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在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實性、動態(tài)性和機密性的檔案材料，是一個單位人力資源管理中的關鍵環(huán)節(jié)，同時，檔案材料的完整也關系到員工自身的切身利益。
（一）選拔人才依據(jù)。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當事人當前各方面的表現(xiàn)外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關于人才的學習經(jīng)歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關信息，為選拔人才提供依據(jù)。此外，通過高效而優(yōu)質的人事檔案管理，還能為人才業(yè)績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規(guī)范化的管理工作，關系到每一個員工的前途和切身利益，關系到單位的長遠發(fā)展，關系到對于人才的公正評判。
（二）實現(xiàn)人力資源的最佳配置。每一個員工的特質都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現(xiàn)了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現(xiàn)對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認真收集，細致整理、全面分析、準確評價。隨著時間和環(huán)境方面發(fā)生的變化，員工的崗位變動和優(yōu)勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。
二、人事檔案管理弊端
現(xiàn)階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現(xiàn)今的社會形勢存在著脫節(jié)。尤其是不少單位已經(jīng)普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經(jīng)濟不斷飛速發(fā)展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發(fā)展來說是至關重要的。然而，由于當今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復雜許多。
（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學起乃至今后工作中伴隨學習、升遷等成長過程中形成的記錄材料?；鶎訂挝蝗耸聶n案管理是根據(jù)傳統(tǒng)的方式方法進行的。它大多數(shù)記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現(xiàn)相對個人工作能力、個性特點的相關內容。同時，隨著市場經(jīng)濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認識，基層單位也沒有專業(yè)或專職檔案管理人員，缺乏必要的保管設施及專業(yè)的管理技能，而導致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現(xiàn)今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。
（二）管理者綜合素質偏低。開展信息化的檔案資源管理是時展的趨勢，要求管理者務必熟練操作計算機，使用相關網(wǎng)絡技術及各種檔案管理的軟件，學會發(fā)掘更多檔案信息的價值等。但從實際現(xiàn)狀來看，基層檔案管理者的綜合素質偏低，根本無法應用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設。
（三）檔案管理形式多種多樣?；鶎訂挝坏臋n案資料主要以紙質為主。隨著信息技術的普及應用有些單位也開始向電子化檔案發(fā)展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應的材料，很少進行交流與數(shù)據(jù)共享，一旦需要查找某個員工的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發(fā)揮出信息技術的作用。所以，要使基層人事檔案規(guī)范化、標準化管理落實到實處還有很多工作要做。
三、檔案管理對策
（一）全面檔案內容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統(tǒng)方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業(yè)、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因?；鶎訂挝粦訌妼θ耸聶n案管理重要性的認識，檔案管理人員要專職、專業(yè)培訓。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內容的收集應該加強員工的個人能力包括組織能力、協(xié)調溝通能力、合作精神、創(chuàng)新意識以及心理素質等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質，而不是僅限于學歷程度及政治表現(xiàn)。除了這些內容的收集，還需要將當事人平時的工作業(yè)績、工作情況以及他們在活動中的表現(xiàn)予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現(xiàn)員工的個人檔案內容，還要將他們在學術與技術上的成果予以記錄歸檔。
（二）積極開展數(shù)字檔案的建設。隨著信息技術的普及應用，我國各單位檔案資料也開始向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數(shù)字化基礎設施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術的作用。單位在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術強大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。為此，要提高信息化、數(shù)字化建設的意識，加大基礎設施投入，建立標準化、規(guī)范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事檔案方面的業(yè)務建設。如今，在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經(jīng)濟體制相得益彰，來更好地為市場經(jīng)濟機制服務。人事檔案就是在市場經(jīng)濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負擔，節(jié)省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優(yōu)化。
除了以上三點之外，我們還應當積極加強人事檔案的保密性方面的建設，堵住在檔案管理環(huán)節(jié)中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。
首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業(yè)領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業(yè)領導看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業(yè)管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現(xiàn)資源數(shù)字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發(fā)上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺軟件進行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術的人才是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關鍵。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當成“閑差”，對其應有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，檔案、信息處理復合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重?？梢姡嬎銠C技術人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓，掌握信息技術的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結構?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環(huán)境中實現(xiàn)人生價值。
4 在數(shù)字應用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡圖，或編制不同區(qū)域項目效益圖、進度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術問題，而且是信息技術與市政業(yè)務和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機構、供應商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應兩個根本性轉變的高度，轉換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進設備，以改善和強化檔案資源開發(fā)條件和手段；同時，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務、勤奮學習，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開發(fā)檔案信息資源，當好領導的參謀和助手，通過“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻。
（作者單位：鄭州第二市政建設集團有限公司 來稿日期：2012-04-12）
檔案數(shù)字化是在檔案管理活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)檔案信息資源進行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會化功能信息的再開發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對推動檔案管理數(shù)字化建設提出迫切要求。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設的途徑
首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業(yè)領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業(yè)領導看到檔案數(shù)字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業(yè)管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經(jīng)驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現(xiàn)資源數(shù)字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發(fā)上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計算機的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務。利用市政系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理平臺軟件進行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進行主要信息提取，建立可以通過不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
舊有的市政企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問題
引進和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術的人才是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關鍵。電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當成“閑差”，對其應有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進程。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，檔案、信息處理復合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重?？梢姡嬎銠C技術人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對其進行培訓，掌握信息技術的新知識，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結構?！靶行谐鰻钤?，只要潛心研究，把問題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進程，在檔案管理的工作環(huán)境中實現(xiàn)人生價值。
4 在數(shù)字應用中提高檔案室的地位
實踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進入數(shù)字狀態(tài)，其利用開發(fā)和作用的發(fā)揮就會起到事半功倍的效果。例如，編制同一項目部兩個不同項目，或不同項目部的同一類項目的材料消耗分析，編制市場勞動力成本走勢的分析狀況網(wǎng)絡圖，或編制不同區(qū)域項目效益圖、進度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場鞏固和丟失的情況及走勢，找出原因，及時調整產(chǎn)品開發(fā)和營銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術問題，而且是信息技術與市政業(yè)務和管理的融合問題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機構、供應商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
（一）只要是經(jīng)過整理，有目錄可查有規(guī)可循的檔案，就應力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時可做適當?shù)募庸ふ怼Ｈ鐚W校的會計檔案、校產(chǎn)檔案，它有著自身的形成規(guī)律和特點，一般由財會部門和物資管理部門隨時立卷，定期保管。因此，檔案部門接收后，不應再打亂原有基礎，原則上應當保持原卷冊的封裝，也不另加封面。只在原封面的空白處加蓋戳記，填好全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等，然后分類排列，妥善保管，提供利用即可。
（二）必須進行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中合理的部分應當吸收；對整理不當和錯誤的部分要經(jīng)過仔細分析，摸清情況之后再改動和調整。這可避免人為地破壞文件之間的歷史聯(lián)系。對保證整理質量和提高效率都是有益的。
整理檔案的主要目的，是便于檔案的保管和查找利用。一般的說，經(jīng)過整理的檔案能恰當?shù)乇３治募g的歷史聯(lián)系，也就能便于保管和利用，它們基本上是一致的。但是兩者之間也會有矛盾。如有些做法雖然保持了文件之間的聯(lián)系，然而卻不便于保管和利用。當兩者發(fā)生矛盾時，要充分考慮檔案保管和利用的方便。比如某些制成材料比較特殊的檔案，機密程度和保管價值顯然不同的檔案，則應根據(jù)情況分別整理，而在相應的范圍內要求保持文件的聯(lián)系。
（三）在檔案整理工作中應遵循“保持文件之間的歷史聯(lián)系”的原則。要注意把不同歷史時期的檔案分開，而把同一歷史時期形成的檔案集中在一起，以保持各個歷史時期檔案的聯(lián)系和完整。應盡可能地保持各個年代形成檔案的完整和聯(lián)系。把同類工作活動形成的檔案集中在一起以保持檔案之間的歷史聯(lián)系。
二、案卷整理工作制度
（一）案卷的分類制度
案卷的分類是綜合檔案室為了科學地保管檔案而進行的一項整理工作。學校的全部案卷按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。
中小學的綜合檔案室的案卷分類可按年度問題分類法整理。即把學校的案卷先按年度分開，然后在每個年度下面再按問題分類。檔案案卷排列只能以全宗為單位，按不同門類，不同載體，不同保管期限進行排列。案卷的排列有多種方法，可以按照案卷所反映的問題排列；可以按照案卷所反映的工作聯(lián)系排列；可以按照時間順序排列；可以按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列；人物的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語拼音字母的順序排列。這些方法可以單獨使用也可以結合起來使用。各類案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―類案卷的排列方法，只能用一種辦法或一種方法結合其它方法來排列。
另外，中小學案卷的一般排列方法，主要是采用“先上級后本身，先綜合后專題；先學校后學生的順序，分別用不同保管期限來排列?！卑礄n案案卷的排列，應將財務部門形成的校產(chǎn)檔案和財產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案列在一起。財務部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按報表、賬簿、憑證排列。財產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按固定資產(chǎn)的類別順序排列或按部門的順序（采取一種編號的方法）排列。
（二）檔案的編號制度
在檔案管理中，常用的“檔號”有四種，全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件張（頁）號。檔號的使用原則是，檔號要完整―套，一般說上述幾種檔號均應編排幾個全宗內的案卷目錄號不能重。
（三）編制案卷目錄制度
案卷排列的順序確定以后，應逐卷登記在案卷目錄上。案卷目錄，就是案卷的名冊。它有其重要的作用：第一，固定全宗內檔案的分類體系和案卷排列順序。第二，介紹全宗內檔案的內容和成份，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編制其它檢索工具的基礎，第三，它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。編制案卷目錄要以全宗為單位，可一個全宗編一本，還可以一類編一本。一個全宗如編若干本案卷目錄，必須以全宗為單位編定目錄號。目錄號是“檔號”中的一種。目錄后連間“全宗號”和“卷弓”作為“檔號”’一并標在案卷封面或脊背上，卷面一般應印有檔號章（全宗號、目錄號、案卷號）。
（四）案卷的其它整理工作制度
作為行政機關行使管理權力處理違法行為的一種主要手段，“行政處罰”這一概念對很多人來說既熟悉又陌生。說熟悉，是因為很長一段時間內處罰“濫”、“亂”現(xiàn)象嚴重，特別是很多人理解的處罰，基本上是和“罰款”畫等號的；說陌生，是因為很多人對行政處罰的含義、原則、種類、設定和實施等內容并沒有真正理解，一些行政執(zhí)法部門的所做所為與法治精神相悖?！稒n案法》修訂前，檔案部門沒有行政處罰權，對一些嚴重違法行為缺乏有效管理手段。長期“弱勢”部門的地位，使得檔案部門對行政處罰權極度渴望，但對行政處罰認識上的偏差又使得人們在此問題上有些偏執(zhí)：沒有行政處罰權時(主要是罰款權)認為《檔案法》軟，即使已被賦權也因為適用范圍上加了限定，仍認為《檔案法》軟，其主要理由主要是認為《檔案法》規(guī)定的許多條款沒有在法律責任中落實更嚴厲的處罰條款。許多人認為如果對于一些違法行為不罰款或處罰范圍窄，便認為法不夠硬，指望通過加大處罰等方式能夠解決阻礙檔案事業(yè)發(fā)展的所有問題。瀏覽―下報刊上發(fā)表的一些文章，聽聽一些會議上的發(fā)言，上述觀點在《檔案法》實施20余年后的今天仍不絕于耳。但行政處罰對于開展檔案工作來說，真的是萬能的嗎?答案是否定的。分析產(chǎn)生不正確觀念的原因，主要在于對行政處罰的含義沒有真正理解透徹，對于行政處罰的原則沒有深刻認識，對國家從立法上規(guī)范和限定行政處罰的意義也缺乏正確認識。很多人對現(xiàn)實生活中的一些執(zhí)法機關亂罰款和濫罰款現(xiàn)象極為反感，但當自身使用這一權力時，往往只看到了它對違法行為威懾的積極作用，對于不正當使用甚至濫用處罰權所帶來的消極影響則認識不夠，沒有從建設法治國家、法治機關的高度考慮問題。對檔案違法行為給予行政處罰，是維護國家檔案完整與安全，維護國家利益、社會公共利益和公民民利的重要手段，但它決不是唯一的手段，我們不能對此產(chǎn)生依賴心理，而放棄或忽視其他手段的作用。
二、正確理解與適用行政處罰的相關內容
檔案行政管理部門在開展檔案行政執(zhí)法工作中，對行政處罰理解和適用應重點把握以下幾點：
首先，正確理解和準確把握行政處罰的內涵。通常認為，所謂行政處罰，是指行政機關或其他行政主體依照法定職權和程序，對違反行政法規(guī)但尚未構成犯罪的行政相對人給予行政制裁的具體行政行為。其特征有三：第一，行政處罰的適用主體是行政機關或法律、法規(guī)授權的組織；第二，行政處罰是以對違法行為人的懲戒為目的，而不是以實現(xiàn)義務為目的；第三，行政處罰的適用對象是作為行政相對方的公民、法人或其他組織，屬于外部行政行為。
由上可以得出，所謂檔案行政處罰就是檔案行政管理部門，依照法定職權和程序，對違反《檔案法》規(guī)(廣義的)但尚未構成犯罪的行政相對人給予的一種行政制裁的具體行政行為。需要把握的是：檔案行政處罰的主體主要是具有行政執(zhí)法主體資格的各級檔案行政管理部門，檔案館或其他非授權組織不能行使這一權利；檔案行政管理部門的法定職權主要由《檔案法》、《檔案法》實施辦法等法律法規(guī)賦予，而所要遵循的法定程序主要指《行政處罰法》和檔案行政處罰程序規(guī)定；檔案行政處罰的對象即行政相對方是公民、法人和其他組織；可以給予的處罰種類依照現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定，只包含《行政處罰法》中所規(guī)定的警告(申誡罰)、罰款和沒收非法所得(財產(chǎn)罰)三種。還應注意，這種具體行政行為是可訴的，即被處罰者可以申請行政復議或者提起行政訴訟。檔案行政管理部門應慎重實施，不能違法亂用或濫用處罰權而致工作被動。
其次，正確理解和嚴格遵循行政處罰的原則。處罰法定原則。即法無明文規(guī)定不處罰，法律要讓行政相對人能預知自己行為的后果，這是行政處罰的核心原則。
處罰公正公開原則。行政處罰的依據(jù)及有關內容必須公開，不能違反公正的程序。要求行政主體必須依法裁判，公平地處罰違法行為人。既不能同等情況給予不同處罰，也不能不同情況給予相同處罰。
過罰相當原則。實施行政處罰，必須與受罰人違法行為的事實、性質、情節(jié)及社會危害程度相適應，亦即行政處罰的種類、輕重程度及其減免均應與違法行為相適應。罰重于過，無以服人；罰輕于過，難以達到震腰和制止違法行為的目的。
處罰與教育相結合的原則。行政處罰是法律制裁的一種形式，但又不僅僅是一種制裁，它兼有懲戒與教育的雙重功能。處罰不是目的，而是手段，通過處罰達到教育的目的。通過正確實施行政處罰，達到既克服因缺乏行政處罰手段而使法顯“軟”的現(xiàn)象，也要防止不正確適用行政處罰手段而造成“亂”或“濫”的問題。
救濟原則。在行政處罰中必須提供充分的救濟，才能真正保障行政相對方的權利。行政相對方對行政主體給予的行政處罰依法享有陳述權、申辯權；對行政處罰決定不服的，有權申請復議或者提起行政訴訟；因違法行政處罰受到損害的，有權提出賠償要求。
處罰追究時效原則。規(guī)定處罰時效實際上是對執(zhí)法部門嚴格執(zhí)法提出的要求。《行政處罰法》規(guī)定違法行為發(fā)生之日起兩年內未被發(fā)現(xiàn)的，不再給予行政處罰。由于檔案工作的專業(yè)特殊性，有些檔案違法行為發(fā)生很長時間都未被發(fā)現(xiàn)，這就給執(zhí)法提出了更高的要求。
第三，應正確理解和理性看待行政處罰的設定。行政處罰權的設定很重要，它關系到行政機關實施處罰的依據(jù)是否合法的問題。依照《行政處罰法》的規(guī)定，法律可以設定任何種類行政處罰；上一層次法律規(guī)范對違法行為已經(jīng)作出行政處罰規(guī)定的，下一層次不得超越上一層次規(guī)定的行為、種類和幅度的范圍另行作出規(guī)定；規(guī)范性文件不得設定行政處罰。
按照這一精神來理解和看待檔案行政處罰，應當掌握：只有《檔案法》才能設定任何種類的檔案行政處罰，其他檔案行政法規(guī)、地方性法規(guī)、國務院部門規(guī)章和地方政府規(guī)章只能在上位法規(guī)定的行政處罰的種類、范圍和幅度內，作出相關規(guī)定。否則，就可能和上位法產(chǎn)生沖突，引發(fā)適用問題。造成法制的不統(tǒng)一。因此，各地區(qū)應認真審視本地區(qū)出臺的《檔案法》規(guī)和規(guī)章，如有與上位法沖突不協(xié)調之處應加以修改，以維護國家法制的統(tǒng)一性，推進《檔案法》法治進程。
三、幾點啟示
第二條 本實施細則的社會組織登記檔案整理，是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
第三條 社會組織登記檔案文件材料歸檔范圍按照《社會組織登記檔案管理辦法》附件規(guī)定執(zhí)行。
第四條 社會組織登記管理業(yè)務機構應當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關事項辦理完畢30個工作日內完成歸檔文件材料的收集和移交，社會組織登記檔案管理機構應在自收到歸檔文件材料后60個工作日內完成歸檔文件的整理工作。
第五條 社會組織登記檔案歸檔文件材料以件為單位進行整理，每件歸檔文件材料應印制標注有文件名、責任者、成文日期、社會組織名稱、社會組織登記證號、所屬盒號、本件件號等有效信息的文件封面。(封面式樣見附件)
社會組織一項申報事項辦結后所形成的文件材料為一件，一般以一份文件為一件，正文與附件為一件(一次辦理事項應將全部申報材料作為批準文件的附件)，傳真件復印后與原件作為一件處理。
社會組織登記檔案件內文件材料的排列應與《社會組織登記檔案管理辦法》附件所列各項目的文件材料排列順序一致。
第六條 每件文件以棉線采用縫紉機軋邊或用三孔一線方式固定，并按順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會組織登記檔案歸檔文件材料按照形成時間的先后順序以三位數(shù)編制件號，盒內文件件號從001起順序編制并排列。通常一個社會組織的文件材料拉通編一個流水號。
第八條 一個社會組織登記檔案的所有文件材料按照形成時間順序排列裝盒。如社會組織存續(xù)時間長，材料較多，可分別裝入若干盒內。
第九條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，并按照社會組織登記證號的順序進行排列。社會組織登記證號按六位數(shù)排列，不足六位數(shù)的用0補足六位，如001234(民辦非企業(yè)單位從第三位開始用0補足六位)。
第十條 社會組織登記檔案按社會團體、民辦非企業(yè)單位、基金會三類分類編號排列。
第十一條 社會組織登記檔案盒號由正號和附號兩部分組成。正號為五位數(shù)，第一位為社會組織識別號，1為社團，2為民辦非企業(yè)單位，3為基金會，后四位為該社會組織登記檔案在該類中從0001起的盒號順序號。一個社團組織登記檔案有若干盒時，需編附號，附號為一位數(shù)，與正號用-隔開，附號從1開始順序編制排列。
第十二條 社會組織登記檔案盒內需編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等內容。
后續(xù)追加的歸檔文件材料須在追加的同時補入歸檔文件目錄中。社會組織登記檔案管理機構應視補入目錄情況，重新及時編制歸檔文件目錄。
第十三條 社會組織登記檔案應當在社會組織注銷或撤銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。社會組織登記檔案管理機構應在檔案移交后，對所空盒號作說明。
社會組織登記檔案管理辦法第一條 為加強社會組織登記檔案的規(guī)范管理，充分發(fā)揮社會組織登記檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社會團體登記管理條例》、《民辦非企業(yè)單位登記管理暫行條例》和《基金會管理條例》等有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社會組織登記檔案是指縣級以上人民政府民政部門在依法為社會團體及其分支(代表)機構，基金會及其分支(代表)機構，境外基金會代表機構以及民辦非企業(yè)單位辦理申請籌備成立、成(設)立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有查考、利用價值的各種文件材料。
第三條 社會組織登記檔案工作由縣級以上人民政府民政部門分級負責，在業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門和上級民政部門的監(jiān)督和指導。
第四條 縣級以上人民政府民政部門檔案管理機構應當對社會組織登記檔案實行集中統(tǒng)一管理,指定專職(或兼職)人員負責社會組織登記檔案管理工作，建立并完善社會組織登記檔案的管理制度，確保社會組織登記檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)社會組織登記檔案的信息化管理和服務。
第五條 社會組織登記管理業(yè)務機構應當在行政許可、行政審批、行政處罰、監(jiān)督管理相關事項辦理完畢后30個工作日內完成歸檔工作。檔案管理機構(人員)在接收歸檔的文件材料時，必須認真核對清點，檢查文件材料是否齊全、完整，符合規(guī)定要求的，予以接收，并辦理交接手續(xù)。(文件材料歸檔范圍參見本辦法附件)
第六條 社會組織登記檔案按照一個社會組織一檔的原則，歸檔文件材料以件為單位進行整理。一般以一份文件為一件，正文與附件為一件，傳真件應當復印并與原件為一件，請示與批復各為一件，一次上報的多份表格，每份表格可為一件。
一個社會組織的所有文件材料按照形成的時間順序排列，每份文件應當用無酸紙?zhí)谆驒n案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列順序依次裝入檔案盒保存。
第七條 社會組織登記檔案分為社會團體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會類三類。
第八條 各類社會組織登記檔案按照社會組織登記證號的順序進行排列。
第九條 檔案管理機構應當建立社會組織名錄等檢索工具。
第十條 社會組織登記檔案要有專門的地點存放，要配備必要的保管裝具，并設有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設施,確保檔案的安全保管。檔案管理機構要定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第十一條 社會組織登記檔案保管期限定為永久。
第十二條 社會組織登記檔案應當在社會組織注銷之日起滿20xx年后向同級國家綜合檔案館移交。
第十三條 社會組織登記檔案的利用應當按照下列規(guī)定執(zhí)行：
(一)社會組織登記檔案的形成單位因工作需要，履行有關手續(xù)后可以利用本單位形成的社會組織登記檔案;
(二)人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關等部門因工作需要，持單位介紹信可以利用相關的社會組織登記檔案;
(三)社會組織業(yè)務主管單位因工作需要，持單位介紹信可以利用其主管的社會組織的登記檔案;
(四)社會組織因工作需要，持單位介紹信可以利用本組織的登記檔案;
(五)律師根據(jù)案情的需要，自行調查取證的，憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務所證明，可以利用與承辦法律事務有關的社會組織登記檔案;當事人和除律師以外的其他訴訟人根據(jù)案情的需要，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件，可以利用與訴訟事務有關的社會組織登記檔案;
(六)其他單位、組織憑單位介紹信，公民憑個人有效身份證明可以查詢公開的社會組織的登記事項;
(七)對涉密檔案的利用，應當遵守國家有關規(guī)定，并按保密程序審批;
(八)檔案管理機構應當根據(jù)檔案所記載的內容，為利用者出具社會組織登記證明。
第十四條 檔案管理機構應當配備計算機管理社會組織登記檔案，實行社會組織登記紙質檔案和電子檔案的分別保管，提高檔案利用效率，維護檔案的完整與安全。
人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。人事檔案是由多個個人檔案組成的，檔案中主要記錄的內容是工作人員的個人發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、個人的思想品德、獲獎或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進行整理和查找時很不方便。對人事檔案進行管理的主要工作內容是將所有的人事檔案進行收集、整合、歸類以及將檔案進行完整保存。為了確保人事檔案的真實性，管理工作中還要對檔案中的信息進行核實，確保信息的準確性。
二、人工智能技術的含義
人工智能是集研究智能理論、開發(fā)智能技術、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學科。人工智能技術屬于計算機領域的分支，主要開發(fā)的是新型智能化機器設備，這類設備可以根據(jù)人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應。人工智能具有高度理性的特點，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠遠快過人工，節(jié)省了時間。人工智能技術的應用不受時間、地點、環(huán)境的約束，可以隨時開始工作，適應環(huán)境的能力更強，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個別人對檔案的重視度不夠，在填寫時會漏填、誤填信息，這也會對檔案整理工作造成影響，導致工作效率的降低。
2.非結構化信息難以分類
檔案信息非結構化現(xiàn)象是指信息無法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結構化信息越來越多，但是工作人員數(shù)量實在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強對非結構化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強化檔案管理工作，促進人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉化
人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數(shù)據(jù)進行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。
四、人工智能技術在人事檔案管理中的綜合應用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質進行記錄的，紙質檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質資料轉變?yōu)榱司W(wǎng)絡資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡化之后的檔案信息不需要用紙質記錄，只需要利用多媒體設備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內容形成來源有兩個，第一是將現(xiàn)有的紙質檔案轉化為電子檔案，第二是利用人工智能技術直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進行檔案管理時可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學習型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術利用計算機將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡化之后，會對數(shù)據(jù)信息進行詳細分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標記的文本信息，利用人工智能找出與其相關或類似的信息，將這些文本信息進行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡技術智能化的特點，人工智能可以根據(jù)管理人員所設定的方式對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進行智能分類，同時也能把網(wǎng)絡上相同的資料進行整合和分類。在提取檔案信息時，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準確，可以在短時間內過濾掉大量無用的數(shù)據(jù)。人工智能技術還具備識別能力，例如，語言識別、圖片視頻識別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準確評定檔案信息價值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實性，判斷信息是否有價值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學習、記憶以及決策的能力，它可以使計算機模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評定專家的思維方式對檔案中的信息進行評定。要想在人工智能中建立檔案價值評定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進行：首先，建立專家評定的數(shù)據(jù)庫，收集專家的評定準則、評定方法，將這些信息進行程序化編制輸入到電腦中；其次，對數(shù)據(jù)庫進行模擬檢驗，輸入簡單的信息數(shù)據(jù)，對人工智能的評定功能進行檢驗，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞；最后，完善評定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負責大多數(shù)的信息評定，加大了檔案價值評定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實體檔案的安全主要是利用保險柜進行保管，保險柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術的不斷改進，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進行資料掃描時，會自動給資料進行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進行保護，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務逐漸智能化
在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會提供檔案查閱和答疑的服務，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術之后，檔案信息的服務工作形式由人工服務轉變?yōu)榱司W(wǎng)絡服務，使檔案服務工作變得及時、高效。近年來，我國一直不斷推進智能機器人為人類提供服務的政策，在這種政策下，智能機器人也走進了人事檔案的服務工作中。這類高智能化的機器擁有著智能化、移動性強的特點，可以根據(jù)來訪客戶的需要提供不同的實際服務。智能機器人解決了工作人員數(shù)量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務。人工智能機器人也可以代替工作人員完成紙質檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結束語
人工智能技術已經(jīng)廣泛的應用在了我們的生活當中，手機的智能助理、智能美顏相機都標志著人工智能技術開始在生活中普及。將人工智能技術與人事檔案管理工作相互結合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。
參考文獻：
[1]韓平.人事檔案管理中人工智能技術的應用[J].山西檔案，2018,No.240(4).
中圖分類號：TU198文獻標識碼： A
一、簡述市政工程檔案資料的管理
在市政工程中，工程檔案資料的管理工作并非獨立的，它要多方面的緊密配合，各個建設工程單位只有聯(lián)系起來，遵守規(guī)則、總結經(jīng)驗、具體分析、實事求是，結合科學先進的管理工作辦法，系統(tǒng)全面的了解施工過程，才能將工程的真實施工情況反映出來。工程檔案資料不僅是建設活動中形成的圖物相符、有保存價值的真實記錄和反映，其記載的內容包括：構筑物、建筑物、地下的敷設等等，市政工程檔案資料還是市政工程項目投資計劃、項目工程設計、施工管理、材料使用、維護維修等等活動中形成的文件資料。因此，作為建設項目工程管理的一部分，工程檔案資料的管理作用的重要性也就不言而喻了。
建設項目市政工程檔案是指在項目市政工程建設過程中形成的對單位有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。它是項目工程建設過程中和竣工驗收時必要的條件，也為項目投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、檢修、擴建等提供了重要的依據(jù)。如果檔案工作不同程度的滯后，造成應歸檔的文件材料不齊全、不完整；不準確；歸檔的文件材料不規(guī)范，文件材料紙張規(guī)格混亂，書寫材料不耐久，以復印件代替原件歸檔；簽字、蓋章不齊全；檢查驗收、缺陷處理沒有結果或驗收人員簽字有遺漏等等這些問題都將難以補救。所以在市政工程檔案管理過程中一定要嚴格控制其檔案的質量，才能確保其工程檔案質量的“完整、準確、齊全、規(guī)范”。 是整個項目工程建設使用和驗收提供的保障。
二、市政工程檔案資料管理的重要性
工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來源，工程項目負責人可以通過對檔案資料的查詢做到對工程全程進行監(jiān)管和控制，而不單單僅靠記憶力來應對。若在項目工程中發(fā)生一些意外、質量問題、數(shù)量問題等，也可以通過對檔案資料的搜集進行校驗并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及減輕了負責人在工作中產(chǎn)生的壓力。工程資料檔案可以為未來的工程施工起到參考與借鑒的作用，市政工程檔案資料能將工程中所運用到的技術或者應對問題時采取的措施進行記錄，并且在以后需要的時候進行反饋。對將來的工程施工吸取了寶貴的經(jīng)驗。工程檔案資料中，會提供出有關工程項目的很多數(shù)據(jù)信息以及此工程施工中能借鑒到的優(yōu)點或者暴露出的缺點。如若在竣工后，仔細研究檔案資料可以得到較多的學習體會并得以借鑒，提高日后的工程施工效率。
三、市政工程檔案資料管理的現(xiàn)狀
（一）技術資料不真實
真實性是工程檔案的生命。虛假的工程技術資料不僅給工程質量評定帶來錯誤的結論，還會給工程今后的維修改擴建帶來誤導，造成麻煩和不良后果。目前有許多工程項目的技術資料不是及時真實的記錄，而是資料員采用“后補”的方式制作出來的。甚至有的工程檔案編制公司承接了大量業(yè)務，閉門造車，相互克隆，成批地制作假檔案。
（二）缺乏管理制度
工程建設項目是短期的臨時的，管理部門和人員也是臨時安排指定的，工程建設、施工、管理、設計、勘察設計、招投標各環(huán)節(jié)工作的隨機性大，情況復雜，沒有一個總的部門來協(xié)調管理，更談不上制訂一套涉及各相關部門的管理制度來約束工作行為。
（三）竣工圖編制不準確
竣工圖是工程檔案的重要內容，是今后工程維修改造的重要依據(jù)。但在報送歸檔的工程竣工圖中，多數(shù)是施工圖上直接蓋上竣工圖章充當竣工圖，在圖上不作任何更改；有的雖作更改，但施工人員未根據(jù)實際施工情況進行規(guī)范更改、編制，或改動的地方不注明變更依據(jù)，或只注明變更單編號而不作修改，有的是工程竣工后施工人員憑記憶補編而成，造成竣工圖不準確、不真實。
（四）建設和施工單位領導不夠重視
建設和施工單位領導不夠重視，沒有專門的部門和人員來管理建設工程檔案。如建設單位，往往是指定辦公室或后勤部門的某個人對口聯(lián)系施工現(xiàn)場，管理檔案，此人往往對工程檔案不是很熟悉，不知道形成什么檔案，怎樣形成具體的檔案。
（五）簽章手續(xù)不到位
履行簽章手續(xù)是為了確保技術文件的真實可靠，明確施工監(jiān)理人員相應責任。一些重要內容本應由施工、監(jiān)理負責人來簽字蓋章確認，如隱蔽工程驗收記錄、基礎及主體結構的驗收記錄、分部（子分部）驗收記錄等，但是在技術資料中，建設、施工、監(jiān)理各方簽字都是一人的筆跡到底，只是資料員一人代簽，有的是用印章代簽字，技術資料未經(jīng)簽字者確認，簽章手續(xù)不到位、不規(guī)范，簽章手續(xù)失去應有的意義和作用。
三、加強市政工程檔案資料管理的對策措施
（一）相關部門支持配合，多方面強化檔案質量管理
一是在每年的建設工程質量安全大檢查中，例如，綿陽市住房和城鄉(xiāng)建設局將檔案資料及資料員持證上崗情況納入檢查的重要內容，把檔案資料的形成收集工作作為考核工程項質量安全的主要指標之一。檢查中發(fā)現(xiàn)問題由質監(jiān)、城建監(jiān)察部門直接發(fā)出整改通知或處罰決定。二是在工程檔案的審查驗收環(huán)節(jié)，市質監(jiān)站對工程檔案中的質保資料先行審查驗收，合格后方能提請城建檔案機構審查驗收。三是把檔案資料員崗位設置納入施工企業(yè)資質年審內容，使檔案資料員真正進入“九大員”，明確了資料人員在建設工程中的地位和作用。四是嚴格落實建設工程竣工備案時查收工程檔案審查驗收認可文件，從而確保建設工程檔案的及時移交和歸檔。
（二）健全建筑工程檔案資料的管理制度
建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎。建設單位在項目成立之初就應按照國家檔案的相關管理規(guī)定，結合工程實際，制定出一套相應的工程檔案管理規(guī)定。與此同時，要明確建設#施工#監(jiān)理單位等各項負責人以及檔案在形成中所需要承擔的責任，規(guī)范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進行。完整的資料可以給建設單位的合法權益提供保障性的重要依據(jù)。
（三）檔案質量控制對網(wǎng)絡信息的應用
建立檔案室目錄數(shù)據(jù)庫并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索，首先是做檔案室目錄數(shù)據(jù)庫的建立，這既是檔案部門和檔案人員開展檔案利用工作的必要基礎，也是質量控制的一個渠道，建設項目規(guī)模大，周期長，而且參建單位多，人員的流動性較大，資料多，如何把各方的工程檔案匯聚在一起并且保證其完整準確，齊全，建立檔案管理網(wǎng)絡是很有必要的，讓其形散而實不散，依照項目和工作的特點，明確相關人員的各項職責，把檔案資料流向網(wǎng)絡，在工程開工時網(wǎng)絡檔案信息應與整個工程項目的進度同步進行，就算管理人員變更，也不受影響，做到人走檔案依然在，這樣資料就不會有缺失，避免出現(xiàn)哪個施工參建檔管人員走了無從下手的現(xiàn)象，因此應該高度重視工程檔案的網(wǎng)絡信息化。
（四）加強培訓，提高隊伍業(yè)務素質
建設管理部門要加強對從事工程檔案人員的管理，實行工程資料員持證上崗。城建檔案管理機構應定期不定期組織對工程檔案資料員的專業(yè)培訓和業(yè)務指導，通過培訓來提高他們的業(yè)務水平和工作能力。加強對建設、施工、監(jiān)理單位管理者和工程檔案人員的檔案業(yè)務培訓，一方面能促進工程管理者對工程檔案工作的重視，另一方面也能使工程檔案人員更好地掌握建設工程竣工檔案的編制、收集方法及竣工圖的編制要求，從而為保證工程竣工檔案質量奠定基礎。
結語
市政建設工程從立項到竣工驗收投入使用，這是一個較長的周期。市政工程檔案是對整個過程的真實記錄。我們必須通過以上種種有效的管理和檔案工程人員不懈地努力，對工程檔案質量的制約一定會收到很好的效果，保證檔案在工程建設中順利地完成。
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
檔案是歷史文件的積累物，現(xiàn)行文件的立卷整理歸檔，一般屬于文書部門和有關部門的任務，但是由于歷史檔案的收集及其他某些特殊原因，檔案室需要對積存檔案或零散文件進行整理，或協(xié)助指導有關部門整理積存檔案或零散文件，此項工作比較復雜，是一項較為艱巨的任務，怎樣才能系統(tǒng)的整理這些文件讓它們的價值得到充分發(fā)揮呢？本文主要針對云南省水文水資源局的積存檔案和零散文件的組織整理情況進行了闡述。
1 現(xiàn)階段云南省檔案管理工作的實際情況
到目前為止全省各個水文觀測站點當中保管的相關水文資料以及各類檔案材料一共有12萬多卷冊，在這當中1928-2007年期間的水文原始檔案大約有10萬余卷冊，1937-2005年期間的整編成果大約達到了2萬余卷冊，1887-2006年期間刊印成果將近3千多冊，除此之外還包括文書、實物、財務、地圖、聲像、基建、專題、設備、民國、照片、科技圖書等各種門類、載體檔案若干卷冊，這些檔案仍然以每年3800多卷的數(shù)量快速增加；整個水文資料檔案排架的長度達到了7400米，一共擁有1500多個檔案柜，3棟檔案庫房，庫房的總占地面積接近3000平方米。此外，全省水文數(shù)據(jù)庫存儲的水文數(shù)據(jù)達到了400多兆，并且以每年200多萬組數(shù)據(jù)的速度在增加。但是，在檔案整理的過程中積存檔案以及零散文件的整理工作還存在很多問題，沒有統(tǒng)一的標準，由于積存時間過長或者過于零散等原因很容易被人們忽視，導致水文檔案資料不夠全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好積存檔案以及零散文件的整理準備工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
為了使積存檔案和零散文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內容：立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各次工作完成時間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理的人數(shù)的不同，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系的或同類型的若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。
2.2立檔單位的歷史沿革
積存檔案和零散文件的整理，一般是從研究立檔單位的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。立檔單位和全宗歷史考證，對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學地組織檔案整理工作的依據(jù)，如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定，采取何種方法等等，均應在研究全宗材料實際情況的基礎上確定。較為詳細的歷史考證，不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料，它對判定文件所屬全宗，考證文件日期和所屬組織機構等等，都有輔助作用，而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案，也有一定的參考作用。質量較高的歷史考證，實際上是一種頗有實用價值的工具書。
2.3 立檔單位的檔案狀況
立檔單位和全宗歷史考證，一般由立檔單位沿革和全宗狀況兩部分構成。立檔單位的主要內容如下：（1）立檔單位成立的時間和原因，機關名稱的變化，撤銷的時間和原因，機關的名稱；（2）立檔單位的性質、任務和職權范圍，它在社會中的地位，它與其他相關組織的關系；（3）立檔單位活動的情況，如活動地點、范圍等；（4）立檔單位內部組織機構的設置及其職能，機構的變化，立檔單位及其各組織機構負責人姓名；（5）立檔單位文書工作制度及其變化情況，文件處理中使用的各種印章戳記及其作用。另外，全宗狀況，即檔案情況部分，一般包括以下內容：（1）全宗檔案內容與成分的概況；（2）全宗的歷史：檔案入館（室）前的保管處所和保管情況，檔案館（室）接收檔案的時間等，入館（室）后檔案管理的情況（如是否經(jīng)過整理，是否受過損失和經(jīng)過銷毀，及其它情況）；（3）檔案現(xiàn)狀，如整理、鑒定的質量等；（4）檔案被利用的情況?？傊?，立檔單位和全宗歷史考證，通常在開始整理全宗之前寫出初稿，在檔案整理過程中邊使用邊補充修改，全宗整理結束時最后修訂定稿，存入“全宗卷”內。
3 積存檔案以及零散文件的整理程序
整理積存檔案特別是零散文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎上制訂整理工作方案時，必須科學地安排整理工作程序，它對于提高工效和整理質量具有直接意義。整理積存檔案和零散文件的工作程序大致如下：（1）區(qū)分全宗；（2）全宗內檔案的分類（分類中補充區(qū)分全宗）；（3）初步立卷（立卷中補充分類），擬寫標題草稿；（4）案卷的初步排列；（5）調整案卷，修改標題，系列排列案卷內的文件，確定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷內文件編號，填寫卷內文件目錄和卷末備考表，卷內文件技術修整，填寫案卷封面，案卷裝封等；（7）確定各類內案卷的排列順序和案卷編號；（8）編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是全面系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實際工作中，應根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應的程序安排。從上述步驟的全過程可以看出如下特點：零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎上，有規(guī)律地交錯結合而組成的；零散文件的整理程序及其實際運用較為復雜，但如運籌得當，卻又可能擺脫材料由文書部門經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織得更為科學。
4 積存檔案以及零散文件的整理措施
最近幾年以來，我省水文水資源局在檔案管理的過程中存在很多問題，尤其是積存文件和零散文件的管理，給檔案的管理和搜查造成了極大的困難。在檔案管理過程中，常常會由于檔案管理方法以及管理措施過于落后導致管理效率水平低下，造成管理不規(guī)范。這就要求我們必須不斷的更新改進檔案管理方法和措施，提高檔案管理的效率。所以，目前在水文水資源局的檔案整理過程中需要通過采用現(xiàn)代化信息技術來提高檔案整理的效率，確保檔案管理工作的順利進行。
4.1 通過制定統(tǒng)一的分類標準，采用現(xiàn)代化技術進行分類整理
在人工立卷的過程中，工作人員都是按照自己對文件的理解進行分類，雖然分類標準都能夠統(tǒng)一，但是每一個人對文件的理解和判斷都不盡相同，在分類的過程中也存在一定的不一致現(xiàn)象，難免會發(fā)生分類不準確的問題，這就直接影響到了檔案的整理質量，在日后對檔案進行搜索和利用時會產(chǎn)生很多不便。另外傳統(tǒng)的紙質檔案整理工作過于繁瑣，需要大量的勞動力，耗費過長的勞動時間。因此通過使用現(xiàn)代化計算機技術進行積存檔案和零散文件的整理，能夠獲得更佳的效果，不需要再對案卷的標題進行擬定，可以有效的降低勞動強度，縮短勞動時間，并且在利用計算機進行檢索時更加方便快捷，極大程度的減少了檔案整理過程中由于人為因素而造成的不良影響，充分發(fā)揮計算機檔案整理的優(yōu)勢，有效提高積存檔案和零散文件組織整理工作的效率。
4.2 提高積存檔案和零散文件管理人員的素質水平
檔案整理組織工作的質量會直接受到檔案管理人員業(yè)務水平高低的影響，為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平，讓其能夠更好的適應檔案組織整理工作的需要，應該盡可能的調動工作人員的工作積極性，增強他們的工作責任心。由于積存檔案特別是零散文件不管是從種類上還是從載體上來說，都具有多樣化的特點，所以還需要及時更新管理方法，這就對檔案管理人員提出了更多的要求。而過去所采用的方法已經(jīng)無法再繼續(xù)適應現(xiàn)階段的發(fā)展形式，因此還需要盡快做好檔案管理人員的教育培訓工作，幫助其盡快掌握管理新技術。
5 結語
一、研究背景
鄭州為河南省會、五朝古都、中國古都之一、中國歷史文化名城及世界歷史都市聯(lián)盟成員城市，是華夏文明和中華民族的主要發(fā)源地，是擁有3600多年建都史的國家歷史文化名城。
改革開放以來，鄭州經(jīng)歷了前所未有的變化和發(fā)展。近年來，全球化的經(jīng)濟發(fā)展和城市社會經(jīng)濟水平的快速提高，給鄭州帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。鄭州市城市空間發(fā)展發(fā)生了巨大的變化，特別是2002年開始實施建設的鄭東新區(qū)，奏響了鄭州城市框架大發(fā)展的序幕，鄭州城市空間格局發(fā)生了百年來的大突變。
二、近現(xiàn)代鄭州城市發(fā)展演變過程
1.解放前的鄭州（1909-1949）
1910年，京漢鐵路與洛汴鐵路（隴海鐵路前身）在鄭州城區(qū)外西南角交叉，并設立火車站。從此，鄭州鐵路交通樞紐地位確立。隨后，小小的鄭州依靠商業(yè)漸趨繁榮，1927年鄭州設市， 1928年，鄭州城區(qū)規(guī)劃面積已達到10個平方公里，規(guī)劃人口25萬，遠遠超出歷史上的古城（0.65平方公里）的大小，鄭州也成為河南僅有的兩個省轄市之一（另一個為當時的河南省會開封）。從1930年代到40年代末，實際上整個鄭州的建設多處于一個相對停滯的時段。此階段鐵路建設對于鄭州城市空間產(chǎn)生了深刻變化，形成了雙“V”字型結構，東北、西南區(qū)域地勢開闊，西北、東南區(qū)域面積狹長。古城區(qū)位于車站東側，在鐵路建成舊城區(qū)長期發(fā)展緩慢，城區(qū)較小，鐵路建成后古城區(qū)與鐵路間的用地開始迅速發(fā)展，此后城市建成區(qū)主要集中沿鐵路方向的東側延伸發(fā)展，形成了鐵路與古城區(qū)之間的現(xiàn)今老城區(qū)地域。
2.解放后的鄭州（1949-1978）
1949，鄭州人對于鄭州的建設，投入了更多的熱情， 1953年鄭州被確定為重點建設城市之一，鄭州開始快速發(fā)展。1954年省會由開封遷至鄭州后，鄭州成為全省政治、經(jīng)濟、文化和教育中心。鄭州形成了“一心兩片、鐵路分割”的城市空間格局，即以火車站及二七廣場為中心，鐵路東為行政片區(qū)，鐵路西為國棉輕紡工業(yè)生產(chǎn)區(qū)的格局。
在1955年10月，在哈雄文和慕欣工作的基礎上，經(jīng)過蘇聯(lián)專家巴拉金以及其他規(guī)劃專家的進一步修改、完善，鄭州規(guī)劃上報國家建設委員會和城市建設總局。這是鄭州市第一個上報國家并得到批準的城市發(fā)展總體規(guī)劃。
按照1954年編制的鄭州城市總體規(guī)劃，工業(yè)項目主要沿京廣鐵路和隴海鐵路一側布置，職工居住用地與工廠帶狀平行布局，構成了鄭州市工業(yè)區(qū)沿鐵路線一側帶狀布置的基本格局。同時，基于交通樞紐地位的重要性，國家在鄭州設立鄭州鐵路局和全國最大的鐵路編組站，數(shù)萬鐵路職工進駐鄭州，其生活區(qū)主要集中于京廣鐵路西側、隴海鐵路兩側，鄭州城市規(guī)模進一步擴大?？傮w來看，由于這一時期鄭州城市功能與性質的定位，城市空間主要以京廣鐵路為界，隴海鐵路為軸，東西雙向擴展。西區(qū)為工業(yè)區(qū)及倉儲區(qū)，成片狀沿隴海鐵路布置，東區(qū)為行政文化區(qū)，由省委、省政府所屬機關及大中專院校、科研機構構成。
3.改革開放后至二十世紀末的鄭州（1978-1999）
在20世紀80年代末，以商貿業(yè)為主體的第三產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，鄭州形成以二七廣場為中心的商業(yè)聚集區(qū)。整個市區(qū)道路以此為中心，向四面延伸，成為城市空間擴展的先導，居住用地成為城市擴張過程中最活躍的因素，并沿城市東北和西南兩個方向蔓延，但由于鐵路北編組站及兩大鐵路線的阻隔而形成的雙“V”字型城市結構的形成與加劇，西北與東南方向內區(qū)域發(fā)展滯后于其他地區(qū)，成為了城市發(fā)展的“真空地帶”。
1980年以后城市化地域外向擴展顯著。隨著城市的發(fā)展，城市的生產(chǎn)、生活和服務功能進一步加強。工業(yè)用地沿原工業(yè)區(qū)擴展。城市用地結構也相應發(fā)生了變化。服務功能在城市各項功能中的地位上升，居住用地和科研用地向城市東、東北和西南方向均有較大規(guī)模的擴張，城市用地沿原建成區(qū)邊緣向外擴展，尤以生活居住用地向東北、西南方向的擴展最為顯著。城市形態(tài)近似團塊狀，向外擴展勢頭迅猛，城鄉(xiāng)之間用地矛盾激化。這期間的特點：第一，交通線路的延伸成為城市化地域擴張的先導。第二，居住用地向城市東北和西南方向蔓延，城市發(fā)展軸間用地被填滿并凸出。
1990年以后，學術、科研機構用地最先向外擴展。大量學術、科研機構在距離建成區(qū)較遠的郊區(qū)建成，這些機構占地面積較大，主要沿交通線分布，充當了城市化地域擴展進程的先鋒。對于城市內部地域結構的演化，也促進了城市化地域的擴張。在市場機制調控下，城市地域結構日趨合理，各種功能用地按其付租能力高低重新分布，以二七塔為核心形成了中心商業(yè)區(qū)，原來位于市區(qū)中心的工廠、企業(yè)出現(xiàn)外遷傾向，紛紛從建成區(qū)內部向郊區(qū)遷移。
可以說，從1954年規(guī)劃確定了整個城市空間布局的基本格局之后，城市空間的發(fā)展一直在此格局之上向外擴張，出現(xiàn)“攤大餅”蔓延式發(fā)展態(tài)勢，而整體的空間形式并無大的轉變。也就是說，鄭州城市空間在近百年的城市發(fā)展歷史時期內在空間結構還屬于單中心結構。
4.二十一世紀的鄭州
2000年之后的鄭州，經(jīng)歷了城市發(fā)展史有史以來的最大的擴展與更新。
2001年8月，鄭州面向海內外對鄭東新區(qū)規(guī)劃進行國際征集。經(jīng)過國內外專家組成的評審組的反復評審，日本黑川紀章方案脫穎而出。黑川方案拓展了鄭州“V”字型產(chǎn)業(yè)帶的東向延伸，把機場的這一塊設計了一個環(huán)形的路網(wǎng)，叫環(huán)形城市，采取了一個周邊誰都不連的一種姿態(tài)，這種姿態(tài)有一直最大的好處，就是要克服地塊的邊緣性。經(jīng)過多次調整之后的鄭東新區(qū)規(guī)劃，范圍西起原107國道，東至京珠高速公路，北起連霍高速公路，南至機場快速路，總面積達到150平方公里，比當時鄭州市已建成市區(qū)的規(guī)模（建成區(qū)面積132平方公里）還要大。2002年12月，在世界建筑師聯(lián)盟年會上，鄭東新區(qū)概念規(guī)劃榮獲中國首個“城市規(guī)劃設計杰出獎”。
2012年11月，國務院正式批復中原經(jīng)濟區(qū)規(guī)劃，全力打造大鄭州都市區(qū)將是整個中原經(jīng)濟區(qū)的核心增長極。鄭州未來也將會與東南西北四個緊鄰的都市外邊緣區(qū)域共同構筑出一個大鄭州。中原經(jīng)濟區(qū)鄭州都市區(qū)建設綱要(草案)提出大鄭州未來的總體布局設想：“兩核六城十組團”(見圖2)
兩核: 鄭州新區(qū)與中心城區(qū)
六城：
航空城――亞洲最大的智能手機生產(chǎn)基地，到2020年，建成區(qū)面積達到67平方公里，人口100萬左右。
新鄭新城――尋根問祖的文化名城，到2020年，新鄭新城建成區(qū)面積達到48平方公里，人口達到40萬人。
中牟新城――中部一流現(xiàn)代服務業(yè)新城，到2020年，中牟新城建成區(qū)面積達到66平方公里，人口達到60萬人。
鞏義新城――都市區(qū)宜居工業(yè)城，2020年，建成區(qū)面積達到42平方公里，人口達到38萬人。
新密（曲梁）新城――曲梁要建宜居服裝城，2020年，建成區(qū)面積達到60平方公里，人口達到55萬人。
登封新城――禪武之城、影視之城，到2020年，登封新城建成區(qū)面積達到56平方公里，人口達到40萬人。
十組團
宜居教育城、宜居健康城、宜居職教城、新商城、中原宜居商貿城、金水科教新城、惠濟高端服務業(yè)新城、二七生態(tài)文化新城、先進制造業(yè)新城、高新城。
到2020年，鄭州建成區(qū)面積達到1000平方公里以上，其中主城區(qū)建成區(qū)面積800平方公里左右；城鎮(zhèn)化率達到80%。
由此，通過鄭州中心城區(qū)兩核六城十組團的強化，并通過與功能區(qū)的確立，未來大鄭州都市區(qū)的有機多組團模式將會基本形成。
三、結語
隨著鄭州的城市化進程快速推進，并且展現(xiàn)出前所未有的發(fā)展速度和變化。同時，隨著城市化逐步走向高級階段，代表城市化方向和趨勢的都市化也從世界走向中國，城市設計的發(fā)展也由單個城市之間的獨立發(fā)展走向以中心城市為核心與周邊組團共同構成的有機多組團模式都市區(qū)的發(fā)展軌跡，有機多組團模式都市區(qū)作為一種新的城市空間形態(tài)，即將登上了時代的舞臺，這種城市設計更加強調以大城市為單位、大尺度的核心聚集，形成多核心、多組團的聚集體系，整個結構向扁平化、網(wǎng)絡化和高級化方向演變（見圖3）。
參考文獻
對于民政局檔案的管理是當前民政局日常管理的重要內容，并且檔案管理的水平直接影響著民政局整體的管理。在現(xiàn)代化建設進一步深入改革的狀態(tài)下，民政局也進一步落實管理工作，逐漸改善服務水平，強化民政局內部管理。從檔案管理開始逐漸入手對民政局的管理，在當今社會，已經(jīng)取得了一定的進展。但是其中存在的諸多問題逐漸影響了檔案管理工作。因此必須要重視存在的問題，進一步優(yōu)化管理。
一、現(xiàn)階段民政局檔案管理中存在的問題
（一）對于檔案管理的重視程度不夠。當今社會中，人們對于檔案管理的認知程度不足，普遍認為檔案管理工作只限于在幕后進行，很少能夠辦到臺面上來。所以針對于檔案管理工作很難在一定的時間內得到大家的關注，更不能取得優(yōu)秀的業(yè)績。因此，大多數(shù)人對于檔案管理的認識程度不夠，進而使得許多人數(shù)管理只是進行表面上的工作，對于實質上并沒有深層的研究以及管理，認為檔案工作不能作為中心化的管理工作，不能夠為組織發(fā)展提供相應的效益，因此對于檔案管理工作多數(shù)是應付。與此同時，社會經(jīng)濟在進一步的發(fā)展使得人才不斷的流失，越來越多的人開始追求自我價值的有效實現(xiàn)，進而缺少較強的意識進行人事檔案的管理，一些偏激的人們甚至認為檔案管理是阻擋社會發(fā)展的障礙，使得許多的組織都產(chǎn)生了人才流失、檔案保留的現(xiàn)象。
（二）檔案管理不起作用。現(xiàn)代化社會的發(fā)展正在不斷的轉型中，社會環(huán)境的進一步變化逐漸推動了社會檔案管理的改進。尤其是在某一階段，人才資源開始向市場化發(fā)展，導致人才流動嚴重。所以，在社會上越來越少的人能夠重視檔案的管理作用，越來越多的人開始模糊的定義關于認識檔案基本內容的管理、固定功能的管理以及規(guī)范性管理等。長期以來，越來越多的人因檔案的繁瑣性開始放棄對于檔案的管理，使得在民政局的檔案管理中出現(xiàn)了較多的“死檔案”。在民政局的管理中，沒有充分發(fā)揮檔案管理的作用，并且沒有有效的強化檔案管理的實際水平，進而使得社會上出現(xiàn)了越來越多人才聘用與檔案分離的現(xiàn)象。
（三）檔案利用效率不高。民政工作內容面廣量多，決定了民政部門形成的檔案內容不僅種類繁多，專業(yè)性強，而且很多檔案要具備服務社會的功能，為廣大民政對象服務。但是從基層檔案管理現(xiàn)狀看，很多民政部門檔案存在著缺、漏現(xiàn)象，管理不完善?？偟目磥恚裾n案在收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、復退軍人接收安置、婚姻登記、續(xù)寫民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。
二、優(yōu)化民政局檔案管理工作的有效措施
（一）提高對于檔案管理工作的認識，轉化思想觀念。轉變人們對于檔案管理工作的思想觀念是當前社會提高人們對其重視的重要性措施。以單位領導為首，進一步強化人們對于檔案管理的重視，并且能夠深入到民政局管理活動的日常當中。為了采取相應的措施對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，需要設立專門管理的負責人，民政局的領導層可以設立專門的檔案領導小組部門進行管理，并且與此同時，為了有效的實現(xiàn)人事檔案管理的基礎性工作，需要進一步的改進領導層對于檔案管理的思想，進而帶動全體員工進一步認識到人事檔案管理的必要性。要進一步強化檔案管理人員自身的市場意識以及服務性意識，使得檔案管理能夠順應市場化的發(fā)展，并且立足于民政局的實際情況，進而使得檔案管理工作成為服務性工作，逐漸將人事檔案的管理工作進一步規(guī)范化。
（二）有效的增強檔案管理人員的綜合素質?，F(xiàn)階段，為了進一步強化人事檔案的管理工作，當務之急需要一支高強素質的管理人才型的建設性隊伍。由于人事檔案的管理工作本身就具有一定的業(yè)務性以及政策性，所以管理人員在進行工作的管理過程中需要將服務與保密相結合。這樣一來，對于檔案的管理人才的綜合素質要求就相對較高。在這樣的背景下，民政局較為關鍵的工作就是要培養(yǎng)具有人事檔案管理能力的專業(yè)性人才。針對于人才的擇取要遵循以下幾點原則：擁有先進的思想、較為端正的工作作風以及兢兢業(yè)業(yè)的工作精神。并且要著重于工作人員的自身建設，對于人才的業(yè)務能力培養(yǎng)要全方面進行，不能受到一個層次的限制，需要考慮到多重角度，采用不同方式進行培訓。
（三）完善檔案管理的硬件設備建設。檔案管理的硬件設施在檔案管理中同樣具有較為關鍵的作用。對于硬件設施的建設需要綜合考慮到相關設備之間防水問題、防火問題、防盜問題等，想要更好的促進檔案管理的建設，就要進一步的強化人事管理的現(xiàn)代化進程，逐漸改進人事管理手段較為落后的問題，并且能夠有效的通過現(xiàn)代化的計算機設備等，促進檔案管理質量的有效提高。
（四）重視檔案的利用，完善服務功能。檔案工作的最終目的為相關人員和部門提供服務和信息。因此，民政部門要從群眾關心關注的的熱點、難點問題出發(fā)，做好檔案編研工作，比如婚姻登記管理、城鄉(xiāng)居民最低生活保障、行政區(qū)劃調整、地名數(shù)據(jù)、優(yōu)待撫恤等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發(fā)利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。
三、結語
綜上所述，民政局檔案管理的重要性在當今社會的建設中具有十分重要的體現(xiàn)，如果沒有一定的檔案基礎，民政局的整體業(yè)務就會受到相應的影響。所以，進一步強化民政局檔案建設管理是當今社會的必然選擇，尤其是在現(xiàn)代信息技術不斷進步與發(fā)展的大背景下。要逐漸解決目前民政局檔案管理中的問題，進一步推動民政局檔案的管理。
參考文獻：
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在新的歷史時期，我國高校思想政治教育所應具的創(chuàng)新對策和途徑主要有：一是要選準思想政治教育的切入點；二是要抓住熱點、難點問題；三是要區(qū)分不同層次，切合實際進行教育引導；四是要充分運用有效載體檔案，營造思想教育的社會氛圍。此外，還必須改進方式方法，既要強化整體部署，推進思想政治教育的系統(tǒng)化，也要擴大社會覆蓋面、推進思想政治教育的網(wǎng)絡化，還要推進思想政治教育手段和方式的現(xiàn)代化，更要增強思想政治教育的折服力。其中，為大學生建立個人信用檔案和心理健康狀況檔案，即是時下非常現(xiàn)實及有效的與大學生思想政治教育相匹配的新興的高效力載體檔案。
信用檔案
信用檔案在我國是一種新事物，是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀需要，也是社會發(fā)展到一定階段，社會主義市場經(jīng)濟的必然產(chǎn)物。在我國長期以來沒有受到應有的重視，個人信用信息征集和管理嚴重滯后，與社會和經(jīng)濟的發(fā)展不相適應。隨著個人的發(fā)展及其消費的增長，個人信用問題也成為一個急需解決的問題。在發(fā)達國家，講究信用蔚然成風，信用就是財富，信用就是生命，信用作為商品滲透到了社會經(jīng)濟等生活的方方面面?，F(xiàn)階段我國處于向市場經(jīng)濟的轉軌時期，適用市場經(jīng)濟的信用檔案及信用檔案網(wǎng)絡體系，正在我國開始形成，這一網(wǎng)絡的形成將對信用風氣的培育起到關鍵性作用，而且對于構建與大學生思想政治教育相匹配、和諧的個人信用檔案（電子檔案）起到重要的支撐作用。
所謂個人信用檔案是指由公共部門保存的，反映某一特定公民的基本情況、財產(chǎn)情況和信用程度情況的原始記錄，是個人信息中最重要的信息之一，是對個人身份加以判斷的重要依據(jù)。它由三方面構成:個人的身份證明及社會檔案（主要在品行方面即反映本人基本情況的材料）、個人的收入及財產(chǎn)情況、個人的信用記載情況（即自身信用行為管理的原始記錄）。其中，個人的信用記載是個人信用檔案的核心部分，表明了其信用度狀況。
據(jù)有關資料顯示，美國自20世紀40年代就開始建立個人信用系統(tǒng)。依托高度發(fā)達的電子網(wǎng)絡，美國的個人信用系統(tǒng)十分完備，大學生畢業(yè)后，銀行均可通過遍布全國的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)及時掌握他的行蹤和收入，從而有效控制風險。所以，盡管美國大學生貸款率達70%，不良還貸率卻很低。我國首個助學貸款商業(yè)運作模式在重慶工商大學正式展開，在這個模式中有一個關鍵詞，就是大學生個人信用檔案，取得了良好的效果。大學生個人信用檔案的建立，表面是由助學貸款引發(fā)，但實際上是意圖在更大的范圍內對更多的同學都在信用這個問題上引起足夠重視。
個人信用檔案涉及面寬泛，只要與信用主體的道德品行、經(jīng)濟活動有關的記錄都包括在內。個人信用檔案的建立與推廣，除了關涉誠信教育，還有另外的警戒作用。大學生個人信用檔案的建立是無形的眼睛，能夠于更長時間在更大的時空范圍內善意地盯視著同學們的誠信軌跡。有一天我們每個大學生都建立起自己的信用檔案而不是憑借拍胸脯說自己信用好、說話算數(shù)，屆時關乎大學生的信用證明就不再艱難繁復了，而是直截了當?shù)厝斡蓚€人信用檔案說話。進一步講，在我國，應該在厲行誠信教育的同時，通過全社會的努力，加大失信的成本和違約的成本。也就是說，個人信用檔案必須和失信行為的制裁機制相聯(lián)系，如果對失信者不能有效的懲罰，就不能有效地改善社會信用狀況，那么個人信用檔案就會形同虛設，毫無意義。因為信用問題不僅是道德感召能解決的，還必須有具體管理制度來約束。當然，由于我國市場經(jīng)濟體制還很不完善，因此，個人信用檔案的建設與完善必然要經(jīng)歷一個漸進的過程。
心理檔案
隨著我國社會生活的現(xiàn)代化進程及建立社會主義市場經(jīng)濟體制帶來的深刻社會變革，人們的經(jīng)濟生活、價值觀念、思維方式、人際關系等都發(fā)生了很大變化。特別是關涉大學生切身利益的各項改革的逐步深入，大學生面臨的社會環(huán)境、家庭環(huán)境和學校環(huán)境日益復雜多樣，來自學習、經(jīng)濟、就業(yè)、情感等方面心理壓力普遍增大。人才競爭的日趨激烈，使得影響學生心理健康的因素不斷增加，由此引發(fā)的心理問題也有逐年上升的趨勢，給高校思想政治教育帶來了挑戰(zhàn)。
正確認識和分析大學生的心理狀況，加強大學生心理健康教育，指導他們保持身心健康，預防各種心理疾病和精神疾病是時展的必然要求。大學生心理困惑原因既有社會因素、家庭因素、學校因素，也有自身因素。其中，實行心理健康檔案制管理是有效地實施大學生心理健康教育的途徑之一。
