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前言
合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關法規(guī)和規(guī)定簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?！倍滥壳皣鴥葢T例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) ?？梢?蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財務部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強對風險的控制能力,使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態(tài)管理,列為專項業(yè)務資料保管。當然,機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列?？梢?盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規(guī)定辦理有關審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發(fā)
闡述和分析了合同檔案管理的相關問題。
關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理
1 前 言
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。
2 合同檔案的有效管理
2.1合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環(huán)節(jié)；受內外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據，有助于提高合同收集歸檔率。
對一個企業(yè)單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財務部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
2.2 合同檔案的整理
合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。
例如，對一般經濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
2.3 合同檔案的管理
在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強對風險的控制能力，使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。當然，機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
3 對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規(guī)定，當事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經濟糾紛或損失。
4合同檔案信息資源的開發(fā)
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業(yè)復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務意見、各相關業(yè)務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。
在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫(yī)療設備的引進，醫(yī)療服務質量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學、規(guī)范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設備合同檔案管理的重要性
（一）現(xiàn)實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫(yī)療設備合同檔案是處理醫(yī)療設備糾紛的依據。醫(yī)療設備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設備或配件、經濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫(yī)療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫(yī)院內部協(xié)調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫(yī)療設備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用?，F(xiàn)在的醫(yī)療設備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫(yī)院醫(yī)療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫(yī)療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質文件的保存已經跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關于醫(yī)療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設備合同檔案管理
將醫(yī)療設備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫(yī)療設備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設備合同的合理、合法及實現(xiàn)合同集中管理，才能實現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫(yī)療設備合同檔案需要了解醫(yī)療設備的相關政策法規(guī)，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫(yī)療設備的合法性、合理性?；踞t(yī)療設備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫(yī)療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫(yī)療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫(yī)療設備合同檔案，實現(xiàn)醫(yī)療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項重要內容，是維護醫(yī)院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經營決策提供依據，有利于促進醫(yī)院的發(fā)展。隨著經濟生產和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現(xiàn)高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇?？傊瑱C遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻：
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近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發(fā)展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現(xiàn)項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。
1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據分析?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項目設計、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現(xiàn)。因此，通過強化合同管理來實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據。[2]
1.2 從業(yè)務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業(yè)務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。
1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監(jiān)理、采購、環(huán)保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環(huán)節(jié)，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現(xiàn)無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發(fā)生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。
2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規(guī)范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協(xié)調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。
2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：
2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規(guī)范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實監(jiān)理單位在項目檔案工作中的監(jiān)管職責，是實現(xiàn)對文件材料實時監(jiān)控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發(fā)、功能測試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負責監(jiān)理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業(yè)檔案服務機構進行整理的經費。
2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協(xié)調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進行監(jiān)督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：
①審閱監(jiān)理周報，建設單位檔案部門應通過監(jiān)理周報對檔案管理工作進行動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業(yè)務培訓，提高項目專兼職檔案人員業(yè)務技能。③邀請行業(yè)主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。
2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。
3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題
為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優(yōu)勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：
3.1 加強溝通協(xié)調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協(xié)調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業(yè)務規(guī)范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。
3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。
3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。
結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。
參考文獻：
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DCN（Data Communication Network，數據通信網絡）的建設對于信息化的推進起著至關重要的作用。實際上DCN數據傳輸網就是為信息化搭建一個平臺，一種環(huán)境、高速公路，讓各個管理系統(tǒng)都能在這個平臺上運行，它打破了各專業(yè)各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個單位、同一個行業(yè)或特定的環(huán)境實現(xiàn)信息交流資源共享。
建設DCN數據傳輸網就是為了實現(xiàn)信息化、網絡化使資源共享最大化。當DCN建成后，在同一個單位內，各個專業(yè)管理系統(tǒng)的信息也就可以相互交流，實現(xiàn)資源共享。DCN網的建設為解決檔案管理接收各個專業(yè)管理的電子信息奠定了基礎條件，檔案管理系統(tǒng)就有可能與各個專業(yè)搭建渠道，實現(xiàn)電子檔案的接收，歸檔和利用等項具體工作了。
專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應用與存儲分析
專業(yè)管理系統(tǒng)在項目建設的設計中，對業(yè)務的分析、流程的分析，每個環(huán)節(jié)都會考慮得十分細致。如OA系統(tǒng)對收文處理的環(huán)節(jié)、發(fā)文處理的環(huán)節(jié)以及文書處理的每一個環(huán)節(jié)流程都會細致考慮。合同管理系統(tǒng)從合同項目的提出、多層次的審批、審核商務報告，技術報告，每一步、每一環(huán)節(jié)都考慮得十分細致。在專業(yè)管理系統(tǒng)中環(huán)節(jié)考慮得細，是因為從事專業(yè)的人對業(yè)務熟悉，業(yè)務分析得細，IT人員在此基礎上按分析做出了管理系統(tǒng)。
每一個專業(yè)都十分重視辦事的過程和最終的結果，結果就是工作集中表現(xiàn)，這是十分正確的。正如一個擬寫請示的人，希望看到批復，進行科研盼望的是成果一樣，這無可厚非，十分正常。但是通常在專業(yè)管理設計中往往忽略了管理系統(tǒng)最終形成的數據如何存放。這個問題在開始的一段時間還不明顯，總是等數據量到了膨脹時，問題才被重視起來。
檔案管理系統(tǒng)對辦理完畢需要歸檔的電子文件進行存儲、保管和提供利用，與其他專業(yè)管理系統(tǒng)有著明顯的不同特點。它是對歸檔的數據進行處理、保存和提供利用，它不產生數據，是對數據的利用。在文件的接收、處理管理過程中，主要由檔案管理部門執(zhí)行。從流程環(huán)節(jié)來看豎線性流程長，橫向性流程短，在數據的處理環(huán)節(jié)來說較為穩(wěn)定，復雜程度不及一些專業(yè)管理系統(tǒng)。
無論是人工管理檔案還是系統(tǒng)管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數據才可能利用數據，檔案數據是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統(tǒng)的設計中業(yè)務分析是不能缺少的環(huán)節(jié)，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統(tǒng)的設計和運用簡化了人工干預的程度，最大限度依賴于系統(tǒng)的運行，檔案工作流程化、數據處理規(guī)范化使得檔案管理流程較為規(guī)范。
在不同的檔案管理系統(tǒng)中在對檔案管理流程方面各具特色，一般來說都能實現(xiàn)檔案管理的作用，但是在對各個專業(yè)管理系統(tǒng)數據的接收、轉化，乃至數據遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統(tǒng)本身就依附于某一管理系統(tǒng)，只是這個系統(tǒng)的一個模塊，從功能上、存儲能力上是無法滿足對其他專業(yè)系統(tǒng)的數據進行全方位的接收。有的檔案管理系統(tǒng)顯然是一個完整的系統(tǒng)，但是它沒有處在數據傳輸網絡中，不具備與其他專業(yè)系統(tǒng)的溝通和往來，只有處于信息傳輸網絡又是一個專門完整的檔案管理系統(tǒng)，才能與各專業(yè)管理系統(tǒng)進行溝通，接收數據進行交流對接能力，有足夠的存儲能量和能實現(xiàn)脫機存儲能力的檔案管理系統(tǒng)，才具備承擔網絡管理中檔案管理的功能。
檔案管理系統(tǒng)與各專業(yè)管理系統(tǒng)的相互關系
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個傳統(tǒng)的規(guī)則也體現(xiàn)了文件的形成和歸檔檔案管理間的關系。檔案管理系統(tǒng)是對各專業(yè)系統(tǒng)形成的具有保存價值的文件進行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業(yè)管理系統(tǒng)是檔案數據形成的源泉，檔案管理系統(tǒng)是歸檔數據進行接收儲存、整合、備查的終端，形成了一個形成――保存――利用的循環(huán)關系。
當專業(yè)管理系統(tǒng)的數據傳入檔案管理系統(tǒng)后，無論檔案管理系統(tǒng)是否對數據進行整合，都不影響查詢利用，當檔案管理系統(tǒng)做了數據整合歸檔后，在文件查詢的信息中會增加文件實體的存放位置標準。當文件數據做了歸檔，完成邏輯歸檔和實體歸檔保存后，即會通知專業(yè)管理系統(tǒng)，專業(yè)管理系統(tǒng)即可對系統(tǒng)數據進行清理，刪除專業(yè)管理系統(tǒng)中已經向檔案管理系統(tǒng)做了移交的數據，減少專業(yè)管理系統(tǒng)的數據壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時移交，檔案管理系統(tǒng)隨時都可進行文件數據的接收和文件數據的查詢工作。
檔案管理的主題是在文件數據接收之后開展的各項具體工作，但是有關文件的相關基礎數據應在各專業(yè)系統(tǒng)（例如：文件的頁數、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過程中標注出來，使檔案管理的基礎數據在文件辦理過程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準備完整的數據。移交后的檔案數據經過檔案管理系統(tǒng)整合后進行有效保存，一套做隨機保存，另外一套做脫機保存，兩套數據保持一致。這樣整個網絡的數據就處于完全可靠的保管中，不會形成數據丟失無法彌補的情況，檔案管理系統(tǒng)實際上也就成為整個網絡的數據存儲中心。
建立網絡檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)網絡系統(tǒng)正常運行的重要保證
網絡平臺提供了各種專業(yè)管理系統(tǒng)運行的條件，運行的專業(yè)管理系統(tǒng)自然會產生大量的數據，需要加工、保存、備查。專業(yè)管理系統(tǒng)一是不能長期保存批量數據，二是不能保存其他管理系統(tǒng)的數據。檔案管理系統(tǒng)需要具備數據處理功能，提供利用功能和具備數據儲存的能力。建立這樣的檔案管理系統(tǒng)，對整個網絡建設是十分必要完全可行的。
1.建立網絡檔案管理系統(tǒng)有利于各專業(yè)管理系統(tǒng)的正常運行，檔案管理系統(tǒng)接收各專業(yè)管理系統(tǒng)的數據后，專業(yè)管理系統(tǒng)數據壓力減輕，有利于系統(tǒng)的正常運行。
2.檔案管理系統(tǒng)接收網絡內專業(yè)系統(tǒng)的歸檔數據有利于數據的完整齊全。
3.建立檔案管理系統(tǒng)減輕專業(yè)系統(tǒng)的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。
一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題
對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領導不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產生直接經濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設備不齊全、管理機制不完善、管理技術落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫(yī)院的服務質量和服務水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設立專門負責合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術促進自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學技術，提高自身服務質量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術改進自身的醫(yī)療服務方式，同時還要利用信息技術改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術應用于醫(yī)院的服務方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術應用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術的復合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊伍的整體素質不高：目前，大多數醫(yī)院都存在合同檔案管理隊伍素質不高的問題，導致合同檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術方面的能力，無法適應新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊伍整體素質水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成合同檔案相關信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。
二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略
創(chuàng)新管理意識，提高服務質量：在制定合同檔案管理工作考核標準的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務意識和專業(yè)水平，從而提高服務質量。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結合，可以促進企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經濟效益和社會效益。在日常工作中，還要加強對合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴格按照國家規(guī)范標準執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機制方面，醫(yī)院必須積極學習各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進經驗和國內外的先進管理技術，以根據醫(yī)院的實際情況、工作性質和特點，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫(yī)院的經營制度、經營模式、經濟水平、企業(yè)文化等有機結合起來，確保該制度能夠有效地協(xié)調各部門之間的合作，共同推進合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊伍，提高整體素質：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊伍的整體素質。首先，必須要強化合同檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強對合同檔案管理人員的基礎知識、信息技術能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發(fā)展需求，推動醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進醫(yī)院長遠發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應用，對于提高合同檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價值和有效利用率。
作者:金銀善 單位:延邊大學附屬醫(yī)院
二、 甲方管理責任
1．負責辦理人事檔案接收手續(xù)，保留存檔人員原工作身份，人事檔案調出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位（存檔人員為非北京戶籍人員的，與乙方解除聘用關系后，檔案不得在北京市內調轉，其檔案須轉回原籍人才服務機構或變更新的委托單位，重新簽訂存檔合同）。
2．保管人事檔案，負責向有關組織、單位出具檔案中已記載的材料。
3．負責按檔案記載以及國家和北京市有關規(guī)定為乙方提供相關人事服務和管理。
4．甲方在未得到乙方的書面通知時，不得應存檔個人要求改變存檔合同、調轉人事檔案或出具有關人事證明。
5．甲方不負責其它管理及保險責任。
三、 乙方管理責任
1．應按國家有關規(guī)定為存檔人員辦理各項社會保險。
2．負責收集存檔人員在乙方工作期間形成的檔案材料，及時交甲方歸檔。
3．乙方對聘用的應屆大中專畢業(yè)生在見習期（一年）滿后應及時到甲方領取轉正定級表，做出考核鑒定意見后，送交甲方辦理轉正定級手續(xù)。
4．存檔個人到甲方辦理各種手續(xù)時，乙方應為其向甲方出具介紹信。
5．乙方應按甲乙雙方協(xié)議規(guī)定支付人事費。如發(fā)生欠費，須在甲方提供相關服務或檔案要求轉出時補齊費用。
6．乙方與存檔個人解除聘用關系后，乙方應在一個月內，按甲方規(guī)定的書面格式通知甲方，同時出具存檔人員聘用期間的工作鑒定，交回此合同并注明存檔人員存檔費繳納截至時間。
四、 本合同自雙方簽字之日起生效。
五、 本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。
甲方：_________________
（簽字蓋章）
乙方：_________________
（簽字蓋章）
關鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規(guī)定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發(fā)達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
越來越多的快速消費品企業(yè)，尤其是擁有著名品牌的企業(yè)在甄選經銷商甚至二批商的時候，會很看重經銷商有無建立相應的檔案管理系統(tǒng)。如果該經銷商能擁有一套有質量的系統(tǒng)檔案，至少說明了這個經銷商在內部管理上的正規(guī)，同時也證明其市場操作的基本功較為扎實。因此，檔案管理系統(tǒng)對經銷商有良好的包裝作用，但經銷商建立檔案管理系統(tǒng)并不只為上游企業(yè)，應整體向企業(yè)化經營的目標進發(fā)而建立，且隨著經銷商內部管理專業(yè)化精細化的發(fā)展趨勢，詳盡科學的檔案管理系統(tǒng)將是經銷商未來發(fā)展提升的必備基礎之一。當然，在目前階段，經銷商的檔案系統(tǒng)沒必要像廠家那樣龐大精細，應側重于實用性。
經銷商檔案系統(tǒng)可分為區(qū)域市場的基礎資料、行業(yè)市場的基礎資料、客戶基礎資料、市場運作資料。
1.區(qū)域市場的基礎資料。包括區(qū)域概況、行政關系、人口(農業(yè)人口與非農業(yè)人口)、城市及其下屬的縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村數量、當地主導經濟概況、人均收入及消費概況等經銷商所屬區(qū)域的基本狀況。資料可從各地市統(tǒng)計部分的公開網站找到。
下面是單個城市市場的基礎情況一覽表
××城市的人口狀況(圖1)。
××城市人口文化程度構成(圖2)。
××城市經濟構成(圖3)。
××城市的人均收入支出狀況(圖4)。
年年增長的人均支出都花到哪些地方去了呢？這里就要做人均消費組成分析，具體來看當地消費者是怎么來花錢的。
人均消費組成(圖5)。
所匯總出來的消費組成將能直觀地說明當地的消費特性及趨勢，這是用來向企業(yè)展示經銷商對當地情況了解程度的重要工具。更進一步則需要了解消費者本身。
究竟是誰來消費產品的？是誰購買？在哪里購買？……
而了解消費者的目的是了解價格。這里所說的價格，是消費者接受的價格，不是目前產品的價格。消費者自己消費時，愿意承受的價格是多少？消費者送禮時，愿意承受的價格是多少？……
這是用來分析市場的價格波浪模型。因為只有當產品價格與消費者可接受價格相吻合時，產品的銷量才是最大的，而其峰值是與產品的使用場合與目的密切相關。如果產品價格偏離，銷量上升的空間是有限的。它是經銷商用來調整產品結構，選擇新產品的重要工具。
2.行業(yè)市場的基礎資料。行業(yè)在本地的發(fā)展概況、市場總容量、發(fā)展趨勢、目前已有的競爭者、行業(yè)發(fā)展趨勢。資料可通過省市一級的行業(yè)協(xié)會或是工商部門的統(tǒng)計數據查到。
結合當地的消費特性，分析出本行業(yè)在當地的未來發(fā)展趨勢，為經銷商及廠家的未來發(fā)展及宣傳重點做依據和參考，這也是計算市場容量的重要依據。在這里，對品牌的進一步分析，則需要經銷商收集各企業(yè)的產品賣點，廣告宣傳重點，廣告?zhèn)鞑シ绞?，主要促銷手段等方面的資料。這是向企業(yè)要政策的重要依據。
3.客戶基礎資料。本區(qū)域內各種商業(yè)通路終端的總體情況、經銷商目前的覆蓋率、下線客戶資料。資料要靠業(yè)務人員在日常的工作中收集整理更新。
分別列出當前年度及上年度經銷商所經銷的某單個產品在各流通領域的銷量占比分析(圖6)。
作為基礎行業(yè)知識的各KA背景及發(fā)展方向類的資料，可直接到當地的KA門店索取或是向上游企業(yè)廠家的KA管理部門索取。編定成冊，以供業(yè)務人員學習使用。適當時候邀請廠家的專業(yè)KA管理人員前來具體講解培訓，以便加強檔案系統(tǒng)在實際工作中的運用。然后根據下設二批商或是零售終端的大小類別，分別制作單個檔案表格，內容主要由表1組成。
基礎的客戶檔案不但能讓經銷商更加有效地掌握客戶組成狀況，還能將整合出來的資料變換成資源。在和新廠家進行談判時，一整套充分詳實的客戶資料能更加有效地說明經銷商的實力和市場基礎，以及對這個市場所擁有的管理能力。此外，通過檔案中的客戶資金能力、倉儲情況等資料，還能計算出在旺季時的分流備貨能力，把零售終端的倉庫變成經銷商的分倉，提升更多的備貨量，獲取更多廠家備貨配送資源。這也是考核經銷商內部管理水平的重要依據。
4.市場運作資料。xx產品的鋪貨及銷量情況，見表2。
表2要直接掛在業(yè)務人員辦公室里，讓相關業(yè)務人員能直觀地看到其負責的工作所在，時時提醒業(yè)務人員還有哪些方面是要加強與補充的。
表3也是直接掛在業(yè)務人員辦公室的，具體的陳列及終端活化情況直接體現(xiàn)了相關業(yè)務人員的工作成績?！皩嶋H”一欄也可以是老板在每次市場走訪之后來親自填寫。時刻提醒業(yè)務人員還有哪些工作需要去做的，這比把業(yè)務人員叫進老板辦公室說要有效得多。
××產品的計劃通路結構與實際通路對比，以某食品為例。較為合理的通路結構部署，見圖7。
實際的通路結構狀況，見圖8。
從圖7、圖8上就不難看出，這個經銷商的通路結構更多還停留在批發(fā)團購等傳統(tǒng)通路上，對逐漸將占據主導零售地位的大型賣場及連鎖便利店重視不夠。每個產品的通路結構和比重都是有所區(qū)別的，經銷商要想讓所有的經銷產品都賺錢，就得分門別類地對每個產品的通路結構狀況做出分析，并及時調整。
表4一般是與廠家的駐地業(yè)務人員共同制定更新的，從全局的高度來看某產品的市場工作狀況，也是向廠家爭取市場投入的重要依據(一般來說，經銷商的市場工作達到一定標準的基礎上，廠家才會考慮市場投入)。
表5是要與廠家代表共同來制定的，分別標明線上廣告與線下活動所起到的預期作用與針對方向，注意線上廣告投入與線下活動的相結合，發(fā)揮最大的市場拉動作用。從總體上明確廠家對市場的整體建設規(guī)劃及啟動步驟。再者，明確雙方的費用承擔情況，避免后期扯皮。
表6是年度促銷計劃的月度細化分解圖，便于業(yè)務人員作為制訂月度工作計劃的重要依據。
經銷商的資料檔案系統(tǒng)的應用
經銷商的資料檔案系統(tǒng)基本上就是上述的四大塊，制作完成后，經銷商首先要根據資料重要性及保密性，區(qū)分出哪些資料是完全公開的，哪些是限級別查閱的，哪些又是僅限老板自己看的。
這么一套資料建立之后，可不是鎖在老板檔案柜里就萬事大吉了，關鍵在于如何運用這套檔案系統(tǒng)去發(fā)揮其應有的作用。一般來說，經銷商所整理編寫的檔案資料系統(tǒng)主要可用于以下幾個方面
1.便于經銷商的業(yè)務人員及廠家駐地人員快速全面地熟悉市場狀況，特別是出現(xiàn)新員工進入或區(qū)域管理輪換的時候。
2.陳列促銷一覽表之類市場運作資料作為督促考核業(yè)務人員工作的直觀表現(xiàn)形式和依據。
3.鋪貨／陳列計劃的制定依據。
4.銷量的預算及分解。
5.市場容量及發(fā)展趨勢的分析與測算。
6.產品結構調整或工作重心調整的依據。
7.前面提過，擁有完整的市場資料檔案系統(tǒng)，一方面是向上游企業(yè)包裝了自己，另一方面也是面向員工展現(xiàn)了經銷商企業(yè)化的發(fā)展方向與實際動作，從而吸引更多優(yōu)秀員工加入。
關于經銷商的檔案管理系統(tǒng)，還有幾個補充點
1.這套檔案系統(tǒng)不是老板一個人或是幾個業(yè)務人員就能做得出來的，而是要全員投入，根據各人所掌握的資訊狀況，各分一塊去分頭收集整理。
一、系統(tǒng)分析階段
此階段主要解決系統(tǒng)應該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設計人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經過認真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進度做出估計，進行費用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實計劃交上級管理部門進行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發(fā)計劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個系統(tǒng)中關鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計算機系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來說，他們應精通電子計算機技術，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應由計算機專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補短.共同規(guī)劃出一個系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個部分組成。
（一）可行性研究
文書檔案管理人員要根據文書檔案工作的特點和規(guī)律對計算機系統(tǒng)提出要求，然后在調查研究的基礎上進行系統(tǒng)可行性分析、對系統(tǒng)提出全面的要求。這是系統(tǒng)分析的第一步，包括以下幾個方面的內容：系統(tǒng)具備什么功能，確定系統(tǒng)的性能和使用范圍；進行初步費用估計及進度估計；提出對安全性、可靠性、擴充性等方面的要求?？尚行苑治鲭A段重點考慮和解決的問題是：
（1）本單位對文書檔案自動化管理系統(tǒng)的需要及其緊迫性。（2）自動化管理系統(tǒng)建立之后能提高工作效率多少，建立一個系統(tǒng)需花費多少人力、物力、財力，如何用較少的花費建立一個能獲得最大經濟效益的系統(tǒng)。（3）本單位及文書檔案部門現(xiàn)有條件如何，如文書檔案工作的基礎、資金、設備條件、人員技術條件等，能否在現(xiàn)有條件下順利地開發(fā)系統(tǒng)。（4）系統(tǒng)運行時將會出現(xiàn)哪些問題，是否具備了解決這些問題的條件。（5）對其他單位研制的系統(tǒng)或應用系統(tǒng)的軟件進行分析、評價和比較，提出適于本單位的代選方案。
（二）制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃
（1）確定系統(tǒng)的目標和功能。系統(tǒng)的目標是系統(tǒng)設計的基礎，在此基礎上確定系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)的功能包括服務功能、建立功能和維護功能。其中系統(tǒng)的服務功能是指系統(tǒng)的應用；建立功能包括系統(tǒng)初始化和建立數據文件或數據庫，并把數據裝入相應的數據庫及數據文件中，以便使用和處理；維護功能指對數據進行增加、修改、插入、刪除的功能以及數據的保密和安全方面的功能。
（2）選擇硬件。要求硬件具有足夠大的存儲量，以存儲大量的文件檔案信息。具有較高的運算速度，以滿足快速檢索的要求，特別是聯(lián)機檢索的要求，因為一般聯(lián)機檢索系統(tǒng)要求每一提問的響應時間應在1秒鐘之內，最多不超過5秒鐘；具有較強的比較和邏輯判斷能力；有靈活使用的漢字處理系統(tǒng)。此外，還要考慮計算機是否具有適應環(huán)境的能力，如維修是否方便，是否有服務支持，是否具有擴充內存、變化組合的能力。
（3）軟件設計。要求軟件具有以數據管理為中心的操作系統(tǒng)或管理文件；具有可靠性、簡明性、可移植性等特點；系統(tǒng)的應用軟件應對用戶使用語言的限制少，并且有自動引導功能，輸出格式能讓用戶自由選擇。
（4）機房設置。要求能夠防塵、防靜電、隔音；有相對穩(wěn)定的濕度，一般濕度為50%―70%，室溫15―30℃。
（5）配備人員。應配備系統(tǒng)分析員、系統(tǒng)設計員、著錄標引員、操作員、硬件及軟件維護員等工作人員，要求其精通業(yè)務，對工作認真負責。
制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃必須是在文書檔案部門對自動化系統(tǒng)的實際需要的前提下，根據本單位的經費、人員等多方面的情況，考慮國內硬件生產、引進的條件及本單位軟件設計的能力進行開發(fā)，不能不顧客觀條件盲目開發(fā)，以致造成資金的浪費。在進行系統(tǒng)設計時應采用培訓與調入相結合的辦法培養(yǎng)多層次的系統(tǒng)管理人員，并應進行人才儲備。
系統(tǒng)分析階段結束時，應產生系統(tǒng)說明書和可行性研究報告。系統(tǒng)說明書是通過系統(tǒng)分析員同文書檔案人員不斷交流研究而對問題的看法達成一致后形成的文件?？尚行詧蟾嬗挚煞Q為實施計劃報告，它應對系統(tǒng)的實施方案進行粗略描述，開發(fā)進度、使用的資源、人員投入計劃及組織形式等。
二、系統(tǒng)設計階段
此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應用軟件設計，內容包括數據準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數據存儲技術的自動選擇、操作費用估算等。擔任系統(tǒng)設計的人員稱作系統(tǒng)設計員，主要由經驗豐富的軟件人員來擔任。
三、系統(tǒng)實現(xiàn)階段
