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生物標(biāo)本檔案是高校科研和教學(xué)工作的重要資源，通常由實物標(biāo)本和文字記載組成，是一種特殊載體的實物檔案。標(biāo)本檔案不但擁有其它各類檔案所具有的原始、知識、信息及文化等共同屬性，具備信息存儲、文化傳承和社會記憶等基本功能，同時又是人類認(rèn)識自然、認(rèn)知生命、探尋真理的歷史記錄，是其他各種文字記錄所不能取代的，是人類科學(xué)、文明發(fā)展的載體與實證。[1] （P.18-19）目前，農(nóng)、林、醫(yī)、師、地質(zhì)、綜合性大學(xué)等高校都擁有數(shù)量不等的生物標(biāo)本，且部分建有生物標(biāo)本館（室），如何規(guī)范管理并充分挖掘這類實體檔案資源深層的科學(xué)價值和文化價值，有效發(fā)揮其在科研、教學(xué)、文化繼承與傳播以及國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，應(yīng)是高?？蒲腥藛T及科技檔案管理者共同思考的問題。
一、高校生物標(biāo)本檔案的價值體現(xiàn)
（一）科研價值
生物標(biāo)本是人們對自然界生命物質(zhì)以及其生活環(huán)境客觀認(rèn)識的產(chǎn)物，標(biāo)本檔案作為存貯和傳遞生物信息最基本的原載體，其蘊(yùn)藏著大量的物種信息，是從事生物分類區(qū)系、形態(tài)解剖與系統(tǒng)進(jìn)化等方面研究的重要科學(xué)依據(jù)，是生命科學(xué)及其相關(guān)學(xué)科科學(xué)研究的基礎(chǔ)資料。同時，標(biāo)本檔案的收藏情況也客觀的反映了一個區(qū)域一個部門科研工作的歷史沿革、科學(xué)進(jìn)展和科學(xué)水平，以及當(dāng)?shù)厣镂锓N資源的分布情況。[2] （P.151-153）
（二）教學(xué)價值
生物標(biāo)本檔案所具有的直觀性決定了其在生物教學(xué)中的獨(dú)特地位，其形象、生動、逼真，是生物教學(xué)中不可或缺的直觀教材。它不但能激發(fā)學(xué)生的專業(yè)興趣，加深和鞏固課堂內(nèi)所學(xué)到的知識內(nèi)容，培養(yǎng)學(xué)生探索生物奧秘的科學(xué)精神，同時還可通過學(xué)習(xí)制作生物標(biāo)本培養(yǎng)學(xué)生的科學(xué)實踐能力和創(chuàng)新能力。
（三）教育價值
生物標(biāo)本檔案是文化教育的實物載體，是科學(xué)普及教育的重要教材。高校通過將館（室）藏的生物標(biāo)本集中向公眾展示，以擴(kuò)大普通民眾特別是青少年對自然界中神奇奧妙的生物資源的廣泛認(rèn)知，為公眾提供基礎(chǔ)生物學(xué)、環(huán)境保護(hù)、野生動植物保護(hù)及人與自然協(xié)調(diào)發(fā)展等方面知識的普及教育。
（四）經(jīng)濟(jì)價值
生物標(biāo)本檔案是生物標(biāo)本生產(chǎn)企業(yè)了解產(chǎn)品需求的重要窗口，是生物美術(shù)工藝品生產(chǎn)企業(yè)了解生物真實形態(tài)，提高藝術(shù)品科學(xué)觀賞價值的重要依據(jù)。對企業(yè)的生產(chǎn)具有一定的調(diào)節(jié)作用，也是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。
二、高校生物標(biāo)本檔案管理中存在的問題
近年來，由于種種原因，我國各高校在生物標(biāo)本檔案的管理和利用上出現(xiàn)了諸多問題，嚴(yán)重阻礙了高校生物標(biāo)本事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，致使這些珍貴的實體檔案資源不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
（一）重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)寶貴的生物資源和社會資源
目前，許多高校仍普遍存在生物標(biāo)本分散管理的現(xiàn)象，即由各學(xué)科教研室自行管理并使用。此舉存在如下弊端：第一，浪費(fèi)大量資金。在高校，生物及其相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的教學(xué)與科研工作都離不開生物標(biāo)本，而高校自身財力有限，不可能把有限的經(jīng)費(fèi)用于大量購買、制作、維護(hù)生物標(biāo)本方面。第二，浪費(fèi)寶貴的生物資源。制作生物標(biāo)本的前提是捕殺、采集動、植物活體，其受國家有關(guān)環(huán)保和動、植物資源保護(hù)法規(guī)的制約。尤其是瀕危品種和國家一、二級保護(hù)品種，更不能大量采集和捕殺。對于國家級保護(hù)區(qū)，更不允許采集任何生物標(biāo)本。
（二）規(guī)模小，不能發(fā)揮生物標(biāo)本應(yīng)有的作用
目前，大多數(shù)高校擁有的生物標(biāo)本規(guī)模還不足以滿足教學(xué)的需要。一方面，體現(xiàn)在管理規(guī)模上：僅就廣西全區(qū)而言，絕大多數(shù)高校還沒有專門的生物標(biāo)本館，有的甚至沒有標(biāo)本陳列室，把標(biāo)本柜放置在教學(xué)樓的樓道里，生物標(biāo)本也沒有單獨(dú)管理，而是隸屬于相應(yīng)教研室。另一方面，體現(xiàn)在藏品規(guī)模上：一是品種少，有的館（室）藏標(biāo)本僅幾百種；二是標(biāo)本所覆蓋的地域小，有的標(biāo)本館（室）生物標(biāo)本僅覆蓋本省或本地區(qū)。至于世界范圍的生物標(biāo)本，僅個別高校有少量品種。因此，基于上述原因，許多學(xué)校生物標(biāo)本館（室）藏品尚不能滿足教學(xué)需要，更談不上服務(wù)社區(qū)的功能。
（三）普遍沒有建立數(shù)字化生物標(biāo)本信息庫，不能與國際接軌
目前，大多數(shù)高校對生物標(biāo)本檔案的管理仍主要停留在標(biāo)本實物和文字記錄的管理，即使是應(yīng)用了計算機(jī)技術(shù)管理生物標(biāo)本信息，也只是用于簡單的著錄、標(biāo)引等操作，并沒有形成系統(tǒng)的數(shù)字化生物標(biāo)本信息庫，生物標(biāo)本信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與存儲處理、標(biāo)本信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)體系尚未建立起來。
（四）管理機(jī)制及運(yùn)行機(jī)制跟不上時代需求
1.管理模式封閉
目前，大多數(shù)高校生物標(biāo)本的使用仍僅局限于高校生物相關(guān)專業(yè)的學(xué)生利用，其他專業(yè)的學(xué)生對其知之甚少；中小學(xué)校的第二課堂本來就缺少活動基地，其封閉性導(dǎo)致高校生物標(biāo)本不能成為中小學(xué)的教學(xué)資源；對生物標(biāo)本生產(chǎn)企業(yè)來說，失去了了解社會需求的寶貴機(jī)會，對生物美術(shù)工藝生產(chǎn)企業(yè)而言，不能了解其產(chǎn)品的原始形態(tài)，生產(chǎn)的產(chǎn)品可能因與真實生物差距過大而失去市場；社區(qū)居民失去了解生物多樣性的機(jī)會，淡化了環(huán)保意識?？傊?，這種管理上的封閉使高校生物標(biāo)本不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會功能。
2.管理手段滯后
其一，管理方式單一。目前大多數(shù)高校仍普遍以生物實物標(biāo)本展示為主，使用方式陳舊，利用率低。其二，管理制度不完善。目前，各高校對生物標(biāo)本檔案的管理普遍缺乏系統(tǒng)的實體檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，尚未建立完善的標(biāo)本檔案管理體系。其三，管理人員水平參差不齊，缺乏規(guī)范化管理意識和能力。
3.運(yùn)營經(jīng)費(fèi)缺乏
目前，各高校的生物標(biāo)本館（室）普遍存在低投入、低使用的問題，有的多年沒有購進(jìn)標(biāo)本，標(biāo)本的維護(hù)經(jīng)費(fèi)更少，造成標(biāo)本狀態(tài)差，使用功能下降，教師、學(xué)生對標(biāo)本的使用熱情不高，陷入低投入低使用的惡性循環(huán)。長此下去，必將影響標(biāo)本館（室）的自身發(fā)展，使其面臨生存危機(jī)。
三、高校生物標(biāo)本檔案規(guī)范管理與有效利用的途徑
為完善高校生物標(biāo)本檔案的教學(xué)科研功能，充分發(fā)揮這類實體檔案的社會效益，必須實施高校生物標(biāo)本檔案管理工程，其對策如下：
（一）資源整合，發(fā)揮規(guī)模效益
各類高校應(yīng)根據(jù)本單位生物標(biāo)本檔案的資源情況，對分散管理的的標(biāo)本館（室）進(jìn)行合并管理，做到資源共享，發(fā)揮規(guī)模效益，最大限度滿足于教學(xué)、科研需要。以師范類院校生物及相關(guān)專業(yè)為例，通過整合標(biāo)本資源，集中建立以二級學(xué)院為單位的生物標(biāo)本檔案館（室），統(tǒng)籌安排，科學(xué)布局，有效實施教學(xué)資源的統(tǒng)管共用。同時，根據(jù)各地資源不同，各高校生物標(biāo)本主管機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)信息溝通，建立規(guī)范、高效、有序的協(xié)作機(jī)制和標(biāo)本交換制度，做到取長補(bǔ)短，降低成本，信息共享，共同發(fā)展，從而避免造成投入資金的浪費(fèi)，且更有利于保護(hù)地球上有限的生物資源。
（二）推進(jìn)生物標(biāo)本檔案的信息化建設(shè)
生物標(biāo)本檔案蘊(yùn)藏著豐富的生物資源信息和珍貴的物種信息，近年來，隨著人們對生物信息資源獲取數(shù)量和速度需求的提高，高校傳統(tǒng)的生物標(biāo)本利用方式已不能滿足教學(xué)、科研和合作交流的需要，信息化已成為高校生物標(biāo)本檔案未來發(fā)展的必然趨勢。生物標(biāo)本的數(shù)字化處理，即運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字信息技術(shù)實現(xiàn)生物標(biāo)本信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存儲，包括建立文本錄入系統(tǒng)、圖像輸入系統(tǒng)、圖文連接系統(tǒng)和生物學(xué)名查詢系統(tǒng)等。在此基礎(chǔ)上建立數(shù)字化標(biāo)本檔案信息庫，為逐步建立覆蓋全國、聯(lián)系全球的生物標(biāo)本檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)奠定基礎(chǔ)。數(shù)字化生物標(biāo)本檔案建設(shè)是形勢發(fā)展的需要，其優(yōu)點(diǎn)是環(huán)保、節(jié)約資源、信息量大、交流方便等等；數(shù)字化生物標(biāo)本檔案的建設(shè)是上層次、上水平的體現(xiàn)，是時代要求，是高校生物標(biāo)本事業(yè)發(fā)展的必由之路。
（三）實施開放戰(zhàn)略，拓展高校生物標(biāo)本的價值空間
生物標(biāo)本作為一種特殊載體的實物檔案，其價值的體現(xiàn)離不開教學(xué)、科研工作，然而如果僅僅將生物標(biāo)本的使用范圍停留在本學(xué)科或本專業(yè)的受眾群體，生物標(biāo)本檔案在科學(xué)、科普文化教育中的價值就不能充分得以體現(xiàn)。為此，高校標(biāo)本館（室）可在不影響教學(xué)、科研工作的前提下有計劃地向社會開放，使其成為不追求盈利的，為社會和社會發(fā)展服務(wù)的，向公眾開放的永久性機(jī)構(gòu)。可采取以下形式：
1.建立青少年科普教育基地
高校生物標(biāo)本館（室）應(yīng)充分開發(fā)利用自己寶貴的科普教育資源，構(gòu)建起具有地方特色的青少年科普教育平臺。通過向非生物專業(yè)學(xué)生的開放展示，既豐富了在校大學(xué)生的校園文化生活，拓寬他們的知識視野，又?jǐn)U大了本專業(yè)在校園內(nèi)的影響；通過向地方中小學(xué)生的開放宣傳，豐富了中小學(xué)生的第二課堂活動，在增長專業(yè)知識的同時，也陶冶了他們熱愛祖國，熱愛大自然的情操；通過對社會團(tuán)體（如，野生動物保護(hù)協(xié)會、環(huán)境保護(hù)協(xié)會等）及公眾開放展示，強(qiáng)化了生物標(biāo)本的知識傳播作用，更有利于增強(qiáng)公民環(huán)保和資源保護(hù)的意識。
2.組織科普教育宣傳周活動
自2002年我國頒布了《科普法》，各級學(xué)生團(tuán)體及社會團(tuán)體對開展科普教育活動的積極性日益高漲，高校生物標(biāo)本館（室）應(yīng)以此為契機(jī)，組織開展各類以生物為主題的科普教育宣傳周活動，如舉辦“青少年愛鳥周”、“環(huán)保攝影展”、開設(shè)動植物標(biāo)本制作技術(shù)培訓(xùn)課程等活動，向青少年及社會公眾提供教育、科研、設(shè)施、講解等服務(wù)，以達(dá)到傳播科學(xué)知識的目的。同時，通過活動的組織和開展也為本專業(yè)學(xué)生提供了學(xué)以致用的實踐機(jī)會，進(jìn)一步激發(fā)他們探究生物知識奧秘的興趣。
（四）提高生物標(biāo)本檔案的管理水平
首先，針對收藏生物標(biāo)本規(guī)模大、數(shù)量多、品種較全的高校，急需建立起一支有學(xué)術(shù)專家參與指導(dǎo)、技術(shù)人員參與制作、科學(xué)管理、經(jīng)營規(guī)范的生物標(biāo)本檔案管理團(tuán)隊，這是提高生物標(biāo)本檔案管理水平的重要前提。其次，結(jié)合生物標(biāo)本管理技術(shù)及實物檔案管理條例，建立和完善生物標(biāo)本檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范、規(guī)章制度等，使生物標(biāo)本檔案的管理有章可循，有法可依。其三，要加強(qiáng)對外聯(lián)系及宣傳力度，擴(kuò)大影響，在提高社會效益的同時，贏得社會各界的關(guān)注。一方面，可通過自制、購買、交換及贈予等多種方式擴(kuò)大收集標(biāo)本的來源，另一方面，通過申報青少年科普教育基地、社區(qū)科普宣傳基地等舉措，多方籌集資金，改善生物標(biāo)本館（室）的條件。
總之，高校作為教學(xué)和科研的主陣地，蘊(yùn)含著豐富的優(yōu)質(zhì)教育資源，同時也承載著社會科普教育的使命，為此，高校應(yīng)通過整合標(biāo)本資源、推進(jìn)標(biāo)本數(shù)字化建設(shè)等途徑，充分利用現(xiàn)有的館（室）藏生物標(biāo)本檔案資源，有效發(fā)揮其社會效益，在為社會服務(wù)的同時，擴(kuò)大學(xué)校的影響并提升學(xué)校的知名度，從而真正實現(xiàn)生物標(biāo)本檔案的教學(xué)科研價值與文化傳播價值。
經(jīng)辦人員專業(yè)性不強(qiáng)。目前雖然在全區(qū)各街道已經(jīng)確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓(xùn)，但是檔案工作人員的專業(yè)性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業(yè)培訓(xùn)較少，經(jīng)驗交流的機(jī)會也不多，有些檔案業(yè)務(wù)人員不熟悉檔案基本常識，對有關(guān)檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責(zé)任心參差不齊，出現(xiàn)知識水平高，工作經(jīng)驗豐富，責(zé)任心強(qiáng)的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯(lián)盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作驗差，責(zé)任心不強(qiáng)的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復(fù)復(fù)整理多次及檔案資料殘缺、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。
業(yè)務(wù)檔案傳遞環(huán)節(jié)多，收集整理耗時長。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案在收集的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從參保群眾一社區(qū)（村委會）――街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）社會保障事務(wù)所一區(qū)城鄉(xiāng)居民社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會影響業(yè)務(wù)檔案的收集、整理工作。其次，城鄉(xiāng)居民外出打工者居多，人員流動性大，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人的身份證、戶口簿復(fù)印件等材料收集難度加大。再次，較多的居民文化程度不高，需要經(jīng)辦人員代為填寫城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險的相關(guān)表格，加大了經(jīng)辦人員的工作量，降低了工作效率。
為了提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理的水平，也為其他的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)提供參考，針對存在問題，特提出以下建議：
建立健全檔案管理規(guī)章制度。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理崗位職責(zé)、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認(rèn)真落實，確保城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。重點(diǎn)是加強(qiáng)檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學(xué)確定檔案保存價值，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，認(rèn)真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。要重視電子文檔的管理，相關(guān)電子文本實行脫機(jī)備份，本地和異地各保存1份，并與紙質(zhì)檔案建立有機(jī)聯(lián)系，確保齊全完整和信息安全。
加強(qiáng)基層檔案工作人員的培訓(xùn)。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案是社會和諧發(fā)展的歷史鑒證，是一項政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理質(zhì)量的高低直接關(guān)系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。我們必須提高對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，認(rèn)真搞好城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理工作。根據(jù)實際情況，盤龍區(qū)每年都要舉辦不同形式的業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)班，加強(qiáng)各級經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)檔案的管理水平。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高了各級經(jīng)辦人員政策水平、業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力和檔案收集、整理的水平。
及時進(jìn)行各類檔案的歸檔。當(dāng)前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作量大，堆積的材料若未及時整理歸檔，可能會發(fā)生霉變或丟失，為此，完善了工作機(jī)制，及時規(guī)范整理業(yè)務(wù)檔案材料。盤龍區(qū)充分利用區(qū)（縣）、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)（村委會）三級服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，及時對各類業(yè)務(wù)材料進(jìn)行仔細(xì)的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務(wù)材料，退還經(jīng)辦人或參保人，進(jìn)行整改或者補(bǔ)辦，直至達(dá)到保存要求。嚴(yán)格按歸檔的要求及時進(jìn)行組卷、立卷，再分門別類編號入庫、入柜。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理
事業(yè)單位檔案的內(nèi)容主要包括:事業(yè)單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)發(fā)展、財務(wù)狀況以及單位內(nèi)部的人員變動情況等這些資料的保管。事業(yè)單位的檔案管理其主要職責(zé)是為單位的發(fā)展規(guī)劃提供第一手的參考資料，檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展是目前最重要的一項內(nèi)容，隨著計算機(jī)數(shù)字化逐漸被應(yīng)用在檔案管理中，檔案管理工作由傳統(tǒng)模式朝著數(shù)字化模式發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使得檔案管理更加高效、便捷。
1事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀?
不只是事業(yè)單位，每個單位都有檔案管理。一般來說從事檔案管理人員都是由有一定管理工作經(jīng)驗的人來擔(dān)任的，然而，目前我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展中還有許多問題，事業(yè)單位不怎么重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，主要是因為檔案數(shù)字化管理才剛剛引入事業(yè)單位，單位的領(lǐng)導(dǎo)還沒有體會到數(shù)字化檔案管理帶來的好處，因此常常出現(xiàn)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)場發(fā)生。有些事業(yè)單位還有一個問題，就是沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作沒有人才選拔機(jī)制，很多人沒有意識到這個崗位的重要性。因此，很多事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人員。還有部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)技能不強(qiáng)，也沒有學(xué)習(xí)的熱情。檔案管理工作人員要想向數(shù)據(jù)化發(fā)展，那么我們的檔案管理人員就要認(rèn)真的學(xué)習(xí)并掌握數(shù)字化的知識。
2事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展
2．1檔案的形式
傳統(tǒng)的檔案一般是紙質(zhì)，單單員工個人資料就會用很大的空間，而且查找起來非常困難，計算機(jī)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，我國檔案管理的形式有了進(jìn)一步的發(fā)展，使用計算機(jī)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案資料就可以通過數(shù)字信息存入到電腦的數(shù)據(jù)庫中，可以隨時查找，非常便捷方便，對于那些比較重要的檔案也可以錄視頻或者音頻來保存。
2．2檔案管理的模式
現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案不再僅僅是用來記錄單位的發(fā)展歷史了，已經(jīng)成為資料庫了，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃提供一手資料。所以，檔案管理的模式也發(fā)生了很大的變化。數(shù)字化的檔案管理模式不單單提高了檔案管理的效率，也提高了檔案管理的功能，使得檔案管理工作更加方便、快捷。
3事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施
3．1建立檔案管理系統(tǒng)
數(shù)字化檔案管理就是通過使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，就是說要把以前的檔案資料用數(shù)字化的形式儲存到數(shù)據(jù)庫中、新檔案經(jīng)過收集整理也保存到計算機(jī)內(nèi)，所有的檔案分類保存。用計算機(jī)來管理檔案資源在調(diào)取的時候非常方便、快捷。事業(yè)單位在建立數(shù)字化管理系統(tǒng)的時候，一定要結(jié)合本單位自身的實際情況，來選擇適合的設(shè)備與系統(tǒng)。建立檔案管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，也就是說在事業(yè)單位的內(nèi)部建立一個局域網(wǎng)，一個聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲數(shù)據(jù)庫，把所有的檔案資料都儲存到數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理。
3．2檔案管理工作的責(zé)任劃分
事業(yè)單位的檔案管理工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)如今的數(shù)字化檔案管理，這個過程是非常復(fù)雜的，并且事業(yè)單位中的每項工作都在不停的進(jìn)行，檔案資料也越來越多，檔案的劃分也越來越明細(xì)。按照傳統(tǒng)的工作形式，由檔案管理人員來收取檔案的數(shù)據(jù)信息并且整理保存，其工作量會非常大。所以，檔案管理工作的責(zé)任一定要合理分配，檔案管理人員在數(shù)字化管理的過程中，所有的環(huán)節(jié)都要由工作人員快速的完成，并且能夠及時的解決工作中出現(xiàn)的問題。例如:檔案資料的收集工作，事業(yè)單位可以由一到二個人來專職干這項工作，該崗位的工作人員能夠?qū)n案資料的類型進(jìn)行編輯、分類，還可以協(xié)助單位中其他部門的工作人員整理檔案資料，使得上交的檔案資料規(guī)范整齊便于管理。
3．3完善檔案管理工作的規(guī)章制度
事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作是非常重要的，要掃描事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案資料，并且還要制作出各種表格，會計部門的檔案也要記錄在案，單位員工的檔案資料，單位的會議記錄與發(fā)展規(guī)劃等等，這些都需要輸入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行歸檔保存。還要根據(jù)事業(yè)單位的情況，對檔案的類型進(jìn)行劃分，檔案格式都要有一定的規(guī)范。所以，檔案管理工作的管理規(guī)范一定要完善，也就是說要按照檔案資料的類型、來源等等，來制定檔案資料的范本，并且把范本分發(fā)到事業(yè)單位的每個部門，所有部門一定要嚴(yán)格按照范本的格式來提交檔案資料。檔案資料的調(diào)取也要有一定的程序，比如:員工的檔案資料設(shè)置賬號與密碼。
3．4事業(yè)單位檔案資料的安全管理
數(shù)字化的檔案管理不僅僅只是在檔案資料存儲形式上與傳統(tǒng)的方式不一樣，在檔案資料的安全管理上也不相同。檔案資料的安全管理是數(shù)字化檔案管理中非常重要的一部分，是我們必須做好的一項工作。事業(yè)單位在建立數(shù)據(jù)庫的時候，一定要選擇適合的生產(chǎn)廠家與供應(yīng)商，對設(shè)備的選擇一定要嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)來挑選適合的計算機(jī)設(shè)備，并且還要為以后功能升級做好準(zhǔn)備。還要按照檔案資料的重要程度來選擇級別不同的保護(hù)設(shè)施，使得檔案的使用者的處理效果最佳。
3．5數(shù)字化檔案管理的注意事項
事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理，可以使得檔案管理工作快速的發(fā)展起來，檔案資料的數(shù)字化管理需要一步一步的進(jìn)行，不是一朝一夕就可以完成的，檔案數(shù)字化管理需要注意的事項有:
(1)檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)要不斷的提升，事業(yè)單位要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，并且進(jìn)行業(yè)務(wù)競賽，來提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而使得事業(yè)單位檔案管理工作健康的發(fā)展下去。
(2)及時更新添置數(shù)字化檔案管理硬件設(shè)施，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的不斷革新，我們要更新添置檔案管理部門的硬件設(shè)施，為檔案管理工作順利的發(fā)展下去。
4結(jié)語
總而言之，事業(yè)單位的檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)是科技發(fā)展與時代進(jìn)步的必然結(jié)果，提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作，是事業(yè)單位中一項重要的工作。事業(yè)單位重視這項工作，一定要意識到這項工作的重要性。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理部門人才培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)。數(shù)字化的檔案管理可以促進(jìn)事業(yè)單位不斷進(jìn)步，使得事業(yè)單位更好的服務(wù)社會。
參考文獻(xiàn):
［1］孫文興．淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］檔案管理，2014，23(02):216～218．
0引言
文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實用、知識精講、側(cè)重實務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實踐培訓(xùn)。一旦參加實習(xí)或工作之后接觸實際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。
1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實現(xiàn)理論教學(xué)與實踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學(xué)習(xí)后的集中實習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實際工作奠定扎實的基礎(chǔ)。
2積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書工作與檔案管理的課程設(shè)計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對性和實用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學(xué)生的知識面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學(xué)知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認(rèn)識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強(qiáng)實踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實踐過程中實踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實踐，用實踐再認(rèn)識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實習(xí)實踐的教學(xué)力度，實訓(xùn)實踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實訓(xùn)、實踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時用一個學(xué)期左右的時間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進(jìn)行實習(xí)，實現(xiàn)理論在實踐中的升華。實習(xí)實踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實驗室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對文書與檔案工作的直觀認(rèn)識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實習(xí)實踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個實習(xí)實踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實習(xí)實踐課程的教學(xué)效果。
2.3探索新型教學(xué)方法
2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實際問題的應(yīng)用能力。:
2.3.2情境教學(xué)法面對沒有實踐工作經(jīng)驗的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點(diǎn)時，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評。通過情境模擬，使學(xué)生對收文處理工作有了直觀的認(rèn)識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認(rèn)識客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
3加強(qiáng)“雙師型”教師隊伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊伍建設(shè)和評價偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實踐，在實踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實踐和機(jī)會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，引導(dǎo)鼓勵他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實踐經(jīng)驗、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質(zhì)量的有效方法之一。
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會越走越寬。
參考文獻(xiàn)：
[1]王文亮.淺論高職教育秘書專業(yè)《檔案管理學(xué)》的教學(xué)改革[J].彭城職業(yè)大學(xué)學(xué)報.2001.
[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊伍的建設(shè)[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.
0 引言
文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實用、知識精講、側(cè)重實務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實踐培訓(xùn)。一旦參加實習(xí)或工作之后接觸實際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。
1 轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實現(xiàn)理論教學(xué)與實踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學(xué)習(xí)后的集中實習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實際工作奠定扎實的基礎(chǔ)。
2 積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書工作與檔案管理的課程設(shè)計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對性和實用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1 編寫修訂教材 教材是學(xué)科知識的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學(xué)生的知識面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學(xué)知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認(rèn)識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2 加強(qiáng)實踐教學(xué) 在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實踐過程中實踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實踐，用實踐再認(rèn)識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實習(xí)實踐的教學(xué)力度，實訓(xùn)實踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實訓(xùn)、實踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時用一個學(xué)期左右的時間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進(jìn)行實習(xí)，實現(xiàn)理論在實踐中的升華。實習(xí)實踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實驗室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對文書與檔案工作的直觀認(rèn)識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實習(xí)實踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個實習(xí)實踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實習(xí)實踐課程的教學(xué)效果。
2.3 探索新型教學(xué)方法
2.3.1 范本教學(xué)法 俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實際問題的應(yīng)用能力。
2.3.2 情境教學(xué)法 面對沒有實踐工作經(jīng)驗的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活?，F(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點(diǎn)時，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評。通過情境模擬，使學(xué)生對收文處理工作有了直觀的認(rèn)識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3 實物演示法 俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認(rèn)識客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4 參觀學(xué)習(xí)法 在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
3 加強(qiáng)“雙師型”教師隊伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊伍建設(shè)和評價偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實踐，在實踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實踐和機(jī)會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，引導(dǎo)鼓勵他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實踐經(jīng)驗、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質(zhì)量的有效方法之一。
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會越走越寬。
參考文獻(xiàn)：
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我們公司辦公室是，是一個重要的綜合協(xié)調(diào)部門，主要職責(zé)是承擔(dān)企業(yè)交辦各項工作，并對公司一切對外事務(wù)活動進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、控制，實現(xiàn)管理事務(wù)、搞好服務(wù)企業(yè)的職能。在工作中，我作為辦公室主任，既要求通過行政管理，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，收集反饋信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策；又要求通過管理企業(yè)事務(wù)，承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通企業(yè)內(nèi)部各部門的關(guān)系，協(xié)調(diào)同其他企業(yè)間的關(guān)系；還要求通過搞好服務(wù)，做好文書處理，檔案管理，會議準(zhǔn)備，辦公用品配置，環(huán)境美化等方面事務(wù)性工作，為整企業(yè)工作的順利開展創(chuàng)造條件。
常言說："工作好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)"。要進(jìn)一步做好辦公室主任工作，作為個人，必須堅持正確的方法、原則和指導(dǎo)思想，辦公室工作繁雜、矛盾集中，領(lǐng)導(dǎo)要求高，大家期望高，必須要保證辦公室在服務(wù)、協(xié)調(diào)、參與政務(wù)過程中的公正性和公平性，履行好辦公室主任的職責(zé)。而《行政管理工作技能細(xì)化與范本》這本書從行政管理工作實踐中的問題出發(fā)，針對問題提出切實可行的解決思路和方法。細(xì)化了文件檔案及印章管理、辦公總務(wù)管理、人力資源與績效管理、員工考勤出差管理、涉外活動和禮儀形象管理、提案和會議會務(wù)管理、后勤管理、車輛管理、企業(yè)內(nèi)部保密管理等行政管理工作，并相應(yīng)地提供了理論指導(dǎo)和具體操作的范本，讀完這本書后我的行政管理能力得到進(jìn)一步的提升。
就拿該書的第2章文件檔案及印章管理來說吧，企業(yè)公文管理規(guī)定收錄的規(guī)章制度非常的嚴(yán)謹(jǐn)。對于我作為辦公室主任制定辦公室的規(guī)章制度是非常有幫助的。
二、《行政管理工作技能細(xì)化與范本》讀后感啟發(fā)
這本書給予我的啟發(fā)也是非常大的，在以后的辦公室工作中，我應(yīng)當(dāng)堅決執(zhí)行保密制度，自覺維護(hù)團(tuán)結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)班子的威望，把握好參謀與決策的關(guān)系，既不畏首畏尾，又不越權(quán)代替，努力做到到位不越位、參與不干預(yù)、出謀不決策、協(xié)調(diào)不包辦。
(一)進(jìn)一步健全企業(yè)行政管理的各項規(guī)章制度，堅持按照制度辦事，用制度來規(guī)范行為，同時結(jié)合企業(yè)實際工作，明確辦公室每個崗位的職責(zé)，做到各司其職、各行其權(quán)、各盡其能，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，努力實現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091
[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02
隨著學(xué)校的建立、發(fā)展等過程的延續(xù)，高校檔案管理體系應(yīng)運(yùn)而生，其記載的內(nèi)容可以被認(rèn)為是一所院校的自傳，不僅記錄了院校的形成與發(fā)展歷史，更記載了在發(fā)展過程中優(yōu)秀的教育工作者總結(jié)出來的教學(xué)、科研等豐碩的成果。這些寶貴的資料作為每一所高校獨(dú)有的財富，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供了充足的經(jīng)驗和優(yōu)良的范本。隨著我國各所高校不斷地鞏固與發(fā)展，高校的檔案管理也逐步形成了一套管理體系，并且在摸索中不斷完善價值體系，讓高校檔案更好地發(fā)揮效用。
1 現(xiàn)代高校檔案管理價值體系的意義
檔案管理看似簡單的工作，卻承擔(dān)著重要的發(fā)展任務(wù)，現(xiàn)代高校檔案管理的價值體系，在高校長遠(yuǎn)發(fā)展的過程中有著重要的意義，本文就以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述，希望可以引起高校對檔案管理的價值體系有著進(jìn)一步的重視。
（1）順應(yīng)高校教育的發(fā)展趨勢。隨著高校逐年學(xué)生的擴(kuò)招以及學(xué)校規(guī)模、院系的擴(kuò)大，高校檔案管理已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)向計算機(jī)信息管理體系。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅浪費(fèi)人力，同時存在檔案體積大、易丟失、查找困難等缺點(diǎn)，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大以及計算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理也逐步轉(zhuǎn)為無紙化辦公模式，借助計算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)，不僅使得檔案管理變得更加高效，也為高校的教育發(fā)展提供了必備條件。
（2）價值體系構(gòu)建提升了檔案管理工作的效率及水平。現(xiàn)代高校的檔案管理體系，通常是將科學(xué)與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的方法，摒棄了傳統(tǒng)檔案管理效率低、查找困難、易丟失的缺點(diǎn)，通過計算機(jī)管理系統(tǒng)提高了檔案管理的效率，存檔便捷、查找方便、易保存等特點(diǎn)，都加強(qiáng)了檔案管理的工作效率及整體工作水平。
（3）促進(jìn)高校檔案管理工作價值體系及跟蹤體系的發(fā)展。高校檔案管理價值體系的構(gòu)建，不僅促進(jìn)了檔案管理的信息化發(fā)展，更為檔案的跟蹤體系提供了充足的保障條件，只有對檔案的價值予以充分的肯定和認(rèn)可，才能落實檔案的存檔工作有序進(jìn)行。
2 現(xiàn)代高校檔案管理價值體系存在的問題
隨著高校檔案管理系統(tǒng)的逐漸完善以價值體系工作的慢慢形成，高校檔案管理已經(jīng)被越來越多的人予以關(guān)注和重視。但是在信息技術(shù)日新月異的今天，大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理工作和價值體系也需要不斷地進(jìn)步和提升。目前，高校管理價值體系中存在一些問題，我們應(yīng)當(dāng)找出問題來進(jìn)行進(jìn)一步解決。
（1）檔案管理工作重視度過低。目前，高校以及從業(yè)者對檔案管理工作的重視度普遍偏低，對檔案管理工作的概念不清晰，這些問題的存在不僅導(dǎo)致了檔案工作者情緒的怠慢，而且不能很好為高校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（2）檔案管理工作者缺乏專業(yè)性。目前，高校檔案管理工作者多為尋找安逸的教職人員，普遍缺少專業(yè)性，也極少有相關(guān)的工作培訓(xùn)及交流，這些都將限制檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
（3）檔案管理設(shè)施落后。目前，高校對檔案管理價值體系認(rèn)識偏低，導(dǎo)致對檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備采購費(fèi)用也少之又少，能省就省的現(xiàn)象頻現(xiàn)。所謂“工欲善其事，必先利其器”，先進(jìn)的設(shè)備與先進(jìn)的理念一樣，都是提升檔案管理工作的必要條件。
（4）檔案管理工作者的積極性較低。由于檔案管理工作的形式較為單一和枯燥，會讓很多檔案工作者產(chǎn)生懈怠心理，安于現(xiàn)狀而沒有危機(jī)意識。這些因素都會影響高校檔案管理工作價值體系的進(jìn)一步發(fā)展。
3 現(xiàn)代高校檔案管理的發(fā)展趨勢及措施
面對以上我們提出的高校檔案管理價值體系存在的問題及不足，我們在檔案管理中應(yīng)該不斷尋求方法去解決問題、克服問題。
3.1 以人為本，注重價值體系的構(gòu)建
高校檔案管理價值體系的構(gòu)建離不開以人為本的服務(wù)理念，只有在檔案管理工作中做到彼此尊重、相互協(xié)作，才可以促進(jìn)檔案管理價值體系的構(gòu)建。同時，高校也應(yīng)該在根本上加強(qiáng)人文建設(shè)，予以檔案管理足夠的資金及設(shè)備的傾斜，才能保證檔案管理工作有效地進(jìn)行下去。
3.2 以高效管理、有效性管理為原則
現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)不再是以數(shù)量為衡量標(biāo)準(zhǔn)的年代，更多的是需要檔案部門進(jìn)行調(diào)查和業(yè)務(wù)的熟識，在了解主體需要的基礎(chǔ)上，收錄有價值的檔案，剔除沒有價值的資料，充分利用檔案的存儲空間。同時建立數(shù)字檔案館，以信息技術(shù)作為推動高校檔案管理發(fā)展的有效手段，摒棄傳統(tǒng)繁重的檔案工作。以現(xiàn)代化信息技術(shù)建立檔案管理登陸系統(tǒng)，通過權(quán)限進(jìn)行錄入及查詢，不僅克服了時間、空間的限制，還提升了檔案管理的效率，使得檔案管理工作變得更為精準(zhǔn)有效。
3.3 提升檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，讓工作形式多樣化
工作成果的大小與工作者自身的工作熱情有著重要的聯(lián)系，面對高校檔案管理工作者的諸多問題，我們可以通過3個方面進(jìn)行提升：①提升工作人員的業(yè)務(wù)水平，組織其定期參加培訓(xùn)或者業(yè)務(wù)交流，讓其開闊眼界，提升工作素養(yǎng)；②增加員工的緊迫感，通過考試、知識競賽等方法設(shè)立考核獎勵機(jī)制，鼓勵工作人員主動學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識；③設(shè)立適當(dāng)?shù)妮啀徶贫?，給員工更多的新鮮感，提升員工的工作積極性，開拓思路的同時時刻做到與時俱進(jìn)。
4 結(jié) 語
事物的形成和發(fā)展都需要隨著時間的推移而進(jìn)行不斷地提升和進(jìn)步，一成不變的技術(shù)或者規(guī)則已經(jīng)不再適應(yīng)這個社會的飛速發(fā)展，這對于高校檔案管理的價值體系同樣適用。目前，高校檔案管理體系雖然已經(jīng)形成，但是隨著技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理的價值體系也需要進(jìn)一步的發(fā)展和完善，改善缺點(diǎn)、發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，在不斷進(jìn)取中保持與時俱進(jìn)的發(fā)展，將高校檔案管理價值體系進(jìn)一步完善，從而更好地為高校的發(fā)展、教育的進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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事業(yè)單位檔案是對于事業(yè)單位組織工作的構(gòu)建和發(fā)展，對人員調(diào)動財務(wù)管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據(jù)不同時期單位發(fā)展的需求，合理制定檔案管理策略，將數(shù)字化管理歸納入單位工作的重點(diǎn)。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下了提供第一手資料的堅定基礎(chǔ)。把檔案數(shù)字化，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像保存為歸檔檔案，通過數(shù)字化處理之后，可以利用計算機(jī)技術(shù)大大提高檢索的速度，更節(jié)省了檔案存儲空間。所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。
一、數(shù)字化檔案管理分析
（一）數(shù)字化檔案管理的意義
所謂數(shù)字化檔案管理，簡單地說就是將傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉(zhuǎn)變成計算機(jī)錄入，實現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。圖像、視頻等也可以轉(zhuǎn)變?yōu)?和0組成的數(shù)碼序列，統(tǒng)一刻錄到存儲磁盤當(dāng)中。數(shù)字化管理模式，在檔案管理事業(yè)中起到了很重要的作用，是我國檔案事業(yè)一個跳躍性成就。
（二）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
1）缺乏現(xiàn)代化管理工具，檔案的數(shù)字化管理離不開計算機(jī)設(shè)備的支持?，F(xiàn)階段雖然很多的事業(yè)單位都建立了數(shù)字化管理模式，也逐漸認(rèn)識到了數(shù)字化管理的重要性，但是管理中缺乏規(guī)范化，很多事業(yè)單位的計算機(jī)設(shè)備和計算機(jī)軟件十分缺乏，導(dǎo)致檔案工作數(shù)字化無法全面開展。雖然有了數(shù)字化管理理念，但是沒有硬件設(shè)施的配合，提高工作效率的作用將發(fā)揮不出來。2）檔案檢索效率低，數(shù)字化檔案管理中計算機(jī)檢索是關(guān)鍵，代替了以往的人工手動檢索方式，大大縮減了查找時間，提升了工作效率，不過目前的事業(yè)單位在檔案檢索方面技術(shù)不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，降低了工作質(zhì)量。3）數(shù)字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個部分。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數(shù)字化管理的優(yōu)勢就體現(xiàn)出來了，查閱更加方便，查找時間縮短，有效提高了經(jīng)濟(jì)效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡單，用戶在計算機(jī)上就能準(zhǔn)確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。
二、檔案數(shù)字化管理的策略討論
（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)
數(shù)字化檔案管理是通過運(yùn)用計算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動，所以需要在工作中建立有效的數(shù)字化工作管理系統(tǒng)，事業(yè)單位可結(jié)合自身的實際情況來制定，其中包含有設(shè)備的型號選擇、檔案整理、檔案系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統(tǒng)的建立屬于數(shù)字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內(nèi)部建立一個特殊域名的網(wǎng)站，將所有的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。
（二）檔案管理工作責(zé)任的合理分配
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的錄入過程是比較復(fù)雜的，由于事業(yè)單位的各項事務(wù)在不斷的進(jìn)行，檔案資料內(nèi)容也越來越多，分類需要非常的詳細(xì)。以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負(fù)擔(dān)。因為合理的規(guī)劃檔案管理工作十分重要，需要在數(shù)字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規(guī)劃幾名工作人員共同參與規(guī)劃工作，保證上交檔案格式的整齊規(guī)范。
（三）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化
事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作除了對于現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財務(wù)檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據(jù)單位工作的實際需要，把檔案的提交格式和時間等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，便于工作人員統(tǒng)一錄入管理。對于檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度設(shè)定，就是針對檔案來源、類型以及存檔位置制定統(tǒng)一的檔案資料范本，要求各部門按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。
（四）保證檔案的安全管理
數(shù)字檔案不同于以往的傳統(tǒng)文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，選擇合適的設(shè)備進(jìn)行檔案保存和備份，根據(jù)檔案的重要程度來選擇不同的保護(hù)級別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統(tǒng)的工作能力，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字化檔案管理的重中之重。
三、結(jié)語
數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)是現(xiàn)在社會中主流的工作技術(shù)種類之一，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質(zhì)量和效率得到有效提高，數(shù)字化管理模式已經(jīng)成為了檔案管理的主要趨勢，事業(yè)單位在工作中必須重視這一現(xiàn)實，在工作中積極引進(jìn)計算機(jī)信息技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，全方位推動我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。
作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術(shù)中心
參考文獻(xiàn):
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管理形式雷同性強(qiáng)是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價值?，F(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實樸質(zhì)的特點(diǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進(jìn)行管理，對增強(qiáng)單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。
1．2檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報或者隱報管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質(zhì)性的檔案價值。管理過程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康?，而將真實的記錄進(jìn)行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。
1．3檔案內(nèi)容缺失，完整性差
在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。
2提升檔案價值的方法
2．1優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣
在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨(dú)有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨(dú)的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實際情況，對檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻(xiàn)類型，設(shè)定保存期限，同時按照國家相關(guān)檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
2．2建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)
開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨(dú)立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進(jìn)行綜合管理。
2．3創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應(yīng)的時期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進(jìn)行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，對于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲存。
中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
近年來，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無紙化辦公、信息化管理的實現(xiàn)，為高速公路實現(xiàn)人事檔案信息化管理奠定了基礎(chǔ)。
一、人事檔案信息化管理方法和途徑
人事檔案信息化，是從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理，是人事檔案工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。
（一）建立健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理中，要實現(xiàn)信息化管理，建立規(guī)范化、制度化人事管理制度是前提。檔案的收集要及時、完整；檔案的鑒別必須“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)保證檔案的安全；檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地為全省高速人才合理流動、合理配置和合理使用及為人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。
（二）儲備高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才。由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各人事部門必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人，人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用能力，利用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。檔案人員應(yīng)首先具備扎實的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)懂得文件與檔案管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)技術(shù)；其次，重點(diǎn)應(yīng)能熟練掌握數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，能夠掌握計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，保障檔案信息化管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，促進(jìn)檔案管理信息化工作為單位服務(wù)。
（三）建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人事檔案管理系統(tǒng)。目前，檔案信息化系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。檔案信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化管理，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
利用計算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息儲存，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。一方面通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理提供、鑒定并確定密級和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)隨時掌握文書，業(yè)務(wù)部門的管理動態(tài)，及時進(jìn)行指導(dǎo)，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理；另一方面單位文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定就可以在局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為單位建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。
二、如何做好人事檔案信息化管理
（一）加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫研究和開發(fā)。省高管局有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)全國人事檔案管理工作的要求，研究、開發(fā)全省高速公路通用的、先進(jìn)、適用、可靠的人事檔案管理軟件，避免各單位自行設(shè)計而影響人事檔案信息資源的共享。通過數(shù)字化人事檔案信息的輸入和電子檔案的形成，如人事檔案管理中的人員基本情況、人員信息學(xué)習(xí)培訓(xùn)的情況、誠信記錄、表現(xiàn)情況（德能勤績廉等）、專業(yè)技術(shù)人員的科研成果、專利、論文特長、干部任免獎勵等，把人事信息庫變成人才資源庫，實現(xiàn)人事檔案信息為各類人才提供個性化服務(wù)的方法和途徑。因此，人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)，應(yīng)具有不斷豐富和創(chuàng)新人事檔案信息內(nèi)容、擴(kuò)大信息內(nèi)涵和信息量的功能才能真正提升人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用效能，從而增強(qiáng)人事檔案信息的活力。
（二）加強(qiáng)人事檔案分級管理。在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實現(xiàn)高速公路管理局內(nèi)部、各高速公路管理處之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享，既方便利用者也提高了人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量。
三、人事檔案信息化管理應(yīng)注意的問題
信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各個領(lǐng)域，因此檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素。檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題。當(dāng)前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密性受到威脅，勢必引起高度重視，需加以研究解決。
綜上所述，人事檔案管理應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，為高速公路更好的發(fā)展提供服務(wù)。
（作者單位：河北省高速公路石安管理處邢臺管理所）
