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時(shí)間：2023-06-20 18:03:33
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檔案之有用，源于之其特有的、強(qiáng)大的憑證價(jià)值和參考（情報(bào)）價(jià)值。曾經(jīng)指出：經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，離不開(kāi)檔案與檔案工作。檔案管理作為國(guó)家利益的捍衛(wèi)力，經(jīng)濟(jì)發(fā)發(fā)展的拉動(dòng)力，社會(huì)進(jìn)步的保障力，科技創(chuàng)新和文化繁榮的促進(jìn)力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時(shí)代的發(fā)展。檔案管理方式已發(fā)展到以電子檔案為中心，業(yè)務(wù)處理過(guò)程檔案化以應(yīng)用為中心的新模式。本文將對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)意見(jiàn)［1］。
1 檔案工作的概述
廣義上的檔案工作是指檔案事業(yè)，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用八個(gè)環(huán)節(jié)，前六個(gè)環(huán)節(jié)稱為基礎(chǔ)工作，后兩個(gè)環(huán)節(jié)稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務(wù)性和政治性［2］。
隨著時(shí)代進(jìn)步，現(xiàn)代檔案工作發(fā)生了以下四點(diǎn)轉(zhuǎn)變：
1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機(jī)要性轉(zhuǎn)為服務(wù)性、職能性；
1.2 在工作格局方面，從封閉轉(zhuǎn)為開(kāi)放，從以保管為主導(dǎo)，轉(zhuǎn)為以開(kāi)發(fā)利用為主導(dǎo)；
1.3 在服務(wù)對(duì)象方面，從單純?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為本單位內(nèi)部服務(wù)，轉(zhuǎn)為同時(shí)面向全員和社會(huì)服務(wù)；
1.4 在服務(wù)方式方法上，從被動(dòng)的、手工的、內(nèi)向型的服務(wù)，轉(zhuǎn)為主動(dòng)的、開(kāi)發(fā)性的、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)
當(dāng)前檔案管理主要存在的問(wèn)題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結(jié)構(gòu)具有缺陷。
其相應(yīng)的解決措施為：
(1)密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作的新領(lǐng)域、新業(yè)務(wù)、新事物，拓展建檔范圍，加強(qiáng)收集工作；
(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；
(3)在檔案結(jié)構(gòu)的多元化上下功夫，重視各種門(mén)類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。
2 檔案的現(xiàn)代化管理
2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念。
構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務(wù)和發(fā)展目標(biāo)：以妥善保存檔案，便捷應(yīng)用為發(fā)展目標(biāo)。
2.2 解決適用、配套的管理設(shè)施。
不少檔案管理設(shè)施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實(shí)困難，溫濕度控制乏術(shù)。檔案資料堆積混雜，
檔案基本管理設(shè)備缺乏［3］。
因此，在檔案管理中需要注重場(chǎng)所，裝具以及信息化設(shè)施使用情況，確保檔案的妥善管理。
2.3 實(shí)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化三者之間有密不可分的關(guān)系。制度是對(duì)各方關(guān)系、行為準(zhǔn)則、辦事程序作出統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)范是對(duì)工作的數(shù)量、質(zhì)量、方式、方法等作出統(tǒng)一規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)普遍性的業(yè)務(wù)技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。制度根據(jù)法律、法規(guī)、政策制定，偏重宏觀，以調(diào)整關(guān)系、規(guī)范秩序?yàn)橹饕康?，有?qiáng)制性。規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以科學(xué)、技術(shù)以及普遍性的經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)制定，偏重微觀業(yè)務(wù)，側(cè)重業(yè)務(wù)性、技術(shù)性和操作性，一般屬非強(qiáng)制性。其中，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化為重中之重。
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)過(guò)程，即標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施的實(shí)踐過(guò)程。其實(shí)質(zhì)為簡(jiǎn)單化，統(tǒng)一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)成包括檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。
——檔案工作基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案專業(yè)基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、檔案館代碼編制標(biāo)準(zhǔn)，檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)，檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)，等等。
——檔案工作業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。包括檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目與檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，等等。
——與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。如：文件制成材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，底圖、藍(lán)圖制作規(guī)范，竣工圖編制標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)文件格式，國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式，CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，等等。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，就其橫向結(jié)構(gòu)而言，一般分為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
因此，在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施過(guò)程需要增強(qiáng)貫徹標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)；認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握標(biāo)準(zhǔn)文本的內(nèi)容、要求；要有推行標(biāo)準(zhǔn)的保障措施，運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政手段保證標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行。
2.4 大力推進(jìn)檔案信息化。
檔案信息化既是整個(gè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，也是體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的主要標(biāo)志。檔案信息化的三大任務(wù)，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。
2.5 著力進(jìn)行檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)。
檔案信息資源開(kāi)發(fā)具有很大的潛在價(jià)值，但其目前有以下問(wèn)題：1、檔案資源匱乏；2、數(shù)字化程度低；3、可檢索性差。因此應(yīng)該大力開(kāi)展檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)。
3 結(jié)語(yǔ)
檔案的現(xiàn)代化管理是檔案事業(yè)不斷進(jìn)步的重要?jiǎng)恿驮慈?，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據(jù)自身的情況來(lái)確定工作思路，加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的查閱和檢索，積極爭(zhēng)取職能部門(mén)的支持，存進(jìn)檔案管理與信息化的結(jié)合，推動(dòng)其不斷發(fā)展。只有現(xiàn)代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻(xiàn)
［1］ 王麗梅. 簡(jiǎn)談新時(shí)期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學(xué)家, 2011, (10)
0.前言
檔案管理信息化對(duì)檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求。數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、空間的限制，在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。
1.檔案工作的信息化
一是隨著社會(huì)的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開(kāi)發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實(shí)和大眾需求，檔案工作者要有信息意識(shí)，應(yīng)具備對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力。二是現(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)、使用和傳播的能力。三是現(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來(lái)了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹(shù)立信息安全意識(shí)，在傳播過(guò)程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識(shí)和信息意識(shí)的增強(qiáng)，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實(shí)用性。
2.檔案信息的數(shù)字化
檔案信息化建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，而檔案信息的數(shù)字化則是這個(gè)系統(tǒng)工程中的基礎(chǔ)部分，沒(méi)有檔案信息的數(shù)字化，檔案信息化建設(shè)就無(wú)從談起。
對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理主要有三種方式：第一種是通過(guò)計(jì)算機(jī)人工錄入；第二種是通過(guò)掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁(yè)看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由數(shù)碼照相機(jī)或掃描儀按頁(yè)拍照或掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。前兩種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫(xiě)體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用前兩種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢；用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低，尤其對(duì)于手寫(xiě)體字跡或印刷質(zhì)量稍差的字跡；而第三種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對(duì)檔案信息數(shù)字化無(wú)疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來(lái)面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開(kāi)展一些更深入的研究。對(duì)于實(shí)物檔案則可以通過(guò)用數(shù)碼相機(jī)對(duì)實(shí)物進(jìn)行拍照， 以數(shù)字圖像的形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中。
對(duì)于聲像檔案的數(shù)字化主要包含兩方面內(nèi)容：一是將普通攝像機(jī)拍攝的模擬視頻信號(hào)可以通過(guò)專門(mén)的視頻采集設(shè)備將之?dāng)?shù)字化，并加工成數(shù)字視頻檔案；二是指通過(guò)數(shù)碼攝像機(jī)拍攝下來(lái)的錄像，本身就是數(shù)字視頻，輸入到計(jì)算機(jī)直接就可以通過(guò)視頻編輯軟件加工成數(shù)字化視頻檔案。
通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的檔案信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長(zhǎng)期以來(lái)沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。
3.數(shù)字化檔案信息的管理
我國(guó)各級(jí)各類企業(yè)檔案部門(mén)開(kāi)展檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索始于20世紀(jì)90年代，隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化的應(yīng)用技術(shù)和水平也隨之不斷發(fā)展和提高，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的建立與應(yīng)用。檔案文件目錄信息檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，應(yīng)該說(shuō)是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館（室）的庫(kù)藏檔案數(shù)量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門(mén)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)盡顯無(wú)遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國(guó)家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門(mén)嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過(guò)程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。第三、檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國(guó)檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來(lái)。檔案工作作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫(kù)房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理智能化、自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
4.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)信息的高度共享
檔案信息只有在傳遞過(guò)程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過(guò)處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過(guò)閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來(lái)獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過(guò)程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過(guò)因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。
檔案信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門(mén)和所屬各單位檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)資源整合在一起。各部門(mén)和各單位的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，同時(shí)為檔案館核心數(shù)據(jù)庫(kù)提供檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈——互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
檔案管理現(xiàn)代化是針對(duì)于傳統(tǒng)手工檔案管理模式而論的，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在信息載體管理對(duì)象和模式方面的不同。一方面，檔案管理現(xiàn)代化改變以往單單依靠紙質(zhì)管理的不足，實(shí)現(xiàn)信息載體的數(shù)據(jù)化管理，整個(gè)檔案管理信息可以共享，具有靈活性強(qiáng)，易貯存的優(yōu)勢(shì)；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化可以將整個(gè)檔案的收集，整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)通過(guò)現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)電子智能化的計(jì)算機(jī)管理，從而改檔案管理水平，有針對(duì)性克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式。這樣形成了以數(shù)字化的信息技術(shù)管理模式，有利于發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。從而更好的為社會(huì)提供更最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
關(guān)于檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)此問(wèn)題的看法主要有三種觀點(diǎn)，其特點(diǎn)有：①?gòu)?qiáng)調(diào)檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。管理方法的現(xiàn)代化是指在檔案管理中，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的原理與方對(duì)檔案工作進(jìn)行正確的決策和科學(xué)高效率的管理；管理手段的現(xiàn)代化是指應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)與設(shè)備對(duì)檔案管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理與控制。②強(qiáng)調(diào)檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。這一觀點(diǎn)把檔案組織現(xiàn)代化放在極其重要的位置上，認(rèn)為只有重視檔案組織與方法的現(xiàn)代化，進(jìn)而以組織與方法的現(xiàn)代化來(lái)推動(dòng)技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化，這樣能為檔案管理現(xiàn)代化打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。③強(qiáng)調(diào)檔案管理與現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形勢(shì)相結(jié)合，強(qiáng)調(diào)檔案信息的服務(wù)社會(huì)化。在強(qiáng)調(diào)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的同時(shí)也重視組織管理的科學(xué)化、檔案館藏布局的與館藏結(jié)構(gòu)的合理化、技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化等要素的現(xiàn)代化。
綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化可以表述為：適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的對(duì)檔案工作的新要求，以檔案服務(wù)的社會(huì)化為指導(dǎo)，通過(guò)檔案管理的組織與方法的現(xiàn)代化，逐步采用現(xiàn)代先進(jìn)到科學(xué)設(shè)備、管理技術(shù)，使檔案管理達(dá)到高質(zhì)高效服務(wù)國(guó)家與社會(huì)的目的，并使其逐步達(dá)到當(dāng)代世界的先進(jìn)水平。
二、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
1.我國(guó)自引進(jìn)檔案自動(dòng)化管理技術(shù)以來(lái)取得的成效
（1）我國(guó)目前已經(jīng)自主研究開(kāi)發(fā)了檔案管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)涵蓋了大量數(shù)據(jù)，由搜索、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)目發(fā)展起來(lái)并逐漸完善，提高了搜索效率。
（2）檔案管理工作逐漸規(guī)范。將檔案進(jìn)行優(yōu)化管理的前提是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，這種嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作態(tài)度落實(shí)到每一位工作者身上。
（3）我國(guó)還培養(yǎng)了一批優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現(xiàn)代化要求工作者既熟悉的掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，又能擁有檔案管理的實(shí)用技能，這就對(duì)檔案管理工作者的知識(shí)層面和實(shí)踐層面提出雙重考驗(yàn)，而我國(guó)目前正在培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)高素質(zhì)人才。
2.檔案管理自動(dòng)化亟待改進(jìn)的地方
（1）管理人才數(shù)量少，素質(zhì)不夠。由于此行業(yè)在我國(guó)剛起步，目前設(shè)立檔案管理這一專業(yè)的高校很少，這就決定了相關(guān)人才的數(shù)量少；高校中在深化體制化改革，對(duì)新興行業(yè)認(rèn)知的不夠決定了學(xué)生素質(zhì)不夠。
（2）發(fā)展不平衡。目前辦公自動(dòng)化和信息自動(dòng)化已經(jīng)成為一大趨勢(shì)，如金融、會(huì)計(jì)、電信、事業(yè)單位等對(duì)其應(yīng)用廣泛，然而其他行業(yè)對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應(yīng)用地域也不平衡，如東部沿海地區(qū)對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于中西部落后地區(qū)。
（3）認(rèn)知程度低。目前有的單位的計(jì)算機(jī)利用率很低，甚至閑置，管理的現(xiàn)代化沒(méi)有真正落實(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息管理是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，沒(méi)有將信息先正確、準(zhǔn)確、分類的編錄到計(jì)算機(jī)中是不可能利用這些信息的。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施
1.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案部門(mén)面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)以及高新技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識(shí)、新方法、新思想的同時(shí)，加強(qiáng)技能培訓(xùn)和知識(shí)更新，鑄造一個(gè)熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)以及數(shù)字化技術(shù)知識(shí)等新型化的高層次的檔案管理隊(duì)伍。
2.扎實(shí)做好對(duì)數(shù)據(jù)的編錄
高效率的運(yùn)用好數(shù)據(jù)和信息的前提是在前期準(zhǔn)確、完整的輸入數(shù)據(jù)。要實(shí)行文件和檔案的一體化，必須認(rèn)識(shí)到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標(biāo)，對(duì)整個(gè)工程做出統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排任務(wù)，并且將任務(wù)準(zhǔn)確落實(shí)到現(xiàn)實(shí)中。將成體系的工作分成一個(gè)個(gè)小的項(xiàng)目，具體安排到小組中甚至明確每個(gè)人的責(zé)任，實(shí)時(shí)的把握工作進(jìn)度，又宏觀的看到整個(gè)項(xiàng)目的系統(tǒng)性、綜合性和優(yōu)化性。將數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的錄入計(jì)算機(jī)后，按照檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范編制索引和一系列細(xì)節(jié)，保障文檔的質(zhì)量和數(shù)據(jù)的可靠、完整性。
3.提高認(rèn)知程度
進(jìn)入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到辦公體系中是時(shí)代潮流，必須認(rèn)識(shí)到信息管理現(xiàn)代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個(gè)社會(huì)對(duì)它的認(rèn)知?？梢匀ジ咝Ｖ虚_(kāi)展知識(shí)講座或是檔案管理技能的相關(guān)比賽或是辯論賽逐漸增強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案管理這一行業(yè)的認(rèn)知。
4.更新檔案管理觀念
當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時(shí)代的潮流要求人們的觀念和行動(dòng)逐漸進(jìn)化。觀念指導(dǎo)人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發(fā)展檔案管理。
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢(shì)在必行，檔案信息存儲(chǔ)及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，通過(guò)不斷探索與實(shí)踐，創(chuàng)造出迅速、準(zhǔn)確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號(hào)：G271
檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護(hù)、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，有效地為國(guó)家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個(gè)方面。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點(diǎn)。因此，有必要對(duì)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進(jìn)行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題并提出對(duì)策，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)。
一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程
檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)與科技發(fā)展同步的漸進(jìn)過(guò)程，是一個(gè)有重點(diǎn)、有步驟地代替手工管理、解決實(shí)際問(wèn)題的發(fā)展進(jìn)構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)相對(duì)的概念，過(guò)去曾經(jīng)先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實(shí)踐發(fā)展了。因此簡(jiǎn)要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過(guò)程，有助于探討當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題，并提供解決問(wèn)題的對(duì)策。
從世界范圍來(lái)看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀(jì)60年代檔案管理自動(dòng)化研究工作。20世紀(jì)60年代初，國(guó)外一些檔案工作者在計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的幫助下，開(kāi)始試用計(jì)算機(jī)管理檔案，并開(kāi)展了檔案管理自動(dòng)化研究，如美國(guó)、英國(guó)、法國(guó)、南斯拉夫等。1972年，國(guó)際檔案理事會(huì)設(shè)立了檔案自動(dòng)化專業(yè)委員會(huì)，負(fù)責(zé)研究、收集和交流各國(guó)檔案管理使用汁算機(jī)的情況，并通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、出版書(shū)籍和開(kāi)展培訓(xùn)等活動(dòng)，對(duì)各國(guó)檔案管理自動(dòng)化起到較好的推進(jìn)作用。
我國(guó)檔案界于20世紀(jì)70年代末開(kāi)始了運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時(shí)間，也取得了不小的成就。我國(guó)計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展，從時(shí)間進(jìn)程上對(duì)以分力四個(gè)階段：即調(diào)查論證階段、初步實(shí)驗(yàn)價(jià)段、技術(shù)攻關(guān)階段、網(wǎng)絡(luò)化及其推廣應(yīng)用階段。
調(diào)查論證階段。1979年開(kāi)始，個(gè)別檔案館開(kāi)始對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用，進(jìn)行了調(diào)研和可行性論證工作。
初次實(shí)驗(yàn)階段 。1983年.有少數(shù)幾個(gè)檔案館，使用計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)了檔案管理實(shí)驗(yàn)性的應(yīng)用系統(tǒng)。開(kāi)始了檔案著錄標(biāo)引方法的摸索，著手制定檔案著錄標(biāo)引的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
技術(shù)攻關(guān)階段。從1985年開(kāi)始，檔案部門(mén)攻克了計(jì)算機(jī)應(yīng)用檔案管理的―些技術(shù)難關(guān)，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計(jì)算機(jī)管理實(shí)用系統(tǒng)及應(yīng)用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開(kāi)始準(zhǔn)備采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
推廣應(yīng)用階段。1987年后，隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動(dòng)化研究的深入，計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用，已開(kāi)始向檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)擴(kuò)展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點(diǎn)”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢(shì)。
20世紀(jì)90年代以來(lái)，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開(kāi)始了網(wǎng)絡(luò)化階段；進(jìn)入21世紀(jì)，則開(kāi)始了以啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)為標(biāo)志的檔案信息化階段。與此同時(shí)，我國(guó)檔案部門(mén)還進(jìn)行了現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤(pán)儲(chǔ)存系統(tǒng)的一致性測(cè)試》等。這將有力地促進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。
二、我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
近年來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績(jī)，如適合于機(jī)關(guān)檔案工作的文書(shū)工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門(mén)已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理的環(huán)節(jié)，光盤(pán)技術(shù)在檔案信息的存儲(chǔ)和檢索中進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計(jì)算機(jī)管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等。
雖然我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項(xiàng)工作畢竟是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過(guò)程中仍存在著這樣那樣的問(wèn)題，如不及時(shí)采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。
三、我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門(mén)話題，但由于檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書(shū)、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來(lái)看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問(wèn)題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。
3、對(duì)檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強(qiáng)有力的指導(dǎo)。從總體上看，各級(jí)檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，目標(biāo)不明確，步驟不清楚，重點(diǎn)解決的問(wèn)題不突出，由此造成購(gòu)置設(shè)備型號(hào)不一，功能各異，技術(shù)設(shè)備不配套，系統(tǒng)操作平臺(tái)不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來(lái)極大的障礙。
4、技術(shù)設(shè)備問(wèn)題。由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分檔案部門(mén)不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計(jì)算機(jī)，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書(shū)檔案，其他各門(mén)類的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等仍為手工檢索。
四、解決措施
針對(duì)目前檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題，筆者提出以下解決措施
1、更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運(yùn)與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開(kāi)展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
2、加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。要牢固樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開(kāi)發(fā)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，因?yàn)闄n案人員的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問(wèn)題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。
3、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門(mén)要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備購(gòu)置、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機(jī)關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，各級(jí)檔案部門(mén)條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開(kāi)，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展。_
交流、合作，則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國(guó)內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國(guó)與世界上發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時(shí)地進(jìn)行科學(xué)的交流、學(xué)習(xí)與合作。認(rèn)真對(duì)照、分析、研究，取長(zhǎng)補(bǔ)短，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
4、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門(mén)應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門(mén)要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門(mén)的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。
5、采用現(xiàn)代化管理。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動(dòng)，后者是運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護(hù)、鑒定及開(kāi)發(fā)利用。檔案部門(mén)及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財(cái)?shù)男в?，把檔案館建成一流的黨和國(guó)家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。
總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平。
參考文獻(xiàn)：
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3、宋寶英 《檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考》 《世紀(jì)橋》 2009.2
檔案現(xiàn)代化管理就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法和手段來(lái)研究和處理管理工作中的規(guī)律性問(wèn)題，使管理工作更趨于完善。 我國(guó)檔案管理歷史悠久，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，它客觀真實(shí)地記載人類文明的歷程，是人類智慧的結(jié)晶，對(duì)我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展有著不可磨滅的貢獻(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理也一步步邁向現(xiàn)代化。檔案的現(xiàn)代化管理表現(xiàn)在新技術(shù)的運(yùn)用，信息化的發(fā)展，電子文檔的產(chǎn)生，新思想新方法的出現(xiàn)等。
一、檔案的現(xiàn)代化管理內(nèi)涵及具體要求
檔案現(xiàn)代化管理實(shí)在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，充分利用新的計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理。檔案的現(xiàn)代化管理是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和手段，充分采取先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方法和做法進(jìn)行改革，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，定量化，信息化，智力化。
（1）先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備推進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化。一定水平的設(shè)備、技術(shù)，是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。實(shí)施現(xiàn)代化管理要作好規(guī)劃，使檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)。在檔案設(shè)備配置現(xiàn)代化的衡量標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持設(shè)備、技術(shù)的先進(jìn)性、適用性、配套性，這樣才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的效用。
（2）檔案信息化是檔案管理工作現(xiàn)代化的價(jià)值體現(xiàn)檔案自身的文化價(jià)值社會(huì)價(jià)值經(jīng)濟(jì)價(jià)值也才能得以體現(xiàn)。否則檔案深藏在庫(kù)房里，不為人知，檔案的價(jià)值也就無(wú)法體現(xiàn)。檔案信息化需要開(kāi)發(fā)大量的數(shù)字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數(shù)字化。信息時(shí)代作為信息系統(tǒng)的重要組成部分的檔案信息的數(shù)字化成為檔案發(fā)展的趨勢(shì)，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案信息化的建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期各級(jí)檔案部門(mén)和一個(gè)重點(diǎn)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，發(fā)揮檔案信息的規(guī)模優(yōu)勢(shì)和綜合實(shí)力，提高檔案的利用率，打破時(shí)空界限。
（3）檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)檔案的入檔時(shí)間提出更高要求。檔案的社會(huì)化需要將越來(lái)越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會(huì)信息的檔案化，實(shí)現(xiàn)檔案信息為公眾服務(wù)的零時(shí)差，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。
（4）電子文件大量產(chǎn)生，現(xiàn)代科技的日新月異。不斷涌現(xiàn)各種新型的信息載體，（圖文聲像）這就需要檔案工作者能及時(shí)收集整理鑒定保管。電子文件越來(lái)越多，電子文件和電子檔案的管理將會(huì)在未來(lái)的檔案學(xué)研究中扮演越來(lái)越重要的角色。電子文件種類多，范圍廣，電子文件歸檔和電子檔案長(zhǎng)期保存問(wèn)郵展日益突出。確保電子文件的原始性，真實(shí)性可靠性等安全技術(shù)（如加密技術(shù)，簽署技術(shù)，消息認(rèn)證，身份驗(yàn)證防火墻等）顯得特別重要。
（5）檔案的現(xiàn)代化管理還體現(xiàn)在管理方法的現(xiàn)代化上。檔案的現(xiàn)代化管理依托的是先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，與傳統(tǒng)的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開(kāi)放的思想和心態(tài)，不斷引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的新技術(shù)，新方法，新理論，改善，完善，充實(shí)檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機(jī)，緊隨現(xiàn)代化步伐，推陳出新，探索一條通往現(xiàn)代化檔案管理的新路。
（6）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時(shí)代檔案管理標(biāo)志。要不斷提高檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化水平，同時(shí)要結(jié)合辦公自動(dòng)化，逐步建設(shè)和完善建設(shè)檔案部門(mén)內(nèi)部的局域網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），依托黨政公務(wù)網(wǎng)建設(shè)區(qū)域性檔案目錄信息網(wǎng)（專網(wǎng)），以國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)架公共檔案信息網(wǎng)（外網(wǎng)），最后構(gòu)建形成區(qū)域性的，以至全國(guó)性的檔案工作信息網(wǎng)。
二、檔案現(xiàn)代化管理基本條件
檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統(tǒng)的手工管理方法，在新的形勢(shì)下產(chǎn)生了一系列問(wèn)題，檔案管理的現(xiàn)代化已成為一種必然趨勢(shì)。
（1）科學(xué)的管理理念和機(jī)制，具體包括先進(jìn)的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。
（2）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，具體包括檔案著錄標(biāo)引工作、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。
（3）設(shè)備技術(shù)條件，一是要選擇適用的計(jì)算機(jī)技術(shù)裝置，二是檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。
但檔案管理中使用現(xiàn)代化條件與設(shè)備比其它行業(yè)略落后一些。因此，提高檔案管理現(xiàn)代化水平是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必由之路?！艾F(xiàn)代”的概念和科技的水平也是不斷前進(jìn)的，我們的目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)與國(guó)際先進(jìn)水平接軌，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就必須創(chuàng)新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。
三、檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)檔案管理工作者的要求
（1）增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，就是在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過(guò)程中，檔案工作人員要樹(shù)立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，與社會(huì)進(jìn)步相適應(yīng)。在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實(shí)際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，大膽探索和改革，全面推進(jìn)科學(xué)管理，形成和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識(shí)。
2 檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義
2.1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導(dǎo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理的方法，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為技術(shù)支持手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動(dòng)。比如，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復(fù)制的辦法制作電子版本，從而減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲(chǔ)空間。電子版文件將越來(lái)越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。
檔案管理現(xiàn)代化是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、成熟的必然產(chǎn)物，適應(yīng)了當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的新要求。通過(guò)對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會(huì)更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)或者圖書(shū)館系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)資源的共享等好處。當(dāng)然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個(gè)一勞永逸的狀態(tài)，它是動(dòng)態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實(shí)的變動(dòng)而有所調(diào)整?？傊瑱n案管理現(xiàn)代化是計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。
2.2 檔案管理現(xiàn)代化的意義
檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理有序、開(kāi)放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。
3 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題
3.1 檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度低下
檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應(yīng)有之義。我國(guó)的檔案的標(biāo)準(zhǔn)化起步于1980年代。當(dāng)時(shí)，國(guó)家制定了許多、成體系的標(biāo)準(zhǔn)化文件。但是檔案的紛繁復(fù)雜以及各自為政的檔案管理，使得標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費(fèi)，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。
3.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人才
根據(jù)國(guó)家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級(jí)管理人員三個(gè)層次。高級(jí)管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學(xué)科內(nèi)具有很強(qiáng)的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢(shì)的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務(wù)性的工作運(yùn)轉(zhuǎn)中，復(fù)合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進(jìn)。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學(xué)習(xí)。同時(shí)，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個(gè)人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，嚴(yán)重地影響了本單位的工作開(kāi)展。
3.3 檔案管理投入不足
在許多領(lǐng)導(dǎo)的眼中，檔案部門(mén)對(duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和各項(xiàng)業(yè)績(jī)沒(méi)有什么實(shí)際的貢獻(xiàn)，因此不愿意加大資金投入。許多基礎(chǔ)單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡(jiǎn)陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達(dá)到要求的標(biāo)準(zhǔn)條件，建設(shè)既不標(biāo)準(zhǔn)，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術(shù)書(shū)籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應(yīng)有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動(dòng)化、數(shù)字化建?O無(wú)從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。
4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施
4.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它是新時(shí)代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范各類檔案的數(shù)字化。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標(biāo)準(zhǔn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應(yīng)建立在統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體系標(biāo)準(zhǔn)之上，以避免檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中出現(xiàn)不必要的混亂和無(wú)序，造成重復(fù)建設(shè)。某些部門(mén)過(guò)于強(qiáng)調(diào)部門(mén)利益，不重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的行為，實(shí)際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的開(kāi)展和要求。因此，本項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進(jìn)。
4.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
現(xiàn)代管理科學(xué)是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立管理出效益的意識(shí)，增加自身的管理知識(shí)。在檔案管理實(shí)踐中，運(yùn)用先進(jìn)的科技和管理手段，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。檔案管理人員應(yīng)有管理現(xiàn)代化的意識(shí)，加強(qiáng)管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗(yàn)式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4.3 加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)步伐
人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進(jìn)，無(wú)法獲得滿意的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)、檔案學(xué)等各方面的知識(shí)，以便更好地開(kāi)展工作。對(duì)于有條件的單位，應(yīng)當(dāng)選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)深造，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握相應(yīng)的操作技能，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際需要，引進(jìn)更多的高層次的檔案管理復(fù)合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識(shí)和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來(lái)。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻(xiàn)精神，安心工作，熱愛(ài)本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。
4.4 加強(qiáng)管理，增加經(jīng)費(fèi)投入
0.前言
檔案管理現(xiàn)代化主要包括管理手段的現(xiàn)代化、管理方法的現(xiàn)代化以及產(chǎn)生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現(xiàn)代化主要是利用計(jì)算機(jī)完成文檔一體化管理，運(yùn)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。
1.檔案管理現(xiàn)代化概述
檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。概括起來(lái)主要有三方面的工作：一是運(yùn)用成熟的新技術(shù)，科學(xué)地保管好檔案，延長(zhǎng)檔案壽命；二是利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各界服務(wù)；三是收集、積累、整理電子文件。
1.1檔案資源信息化
檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
1.2檔案保護(hù)現(xiàn)代化
隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求。因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。
1.3檔案管理手段現(xiàn)代化
管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。
2.檔案管理現(xiàn)代化的重要性
2.1時(shí)展的要求
新世紀(jì)、新時(shí)代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。而隨著現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和高新科技在全世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等第三次科技革命帶來(lái)的新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域和部門(mén)中得到大范圍的普遍運(yùn)用。自動(dòng)化辦公和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，而檔案管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)不可缺少的一環(huán)，必須不斷進(jìn)行管理方法和理念的改革，使其跟上時(shí)展的步伐，朝著實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.2工作效率的要求
現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展越來(lái)越重視工作效率，辦公自動(dòng)化正是順應(yīng)這個(gè)發(fā)展趨勢(shì)而產(chǎn)生的，提高工作效率，節(jié)約辦公時(shí)間和辦公資源，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的主流發(fā)展方向。而如果一直沿用過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必然會(huì)出現(xiàn)辦公效率低下、查詢時(shí)間長(zhǎng)、管理資源浪費(fèi)過(guò)多等現(xiàn)象，這樣的檔案管理方式嚴(yán)重影響了對(duì)檔案管理的利用效率。檔案管理部門(mén)也很有可能成為企業(yè)的雞肋部門(mén)。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部實(shí)行的辦公自動(dòng)化也對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業(yè)的電子檔案庫(kù)，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節(jié)約檔案管理資源。
2.3檔案保護(hù)和利用的要求
對(duì)檔案的的保護(hù)和有效利用也要求企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。許多檔案由于存放的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，再加上對(duì)檔案的防護(hù)措施不足，導(dǎo)致有些紙質(zhì)的檔案材料由于長(zhǎng)期因疏于保護(hù)而出現(xiàn)脫落、模糊等現(xiàn)象。此外，傳統(tǒng)的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門(mén)的隨時(shí)查閱，在企業(yè)內(nèi)部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時(shí)間段，幾乎不能同時(shí)與他人同時(shí)掌握相關(guān)的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的高效性和機(jī)動(dòng)性。
3.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要措施
3.1實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)， 管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí)， 就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段， 前沿的管理方法，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法， 使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。
3.2加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理制度建設(shè)
大力宣傳國(guó)家《檔案法》，做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。形成領(lǐng)導(dǎo)和員工在思想上做到高度重視，真正認(rèn)識(shí) 檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。使得企業(yè)真正重視檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度建立和進(jìn)一步完善，做到思想上高度重視，行動(dòng)上積極主動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)，更好的開(kāi)展業(yè)務(wù)。
3.3實(shí)行檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化
這就要求我們?cè)谧龊脗鹘y(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸納整理存檔等工作的同時(shí)，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的網(wǎng)上辦公等方式，即文件在網(wǎng)上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時(shí)更加注重文檔的真實(shí)性、完整性、有效性、保密性。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網(wǎng)上網(wǎng)下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化即要求檔案管理要依據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用相關(guān)的輔助計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序系統(tǒng)，來(lái)實(shí)施企業(yè)的檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化打下良好的基礎(chǔ)，也利于檔案的信息化建設(shè)。檔案管理員對(duì)于行業(yè)的檔案管理專業(yè)知識(shí)及新的科技手段的學(xué)習(xí)也要與時(shí)俱進(jìn)，全面提升自身的綜合素質(zhì)，做到與企業(yè)、時(shí)展的腳步保持一致。使企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，更好的適應(yīng)和服務(wù)企業(yè)管理、發(fā)展的現(xiàn)代化，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>
3.4加快復(fù)合型人才培養(yǎng)
Abstract the archives management modernization is an inevitable trend of the development and progress of the related work, but, in the modern management of archives, there are still some problems need to be solved and improved. This paper will discuss in this part, a detailed analysis of the modern management of archives meaning as well as the main existing problems, and reasonable suggestions on the development of related work is presented, in order to better promote the progress and development of this cause.
Keywords file management; modernization of archives work; study;
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編碼
引言
檔案的現(xiàn)代化管理，主要是通過(guò)系統(tǒng)的理論以及現(xiàn)代化的科學(xué)管理方式，來(lái)對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行指導(dǎo)，并且采用先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，充分的發(fā)揮相關(guān)人員的積極性以及主動(dòng)性、創(chuàng)造性等，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行革新，力求加快實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化以及定量化的管理。但是，在實(shí)際工作的進(jìn)展過(guò)程當(dāng)中，還存在有一些方面的問(wèn)題需要進(jìn)行解決，例如缺乏高級(jí)的管理專業(yè)人員、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度不能夠符合實(shí)際的需求等，這些存在的問(wèn)題都是阻礙相關(guān)工作進(jìn)一步前進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以，在實(shí)踐當(dāng)中還需要提出具體可行的措施方案，來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)和提升。
檔案管理現(xiàn)代化的含義
在檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，主要是運(yùn)用現(xiàn)代化的手段、技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備等，充分的發(fā)揮其技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)的檔案管理工作變得更加的智能化、信息化以及定量化，進(jìn)而對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行加強(qiáng)，提升工作的效率和工作的質(zhì)量。例如，利用相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案進(jìn)行輸入和輸出等，同時(shí)，還可以針對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行刪除、修改、打印、統(tǒng)計(jì)、查詢以及插入等，針對(duì)檔案的鑒定工作，也可以利用新型的技術(shù)和手段等，來(lái)實(shí)現(xiàn)。在檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其具有速度快、應(yīng)用能力較強(qiáng)、存儲(chǔ)的信息量大并且占用的空間極小等優(yōu)勢(shì)，大大的提升了檔案信息的工作效率以及工作的質(zhì)量，同時(shí)，也是相關(guān)工作的發(fā)展必然趨勢(shì)。
檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題
在檔案的現(xiàn)代化管理工作的進(jìn)展當(dāng)中，存在有一些問(wèn)題，常見(jiàn)的即是檔案的標(biāo)準(zhǔn)程度較低、缺乏專業(yè)技能強(qiáng)的管理人員等。
（1）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，其相關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，是一個(gè)必要的條件，同時(shí)，也是開(kāi)展相關(guān)工作的基本要素之一。我國(guó)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作是從上個(gè)世紀(jì)八十年代末開(kāi)始實(shí)行的，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化的文件的制定，形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系。但是，由于檔案的復(fù)雜性較高，所以，我國(guó)的檔案主要特點(diǎn)是分散式的管理，由于一些歷史性的原因，檔案的管理走的是一條各自為政的路線，各個(gè)單位根據(jù)自身的實(shí)際狀況來(lái)選擇相應(yīng)的技術(shù)以及設(shè)備等，水平自然也是參差不齊，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。就目前而言，許多相關(guān)的檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，沒(méi)有按照國(guó)際的慣例標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)計(jì)，并且在功能至上比較單一、標(biāo)準(zhǔn)化的程度比較低，同時(shí)針對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)等方面也不是非常的完整，缺乏較強(qiáng)的共享性。按照目前的這種狀況繼續(xù)發(fā)展的話，必將會(huì)對(duì)相關(guān)的檔案管理工作造成極大的困難，無(wú)法很好的推動(dòng)和促進(jìn)其發(fā)展和進(jìn)步。
（2）缺少高級(jí)的專業(yè)管理人員?，F(xiàn)代化的檔案管理工作，其中的操作人員主要是分為管理輔助人員、檔案管理的專業(yè)性人員以及高級(jí)的檔案管理人員等。高級(jí)的檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)以及實(shí)踐操作的能力，同時(shí)，還能夠根據(jù)實(shí)際的情況來(lái)制定出科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，并且兼具極強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和決策的能力。但是，在目前的工作當(dāng)中，此類人員較為缺乏，再加上相關(guān)工作對(duì)于檔案管理的高級(jí)人才要求不斷的提升、需求量越來(lái)越大，就更進(jìn)一步的加劇了相關(guān)人才的缺乏狀況，所以，全面的提升相關(guān)檔案管理專業(yè)人才的職業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)的技能，是相關(guān)工作當(dāng)中的重點(diǎn)和要點(diǎn)。
改進(jìn)的方案措施
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)目前檔案管理的現(xiàn)代化工作的進(jìn)展過(guò)程之中主要的問(wèn)題有著詳細(xì)的了解和掌握，接下來(lái)，將針對(duì)上述的問(wèn)題和不足之處，提出切實(shí)可行的改進(jìn)方案和措施，力求為相關(guān)工作的進(jìn)展提供參考的依據(jù)，同時(shí)也力求為檔案管理工作的進(jìn)步做出積極的貢獻(xiàn)。
（1）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。加強(qiáng)和改進(jìn)相關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是此項(xiàng)工作當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)。檔案的現(xiàn)代化管理，是建立在現(xiàn)今的技術(shù)以及嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)之上，而在信息時(shí)代當(dāng)中，更加需要使用一種統(tǒng)一式的管理模式以及標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行加強(qiáng)，進(jìn)而達(dá)到協(xié)調(diào)管理的目的和效果。針對(duì)各種類型的檔案，制定出具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，并且形成一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系嗎，這樣才能夠突出不同檔案之間的聯(lián)系和區(qū)別，突出特點(diǎn)和性質(zhì)，進(jìn)而推進(jìn)工作的進(jìn)步，加強(qiáng)管理。
（2）加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)。除了相關(guān)的制度和體系的建設(shè)，對(duì)于檔案管理的專業(yè)人才的培養(yǎng)，也是相關(guān)工作的重點(diǎn)和要點(diǎn)?，F(xiàn)代化的檔案管理，不僅需要工作人員具有極強(qiáng)的專業(yè)技能，還需要有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，同時(shí)兼具寫(xiě)作、信息技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)方案的技能。將復(fù)合類型的人才培養(yǎng)作為檔案現(xiàn)代化工作的核心內(nèi)容來(lái)進(jìn)行，加強(qiáng)和改進(jìn)存在的不足，更新相關(guān)的知識(shí)結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)人才的技能和專業(yè)的知識(shí)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，力求促進(jìn)此項(xiàng)事業(yè)健康的發(fā)展和進(jìn)步。
（3）強(qiáng)化管理的意識(shí)。針對(duì)相關(guān)設(shè)備的資金投入，需要大力的加強(qiáng)，同時(shí)，針對(duì)相關(guān)的檔案管理工作，還需要加強(qiáng)其中工作的協(xié)調(diào)性以及合作交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處。各級(jí)部門(mén)和單位，需要按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行建設(shè)，規(guī)范相關(guān)的綜合檔案室，購(gòu)置必要的檔案柜以及器材等，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還要定期的對(duì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)實(shí)際的工作狀況進(jìn)行了解，做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且解決問(wèn)題。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，根據(jù)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的詳細(xì)分析和闡述，論述了相關(guān)工作當(dāng)中存在的不足之處，并且提出了合理化的建議，力求更好的推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。以為檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)存在和發(fā)展的必然產(chǎn)物，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性這一點(diǎn)永遠(yuǎn)都不會(huì)改變。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存存的信息，將是人類知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕馭的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機(jī)讀、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，新的載體形式將會(huì)不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類混雜，分類關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作也是如此。汁算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)存檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微編復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。
第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意昧著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。存管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。這樣，才能使先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理方法和優(yōu)秀人才結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮出最大的效能推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜。如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作巾只要掌握了以下重點(diǎn)便幕本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。
檔案管理的一個(gè)重要日的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的足為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各個(gè)宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否放的情情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和求入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門(mén)別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。面對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄人然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)注，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為叢礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)腱要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
6、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開(kāi)放型”，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把梢窠工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案丁作整體水平的同時(shí)，嬰向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，存注重國(guó)有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納人服務(wù)范疇。
7、培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化島層次管理人才。
檔案是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號(hào)不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對(duì)這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強(qiáng)工作力度，認(rèn)真梳理管理存在的問(wèn)題，認(rèn)真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個(gè)重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無(wú)論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實(shí)；其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人，我們要在對(duì)照檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書(shū)面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時(shí)，檔案員加強(qiáng)對(duì)達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)科室及時(shí)完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會(huì)所有，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門(mén)特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推行計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)的進(jìn)程和提高社會(huì)利用率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三，分門(mén)別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?地址.時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門(mén)別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作
1 檔案管理存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理手段落后。目前，我國(guó)的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門(mén)沒(méi)有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效力低下，而且影響到檔案的長(zhǎng)期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。
1.2 管理從業(yè)人員素質(zhì)不高。目前，我國(guó)?？茖W(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)比較低，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒(méi)有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。有的工作人員就是高等?？茖W(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。檔案管理還是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等專科學(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等?？茖W(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.3 對(duì)檔案工作重視不夠。這個(gè)問(wèn)題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時(shí)，造成年度立卷歸檔工作不能按時(shí)完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個(gè)人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。
1.4 資源不足和浪費(fèi)。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。
2 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，妥善確立檔案工作目標(biāo)
2.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門(mén)的配合與全員的支持。學(xué)校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門(mén)或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)各校檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2.2 增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高等?？茖W(xué)校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制。檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。
