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時(shí)間：2023-07-06 09:29:14
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2、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問題
(1)檔案的原始性、真實(shí)性不夠完全。原始性以及真實(shí)性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實(shí)際工作中無比容易就可對(duì)于其原始性以及真實(shí)性進(jìn)行確認(rèn),而電子文件檔案在其構(gòu)成以及處理進(jìn)程中,信息的可變性是無比大的,如果在處理進(jìn)程中刪除了或者者修改了原始文件,是不容易被識(shí)破的。同時(shí),在電子檔案的處理進(jìn)程中還擁有與信息載體互相分離的屬性,因而,電子檔案很容易在構(gòu)成的進(jìn)程中被人修改,對(duì)于檔案的原始性、真實(shí)性以及可靠性都造成為了影響。
(2)檔案難以久長貯存。硬件、軟件和環(huán)境等因素都會(huì)在電子檔案的生成、傳輸、利用等階段發(fā)生影響。在貯存進(jìn)程中,電子檔案對(duì)于載體的機(jī)能和環(huán)境的請(qǐng)求無比嚴(yán)格,加之其使用壽命其實(shí)不長,貯存載體沒法對(duì)于自然災(zāi)難或者者病毒的腐蝕進(jìn)行有效抵抗,操作失誤或者者電壓不穩(wěn)都會(huì)嚴(yán)重破壞或者者丟失信息內(nèi)容。因而,檔案信息難以進(jìn)行長期的貯存。
(3)檔案的安全性、不亂性不高。跟著信息全世界化的發(fā)展,世界各個(gè)角落的人們都能享遭到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷,因?yàn)橐蛱鼐W(wǎng)的開放性較強(qiáng),籠蓋于世界的各個(gè)地區(qū),因而每一個(gè)人均可自由進(jìn)入因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源同享。在電子政務(wù)環(huán)境下,首要文件的傳輸大部份是通過因特網(wǎng)來施行的,在傳輸進(jìn)程中,電子文件極易遭受黑客襲擊,致使文件內(nèi)容被捏造或者者泄漏出來。電子檔案在保留、管理以及接管進(jìn)程中極易遭到病毒的影響,目前熟識(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的黑客較多,就算電腦中安裝了防火墻,簡(jiǎn)易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以,電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患,安全性以及不亂性均不高。
3、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析
(1)樹立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查詢與應(yīng)用。確保檔案信息的全面性、真實(shí)性以及完全性是樹立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的條件與基礎(chǔ),由于這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求符合。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不但能深度發(fā)掘信息數(shù)據(jù),還能提供更好的服務(wù)為政府決策。
(2)施行“前端節(jié)制”。檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特色是總體性、連續(xù)性以及現(xiàn)實(shí)性,要想使其作用患上到優(yōu)良施展,就不能長期地停留于“后端節(jié)制”的服務(wù)階段,必需將這類傳統(tǒng)后進(jìn)的策略進(jìn)行轉(zhuǎn)換,施行“前端節(jié)制”策略。檔案管理部門主動(dòng)地提早接入對(duì)于信息資源的收拾、搜集以及應(yīng)用工作中的法子就是“前端節(jié)制”,這類法子可實(shí)現(xiàn)本身管理工作以及電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端節(jié)制”不但是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時(shí)歸檔以及長時(shí)間應(yīng)用的請(qǐng)求,也是保障檔案信息安全性的需要。
(3)加強(qiáng)信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案信息的多樣性以及繁雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下發(fā)生了良多問題,檔案信息的安全以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問題可保障檔案管理順利進(jìn)行。因?yàn)殡娮诱?wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完美,致使檔案信息要面臨的問題較多,為了加強(qiáng)在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作,必需對(duì)于電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng),這也是管理部門對(duì)于檔案進(jìn)行有效管理的首要手腕。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對(duì)于電子政務(wù)下的檔案管理工作擁有無比首要的作用。此外,從根本上說,政府部門對(duì)于檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對(duì)于檔案信息的建設(shè)。所以,政府中的檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格依照國家所制訂的信息安全規(guī)范和框架施行對(duì)于檔案信息的安全建設(shè)工作,從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
(4)樹立信譽(yù)檔案模式。在電子政務(wù)環(huán)境下對(duì)于信譽(yù)檔案模式的樹立可將某對(duì)于象的信譽(yù)情況進(jìn)行及時(shí)記錄、反應(yīng)和證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信譽(yù)檔案建設(shè)可為政府機(jī)構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù),無論是對(duì)于政府檔案信息所施行的公然決策,仍是對(duì)于檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴(kuò)大于社會(huì)中,都是以信譽(yù)檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信譽(yù)檔案建設(shè)使科學(xué)、公道地管理信息資源的目的患上以實(shí)現(xiàn)。因而,在電子政務(wù)環(huán)境下,信譽(yù)檔案的樹立對(duì)于我國電子政務(wù)的快速發(fā)展擁有增進(jìn)作用。
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，精心安排部署。一是及時(shí)召開動(dòng)員大會(huì)，對(duì)開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作進(jìn)行動(dòng)員部署，成立了由局長任組長，副局長、為副組長，各科室負(fù)責(zé)人員為成員的檔案局廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)活動(dòng)的組織領(lǐng)導(dǎo)、檢查督導(dǎo)及協(xié)調(diào)保障工作。確保了活動(dòng)按要求扎實(shí)推進(jìn)。二是研究制定并印發(fā)了《檔案局廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作實(shí)施方案》，明確了廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作的指導(dǎo)思想、對(duì)象、范圍、內(nèi)容和具體要求等。為廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)工作的順利推進(jìn)提供了制度保障。
（二）扎實(shí)深入開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作
1、注重前期預(yù)防
為增強(qiáng)干部職工的廉政風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，每周利用政治學(xué)習(xí)的時(shí)間，采取聽講座、外出參觀、觀看反腐倡廉光盤、進(jìn)行心理調(diào)適和自學(xué)等方式開展學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，并做好學(xué)習(xí)記錄。這些學(xué)習(xí)教育活動(dòng)的開展，提高了黨員干部的整體素質(zhì)，增強(qiáng)了大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、法制意識(shí)和廉政意識(shí)，激發(fā)了愛崗敬業(yè)、積極進(jìn)取、廉政勤政的熱情。
2、強(qiáng)化中期監(jiān)管
為將崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)防控管理落到實(shí)處，各科室圍繞行政管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)對(duì)每個(gè)崗位、每位干部的工作職責(zé)進(jìn)行認(rèn)真梳理，填寫了《行政職權(quán)目錄表》，通過采取自己找、群眾提、互相查、領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)、組織評(píng)等方法，全面查單位、科室、個(gè)人存在的或潛在的崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并按照危害程度和發(fā)生頻率等進(jìn)行分析評(píng)估，確定不同的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，全面推行崗位廉政風(fēng)險(xiǎn)防控管理，圍繞收費(fèi)管理、監(jiān)督檢查、行政許可、人財(cái)物管理等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，完善了檔案利用制度、行政執(zhí)法公式制度、首問負(fù)責(zé)制度、廉政談話制度及人事管理、車輛管理等方面的制度，逐步形成了用制度管人、用制度管事、用制度管權(quán)的監(jiān)督制約機(jī)制，切實(shí)做到辦事效率提高，服務(wù)能力增強(qiáng)。
3、完善后期考核
為使廉政工作規(guī)范化，我局建立了廉政風(fēng)險(xiǎn)防范監(jiān)督考核制度，通過階段檢查、單位內(nèi)部評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制、定期考核方式，對(duì)局廉政風(fēng)險(xiǎn)防范各項(xiàng)措施落實(shí)情況進(jìn)行考核評(píng)估，把檔案管理中的行政許可、檔案利用收費(fèi)等重點(diǎn)工作都置于廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理監(jiān)督之中，使全局工作運(yùn)轉(zhuǎn)更加制度化、規(guī)范化、程序化、高效化。
二、取得的成效
通過開展廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作，初步形成了覆蓋機(jī)關(guān)的廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理工作網(wǎng)絡(luò)，逐步建立了比較完善的廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理長效機(jī)制，有效防范和化解廉政風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作人員廉政高效，推動(dòng)檔案工作的高效健康發(fā)展。
研究生論文具有分散性，個(gè)體性的特點(diǎn)，比如我校，在研究生畢業(yè)離校之前，論文檔案尚分散在600多名研究生的手中。那么，我們?nèi)绾蝸磉M(jìn)行有效的保質(zhì)保量的收集呢？在研究生畢業(yè)離校之前，我們把論文的歸檔工作作為他們離校手續(xù)中必辦的一項(xiàng)內(nèi)容。如果他們的論文沒有歸檔，那么他們不能最后辦完離校手續(xù)，也就不能離校。
然后，具體該由準(zhǔn)來進(jìn)行收集呢？筆者最近走訪了幾所高校，一般由系里的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集。兼職檔案員由研究生秘書或?qū)W科秘書，科研秘書，圖書資料員等來擔(dān)任，筆者認(rèn)為由研究生秘書擔(dān)任的最佳。因?yàn)檠芯可貢芎脱芯可〉弥苯勇?lián)系，有關(guān)論文歸檔的內(nèi)容和要求可以提早通知他們。在實(shí)際工作中，往往會(huì)遇到這樣的情況，研究生拿了材料來歸檔，這時(shí)，如果論文不符合要求，他們會(huì)說事先不知如何要求，而現(xiàn)在他們馬上要畢業(yè)離校了，這不僅給收集工作帶來困難，也給即將離校的研究生造成不便。如果由研究生秘書擔(dān)任兼職檔案員來收集論文，一些歸檔需要的表格和具體要求說明提早交給研究生秘書，由各系研究生秘書發(fā)到研究生手里，也就可以對(duì)歸檔中的一些不合格品打一劑預(yù)防針。而由其它人員擔(dān)任，沒有研究生秘書所具有的優(yōu)勢(shì)。
研究生論文檔案的歸檔工作，也是研究生管理工作中的一部份。復(fù)旦大學(xué)實(shí)行了部門立卷制度，即由研究生院統(tǒng)一歸口、立卷，然后移交學(xué)校檔案館，檔案館對(duì)他們作具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。這一途徑既符合部門立卷制度，又宜于做好研究生論文的歸檔工作。一方面，研究生院論文材料的內(nèi)容最為熟悉，他們最了解檔案的完整與否及內(nèi)容之間的相互聯(lián)系。另一方面，有利于檔案人員集中精力和時(shí)間，開發(fā)檔案資源，主動(dòng)提供利用，同時(shí)，也可以更好地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。如果不經(jīng)研究生院而直接歸到檔案館，首先，這不符合部門立卷制度；其次，研究生秘書不屬于檔案人員系列，檔案館對(duì)研究生秘書工作不能施加任何影響。因此，由研究生院統(tǒng)一歸口，有利于保證論文的質(zhì)量。
二、研究生論文整理中組卷方式的探討
縱觀幾所院校，無外乎兩種組卷方式：一是按人頭組卷，即把一個(gè)研究生的所有材料都集中在一起，包括論文和評(píng)閱材料。另一種是論文和評(píng)閱材料分開組卷，論文以人組卷，而評(píng)閱材料按系或?qū)I(yè)集中組卷。按人頭組卷，一個(gè)人的材料比較集中和清楚，然而，筆者以為還是論文和評(píng)閱材料分開組卷為宜。首先，從利用的角度看，一般來講，很少出現(xiàn)論文和評(píng)閱材料同時(shí)使用的情況，而對(duì)評(píng)閱材料利用較多的是各系在搞研究生教學(xué)質(zhì)量評(píng)估或單個(gè)碩士點(diǎn)，博士點(diǎn)申報(bào)、評(píng)估的時(shí)候，即大量利用時(shí)，多以系或?qū)I(yè)的單位。因此，評(píng)閱材料以系或?qū)I(yè)為單位集中保管，有利于迅速地査借利用。其次，按人頭組卷，由于論文材料直接來源于研究生，而評(píng)閱材料往往以系為單位集中，要把一個(gè)人的所有材料都集中在一起。這樣，組卷工作就比較麻煩，這于實(shí)際工作并無必要。
三、研究生論文如何實(shí)行計(jì)算機(jī)管理：
研究生論文經(jīng)研究生院部門立卷之后，移交到檔案館，然后，我們對(duì)它進(jìn)行全面的計(jì)算機(jī)管理工作。計(jì)算機(jī)管理功能如下：輸入功能：我們?cè)O(shè)了與論文有關(guān)的以下字段，如分類號(hào)、排架號(hào)、排架流水號(hào)、密級(jí)、論文題名、系別、論文作者、導(dǎo)師、備注等。這些字段大致反映了論文檔案所要標(biāo)識(shí)的所有內(nèi)容。
統(tǒng)計(jì)功能：根據(jù)需要可以設(shè)多種統(tǒng)計(jì)功能，如“按系統(tǒng)計(jì)”、“按導(dǎo)師統(tǒng)計(jì)”等等。
修改功能：包括修改和刪除。
查借利用功能：結(jié)合輸入的字段，運(yùn)用“與、或、非”的邏輯關(guān)系，可以提供多種檢索途徑。
打印功能：分類簿冊(cè)，總簿冊(cè)及各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等均可打印出來。
論文實(shí)行了計(jì)算機(jī)管理之后，直接輸入計(jì)算機(jī)，并在計(jì)算機(jī)上迅速地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，修改、查找和打印各類簿冊(cè)。這樣，不僅大大減輕了手工勞動(dòng)，而且為進(jìn)一步開發(fā)檔案資源打好了基礎(chǔ)。
檔案對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著關(guān)鍵性的作用，單位管理者對(duì)這一工作的重視程度也在加強(qiáng)，但是在實(shí)際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
第一，檔案收集和整理不到位。在事業(yè)單位檔案收集的過程中，由于管理人員缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)和檔案歸檔的意識(shí)，在檔案劃分的過程中并沒有按照要求劃分歸檔范圍，且在日常的工作中忽視檔案的手機(jī)工作，導(dǎo)致檔案的保存存在著不全面的現(xiàn)象。
而在檔案整理的過程中，一些單位經(jīng)常講活動(dòng)行程的文書、音響和照片放在一起，或者是不按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，這樣給后續(xù)的工作帶來了一定的麻煩。
第二，缺乏良好的檔案管理?xiàng)l件。從當(dāng)前的情況來看，一些事業(yè)單位并沒有按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置單獨(dú)的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內(nèi)部設(shè)立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位不僅沒有設(shè)置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現(xiàn)象。
第三，檔案管理人員水平有限。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，要求管理人員具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)化的管理理論知識(shí)，而目前事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理者政治覺悟性較低，業(yè)務(wù)水平也較差，保密紀(jì)律缺失。一些事業(yè)單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對(duì)專業(yè)知識(shí)的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進(jìn)行。
二、事業(yè)單位檔案管理工作問題的解決對(duì)策
上文中從三個(gè)主要方面分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何做好事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議。
第一，做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先要做好檔案的收集工作，防止檔案的缺失。而要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際情況開展工作。具體來講，需要重點(diǎn)宣傳檔案收集工作的重要性，增強(qiáng)管理者的檔案收集意識(shí)，并不斷培養(yǎng)和增強(qiáng)檔案管理人員的工作熱情，使他們能夠重視檔案規(guī)黨制度，并且貫徹執(zhí)行這些制度。
在檔案整理的過程中，一定要做到規(guī)范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號(hào)、檔案編目以及檔案裝盒的順序進(jìn)行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對(duì)于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對(duì)于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進(jìn)行整理和保管。
同時(shí)，檔案整理時(shí)還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價(jià)值的文件，都需要列入到歸檔的范圍之中，尤其是要對(duì)容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點(diǎn)整理。而對(duì)于重復(fù)性、臨時(shí)性等不需要保存的文件，則不需要進(jìn)行歸檔整理。
第二，設(shè)置檔案室，創(chuàng)造良好的檔案保存環(huán)境。為了更好的開展檔案管理工作，事業(yè)單位必須要設(shè)置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性?？梢哉f，檔案是事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，因此，設(shè)置良好的檔案保存環(huán)境至關(guān)重要。
除要設(shè)置檔案室外，還需要做好庫房管理工作，庫房?jī)?nèi)一定要有必要的檔案設(shè)備，并且要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。且要設(shè)有系統(tǒng)化且科學(xué)化的檔案管理方法，配有專業(yè)化的檔案保管人員，提升檔案保管的安全性。
需要注意的是，一定要保證檔案流動(dòng)過程的安全性，在事業(yè)單位使用檔案的過程中，管理者一定要做好安全防護(hù)工作，防止在這個(gè)過程中出現(xiàn)檔案損壞或者丟失的現(xiàn)象。使用中一定要輕拿輕放。
第三，提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，但是要求管理者具備豐富的管理知識(shí)和檔案分類整理等專業(yè)知識(shí)，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強(qiáng)培訓(xùn)成為首要的措施。具體來講，事業(yè)單位要定期聘請(qǐng)專業(yè)講師對(duì)檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)要組織管理者每周學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)體會(huì)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步，力求創(chuàng)建一支高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對(duì)河南省24個(gè)支隊(duì)和154個(gè)大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識(shí)還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。
（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)促進(jìn)各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而加大對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識(shí)要加大對(duì)水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級(jí)各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個(gè)水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對(duì)水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對(duì)整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對(duì)水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對(duì)各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動(dòng)的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。
（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識(shí)掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對(duì)每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時(shí)負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時(shí)將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場(chǎng)所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
[abstract] according to the bank's request, feasibility study stage from began to work, a comprehensive collection archive, timely tidy up, do file can complete reflect the whole process of the project implementation, with clear, simple to the project of access path, for the next world bank and domestic water conservation project provides detailed data and text information.
[keywords] water and soil conservation; bank projects; File management
中圖分類號(hào)：S157 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
工程檔案是工程項(xiàng)目的重要組成部分,在工程建設(shè)過程中,發(fā)揮重要的作用。盤縣于2006年第一次實(shí)施水土保持世行貸款項(xiàng)目，在檔案管理工作中，積極探尋與國內(nèi)項(xiàng)目的不同之處，學(xué)習(xí)世行項(xiàng)目的相關(guān)要求，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，理清工作思路，端正工作態(tài)度，扎實(shí)做好檔案管理工作，通過驗(yàn)收，主要做法為：
1 端正思想，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的目的及作用
檔案是體現(xiàn)和反映單位工作生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)面貌、主要職能活動(dòng)，便于今后的利用和為國家積累寶貴的檔案資料。它是單位工作查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，同時(shí)又是歷史的真憑實(shí)證。它主要作用是：第一，反映歷史真實(shí)面貌、反映一項(xiàng)工作的全過程、反映同一年度所做的各項(xiàng)工作、反映一項(xiàng)工程的全貌；第二，便于今后工作的利用；第三便于今后工作的總結(jié)與計(jì)劃、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。
盤縣水土保持辦公室在世行項(xiàng)目各項(xiàng)工作中，嚴(yán)格要求檔案工作人員要正確理解和認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，第一時(shí)間作好資料收集、登記與初步歸類工作，用端正、認(rèn)真的工作態(tài)度對(duì)待，杜絕文件資料收到后隨處一放，需用時(shí)又花大量的時(shí)間和精力去找的現(xiàn)象發(fā)生。
2 認(rèn)真總結(jié)過去的工作經(jīng)驗(yàn)
2004年，盤縣水土保持辦公室根據(jù)《檔案法》、《檔案文件整理指南》、《長江流域水土保持技術(shù)手冊(cè)》中的（檔案管理部分）等書籍中的相關(guān)規(guī)定、要求，制定了盤縣水土保持辦公室的《技術(shù)檔案管理辦法》，并以此辦法對(duì)水土保持辦公室從1992年開始至今已實(shí)施的工程的檔案資料重新進(jìn)行整理、分類和歸檔。在這些整理工作中，檔案人員學(xué)到和積累了一定的相關(guān)知識(shí)和整理經(jīng)驗(yàn)，具備了一定的對(duì)檔案資料收集、整理的辨別能力和工作基本要求，養(yǎng)成了良好的工作習(xí)慣，為水土保持世行的檔案管理工作打下了基礎(chǔ)。同時(shí)，在盤縣水土保持世行項(xiàng)目實(shí)施前，檔案工作人員先學(xué)習(xí)項(xiàng)目的相關(guān)資料，了解項(xiàng)目的工作目的、計(jì)劃達(dá)到的成效、實(shí)施的主要過程、檔案工作涉及內(nèi)容等后，認(rèn)真總結(jié)原有工作經(jīng)驗(yàn)，制定世行項(xiàng)目檔案管理工作初步方案，逐步開展工作。
3 水土保持世行項(xiàng)目檔案工作的具體做法
縣水保辦在實(shí)施世行項(xiàng)目后，檔案人員就感覺世行項(xiàng)目與國內(nèi)項(xiàng)目有很大的不同，世行項(xiàng)目工作要求高、工作內(nèi)容多、劃分細(xì)、涉及面廣，對(duì)檔案管理工作要求更高，檔案人員及時(shí)調(diào)整原有習(xí)慣的工作思路，按世行的要求結(jié)合工作實(shí)際開展工作。
3.1充分做好資料的收集工作
從項(xiàng)目一開始，就對(duì)項(xiàng)目各個(gè)部分形成的資料進(jìn)行收集和整理，收集過程中，主要以總體項(xiàng)目與各條小流域分別進(jìn)行，總體項(xiàng)目按總體項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，主要包括涉及整個(gè)項(xiàng)目的資料，反映項(xiàng)目的總體如規(guī)劃，批復(fù)、評(píng)估文件、項(xiàng)目執(zhí)行手冊(cè)、投資、完成等內(nèi)容。各條小流域按實(shí)施的各條小流域進(jìn)行，主要包括涉及單條小流域的資料，如設(shè)計(jì)、實(shí)施、合同、報(bào)賬、驗(yàn)收等內(nèi)容。
總體項(xiàng)目與各條小流域的資料收集與整理中，按以下主要類別進(jìn)行分類保存，目的為在使用中能及時(shí)準(zhǔn)確的提供出來，具體為：規(guī)劃階段資料、可研階段資料、設(shè)計(jì)階段資料、項(xiàng)目培訓(xùn)資料、項(xiàng)目管理資料、實(shí)施階段資料、年度竣工驗(yàn)收資料、項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收文件、其它綜合類等。
3.2文件資料歸檔范圍的確定
在所收集資料的基礎(chǔ)上，初步進(jìn)行鑒定和篩選，能反映和體現(xiàn)項(xiàng)目主要工作內(nèi)容及過程的留下，一些意義不大、沒有價(jià)值的、多余的則不保留。
3.3檔案整理、歸類
在上述收集的初步歸類類別的總體項(xiàng)目與各條小流域的資料中，再各類別中進(jìn)行如下細(xì)化整理工作：
1、按項(xiàng)目自然發(fā)生的順序進(jìn)行細(xì)化整理，即在類別的基礎(chǔ)上，按時(shí)間順序進(jìn)行整理。
2、在整理結(jié)束后，對(duì)總體項(xiàng)目進(jìn)行單獨(dú)整理、編號(hào)、成冊(cè)；對(duì)各條小流域分別獨(dú)立進(jìn)行整理、編號(hào)、成冊(cè)。這樣，從檔案中就清晰的把總體項(xiàng)目與各條小流域情況各自分開，在查閱資料時(shí)，通過查閱內(nèi)容所涉范圍就能及時(shí)分清查到。
3、整理時(shí)間規(guī)定為：
（1）每一年結(jié)合年度驗(yàn)收進(jìn)行一次初步整理工作；
（2）在各條小流域?qū)嵤┙Y(jié)束后進(jìn)行初步整理工作；
（3）在整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行總項(xiàng)目及各條小流域的最終整理工作。
4、保管期限的確定：確定項(xiàng)目主要資料保管期限為長期。對(duì)相關(guān)資料根據(jù)內(nèi)容分別進(jìn)行確定為長期（15年以上）、中期（5-15年）、短期（3-5年）。
5、對(duì)初步確定歸檔檔案后的資料再次進(jìn)行鑒定，主要做到：
（1）要盡可能的以原件為主；
（2）要求文件完整、不破、不重、不漏。對(duì)于對(duì)文字資料是由如藍(lán)色鋼筆、鉛筆、原珠筆形成的，是非激光傳真件等易退色的資料形成的，就要進(jìn)行復(fù)印后與原件裝訂一起的整理方式，保證今后提供出的文字?jǐn)?shù)據(jù)清楚，因?yàn)椋瑫r(shí)間長了，上述形成的文件，文字會(huì)退色、模糊，查閱的數(shù)據(jù)就會(huì)不確定，不準(zhǔn)確，這樣，查到的文件資料時(shí)，有原件，有復(fù)印件，查閱人對(duì)其數(shù)據(jù)、文字等不會(huì)產(chǎn)生疑惑，這樣就才能現(xiàn)檔案資料的準(zhǔn)確性，可靠性。
6、分類編號(hào)工作主要做到：
（1）對(duì)分類后的各獨(dú)立文件按所排的順序進(jìn)行編號(hào)。
（2）對(duì)各獨(dú)立文件要重新進(jìn)行編頁，保證文件資料的完整性。如一份文件（共2頁）中有附件（共3頁），就要對(duì)文件進(jìn)行重新編頁，從1頁編至5頁，在今后的查閱中，文件是否完整從頁碼可判斷，減少出現(xiàn)有文件無附件現(xiàn)象。
（3）準(zhǔn)確、完整填寫好文件名及文件時(shí)間，便于在查閱中，從目錄就可查閱，不必一定要打開文件查看方知是否需要，減少查閱工作量和時(shí)間。
（4）按分類及編號(hào)裝盒，完成相關(guān)文字說明，按盒號(hào)順序存入檔案柜。
7、對(duì)清理出的不保留的文件，不得隨意處理，要用碎紙機(jī)進(jìn)行粉碎銷毀或進(jìn)行點(diǎn)火燃燒銷毀處理。
8、各類音像資料、圖片資料的歸類整理后，單獨(dú)成一盒歸入。
4 管理和使用
4.1管理
整理、歸檔好后，要進(jìn)行規(guī)范的管理，如果不加強(qiáng)管理，則花了很大精力整理好的的檔案，會(huì)輕易的打亂，造成工作、時(shí)間、人力、精力的浪費(fèi)。管理工作主要做到：
1、對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的第一技術(shù)資料妥善保存，及時(shí)歸檔。
2、每個(gè)項(xiàng)目、每項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)，在完成或告一段落時(shí)，必需將所形成的文件材料作系統(tǒng)的加工管理，為以后項(xiàng)目提供利用。
3、保管必須有專門的檔案柜，做到防火、防盜、防水、防蟲、防塵等，防止檔案受損。
4.2使用
1、建立健全借閱制度，借閱檔案時(shí)，要根據(jù)檔案的重要程度履行不同的批準(zhǔn)手續(xù)。如水利局其他股室借用資料，要由水保辦主任同意方可；如外單位借用資料，需有局分管領(lǐng)導(dǎo)書面同意，借物人持有所借單位出具的證明，并說明歸還時(shí)間等，方可借出。
2、孤本不得外借。
3、做好保密工作，防止不利于單位及國家的事件發(fā)生。
5 工作中的幾點(diǎn)體會(huì)
1、領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，是做好檔案管理工作的首要條件。
工作中，領(lǐng)導(dǎo)要求每位同志包括自己及時(shí)將手中的資料交檔案管理人員，如會(huì)議資料、培訓(xùn)資料等，保證資料收集的全面性、完整性、及時(shí)性。
2、檔案人員要有高度的責(zé)任心。
檔案管理工作，是一項(xiàng)繁瑣的工作，看似只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的、整理資料的工作，但實(shí)際工作起來，卻是千頭萬緒，工作量是非常大的，要求檔案工作人員要有高度的責(zé)任心，要用仔細(xì)、踏實(shí)、敬業(yè)的工作態(tài)度做好工作。
林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項(xiàng)目特點(diǎn)主要分為4大類：育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營林技術(shù)檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術(shù)檔案。對(duì)育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，掌握各樹種苗木生長規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實(shí)施細(xì)則，為重點(diǎn)工程造林項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場(chǎng)苗圃年度施工設(shè)計(jì)方案，全場(chǎng)年度計(jì)劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計(jì)表、施工卡片。
工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目造林（生態(tài)防護(hù)林工程、“再造三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目）是國家重點(diǎn)投資項(xiàng)目，工程建設(shè)要求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設(shè)中的示范帶頭作用，必須加強(qiáng)工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對(duì)工程有指導(dǎo)性的文件。主要包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡(jiǎn)報(bào)、進(jìn)度報(bào)表等。主要包括可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、施工設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報(bào)告、竣工報(bào)告、管護(hù)措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項(xiàng)目申請(qǐng)書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進(jìn)行裝訂，包括年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、施工驗(yàn)收卡片等。
營林技術(shù)檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測(cè)、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營服務(wù)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進(jìn)行整理。主要包括上級(jí)批復(fù)的年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、林權(quán)證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴(yán)重危害森林的無煙火災(zāi)，嚴(yán)重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場(chǎng)對(duì)各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進(jìn)行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗(yàn)和材料的積累在指導(dǎo)病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、防治效果、“四率”評(píng)比材料、上級(jí)來文以及年度預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)資料。同時(shí)將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理
作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實(shí)就是知識(shí)管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實(shí)體安全的同時(shí)，有效開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗(yàn)積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務(wù)開展及客戶提供檔案信息服務(wù)。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問題。我對(duì)本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進(jìn)行剖析，與大家共享。
我在檔案統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時(shí)。歸檔范圍里面明確提到的應(yīng)歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運(yùn)營管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對(duì)原件會(huì)造成較大破損，借出信息不全面，導(dǎo)致原件歸還時(shí)錯(cuò)位；對(duì)檔案庫房也缺乏檔案安全防護(hù)措施和實(shí)施規(guī)范，導(dǎo)致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時(shí)間，但是在利用信息這一塊占的時(shí)間也與整理占有同樣的比重，因?yàn)闄n案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費(fèi)了時(shí)間，又給檔案的保管帶來了隱患。用百分比來說明：公司的人員一般要用80%時(shí)間來收集信息，20%時(shí)間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計(jì)劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來，我們的經(jīng)驗(yàn)主要有以下幾點(diǎn)。
一、明確目標(biāo)，堅(jiān)持信念，突破重點(diǎn)。
原始檔案具有維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和法律權(quán)益，同時(shí)檔案是承載企業(yè)信息、提供精準(zhǔn)經(jīng)營數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展、科技活動(dòng)的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說檔案管理無小事，任何一點(diǎn)缺失，對(duì)某一特定事件來講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進(jìn)中始終堅(jiān)守著要把這項(xiàng)重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設(shè)定了非常明確、具體的目標(biāo)，充分設(shè)想到了各種困難，劃定了工作重點(diǎn)，并為此做了精心的任務(wù)分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負(fù)責(zé)檔案分級(jí)管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對(duì)于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個(gè)檔案制度。為了使制度既有指導(dǎo)性和實(shí)用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經(jīng)理和檔案人員溝通確認(rèn)，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來。事實(shí)證明，擬定更全面的《檔案密級(jí)分類》《檔案歸檔范圍》和《庫房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學(xué)及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫房的隱患降到了最低，同時(shí)也讓檔案管理人員在操作時(shí)有了準(zhǔn)確的依據(jù)。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫存量，這樣大的檔案問題，只靠一個(gè)檔案部門、一個(gè)專業(yè)檔案管理員的力量，是無法應(yīng)對(duì)的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項(xiàng)目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進(jìn)小組，發(fā)動(dòng)、建立起了一個(gè)覆蓋全公司各個(gè)檔案使用、搜集部門的項(xiàng)目推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。這為我們下一步推進(jìn)實(shí)施工作奠定了充分的人力基礎(chǔ)。
四、充分理解各部門的難處，在推進(jìn)過程中，更多采用的是培訓(xùn)、幫扶的辦法，而不是簡(jiǎn)單地跟催。
在檔案管理的整個(gè)過程中，最難的是收集。我在收集的過程中，充分了解各部門的收集和整理的難點(diǎn)，按照實(shí)際的難度系數(shù)來制訂檔案收集整理計(jì)劃，遵循計(jì)劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進(jìn)行。同時(shí)采取比、學(xué)、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)參與者的積極性，讓檔案基礎(chǔ)較弱的同事到檔案室參觀學(xué)習(xí)，逐一分步講解，對(duì)已移交的檔案反復(fù)核查指導(dǎo)。短短不到一年的時(shí)間，接收檔案500卷（不含財(cái)務(wù)檔案），整理檔案共334卷。這些成績(jī)是檔案室有史以來接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個(gè)檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務(wù)部門帶來增益服務(wù)的原則來實(shí)施。
結(jié)合5S概念，將各部門堆積無序的文件重新整理。對(duì)于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時(shí)間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達(dá)到了增益的效果，同時(shí)也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強(qiáng)交流與溝通。
千方百計(jì)建立交流溝通渠道。例如通過檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對(duì)檔案知識(shí)、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對(duì)檔案工作推進(jìn)進(jìn)度及情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤公布，進(jìn)一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識(shí)；組織分級(jí)檔案管理員去做得好的分級(jí)管理部門學(xué)習(xí)參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，讓大家在相互交流中互幫互學(xué)，形成良好的比、學(xué)、趕、幫的工作氛圍。
關(guān)鍵詞 學(xué)校體育 體育健康檔案管理 運(yùn)用
學(xué)校體育工作是學(xué)校教育的一個(gè)重要部分，是全面推進(jìn)素質(zhì)教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學(xué)校規(guī)范體育教育工作的有力保障，又是學(xué)校對(duì)體育工作重視程度的具體體現(xiàn)，同時(shí)，也有利于體育教師不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，并根據(jù)需要選取合適的材料用于體育教學(xué)中，更有利于全面開展學(xué)校的體育工作。這對(duì)進(jìn)一步加強(qiáng)和改善學(xué)校體育管理，全面貫徹落實(shí)《學(xué)校體育工作條例》，提高學(xué)校體育教學(xué)質(zhì)量，將起到尤為重要的作用。
一、體育檔案的內(nèi)容學(xué)校體育檔案的內(nèi)容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：
（一）上級(jí)部門及學(xué)校有關(guān)體育的文件。（二）體育教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、體育課本、及相應(yīng)的體育教學(xué)參考書。（三）體育專業(yè)用書，如體育理論、運(yùn)動(dòng)生理、運(yùn)動(dòng)心理等教學(xué)理論書籍；體育詞典、運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽規(guī)則等工具書。（四）學(xué)校有關(guān)體育的各項(xiàng)規(guī)章制度和體育工作計(jì)劃。體育法規(guī)包括《學(xué)校體育工作條例》、《學(xué)校衛(wèi)生工作條例》。（五）各年級(jí)常年體育教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期體育教學(xué)計(jì)劃、教師教學(xué)教案和教學(xué)筆記，體育課成績(jī)質(zhì)量分析匯總表等。（六）學(xué)生身體素質(zhì)和達(dá)標(biāo)檔案冊(cè)。（七）學(xué)生參加早操、眼保健操、課外活動(dòng)等考勤登記表。（八）學(xué)生體檢表及病免、請(qǐng)假證明材料。（九）體育課教案及器材出借、成績(jī)考核和出勤情況資料等。（十）學(xué)校運(yùn)動(dòng)隊(duì)訓(xùn)練檔案，包括：運(yùn)動(dòng)員檔案、訓(xùn)練計(jì)劃、考勤、競(jìng)賽成績(jī)等。（十一）學(xué)校每年舉辦的各類競(jìng)賽資料，如田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。（十二）教師自編的教育教材內(nèi)容。如體育理論試題、大課間操資料等。（十三）教師各類獲獎(jiǎng)情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓(xùn)證書等。（十四）學(xué)校體育組的科研檔案。（十五）體育教學(xué)相關(guān)報(bào)刊、雜志及摘抄、復(fù)印文獻(xiàn)資料和網(wǎng)絡(luò)資料。
二、體育檔案的整理和分類
由于學(xué)校體育所收集的材料內(nèi)容廣、教材大、數(shù)量大，加上各個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況不同，因此，必須根據(jù)學(xué)校與教學(xué)的實(shí)際需要加以整理、分類、匯集成冊(cè)或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)各部門的檢查、參觀。根據(jù)我們學(xué)校的實(shí)際情況和教師教學(xué)需要，我校是從以下幾方面進(jìn)行整理和分類的。
（一）按材料內(nèi)容分，如校內(nèi)同一運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽類（學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)、各種小型競(jìng)賽）、活動(dòng)類（早操、課外活動(dòng)）等。（二）按時(shí)間順序，對(duì)不同類型材料進(jìn)行整理，一般學(xué)校以一學(xué)期或?qū)W年為一單元進(jìn)行材料整理。這類檔案可參加《兩個(gè)條例》的要求進(jìn)行分類整理、建檔。（三）按實(shí)際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要對(duì)經(jīng)常要使用或較有參考價(jià)值、可重復(fù)使用的資料進(jìn)行單獨(dú)組卷。（四）按上級(jí)部門的要求來分，如：按兩個(gè)《條例》的備查目錄分類建檔。
三、建立體育健康檔案應(yīng)注意的問題。
（一）學(xué)校體育教育是學(xué)校教育工作的一個(gè)重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響的面大，因此，做好體育健康檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致、復(fù)雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅(jiān)持長期性、連續(xù)性、有序性、完整性、系統(tǒng)性、創(chuàng)造性、價(jià)值性和統(tǒng)一性的原則。（二）檔案建立后，需加強(qiáng)管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時(shí)間。（三）合理使用并及時(shí)更新或充實(shí)內(nèi)容。對(duì)有時(shí)限的或不再適合當(dāng)前教學(xué)形式的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)裝訂成冊(cè)，歸案入檔案（加編號(hào)），以便日后檢查或其他用途備用。（四）保存檔案要規(guī)范，材料要完成。通常學(xué)校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規(guī)范、清晰、可避免不必要的重復(fù)。也有利于查找和收集，整理。
四、建立學(xué)校體育健康檔案的意義
（一）使學(xué)校體育教學(xué)工作正?；⒁?guī)范地開展，有利于宏觀調(diào)空學(xué)校體育工作。（二）體育檔案的建立把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來了，同時(shí)也推動(dòng)了學(xué)校體育的不斷發(fā)展，促進(jìn)了體育教師能力。（三）有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)理論化，同時(shí)隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識(shí)，為開展體育教科研活動(dòng)指明方向，并提供大量的經(jīng)驗(yàn)資料。（四）有利于促進(jìn)學(xué)校開展各項(xiàng)體育活動(dòng)，檔案的建立可促使各項(xiàng)體育活動(dòng)長期、規(guī)范地開展下去，從而一方面不斷豐富學(xué)校體育活動(dòng)，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學(xué)活動(dòng)。
五、運(yùn)用體育健康檔案應(yīng)注意的問題
（一）要及時(shí)、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進(jìn)行科學(xué)分析，并建成檔案，運(yùn)用時(shí)要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動(dòng)為目標(biāo)。（二）要以檔案為準(zhǔn)繩，規(guī)范學(xué)校體育工作，全面深入地推動(dòng)學(xué)校體育工作的開展。（三）要把學(xué)校體育工作檔案作為指導(dǎo)學(xué)校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的指揮，不要把它做一種擺設(shè)或作為應(yīng)負(fù)上級(jí)部門檢查的內(nèi)容。
檔案管理重在勤。一個(gè)好的檔案就像一套漂亮的房子，如若長時(shí)間無人打掃或疏于打掃就會(huì)布滿灰塵變得陳舊不堪，故此我們?cè)谶\(yùn)用檔案時(shí)一定要做到三個(gè)勤：要勤于收集和整理材料，要勤于進(jìn)行科學(xué)的分析，要勤于建成檔案。
綜觀我校十多年來對(duì)體育檔案建設(shè)和管理，我們深深體會(huì)到資料的積累對(duì)學(xué)校體育工作正常開展并不斷取得成績(jī)具有重要的作用；對(duì)學(xué)校體育管理從隨意性、經(jīng)驗(yàn)型向規(guī)范化科學(xué)化方向發(fā)展起到積極推動(dòng)作用。只要堅(jiān)持不懈，把體育檔案建好、管好、用好，在學(xué)校體育中定能辦出特點(diǎn)，辦出水平。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問題。
與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。
一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施
學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和意識(shí)
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放
日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐
1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)
通過以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對(duì)過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。
2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)
學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實(shí)，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。
5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰
進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義
1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細(xì)化管理，重視信息安全
學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。
4.精細(xì)化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。
5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡(jiǎn)化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]
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[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（3）：46-48.
2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問題。與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。
一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施
學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和意識(shí)
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放
日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐
1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)
通過以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對(duì)過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。
2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)
學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實(shí)，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。
5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰
進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義
1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細(xì)化管理，重視信息安全
學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。
4.精細(xì)化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。
5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡(jiǎn)化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]
參考文獻(xiàn)：
[1]徐偉.淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.
[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(3):46-48.
[3]王學(xué)梅.以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2010(8):130-131.
