時間：2023-07-02 08:24:04
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一、有序化及其方法
“有序化”是檔案信息處理的核心問題。要有序地排列檔案實(shí)體或者是表征檔案的信息線索，采用使檔案存儲的目的得以實(shí)現(xiàn)，使利用存取比較方便。
為了使文件形成過程中的有機(jī)聯(lián)系得以保持，一般會采用分類的方法在實(shí)體控制中，有序化的實(shí)現(xiàn)一般是直接進(jìn)行排列組合對檔案實(shí)體。檔案的基本特征在智能控制中形成檢索標(biāo)識來表達(dá)通過著錄，或者對檔案進(jìn)行主題分析通過標(biāo)引并且賦予檢索標(biāo)識對結(jié)果，有序化通過規(guī)則的排列這些形成的信息線索來實(shí)現(xiàn)。
外部特征和內(nèi)部特征是檔案基本特征的兩個方面，外表顯而易見的檔案特征是檔案的外部特征，保管期限、責(zé)任者、題名、文本、文號、密級等文件屬性都需要外部特征；主題和對象等在檔案內(nèi)部敘述的內(nèi)容這是檔案的內(nèi)部特征。一般會采用主題法或分類法對檔案信息進(jìn)行排列組合為了表現(xiàn)檔案的內(nèi)部特征。一般會采用時序法、代碼法和字順法等對檔案外部特征進(jìn)行表現(xiàn)。
按照地區(qū)編號系統(tǒng)、圖紙編號系統(tǒng)、文件發(fā)文編號系統(tǒng)和產(chǎn)品編號系統(tǒng)等的某種代碼系統(tǒng)排列就是代碼法。按照文件內(nèi)容涉及的時間或者是文件形成的實(shí)際進(jìn)行的順序排列就是時序法。按照例如文件責(zé)任者的字序等某種特定名詞的筆畫筆形或者字母順序排列的就是字順法。為了對某些檔案內(nèi)部的信息單元之間的互相聯(lián)系進(jìn)行表現(xiàn)也會采用這些方法，不只是表達(dá)外部特征的時候也會采用這些方法。還會采用這些方法在實(shí)體控制中用來進(jìn)行對特殊載體或者專門檔案以及作為副本保存的檔案的處理上。
總之，處理檔案信息的關(guān)鍵就是有序化。為了使檔案信息的作用得到更好的發(fā)揮，因為檔案信息因處理的目的不同而具有不同的特點(diǎn)所以需要采用的方法也不同。
二、檔案信息處理語言
要實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序化，必須借助人工語言來表達(dá)檔案信息處理的狀況。對檔案信息根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行組織，其“近期”的目的無論是在實(shí)體控制還是在智能控制上都是為了檢索、得到這些信息再根據(jù)同樣的規(guī)則。運(yùn)用一種規(guī)范化的語言是必須的為了便于進(jìn)行這一過程，描述和表達(dá)出檔案信息的組織狀況和排列位置，以便取得所需的信息按照這種語言在檢索的時候。
比較表征檔案信息的檢索標(biāo)識和情報提問之間的相符性的過程就是所謂的檢索。命中文件找到所需的信息就要做到檢索標(biāo)識與情報提問一致；要繼續(xù)查尋當(dāng)不一致的時候，直到兩者一致為止對已經(jīng)比較了的標(biāo)識就必須跳過。一種能夠溝通雙方思想彼此能夠理解的語言就需要在檢索人員和檔案信息處理人員之間使用為了相符性比較過程的順利完成。這種對檢索人員與信息處理人員的事項進(jìn)行統(tǒng)一，對檔案檢索與存儲兩個過程進(jìn)行聯(lián)接對檔案信息處理工作用于保障的語言就是檔案信息處理語言。他是人工語言根據(jù)信息處理的需要說創(chuàng)建的。
由詞匯和語法構(gòu)成檔案信息處理語言，是一個符號系統(tǒng)用于思想的交流同自然語言一樣。代碼、類目或類號、檢索詞等表達(dá)概念的標(biāo)識詞匯是它的主要詞匯。往往稱為標(biāo)識把它的語詞因為它的語義即書面形式比較重要，在語音和語詞方面不太重要。
檔案信息處理語言具有以下幾項基本功能作為情報檢索語言的一個分支：
對特定事物的概念標(biāo)識和有關(guān)規(guī)則能夠相當(dāng)專指和唯一表達(dá)，加以描述檔案內(nèi)容與某一些外表特征，便于進(jìn)行相符性比較與檢索用語，可以保證順利實(shí)現(xiàn)檢索過程的一套符合人們習(xí)慣的簡明、扼要的用語；對內(nèi)容相同及相關(guān)文件進(jìn)行集中通過對標(biāo)識所代表概念之間相互關(guān)系進(jìn)行顯示的辦法；使文件或信息線索組織化或系統(tǒng)化通過有序排列標(biāo)識。
三、分類與分類法語言
分類語言是創(chuàng)建的人工語言為了對分類過程與成果進(jìn)行表述且方便進(jìn)行檢索，也簡稱分類法。使用最廣泛和歷史最悠久的檢索語言在文獻(xiàn)工作中就是分類法。
等級體系分類法和綜合分類法是根據(jù)不同的構(gòu)成原理進(jìn)行區(qū)分的。依據(jù)概念劃分與概括原理構(gòu)成的是第幾體系分類法，依據(jù)概念分析與綜合原理構(gòu)成的是綜合分類法。體系分類法被用于實(shí)體和智能控制在檔案工作中。
概念分類是分類法的基礎(chǔ)。對概念外延的邏輯方法根據(jù)某一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行揭示就是分類，也稱為劃分在邏輯學(xué)上。區(qū)分和歸類是分類包含的兩層意思。對事物用某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分是區(qū)分，把事物集合成類的過程根據(jù)事物的特征和性質(zhì)稱為歸類。劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類角度和分類標(biāo)準(zhǔn)就是用以結(jié)合與區(qū)別不同事物的某種屬性。
以下邏輯規(guī)則是分類一般應(yīng)遵守的：1）為了避免各子類自己的相互重疊和交叉只能用一個劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行每次劃分時，但可以進(jìn)行多次劃分對事物。2）其母類的外延應(yīng)該等于各子類的外延之和，并且不小于外延之和。3）劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該符合分類目的屬性和事物的本質(zhì)這樣才能是分類的實(shí)用性和科學(xué)性得以保證。
分類法據(jù)以揭示和組織檔案信息的基礎(chǔ)就是以上規(guī)則。
分類法作為概念標(biāo)識或詞語的是類目或類號。對文件的內(nèi)容或其他特征進(jìn)行表達(dá)和對人們的檢索需要進(jìn)行滿足都會運(yùn)用這些詞語，同時編排檢索工具和組織檔案上架的依據(jù)也會用這些詞語。
概念等級體現(xiàn)具有秩序井然、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)和脈絡(luò)清晰的特點(diǎn)是分類法按照概念之間的同一、并列、交叉和從屬等邏輯關(guān)系組織類目而形成的，概念之間的相互關(guān)系可以通過同位類的平等排列和上下位的等級排列等手段來顯示，還可以用配備類目索引、設(shè)立交替類目、注解類目含義和使用方法等手段。等級結(jié)構(gòu)是這些方法中的主要手段，大量的概念隸屬關(guān)系和相關(guān)關(guān)系可以明顯直接的顯示用等級結(jié)構(gòu)，分類法語言的重要特色就是等級機(jī)構(gòu)，這種語言同時還根據(jù)這種等級結(jié)構(gòu)別稱為等級體現(xiàn)分類言語。
以下優(yōu)點(diǎn)都是采用分類法組織與初戀檔案信息所具有的：因為范圍較廣適于族性檢索。以文件所涉及的事物、問題、學(xué)科或?qū)I(yè)、形成機(jī)構(gòu)、社會職能和年度為中心集中與之有關(guān)的信息是分類法的特點(diǎn)，所以容易快速查找全面許多事物或者是某一方面的有關(guān)信息在同一方面；容易死瀏覽性檢索的要求得到滿足還可以自由的縮小或擴(kuò)大檢索范圍在一定程度上。分類檢索標(biāo)識的網(wǎng)羅能力很大，系統(tǒng)性也非常良好因為它的排列是按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行的，因此在查尋過程中可以使檢索中鳥瞰全面、觸類旁通把最符合需要的信息找出來；對于人們“即類求書”的檢索習(xí)慣很符合，多種功能都具備。不僅組織館藏可以用，對于檔案報道的統(tǒng)計和檢索工具的編制工作都可以用這種方法。
四、主題、主題詞與主題法語言
一定的內(nèi)容是任何檔案都必須具有的，主題就是出現(xiàn)在這些內(nèi)容中的對象、概念和想象。詞是主題的語言表現(xiàn)形式，一個主題就是一個概念，必須通過詞來對概念的內(nèi)容進(jìn)行表現(xiàn)。主題詞就是用以表達(dá)主題概念的詞匯。主題詞往往可以用來代表或標(biāo)識檔案本身或檔案的內(nèi)容主題?？梢愿鶕?jù)主題詞對檔案進(jìn)行查找將他們進(jìn)步編排按照字順。這些概念標(biāo)識是由名詞術(shù)語形成的對檔案所記載或反映的思物進(jìn)行了自己表達(dá)和描述，這種處理方法對檔案信息的編排是依據(jù)這些概念標(biāo)識的字順關(guān)系而進(jìn)行的。
主題法的基本特征就是描述，分為單元詞法、關(guān)鍵詞法、標(biāo)題法和敘詞法根據(jù)所標(biāo)識主題詞的種類不同。
比較專指、復(fù)雜的在概念上一般是標(biāo)題詞，這種主題標(biāo)識多為詞組在字面上。任何一個標(biāo)題詞都可以對一個文件主題進(jìn)行獨(dú)立精確的標(biāo)引是一個完整的標(biāo)識。手檢主題目錄及主題索引款目的標(biāo)目是標(biāo)題詞主要會用到的地方。單元詞是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能對檔案主題進(jìn)行描述的單詞。單元詞組配成標(biāo)題要到檢索的時候因為只是標(biāo)題的構(gòu)件，所以單元詞會更加的靈活相比標(biāo)題詞，更容易控制詞匯量。敘詞是一種后組式的主題標(biāo)識是在吸收多種情報檢索語言優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。敘詞彌補(bǔ)了單元詞組配“噪音”的缺點(diǎn)，一般有標(biāo)識特征事物的專有名詞和各種基本概念的名詞術(shù)語組成，可以更為具體的對檔案文件的內(nèi)容進(jìn)行揭示通過組配。
在組織和檢索檔案信息方面主題詞法有下述優(yōu)點(diǎn)：方便用于特性檢索。主題法揭示和組織與之相關(guān)的檔案信息主要以文件涉及的具體對象和問題為中心。在集中相同主題檔案的同時還可以把與該主題相關(guān)的文件頭蓋骨字順排列和參照系統(tǒng)聯(lián)系起來；在對細(xì)小概念與新事物方面具有較強(qiáng)的反映能力。主題詞法在標(biāo)識數(shù)量上基本不受限制，可以增加比較專指的和對新事物放映的主題詞在字順系統(tǒng)中，對這些概念進(jìn)行表達(dá)時還可以利用原有主題詞的組配。在字順系統(tǒng)中也容易檢索因為新舊概念和粗細(xì)概念處于同等地位；標(biāo)識具有較強(qiáng)的直觀性。自然語言是主題法的基礎(chǔ)，對檔案內(nèi)容用概念標(biāo)識直接進(jìn)行表達(dá)，用戶在檢索課題向檢索詞轉(zhuǎn)化時更加的容易；提供了較多的檢索途徑?？梢苑謩e標(biāo)引檔案涉及的各個主題在主題詞法中，還可以用幾個主題詞的組配來表達(dá)在有的時候，往往會賦予較多的標(biāo)識給每份文件或案卷，因此增多了被查到的機(jī)會。
總之，以上方法在檔案信息處理工作中都各自有各自的優(yōu)點(diǎn)，可以互補(bǔ)在實(shí)際應(yīng)用中，綜合各自的優(yōu)點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行綜合運(yùn)用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在實(shí)際工作中要多種方法結(jié)合，不能有所偏廢，應(yīng)該是相互滲透和吸取，是檔案信息的處理朝著一體化和綜合化的方向發(fā)展。
中圖分類號：S851.33文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
建立動物防疫檔案管理是加強(qiáng)動物防疫管理的一項措施，對動物防疫、畜牧生產(chǎn)決策等具有重要的意義。建立動物防疫檔案管理，便于農(nóng)村畜牧站防疫員能夠及時準(zhǔn)確掌握動物和家畜家禽的防疫情況，針對病情進(jìn)行相關(guān)的衛(wèi)生防疫，確保疫情不傳播和擴(kuò)散，同時也能夠明確家畜家禽下次免疫的時間；能夠有助于相關(guān)部門對家畜家禽疫情進(jìn)行及時檢查、及時核實(shí)，及時發(fā)現(xiàn)問題，這樣一來就能夠為預(yù)防家畜家禽疫情提供參考；能夠查清動物疫病根源，為家畜家禽等動物疫病傳播防控提供相關(guān)依據(jù)；能夠使畜牧防疫部門及時準(zhǔn)確地掌握家畜家禽養(yǎng)殖情況，為今后進(jìn)一步在貧困地區(qū)發(fā)展家畜家禽生產(chǎn)提供參考依據(jù)；能夠進(jìn)一步核定家畜家禽防疫數(shù)量和質(zhì)量，這對于在一線的廣大農(nóng)村防疫員工作敬業(yè)情況也能進(jìn)行及時了解和考核。
建立健全家畜家禽等動物防疫檔案是促進(jìn)農(nóng)村畜牧業(yè)健康發(fā)展和農(nóng)民增收致富的一條有效途徑，為此農(nóng)村動物防疫員就要按照上級指示精神把動物防疫工作抓緊抓好，及時報告動物疫情，做好認(rèn)真的如實(shí)記錄。對于動物疫情的記錄不但要包括養(yǎng)殖企業(yè)（場、戶）的基本情況，還要有家畜家禽的種類，家畜家禽的存欄數(shù)，家畜家禽的疫苗種類以及免疫時間等詳細(xì)且準(zhǔn)確的基本情況。
1制訂家畜家禽等動物防疫的實(shí)施方案
為進(jìn)一步探索建立縣級動物防疫檔案管理制度，我們針對我縣動物防疫部門的具體情況進(jìn)行了調(diào)查研究，在大量地征集縣、鄉(xiāng)、村各級動物防疫管理人員意見和建議之后，組織專家進(jìn)行調(diào)研評估，結(jié)合本地實(shí)際制訂出了切實(shí)可行的家畜家禽等動物防疫的實(shí)施方案。在縣畜牧管理局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，我們要求下邊各畜牧站對本轄區(qū)內(nèi)的家畜家禽等動物防疫情況建立專門的防疫管理檔案，并把這項工作作為年底防疫工作考核的重要內(nèi)容。明確責(zé)任，落實(shí)到人，層層落實(shí)，層層負(fù)責(zé)。
2落實(shí)家畜家禽等動物防疫的專項經(jīng)費(fèi)
對于縣級防疫部門來說，家畜家禽等動物防疫管理的項目較多，所涉及到的防疫內(nèi)容也相對繁雜，這就需要動物防疫員有一定文化水平和必備的相關(guān)動物防疫知識。家畜家禽等動物防疫檔案的建立，從通榆縣的實(shí)際情況來看，主要還是由村級衛(wèi)生疫員具體實(shí)施，因此要做好這項家畜家禽等動物防疫的工作，就必須落實(shí)他們的勞動時間，落實(shí)給家畜家禽等動物進(jìn)行免疫注射的具體時間和相關(guān)內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上建立完整的家畜家禽等動物防疫管理檔案。同時應(yīng)把家畜家禽等動物防疫的經(jīng)費(fèi)列入地方財政年終統(tǒng)一預(yù)算來進(jìn)行管理，縣畜牧防疫部門每年也要安排一定的預(yù)算資金用于家畜家禽等動物防疫的經(jīng)費(fèi)開支，必要時可以向上爭取項目經(jīng)費(fèi)。如果家畜家禽等動物防疫經(jīng)費(fèi)能夠納入縣級財政支付，那么基層防疫人員的勞動報酬問題就會得到相應(yīng)解決，這就能充分調(diào)動村級家畜家禽等動物防疫員的工作積極性，從而把防疫工作干好。
3村級家畜家禽等動物防疫員的聘用
村級家畜家禽等動物防疫員的主要任務(wù)就是結(jié)合本地經(jīng)濟(jì)發(fā)展和農(nóng)民養(yǎng)殖畜牧業(yè)的現(xiàn)狀，做好本轄區(qū)內(nèi)的家畜家禽等動物防疫工作，因此，要求村級家畜家禽等動物防疫員必須具備一定的文化知識水平，同時還要進(jìn)一步地理解和掌握家畜家禽等動物防疫相關(guān)知識、免疫程序、法律法規(guī)，能按按照規(guī)定認(rèn)真開展家畜家禽等動物防疫工作。以保證家畜家禽等動物防疫工作能夠及時正常開展以及家畜家禽等動物防疫檔案制度的順利實(shí)施，對此，可以考慮以原有的村級家畜家禽等動物防疫員為主要對象，按本村家畜家禽等動物防疫員必須具備的條件進(jìn)行嚴(yán)格的考核，3年或5年對于重要崗位要重新進(jìn)行聘用，同時解聘那些與家畜家禽等動物防疫員工作要求不適應(yīng)的家畜家禽等動物防疫員，必要時可以考慮面全向社會直接招聘有意從事農(nóng)村畜牧防疫事業(yè)，而且年輕有一定專業(yè)知識或相關(guān)專長的鄉(xiāng)土人才加入村級家畜家禽等動物防疫員隊伍，以保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
4對家畜家禽等動物防疫員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
為了統(tǒng)一農(nóng)村防疫員的思想，明確家畜家禽等動物防疫的具體要求，使家畜家禽等動物防疫的方案能夠順利地實(shí)施，就必須對家畜家禽等動物防疫的相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。為此，縣畜牧管理部門應(yīng)當(dāng)定期舉辦家畜家禽等動物防疫的相關(guān)人員及鄉(xiāng)鎮(zhèn)站負(fù)責(zé)人參加的培訓(xùn)班。同時還要舉辦全縣村級動物防疫員參加的培訓(xùn)班，要求參加人員達(dá)到90%以上。就動物免疫程序及如何建立動物免疫檔案等一系列問題做為培訓(xùn)的主要內(nèi)容。通過培訓(xùn)使相關(guān)人員掌握免疫程序，不斷建立和完整家畜家禽等動物防疫的檔案，以便于為工作的順利開展提供方便。
5家畜家禽等動物防疫的督促檢查指導(dǎo)工作
建立縣級家畜家禽等動物防疫檔案是一項全新的工作，對于村級家畜家禽等動物防疫員來說是有一定難度的。只有通過不斷地加強(qiáng)督促檢查，對于疫情做到早發(fā)現(xiàn)早治療，同時逐步完善家畜家禽等動物防疫的檔案，把家畜家禽等動物防疫工作正常開展下去，為當(dāng)?shù)剞r(nóng)民發(fā)展畜牧業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
實(shí)踐證明，在縣級動物衛(wèi)生防疫部門，如果平時能夠有效地對動物防疫情況進(jìn)行檔案管理，在重大突發(fā)動物疫情時能夠提供第一手材料，幫助分析疫情，從而能夠有效地采取措施，控制或者減少動物疫情的發(fā)生與漫延，推進(jìn)動物防疫與家畜家禽等防疫工作具有特別重要的意義。
參考文獻(xiàn)
醫(yī)院檔案管理人員大多是從醫(yī)院其它科室調(diào)崗而來的，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學(xué)歷偏低和管理理念落后等問題，難以推動新形勢下醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。
（二）人事檔案管理硬件投入不足
有些醫(yī)院由于地方有限，醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，有些醫(yī)院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導(dǎo)致檔案沒按規(guī)范放置；有些醫(yī)院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫(yī)院甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對策
醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問題，不利于醫(yī)院全面掌握人才情況，優(yōu)化衛(wèi)生人才資源配置。因此，加強(qiáng)人事檔案工作的管理，有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競爭力。
（一）健全人事檔案管理制度
首先必須加強(qiáng)人事檔案管理意識，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，然后醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項規(guī)章制度，使每個工作內(nèi)容都有章可循，并確保各項制度得到落實(shí)，使人事檔案管理工作更科學(xué)、規(guī)范、高效。
（二）改進(jìn)人事檔案管理方法
在人事檔案管理工作中，應(yīng)促進(jìn)人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統(tǒng)，必要時可掃描全部內(nèi)容，將人事檔案做成人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到人員的檔案信息，為醫(yī)院人事決策提供科學(xué)依據(jù)，在工作中發(fā)揮干部人事檔案的可利用價值。
（三）規(guī)范人事檔案管理過程
應(yīng)嚴(yán)格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，注重及時更新、補(bǔ)充歸檔材料，并注重保養(yǎng)人事檔案。在裝訂時實(shí)行全國的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，做到經(jīng)常檢查室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)
隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。應(yīng)加強(qiáng)對檔案專技人員的思想政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)其責(zé)任感、緊迫感與專業(yè)技能。同時，鼓勵積極自學(xué)，鼓勵積極與同行交流學(xué)習(xí)，不斷拓展自己的知識領(lǐng)域，把學(xué)習(xí)情況與專業(yè)技術(shù)年度考核掛鉤，充分調(diào)動檔案專技人員的學(xué)習(xí)主動性，促進(jìn)其努力提高自身素質(zhì)。
（五）加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設(shè)備，如掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)等與檔案保護(hù)設(shè)備，如空調(diào)，除濕機(jī)，滅火器等。在軟件方面，要引進(jìn)計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，用計算機(jī)儲存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節(jié)省大量人力物力，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供更加可靠、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。
根據(jù)《保密法》規(guī)定，檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三級。做好檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責(zé)。檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認(rèn)識和實(shí)際工作中，必須把握處理好兩者的關(guān)系，不可偏廢。
利用檔案為實(shí)踐活動服務(wù)，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而，在實(shí)際工作中普遍存在著重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費(fèi)。兩者主要矛盾在檔案工作者一邊。檔案工作者一定要解放思想，端正認(rèn)識，與時俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的基礎(chǔ)上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價值真正在利用中體現(xiàn)出來。
二、要把握和處理好制度與措施的關(guān)系
俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴(yán)格的制度和與之配套的措施作為保障。有制度無措施，執(zhí)行起來就會落不到實(shí)處。有措施而無制度，則會綱目混亂，難以長期堅持執(zhí)行。兩者是相輔相成，互為補(bǔ)充的。以筆者所從事的檔案工作實(shí)際為例，建立了檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，規(guī)定不同的審批手續(xù)，做到檔案利用工作有章可循。與此同時，按照中央相關(guān)法律法規(guī)，對收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)，建立相關(guān)工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實(shí)，建立了由主要領(lǐng)導(dǎo)同志任組長的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期監(jiān)督檢查。由于有多項制度和措施保證了檔案保密與利用有章可循、有條不紊實(shí)施，收到較好的實(shí)效。
三、要把握和處理好“死”與“活”的轉(zhuǎn)化關(guān)系
根據(jù)《保密法》對檔案分為三級的規(guī)定，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，根據(jù)國家還規(guī)定了檔案的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機(jī)密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家保護(hù)。但是事項不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價值，這部分檔案便死而復(fù)活。在思想認(rèn)識上，一成不變地看待檔案的性，無視性的時效和范圍是不對的。而缺乏保密觀念，對檔案無視其秘密性，無限地擴(kuò)大開放利用范圍，也是錯誤的。檔案工作者必須對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，及時區(qū)分保密期限，掌握“死”與“活”。嚴(yán)格劃清活密與死密的界限，確定哪些檔案可開發(fā)利用；哪些在一定范圍內(nèi)利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復(fù)活，最大限度地開放利用。
四、要把握好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系
紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分。作為檔案工作者對所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻(xiàn)。同時，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，已是當(dāng)務(wù)之急。筆者認(rèn)為，一方面要創(chuàng)造必要條件，提高檔案工作者科學(xué)技術(shù)水平，特別是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密知識。凡網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保信息不上網(wǎng)。在內(nèi)外網(wǎng)密級文件管理上，按規(guī)定做
到專機(jī)專用，使計算機(jī)不聯(lián)網(wǎng)、文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在與非計算機(jī)之間互用。移動盤不上聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)，硬盤帶數(shù)據(jù)的變舊電腦須統(tǒng)一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關(guān)系，使檔案的保密利用工作，取得較好的收效。
1.城市房屋的產(chǎn)權(quán)管理部門需要在房屋進(jìn)拆遷之前，就主動的躋身其中，積極地與相關(guān)單位配合，做好對所需要拆遷房屋的房屋調(diào)查的系列工作
1.1詳細(xì)的閱覽即將拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)屬資料。在城市里，需要拆遷的房屋多半都是處在繁華地帶的，這便產(chǎn)生了一些難題，如其房屋產(chǎn)權(quán)形式的繁多、關(guān)系難以理清。然而，房屋的產(chǎn)權(quán)歸屬資料是全面并且真實(shí)地反映房屋使用情況，基本的狀況，以及其產(chǎn)權(quán)是否變更的一大重要檔案。
通過與拆遷部門的協(xié)作，估算機(jī)構(gòu)閱覽將被拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)屬資料，能夠更進(jìn)一步的確認(rèn)該房屋的合法的權(quán)屬者，對房屋整體的構(gòu)造面積、樓層的高度和朝向以及設(shè)計該房屋的作用進(jìn)行詳盡的了解，從而加深對相應(yīng)拆遷范圍里的建筑物的情況的了解，做到胸有成竹。這是房屋拆遷的一大重要前提，直接關(guān)系到了拆遷后房屋補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)的合乎情理的制定，也是對該拆遷房屋的價值進(jìn)行正確評估的一大重要依據(jù)。
1.2拆遷現(xiàn)場的勘測與調(diào)查。盡管房地產(chǎn)權(quán)屬資料可以精確的反映建筑物的所有狀況，但是仍有部分房屋因為不同的原因而沒有明確權(quán)屬，導(dǎo)致檔案中找不到未登記的房屋。在這些沒有確定權(quán)屬的房屋中，一些是違章建筑，另外一些則是臨時搭建房或者極為簡易的房屋。另一個重要方面，雖然一些房屋已經(jīng)確定了它的權(quán)屬，登記過詳細(xì)情況和資料，但在登記后又進(jìn)行了大大小小的改變，如舊屋翻新，擴(kuò)建等，但卻沒有向相關(guān)部門申請實(shí)況登記，導(dǎo)致記錄的檔案卻不符合實(shí)際情況。
2.拆遷部門在對房屋進(jìn)行拆遷的過程中，必須強(qiáng)化對房屋產(chǎn)權(quán)限制的管理
在規(guī)定范圍內(nèi)將要被拆遷的房屋，通常在向其權(quán)屬者拆遷通告時，就已經(jīng)收回了該房屋的使用權(quán)，個別則早已被拍賣或者轉(zhuǎn)讓他人，然而房屋也面臨著被拆除，那么該房屋相關(guān)的產(chǎn)權(quán)處置也應(yīng)當(dāng)受到明確的限制。
2.1國家房屋拆遷的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，需要被拆遷的房屋一經(jīng)確定后，其范圍內(nèi)的無論企業(yè)或者個人都不得違反以下條例：（1）新建房屋、擴(kuò)大房屋建筑面積、重建房屋；（2）把房屋或者土地的用途進(jìn)行改變，如居民樓改成商業(yè)用樓；（3）房屋對外出租。被拆房屋的范圍確定后，拆遷單位就應(yīng)該向相關(guān)部門發(fā)出書面通知，不得為拆遷房屋辦理譬如房屋轉(zhuǎn)讓登記、房屋租賃登記等相關(guān)的手續(xù)。
2.2依據(jù)我國有關(guān)房屋轉(zhuǎn)讓的相關(guān)法規(guī)規(guī)定，處于拆遷范圍內(nèi)的房屋不得進(jìn)行房屋轉(zhuǎn)讓，也不能進(jìn)行抵押，有關(guān)部門不能給拆遷房屋辦理房屋轉(zhuǎn)讓或房屋抵押的手續(xù)。
3.房屋拆遷工作完成后，有關(guān)部門需強(qiáng)化對已經(jīng)被拆遷房屋注銷產(chǎn)籍以及新建房屋及時登記的工作
3.1已拆房屋的滅籍工作。房屋拆遷工作完成后，被拆除的房屋已不存在，依照先關(guān)規(guī)定，由于房屋滅失，該房屋的所有者應(yīng)當(dāng)在發(fā)生當(dāng)天起三十天內(nèi)向有關(guān)部門申請注銷房屋產(chǎn)籍。但是，無論拆遷前后，被拆除的房屋所有者最關(guān)注的還是房屋賠償和人員安置的相關(guān)事宜。在他們得到滿意合理的賠償之前，通常不會主動的去有關(guān)單位辦理產(chǎn)籍注銷的相關(guān)登記。
3.2對于新建房屋進(jìn)行及時的登記。對于已被拆除房屋的產(chǎn)權(quán)人需要進(jìn)行先關(guān)補(bǔ)償，有一些是通過原地補(bǔ)償這種方式，所以，新建成的房屋產(chǎn)權(quán)較為復(fù)雜。為了維護(hù)被拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)人與拆遷單位雙方的合法權(quán)益，減少糾紛，有關(guān)的產(chǎn)權(quán)登記部門必須及時告知原有的產(chǎn)權(quán)人按照程序辦理相關(guān)的登記手續(xù)。比如，當(dāng)拆遷雙方進(jìn)行協(xié)議的簽署過程中，拆遷部門必須要求被拆遷戶的房屋所有人將原有的房屋產(chǎn)權(quán)證書交回。同時，具體的拆遷協(xié)議書也可以一式多份，并且可以通過拆遷部門將多分拆遷協(xié)議書中的一份還交給產(chǎn)權(quán)管理部門。另外，在對于拆遷改造后的新房屋登記手續(xù)的辦理過程中，產(chǎn)權(quán)部門可以對被拆遷戶進(jìn)行拆遷許可證收取的相關(guān)要求。
4.強(qiáng)化對拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)檔案的收集與管理
4.1房屋產(chǎn)權(quán)的管理單位應(yīng)該主動和房屋拆遷部門溝通，就相關(guān)產(chǎn)權(quán)資料的收集、管理和移交工作制定出相關(guān)的協(xié)議或制度，來保證房屋產(chǎn)權(quán)資料的完整。另一方面，在房屋拆除后新建房的產(chǎn)權(quán)人辦理產(chǎn)權(quán)登記的手續(xù)時，產(chǎn)權(quán)登記部門有權(quán)力要求新建房屋的產(chǎn)權(quán)人提供原房屋的相關(guān)資料，如拆遷許可證等。
4.2拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)檔案管理。房屋拆除前后的產(chǎn)權(quán)資料都十分重要，二者既不能混為一談，又必須保持一定的聯(lián)系。首先，一定不能放棄對產(chǎn)權(quán)資料的管理；第二，要始終保持房屋的現(xiàn)狀與產(chǎn)權(quán)檔案的有關(guān)登記相符合；第三，房屋拆遷前后的檔案資料要進(jìn)行清楚的標(biāo)示，區(qū)別開來。
5.小結(jié)
城市房屋的拆遷工作較為繁瑣，這便要求了相關(guān)部門要積極主動的相互協(xié)作，在拆遷之前做好對拆遷范圍內(nèi)的房屋的調(diào)查工作便于后續(xù)工作的順利開展，拆遷工作進(jìn)行中更要一一告知被拆房屋的產(chǎn)權(quán)人國家對于拆遷工作的相關(guān)規(guī)定，拆遷完成后更是要做好對相關(guān)資料的管理工作。各部門相互協(xié)調(diào)，為城市房屋拆遷打好基礎(chǔ)；有序管理相關(guān)檔案，減少拆遷雙方的糾紛。
參考文獻(xiàn)：
山東省高級人民法院：
你院（90）魯法民字第4號《關(guān)于處理房屋典當(dāng)回贖問題的請示報告》收悉。經(jīng)研究，答復(fù)如下：
在私房社會主義改造中，房屋典當(dāng)關(guān)系的雙方都屬于私房被改造戶，承典人的私房被全部改造，而將承典的房屋作為自住房留下的，不論房管部門何時明確作為自住房，均應(yīng)視為承典房和私房合并納入改造后所留下的自住房。參照國家房產(chǎn)管理局（65）國房局字第105號《關(guān)于私房改造中處理典當(dāng)房屋問題的意見》，此類房屋出典人要求回贖的，不予準(zhǔn)許。
二、處置注銷后房產(chǎn)檔案的現(xiàn)狀
對于注銷后房產(chǎn)檔案的科學(xué)處置是必要的，但是具體措施的實(shí)施需要做多方面的考慮。在對注銷后房檔案是實(shí)際的處理工作中，業(yè)內(nèi)對其處置的方法存在著不同的意見，這也是通過不同角度進(jìn)行考量的表現(xiàn)。
（一）法律規(guī)定方面
在經(jīng)濟(jì)條件和社會條件允許的情況下，政府會對已經(jīng)出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)活動作出相關(guān)的規(guī)定，以保證在活動過程中和完成后權(quán)責(zé)分配的科學(xué)性和制度性。在面對房產(chǎn)抵押問題，也有相關(guān)的規(guī)定加以制約。我國《關(guān)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)〈房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程〉的公告》（第1307號）（以下簡稱《規(guī)程》）中，就對房產(chǎn)登記和抵押交易問題進(jìn)行了規(guī)定：“下列紙質(zhì)檔案可列入銷毀范圍：1、抵押權(quán)登記已注銷滿5年；2、查封登記已解除滿5年；3、地役權(quán)登記已注銷滿2年；4、預(yù)告登記已注銷滿2年；5、異議登記已注銷滿2年”?！兑?guī)程》對一些房產(chǎn)登記注銷后檔案的處理進(jìn)行了明確地規(guī)定，給現(xiàn)階段檔案處理工作帶來了一定的支持和保證，也是房產(chǎn)檔案處理方式發(fā)展的基礎(chǔ)。
（二）業(yè)內(nèi)觀點(diǎn)方面
業(yè)內(nèi)人士對房產(chǎn)抵押和注銷后房產(chǎn)檔案的處理進(jìn)行了一些研究，并得出了相應(yīng)的結(jié)論。但是在經(jīng)過研究后，人沒有一個統(tǒng)一的意見，而是形成了兩種不同處理方式的觀點(diǎn)，兩種觀點(diǎn)都是以實(shí)際情況為主要研究對象而得出的結(jié)論。
1、當(dāng)房產(chǎn)抵押權(quán)注銷以后，說明合同到期或提前履行合同，雙方的債權(quán)債務(wù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，如果抵押登記有問題，不會因為抵押權(quán)已經(jīng)注銷，對當(dāng)事人造成實(shí)際上的影響。所以，很多人認(rèn)為抵押登記檔案沒有必要繼續(xù)保存。這種觀點(diǎn)看起來有一定道理，但是卻忽視了一個問題，倘若這一抵押權(quán)注銷是有問題或是虛假的，就會產(chǎn)生問題。
2、抵押（預(yù)告）登記注銷后，盡管申請登記權(quán)利人和義務(wù)人雙方合同約定權(quán)利義務(wù)已完成，但是，登記機(jī)構(gòu)對檔案保管任務(wù)仍然沒有完成。如，某地已發(fā)生過對巨額債權(quán)的擔(dān)保被抵押人偽造登記文件而注銷的實(shí)例。如果抵押登記注銷后檔案沒有妥善保存，一旦對抵押登記或注銷登記產(chǎn)生爭議，登記機(jī)關(guān)就無法提供做出登記或注銷行為的依據(jù)。
三、建設(shè)房產(chǎn)檔案管理隊伍的措施
注銷后檔案的管理比較復(fù)雜，要保證工作順利、科學(xué)地開展，對管理人員的素質(zhì)要求較高，能夠在復(fù)雜的工作環(huán)境中明確工作的目的，能夠充分注意工作中細(xì)節(jié)的把握，對突況能夠及時準(zhǔn)確地進(jìn)行妥善處理。這些對工作人員的要求，都使的建設(shè)一直高素質(zhì)、能力強(qiáng)的房產(chǎn)檔案管理隊伍成為必須要做的事。如何保證隊伍的素質(zhì)水平，是需要考慮的問題。
（一）健全組織，加大對相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)貫徹力度
對注銷后房產(chǎn)檔案的處理工作，在我國還沒有一個統(tǒng)一的工作部門，有些地區(qū)具有獨(dú)立的部門專門進(jìn)行房產(chǎn)檔案的管理和處置，但是卻不是每個地區(qū)都有這種部門。加強(qiáng)檔案管理隊伍的組織建設(shè)是非常重要的，能夠使注銷后房產(chǎn)檔案的管理形成制度化和程序化，避免因地區(qū)之間管理隊伍參差不齊而造成檔案的處理方式不同，造成不必要的經(jīng)濟(jì)問題。另外，管理隊伍中的每個人，都需要在法律法規(guī)的嚴(yán)格規(guī)范下進(jìn)行房產(chǎn)檔案的管理和處理，這就要求每個人都需要對相關(guān)法規(guī)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，確保在工作中不會因法律法規(guī)掌握程度不夠造成失誤。組織房產(chǎn)檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，保證房產(chǎn)檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握法律法規(guī)，融會貫通，并正確運(yùn)用，嚴(yán)格依法辦事，保證房產(chǎn)檔案管理服務(wù)邁上新臺階。
（二）加快提高房產(chǎn)檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
房產(chǎn)檔案管理隊伍的建設(shè)，需要從每個從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)抓起，只有這樣才能夠從根本上強(qiáng)化管理隊伍的整體素質(zhì)，同時加強(qiáng)從業(yè)人員的服務(wù)理念，把每個從業(yè)人員培養(yǎng)成為能做事并且能做好的專業(yè)型人才。為提高房產(chǎn)檔案管理服務(wù)水平，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，通過舉辦培訓(xùn)班、代培、繼續(xù)教育等多種形式，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平的提升，積極適應(yīng)房產(chǎn)檔案管理利用新形勢。積極招錄專業(yè)對口的檔案專業(yè)學(xué)生進(jìn)一步充實(shí)房產(chǎn)檔案管理隊伍，增添新鮮血液，有助進(jìn)一步提升房產(chǎn)檔案管理服務(wù)水平。
（三）加大投入，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理硬件建設(shè)
全球鋼鐵市場競爭激烈,經(jīng)營環(huán)境瞬息萬變,如何適應(yīng)激烈的競爭,就需要信息技術(shù)的支持。要把我國鋼鐵企業(yè)做大、做強(qiáng),應(yīng)用、開發(fā)ERP信息化系統(tǒng),來提高企業(yè)核心競爭力,已成為鋼鐵企業(yè)發(fā)展方向,必走之路。
ERP(Enterprise Resource Planning)英文原意即“企業(yè)資源計劃”,是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想整合企業(yè)內(nèi)部資源,對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、銷售、運(yùn)輸進(jìn)行計劃,從而達(dá)到最優(yōu)及最佳資源組合,為企業(yè)提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。本文將以河北鋼鐵集團(tuán)唐鋼公司為例,重點(diǎn)介紹一下ERP中的PM功能在鋼鐵冶金行業(yè)設(shè)備管理中的應(yīng)用。
PM意為工廠維護(hù),包括檢查、預(yù)防維護(hù)、修理三個過程,是ERP系統(tǒng)的一個重要分支。全力推進(jìn)PM系統(tǒng),加強(qiáng)設(shè)備系統(tǒng)基礎(chǔ)管理,實(shí)時監(jiān)測設(shè)備的運(yùn)行情況和負(fù)荷,制定設(shè)備的階段性、周期性和防備性的維護(hù)計劃,并對突發(fā)故障產(chǎn)生響應(yīng),提供故障診斷支持;記錄設(shè)備的歷史檔案和備品備件管理,方便對設(shè)備進(jìn)行最優(yōu)化管理與維護(hù),保證在線設(shè)備受控、高效、零缺陷運(yùn)行的有力手段。
首先是檢查。檢查的主要方式就是點(diǎn)檢,而檢查的主體就是點(diǎn)檢中心點(diǎn)檢站的點(diǎn)檢員。點(diǎn)檢的基本流程如下:(1)設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)根據(jù)點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)、點(diǎn)檢路線自動生成點(diǎn)檢計劃。
(2)點(diǎn)檢站點(diǎn)檢員定期將點(diǎn)檢計劃下載到點(diǎn)檢儀,并由系統(tǒng)自動提示點(diǎn)檢所需的點(diǎn)檢工具清單。(3)點(diǎn)檢站點(diǎn)檢員持點(diǎn)檢工具到現(xiàn)場進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。(4)點(diǎn)檢站點(diǎn)檢員將現(xiàn)場采集的數(shù)據(jù)上傳到設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng),由系統(tǒng)自動對點(diǎn)檢員到位情況及漏檢率進(jìn)行統(tǒng)計,以便對點(diǎn)檢工作進(jìn)行業(yè)績考核,同時系統(tǒng)還自動生成點(diǎn)檢劣化趨勢分析和點(diǎn)檢履歷。(5)由設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)對采集到的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行分析。當(dāng)點(diǎn)檢員根據(jù)點(diǎn)檢劣化趨勢分析判斷需要對點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行維護(hù)時,進(jìn)入PM三級系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)管理流程對點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。(6)由設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)自動判斷采集到的數(shù)據(jù)是否異常,如有異常,則由系統(tǒng)將異常信息以自動方式上傳到四級系統(tǒng),如無異常信息,則轉(zhuǎn)入步驟8。(7)上傳到四級系統(tǒng)的異常信息直接進(jìn)入點(diǎn)檢異常信息處理管理流程進(jìn)行處理(創(chuàng)建維修定單),確認(rèn)異常信息的處理方式后修改點(diǎn)檢異常通知并將異常信息處理方式信息下傳到設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)自動更新異常信息的處理方式(包括簡單處理、監(jiān)護(hù)運(yùn)行、日修、定修、大修、搶修、公司立項、非隱患), 由點(diǎn)檢站點(diǎn)檢員在設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)中將處理完畢的異常信息進(jìn)行手工關(guān)閉。(8)由設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)自動判斷點(diǎn)檢結(jié)果中是否有缺油或換油信息,如有缺油或換油信息,則轉(zhuǎn)入步驟9,否則結(jié)束流程。(9)由系統(tǒng)自動生成給油脂任務(wù)單,進(jìn)入給油脂管理流程。
其次是預(yù)防維護(hù)。預(yù)防維護(hù)主要包括高壓預(yù)防性試驗、繼電器保護(hù)試驗、防雷接地、特種設(shè)備檢驗鑒定的操作等。此處以防雷接地系統(tǒng)周期性試驗計劃管理流程為例:
(1)點(diǎn)檢站點(diǎn)檢員查看系統(tǒng)檢驗通知并向設(shè)備科報檢測點(diǎn)。(2)設(shè)備科電氣設(shè)備管理員匯總上報檢測點(diǎn)到設(shè)備機(jī)動部電氣設(shè)備管理科。(3)設(shè)備機(jī)動部電氣設(shè)備管理科設(shè)備管理員審核二級單位上報的統(tǒng)計表。如不通過,則返回步驟2,二級單位重新上報檢測點(diǎn);如通過則進(jìn)入步驟4。(4)設(shè)備機(jī)動部電氣設(shè)備管理科設(shè)備管理員根據(jù)防雷接地測試計劃創(chuàng)建試驗定單并排程。(5)設(shè)備機(jī)動部電氣設(shè)備管理科科長審批試驗訂單和排程,如果不通過則返回步驟4重新排程,如通過則進(jìn)入步驟6。(6)設(shè)備機(jī)動部電氣設(shè)備管理科設(shè)備管理員起草技術(shù)協(xié)議。(7)機(jī)動部電氣設(shè)備管理科科長和主管部長審核技術(shù)協(xié)議,如不通過則返回步驟6重新修定。
第三,就是修理。修理的過程涉及到了點(diǎn)檢員和維修員之間的接合,簡單步驟如下:
(1)由點(diǎn)檢站站長查看設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng)上傳的點(diǎn)檢異常通知及系統(tǒng)外的點(diǎn)檢異常通知。
(2)由點(diǎn)檢站站長對異常信息進(jìn)行分析。
(3)由點(diǎn)檢站站長判斷異常信息是否需要到現(xiàn)場去進(jìn)行分析,如需要現(xiàn)場分析則轉(zhuǎn)到步驟4,否則轉(zhuǎn)到步驟5。
(4)由點(diǎn)檢站站長指派點(diǎn)檢員到現(xiàn)場去對異常信息進(jìn)行分析并將意見反饋給站長。
(5)由點(diǎn)檢站站長根據(jù)對異常信息分析判斷是否需要事故搶修,如需要搶修,則進(jìn)入事故搶修管理流程,否則轉(zhuǎn)入步驟6。
(6)由點(diǎn)檢站站長判斷異常信息是否為隱患故障,如果是隱患故障,則轉(zhuǎn)到步驟7,如不是隱患故障則轉(zhuǎn)到步驟14。
(7)由點(diǎn)檢站站長判斷是否需要派工進(jìn)行處理,如需要派工則轉(zhuǎn)到步驟8,否則到步驟13。
(8)由四級系統(tǒng)根據(jù)隱患情況創(chuàng)建隱患缺陷及事故故障通知。
(9)由點(diǎn)檢站站長確定隱患處理的方式,如果確定為公司專項工程立項則轉(zhuǎn)入公司專項工程立項審批流程;如果為大修項目,則轉(zhuǎn)入大修計劃管理流程然后進(jìn)入檢修計劃安排管理流程;如為日修處理則轉(zhuǎn)到步驟11。
(10)由點(diǎn)檢站站長判斷公司專項工程立項的項目是否審批通過,如通過則進(jìn)入公司專項立項計劃管理流程及公司專項立項執(zhí)行管理流程,如審批沒通過則返回步驟9,重新確認(rèn)隱患故障的處理方式。
(11)點(diǎn)檢站站長判斷需要日修的隱患是否需要在定修期間處理,如需要在定修期間處理,則進(jìn)入定修計劃管理流程,如不需要在定修期間處理則轉(zhuǎn)入步驟12。
(12)由點(diǎn)檢站站長在系統(tǒng)中確認(rèn)需日修處理的隱患的處理方式,并釋放通知,然后進(jìn)入檢修計劃安排管理流程。
(13)點(diǎn)檢站站長判定為不需要發(fā)生費(fèi)用的檢修則由站長指派人員到現(xiàn)場簡單處理或監(jiān)護(hù)運(yùn)行。
(14)由點(diǎn)檢站站長將判定為需要搶修、大修、定修、公司專項工程立項、日修、監(jiān)護(hù)運(yùn)行、簡單處理和不是隱患故障的異常信息在四級系統(tǒng)中進(jìn)行處理方式的確認(rèn),并修改點(diǎn)檢異常通知,最終將異常信息處理方式下傳到設(shè)備點(diǎn)檢管理系統(tǒng),由點(diǎn)檢員在異常信息處理完畢后將異常信息進(jìn)行關(guān)閉。
PM不僅包括檢查、預(yù)防維護(hù)、修理三個過程,而且涵蓋了設(shè)備的歷史檔案和備品備件管理的范疇。點(diǎn)檢員在編制點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)、維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等的同時,也要擔(dān)當(dāng)起及時申報備品備件以及對已有設(shè)備檔案、文檔及圖紙資料的管理工作。
PM的應(yīng)用,建立了多層次的設(shè)備安全運(yùn)行體系,規(guī)范了設(shè)備基礎(chǔ)管理,增強(qiáng)了設(shè)備檢測和故障診斷手段,將點(diǎn)檢責(zé)任落實(shí)到人,提高了工人的積極性和責(zé)任感,進(jìn)而控制事故,降低維修費(fèi)用。
在勢不可擋的信息化熱流中,越來越多的企業(yè)應(yīng)用、開發(fā)ERP,目前已取得了階段性成果,突破制約企業(yè)發(fā)展和管理落后的瓶頸,提高了企業(yè)核心競爭力?？梢哉f在未來幾年是我國鋼鐵企業(yè)信息化建設(shè)的黃金時期,將飛速步人信息化時代的軌道,全面提高企業(yè)信息化水平。信息化是鋼鐵企業(yè)必走之路。
中圖分類號：F23
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1672-3198(2009)13-0166-02
1 新形勢下會計電算化對會計實(shí)務(wù)的影響
1.1 改變了會計數(shù)據(jù)的處理方式和賬務(wù)處理方式
實(shí)現(xiàn)會計工作電算化后，會計數(shù)據(jù)的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準(zhǔn)確性控制，計算機(jī)就可以自動完成記賬、算賬、對賬、結(jié)賬、轉(zhuǎn)賬以及編制報表和會計核算數(shù)據(jù)分析等工作。與手工會計相比，數(shù)據(jù)處理無論在準(zhǔn)確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化，會計信息的準(zhǔn)確性、及時性和會計數(shù)據(jù)處理的集中化、自動化程度大大提高，財務(wù)處理程序也趨于簡單。
1.2 將改革會計的內(nèi)部控制制度
會計電算化后，原來賬薄之間相互核對的查錯糾錯控制不復(fù)存在。由于數(shù)據(jù)處理的自動化，大大減少了人工預(yù)算，人工不能直接參與內(nèi)部控制，在這種情況下，部分內(nèi)部控制工作必須由計算機(jī)通過專門程序進(jìn)行，這種內(nèi)部控制的部分程序化，使控制對象由原來的對組織、文檔等進(jìn)行控制拓展到對軟件、硬件、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行控制；控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程控相結(jié)合的全面內(nèi)部控制，包括組織控制、系統(tǒng)使用權(quán)控制、輸入輸出正確性控制、操作程控等。
1.3 更加重視會計信息分析
在各種信息高速發(fā)展時代，會計信息對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來越重要的作用?，F(xiàn)代信息技術(shù)和會計電算化能將社會經(jīng)濟(jì)活動的細(xì)枝末節(jié)精確的記錄、保存和傳播，會計信息的分類、提煉、再加工將成為及其重要的工作。系統(tǒng)化、條理化、有針對性的信息，都要經(jīng)過加工整理、分析，才能滿足這種需要?？傊瑫嬰娝慊膶?shí)現(xiàn)，必然帶動會計核算對象、內(nèi)容、方法等會計理論和會計技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)年會計制度的改革。
2 會計電算化面臨的主要問題
2.1 對會計電算化的認(rèn)識還不到位
(1)一些領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識。沒有認(rèn)識到開展會計電算化是時展的必然。是管理現(xiàn)代化的需要。(2)由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受，加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎(chǔ)之上，要改變?nèi)藗冮L期形成的習(xí)慣方式，有較大難度。(3)部分管理人員認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)待賬”，軟件只需一次投入即可，出現(xiàn)了只重視硬件換代，不注意軟件升級的情況。從286、386……一直到奔騰4，機(jī)型換了幾次，但財務(wù)軟件仍停留在“古老”的FoxBAXE開發(fā)的DOS版上。(4)由于一些財務(wù)負(fù)責(zé)人對電算化知識不掌握，對電算化管理很陌生，只習(xí)慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質(zhì)疑，造成不會管，不敢管的混亂局面，嚴(yán)重影響了會計電算化的普及和推廣。
2.2 電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱
會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等責(zé)任，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。實(shí)施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前，會計系統(tǒng)不少單位沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循，使得會計電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。加上基礎(chǔ)工作薄弱，建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就難免出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致手工與計算機(jī)并行時間過長，增加了會計人員的工作量。
2.3 會計軟件存在缺陷
(1)安全性與保密性差。
許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人員、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。另外數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為會計資料的真實(shí)可靠埋下了隱患，容易產(chǎn)生問題。
(2)各核算模塊間缺乏銜接。
總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，以實(shí)現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發(fā)揮計算機(jī)在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。
2.4 對會計組織機(jī)構(gòu)及人員素質(zhì)要求更高
具體表現(xiàn)在以下幾方面：(1)會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業(yè)務(wù)比較熟悉，但對計算機(jī)知識了解有限，而年輕人則相反。要使得計算機(jī)知識和會計工作經(jīng)驗有機(jī)結(jié)合還有待時日。(2)計算機(jī)培訓(xùn)教材老化。計算機(jī)技術(shù)發(fā)展很快，幾年時間，計算機(jī)速度提高了幾十倍。軟件操作系統(tǒng)也有質(zhì)的變化。而現(xiàn)在的教材大多是幾年前的，所介紹的知識陳舊，實(shí)用性不強(qiáng)，經(jīng)過這樣培訓(xùn)并通過考試的人員實(shí)際操作能力差，只是拿個證而已。(3)對會計人員的再培訓(xùn)和定期考核工作缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性。企業(yè)實(shí)施會計電算化后，需要大量的高技能熟練使用計算機(jī)，同時又懂得會計知識的全面人才，但這樣的人才不是簡單的計算機(jī)加會計，而是根據(jù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)不同的電算化方式，對電算化人才的要求也有所區(qū)別。
3 新形勢下會計電算化的對策
3.1 增強(qiáng)企業(yè)對會計電算化重要性的思想認(rèn)識
企業(yè)應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，會計電算化將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會計核算工作中，以計算機(jī)替代手工記賬，不僅減輕了會計工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了會計核算的速度和精度，更重要的是它改變了傳統(tǒng)會計的核算方式、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，推動了會計理論與會計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。
3.2 增強(qiáng)會計電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性
財務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。為了對付日益猖獗的計算機(jī)犯罪，國家制定并實(shí)施計算機(jī)安全法律，在全社會加強(qiáng)對計算機(jī)安全的宏觀控制，政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會計制度，對危害計算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁，為計算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個良好的社會環(huán)境。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，因此建立內(nèi)部控制制度是非常必要的。一是實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)
境下的會計信息崗位責(zé)任。二是建立健全病毒、電腦黑客的安全防范措施。三是從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計人手，明確電算化會計信息系統(tǒng)的人員職責(zé)分工，對各類會計電算化工作人員的權(quán)限資格進(jìn)行嚴(yán)格的審察與控制，保障電算化會計信息安全、有效、正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。增加軟件本身的限制功能。四是建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料實(shí)行多級備份。五是強(qiáng)化身機(jī)線索制。六是建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密和保護(hù)。在數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)時必須加一些用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。七是建立操作管理制度，可以考慮硬件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等及其保密措施和專門的管理制度。
3.3 做好電算化會計檔案管理工作
(1)電算化會計檔案的收集。
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)，如一個會計年度，把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲代此行介質(zhì)或光盤上，從而脫離與原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。
(2)電算化會計檔案的管理與保護(hù)。
由于電算化會計檔案是存儲磁性介質(zhì)或光盤上的，要根據(jù)這些信息載體的物理特性采用雙備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并將其存放在兩個不同的地方，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還可以定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
(3)電算化會計檔案的利用還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。
在不同版本軟件下形成的會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)不可以相同，有可能產(chǎn)生會計檔案不能備調(diào)閱或某些預(yù)料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。
3.4 解決人們的思想認(rèn)識問題。著力培養(yǎng)專業(yè)人員
一、引言
會計電算化的產(chǎn)生和發(fā)展，給傳統(tǒng)會計工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它改變了會計這一職業(yè)的傳統(tǒng)，并且重新定義著會計工作。會計工作者必須充分認(rèn)識會計電算化給會計工作帶來的影響，并不失時機(jī)的調(diào)整會計工作的方向和重點(diǎn)，才能提高會計工作的水平和質(zhì)量。
隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)在企業(yè)管理工作中得到廣泛的普及和應(yīng)用，據(jù)一項調(diào)查結(jié)果顯示：已單一使用了財務(wù)軟件信息技術(shù)的企業(yè)，占我國企業(yè)的60%左右；將財務(wù)和企業(yè)的進(jìn)銷存或供需鏈部分功能集成起來應(yīng)用信息技術(shù)的企業(yè)占10%左右；現(xiàn)在已有占我國企業(yè)的比例將近1%的企業(yè)已在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)全面地集成應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)了全面的ERP管理。個別信息化水平較高的企業(yè)已步入全面電子商務(wù)應(yīng)用的階段。會計電算化的實(shí)現(xiàn)不僅是會計核算手段或財務(wù)管理、分析、決策手段的變革，而且必將對會計核算的方式方法、程序、內(nèi)容產(chǎn)生重大影響，從而促進(jìn)會計工作職能的轉(zhuǎn)變，使會計人員有更多的時間和精力參與經(jīng)營管理，更好的滿足管理現(xiàn)代化的需要。但從目前情況看，由于這項工作開展時間短、加之缺乏會計電算化管理經(jīng)驗，有些單位還沒有完全適應(yīng)會計電算化所要求的管理方式和核算程序，致使會計核算的安全性和準(zhǔn)確性受到影響，阻礙了會計職能的發(fā)揮。為此，有必要充分認(rèn)識會計電算化對會計工作的影響，做好會計電算化后的會計工作。
二、會計電算化對會計工作的影響
1.對帳務(wù)處理方式的影響。在手工會計中，根據(jù)原始憑證和記帳憑證，平行登記總帳和明細(xì)帳。由于明細(xì)帳中記錄的是逐筆登記的業(yè)務(wù)信息，而總帳中記錄的是相應(yīng)的合計值，因此，總帳中的信息是非獨(dú)立的。在一個信息結(jié)構(gòu)中，去掉非獨(dú)立的信息，也就是計算機(jī)軟件中所謂：“冗余信息”，之后，仍可保持信息的完整性。因此，如果總帳的作用只是為了保持和提供各科目的發(fā)生額和余額的匯總信息，那么也就沒有存在的必要性，因為我們可以從明細(xì)帳帳中獲得同樣的信息。在手工會計中，總帳之所以有存在的價值，是因為總帳對整個帳簿體系起控制作用。通過總帳與明細(xì)帳之間的定期或不定期的對帳，可以發(fā)現(xiàn)記帳中的錯誤，以便及時加以糾正。另外，安排不同的業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)總帳與明細(xì)帳的記帳工作，也起著互相牽制、防止作弊發(fā)生的作用。在手工會計中，記帳過程中的錯誤是很難完全避免的。但在兩個人并行工作的情況下，同時發(fā)生錯誤的可能性是很小的，同時發(fā)生同一錯誤的可能性就更小。因此，采用平行處理方式可以有效地發(fā)現(xiàn)錯誤，確保會計數(shù)據(jù)的正確性。但對于計算機(jī)來說，由于總帳和明細(xì)帳都是根據(jù)記帳憑證登記的，登帳的依據(jù)相同，只要會計軟件的登帳功能是正確的，總帳和明細(xì)帳的數(shù)據(jù)應(yīng)是一致的。因此，沒有必要采用平行登記的方式，而應(yīng)當(dāng)采用集中處理方式，即來源于記帳憑證的信息不再重復(fù)處理，而是統(tǒng)一記錄于分類帳中，集中加以處理。分類帳也沒有必要區(qū)分總帳和明細(xì)帳。但是，這并不排除在計算機(jī)內(nèi)部設(shè)置類似于總帳和明細(xì)帳的格式。但這已不是手工會計意義上的總帳和明細(xì)帳了，因為它們之間不存在統(tǒng)制與被統(tǒng)制的關(guān)系。
2.對會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的影響。會計電算化以后，原來會計業(yè)務(wù)處理過程中人與人之間的聯(lián)系部分地改變?yōu)槿伺c計算機(jī)的聯(lián)系，原來有多人完成的業(yè)務(wù)變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)統(tǒng)一完成，原來記錄于帳簿中的信息現(xiàn)在記錄于磁盤、磁帶中。由于工作環(huán)境的這一系列變化，原有的內(nèi)控制度已不可能有效地發(fā)揮其對會計體系的制約作用了。在手工系統(tǒng)中，為了提高會計信息的準(zhǔn)確可靠性，內(nèi)部控制主要通過會計人員之間適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離，實(shí)現(xiàn)相互牽制，由人工完成各種檢驗、核算和判斷，例如，定期進(jìn)行帳證核對、帳帳核對、銀行對帳等等。在計算機(jī)會計中，內(nèi)部控制就其基本原理來講，與手工并沒有本質(zhì)的差別。但保證會計數(shù)據(jù)正確可靠性的控制方法與技術(shù)卻發(fā)生了很大的變化。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制包括了許多建立在會計軟件中，由計算機(jī)執(zhí)行的各種檢驗、核對、判斷以及對軟件個別功能調(diào)用的權(quán)限控制。這些程序化的控制對計算機(jī)會計系統(tǒng)的安全可靠非常重要。當(dāng)然，除了程序化的內(nèi)部控制外，計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制還包括管理制度和部分手工控制，但程序控制是計算機(jī)系統(tǒng)特有的。
3.對帳簿形式和錯帳方法的影響。手工會計中規(guī)定日記帳必須采用訂本帳，總帳和明細(xì)帳可以采用活頁帳；帳簿記錄的錯誤可用劃線更正法、補(bǔ)充登記法和紅字沖銷法更正。計算機(jī)會計系統(tǒng)打印輸出的帳頁是卷帶狀的，可裝訂成活頁式，不可能是訂本式，只有到了一定時期，再裝訂成一本訂本式帳冊，作為會計檔案保管。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，由于計算機(jī)采用的是集中式處理方式，沒有類似手工會計的對帳操作，因此，側(cè)重于防止錯誤，而不是糾正錯誤。要做到這一點(diǎn)，首先必須保證會計數(shù)據(jù)輸入的正確性。這主要依靠會計軟件對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行多方面的檢查，例如，科目合法性檢查、借貸平衡檢查等。但是，任何一個會計軟件都不能保證數(shù)據(jù)輸入和處理的絕對準(zhǔn)確。當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯誤后，就要采用一定的方法進(jìn)行更正。由于在計算機(jī)會計中，很難再用劃線更正法，所以一般采用紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。應(yīng)該特別注意的是，在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，應(yīng)禁止直接修改存儲于計算機(jī)內(nèi)部的帳務(wù)信息。因為這種修改不利于找出造成錯誤的根本原因，杜絕今后再發(fā)生同樣的錯誤，同時在制度上也造成漏洞。因為在磁性介質(zhì)上修改數(shù)據(jù)不留任何痕跡，因此無法知道數(shù)據(jù)是否已經(jīng)修改、是誰進(jìn)行了修改和修改前的數(shù)據(jù)是什么。這就有可能使修改權(quán)限被不負(fù)責(zé)任地甚至非法的加以利用。
4.對會計信息存儲方式的影響。在手工會計中，會計信息是存儲在紙性的憑證、帳簿和報表中的，這些信息都是肉眼可見的，若被篡改，如涂改和挖補(bǔ)，會留下痕跡，因此一般較容易被發(fā)現(xiàn)。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，會計信息以各種數(shù)據(jù)文件的形式記錄在磁性存儲介質(zhì)上，這些存儲介質(zhì)上的信息以肉眼不可見的、機(jī)器可讀的形式存在，因此很容易被復(fù)制、被刪除、被篡改而不留下任何痕跡。另外，磁性介質(zhì)在受熱、受潮或受強(qiáng)的電磁場影響時，很容易損壞。因此，要保證計算機(jī)會計系統(tǒng)的安全可靠，必須對存儲介質(zhì)有相當(dāng)完善的控制。
5.對會計工作組織體制的影響。在手工會計中，會計工作組織體制以會計事務(wù)的不同性質(zhì)作為主要依據(jù)。手工會計組織內(nèi)部通常劃分為工資組、材料組、成本組、綜合組等，他們之間通過信息資料傳遞、交換建立聯(lián)系，相互稽核牽制，使會計工作得以正常進(jìn)行。會計電算化后，由于計算機(jī)處理信息集中性的特點(diǎn)，原有的一些單位，已無存在的必要，而一些新的組織，如數(shù)據(jù)收集組、憑證編碼組、審核組、操作組、維護(hù)組、開發(fā)組等便應(yīng)運(yùn)而生。
⑥對會計檔案保管形式的影響。在手工會計中，會計檔案以紙介質(zhì)形式保存，對會計資料的查詢，也是以調(diào)閱紙介質(zhì)檔案為基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)會計電算化后，會計檔案將以磁性介質(zhì)為主、紙介質(zhì)為輔方式保存，對會計資料的查詢主要在計算機(jī)上完成。在計算機(jī)上查閱效率高、范圍廣。但對存放檔案的環(huán)境及溫度、濕度等提出了新的要求。
三、適應(yīng)會計電算化的要求，調(diào)整會計工作
摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案管理發(fā)展趨勢的必然要求。當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)日漸繁榮，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)無限延伸，房地產(chǎn)檔案信息化已越來越受到人們的重視。如何加快房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建便于存儲、搜索、查閱的數(shù)據(jù)庫平臺，為人們提供便捷的信息服務(wù)，是一項緊迫而重要的課題。
關(guān)鍵詞 ：檔案信息；檔案管理；房地產(chǎn)檔案
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1000-8772（2015）25-0082-01
一、房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)必須要堅持?jǐn)?shù)字化導(dǎo)向
數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要載體和手段。房地產(chǎn)檔案作為城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是從房屋建造到消亡整個歷史過程中形成的臺帳、圖、卡、照片、文件及一切具有證實(shí)房屋全部歷史變化過程的資料，它是房屋的真實(shí)縮影，全部歷史的記錄。長期以來，人們一直使用傳統(tǒng)的手工信息加工方式，所耗費(fèi)時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費(fèi)時費(fèi)力，一旦發(fā)生意外難以彌補(bǔ)。而檔案的數(shù)字化處理方式，可避免手工加工方式出現(xiàn)的問題，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用分級存儲管理技術(shù)將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。因此，房地產(chǎn)檔案信息化必須要堅持?jǐn)?shù)字化建設(shè)導(dǎo)向。要充分利用計算機(jī)信息化處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案信息資料進(jìn)行數(shù)碼掃描、錄入和整理，建立與紙質(zhì)檔案（原件）一致、同步更新的電子復(fù)本，構(gòu)成海量存貯的房產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫。要通過現(xiàn)有房產(chǎn)登記信息系統(tǒng)輔助日常房產(chǎn)檔案生成、數(shù)字化存貯、動態(tài)更新和一體化管理，建立規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的產(chǎn)權(quán)檔案處理流程和管理體系，實(shí)現(xiàn)電子房產(chǎn)檔案的集中保存、應(yīng)用與管理。
二、房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)必須要堅持標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)
標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要支撐和目標(biāo)。國家檔案局就電子文件制訂了標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件提供管理提供了普通規(guī)范。但從當(dāng)前房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)情況來看，檔案管理部門所使用檔案軟件缺乏通用性，使用的應(yīng)用程序五花八門，無法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。多數(shù)檔案軟件只是應(yīng)用于文件管理，對圖紙、聲像科技資料的管理方式、方法匱乏，這些都嚴(yán)重影響了檔案信息系統(tǒng)整體水平的提高，制約了檔案信息化的進(jìn)程。因此，房地產(chǎn)檔案信息化必須要堅持標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)目標(biāo)。要建立規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)、程序化的操作方式、系統(tǒng)化的管理，將各個管理環(huán)節(jié)科學(xué)地排序，使整個操作過程有機(jī)連接，一環(huán)扣一環(huán)，保證檔案的完整有效性。要制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，“統(tǒng)一文件與格式”、“統(tǒng)一分類編碼”、“統(tǒng)一信息交換形式”等，為廣泛使用電子計算機(jī)與高密度信息儲存技術(shù)以及通訊傳輸技術(shù)等先進(jìn)的自動化手段打下良好基礎(chǔ)，使今后的聯(lián)網(wǎng)與實(shí)現(xiàn)某些信息共享成為可能。
三、房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)必須要堅持一體化思路
一體化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和方向。檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、人員配置等方面，其中系統(tǒng)設(shè)置和人員配置是關(guān)鍵。但在檔案信息化建設(shè)過程中，沒能結(jié)合工作實(shí)際，充分考慮匹配性和兼容性問題，難以實(shí)現(xiàn)人機(jī)結(jié)合，影響了信息化建設(shè)的成效。因此，房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)必須要堅持一體化思路。要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，將檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)，檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù)，信息錄入要準(zhǔn)確、及時、完整，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確性，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。要注重檔案管理人員培養(yǎng)，加強(qiáng)對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
