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時(shí)間：2023-08-03 09:19:27
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[關(guān)鍵詞]GLP；檔案；標(biāo)本；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP試驗(yàn)室中對(duì)檔案室的建立及管理是有準(zhǔn)則要求的，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)被應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，包括在試驗(yàn)中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標(biāo)本檔案的管理也不同于紙質(zhì)檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實(shí)驗(yàn)室中關(guān)于電子檔案及干濕標(biāo)本檔案的管理。
1 檔案管理中在GLP準(zhǔn)則下，檔案管理應(yīng)具備的基本要求
1.1 操作規(guī)程
結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作特點(diǎn)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，并參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，再加上符合各類(lèi)GLP準(zhǔn)則的要求，本實(shí)驗(yàn)室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復(fù)的程序、檔案銷(xiāo)毀的程序以及事故損失恢復(fù)程序等。
1.2 檔案管理中對(duì)人員方面的基本要求
試驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備一名檔案管理員和候補(bǔ)檔案管理員，以在前者無(wú)法履行崗位職責(zé)時(shí)，需要候補(bǔ)管理員代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理人員在上崗前需要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的GLP準(zhǔn)則進(jìn)行培訓(xùn)，考核通過(guò)后方可正式上崗。
2 電子檔案的管理
2.1 電子數(shù)據(jù)的來(lái)源
在GLP試驗(yàn)室中，電子數(shù)據(jù)主要來(lái)源于軟件在使用過(guò)程中采集到的動(dòng)物體重、給藥信息、癥狀觀(guān)察、死亡動(dòng)物傳遞、電子稱(chēng)的校準(zhǔn)、臟器重量、解剖所見(jiàn)以及組織學(xué)所見(jiàn)等數(shù)據(jù)，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質(zhì)譜等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。
2.2 電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)
電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)包括移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、刻錄光盤(pán)、電腦其他盤(pán)。
2.3 電子檔案的檢驗(yàn)與接收
送檔人填寫(xiě)歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應(yīng)對(duì)歸檔的每套介質(zhì)及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，完全合格方可進(jìn)行接收。檢驗(yàn)的項(xiàng)目如下：①介質(zhì)有沒(méi)有劃痕，并清潔；②有無(wú)病毒；③核實(shí)歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性，并形成原始記錄；④核實(shí)歸檔清單是否齊全；⑤對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。檢驗(yàn)完成后，送檔人及檔案員依據(jù)SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認(rèn)接收。
2.4 電子數(shù)據(jù)的保管要求
（1）歸檔介質(zhì)應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。
（2）單片介質(zhì)應(yīng)裝進(jìn)盒子，豎立存放，避免擠壓導(dǎo)致介質(zhì)損壞。
（3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進(jìn)行存儲(chǔ)。
（4）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃～20℃。相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%～45%。
2.5 有效性保證
（1）檔案員每年均應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行一次檢查并登記。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展非常迅速，應(yīng)用目前的設(shè)備，相關(guān)人員是可以讀取存儲(chǔ)器中的數(shù)據(jù)，但隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，信息設(shè)備的不斷更新，用新的設(shè)備有可能無(wú)法再次讀取數(shù)據(jù)，因此電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)是可以有效讀取的。當(dāng)設(shè)備環(huán)境更新時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)檔案室內(nèi)的介質(zhì)與新設(shè)備的兼容性；如果不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)換工作，原介質(zhì)仍需保留，且保留時(shí)間不少于3年。保留期滿(mǎn)后可擦寫(xiě)介質(zhì)，清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的介質(zhì)應(yīng)按保密的要求進(jìn)行處置。
（2）對(duì)磁性介質(zhì)每滿(mǎn)2年的、光盤(pán)每滿(mǎn)4年的，應(yīng)進(jìn)行一次抽樣讀取檢驗(yàn)，抽樣應(yīng)不低于電子檔案總體的20%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)按照SOP采取恢復(fù)措施，并形成原始記錄。
（3）對(duì)磁性介質(zhì)上的電子檔案，應(yīng)每4年進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。原介質(zhì)同時(shí)保留時(shí)間應(yīng)不少于4年。其轉(zhuǎn)移過(guò)程應(yīng)形成原始記錄，并驗(yàn)證記錄轉(zhuǎn)移的完整性及其準(zhǔn)確性。如果無(wú)法將記錄轉(zhuǎn)移至另一電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，可將其打印成為紙質(zhì)記錄。電子檔案的紙質(zhì)拷貝是檔案保存的方法之一。
2.6 電子檔案的使用
電子檔案封存后不應(yīng)外借，未經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不允許擅自復(fù)制電子檔案。需使用時(shí)，應(yīng)使用拷貝件并遵守中心的保密規(guī)定。使用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi)。
作為檔案員應(yīng)不斷提升自我的學(xué)習(xí)能力，時(shí)代在不斷進(jìn)步，也將會(huì)產(chǎn)生更多的電子檔案，如果沒(méi)有相應(yīng)的保護(hù)措施，電子記錄的未來(lái)可獲得性將存在風(fēng)險(xiǎn)。保護(hù)措施的實(shí)施應(yīng)能確保電子記錄在存檔期限內(nèi)的完整性以及可獲得性。
3 干濕標(biāo)本的管理
3.1 干濕標(biāo)本的來(lái)源
干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。
3.2 干濕標(biāo)本的接收
檔案員根據(jù)歸檔清單逐項(xiàng)核對(duì)內(nèi)容并確認(rèn)，無(wú)誤后簽字存入檔案室，并填寫(xiě)相應(yīng)的記錄。
3.3 干濕標(biāo)本的儲(chǔ)存
儲(chǔ)存條件應(yīng)確保質(zhì)量、完整性不受損害，因此，應(yīng)對(duì)干標(biāo)本和濕標(biāo)本進(jìn)行專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)，本中心是分別放置在兩個(gè)房間中。應(yīng)定期檢查歸入檔案室的濕標(biāo)本，防止有漏液現(xiàn)象的發(fā)生，如有漏液現(xiàn)象的發(fā)生應(yīng)依據(jù)機(jī)構(gòu)內(nèi)的相應(yīng)SOP進(jìn)行操作，并形成記錄。依據(jù)OECD GLP準(zhǔn)則，標(biāo)本應(yīng)保存到無(wú)法進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)。
3.4 干濕標(biāo)本的借閱
干濕標(biāo)本的借閱不同于紙質(zhì)檔案的借閱，借用人應(yīng)填寫(xiě)借用記錄，說(shuō)明借用原因，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供相應(yīng)標(biāo)本，在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，因?yàn)楦蓾駱?biāo)本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時(shí)間內(nèi)必須要借出檔案室，經(jīng)過(guò)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供，同時(shí)應(yīng)由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應(yīng)萬(wàn)分小心，嚴(yán)防損壞；歸還時(shí)，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并放回原處。
3.5 防蟲(chóng)害管理
檔案室應(yīng)放置樟腦球用于檔案的防蟲(chóng)、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，檢查是否有發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象。
3.6 干濕標(biāo)本的處理
如果干濕標(biāo)本未達(dá)到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時(shí)，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，委托方必須簽字確認(rèn)。如果干濕標(biāo)本超過(guò)保管期限后，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，應(yīng)返還給委托方，經(jīng)過(guò)溝通，如果委托方不想保留時(shí)，由機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)委托專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行處理，防止造成環(huán)境污染。
4 結(jié) 語(yǔ)
檔案對(duì)GLP實(shí)驗(yàn)室是不可或缺的重要資產(chǎn)和溯源的關(guān)鍵。作為檔案員應(yīng)嚴(yán)按照GLP準(zhǔn)則進(jìn)行電子檔案及標(biāo)本檔案的管理。
主要參考文獻(xiàn)
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094
[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02
檔案是各類(lèi)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的歷史記錄。檔案管理是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)。
對(duì)非臨床健康和環(huán)境安全試驗(yàn)中生成的數(shù)據(jù)記錄和材料進(jìn)行保存并管理是遵從良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范（GLP）準(zhǔn)則的重要步驟。這些數(shù)據(jù)記錄及材料的妥善維護(hù)是再現(xiàn)試驗(yàn)、確認(rèn)最終試驗(yàn)報(bào)告中的信息和確認(rèn)特定試驗(yàn)項(xiàng)目遵從GLP準(zhǔn)則的唯一手段[1]。
1 GLP準(zhǔn)則對(duì)檔案管理基本要求
1.1 依據(jù)GLP準(zhǔn)則制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程
參考檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作特點(diǎn)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，使之符合實(shí)驗(yàn)室所遵從的各類(lèi)GLP準(zhǔn)則的要求。本實(shí)驗(yàn)室制定了資料接收、歸檔、索引、借閱及歸還程序；人員出入檔案室程序；人員檔案管理程序；儀器設(shè)備檔案歸檔程序；事故損失恢復(fù)程序；檔案銷(xiāo)毀程序；檔案室環(huán)境要求相關(guān)程序；事故損失恢復(fù)程序等。
1.2 檔案管理人員要求
試驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名檔案管理員，同時(shí)還應(yīng)指定一名候補(bǔ)檔案管理員，在檔案管理員無(wú)法履行其職責(zé)時(shí)代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理員在上崗前應(yīng)遵從GLP準(zhǔn)則進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，考核通過(guò)后由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以書(shū)面形式任命后，方可上崗。
2 資料檔案分類(lèi)及管理
根據(jù)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行分類(lèi)，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互聯(lián)系劃分成一定類(lèi)別，使檔案材料形成一個(gè)具有一定隸屬關(guān)系的不同等級(jí)的系統(tǒng)[2]。以此為依據(jù)，為方便檔案管理，根據(jù)實(shí)際工作需要，將檔案劃分為5類(lèi)：研究檔案、人員檔案、儀器設(shè)備檔案、機(jī)構(gòu)資料檔案及電子檔案。
2.1 研究檔案管理
研究檔案指在按照計(jì)劃書(shū)實(shí)施一項(xiàng)試驗(yàn)項(xiàng)目過(guò)程中所生成的記錄與材料。至少應(yīng)包括任務(wù)通知單、試驗(yàn)計(jì)劃書(shū)、最終報(bào)告、原始數(shù)據(jù)；其它與試驗(yàn)相關(guān)的文件和通訊材料，諸如存檔資料移交的收據(jù)、電話(huà)記錄、傳真等；試驗(yàn)供試品留樣；試驗(yàn)中所使用的干濕標(biāo)本；分析確認(rèn)報(bào)告等相關(guān)資料。試驗(yàn)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)收集試驗(yàn)過(guò)程中產(chǎn)生的記錄材料并整理成冊(cè)，填寫(xiě)歸檔清單，確保在標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，檔案管理員應(yīng)對(duì)歸檔資料的完整性進(jìn)行逐項(xiàng)審查，準(zhǔn)確無(wú)誤后簽字，對(duì)歸檔資料編號(hào)后裝訂存入檔案室。如需借用研究檔案，借用人需要填寫(xiě)相關(guān)借用管理記錄，說(shuō)明借用原因，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可提供其相應(yīng)資料。檔案管理員應(yīng)對(duì)借出的原件資料進(jìn)行復(fù)印，以備資料歸還時(shí)進(jìn)行核對(duì)。用完后應(yīng)立即歸還，檔案管理員應(yīng)對(duì)資料核對(duì)確認(rèn)，無(wú)誤后簽字并放回原處。檔案管理員應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程中規(guī)定的相應(yīng)資料保管期限進(jìn)行保管，超過(guò)保管期限后根據(jù)要求經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后對(duì)其進(jìn)行處理，并備有證明文件。
2.2 人員檔案管理
實(shí)驗(yàn)室人員應(yīng)具有相應(yīng)的資格和能力，專(zhuān)業(yè)人員必須持證上崗。因此實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立人員檔案，保留所有人員（包括臨時(shí)人員）的相關(guān)能力、教育和專(zhuān)業(yè)資格、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)證明的記錄。員工檔案需要包括：教育背景和工作經(jīng)歷，需備有學(xué)歷證明及資格證書(shū)復(fù)印件等；在本機(jī)構(gòu)工作期間完成的所有的內(nèi)外部培訓(xùn)、講座及研討會(huì)等；員工有資格擔(dān)負(fù)的職責(zé)和從事的工作；員工所發(fā)表的論文情況；員工作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或主要研究者承擔(dān)的試驗(yàn)項(xiàng)目情況；員工身體健康情況以及歷史文件其他信息等內(nèi)容。人員培訓(xùn)是人員檔案管理的重中之重，是保證人員知識(shí)與技能不斷得到更新的手段，培訓(xùn)相關(guān)記錄如標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程自學(xué)記錄，考核成績(jī)及證書(shū)等內(nèi)容都應(yīng)整理到此類(lèi)檔案中。檔案管理員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確的做好人員檔案的整理、分類(lèi)、歸檔工作，并且要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
2.3 儀器設(shè)備管理
儀器設(shè)備正常運(yùn)行是實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展各項(xiàng)研究的前提保證，儀器設(shè)備檔案管理也是GLP體系下重要的環(huán)節(jié)。儀器設(shè)備檔案是指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。同一臺(tái)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。對(duì)GLP實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備進(jìn)行有效的控制與管理，保證其運(yùn)行的穩(wěn)定，從而確保GLP試驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確可靠。由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任命一名儀器管理負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)各類(lèi)儀器整體管理。本機(jī)構(gòu)根據(jù)對(duì)儀器驗(yàn)證程度的不同，將儀器分為A、B、C三類(lèi)。A類(lèi)儀器不需要檢定/校準(zhǔn)和驗(yàn)證，儀器的工作狀態(tài)可通過(guò)外觀(guān)觀(guān)察或功能檢查進(jìn)行確認(rèn)，此類(lèi)儀器不產(chǎn)生數(shù)據(jù)，不進(jìn)行測(cè)量；B類(lèi)儀器需要檢定/校準(zhǔn)但不需要驗(yàn)證，儀器安裝比較簡(jiǎn)單，產(chǎn)生數(shù)據(jù)，進(jìn)行測(cè)量，其參數(shù)可編輯；C類(lèi)儀器需要檢定/校準(zhǔn)和驗(yàn)證，安裝復(fù)雜，由專(zhuān)業(yè)人員安裝，產(chǎn)生數(shù)據(jù)，進(jìn)行測(cè)量，參數(shù)可編輯和重復(fù)使用，有計(jì)算機(jī)接口，如色譜儀等。設(shè)備從購(gòu)買(mǎi)、使用到報(bào)廢都要有相關(guān)記錄，建立儀器設(shè)備檔案。每臺(tái)儀器設(shè)備都應(yīng)該建立檔案，保存儀器設(shè)備機(jī)器軟件的記錄。檔案中應(yīng)收入申購(gòu)文件、招投標(biāo)資料、購(gòu)買(mǎi)合同書(shū)、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、儀器操作手冊(cè)、儀器使用說(shuō)明書(shū)、儀器驗(yàn)證文件、維修記錄、使用記錄申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果等。在儀器安裝、調(diào)試、驗(yàn)收完畢或儀器正常運(yùn)行后，由儀器負(fù)責(zé)人將形成積累的全部文件材料及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)儀器設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄。
2.4 機(jī)構(gòu)資料檔案管理
機(jī)構(gòu)資料檔案是指由試驗(yàn)機(jī)構(gòu)、試驗(yàn)場(chǎng)所生成的記錄與材料，這些記錄與材料可以針對(duì)多個(gè)試驗(yàn)項(xiàng)目以及實(shí)驗(yàn)室各類(lèi)證書(shū)、上下行文件、會(huì)議記錄等。通過(guò)對(duì)記錄的檢查可重建試驗(yàn)系統(tǒng)，并對(duì)試驗(yàn)機(jī)構(gòu)是否遵從GLP準(zhǔn)則進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。機(jī)構(gòu)資料至少應(yīng)包括：質(zhì)量保證部門(mén)實(shí)施檢查形成的所有記錄；主計(jì)劃表；組織機(jī)構(gòu)圖；設(shè)施平面圖；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)確效文件；歷年所有標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程；環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄；用于多項(xiàng)試驗(yàn)的被試物與參照物以及用于多項(xiàng)試驗(yàn)的分析確認(rèn)報(bào)告等，機(jī)構(gòu)檔案也是國(guó)內(nèi)各家監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查的主要內(nèi)容，對(duì)此類(lèi)檔案的管理也是GLP體系下檔案管理的重要環(huán)節(jié)。
2.5 電子檔案管理
對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子記錄，如果存儲(chǔ)器老化，將會(huì)導(dǎo)致電子記錄丟失。電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)均可讀取。存檔記錄可從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)拷貝至存儲(chǔ)介質(zhì)諸如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體中，電子檔案的特性決定了它在保存上不同于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將其放置在檔案室內(nèi)防磁柜中進(jìn)行保存，防止磁場(chǎng)干擾，同時(shí)每半年應(yīng)對(duì)其有效性、安全性進(jìn)行抽查，如發(fā)現(xiàn)損壞或出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)或拷貝。
安全性評(píng)價(jià)研究機(jī)構(gòu)在運(yùn)行和開(kāi)展各項(xiàng)試驗(yàn)及其他各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)機(jī)構(gòu)和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄所形成的各類(lèi)檔案，是反映和追朔安全性評(píng)價(jià)工作真實(shí)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是GLP管理體系中重要的組成部分[3]。檔案管理工作是一項(xiàng)分散、雜亂、繁瑣、量大的工作，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)本單位的實(shí)際情況，本著方便管理、方便利用的原則，做到使檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范，以此來(lái)適應(yīng)機(jī)構(gòu)發(fā)展需求。
主要參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書(shū)材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書(shū)檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。
2當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書(shū)檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書(shū)檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類(lèi)人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實(shí)際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒(méi)有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開(kāi)發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3適應(yīng)形勢(shì)的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢(shì)和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，明確專(zhuān)、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核，同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專(zhuān)兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書(shū)資料的完整性和系統(tǒng)性。四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
【Abstract】 The article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management， and puts forward some countermeasures， in order to exert the basic fuction of files information resources， and serve the drug testing work better.
【Key words】 Files management Durg test
藥檢檔案是指導(dǎo)藥檢、促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力技術(shù)支撐的重要工作手段。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1 藥檢檔案的基本內(nèi)涵
藥檢檔案即藥品檢驗(yàn)、鑒定檔案，是藥檢機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和管理活動(dòng)中直接形成的，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價(jià)值”的屬性，還具有材料分散性、時(shí)效性強(qiáng)等自己的特性。
藥檢檔案其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級(jí)工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)管理有關(guān)通知、決定、檢驗(yàn)事故、差錯(cuò)、糾分處理等，這些材料是帶有文書(shū)材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告、藥品標(biāo)準(zhǔn)、中藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導(dǎo)致的既不同于文書(shū)檔案又有異于科技檔案的獨(dú)特個(gè)性的檔案。
2 當(dāng)前藥檢檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1 藥檢檔案管理格局不明晰，管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書(shū)檔案，而藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書(shū)檔案等分屬藥檢機(jī)構(gòu)各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案格局。
2.2 檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實(shí)不力。在藥檢所管理中，一般按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評(píng)審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》要求，制定了較為健全的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各類(lèi)人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3 藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。當(dāng)前檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延發(fā)生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書(shū)檔案、藥品檢驗(yàn)(測(cè))報(bào)告檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，在實(shí)際工作中，各藥檢機(jī)構(gòu)均根據(jù)自己的理解和實(shí)踐實(shí)施管理，使許多應(yīng)該納入管理的藥檢檔案沒(méi)有納入管理。
2.4 未能將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢機(jī)構(gòu)近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)檢驗(yàn)(測(cè))設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會(huì)作比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)藥檢檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)的認(rèn)定。
2.5 檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用能力較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢機(jī)構(gòu)管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢機(jī)構(gòu)管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于藥構(gòu)檔案的收集、編研、開(kāi)發(fā)和利用，加之檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。
3 適應(yīng)形勢(shì)的需要，進(jìn)一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢(shì)和任務(wù)，要求藥檢機(jī)構(gòu)調(diào)整管理思路、改進(jìn)檔案管理方法，進(jìn)一步重視和加強(qiáng)藥檢檔案管理工作。
3.1 建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，明確專(zhuān)、兼職檔案人員，使藥檢機(jī)構(gòu)每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2 加強(qiáng)藥檢檔案制度建設(shè)。一是建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過(guò)渡為大集中統(tǒng)一綜合管理。二是堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)、同考核，同時(shí)采取措施調(diào)動(dòng)檔案工作人員和專(zhuān)兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動(dòng)收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書(shū)資料的完整性和系統(tǒng)性。 四是設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
二、新時(shí)期下農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題
（一）歸檔率低
首先，農(nóng)業(yè)科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協(xié)調(diào)，嚴(yán)重脫節(jié)；其次，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研工作的周期性較長(zhǎng)，因此，檔案的來(lái)源較為分散，在收集整理時(shí)由于各個(gè)檔案的來(lái)源時(shí)間不確定，會(huì)出現(xiàn)部分檔案丟失現(xiàn)象；最后，研究者自身對(duì)檔案管理工作的曲解，認(rèn)為研究的成果檔案屬于個(gè)人成果，對(duì)專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)存有疑慮，從而出現(xiàn)研究檔案的斷檔現(xiàn)象。
（二）檔案管理制度不健全
農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在我國(guó)具有很長(zhǎng)的應(yīng)用歷史，正是因?yàn)闅v史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時(shí)期的發(fā)展形式嚴(yán)重“脫軌”，沒(méi)有及時(shí)的更新完善，現(xiàn)代檔案管理工作大多采用網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、信息化的方式，因此在相關(guān)的管理制度上也有了相對(duì)應(yīng)的要求，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度仍然是傳統(tǒng)的人工方式，效率不高，從而影響到農(nóng)業(yè)科研技術(shù)工作的深層發(fā)展。
（三）管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是管理人員要有專(zhuān)業(yè)的管理方法，能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進(jìn)行正確合理的分類(lèi)，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識(shí)構(gòu)成不夠完善，學(xué)識(shí)水平不高，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)薄弱，對(duì)各種研究成果檔案定性不明確，出現(xiàn)分類(lèi)混亂的現(xiàn)象，遲滯了規(guī)范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中有了一定的應(yīng)用，對(duì)管理工作提供了很大的便捷，但是，網(wǎng)絡(luò)化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒(méi)有強(qiáng)有力、嚴(yán)格的管理制度，不夠規(guī)范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識(shí)不高，對(duì)于查閱的程序檢查不夠嚴(yán)格，這也是導(dǎo)致檔案信息外泄的重要因素。
三、農(nóng)業(yè)科技檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案的收集和管理工作
針對(duì)于不同的檔案特點(diǎn)，要有合理的收集方案，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協(xié)調(diào)起來(lái)，對(duì)每一研究項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤，嚴(yán)防因?yàn)橹芷陂L(zhǎng)的原因，造成檔案的遺失，可以有專(zhuān)門(mén)的人員分工進(jìn)行細(xì)化管理，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的研究成果歸檔觀(guān)念的強(qiáng)化，灌輸正確的歸檔意識(shí)，以確保檔案的整體連續(xù)性。規(guī)避斷檔現(xiàn)象發(fā)生。
（二）完善制度建設(shè)
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，更是日常管理的行為準(zhǔn)則。管理人員要按照科學(xué)的歸檔程序?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理操作，不能主觀(guān)的對(duì)檔案進(jìn)行隨意安放，要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的要求進(jìn)行，與此同時(shí)，管理人員要對(duì)檔案管理的一些基本法規(guī)準(zhǔn)則進(jìn)行學(xué)習(xí)深化，進(jìn)一步促進(jìn)各種的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作在制度的強(qiáng)化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各種農(nóng)業(yè)科研成果有一定的認(rèn)知，在檔案歸類(lèi)上可以進(jìn)行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進(jìn)行分區(qū)、分層放置，不斷的提高完善自身的素質(zhì)，與時(shí)展形勢(shì)相接軌。
土地檔案管理能夠幫助我國(guó)土地資源更加科學(xué)合理且高效地運(yùn)用，從而緩解我國(guó)土地資源短缺的現(xiàn)狀，以促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。目前我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題比較嚴(yán)重，其嚴(yán)重影響了我國(guó)土地資源利用的效率，進(jìn)一步加劇了我國(guó)土地資源緊缺的現(xiàn)狀，因此研究我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出行之有效的解決措施十分重要。
一、目前我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題分析
我國(guó)土地檔案管理中存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養(yǎng)不高。第二，我國(guó)土地檔案管理技術(shù)較為落后，對(duì)于現(xiàn)代先進(jìn)信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用較少。
（一）土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養(yǎng)不高。我國(guó)是資源短缺型國(guó)家，特別是土地資源，我國(guó)土地面積雖然寬廣，但土地資源的質(zhì)量卻很低，且我國(guó)人口居世界第一，我國(guó)的土地資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足我國(guó)經(jīng)濟(jì)膨脹與人口膨脹的需求。土地檔案管理工作能夠?qū)ξ覈?guó)的土地資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與合理的設(shè)計(jì)利用，能大大提高我國(guó)土地資源利用的效率，因此土地檔案管理對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展十分重要。目前我國(guó)土地檔案管理工作人員的工作能力較為欠缺，工作人員的工作態(tài)度較為消極，嚴(yán)重影響了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量，降低了土地資源利用效率。
我國(guó)土地檔案管理工作人員工作態(tài)度問(wèn)題主要體現(xiàn)在工作人員對(duì)土地檔案管理工作的不重視和工作人員對(duì)土地檔案管理工作的責(zé)任心不強(qiáng)兩方面。土地檔案管理對(duì)工作人員能力的要求較高，但目前我國(guó)土地檔案管理工作人員的工作能力普遍較低，再加之土地檔案管理工作人員消極的工作態(tài)度，使得我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量大大降低。由于工作人員土地檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏，且未認(rèn)識(shí)到土地檔案管理工作的意義、工作內(nèi)容及土地檔案管理工作的重要性，因此我國(guó)土地檔案管理工作未受到充分的重視，大大降低了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量。此外我國(guó)土地檔案管理體制不健全，缺乏行知有效的土地檔案管理工作監(jiān)督體制，其未能監(jiān)督土地檔案管理工作人員工作的質(zhì)量，再加之工作人員對(duì)土地檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)的不足，從而使得我國(guó)土地檔案管理工作人員對(duì)土地檔案管理工作的責(zé)任心不足，嚴(yán)重影響了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量。
（二）土地檔案管理技術(shù)落后?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，特別是信息技術(shù)。目前我國(guó)信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展十分成熟，但土地檔案管理工作中對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用卻很少。土地檔案管理工作內(nèi)容較多，其需要的信息資源量較大，傳統(tǒng)的土地檔案管理方式及技術(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)的社會(huì)需求。現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代，土地檔案管理的信息化與電子檔案管理技術(shù)已經(jīng)成了現(xiàn)代社會(huì)土地檔案管理的必要趨勢(shì)，然而目前我國(guó)土地檔案管理工作卻未積極地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，土地檔案管理的信息化程度不高，土地電子檔案構(gòu)建工作停滯不前，嚴(yán)重影響了我國(guó)土地檔案管理工作的完善與改進(jìn)，進(jìn)而降低了我國(guó)土地檔案管理工作的質(zhì)量。
二、改進(jìn)我國(guó)土地檔案管理工作的具體措施探究
（一）規(guī)范化土地檔案管理工作。目前我國(guó)土地檔案管理工作體制不健全，工作人員工作態(tài)度消極，對(duì)于我國(guó)土地資源的高效利用十分不利。為了促進(jìn)我國(guó)可持續(xù)發(fā)展，科學(xué)合理利用我國(guó)有限的土地資源，我們應(yīng)該積極完善土地檔案管理體制。土地檔案管理體制的完善應(yīng)該從建立統(tǒng)一的土地檔案管理體制，制定國(guó)家統(tǒng)一的土地檔案管理規(guī)章制度，樹(shù)立科學(xué)的土地檔案管理理念幾個(gè)方面著手。樹(shù)立科學(xué)的土地檔案管理理念是幫助規(guī)范化我國(guó)土地檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有形成了統(tǒng)一科學(xué)的土地檔案管理理念，我國(guó)土地檔案管理工作才有科學(xué)有效的指導(dǎo)思想，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)土地檔案管理體制的不斷完善。土地檔案管理規(guī)章制度是土地檔案管理工作開(kāi)展的標(biāo)準(zhǔn)，是規(guī)范土地檔案管理工作的行為準(zhǔn)則與科學(xué)依據(jù)，只有制定出科學(xué)合理的土地管理規(guī)章制度，土地檔案管理工作的規(guī)范化才有行之有效的行為實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則。土地檔案管理體制是土地檔案管理工作開(kāi)展的必要基礎(chǔ)，是我國(guó)土地檔案管理工作得以順利開(kāi)展的保障，因此規(guī)范化土地檔案管理工作就必須要建立統(tǒng)一的土地檔案管理體制。
（二）根據(jù)我國(guó)國(guó)情對(duì)土地檔案管理進(jìn)行合理的分類(lèi)。土地檔案管理工作內(nèi)容繁多且較為復(fù)雜，目前我國(guó)土地檔案管理一共劃分為九類(lèi)。雖然我國(guó)土地檔案管理已經(jīng)有了明確的工作內(nèi)容及種類(lèi)的劃分，但每個(gè)種類(lèi)下面更加詳盡的種類(lèi)劃分不健全，有的甚至出現(xiàn)了工作內(nèi)容遺漏的現(xiàn)狀。例如我國(guó)土地檔案管理中對(duì)建筑用地的管理。目前我國(guó)違規(guī)建筑現(xiàn)象十分嚴(yán)重，究其原因，是土地檔案管理對(duì)建筑用地管理的不科學(xué)，土地檔案管理工作沒(méi)有落實(shí)到位。此外，建筑用地土地利用的審批手續(xù)十分繁雜，且需要的審批時(shí)間較長(zhǎng)，這嚴(yán)重影響了土地檔案管理工作的效率及質(zhì)量。土地檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國(guó)土地資源利用的狀況與我國(guó)國(guó)情對(duì)我國(guó)土地檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，并對(duì)其工作內(nèi)容及更加詳細(xì)的工作內(nèi)容劃分進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，從而明確土地檔案管理每項(xiàng)工作的內(nèi)容，進(jìn)而提升土地檔案管理工作的質(zhì)量。
【參考文獻(xiàn)】
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文章編號(hào)：1674-3520（2015）-05-00-01
辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。企事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)以適應(yīng)企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要.
一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容
（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提-―制發(fā)公文。絕大多數(shù)的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來(lái)辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問(wèn)題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標(biāo)準(zhǔn)，提升實(shí)際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來(lái)實(shí)行規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長(zhǎng)期保存。無(wú)論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來(lái)長(zhǎng)期保存使用。三是要對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，在行文中避免簡(jiǎn)稱(chēng)及不標(biāo)準(zhǔn)的字，有助于未來(lái)規(guī)范管理及運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。
（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則――立卷歸檔。公文相似、重復(fù)及無(wú)序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對(duì)辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門(mén)的文件構(gòu)成，要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國(guó)對(duì)文書(shū)處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿(mǎn)足信息化的要求。在現(xiàn)實(shí)工作里；應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院頒布的關(guān)于《銷(xiāo)毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會(huì)使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無(wú)序而無(wú)法立卷歸檔。二需確立重點(diǎn)及合理分工。現(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，詳細(xì)問(wèn)題需詳細(xì)剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類(lèi)型或有關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個(gè)卷里，確保同一問(wèn)題的整體處理進(jìn)程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價(jià)值，讓完整的辦公室檔案文件為將來(lái)規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。
（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質(zhì)量。在實(shí)際操作中可看出，辦公室檔案的價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢?jiàn)立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量至關(guān)重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。
二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向
（一）做好辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)――依法治檔?，F(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類(lèi)別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)變革，方可順應(yīng)時(shí)代新趨勢(shì)，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。新形勢(shì)下的辦公室檔案工作需對(duì)不同地方給予充分運(yùn)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。各部門(mén)也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理
（二）增進(jìn)辦公室檔案工作目標(biāo)――運(yùn)用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運(yùn)用是體現(xiàn)其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開(kāi)發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在，它已成當(dāng)今社會(huì)主要的缺一不可的信息資源。要增強(qiáng)辦公室檔案的有效開(kāi)發(fā)運(yùn)用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評(píng)定及保存辦公室檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應(yīng)時(shí)代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其運(yùn)用的水平以促進(jìn)辦公室檔案工作健康發(fā)展。
三、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義
如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于將歷史保存還原其真實(shí)性。另一方面，規(guī)范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。它承載整個(gè)單位在發(fā)展進(jìn)程里所取得成績(jī)，作為探討其運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展觀(guān)提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運(yùn)營(yíng)情況與及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策。所以，在我國(guó)規(guī)范好企事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗(yàn)新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展情況如實(shí)具體地反映出來(lái)，不僅有利于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性，擁有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化迅速發(fā)展下，人們對(duì)辦公室檔案工作的管理意識(shí)逐漸淡薄，忽略其在社會(huì)發(fā)展里的現(xiàn)實(shí)作用及戰(zhàn)略意義。實(shí)際工作里出現(xiàn)的無(wú)責(zé)任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無(wú)用論不斷影響整個(gè)企事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統(tǒng)至新型過(guò)渡階段出現(xiàn)阻礙，不利于企事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對(duì)辦公室檔案工作的管理。
四、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書(shū)工作效率。唯有與時(shí)俱進(jìn)地將辦公室檔案工作管理規(guī)范化，方可順應(yīng)時(shí)代需求，為將來(lái)的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無(wú)，特別是對(duì)當(dāng)今信息化下的企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，更是推動(dòng)其機(jī)制朝著良性方向發(fā)展有力基礎(chǔ)。所以，規(guī)范好辦公室檔案工作勢(shì)在必行。
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來(lái)都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長(zhǎng)68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長(zhǎng)5.848km（樁號(hào)4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過(guò)程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類(lèi)型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對(duì)于資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等一系列的檔案管理工作對(duì)于工程的開(kāi)展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過(guò)程業(yè)務(wù)的開(kāi)展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類(lèi)與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門(mén)考核。
1.2 檔案管理整理、分類(lèi)與歸檔
檔案的管理、分類(lèi)與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開(kāi)始前，就要收集工程開(kāi)工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對(duì)于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤(pán)等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱(chēng)要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類(lèi)要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類(lèi)檔案、合同類(lèi)檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門(mén)要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶(hù)需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門(mén)接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類(lèi)保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過(guò)程中，可通過(guò)軟件系統(tǒng)通過(guò)關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對(duì)水利工程施工建設(shè)過(guò)程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開(kāi)發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄、檔案簡(jiǎn)介等建立數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔的電子文件直接存儲(chǔ)在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。
2 檔案管理評(píng)價(jià)
2.1 評(píng)價(jià)方法
檔案管理評(píng)價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，擬定評(píng)價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評(píng)價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2 指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過(guò)程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級(jí)法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)指標(biāo)與分值如表1所示：
檔案管理的評(píng)價(jià)方法與指標(biāo)系數(shù)對(duì)某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評(píng)價(jià)指數(shù)G=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評(píng)價(jià)為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良。
3 結(jié)語(yǔ)
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
企業(yè)檔案管理在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中起到的作用很重要，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程在企業(yè)檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術(shù)創(chuàng)新、企業(yè)改革等重要措施也會(huì)被企業(yè)檔案記錄在案，企業(yè)的銷(xiāo)售、進(jìn)貨渠道等等統(tǒng)統(tǒng)會(huì)在企業(yè)檔案信息中出現(xiàn)，所以企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下有著舉足輕重的作用。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理核心職能
在過(guò)去的企業(yè)模式管理制度中，企業(yè)檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門(mén)開(kāi)展的，進(jìn)入現(xiàn)代企業(yè)管理制度后，核心變更為以資產(chǎn)為紐帶的企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理，通過(guò)企業(yè)資產(chǎn)的比重來(lái)確定資產(chǎn)檔案管理的隸屬關(guān)系，企業(yè)可以自由選擇符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案管理模式，其最終要將企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的資產(chǎn)劃分以及權(quán)責(zé)變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則
真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性、有效性四部分為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的準(zhǔn)則，這四部分相互優(yōu)化互相結(jié)合，其能夠快速、有效的為企業(yè)的發(fā)展提供全面信息保障。
（一）真實(shí)性
現(xiàn)代企業(yè)能否做出正確的商業(yè)決策取決于企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確、真實(shí)的信息，如果企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)虛假信息，會(huì)直接對(duì)企業(yè)的決策和企業(yè)本身造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，在企業(yè)進(jìn)行的檔案管理時(shí)，要將信息進(jìn)行核實(shí)、落實(shí)，保障信息來(lái)源的真實(shí)性、可靠性，充分排出虛假信息，為現(xiàn)代企業(yè)決策提供真實(shí)性信息有利于企業(yè)的決策和發(fā)展。
（二）系統(tǒng)性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理勢(shì)必要有自己的組織構(gòu)架，不同的人員和部門(mén)應(yīng)該有不同的職能或工作范圍，通過(guò)各自的職能將收集的文件、資料進(jìn)行分類(lèi)管理，這就是檔案管理系統(tǒng)性?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化可以很大程度上提高企業(yè)辦公效率，同時(shí)能夠提高企業(yè)管理制度的清晰度和規(guī)范度，能夠在企業(yè)決策時(shí)更準(zhǔn)確的查找、搜索到相關(guān)信息。系統(tǒng)化的檔案管理模式有利于提高信息準(zhǔn)確利用，推動(dòng)企業(yè)的戰(zhàn)略決策和工作效率。
（三）全面性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新格局下，現(xiàn)代企業(yè)的交流貿(mào)易范圍極為廣闊，不再局限于國(guó)家、地理等范圍的影響，特別是在互聯(lián)網(wǎng)介入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)的貿(mào)易范圍實(shí)現(xiàn)了世界化，很多企業(yè)通過(guò)外貿(mào)公司將產(chǎn)品銷(xiāo)往海外，在這種范圍廣、復(fù)雜化的情況下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更面臨著挑戰(zhàn)性，企業(yè)檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對(duì)企業(yè)背景、企業(yè)文化、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、外貿(mào)出口、當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、企業(yè)信用等方面進(jìn)行全面性的收集，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和貿(mào)易提供保障。
（四）有效性
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時(shí)間有效率以及價(jià)值有效性。
（1）時(shí)間有效性。現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的需求或者招標(biāo)上通常會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，如果有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)上需求或者招標(biāo)公文時(shí)，企業(yè)檔案管理在第一時(shí)間進(jìn)行信息采集，提供給銷(xiāo)售部，有利于銷(xiāo)售部門(mén)更快的找到意向客戶(hù)，可以促使企業(yè)快速銷(xiāo)售產(chǎn)品，為企業(yè)在銷(xiāo)售方面掙得優(yōu)勢(shì)。
（2）價(jià)值有效性。當(dāng)企業(yè)檔案管理在收集信息時(shí)，會(huì)進(jìn)行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進(jìn)行分類(lèi)塞選，對(duì)于有價(jià)值的信息資料進(jìn)行保存，對(duì)于無(wú)效信息應(yīng)該進(jìn)行排除，這樣既不浪費(fèi)儲(chǔ)存資源又能夠在利用時(shí)提供有價(jià)值的信息，是充分發(fā)揮檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）企業(yè)檔案管理工作不被重視
在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)的檔案管理工作并不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，很多企業(yè)在看待檔案管理工作時(shí)，皆認(rèn)為此工作可有可無(wú)，實(shí)則是因?yàn)榇蠹覍?duì)企業(yè)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，并不了解企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。很多工作人員因?yàn)闄n案管理工作不受重視，在工作中沒(méi)有了責(zé)任感、沒(méi)有了奉獻(xiàn)精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識(shí)缺乏，更不能發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性。
（二）檔案管理理念、工作方式落后，危害企業(yè)自身安全
當(dāng)前企業(yè)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多企業(yè)中檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員仍然是通過(guò)人際關(guān)系來(lái)獲得信息，而這種信息的真實(shí)性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理上的資源投入甚少，很多企業(yè)檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動(dòng)上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來(lái)源都會(huì)導(dǎo)致檔案信息混亂，編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章、信息不準(zhǔn)確、假信息等問(wèn)題在很多企業(yè)層出不窮。也正是為此企業(yè)對(duì)檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時(shí)，因?yàn)閮?nèi)勤人員的更換還有可能將企業(yè)自身的商業(yè)秘密對(duì)外透露，會(huì)極大的造成企業(yè)自身的損失。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)檔案管理應(yīng)該由原來(lái)的紙質(zhì)媒介向信息智能化網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變，而很多企業(yè)仍然停留在大量紙質(zhì)資料的收集和整理上，在企業(yè)作決策時(shí)不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因?yàn)榧堎|(zhì)資料發(fā)霉而導(dǎo)致信息缺失。有的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電腦辦公數(shù)字化，但因?yàn)榧堎|(zhì)資料不能詳盡的儲(chǔ)存到數(shù)字化電子檔案中，而造成企業(yè)利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有極大的不利因素。
四、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理工作的存在是極為重要的，企業(yè)檔案管理工作雖然不與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有直接聯(lián)系，但是在信息時(shí)代的背景下，企業(yè)在面臨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作能夠使企業(yè)突破惡劣的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，能夠?yàn)槠髽I(yè)的產(chǎn)品提供新型技術(shù)的創(chuàng)新信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)在市場(chǎng)中謀得一席之地，同時(shí)，也為企業(yè)在重大決策時(shí)提供有力的信息保障。
檔案是組織內(nèi)部的核心資料，檔案管理是現(xiàn)代化企事業(yè)單位或政府服務(wù)部門(mén)的重要工作之一。良好的落實(shí)檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價(jià)值，還能使更好的輔助企事業(yè)單位各部門(mén)更好的工作，為促進(jìn)企事業(yè)單位良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。但就當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細(xì)化建設(shè)不佳有很大關(guān)系。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價(jià)值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設(shè)檔案信息化，利于提高醫(yī)院檔案管理水平。
一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值
從傳統(tǒng)意義上來(lái)看，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位未做到準(zhǔn)確了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財(cái)務(wù)及員工等方面情況的重要基礎(chǔ)。而對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，其有效的實(shí)施，可以提高檔案的利用價(jià)值，這對(duì)于醫(yī)療研究、臨床治療、人員調(diào)配等工作的良好開(kāi)展有很大幫助。所以，在信息化建設(shè)已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中迅速鋪開(kāi)的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息細(xì)化建設(shè)，輔助檔案管理，促進(jìn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，滿(mǎn)足現(xiàn)代行業(yè)發(fā)展的客觀(guān)要求及醫(yī)院檔案應(yīng)用要求，為推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)健康的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。所以，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值較高。
二、加快檔案信息化建設(shè)提升醫(yī)院檔案管理實(shí)效的有效措施
基于以上內(nèi)容的分析，確定加快檔案信息化建設(shè)是非常重要的，利于提高醫(yī)院檔案管理的實(shí)效性。當(dāng)然，要想加快檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施。筆者參考相關(guān)文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出以下建議：
（一）增強(qiáng)檔案信息的管理水平。隨著計(jì)算機(jī)管理軟件越來(lái)越多地運(yùn)用到現(xiàn)代檔案管理工作中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注意到這一點(diǎn)，積極增強(qiáng)檔案信息的管理水平。也就是結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，為檔案部門(mén)單獨(dú)建立局域網(wǎng)絡(luò)，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件等，以便這些設(shè)備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過(guò)對(duì)其應(yīng)用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價(jià)值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的今天，應(yīng)當(dāng)高度重視增強(qiáng)檔案信息的管理水平
（二）加快檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作的核心應(yīng)該是檔案信息資源的建設(shè)。因?yàn)橹挥薪n案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當(dāng)然，要想更好的建設(shè)檔案信息資源，需要合理地進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件和硬件的配置，也就是結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況，從而選擇適合的、有效的技術(shù)手段來(lái)設(shè)置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應(yīng)用，方便檔案管理人員快速、有效地開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，如業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學(xué)、合理地應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，以便存儲(chǔ)和共享檔案資源，方便醫(yī)院各部門(mén)人員應(yīng)用檔案。
（三）做好基礎(chǔ)工作推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。透過(guò)表面，看檔案管理的本質(zhì)，確定其是服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)，因此檔案部門(mén)對(duì)單位的各項(xiàng)活動(dòng)的記錄文件與相關(guān)材料的收集、規(guī)劃、存檔是非常必要的。而通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案部門(mén)以往工作情況的了解，確定檔案部門(mén)工作或多或少會(huì)存在一些問(wèn)題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類(lèi)不合理等等，這給后續(xù)檔案管理帶來(lái)諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，給檔案管理信息化、現(xiàn)代化、高效化推進(jìn)帶來(lái)負(fù)面影響，在積極進(jìn)行的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意整治檔案基礎(chǔ)工作問(wèn)題，確保檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準(zhǔn)確，要制定部門(mén)人員工作準(zhǔn)則，以便檔案工作人員嚴(yán)格按照準(zhǔn)則執(zhí)行工作，并且遵守國(guó)家相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案資料的錄入。另外，對(duì)于過(guò)去的一些紙質(zhì)檔案，我們不能隨意的堆放，在其數(shù)字化之后要及時(shí)處理。
三、結(jié)束語(yǔ)
在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類(lèi)、保存檔案，提高檔案的利用價(jià)值，并且可以方便工作人員準(zhǔn)確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的今天，積極構(gòu)建檔案信息化來(lái)提高醫(yī)院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價(jià)值，使之在醫(yī)院醫(yī)療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發(fā)揮作用，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康地發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051
0 前言
隨著中國(guó)改革開(kāi)放，加速了中國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案不僅要具有一定的社會(huì)效益，更要體現(xiàn)出對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。而對(duì)財(cái)政檔案實(shí)施現(xiàn)代化的管理，不僅是為了提升財(cái)政檔案的工作水平，也是為了跟緊現(xiàn)代化社會(huì)的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財(cái)政檔案工作真正達(dá)到高效率、高水平、高質(zhì)量的狀態(tài)。
1 檔案現(xiàn)代化管理的重要性
隨著信息數(shù)字化逐漸普及，信息已經(jīng)不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡(jiǎn)潔的數(shù)據(jù)形式存在。?@一改革對(duì)各個(gè)行業(yè)都有很深遠(yuǎn)的影響，而檔案作為一種基礎(chǔ)的信息存在方式，在大環(huán)境影響下也應(yīng)該作出相應(yīng)的改變。財(cái)政檔案作為幫助企業(yè)記錄財(cái)政活動(dòng)的重要憑據(jù)，在傳統(tǒng)的管理工作中已經(jīng)出現(xiàn)了許多的問(wèn)題，比如大量的信息導(dǎo)致檔案分類(lèi)工作量過(guò)大，傳統(tǒng)的記錄方法致使工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，收錄過(guò)程較困難等。但如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類(lèi)都與電子辦公相結(jié)合，就會(huì)使整個(gè)檔案工作變得輕松得多，也會(huì)變得更加高效。但與此同時(shí)，就需要提高檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化電子設(shè)備的掌握程度，以及熟練程度。
2 當(dāng)今財(cái)政檔案管理中的問(wèn)題
近年來(lái)，為了迎合國(guó)家的發(fā)展以及現(xiàn)在的盛行創(chuàng)新意識(shí)，財(cái)政檔案的工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新，想要?jiǎng)?chuàng)新首要的工作應(yīng)該是找到現(xiàn)在財(cái)政工作中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn)、完善。在改進(jìn)過(guò)后才能看到創(chuàng)新的具體點(diǎn)，跟上現(xiàn)代化管理的步伐，因此，總結(jié)出以下幾點(diǎn)財(cái)政檔案中存在的問(wèn)題。
2.1 財(cái)政檔案很難實(shí)現(xiàn)全部電子化
財(cái)政檔案電子化工作進(jìn)行起來(lái)難度系數(shù)大，且要求工作者能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件，但是現(xiàn)在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對(duì)電子文件和文檔的概念十分模糊，導(dǎo)致檔案存檔工作進(jìn)行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因?yàn)楣ぷ髁看蠖辉敢鈱?shí)施電子化存檔。
2.2 相關(guān)工作者對(duì)現(xiàn)代化管理存在抵觸心理
所謂現(xiàn)代化管理，就是利用電子設(shè)備快速有效的完成檔案相關(guān)工作，但其中的老員工對(duì)于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，對(duì)新的工作方式需要時(shí)間去學(xué)習(xí)與適應(yīng)，而在這一過(guò)程中很容易產(chǎn)生煩躁情緒。
2.3 相關(guān)操作沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理操作沒(méi)有得到統(tǒng)一，使得工作人員的具體操作五花八門(mén)，雖然工作人員根據(jù)具體的工作環(huán)境使用了一些軟件開(kāi)展工作，但真正使用時(shí)，難免會(huì)遇到操作不規(guī)范等的問(wèn)題，使得財(cái)政檔案管理工作雖然實(shí)施了現(xiàn)代化，但實(shí)質(zhì)上實(shí)施得并不徹底，依舊沒(méi)有起到相應(yīng)的作用。
2.4 無(wú)法完整得收集財(cái)政檔案
財(cái)政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業(yè)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)檔案也會(huì)非常多，因涉及的部門(mén)較多，而每個(gè)部門(mén)都會(huì)有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個(gè)部門(mén)的檔案都統(tǒng)一，而業(yè)務(wù)部門(mén)又事務(wù)繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數(shù)。
3 實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的方法
3.1 制定統(tǒng)一的檔案管理準(zhǔn)則
檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀就是雜亂無(wú)章，因?yàn)槠涫褂密浖?、管理手段都得不到統(tǒng)一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現(xiàn)代化遲遲得不到提升，因此，首先應(yīng)該改進(jìn)檔案管理的硬件設(shè)施，如互聯(lián)網(wǎng)提升、相關(guān)軟件的進(jìn)一步升級(jí)等?，F(xiàn)在真正影響檔案工作順利開(kāi)展的，不是計(jì)算機(jī)設(shè)備的缺乏，而是沒(méi)有相關(guān)規(guī)范的使用方法，使得計(jì)算機(jī)設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則，并根據(jù)時(shí)代變化及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，為相關(guān)的檔案管理工作人員提供統(tǒng)一的行動(dòng)依據(jù)。管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節(jié)省了大量的人力以及物力，還實(shí)現(xiàn)了檔案存檔的電子化。而針對(duì)一些館藏資料應(yīng)該加強(qiáng)管理，實(shí)施跟蹤管理，了解這些資料的動(dòng)向十分重要，并且在電子存檔的基礎(chǔ)上，依舊保管好相應(yīng)的紙質(zhì)資料，對(duì)其進(jìn)行雙重保管，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。
3.2 建立合適的財(cái)政檔案管理制度
財(cái)政檔案的管理工作雖然要求進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化，但我們?cè)谕晟乒芾硐到y(tǒng)的時(shí)候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費(fèi)，但不代表我們會(huì)完全放棄對(duì)人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時(shí)，我們也應(yīng)該建立起合適的財(cái)政檔案管理制度，也就是對(duì)檔案管理工作人員提出一些要求。對(duì)于財(cái)政檔案管理這一個(gè)工作的工作特性，要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心，并且在真正的工作過(guò)程中，時(shí)刻要求自己保持開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，并且能夠主動(dòng)地去完成自己的本職任務(wù)，在服務(wù)其他部門(mén)的工作時(shí)保持謙遜的態(tài)度，以進(jìn)步式眼光看待日后的財(cái)政檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)。
3.3 細(xì)化檔案管理工作分配
常見(jiàn)的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類(lèi)、歸檔與存儲(chǔ)這三個(gè)步驟。對(duì)財(cái)政檔案管理工作同樣不夠重視，導(dǎo)致在工作分配上不夠合理，經(jīng)常出現(xiàn)一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒(méi)有事情可做，因此，應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進(jìn)行資料采集工作時(shí)，負(fù)責(zé)檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實(shí)時(shí)工作的方式，對(duì)每一份采集上來(lái)的資料，及時(shí)進(jìn)行整理分類(lèi)，使工作效率大幅度提升。
3.4 培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
