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時(shí)間：2023-07-20 09:22:00
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1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性
(1)財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國(guó)家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響,財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。
(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,《財(cái)務(wù)文件匯編》等,電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
2 財(cái)務(wù)管理的問(wèn)題及解析
(1)財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多,造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報(bào)賬員,而沒(méi)有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。
(2)財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問(wèn)題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清,更新不及時(shí),往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)后,許多部門仍存在資料管理低效的問(wèn)題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次,財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí),將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來(lái)偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。
雖然財(cái)務(wù)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，但由于種種原因所限，高校在管理財(cái)務(wù)檔案方面存在一系列亟待解決的問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重視不足。財(cái)務(wù)檔案管理工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的重要工作，但是由于高校財(cái)務(wù)工作人員的數(shù)量比較少，承擔(dān)的任務(wù)也比較繁雜，所以對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理重視不足，導(dǎo)致部分有價(jià)值性的財(cái)務(wù)檔案損毀、缺失，無(wú)法發(fā)揮真正的功能。
（二）高校財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。如今，大多數(shù)高校都沒(méi)有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，基本是會(huì)計(jì)人員兼任的，他們沒(méi)有接受過(guò)專門的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏足夠的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，所以對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不甚清晰，導(dǎo)致整理出來(lái)的財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量不高、分類不科學(xué)、裝訂也不夠規(guī)范。久而久之，就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案隨著其他無(wú)用資料被一起銷毀。
（三）財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)是實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多數(shù)高校并沒(méi)有設(shè)置此機(jī)構(gòu)，所以導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作是由不同的人完成的，比如由辦公室人員完成檔案歸檔工作，由會(huì)計(jì)人員完成會(huì)計(jì)檔案裝訂工作。很顯然，這樣的管理工作比較分散，不成體系，直接影響了高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量。
二、提升高校財(cái)務(wù)檔案管理效率的策略
針對(duì)已經(jīng)存在的一系列問(wèn)題，高?？梢圆扇∫韵聨c(diǎn)方法予以解決：
（一）提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度。只有對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作提高重視程度，才會(huì)對(duì)其投入人力、物力和財(cái)力。高校領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性與必要性，積極構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況設(shè)置專職人員管理財(cái)務(wù)檔案，還要完善相關(guān)的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入到學(xué)校的總體工作中，使學(xué)校上下都能意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義。
（二）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案管理工作至關(guān)重要，從事這項(xiàng)工作的人員必須素質(zhì)高、能力強(qiáng)，還要具備一定的法律知識(shí)，因?yàn)椴糠重?cái)務(wù)檔案涉及學(xué)校機(jī)密。在安排財(cái)務(wù)檔案管理工作人員時(shí)，要綜合考察他們的德、能、勤、公、廉、儉等若干方面，配置最合適的人才從事財(cái)務(wù)檔案管理工作。另外，高校還要為這些工作人員安排多形式、多途徑的教育培訓(xùn)，組織他們到先進(jìn)單位進(jìn)行參觀，引導(dǎo)他們參加專題講座，以此提高他們的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，增長(zhǎng)見識(shí)、開拓視野。并對(duì)他們進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)他們愛(ài)崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地的工作作風(fēng)。
（三）設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。高校配置了穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員隊(duì)伍，還應(yīng)該設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，并落實(shí)目標(biāo)管理責(zé)任制，將財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)績(jī)作為工作人員參加晉升、評(píng)比的重要標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，最大程度地調(diào)動(dòng)工作人員做好檔案管理工作的積極性與主動(dòng)性。（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后，已然邁入信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都深受其影響。所以高校加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)有其自身之義。為了實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，高校必須提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度，加快財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息的資源共享，盡快實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、使用快捷化和服務(wù)現(xiàn)代化，使財(cái)務(wù)檔案信息能夠發(fā)揮最大化的效用與功能。
一、加強(qiáng)新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的重要性分析
行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作主要是根據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)、政策以及財(cái)務(wù)制度等方面的規(guī)定，而制定出的一種有計(jì)劃的編制單位預(yù)算體系，其可以科學(xué)合理的運(yùn)用資金與使用來(lái)核算與控制自身單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從而確保行政事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作可以順利運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，做好行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作的主要理念就是，盡可能以最小的資金成本為現(xiàn)代社會(huì)與人民提供更多的切實(shí)服務(wù)項(xiàng)目與利益。而財(cái)務(wù)檔案管理工作是確保財(cái)務(wù)管理工作可以順利開展的主要因素，所以做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，才可以有效推動(dòng)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的安全發(fā)展，而且還可以有效節(jié)約“三公經(jīng)費(fèi)”，為國(guó)家的財(cái)產(chǎn)安全提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，不斷完善與創(chuàng)新管理模式同時(shí)不斷促進(jìn)與完善行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)體制，可以有效提高行政事業(yè)單位的工作效率，使行政事業(yè)單位可以為現(xiàn)代社會(huì)與人民提供更多更好的公共服務(wù)，切實(shí)以民眾民生為理念，全面抓好以為民生謀取更多福祉，從而推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)的雙向發(fā)展。
二、新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)不足
在行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理部門中，無(wú)論是管理人員還是工作人員沒(méi)有充分理解財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，從行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的角度而言，在財(cái)務(wù)部門的工作人員所考慮的主要是鐵路督察各管一段的工作理念，雖然知道財(cái)務(wù)檔案的管理非常重要，但卻認(rèn)為那是財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作，而財(cái)務(wù)檔案的管理人員所考慮的主要是在所有財(cái)務(wù)檔案中，都會(huì)有相應(yīng)的環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人與審核員，自己只需要做好財(cái)務(wù)檔案的保管與銷毀工作就可以。從財(cái)務(wù)檔案管理人員的角度而言，行政事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)部門的資金核算等管理工作較為重視，但是對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容并不是非常重視，甚至是經(jīng)常被忽略掉。而且在工作人員需要財(cái)務(wù)檔案的時(shí)候才會(huì)對(duì)其有所重視，但在重視的同時(shí)也會(huì)感覺(jué)使用財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)手續(xù)較為煩瑣。
2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)不足
在財(cái)務(wù)檔案的管理工作中經(jīng)費(fèi)不足主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一點(diǎn)，雖然在行政事業(yè)單位中財(cái)務(wù)檔案部門是其中的一部分，但對(duì)于財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門都沒(méi)有明確的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，在部門中的員工、場(chǎng)地、設(shè)施等多方面產(chǎn)生的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，通常都是由行政事業(yè)單位提供，這樣在部門日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中就沒(méi)有可以預(yù)算的經(jīng)費(fèi)，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的管理工作缺少經(jīng)費(fèi)方面的保障。第二點(diǎn)，在大部分行政事業(yè)單位中對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理工作的認(rèn)知較為不足，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的存放環(huán)境、設(shè)施、時(shí)間與空間等都不夠重視，通常都會(huì)認(rèn)為只要財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有丟失就好，所以就不會(huì)在財(cái)務(wù)檔案的管理部門中投入過(guò)多的經(jīng)費(fèi)。
3.財(cái)務(wù)檔案管理的工作不夠規(guī)范
目前，在很多行政事業(yè)單位中針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的立卷、保管、銷毀等工作，并沒(méi)有相關(guān)規(guī)范可以遵守，在財(cái)務(wù)檔案的立卷與歸檔工作中，并沒(méi)有構(gòu)建設(shè)立案卷的相關(guān)制度，最終就會(huì)導(dǎo)致在財(cái)務(wù)檔案的立卷、分類與歸檔工作中較為混亂。在財(cái)務(wù)檔案的保管工作中，也缺少定期入庫(kù)與歸檔的驗(yàn)收制度，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理部門所保管的采集檔案，無(wú)法得到及時(shí)整理與入庫(kù)，甚至有很多財(cái)務(wù)檔案的裝訂與簽章都不夠規(guī)范。在財(cái)務(wù)檔案的查閱與銷毀工作中，也因?yàn)榻唤硬幻鳌⑹掷m(xù)不全、程序不清等問(wèn)題，最終導(dǎo)致查詢財(cái)務(wù)檔案時(shí)非常困難，而且由于積累案卷太多無(wú)法及時(shí)展開銷毀工作。
三、新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式
1.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)
在行政事業(yè)單位中出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)較為不足的問(wèn)題時(shí)，可以通過(guò)提高財(cái)務(wù)檔案管理人員意識(shí)的創(chuàng)新模式，來(lái)合理、有效地解決這種問(wèn)題。第一，需要針對(duì)財(cái)務(wù)部門的所有員工展開財(cái)務(wù)檔案管理工作的知識(shí)培訓(xùn)，還可以將財(cái)務(wù)檔案的管理內(nèi)容與操作過(guò)程等加入財(cái)務(wù)人員的崗前培訓(xùn)中，或者是納入繼續(xù)教育的培訓(xùn)過(guò)程中，從而使財(cái)務(wù)部門的工作人員可以了解財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，并學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)整理知識(shí)、業(yè)務(wù)與操作等，從根源上展開財(cái)務(wù)檔案的管理工作。第二，在財(cái)務(wù)檔案的管理部門中管理人員，需要找好自己對(duì)于管理工作的理解，并規(guī)范自身在財(cái)務(wù)檔案所有環(huán)節(jié)中的管理工作，從而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事業(yè)單位中財(cái)務(wù)部門的員工之間需要不斷完善傳、帶、幫的工作，將自身所擁有的工作意識(shí)、技術(shù)經(jīng)驗(yàn)與其他員工之間交流，爭(zhēng)取從其他員工身上學(xué)到長(zhǎng)處，并將自身的長(zhǎng)處傳授其他員工，從而確保更好地展開財(cái)務(wù)檔案的管理工作。
2.增加財(cái)務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)
首先，需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理部門的硬件方面的所有設(shè)施，加大投入的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，例如財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)設(shè)備與場(chǎng)所等，從而確保財(cái)務(wù)檔案管理部門中，所有硬件都可以達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的實(shí)際要求。其次，需要明確財(cái)務(wù)檔案的管理體制，并嚴(yán)格遵守相關(guān)部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，提前明確財(cái)務(wù)檔案的保管責(zé)任，然后交由行政事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)部門，將財(cái)務(wù)檔案的管理部門所需經(jīng)費(fèi)納入本年度的總經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，從而使財(cái)務(wù)檔案的管理部門可以用來(lái)預(yù)算的經(jīng)費(fèi)有所保障。最后，無(wú)論行政事業(yè)單位的整體規(guī)模大小，都需要著重關(guān)注財(cái)務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，并為財(cái)務(wù)檔案的管理工作配備相應(yīng)的場(chǎng)所，在更換財(cái)務(wù)檔案的管理人員時(shí)，一定要重視財(cái)務(wù)檔案是否是完整的保管與交接，而且還需要為財(cái)務(wù)檔案的管理部門配置保管方面的設(shè)備，從而確保在行政事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)檔案不會(huì)出現(xiàn)任何丟失的現(xiàn)象。
3.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容
在規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容時(shí)，需要根據(jù)管理工作的實(shí)際內(nèi)容來(lái)展開。在針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的立卷與歸檔工作時(shí)，就需要將行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)檔案的實(shí)際數(shù)量相互結(jié)合，從而制定出較為合理、科學(xué)的方案來(lái)提前做好案卷的預(yù)設(shè)工作，而且還需要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案定期展開整理規(guī)范，將行政事業(yè)單位在日常產(chǎn)生的所有財(cái)務(wù)憑證，展開規(guī)范整理的同時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行裝訂、封粘與簽章流程，在經(jīng)過(guò)詳細(xì)的檢查后確定所有環(huán)節(jié)結(jié)束后統(tǒng)一展開裝訂，在裝訂工作結(jié)束后將所有財(cái)務(wù)檔案按照順序放置在檔案盒中，從而確保在其中不會(huì)出現(xiàn)蒙混過(guò)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。另外在財(cái)務(wù)檔案的管理工作中，如果是采用的手工記賬，就需要在賬簿活頁(yè)的空白處，按照順序?qū)n案的賬頁(yè)編號(hào)寫下目錄，而且在展開裝訂工作的過(guò)程中需要在封粘處標(biāo)出簽章，如果是采用電算化記賬，就需要打印出所有類型的會(huì)計(jì)賬頁(yè)，并對(duì)其展開規(guī)范整理再根據(jù)時(shí)間按照順序打出序號(hào)，根據(jù)序號(hào)來(lái)編出目錄再裝訂封粘，這樣在日后查詢與銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，就可以根據(jù)裝訂出所貼的簽章來(lái)找出所需檔案，也不會(huì)積壓案卷導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)銷毀，從而規(guī)范整個(gè)財(cái)務(wù)檔案的管理工作。
4.合理運(yùn)用安全防范技術(shù)
在創(chuàng)新行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理模式的過(guò)程中，可以通過(guò)為其建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作，同時(shí)將互聯(lián)網(wǎng)融合進(jìn)實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理模式當(dāng)中，使得相關(guān)管理人員可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的方式來(lái)降低自身的工作壓力，同時(shí)還可以有效避免檔案出現(xiàn)丟失或被盜的情況，從而為行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后需要合理運(yùn)用安全防范技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理的工作目標(biāo)，將較為有效的安全防范技術(shù)實(shí)際應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理工作中時(shí)，其可以有效規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)中的不穩(wěn)定因素與網(wǎng)絡(luò)病毒，而且還可以為促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作提供良好的保障，通常情況下，可以將訪問(wèn)控制技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)、存取控制技術(shù)等技術(shù)合理的運(yùn)用到行政事業(yè)單位行政檔案管理工作中，從根本上進(jìn)一步提高工作效率，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展提供良好的基礎(chǔ)保障。綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作存在較多的問(wèn)題，例如財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)不足、工作內(nèi)容不夠規(guī)范等，這不僅會(huì)影響財(cái)務(wù)檔案的正常管理，也會(huì)影響整個(gè)行政事業(yè)單位的管理工作。因此，一定要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作中存在的問(wèn)題展開詳細(xì)分析，進(jìn)而提出新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新模式，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作更加規(guī)范。
參考文獻(xiàn)
1.岳暢.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新研究.蘭臺(tái)世界，2017(A01).
企業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指在企業(yè)生長(zhǎng)于經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，因財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作而產(chǎn)生的專業(yè)材料，簡(jiǎn)而言之就是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作核算取得的會(huì)計(jì)資料。傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案主要包括了企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證和其他相關(guān)的表格與憑證等。通過(guò)企業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，能夠真實(shí)有效的表現(xiàn)出企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)狀況、同時(shí)也能夠從側(cè)面反映出發(fā)展方向、經(jīng)營(yíng)環(huán)境、甚至人員流動(dòng)等諸多方面的問(wèn)題。而企業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理則是針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身，進(jìn)行的一種包含了分析、歸納、匯總、儲(chǔ)存等內(nèi)容的管理工作。做好企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理，能夠便于企業(yè)的管理者快速準(zhǔn)確的了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況和發(fā)展動(dòng)向，從而對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行合理的調(diào)整，同時(shí)還可以為企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的制定提供充分的第一手資料，對(duì)保證決策層做出符合市場(chǎng)變化規(guī)律的科學(xué)計(jì)劃有著十分重要的意義。因此，對(duì)與企業(yè)單位來(lái)說(shuō)，做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，是保證企業(yè)財(cái)務(wù)工作順利進(jìn)行，推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展所必不可少的重要任務(wù)。
二、當(dāng)前企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度有待提高
當(dāng)前企業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作中，普遍存在有“重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕檔案管理”的現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作長(zhǎng)期得不到應(yīng)有的重視，檔案管理水平也難以提高，無(wú)法與高速提升的會(huì)計(jì)工作水平相適應(yīng)，大大降低了企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展造成了阻礙。而在企業(yè)組織財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)時(shí)，也往往更為重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，未能將檔案管理的相關(guān)知識(shí)納入到培訓(xùn)范圍，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理方面的知識(shí)儲(chǔ)備相對(duì)陳舊，很難利用身邊現(xiàn)有的資源充分的展開檔案管理工作，影響了檔案管理工作水平的提高。
2.缺乏較為系統(tǒng)的檔案管理制度
完善嚴(yán)整的檔案管理制度是企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的依據(jù)與支撐，如果企業(yè)單位內(nèi)部缺少健全的檔案管理制度，會(huì)增加檔案管理工作的展開難度，不利于企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化，導(dǎo)致檔案管理的水平長(zhǎng)期難以得到有效的提高。當(dāng)前我國(guó)部分企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，往往忽視了很多細(xì)節(jié)，造成檔案管理混亂，甚至很多重要的檔案由于保管不少而受到不同程度的損害，或出現(xiàn)部分缺失的現(xiàn)象，令企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案喪失了自身的價(jià)值，在無(wú)形中給企業(yè)帶來(lái)了損失。而在企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理逐漸電算化的過(guò)程中，管理缺乏規(guī)范同樣也會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理混亂、缺失等狀況，不利于企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的整理和利用。
3.急需具備良好業(yè)務(wù)素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員
由于部分企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的工作缺乏重視，使其內(nèi)部未能配備專門的檔案管理人員，而企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作者雖然具備有完備的會(huì)計(jì)知識(shí)和良好的業(yè)務(wù)水平，卻對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的工作缺乏足夠的了解，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理制度無(wú)法得到有效的實(shí)施，致使檔案管理工作難以順利展開。特別是在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理電算化的過(guò)程中，由于電算化的檔案管理要求操作人員必須具備一定的業(yè)務(wù)水平，而大部分會(huì)計(jì)工作者恰恰缺乏關(guān)于檔案管理的相關(guān)知識(shí)，就造成了業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的專業(yè)檔案管理人員日益緊缺的現(xiàn)象，阻礙了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理電算化過(guò)程的進(jìn)行，對(duì)提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率造成了十分不利的影響。
4.企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理電算化過(guò)程進(jìn)展緩慢
雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電算化在會(huì)計(jì)工作中得到了廣泛的普及，但是在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中，電算化進(jìn)程的起步相對(duì)落后，因而缺少適合電算化檔案管理的有效制度，當(dāng)前的檔案管理電算化制度依舊更多的針對(duì)于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理，而對(duì)檔案的管理則沒(méi)有做出嚴(yán)格的規(guī)定。這就造成了檔案管理人員缺乏足夠的責(zé)任意識(shí)，又難以根據(jù)制度對(duì)工作中遇到的問(wèn)題做出準(zhǔn)確的反應(yīng)，導(dǎo)致電算化后的檔案管理工作長(zhǎng)期無(wú)法得到規(guī)范，甚至?xí)霈F(xiàn)會(huì)計(jì)檔案被修改的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作電算化進(jìn)程的推進(jìn)。
三、提高企業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平的有效措施
1.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視力度
想要從根本上提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的水平，企業(yè)單位需要由上至下，全面的提高各級(jí)工作人員對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視力度，在日常工作中將檔案管理與會(huì)計(jì)工作并重，切實(shí)的加大對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入力度，改善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，并加快檔案管理的電算化速度，建立健全電算化環(huán)境下的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，使企業(yè)內(nèi)部形成重視檔案管理工作的良好風(fēng)氣，從根本上促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提升。
2.制定完備的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度
建立健全企業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案制度，可以保證檔案管理工作有據(jù)可查，有章可依，降低管理人員的工作難度，規(guī)范工作人員的管理行為，令企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作走入規(guī)范化發(fā)展的階段。同時(shí)，要逐步細(xì)化檔案管理的責(zé)任劃分，將檔案管理工作的責(zé)任具體落實(shí)到人，并配合明確的賞罰制度，提高檔案管理人員的工作積極性，使其在日常工作中主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的最新知識(shí)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，有效的降低人為失誤發(fā)生的可能性，從人員角度提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的水平。
3.加快企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的電算化進(jìn)程
企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的電算化，有效的提升了檔案管理的工作的準(zhǔn)確性與工作效率，減少了日常管理過(guò)程中檔案保存于調(diào)閱的難度，但是好的措施必須伴隨著好的制度與好的人員。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，做好檔案的收集、保存、整理以及利用等工作，同時(shí)制定出符合電算化背景下檔案管理的科學(xué)制度，并積極組織管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的電算化，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本目的。
總結(jié)：企業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要組成部分，分析當(dāng)前我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性制定恰當(dāng)?shù)慕鉀Q措施，退訂檔案管理工作的電算化，能夠快速的提高檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性，進(jìn)一步發(fā)揮企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的積極作用，推動(dòng)企業(yè)單位的快速穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]王萍.關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的思考.China's Foreign Trade.2011(4).
中圖分類號(hào)：B01 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）40-0086-01
一、財(cái)務(wù)檔案概念
財(cái)務(wù)檔案是一種在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)記錄，各種會(huì)計(jì)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫照。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。會(huì)計(jì)檔案在保證一個(gè)單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價(jià)值。
二、財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義
財(cái)務(wù)檔案是一種在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的會(huì)計(jì)記錄，各種財(cái)務(wù)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的生動(dòng)記錄和客觀寫照。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度如何，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體等基層單位加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)計(jì)劃和決策，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督提供真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息；第三，它為保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為研究財(cái)政、經(jīng)濟(jì)歷史和發(fā)展提供可靠的史料。總之，財(cái)務(wù)檔案工作的好壞，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項(xiàng)財(cái)政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的影響，財(cái)務(wù)檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。
三、財(cái)務(wù)檔案主要工作內(nèi)容
1、財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)
財(cái)務(wù)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了化具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，首先，財(cái)務(wù)檔案具有來(lái)源廣泛性，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成財(cái)務(wù)檔案。其次，財(cái)務(wù)檔案具有內(nèi)容的專業(yè)性，再次，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了財(cái)務(wù)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。
2、作用
財(cái)務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用，首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)檔案中，其次，企業(yè)單位對(duì)外融、投資都需要協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于財(cái)務(wù)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，財(cái)務(wù)檔案是國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)重要組成部分，為國(guó)家各部門分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供了重要的依據(jù)。
3、價(jià)值
是制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源；是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證；是研究經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)源；是開展歷史研究的記憶庫(kù)；是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。
4、管理職責(zé)
按規(guī)定和要求定期收集與征集需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)檔案；對(duì)會(huì)計(jì)文檔的數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行必要的審查核對(duì)，并整理組卷，編制會(huì)計(jì)文檔目錄，委派專人保管，嚴(yán)防丟失和損壞；對(duì)所藏會(huì)計(jì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，裝具齊備，備有目錄或索引，存放有序，嚴(yán)格實(shí)行庫(kù)房管理制度，不隨意堆放，防止會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體散失和內(nèi)容泄密；利用會(huì)計(jì)檔案手續(xù)要嚴(yán)格，查閱時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案利用工作制度；對(duì)已滿一定保管期限的會(huì)計(jì)檔案，要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置；對(duì)單位合并撤消解散破產(chǎn)分立調(diào)動(dòng)離職等事項(xiàng)發(fā)生時(shí)檔案管理人員有責(zé)任將檔案移交或轉(zhuǎn)交有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門。
5、職業(yè)道德
忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)；遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)參照以上的要求把在工作當(dāng)中碰到的實(shí)例寫進(jìn)去是怎樣去實(shí)際操作的，總結(jié)實(shí)踐工作中遇到的問(wèn)題和今后改進(jìn)的方法、財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)及作用。
四、財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理有效方法
1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作，提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2、制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。
3、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
二、財(cái)務(wù)檔案管理中常遇到的問(wèn)題
（一）財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度和管理人員素質(zhì)的偏差
財(cái)務(wù)檔案管理工作中首先表現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題就是事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的不重視以及財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)存在的偏差。從重視程度來(lái)看，有兩個(gè)方向的偏差點(diǎn)。第一點(diǎn)是日常維護(hù)和管理檔案的人員不夠重視，他們通常法律意識(shí)比較薄弱，責(zé)任心不夠強(qiáng)又或者說(shuō)是職業(yè)道德水平偏低。第二個(gè)偏差點(diǎn)屬于事業(yè)單位高層的不重視，而這個(gè)不重視往往和領(lǐng)導(dǎo)階層的作風(fēng)有關(guān)系，其具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層上面的宣傳力度不夠和長(zhǎng)期性出錯(cuò)方針的影響。
而從當(dāng)前經(jīng)濟(jì)文化政治背景來(lái)看，整體上領(lǐng)導(dǎo)層的作風(fēng)明顯改善，并朝著較好的方向發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層方面通過(guò)“各種換血”會(huì)越來(lái)越保持其積極作用，而反觀基層檔案管理人員的整體素質(zhì)卻不能得到很大程度上的改變，這是由于事業(yè)單位工作特性所決定的。常態(tài)性的工作造就了很多素質(zhì)偏低的財(cái)務(wù)管理人員，一方面他們的文化整體偏低，只有很少人的學(xué)歷超過(guò)大專;另一方面是他們的職業(yè)技能偏低，如有的是會(huì)計(jì)人員兼職管理檔案，有的檔案管理人員不具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理量的增大，檔案管理人員的綜合素質(zhì)必定備受關(guān)注。
（二）財(cái)務(wù)檔案管理歸檔工作的不規(guī)范與基礎(chǔ)建設(shè)的空缺
財(cái)務(wù)檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期且不斷完善的過(guò)程，它要求嚴(yán)格地把表現(xiàn)日常的財(cái)務(wù)狀況的歸檔資料通過(guò)規(guī)范性的編輯手法進(jìn)行有規(guī)律的記錄，所以說(shuō)規(guī)范性工作是做好財(cái)務(wù)檔案管理的前提。可與之相反的是現(xiàn)在很多事業(yè)單位的財(cái)務(wù)歸檔都缺乏規(guī)范性操作流程，有的事業(yè)單位歸檔的內(nèi)容只涉及憑證和賬目，但對(duì)合同、檢驗(yàn)評(píng)估報(bào)告、票據(jù)等卻只字不提，并沒(méi)有結(jié)合到實(shí)際情況，對(duì)其隨意編輯，致使資料混亂現(xiàn)象不斷發(fā)生。而這些衍生出來(lái)的問(wèn)題，將大大削弱歸檔資料的參考價(jià)值。
當(dāng)然，不規(guī)范的歸檔工作還和落后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有關(guān)。硬件是上層建筑的基礎(chǔ)，落后的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施是導(dǎo)致不規(guī)范歸檔工作的首要原因，有些單位沒(méi)有建立專門的檔案儲(chǔ)存室，把檔案管理工作和會(huì)計(jì)之類的工作環(huán)境相混淆，從而造成資料混亂現(xiàn)象的發(fā)生;而有些單位建立了專門的儲(chǔ)存室但又沒(méi)有專門的管理人員對(duì)其進(jìn)行基本的安全措施檢查，從而導(dǎo)致檔案管理資料由于天氣和人為因素的受潮、發(fā)霉或者損壞，進(jìn)而影響到檔案管理資料的完整程度。
（三）財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度不高
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的變革，也是經(jīng)濟(jì)、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理檔案的信息化程度來(lái)看，大部門事業(yè)單位只處于初步信息化水平，單純的配備計(jì)算機(jī)，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調(diào)整觀看效率。但相對(duì)高技術(shù)的數(shù)字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運(yùn)用在個(gè)別事業(yè)單位中，這不免有些遺憾。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，全面信息化程度不僅僅需要時(shí)間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要采取合理的措施，并不斷完善。
三、提升財(cái)務(wù)檔案管理水平的幾點(diǎn)建議
（一）樹立財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，提高管理人員的整體素質(zhì)
做好事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作需要從多個(gè)方面入手，首先需要從意識(shí)方向著手，樹立明確的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)。從檔案管理人員的角度來(lái)看，加強(qiáng)自身管理意識(shí)是必要之舉，不僅自律，還要成為其它管理者的監(jiān)督人者。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層還需對(duì)檔案管理重視起來(lái)，充分認(rèn)識(shí)做好其工作對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的積極影響，并在建設(shè)好事業(yè)單位整體環(huán)境的同時(shí)，加強(qiáng)其宣傳程度，促進(jìn)全體員工對(duì)檔案管理的理解程度，確保財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。
提高管理人員的整體素質(zhì)是當(dāng)前潮流的必然舉措，檔案管理人員處于財(cái)務(wù)人員和管理人員之間，尤其定位的復(fù)雜性，更加要求財(cái)務(wù)檔案管理人員從法律和道德意識(shí)上要求自己。有些管理人員在對(duì)待檔案管理工作時(shí)會(huì)抱著“無(wú)所謂”、“得過(guò)且過(guò)”的態(tài)度，而在這樣“馬虎”、“走過(guò)場(chǎng)”的態(tài)度下，有些準(zhǔn)確性要求較高的資料會(huì)無(wú)法得到充分且準(zhǔn)確的記錄。從財(cái)務(wù)檔案管理的常態(tài)化工作來(lái)看，管理人員更多的不重視展現(xiàn)在日常的工作習(xí)慣中，比如對(duì)財(cái)務(wù)單的不處理、亂擺亂放，對(duì)機(jī)密文件沒(méi)有做到很好的保密措施，有的人因?yàn)橄勇闊┎粚?duì)抽屜上鎖等。從思想層次上進(jìn)行建設(shè)是加強(qiáng)管理人員職業(yè)道德建設(shè)的第一步，通過(guò)事業(yè)單位思想與道德工作建設(shè)，加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳力度，鼓勵(lì)管理人員的“二次學(xué)?！焙汀霸俳逃惫ぷ鳎ㄔO(shè)有效的獎(jiǎng)懲制度和明確的發(fā)展計(jì)劃，在充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性的同時(shí)，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員整體素質(zhì)的提高，保證財(cái)務(wù)管理工作的高效運(yùn)行。
（二）重視財(cái)務(wù)檔案分類，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
財(cái)務(wù)檔案管理資料繁多沒(méi)有一個(gè)規(guī)范性的檔案分類方法，注定會(huì)使其復(fù)雜化。規(guī)范性的財(cái)務(wù)檔案管理工作需要從合理的檔案分類開始，從電子檔案分類來(lái)看，首先需要建立具有財(cái)務(wù)管理功能的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上使用各種電子檔歸檔，按照時(shí)間順序和重要程度的順序兩個(gè)大方向，對(duì)各項(xiàng)職能、工作性質(zhì)、財(cái)務(wù)收支類別等對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格分類，加速電子信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案分類和管理工作的效率。
檔案規(guī)范性分類需要和財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)建設(shè)聯(lián)合起來(lái)，事業(yè)單位在強(qiáng)調(diào)其重要性的同時(shí)，還需要把財(cái)務(wù)檔案管的基礎(chǔ)建設(shè)放到重要的位置，合理規(guī)劃，保證檔案管理工作的順利運(yùn)行。從電子檔案管理來(lái)看，適當(dāng)合理的資金流入是必不可少的，設(shè)備增添，定期維修，保證清潔，定期檢查硬盤的讀寫功能也是有必要的。從傳統(tǒng)檔案管理看，檔案儲(chǔ)存地的選擇放到了首要的位置來(lái)，通風(fēng)、干燥、保險(xiǎn)系數(shù)高是選擇儲(chǔ)存地的根本前提，而有效的防火防潮設(shè)備的添置是其根本需求。當(dāng)然除了日常的管理人員的巡視，建立獨(dú)立的檔案設(shè)備管理人員也是非常重要，當(dāng)發(fā)生異常現(xiàn)象時(shí)，日常輪班的設(shè)備管理人員可以盡快發(fā)現(xiàn)，從而減少事業(yè)單位的財(cái)務(wù)損失和信息損失。
（三）建設(shè)并完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)
［中圖分類號(hào)］F276［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2011）07－0063－01
隨著教育市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)化發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，學(xué)校靠多種渠道籌措來(lái)的有限資金顯得尤為珍貴。如何使用好來(lái)之不易的資金優(yōu)化學(xué)校財(cái)務(wù)管理，發(fā)揮校園資金的最大作用，成為學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作面臨的重要課題。
一、學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容探討
學(xué)校財(cái)務(wù)檔案應(yīng)該包括：1.報(bào)送的年度財(cái)務(wù)報(bào)告包括資產(chǎn)負(fù)債表、收支情況表、專用基金變動(dòng)情況表、有關(guān)附表及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書。2.對(duì)歷年形成的債務(wù)的檔案登記管理，內(nèi)容要全面真實(shí)反映債務(wù)的形成原因、本金、利率、償還過(guò)程。3.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明檔案，主要包括學(xué)校收入及其支出、結(jié)余及其分配、資產(chǎn)負(fù)債變動(dòng)、專用基金變動(dòng)的情況，對(duì)有著重大財(cái)務(wù)影響的問(wèn)題應(yīng)該在檔案中進(jìn)行具體說(shuō)明。4.年度內(nèi)的各項(xiàng)報(bào)銷憑證 (有日期、內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、金額、大小寫、印章、收款人等)。憑證應(yīng)有事由、經(jīng)手人（制表人）、驗(yàn)收人（復(fù)核人）、證明人、審批人簽字。5.學(xué)校的年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表、支出總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表、收入總額統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專用基金變動(dòng)等整理性文件。對(duì)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容管理應(yīng)該明確分為微機(jī)存檔和書面材料存檔兩方面。微機(jī)存檔要保證內(nèi)容的完整性，書面存檔要保證分類明確，保存安全。對(duì)各項(xiàng)存檔內(nèi)容必須作出明確規(guī)定，年度內(nèi)不容許有任何的內(nèi)容缺失，如果出現(xiàn)空缺必須作出明確的書面說(shuō)明，形成材料以便查證。
二、優(yōu)化管理與增強(qiáng)服務(wù)能力的對(duì)策
（一）強(qiáng)化學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的服務(wù)意識(shí)
學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理其本質(zhì)就是為了財(cái)務(wù)信息資源的處理服務(wù)。信息資源是新形勢(shì)下學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要影響因素，要使財(cái)務(wù)檔案管理在組織管理上進(jìn)一步得到主管領(lǐng)導(dǎo)或部門的認(rèn)可和重視，檔案管理部門首先要擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，確立服務(wù)意識(shí)，將校財(cái)務(wù)檔案的管理目標(biāo)定位于“服務(wù)”的高度，才能保證檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的財(cái)務(wù)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。首先學(xué)校必須轉(zhuǎn)變管理方式，將傳統(tǒng)的資料檔案與財(cái)務(wù)檔案合二為一的情況轉(zhuǎn)變?yōu)閷ｉT的財(cái)務(wù)檔案室管理，為財(cái)務(wù)檔案提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房。建立有一定規(guī)模的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)及查詢系統(tǒng)，保證檔案內(nèi)容形成網(wǎng)絡(luò)化管理，而且要隨時(shí)考慮到學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理情況安排檔案館庫(kù)房建設(shè)。
（二）強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的及時(shí)性
對(duì)財(cái)務(wù)檔案的及時(shí)性控制首先要完善“歸檔制度”，要求各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)檔案的內(nèi)容將形成的有價(jià)值的材料及時(shí)送到檔案室。還有“檔案利用制度”“檔案鑒定銷毀制度”等等。為科學(xué)有效地管理檔案，及時(shí)、準(zhǔn)確地為檔案利用者提供服務(wù)，財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)編制各門類的檢索工具。如：年度財(cái)務(wù)總結(jié)目錄索引、案卷文件名稱索引等。這樣能夠保證財(cái)務(wù)檔案管理能夠較快地提供案宗調(diào)出服務(wù)，保證檔案使用的及時(shí)快捷。當(dāng)然，為了實(shí)現(xiàn)這種快速調(diào)動(dòng)必須首先要在存檔前嚴(yán)格區(qū)分財(cái)務(wù)檔案收集范圍，根據(jù)財(cái)務(wù)收支項(xiàng)目、科目及財(cái)務(wù)檔案利用目標(biāo)等對(duì)歸檔資料內(nèi)容價(jià)值進(jìn)行技術(shù)鑒定，并加以有針對(duì)性地收集和整理。另外，除了要保證檔案內(nèi)容的輸出快捷之外，還必須要保證存入的快捷，要明確規(guī)定存檔的時(shí)間，最好要與財(cái)務(wù)賬目形成的同時(shí)進(jìn)行存檔（保證書面存檔與電子存檔），而且要按照時(shí)間順序進(jìn)行合理排序，保證存檔的有序性。同時(shí)，檔案管理不能單純地進(jìn)行材料整理，還要進(jìn)行現(xiàn)代化的公開聯(lián)絡(luò)，保證財(cái)務(wù)檔案的績(jī)效化，有方向性地開發(fā)財(cái)務(wù)檔案專題，并增加檢索、編制功能，以更好地方便學(xué)校單位參考和決策使用。
（三）優(yōu)化制度建設(shè)
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，高校財(cái)務(wù)檔案管理也開始逐漸向會(huì)計(jì)電算化模式轉(zhuǎn)變，就目前高校財(cái)務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在不少問(wèn)題。首先，財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)載體不同于傳統(tǒng)載體，其存儲(chǔ)環(huán)境也相應(yīng)不同。目前絕大多數(shù)高校財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境并沒(méi)有達(dá)到電子媒體介質(zhì)的存儲(chǔ)要求，主要體現(xiàn)在環(huán)境的通風(fēng)、干燥等基礎(chǔ)要素，環(huán)境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。其次，電子財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此在高校中還未有相應(yīng)齊全的管理制度。目前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理的依據(jù)是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其管理的對(duì)象是傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)快信息，對(duì)于近些年興起的電算化會(huì)計(jì)檔案信息并未涉及，因此這種相對(duì)滯后的管理方法已經(jīng)不太適應(yīng)發(fā)展需求。再次，因?yàn)闆](méi)有健全的電子財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時(shí)候管理工作做不到位。由于沒(méi)有得到應(yīng)有重視，大多數(shù)高校財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作由會(huì)計(jì)人員代為執(zhí)行，沒(méi)有設(shè)置專門的電子檔案管理崗，導(dǎo)致一些混亂想象的出現(xiàn)，這就導(dǎo)致既給財(cái)務(wù)電子檔案管理工作帶來(lái)不變，又造成學(xué)校人力、財(cái)力的浪費(fèi)。最后，財(cái)務(wù)電子檔案的后續(xù)利用不充分。在多數(shù)高校內(nèi)，財(cái)務(wù)檔案通常屬于保密類型檔案，一旦封存很少再會(huì)用到，并且在全新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)模式下，高校的過(guò)往財(cái)務(wù)信息沒(méi)被重視，很少拿出來(lái)被利用，用以檢查和反思以往的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，一定程度上造成了高校財(cái)務(wù)電子檔案資源的浪費(fèi)。
三、現(xiàn)念下的高校財(cái)務(wù)電子檔案管理
從高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生及后續(xù)利用過(guò)程來(lái)看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。
(一)財(cái)務(wù)電子檔案的收集編制
從四個(gè)方面或環(huán)節(jié)入手財(cái)務(wù)電子檔案的收集編制，分別為財(cái)務(wù)信息收集區(qū)間的設(shè)定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環(huán)境的更替收集程序、有關(guān)登記資料的收集。收集區(qū)間要具有連續(xù)性和不間斷性，區(qū)間的固定可根據(jù)財(cái)務(wù)工作及業(yè)務(wù)量的大小來(lái)確定；電子檔案載體介質(zhì)要選擇高質(zhì)量、安全性能高的材質(zhì)，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)會(huì)計(jì)需求進(jìn)行備份，備份數(shù)量依高校自身需求確定；軟硬件環(huán)境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復(fù)查詢中便于轉(zhuǎn)換。由于數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展太快，軟硬件及數(shù)字信息的讀取方式更新?lián)Q代較快，需隨時(shí)關(guān)注技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)，必要時(shí)最初最有效的轉(zhuǎn)換；同時(shí)，軟硬件的設(shè)備最好同步保留備份，以便技術(shù)更新后的電子檔案信息轉(zhuǎn)換。
(二)財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存
財(cái)務(wù)電子檔案整理與保存是電子財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵，是關(guān)系整個(gè)管理工作實(shí)施有效性的重點(diǎn)，因此在實(shí)際的財(cái)務(wù)電子檔案管理中，不但要配備專業(yè)的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環(huán)境。由于磁性會(huì)改變或破壞數(shù)字信息的完整性和準(zhǔn)確性，因此在進(jìn)行財(cái)務(wù)電子檔案整理和保存時(shí)，磁性介質(zhì)電子檔案的保存要原理磁場(chǎng)或?qū)ＴO(shè)磁場(chǎng)屏障；光盤介質(zhì)的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤保護(hù)膜應(yīng)完好，避免擠壓或刮擦；
改革開放以來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷推進(jìn)，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新的歷史時(shí)期，新的組織形式、新的工作領(lǐng)域以及新的工作內(nèi)容與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理不同，都對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了新的要求。因此，需要正確認(rèn)識(shí)和把握新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作，要建立新形勢(shì)下的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制、創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理工作思路，使財(cái)務(wù)管理工作能夠更好地服務(wù)企業(yè)的大局，成為當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)工作的著力點(diǎn)。
1．企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義
企業(yè)財(cái)務(wù)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中的成本開支和銷售收益，是企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程活動(dòng)的客觀反映。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作作為企業(yè)生產(chǎn)的重要組成部分，是其有效開展各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)起著舉足輕重的作用。第一，對(duì)企業(yè)而言，在日常的社會(huì)活動(dòng)中必然會(huì)形成各種形式的財(cái)務(wù)檔案，包括日常的原料購(gòu)入、產(chǎn)品利潤(rùn)和企業(yè)開支等。企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員，通過(guò)對(duì)這些信息的收集與整理，并在此基礎(chǔ)上做出科學(xué)、合理的分析，將對(duì)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和改善提供有利的參考；企業(yè)在生產(chǎn)中要做出重大決策，就必須充分依靠企業(yè)財(cái)務(wù)檔案所反映出的各種信息，保障企業(yè)向著正確方向發(fā)展。第二，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)生產(chǎn)的重要財(cái)務(wù)憑證，在生產(chǎn)過(guò)程中時(shí)刻反應(yīng)生產(chǎn)成本和銷售的效益。雖然財(cái)務(wù)檔案不能對(duì)企業(yè)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。但企業(yè)財(cái)務(wù)檔案能夠以其內(nèi)容及外形特征客觀反映過(guò)去所發(fā)生的生產(chǎn)成本和利潤(rùn)的事實(shí)，作為證明產(chǎn)品產(chǎn)生效益和虧損的書面文件。第三，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)生產(chǎn)的重要財(cái)務(wù)憑證，在生產(chǎn)過(guò)程中時(shí)刻反應(yīng)生產(chǎn)成本和銷售的效益。雖然財(cái)務(wù)檔案不能對(duì)企業(yè)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但在關(guān)鍵時(shí)刻能夠發(fā)揮重要的憑證價(jià)值。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案能夠以其內(nèi)容及外形特征客觀反映過(guò)去所發(fā)生的生產(chǎn)成本和利潤(rùn)的事實(shí)，作為證明某項(xiàng)產(chǎn)品產(chǎn)生效益和虧損的書面文件。由上述分析可知，財(cái)務(wù)檔案管理與企業(yè)的發(fā)展是關(guān)聯(lián)的，是相互促進(jìn)的，因此，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理在企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中起著不可替代的作用。從以上三條可以看出，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的重要現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。
2.財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要問(wèn)題
近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，較之于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理狀況而言，無(wú)論是在管理制度還是在管理方法上都有了顯著的進(jìn)步。即便有了這樣的喜人成果，但從實(shí)踐情況來(lái)看，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作中依然存在著一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的重視程度亟待提高
對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是其社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的客觀反映，是日后企業(yè)生產(chǎn)中如果出現(xiàn)虧損和利潤(rùn)理由的憑證；同時(shí)，它也是監(jiān)督管理、打擊違法犯罪活動(dòng)的有力證據(jù)。然而，就目前這一領(lǐng)域的建設(shè)情況來(lái)看，有些企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員甚至企業(yè)的董事長(zhǎng)，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作并不重視。受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為企業(yè)財(cái)務(wù)信息是非常保密的東西，需要采取保密管理措施，于是就將票據(jù)和賬簿一起封存起來(lái)，根本不建立檔案并進(jìn)行管理；有些企業(yè)的財(cái)務(wù)管理更是只停留在傳統(tǒng)的管理層次，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息根本不分類記錄、建檔，只是一股腦地捆扎在一起，放在一處不去理會(huì)；雖然有的企業(yè)已初步建立了財(cái)務(wù)信息檔案，但仍是分類不清、混雜交錯(cuò)。以上現(xiàn)象充分體現(xiàn)了企業(yè)的相關(guān)人員對(duì)建立財(cái)務(wù)檔案的重視程度不夠，最終造成了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的諸多問(wèn)題。
2.2相關(guān)法律法規(guī)缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的要求
目前來(lái)看，《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)頒布并實(shí)施了多年，實(shí)踐證明許多企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員乃至領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其認(rèn)識(shí)和遵守的自覺(jué)性還比較差，這就必然導(dǎo)致執(zhí)行不積極。有些企業(yè)的決策層還是在認(rèn)為財(cái)務(wù)工作就是簡(jiǎn)單的記賬和轉(zhuǎn)賬、算算成本和效益，給員工發(fā)錢和生產(chǎn)結(jié)算而已，有的甚至不知道財(cái)務(wù)檔案建設(shè)是法律法規(guī)要求必須做的事情，因此嚴(yán)重阻礙了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展；同時(shí)我們必須看到，雖然國(guó)家立法部門已經(jīng)為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，但大都是宏觀上的規(guī)定，多流于形式而已。具體到實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理上，至今尚無(wú)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理上各自為戰(zhàn)、五花八門；雖然有的企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理上已經(jīng)有了一些創(chuàng)造性的建設(shè)，但整體上來(lái)看，仍然以粗放型的管理為主，形式非?；靵y。由于對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行不積極，缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，必然造成企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的滯后，進(jìn)而影響企業(yè)工作的順利開展。除上述問(wèn)題外，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)偏低也是制約財(cái)務(wù)檔案管理工作的不利因素，提高工作人員的素質(zhì)是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。
3.企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的建議
3.1制定統(tǒng)一的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作，就要對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作制定具體的、統(tǒng)一的行為標(biāo)準(zhǔn)和制度要求，其具體內(nèi)容應(yīng)包括財(cái)務(wù)信息的立卷與歸檔、利用及保密、管理和保護(hù)、轉(zhuǎn)移與銷毀等。在具體規(guī)章制度中，要將這些標(biāo)準(zhǔn)予以細(xì)化和限定，每一項(xiàng)企業(yè)財(cái)務(wù)的收支都應(yīng)照章立檔、照章管理。
3.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作中，首先要加強(qiáng)企業(yè)決策層的重視，這是保障該項(xiàng)工作持續(xù)、有效開展的關(guān)鍵；同時(shí)還要加企業(yè)強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，目前來(lái)看，真正掌握企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)有工作人員并不多，對(duì)該項(xiàng)工作的本質(zhì)內(nèi)涵和具體應(yīng)然流程還沒(méi)有真正掌握。因此，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一支技術(shù)過(guò)硬、素質(zhì)較高的企業(yè)專業(yè)管理隊(duì)伍是目前迫切需要解決的問(wèn)題。
3.3建立信息化的財(cái)務(wù)檔案管理體制
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化管理是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的必然選擇。辦公自動(dòng)化和財(cái)務(wù)信息無(wú)紙化記載技術(shù)，使企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作逐漸擺脫了傳統(tǒng)管理模式的束縛。同時(shí)還要加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理，提高財(cái)務(wù)檔案信息化管理的水平，使管理方式由傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。
4.結(jié)語(yǔ)
在新的歷史時(shí)期，只有正確認(rèn)識(shí)和把握企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的性質(zhì)和內(nèi)涵，從實(shí)際出發(fā)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極創(chuàng)新企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作思路與方法，才能為企業(yè)的生產(chǎn)和效益保駕護(hù)航。
【參考文獻(xiàn)】
中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）07-036-02
所謂醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理，其是指利用文字、影像等資料，真實(shí)全面地記錄醫(yī)院活動(dòng)。它涉及到醫(yī)療、科研、衛(wèi)生行政管理以及教學(xué)等眾多方面，具有極高的保存價(jià)值和意義。在醫(yī)院管理中，財(cái)務(wù)檔案管理是不可或缺的一部分，對(duì)于全面記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)狀況，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作順利推進(jìn)有著重要作用。隨著醫(yī)院各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁，傳統(tǒng)的紙張式財(cái)務(wù)檔案管理日益被淘汰，財(cái)務(wù)管理工作也邁向了信息化進(jìn)程。但不容忽視的是，在向信息化檔案管理演進(jìn)的進(jìn)程中，醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作也面臨著一系列亟待改進(jìn)之處，全面提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量極為迫切。
一、當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題
在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，財(cái)務(wù)檔案管理具有極其重要的價(jià)值。但在管理中，認(rèn)識(shí)不足，制度欠缺，人員素質(zhì)不高的問(wèn)題突出，成為了制約和束縛財(cái)務(wù)管理的桎梏與阻礙。
（一）重視程度不足
對(duì)醫(yī)院而言，財(cái)務(wù)管理是記錄歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，具有承上啟下意義的一項(xiàng)重要工作。但當(dāng)前，為數(shù)眾多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)程度不足，覺(jué)得是可有可無(wú)的工作，潛意識(shí)中存在應(yīng)付思想，致使財(cái)務(wù)管理未能納入醫(yī)院的重點(diǎn)工作得到落實(shí)，從而流于形式。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的不甚重視也直接影響了醫(yī)院職工對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的態(tài)度，整體觀念的淡薄制約了資金的投入和傾斜，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作普遍存在著經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)備陳舊以及專業(yè)人員匱乏的弊端，對(duì)整體工作造成不利。
（二）制度體系不健全
隨著衛(wèi)生改革事業(yè)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院日益重視內(nèi)部管理工作，建立并完善了醫(yī)院的制度管理體系，不斷強(qiáng)化管理體制建設(shè)。但在此過(guò)程中，卻疏于對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理制度的優(yōu)化完善，涉及到財(cái)務(wù)檔案管理的職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)等具體細(xì)則缺乏，致使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作陷入松散無(wú)序狀態(tài)，對(duì)該項(xiàng)工作的規(guī)范化發(fā)展造成不利。
（三）檔案利用效率不高
財(cái)務(wù)檔案不僅涉及財(cái)務(wù)，更與檔案管理有著密不可分的關(guān)系，在醫(yī)院管理中具有重要意義。但當(dāng)前，醫(yī)院的檔案利用率低下，致使財(cái)務(wù)檔案也長(zhǎng)期處于不受重視的狀態(tài)。一方面，絕大多數(shù)的醫(yī)院缺乏科學(xué)規(guī)范的管理手段，未能針對(duì)財(cái)務(wù)檔案制定切實(shí)可行的收集制度和收集方法。實(shí)踐中，檔案的歸檔與利用脫節(jié)，整體利用效率低下。不同性質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案本應(yīng)由相應(yīng)的職能部門進(jìn)行收集管理，但由于部門之間缺乏順暢的溝通銜接，各部門未能在檔案收集后進(jìn)行信息共享，從而極大降低了財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值；另一方面，當(dāng)前醫(yī)院的部分工作人員還存在著被動(dòng)服務(wù)的思想，對(duì)工作的整體熱忱度不高，未能正確認(rèn)識(shí)到在財(cái)務(wù)檔案管理工作中能轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度和服務(wù)形式的重要性，從而影響了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息的利用，進(jìn)而制約了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案價(jià)值的發(fā)揮。
（四）專業(yè)人員匱乏
財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)極為細(xì)致、嚴(yán)密的工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)管理人員的專業(yè)技能存在一定要求。但從當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)來(lái)看，許多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作由會(huì)計(jì)人員甚至護(hù)理人員兼任。其未經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)化、規(guī)范化培訓(xùn)，很難按照財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求完成檔案的收集、整理、存放、歸檔等工作。同時(shí)，一些財(cái)務(wù)檔案管理工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的熟知和應(yīng)用程度不高，仍停留在傳統(tǒng)的手工工作模式，很難順暢利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作，從而阻礙和滯后了財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。
二、提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量的途徑
如上所述，重視程度不足、制度體系不健全等一系列問(wèn)題的存在影響和制約了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利進(jìn)行。為此，有必要針對(duì)上述問(wèn)題的存在展開思索，提出提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量的可行策略，推動(dòng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展向前。
（一）加深思想認(rèn)識(shí)
隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化進(jìn)程的不斷演進(jìn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)審時(shí)度勢(shì)，認(rèn)清醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，立足本醫(yī)院實(shí)際，加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的支持力度，營(yíng)造檔案財(cái)務(wù)管理工作的良好氛圍。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其提上工作日程，并納入醫(yī)院工作的整體規(guī)劃中，做到與醫(yī)院各項(xiàng)工作的同步謀劃、同步發(fā)展。與此同時(shí)，要加強(qiáng)宣傳力度，切實(shí)轉(zhuǎn)變醫(yī)院干部職工對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的偏見和漠視，積極營(yíng)造全員支持財(cái)務(wù)檔案管理的大環(huán)境。
（二）健全制度體系
管理制度的完善與否是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作有序進(jìn)行的重要前提。因而，在醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，必須建立健全相關(guān)制度體系，做到有章可循，有制度可依。我國(guó)的《會(huì)計(jì)法》《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)針對(duì)會(huì)計(jì)工作中形成的財(cái)務(wù)檔案規(guī)定了明確的范圍、時(shí)間和要求，通過(guò)法律的形式對(duì)財(cái)務(wù)檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性予以了保障。為此，醫(yī)院應(yīng)以國(guó)家法律為先導(dǎo)，立足本單位實(shí)際，據(jù)此制定可行的財(cái)務(wù)檔案管理制度，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、移交、借閱等一系列環(huán)節(jié)做成細(xì)致規(guī)定，為相關(guān)人員提供可行依據(jù)，切實(shí)規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作。
（三）提高財(cái)務(wù)檔案利用率
對(duì)于醫(yī)院而言，其不僅要重視財(cái)務(wù)檔案管理的收集和保管等各項(xiàng)工作，還必須從醫(yī)院的整體建設(shè)出發(fā)，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展理念和發(fā)展規(guī)劃，積極探索提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案效率的途徑，改進(jìn)醫(yī)院的服務(wù)現(xiàn)狀。一方面，醫(yī)院應(yīng)切實(shí)更新服務(wù)理念，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)方式，樹立先導(dǎo)思想，積極主動(dòng)地開發(fā)整理財(cái)務(wù)檔案中的信息，挖掘可用資料，努力開拓財(cái)務(wù)檔案管理利用的新途徑，切實(shí)提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。另一方面，醫(yī)院要認(rèn)清信息化發(fā)展的大形勢(shì)，改進(jìn)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式，積極推進(jìn)電算化進(jìn)程，提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平。
（四）提升人員素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性都有較高要求，這也就對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。一個(gè)合格的財(cái)務(wù)檔案管理人員除了具備一定的職業(yè)道德外，還必須具有與職務(wù)相匹配的專業(yè)技能。為此，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理、操作技能等的提升，使得財(cái)務(wù)檔案管理人員能夠全而熟練地掌握相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，從而靈活適應(yīng)崗位需要。同時(shí)，要實(shí)行常態(tài)機(jī)制，定期或不定期地針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督、考核、評(píng)比等工作，將結(jié)果納入日常管理中，加大人員的重視程度，激發(fā)其積極性，也有效提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。
三、結(jié)語(yǔ)
在醫(yī)院的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)程中，財(cái)務(wù)檔案管理工作發(fā)揮著不容忽視的重要作用，醫(yī)院必須針對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作存的問(wèn)題與漏洞進(jìn)行全面剖析，制定可行策略，切實(shí)提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步和飛躍。
參考文獻(xiàn)：
二、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理簡(jiǎn)介
自改革開放以來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，醫(yī)療體系改革也在逐漸加快步伐，其改革效果已經(jīng)有了質(zhì)的發(fā)展與進(jìn)步。在我國(guó)醫(yī)療方面上，雖然各大醫(yī)院已經(jīng)將大量的經(jīng)費(fèi)投入到了醫(yī)院日常管理中，醫(yī)院將會(huì)獲得越來(lái)越多的市場(chǎng)，但是在醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作上卻沒(méi)有得到良好的實(shí)際發(fā)展，難以保障醫(yī)院今后能夠良好運(yùn)作與長(zhǎng)久發(fā)展。就醫(yī)院的本質(zhì)而言，其屬于公益性質(zhì)單位，因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容與性質(zhì)較企業(yè)其他單位財(cái)務(wù)管理存在較多差異，將其細(xì)化可理解為，該項(xiàng)工作涉及的范圍為醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作人員管理、醫(yī)療器械設(shè)備的管理以及對(duì)醫(yī)院內(nèi)部資產(chǎn)的管理與投資。在醫(yī)院管理工作過(guò)程中，財(cái)務(wù)管理作為醫(yī)院核心部分起到舉足若輕的作用。在醫(yī)院進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)管理工作能夠提升醫(yī)院管理效率和質(zhì)量，使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與管理質(zhì)量得到有力保障，并推動(dòng)醫(yī)院順利發(fā)展。
三、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的作用
首先，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理是所有管理的基礎(chǔ)，而財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，是財(cái)務(wù)工作的最具體的體現(xiàn)和最終憑證。因此只要將相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作處理妥當(dāng)，才能夠使財(cái)務(wù)管理工作在今后的發(fā)展道路上更加順利。財(cái)務(wù)檔案管理在醫(yī)院管理中不僅是檔案管理的重要組成部分，還是醫(yī)院從發(fā)展之初乃至今后的成長(zhǎng)記錄筆記。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理能夠?qū)⑨t(yī)院成長(zhǎng)發(fā)展道路上的大小事情真實(shí)地記錄下來(lái)，以便人們能夠在今后清楚的了解醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r。從中我們可以了解到，醫(yī)院在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，其主要是圍繞著醫(yī)院展開工作的，將醫(yī)院作為其工作重心。醫(yī)院財(cái)務(wù)管理為醫(yī)院今后順利運(yùn)營(yíng)與發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的順利發(fā)展與成長(zhǎng)具有重要作用。
四、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題
(一)管理人員意識(shí)淡薄。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，其起到一個(gè)樞紐作用，即對(duì)檔案歷史起到保存作用，還對(duì)當(dāng)下的服務(wù)工作負(fù)起責(zé)任，具有承前啟后的重要作用。雖然醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作與醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r密不可分，但是卻未被醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視，并且檔案財(cái)務(wù)管理也未被財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)對(duì)待。最終，該種現(xiàn)象造成檔案管理工作只是做做形式，而不切實(shí)落實(shí)到工作中，對(duì)付工作的成分十分的濃重。與此同時(shí)，由于管理人員具有十分強(qiáng)烈的該種觀念，便會(huì)對(duì)醫(yī)院資金投入產(chǎn)生影響，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作在管理經(jīng)費(fèi)方面、管理設(shè)備方面以及人員管理方面存在不足。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理長(zhǎng)期處于如此極端的情況下，將使其無(wú)法進(jìn)行正常工作并對(duì)其今后的發(fā)展與成長(zhǎng)產(chǎn)生了限制，進(jìn)而將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作推入到不良的狀況中，長(zhǎng)此以往，最終會(huì)進(jìn)入惡性循環(huán)。
(二)檔案使用率較低。所謂財(cái)務(wù)檔案管理，既是對(duì)財(cái)務(wù)工作的流程進(jìn)行管理，也是對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以其在醫(yī)院管理工作中具有重要作用與意義。但是由于醫(yī)院不經(jīng)常使用相關(guān)檔案，因此，其較易被人們忽視，不易記住其存在，出現(xiàn)該種現(xiàn)象的原因具體有以下幾點(diǎn)。首先，醫(yī)院未對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理手段進(jìn)行規(guī)范化，沒(méi)有將財(cái)務(wù)檔案管理收集方法進(jìn)行整合并歸類成一個(gè)方便存取的體系。在進(jìn)行工作時(shí)，檔案的歸類與使用無(wú)法有效對(duì)應(yīng)。在醫(yī)院中，雖然不同類別的檔案應(yīng)由與之相對(duì)應(yīng)的部門進(jìn)行檔案管理，但是由于工作性質(zhì)等原因使各個(gè)部門之間溝通交流的機(jī)會(huì)較少，因此，在各個(gè)部門對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理之后，不能及時(shí)告知醫(yī)院中的其他部門，最終將會(huì)造成檔案利用率較低的現(xiàn)象。其次，由于傳統(tǒng)思想在管理人員的意識(shí)里根深蒂固，使其未樹立起服務(wù)意識(shí)，對(duì)工作缺乏熱情，最終對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案使用效率造成影響。
(三)管理人員素質(zhì)較低。在醫(yī)院中工作的財(cái)務(wù)檔案管理人員并非是由該專業(yè)畢業(yè)的，其大部分人員是由護(hù)理、醫(yī)師以及行政等部門轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)任職的。這些人員不但具有較低的財(cái)務(wù)管理水平與理論基礎(chǔ)，并且該類配備人員思想無(wú)法及時(shí)跟上管理工作標(biāo)準(zhǔn)的更新速度，知識(shí)涉獵不廣泛。如此一來(lái)，該種現(xiàn)象將會(huì)大大降低醫(yī)院管理人員在財(cái)務(wù)管理專業(yè)方面素質(zhì)水平，在工作態(tài)度上過(guò)于隨意、散漫并且易造成人員流動(dòng)現(xiàn)象。由其他崗位調(diào)任過(guò)來(lái)的管理人員與更新發(fā)展的管理要求準(zhǔn)則具有較大的差別，因此，其無(wú)法及時(shí)適應(yīng)到全新的財(cái)務(wù)管理工作要求標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理事業(yè)產(chǎn)生負(fù)面影響。
(四)部分醫(yī)院不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。當(dāng)前部分醫(yī)院的管理者，對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視，醫(yī)院缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致在現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)各種問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員在管理當(dāng)中無(wú)章可循，僅僅憑借自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，長(zhǎng)此以往，會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的財(cái)務(wù)漏洞，為醫(yī)院造成嚴(yán)重的財(cái)務(wù)損失，同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案分類不科學(xué)，財(cái)務(wù)人員沒(méi)有按照規(guī)章進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的整理工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案混亂，當(dāng)財(cái)務(wù)管理人員休息或者請(qǐng)假時(shí)，其他使用者不能夠準(zhǔn)確地找到檔案，影響了醫(yī)院工作的正常運(yùn)行。目前許多醫(yī)院都存在這種重醫(yī)療、輕管理的理念，導(dǎo)致醫(yī)院在提高醫(yī)療質(zhì)量方面缺乏一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，不能對(duì)財(cái)務(wù)管理核算進(jìn)行重視，那么就會(huì)造成財(cái)務(wù)管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，從而導(dǎo)致醫(yī)院不能健康、良性的發(fā)展下去。
(五)信息化管理水平較低?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，為當(dāng)今醫(yī)院檔案的信息化管理提出了挑戰(zhàn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)張?jiān)缫殉蔀獒t(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)。但目前仍有多數(shù)醫(yī)院不能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的信息化管理，財(cái)務(wù)檔案管理仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理模式，造成一定的人力、物力的資源浪費(fèi)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式存在檔案損毀、丟失或者被人擅自篡改的現(xiàn)象，部分財(cái)務(wù)管理人員認(rèn)為財(cái)務(wù)管理只不過(guò)是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，不會(huì)出現(xiàn)較大的問(wèn)題，但這種不負(fù)責(zé)任的意識(shí)，會(huì)在工作中出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，為醫(yī)院帶來(lái)一定的損失，同時(shí)也導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)不真實(shí)的現(xiàn)象，長(zhǎng)此以往，醫(yī)院會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息失真的現(xiàn)象，影響了醫(yī)院管理者的判斷力和掌控力，制約了醫(yī)院的健康、可持續(xù)發(fā)展，因此，提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息化管理，是構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)管理制度的重中之重。
五、醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的有效對(duì)策
(一)增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的管理意識(shí)。伴隨著社會(huì)不斷地發(fā)展與更新，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展方向進(jìn)行審查并及時(shí)將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的重要性了解清楚。醫(yī)院管理人員應(yīng)找出醫(yī)院的自身發(fā)展特點(diǎn)，并根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)有效加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理力度，從而為醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先需要做到有檔案可供授權(quán)使用人員查找?？蓪⑵浼?xì)化為，管理人員所建立的檔案要將醫(yī)院每一項(xiàng)的財(cái)務(wù)包括在內(nèi)，使其具有與之相對(duì)應(yīng)的、詳細(xì)的財(cái)務(wù)管理檔案，建檔內(nèi)容需要將物品的來(lái)源時(shí)間與存放位置包含在內(nèi)，以此能夠?yàn)槲锲繁M可能發(fā)揮最大的功效提供有力保障。其次，管理人員在建立財(cái)務(wù)檔案時(shí)需要確保所建成檔案具有較高的準(zhǔn)確性以及完整性。對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確收集與建立檔案，能夠保證醫(yī)院財(cái)務(wù)在今后將其功能使用率達(dá)到最大值，進(jìn)而從根本上將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的服務(wù)功能體現(xiàn)出來(lái)。最后，在職管理人員需要將醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門的宣傳力度加大，使醫(yī)院各位領(lǐng)導(dǎo)能夠重視財(cái)管理部門的作用與發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)而對(duì)員工產(chǎn)生積極的影響，使每一位工作人員甚至工作部門能夠積極地對(duì)財(cái)務(wù)管理部門的相關(guān)工作進(jìn)行監(jiān)督與幫助。
(二)將檔案管理使用率提高。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅需要對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理資料的收集與管理進(jìn)行重視，還需要將財(cái)務(wù)管理工作、醫(yī)院相關(guān)建設(shè)以及醫(yī)療服務(wù)發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，在如何將醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作水平與用途增加的方面進(jìn)行積極思考，以達(dá)到將醫(yī)院的服務(wù)狀況改善的目的。如何做到這一點(diǎn)，以下將給出具體有效措施以解決醫(yī)院檔案使用率較低的問(wèn)題。首先，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作管理人員應(yīng)在服務(wù)觀念方面上進(jìn)行及時(shí)更新與學(xué)習(xí)，其需要將從前被動(dòng)的服務(wù)方式如坐等上門、被動(dòng)談話等問(wèn)題改掉，以全新的面貌積極主動(dòng)的開發(fā)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案的信息資源，為提高財(cái)務(wù)檔案管理的利用效率盡職盡責(zé)的拓展其可使用的路徑，并大力推動(dòng)電算化的進(jìn)程，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠向著信息化管理水平不斷邁進(jìn)。
(三)提升管理人員素質(zhì)。管理人員專業(yè)技能與道德素養(yǎng)將直接影響醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的高低。想要將財(cái)務(wù)檔案管理工作做好，首先要將確保財(cái)務(wù)管理信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性基本要點(diǎn)。雖然該項(xiàng)工作聽起來(lái)十分簡(jiǎn)單，但是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理人員真正實(shí)行起來(lái)卻并不是一件簡(jiǎn)單的事情，管理工作人員需要具備十分優(yōu)秀的專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德水平。一方面，醫(yī)院需要建立起有關(guān)約束制度，可通過(guò)激勵(lì)員工的方式為員工提供一個(gè)良好的道德環(huán)境，其約束方式與對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合使用，最終可達(dá)到良好的效果;另一方面，引導(dǎo)并鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我約束，使其能夠?qū)ψ陨淼穆殬I(yè)生涯負(fù)責(zé)并進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)自身的特點(diǎn)與差異進(jìn)行細(xì)致考慮，使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員能夠在日常工作中對(duì)自身的問(wèn)題進(jìn)行反省，并根據(jù)問(wèn)題不斷完善不足，最終使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平得到逐漸提高。
(四)做好檔案保密工作。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在日常工作過(guò)程中將檔案保密工作的相關(guān)規(guī)定、制度貫徹落實(shí)。醫(yī)院相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理庫(kù)的建設(shè)地點(diǎn)應(yīng)該是按照我國(guó)具體財(cái)務(wù)管理相關(guān)法律、法規(guī)而專門為其設(shè)立的。但是由于較多的外界與內(nèi)部因素致使部分醫(yī)院無(wú)法達(dá)到法律要求建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，因此醫(yī)院無(wú)法專門為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理部門建設(shè)檔案管理地點(diǎn)。就醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理保密的角度而言，醫(yī)院應(yīng)為其設(shè)立檔案庫(kù)房，以免造成財(cái)務(wù)檔案被棄之一旁甚至丟失的現(xiàn)象的發(fā)生，從根本上將財(cái)務(wù)檔案管理工作的保密性加強(qiáng)。
