時間：2023-08-09 09:20:23
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二、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處
(一)歸檔文件材料的收集不全面
在辦公室文書檔案的管理過程中,通常會見到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無法完整的收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無法及時進行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導(dǎo)致文書檔案文件材料無法及時的收集完整。
(二)檔案文件材料的收集力度不夠
當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：
1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時歸檔;
2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，主要存檔文字檔案較多，對于電子文書檔案的收集與歸檔意識淡薄;
3.文書檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁、缺時間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關(guān)部門補交文件缺失部分才給予收集歸檔;
4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應(yīng)付上級的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開評估，致使檔案文件的歷史性與真實性喪失。
(三)檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責(zé)任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導(dǎo)致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據(jù)性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應(yīng)的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
三、如何加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作
(一)強化檔案管理人員的培訓(xùn)
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務(wù)水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
(二)構(gòu)建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度
首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時間、歸檔范圍、保管期限及注意事項，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據(jù)單位自身的實際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實際的檔案文件材料歸檔范圍，同時給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進檔案收集的工作順利進行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。
(三)加強臨時性檔案文件材料的收集
在各單位中因部分人員的調(diào)動或者離職，往往會有少量的重要文件遺留在他們手中，導(dǎo)致檔案文件資料無法及時歸檔，甚至丟失。對此，負責(zé)管理文書檔案的人員應(yīng)定期在每年的年初開始收集與整理上一年度的文書檔案，重點加強臨時性檔案資料的收集工作。比如召開重大會議之后，應(yīng)及時通知各部門收集完整的會議資料。當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動或離職時，可以及時通知這類人要交出他們柜中的經(jīng)手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價值最大化;時檔案管理部門的工作人員，必須嚴(yán)格把好相臨時性文件材料的移交接收工作，及時將他們交來的文件材料給予對應(yīng)交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調(diào)動人員手上的文件材料能交給檔案管理部門。
(四)更新文件材料的收集與整理方式
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。
收集工作就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定要求，通過一定的方式和手續(xù)，把分散在機關(guān)各科室部門、個人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作中極為重要的一環(huán)，文件材料收集要做到齊全完整。
對于文書檔案，要依照國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對單位文書檔案材料進行收集，要以“我”為主，即本機關(guān)單位形成的文件材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅頭文件，還應(yīng)重視其他非紅頭形式文件收集，如會議記錄、會議紀(jì)要、工作總結(jié)報告、黨團員（干部）名冊、介紹信、人員調(diào)配、工資表、各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議等等。總之，凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據(jù)文件成文最后的落款日期進行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會議文件材料歸入會議結(jié)束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度；跨年度的復(fù)文一般應(yīng)與來文或去文一起歸入復(fù)文的年度；跨年度的計劃規(guī)劃歸入開始年，跨年度的總結(jié)歸入最后一年。
分級別就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級機關(guān)、本機關(guān)、同級機關(guān)與不相隸屬機關(guān)和下級機關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級別。
分類別就是根據(jù)本機關(guān)制定的文書檔案分類方案，將每份文件進行分類?？煞譃榻M織機構(gòu)分類法和問題分類法。組織機構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關(guān)單位采用“問題分類法”，都制定了《本機關(guān)文書檔案分類方案》，依據(jù)該方案對文件進行劃分類別，在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標(biāo)出。
機關(guān)文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關(guān)文書檔案保管期限規(guī)定進行。在這里，我們將國家檔案局8號令第七、八條關(guān)于文書檔案永久、定期的內(nèi)容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（四）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；
（五）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制
發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機或“三孔一線”方法左側(cè)裝訂，且將文件左、下側(cè)對齊。裝訂前應(yīng)對破損的、字跡易褪變的文件進行修裱、復(fù)制，對超大紙張的文件進行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時，要按一定順序給文件排序，一般順序為：正文在前，簽批單、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。
文件排列，就是依據(jù)事由原則確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過程。機關(guān)文書檔案的文件排序首先需在同一個保管期限內(nèi)將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會議材料、統(tǒng)計報表、信息簡報等成套性的文件應(yīng)集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內(nèi)容時需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號，暫時可不填寫，待檔案館給定全宗號后再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如“2005”，不能簡化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。
件號是文件的排列順序號，同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開始編號，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
盒號是文件所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從“1”開始編號，可一年一年續(xù)編；也可以同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
裝盒將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒?；疽笫菍⑼荒甓?、同一保管期限的歸檔文件，根據(jù)檔案數(shù)量多少裝不同規(guī)格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)混裝入同一盒內(nèi)。同一類別的檔案可根據(jù)數(shù)量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫項目一致，并注意規(guī)范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項目主要包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等，其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一份歸檔文件的件號和最后一份歸檔文件的件號，中間用“—”連接。結(jié)合實際操作，建議盒脊背與封面內(nèi)容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內(nèi)歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內(nèi)文件情況說明重點填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結(jié)合縣檔案館使用的八九數(shù)碼檔案管理軟件信息系統(tǒng)，為便于移交檔案目錄轉(zhuǎn)入軟件數(shù)據(jù)庫，歸檔文件目錄使用Excel格式，內(nèi)容設(shè)置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。
文號為文件的發(fā)文字號。
題名為文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加方括號“[]”。
責(zé)任者為發(fā)文機關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文是多個責(zé)任者的，可填主辦單位。
成文時間為文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20050102”。
頁數(shù)為該份歸檔文件的總頁數(shù)，文件中只要有圖文的頁面均為一頁。
一、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強對檔案的意識
提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學(xué)習(xí)，增強黨性黨風(fēng)修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應(yīng)崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認(rèn)識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價值，必須意識到檔案工作是全館工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)在這種思想指導(dǎo)下，才會強化檔案管理工作的指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。
增強檔案意識，提高全員檔案認(rèn)知程度，首先是加大對殯葬檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。比如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁，發(fā)到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到殯葬材料形成檔案的整個過程中，向殯葬人員講解殯葬文件收集整理歸檔的每個步驟，力求不斷擴大全體殯葬人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認(rèn)識到：殯葬項目結(jié)題時，如果沒能按時整理歸檔殯葬科技資料，那該項殯葬活動就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，殯葬工作才算是有始有終。做好殯葬檔案歸檔工作是殯葬職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。
二、健全管理制度，建立全館一體化的管理新模式
健全檔案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入我館崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全員檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建工檔案傳遞、登記制度、實行動態(tài)管理，一是遺失及時查找補損，確保材料完整。
由于我館檔案工作具有獨特性，因此建立符合本館實際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。全館管理，領(lǐng)導(dǎo)決策都需要各部門及時準(zhǔn)確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實行一體化管理，這不但可以節(jié)省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實行信息一體化管理是單位動態(tài)管理的需要。
因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎(chǔ)上，制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。
三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理
檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為館內(nèi)決策服務(wù)，為喪屬提供服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高檔案利用率。
服務(wù)對象的差異，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。
為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我館反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。
四、實現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標(biāo)準(zhǔn)化。
新時期現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻編纂規(guī)則等。
這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開先進的技術(shù)，尤其是現(xiàn)代化管理中計算機的技術(shù)，光盤技術(shù)等先進技術(shù)的應(yīng)用，更少不了懂得先進技術(shù)的人才。只有先進的設(shè)備，先進的技術(shù)，懂得先進技術(shù)的人才和先進的思想并有機結(jié)合起來，才能真正實現(xiàn)新時期檔案管理的現(xiàn)代化。
五、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1. 分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2. 分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3. 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
六、加強檔案人員計算機知識和技能的培訓(xùn)
Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.
Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure
中圖分類號：G271
引言：醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人才引進和管理的過程中形成的，是記錄和反映個人經(jīng)歷和表現(xiàn)以備考查的文件資料。在新時期，把握醫(yī)院發(fā)展的特點，落實科學(xué)發(fā)展觀，加強醫(yī)院人事檔案管理，對于促進醫(yī)院人事制度的改革，提高檔案的自身價值，服務(wù)醫(yī)院的各項工作，具有十分重要的意義。如何規(guī)范加強醫(yī)院人事檔案管理，實現(xiàn)人員檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是新時期醫(yī)療體制改革不斷深化所面臨的重要課題。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
1.人事檔案管理制度不健全
在醫(yī)院的整個管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責(zé)，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時,缺少有效的核對,特別是對部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時間等基本資料前后不對應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時完整收集，材料不準(zhǔn)確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。
2.人事檔案管理方式和手段落后
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對落后，還存在諸多問題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過這些檔案材料很難真實客觀地反映一個人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會快速發(fā)展對人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上，只注重對人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對檔案資源的開發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機結(jié)合。
3.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊
人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡單的維護保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。
4.個人檔案意識淡薄。在現(xiàn)代社會中，隨著衛(wèi)生事業(yè)改革不斷深入，人才流動也較為頻繁。很多醫(yī)院個人不關(guān)心自己的人事檔案問題，有些重要的檔案資料遺漏；或者因為派遣等原因，原始檔案無從查找，只能回原單位補新檔案。這樣建立的資料一般內(nèi)容匱乏，缺少系統(tǒng)性，也不利于基本情況的核實，真實性和可靠性也容易遭到質(zhì)疑。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對策和設(shè)想
1.按制度操作，實現(xiàn)人事檔案管理的制度化。在人事檔案的管理上，要把制度建設(shè)貫穿到人事檔案管理工作的全過程中。在制定和健全人事檔案管理制度的同時，要嚴(yán)格執(zhí)行制度，加強監(jiān)督，使檔案的管理制度都能夠有效落實；要堅持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，維護制度的嚴(yán)肅性；要明確各崗位的工作職責(zé)，強調(diào)工作原則，制定工作規(guī)范，從制度上規(guī)范員工工作行為；同時檔案管理部門要和檔案材料形成的有關(guān)部門加強聯(lián)系和溝通，使檔案管理制度化、程序化。
2.加強檔案的宣傳教育，增強意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案的管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，要使人事檔案的管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展和規(guī)劃，要對員工宣傳醫(yī)院人事檔案管理的意義，加強對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使干部職工認(rèn)識到檔案的重要性，從而更好地支持人事檔案的管理工作；要加強對人事檔案管理人員的教育，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)化水平，使他們自覺抵制和防止各種違法行為，維護檔案的完整性、真實性，使他們更具有專業(yè)知識，知道怎么做好對現(xiàn)有檔案的保管和利用工作，不斷提高專業(yè)服務(wù)水平。
3.規(guī)范檔案資料的收集整理工作。檔案資料的收集整理和補充是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容涉及較廣，人事部、護理部、科教部等部門提供人事檔案管理人員應(yīng)主動和各部門聯(lián)系，做好經(jīng)常性的收集歸檔工作。收集手續(xù)要完備、內(nèi)容要完整、表述要準(zhǔn)確、觀點要明確，對于不符合要求的材料應(yīng)及時退回，限期糾正；不屬于歸檔范圍的材料要及時退回有關(guān)部門；收集到的人事檔案資料要及時裝訂、不散失、不積壓。
4.加大科技投入，加快人事檔案管理的信息化進程。醫(yī)院要加大資金投入，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。一是要提高檔案的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備和保護設(shè)備，加強對檔案庫房的空調(diào)、除濕等設(shè)備的建設(shè)，合理利用防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。二是引進計算機管理，建立醫(yī)院的人才信息數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理工作科學(xué)化、信息化，同時可實行對人事檔案信息的計算機動態(tài)化管理，保證檔案信息的真實性、時效性、準(zhǔn)確性。
人事檔案是醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否科學(xué)用人的重要依據(jù)，對于醫(yī)院人才的開發(fā)具有至關(guān)重要的意義。因此，通過對醫(yī)院人事檔案現(xiàn)有問題的分析，提出相應(yīng)的改革措施，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，對開發(fā)醫(yī)院人力資源，促進醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用
三、結(jié)束語
醫(yī)院人事檔案是人事管理活動的一個專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院員工個人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實記錄，部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。也是醫(yī)院檔案的重要組成部分檔案是社會文明進步的重要標(biāo)志。
參考文獻：
[1]蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國病案.2009
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
建設(shè)工程檔案資料是工程建設(shè)全過程的真實記錄，是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料，是建設(shè)行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù)，是抗震防災(zāi)、應(yīng)對突發(fā)事件的重要信息，也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護、改建擴建、審計稽查、維護權(quán)益的可靠信息和憑證。
我國的城市建設(shè)正如火如荼進行，大量的新建筑物不斷涌現(xiàn)，城市面貌日新月異，城市建設(shè)檔案數(shù)量也與日俱增，因此，加強建設(shè)工程檔案的歸集管理工作責(zé)任重大、勢在必行。
2011年10月12日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部下發(fā)了《關(guān)于切實加強建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》（建辦［2011］161號），對切實做好建設(shè)工程檔案，尤其是政府投資項目、重點項目、城市地下管線和保障性安居工程項目建設(shè)檔案資料的歸集管理工作有著重要的指導(dǎo)意義。
筆者就貫徹落實《關(guān)于切實加強建設(shè)工程檔案歸集管理的通知》中的重點談?wù)勛约旱拇譁\認(rèn)識?？偟膩碚f，可依據(jù)《通知》的要求從管理責(zé)任、指導(dǎo)督促、管理制度、管理程序、執(zhí)法監(jiān)督五方面積極著手：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，人員到位，依法履行管理職責(zé)；二是加強指導(dǎo)督促，確保建設(shè)工程檔案的真實、準(zhǔn)確、完整；三是健全制度，切實把工程檔案歸集管理制度落實到實處；四是依法嚴(yán)格規(guī)范建設(shè)工程檔案歸集管理程序；五是加強建設(shè)工程檔案歸集管理的監(jiān)督檢查和執(zhí)法查處。具體的一些重點做法可以有：
一、領(lǐng)導(dǎo)要重視，制度要健全，人員要到位，切實依法履行管理職責(zé)
（一）各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，積極學(xué)習(xí)貫徹傳達部署《通知》的各項要求和舉措；
（二）住房和城鄉(xiāng)建設(shè)各級行政主管部門應(yīng)將工程檔案的歸集管理工作納入工程建設(shè)管理程序，并作為各級領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)單位年度考評的考核指標(biāo)之一，切實將工程檔案歸集管理責(zé)任落實到位；
（三）工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)將建設(shè)工程檔案編制情況納入監(jiān)督內(nèi)容，并要求工程項目是否取得工程檔案認(rèn)可文件作為出具監(jiān)督報告的內(nèi)容之一；
（四）各地應(yīng)盡快建立健全城建檔案管理機構(gòu)，尚未設(shè)立的，相應(yīng)行政主管部門應(yīng)抓緊設(shè)立，切忌虛設(shè)崗位或占用編制，要把城建檔案管理機構(gòu)和管理人員切實落實到位；各級城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)認(rèn)真履行建設(shè)工程檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，提前介入建設(shè)工程，實施全過程控制，提供服務(wù)；城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)認(rèn)真履行行業(yè)培訓(xùn)職責(zé)，全省城建檔案工作人員實行持證上崗。
（五）各建設(shè)單位要切實履行建設(shè)工程檔案報送(移交)的法定責(zé)任和義務(wù)，把工程檔案編制工作納入合同管理、施工管理的各個環(huán)節(jié)，指定專人及時做好工程檔案收集、整理、報送(移交)工作。
二、切實做好建設(shè)工程檔案歸檔工作，確保真實、準(zhǔn)確、完整
（一）住房和城鄉(xiāng)建設(shè)各級行政主管部門應(yīng)進一步完善建設(shè)工程檔案管理規(guī)定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)督促建設(shè)單位確保建設(shè)工程檔案的真實、準(zhǔn)確、完整，尤其是做好涉及結(jié)構(gòu)質(zhì)量安全的勘察報告、設(shè)計及其變更、地基處理、建材檢測、施工試驗、隱蔽工程驗收、竣工圖等文件材料的歸檔工作；
（二）各級城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理機構(gòu)要以城市地下管線工程檔案歸集和查詢利用為核心，及時開展管線普查和補測、補繪工作，形成的地下管線檔案成果，要抓緊建立管線信息系統(tǒng)和動態(tài)管理機制。城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等地下管線專業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)及時向城建檔案管理機構(gòu)移交地下專業(yè)管線圖。
（三）應(yīng)避免檔案歸集范圍和內(nèi)容缺失。注意把省、市重點項目、保障性安居工程以及各類開發(fā)區(qū)、工業(yè)園區(qū)、城鄉(xiāng)結(jié)合部等建設(shè)工程項目資料納入工程檔案統(tǒng)一管理；應(yīng)加各區(qū)縣和小城鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案的歸集工作，加速推進我省中小城市城建檔案工作的開展。
三、切實把工程檔案歸集管理制度落實到實處
（一）進一步建立健全相關(guān)法規(guī)。各級城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門應(yīng)依據(jù)《通知》精神，盡快出臺配套法規(guī)，并提高立法規(guī)格；各級質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、工程備案管理機構(gòu)等相關(guān)機構(gòu)也應(yīng)在各自相應(yīng)的法規(guī)中納入保障工程檔案歸集管理工作的相關(guān)內(nèi)容；
（二）各相關(guān)行政主管部門將工程檔案歸集管理工作切實納入到業(yè)務(wù)管理程序當(dāng)中：規(guī)劃部門在核發(fā)規(guī)劃許可證前應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案報送責(zé)任文件（告知書）；核發(fā)規(guī)劃驗收合格證時應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；建設(shè)主管部門在核發(fā)施工許可證前應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案報送責(zé)任文件（告知書）；工程竣工驗收前應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；房管部門在辦理房產(chǎn)證時應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；備案部門在辦理備案時應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；財政部門在辦理工程決算時應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；在工程項目參與評選魯班獎、詹天佑獎、省優(yōu)、市優(yōu)等相關(guān)獎項時，考評時應(yīng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；城管（市政公用）以及其他相關(guān)部門也應(yīng)盡快建立工程檔案歸集的配套工作機制。
（三）重點工程項目、保障性安居工程以及各類開發(fā)區(qū)、工業(yè)園區(qū)、城鄉(xiāng)結(jié)合部等建設(shè)工程項目應(yīng)納入工程檔案歸集工作的統(tǒng)一管理，各建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定制定相應(yīng)的實施細則。
四、依法嚴(yán)格規(guī)范建設(shè)工程檔案歸集管理程序
（一）建設(shè)單位在辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建設(shè)工程施工許可證》前，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將工程竣工后需移交的工程檔案內(nèi)容和要求書面告知建設(shè)單位，并與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案移交責(zé)任文件，未簽訂責(zé)任文件的不得辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建設(shè)工程施工許可證》；
（二）建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案館（室）對工程檔案進行驗收。工程檔案驗收合格后，由城建檔案管理機構(gòu)出具建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；在辦理竣工驗收備案時，備案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查驗建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件；未取得建設(shè)工程檔案驗收合格證明文件的工程，不得組織工程竣工驗收。
五、加強建設(shè)工程檔案歸集管理的監(jiān)督檢查和執(zhí)法查處
醫(yī)院人事檔案是人事管理活動的一個專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院員工個人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實記錄，也是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對于醫(yī)院管理部門客觀、真實地考察了解和使用選拔人員具有重要的參考意義。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
(一)人事檔案管理制度不健全
在醫(yī)院的整個管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責(zé)，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時,缺少有效的核對,特別是對部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時間等基本資料前后不對應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時完整收集，材料不準(zhǔn)確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。
(二)人事檔案管理方式和手段落后
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對落后，還存在諸多問題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過這些檔案材料很難真實客觀地反映一個人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會快速發(fā)展對人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上，只注重對人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對檔案資源的開發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機結(jié)合。
(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊
人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡單的維護保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。
二、規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的對策
(一)加強宣傳，提高對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度
人員檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的重要組成部分，人事檔案資料的合理使用將對醫(yī)院的人才考核、選拔、使用提供可靠的依據(jù)和有效的參考。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對內(nèi)部人員檔案管理工作高度重視，把檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展和管理的重要工作來抓，要下大力氣宣傳人事檔案管理工作的重要性，使醫(yī)院各類人員，尤其是檔案管理人員提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，使其具有良好的檔案意識。
(二)建立健全各項規(guī)章制度，使人員檔案管理工作有章可循
完善健全的制度是各項管理工作的核心。加強醫(yī)院人事檔案管理制度的制定，建立行之有效的檔案管理體制，對醫(yī)院人員檔案管理工作具有非常重要的意義。檔案工作內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強、點多面廣、保密要求高，因此，各醫(yī)院要結(jié)合自身實際情況，并依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，建立嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、合理的符合本單位實際情況的人事檔案管理制度,在檔案的收集、整理、保管、維護保養(yǎng)、查閱、借調(diào)、利用、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等工作環(huán)節(jié)都要有詳細的管理規(guī)定，使人員檔案管理工作有章可循、有法可依、規(guī)范操作、有序進行。
(三)加大培養(yǎng)力度，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)直接影響到人事檔案管理的水平和檔案利用率，影響到醫(yī)院人才的培養(yǎng)、選拔、使用，甚至影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。因此，各個醫(yī)院應(yīng)當(dāng)按規(guī)定配備專職檔案管理人員,并把人事檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才的宏觀培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、在職交流、考察進修等方式多措并舉抓培養(yǎng)，建立一支長期穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)技能過硬的人事檔案管理人才隊伍，使醫(yī)院人事檔案管理人員的能力素質(zhì)能夠適應(yīng)新形勢下醫(yī)院檔案工作需要。另外，還要檔案人員事業(yè)心責(zé)任感教育，只有具有了強烈的事業(yè)心和責(zé)任心，才會有全身心投入工作的熱情，才能勤于觀察、善于思考、刻苦鉆研，不斷提高自己的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高人事檔案管理工作的效率和檔案的利用率。
三、結(jié)束語
部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。盡管當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在著諸多問題和弊端，但只要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能高度重視，不斷改革創(chuàng)新，加強檔案管理人員培養(yǎng)、建立健全一套行之有效的規(guī)章制度，人事檔案管理工作必將更好地為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
檔案管理工作無論是內(nèi)容還是形式都是企事業(yè)單位的有機組成部分，但是就目前很多部門來說，對檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案資料的管理非常的混亂，當(dāng)需要查閱和借閱檔案資料的時候，由于管理的不規(guī)范直接導(dǎo)致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。為此，新形勢下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創(chuàng)新工作方法，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規(guī)范化，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。
一、思想上給與重視，提升認(rèn)知水平
在我國，檔案資料的規(guī)范化管理起步較晚，主要原因是對檔案資料的認(rèn)知不到位，很多的企事業(yè)單位認(rèn)為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價值體現(xiàn)，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權(quán)利還是工作環(huán)境都較為惡劣，很長一段時間我國企事業(yè)單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業(yè)的人員管理。為了優(yōu)化檔案資料的管理，提升管理的規(guī)范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認(rèn)知。檔案資料管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理活動的有機組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當(dāng)下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養(yǎng)上、在設(shè)備采購和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構(gòu)建相應(yīng)的管理規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范化管理，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值。
二、與時俱進，確保檔案資料管理的現(xiàn)代化
隨著社會的發(fā)展，企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對于不同類型和不同內(nèi)容的檔案資料要分門別類的就行規(guī)范化管理就顯得非常的繁瑣和復(fù)雜，為此，當(dāng)下的檔案資料管理應(yīng)該與時俱進，不斷的革新管理觀念和管理技術(shù)，提升檔案資料管理規(guī)范化的水平。實現(xiàn)檔案資料管理的現(xiàn)代化是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)保障。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，一些新的檔案資料管理設(shè)備與系統(tǒng)應(yīng)運而生，為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了一定的技術(shù)保障。為了實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，檔案管理部門要革新管理系統(tǒng)，購買一些必備的管理設(shè)備，比如計算機、存儲器、管理系統(tǒng)、錄影機、打字復(fù)印機等。在采用計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的時候，注意檔案資料的安全等。
三、構(gòu)建管理制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化管理
檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環(huán)節(jié)也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲、借閱、銷毀等，每一個環(huán)節(jié)又牽扯到很多的內(nèi)容，如果不能構(gòu)建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進行的，所謂無規(guī)矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是最強的力量支持。對于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個檔案資料的管理環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)該構(gòu)建齊全的規(guī)范化與科學(xué)化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對檔案資料進行詳細的分類，進行編號排序，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規(guī)章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。
四、提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，提高檔案資料管理的質(zhì)量
對于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業(yè)的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理勢必會出現(xiàn)很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化與科學(xué)化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，提升工作人員的素質(zhì)勢在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強，操作能力強，專業(yè)對口的人才。對于檔案管理人員來說，還要對他們進行一定的培訓(xùn)，這個培訓(xùn)的內(nèi)容要視工作而定，包括崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、離職培訓(xùn)等。在工作中，要檔案資料從業(yè)人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認(rèn)識檔案資料管理的重要性，與此同時引導(dǎo)他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質(zhì)量。
新形勢下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術(shù)和手段，提升檔案資料管理的質(zhì)量和利用效率。檔案管理作為企事業(yè)單位管理活動的有機組成部分，應(yīng)該得到重視，但是檔案資料管理的規(guī)范化是一個長久的系統(tǒng)化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實現(xiàn)檔案資料的常態(tài)化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規(guī)范化與科學(xué)化管理。
參考文獻：
上文中我們提到，在醫(yī)院的檔案資源中，詳細記錄著醫(yī)院發(fā)展過程中所經(jīng)歷的各種事項。因此，醫(yī)院的檔案可謂是最能真實反映出醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的資料。自此，醫(yī)院的經(jīng)營與管理已然無法與檔案資料相分割，而醫(yī)院對檔案資料的借鑒與利用，則決定著醫(yī)院能否得以健康、有效的發(fā)展?？梢?，規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性。
二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理不規(guī)范，檔案管理較為松散。當(dāng)前，國家針對各大行業(yè)的檔案管理工作，雖提出了諸如《檔案法》以及《檔案管理方法》等一系列管理法案，并在其中對不同行業(yè)的檔案管理工作分別提出了相應(yīng)的工作要求與指示。然而就目前我國各大企業(yè)以及單位的檔案管理現(xiàn)狀而言，無論領(lǐng)導(dǎo)或下屬員工，鮮少有人認(rèn)識到檔案管理的重要性，因而導(dǎo)致許多有效措施難以得到順利的實施，自然也就無法體現(xiàn)出實際的管理效果。對此，作為醫(yī)院方面，其在實際的醫(yī)院管理過程中，醫(yī)院應(yīng)對自身的檔案管理工作給予足夠的重視，并結(jié)合自身的檔案管理工作實際情況，制定規(guī)范化的管理方式，從而進一步完善醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度。
在現(xiàn)行的醫(yī)院管理制度中，雖在各方面均有相應(yīng)的管理條例，然而大多都有一定的漏洞有待完善。加之目前國內(nèi)很少有醫(yī)院有規(guī)范化的管理體系，從而導(dǎo)致許多本應(yīng)屬于檔案管理范疇的檔案依舊處于游離狀態(tài)，最終導(dǎo)致檔案的完整性不高，自然也就影響了檔案資源的利用效率。與此同時，由于醫(yī)院檔案管理工作大多是由行政辦公室所兼顧負責(zé)，只能對醫(yī)院日常運營的相關(guān)檔案進行收集與整理，至于各科室在日常工作中所產(chǎn)生的載體檔案，則由各科室次年交綜合檔案室，從而造成科室截留檔案，檔案資料不夠完整，檔案員也無法監(jiān)控，以至于醫(yī)院的?n案管理工作始終處于管理松散的狀態(tài)。
（二）檔案工作硬件投入不足，醫(yī)院檔案管理的設(shè)施不健全。部分醫(yī)院由于本身對檔案管理工作便不夠重視，因而不愿意在醫(yī)院檔案管理方面投入過多的資金，以至于大部分醫(yī)院的檔案管理空間極為狹小，不符合檔案長久保管的標(biāo)準(zhǔn)，加之檔案管理設(shè)備以及管理技術(shù)的落后，更是嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。隨著社會的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)雖已逐漸開始注重計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，但卻極少有將計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用在檔案管理工作中，以至于目前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作依然停留在人工操作階段，如醫(yī)院的人事檔案、財務(wù)檔案管理。但這種人工操作的方式，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，將逐漸無法承載規(guī)范化檔案管理的負擔(dān)，自然也就難以達到規(guī)劃范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，采用傳統(tǒng)人工操作的方式，將使檔案管理工作人員無法接觸到新的技術(shù)，其工作效率也就可想而知。
（三）檔案管理人員整體素質(zhì)較低，無法滿足現(xiàn)代檔案管理要求。由于針對醫(yī)院的檔案管理，大多數(shù)醫(yī)院雖然有專門的檔案管理部門，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但領(lǐng)導(dǎo)小組成員大多數(shù)由各科室負責(zé)人兼任，而有部分科室負責(zé)人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，以至于其在實際的檔案管理工作中，無論是思想或是業(yè)務(wù)水平方面均難達到現(xiàn)代社會對醫(yī)院檔案管理工作的要求。
（四）醫(yī)院檔案管理人員缺乏檔案管理意識，阻礙醫(yī)院發(fā)展。檔案管理工作作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，針對醫(yī)院檔案的管理，務(wù)必要有足夠的責(zé)任心。然而就目前我國大多數(shù)醫(yī)院的管理現(xiàn)狀而言，無論是工作人員或是領(lǐng)導(dǎo)干部，均未對醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠的重視，以至于醫(yī)院普遍對檔案信息的利用率不高，長此以往，將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院的發(fā)展。
三、做好醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的對策
（一）強化檔案管理，構(gòu)建完善管理制度。檔案于任何行業(yè)而言，都是不可多得的寶貴財富。對此，作為醫(yī)院方面，應(yīng)務(wù)必對醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠的重視。當(dāng)然，這次過程中，醫(yī)院還需認(rèn)識到檔案本身需具備高度的真實性與原始性，因而針對醫(yī)院的檔案管理則必須追求規(guī)范化的管理。而要實現(xiàn)規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理，首先需注重硬件設(shè)施的建設(shè)，以改善醫(yī)院檔案管理工作的工作環(huán)境。其次則是基于檔案管理工作的特殊性，需注重檔案保存的環(huán)境，因而醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求，如紙質(zhì)載體檔案，必須存放于檔案盒和密集柜中，與此同時，進一步確保醫(yī)院檔案存放的安全性，作為醫(yī)院方面，有必要引進現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，以進一步確保醫(yī)院檔案的安全與完整。
（二）加大硬件投入，完善檔案管理設(shè)施。隨著社會形勢的越趨復(fù)雜，針對醫(yī)院的檔案管理工作，防盜、防火、防潮儼然已成為對醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。對此，醫(yī)院方面務(wù)必要結(jié)合自身的實際情況，通過配備相應(yīng)的管理設(shè)備來為醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理提供硬件方面的支撐。若經(jīng)濟條件較為寬松，還應(yīng)盡量實現(xiàn)自動化辦公，從而確保醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性。
（三）加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員整體素質(zhì)。要想切實提升醫(yī)院檔案管理工作水平，首先應(yīng)從提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面做起。與此同時，針對醫(yī)院檔案管理的崗位職業(yè)與能力方面，醫(yī)院亦要完善醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員隊伍的建設(shè)。若出現(xiàn)人員變動等情況，應(yīng)在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進行。此外，針對檔案管理人員的技能提升，醫(yī)院方面有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)工作，從而提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
1.提高了工作效率
城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化最為重要的作用便是，促進了工作效率的提高，同時也加強了信息的共享，推進了協(xié)同辦公的實現(xiàn)。通過無紙化歸檔鏈條，使各個環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了無紙化的管理，如：可行性研究、項目概算、招投標(biāo)、合約簽訂、合約履行、計量支付、變更與簽證、內(nèi)部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、項目后評價等，在此基礎(chǔ)上，對于文件的印發(fā)、通知與轉(zhuǎn)送等均得到了節(jié)省，同時，也實現(xiàn)了人力、物力與時間的節(jié)省，相關(guān)的工作人員可以利用電腦進行權(quán)限范圍內(nèi)的查閱、修改、批注等，此時的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進而保證了工作效率的提高[1]。
2.促進了綠色環(huán)保
城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應(yīng)了綠色環(huán)保的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)與信息技術(shù)的支持下，有效推進城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步減少，這樣做不僅節(jié)約紙張，保護了寶貴的森林資源，同時控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環(huán)節(jié)，提高辦公效率，這點對于當(dāng)前軌道建設(shè)迎來新一輪建設(shè)的總體大環(huán)境下，顯得尤為關(guān)鍵，意義深遠。
二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足
1.在存儲方面
隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，存儲技術(shù)有著較快的更新速度，雖然現(xiàn)有的存儲介質(zhì)擁有良好的保險系數(shù)，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對其進行支持，則會影響現(xiàn)有文檔的正常讀取。同時，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現(xiàn)質(zhì)變，具體的影響因素有化學(xué)因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現(xiàn)問題，則會出現(xiàn)文件無法打開的問題，此時的合約檔案管理存在一定存儲隱患。
2.在安全方面
電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關(guān)注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對合約檔案中重要檔案進行竊??；同時合約檔案管理人員的離職，也會為別有用心的人員提供可乘之機，對重要的資料進行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏、刪除或者流失等均會造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，才能夠提高其安全性與保密性。
3.在轉(zhuǎn)換方面
城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質(zhì)檔案，主要是由于無紙化檔案建設(shè)仍處于摸索階段，各個單位與部門均保留著紙質(zhì)檔案管理，同時政府對于無紙化辦公的支持力度較弱，進而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案二者的轉(zhuǎn)換需要合理的協(xié)調(diào)與科學(xué)的規(guī)劃。目前，在實際檔案管理過程中，仍需要借助紙質(zhì)形式進行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實性。
三、城市軌道交通合約檔案管理實現(xiàn)無紙化的對策
1.提供無紙化管理的平臺
城市軌道交通合約檔案管理實現(xiàn)無紙化，需要為實際工作的開展提供可靠的類似于萬方數(shù)據(jù)知識平臺的大數(shù)據(jù)平臺架構(gòu)，通過此平臺，檔案使用人員可以根據(jù)自身的權(quán)限，對權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料進行有效的利用，此時保證了資料信息的共享性與利用率。同時，無紙化檔案管理平臺的構(gòu)建，為政府與企業(yè)無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。
2.構(gòu)建檔案信息安全機制
城市軌道交通合約檔案在實行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構(gòu)建相應(yīng)的信息安全機制，該機制主要包括兩方面內(nèi)容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機制的建議要具有層次性與清晰性，對于檔案信息的存儲、遷移與校驗等均要在完善的信息安全機制下運作，對于檔案信息的查看與調(diào)用，要對不同級別的人員制定不同的管理規(guī)定，每級人員均要擁有各自的權(quán)限。同時安全管理要關(guān)注硬件與軟件兩個內(nèi)容，前者主要有服務(wù)器與計算機，要保證其高質(zhì)量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護。同時，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時的備份可以選用二級備份或者多級備份，如：大型服務(wù)器雙備份。
3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓(xùn)，促進相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高。具體的培訓(xùn)內(nèi)容有法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識的掌握及職業(yè)道德素養(yǎng)的形成，通過系統(tǒng)的、全面的學(xué)習(xí)，管理人員的檔案管理意識將不斷增強，并根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)展開工作，以此保證了管理的合法性，同時在健全的知識體系下，檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理將逐漸實現(xiàn)，進而傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型將更加成功與高效[3]。
科學(xué)化規(guī)范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)改革開放的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認(rèn)識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。多年來，檔案管理工作對我國經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發(fā)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，為經(jīng)濟建設(shè)和社會進步發(fā)揮更大作用。
1 全面普查案卷
這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2 提高案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
3 注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
4 嚴(yán)格立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。
二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
5 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進行標(biāo)識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)施一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
6 實施“以我為主”的歸檔原則
實現(xiàn)檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當(dāng)代檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)。近似公文的重復(fù)、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關(guān)鍵所在。
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。
在實際工作中，不僅要嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：
首先：要避免檔案的無序及混亂，就應(yīng)從準(zhǔn)確掌握文件歸檔時機著手，明確劃分已經(jīng)完成的任務(wù)文件及未完成的。為已經(jīng)完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點，進行明確合理的分工，注意區(qū)分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進行分類整理，減少歸檔中出現(xiàn)的重復(fù)現(xiàn)象，降低信息冗余度，實現(xiàn)檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。
7 提高人員素質(zhì)
檔案管理人員對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
當(dāng)然，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進了檔案管理，現(xiàn)代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。
參考文獻
[1]楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國檔案出版社，2001年版。
[2]王榮國、李東來：《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍》，《圖書館學(xué)刊》，2001年第5期。
隨著現(xiàn)在社會保障制度的完善和經(jīng)濟的發(fā)展，人們越來越富裕，越來越多的人開始選擇參加養(yǎng)老保險。但是關(guān)于農(nóng)村養(yǎng)老金保險的管理工作上，就出現(xiàn)了很多的問題。首先就是關(guān)于農(nóng)村和城鎮(zhèn)的起點不同問題，因為城市的發(fā)展更加的迅速，相對于農(nóng)村來說，國家也會給予更多資金上的支撐，所以在養(yǎng)老保險檔案管理工作上，就已經(jīng)有了相對完整的養(yǎng)老保險檔案管理制度。而農(nóng)1險制度本身就要落后于城鎮(zhèn)的養(yǎng)老保險制度，相對的檔案管理也就并不是十分的完善。這就使農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案的管理缺乏應(yīng)有的的規(guī)范性，這是農(nóng)民群眾不能很好的享受應(yīng)有的利益，影響了社會保障制度的發(fā)展。
面對農(nóng)村養(yǎng)老保險制度缺乏規(guī)范性的問題，我們可以用一下幾種方法進行加強：1.建設(shè)相對完整的農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理制度。我們現(xiàn)在還沒有一個相對完整的農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的制度，所以在檔案管理上存在很多的漏洞。如果想要盡快的加強農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案的管理，一個相對完善的農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理制度是十分重要的。2.政府加大對農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的資金投入，城鎮(zhèn)的社會養(yǎng)老保險檔案管理，相對于農(nóng)村存在著很大的差距，政府的支持是很重要的因素。所以想要提高農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案的管理，政府可以加大對農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的資金投入，來給予支持。3.提高農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理人員的素質(zhì)。不論在什么方面管理人員的素質(zhì)，都是管理工作上的重要因素。所以加強農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理人員的素質(zhì)，是可以更好的對農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案進行管理。
關(guān)于農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理出現(xiàn)的法律問題及加強方法
到現(xiàn)在為止，我國關(guān)于農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的法律基本沒有，所以在農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理上沒有相對的法律規(guī)范。由于沒有完整的法律體系的壓制，人們在對待農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理工作就會出現(xiàn)懈怠，導(dǎo)致了農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的工作十分的不穩(wěn)定。還有就是農(nóng)民們大多文化程度并不高，沒有很好的法律意識，也就導(dǎo)致了不能很好的維護自身的利益，給很多不法行為創(chuàng)造了空間，以至于農(nóng)村社會養(yǎng)老保險制度發(fā)展的滯后。
所以為了可以使農(nóng)村社會養(yǎng)老保險制度的發(fā)展和管理工作可以更好的進行，我們要有一個相對的法律制度。這個法律制度的建立，必須要從實際出發(fā)，針對農(nóng)村最基礎(chǔ)的情況進行分析，制定出相對合理的法律，來規(guī)范農(nóng)村社會養(yǎng)老保險管理工作。還要加大對農(nóng)村的相關(guān)法律宣傳，來提高農(nóng)民的法律意識，讓他們可以用法律的武器來維護自身的利益。
關(guān)于農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案管理的檔案保存的問題
