(guān)指標規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。
2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)
目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項，并認真調(diào)試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風險。
3 設(shè)計城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲存
目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點是管理和設(shè)計數(shù)據(jù)庫。因此，要科學設(shè)計數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進的多媒體技術(shù)以及計算機技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計檔案管理數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源
在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。
5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊伍
城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊伍。建設(shè)人才隊伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開發(fā)的技術(shù)性人才，以優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個級別領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個優(yōu)秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。
6 結(jié) 語
城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個理想的發(fā)展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動城市經(jīng)濟的發(fā)展與社會文明的進步。
主要參考文獻
檔案管理的數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理理念的基礎(chǔ)上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。利用檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可實現(xiàn)信息載體的革新，還可實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設(shè)，規(guī)避物理載體儲存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。
一、數(shù)字化檔案管理的特點
（1）經(jīng)濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。
（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學習和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。
（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規(guī)范，積極促進檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
參考文獻：
中圖分類號： G250.76 文獻標識碼：A
信息技術(shù)進駐人們生活的各個領(lǐng)域，帶來了一場數(shù)字化變革。圖書館的檔案管理應(yīng)該改變傳統(tǒng)耗時耗力的管理方式，積極引進信息技術(shù)，開展數(shù)字化建設(shè)。檔案管理的數(shù)字化在世界各國已經(jīng)廣泛應(yīng)用，其實效顯著，應(yīng)該成為我國圖書館檔案管理研究的方向。
一、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
（一）提高信息利用率。
檔案管理數(shù)字化將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息資源，且可通過計算機進行識別，使信息載體發(fā)生改變，使圖書館檔案管理更具活力。數(shù)字化的檔案管理方式，告別了檔案信息采集困難、費時費力、查詢不便、難以共享的舊時代，使信息利用率大大提升。
（二）提升社會服務(wù)質(zhì)量。
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助之下，信息的傳達更加快捷、順暢，公眾通過網(wǎng)絡(luò)可以享受到優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，使大范圍的信息共享成為可能。檔案信息的開放化程度更高，信息傳遞的過程更加規(guī)范標準，使檔案資料不再局限于圖書館內(nèi)部，更加面向大眾，提升社會服務(wù)質(zhì)量。
（三）提高檔案管理工作效率。
圖書館檔案數(shù)量龐大，人工管理十分耗時耗力，檔案管理數(shù)字化的引入，使管理人員從繁雜的工作中解脫出來，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以快速完成檔案管理工作，自動化程度更高。合理運用數(shù)字化技術(shù)不僅提升了檔案管理水平，還使工作效率大大提高。
（四）滿足用戶多樣化需求。
用戶需求隨著網(wǎng)絡(luò)時代的推進也在不斷發(fā)生改變，足不出戶卻能快速獲得想要的信息是很多用戶的追求。數(shù)字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿足客戶這一需求，通過網(wǎng)絡(luò)進行信息共享，使檔案信息的流動不再受到地域的限制。遠程溝通得以實現(xiàn)，用戶多樣化的需求得到滿足，圖書館的檔案信息服務(wù)也更加優(yōu)質(zhì)。
二、圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法
（一）構(gòu)建檔案數(shù)字化平臺。
圖書館應(yīng)將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶入到檔案管理當中，運用信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)籌，建立一個完善的數(shù)據(jù)中心。檔案指南、文件匯編、用戶目錄、音頻視頻等資料都應(yīng)該納入到該數(shù)據(jù)中心當中，形成資料完備的數(shù)據(jù)庫，以備查閱和使用。還需要對服務(wù)器、操作系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施進行建設(shè)，應(yīng)用檔案管理的先進軟件，開展網(wǎng)絡(luò)化管理，為圖書館的檔案管理搭建起數(shù)字化平臺。
（二）創(chuàng)新信息化檔案管理模式。
要改變檔案管理模式，創(chuàng)新信息化手段，首先要對內(nèi)部的檔案網(wǎng)絡(luò)進行結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)的優(yōu)化，提升性能，使之符合國家對局域網(wǎng)的要求，確保運行安全。其次是檔案外網(wǎng)的建設(shè)，外網(wǎng)面向的是社會大眾，有信息公開的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來的便捷與高校。但是對內(nèi)外網(wǎng)的安全要求必須提高，采用科技手段進行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩(wěn)定。同時要注意網(wǎng)絡(luò)功能的提升，大力推進數(shù)字化，使檔案管理的模式不斷創(chuàng)新，全面實現(xiàn)信息化管理。
（三）完善檔案信息服務(wù)體系。
及時準確地提供檔案信息服務(wù)是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標準為基礎(chǔ)，從圖書館自身情況出發(fā)進行信息資源的補充，為跨庫檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學規(guī)范，投入力度進行數(shù)字系統(tǒng)的維護與管理，并發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開發(fā)的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門對檔案管理的要求之下，將檔案系統(tǒng)的維護工作進行外包，使其運行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。
（四）打造復(fù)合型的檔案管理人才。
檔案管理的數(shù)字化建設(shè)要充分發(fā)揮人的能動作用，要改變圖書館檔案管理人員素質(zhì)低下的現(xiàn)狀，著重選擇和培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才。應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的要求，檔案管理者必須既有檔案管理知識，又精通信息技術(shù)，因而，要將更多的檔案管理專業(yè)、圖書館專業(yè)的人才引入檔案管理隊伍，并且對其信息技術(shù)素質(zhì)進行考核。對現(xiàn)任的檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)也不能放松，力求檔案管理隊伍的整體素質(zhì)可以滿足數(shù)字化建設(shè)的需求。
三、結(jié)束語
綜上所述，圖書館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)在實現(xiàn)資源共享、提高工作效率、提升信息利用率方面意義重大，需要圖書館管理者、社會大眾給予重視，從系統(tǒng)、模式、管理人員等多方面采取措施來加快建設(shè)進程。使檔案管理的數(shù)字化更好地運用于高校、單位及社會圖書館的檔案管理工作中，力求與信息化的時代步調(diào)一致。
（作者：河南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院圖書館，職稱：助理館員）
參考文獻：
一、為什么要建設(shè)圖書館
檔案管理數(shù)字化
圖書館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化、服務(wù)范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，在優(yōu)化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務(wù)等方面具有特別重要的意義。
1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術(shù)把各種檔案信息加工成計算機可識別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻，實現(xiàn)知識信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲的無紙化，節(jié)約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。
2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術(shù)的發(fā)展，過去那種大量的、重復(fù)的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現(xiàn)。比如利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現(xiàn)了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。
3.信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，提升了社會化服務(wù)的質(zhì)量。傳遞網(wǎng)絡(luò)化是指通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)環(huán)境，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務(wù)，實現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓(xùn)提供了必要的條件，使檔案服務(wù)管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化還具有跨時空的信息服務(wù)、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。
4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以打破地域界限，適應(yīng)了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據(jù)此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、怎樣實現(xiàn)圖書館檔案管理數(shù)字化
1.積極推廣應(yīng)用計算機技術(shù)，構(gòu)建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺。堅持推廣應(yīng)用計算機技術(shù)，按照國家和地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)存儲、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書館檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)。數(shù)據(jù)中心主要應(yīng)內(nèi)設(shè)檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫。同時，要加強對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器、檔案數(shù)字化技術(shù)支持等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理應(yīng)用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設(shè)，實行檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺。
2.優(yōu)化完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網(wǎng)（內(nèi)部局域網(wǎng)）建設(shè)。內(nèi)部局域網(wǎng)是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設(shè)完善本級圖書館檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)性能，增強網(wǎng)絡(luò)安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網(wǎng)（因特網(wǎng)）建設(shè)。外部局域網(wǎng)是連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)，要及時更新和維護外網(wǎng)設(shè)備，確保外網(wǎng)安全穩(wěn)定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運行中的安全性，對內(nèi)、外網(wǎng)要進行物理隔離，著重提高網(wǎng)絡(luò)安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內(nèi)、外網(wǎng)相關(guān)功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。
檔案是一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是信息技術(shù)發(fā)展的必然需求。而所謂檔案管理數(shù)字化，就是指在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。雖然目前檔案數(shù)字化的建設(shè)已經(jīng)成熟，但在數(shù)字化的過程中依然存在著不少問題。為了更好地建設(shè)檔案管理的數(shù)字化，本文擬從檔案管理數(shù)字化的途徑、內(nèi)容及遇到的相關(guān)問題等方面加以闡釋。
1.檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑
單就檔案數(shù)字化而言，其途徑是很多的。計算機數(shù)據(jù)錄入、電子掃描、數(shù)碼照相、模擬信息的計算機轉(zhuǎn)換等，都是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和途徑，而其主要方法就是對檔案信息的計算機數(shù)據(jù)錄入。那么，對過去已有的非數(shù)字檔案進行數(shù)字化的時候，可不可以同樣采用檔案信息的數(shù)據(jù)錄入方法呢？換句話說，就是可否把過去形成的所有檔案，回過頭來再重新一字一句地進行計算機數(shù)據(jù)錄入呢？這當然不行。因為，第一，勞動量太大，要完成現(xiàn)有非數(shù)字檔案的錄入工作，就如檔案著錄一樣，動則需要幾十年時間，甚至成為“永遠還不完的債”；第二，重新錄入檔案文件，僅是完成了檔案文件信息內(nèi)容的錄入，而檔案原件的外觀原貌、真實可靠性標志、法律地位和權(quán)威性等等，卻通通無法轉(zhuǎn)移到新錄入的電子版本中。這樣，數(shù)字化后的檔案就完全喪失了法律效用和憑證作用，成為不足為憑的依據(jù)。所以，對于過去形成的非數(shù)字檔案的數(shù)字化，只能采用電子掃描、數(shù)碼照相、縮微轉(zhuǎn)換（先拍成縮微膠片，再通過計算機軟件轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲在計算機中）等，才能實現(xiàn)檔案原文原貌的數(shù)字化儲存和利用。
2.檔案數(shù)字化建設(shè)所包括的內(nèi)容
檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅包括各種機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化建設(shè)，也包括各級各類檔案館的數(shù)字化建設(shè)。需要指出的是，無論是檔案室的數(shù)字化建設(shè)，還是檔案館的數(shù)字化建設(shè)，都不僅僅是把過去形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案存儲于計算機就能大功告成的。因為，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是一個技術(shù)概念，而且是一個歷史概念，是指為適應(yīng)數(shù)字化時代的檔案管理要求所應(yīng)該做的所有工作和建設(shè)。這就至少應(yīng)解決以下幾個方面的問題：一是在數(shù)字化時代，電子文件的真實可靠性、法律地位、安全性怎樣進行保障？二是在數(shù)字化時代，電子文件應(yīng)該怎樣歸檔移交、安全保管和提供利用？三是對過去形成的非數(shù)字檔案應(yīng)該怎樣數(shù)字化？四是數(shù)字檔案管理應(yīng)該怎樣聯(lián)網(wǎng)？五是怎樣通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字檔案進行查詢、利用、實現(xiàn)資源共享？等等。其中，有的問題應(yīng)特別引起我們的重視。比如，電子文件的長期安全保存問題，由于計算機硬件、軟件不斷在發(fā)展變化，不要說上百年，就是十年八年以后，今天儲存的電子檔案就可能無法識讀而成為“密碼”，不僅破解困難，而且代價極高，成了實際上無法完成的工作。這就是說，計算機所記錄和保存的信息，隨著時間的推移將可能全部丟失。正因如此，國家檔案局明確提出，對電子檔案實行雙軌制管理，即紙張載體和電子檔案同時保存。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，實際上必須同時進行兩項工作：一是把非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案；二是電子文件（檔案）的非數(shù)字化過程，即把已經(jīng)生成的電子文件（檔案）及時輸出打印為紙質(zhì)文件（檔案）存檔。而這后一項工作，對于檔案室而言尤為重要，因為它涉及到檔案能否長期保存下去的問題，即能不能把今天的歷史長期保存下去的問題。這是檔案室在檔案數(shù)字化建設(shè)中的歷史使命。如果說檔案室與檔案館在檔案數(shù)字化建設(shè)中有什么不同的話，就是檔案室在檔案數(shù)字化過程中，比檔案館承擔著更多的保存歷史的任務(wù)。就是說，檔案室在檔案數(shù)字化過程中，一方面要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案；另一方面要指導(dǎo)文件形成部門將電子文件與紙質(zhì)文件同時存檔保存。
當然，這不是說檔案館的數(shù)字化建設(shè)就顯得輕松和容易。檔案館有檔案館的工作，它既要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案進行數(shù)字化處理，還要在接收檔案進館時，按雙軌制管理的要求，一方面要接收檔案室移交的紙質(zhì)檔案及其它非數(shù)字檔案，另一方面要接收檔案室與非數(shù)字檔案并行的數(shù)字化檔案?？墒牵瑪?shù)字化檔案怎么接收就是一個新問題。是實際接收，即將檔案室的電子檔案復(fù)制或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館；還是虛擬接收，即以檔案室保存的電子檔案為基礎(chǔ)，制定法律和規(guī)章制度，通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室分享其電子檔案的管理和使用，建立虛擬數(shù)字檔案館。這其中涉及方方面面的問題，均須加以研究和解決。這是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。
此外，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是將紙質(zhì)檔案及其它非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案儲存保管起來那樣簡單，它有著相當廣泛的內(nèi)容和嚴格的要求，是檔案管理現(xiàn)代化進程中三個階梯（觀念現(xiàn)代化、建立健全科學的管理制度、采用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案）中的第三個階梯。可見，在實踐中，檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅是單純的技術(shù)問題，它必然涉及觀念的改變和管理理念的創(chuàng)新，以面對不斷產(chǎn)生的新問題。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)也是一個摸著石頭過河的過程。
3.檔案數(shù)字化建設(shè)中會遇到的相關(guān)問題
檔案數(shù)字化建設(shè)是用現(xiàn)代信息技術(shù)來武裝檔案管理，是比較新的事務(wù)，必定會遇到很多新問題，需要引起我們的注意。
第一，電子檔案的信息安全問題，包括檔案信息的丟失、篡改、盜取、遭受攻擊等等，在計算機網(wǎng)絡(luò)檔案環(huán)境下可以隨時發(fā)生和實現(xiàn)。比如，電子文件以數(shù)字形式記錄信息，使它很容易被篡改和刪除；網(wǎng)絡(luò)中密碼易被破解，使其很容易被盜取，也很容易遭受惡意攻擊而受到毀滅性破壞等。因此，不僅要采用已知的一切方法來加以防范，而且要研究更加有效的措施來保護電子檔案信息安全。
第二，加強元數(shù)據(jù)的管理問題。所謂元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境，以及文件和圖形處理軟件、字符集等數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化建設(shè)中要在若干場合大量使用到元數(shù)據(jù)：如在編目中用元數(shù)據(jù)概括地描述檔案文件的形式和內(nèi)容；在電子文件的存檔、保護、傳輸過程中用元數(shù)據(jù)來保證電子文件的法律地位、抗拒數(shù)據(jù)被修改以保證電子文件的真實性和可靠性；或者使用元數(shù)據(jù)來指明今后閱讀、復(fù)制電子文件的途徑等等，其用途很多。元數(shù)據(jù)之于電子文件的種種功用及如何選擇使用元數(shù)據(jù)問題，不僅檔案部門在研究，圖書、文獻部門也在研究，我們可以借助一些外在的智力。而對于檔案部門自身而言，則要以元數(shù)據(jù)為杠桿推動檔案著錄項目的研究以提升檔案的著錄水平。元數(shù)據(jù)究竟應(yīng)該怎樣選擇和使用是一門相對獨立的學問。筆者認為，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理（編目和著錄的項目實際上也是元數(shù)據(jù)）中使用元數(shù)據(jù)的種種場合，統(tǒng)統(tǒng)都可以看作是檔案著錄；著錄所使用的項目數(shù)據(jù)，統(tǒng)統(tǒng)都可以看作是元數(shù)據(jù)。在編目、著錄和各種使用元數(shù)據(jù)的場合，其核心問題都是選擇元數(shù)據(jù)，而不是創(chuàng)造元數(shù)據(jù)，都僅僅是從檔案文件的內(nèi)容和形式中選擇元數(shù)據(jù)、確定元數(shù)據(jù)、抽取元數(shù)據(jù)、使用元數(shù)據(jù)。
第三，要以“實際運用”帶動檔案數(shù)字化建設(shè)。進行檔案數(shù)字化建設(shè)的目的，就是為了提高檔案管理的效率、提高檔案服務(wù)質(zhì)量。因此，進行檔案數(shù)字化建設(shè)，一定要以“用”字當頭，要把檔案數(shù)字化的成果，盡快運用到檔案管理和檔案服務(wù)工作中去，絕不能為數(shù)字化而數(shù)字化。此言絕非無病，那些總結(jié)工作、上報統(tǒng)計時標榜的建立了多少數(shù)據(jù)庫、輸入了多少萬條目錄，而檔案的管理和利用還是老樣子的情況，實在屢見不鮮?！斑\用”是檔案數(shù)字化建設(shè)的靈魂和動力，只有積極運用，才能促進檔案數(shù)字化工作不斷改進，不斷完善，保質(zhì)保量地持續(xù)進行；只有積極運用，才能把檔案數(shù)字化建設(shè)有始有終地堅持到底。
4.結(jié)束語
綜上所述，檔案管理數(shù)字化是先進科學技術(shù)手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下的檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。在信息高速發(fā)展的今天，做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅可以極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，還可大大減少了管理工作人員的投入，降低了聯(lián)系渠道的費用支出，為檔案管理做貢獻。
1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數(shù)字信息，以實現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實現(xiàn)利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數(shù)字化采集，從而實現(xiàn)圖文信息的計算機存儲、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務(wù)的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數(shù)字化。
2實施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設(shè)立專用的檔案儲藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據(jù)檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)備份。在整個流程中要注意幾個關(guān)鍵點。
以作者所在項目為例，相關(guān)建設(shè)合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細節(jié)多次進行預(yù)演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點建立了工作流程、管理制度、技術(shù)標準；在實際工作中嚴格按工作流程規(guī)則操作，按技術(shù)標準驗收。認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數(shù)字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數(shù)字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關(guān)。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數(shù)字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復(fù)雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應(yīng)參數(shù)，掃描過程中及時調(diào)整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應(yīng)格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關(guān)鍵的技術(shù)部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數(shù)據(jù)的存儲與安全是實現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術(shù)都還不能實現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應(yīng)用中可能會遇到突發(fā)性的災(zāi)害，因人為過失、計算機故障、存儲介質(zhì)損壞等各種原因，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行及時地備份。對備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
各級儲備部門屬于國家戰(zhàn)略物資儲備管理機構(gòu)，是保障國家軍事安全和經(jīng)濟安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對提高儲備部門管理效益來說至關(guān)重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價值的信息資料保存下來，以便于能夠結(jié)合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當前科技發(fā)展現(xiàn)狀來看，儲備部門檔案管理加強數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。本文在此指出儲備部門實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要路徑。
1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義
（一）確保檔案管理規(guī)范進行
檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動式管理模式容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問題，難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的管理目標[1]。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對檔案各項內(nèi)容實現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供更好地服務(wù)的目的。另外，通過加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規(guī)范化進行也具有重要意義。
（二）提升檔案管理工作效率
由于儲備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數(shù)字化建設(shè)后的檔案管理則可以利用信息技術(shù)準確呈現(xiàn)出當前檔案信息。通過加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結(jié)等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。
（三）提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用
以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關(guān)聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關(guān)于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用效果。
2 儲備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)實施路徑
（一）增強數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念
儲備部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者應(yīng)增強數(shù)字化檔案管理建設(shè)觀念，加強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認識，了解數(shù)字化建設(shè)必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開宣傳，提高職員對數(shù)字化建設(shè)理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設(shè)當中。同時，儲備部門還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)管理實際情況樹立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲備部門還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實踐中及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，準確把握問題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對性解決措施。
（二）加大檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應(yīng)首先提高財政支持，確保數(shù)字化建設(shè)資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設(shè)備，針對重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設(shè)備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應(yīng)進行自動升級，借助軟件設(shè)備保障儲備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲備部門還可以適當多購入硬件設(shè)備，包括路由器、存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及圖文影響掃描設(shè)備等。除此之外，還要重視硬件設(shè)備管理，創(chuàng)設(shè)良好設(shè)備保管環(huán)境，確保設(shè)備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場或腐蝕性物質(zhì)對硬件設(shè)備造成損壞。
（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系
制度體系是確保一切項目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)制定出相應(yīng)的管理體系來確保建設(shè)的順利進行。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對此儲備部門應(yīng)制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設(shè)過程滿足國家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程。儲備物質(zhì)管理局應(yīng)充分利用內(nèi)部管理體系加強數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督，及時準確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。
（四）制定檔案管理安全化保障制度
數(shù)字化建設(shè)雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設(shè)進程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權(quán)限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)嚴格依照國家及儲備部門相關(guān)法律法規(guī)及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認證系統(tǒng)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件等防護技術(shù)保障檔案信息安全。
（五）注重數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)
儲備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術(shù)欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設(shè)一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲備部門應(yīng)重視對系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識的培訓(xùn)，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對性，結(jié)合管理人員自身實際情況制定培訓(xùn)計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數(shù)字化技術(shù)知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。
3 結(jié)語
總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲備部門也應(yīng)順應(yīng)時代形勢，全面認識檔案管理數(shù)字化建設(shè)對系統(tǒng)內(nèi)各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步，為保障局內(nèi)各項工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。
參考文獻
建設(shè)工程檔案簡稱工程檔案，是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值和利用價值的文字、圖表、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的快速提高，醫(yī)院各個項目的檔案管理也從以往的紙質(zhì)管理提升為電子檔案管理，管理模式也發(fā)展為多形式、多方面、多層次的模式，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會信息電子化發(fā)展的步伐，經(jīng)濟社會各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]?，F(xiàn)通過對醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進行探討，提出相應(yīng)應(yīng)對策略，從而提高醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案管理的質(zhì)量。
1 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的特點
醫(yī)院建設(shè)工程項目時，組成相應(yīng)的檔案管理部門，使內(nèi)部各部門承擔相應(yīng)自己的職責的檔案責任，對于外部根據(jù)相應(yīng)的檔案管理條例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務(wù)關(guān)系以及本單位與涉及到的工程項目單位簽定的各種合同得到有力的執(zhí)行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過數(shù)字電子設(shè)備生成以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計算機設(shè)備進行閱讀處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學技術(shù)信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會提高工作效率和質(zhì)量、在人力、物力、財力上也能節(jié)省，甚至于可以縮短整個工程設(shè)計、工程施工及工程結(jié)算周期；因此工程電子檔案為醫(yī)院的工程建設(shè)提供詳盡的治療信息，為醫(yī)院基建領(lǐng)導(dǎo)果斷正確地決策提供有價值的參考。對工程電子檔案充分的認識和正確的科學的使用醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理中提供的信息及其使用價值，就能體現(xiàn)出電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益，更好的服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，建設(shè)工程電子檔案歸納起來有專業(yè)性、成套性、階段性、動態(tài)性、依賴性等特點。
2 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的作用
醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢，因為電子檔案具有幾乎不占據(jù)物理空間的優(yōu)點，建設(shè)工程檔案隨著醫(yī)院規(guī)模的飛速擴大，文件資料愈來愈多，運用電子文件及電子檔案可縮小占用儲存面積，解決檔案庫房不夠的問題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質(zhì)檔案方便，備份管理得當，也不會丟失，更不會老化，隨著電子計算機及網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件會以電子文件的應(yīng)用形式產(chǎn)生和存儲。通過拷貝到移動u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設(shè)工程檔案抵御自然災(zāi)害、應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保建設(shè)工程檔案的安全，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案在醫(yī)院擴建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設(shè)工程檔案的作用自然也就得到認可和提高。
3 建設(shè)工程電子檔案的歸檔管理
在歸檔時間上有一定的要求，要求要在竣工驗收后的三個月內(nèi)，將所有文件移交給檔案部門；建設(shè)工程電子文件檔案應(yīng)與紙質(zhì)工程文件歸檔的檔案內(nèi)容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實際工作中因為各方面的原因電子檔案管理中也存在一定的問題，由于對這個專業(yè)的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業(yè)的，從而缺乏建設(shè)工程檔案的專業(yè)知識導(dǎo)致在檔案資料整理中出現(xiàn)一些不完整，不夠真實嚴謹?shù)馁Y料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設(shè)備匱乏，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員相對較少，這些因素都是導(dǎo)致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。
4 醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案數(shù)字化平臺建設(shè)
醫(yī)院基建工程電子檔案可以重復(fù)利用，也可作為日常保養(yǎng)維護提供依據(jù)，在突飛猛進的信息化時代，現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院電子檔案數(shù)字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個平臺，當然也對檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的重要性，認真搞好建設(shè)工程檔案的建設(shè)，就是要把建設(shè)工程的檔案收集、整理和管理提到相應(yīng)的工作日程上，我們急于做好以下幾個方面的工作。①制定完善的健全的電子檔案數(shù)字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規(guī)定，使醫(yī)院的基建工程電子檔案按規(guī)范化、合理化的流程進行管理。②加大人力資源力量，加強電子檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，采取積極措施要讓檔案人員更新知識、提高技術(shù)人員的水平，使其適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對策[2]。③加大財力即資金的投入，改善硬件設(shè)施，配備性能能滿足需要質(zhì)量可靠的計算機、軟件，刻錄儀器等設(shè)備，在應(yīng)用方面要選擇科學合理的存貯方式，引進現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，為電子化提供技術(shù)支撐?？梢笤O(shè)計單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計變的更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用[3]。
綜上所述，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也發(fā)生相應(yīng)的改變，醫(yī)院建設(shè)工程的檔案管理要提高管理意識、改變管理方法、采用更便捷、更科學的管理手段不斷的創(chuàng)新，建立建設(shè)工程電子檔案為的工程建設(shè)提高完整的、科學的、真實的記錄，為以后工程的維護保養(yǎng)提高詳盡的資料，醫(yī)院建設(shè)工程電子的檔案的管理可以反映一個醫(yī)院工程建設(shè)的整體水平，可見工程建設(shè)的電子檔案數(shù)字化管理的重要性，只有不斷地加強其建設(shè)，加大對檔案管理工作的投入，認識在醫(yī)院建設(shè)中的重要作用，以使更好的發(fā)揮其作用，更好的實現(xiàn)和應(yīng)用建設(shè)工程電子檔案數(shù)字化管理。
參考文獻
隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會已步入信息社會。這一形勢不僅給國有企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也發(fā)起了新的挑戰(zhàn)。如何改善檔案管理工作、如何推動數(shù)字化建設(shè)進程、如何提高檔案管理水平等一系列問題是國企檔案管理人員面臨的新課題。因此，積極探究國企檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑具有重要社會意義。
1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性
在信息化社會，因特網(wǎng)普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)資源獲取、共享成為現(xiàn)實。在世界各個角落，人們均可通過計算機訪問數(shù)據(jù)信息資源。在這種環(huán)境下，數(shù)據(jù)檔案館、檔案信息系統(tǒng)應(yīng)運而生，進一步提高了數(shù)據(jù)資源的共享程度。數(shù)字化引入檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)管理清晰化、服務(wù)流程規(guī)劃化，同時能推動廣大檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，以及專業(yè)化能力的拔高。反之，如果一味地沿用傳統(tǒng)、舊有的管理模式，排斥對數(shù)字化進程的引入，不僅將制約國企內(nèi)部管理工作流程和效率的提升，更將影響到廣大檔案信息的安全化實現(xiàn)，最終將影響到國企科學化的發(fā)展進程。
2 影響檔案信息化建設(shè)的因素
（一）檔案信息傳輸問題。檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網(wǎng)絡(luò)當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，一旦云端被攻克、或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。而檔案數(shù)字化建設(shè)離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。所以說，影響檔案數(shù)字化建設(shè)的首要因素即是檔案信息傳輸安全。
（二）檔案信息介質(zhì)問題。當網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)成為檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何，也自然成為了影響檔案安全的重要因素。如，檔案存儲的外在介質(zhì)，當其遭遇到不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類型的自然災(zāi)害）時，其中固有的信息數(shù)據(jù)則很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭到嚴重的損害；又如，進行信息數(shù)據(jù)維護的工作人員一旦出現(xiàn)擅離職守、或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時，便將導(dǎo)致檔案獨立運作系統(tǒng)的全盤崩潰。
3 推動國企檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施
相較于傳統(tǒng)檔案管理方式本身存在著的片面性、滯后性以及宣傳薄弱型的特征，數(shù)字化能夠充分利用既定檔案內(nèi)容所生成的電子數(shù)據(jù)信息，利用數(shù)據(jù)以及多媒體和網(wǎng)絡(luò)平臺，使得處于不同地域、不同工作環(huán)境的工作人員能夠使用統(tǒng)一的管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在基于安全的情況下，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。因此，推動國企檔案管理數(shù)字化建設(shè)是極具現(xiàn)實意義的?；谏鲜隼碚撆c筆者工作經(jīng)驗結(jié)合，下文將就推動國企檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體措施展開探討。
（一）建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺，提高內(nèi)部調(diào)檔與查詢速度。首先，可通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強對于國企檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務(wù)的操作與運營，保障信息技術(shù)的使用能夠切實為國企管理服務(wù)，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當中，全面推動現(xiàn)代化的實施。其次，建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺，按照檔案信息的具體內(nèi)容和所屬區(qū)域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統(tǒng)一檢索和管理服務(wù)，提高調(diào)檔查詢速度，提升工作效率。而在這一過程當中，電子檔案的收集、轉(zhuǎn)化以及上傳是應(yīng)當給予高度重視的環(huán)節(jié)，為保障工作效率，筆者認為應(yīng)建立自動上傳的窗口及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在接收數(shù)字檔案時，同步完成自動上傳，實現(xiàn)收集、上傳、歸檔等鏈條式的管理模式。
（二）重視檔案數(shù)據(jù)信息安全，擴大管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)范圍。加強對檔案信息安全維護的主要手段之一，就是保障信息內(nèi)容的完整性、可用性以及嚴密性。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只限于紙質(zhì)載體媒介的客觀形式，數(shù)字化建設(shè)下的檔案存儲介質(zhì)以擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數(shù)據(jù)的電子載體，這就使得對其安全性維護變得更加復(fù)雜與艱難。為此，國企檔案管理人員必須及時展開信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高對安全內(nèi)涵、安全意識的重視度；從理論和實踐兩個角度出發(fā)，在提升檔案管理人員理論素養(yǎng)、促其從理論上了解技術(shù)和科技發(fā)展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強對檔案管理人員基本業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，提升其有關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、云端、大數(shù)據(jù)等的操作使用本領(lǐng)，切實強化技能水平。
（三）全面采取信息安全備份，強化檔案信息安全性管理。非人為的不可抗力因素，是對檔案信息安全造成重大損害的癥結(jié)之一。計算機網(wǎng)絡(luò)硬件故障、各類自然災(zāi)害和不可預(yù)估性事故一旦出現(xiàn)對于檔案、尤其是對國企內(nèi)部“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到企業(yè)檔案信息本身的完整性，更將影響其使用價值，以及日后可用性，所以，在提高企業(yè)檔案信息安全性的同時，還應(yīng)當適時做好檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作，以防萬一，以備不時之需。此外，為了讓數(shù)字檔案備份更加安全、更有保障，檔案管理人員可進行多重備份，并定期進行數(shù)據(jù)在線、脫機模式下的雙重檢驗。需要注意的是，備份至云端的數(shù)據(jù)需要及時構(gòu)筑防火墻、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升提供更多重保障。同時，為了避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)，對于國企數(shù)字檔案的備份還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災(zāi)害，或是其他可能威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時還可增加一定的資金和設(shè)備投入，來完善對于兩地同檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
4 結(jié)語
立足于信息時代下，先進科學技術(shù)已逐步取代傳統(tǒng)檔案工作方式，科學技術(shù)使檔案管理工作人員在繁瑣的工作中解放出來，無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作，從而有更多精力投入檔案資源開發(fā)中去。在檔案管理中積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能有效實現(xiàn)信息自動化存取，促使紙質(zhì)資源數(shù)字化、電子化，進一步提高檔案工作效率。與此同時，在數(shù)字化技術(shù)支持下，檔案資源開發(fā)也逐步朝向更深層次、高水平、智能化發(fā)展，從而能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。因此，國有企業(yè)應(yīng)基于目前檔案管理工作現(xiàn)狀，積極創(chuàng)新，加強數(shù)字檔案信息安全性管理，從多角度、多層面出發(fā)，定期進行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而造成難以想象的損失和危害。唯有最大程度保障數(shù)字信息共享化和安全化的完美對等與平衡，國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為國企可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提供更多服務(wù)與便利。
參考文獻
[1]吳明華.檔案信息化標準體系建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
