時(shí)間：2023-05-25 10:53:52
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傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來(lái)源、流向和其運(yùn)營(yíng)情況。 傳統(tǒng)檔案材料對(duì)真實(shí)性、可靠性、時(shí)序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會(huì)計(jì)檔案使用人員第一時(shí)間了解和掌握會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息，是會(huì)計(jì)部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案本身也存在著缺點(diǎn)與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時(shí)間和空間上局限性大，查閱時(shí)受時(shí)空影響，導(dǎo)致使用者無(wú)法在第一時(shí)間在任意地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案； 而且傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存工作較為繁瑣，不僅需要按照時(shí)間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。
2 電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)
電算化會(huì)計(jì)檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實(shí)時(shí)性，科技程度高，對(duì)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會(huì)計(jì)檔案不僅存有原有會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涵蓋相應(yīng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文檔與會(huì)計(jì)程序內(nèi)容。電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式以電子形式（磁盤或光盤存儲(chǔ)）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲(chǔ)形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份， 存儲(chǔ)環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會(huì)計(jì)檔案可以通過計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行瀏覽傳輸，進(jìn)行簡(jiǎn)便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運(yùn)營(yíng)狀況、制定決策，且不受時(shí)空限制。電算化會(huì)計(jì)檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會(huì)很好的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對(duì)數(shù)據(jù)展開修改，且相關(guān)人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、瀏覽、修改、銷毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會(huì)計(jì)檔案要求必須具備高強(qiáng)度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理比較
3.1 會(huì)計(jì)檔案的形成
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理的差別是相對(duì)明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要通過會(huì)計(jì)人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案的形成主要通過計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)管理軟件系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員錄入財(cái)會(huì)信息，最終保存下來(lái)，形成會(huì)計(jì)檔案，智能化與人工化對(duì)比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報(bào)表， 所有這些表格即構(gòu)成會(huì)計(jì)檔案。 電算化會(huì)計(jì)檔案的形成采用集中處理方法，通過會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)，四個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲(chǔ)介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。
3.2 會(huì)計(jì)檔案的歸納
因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對(duì)工作進(jìn)行歸納時(shí)同樣會(huì)使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等歸納整理，而電算化會(huì)計(jì)檔案歸納管理時(shí)除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對(duì)系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進(jìn)行歸納。 首先要對(duì)軟件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，不合格者進(jìn)行重置或維護(hù)處理，防止軟件問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開發(fā)資料和維護(hù)資料。 開發(fā)資料指系統(tǒng)開發(fā)中的系統(tǒng)說明書、程序設(shè)計(jì)資料、測(cè)試報(bào)告、手冊(cè)等，有助于系統(tǒng)地理解和運(yùn)用，維護(hù)資料則涉及維護(hù)指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時(shí)間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。
3.3 會(huì)計(jì)檔案的管理方式
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲(chǔ)存，管理時(shí)需要注意檔案的時(shí)間順序，分類分時(shí)排列，同時(shí)關(guān)注儲(chǔ)存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會(huì)計(jì)檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備要求高，因此對(duì)耐久性問題需要加以考慮，管理時(shí)不僅要注意設(shè)備問題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問題，財(cái)務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時(shí)查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之，信息技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)了會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案管理。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)鮮明，前者簡(jiǎn)明直觀，時(shí)空性差；后者實(shí)時(shí)性好，管理難度高。 二者在會(huì)計(jì)檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
[1] 戴新智.對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)電算化檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑河學(xué)刊， 2014（3）：128-129.
關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 信息化 必要性
醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動(dòng)中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學(xué)的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進(jìn)展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運(yùn)用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。
一、檔案信息化完善了檔案管理模式
在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時(shí)間的交替，檔案里的資料越來(lái)越多，數(shù)量越來(lái)越大，占用的空間也越來(lái)越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時(shí)的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時(shí)間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來(lái)保存這些病例，而科學(xué)合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會(huì)給醫(yī)院造成多大的困難。所以，實(shí)行電子病歷將成為一種必然的趨勢(shì)。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強(qiáng)檔案的運(yùn)用效率，使檔案的信息更加形象、生動(dòng)。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲(chǔ)蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，同時(shí)也保證檔案的備份安全。
二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善
在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著名錄入。在紙類文件時(shí)代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費(fèi)很多的時(shí)間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動(dòng)一個(gè)地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動(dòng)，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間及精力。將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來(lái)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動(dòng)時(shí)只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動(dòng)促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對(duì)全年的文件以及相關(guān)的材料進(jìn)行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運(yùn)用檔案及軟件提供的信息格式，進(jìn)行錄入工作，通過軟件進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對(duì)進(jìn)行管理。檔案人員還可運(yùn)用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時(shí)閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時(shí)歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時(shí)發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。
三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合的重點(diǎn)在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達(dá)到的目的是進(jìn)一步的擴(kuò)大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時(shí)隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導(dǎo)視，可擴(kuò)大對(duì)原始檔案的運(yùn)用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個(gè)部門、各個(gè)科室按照自身需求瀏覽并隨機(jī)存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無(wú)限潛能。
四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
過去手工操作查詢檔案資料，往往是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還不能達(dá)到預(yù)想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時(shí)候只需要輸入一個(gè)關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻(xiàn)就可逐個(gè)呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時(shí)還可采用電子加密功能對(duì)檔案進(jìn)行保密處理。
五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件
醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護(hù)檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴(yán)重，以做到保護(hù)檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時(shí)間段的一些珍貴的歷史文獻(xiàn)資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進(jìn)行信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進(jìn)行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護(hù)珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學(xué)檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學(xué)、教學(xué)和研究?jī)r(jià)值。將其進(jìn)行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進(jìn)行妥帖的長(zhǎng)期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)工作之中。
參考文獻(xiàn)：
1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵
在現(xiàn)有的國(guó)際、國(guó)內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對(duì)具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進(jìn)行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項(xiàng)的設(shè)置分析及對(duì)其描述的過程。這個(gè)功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。
2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源
數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來(lái)源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。
針對(duì)權(quán)威性文獻(xiàn)而言，權(quán)威性文獻(xiàn)可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范、最佳實(shí)現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國(guó)內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、最佳實(shí)踐及理論中存在著的有關(guān)對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。
針對(duì)用戶而言，信息源的分析范圍可以是對(duì)文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法
在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認(rèn)為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻(xiàn)參考法
文獻(xiàn)參考法，以“文獻(xiàn)”形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻(xiàn)”的抽象到具體數(shù)據(jù)元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻(xiàn)中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國(guó)匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目是運(yùn)用此法的主要代表項(xiàng)目，該項(xiàng)目主要研究文件管理的中憑證要求（簡(jiǎn)稱《baC項(xiàng)目》）。
3.1.2理論推導(dǎo)法
從文件管理理論出發(fā)進(jìn)行歸納演繹，以層層遞進(jìn)的邏輯來(lái)驗(yàn)證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運(yùn)動(dòng)理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。
以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目《教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作項(xiàng)目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨(dú)創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項(xiàng)目《數(shù)字化檔案完整性保存項(xiàng)目（UBC）》則依據(jù)的是文件運(yùn)動(dòng)理論理論。按照我國(guó)目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國(guó)比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調(diào)查訪問法
通過對(duì)文件創(chuàng)建人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進(jìn)行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實(shí)際需要，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國(guó)聯(lián)合項(xiàng)目――文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用（簡(jiǎn)稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實(shí)際法
按照檔案實(shí)際管理的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運(yùn)動(dòng)為分析的切入點(diǎn)進(jìn)行需求分析。研究者持有這類分析方法會(huì)認(rèn)為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實(shí)際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。
以上方法各有優(yōu)劣，如文獻(xiàn)參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實(shí)用性不強(qiáng)；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實(shí)際法，即使具有可行和運(yùn)用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時(shí)，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。
4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu)
在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的基礎(chǔ)上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。
首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點(diǎn)，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻(xiàn)（規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對(duì)需求分析信息源進(jìn)行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對(duì)信息源進(jìn)行分析，簡(jiǎn)練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對(duì)各需求陳述進(jìn)行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項(xiàng)的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。
參考文獻(xiàn)：
[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對(duì)檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個(gè)以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實(shí)施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效性分析。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實(shí)行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實(shí)施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時(shí)則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯(cuò)。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫(kù)的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時(shí)代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)過的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會(huì)用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡(jiǎn)單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲(chǔ)之后一旦需要哪個(gè)檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應(yīng)該提高和注意的地方?？偠灾f到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進(jìn)行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個(gè)關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個(gè)分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個(gè)高校有很多的學(xué)院，每一個(gè)學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過程中都會(huì)建立自己學(xué)院的檔案，這時(shí)，就應(yīng)該在分類中運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對(duì)檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯(cuò)編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實(shí)行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查
說到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來(lái)就是一個(gè)大集體，這一個(gè)集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個(gè)大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時(shí)的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實(shí)這是檔案調(diào)查分析整理的一個(gè)重要前提。另外，教職工人員也是一個(gè)很重要的群體。對(duì)教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時(shí)效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實(shí)現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會(huì)有一定的根據(jù)性。還能對(duì)整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測(cè)。簡(jiǎn)單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會(huì)從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動(dòng)化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財(cái)務(wù)管理各個(gè)領(lǐng)域。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因?yàn)檫^去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復(fù)雜，而計(jì)算機(jī)整理簡(jiǎn)化了原本繁瑣的過程。自動(dòng)化管理模式就是因?yàn)椴扇×擞?jì)算機(jī)的計(jì)算整理模式。利用這種方法，首先實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動(dòng)化，整理檔案管理員可以在計(jì)算機(jī)上制定一個(gè)線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會(huì)自動(dòng)生成，一旦出現(xiàn)波動(dòng)計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)通過比對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說是實(shí)現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性?，F(xiàn)在社會(huì)中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動(dòng)化，因?yàn)樽詣?dòng)化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時(shí)也不會(huì)忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來(lái)的工作過程中，高校也會(huì)不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實(shí)施工作統(tǒng)一性
在自動(dòng)化進(jìn)行的同時(shí)，計(jì)算機(jī)在整理檔案的過程中，往往會(huì)出現(xiàn)工作過程中計(jì)算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計(jì)算方式有差異，在這種情況下，就會(huì)出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對(duì)不上，無(wú)法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動(dòng)化的管理手段，一樣不會(huì)有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡(jiǎn)潔的工作方法。在工作的過程中，應(yīng)該在檔案管理的過程中計(jì)算機(jī)整理時(shí)要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫(kù)的紕漏。并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計(jì)算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義
職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個(gè)專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時(shí)，會(huì)造成教學(xué)資料丟失，從而在實(shí)際教學(xué)過程中，無(wú)法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實(shí)行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，有利于了解學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個(gè)檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。
二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容
（一）文書檔案管理
文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過程，還包括學(xué)校在發(fā)展過程中取得的成績(jī)，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對(duì)學(xué)校發(fā)展有利的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。另外，學(xué)生可以通過文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。
（二）教學(xué)檔案管理
教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)?？梢酝ㄟ^教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握程度。通過教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。
（三）學(xué)籍檔案管理
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時(shí)的基本情況、學(xué)生在校期間的成績(jī)以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會(huì)用工單位可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個(gè)重要依據(jù)。
（四）設(shè)備、基建檔案管理
設(shè)備檔案是指在教學(xué)過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法?；n案是指學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。
三、加強(qiáng)職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性
（一）增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)
職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且管理人員需要具有檔案管理的意識(shí)?，F(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)管理工作缺乏責(zé)任感，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會(huì)失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來(lái)了巨大困難。加強(qiáng)職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識(shí)。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識(shí)，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個(gè)人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。
（二）加大檔案管理的力度
職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場(chǎng)地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨(dú)立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。
（三）建立完善的規(guī)章制度
在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。
（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理
隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時(shí)代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時(shí)代的步伐，實(shí)行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個(gè)整體的檔案管理方案，按照計(jì)劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立一個(gè)實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。
（五）提高檔案開發(fā)利用水平
職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無(wú)價(jià)值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。
四、結(jié)語(yǔ)
通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識(shí)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。
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1 啟示一：跳出思維的框框
所謂思維框框，是由實(shí)踐目的、知識(shí)儲(chǔ)備等因素構(gòu)成的特定認(rèn)識(shí)框架?！翱蚣苁且环N思維模式，是一種完全內(nèi)化于你心中的結(jié)構(gòu)。根據(jù)既定目標(biāo)，通過簡(jiǎn)化事實(shí)的手段實(shí)現(xiàn)有效理解的目的?！蓖ㄟ^框架的概念凸顯了眼前真實(shí)世界與你頭腦中認(rèn)識(shí)到的世界的區(qū)別；并指出正因?yàn)槲覀儾荒茈x開框架思考，才有必要意識(shí)到框架的存在及其（我們思考的）局限性，進(jìn)而理解只有“質(zhì)疑和謙卑”才能從常識(shí)的桎梏中解放出來(lái)，開始“偉大的越獄”。[3]這種思維框框當(dāng)面臨環(huán)境條件變化、出現(xiàn)新情況新問題或需要開拓創(chuàng)新時(shí)，就成了束縛創(chuàng)新意識(shí)的“枷鎖”。
這種思維框框在檔案學(xué)理論研究中并不少見。“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的”觀點(diǎn)只是一例。《檔案直接形成論》提出的許多觀點(diǎn)則跳出了這一思維的框框，比如，《檔案直接形成論》從檔案微小的實(shí)體――發(fā)文處理單入手進(jìn)行分析研究，并提出疑問：“發(fā)文處理單是文件嗎？發(fā)文底稿是文件嗎？發(fā)文處理單、發(fā)文（文件）、發(fā)文底稿它們是一份文件？還是三份文件？實(shí)際上，發(fā)文處理單不是文件，也不是文件的一部分，如果是文件或者是文件的一部分，為什么不與文件（發(fā)文）一同發(fā)給收文單位呢？”[4]。由此得出檔案不是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，而是直接形成的。再如，《檔案直接形成論》從一份（套）文書檔案是由發(fā)文簽、定稿與文件正本構(gòu)成，一份（套）人事檔案主要由履歷材料、自傳材料及屬于自傳性質(zhì)的材料等等構(gòu)成，提出“成套性不是科技檔案所獨(dú)有，而基本上是各類檔案實(shí)體的共性”的觀點(diǎn)[5]。
檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究面對(duì)環(huán)境條件的變化、面對(duì)新情況、新問題，需要跳出固有的思維框框，以適應(yīng)變化發(fā)展中的檔案工作實(shí)踐，而不是“劃地為牢”。
2 啟示二：質(zhì)疑精神必須有
質(zhì)疑精神是科學(xué)研究者必須具備的一種素質(zhì)。所謂質(zhì)疑精神，就是不輕信，不盲從，遇事多問一個(gè)為什么。
翻開《檔案直接形成論》，里面就充滿了質(zhì)疑，例如：“發(fā)文處理單是文件嗎？發(fā)文底稿是文件嗎？”“試問在日常工作中常見的印發(fā)件‘紅頭’文件和‘黑頭’文件‘轉(zhuǎn)化’的‘檔案’，有哪份文件是原稿、原本？哪份文件上有當(dāng)事人的手跡？哪份文件是唯一的？”[6]“‘收文’文書檔案的實(shí)體指的是什么？是收文本身？還是收文處理單？還是收文+收文處理單？”“收文處理單是文件嗎？收文+收文處理單是文件嗎？”[7]“對(duì)‘受文者’也就是收文單位，他們能在此‘收文’中表達(dá)自己的思想和意圖嗎？”[8]“檔案副本是什么？是檔案？還是其他什么？檔案文書的副本是什么？是檔案？還是文件？還是其他什么？檔案文書正本是什么？是檔案？還是文件？還是其他什么？”[9]“歸檔中整理是如何整理呢？它與檔案工作中的整理工作有沒有區(qū)別？”[10]“文件和檔案以及現(xiàn)行文件的第一價(jià)值和第二價(jià)值是一回事嗎？文件價(jià)值和檔案價(jià)值、文件價(jià)值和現(xiàn)行文件價(jià)值、檔案價(jià)值和現(xiàn)行文件價(jià)值是什么關(guān)系？”[11]“文件印制少則幾份，多則數(shù)千份，而只有一份成為檔案走完了它完整的生命過程，其他的‘孿生兄弟’只有中途夭折了。為什么同樣的文件其生命過程不一樣呢？”[12]“有沒有必要?jiǎng)?chuàng)造出一個(gè)‘文件連續(xù)體’的概念來(lái)代替‘檔案’概念？”[13]等等。
古人云：“學(xué)貴有疑?！薄耙烧?，覺悟之始也?！睈垡蛩固拐f：提出一個(gè)問題比解決問題更重要。“善學(xué)則疑”。劉先生就是一位有著強(qiáng)烈質(zhì)疑精神、善于提出問題的學(xué)者，他曾在2002年發(fā)表的《檔案天問》一文中大大小小羅列了上百個(gè)問題，[14]這還不是他“眼中”問題的全部，《檔案直接形成論》也只是劉先生質(zhì)疑精神的產(chǎn)物和成果之一。我們應(yīng)以質(zhì)疑精神來(lái)審視既有的檔案學(xué)理論，進(jìn)而推動(dòng)其發(fā)展。
3 啟示三：歸納與演繹不可或缺
歸納與演繹是研究的兩種基本方法。布拉班迪爾指出：“當(dāng)你觀察事物并用這些獲得的信息創(chuàng)造新模式或者改造舊模式時(shí)，你用的是歸納法?！薄澳泐^腦中存在一個(gè)模型，當(dāng)你用這個(gè)模型思考和行動(dòng)的時(shí)候，你用的是演繹法?！薄把堇[法使用已經(jīng)存在的框架，而歸納法則會(huì)產(chǎn)生新的框架?！盵15]對(duì)此，我們可理解為：理論，尤其是新理論，不能靠純理論推演產(chǎn)生。檔案學(xué)新理論只能從檔案工作實(shí)踐中總結(jié)歸納出來(lái)。而“脫離了豐富多彩的檔案工作實(shí)踐，檔案學(xué)理論是斷然無(wú)法發(fā)展的。即如果脫離了檔案工作實(shí)踐這個(gè)基礎(chǔ)，來(lái)閉門造車式地研究，那么其理論哪怕再成體系，成果的體現(xiàn)形式哪怕是再厚重的專著，其結(jié)果只能是所謂的理論、在檔案工作實(shí)踐面前必然顯得蒼白無(wú)力，毫無(wú)指導(dǎo)意義。正是從這個(gè)意義上講，檔案學(xué)理論的真正創(chuàng)造者是檔案實(shí)踐工作者，也只能是檔案實(shí)踐工作者?！盵16]國(guó)外一些知名檔案學(xué)理論創(chuàng)造者的經(jīng)歷佐證了這一點(diǎn)。例如，英國(guó)詹金遜、美國(guó)謝倫伯格都是長(zhǎng)期從事檔案工作的實(shí)踐者，前者的“行政官員決定論”，后者的“文件雙重價(jià)值論”，都是他們從檔案工作實(shí)踐中總結(jié)歸納出來(lái)的。而國(guó)內(nèi)的檔案學(xué)理論研究現(xiàn)狀，則是一個(gè)反例?！爸袊?guó)檔案學(xué)的研究主體主要是高校檔案教育工作者，他們理論功底深厚而實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏，他們具有完備的知識(shí)體系卻很少有機(jī)會(huì)深入檔案工作實(shí)踐”，“研究沒有實(shí)踐作為基礎(chǔ)，理論得不到實(shí)踐的檢驗(yàn)和反饋，久而久之，學(xué)術(shù)就成了書齋學(xué)術(shù)，理論就成了空想理論?！盵17]
相比而言，《檔案直接形成論》卻是一部來(lái)自檔案實(shí)踐、經(jīng)過“歸納”和“演繹”的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論專著。通讀全書，其闡述都是建立在實(shí)踐和例證的基礎(chǔ)上的，從發(fā)文處理單、發(fā)文（文件）、發(fā)文底稿為什么會(huì)共同構(gòu)成一份檔案而不是一份文件的論述，到收文處理單的檔案作用案例分析，再到對(duì)檔案價(jià)值利用的定量分析等等，隨處可見檔案實(shí)踐工作的影子。這既是這部書難能可貴的地方，也是檔案學(xué)理論研究者的應(yīng)當(dāng)借鑒之處。
除了《檔案直接形成論》，劉先生通過對(duì)檔案館館藏檔案利用情況的總結(jié)和歸納，還提出過檔案館館藏檔案利用的五種規(guī)律，即：用少性、時(shí)效性、區(qū)域性、專一性、一次性。[18]據(jù)悉劉先生計(jì)劃著手撰寫一部關(guān)于檔案館館藏檔案利用規(guī)律的專著，目前正在做更多的調(diào)研和歸納論證。期望能早日看到劉先生的這部新作――同樣來(lái)自檔案實(shí)踐的檔案學(xué)理論專著。
需要聲明的是，我這里絲毫沒有否定中國(guó)檔案學(xué)理論的研究主體――高校檔案教育工作者的意思。我相信如果他們能夠深入到各個(gè)領(lǐng)域的檔案實(shí)踐工作中去做細(xì)致的調(diào)查研究，加上他們深厚的理論功底，一定能歸納總結(jié)出來(lái)自于實(shí)踐又能指導(dǎo)實(shí)踐的檔案學(xué)理論。
4 啟示四：擯棄學(xué)術(shù)成見、學(xué)術(shù)偏見和學(xué)術(shù)歧視
一、人事檔案管理的重要性
干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級(jí)，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價(jià)值。除此之外，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進(jìn)工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來(lái)判斷自己近段時(shí)間工作狀況，以及在后期工作中要改進(jìn)的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學(xué)歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗(yàn)，工作人員升調(diào)的參考標(biāo)準(zhǔn)最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識(shí)水平。總而言之，人事檔案包括個(gè)人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動(dòng)以及升級(jí)提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細(xì)節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
（一）對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度低
在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對(duì)干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進(jìn)入到工作崗位后，將其工作人員的資料進(jìn)行完善，但并沒有后期對(duì)所有工作人員的資料進(jìn)行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競(jìng)爭(zhēng)與對(duì)比，因此，從這一方面來(lái)說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時(shí)間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時(shí)間去對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對(duì)干部人事檔案工作的管理。
（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高
工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進(jìn)行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)，由于地點(diǎn)、時(shí)間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對(duì)這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時(shí)的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會(huì)造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當(dāng)需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)需要經(jīng)過一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時(shí)查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。
（三）干部人事檔案管理考核制度不完善
每個(gè)公司都會(huì)對(duì)員工建立績(jī)效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績(jī)效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。
三、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
（一）提高高層工作人員對(duì)人事檔案管理的重視程度
從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對(duì)干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對(duì)干部人事檔案管理的意識(shí)有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時(shí)，才能投入到更多的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間和精力去促進(jìn)這一領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對(duì)人事檔案管理重視程度的根本方法是加強(qiáng)宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強(qiáng)對(duì)此領(lǐng)域的重視程度。
（二）強(qiáng)化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)
干部人事檔案查閱率低下的一個(gè)重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應(yīng)當(dāng)在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的科學(xué)有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實(shí)時(shí)實(shí)地進(jìn)行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應(yīng)當(dāng)確保工作人員檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。
四、結(jié)語(yǔ)
加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化的對(duì)策還包括加強(qiáng)制度建設(shè)與績(jī)效考核、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對(duì)干部人事檔案管理的重視程度，只有對(duì)其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧员愦龠M(jìn)干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
第一將人事檔案與信用檔案相結(jié)合，從某種方面上來(lái)說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對(duì)人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業(yè)單位對(duì)于人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而信用作為人的最重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一，理所應(yīng)當(dāng)?shù)膽?yīng)該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來(lái)，使檔案的管理更加的完善，為市場(chǎng)提供更為完整詳實(shí)的社會(huì)信息，從而更完善的評(píng)價(jià)一個(gè)人。
第二，我國(guó)早已經(jīng)設(shè)立了一個(gè)完善的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時(shí)候我國(guó)的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫(kù)就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會(huì)上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會(huì)企業(yè)、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。[1]
第三，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒信用檔案的管理方式
信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個(gè)幾個(gè)值得深思的性質(zhì)：一信息來(lái)源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來(lái)源多種多樣，內(nèi)容詳實(shí)；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時(shí)隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對(duì)真實(shí)的；四信息的時(shí)效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來(lái)源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時(shí)間性質(zhì)的，一般來(lái)說，信息來(lái)源人的負(fù)面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來(lái)源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時(shí)刻更正性：信息的來(lái)源人，可以質(zhì)疑信息的真實(shí)性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實(shí)，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護(hù)的，管理過程中每一個(gè)程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]
2 人事檔案信息信用化管理的具體策略
2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當(dāng)前的社會(huì)的發(fā)展
人事檔案收錄進(jìn)信用檔案有利于全方位的評(píng)價(jià)一個(gè)人，個(gè)人品德方面也將會(huì)被納入人才的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，信用檔案本身就擁有時(shí)效性，可以使人事檔案的資料即時(shí)的更新對(duì)于人的評(píng)價(jià)也能與時(shí)俱進(jìn)，信用記錄中擁有個(gè)人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個(gè)人的貸款和還款記錄、社會(huì)保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對(duì)于記錄人的評(píng)價(jià)，是其未來(lái)工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對(duì)于人由不良信用產(chǎn)生的負(fù)面評(píng)價(jià)有了詳實(shí)的記錄，維護(hù)了人才市場(chǎng)的公正。[3]
2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管
政府建立人事檔案管理機(jī)制，是為了保障人合法的享受社會(huì)權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機(jī)制卻走向了控制的道路，這是與國(guó)家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項(xiàng)措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強(qiáng)人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實(shí)性的權(quán)利。四：檔案里的負(fù)面記錄，應(yīng)當(dāng)在一定的時(shí)間里刪除，不能永遠(yuǎn)跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當(dāng)受到法律的譴責(zé)。六：在法律上予以保護(hù)，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當(dāng)有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事檔案管理社會(huì)化
檔案的管理應(yīng)當(dāng)有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會(huì)服務(wù)的，人事檔案的社會(huì)化為市場(chǎng)尋找人才的提供了要求標(biāo)準(zhǔn)，下面提出推行人事檔案社會(huì)化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對(duì)記錄人進(jìn)行工作能力、職業(yè)道德方面的評(píng)價(jià)。當(dāng)記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機(jī)構(gòu)管理如人才市場(chǎng)等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對(duì)客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。
2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理
檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)逐漸走向了新媒體的時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫(kù)，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫(kù)輸入電腦，將身份證作為唯一的識(shí)別碼保護(hù)檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國(guó)各個(gè)單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]
2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會(huì)化
論文摘要：隨著檔案工作中心從“檔案保管”轉(zhuǎn)移到“檔案利用”上，對(duì)檔案信息開發(fā)人員的思維素養(yǎng)要求越來(lái)越高，本文就信息資源管理背景下，檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)問題提出一些解決之策。
恩格斯指出：“每一個(gè)時(shí)代的理論思維，都是一種歷史的產(chǎn)物，它在不同的時(shí)代具有完全不同的形式，同時(shí)具有完全不同的內(nèi)容。因此，關(guān)于思維的科學(xué)，也和其他各門科學(xué)一樣，是一種歷史的科學(xué)，是關(guān)于人的思維的歷史發(fā)展的科學(xué)”錢學(xué)森教授在《系統(tǒng)科學(xué)、思維科學(xué)與人體科學(xué)》一書中曾提出：“我想思維科學(xué)似乎應(yīng)該是專門研究人的有意識(shí)的思維，即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業(yè)角色已從單純的檔案保管者擴(kuò)展為同時(shí)作為概念、知識(shí)的提供者”[1]。檔案信息開發(fā)人員面對(duì)的更多的是諸如電子文件的真實(shí)性鑒定，網(wǎng)絡(luò)信息歸檔及其檔案化管理、數(shù)字遺產(chǎn)的保護(hù)與開發(fā)等新問題、新事物的探究都需要檔案信息開發(fā)人員對(duì)檔案信息的客觀性的把握，對(duì)所面臨問題深度和廣大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息資源管理背景下，檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)就顯的尤為重要，檔案信息開發(fā)人員需要培養(yǎng)自己科學(xué)思維模式，去解決檔案領(lǐng)域不斷出現(xiàn)的新的問題，同時(shí)檔案信息開發(fā)人員需要對(duì)自己的思維模式進(jìn)行一些轉(zhuǎn)變，以更加符合檔案信息資源開發(fā)對(duì)信息開發(fā)思維素養(yǎng)的需要。
一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式轉(zhuǎn)變
（一）尋找問題原因思維方式、如何解決問題思維方式的定義
尋找問題原因思維指當(dāng)一個(gè)問題出現(xiàn)時(shí)，追根溯源，探究問題是如何產(chǎn)生。這種思維方式不適合檔案的實(shí)際工作中對(duì)實(shí)際問題的解決。在檔案信息開發(fā)過程中，當(dāng)遇到與檔案相關(guān)的問題時(shí)，檔案信息開發(fā)人員更多的以如何解決問題作為自己思維的出發(fā)點(diǎn)，而不應(yīng)該以探究問題出現(xiàn)的原因作為自己思維的出發(fā)點(diǎn)。而如何解決問題的思維模式是問題發(fā)生時(shí)，不是去尋找事情發(fā)生的原因，而是更多的去尋找解決問題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開發(fā)過程中遇到的問題，是一種更高效的思維模式。
（二）由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉(zhuǎn)變的必要性
檔案工作人員在實(shí)際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應(yīng)該在學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，注重這方面思維的訓(xùn)練。
比如根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館在接收現(xiàn)行單位檔案時(shí)，必須符合以下要求：
1.一個(gè)單位的檔案，應(yīng)作為一個(gè)整體，歸入一個(gè)檔案館。
2.規(guī)定移交的應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，必須經(jīng)過整理，必須經(jīng)過鑒定。
保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，要具備一式三份的案卷目錄（一份經(jīng)檔案館簽收后退還原但單位保存），一份作為檔案館的檢索工具，一份由檔案館存檔），同時(shí)還應(yīng)附一份有關(guān)檔案及其形成單位歷史情況的說明，與該部分檔案有關(guān)的資料，應(yīng)隨同檔案一起移交。現(xiàn)行單位在檔案移交之前，應(yīng)就檔案的移交時(shí)間，移交方式等具體事項(xiàng)與有關(guān)的檔案館取得共識(shí)[2]。檔案工作人員在參與接收現(xiàn)行單位檔案時(shí)，需要判斷接受的檔案是否符合上述條件，而無(wú)需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人員在日常生活中，遇到各種問題時(shí)，應(yīng)有意識(shí)的問自己該如何解決，有什么解決問題之策，只有這樣才能漸漸的由問為什么的思維模式向問如何解決的工作思維模式轉(zhuǎn)變。并使之成為自己的一種思維慣性。
二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變
（一）主觀思維、客觀思維定義
主觀性思維指人們?cè)诮邮苄畔r(shí)，不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識(shí)且根據(jù)現(xiàn)有的知識(shí)經(jīng)過自己的判斷，推斷后而得出的結(jié)論。已經(jīng)改變了原有信息的原始面貌，而客觀性思維指在接受信息時(shí)，只接受客觀信息本身，而不加入個(gè)人的主觀判斷。
（二）強(qiáng)調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性
檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標(biāo)準(zhǔn)都是非?？陀^的，檔案信息開發(fā)人員必須從實(shí)際出發(fā)，客觀的實(shí)事求是的對(duì)其進(jìn)行判斷，切勿加入個(gè)人的主觀臆斷。
另外，在實(shí)際的各項(xiàng)檔案工作中，客觀地表達(dá)檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對(duì)信息內(nèi)容的誤判。同時(shí)客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學(xué)。
所以說檔案管理工作是一項(xiàng)客觀性極強(qiáng)的工作，無(wú)論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學(xué)原理》》一書中，曾多次提到客觀性。如（1）在檔案著錄的要求中提到，檔案著錄應(yīng)遵循以下要求：檔案著錄應(yīng)客觀地反映被著錄檔案的實(shí)際情況，在對(duì)著錄對(duì)象的內(nèi)容特征和形式特征的分析和選擇過程中，應(yīng)以著錄對(duì)象為主要信息源，如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，即使對(duì)某些需要著錄人員自擬的內(nèi)容，也應(yīng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，切忌摻雜個(gè)人的觀點(diǎn)或褒貶，更不能無(wú)中生有，隨意增減。對(duì)某些不能確定的內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行細(xì)致的考證，對(duì)考證確有困難的，也可以存疑；對(duì)檔案中某些詞不達(dá)意的部分，甚至錯(cuò)誤的部分，一般也應(yīng)該堅(jiān)持客觀性的原則照錄，但應(yīng)在自擬內(nèi)容部分或附注內(nèi)加以說[3]。（2）在檔案檢索中，主題分析的客觀性是按照檔案或提問的本來(lái)面目分析其主題，標(biāo)引人員在分析檔案或提問的主題時(shí)，一定要不偏不倚，切忌摻雜個(gè)人意見，主觀猜測(cè)和褒貶，以避免或減少主題分析誤差的產(chǎn)生，保證主題分析的網(wǎng)羅度，專指度和一致度[4]。
另外陳兆祦、和寶榮、王英瑋合著的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》也多次提到檔案工作對(duì)客觀性的要求。如（1）全宗內(nèi)檔案分類的科學(xué)性要求檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性，對(duì)于任何事物的分類，都必須力戒隨意性，由于檔案不同于其他資料，它是在機(jī)關(guān)活動(dòng)中系統(tǒng)地積累而形成的歷史產(chǎn)物，所以必須遵循檔案自然形成的規(guī)律，從全宗成分的實(shí)際出發(fā)進(jìn)行分類。全宗內(nèi)文件之間可能有多方面的聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)竭力保護(hù)它們?cè)诹n單位活動(dòng)中原有的某些主要方面的歷史聯(lián)系，為此，要按照不同機(jī)關(guān)、不同檔案的情況，科學(xué)地選擇分類方法，合理地設(shè)置類目，準(zhǔn)確地歸類，使全宗內(nèi)檔案的分類能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動(dòng)的面貌[5]。（2）檔案的鑒定應(yīng)遵循客觀性規(guī)則，會(huì)計(jì)檔案鑒定應(yīng)當(dāng)避免主觀性的決斷。會(huì)計(jì)檔案的鑒定必須按照有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以及對(duì)會(huì)計(jì)檔案本身保存價(jià)值的合理預(yù)測(cè)為依據(jù)進(jìn)行，各個(gè)立檔單位都應(yīng)當(dāng)按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》，結(jié)合本單位的會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際情況，繪制本單位的會(huì)計(jì)檔案保管期限表，并用以指導(dǎo)本單位的會(huì)計(jì)文件、會(huì)計(jì)記錄或會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作。任何隨意處置會(huì)計(jì)檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應(yīng)當(dāng)避免[6]。
（三）客觀性思維培養(yǎng)途徑
客觀性思維的培養(yǎng)需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要檔案工作人員在學(xué)習(xí)和生活中不斷滲透，使之逐漸成為自己的一種思維習(xí)慣。
在學(xué)習(xí)檔案學(xué)的理論知識(shí)過程中，檔案信息開發(fā)人員應(yīng)有意識(shí)的要求自己只接受檔案信息的字面意思，及字面意思的前提，在閱讀檔案學(xué)教材及文章中，在涉及到檔案學(xué)現(xiàn)象的描述時(shí)，只允許自己客觀的接受現(xiàn)象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測(cè)。
在日常生活與人談話時(shí)，需要做到只接受對(duì)方說話內(nèi)容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識(shí)。跟對(duì)方講話時(shí)，假裝對(duì)方什么都不知道，盡量把要表達(dá)的內(nèi)容說的盡量詳盡，齊全。
三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練
（一）演繹思維與歸納思維定義
所謂演繹思維指以一個(gè)主題為中心，由這個(gè)中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個(gè)別到一般的總結(jié)概括。
（二）演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用
全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個(gè)別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個(gè)別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時(shí)要有一個(gè)整體設(shè)計(jì)方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危乙环值降住?/p>
檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用本身就是一個(gè)相互影響相互制約的有機(jī)整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項(xiàng)工作井然有序的進(jìn)行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要?dú)w納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開發(fā)的效率。
（三）演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖
1.思維導(dǎo)圖簡(jiǎn)介。思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達(dá)發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡(jiǎn)單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級(jí)主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級(jí)圖表現(xiàn)出來(lái)，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運(yùn)用左右腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們?cè)诳茖W(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無(wú)限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類思維的強(qiáng)大功能。
2.思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)中的應(yīng)用。（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開發(fā)中，最大檔案信息的主題（檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現(xiàn)出來(lái)。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來(lái)中央圖要以三種以上的顏色。一個(gè)主題一個(gè)大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來(lái)，有多少個(gè)主要的主題，就會(huì)有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對(duì)不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運(yùn)用代碼小插圖不但可以更強(qiáng)化檔案信息每一個(gè)關(guān)鍵詞的記憶，同時(shí)也突出關(guān)鍵詞要表達(dá)的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。當(dāng)然除了這些小的插圖，我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用CM來(lái)代表。所以可以用代碼的盡量用代碼。2）箭頭的連接在分析一些信息的時(shí)候，各主題之間會(huì)有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時(shí)，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來(lái)，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。如果在分析信息的時(shí)候，有很多信息是相關(guān)有聯(lián)系的，但是如果都用箭頭相聯(lián)接起來(lái)會(huì)顯得比較雜亂了。解決這個(gè)問題的方法就是，可以運(yùn)用代碼，用同樣的代碼在他們的旁邊注明，當(dāng)你看到同樣的代碼的時(shí)候，就可以知道這些知識(shí)之間是有聯(lián)系的。3）只寫關(guān)鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點(diǎn)內(nèi)容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。4）思維導(dǎo)圖有很多線段，它每一條線條的長(zhǎng)度都是與詞語(yǔ)的長(zhǎng)度是一樣的。思維導(dǎo)圖的體現(xiàn)的層次感很分明，最靠近中間的線會(huì)越粗，越往外延伸的線會(huì)越細(xì)，字體也是越靠近中心圖的最大，越往后面的就越小。思維導(dǎo)圖的線段之間是互相連接起來(lái)的，線條上的關(guān)鍵詞之間也是互相隸屬、互相說明的關(guān)系，而且線的走向一定要比較平行，換言之線條上的關(guān)鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到，而不是要把紙的角度轉(zhuǎn)了120度角才能看清楚自己在寫什么。5）做思維導(dǎo)圖時(shí)，它的分支是可以靈活擺放的，除了能理清思路外，還要考慮到合理地利用空間，你可以在畫圖時(shí)思考，哪條分支的內(nèi)容會(huì)多一些，哪條分支的內(nèi)容少一些，你可以把最多內(nèi)容的分支與內(nèi)容較少的分支安排在紙的同一側(cè)，這樣就可以更合理地安排內(nèi)容的擺放了。整幅畫看起來(lái)也會(huì)很平衡，你畫思維導(dǎo)圖前，要記得思考如何布局會(huì)更好。6）學(xué)會(huì)思維導(dǎo)圖之后，我還鼓勵(lì)你能夠成立自己的風(fēng)格，每一幅思維導(dǎo)圖雖然都有一套規(guī)則，但都能形成個(gè)人的風(fēng)格。關(guān)鍵詞是最重要的一部分，因?yàn)樗季S導(dǎo)圖只記錄關(guān)鍵詞，檔案信息開發(fā)人員在開發(fā)檔案信息過程中，如果關(guān)鍵詞選擇不正確，思維導(dǎo)圖所要表達(dá)的信息就不準(zhǔn)確了，要想學(xué)會(huì)全面總體的分析信息，需要學(xué)會(huì)觀察出信息當(dāng)中哪部分是它們的關(guān)鍵部分，并搜索到它們的關(guān)鍵點(diǎn)，也就是關(guān)鍵詞。
3.思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維培養(yǎng)中的作用：（1）成倍提高檔案信息開發(fā)人員學(xué)習(xí)的速度和效率，更快地學(xué)習(xí)檔案館藏中的新知識(shí)與復(fù)習(xí)整合已有的檔案舊知識(shí)。（2）激發(fā)檔案信息開發(fā)人員的聯(lián)想與創(chuàng)意，將各種零散的有關(guān)檔案信息資源的智慧、資源等融會(huì)貫通成為一個(gè)系統(tǒng)。（3）讓檔案信息開發(fā)人員形成系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和思維的習(xí)慣，并使檔案人員將能夠達(dá)到眾多檔案信息開發(fā)人員想達(dá)到的目標(biāo)，包括：快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。（4）做思維導(dǎo)圖的時(shí)候，檔案管理人員會(huì)處在不斷有新發(fā)現(xiàn)和新關(guān)系的邊緣，鼓勵(lì)思想不間斷和無(wú)窮盡地流動(dòng)；有助于檔案信息直接的融合與交叉，建立新的聯(lián)系，對(duì)信息有所創(chuàng)新。（5）檔案信息開發(fā)人員的大腦不斷地利用其皮層技巧，起來(lái)越清醒，越來(lái)越愿意接受新事物[7]。
俗話說，十年樹木，百年樹人，冰凍三尺非一日之寒，檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)，需要一個(gè)漫長(zhǎng)而艱辛的過程，需要檔案信息開發(fā)人員對(duì)自己的嚴(yán)格訓(xùn)練，也需要思維科學(xué)領(lǐng)域新鮮研究成果的注入，這樣才能使檔案信息達(dá)到最大化的利用，促使檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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[2]王向明.檔案管理學(xué)原理[M].上海:上海大學(xué)出版社，2009，9(1):87
[3]王向明.檔案管理學(xué)原理[M].上海:上海大學(xué)出版社，2009，9(1):231
公路工程設(shè)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)檔案管理學(xué)與公路工程技術(shù)緊密相關(guān)的的綜合業(yè)務(wù)，要求每一名從業(yè)人員不僅要具備檔案管理的基本知識(shí)與技能，還要了解一定的公路工程建設(shè)知識(shí)，熟悉公路工程過程，把握公路工程建設(shè)基本學(xué)科構(gòu)成。
1、設(shè)計(jì)檔案管理工作首先是對(duì)存檔資料的全面搜集
設(shè)計(jì)檔案管理工作首先是將諸如規(guī)劃、路基路面設(shè)計(jì)、橋隧設(shè)計(jì)、機(jī)電設(shè)計(jì)、房建設(shè)計(jì)等多個(gè)生產(chǎn)部門分別設(shè)計(jì)的分散、凌亂、無(wú)序、大量的跨行業(yè)、分階段的設(shè)計(jì)文件，通過搜集、匯總、分析和歸納，形成按不同高速公路項(xiàng)目劃分、以項(xiàng)目可行性研究、初步設(shè)計(jì)、修正設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)為序的全過程、完整、系列設(shè)計(jì)文件存檔資料。檔案管理工作是對(duì)設(shè)計(jì)文件資源的整合過程，是為信息資源的利用提供基礎(chǔ)。
2、公路工程設(shè)計(jì)檔案其次要求存檔資料的有序性
公路工程設(shè)計(jì)工作有其鮮明顯著的設(shè)計(jì)發(fā)展脈絡(luò)與周期，但是項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到養(yǎng)護(hù)歷時(shí)長(zhǎng)，不同項(xiàng)目、不同部門間設(shè)計(jì)工作交叉多，給設(shè)計(jì)資料搜集、整理、存檔工作帶來(lái)了相當(dāng)大難度，特別是項(xiàng)目建設(shè)階段與養(yǎng)護(hù)階段間隔時(shí)間長(zhǎng)，直接影響著公路工程設(shè)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。
3、公路工程設(shè)計(jì)檔案管理加工、整理和分析
通過認(rèn)真梳理、分析、歸納等檔案管理工作手段，各項(xiàng)目資料由無(wú)序變有序，變得脈絡(luò)清晰、系統(tǒng)完備。系統(tǒng)、全面的資料，更便于我們?cè)O(shè)計(jì)人員分析設(shè)計(jì)工作的得失，通過橫向、縱向不同項(xiàng)目或類似項(xiàng)目檔案資料的對(duì)比，及時(shí)查找和彌補(bǔ)不足，改進(jìn)后續(xù)設(shè)計(jì)工作。
二、提高公路工程設(shè)計(jì)檔案管理工作水平的方法與途徑
檔案管理工作不應(yīng)局限于簡(jiǎn)單存檔，如何更有效地發(fā)揮檔案信息資源作用，進(jìn)一步促進(jìn)設(shè)計(jì)生產(chǎn)工作，是一名合格的檔案工作者應(yīng)該時(shí)刻思索的問題，也是貫穿于我們工作的主線。
1、加強(qiáng)知識(shí)更新，確保檔案管理工作的科學(xué)性
做好檔案管理工作，不僅僅要熟練掌握檔案學(xué)相關(guān)知識(shí)，更要根據(jù)自己管理的相關(guān)專業(yè)檔案內(nèi)容，熟悉、了解一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。針對(duì)公路工程設(shè)計(jì)檔案管理，公路有關(guān)專業(yè)諸如路線設(shè)計(jì)、路基路面設(shè)計(jì)、橋隧設(shè)計(jì)以及交通工程安全設(shè)施等知識(shí)，檔案管理人員應(yīng)該有所涉獵與把握，這樣我們對(duì)檔案資料的搜集才會(huì)更加完備，歸納才能更加系統(tǒng)，分析整理才能更加科學(xué)。
2、提升管理工作的積極性和主動(dòng)性，確保檔案管理工作質(zhì)量
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)近于枯燥的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性的工作，平凡但不平庸的工作。認(rèn)識(shí)檔案工作意義，提升每一位檔案管理人員對(duì)工作的積極性、主動(dòng)性是確保檔案管理工作質(zhì)量的必由之徑。作為一名檔案工作人員，我們必須認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)工作中不可缺少的組成部分。我們可以通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，我們不能改寫歷史，但是我們?cè)谟涗洑v史，我們可以提供信息服務(wù)，提升他人創(chuàng)造歷史的能力。社會(huì)的進(jìn)步，同樣體現(xiàn)了我們檔案人存在的價(jià)值；公路工程設(shè)計(jì)水平的飛躍，同樣凝聚了我們公路工程設(shè)計(jì)檔案管理人員的汗水與付出。
一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動(dòng)的時(shí)候，會(huì)將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，起到極其有效的作用針對(duì)醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們?cè)谖臅鴻n案的管理過程中要具備很強(qiáng)的規(guī)范效力，針對(duì)一些不對(duì)外公開的檔案要有保密意識(shí)，以及針對(duì)不同檔案使用者的服務(wù)意識(shí)。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來(lái)源，就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進(jìn)步。
1 醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀
通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征在四個(gè)方面。首先是文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)即對(duì)公文的歸納整理使用，即整個(gè)公文檔案的關(guān)鍵點(diǎn)，同時(shí)是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認(rèn)這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點(diǎn)。這個(gè)過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語(yǔ)言等經(jīng)過嚴(yán)格篩查。以此確保規(guī)范。其次，是標(biāo)準(zhǔn)性。我們對(duì)文件的記錄和管理也必須有一定的標(biāo)準(zhǔn)，并遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格實(shí)施。整個(gè)環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。第三，文件的保密工作。文書的形式主要?jiǎng)澇蓛煞N，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻(xiàn)中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計(jì)工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。
目前中國(guó)的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對(duì)于這個(gè)檔案管理工作的績(jī)效較低，不愿投入時(shí)間精力，對(duì)檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。二，國(guó)家在法律層面匱缺完善的科學(xué)管理規(guī)章條例。而且針對(duì)醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學(xué)的檔案條例規(guī)定和準(zhǔn)則，將會(huì)使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會(huì)招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是其他工作部門調(diào)過來(lái)，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實(shí)際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用到的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進(jìn)的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級(jí)落后等，最后造成了檔案信息的無(wú)序化。
2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要點(diǎn)及方法
2.1 材料的歸納整合工作
我們?cè)谶M(jìn)行文書檔案管理的任務(wù)時(shí)，首先是要進(jìn)行材料的收集和整理，因?yàn)樘幚砣耸聶n案的員工參與了整個(gè)檔案產(chǎn)生和過程，熟悉了檔案的形成標(biāo)準(zhǔn)，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進(jìn)行處理上級(jí)文件時(shí)，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進(jìn)行傳閱文件情況時(shí)，提醒上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對(duì)于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來(lái)的文件及時(shí)分發(fā)，在上情下達(dá)的實(shí)現(xiàn)上做一個(gè)好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時(shí)達(dá)成文件內(nèi)容要求。
2.2 對(duì)于檔案立卷歸檔分清主次
分清主次先需要將整個(gè)檔案的有效性和針對(duì)性搞清楚。當(dāng)前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會(huì)造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對(duì)象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲(chǔ)存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來(lái)，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴(yán)防入口檔案的規(guī)范準(zhǔn)則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價(jià)值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。
2.3 提升文書檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)，促進(jìn)檔案的開發(fā)使用
促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級(jí)部門的決策和服務(wù)部門，主要針對(duì)醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示于整個(gè)醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動(dòng)開發(fā)始終是文獻(xiàn)管理的最終目標(biāo)。比如醫(yī)院在快速進(jìn)步和規(guī)范化治理方面累計(jì)了很多的文獻(xiàn)資料，包含：等級(jí)醫(yī)院評(píng)審、資質(zhì)認(rèn)定、資質(zhì)認(rèn)定等級(jí)、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評(píng)價(jià)，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個(gè)醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)出來(lái)。
目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進(jìn)步，使得檔案的使用率持續(xù)的被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對(duì)一些證書的文獻(xiàn)和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進(jìn)程里，相關(guān)檔案人員需要主動(dòng)依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進(jìn)步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達(dá)到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時(shí)對(duì)檔案中內(nèi)容的需求。同時(shí)檔案部門還必須完善項(xiàng)目的程序過程，保證對(duì)檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。
2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理
文書檔案的信息化主要是說使用計(jì)算機(jī)、internet和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來(lái)進(jìn)行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達(dá)到信息共享的程度，提升整個(gè)檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準(zhǔn)則度?？偟膩?lái)說這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享2醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時(shí)效性更強(qiáng)4檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。
3 結(jié)論
醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對(duì)文檔管理規(guī)則進(jìn)行深入的改進(jìn)，并對(duì)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嚴(yán)格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進(jìn)一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯的表達(dá)。中國(guó)的科學(xué)技術(shù)在持續(xù)進(jìn)步，落后的管理方法已經(jīng)不能達(dá)到新的社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國(guó)檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化和錯(cuò)誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，讓錯(cuò)誤率減小。要做到這一點(diǎn)檔案文書的信息化勢(shì)在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次更好的做好醫(yī)院文書工作。
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