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機關(guān)干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關(guān)部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經(jīng)歷、社會關(guān)系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據(jù)。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù)。組織、人事部門負責對干部進行培養(yǎng)任用，選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現(xiàn)，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權(quán)衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發(fā)揮每個干部的積極性，建立一支高素質(zhì)的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經(jīng)濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據(jù)。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關(guān)印信等，它是個人歷史和現(xiàn)實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現(xiàn)待遇、糾正錯誤、調(diào)整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據(jù)。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經(jīng)濟、文化、思想理論等建設(shè)情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）工作人員兼職現(xiàn)象較多，責任意識淡薄。機關(guān)干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內(nèi)容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關(guān)干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學習現(xiàn)代化管理手段。
（二）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人員流動性較大?；鶎訌氖聶C關(guān)干部人事檔案管理工作人員多數(shù)為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內(nèi)容較多，平時工作任務(wù)繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務(wù)服務(wù)方面工作業(yè)績比較突出，職務(wù)升遷較快，造成人員調(diào)動頻繁，使人事檔案工作者的業(yè)務(wù)水平始終處于初級階段。再加上部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作指導(dǎo)較少，業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業(yè)務(wù)知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規(guī)章制度。多數(shù)機關(guān)及事業(yè)基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規(guī)范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，從嚴監(jiān)督，嚴把歸檔材料質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
（二）穩(wěn)定檔案干部隊伍，加強工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務(wù)晉升慢，直接影響到檔案工作質(zhì)量。因此部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對穩(wěn)定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設(shè)置職務(wù)、職稱，調(diào)動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩(wěn)定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，精通專業(yè)知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現(xiàn)代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，使之樹立強烈的事業(yè)心，責任心和政治責任感，以高度負責的態(tài)度，投入到干部人事檔案管理工作中
檔案是對社會活動的真實記錄，其客觀的記載了人類歷史中的各個方面，是人類歷史發(fā)展過程的真實寫照。檔案由于是真實的對歷史進行的記載，所以其具有非常重要的保存價值。而且在檔案形成過程中，人們也加大了對檔案涉及領(lǐng)域的廣度和深度的拓展，確保其更具系統(tǒng)性和完整性，能夠更好的對歷史進行反映。同時檔案還具有非常重要的參考和借鑒作用，通過對檔案所記載的大量信息進行分析和篩選，從而為各項經(jīng)濟建設(shè)決策提供重要的科學依據(jù)，確保各項決策的正確性。檔案管理數(shù)字化是充分的在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，在國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃和駔織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面在檔案信息資源管理中進行慶用，從而加快檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，強化檔案信息的數(shù)字化存儲和服務(wù)功能，加快檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化的實現(xiàn)。
一、優(yōu)化了檔案隊伍結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)
在當前信息化環(huán)境下，在各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)的進程，信息技術(shù)得以在各領(lǐng)域不斷的滲透和拓展，在這種大背景下，檔案行業(yè)也加快了信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)來加快檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于是對紙質(zhì)載體的檔案進行管理，這就導(dǎo)致使用過程中會對檔案自身帶來較大的不利影響，不利于檔案的開發(fā)利用。但在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的載體開始向多樣化的發(fā)展，各種磁性介質(zhì)、光盤、照片、錄像帶等都成為檔案的歸檔材料，這些載體在使用過程中不易損壞，相對于紙質(zhì)載體來講具有較多的優(yōu)勢。特別是在數(shù)字化管理模式下，有效的促進了檔案管理人員對自身知識結(jié)構(gòu)的更新，使其不斷的強化自身的專業(yè)知識和技能，通過培訓(xùn)來更好的掌握各種新技術(shù)和新方法，從而在檔案數(shù)字化管理工作中能夠更好的實現(xiàn)對各種新技術(shù)的應(yīng)用。在檔案數(shù)字管理規(guī)模下，各檔案部門在吸納人員時更注重對吸引具有針對性的專業(yè)型人才，特別是經(jīng)過檔案專業(yè)系統(tǒng)教育，能夠熟悉掌握計算機和信息技術(shù)的人才。同時檔案部門也加大了培訓(xùn)和再教育的力度，加強了對檔案數(shù)字化管理需求下人才的培養(yǎng)，使現(xiàn)有檔案管理人員在培訓(xùn)中不斷強化自身的專業(yè)知識，同時還要對計算機技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)進行掌握，能夠?qū)﹄娮訖n案管理技能熟練深怕，從而提高檔案管理者的知識結(jié)構(gòu)，對改善檔案管理者隊伍的結(jié)構(gòu)，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。
從這些方面可以充分的看出來，檔案管理數(shù)字化不僅對檔案隊伍結(jié)構(gòu)進行了優(yōu)化，而且也加快了檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的更新速度。
二、促進現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。
三是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
三、有效保護了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式
漫長的社會發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計算機掃描技術(shù)對這些文獻作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。
在當前檔案數(shù)字化管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成數(shù)字化副本，這樣就避免了紙質(zhì)檔案孤本的諸多弊端，而且提高了檔案的利用率，一份檔案可以同時提供給多人進行使用。同時檔案管理的數(shù)字化，可以使檔案使用者不再受制于時間和空間的限制，可以通過局域網(wǎng)或是廣域網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)字檔案文件的異地傳輸，實現(xiàn)檔案的異地調(diào)閱和利用。檔案使用者只需要通過一網(wǎng)的計算機就可以查閱到自己所需要的檔案信息，進一步對檔案的利用空間進行了拓展，而且檔案使用者也不再受掉于時間的限制，可以隨時實現(xiàn)對檔案資源的利用。
四、結(jié)束語
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢不斷發(fā)揮出來，并在實際工作中取得了較好的成效，但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分的認識到檔案管理數(shù)字化的重要意義，在日常工作中不斷加強檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來加快推動檔案數(shù)字化的發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻
0.前言
在社會公共信息中人事檔案的管理是其中重要的一個部分，通過人事檔案的儲備我們可以系統(tǒng)的掌握人才的基本信息，從人力資源開發(fā)和管理的角度來看，可以通過這一部分來確定人才的匹配性，以便更好的運用人才，給個人、企業(yè)以及整個社會帶來更好的經(jīng)濟效益。根據(jù)人事檔案的數(shù)據(jù)，我們能更好的處理人才和社會的關(guān)系，起到重要的人才與科技進步的協(xié)調(diào)發(fā)展作用。當然，人事檔案也是我國各級國家機關(guān)、社會團體以及企事業(yè)單位的人才表現(xiàn)記述和評定，可以促使人才之間的進步競爭，自然的反應(yīng)人才的品行，給社會帶來更大的作用。因此，人事檔案的管理工作也就對社會的人力資源管理有著不可或缺的作用。
1.人事檔案管理的重要意義和目前所遇到的問題
現(xiàn)代管理理論強調(diào)管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案對于每個人來說都非常重要，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的價值。它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障。
1.1人事檔案管理的重要意義
對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)?，F(xiàn)代的機關(guān)、單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解一個人，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。
現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。
1.2人事檔案管理中存在的問題
首先，真實性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價值。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學歷越填越高、工齡越填越長、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴肅性,使得人力資源管理計劃中的配置、退休解聘、補充等計劃不能正確制定,必將給當前配置及未來人力資源的開發(fā)和使用帶來極大的阻礙,從而有可能使單位錯過很好的發(fā)展機遇。其次，人事檔案是一個人社會實踐經(jīng)歷的真實寫照,它是對一個人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現(xiàn)不出個性特色，在個人正常晉升和選拔中已經(jīng)失去了參考價值，進而影響了一個人工作的積極性，導(dǎo)致單位整體工作水平及工作效率的低下,削弱了人事檔案對人力資源開發(fā)的價值。另外，人事檔案歸檔過程應(yīng)當是一個前后銜接、連續(xù)劃一的有機整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人重視不夠，導(dǎo)致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調(diào)動，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學生參加工作，檔案留在學校；取得學歷文憑，學歷材料存放在自己手里等等。當前，人才流動性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進高素質(zhì)人才，其中就包括為引進的人才重新建檔的情況。這些現(xiàn)象，嚴重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。
當然還有一些其他方面的因素，導(dǎo)致人事檔案管理存在諸多問題：第一，用人隨意性；第二，人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經(jīng)常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。
2.解決人事檔案管理的基本措施
隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強意識、轉(zhuǎn)變方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要加強溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。要讓檔案管理人員肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，在全社會形成人人關(guān)心檔案的良好局面。
現(xiàn)代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。要對檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標準重新進行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時,要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規(guī)章制度。
人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費來源方面，從而以機構(gòu)的獨立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構(gòu)。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù),更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。
3.結(jié)束語
隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。
【參考文獻】
人事檔案是匯集單位員工各方面信息的一個數(shù)據(jù)庫，它為國家單位人力資源的管理工作奠定了重要的信息基礎(chǔ)。而做好人事檔案的管理工作，即圍繞輸入或輸出人事檔案信息開展的業(yè)務(wù)，同樣為該單位的發(fā)展提供了重要保障。換句話說，做好單位人事檔案相關(guān)工作，可以極大的促進人力資源管理工作，進而提高國家相關(guān)單位的核心競爭力。具體來講，人事檔案管理工作具有以下重要作用：
1.在現(xiàn)代勞動用工管理工作中的重要作用
對事業(yè)單位職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)個人人事檔案，為單位員工辦理和繳納養(yǎng)老保險金、失業(yè)保險金；辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌，進行工資調(diào)整；辦理職稱申報工作；計算退休年限；為員工出具相應(yīng)的證明材料等。如遇到從事有毒、有害工作的員工，可根據(jù)其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。
2.在選拔和任用干部人員時的重要作用
人事檔案中可以較為詳細的反映每個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)績表現(xiàn)、專長愛好等情況，是一個單位人事管理活動的主要對象和內(nèi)容，是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料，是體現(xiàn)個人全面信息的具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性等特點的卷冊。在考察任用干部時，是十分重要的參考資料，直接關(guān)系到有關(guān)干部選拔的正確性，國家相關(guān)單位的發(fā)展。
二、計算機技術(shù)在人事檔案管理中的合理高效利用
從前傳統(tǒng)的手填式紙質(zhì)檔案資料的管理，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化社會信息資料的更新速度。而單位人員的不斷增加和流動，也導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案資料錄入工作量的日趨繁重。除此以外，由于紙質(zhì)檔案容易破損和變質(zhì)，還提高了檔案管理的成本。因此，隨著計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作的形勢也在發(fā)生著日益變化，檔案信息化建設(shè)正不斷的融入到人們的工作中。
1.計算機技術(shù)的應(yīng)用減少了人事檔案管理人員的工作量
計算機技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展使人事檔案的建立從信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的整個過程，實現(xiàn)了智能化、系統(tǒng)化與自動化，極大程度的縮減了人力資源管理部門以及相關(guān)工作人員的勞動負荷量，提高了單位人力部門的工作效率?？梢姡嬎銠C技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，是體現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、科技化和信息化的重要標志。
2.計算機技術(shù)的應(yīng)用簡化了人事信息檢索的難度
在我國，人事檔案管理工作長期實行封閉式管理，加之傳統(tǒng)的檔案管理方法繁瑣，操作復(fù)雜，導(dǎo)致檔案信息不能很好的被用于發(fā)現(xiàn)人才和舉薦人才的實際工作中。而信息檢索卻是計算機技術(shù)最基本的功能之一，檢索人可以迅速的從人事檔案數(shù)據(jù)庫中查詢相關(guān)內(nèi)容，僅是依據(jù)不同的檔案管理系統(tǒng)需要輸入不同的檢索關(guān)鍵詞，有的以姓名檢索，有的以時間來檢索，有的則以檔案編號來檢索等。這樣的操作，可以大大節(jié)約從頭到尾找信息的時間。同時，檔案所查閱的大部分內(nèi)容更有利于發(fā)現(xiàn)人才，推薦人才，為人事決策工作提供重要依據(jù)。
3.計算機技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案信息化管理的水平
由于工作單位幾乎每天都會有新的人動，及時收集新的檔案信息，及時跟上信息變動腳步，及時錄入人更內(nèi)容，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫，這就對人事檔案管理部門及工作人員提出了更高的要求。由于計算機技術(shù)和軟件的應(yīng)用，減少了人事檔案管理人員的工作量，為人事檔案管理人員提供了更為充分的搜集人事信息的時間。此外，計算機技術(shù)的操作簡便，更提高了相關(guān)信息的錄入效率。
三、人事檔案管理工作中存在的不足
1.缺少專業(yè)的人事檔案管理人才
首先，由于新老工作人員更替、機構(gòu)科室重組等原因，難免造成人事檔案管理人員的崗位變動。而接任的管理人員往往沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，僅能將相應(yīng)材料裝入檔案盒，缺乏對檔案重要性的專業(yè)認識，不具備檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識和基本技能，對檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)也不了解，嚴重影響了檔案管理工作的水平。而在這些管理人員中，更有相當一部分人員缺乏對檔案管理工作的系統(tǒng)規(guī)劃，深深制約著本單位檔案管理工作的開展。其次，由于檔案管理信息化技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)包括計算機操作、軟件應(yīng)用等，才能成為一名合格的檔案管理人員并進行科學的檔案管理工作。
2.缺少完善的人事檔案管理制度
就目前情況來看，大部分單位并沒有建立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并定期對檔案管理工作進行檢查和督促，及時做好檔案核查和修復(fù)工作。此外，也少有單位專門建立人事檔案管理的專門制度，針對人事檔案的收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等方面進行詳細的規(guī)定，有的管檔部門建立了制度也存在不執(zhí)行或不嚴格現(xiàn)象，導(dǎo)致常常出現(xiàn)檔案混亂，裝訂不完善，不能真實詳盡的反映個人信息的現(xiàn)象。
3.缺少人事檔案信息化管理下的保護保密意識
由于現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，針對檔案管理所設(shè)計的軟件也越來越全面和智能化，部分檔案管理人員對計算機技術(shù)產(chǎn)生了依賴性，而忽視了紙質(zhì)檔案材料的重要性，降低了對檔案信息的保護意識。需要強調(diào)的是，屬于格外機密和重要的檔案信息，相關(guān)單位仍應(yīng)同時采用紙質(zhì)檔案管理的方式進行備案，以防止電子檔案不慎丟失或損壞而造成的信息無法恢復(fù)。此外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，進行檔案管理工作的人員更要樹立和加強保密和防范意識，以防一些機密檔案內(nèi)容從網(wǎng)絡(luò)途徑被竊取。
關(guān)于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關(guān)的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是個人身份、經(jīng)歷、學歷、資歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等方面的重要證據(jù)。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關(guān)材料等等。
那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容？據(jù)我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經(jīng)證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關(guān)系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續(xù)不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續(xù)的正常辦理和相關(guān)待遇的享受起到了尤為重要的作用。
但在現(xiàn)在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經(jīng)不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關(guān)心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關(guān)的就業(yè)手續(xù)，等到要去辦理的時候，又過了畢業(yè)派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業(yè)后未及時辦理存檔和落戶手續(xù)而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業(yè)救濟金無法領(lǐng)取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據(jù)的證明等，應(yīng)該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學時的學籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。
從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關(guān)鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關(guān)重要的。。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩(wěn)定發(fā)展，對構(gòu)建社會主義和諧社會有重要意義。
那么結(jié)合我所在單位的實際現(xiàn)狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關(guān)檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學習，并結(jié)合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學習，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。
第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。
第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關(guān)規(guī)定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，應(yīng)及時主動向有關(guān)部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。其中由組織上形成的材料應(yīng)有形成材料的時間、組織印章或領(lǐng)導(dǎo)簽字，個人撰寫的材料還應(yīng)有形成的時間、本人簽字等等。
第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
（1）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：
（2）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
（3）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
第五，人事檔案的轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動、職務(wù)變動、學歷教育等等原因引起的，轉(zhuǎn)遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準查閱的內(nèi)容，為查閱者提供相關(guān)資料，超出領(lǐng)導(dǎo)批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格履行登記手續(xù)，按期歸還。借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借其他人。
綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務(wù)必做到管理的規(guī)范化，標準化，準確化來積極的帶動現(xiàn)整個社會的人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發(fā)展。
參考文獻：
一、當前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀分析
1.檔案內(nèi)容不夠完善和系統(tǒng)。目前很多醫(yī)院還沒有正確認識到檔案管理的重要性，所以忽略了對檔案內(nèi)容的完善性管理，而且管理人員在進行檔案內(nèi)容錄入時沒有針對不同進行相應(yīng)的分類，這樣會丟失一些檔案內(nèi)容，不少檔案內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，增加了查找的難度，也制約了醫(yī)院信息查找工作的進一步落實。所以，醫(yī)院檔案內(nèi)容的完整性與系統(tǒng)性直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀。2.檔案建設(shè)工作缺乏獨立性。大部分醫(yī)院并沒有針對檔案信息創(chuàng)建獨立的管理部門，使得檔案建設(shè)工作開展中缺乏一定的獨立性，這在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院各類檔案無法與其他檔案明確劃分。由于醫(yī)院檔案的數(shù)量眾多且種類復(fù)雜，想要有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利的開展醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作更是難上加難，尤其是與經(jīng)濟效益有關(guān)的核算工作，將會影響醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，所以，醫(yī)院檔案的創(chuàng)建問題直接引發(fā)了醫(yī)院檔案管理工作的問題。3.檔案內(nèi)容得不到及時的更新，效用得不到真正發(fā)揮。檔案內(nèi)容會隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展而有所變化的，所以，在實際開展檔案管理工作時應(yīng)及時的對檔案進行更新?？墒?，很多醫(yī)院往往忽略了對檔案及時有效的更新，導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容嚴重缺乏時效性，這樣就可能增加醫(yī)院管理人員的工作難度。另外，如果無法及時更新醫(yī)院檔案內(nèi)容，就會降低醫(yī)院檔案內(nèi)容的真實性，檔案內(nèi)容也無法體現(xiàn)出醫(yī)院的真實經(jīng)濟狀況，制約著醫(yī)院管理人員的工作落實，嚴重的還會影響醫(yī)院的未來長遠發(fā)展，影響醫(yī)院資源的配置優(yōu)化，也會影響醫(yī)院服務(wù)工作的質(zhì)量提升。
二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值
1.實現(xiàn)了醫(yī)院財務(wù)檔案與資料的有效整理。檔案所記載的都是醫(yī)院重要的信息和資源，對檔案進行有效建立能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。通過檔案管理人員完成對醫(yī)院檔案的整理，使得醫(yī)院各項資料能夠明確的標準日期和類別，而且依據(jù)檔案內(nèi)容的自身價值做好分類儲存。通過檔案管理人員檔案管理工作的落實，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案信息安全性的提升，還能降低醫(yī)院檔案信息的非法篡改，在一定程度上緩解了醫(yī)院管理工作的風險，提升了醫(yī)院管理工作的總體安全性。為內(nèi)部人員資料查看提供了方便。創(chuàng)建醫(yī)院檔案并進行有效的管理，能夠為高層人員決策時提供可靠的依據(jù)，便捷的查看到醫(yī)院各項醫(yī)療用品的采購、工程及技術(shù)合同和各項醫(yī)療票據(jù)的內(nèi)容，進一步把醫(yī)院的現(xiàn)狀控制在一定范圍內(nèi)。醫(yī)院管理人員及檔案管理人員需要不斷加強醫(yī)院檔案信息的掌握程度，這樣才能有效提升醫(yī)院管理質(zhì)量，并且還能提升醫(yī)院工作人員查找資料的效率，最終充分體現(xiàn)出了醫(yī)院檔案管理工作的自身作用。2.明確醫(yī)院檔案管理的期限。檔案內(nèi)容有效的存儲和管理對于醫(yī)院之后的發(fā)展有很關(guān)鍵的參考意義。就拿財務(wù)檔案來講，醫(yī)院檔案可以對年度財務(wù)情況進行整體統(tǒng)計，進而讓醫(yī)院財務(wù)報告可以按照其管理期限進行排列，一些財務(wù)報告起到了至關(guān)重要的作用，因此被長期管理起來，但是一些財務(wù)報告依然能夠通過自身作用的高低程度進行仔細劃分。如果能夠充分發(fā)揮出醫(yī)院會計檔案資料的重要作用，那么醫(yī)院財務(wù)管理檔案則能夠進一步確定下來。通過發(fā)揮醫(yī)院檔案資料在管理工作中的作用，能夠提升醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟發(fā)展的安全可靠性，還能實現(xiàn)醫(yī)院資源的合理配置。
三、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的途徑
1.以增強檔案管理人員技術(shù)專業(yè)性為基礎(chǔ)。醫(yī)院開展管理工作主要是通過管理專業(yè)人員實施，所以醫(yī)院應(yīng)加強對檔案管理人員的考核與培訓(xùn)，為其創(chuàng)造學習與交流的機會，并根據(jù)考核結(jié)果創(chuàng)建相應(yīng)的獎懲機制，這樣能夠提升其學習的主動性。只有不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，才能充分發(fā)揮出會計檔案的自身作用，才能確保醫(yī)院檔案在管理工作中的重要價值。2.成立獨立的檔案管理部門。為了確保醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的各項信息資料得到有效的保存和管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，需要創(chuàng)建獨立的檔案管理部門負責檔案的建設(shè)工作，同時指派專職人員，另外，一些工作人員需要加強檔案管理工作的關(guān)注度，這樣才能更加明確醫(yī)院的收支狀況。3.充分發(fā)揮先進信息技術(shù)的作用?？萍嫉目焖侔l(fā)展推動了我國各個行業(yè)的進步，在這種局勢下醫(yī)院開展檔案管理工作時應(yīng)該全面發(fā)揮先進信息技術(shù)的作用和優(yōu)勢，經(jīng)過認真分析檔案信息在醫(yī)院檔案管理工作中的作用不難發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案在管理工作起到了不可替代的作用。檔案管理人員的操作水平需要進一步提升，充分發(fā)掘檔案資料的自身作用，并且創(chuàng)建科學的檔案管理單位，并引進先進的科學技術(shù)，這樣就能夠發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的最大功效，才能充分發(fā)揮檔案資料的自身作用，才能穩(wěn)固自身地位，才能給醫(yī)院的未來發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。另外，還要不斷加大醫(yī)院檔案管理工作的宣傳力度，才能讓人們進一步了解醫(yī)院檔案管理工作，并推動醫(yī)院檔案管理工作的長遠健康發(fā)展。
四、結(jié)語
總之，在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下醫(yī)療領(lǐng)域得到了非常廣泛的發(fā)展，人們對醫(yī)療服務(wù)的要求也越來越高。為了保證醫(yī)院各項工作能夠有序的進行，需要加強檔案管理。首先醫(yī)院需要明確了解醫(yī)院檔案管理的實際發(fā)展情況，繼而針對開展醫(yī)院檔案在檔案管理中的價值及地位提升的途徑進行探討和研究。
參考文獻：
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（一）加強觀念的轉(zhuǎn)變
在現(xiàn)代化檔案管理工作中，需要有效的轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理論，推動檔案工作向檔案信息中心的過渡，確保檔案資源能夠得以合理的開發(fā)和利用。作為檔案工作者需要進一步加強自身的責任感和使命感，利用現(xiàn)代化管理手段來提升檔案管理的水平，使其與時代的發(fā)展要求相適應(yīng)。進一步加快檔案管理工作向規(guī)范化和標準化的目標邁進。
（二）提升文化館檔案工作者的素質(zhì)水平
在文化館藝術(shù)檔案管理工作中，檔案人員作為檔案管理的重要因素，其人員的整體素質(zhì)直接關(guān)系到文化檔案的利用水平。所以需要加強文化館檔案工作人員整體素質(zhì)的提升。作為檔案管理人員，由于工作較為繁瑣，所以需要樹立正確的工作態(tài)度和工作，加強日常工作中檔案收集和整理工作。同時檔案管理人員還要不斷對自身知識結(jié)構(gòu)進行更新，努力學習現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟悉的對計算機進行應(yīng)用。另外文化館還需要為檔案管理人員創(chuàng)造一個良好學習平臺，加大對作者的培訓(xùn)力度，從而不斷提升檔案工作者整體能力。
（三）加強檔案管理信息化建設(shè)
當前我們處于信息化社會，在我們生活中信息化技術(shù)應(yīng)滲透到方方面面，網(wǎng)絡(luò)在我們工作和學習中成為不可或缺的重要工具。在這種社會信息化潮流中，文化信息流通速度較快，這就需要文化館需要充分的借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺來營造產(chǎn)生群眾文化活動的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，確保文化信息能夠得到得到快速的流通，使用戶能夠及時獲取所需要的信息，確保文化活動檔案信息資源能夠與社會發(fā)展要求相一致，加快文化建設(shè)的進程。
二、進一步對文化館檔案管理體制進行優(yōu)化
（一）完善相關(guān)規(guī)章制度
法制化為開展檔案控制活動的關(guān)鍵前提，同時為不斷提高檔案控制活動標準性水平的保障，為了保證檔案控制活動順利開展，則一定要積極貫徹依法治檔，能夠不斷提高其制度化水平。社會快速進步，檔案工作出現(xiàn)了明顯的調(diào)整，特別為檔案控制設(shè)施更新?lián)Q代，設(shè)施層次不斷提高，檔案種類載體多樣化等突出性質(zhì)，推動了檔案控制手段同樣應(yīng)當進行創(chuàng)新，和社會發(fā)展保持一致。所有檔案人員一定要樹立憂患觀念，產(chǎn)生緊迫感，從業(yè)務(wù)知識、科學知識還有控制實施能力等角度持續(xù)增強，持續(xù)發(fā)展，和形勢標準保持一致，積極貫徹依法治檔，營造出科學合理的檔案法律體系，營造完善檔案控制體系。必須通過上述方式，方可不斷提高檔案控制活動自身制度化水平，推動其產(chǎn)生應(yīng)有的作用及影響。
（二）統(tǒng)一部門規(guī)劃
通常而言文化館不同檔案資料獨立控制，不但容易出現(xiàn)遺漏，同時標準性水平非常低。經(jīng)過檔案機構(gòu)開展綜合控制之后，能夠營造出科學合理的檔案控制體系，營造出齊抓共管的局面。
（三）獨立劃分檔案職能
將檔案室獨立劃出來，使其與其他職能科學在地位上保持平等，使其具有一定的自主性，能夠?qū)ξ幕^內(nèi)的所有文化檔案資料進行合理控制，使其在職能方面具有一定的影響作用，這樣才能充分的發(fā)揮檔案室的功能性，確保文化館檔案管理水平的提升。
（四）做好檔案管理的保密工作
一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性
（一）提高醫(yī)院人事管理質(zhì)量。醫(yī)院人事管理質(zhì)量的提升，不僅要對個人表現(xiàn)出的工作狀態(tài)、能力、成績進行監(jiān)管，還要借助人事檔案，嚴格審查個人學歷、工作經(jīng)歷、背景等，避免出現(xiàn)學歷造假、身份造假等情況，所以加強醫(yī)院人事檔案管理，對提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量具有非常重要的作用。（二）增強醫(yī)院對人員的信息保護工作。人員的信息尤其是個人隱私信息是受法律保護的，在法律未允許的前提下不能隨便暴露，醫(yī)院人事檔案管理通過紙質(zhì)、電子形式進行保存，對保護人員檔案信息的安全性加上了“雙保險”，最大限度地避免了因人員信息泄露而產(chǎn)生的嚴重后果。（三）為醫(yī)院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫(yī)院人事檔案管理也是醫(yī)院整體管理體系中的重要組成部分，提升其管理效率和質(zhì)量，本質(zhì)上也是推動醫(yī)院整體管理體系的不斷完善，繼而促進醫(yī)院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發(fā)受到社會的高度重視，其在為醫(yī)院完善整體的管理體系的過程中也發(fā)揮著越來越重要的作用。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對策
（一）進一步強化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前，醫(yī)院人事檔案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的檔案材料、對外合同、醫(yī)院重要人事資料等都被簡單放入柜子里鎖起來，一旦遇到火災(zāi)水災(zāi)，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對檔案保存的地方進行防火防水處理。2.及時清理，防止蟲蛀霉變。有些人事當時因為常年不動，已經(jīng)嚴重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時清理這些重要檔案，及時噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時要定期把檔案拿出來曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。（二）定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息，例如家庭住址、手機號碼等都是可以變換的，為保證檔案信息的真實性，醫(yī)院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息，重點關(guān)注那些常變動的信息，如上述提到的家庭住址和手機號碼。2.必須修改超過年限的檔案信息。有些檔案信息由于長期封存，已經(jīng)超過了保存年限，對于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼簦切枰匦滦抻喴恍┍容^重要的檔案信息，如果在修訂過程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時詢問本人弄清楚信息，這樣才不會讓珍貴的檔案信息資源白白流失。（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版的，但是隨著智能手機的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險”，一舉兩得。2.加強系統(tǒng)安全保護，防止病毒入侵。醫(yī)院人事檔案信息非常珍貴，這也會引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強對系統(tǒng)的安全保護工作，通過訂購專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。
三、結(jié)束語
綜上所述，本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及相關(guān)的管理對策，人事檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強醫(yī)院對人員的信息保護工作以及完善醫(yī)院整體的管理體系三個方面，而基于其重要性，相關(guān)的管理對策也需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護以及電子檔案管理升級三個方面進行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺階。
【參考文獻】
1.提高對移民檔案工作重要性的認識
移民檔案包括移民政策與法規(guī)、移民經(jīng)濟開發(fā)、移民安置規(guī)劃、移民安置實施等特殊內(nèi)容。移民檔案是移民搬遷安置和扶持發(fā)展全過程的真實記錄和客觀反映,是全面鑒定移民安置質(zhì)量和移民工程質(zhì)量的重要依據(jù),是移民工作驗收的基礎(chǔ)和依據(jù)。移民檔案以其數(shù)量巨大、時間跨度長、涉及面廣、類別眾多,成為不可再生的歷史資源,也成為日后處理各項糾紛、分清原因、確定責任、避免麻煩,最直接和最有力的憑證材料,并為今后移民工作的進一步開展,提供了第一手的參考資料。因此,充分認識移民檔案工作的重要性和必要性,是做好移民檔案工作的前提條件。思想決定行動,在這個意義上講,認識程度的高低,也就成為檢驗其能否做好移民檔案工作的標準。特別是有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和直接從事移民工作的人員,一定要本著對國家、社會和移民高度負責的態(tài)度,對歷史和子孫高度負責的精神,用科學發(fā)展觀的理論做指導(dǎo),堅持以人為本、尊重歷史、尊重科學,高度重視移民檔案工作,不辜負歷史的重托,加大移民檔案管理工作的投入,采用先進技術(shù),把移民檔案管理好,最大限度發(fā)揮移民檔案的作用,實現(xiàn)移民檔案的價值。
2.結(jié)合實際做好收集工作
檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)與前提條件。具體講,在移民檔案收集工作中重點要做好以下材料的收集:
2.1注意移民前期文件材料的收集
無論是因地質(zhì)災(zāi)害還是經(jīng)濟建設(shè)引起的移民搬遷都要進行前期的調(diào)查和可行性論證,在調(diào)查、分析和評估的基礎(chǔ)上,確定移民生產(chǎn)安置方針、規(guī)劃等實施報告。這些工作形成的檔案資料,是確定移民搬遷與安置項目的依據(jù)。尤其要注意加強對前期形成的環(huán)境影響評價報告、地質(zhì)勘探報告、各類比例尺地形圖等內(nèi)容檔案的收集,因為這些檔案體現(xiàn)著遷建復(fù)建地區(qū)的生態(tài)環(huán)境和土地承載能力,及開發(fā)、改造、調(diào)整土地的位置和面積,是監(jiān)督質(zhì)量、控制投資、生產(chǎn)安置、承包土地的依據(jù)性檔案。另一方面,要注意地質(zhì)勘探中形成物探報告、地質(zhì)報告、鉆孔柱狀圖等內(nèi)容的檔案材料的收集,因為這部分檔案內(nèi)容反映著項目區(qū)域內(nèi)的滑動面位置、巖性、地質(zhì)構(gòu)造等地理條件。這是關(guān)系到工程項目的安全、人民群眾生命財產(chǎn)安全和子孫后代的大事,是防御今后因地質(zhì)結(jié)構(gòu)變化,發(fā)生災(zāi)害的重要依性檔案。
2.2注意各類管理文件材料的收集
管理性文件材料是記述移民工作實施過程的重要檔案材料,是維護移民和移民管理部門雙方利益、解決糾紛的憑證性材料,在收集過程中應(yīng)予以足夠重視,作為重點進行收集。特別是所在省、市頒布的有關(guān)移民內(nèi)容的實施條例、細則和補充文件及移民事實機構(gòu)與移民對象簽定的合同協(xié)議等文件材料,都是開展移民工作不可缺少的重要依據(jù),也是后期解決各方糾紛的重要憑證性材料。管理性文件材料還應(yīng)該包括移民事實與管理機構(gòu)在移民管理工作中形成的具有保存價值的各種文件材料,既包括移民機構(gòu)內(nèi)部管理工作的文件材料,也包括移民機構(gòu)在履行職能過程中產(chǎn)生的文件材料,特別是調(diào)解處理糾紛產(chǎn)生的協(xié)議或合同等材料,均應(yīng)作為重要的文件材料予以歸檔。
2.3移民搬遷安置檔案
移民搬遷安置檔案是移民工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在這部分檔案中,首先要歸檔的應(yīng)該是反映搬遷安置過程與實際情況的檔案材料。因移民搬遷項目一般實施工期都較長,搬遷安置規(guī)劃的基準年與規(guī)劃設(shè)計水平年之間少則相差一、兩年,多則五年以上。所以,形成的檔案具有時間長,范圍廣,數(shù)量多,內(nèi)容復(fù)雜等特點。如移民安置情況統(tǒng)計表,包括征用耕地的數(shù)量,搬遷人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)數(shù)量,項目補償資金的數(shù)額及認定移民資格的依據(jù)等材料,都要及時建立移民搬遷安置檔案數(shù)據(jù)庫,提供統(tǒng)計數(shù)據(jù),分析移民數(shù)據(jù)信息,提高移民管理工作人員的工作效率,節(jié)省時間、人力、物力等資源。
2.4移民項目建設(shè)檔案
是在移民安置過程中,按專項規(guī)劃報告進行的基本建設(shè)項目內(nèi)容,主要應(yīng)包括:城鎮(zhèn)遷建的規(guī)劃設(shè)計;移民安置的土地開發(fā)、改選、結(jié)構(gòu)調(diào)整;企業(yè)還建的技術(shù)改造、重組、招商、對口支援;電力、通信、供水、學校等專項基礎(chǔ)設(shè)施復(fù)建;地質(zhì)災(zāi)害安全性評估、預(yù)防、治理和預(yù)警監(jiān)測系統(tǒng)建設(shè);地面、地下文物保護措施;植樹造林、種草、污水處理、垃圾填埋等環(huán)境保護等項內(nèi)容。這些項目檔案的收集,應(yīng)按基本建設(shè)項目檔案的要求進行。具體應(yīng)包括項目前期文件材料、實施過程和竣工驗收的文件材料。
2.5移民會計檔案
移民會計檔案是反映移民經(jīng)費使用情況的第一手材料。主要包括概算、預(yù)算、決算、憑證、賬簿、財務(wù)報告等幾大類。具體內(nèi)容如下:
1)直接對每一個住戶進行的補償,包括拆除損壞的房屋以及其他損壞的個人財產(chǎn),安置用房、搬遷獎勵、搬遷補助、工資補貼以及臨時過渡的房租補貼等。
2)對受影響的單位、社區(qū)的補償,如對搬遷的單位的財產(chǎn)損失的補償,對需要搬遷的新基地的征地補償,以及企業(yè)停產(chǎn)的損失補償。在農(nóng)村,這類補償包括對鄉(xiāng)、村的農(nóng)地補償,鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)搬遷的補償,停產(chǎn)停工的補償,搬遷的補償?shù)鹊?。另?由于耕地減少而所需的勞力安置補償都屬于這一類。
3)搬遷的費用預(yù)算里包含著項目的內(nèi)容和移民安置戰(zhàn)略進行實施而需要的費用,并包括不可預(yù)見費用,如物價上漲等因素。
4)實物指標補償,內(nèi)容包括對專業(yè)設(shè)施,公共基礎(chǔ)設(shè)施,文物古跡等內(nèi)容的補償。
5)移民經(jīng)費內(nèi)包括移民戶和移民單位補償資金結(jié)算書等。這些檔案清楚記載著各單位、每一戶、每一人補償標準和費用,涉及成百上千的單位及千家萬戶的切身利益,是調(diào)解裁決移民糾紛的憑證和依據(jù),詳細的會計檔案也為幾年調(diào)整一次概算,每年測算一次移民補償投資的價格指數(shù)和差價奠定了基礎(chǔ),成為“靜態(tài)控制,動態(tài)管理”的依據(jù)。
3.加強管理,提高移民檔案的管理水平
加強管理,首先是要加強對移民檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),完善相關(guān)的檔案管理制度,并在人員、經(jīng)費、檔案管理設(shè)備設(shè)施等方面為移民檔案工作的開展創(chuàng)造條件、提供保障,使檔案工作與單位現(xiàn)代化管理水平同步發(fā)展。其次要加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè),在完成檔案收集工作的同時,要加強檔案整編工作,努力提高檔案管理水平,這也是體現(xiàn)移民檔案管理出效益的關(guān)鍵。按照國家規(guī)定的標準規(guī)范整理各類移民檔案是加強移民檔案管理的基礎(chǔ)。具體應(yīng)注意以下原則:對移民分戶檔案,一定要按戶進行整理建檔,特別要注重土地房屋產(chǎn)權(quán)證的整理;對建設(shè)項目檔案要按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定,按項目進行整理;對文書檔案按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》或《歸檔文件整理規(guī)則》的要求按件進行整理;對會計檔案要按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,分別按報表、賬簿、憑證、其他等四類進行整理立卷;對聲像、光盤等特殊載體檔案的整理,要按照《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定進行。同時還要進一步加強移民檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè),從而提高移民檔案管理水平。這也是最大限度發(fā)揮移民檔案作用的必由之路。
1.1 農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理是社會發(fā)展的必然要求
隨著當今科技發(fā)展的日新月異，農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用也順應(yīng)了社會發(fā)展的潮流。在“科技支撐、科技引領(lǐng)”的大形式下，必然要求農(nóng)業(yè)機械電子檔案標準化、規(guī)范化、程序化，強化農(nóng)業(yè)機械電子檔案系統(tǒng)的不斷完善，軟件升級，具有實際操作的應(yīng)用價值，農(nóng)業(yè)機械電子檔案的數(shù)字信息、計算機檢索、查詢是電子檔案的重要組成部分，充分體現(xiàn)出農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理工作的重要性。
1.2 運用農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理系統(tǒng)有利于農(nóng)機檔案的優(yōu)化完善
隨著新型農(nóng)機具的大量推陳出新，由此產(chǎn)生各種類型的農(nóng)業(yè)機械檔案資料，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)中心把檔案資源整合起來，進行集中搜集、整理、保管和利用，充分發(fā)揮電子檔案數(shù)據(jù)中心在數(shù)據(jù)處理、信息利用方面的重要作用，將電子文件信息的價值最大化，更好的服務(wù)于農(nóng)民，服務(wù)于社會。
1.3 農(nóng)業(yè)機械電子檔案有利于建立健全農(nóng)業(yè)機械化服務(wù)體系，更快更好的服務(wù)于農(nóng)民
利用計算機網(wǎng)絡(luò)、先進科技、信息化手段將農(nóng)業(yè)機械檔案信息資源和最前沿的致富信息傳輸給農(nóng)民，發(fā)揮出農(nóng)業(yè)機械電子檔案的社會效益。電子檔案在查找方面更加便捷、高效，對已經(jīng)歸檔的駕駛員和農(nóng)業(yè)機械都可以通過檢索快速查找出來，如果發(fā)生肇事逃逸事故，警察便可以通過電子檔案的清晰照片及有關(guān)詳盡資料可以輕松快速破案，使其具有更高的實用性。
1.4 節(jié)省人力、物力、財力，便于更加簡潔、高效的工作
紙質(zhì)檔案的工作人員需要手動填寫每一位駕駛員的姓名、身份證號碼、身體狀況、地址、電話等基本信息和拖拉機的產(chǎn)地、出廠日期、發(fā)動機號、型號、大架號等內(nèi)容，這樣工作量大、工作效率低，非常不利于文檔的保管和存儲。而建立了農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理系統(tǒng)，尤其在拖拉機辦理過戶、變更時，可以在計算機上簡單操作保存即可，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的一次錄入可以多次使用的目的。對于有轉(zhuǎn)出和新增人員和車輛，可以及時注銷和增添，確保數(shù)據(jù)詳實準確，提高工作效率，減少勞動強度。
2 農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理中存在的問題
2.1 電子檔案管理信息化、科學化程度不高
雖然洮南市已經(jīng)裝備了計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但電子檔案管理系統(tǒng)還不完備，只能從事簡單的檢索、搜集、整理、備份等業(yè)務(wù)，缺乏主動參與意識，在為農(nóng)業(yè)機械系統(tǒng)服務(wù)和社會化服務(wù)還有一段距離。
2.2 有關(guān)部門對農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理工作缺乏足夠的重視
檔案管理工作人員屬于幕后工作者，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視，導(dǎo)致兼職管理、無人管理、多人管理現(xiàn)象，再加上管理人員意識淡薄、責任心不強等，必然造成檔案材料的不完整性和不確定性。
2.3 管理維護水平欠缺
農(nóng)業(yè)機械電子檔案容易受磁場、濕度、機械振動等外部因素影響，工作人員對其管理存在推諉、敷衍等現(xiàn)象，使其定期的保養(yǎng)維護也不盡及時。
3 進一步加強對農(nóng)業(yè)機械電子檔案的維護與管理
3.1 確保農(nóng)業(yè)機械電子檔案的安全性、可靠性
由于電子檔案存儲載體的特殊性，就要求電子檔案管理人員定期對所在環(huán)境的溫度 、濕度、潔凈度等進行嚴格檢測，使得存儲介質(zhì)不受任何外界因素影響，確保農(nóng)業(yè)機械電子檔案的可靠性、安全性。
3.2 保證農(nóng)業(yè)機械電子檔案的原始性、真實性、完整性
檔案，是國家不可再生的資源。是黨和國家寶貴的文化財富，也是黨和國家不斷成長壯大的基礎(chǔ)。聯(lián)合國教科文組織將檔案列為“人類文化遺產(chǎn)名錄”、“人類記憶工程”等等。同時檔案也是一種社會現(xiàn)象，它以一定的物質(zhì)形式存在，其中值得留念一部分需要我們永久保存下去，為子孫后代造福，不需要的要及時銷毀。當然，檔案還具有知識儲備功能，是后人進行傳承和借鑒的重要基礎(chǔ)——“今人賴之以知古，后人賴之以知今”。
1 醫(yī)學院校檔案管理的重要性
隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育教學改革的深化，借鑒國外高等院校的成功經(jīng)驗，研究其歷經(jīng)百年，屢經(jīng)戰(zhàn)火及其他意外事件的考驗卻能不斷豐富檔案內(nèi)容及形式從中體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。醫(yī)學院校作為高等學校重要的組成部分，為我國培養(yǎng)了大量的醫(yī)學研究及實踐工作者，在人類歷史上也寫下了濃墨重彩的一筆。同時醫(yī)學院校與其他高等院校相比又有著極大的不同，所以醫(yī)學院校檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現(xiàn)出來。
具體來說，醫(yī)學院校教學檔案是指臨床教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像、病例、電子載體材料等不同形式的歷史記錄。醫(yī)學院校的檔案資料對于學校來說，如同一面鏡子，它詳細真實地反映了一所醫(yī)學院校從建校初期到逐步發(fā)展的整個歷史過程，它能完整、準確、真實地反映學校的全部面貌，直接為學生的教學活動服務(wù)，是醫(yī)學院校進行教學改革、提高教學質(zhì)量的可靠依據(jù)，也是進行教學科研的必要條件，更是醫(yī)學院校進行教學評估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。從另一方面說醫(yī)學院校的檔案始終是以人類的生存及健康聯(lián)系在一起的。
2 檔案管理存在的問題
在醫(yī)學院校檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作的混亂，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。具體體現(xiàn)在以下幾個方面:
2.1 人的方面
學院的管理者對檔案管理的不重視;再者，從事檔案管理工作的人員缺乏對檔案管理的學習及實踐，檔案管理工作是枯燥的，面對著堆積如山的檔案，年輕教師缺乏足夠的耐心而年紀較大的教師又無更多的精力。
2.2 物的方面
學校對于檔案管理工作的投入較小，現(xiàn)在的檔案管理已突破了過去的概念，不是一個個簡單的鐵架子就能裝的下所有的檔案，各種新型的檔案格式及樣式，諸如電子制檔案，卡片制檔案，芯片式檔案等大量的存在。
2.3 檔案管理工作中的實際情況方面
檔案管理實際就是保存有價值的拋棄無價值的，俗話說的好“檔案貴在活，而重在于用”。在實踐中，大量有價值的檔案被丟棄在偏僻的角落而無價值的檔案卻堆積如山，做好檔案的分理工作尤其重要。
2.4 其他方面
檔案保管工作中的許多問題還有待解決。比如:紙張老化、字跡退色模糊，醫(yī)療檔案紙張變黃，發(fā)脆，老化變質(zhì)，有的到了不能再用的程度。其中檔案蟲害也十分猖獗等等。這些問題都是我們需要急切解決的，加強醫(yī)學檔案的保管工作中，無論是對于現(xiàn)在還是將來的檔案管理事業(yè)，都是一件長期重要的醫(yī)學工作。
3 如何做好醫(yī)學院檔案管理工作
做好學校的檔案管理工作，這是一個醫(yī)學院校發(fā)展的需要，也是每個高等院校管理工作中的一部分，更是維護一所醫(yī)學院校演變歷程的真實面貌。通過對醫(yī)學院校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校在醫(yī)學史上的歷史的足跡，看到在各個時期我們所取得的種種醫(yī)學實驗成績和榮譽;同時，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更好地做好醫(yī)療實驗工作。完整的檔案資料還可以為社會、為廣大教職工以及醫(yī)學生提供便利的服務(wù)。
那么我們又該怎樣做好醫(yī)學院校的檔案管理工作呢?
人的方面，解決方案可以通過研究及討論，增強管理者對檔案管理工作的重視，將檔案管理工作與教學放在同一高度抓。在年輕教師進入檔案管理的工作之前進行崗前教育及培訓(xùn)，通過考試的方可工作，并制定嚴格的規(guī)章制度規(guī)范教師的行為，對工作不重視及不認真的教師進行處罰。對于長期從事檔案管理工作的老教師，要對新教師進行輔導(dǎo)及教育，將工作中成熟經(jīng)驗傳授給新教師，做到老帶青，舊帶新的良好傳承。
此外，還要加強學校檔案的基礎(chǔ)管理。檔案工作人員除了在本校醫(yī)學檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，還應(yīng)著重做好醫(yī)學檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的醫(yī)學檢索工具，建立健全醫(yī)學檢索體系和醫(yī)療檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足醫(yī)學檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對醫(yī)療檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的醫(yī)學檔案。重要、珍貴的醫(yī)學檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，醫(yī)學檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的醫(yī)學服務(wù)新途徑，以提高醫(yī)學檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”醫(yī)檔案變成“活”醫(yī)檔案，更好地發(fā)揮其檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進醫(yī)學檔案事業(yè)的發(fā)展。
綜上所述，醫(yī)學院校的檔案管理工作是一門學問。 科學規(guī)范的醫(yī)學檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新教育形勢的需要，開創(chuàng)醫(yī)學檔案管理工作的新局面。做好醫(yī)學檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)高等院校特別是醫(yī)學院校檔案管理工作的自身價值，而且可以為醫(yī)療經(jīng)濟發(fā)展和社會醫(yī)學進步做出應(yīng)有的貢獻。
展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，這就要求我們必須把醫(yī)學院校檔案工作提高到歷史的、戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的高度來認識。給予高度重視，積極做好檔案工作。作為一名醫(yī)學院校的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的觀念;把被動利用醫(yī)學檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動開發(fā)醫(yī)學檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，這是深化醫(yī)學院校檔案工作的前提條件。其次，我們還應(yīng)充分認識高校體制下檔案管理工作的新特點，探索醫(yī)學院校檔案管理的新模式。
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