時間：2023-07-12 09:33:56
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二、要高度重視安全檔案管理工作
安全檔案管理工作是安全工作的重要內(nèi)容，是業(yè)務建設的重要組成部分，各單位要深刻認識安全檔案建設的重要性、必要性，對此項工作要加強領導，高度重視，切忌漠不關心，敷衍應付。它的重要性、必要性表現(xiàn)在以下三個方面：一是國家法律的規(guī)定。關于安全檔案建設工作，《安全生產(chǎn)法》、《消防法》、《機關團體企業(yè)事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規(guī)，各單位要把此項工作提高到法律的高度來認識。二是安全管理的基礎性工作。安全工作牽涉面廣，責任重大。從一定意義上說，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書、檢查記錄、消防設施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構成了安全工作的基礎信息，是執(zhí)行政策、了解事實、掌握情況、明確責任的重要依據(jù)。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時為領導提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業(yè)安全管理"無據(jù)可查"的混亂現(xiàn)象，有利于全面提高安全管理水平。
20*年省社直屬單位的安全檔案建設工作，總的要求是普及、提高，規(guī)范、完善。目前還沒有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評比；已建立安全檔案的單位，要按照有關法律法規(guī)規(guī)定的安全檔案項目和內(nèi)容，對照檢查，充實完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規(guī)范化管理的要求，認真梳理，科學分類，全面提高標準化建設水平。
三、要認真做好春節(jié)期間的安全工作
2項目檔案管理的“超前介入”
項目檔案貫穿于工程建設的始終，包括從建設項目的立項、審批、招投標、勘測、采購、施工、監(jiān)理到竣工驗收全過程活動中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內(nèi)容繁雜。為加強總承包工程項目中對項目文件的控制和管理，避免項目檔案材料的流失，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項目每階段工作中，特別是前期準備工作中。項目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動性，了解整個工程項目建設的情況；掌握項目文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)的規(guī)律；監(jiān)控項目文件的流向；及早制定有關項目檔案管理的標準、制度；及時對參建單位、項目部各部門文件資料的收集、整理進行指導，從而對保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)提供保障。項目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項目部時，項目還沒有最后核準，許多部門的人員都沒到達，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經(jīng)歷了整個工程后，才深刻體會到工程初期項目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質(zhì)量地向業(yè)主移交完整準確的檔案提供了有力保障。要做好項目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭取項目領導對項目檔案管理工作的重視，將項目檔案管理納入到項目管理中，及早設立項目檔案機構，及早配置項目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項目檔案管理標準并納入項目管理標準體系。其次，要有業(yè)務能力較強的檔案專業(yè)人員的及時介入。總承包工程項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心的專業(yè)性和服務性的工作，它既有項目管理的技術基礎工作的特點，又有自身獨立的工作對象、內(nèi)容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時準確地傳遞各單位（業(yè)主，監(jiān)理，設計，施工，設備廠家等）的技術文件，成為文件流轉(zhuǎn)的樞紐；還要協(xié)調(diào)各單位的文件管理，及時指導和培訓各參建單位的檔案工作人員。項目檔案負責人在工程前期，要能參與工程項目的開工啟動會，了解工程項目的總體安排和規(guī)劃，以便及時收集工程前期文件并做出相應的檔案管理工作計劃；要能參與合同、協(xié)議的評議和簽訂，把有關工程檔案資料各項具體要求（歸檔責任，歸檔時間，歸檔份數(shù)，檔案編制質(zhì)量要求等）納入?yún)f(xié)議條款中，借助合同、協(xié)議的約束力爭取檔案管理工作的主動權；要能及時與業(yè)主、監(jiān)理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細則，統(tǒng)一歸檔要求，統(tǒng)一文件編號辦法，統(tǒng)一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。
3項目檔案管理的“全過程控制”
項目檔案管理的“全過程控制”，是指對總承包工程的不同時期，不同階段產(chǎn)生的各種有價值的文件材料在承辦、運轉(zhuǎn)、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實、準確、系統(tǒng)完整。其工作內(nèi)容包括：前期準備，中間檢查，竣工審查驗收。3.1前期準備首先要加強總承包檔案人員自身的業(yè)務學習，提高管理水平?？偝邪鼘Ｂ殭n案人員必須熟悉工程設計，施工，管理等方面的基本知識，了解電廠的主要系統(tǒng)，熟練掌握火電企業(yè)檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進行系統(tǒng)的檔案培訓。在熟練掌握檔案管理的國標、行標及總承包項目部制定的檔案管理制度下，統(tǒng)一標準和要求。實行幫監(jiān)結(jié)合，制定出獎罰措施?？梢韵扔煽偝邪鼨n案管理人員幫助建立一個示范性文本，使其后續(xù)文件材料的分類整理有參照標準，達到規(guī)范統(tǒng)一。另外，要根據(jù)現(xiàn)場條件，建立符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求的庫房，并配備相應的設施。如：空調(diào)，去濕機，溫濕度計，滅火器材等。訂制適量的各種規(guī)格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項目建設中，同樣存在檔案意識淡薄的現(xiàn)象，認為檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對工程質(zhì)量和進度的重視影響到對文件材料的控制管理不能與生產(chǎn)同步；另外，由于各參建單位檔案人員業(yè)務素質(zhì)參差不齊，有的甚至是臨時聘用的未通過檔案上崗培訓的人員，對文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內(nèi)容不完整，文件格式不規(guī)范，文件編號不統(tǒng)一等現(xiàn)象，為今后檔案整理和驗收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據(jù)著極其重要的地位，能及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對各參建單位檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查的工作計劃。每月定時組織監(jiān)理專工、技術專工和檔案專工對參建單位技術資料的歸檔整理進行核查。具體來說，根據(jù)各標段項目劃分表中的各分項工程、分部工程、單位工程的進展情況進行核對，制作出文件材料中間核查表，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改措施，列出檢查結(jié)論（完整率、準確率、預立卷合格率等）；監(jiān)理專工和技術專工從案卷內(nèi)容的齊全完整，真實有效上把關，以確保主要施工技術記錄，質(zhì)量檢驗記錄，出廠證件及檢驗材料等原始產(chǎn)生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質(zhì)量是否符合檔案管理各項標準上把關，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規(guī)范等，同時檢查是否按要求正確進行預立卷分類編目等。對檢查后發(fā)現(xiàn)的問題以整改通知單的形式下發(fā)，并以整改報驗單的形式提出整改措施，以便復查。總之，總承包方檔案管理人員只有經(jīng)常“走出去”檢查監(jiān)督各參建單位的檔案管理工作，強化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗收各單位的竣工檔案，按時向業(yè)主移交，確保高質(zhì)量通過竣工檔案基建達標和檔案專項驗收。3.3竣工審查驗收隨著工程的推進，項目經(jīng)過設計、施工、安裝、調(diào)試幾個階段，各參建單位分包的各標段的工程都即將竣工或已經(jīng)竣工，這時對各參建單位的工程檔案進行驗收成為總承包方檔案工作的重點。在馬鞍山總承包工程中，當?shù)诙_機組也順利通過了168h滿負荷試運行并通過業(yè)主驗收后，我們依照《火力發(fā)電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規(guī)程》的規(guī)定，聯(lián)合業(yè)主、監(jiān)理檔案負責專工對各參建單位的工程檔案進行預驗收。首先下發(fā)通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報告，再由總承包檔案專工對其重點檔案進行抽查，及時提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進行匯總整理，統(tǒng)一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項目正式通過竣工驗收后的三個月內(nèi)，總承包方應根據(jù)《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，編寫項目檔案驗收申報材料，填寫申請項目檔案驗收申請表，按程序向當?shù)貦n案主管部門申報，完成建設項目檔案驗收；最后，按總包合同向業(yè)主及相關單位辦理檔案移交。移交時應明確檔案的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等（含電子版）并進行清點，簽字等交接手續(xù)。
4項目檔案的“網(wǎng)絡化管理”
馬鞍山電廠擴建工程作為較大的總承包項目，其參建單位多，產(chǎn)生的文件材料數(shù)量大，流轉(zhuǎn)時間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網(wǎng)運行，以各單位網(wǎng)站為節(jié)點，構建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網(wǎng)絡體系，開發(fā)具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復更替等各項功能的動態(tài)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)區(qū)域信息共享。在該項工程中，我們使用了較先進的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項目管理系統(tǒng)與業(yè)主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項目建設全過程的文件形成情況，保證項目文件材料收集的完整、準確、系統(tǒng)，保證電子文件的及時歸檔；同時利用用戶權限管理對文件材料進行預歸檔，開通網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)，就能為項目建設提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節(jié)約了大量人力，物力和時間。最后，還能通過對檔案信息資源的整合，提出對今后總承包項目有借鑒的各專題報告、優(yōu)化設計方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個問題是，如何較好地做好軟件系統(tǒng)之間的“無縫連接”,這受到項目建設時限、項目管理軟件和檔案管理軟件開發(fā)時間周期及用戶應用水平等多種因素限制，當這兩個都很優(yōu)秀的系統(tǒng)軟件的“連接”不夠完善時，往往會使檔案管理工作回到以單機版檔案管理軟件進行輔助管理的簡單方式，失去了在網(wǎng)絡環(huán)境下對項目檔案進行管理的巨大優(yōu)勢。目前，網(wǎng)絡版檔案管理軟件已逐漸取代單機版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計算機在網(wǎng)絡環(huán)境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個能將工程管理與檔案管理緊密結(jié)合起來的統(tǒng)一工程管理信息平臺，成為總承包工程項目“網(wǎng)絡化管理”的當務之急！
（一）、領導重視，思想統(tǒng)一，任務明確 （二）、增加經(jīng)費投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理 經(jīng)過不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執(zhí)行、申訴復查工作提供了利用服務。
（三）、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使法院系統(tǒng)的檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學化，更好地開展各項審判業(yè)務和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作 二、存在的問題
（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
（二）沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現(xiàn)訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質(zhì)量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。 （四）檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛(wèi)人員看不到其，保衛(wèi)視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
（一）院領導要繼續(xù)加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，解決好存在的問題。
（二）從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。
（三）加強全院干警的檔案意識，以及業(yè)務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內(nèi)勤人員、書記員的業(yè)務學習和培訓，努力提高工作質(zhì)量、工作效率與管理水平。
（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
（五）抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經(jīng)建立健全的各種規(guī)章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質(zhì)量和進度順利進行。
（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經(jīng)濟建設服務，為社會服務。
一、提高認識，明確評估目的
檔案工作質(zhì)量評估的目的在于通過加強黨和政府以及各級檔案行政管理部門對檔案事業(yè)的宏觀指導和管理，促進檔案管理的科學化和規(guī)范化，提高檔案工作的水平和服務效益，推動檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，使檔案事業(yè)在為全國建設小康社會和構建社會主義和諧社會服務中發(fā)揮更大的作用。參與評估的機構和部門應該正確認識到檔案工作質(zhì)量評估的重要性，不能為了應付升級評估而評估。要真正做到以評促建，以評促改，更好的發(fā)揮檔案工作質(zhì)量評估的作用。第一，針對檔案工作質(zhì)量評估的具體指標指導日常的檔案管理工作，可以全面提升檔案工作的質(zhì)量；第二，明確檔案工作質(zhì)量評估的目的，可以避免臨近評估時的突擊應對行為，不會對檔案日常管理工作的秩序產(chǎn)生不好的影響，可以使檔案日常工作能故繼續(xù)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，使全面工作統(tǒng)籌兼顧；第三，檔案工作質(zhì)量評估可以使檔案工作人員充分發(fā)揮各自的專長，有利于推動各項基礎業(yè)務工作標準化、規(guī)范化的開展，能加速檔案基礎業(yè)務建設的步伐。
二、加強日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控
（1）將評估指標量化到日常工作中。這就要求我們按照檔案工作質(zhì)量評估的基本要求和標準，根據(jù)檔案管理專業(yè)人員各自的專長，在不影響日常檔案管理工作的前提下，把各項評估指標量化到個人按期完成指標任務。這樣不僅可以發(fā)揮每個檔案人員的專長，還可以加強檔案管理的規(guī)范化和標準化，進而使得檔案工作統(tǒng)籌兼顧，全面、協(xié)調(diào)發(fā)展。
（2）杜絕形式主義。每個檔案機構和部門的軟硬件條件參差不齊，沒有必要為了迎合評估標準而打亂自身的檔案管理，也沒有必要為了追求整齊劃一而去統(tǒng)一檔案裝具及設備。應該從自身條件出發(fā)，在盡可能改善檔案機構和部門硬件條件的基礎上，深入檔案工作。就檔案設備而言，要結(jié)合實際情況添置必要的檔案設備；就檔案整理而言，每個時期有每個時期的檔案整理標準，對原有已整理的檔案，只要是按照某種規(guī)律整理，而且已經(jīng)建有檢索工具查閱方便。對于還沒整理的檔案，要盡可能制定統(tǒng)一的管理制度。此外每個檔案部門所屬機構不同，應該根據(jù)自身檔案利用者的需求，落實好檔案管理工作。
（3）充分重視評估后的整改工作。很多為了升級評估而評估的檔案機構和部門，評估完畢后，將評估小組給出的意見和建議置之不理。這樣一來檔案工作質(zhì)量評估的真正目的就得不到實現(xiàn)。在實際的檔案工作質(zhì)量評估中，我們應該根據(jù)評估小組給出的建議，仔細審視自身工作逐步完善自身的檔案管理工作。在某市醫(yī)學院的實際檔案管理質(zhì)量評估工作中了解到，該醫(yī)學院認真的依據(jù)2006年評估小組給出的評估意見進行了整改，到2010年其就成立了獨立的檔案管理機構，配備了足夠的檔案管理專職人員。真正做到了通過檔案工作質(zhì)量評估，促進了檔案工作的深入展開，保證了網(wǎng)絡和檔案數(shù)字化工作的正常開展。因此，針對評估意見進行整改是質(zhì)量評估的關鍵。只有這樣才能真正促進檔案工作的進步，以及檔案事業(yè)的發(fā)展。
三、完善評估體系
（一）完善自身評估指標
檔案的價值在于為社會，各類組織，個人提供檔案資料的利用服務。做好檔案資料的服務和利用工作是檔案管理部門實現(xiàn)自身價值的根本途徑，也是檔案管理工作者應盡的義務和職責所在。所以檔案的利用和服務功能是檔案工作的基礎和最終，也是存在的價值所在。這就說明，檔案事業(yè)的發(fā)展，其根本就在于做好檔案利用工作，將其視為檔案工作的重中之重。通過檔案的利用，才能體現(xiàn)檔案的價值，培養(yǎng)更多人的檔案意識，使得檔案工作更加全方位的展開和發(fā)展，從而推動檔案工作各個環(huán)節(jié)的發(fā)展。因此，檔案利用者對于提供利用服務的檔案的滿意度直接關系到檔案價值的實現(xiàn)及滿足利用者需求的程度，進一步影響到人們對檔案工作的認同和評價。因此，檔案利用者對于檔案利用的滿意度是考核檔案工作十分重要的一個指標，應該體現(xiàn)在評估體系中，作為檔案工作質(zhì)量評估指標體系中的一部分。
（二）借鑒ISO15489文件管理國際標準
鑒于我國集中式的檔案事業(yè)管理體制，我國的檔案工作質(zhì)量評估有著其特有的特色。但在盡可能完善自身評估體系的同時，也應該結(jié)合國際形勢，借鑒國際相關標準規(guī)定，發(fā)展我國的檔案事業(yè)?；谖覈募n案管理標準制定的現(xiàn)狀和需求，吸納先進的國際文件檔案管理原則ISO15489，是我國文件檔案管理的必然趨勢。ISO15489-1通用原則由11個部分構成，分別是：本標準的適用范圍、本標準所引用的標準、本標準采用的術語及定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守本標準的機構所需滿足的方針和職責、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設計與實施、文件管理的過程及其控制、對于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達到預期效果的審核、遵循ISO15489 的機構培訓。ISO/TR 15489-2使用指南由6個部分構成，是對ISO 15489-1通用原則的補充，而非規(guī)范性指南。該標準對于文件管理規(guī)劃的內(nèi)容包括：確定每項業(yè)務中應該形成的文件及文件應該包含的信息，要以何種技術捕獲文件，應該形成哪些元數(shù)據(jù)及這些元數(shù)據(jù)該如何管理，確定用戶所需文件的檢索、利用方式及保管期限，確保文件管理遵循各種法律法規(guī)及規(guī)章制度的要求和標準，文件保管在安全的環(huán)境中等。
四、結(jié)論
我校檔案管理工作有著明確的責任部署，首先是成立了檔案工作領導小組，確立了校長為領導的職責管理機制，明確專門管理工作人員，劃定階段性任務、目標，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。領導小組幾次開會對檔案工作進行了研究探討，重點排查檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，及時制定整改措施，進一步做好檔案管理和服務的措施。學校從人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。
我校檔案管理相關人員定期開展檔案管理系統(tǒng)中的紙質(zhì)、電子公文數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)備份工作，紙質(zhì)文件每學年整理一次，電子文件每學期整理、備份一次。檔案管理相關人員不斷加強日常學習和經(jīng)驗積累，不斷熟悉所管檔案及相關業(yè)務。
為規(guī)范檔案的管理工作，學校建立了相關的檔案管理制度，這些工作制度在檔案管理中發(fā)揮了較好的作用。
另外檔案工作領導小組會對檔案定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。檔案管理人員經(jīng)常檢查案卷，做到從立卷歸檔到保管，從利用到銷毀都有據(jù)可依，使檔案安全存放、科學利用、嚴守機密有了制度保障。為規(guī)范有序科學高效地開展機關檔案工作奠定了良好的基礎，從制度上、措施上有效地保證了檔案工作順利開展。
二、科學分類集中整理，合理安排規(guī)范使用
為做好檔案管理工作，我校在原有的基礎上，加強了對檔案保管、利用、保護等工作的落實。
在檔案收集整理工作方面，我們從嚴要求，切實加強文件的收、發(fā)工作，嚴格登記、科學分類、組卷合理、編目規(guī)范，努力做好文件裝訂、排列、編號、編目、裝盒等工作，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫規(guī)范清晰，卷內(nèi)文件整齊，無金屬裝訂物。編目規(guī)范，排架合理，案卷封面填寫規(guī)范、清晰，案卷標題簡明、準確，案卷排列有序。
我校建立覆蓋全校師生的檔案資源和方便廣大師生的檔案利用體系。一是要主動收集，多渠道、全方位地收集、征集檔案。二是加強各種門類、載體檔案資源的收集和集中統(tǒng)一管理，以教學檔案為重點，進一步抓好教育科研檔案、資質(zhì)文件、合同、人事檔案、工程檔案、財務檔案等重要文的收集，同時要做好各類電子文件、聲像檔案、實物檔案的收集、歸檔。三是對學?；顒又挟a(chǎn)生的文書、基本建設和設備、聲像、榮譽實物等檔案資料實行了集中統(tǒng)一管理。
對于各類檔案，我們都嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。檔案工作人員認真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)，在交接時有完備交接手續(xù)。保證檔案質(zhì)量真實、完整、不遺漏。
隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)開展，在管理上建立了電子歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)，嚴格執(zhí)行保管制度，從管理措施方面有效地保證了檔案信息的管理。
在檔案材料保密工作方面，我校定期做好法律法規(guī)、制度規(guī)定的宣傳工作，加強檔案管理人員的保密意識，增強對歸檔文件材料的保密力度，嚴格做好保密工作。
在檔案基礎設施方面，我校配備了檔案柜、災火器等辦公設施，基本上滿足了“防潮、防霉、防鼠、防蟲、防火、防塵、防光、防高溫”的八防要求，確保了檔案的完整和安全。
三、存在的不足與改進措施
得益于教育局、教輔室的重視和指導，我校的檔案管理工作得到了進一步規(guī)范，但工作中也存在一些問題，主要表此刻以下幾個方面：
1、基礎設施不夠完善，檔案保管設備有待升級。對照上級文件要求我們在硬件設施上我們還存在著很多不足之處，部分基礎設施達不到對檔案精細管理的要求，使檔案保管利用受到影響。
2、檔案管理人員管理水平問題，檔案管理員的專業(yè)管理水平有待提高，兼職檔案員的學習培訓方面還有欠缺。
在PDCA循環(huán)中，A（行動）始終是PDCA循環(huán)的關鍵和核心。因此這種循環(huán)提升若要實現(xiàn)就需要整理大量數(shù)據(jù)資料，并綜合運用到不同領域的技術和方法。整個循環(huán)分為4個階段、8個步驟（見表1）。
2.檔案管理引入PDCA循環(huán)的理論內(nèi)容。隨著新檔案管理辦法的出臺和高校教育事業(yè)發(fā)展的逐步深入，以及檔案管理信息化建設的加快，檔案管理儼然成為集管理學、信息科學、檔案學等多種學科專業(yè)的綜合性管理體系。檔案管理作為高校管理的基礎性工作，也是高校管理的重要內(nèi)容之一，既要保留前人積累的先進管理經(jīng)驗，也要有與時俱進意識，賦予新時期對于高校檔案管理工作提出的新要求?？偟膩碚f，高校檔案科管理應該是與整個院校管理大的發(fā)展總基調(diào)保持一致，要處在變中求不變，又在不變中求變的不斷更新、持續(xù)改進的過程。它包含了科室的規(guī)劃（Plan）、實施（Do）、控制（Check）和提升（Action）四個步驟。依據(jù)“持續(xù)改進”提升的系統(tǒng)論觀點和PDCA循環(huán)理論思想，可以將高校檔案科管理流程建設表示如圖3。與戴明的環(huán)理論運行相結(jié)合，高校檔案科管理便是繼承與開放的持續(xù)改進過程，其本身就是一個不斷更新不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環(huán)來實現(xiàn)。
二、基于某高校檔案科管理PDCA循環(huán)應用分析
PDCA循環(huán)理論模型將高校檔案管理劃分為總體規(guī)劃、實施、檢查、修訂四個部分，四個部分共同構成了高校檔案管理完整的科學體系，此外，這四個部分又是彼此獨立，各自有著嚴密的結(jié)構內(nèi)容組成。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經(jīng)過不斷的“規(guī)劃——實施——檢查——修訂”循環(huán)提升，最終實現(xiàn)高校檔案管理的近、中、遠期目標的實現(xiàn)和管理水平的整體提升（如圖4）。
對于高校檔案管理來說，整個院校的檔案管理是一個大的PDCA循環(huán)，檔案科管理則是一個小的PDCA循環(huán)，檔案科管理規(guī)劃、實施、檢查、修訂就構成了一個個小的PDCA循環(huán)系統(tǒng)內(nèi)容。高校檔案管理通過這些小循環(huán)內(nèi)容的不斷“規(guī)劃——施行——檢查——修訂”而把高校的檔案科、檔案管理人員以及高校其他科室和人員組織起來形成一種大環(huán)帶小環(huán)，小環(huán)推動大環(huán)循環(huán)不斷發(fā)展提升，最終讓高校檔案管理呈現(xiàn)出科學、合理、高效等特質(zhì)，能夠創(chuàng)造出更多的社會效益和經(jīng)濟效益。
根據(jù)《辦法》規(guī)定，高校檔案管理過程涵蓋了從事招生、教學、科研、管理等直接形成的有保存價值的歷史記錄。某高校在檔案管理體系中，將整個檔案管理劃分為學校、學院、系三級PDCA循環(huán)管理體系，這其中包括檔案科的管理，其職責主要是檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、督導、編研等等，下面以某高校學籍檔案管理引入PDCA循環(huán)理論為例，作一簡要探究。
1. P階段（Plan）——計劃。P階段是高校檔案管理的階段性目標、方針的制定。這個計劃一般包括了組建建檔工作領導小組，會抽調(diào)院系人事、教務處等部門人員組成；其次是印制各種歸檔和檔案收集整理過程中所需的各種表格；再次是對參與人員進行培訓，熟悉檔案的填報方法和要求；最后是在工作開展前夕召開動員大會，傳達相關文件精神。在新學年開學后的10月份以及新一屆學生畢業(yè)后的8月份分別對各院系上一年度的檔案情況進行調(diào)研，包括新生入學的建檔、畢業(yè)生離校檔案，以及單位教職員工人員及職級的變化等等。
如某高校在對上一年的檔案自查后發(fā)現(xiàn)本科畢業(yè)生的學籍檔案還是沿用以往的歸檔范圍（如高中學籍檔案材料、高校招生錄取材料、畢業(yè)生登記表、入黨入團材料等等），一些諸如學生職業(yè)能力培訓考核、心理測試成績、社會實踐等等能夠全面反映學生綜合素質(zhì)全貌的有價值的檔案沒有及時被收集。還有的是檔案材料不規(guī)范，例如用圓珠筆填寫登記表、文檔用紙規(guī)格不統(tǒng)一、缺少印鑒章等等（見表2）。
針對上述自查出現(xiàn)的問題，該校成立了學籍檔案質(zhì)量控制組織，由分管副校長和各系分管檔案工作的副主任以及檔案科負責人共同組成，領導和協(xié)調(diào)全校本科階段檔案質(zhì)量管理工作，并定期檢查全校的學籍檔案質(zhì)量。明確相關人員的工作職責，做到分工明確，各司其職。并以《XX大學工作質(zhì)量檢查項目考核標準》為依據(jù)，學籍檔案質(zhì)量控制組織小組結(jié)合相關文件精神，再制定相應的學籍檔案錄入細則說明、學籍檔案質(zhì)量管理制度、學籍檔案質(zhì)量控制計劃、學籍檔案改進方案以及完善學籍檔案檢查標準及評比細則等等。
2. D階段（Do）——實施。D階段就是對上述計劃的具體施行，即通過高校人力、物力、財力等各種可以有效利用的資源進行合理的配置和綜合運用，保障上述計劃中所列任務的順利完成，這一階段也是PDCA循環(huán)論中的關鍵。首先是要提高高校廣大師生及管理人員對學籍檔案管理重要性的認識，由于學籍檔案的質(zhì)量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規(guī)范化管理的關鍵；其次是要打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，檔案管理本身是一個較為枯燥，需要管理人員更多奉獻精神的崗位，因此，高校要通過出臺相關的激勵措施穩(wěn)定這支隊伍，發(fā)揮出學籍檔案服務師生的服務功能和管理功能；再次是要與時俱進，不斷的拓寬學生學籍檔案范圍。高校要緊密結(jié)合新時期高校人才培養(yǎng)模式和用人單位運用、評價人才的多方位參考的現(xiàn)實需要，圍繞新時期人才評判標準不斷拓寬學籍檔案范圍，如學生的心理健康檔案、誠信檔案等能反映學生德、智、體、美、勞全方面的有價值資料都應該注意收集、歸檔；最后是落實檔案管理方面的相關獎懲制度，將定期的巡查結(jié)果等作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。
3. C階段（Check）——檢查。C階段的檢查主要是對照第一階段（P階段）所指定出的各種目標指導下，檢查第二階段（D階段）的具體落實效果，并將各項制度在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行及時匯總。如果達到了預期目標，就要對前期的工作進行實時總結(jié)，并將好經(jīng)驗進行推廣。若未能改變前狀，就應從計劃措施設置是否超過了管理者的能力或超越了高校的實際狀況等進行分析。
4. A階段（Action）——處置。處置階段主要是對上一階段（C階段）的結(jié)果進行處理，對成功的管理經(jīng)驗要及時的提煉和推廣，對存在的問題要及時進行總結(jié)，并提出相關的整改措施和方案，做到持續(xù)改進。這一階段如果沒有解決的問題，則可放入到下一個PDCA循環(huán)中加以解決，因此處置階段也是為下一輪循環(huán)做好準備工作（見表3）。
首先是在第一時間里將檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題及時公之于眾，讓學校其他部門及工作人員及時了解各自存在的問題，為下一輪循環(huán)明確解決問題的方向；此外，檔案科要及時與各部門溝通，督促其認真整改；其次是做好“協(xié)調(diào)員”角色，即在發(fā)現(xiàn)問題后要及時與各院、系相關部門進行充分的溝通，修正不規(guī)范行為。通過總結(jié)不斷將發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，也為這一階段未能解決的問題納入到下一輪去持續(xù)改進，進而最終推動檔案管理PDCA循環(huán)不斷提升，實現(xiàn)檔案科管理的制度化、規(guī)范化和標準化，進而推動整個學校管理水平的提升，也有利于其他科室管理的不斷發(fā)展。例如，表3中，對于上一階段檢查出來的“檔案歸類不準確”的問題，要及時協(xié)調(diào)有關部門和人員及時采取相關措施進行整改，對于如“庫房面積小”等不能馬上解決的問題，應將其納入到下一輪循環(huán)中，從計劃開始，直至問題得到解決為止。
參考文獻：
[1]潘沼山孫方敏黃始振.現(xiàn)代管理學.科學技術出版社2001.
[2]斯欣宇. PDCA循環(huán)理論在質(zhì)量管理工作中的運用.中國檢驗檢疫2004（6）.
一、制度建設是工作的指引
根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》，結(jié)合我所實際情況，制定了《五十所軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法》，明確了項目檔案的管理職責及管理要求。009和012兩個項目建設過程中，在檔案部門的指導下，技改辦、計量中心、工程科同步開展了儀器、設備、軟件、基建等檔案的收集和整理立卷歸檔工作。
項目檔案的收集、整理、立卷歸檔分為綜合類、基建工程類、設備儀器軟件三大類，針對每一類檔案的不同特性，劃分了收集范圍與保管期限，并制定了《五十所基本建設項目檔案管理實施細則》和《五十所設備儀器檔案管理實施細則》，保證了項目檔案的準確性和系統(tǒng)性，并根據(jù)集團公司要求，修訂了《五十所檔案分類編號方法》，類目設置科學合理。
二、細化流程是提高效率的保障
根據(jù)已經(jīng)制定的制度，項目檔案管理流程環(huán)環(huán)相扣，從檔案的收集、整理、組卷到編目、裝訂、裝盒，每一個環(huán)節(jié)的要求都有據(jù)可循，大大提高了兼職檔案員的工作效率。在009項目中，新所區(qū)的生產(chǎn)研發(fā)樓是項目建設的重點，也是項目檔案驗收的重中之重，由于新建樓房屬于建安工程，且工期緊張，對于我所來說是個巨大的挑戰(zhàn)，檔案工作更是如此，基建工程的管理流程非常復雜，勢必造成基建工程文件收集的復雜性。檔案員在不同階段有不同的收集要求，工程準備階段、施工、監(jiān)理階段、竣工階段都必須保證文件的齊全完整，根據(jù)專業(yè)的不同，還要對樁基、土建、安裝等不同的文件進行分類組卷，工作量之大可想而知。制度的制定及流程的細化很好地指導工程檔案員的收集工作，在項目開始簽訂合同時，就在合同中注明工程各個階段需要收集的檔案，以提高施工單位及監(jiān)理單位對檔案的重視程度。
012項目的重點是設備儀器，對檔案員來說，大型設備及精密儀器檔案的收集完整程度顯得格外重要，如果資料收集不全，今后設備儀器的維修及保養(yǎng)將無據(jù)可尋。制度及嚴格的流程要求設備儀器開箱時檔案員必須到場，嚴格清點開箱材料，對照合同中的條款及裝箱單一份份地對照相應資料，保證檔案收集的完整性。
項目綜合管理文件的收集也是全過程的，如項目建議書、可行性研究報告的請示與批復、初步設計的請示與批復、項目投資計劃、三同時文件、竣工驗收的批復等，都是項目建設的依據(jù)，這些文件在財務審計及最后的現(xiàn)場竣工驗收中起著至關重要的作用，在注意收集整理的同時，這些文件的密級都很高，還要注意密級文件的保存。
在這兩個項目的建設過程中，各業(yè)務部門檔案員兢兢業(yè)業(yè)，對照收集范圍及整理要求，細致認真地做好每一項工作，有時還需加班加點趕進度，大家都抱著既然是工作就必須認真、負責、仔細完成的信念，為我所的檔案工作貢獻力量。
三、迎接檔案驗收認真整改遺留問題
9月下旬，我所終于迎來兩個項目的檔案驗收，這是集團在技改項目檔案驗收中第一次實行打分制，各位專家在聽取項目檔案匯報后進行了現(xiàn)場審查，核驗了生產(chǎn)研發(fā)樓及所內(nèi)新增的大型設備儀器，在檔案室審閱了檔案的基礎管理工作，隨后就開始兩個項目檔案的審查工作。009項目共形成檔案案卷94卷，888件。012項目共形成檔案案卷71卷，1281件，各位專家在肯定了我單位檔案工作進步的同時，也指出了很多不足之處。
項目檔案驗收后，相關業(yè)務部門一同討論了驗收過程中的不足之處，根據(jù)每一條扣分點制定整改措施。對于我來說，每一次的檢查都是學習的機會，大家集思廣益，有時候把固定的思想模式打破，便豁然開朗了。
檔案管理是一項基礎性管理工作，它看似瑣碎平凡，但在一代代檔案人的努力下，留給后人的是一個真實可信的世界，對于一個單位來說，檔案的價值不言而喻，它反映了這個單位的歷史，見證了這個單位的發(fā)展軌跡，無論歲月如何變遷，只要檔案還在，我們便能追根溯源，它是歷史、現(xiàn)實與未來的紐帶，帶給我們無限的啟示與思考。
作為一名檔案人，我將繼承前輩們的精神，在平凡的崗位中默默奉獻自己的力量，在檔案工作中不斷地學習與探索，爭取學到更多，獲得更大的進步。
【參考文獻】
一、街道檔案管理工作存在的問題
1.基礎設施條件建設較差
目前街道辦事處很少有單獨的檔案管理工作室[2]，一般與雜物間共用，設施簡陋，基本環(huán)境條件差，沒有專人負責安全防護工作，難以達到檔案保管的要求。
2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差，流動性強
街道辦事處工作瑣碎，工作人員數(shù)量較少，工作人員流動性強[3]，并沒有專職檔案管理人員，導致檔案部門的業(yè)務培訓難以起到一定的作用，形成一種年年培訓但很少起到檔案管理水平的促進作用，管理人員總體素質(zhì)不高，管理質(zhì)量達不到要求。
3.檔案規(guī)范化管理程度不夠
街道辦事處的檔案管理工作渙散，管理制度不成體系。檔案的收集、整理、保管等方面的管理制度落后，檔案管理混亂，職責不明確，任務交接不落實，很多檔案借出后不知去向，沒有專門的檔案管理小組進行管理，有的街道辦事處雖然成立了檔案管理領導小組，但由于執(zhí)行力度不夠，不能夠開展有效的檔案管理工作。
二、案例分析
針對目前街道檔案管理存在的問題，部分城市的街道已經(jīng)開始提出針對性的?n案管理措施，目的在于加強街道的檔案規(guī)范化管理，使檔案在工作和服務中起到其最基本的作用。
1.鼓樓街道的多措并舉提升檔案管理工作
（1）加強領導，完善管理機制。鼓樓街道針對基層檔案工作基本情況，專門制定了相適應的工作管理制度，細化檔案管理工作基本機制，使檔案工作做到按規(guī)章制度嚴格執(zhí)行，實現(xiàn)檔案管理工作精細化。
（2）提高檔案管理意識，責任制管理。鼓樓街道多次為管理人員提供檔案管理的專業(yè)培訓，提高工作人員對于檔案管理工作意識的認識水平。同時，將檔案管理工作中的責任，細化分解，責任到人，明確獎懲，全面提升檔案工作的自覺性、主動性和創(chuàng)造性。
（3）細化檔案工作，精細管理。為加強檔案管理工作，鼓樓街道堅持以“收集為基礎、安全保管為重要、合理化利用檔案為目的”的原則，進行檔案的細致化管理。在相應辦公制配備專門檔案柜，檔案就地保存，提高檔案利用率和辦事效率。同時，積極創(chuàng)新保管載體，支持聲、像等檔案的收集保管工作，實現(xiàn)從單一紙質(zhì)載體，向數(shù)字化多媒體載體轉(zhuǎn)變。
（4）用“活”檔案，服務群眾。鼓樓街道堅持檔案“貴在利用”，努力用好、用活檔案資源。將“以檔執(zhí)法”，與實地走訪相結(jié)合，建立檔案動態(tài)補充完善機制，從被動補充到主動完善，從而更好地服務轄區(qū)內(nèi)群眾生活。
2.人民街道檔案管理的提升措施
（1）提高認識，切實加強檔案管理工作的領導
領導重視是做好工作的前提，為加強辦事處檔案管理工作的領導，人民街道成立檔案管理工作領導小組，做到了領導負責制，經(jīng)辦人員將工作做實在，并將檔案工作列入年度計劃和長期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實。
（2）加強制度建設，規(guī)范檔案管理
辦事處先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項制度。同時，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行標準化、規(guī)范化、電子化管理。分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷，實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既保護了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。
（3）強化檔案安全工作，做好事前防范
定期進行安全檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發(fā)生各種危害檔案的安全事故。及時清查霉變蛀蟲等現(xiàn)象的檔案袋，并做好記錄，進行及時修補。
三、提高街道檔案管理工作要點
針對街道辦事處檔案管理存在的問題以及部分先進街道提出的檔案管理整改措施，提出以下幾項檔案管理工作的要點：
1.提升領導重視，增強檔案管理意識
首先要加強領導對檔案管理工作的支持和重視，調(diào)查發(fā)現(xiàn)在領導重視的地區(qū)，該單位的檔案管理工作質(zhì)量較高。街道辦事處的工作冗雜，作為檔案管理人員應及時向領導匯報檔案管理存在的問題和有待提升的地方。另外，管理者應從各個方面增強檔案管理人員對檔案重要性認識的意識，在工作中能夠認識到自己工作角色的重要性，認識到檔案的重要性和潛在價值，認真對待檔案管理工作。
2.加強提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，吸引復合型人才
供銷社自查自糾工作報告一
根據(jù)區(qū)國家保密局《轉(zhuǎn)發(fā)〈關于做好機關、單位保密自查自評工作的通知〉》(新密辦〔201*〕1號)要求，我社高度重視，對照《機關、單位保密自查自評標準》，進行了全面的自查自評，現(xiàn)將自查自評情況報告如下:
一、保密工作落實情況
我社對所收到泄密文件，均指定專人進行妥善處理，保證了涉密文件、記錄、信息等在傳遞、使用過程中的安全，未出現(xiàn)過失、泄密問題，供銷社保密自查自評工作報告。我社設有保密室，并按要求安裝了密碼柜，所收到的泄密文件全部存放在密碼柜中，按時清退泄密文件。所有電腦都配備了殺毒軟件，并定期進行殺毒與升級。通過自查，我社的保密工作基本做到制度到位、管理到位、檢查到位。
二、主要做法
(一)領導重視，強化組織領導。成立保密工作領導小組，嚴格落實保密工作。主要領導經(jīng)常聽取保密工作情況匯報，對保密工作提出明確要求，及時研究解決相關問題。班子成員以身作則，自覺學習，掌握保密制度，簽訂保密承諾書，做到懂法、知法、執(zhí)法，在廣大干部職工中樹立起有法必依、有章必循、違法必究、令行禁止的作風。
(二)重點突出，狠抓工作落實。定期以主要部門和主要領導為重點檢查對象，對計算機和移動存儲介質(zhì)違規(guī)外聯(lián)和特種木馬為檢點，以查促管，及時采取防范措施，堅決切斷涉密信息流向互聯(lián)網(wǎng)的所有渠道。
(三)宣傳教育，增強保密意識。為加強我社涉密人員保密安全意識，采取多種方式、多渠道，對相關人員進行宣傳教育，并將各類保密工作文件轉(zhuǎn)發(fā)至各股室，要求結(jié)合實際，認真組織學習，并抓好貫徹落實，確保計算機及其網(wǎng)絡安全。
(四)完善措施，嚴格制度規(guī)范。加強制度建設，是做好計算機保密管理的保障。為了構筑科學嚴密的制度防范體系，我社不斷完善各項規(guī)章制度，規(guī)范計算機及其網(wǎng)絡的保密管理，主要采取了以下措施:
一是貫徹執(zhí)行上級保密部門文件的有關項規(guī)定和要求，不斷增強依法做好計算機保密管理的能力;
二是完善各項涉密及非涉密計算機及網(wǎng)絡管理制度;
三是規(guī)范涉密信息的流轉(zhuǎn)，嚴格執(zhí)行“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則。
(五)督促檢查，堵塞管理漏洞。為了確保計算機及其網(wǎng)絡保密管理工作各項規(guī)章制度的落實，及時發(fā)現(xiàn)計算機保密工作中存在的泄密隱患，堵塞管理漏洞，我社十分重視對計算機及其網(wǎng)絡保密工作的督促檢查，采取自查與抽查相結(jié)合，常規(guī)檢查與重點檢查相結(jié)合，定期檢查與突擊檢查相結(jié)合等方式，對計算機進行防范措施的落實情況進行檢查。
三、存在問題及整改措施
通過自查，我社對保密工作有了進一步的明確，同時，也發(fā)現(xiàn)了一些存在的薄弱環(huán)節(jié)。個別同志對保密工作認識不到位，保密意識不強等。今后我社將發(fā)現(xiàn)的問題作為整改的重點，具體整改措施如下:
(一)定期召開保密工作領導小組會議，研究保密工作，做到年初有計劃，年中有檢查，年終有總結(jié)。堅持保密工作與日常工作同步安排部署，落實崗位責任制。
(二)探索建立涉密人員管理長效機制，明確涉密人員的資格和范圍，認真落實保密承諾書簽訂工作，落實脫密期管理措施。進一步加強涉密載體的清理和管理，重點抓好涉密計算機、涉密移動存儲介質(zhì)、辦公自動化設備和手機使用的保密管理。
(三)健全建立保密規(guī)章制度，對保密工作要分工明確，責任落實到人，保密日常管理工作要規(guī)范有序。
多年來，我社在區(qū)國家保密局領導下，保密工作逐步規(guī)范化、制度化，沒有出現(xiàn)涉密事故。今后，我社將按照這次檢查的精神和要求，把保密工作落到實處，確保保密工作安全可靠萬無一失。
供銷社自查自糾工作報告二
根據(jù)《關于開展保密自查自評工作的通知》文件精神，集中開展了自查自評保密工作，現(xiàn)將工作情況報告如下：
一、自查自評基本情況
對照《工作規(guī)則》及《保密自查自評標準》的具體要求，根據(jù)辦公室、辦公室《》()、《》()等文件精神，對保密工作領導責任制落實情況、保密制度建設情況、保密宣傳教育培訓情況等情況認真組織開展自查自評，主要采取 自評與 綜合評估相結(jié)合的辦法進行，取得了一些實實在在的成效。
(一) 高度重視，強化責任
為了適應新形勢下保密工作的新情況、新問題，分管保密工作負責人組織研究保密工作中的具體問題，認真組織開展保密宣傳教育、保密檢查、保密技術防護、泄密案件查處等工作，為保密工作的全面落實提供了強有力的組織保障。分管業(yè)務工作負責人部署分管業(yè)務工作中的保密工作，確定辦公室負責同志為機關兼職保密員，狠抓各項保密措施和保密責任制的落實，杜絕重大失泄密事件的發(fā)生。
(二) 健全制度，落實任務
一是建立健全規(guī)章制度。進一步修訂完善了公司保密工作制度、形成以制度管人、管事，進一步實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。加強保密基礎設施建設，分管領導具體負責，辦公室和有關部室負責人具體實施，嚴格執(zhí)行“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”的原則。二是對往年的檔案和內(nèi)參等涉密文件及時收歸檔案室管理，保證秘密文件不外泄。三是加強對檔案室和辦公室的管理。嚴格規(guī)定了檔案管理人員如有泄密、失密事件，對檔案人員予以調(diào)離并追究相關責任，查詢檔案做到登記并簽名，有關檔案必須經(jīng)分管領導同意后方可查詢。四是規(guī)范處理文件，有關文件按規(guī)定及時進行銷毀，保證不留完整文件紙張。五是對上級下發(fā)的“秘密”文件進行登記發(fā)放，并責令歸檔保存。
(三) 明確重點，加強管理
財務部、檔案室是保密重點部門和部位，我們按照有關規(guī)定對保密要害部位采取人防、物防、技防等防護措施，加強管理確保不出現(xiàn)泄密問題。在檔案室管理上，我們制定了檔案工作人員保密職責，秘密文件、內(nèi)部資料的傳遞、回收、注銷都嚴格按照保密規(guī)定辦理。在財務管理上，我們對于財務資料建立財務檔案，嚴格按照財務制度進行審查存放，除了財務人員、檔案管理員外其他人員一律不的查閱，如因特殊原因需要查閱，必須經(jīng)分管領導簽字同意。
(四) 加強教育，增強意識
注重抓好保密宣傳教育培訓工作，根據(jù)年度保密宣傳教育工作作出安排并組織落實，及時傳達學習上級保密工作指示、文件和法規(guī)制度;組織各部門涉密人員保密知識技能培訓，按要求參加保密行政管理部門組織的培訓。進一步掌握保密知識，提高保密技能，促進本公司保密工作扎實開展，并取得實效。 (五) 強化整改，注重實效
根據(jù)保密工作要求，針對保密工作存在的突出問題及時進行梳理，并抓好整改。將保密工作目標任務層層分解，落實到 和 。利用各種會議等多種形式加強對職工的保密宣傳教育，促使廣大干部職工自覺履行保密義務和責任，維護大局利益，維護社會穩(wěn)定。迄今為止，全公司上下無一失、泄密事件發(fā)生。
二、存在問題及整改措施
【關鍵詞】 設備管理 重要性 檔案管理
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件，此時醫(yī)院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術水平、經(jīng)濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發(fā)揮其應有的作用［1］?，F(xiàn)就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。
1首先認識建立設備檔案的重要性醫(yī)療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產(chǎn)生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據(jù)，此時，設備檔案顯得尤為重要。
2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發(fā)給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡。利用制定的監(jiān)督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優(yōu)掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡。
3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數(shù)，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續(xù)齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。
【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.
【Key words】Equipment management； Importance； File management
引 言
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件，此時醫(yī)院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術水平、經(jīng)濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發(fā)揮其應有的作用[1]。現(xiàn)就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。
1.首先認識建立設備檔案的重要性醫(yī)療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產(chǎn)生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據(jù)，此時，設備檔案顯得尤為重要。
2.其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發(fā)給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡。利用制定的監(jiān)督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優(yōu)掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡。
3.設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數(shù)，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續(xù)齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。
結(jié) 語
