時間：2023-05-29 09:02:31
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇畢業(yè)生的檔案存放范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業(yè)生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務(wù)制度的改革變化，用人單位對有關(guān)資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認(rèn)為畢業(yè)檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展用人單位自由制定用人標(biāo)準(zhǔn)，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關(guān)人事部門也不過于重視畢業(yè)生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關(guān)作用。
2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門沒有自身嚴(yán)格的管理制度，在對檔案進(jìn)行歸檔、收納等工作時不認(rèn)真負(fù)責(zé)，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準(zhǔn)確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴(yán)格，在現(xiàn)在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準(zhǔn)確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長時間沒有人認(rèn)領(lǐng)，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應(yīng)了畢業(yè)生在校活動的真實情況，是各方面人們認(rèn)識客觀事實的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項最具有價值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關(guān)系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。
二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)措施
為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務(wù)，提出幾點管理檔案的具體措施。
1.加強畢業(yè)生對檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進(jìn)社會，沒有相關(guān)的實踐經(jīng)驗，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學(xué)校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時，學(xué)校相關(guān)部門一定要讓畢業(yè)生們認(rèn)識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移到生源地的有關(guān)工作。而另一方面，作為用人機構(gòu)，要向畢業(yè)生說明檔案的實際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時，要做好詳細(xì)的記錄和分類存檔，要詳細(xì)根據(jù)學(xué)歷、專業(yè)等信息進(jìn)行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采用信息化管理辦法，使用計算機軟件進(jìn)行檔案的管理工作。事實證明，使用計算機軟件進(jìn)行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強畢業(yè)生檔案信息的利用。有關(guān)人員在整理檔案的過程中，要充分了解學(xué)生的各種信息，比如學(xué)生的知識水平以及社會實踐情況等等，并設(shè)立多項查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。
在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。
一、學(xué)生檔案的內(nèi)容
一般來講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。
學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過對學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個學(xué)生，為其作出針對這個學(xué)生的相關(guān)決策提供強有力的佐證和輔助。
二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程
學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面來著手：
（一）收
要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯(lián)動機制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。
（二）清
它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時，最好以班級為單位進(jìn)行捆扎，為將來的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級的學(xué)生名單并標(biāo)注出無檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計工作，在后續(xù)的工作中對相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時通報提供統(tǒng)計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。
（三）存
1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來說應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時歸類。
2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。
一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時歸到他新的班級中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級中抽取出來，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時歸類做好準(zhǔn)備。
3.托管檔案的存放。2002 年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時尚未落實單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開來進(jìn)行存放。
4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學(xué)校無人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。
（四）填
一般來說，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據(jù)國家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時出臺相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級的簡稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實到具體細(xì)節(jié)部位等等?？傊褪且ＷC學(xué)生檔案填寫信息的客觀性。
（五）裝
一般說來，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時去二級院系進(jìn)行隨機抽查樣本、現(xiàn)場指導(dǎo)，以便隨時更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。
在二次封裝開始前，學(xué)生檔案管理部門先要對畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機要信封等相關(guān)材料，設(shè)計和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機要信封，貼上對應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。
（六）寄
在與郵局機要機構(gòu)交接學(xué)生檔案的時候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協(xié)商好檔案清單的送返時間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因為部分畢業(yè)生檔案在機要轉(zhuǎn)遞的過程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構(gòu)達(dá)成一個協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。
（七）查
有條件的高?？梢栽O(shè)計一個畢業(yè)生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時更新相關(guān)信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>
（八）退
在這方面主要是針對中途退學(xué)或其他原因被開除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來說這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時同時辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機要機構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時的學(xué)生的個人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。
20世紀(jì)90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負(fù)責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀(jì)90年代末期開始，隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步深化改革和我國高校就業(yè)體系的改革，同時根據(jù)高校各自的實際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會人事中心與學(xué)校檔案部門館進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。
2008年，國家教育部第27號令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進(jìn)行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標(biāo)志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。
2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題
近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。
2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題
在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴(yán)重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。
這種檔案內(nèi)容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過程中檔案要進(jìn)過多個管理機構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。
2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范
畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。
材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標(biāo)準(zhǔn)，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級檔案管理機構(gòu)的管理工作帶來不便。
材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。
3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究
針對目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現(xiàn)物盡其用，人盡其才。
3.1 加強對畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識
畢業(yè)生作為國家的知識儲備資源，關(guān)系到國家、社會的發(fā)展大計，畢業(yè)生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業(yè)生是否能夠全面融入社會，知識能否轉(zhuǎn)化為國家的發(fā)展動力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。
3.2 統(tǒng)一管理存放地，實現(xiàn)資源整合
現(xiàn)在異地存放體系對畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應(yīng)該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業(yè)生檔案重點納入地方人事中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會、國家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動高校教育事業(yè)和社會檔案管理工作的雙重發(fā)展。
3.3 更新管理觀念，變被動為主動
每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，個人檔案記載著一個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、、工作表現(xiàn)等，表明一個人的一生人事檔案關(guān)系。畢業(yè)后要定級轉(zhuǎn)正、申報職稱、辦理養(yǎng)老保險，以及職務(wù)晉級、婚姻等有關(guān)證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數(shù)年的檔案，大學(xué)生畢業(yè)后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續(xù)，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進(jìn)了檔案的流動?！笔腥松缇止ぷ魅藛T介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業(yè)后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業(yè)生丟失了報到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網(wǎng)上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續(xù)不全導(dǎo)致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業(yè)生，按照畢業(yè)生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業(yè)生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學(xué)生畢業(yè)后工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關(guān)心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。
二、大學(xué)生畢業(yè)生檔案去向
畢業(yè)生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學(xué)校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業(yè)學(xué)生將《就業(yè)協(xié)議書》交給將要畢業(yè)學(xué)校，由學(xué)校人事部門統(tǒng)一到畢業(yè)學(xué)生人社部門辦理畢業(yè)學(xué)生就業(yè)派遣證。需要轉(zhuǎn)移戶口的高校畢業(yè)學(xué)生，還應(yīng)該持就業(yè)派遣證、畢業(yè)證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉(zhuǎn)遷證。如果需要辦理手續(xù)的，由畢業(yè)學(xué)校一起拿到人才交流中心，經(jīng)整理、核對，符合要求的，整理完手續(xù)齊全存檔。要辦理戶口的，持手續(xù)齊全存檔、復(fù)印畢業(yè)證、戶口準(zhǔn)遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續(xù)。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區(qū)）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業(yè)者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優(yōu)點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉(zhuǎn)交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關(guān)的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應(yīng)該交一定的檔案存入費。
1、留學(xué)生檔案存放之戶口檔案留校：部分學(xué)校有提供戶口檔案留校這項服務(wù)，基本都是免費保留一到兩年，只需要提交部分資料，需上交的材料視學(xué)校具體情況而定。兩年以后如果沒有接收單位，檔案戶口打回原籍，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。畢業(yè)生憑用人單位錄(聘)用手續(xù)、勞動合同和《普通高等學(xué)校畢業(yè)生證書》辦理落戶手續(xù)。優(yōu)點：由于學(xué)校的誠信度較高，代為保管戶口關(guān)系和檔案，提供就業(yè)咨詢、就業(yè)信息、就業(yè)指導(dǎo)等與落實就業(yè)單位有關(guān)的服務(wù)，老師盡心盡力，而且不收取額外費用，學(xué)生自由度較大，安全性高，可以以應(yīng)屆畢業(yè)生的身份參加公務(wù)員考試等。缺點：畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。另外，檔案留校期間不計算工齡。留學(xué)期間的檔案空白(學(xué)校沒有資格填寫留學(xué)期間的經(jīng)歷)。
2、留學(xué)生檔案存放之人才市場或街道辦事處：這種方式極為普遍，而且當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)手續(xù)也非常方便，當(dāng)然缺點也很明顯，留學(xué)期間檔案空白，不算工齡，失去應(yīng)屆生身份，可能會存在部分國家福利補貼的不同。
3、留學(xué)生檔案存放之留學(xué)人員服務(wù)中心：教育部留學(xué)服務(wù)中心是教育部直屬并具有法人資格的國家級留學(xué)服務(wù)專業(yè)機構(gòu)，是國家唯一提供全方位留學(xué)服務(wù)的單位。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)椤八罊n”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對檔案重視意識的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學(xué)生各個時期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學(xué)生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過個人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理部門
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個學(xué)院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
大中專畢業(yè)生的人事檔案是全面考察學(xué)生多年來的學(xué)習(xí)、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據(jù)。但從人才中心所接轉(zhuǎn)的的大中專畢業(yè)生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現(xiàn)象，造成無論是給畢業(yè)生的就業(yè)還是后期政審、利用等都帶來了負(fù)面影響。其存在的問題主要表現(xiàn)為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業(yè)生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學(xué)年鑒定表、獎勵處分材料、黨團(tuán)組織材料等等。但在畢業(yè)生檔案接收中經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料錯放、寄錯，甚至出現(xiàn)一些重要的報到證、黨團(tuán)組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業(yè)的登記保管等，在收集大中專畢業(yè)生的人事檔案材料過程中出現(xiàn)雜亂無章的情況。同時，由于畢業(yè)生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業(yè)生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規(guī)范現(xiàn)象。2.人事檔案的專業(yè)性、保密性不強。大中專畢業(yè)生的人事檔案需要嚴(yán)格依據(jù)國家檔案轉(zhuǎn)遞、管理規(guī)定要求執(zhí)行，但現(xiàn)實中由于專職檔案管理人員少，畢業(yè)生在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中往往由輔導(dǎo)員、班主任甚至是學(xué)生代為轉(zhuǎn)遞，非專業(yè)人員的過多介入導(dǎo)致了人事檔案管理的專業(yè)性不強。此外，大中專畢業(yè)生在后期為了提高知識，參加相關(guān)的成人教育、遠(yuǎn)程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復(fù)印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業(yè)生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)報告》公布的數(shù)據(jù)顯示：高職高專院校2014屆畢業(yè)生半年后的就業(yè)率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業(yè)生失業(yè)率為8.5%，每年有數(shù)十萬的畢業(yè)生處于待業(yè)狀態(tài)，因此，做好畢業(yè)生的人事檔案管理和開發(fā)工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業(yè)單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進(jìn)行資本投入、提高人的職業(yè)技能或體能，增加勞動產(chǎn)生的一種投資行為。做好畢業(yè)生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業(yè)服務(wù)保障。大中專學(xué)生畢業(yè)后往往輾轉(zhuǎn)多個城市就業(yè)，根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉(zhuǎn)遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務(wù)中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優(yōu)勢；另一方面，要充分調(diào)動企事業(yè)、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業(yè)人員人事檔案的建檔、轉(zhuǎn)遞工作，為流動人員就業(yè)做好服務(wù)。
一、高效檔案管理
高校的檔案工作對于大學(xué)生來說是關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，個人檔案直觀的反應(yīng)一個人在學(xué)生生涯中的成長以及重要的信息數(shù)據(jù)，比如該學(xué)生在高校中，形成的學(xué)習(xí)信息以及在學(xué)習(xí)生活中的各種獎勵、表現(xiàn)等，均可以在人事檔案中表現(xiàn)出來，隨著學(xué)生步入社會，檔案中涵蓋的內(nèi)容也大大增加，記錄的內(nèi)容也更加詳細(xì)與細(xì)致。因此檔案的全面反映一個大學(xué)生全部學(xué)習(xí)履歷，對步入社會進(jìn)入工作單位都具有非常重要的意義。高校對大學(xué)生的檔案管理要提高重視，改善目前的管理現(xiàn)狀與水平。
二、高校檔案管理意識薄弱
隨著社會的快速發(fā)展，高校中對于學(xué)生檔案管理的制度、體制以及人員編排都不到位，沒有把檔案管理當(dāng)做一件重要的事看待。每年面對眾多的畢業(yè)生，檔案工作不僅毫無秩序而且錯誤百出，甚至有檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生，這給學(xué)生造成很大的麻煩，也給學(xué)校管理帶來負(fù)擔(dān)。由于檔案管理工作的隨意性，很多畢業(yè)生的檔案中缺乏重要資料、登記表格等信息，管理人員仍然會將這些有缺失的檔案進(jìn)行簽收備案，這樣就會使畢業(yè)生的參考價值大打折扣，嚴(yán)重的會影響到工作單位對畢業(yè)生的招收問題。
（一）高校檔案管理水平較低
在我國存在的普遍情況就是高校中負(fù)責(zé)管理檔案的人員不僅僅專業(yè)知識不過硬，工作也不盡心盡責(zé)，這對學(xué)生檔案管理方面帶來了很大的弊端。尤其是我國偏遠(yuǎn)的落后地區(qū)，對于檔案管理的信息化技術(shù)缺乏，檔案管理人員業(yè)務(wù)不專業(yè)等因素，導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息更新速度滯后、查找困難。并且對著歷年學(xué)生的增加和累，非信息化的手抄式檔案管理已經(jīng)無法與社會進(jìn)步接軌，不僅信息不能與其他院校同步，檔案管理的質(zhì)量與水平也與社會大環(huán)境的水平相差較遠(yuǎn)。很多畢業(yè)生的檔案中除了歷年的學(xué)習(xí)成績之外其他獲獎以及社會實踐的信息全無，導(dǎo)致應(yīng)聘工作時，工作單位需要考核員工綜合實力時，學(xué)生的素質(zhì)與個人能力無法得到真實的反應(yīng)，對畢業(yè)生的個人發(fā)展帶來一定的影響。
（二）高校檔案管理人員的素質(zhì)問題
高校管理學(xué)生檔案的人才服務(wù)中心，對于大學(xué)生檔案管理這件長期性的工作，要充分做好為大學(xué)生服務(wù)的內(nèi)容，認(rèn)真完成招聘企業(yè)以及畢業(yè)生需要的檔案等咨詢服務(wù)。高校檔案管理工作是需要很強的專業(yè)知識和良好的工作態(tài)度，才能在每年高校畢業(yè)季繁忙的工作中耐心的為畢業(yè)生提供服務(wù)與指導(dǎo)。部分高校人才服務(wù)中心在處理檔案問題時工作效率較低，工作態(tài)度不積極，畢業(yè)生會因為檔案的問題得不到及時的解答而一次次奔走于人才中心，不僅降低了辦事效率還給畢業(yè)生增添了不必要的麻煩。檔案管理人才目前比較缺乏，在偏遠(yuǎn)落后的地區(qū)更甚，人才服務(wù)中心缺乏專業(yè)的檔案管理服務(wù)人員，對檔案管理的知識與技能并不嫻熟，對于畢業(yè)生的資料哪些需要入檔存放、那些資料需要蓋章等處理方法模糊，直接降低了高校檔案管理的水平與質(zhì)量。
三、高校檔案管理發(fā)展的方向
隨著科技的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，檔案管理勢必要提高專業(yè)度才能更好的配合社會的人才需要，更好的為培養(yǎng)人才而服務(wù)。
（一）高校檔案管理信息化
高校的規(guī)模隨著教育改革的開展在一天天壯大，每年招收的新生人數(shù)也在不斷的遞增，檔案數(shù)量也在快速增長，檔案的形式也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式逐漸向電子信息文檔、多媒體格式發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作量巨大的現(xiàn)狀，并且紙質(zhì)的檔案保存與保管都需要更多的資源，因此信息化、數(shù)字化是檔案管理發(fā)展與進(jìn)步的必然趨勢。
檔案管理信息化就是利用電子計算機把檔案原件掃描并存儲到計算機，然后以文檔的形式保存、管理，這樣不僅僅避免了龐大的紙質(zhì)檔案存放的繁復(fù)性，還大大降低了檔案的破壞、丟失等風(fēng)險性，還便于招聘畢業(yè)生查檔、調(diào)檔。在存儲學(xué)生檔案的時候也要注意對文檔進(jìn)行保密處理，因為檔案中多存儲的是高校的學(xué)生以及在校職工的個人詳細(xì)資料，如果不妥善保管發(fā)生遺漏、丟失、泄密等事情發(fā)生，尤其是在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)時代，都會在不同程度上對學(xué)生與教職員工造成不良的影響。因此檔案管理人員在掃描、存儲過程中要格外留意文檔的保密工作，防止對檔案工作造成不必要的影響。
（二）高校檔案管理制度化
要想提高高校檔案管理的水平與質(zhì)量，就必須將檔案管理工作走向制度化、法制化，大學(xué)生檔案管理在高校檔案管理中占據(jù)著重要的地位，因此必須建立相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行管理，這樣可以速進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作完善、有效的進(jìn)行。在遵循國家規(guī)定的相關(guān)檔案管理法律法規(guī)為前提，并建立符合高校檔案管理的管理制度，并要求管理檔案人員嚴(yán)格遵守。只有規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度建立起來，才能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量、效率，并且檔案管理人員也會加強對工作的認(rèn)識度，從根本上促進(jìn)檔案管理工作越來越規(guī)范、越來越完善。
四、結(jié)語
高校檔案管理對于當(dāng)前社會人才的培養(yǎng)與管理都有比較重要的意義，人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)明白其重要性并加強服務(wù)意識、端正服務(wù)態(tài)度，利用高科技、信息化的便利把高校學(xué)生檔案管理質(zhì)量提高一個新層次。
參考文獻(xiàn)：
一
人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。其中高校畢業(yè)生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當(dāng)學(xué)生從學(xué)校畢業(yè)后，就從學(xué)生人的身份轉(zhuǎn)換成社會人的身份，面臨參加養(yǎng)老保險、轉(zhuǎn)正定級、考研、出國、考公務(wù)員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關(guān)的問題，而這些問題都直接與高校畢業(yè)生的檔案記載內(nèi)容掛鉤。
高校畢業(yè)生的人事檔案是由畢業(yè)生的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來的，高校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案主要是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專學(xué)生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學(xué)生的入學(xué)材料、高校畢業(yè)生登記表、綜合測評表、學(xué)籍卡、組織關(guān)系及學(xué)生在校的獎懲情況等。學(xué)生在校期間的這些材料共同組成了其學(xué)籍檔案，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，由學(xué)校就業(yè)主管部門根據(jù)學(xué)生的實際就業(yè)派遣情況在其學(xué)籍檔案中放入畢業(yè)生報到證，并由學(xué)校相關(guān)部門通過專門機構(gòu)——機要局轉(zhuǎn)遞給畢業(yè)生的就業(yè)單位的人事部門或其委托的相關(guān)的人才交流機構(gòu)。這時，學(xué)生的學(xué)籍檔案才正式轉(zhuǎn)化成其人事檔案，這個轉(zhuǎn)化必須通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂相關(guān)就業(yè)協(xié)議，并履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報道證后，才能最終得以實現(xiàn)，并標(biāo)志著畢業(yè)生由學(xué)生人轉(zhuǎn)化為社會人。
二
當(dāng)前高校在畢業(yè)生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：
1.畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容的不完整性。首先，畢業(yè)生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學(xué)籍卡來源于教學(xué)管理部門外，其他材料主要來自于各教學(xué)院系、相關(guān)職能部門和學(xué)生本人，這些材料主要涉及學(xué)生在德智體美勞等方面的素質(zhì)材料，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，在收集過程中非常容易產(chǎn)生片面或者重復(fù)的現(xiàn)象。其次，畢業(yè)生檔案材料的收集時間跨度大。從學(xué)生入學(xué)之初的初高中學(xué)籍檔案，到學(xué)生在高校期間各學(xué)期的學(xué)習(xí)記錄、綜合素質(zhì)測評、直至最后的畢業(yè)生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學(xué)校經(jīng)手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。最后，畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容完整性、延續(xù)性強。有的學(xué)生是團(tuán)員，可檔案中缺少了中學(xué)時期的入團(tuán)志愿書；有的是學(xué)生黨員，卻缺少入黨申請書和轉(zhuǎn)正報告；有的學(xué)生在畢業(yè)生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續(xù)和不完整，容易給人造成材料不實的印象。
2.檔案的保管和轉(zhuǎn)移過程中的不規(guī)范性。首先根據(jù)國家相關(guān)政策，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，暫時保存在學(xué)校。這就造成每年畢業(yè)季，因為擇業(yè)過程中的種種問題，很多畢業(yè)生都會要求暫時將檔案保留在學(xué)校，這些學(xué)生往往對畢業(yè)生檔案的重要性認(rèn)識不足，很多學(xué)生并沒有按要求在一到兩年后轉(zhuǎn)移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學(xué)校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學(xué)校機構(gòu)調(diào)整，檔案管理人員的不穩(wěn)定性，難免個別檔案管理人員責(zé)任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產(chǎn)生失誤，造成學(xué)生檔案的損壞或遺失，給學(xué)生就業(yè)和今后的調(diào)動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉(zhuǎn)畢業(yè)生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學(xué)生檔案，更有甚者直接將檔案交給學(xué)生，從而出現(xiàn)學(xué)生自帶檔案的現(xiàn)象，這些不規(guī)范的檔案流轉(zhuǎn)，就更容易出現(xiàn)畢業(yè)生檔案的損壞或遺失，將會給學(xué)生日后辦理相關(guān)手續(xù)帶來諸多麻煩。
3.畢業(yè)生檔案材料的不規(guī)范性。首先是由于大多數(shù)學(xué)校對檔案材料的用紙、書寫及格式?jīng)]有明確的規(guī)定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業(yè)生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規(guī)范，有的學(xué)生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學(xué)生的獎懲材料，甚至有的學(xué)生的《畢業(yè)生登記表》中都會有公章和系部意見的現(xiàn)象。
三
為了避免以上問題的出現(xiàn)，高校需要從以下幾個方面進(jìn)行反思：
1.高校要加強對畢業(yè)生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業(yè)生檔案工作。從院系、到學(xué)校都要配備固定的畢業(yè)生檔案管理人員；配備專門的畢業(yè)生檔案室或庫房；做好相關(guān)工作的獎懲條例，充分調(diào)動相關(guān)工作人員的積極性。
2.高校要加強畢業(yè)生檔案管理的制度化建設(shè)工作。明確畢業(yè)生檔案管理的條例、分工及職責(zé)，并要嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，規(guī)范畢業(yè)生檔案工作。
3.加強檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心的提升，確保檔案材料的質(zhì)量。要求檔案管理人員有愛崗敬業(yè)的精神，積極鉆研檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)，規(guī)范畢業(yè)生檔案的流轉(zhuǎn)；同時，要不斷提升責(zé)任心，本著為學(xué)生服務(wù)的宗旨，確保畢業(yè)生檔案材料的規(guī)范與完整。
4.加強對畢業(yè)生的教育，讓學(xué)生充分認(rèn)識到畢業(yè)生檔案材料的重要性。首先，畢業(yè)生在填寫相關(guān)材料時，本著對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業(yè)生一定要關(guān)心自己的檔案。如果是正常派遣的學(xué)生，學(xué)校會通過機要局寄送畢業(yè)生檔案，學(xué)生可以在畢業(yè)生檔案寄出兩個月之后，向相關(guān)人事部門進(jìn)行查詢，如果檔案未收到，就要及時向?qū)W校相關(guān)部門查詢，確認(rèn)，以保證自己的畢業(yè)生檔案不缺失；最后，如果學(xué)生在畢業(yè)后暫時未找到就業(yè)單位，而將其檔案托管保存在學(xué)校的，在明確了用人單位后，就要及時到學(xué)校辦理相關(guān)就業(yè)手續(xù)，以便學(xué)校正常轉(zhuǎn)遞檔案，不要誤以為既然學(xué)校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構(gòu)托管了。其實，學(xué)校保存的只是畢業(yè)生的“學(xué)籍檔案”，只發(fā)揮存放的作用，不能以此為依據(jù)為學(xué)生開具相關(guān)的證明材料。在社會上，真正發(fā)揮作用的是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)才有權(quán)利開具相關(guān)證明，辦理相關(guān)事項。
因此，無論是高校還是學(xué)生都要重視畢業(yè)生的檔案，使畢業(yè)生的檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好地為學(xué)生，為社會服務(wù)。
現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人力資源的重要證據(jù)。另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要人事檔案。由于國家相關(guān)政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存，就無須再到人力資源服務(wù)機構(gòu)托管了。其實，學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人社部門簽署日期為準(zhǔn)）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分認(rèn)識畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系
畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)。這時學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人力資源服務(wù)機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。
三、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉(zhuǎn)移
畢業(yè)生的檔案由學(xué)校按其就業(yè)的單位或生源地，發(fā)機要交通專遞到各地市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。個別高校由學(xué)生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門有權(quán)拒絕接收此類檔案。畢業(yè)生的戶口由學(xué)校派出所按報到證上標(biāo)明的就業(yè)單位遷移。就業(yè)報到證、升學(xué)的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉(zhuǎn)到哪里，沒有工作單位的簽發(fā)到畢業(yè)生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業(yè)生向各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢，看檔案發(fā)到什么地方去了，只要發(fā)的是機要交通專遞，都有詳細(xì)的地址和接收人，一般都能查到詳細(xì)情況。
四、畢業(yè)生的檔案應(yīng)如何托管
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務(wù)機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，畢業(yè)生考取公務(wù)員的，其檔案應(yīng)由組織人事部門管理。各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務(wù)機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人力資源服務(wù)機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級人力資源服務(wù)機構(gòu)，如省人力資源、市人力資源、各區(qū)人力資源等，它們的區(qū)別只是所屬部門不同，其他無任何區(qū)別。哪些畢業(yè)生的檔案適合到人力資源服務(wù)機構(gòu)托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學(xué)校所在地的畢業(yè)生、準(zhǔn)備考研的畢業(yè)生、還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生都可選擇將自己的檔案人事關(guān)系放在人力資源服務(wù)機構(gòu)托管。對那些申請出國（出境）的學(xué)生戶口和檔案，由畢業(yè)生聯(lián)系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領(lǐng)取報到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉(zhuǎn)出手續(xù)，到學(xué)院辦理檔案轉(zhuǎn)寄手續(xù)。戶口、檔案的轉(zhuǎn)入手續(xù)由學(xué)生自己負(fù)責(zé)。
五、畢業(yè)生檔案托管的內(nèi)容及享有的服務(wù)
1.2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀。劉傳美在《發(fā)揮高校就業(yè)工作檔案在就業(yè)工作中的重要作用》一文中，從高校就業(yè)檔案的內(nèi)容、范圍、現(xiàn)狀及有效發(fā)揮其作用的主要措施等兩個方面提出了進(jìn)一步改革就業(yè)工作檔案管理制度。劉子奮和王宇亮的《試論高校畢業(yè)生就業(yè)信息的采集和應(yīng)用》一文，從高校學(xué)生就業(yè)信息的內(nèi)容和特點、就業(yè)新的采集渠道和就業(yè)信息的分析和利用三個方面，對在求職就業(yè)的過程中，如何從廣泛信息渠道和繁雜信息資源中采集有用信息、正確分析處理信息，并有效地利用信息開展就業(yè)指導(dǎo)工作提出自己的觀點。美國西雅圖市檔案館館長斯科特?克萊因認(rèn)為大學(xué)生檔案意識的塑造是一種學(xué)習(xí)能力的體現(xiàn)，提出“信息時代下的檔案生存”，將檔案對于大學(xué)生的必要用途歸納到整個高校信息管理體系中的核心地位。波蘭的學(xué)者娜米茲?多利婭女士認(rèn)為大學(xué)生就業(yè)檔案的建立有利于促進(jìn)高校畢業(yè)生更好地就業(yè)。建立大學(xué)生就業(yè)檔案，不僅有利于學(xué)校很好地掌控畢業(yè)生的就業(yè)流動情況，也有利于促進(jìn)高校幫助即將畢業(yè)學(xué)生分析當(dāng)前就業(yè)形勢，從而促進(jìn)畢業(yè)生的更好就業(yè)。
2 就業(yè)檔案的構(gòu)建和應(yīng)用模式現(xiàn)狀
2.1 對鄭州地區(qū)部分高校調(diào)研。調(diào)查活動以問卷的形式進(jìn)行，將問卷到專業(yè)調(diào)查問卷管理網(wǎng)站問卷星（http：///jq/4865250.aspx），并通過微信、QQ群、郵箱等方式廣播?？偣舱{(diào)查了河南省15所高校的1742名教師、學(xué)生和26家公司的134名招聘人員與技術(shù)主管。
問卷內(nèi)容主要涉及：學(xué)校是否開設(shè)大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)課程、就業(yè)指導(dǎo)課程的內(nèi)容、這些內(nèi)容對就業(yè)是否有效、學(xué)校是否有專門的學(xué)生就業(yè)檔案管理部門、企業(yè)是否關(guān)心就業(yè)檔案等問題。通過調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，大部分高校對畢業(yè)學(xué)生進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)和就業(yè)信息采集等工作沒有做到盡職盡責(zé)，對大學(xué)生就業(yè)檔案的重視度不夠，不僅沒有完善的就業(yè)檔案管理部門，有的學(xué)校甚至沒有真正意義上的檔案館。關(guān)鍵調(diào)查結(jié)果顯示，形勢非常不樂觀。 存在問題分析 對就業(yè)檔案重要性認(rèn)識不足。隨著高校就業(yè)政策和形勢的不斷改變，很多高校沒能真正認(rèn)識到建立高校學(xué)生就業(yè)檔案與利用模式研究潛在價值和重要性，仍然把工作重心放在教育教學(xué)研究和管理上。
具體表現(xiàn)在：沒能及時地記錄高校畢業(yè)生的就業(yè)指導(dǎo)情況;高校沒有設(shè)立完善的就業(yè)檔案管理部門和就業(yè)檔案管理制度;在就業(yè)檔案建立、管理和研究上沒有投入相對應(yīng)的人力、財力、物力等。另外，很多畢業(yè)生對自己的檔案不夠重視和關(guān)心，導(dǎo)致畢業(yè)后很長時間還不知道自己的檔案存放地點和去向等。
2.2.2 對就業(yè)信息的統(tǒng)計不夠及時完善。高校對畢業(yè)學(xué)生就業(yè)信息資料的收集、整理、錄入不夠及時，以至于學(xué)生在出現(xiàn)多次就業(yè)信息變動以后，就業(yè)檔案卻沒能及時地更改。此外，許多已畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)地點和就業(yè)崗位也在不斷地變化，尤其是用人單位對該學(xué)生的評價材料的反饋信息回收率更低。這些原因造成了就業(yè)信息的收集和后續(xù)的整理不夠完整。
2.2.3 檔案管理隊伍建設(shè)不夠。高校對學(xué)生就業(yè)檔案的建立，不僅是對畢業(yè)生信息等資料的收集、整理工作，更多的工作是日后的管理、分析和利用。目前許多高校忽視了對學(xué)生就業(yè)檔案的建立和利用模式的研究，沒能在檔案的管理上投入足夠的人力、財力和物力，以至于出現(xiàn)檔案室一個人做三個人的工作，檔案室環(huán)境不能達(dá)到存放檔案的標(biāo)準(zhǔn)等現(xiàn)象，最終影響檔案管理和保存等。例如，網(wǎng)上報道，有些高校檔案館工作人員不足，日常的管理維護(hù)工作不能正常運行，招聘勤工儉學(xué)的學(xué)生進(jìn)行這些工作，最后導(dǎo)致一些機密檔案泄密或者檔案損壞。
2.2.4 就業(yè)脫節(jié)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)高校非常重視學(xué)生的就業(yè)工作，為學(xué)生開展職業(yè)規(guī)劃工作，而且積極地與企業(yè)進(jìn)行溝通，舉行較大規(guī)模的招聘會。不少院系也不斷地建設(shè)實習(xí)基地，跟合作企業(yè)互動，邀請企業(yè)的人力資源經(jīng)理和技術(shù)主管做主題講座，建立專場招聘會。但是可以看到，學(xué)校在就業(yè)方面，起到的作用是平臺作用、牽線作用。畢業(yè)生還是主要通過簡歷反映自己的專業(yè)能力與素養(yǎng)，學(xué)校并沒有提供其他的就業(yè)數(shù)據(jù)，最多是如企業(yè)質(zhì)詢，且該名學(xué)生是班長、團(tuán)支書或?qū)W生會主要干部，輔導(dǎo)員可能會提供一些學(xué)生工作能力方面的資料。
3 面向需求的就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用
3.1 面向需求的就業(yè)檔案內(nèi)容構(gòu)建。根據(jù)問卷調(diào)研，發(fā)現(xiàn)企業(yè)的需求其實也并不復(fù)雜，除了學(xué)生的綜合能力的體現(xiàn)外，更重要的有兩點：一是數(shù)據(jù)真實性的保障，目前的造假技術(shù)和亂七八糟的活動，使得證書泛濫;二是更加詳細(xì)的數(shù)據(jù)，比如學(xué)生職業(yè)規(guī)劃學(xué)習(xí)的內(nèi)容，比如實習(xí)的內(nèi)容等。
據(jù)上所述，論文設(shè)計就業(yè)檔案內(nèi)容主要有學(xué)習(xí)成績、專業(yè)能力、榮譽與資質(zhì)、學(xué)生自行參加的學(xué)習(xí)、兼職、面向企業(yè)需求與專業(yè)要求的技能、歷屆該專業(yè)學(xué)生的就業(yè)去向、畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查跟蹤信息反饋等。
3.2 就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用。根據(jù)企業(yè)、學(xué)生、高校需求，就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用模式如圖1所示。
大學(xué)生就業(yè)檔案的管理通過一個平臺來集中體現(xiàn)，此平臺將通過信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享互動。學(xué)校的教學(xué)管理部門、學(xué)生管理部門、就業(yè)管理部門將大學(xué)生在校期間的所有與就業(yè)相關(guān)的數(shù)據(jù)添加到系統(tǒng)中;與學(xué)校有合作的實習(xí)企業(yè)、招聘企業(yè)、社會團(tuán)體將學(xué)生在校外的表現(xiàn)添加到系統(tǒng);已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供的就業(yè)質(zhì)量與跟蹤的報告，對招聘企業(yè)是一個參考，也可影響到學(xué)校的教學(xué)工作，學(xué)校的教學(xué)工作更可以根據(jù)企業(yè)的需求和就業(yè)的情況，不斷地調(diào)整，使之更符合企業(yè)需要。
大學(xué)生也是就業(yè)檔案的用戶，而不僅僅是被管理者。他們可以根據(jù)學(xué)校、院系的指導(dǎo)，了解企業(yè)的招聘記錄與動向、往屆學(xué)生的就業(yè)情況與跟蹤，結(jié)合自己的就業(yè)需求，有針對性地學(xué)習(xí)專業(yè)技能，從而實現(xiàn)高質(zhì)量就業(yè)。
圖1 就業(yè)檔案構(gòu)建與應(yīng)用
4 面向高校管理的大學(xué)生就業(yè)檔案構(gòu)建策略
4.1 加強對就業(yè)檔案重要性和價值的認(rèn)識。高校對學(xué)生就業(yè)檔案重要性的深刻認(rèn)識和調(diào)動招生就業(yè)部門與檔案部門的互相配合具有重要意義，要切實做好高校學(xué)生就業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、分析、利用、研究等工作，使高校學(xué)生就業(yè)檔案的建立和利用模式研究更加完善，最終能夠促使高校畢業(yè)生能夠順利地就業(yè)。另外，由調(diào)查圖表可以看出，很多高校在就業(yè)檔案方面對學(xué)生的宣傳力度還不夠，應(yīng)和宣傳部門密切配合，積極宣傳檔案相關(guān)知識，進(jìn)一步提高高校老師和學(xué)生對就業(yè)檔案的關(guān)注和認(rèn)識，讓他們真正了解到什么是就業(yè)檔案及就業(yè)檔案的重要性。
4.2 加強就業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)。加強培訓(xùn)、教育和管理，使得就業(yè)檔案工作人員不僅要了解高校歷年的就業(yè)情況，而且要熟悉符合高校就業(yè)特點的檔案管理工作，培養(yǎng)出來具有綜合管理素質(zhì)的就業(yè)檔案管理隊伍。要培養(yǎng)他們高度的責(zé)任心，有檔案專業(yè)基本素養(yǎng)，政治素養(yǎng)高，切實建立各部門密切配合，院系專職人員參與的高校新型檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式。
4.3 加強就業(yè)信息材料收集、歸檔工作。高校學(xué)生就業(yè)相關(guān)材料既有學(xué)校形成產(chǎn)生的，也有外來的，對于這些材料采取的措施是，只要是對學(xué)生就業(yè)有使用價值的有關(guān)材料都要收集、整理、分類、歸檔，由專業(yè)的檔案管理人員對其進(jìn)行收集整理;對于畢業(yè)生去向這些材料，要求高校就業(yè)部門和檔案管理部門密切配合，對畢業(yè)學(xué)生進(jìn)行跟蹤調(diào)查、了解和掌握相關(guān)信息，及時把這些有價值的信息進(jìn)行歸檔處理。高校對市場需求資料的收集是必不可少的，市場需求資料是畢業(yè)生進(jìn)行就業(yè)參考的有效依據(jù)，能夠幫助高校和畢業(yè)生及時了解當(dāng)前就業(yè)形勢，幫助高校學(xué)生順利就業(yè)。就業(yè)部門和檔案部門應(yīng)該及時做好對市場調(diào)查和市場需求資料的收集、整理、分類、歸檔、分析、研究，及時為高校畢業(yè)生提供準(zhǔn)確的市場需求信息。
4.4 充分做好大學(xué)生就業(yè)檔案利用模式的研究。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)把高校學(xué)生就業(yè)檔案的建立和利用模式的研究列為直接服務(wù)學(xué)校招生、教學(xué)和畢業(yè)生就業(yè)的重要途徑，不僅要做好高校學(xué)生就業(yè)資料的收集、整理、分類、歸檔等工作，而且還要更加系統(tǒng)地對其進(jìn)行深度挖掘和利用，及時從中整理出能夠真實、完整地反映當(dāng)前就業(yè)市場、就業(yè)政策、就業(yè)動向的就業(yè)信息，從而為畢業(yè)生就業(yè)提供有效的參考[。另外，在一定程度上也為高校學(xué)生就業(yè)指明了方向。同時也有利于高校掌握未來就業(yè)市場的變化和就業(yè)動向，方便高校制定與時俱進(jìn)的招生計劃和教學(xué)方針，不斷提高高校的教學(xué)質(zhì)量。
