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時(shí)間：2023-09-08 09:29:22
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關(guān)鍵詞 基層單位；檔案工作；管理；精細(xì)化；問(wèn)題；措施
基層單位，在過(guò)去很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，其運(yùn)行和管理工作都沒(méi)有得到外界的關(guān)注和重視，作為記錄基層單位工作和發(fā)展的主要文獻(xiàn)資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)價(jià)值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項(xiàng)工作內(nèi)容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)最大程度地做好各項(xiàng)工作，管理精細(xì)化或許就是解決這些問(wèn)題的答案。
一、基層單位檔案工作管理存在的問(wèn)題
檔案的管理，是一個(gè)單位、企業(yè)十分重要的一項(xiàng)工作，但是對(duì)于絕大多數(shù)單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴(yán)重不足的基層單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作基本上都是名存實(shí)亡。就基層單位檔案工作中存在的問(wèn)題而言，主要分為以下幾大類(lèi)：第一，社會(huì)、單位到員工對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門(mén)”，都不是大家愿意接手進(jìn)行管理的工作；導(dǎo)致這一問(wèn)題的原因有許多，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下至每一個(gè)單位的職工都需要對(duì)自身的這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)以及信息的傳遞負(fù)責(zé)。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識(shí)不夠強(qiáng)；大家認(rèn)為檔案管理是可有可無(wú)的內(nèi)容，不到使用的時(shí)候基本不會(huì)接觸到，同時(shí)對(duì)檔案管理的相關(guān)方法以及措施也很少有所涉及，這些問(wèn)題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒(méi)有具體的管理措施，也沒(méi)有日常的檢查和管理工作，對(duì)于檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容知識(shí)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實(shí)力都不夠，在信息更新上嚴(yán)重滯后，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行具體的工作管理，也沒(méi)能做到與時(shí)俱進(jìn)，引入先進(jìn)的管理方法以及管理設(shè)備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴(yán)重的不標(biāo)準(zhǔn)、不到位等一系列的問(wèn)題；專(zhuān)業(yè)人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問(wèn)題之一，而企業(yè)檔案工作管理認(rèn)識(shí)不足的同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)中每個(gè)職工對(duì)于檔案管理工作一知半解；而沒(méi)有統(tǒng)一的管理措施和管理體系機(jī)制則使得管理方式落后，年限久一點(diǎn)的檔案資料在保存的過(guò)程中發(fā)生丟失，給相關(guān)工作的展開(kāi)帶來(lái)了巨大的影響。總而言之，基層單位檔案工作管理問(wèn)題嚴(yán)重，發(fā)展以及改革勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。
二、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施
要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問(wèn)題，那么對(duì)基層單位檔案工作管理做出相應(yīng)的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細(xì)化管理的措施才能夠?qū)⒒鶎訂挝粰n案工作做好。首先，無(wú)論是基層社會(huì)、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實(shí)際行動(dòng)上對(duì)單位檔案的管理工作提高重視以及關(guān)注度，投入更多的人力、物力和財(cái)力對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內(nèi)容，而這項(xiàng)深入改革的措施則需要落到實(shí)處，如何才能做到讓全體員工和整個(gè)社會(huì)都對(duì)基層單位檔案工作能夠有一個(gè)更高的關(guān)注度呢。第一，我們需要改變對(duì)檔案管理工作的舊思想、過(guò)去式的認(rèn)識(shí)，從社會(huì)認(rèn)可度、崗位職稱(chēng)、工作內(nèi)容重視度等方面給檔案管理工作一個(gè)更為輕松的環(huán)境；在保證外部環(huán)境相對(duì)寬松的同時(shí)，我們需要從內(nèi)在因素著手對(duì)基層單位檔案工作管理展開(kāi)改革，在統(tǒng)一對(duì)基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎(chǔ)上，我們還需要在實(shí)際行動(dòng)中有著強(qiáng)力的表現(xiàn)，這需要我們的單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個(gè)較為重要的位置上，自己帶頭學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)和技能，自己帶頭對(duì)單位檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，甚至在人數(shù)不多的單位中，可以采取輪班的方式對(duì)檔案工作進(jìn)行管理。其次，引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對(duì)單位的員工開(kāi)設(shè)相關(guān)的講座以及學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓職工對(duì)檔案管理工作以及檔案的認(rèn)識(shí)有一個(gè)更為系統(tǒng)、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發(fā)展的過(guò)程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡(jiǎn)單，甚至在外人看來(lái)就是一個(gè)可有可無(wú)、沒(méi)什么技術(shù)含量的工作，但是深入到具體的工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)龐大的工作體系，包含了許多工作內(nèi)容，需要我們從點(diǎn)滴做起，從小事做起，構(gòu)建合理的管理方式和系統(tǒng)才能夠?qū)n案管理工作行之有效地一直延續(xù)下去。因此專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才對(duì)于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個(gè)職工了解和認(rèn)識(shí)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關(guān)手續(xù)的辦理更為高效。同時(shí)，完善檔案管理的體系，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)等先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案管理能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
三、基層單位檔案工作管理發(fā)展展望
基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發(fā)展中遺留下來(lái)的問(wèn)題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發(fā)展的角度來(lái)看，只要我們能夠從點(diǎn)滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化乃至系統(tǒng)化并非癡人說(shuō)夢(mèng)。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對(duì)基層單位檔案工作管理存在的問(wèn)題不能視而不見(jiàn)，應(yīng)該痛下決心進(jìn)行深層次的改革和完善，在改革的過(guò)程中應(yīng)該克服各個(gè)方面的困難和問(wèn)題，努力將各項(xiàng)改革措施和手段執(zhí)行下去，推行開(kāi)來(lái)。當(dāng)改革措施取得一定成效后，需根據(jù)具體的實(shí)際情況，對(duì)管理措施進(jìn)行適應(yīng)性的調(diào)整，但工作不能夠半途而廢，而應(yīng)推行到底。只有這樣，發(fā)展之路才能走得更為長(zhǎng)久；同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作我們需要在全國(guó)的基層單位建立一個(gè)適用性較為廣泛的管理體系和機(jī)制，推行一些管理效率和較為先進(jìn)的管理措施，讓各個(gè)基層單位在檔案工作管理中學(xué)習(xí)和參考，根據(jù)自身單位的自身具體情況，發(fā)展出符合自己?jiǎn)挝粚?shí)際情況和發(fā)展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。
四、結(jié)語(yǔ)
通過(guò)上文，從基層單位檔案工作管理存在的問(wèn)題、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施以及基層單位檔案工作管理發(fā)展展望等方面展開(kāi)一番剖析可以看出，我國(guó)基層單位檔案管理工作在發(fā)展的過(guò)程中遺留下來(lái)許多的問(wèn)題，深化改革難度較大，發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)，基于基層單位檔案有著十分重要的價(jià)值，改革的形勢(shì)更是刻不容緩，因此，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，我們需要從普及社會(huì)對(duì)檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機(jī)制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識(shí)，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。
參考文獻(xiàn)：
[1] 齊建華. 淺談新時(shí)期檔案和諧管理模式的構(gòu)建[J]; 湖北檔案，2008 年Z1 期.
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個(gè)人檔案的管理，大到全國(guó)人口的戶(hù)籍管理，以往手工管理手段面對(duì)如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的理念與技術(shù)，它運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)于這些有保存價(jià)值的檔案材料，如何能夠在有效保護(hù)的同時(shí)，更好地利用其價(jià)值成為各級(jí)各類(lèi)檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
一、完善檔案制度
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來(lái)支持。在精細(xì)化管理運(yùn)行的實(shí)際過(guò)程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門(mén)職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類(lèi)制度、考核制度、獎(jiǎng)懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門(mén)，要在實(shí)際運(yùn)行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實(shí)，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門(mén)制度完善的同時(shí)，對(duì)各教學(xué)院部和職能部門(mén)檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專(zhuān)職的高校檔案館的工作人員對(duì)各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對(duì)于二級(jí)學(xué)院以及各部門(mén)的兼職檔案人員來(lái)說(shuō)，各項(xiàng)事務(wù)還需要用明確的要求和制度來(lái)規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類(lèi)、存放方式、檔案材料等按要求撰寫(xiě)、按規(guī)范收取、按時(shí)間歸檔等都要有專(zhuān)門(mén)的制度和規(guī)范來(lái)約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)。
二、抓住機(jī)遇，優(yōu)化技術(shù)
數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字化管理手段對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進(jìn)一步提高。各大高校正在抓住這一機(jī)遇大力推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機(jī)遇更新管理手段和技術(shù)、爭(zhēng)取充足的資金來(lái)推動(dòng)檔案管理向信息化、開(kāi)放化邁進(jìn)。
數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來(lái)了新的生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢(xún)利用率低，不便于開(kāi)放利用。而數(shù)字檔案館作為一個(gè)開(kāi)放的平臺(tái)，各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能比擬的，其功能強(qiáng)大的信息化處理平臺(tái)、高效的訪問(wèn)速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過(guò)程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動(dòng)方式。
三、更新管理人才
數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來(lái)看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒(méi)有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達(dá)到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運(yùn)行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)時(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進(jìn)高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)。
四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德
1.遵循保密原則。“不該說(shuō)的秘密，絕對(duì)不說(shuō)；不該知道的秘密，絕對(duì)不問(wèn)。”這是檔案管理人員在工作的過(guò)程中必須遵守的檔案保密制度。對(duì)于保密類(lèi)檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個(gè)人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過(guò)程中會(huì)接觸到個(gè)人檔案文件，其中包含的個(gè)人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。
2.注重服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理看起來(lái)是對(duì)各類(lèi)物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢(xún)利用的過(guò)程中都是要與各類(lèi)人群有交流的。作為一個(gè)窗口服務(wù)型的部門(mén)，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個(gè)部門(mén)的形象。在收集檔案材料時(shí)，檔案管理工作者與檔案來(lái)源單位是合作關(guān)系，而不是上下級(jí)關(guān)系；與來(lái)訪人員交流時(shí)，對(duì)其權(quán)限查詢(xún)范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿(mǎn)足；與學(xué)校其他部門(mén)的協(xié)同工作時(shí)，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門(mén)的責(zé)任與義務(wù)。
高校檔案精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門(mén)積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對(duì)其內(nèi)容和功能進(jìn)一步完善。
參考文獻(xiàn)：
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在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)背景下， 有些人認(rèn)為檔案工作的改革和發(fā)展似乎對(duì)本單位的發(fā)展并不重要，檔案工作并不能提高單位的經(jīng)濟(jì)效益。各單位通常把有限的財(cái)力用在促進(jìn)科研或生產(chǎn)的發(fā)展上， 對(duì)檔案工作的投入較少，導(dǎo)致人才與設(shè)備緊缺，檔案工作發(fā)展緩慢。
1.2 檔案管理部門(mén)的自身定位產(chǎn)生偏差
現(xiàn)代企事業(yè)單位特別是大型科研與機(jī)械制造單位，已把縮短產(chǎn)品的研制與生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本作為其根本目的?，F(xiàn)在進(jìn)行的信息化工程更是為這些根本目的所服務(wù)的。檔案管理部門(mén)如果還把自己的職責(zé)定位于管好歸檔紙質(zhì)文件、完成下發(fā)工作、更改到位等傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，不參與到產(chǎn)品的設(shè)計(jì)與生產(chǎn)流程中去，不用信息化的手段從產(chǎn)品的源頭開(kāi)始介入管理，不把自身的職責(zé)與單位的根本目的所相關(guān)聯(lián)，那檔案管理部門(mén)的地位從何而提高，價(jià)值從何而體現(xiàn)。
1.3 檔案管理部門(mén)的創(chuàng)新力與改革意識(shí)不強(qiáng)
檔案管理部門(mén)在思想上總是認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附屬工作，按照現(xiàn)有的流程進(jìn)行就完全可以管好現(xiàn)有的檔案。更有些檔案工作人員還抱有不求有功但求無(wú)過(guò)的心里，缺乏創(chuàng)新意識(shí)與自強(qiáng)精神，無(wú)意對(duì)現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的改革。
1.4 檔案管理部門(mén)工作的主動(dòng)性不強(qiáng)
現(xiàn)階段，一些檔案管理部門(mén)的檔案工作還處于被動(dòng)式服務(wù)狀態(tài)，工作總是在“等”的階段，有了任務(wù)再去執(zhí)行。服務(wù)手段嚴(yán)重滯后，影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，以致使檔案信息資源無(wú)法得到充分的利用。
2 檔案管理部門(mén)如何應(yīng)對(duì)問(wèn)題與自身改革
2.1 檔案管理部門(mén)在單位中的定位
檔案管理部門(mén)在各單位信息化過(guò)程中自身定位的正確與否，將決定了檔案管理部門(mén)在以后各單位中所處于的地位和影響力。目前各單位大力開(kāi)展的信息化工程目的是為了為縮短研制與生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本這一各單位發(fā)展的根本目的而服務(wù)的。檔案管理部門(mén)在信息化過(guò)程中應(yīng)緊密結(jié)合這一根本目的，利用自身信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，為這一根本目的做好信息資源上的支持工作，加快產(chǎn)品的研制與生產(chǎn)周期、提高產(chǎn)品質(zhì)量。使自身的命運(yùn)與產(chǎn)品的命運(yùn)緊密相聯(lián)，成為產(chǎn)品從研制到生產(chǎn)，再到交付過(guò)程中不可或缺的重要支撐部門(mén)之一。只有這樣檔案管理部門(mén)才能在以后各單位發(fā)展過(guò)程中提高自身的地位。
2.2 檔案工作人員思想意識(shí)的改變
思想意識(shí)即觀念，是人的頭腦對(duì)于客觀物質(zhì)世界的反映，是感覺(jué)、思維等各種心理過(guò)程的總和。檔案工作人員思想意識(shí)上能否改變，將很大程度上決定檔案工作能否有改革與創(chuàng)新?，F(xiàn)在，檔案工作人員急劇面對(duì)著思想觀念上的改變與服務(wù)意識(shí)上的創(chuàng)新。
2.2.1 檔案工作人員在思想觀念上的改變
檔案工作者在信息化的大背景下，行駛的將是一條前人從來(lái)沒(méi)有走過(guò)的道路。如果檔案工作人員還沉寂在以前的思維模式當(dāng)中，片面的強(qiáng)調(diào)原則，習(xí)慣于按現(xiàn)有的流程辦事，在思想上患得患失，工作上縮手縮腳，抱著不求有功但求無(wú)過(guò)的心理。不愿去改革，不想去創(chuàng)新；或者總是片面的強(qiáng)調(diào)繼承，對(duì)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)做法、流程一味的照搬照抄，從不用辯證的觀點(diǎn)去分析以前的經(jīng)驗(yàn)、做法、流程在現(xiàn)階段是否還是正確的，有用的。從而導(dǎo)致工作上墨守成規(guī)，按照現(xiàn)有的流程一步一步的進(jìn)行，無(wú)法去創(chuàng)新、改革。信息化時(shí)代的檔案工作人員應(yīng)“跳出檔案來(lái)看檔案”，檔案工作人員唯有解放思想，更新觀念，大膽嘗試，用于創(chuàng)新，才能在信息化大道上探索前進(jìn)。
當(dāng)今，全行業(yè)在廣泛的進(jìn)行著信息化工作與數(shù)字檔案館建設(shè)工作，在這兩項(xiàng)工作中，要清楚的認(rèn)識(shí)到設(shè)備將是其基礎(chǔ)，人員將是決定因素。因此，能否培養(yǎng)與留住一批檔案信息化建設(shè)人才，建立一支懂技術(shù)、懂管理、高效率、快反應(yīng)、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍成為了重中之重。對(duì)于這些人員不但要在政策上對(duì)其傾斜，還應(yīng)該對(duì)其加大計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息管理知識(shí)、法律與安全知識(shí)等方面的培訓(xùn)。只有這樣檔案信息化工作才能飛速的發(fā)展。
2.2.2 檔案工作人員在服務(wù)意識(shí)上的創(chuàng)新
檔案工作人員在服務(wù)意識(shí)上也面臨著改變。首先，檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)要加以強(qiáng)化，變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，從等著別人來(lái)查到主動(dòng)提供。從只提供基礎(chǔ)檔案，上升到提供編研后深層次的檔案信息。只有這樣檔案服務(wù)才能得以體現(xiàn)，檔案服務(wù)的認(rèn)知度才能得以提高，檔案管理部門(mén)的服務(wù)功能才能被認(rèn)可。
其次，檔案工作人員的服務(wù)觀念要加以改變。檔案工作人員應(yīng)具有全過(guò)程服務(wù)意識(shí)。在各類(lèi)文件的形成初期，檔案工作人員就應(yīng)該介入進(jìn)去。特別是對(duì)重大的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，檔案工作人員就應(yīng)該從合同的簽定、設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、正式付款、國(guó)家對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收合格，以及以后的設(shè)備檢修；基建項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到驗(yàn)收全過(guò)程的參與其中，做到前端介入，過(guò)程跟蹤。
2.3 檔案管理部門(mén)服務(wù)手段的創(chuàng)新
檔案工作服務(wù)機(jī)制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機(jī)勃勃，檔案部門(mén)的服務(wù)水平，才能隨著形勢(shì)及任務(wù)的變化發(fā)展得到不斷提高。當(dāng)前，檔案服務(wù)機(jī)制的不斷創(chuàng)新和改革，應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各部門(mén)工作提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由一般服務(wù)向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動(dòng)態(tài)管理。檔案工作人員參與到型號(hào)線中去，參加型號(hào)線例會(huì)。在型號(hào)現(xiàn)例會(huì)中可以更方便的與各部門(mén)人員進(jìn)行交流，聽(tīng)取別人的意見(jiàn)，提出檔案部門(mén)的建議，并且可以與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行工作上的協(xié)調(diào)。這樣不僅能第一時(shí)間得到型號(hào)和各部門(mén)的需求信息，為檔案部門(mén)主動(dòng)式服務(wù)占得先機(jī)；還能使各部門(mén)對(duì)檔案部門(mén)加以重視，從而提高檔案部門(mén)的地位。
2.4 檔案管理部門(mén)管理手段的創(chuàng)新
檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管等提供利用服務(wù)活動(dòng)的總稱(chēng)，是國(guó)家檔案在事業(yè)單位最直接的表現(xiàn)形式。目前，工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對(duì)事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開(kāi)展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問(wèn)題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。本文將以此為背景，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題
1.信息化水平較低
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛一應(yīng)用在各項(xiàng)工作中，并有效提高了社會(huì)生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)看，信息化水平較低時(shí)事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問(wèn)題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：
（1）信息化技術(shù)的應(yīng)用水平有限。
在檔案管理中，一大批新的技術(shù)被應(yīng)用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，只是開(kāi)發(fā)應(yīng)用了這些系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，包括檔案儲(chǔ)存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒(méi)有得到應(yīng)用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。
（2）檔案管理人員的信息水平不高。
事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，但是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作；系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題也得不到及時(shí)解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。
2.檔案管理體系不完善
當(dāng)前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導(dǎo)致所制定的檔案管理體系不能滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開(kāi)工作，對(duì)整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當(dāng)前管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定將收集到的資料進(jìn)行歸檔、保存，在檔案整理過(guò)程中，檔案沒(méi)有按照按照擺放，導(dǎo)致檔案日常管理工作異?；靵y。
二、事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理的策略分析
1.制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系
對(duì)事業(yè)單位而言，制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開(kāi)展的保證，因此在檔案管理過(guò)程中需要優(yōu)先制定科學(xué)的管理制度，保證各項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。根據(jù)上文分析的內(nèi)容，本文認(rèn)為在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要注意以下問(wèn)題：
（1）應(yīng)該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問(wèn)題，了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，并以此為基礎(chǔ)制定管理體系，確保管理制度的科學(xué)性。
（2）在制定管理體系過(guò)程中，為了保證管理體系具有良好的實(shí)用性，需要充分聽(tīng)取檔案管理人員的建議，通過(guò)分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關(guān)要求制定管理體系。
（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個(gè)員工的工作，并且能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的行為產(chǎn)生影響，必要時(shí)要鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進(jìn)而帶動(dòng)其他人員遵守規(guī)定。
2.重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)
開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來(lái)檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開(kāi)展人員再學(xué)習(xí)活動(dòng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在工作中，要采取自學(xué)與培訓(xùn)兩種形式，一方面，鼓勵(lì)全體檔案管理人員在閑暇之余能學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓(xùn)制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學(xué)習(xí)環(huán)境，以進(jìn)一步提高員工的整體素質(zhì)。
3.優(yōu)化管理手段
在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔桿管理工作也需要積極引進(jìn)新的技術(shù)與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數(shù)據(jù)庫(kù)，并將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)；在文檔檢索過(guò)程中，相關(guān)人員只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。
結(jié)束語(yǔ)：
主要研究了事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)事業(yè)單位如何有優(yōu)化檔案管理策略進(jìn)行分析?？傮w而言，事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理行為過(guò)程中，需要立足于單位實(shí)際情況，在充分了解單位在檔案管理中存在的問(wèn)題后，提出針對(duì)性的解決措施，為全面提高事業(yè)單位管理水平奠定基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
1 引言
目前電子人事文件只是紙張的數(shù)字記錄和配件，沒(méi)有能力和獨(dú)立存在的價(jià)值，在管理上也有與紙質(zhì)載體相一致。但是，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)現(xiàn)和管理是一樣的。首先，要建立一個(gè)基于文檔生命周期理論和運(yùn)動(dòng)規(guī)律的綜合管理系統(tǒng)，使其具有相應(yīng)的管理功能。例如，根據(jù)文件生命周期理論，需要的文件讀寫(xiě)功能，文件管理功能和文件管理功能；根據(jù)漸進(jìn)的和連續(xù)的管理規(guī)則，確定運(yùn)行通道系統(tǒng)管理流程和電子文件；根據(jù)對(duì)文件的形成規(guī)律，生產(chǎn)周期的文件只讀編輯功能修改，在文件功能，根據(jù)管理標(biāo)志相同的規(guī)則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內(nèi)容；根據(jù)現(xiàn)有的變異形式，具有自動(dòng)組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據(jù)數(shù)量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過(guò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)電子文件的管理及其運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行了研究。可以看出，公文流轉(zhuǎn)的規(guī)則對(duì)于公文的管理，也就是說(shuō)，管理的整合有著特別重要的作用。
2 強(qiáng)化檔案人員的意識(shí)與業(yè)務(wù)水平
（一）加強(qiáng)檔案意識(shí)
一般人檔案法律意識(shí)還比較薄弱，尤其是在一般的事業(yè)單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識(shí)是一種普遍現(xiàn)象。加強(qiáng)檔案意識(shí)必須從現(xiàn)實(shí)出發(fā)有效果。如果你準(zhǔn)備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個(gè)房子都從新的調(diào)查，即勞動(dòng)力成本和更多的錢(qián)。這說(shuō)明檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案館的資金投入成本和精力，有時(shí)比建設(shè)資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)做好檔案建設(shè)是與各教職工有著緊密聯(lián)系的事?，F(xiàn)在的檔案部門(mén)普遍提高認(rèn)識(shí)，從領(lǐng)導(dǎo)，基本上按要求進(jìn)行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱(chēng)評(píng)審或評(píng)估的時(shí)候，教師要到記錄室查自己的教學(xué)工作量，查一下教學(xué)時(shí)間。當(dāng)然，收集各部門(mén)，整理、歸檔、完整性、準(zhǔn)確性是各部門(mén)的文件質(zhì)量，狠抓檔案人員的培訓(xùn)，是培養(yǎng)骨干檔案法的實(shí)施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，社會(huì)檔案意識(shí)。
（二）提高檔案管理的業(yè)務(wù)管理水平
檔案一般不是檔案專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，不受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)檔案，和流量大，所以定期對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)檔案，檔案管理工作中的一個(gè)事件。與檔案工作者的非檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生相比，它不僅是一個(gè)問(wèn)題，而且還具有一定的優(yōu)勢(shì)。的優(yōu)點(diǎn)是，他們一般都熟悉本部門(mén)的工作，具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)的部門(mén)，知道文件操作程序；計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員了解基本的電腦知識(shí)，能使用計(jì)算機(jī)處理文件，這些條件都比舊的一個(gè)全職的記錄。缺乏只是需要加強(qiáng)對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。事實(shí)上，部門(mén)檔案員不需要詳盡的學(xué)習(xí)“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識(shí)的科學(xué)體系，應(yīng)該是最需要的位置檔案知識(shí)的工作，如規(guī)定的操作技術(shù)方法的基本要求的實(shí)用知識(shí)和電子文件的歸檔格式。
總之，檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要大量的支持。從社會(huì)和服務(wù)到社會(huì)的文件管理。所以我們的目標(biāo)是加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，擴(kuò)大社會(huì)參與，而不是減少社會(huì)參與。堅(jiān)持公文處理部門(mén)備案，事實(shí)上，檔案管理水平整體提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案館的宣傳，提高社會(huì)檔案意識(shí)是一個(gè)重要途徑。
3 搭建一體化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)
通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)改變?nèi)耸潞蜋n案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個(gè)綜合管理體系，全過(guò)程的信息管理和服務(wù)與利用。另一方面，建立一個(gè)全面的文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的管理。主要從2個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整：一是加強(qiáng)事前控制和消除重復(fù)環(huán)節(jié)；二是統(tǒng)一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運(yùn)行過(guò)程管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，并對(duì)兩者相對(duì)獨(dú)立性進(jìn)行分析。檔案信息系統(tǒng)的建立，綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用，必然會(huì)形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。和數(shù)字文件附加到這一共同構(gòu)成全宗檔案信息系統(tǒng)，更好地發(fā)揮數(shù)字錄音的優(yōu)點(diǎn)，成為檔案信息資源的重要組成部分。
在檔案工作中，有一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題一直被討論：是否堅(jiān)持執(zhí)行文件處理部門(mén)備案制度。我國(guó)文書(shū)處理部門(mén)備案制度在《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中建立起，本系統(tǒng)對(duì)檔案工作的時(shí)間帶來(lái)了巨大的活力，但現(xiàn)在有思想，文書(shū)處理部門(mén)備案制度環(huán)境發(fā)生了變化，這導(dǎo)致了許多問(wèn)題的歸檔，并由檔案部門(mén)備案。筆者認(rèn)為，如果完全由檔案部門(mén)備案，勢(shì)必會(huì)增加檔案部門(mén)對(duì)人員和財(cái)政投入的負(fù)擔(dān)，而且不利于社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)和檔案法的宣傳和普及。對(duì)于文件的問(wèn)題，應(yīng)在檔案工作者努力的訓(xùn)練。管理和檔案部門(mén)的一個(gè)人的進(jìn)步是不可能的，還必須依靠文件處理部門(mén)檔案。然后，對(duì)文件業(yè)務(wù)員的責(zé)任、業(yè)務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到文件的完整性、準(zhǔn)確性的重要因素。因此，檔案員的培養(yǎng)應(yīng)該是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。
4 強(qiáng)化人事檔案信息一體化管理的價(jià)值
（一）為計(jì)算機(jī)管理文件的應(yīng)用積累經(jīng)驗(yàn)
利用計(jì)算機(jī)管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對(duì)檔案工作者的責(zé)任。對(duì)人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡(jiǎn)單的人工操作，而是一種基于計(jì)算機(jī)管理的新的管理方法。此外，本實(shí)用程序具有良好的效果，并受到權(quán)威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無(wú)疑對(duì)計(jì)算機(jī)管理文件應(yīng)用的理論和方法的建立起著積極的作用。
（二）提高實(shí)際工作的管理水平
由于檔案記錄缺乏整個(gè)管理手段和方法，各部門(mén)之間以及各方面的工作都出現(xiàn)了不可勾的現(xiàn)象，重復(fù)勞動(dòng)問(wèn)題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個(gè)不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問(wèn)題。提高文件歸檔質(zhì)量。通過(guò)管理系統(tǒng)，可以采取以下措施：首先，確保注冊(cè)表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門(mén)或多語(yǔ)種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產(chǎn)生的文件操作，幫助他們對(duì)文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復(fù)勞動(dòng)，通過(guò)信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過(guò)程，同一目錄重復(fù)登記重復(fù)勞動(dòng)；二是要取消檔案人員檢索文件內(nèi)容的重復(fù)勞動(dòng)記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過(guò)對(duì)電子文檔的運(yùn)動(dòng)過(guò)程的管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的。使電子文件作為一種數(shù)字記錄文件的文件，完成其附件的任務(wù)，同時(shí)，也要實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，作為檔案信息系統(tǒng)的新部分，文件到數(shù)據(jù)庫(kù)和統(tǒng)一管理的實(shí)施。提高標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。與人工管理相比，應(yīng)用系統(tǒng)本身就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的管理。此外，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程的整體管理，規(guī)范化管理水平的自然性和提高。
參考文獻(xiàn)
一、房地產(chǎn)檔案管理的概況
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買(mǎi)賣(mài)、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤(pán)等各種載體內(nèi)容的文件材料。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買(mǎi)賣(mài)、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案工作的好壞，直接影響到企業(yè)從閉塞到開(kāi)放的轉(zhuǎn)變。不夠了，要逐步現(xiàn)實(shí)開(kāi)發(fā)利用方式從被動(dòng)到主動(dòng)，從單一到多樣，從平面到立體，從閉塞到開(kāi)放的轉(zhuǎn)變。例如有關(guān)部門(mén)編制房改情況報(bào)告，經(jīng)濟(jì)適用房開(kāi)況報(bào)告以及典型交易案例分析等文件材料。
城市房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，檔案室可以主動(dòng)向其推薦并指定有代表性的房地產(chǎn)檔案。對(duì)所掌握的檔案資料信息進(jìn)行篩選、加工、整理、提煉編研專(zhuān)題資料，史料，簡(jiǎn)報(bào)，文摘集萃等等，使原始資料變成活的，有用的，房地產(chǎn)檔案是二次面貌和發(fā)展的歷史見(jiàn)證，是研究城市的發(fā)展歷史，研究房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視房地產(chǎn)檔案工作的管理和發(fā)展，不只是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的一項(xiàng)一般意義的工作，而且是真文獻(xiàn)。從而幫助領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)需求者，認(rèn)清現(xiàn)狀，規(guī)劃未來(lái)，使房地產(chǎn)發(fā)展走向良性發(fā)展的軌道。根據(jù)房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)探究如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作。
當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理存在以下特性：
1.房地產(chǎn)檔案具有很強(qiáng)的政策性：在房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展中，無(wú)論是征地、開(kāi)發(fā)、拆遷、補(bǔ)償，還是建設(shè)、安置、交易，管理等項(xiàng)工作，都必須嚴(yán)格按照國(guó)家的方針政策進(jìn)行操作，這其中征地要執(zhí)行土地法，動(dòng)遷要執(zhí)行動(dòng)遷法，房屋買(mǎi)賣(mài)要執(zhí)行房屋交易管理辦法，房屋租賃要執(zhí)行房屋租賃管理辦法，房屋管理要執(zhí)行物業(yè)管理辦法?？傊畤?guó)家要用方針政策指導(dǎo)、調(diào)控、規(guī)范房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)在發(fā)展中，體現(xiàn)了很強(qiáng)的政策性。
2.房地產(chǎn)檔案具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性：房地產(chǎn)業(yè)同其他的產(chǎn)業(yè)一樣，有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，是一門(mén)比較深的學(xué)問(wèn)。從某種意義上來(lái)看，房地產(chǎn)業(yè)又是一個(gè)比較龐大的系統(tǒng)工程，這其中不僅要有土地劃撥、開(kāi)發(fā)企業(yè)施工隊(duì)伍、房地市場(chǎng)科研部門(mén)等硬件，還要有房產(chǎn)銀行、房產(chǎn)法庭、房產(chǎn)監(jiān)察、房屋中介、價(jià)格體系、職工培訓(xùn)、物業(yè)培訓(xùn)、法制建設(shè)等軟件，這些都需要我們學(xué)習(xí)和了解。就拿房地市場(chǎng)來(lái)看，就包括買(mǎi)賣(mài)、繼承、分割、抵押、典檔、置業(yè)、擔(dān)保等專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，上述的這些工作中都與房地產(chǎn)檔案息息相關(guān)，密不可分，且體現(xiàn)很強(qiáng)的政策性
3.房地產(chǎn)檔案具有很強(qiáng)的相關(guān)性：房地產(chǎn)檔案不僅是房地產(chǎn)業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，也是城市面貌變化與發(fā)展的歷史見(jiàn)證，因此在房地產(chǎn)檔案中，必然涉及與房地產(chǎn)業(yè)相關(guān)的許多工作所以這個(gè)特點(diǎn)利用價(jià)值在于：要搞好檔案管理，檔案管理人員除了要掌握本專(zhuān)業(yè)的知識(shí)外，還要認(rèn)真地學(xué)習(xí)有關(guān)城市規(guī)劃、建筑施工、裝飾裝修、園林綠化、供水供電、供熱供氣等方面的知識(shí)，以更好地適應(yīng)工作的需要
二、信息化背景下房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的新問(wèn)題
1.由于中小城市對(duì)檔案法制觀念薄弱，歸檔意識(shí)不強(qiáng)檔案信息資料不完整，在房地產(chǎn)市場(chǎng)迅速發(fā)展的今天，雖然依法治檔的外部環(huán)境有所好轉(zhuǎn)，但有少數(shù)房地產(chǎn)管理部門(mén)的干部對(duì)檔案法制觀念仍很薄弱，檔案意識(shí)不強(qiáng)，少數(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)存在檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整等。如應(yīng)歸檔的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、影像膠片、軟盤(pán)等沒(méi)有存人房屋權(quán)屬檔案；檔案中缺少房產(chǎn)分幅平面圖等；由于管理工作不規(guī)范，檔案信息和房屋實(shí)際不相符。
2.隨著計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)向更高更快方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更加發(fā)達(dá)，各行各業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本普及，電子檔案大量出現(xiàn)，管理方式已不適應(yīng)新時(shí)代要求，房地產(chǎn)檔案管理停留于過(guò)去的筆抄時(shí)代，而且靠傳統(tǒng)手工方式管理檔案，核檔立卷時(shí)間長(zhǎng)，查檔耗時(shí)費(fèi)力，工作效率低，新發(fā)生的檔案不能及時(shí)核檔立卷，造成積壓，影響利用檔案管理，雖然勉強(qiáng)能滿(mǎn)足查檔、利用需要，但隨著數(shù)量的增加，查檔的查全率、查準(zhǔn)率下降，查檔開(kāi)始成為產(chǎn)權(quán)管理的瓶頸。
3.對(duì)社會(huì)需求和應(yīng)該提供的服務(wù)缺乏研究，多年來(lái)，房屋權(quán)屬檔案利用大多是處于你用我查的被動(dòng)服務(wù)地位，中小城市房產(chǎn)檔案管理部門(mén)很少重視對(duì)利用者特點(diǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，沒(méi)有對(duì)實(shí)際利用效果進(jìn)行深人分析。
4.檔案管理工作的發(fā)展，檔案工作人員的綜合素質(zhì)已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，隨著檔案現(xiàn)代化管理逐步發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)也提出了更高要求，但基層的檔案人員缺乏必備的現(xiàn)代化管理方面的知識(shí)，盡管他們對(duì)業(yè)務(wù)工作很精通，但在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面卻束手無(wú)策。雖然經(jīng)過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們懂得一般的基礎(chǔ)知識(shí)和操作，但要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理光靠這點(diǎn)基礎(chǔ)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。如應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)、維護(hù)等，都需要有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
三、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的建議和措施
1.積極采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，在抓好檔案基礎(chǔ)工作的前提下，要著重提高檔案管理的科技含量，房地產(chǎn)檔案管理工作者要主動(dòng)開(kāi)發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，努力學(xué)習(xí)成功的先進(jìn)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，積極探索對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行全文掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)管理和利用新的方法。
2.大力開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)權(quán)屬信息資源，積極開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)，在房地產(chǎn)行政管理、產(chǎn)權(quán)變更、落實(shí)私房政策、解決民事糾紛、所有權(quán)登記發(fā)證等各項(xiàng)工作中，都需要利用房地產(chǎn)檔案調(diào)事定界、判斷產(chǎn)權(quán)，所有這些越來(lái)越突出地顯示了房地產(chǎn)檔案的重要性和社會(huì)價(jià)值，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，積極開(kāi)展有償咨詢(xún)服務(wù)，及時(shí)提供第一手的原始資料，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案有關(guān)信息的需求。
3.加強(qiáng)檔案法制的學(xué)習(xí)和宣傳，推進(jìn)依法治檔工作，利用多種形式，加大對(duì)檔案法城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法等法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，要按照《檔案法》，搞好檔案行政執(zhí)法工作，認(rèn)真抓好違法案件的處理，嚴(yán)肅查處違法違規(guī)行為，積極推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的法制化進(jìn)程。
4.加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理者的素質(zhì)，要培養(yǎng)檔案人員樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)，有高度的責(zé)任心，有創(chuàng)新的意識(shí)，要有計(jì)劃地開(kāi)展繼續(xù)教育，通過(guò)培訓(xùn)、自學(xué)等方式努力提高檔案工作人員的綜合能力，同時(shí)要科學(xué)、合理地引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)人員，業(yè)務(wù)雙精通的復(fù)合型人才，使檔案管理真正走向現(xiàn)代化。
隨著房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，廣大檔案工作者要共同努力，迎接挑戰(zhàn)，全面推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理，積極為房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展服務(wù)。
一、以往高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題
1、缺乏必要的制度保證
任何新的技術(shù)或者是新思想的形成都是需要一定的基礎(chǔ)的，同樣信息化技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理管理中的推行也是需要一定的制度基礎(chǔ)的，現(xiàn)在高校管理學(xué)生檔案缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，有的分配給相應(yīng)的院系來(lái)管理，還有的就是把整個(gè)學(xué)校的檔案都放在一起，學(xué)生的檔案管理工作實(shí)際上缺少一定的專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，標(biāo)準(zhǔn)不一的管理形式，管理制度缺乏必要的標(biāo)準(zhǔn)，既沒(méi)有相關(guān)的部門(mén)的保證，也沒(méi)有相關(guān)人員的定額配置，檔案管理工作的績(jī)效、考勤、人員晉升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保證使得高校的學(xué)生檔案管理工作不具備實(shí)行信息化的制度保證，既提出不了必要的場(chǎng)所設(shè)備，也提供不了專(zhuān)業(yè)的人才，也沒(méi)有相應(yīng)的人事管理制度做配套，學(xué)生檔案管理的效率也無(wú)從保證。
2、管理方式比較陳舊
由于沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視，使得高校這個(gè)事業(yè)單位的改革無(wú)法得以進(jìn)行，致使學(xué)校的學(xué)生檔案管理活動(dòng)仍然比較陳舊，管理的手段還是以手動(dòng)方式為主，造成了檔案管理人員大量的時(shí)間和精力都在進(jìn)行調(diào)閱檔案資料的過(guò)程中，大大影響了工作效率，以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的新型的檔案錄入方式因?yàn)槿狈Ρ匾囊们篮驼J(rèn)知，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理非常低效。
3、缺乏必要的設(shè)備
現(xiàn)在高校學(xué)生檔案管理方面缺乏必要的計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)等相關(guān)的設(shè)備基礎(chǔ)，使得信息化檔案管理工作沒(méi)有物質(zhì)基礎(chǔ)。這和學(xué)校的資金投入比例方面有著很大的關(guān)系，同時(shí)也和現(xiàn)在的高校的擴(kuò)招和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)占用了大量的資金有關(guān)，使得高校在采購(gòu)必要的設(shè)備方面存在著相應(yīng)的困難。
4、缺乏專(zhuān)業(yè)的人才
信息化的管理方式的建立，需要專(zhuān)業(yè)化的管理人才，但是目前在高校的檔案管理工作上面人員一般都不專(zhuān)業(yè)，真正的檔案管理專(zhuān)業(yè)的大學(xué)生的數(shù)量相對(duì)較少，而很多都是年齡比較大的管理人員，這對(duì)于信息技術(shù)的普及也存在很大的制約。
二、信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)
1、建立新的管理制度
為了能夠讓信息技術(shù)在高校進(jìn)行推廣，就需要教育部門(mén)以及高校對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行必要的制度，其中不但要包括檔案管理的場(chǎng)所、人員、考核、升遷、管理方式等，還需要對(duì)技術(shù)的更新方面進(jìn)行必要的規(guī)定，要形成一種相對(duì)完整的管理體系，并且能夠及時(shí)對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行及時(shí)的更新。
2、思想時(shí)代化
信息化技術(shù)的發(fā)展對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展來(lái)說(shuō)是有目共睹的，但是在高校學(xué)生檔案管理方面卻沒(méi)有能夠看到其對(duì)于高校的影響，這主要是存在資源在社會(huì)的各個(gè)部分的影響程度相對(duì)來(lái)說(shuō)并不一致，這可能是信息化技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理方面的滯后現(xiàn)象，但是這都是現(xiàn)實(shí)的，隨著學(xué)生檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，要求越來(lái)越高，高校的檔案管理部門(mén)就會(huì)產(chǎn)生加快檔案管理動(dòng)作的效率的要求。而這就會(huì)逐步解放人們的思想，高校學(xué)生檔案管理工作沒(méi)有被重視，不重視縱然是一方面的因素，但是社會(huì)資源調(diào)節(jié)的不一致性也是其重要的原因，隨著人們對(duì)于檔案工作緊迫性的認(rèn)識(shí)不斷加強(qiáng)，在高校檔案管理工作方面思想的解放將很快出現(xiàn)。
3、管理方式科學(xué)化
隨著計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備的不斷更新，信息化的檔案管理方式將逐步在高校間進(jìn)行，并且同樣伴隨著人們認(rèn)識(shí)水平的不斷提高，對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)不斷深入，其對(duì)于信息化工作方式的了解也越來(lái)越深投入，對(duì)于在錄入檔案、歸檔、分類(lèi)、編碼、檢索方面信息化所發(fā)揮的變革性的作用面前，就能夠激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)興趣，一方面促進(jìn)了檔案管理人員相關(guān)業(yè)務(wù)水平的進(jìn)步，另一方面提高了高校學(xué)生檔案管理水平。
4、基礎(chǔ)設(shè)備齊全
資金和人才的大量流入，相應(yīng)的設(shè)備也會(huì)逐步的完善，由于適合高校信息化、科學(xué)化的發(fā)展目標(biāo)，更多的高校會(huì)為高校學(xué)生檔案管理信息化工作投入更多的精力，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)的添置、掃描儀器等儀器也會(huì)隨著信息化管理技術(shù)的不斷完善而進(jìn)入到高校學(xué)生檔案管理工作中去，更大程度地提高高校學(xué)生檔案管理工作的信息化水平。
三、總結(jié)
高校學(xué)生檔案管理信息化是一個(gè)高校檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，只有充分看到以前我們高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，我們才能進(jìn)一步分析高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，以此為相應(yīng)的發(fā)展趨勢(shì)而做出相應(yīng)的準(zhǔn)備，早日促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的新發(fā)展，使高校學(xué)生檔案管理工作更加效率、科學(xué)。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄒天蘭.論高校系級(jí)檔案“一體兩翼”管理模式[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì).2009（08）
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將信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，需要以先進(jìn)的思想來(lái)指導(dǎo)文書(shū)檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，以便能夠更好的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的信息化。因此，這便需要事業(yè)單位的檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，積極創(chuàng)新文化檔案管理的理念，將文書(shū)檔案管理納入到事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分。這樣文書(shū)檔案管理工作在以先進(jìn)思想的指引下，能夠更加順利有序的進(jìn)行。
2 建立完善的文書(shū)檔案信息化管理體系，保證文書(shū)檔案信息的完整性
在事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)規(guī)范化的信息檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確數(shù)字化檔案資料建設(shè)、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構(gòu)建起系統(tǒng)完善的文書(shū)檔案信息化管理體系，從而確保文書(shū)檔案資料管理的完整性、真實(shí)性和可讀性。同時(shí)，還應(yīng)該創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的載體形式，制定標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)檔案要求，豐富文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)涵，真正達(dá)到事業(yè)單位文書(shū)檔案管理水平提升的目的，為充分開(kāi)發(fā)和利用文書(shū)檔案資料奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍
在事業(yè)單位文書(shū)檔案的信息化管理過(guò)程中，為了最大限度提升文書(shū)檔案的管理實(shí)效性，便需要強(qiáng)化檔案管理人員積極參與培訓(xùn)，全面了解信息技術(shù)的操作方法與規(guī)程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，還應(yīng)該強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學(xué)習(xí)檔案管理的方法、流程和實(shí)務(wù)操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和流程化提供重要的人才基礎(chǔ)。
4 制定系統(tǒng)的檔案管理制度，優(yōu)化文書(shū)檔案管理
為了最大限度提升事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理水平，便需要制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度的執(zhí)行力度，盡量影響文書(shū)檔案管理的水平。通過(guò)制定科學(xué)合理的文書(shū)檔案管理制度，是開(kāi)發(fā)和利用文書(shū)檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書(shū)檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，保證所制定的制度與單位發(fā)展的實(shí)際情況保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。同時(shí)，需要科學(xué)的分配責(zé)任，制定完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，構(gòu)建系統(tǒng)的質(zhì)量監(jiān)督體系，以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的文書(shū)檔案管理制度來(lái)強(qiáng)化文書(shū)檔案管理的實(shí)效性。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153
[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）12-0-01
檔案管理工作一直是各企、事業(yè)單位的重點(diǎn)關(guān)注區(qū)域。檔案管理工作開(kāi)展得好，既可以保證工作順利進(jìn)展，也可維護(hù)企業(yè)利益。但在信息化時(shí)代的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，一方面導(dǎo)致辦公效率低下，另一方面不利于信息統(tǒng)一管理，難以保障信息安全。這就要求全體檔案管理工作人員認(rèn)真創(chuàng)新工作模式，改變管理思維。本文從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。
1 信息化對(duì)檔案管理的影響
信息化，通常指現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，特別是促成應(yīng)用對(duì)象或領(lǐng)域（比如企業(yè)或社會(huì)）發(fā)生轉(zhuǎn)變的過(guò)程。作為對(duì)發(fā)展?fàn)顩r的一種描述，信息化是指一個(gè)地理區(qū)域、經(jīng)濟(jì)體或社會(huì)不斷發(fā)展為以信息為基礎(chǔ)（或者說(shuō)基于信息）的程度，也就是說(shuō)在其信息勞動(dòng)力規(guī)模方面的提升程度。
“信息化”概念產(chǎn)生于日本。1963年，日本學(xué)者梅倬忠夫在《信息產(chǎn)業(yè)論》一書(shū)中描繪了“信息革命”和“信息化社會(huì)”的前景，預(yù)見(jiàn)到信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用將會(huì)引起一場(chǎng)全面的社會(huì)變革，并將人類(lèi)社會(huì)推入“信息化社會(huì)”。1967年，日本政府的一個(gè)科學(xué)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)研究小組在研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展問(wèn)題時(shí)，依照“工業(yè)化”概念，正式提出了“信息化”概念，并從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度下了一個(gè)定義：“信息化是向信息產(chǎn)業(yè)高度發(fā)達(dá)且在產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)中占優(yōu)勢(shì)地位的社會(huì)――信息社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，它反映了由可觸摸的物質(zhì)產(chǎn)品起主導(dǎo)作用向難以捉摸的信息產(chǎn)品起主導(dǎo)作用的根本性轉(zhuǎn)變?！?/p>
信息化不僅使檔案門(mén)類(lèi)不斷增多，如新出現(xiàn)的個(gè)人檔案、信用檔案、職稱(chēng)檔案等，而且內(nèi)容復(fù)雜多樣，數(shù)量急劇增長(zhǎng)；另一方面，電子政務(wù)的實(shí)施，普及并提高了辦公自動(dòng)化程度，檔案載體類(lèi)型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。
隨著社會(huì)的發(fā)展，單位及社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，從而對(duì)管理者的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時(shí)，辦公自動(dòng)化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，電子文件等新型載體不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿(mǎn)足對(duì)這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化。因此，檔案信息化的呼聲也在水漲船高。
而所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置管理并提供利用服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案信息化就是要把檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體（紙質(zhì)檔案）管理保存為重點(diǎn)的模式過(guò)渡到以電子檔案形式儲(chǔ)存管理的模式。這更利于檔案信息的整合、跨區(qū)域調(diào)度、及時(shí)更新、資源共享及安全管理。
2 檔案管理模式的創(chuàng)新點(diǎn)
2.1 建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，整合數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)設(shè)檔案管理主頁(yè)，提供網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)
對(duì)公開(kāi)的信息，及時(shí)在網(wǎng)上更新，方便大家查看。對(duì)保密信息服務(wù)，只針對(duì)專(zhuān)人開(kāi)放，需驗(yàn)證身份，通過(guò)密保，預(yù)約查看。對(duì)需要調(diào)取紙質(zhì)檔案的人員，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行申請(qǐng)預(yù)約。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，數(shù)據(jù)庫(kù)化；檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，管理工作自動(dòng)化。從而大大提高工作效率，節(jié)省工作時(shí)間，這對(duì)檔案查詢(xún)?nèi)藛T和管理人員來(lái)說(shuō)都大大縮短了辦公周期，免去了繁瑣的行政手續(xù)。
2.2 電子檔案的自動(dòng)采集上傳與備份
對(duì)于老舊的檔案要做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?。檔案管理室的地方是有限的，但是網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的空間是無(wú)限的。尤其是對(duì)一些年代久遠(yuǎn)，即將過(guò)期的檔案，要建立電子檔案?jìng)浞菀詡洳粫r(shí)之需。對(duì)現(xiàn)有檔案和即將采集的新檔案，全部實(shí)行線上線下雙保險(xiǎn)制度。也就是說(shuō)，既要有線下的紙質(zhì)檔案，也要有線上的電子檔案。兩份檔案互為參照，能大大降低檔案出現(xiàn)人為錯(cuò)誤的可能性。而對(duì)于今后要新采集的數(shù)據(jù)，要及時(shí)建立網(wǎng)上采集通道，讓人們學(xué)會(huì)并適應(yīng)自己采集、自己上傳相關(guān)信息。這既可以節(jié)省辦公時(shí)間，也可節(jié)約辦公成本。
2.3 提高信息加密技術(shù)
信息化浪潮裹挾而來(lái)的不僅是機(jī)遇，更多的是挑戰(zhàn)。對(duì)檔案信息化來(lái)說(shuō)，最重要的就是要守好信息安全這個(gè)高地。除提高安全意識(shí)，從心理上建立安全防線之外，采用先進(jìn)的信息加密技術(shù)，從技術(shù)層面上保證信息安全也十分重要。各單位在建立檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)加密，設(shè)置身份準(zhǔn)入制度，核實(shí)密?？诹睢?/p>
2.4 創(chuàng)新檔案管理制度
結(jié)合現(xiàn)有情況，各單位部門(mén)要及時(shí)調(diào)整自己的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理人員考核辦法。過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)制度早已不適用于現(xiàn)在的情況，各單位要注意從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開(kāi)發(fā)信息安全等角度綜合考慮，建立起信息管理部門(mén)、組織部門(mén)、人事部門(mén)等共建共管的檔案管理制度。
3 結(jié) 語(yǔ)
順應(yīng)時(shí)代潮流，做好檔案管理信息化的改革創(chuàng)新工作，是每一個(gè)檔案管理工作者的使命。在檔案管理工作中不斷探索不斷前進(jìn)，找到最適合的管理模式，接收最新鮮的管理理念，不斷提高檔案管理工作中科學(xué)的比重，才能使檔案管理在信息化浪潮下更有活力。
主要參考文獻(xiàn)
成人教育學(xué)生檔案是成人學(xué)生在接受成人教育的過(guò)程中形成的原始信息資料，其中的資料信息可以真實(shí)反映出成人學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況，能體現(xiàn)出成人學(xué)生的綜合素質(zhì)。成人教育學(xué)生檔案與常規(guī)高校教育中全日制在校生檔案相比，兩者存在較大的差異，成人教育學(xué)生檔案具有其特有的特點(diǎn)與規(guī)律，我們首先要掌握其特點(diǎn)與規(guī)律，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)成教檔案管理的重要意義，才能更好的實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)生檔案信息化管理。
1信息技術(shù)對(duì)成教檔案管理的重要意義
在成教檔案管理工作中，檔案多是由分散狀態(tài)的文件按照一定邏輯規(guī)律整理而成，檔案中的文件具有一定的信息價(jià)值，不僅是歷史的證明，也是后續(xù)教育工作的重要參考。因此，做好成教檔案管理工作，確保檔案資料的詳細(xì)、完整，以檔案資料作為工作總結(jié)與分析的重要依據(jù)，才能更好的規(guī)劃下一階段的教育工作。
1.1提高文件的歸檔效率
在現(xiàn)代信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)文件的歸檔，效率較低，紙質(zhì)文件資料的匯總與整理，需要投入大量人力與時(shí)間，歸檔業(yè)務(wù)復(fù)雜，這都讓歸檔業(yè)務(wù)的最終效果差強(qiáng)人意。因此，成教檔案管理必須盡快從傳統(tǒng)的管理模式中轉(zhuǎn)變出來(lái)，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，有助于提高歸檔效率。將紙質(zhì)文件的資料形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)，通過(guò)服務(wù)器強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，完成對(duì)這些數(shù)據(jù)資料的高效分類(lèi)、整理、歸檔，這就大大減少了檔案管理人員的工作量，同時(shí)也能讓檔案管理的工作效率得以提升。另外，在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，讓電子數(shù)據(jù)化的檔案資料通過(guò)電子郵件、飛信等方式傳遞，讓網(wǎng)絡(luò)為檔案資料的匯總提供高效的途徑，這有助于進(jìn)一步提高工作效率。引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型，這也能夠讓高校更加關(guān)注專(zhuān)業(yè)化教學(xué)軟件的應(yīng)用，在成教檔案管理中應(yīng)用專(zhuān)業(yè)化教學(xué)系統(tǒng)軟件，可以讓學(xué)校的行政服務(wù)部門(mén)、各系教學(xué)部門(mén)、教師個(gè)人以及學(xué)生都能在一個(gè)大平臺(tái)上查找到所需的學(xué)籍檔案、教材資料、考試安排以及學(xué)科成績(jī)等信息，這大大提升了檔案資料的利用效率，這也是未來(lái)高校成人教育學(xué)生檔案管理的發(fā)展方向。
1.2有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)教聯(lián)動(dòng)一體化
高校的成教部門(mén)屬于一個(gè)半封閉的辦學(xué)機(jī)構(gòu)，其有一套完整的體系，成教機(jī)構(gòu)內(nèi)部有專(zhuān)門(mén)的學(xué)生管理科室與教學(xué)管理科室，主要負(fù)責(zé)成人學(xué)生的生活管理、理論與實(shí)習(xí)課程安排、學(xué)籍管理以及教學(xué)督導(dǎo)等工作，這些工作都需要有大量檔案的信息予以支持。做好成教檔案管理信息化建設(shè)，有助于增強(qiáng)行政部門(mén)、教學(xué)系部以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，同時(shí)也涉及成年學(xué)生個(gè)人的參與。缺乏相關(guān)部門(mén)與個(gè)人的支持，就會(huì)影響成教檔案管理歸檔工作的順利進(jìn)行。將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到成教檔案管理工作之中，通過(guò)E-mail、釘釘、微信等信息傳輸、溝通交流渠道，可以大幅提升各部門(mén)之間以及學(xué)生個(gè)人的緊密聯(lián)系，通過(guò)信息一體化的溝通，實(shí)現(xiàn)信息資料的快速匯總，完成信息資料的匯總后，在信息技術(shù)的支持下對(duì)信息資料進(jìn)行整理、歸檔，這樣都為后續(xù)工作創(chuàng)造了良好基礎(chǔ)，從而達(dá)到學(xué)生管理、教學(xué)管理與各部門(mén)的工作聯(lián)動(dòng)。
1.3為信息資料的規(guī)范化管理提供保障
在傳統(tǒng)的成教檔案管理工作中，相應(yīng)的文件資料往往存在填寫(xiě)不規(guī)范、不完整的情況，同時(shí)一些文件資料還可能出現(xiàn)管理不當(dāng)引起的丟失或缺損，這都嚴(yán)重影響著信息資料的利用效果。文件資料無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化，可能造成檔案資料的二次篩選、整理，這都占用了大量的人力資源與實(shí)踐資源，這也是傳統(tǒng)成教檔案管理模式的弊端之一。為了更好的提高成教檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資料的規(guī)范化管理，必須進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)。形成成教檔案信息化管理模式，通過(guò)管理系統(tǒng)軟件為文件資料的填寫(xiě)提供標(biāo)準(zhǔn)模板，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)為電子數(shù)據(jù)格式的文件資料提供安全的存儲(chǔ)環(huán)境，這樣就能達(dá)到成教檔案規(guī)范化管理的目的。
2信息技術(shù)應(yīng)用于成教學(xué)生檔案管理的具體措施
2.1了解成教檔案管理的特殊性
想要盡快實(shí)現(xiàn)成教檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，首先就要了解成教檔案管理的特殊性，在成教檔案管理工作中，涉及的檔案內(nèi)容較多，例如學(xué)生入學(xué)通知、考生登記表、入學(xué)成績(jī)、在校期間的各學(xué)科成績(jī)；升級(jí)、留級(jí)、退學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)等報(bào)批材料；學(xué)生在理論課與實(shí)踐活動(dòng)中的表現(xiàn)情況等資料等。上述這些文件資料內(nèi)容設(shè)計(jì)廣泛，確保這些文件檔案的完整性，才能準(zhǔn)確掌握學(xué)生的情況，同時(shí)也能對(duì)學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量、管理水平加以評(píng)估，為后續(xù)工作提供重要參考依據(jù)。
其次就是成教學(xué)生檔案的形成階段有所差異，在成教學(xué)生檔案中，材料的形成有其固定的階段。因?yàn)榻邮艹扇私逃膶W(xué)生，其學(xué)習(xí)層次、時(shí)間都各有不同，這也造成了學(xué)生檔案的形成階段存在多樣性，所以只有在學(xué)生完成規(guī)定年限的學(xué)習(xí)任務(wù)后，相應(yīng)的材料才能具備歸檔條件。
最后就是成教學(xué)生檔案的材料來(lái)源比較分散，受到成教學(xué)生培養(yǎng)方式的影響，脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、函授、夜大等教培訓(xùn)方式?jīng)Q定著材料形成來(lái)源。另外，學(xué)生來(lái)源、分布也比較分散，都讓成教學(xué)生檔案的材料產(chǎn)生與形成具有比較分散的特點(diǎn)。
2.2建立完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)
為了更好的實(shí)現(xiàn)成教學(xué)生檔案信息化管理，高校應(yīng)該為其建立一個(gè)功能全面、系統(tǒng)穩(wěn)定的管理平臺(tái)，系統(tǒng)軟件由軟件公司開(kāi)發(fā)制作，根據(jù)高校成人教育的實(shí)際工作要求，確定相應(yīng)內(nèi)的功能模塊，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要遵循國(guó)家檔案實(shí)體分類(lèi)法的相關(guān)規(guī)定，不能盲目套用其他系統(tǒng)軟件，要符合高校實(shí)際情況。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完畢后，軟件公司還應(yīng)該為高校成教檔案管理人員提供專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，確保管理人員能夠熟練使用該系統(tǒng)，這樣才能讓管理系統(tǒng)在實(shí)際工作中發(fā)揮應(yīng)有作用。管理人員在日常工作中，必須嚴(yán)格遵守相應(yīng)的操作流程，這樣才能讓檔案管理更加規(guī)范。
2.3確保學(xué)生檔案資料的安全性與保密性
一、會(huì)計(jì)檔案的作用
1.會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作
從宏觀來(lái)說(shuō)，國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策;從微觀來(lái)說(shuō)，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯
改革開(kāi)放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開(kāi)支，鋪張浪費(fèi)，使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來(lái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀管理制度，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失，通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案載體
電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題
電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限，沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專(zhuān)用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
1.完善會(huì)計(jì)軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。 轉(zhuǎn)貼于
2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
3.提高會(huì)計(jì)部門(mén)人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。
參考文獻(xiàn)
