首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案局與檔案館的關(guān)系
時(shí)間：2023-06-20 18:03:44
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檔案管理效果最終體現(xiàn)在對(duì)檔案信息的利用，而檔案信息資源的科學(xué)合理有效使用往往能給組織帶來(lái)巨大的綜合效益。當(dāng)前受檔案質(zhì)量及檔案檢索工具的影響，檔案檢索效率不高，直接影響到檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，加上長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”及對(duì)檔案利用效益認(rèn)識(shí)的缺乏，都使得檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度不高，檔案利用率低，難以真正地凸顯檔案管理的真正效果。
檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后
現(xiàn)代檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的工作，要求檔案管理人員不僅要具備先進(jìn)的理論基礎(chǔ)和文化素養(yǎng)，同時(shí)要具備相應(yīng)的管理技能。從當(dāng)前我國(guó)檔案管理人員隊(duì)伍的具體情況來(lái)看，大部分檔案管理人員的工作仍只是簡(jiǎn)單地局限于收集、查找階段，不論是在文化程度還是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面都難以滿足信息時(shí)代下檔案管理工作開(kāi)展的需求，無(wú)法發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。如部分單位在先進(jìn)檔案管理工作設(shè)備引進(jìn)方面投入了大量的財(cái)力，但受檔案管理人員自身水平的限制，先進(jìn)的設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其先進(jìn)作用，檔案管理的手工化現(xiàn)象仍普遍存在，更談不上熟悉檔案內(nèi)容、能夠?qū)n案信息進(jìn)行深入分析、研究的專(zhuān)業(yè)性人才。
提高我國(guó)檔案管理工作水平的對(duì)策
（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高重視
檔案管理工作的重要性不言而喻。當(dāng)前要認(rèn)清形式，進(jìn)一步解放思想，徹底轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理原先存在的片面和錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，重新和全面審視檔案管理工作的必要性，從思想和觀念上重視檔案管理工作。首先，要充分認(rèn)識(shí)到改善與加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)于組織的重要促進(jìn)作用。這要求進(jìn)一步提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度，尤其是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要做好組織內(nèi)檔案管理工作的使用感和責(zé)任感，積極推進(jìn)檔案管理工作的改善，加快我國(guó)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。其次，尤其是隨著信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的深入，檔案本身發(fā)生的巨大轉(zhuǎn)變也對(duì)于檔案管理的流程、手段等提出了新要求，這要求在重視檔案管理工作的同時(shí)，只有積極推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，才能真正地提高我國(guó)檔案管理能力和水平。其中，思想觀念上的創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新和提高管理效益的前提，要從各個(gè)渠道和途徑改變重藏輕用的落后觀念，更加自覺(jué)地將創(chuàng)新、服務(wù)、知識(shí)等全新理念貫穿于檔案管理的全過(guò)程中。最后，要正確把握檔案管理與組織發(fā)展兩者間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與組織的發(fā)展緊密結(jié)合，通過(guò)檔案管理工作效率的提高、更為準(zhǔn)確地把握檔案管理的方向和實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)利用，從而為組織的發(fā)展提供重要支持的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化
建立健全檔案管理的規(guī)章制度體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化是保證檔案管理工作得以有序開(kāi)展的重要保障，也是逐步提高檔案管理科學(xué)化和效率的關(guān)鍵所在。針對(duì)信息時(shí)代檔案管理手段、方式等的變化對(duì)檔案管理提出的新要求，要及時(shí)更新、修改及完善組織原有的檔案管理制度安排。一方面，既要明確當(dāng)前檔案管理工作職能和責(zé)任，通過(guò)工作責(zé)任的明確和強(qiáng)化，職責(zé)清楚，獎(jiǎng)懲分明，使各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同部門(mén)的檔案管理工作能在統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)下有序開(kāi)展；另一方面，要保障檔案管理制度安排的完整性，對(duì)檔案管理的各個(gè)層面和所有環(huán)節(jié)都要給予可操作化的規(guī)定，使檔案管理工作的開(kāi)展有據(jù)可依，杜絕無(wú)章可循帶來(lái)的重復(fù)、繁雜的混亂局面。尤其是要根據(jù)我國(guó)檔案工作相關(guān)法律規(guī)章制度的規(guī)定及涉取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定，包括規(guī)格、程序等。另外，要做好相關(guān)規(guī)章制度的宣傳，促進(jìn)檔案法制意識(shí)的提高和加強(qiáng)。
（三）積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段
為提高檔案管理的效率和效益，首先，要廣泛和積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、知識(shí)化和社會(huì)化，積極推進(jìn)組織檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，利用電子手段來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的存取、保管及利用，使檔案管理成為信息化建設(shè)不可或缺的組成部分，保障檔案的現(xiàn)代化能與組織的信息化進(jìn)程實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，相互促進(jìn)和共同發(fā)展。其次，加大資金的投入力度，解決檔案工作中的資金瓶頸問(wèn)題，如及時(shí)配備檔案管理所需的包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等在內(nèi)的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理裝備與技術(shù)的現(xiàn)代化和科學(xué)化，提高對(duì)于檔案信息處理的數(shù)字化和檔案管理工作水平。最后，正確處理好檔案管理過(guò)程中手工操作與現(xiàn)代化管理兩者的關(guān)系，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的基礎(chǔ)性工作仍有很大一部分是需要通過(guò)手工作業(yè)實(shí)現(xiàn)，在加大引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)要加大對(duì)于傳統(tǒng)技術(shù)的研究與創(chuàng)新力度，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。
元數(shù)據(jù)即數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，其“元”字的根本在于其代表了數(shù)據(jù)來(lái)源及過(guò)程管理的原始信息。在紙質(zhì)文件環(huán)境中，檔案整理的經(jīng)典原則認(rèn)為，對(duì)于檔案的整理要遵循“來(lái)源原則”，來(lái)源即指直觀、明確的文件形成機(jī)關(guān)；隨著電子文件的產(chǎn)生與普遍適用，目前國(guó)內(nèi)外檔案界采用了“元數(shù)據(jù)”概念來(lái)指代電子文件的來(lái)源信息，并在電子文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中不斷豐富其內(nèi)涵。
基于元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案館建設(shè)中，須保障所存文件的真實(shí)性、完整性、可靠性與可用性，這就要求對(duì)于電子數(shù)據(jù)的留存要有內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三級(jí)信息。通過(guò)總結(jié)，筆者認(rèn)為：1、元數(shù)據(jù)管理的特點(diǎn)：作為電子文件流轉(zhuǎn)全程的數(shù)據(jù)集成，支持了靜態(tài)環(huán)境的數(shù)據(jù)自動(dòng)抽取，完成著動(dòng)態(tài)環(huán)境下數(shù)據(jù)的同步生成；2、元數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)：一經(jīng)形成就實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)封裝，只能被寫(xiě)入和讀取，而不可改動(dòng)、復(fù)制或刪除；3、元數(shù)據(jù)管理的價(jià)值：只要在電子文件流轉(zhuǎn)全程保留了元數(shù)據(jù)，就能全面掌握文件的來(lái)龍去脈，保持文件與數(shù)據(jù)信息的歷史聯(lián)系，是保留文件證據(jù)信息的第一手資料。
2 元數(shù)據(jù)管理在數(shù)字檔案館建設(shè)中的存在的問(wèn)題
在元數(shù)據(jù)尚未呈體系或者起步較低的企業(yè)中，對(duì)于元數(shù)據(jù)的管理往往是一種模糊、零散的行為，在正在探索元數(shù)據(jù)管理價(jià)值的企業(yè)中，也往往存在行動(dòng)分散、體系性差的弊端，綜合來(lái)說(shuō)，元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題主要有：
第一，在管理方面，各業(yè)務(wù)部門(mén)的電子文件，都存有“保障現(xiàn)時(shí)利用，用后隨意處理”的慣性，充斥著文檔格式不同，系統(tǒng)接口不統(tǒng)一，文件歸口管理不明確的問(wèn)題，沒(méi)有相對(duì)理性的元數(shù)據(jù)管理思維，沒(méi)有合適的元數(shù)據(jù)抽取系統(tǒng)化規(guī)劃，數(shù)字檔案館建設(shè)起步之初，就是元數(shù)據(jù)散失的開(kāi)始。第二，在系統(tǒng)性方面，沒(méi)有在文件生成環(huán)節(jié)的元數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)與銜接，僅僅靠滯后的追溯與補(bǔ)充已經(jīng)失去了元數(shù)據(jù)的本身作用與意義，元數(shù)據(jù)早已失去了體系，數(shù)字的檔案館建設(shè)早已失去了支撐的基礎(chǔ)。第三，在操作性方面，由于打破了元數(shù)據(jù)形成鏈路，元數(shù)據(jù)的形成存在重復(fù)勞動(dòng)和過(guò)程比較，成為了交織在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中偶然性和無(wú)計(jì)劃性的活動(dòng)，數(shù)字的檔案館數(shù)據(jù)大大失去了成套性與完整性。第四，在數(shù)據(jù)保真方面，在文件流后端的滯后采集，本身已經(jīng)喪失了元數(shù)據(jù)的真實(shí)性，數(shù)字檔案館建設(shè)價(jià)值岌岌可危。
3 打通元數(shù)據(jù)管理通道，為數(shù)字檔案館建設(shè)提質(zhì)增效
3.1 元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)先行，構(gòu)建數(shù)字檔案館管理規(guī)范
在學(xué)習(xí)國(guó)際國(guó)內(nèi)多項(xiàng)元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，各個(gè)企業(yè)應(yīng)首先制定適合本企業(yè)電子文件管理實(shí)際的元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)以及元數(shù)據(jù)集，從系統(tǒng)自動(dòng)抽取元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，到員工收集與利用元數(shù)據(jù)的規(guī)范，都應(yīng)納入企業(yè)核心管理標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件生成、流轉(zhuǎn)、傳遞、利用、回收過(guò)程提供有章可循的行動(dòng)指南，以各項(xiàng)工作節(jié)點(diǎn)與流程控制，逐步規(guī)范電子文件流轉(zhuǎn)全程，形成多部門(mén)協(xié)同采集元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理口徑，形成數(shù)字檔案館建設(shè)中數(shù)據(jù)資源的一體化管理模式。
3.2 組織認(rèn)同元數(shù)據(jù)管理，活化數(shù)字檔案館管理價(jià)值
組織由員工構(gòu)成，人是電子文件的生成者、傳遞者，也是對(duì)電子文件的利用者、處理者，在企業(yè)工作中，只有對(duì)環(huán)節(jié)與流程的不斷認(rèn)同，才是管理走向優(yōu)化的基石。在電子文件管理系統(tǒng)用戶不斷認(rèn)同元數(shù)據(jù)利用的便捷性、數(shù)據(jù)的保真性、憑證的有效性的過(guò)程中，逐步建立全企業(yè)信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及元數(shù)據(jù)管理意識(shí)；提高在電子文件流轉(zhuǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)人員的數(shù)據(jù)管理與處理能力，不斷增強(qiáng)員工對(duì)元數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮元數(shù)據(jù)在實(shí)際工作中的優(yōu)越性，保障文件信息運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全性與可靠性，為元數(shù)據(jù)管理提供組織支持，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定管理基礎(chǔ)。
3.3 暢通元數(shù)據(jù)管理鏈路，規(guī)范數(shù)字的檔案館建設(shè)全流程
企業(yè)中各部門(mén)在明確部門(mén)組織職能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確在企業(yè)元數(shù)據(jù)管理中，自身所承擔(dān)的職責(zé)、發(fā)揮的作用、利用的焦點(diǎn)，明確本部門(mén)職能范圍內(nèi)參與的元數(shù)據(jù)管理功能；明確本部門(mén)與上游、下游部門(mén)的文件接口，規(guī)范相關(guān)渠道的文件數(shù)據(jù)格式和電子文件系統(tǒng)功能，使自身與其他部門(mén)的文件互動(dòng)規(guī)范保持一致，元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識(shí)，使數(shù)字檔案館的科學(xué)建設(shè)達(dá)成普遍共識(shí)。
3.4 認(rèn)清數(shù)據(jù)資源價(jià)值，依托元數(shù)據(jù)管理積淀數(shù)字檔案館管理資源
在信息化發(fā)展的今天，圖書(shū)館，特別是大學(xué)圖書(shū)館不僅要對(duì)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字轉(zhuǎn)換和管理，更要對(duì)新興事物網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會(huì)議等。所以網(wǎng)絡(luò)檔案化管理，成為當(dāng)今圖書(shū)管理的必然趨勢(shì)，這就必須對(duì)檔案化管理的技術(shù)和法律相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入闡述和探討。
所謂數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識(shí)的過(guò)程。這些數(shù)據(jù)可以是結(jié)構(gòu)化的，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，也可以是半結(jié)構(gòu)化的，如文本，圖形，圖像數(shù)據(jù)，甚至是分布在網(wǎng)絡(luò)上的異構(gòu)型數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)知識(shí)的方法可以是數(shù)學(xué)的，也可以是非數(shù)學(xué)的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發(fā)現(xiàn)了的知識(shí)可以被用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過(guò)程控制等，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)自身的維護(hù)。數(shù)據(jù)挖掘借助了多年來(lái)數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)和人工智能以及知識(shí)工程等領(lǐng)域的研究成果構(gòu)建自己的理論體系，是涉及數(shù)據(jù)庫(kù)、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、機(jī)械學(xué)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、可視化、并行計(jì)算等的交叉學(xué)科，是目前國(guó)際上數(shù)據(jù)庫(kù)和決策支持領(lǐng)域的最前沿的研究方向之一。
一、數(shù)據(jù)挖掘的功能
數(shù)據(jù)挖掘通過(guò)預(yù)測(cè)未來(lái)趨勢(shì)及行為，做出預(yù)測(cè)性的、基于知識(shí)的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫(kù)中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識(shí)，按其功能可分為以下幾類(lèi)。
1、關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫(kù)中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個(gè)事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
2、聚類(lèi)
輸入的數(shù)據(jù)并無(wú)任何類(lèi)型標(biāo)記，聚類(lèi)就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對(duì)象分組為多個(gè)類(lèi)或簇，使得在同一個(gè)簇中的對(duì)象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對(duì)象差別很大。聚類(lèi)增強(qiáng)了人們對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的認(rèn)識(shí)，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類(lèi)技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識(shí)別方法和數(shù)學(xué)分類(lèi)學(xué)。
3、自動(dòng)預(yù)測(cè)趨勢(shì)和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動(dòng)在大型數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類(lèi)和預(yù)測(cè)，尋找預(yù)測(cè)性信息，自動(dòng)地提出描述重要數(shù)據(jù)類(lèi)的模型或預(yù)測(cè)未來(lái)的數(shù)據(jù)趨勢(shì)，這樣以往需要進(jìn)行大量手工分析的問(wèn)題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
4、概念描述
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡(jiǎn)潔的描述形式來(lái)描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對(duì)某類(lèi)對(duì)象的內(nèi)涵進(jìn)行描述并概括出這類(lèi)對(duì)象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類(lèi)對(duì)象的共同特征，后者描述不同類(lèi)對(duì)象之間的區(qū)別。生成一個(gè)類(lèi)的特征性只涉及該類(lèi)對(duì)象中所有對(duì)象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹(shù)方法、遺傳算法等。
5、偏差檢測(cè)
數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢測(cè)這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識(shí)，如分類(lèi)中的反常實(shí)例、不滿足規(guī)則的特例、觀測(cè)結(jié)果與模型預(yù)測(cè)值的偏差、量值隨時(shí)間的變化等。偏差檢測(cè)的基本方法是尋找觀測(cè)結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測(cè)欺詐行為，或市場(chǎng)分析中分析特殊消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣。
二、數(shù)據(jù)挖掘在建設(shè)現(xiàn)代化高校檔案館中的應(yīng)用
1、資源類(lèi)數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類(lèi)電子檔案、電子文件中心中存儲(chǔ)的各類(lèi)電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護(hù)信息。我們從研究大學(xué)檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇髮W(xué)檔案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
(1) 利用Web訪問(wèn)信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和Web訪問(wèn)趨勢(shì)等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問(wèn)模式和用戶需求的趨勢(shì)，從不同側(cè)面來(lái)研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
(2) 收集大學(xué)檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊(cè)信息、訪問(wèn)記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計(jì)分析的用戶查閱數(shù)據(jù)庫(kù)、日志數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶定制信息庫(kù)、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2、從建設(shè)大學(xué)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇髮W(xué)檔案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
(1) 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問(wèn)信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過(guò)對(duì)檔案信息的訪問(wèn)記錄、檢索請(qǐng)求中用戶請(qǐng)求失敗的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，按類(lèi)統(tǒng)計(jì)檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對(duì)性地補(bǔ)充和豐富檔案信息資源。
(2) 在大學(xué)檔案館藏管理過(guò)程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類(lèi)、聚類(lèi)等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專(zhuān)題進(jìn)行挖掘、分類(lèi)、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫(kù)及各類(lèi)專(zhuān)題檔案信息庫(kù)等。
3、從做好大學(xué)檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)閮?yōu)化館藏信息和對(duì)未來(lái)工作的預(yù)測(cè)發(fā)揮重要作用。
(1) 在提供利用環(huán)節(jié)中，對(duì)用戶每次借閱的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)各類(lèi)檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則或比例關(guān)系，這樣可以進(jìn)一步優(yōu)化館藏信息。
(2) 開(kāi)展大學(xué)檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評(píng)價(jià)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量文檔集合的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)、分類(lèi)、聚類(lèi)、關(guān)聯(lián)分析、分布分析，通過(guò)歸納與總結(jié)，發(fā)現(xiàn)的知識(shí)可以為未來(lái)檔案工作的趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)。
三、數(shù)據(jù)挖掘在管理類(lèi)數(shù)據(jù)中的應(yīng)用
大學(xué)檔案館的管理類(lèi)數(shù)據(jù)包括：智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)等在日常工作產(chǎn)生大量的管理類(lèi)數(shù)據(jù)。我們得用數(shù)據(jù)挖掘工具在這類(lèi)看似無(wú)用的數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的知識(shí)并運(yùn)用到大學(xué)檔案館工作中，并在大學(xué)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。
大學(xué)檔案館檔案工作的重點(diǎn)是為師生服務(wù)，以服務(wù)為中心開(kāi)展各項(xiàng)工作，如何使用先進(jìn)的工具，提高服務(wù)的質(zhì)量是一直困擾我們的難題。數(shù)據(jù)挖掘?yàn)榇髮W(xué)檔案館檔案工作的智能化、個(gè)性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能檢索系統(tǒng)可調(diào)用用戶興趣模型，自動(dòng)修正檢索策略并可依用戶興趣將檢索結(jié)果迅速聚類(lèi)和分類(lèi)，并條理化地排序出來(lái)；對(duì)于設(shè)計(jì)院、社科院等科研型檔案用戶，可借助數(shù)據(jù)挖掘開(kāi)展針對(duì)性的檔案信息挖掘，并將研究成果以概述、成果報(bào)告等形式提供給用戶。這樣不光實(shí)現(xiàn)了大學(xué)檔案的二次開(kāi)發(fā)，也會(huì)給用戶帶來(lái)意外的驚喜。
網(wǎng)絡(luò)最初只是科學(xué)家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網(wǎng)用于教育和研究可以得到政府的補(bǔ)貼。在中國(guó)，大學(xué)有撥款，圖書(shū)館有大學(xué)支持，數(shù)字圖書(shū)館的網(wǎng)絡(luò)檔案館是不贏利的，產(chǎn)出是教學(xué)和科研的長(zhǎng)期社會(huì)效益。今天，因特網(wǎng)已經(jīng)越來(lái)越商業(yè)化了，網(wǎng)絡(luò)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)中已成為極具潛力的技術(shù)投資對(duì)象。大學(xué)數(shù)字圖書(shū)館也可以考慮建立以贏利為目的的網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)，采用網(wǎng)絡(luò)商務(wù)中的一些商務(wù)模式，例如網(wǎng)絡(luò)廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、B2C等。收入可用于大學(xué)數(shù)字圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)的滾動(dòng)發(fā)展。目前人們對(duì)這些處于萌芽中的經(jīng)濟(jì)模式認(rèn)識(shí)甚少。管理網(wǎng)絡(luò)的公共政策制定主體是政府部門(mén)，推行電子政務(wù)，開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)資源，促進(jìn)從文字印刷向網(wǎng)絡(luò)出版的轉(zhuǎn)移是當(dāng)前相關(guān)政府部門(mén)的重要任務(wù)。大學(xué)的政策、態(tài)度和措施對(duì)數(shù)字圖書(shū)館的發(fā)展至關(guān)重要。市場(chǎng)手段和政策平衡是網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)運(yùn)行，網(wǎng)上內(nèi)容傳遞和保存應(yīng)該和必須考慮的。
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中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）16-0340-01
在信息化發(fā)展的今天，檔案管理不僅要對(duì)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字轉(zhuǎn)換和管理，更要對(duì)新興事物網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會(huì)議等。所以網(wǎng)絡(luò)檔案化管理，成為當(dāng)今檔案管理的必然趨勢(shì)，這就必須對(duì)檔案化管理的技術(shù)和法律相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行深入闡述和探討。
所謂數(shù)據(jù)挖掘（Data Mining），就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識(shí)的過(guò)程。這些數(shù)據(jù)可以是結(jié)構(gòu)化的，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，也可以是半結(jié)構(gòu)化的，如文本，圖形，圖像數(shù)據(jù)，甚至是分布在網(wǎng)絡(luò)上的異構(gòu)型數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)知識(shí)的方法可以是數(shù)學(xué)的，也可以是非數(shù)學(xué)的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發(fā)現(xiàn)了的知識(shí)可以被用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過(guò)程控制等，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)自身的維護(hù)。數(shù)據(jù)挖掘借助了多年來(lái)數(shù)理統(tǒng)計(jì)技術(shù)和人工智能以及知識(shí)工程等領(lǐng)域的研究成果構(gòu)建自己的理論體系，是涉及數(shù)據(jù)庫(kù)、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、機(jī)械學(xué)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、可視化、并行計(jì)算等的交叉學(xué)科，是目前國(guó)際上數(shù)據(jù)庫(kù)和決策支持領(lǐng)域的最前沿的研究方向之一。
1 數(shù)據(jù)挖掘之功能
數(shù)據(jù)挖掘通過(guò)預(yù)測(cè)未來(lái)趨勢(shì)及行為，做出預(yù)測(cè)性的、基于知識(shí)的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫(kù)中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識(shí)，按其功能可分為以下幾類(lèi)。
1.1 關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫(kù)中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個(gè)事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
1.2 聚類(lèi)
輸入的數(shù)據(jù)并無(wú)任何類(lèi)型標(biāo)記，聚類(lèi)就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對(duì)象分組為多個(gè)類(lèi)或簇，使得在同一個(gè)簇中的對(duì)象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對(duì)象差別很大。聚類(lèi)增強(qiáng)了人們對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的認(rèn)識(shí)，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類(lèi)技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識(shí)別方法和數(shù)學(xué)分類(lèi)學(xué)。
1.3 自動(dòng)預(yù)測(cè)趨勢(shì)和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動(dòng)在大型數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類(lèi)和預(yù)測(cè)，尋找預(yù)測(cè)性信息，自動(dòng)地提出描述重要數(shù)據(jù)類(lèi)的模型或預(yù)測(cè)未來(lái)的數(shù)據(jù)趨勢(shì)，這樣以往需要進(jìn)行大量手工分析的問(wèn)題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
1.4 概念描述
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡(jiǎn)潔的描述形式來(lái)描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對(duì)某類(lèi)對(duì)象的內(nèi)涵進(jìn)行描述并概括出這類(lèi)對(duì)象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類(lèi)對(duì)象的共同特征，后者描述不同類(lèi)對(duì)象之間的區(qū)別。生成一個(gè)類(lèi)的特征性只涉及該類(lèi)對(duì)象中所有對(duì)象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹(shù)方法、遺傳算法等。
1.5 偏差檢測(cè)
數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢測(cè)這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識(shí)，如分類(lèi)中的反常實(shí)例、不滿足規(guī)則的特例、觀測(cè)結(jié)果與模型預(yù)測(cè)值的偏差、量值隨時(shí)間的變化等。偏差檢測(cè)的基本方法是尋找觀測(cè)結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測(cè)欺詐行為，或市場(chǎng)分析中分析特殊消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣。
2 數(shù)據(jù)挖掘在建設(shè)現(xiàn)代化檔案館中的應(yīng)用
2.1 資源類(lèi)數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類(lèi)電子檔案、電子文件中心中存儲(chǔ)的各類(lèi)電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護(hù)信息。我們從研究檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)闄n案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
（1） 利用Web訪問(wèn)信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和Web訪問(wèn)趨勢(shì)等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問(wèn)模式和用戶需求的趨勢(shì)，從不同側(cè)面來(lái)研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
（2） 收集檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊(cè)信息、訪問(wèn)記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計(jì)分析的用舨樵氖據(jù)庫(kù)、日志數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶定制信息庫(kù)、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2.2 從建設(shè)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)闄n案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
（1） 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問(wèn)信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過(guò)對(duì)檔案信息的訪問(wèn)記錄、檢索請(qǐng)求中用戶請(qǐng)求失敗的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，按類(lèi)統(tǒng)計(jì)檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對(duì)性地補(bǔ)充和豐富檔案信息資源。
（2） 在檔案館藏管理過(guò)程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類(lèi)、聚類(lèi)等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專(zhuān)題進(jìn)行挖掘、分類(lèi)、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫(kù)及各類(lèi)專(zhuān)題檔案信息庫(kù)等。
中圖分類(lèi)號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2016）05-0000-00
隨著科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日漸成熟，人類(lèi)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，這使得人們生活和工作的方方面面都結(jié)束了傳統(tǒng)的重復(fù)性的工作模式，變得更加便捷。在檔案信息管理工作中，由于其工作內(nèi)容相對(duì)繁雜，數(shù)據(jù)量相對(duì)較大，因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大改進(jìn)了以往的工作模式，滿足了信息的共享性、時(shí)效性和便捷性等多種特征。數(shù)據(jù)挖掘作為檔案信息管理工作的重要信息技術(shù)之一，具有其自身獨(dú)特的功能和地位。
1數(shù)據(jù)挖掘的定義
隨著數(shù)據(jù)學(xué)科的興起，越來(lái)越多的科學(xué)家針對(duì)數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進(jìn)行了深入的研究，現(xiàn)在，數(shù)據(jù)挖掘已經(jīng)成為一個(gè)專(zhuān)門(mén)的學(xué)術(shù)領(lǐng)域，橫跨多個(gè)學(xué)科，涵蓋了統(tǒng)計(jì)學(xué)、數(shù)學(xué)、機(jī)器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)庫(kù)等多方面內(nèi)容。從普遍意義上而言，數(shù)據(jù)挖掘就是從包含大量模糊、隨機(jī)、有噪聲的數(shù)據(jù)中通過(guò)一定的技術(shù)手段進(jìn)行識(shí)別，將有效的、新穎的、或者潛在有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理，進(jìn)而形成可以理解的知識(shí)。在實(shí)際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)挖掘往往通過(guò)各種分析工具的利用，從海量的數(shù)據(jù)中發(fā)掘模型和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，并可以據(jù)此作出一定的預(yù)測(cè)。
2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)方法
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法有很多，主要包括：
（1）分析方法：主要包括統(tǒng)計(jì)分析方法，諸如回歸分析和時(shí)間序列分析、多元分析等。其中，回歸分析針對(duì)自變量和因變量及其之間的變化關(guān)系進(jìn)行分析；時(shí)間序列分析利用時(shí)間序列模型進(jìn)行相應(yīng)的分析。
（2）決策樹(shù)：在信息理論的基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，在建立決策樹(shù)的同時(shí)，也生成了相應(yīng)的規(guī)則，并可以據(jù)此預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。主要包括分類(lèi)及回歸樹(shù)法，卡方自動(dòng)交互探測(cè)法等等。
（3）神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)：即通過(guò)模擬人腦的思考結(jié)構(gòu)進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)分析，具有一定的自我學(xué)習(xí)功能，并以此調(diào)整對(duì)應(yīng)的參數(shù)，借以得到有關(guān)的資料。該方法可以對(duì)大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。
（4）相關(guān)規(guī)則：主要進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，按照“如果――則”的邏輯進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)資料的細(xì)分。
（5）數(shù)據(jù)可視化：通過(guò)一定的、合適的圖形等進(jìn)行數(shù)據(jù)的展現(xiàn)和表示，同時(shí)，該方法還支持多維數(shù)據(jù)的可視化，有利于從不同的層次進(jìn)行有關(guān)的分析。
除了上述方法之外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的主要方法還包括遺傳算法、近鄰算法、粗糙集、聯(lián)機(jī)分析處理等等，不同的方法都有其適用的不同數(shù)據(jù)庫(kù)或者數(shù)據(jù)資源，為有關(guān)數(shù)據(jù)的信息化處理提供了更多的方便。
3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用模式
3.1檔案信息的收集
檔案信息的收集是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。其主要內(nèi)容是概念模型的建立，也就是通過(guò)一定基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析，對(duì)有關(guān)的數(shù)據(jù)或者集合按照一定的方法進(jìn)行描述，即建立起有關(guān)的模型，并據(jù)此對(duì)比測(cè)試相應(yīng)的樣本對(duì)象等，在能夠獲得較高準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，以此作為標(biāo)準(zhǔn)，繼而將不同種類(lèi)的對(duì)象進(jìn)行劃分。例如，在檔案管理者針對(duì)某一信息進(jìn)行錄入后，則數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)項(xiàng)目的屬性描述，即形成了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模型。當(dāng)同類(lèi)的信息再次輸入時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)則會(huì)按照該標(biāo)準(zhǔn)模型對(duì)信息中的不同項(xiàng)目按照屬性進(jìn)行分類(lèi)，大大節(jié)約了工作時(shí)間。
3.2進(jìn)行檔案分類(lèi)
在檔案管理中，其工作任務(wù)相對(duì)繁重，主要是因?yàn)閿?shù)據(jù)量較大，而對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理往往需要耗費(fèi)大量的精力。但是，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的施行，可以自動(dòng)對(duì)大量不同的檔案依照屬性的不同進(jìn)行不同級(jí)別的分類(lèi)，可以輔助有關(guān)的檔案管理員進(jìn)行更高效率的檢索。該功能的主要過(guò)程為：依照某些數(shù)據(jù)的不同特征對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，使之形成相應(yīng)的訓(xùn)練集；在此基礎(chǔ)上，建立對(duì)應(yīng)的分類(lèi)模型，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)。
3.3檔案信息的分析與整合
檔案的建立以及檔案信息化管理的重要用途之一，就是為了在特定時(shí)期，有關(guān)的管理者可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速的信息提取、分析、整合，繼而使其發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，有關(guān)的管理者可以針對(duì)某種現(xiàn)象發(fā)生的原因進(jìn)行深入的分析，并挖掘背后的原因繼而采取一定的措施，杜絕此類(lèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還可以針對(duì)有關(guān)的檔案查閱等，提供相應(yīng)的信息便于管理者做好充足的準(zhǔn)備。例如，在某個(gè)檔案的管理網(wǎng)站中，數(shù)據(jù)挖掘可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)使用者大量查閱檔案的高峰期，有關(guān)的管理人員可以據(jù)此做好充足的準(zhǔn)備，并采取一定的措施預(yù)防網(wǎng)站癱瘓等問(wèn)題的發(fā)生。
4數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的意義
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息的科學(xué)高效管理提供了更加便利的條件，使得繁重冗雜的檔案管理工作擺脫了傳統(tǒng)的模式，使得其上升到了新的管理層面。智能化、信息化的檔案數(shù)據(jù)管理提升了有關(guān)數(shù)據(jù)處理的速度，這不僅節(jié)約了有關(guān)管理人員的工作時(shí)間，同時(shí)，也降低了其工作難度，提升了管理者的工作效率和工作水平。
另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案信息管理的保密性和保存時(shí)間等多方面也具有十分重要的意義。一般而言，檔案信息的保存往往具有較高的保密性，有關(guān)信息的泄露很可能引發(fā)一系列嚴(yán)重的問(wèn)題。而對(duì)于某些特殊機(jī)構(gòu)等，其保管的檔案往往在具有一定機(jī)密性的同時(shí)，也需要進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，借以保存或者提升其價(jià)值，但是在使用過(guò)程中，很可能出現(xiàn)檔案信息的丟失等現(xiàn)象。而采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，這些問(wèn)題和不良現(xiàn)象可以得到相應(yīng)的改善。
5結(jié)語(yǔ)
綜上所述，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中具有十分重要的意義，它不僅提升了檔案管理的效率，還增強(qiáng)了檔案的使用效率，這對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作而言是一個(gè)重大的進(jìn)步。
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各行各業(yè)都面臨著對(duì)龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到對(duì)自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。檔案行業(yè)以保存社會(huì)檔案并提供檔案為社會(huì)利用為己任，直接面對(duì)著對(duì)社會(huì)原始記錄的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)，檔案工作者已經(jīng)明顯感覺(jué)到任務(wù)的艱巨，而且很多時(shí)候面對(duì)洶涌而來(lái)的大數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)不知道如何應(yīng)對(duì)，因此，檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給當(dāng)前檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，因此一般的數(shù)據(jù)軟件無(wú)法對(duì)其進(jìn)行歸納統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多，必須用各類(lèi)程序都高于傳統(tǒng)軟件的新軟件來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸納和整合，并且將其存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。大數(shù)據(jù)適用范圍廣、數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多、數(shù)據(jù)操作靈敏、數(shù)據(jù)使用價(jià)值高密度低。因此大數(shù)據(jù)對(duì)當(dāng)前檔案管理來(lái)書(shū)具有極大的挑戰(zhàn)性。
（一）大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理理念和流程提出了極大的挑戰(zhàn)
最初的檔案管理模式是由檔案管理員來(lái)完成，檔案管理員將檔案分成不同的類(lèi)別并做好記錄，方便日后的查詢；但是在當(dāng)今社會(huì)，信息化在不斷的進(jìn)步，檔案信息逐漸豐富起來(lái)，并且很多檔案信息中存在共性，檔案信息是交叉存在的，如果依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息歸納起來(lái)較復(fù)雜甚至無(wú)法歸納，并且目前一些檔案信息是無(wú)法用傳統(tǒng)檔案管理手法進(jìn)行保存的。
（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案保存形式提出了新的要求
目前的數(shù)據(jù)信息一般被記錄在電子文檔中，還會(huì)通過(guò)電子圖片、音頻等形式來(lái)存儲(chǔ)和記錄。這類(lèi)數(shù)據(jù)不能保存在紙質(zhì)材料上，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)這類(lèi)信息的存儲(chǔ)，因此在對(duì)新檔案保存形式的要求中，特意強(qiáng)調(diào)形式的多樣化，并且要具備把信息數(shù)據(jù)歸類(lèi)存儲(chǔ)的特點(diǎn)，在查找信息時(shí)就可通過(guò)關(guān)鍵詞來(lái)查找。
（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求
大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息種類(lèi)繁多，處理信息方面較為復(fù)雜，因此大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息存儲(chǔ)技術(shù)要求略高，而傳統(tǒng)檔案信息管理技術(shù)操作簡(jiǎn)便，傳統(tǒng)檔案管理人員只需了解檔案管理的基本要求和基本操作就可以，但是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)對(duì)信息的管理手法較為單一。在新時(shí)代的背景下，大數(shù)據(jù)的推進(jìn)，檔案管理人員必須具備多種存儲(chǔ)信息技術(shù)技能，其中包括給檔案文件進(jìn)行分類(lèi)、查詢資料、電子軟件中存儲(chǔ)信息軟件的運(yùn)用等。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給當(dāng)前檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)
（一）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案管理效率，降低管理成本
大數(shù)據(jù)能夠快速處理大量數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理能力，在處理檔案工作中具有較大的優(yōu)勢(shì)，不僅提高檔案管理效率，也能夠明顯降低運(yùn)作成本。當(dāng)前，社會(huì)上各行業(yè)、各單位的檔案數(shù)量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)材料保存檔案所需的保存空間和紙質(zhì)成本較高；而運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行保存和處理檔案工作，能夠把大量的數(shù)據(jù)保存在信息庫(kù)中，節(jié)省時(shí)間成本和降低材料成本。
（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案保存質(zhì)量
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，一旦保存檔案的地方出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存，且紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間較久后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡模糊等。這些缺點(diǎn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下完全可以避免，運(yùn)用大數(shù)據(jù)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需很少量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間就可以做到。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提高檔案管理工作的有效對(duì)策
目前信息時(shí)代中大數(shù)據(jù)占有重要位置，我國(guó)當(dāng)前檔案工作還不夠完善，對(duì)于如何應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)帶來(lái)的新思路還需重點(diǎn)分析和探討，為了我國(guó)檔案信息管理技術(shù)能在大數(shù)據(jù)的背景下順利發(fā)展，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策：
（一）大力培養(yǎng)能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的高端人才
人才是一切工作的生命線，因此，大力培養(yǎng)檔案管理的高端人才相當(dāng)關(guān)鍵。培養(yǎng)檔案管理的現(xiàn)代化人才，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：一是政府鼓勵(lì)高校開(kāi)辦跨學(xué)科的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學(xué)科專(zhuān)業(yè)。二是引進(jìn)國(guó)外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導(dǎo)我國(guó)檔案管理人才適應(yīng)新時(shí)期下的檔案工作。三是大力投入資金開(kāi)展人才培養(yǎng)工作，人才的培養(yǎng)不僅需要時(shí)間，還需要足夠的資金作為保障。
（二）優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)，注入新鮮血液
我國(guó)檔案管理的人員結(jié)構(gòu)基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無(wú)”的狀況，這是由于長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)我國(guó)檔案管理工作人員處于弱勢(shì)，比較少的人才投入到檔案管理工作來(lái)，幾乎沒(méi)有年輕人去從事檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)人才的要求比任何時(shí)期都要高，沒(méi)有人才參與，信息化無(wú)從談起，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下開(kāi)展檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是優(yōu)化檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)，改變現(xiàn)在“老齡化多、中年人少、年輕人無(wú)”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。
（三）大力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性
信息化時(shí)代大量的數(shù)據(jù)可以通過(guò)一個(gè)小小的內(nèi)存卡進(jìn)行保存，有便利的優(yōu)勢(shì)，但存在數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，諸如電腦病毒、內(nèi)存卡損壞等。因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。檔案工作人員要提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全意識(shí)，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數(shù)據(jù)的電腦中；政府要出臺(tái)一些檔案管理工作細(xì)則，避免一些操作不當(dāng)引起檔案數(shù)據(jù)丟失。
四、檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)需注意的問(wèn)題
（一）要有明確的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理在運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)必須要弄清楚到底想從大數(shù)據(jù)中得到什么，否則就要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)分析數(shù)據(jù)。檔案資源太豐富，如果沒(méi)有明確的目標(biāo)，就算沒(méi)有走入迷途至少也會(huì)覺(jué)得非常迷茫。因此，首先要定義使用大數(shù)據(jù)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，之后再使用能夠解決特定問(wèn)題的大數(shù)據(jù)工具。
（二）要注意潛在的風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權(quán)的侵犯、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛等問(wèn)題，因此，檔案管理在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需要注意這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)制定法規(guī)、明確權(quán)限、厘清任關(guān)系等措施來(lái)控制和應(yīng)對(duì)這些潛在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
五、結(jié)語(yǔ)
大數(shù)據(jù)給我國(guó)檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)也是我國(guó)檔案管理工作面臨的重大挑戰(zhàn)，檔案管理行業(yè)必須做好充分準(zhǔn)備來(lái)面對(duì)挑戰(zhàn)，同時(shí)盡最大的努力來(lái)抓住此次機(jī)遇，真正做到將檔案信息中蘊(yùn)含的知識(shí)全部開(kāi)發(fā)出來(lái)，并且實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。
中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）09-0329-01
前言
在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，做好檔案管理工作對(duì)整個(gè)工作的施展起著重要的作用。因?yàn)樵谶@個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，市場(chǎng)對(duì)人才的需求量與日俱增，檔案管理工作在企業(yè)的管理工作中就顯得尤為重要。近年來(lái)，檔案管理工作在進(jìn)行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該采取相關(guān)措施來(lái)增強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)與能力，提高人事管理工作的質(zhì)量。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代
1、大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征
大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)數(shù)據(jù)信息新時(shí)代，大數(shù)據(jù)是指擁有巨大規(guī)模的海量資料。它具有體量大、價(jià)值高、種類(lèi)多、速度快的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)對(duì)信息過(guò)程的分析方式在轉(zhuǎn)變，不再是以傳統(tǒng)的方式分析信息。主要體現(xiàn)在：不再是隨機(jī)的采樣調(diào)查，而是對(duì)整體的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析；精確度有所下降，但對(duì)于混雜性信息可以進(jìn)行有效分析；對(duì)事物的因果關(guān)系不再詳細(xì)探索，更注重事物之間的關(guān)聯(lián)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的這些轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)了它強(qiáng)大的“預(yù)測(cè)”能力。
2、大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響
（1）檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和備份
在傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案管理的利用效率雖然較高，但時(shí)常會(huì)遇到新的檔案數(shù)據(jù)無(wú)法入庫(kù)的情況。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理逐漸接近信息化，數(shù)據(jù)庫(kù)可以容納更多的信息，但也存在一定的問(wèn)題，儲(chǔ)存空間也面臨著新的挑戰(zhàn)。這就需要優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的儲(chǔ)存，節(jié)約成本，提高效率，而這些問(wèn)題都需要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)解決和實(shí)現(xiàn)。
（2）檔案信息資源的開(kāi)發(fā)
檔案庫(kù)作為重要的信息資源儲(chǔ)存庫(kù)，其機(jī)密性和儲(chǔ)存量對(duì)企業(yè)、社會(huì)、國(guó)家的發(fā)展有著極為重要的影響。但在傳統(tǒng)的管理方式中，由于管理人員缺乏檔案意識(shí)，且很大部分的管理人員不夠?qū)I(yè)，對(duì)相關(guān)的知識(shí)與內(nèi)容不夠了解，使很多信息資源無(wú)法得到有效的利用和開(kāi)發(fā)。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)掘有效信息，必須依靠技術(shù)手段，而大數(shù)據(jù)技術(shù)是很好的選擇。
（3）檔案工作的管理
隨著人們整體文化水平的提高，用戶對(duì)于檔案各方面的需求越來(lái)越大。目前，檔案利用的最主要目的是獲取檔案資料背后所蘊(yùn)含的知識(shí)和信息，因此檔案應(yīng)用應(yīng)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理。檔案庫(kù)服務(wù)的技術(shù)核心是技術(shù)引擎，新型的檔案知識(shí)服務(wù)引擎有資源服務(wù)推薦引擎、資源學(xué)術(shù)搜索引擎、行為智能分析引擎及決策引擎等。在檔案知識(shí)管理中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)構(gòu)建新型的知識(shí)服務(wù)引擎。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題和面臨的挑戰(zhàn)
1、管理模式還很落后，效率較低
目前，檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲(chǔ)存以紙質(zhì)為主。它也具有一定的優(yōu)勢(shì)，如利用范圍廣、適應(yīng)性較強(qiáng)、還可作為原始憑證。但紙質(zhì)文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲(chǔ)存起來(lái)不方便等。很多部門(mén)并沒(méi)有對(duì)此引起重視，沒(méi)有制定相關(guān)的崗位，明確管理人員的職責(zé)，缺乏完善的制度。而在材料的真實(shí)性等方面，工作人員也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格審查，造成了檔案的不完整以及失實(shí)等，對(duì)日后的各項(xiàng)工作的開(kāi)展帶來(lái)很大的麻煩。
2、對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠、重視程度不夠
在檔案管理工作中，很多工作人員認(rèn)為這只是一項(xiàng)輔的工作，并不能為企業(yè)的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。而企業(yè)也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作引起重視，忽視了其對(duì)信息儲(chǔ)存?zhèn)鞑?、人才選拔任用的重要性?；蛘哂械墓芾韱T認(rèn)為，檔案文件只要沒(méi)有損壞、丟失、泄密，對(duì)工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對(duì)它的重視度。并且由于認(rèn)識(shí)上的不足，管理者并不重視檔案管理工作，淡化了其地位和作用。
3、缺乏統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)及管理人員
在部分企業(yè)的檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視、資金的缺乏等種種原因，對(duì)專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)設(shè)置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。如沒(méi)有形成科學(xué)專(zhuān)業(yè)的人檔案管理隊(duì)伍，也不設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)的檔案管理員，而是隨便任用其他部門(mén)的人員兼職此項(xiàng)工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的機(jī)遇
1、樹(shù)立大數(shù)據(jù)的管理理念
首先，工作人員要提高對(duì)檔案管理的重視，樹(shù)立大數(shù)據(jù)管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要了解到檔案管理的工作關(guān)系著企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展。人事管理部門(mén)可通過(guò)各種方式進(jìn)行傳播，加大宣傳的力度，提高領(lǐng)導(dǎo)及職工對(duì)它的重視。此外，要提高管理人員的素質(zhì)，改進(jìn)管理模式。檔案管理人員自己要先重視這項(xiàng)工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，跟上時(shí)代的發(fā)展。
2、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案資料的挖掘和檔案管理系統(tǒng)的擴(kuò)展帶來(lái)了新的機(jī)遇
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，除去檔案系統(tǒng)中的大量文檔，還有大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)在被檔案部門(mén)接收之后，會(huì)根據(jù)使用者的需求而進(jìn)行分類(lèi)處理，建立起不同的模型，并找到各種數(shù)據(jù)間的關(guān)系進(jìn)行綜合處理，從而提高其參考價(jià)值。
四、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案管理工作對(duì)于高?；蚱髽I(yè)的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學(xué)校和企業(yè)選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質(zhì)量。 因此，企業(yè)應(yīng)該利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，整合資源、提高認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進(jìn)行更加科學(xué)合理。這樣才能更好地促進(jìn)企業(yè)和社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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基金項(xiàng)目：本文為承德市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目“京津冀一體化環(huán)境下基于‘互聯(lián)網(wǎng)+’的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)與服務(wù)研究”（編號(hào)：201606A133）的研究成果之一。
2014年總理在政府工作報(bào)告中提出，要加強(qiáng)環(huán)渤海及京津冀地區(qū)的經(jīng)濟(jì)協(xié)作，認(rèn)為實(shí)現(xiàn)京津冀協(xié)同發(fā)展是一個(gè)重大的國(guó)家戰(zhàn)略，堅(jiān)持優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、扎實(shí)推進(jìn)及互贏互利，加速科學(xué)持續(xù)的協(xié)同發(fā)展道路?；诖?，就要求三地檔案管理工作能夠全面創(chuàng)新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設(shè)備不到位、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后、服務(wù)水平較低等一系列的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理工作效率。
1 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建理念
1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)該以創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的原則開(kāi)展，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進(jìn)行考慮。檔案管理中的數(shù)據(jù)連接能夠通過(guò)簡(jiǎn)單動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)實(shí)現(xiàn)用戶訪問(wèn)，也為后臺(tái)管理人員提供了簡(jiǎn)便的控制腳本。檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)中可以創(chuàng)建多種數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的不同形式儲(chǔ)存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠?yàn)椴煌挠脩籼峁┎煌母袷叫枨蟆Ｏ到y(tǒng)在使用過(guò)程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。
2、安全功能
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理系統(tǒng)總是面臨著各種各樣的安全問(wèn)題，所以在創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候要尤其注意系統(tǒng)的安全問(wèn)題，其主要包括數(shù)據(jù)管理及操作過(guò)程兩方面。在進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候，要進(jìn)行多重保護(hù)，首先可以設(shè)置登錄密碼，用戶登錄的時(shí)候可以進(jìn)行雙碼驗(yàn)證，有效的防治他人通過(guò)用戶授權(quán)密碼進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。另外，為了避免數(shù)據(jù)庫(kù)遭到計(jì)算機(jī)病毒的破壞，或者由于操作誤差出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以將數(shù)據(jù)信息提前備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。 [1]
2 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開(kāi)發(fā)
本文中的檔案管理系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)京津冀一體化發(fā)展戰(zhàn)略背景的發(fā)展理念，并且能夠滿足現(xiàn)社會(huì)不斷發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)京津冀三地檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，并且還能夠全面優(yōu)化檔案管理工作、提高服務(wù)時(shí)效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問(wèn)題，比如信息化水平落后、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)問(wèn)題及軟件/硬件設(shè)備不到位等。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)實(shí)際用戶的需求定制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括編目格式、打印報(bào)表等等，并且根據(jù)國(guó)家檔案的分類(lèi)結(jié)合用戶的實(shí)際需求對(duì)檔案記性分類(lèi)管理。
1、選擇數(shù)據(jù)庫(kù)
檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)要使用大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理數(shù)據(jù)，因?yàn)榇笮蛿?shù)據(jù)庫(kù)能夠支持大量數(shù)據(jù)的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中存在的問(wèn)題，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的使用效率。
2、圖像數(shù)據(jù)及多媒體存儲(chǔ)
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠?qū)D像數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮并存儲(chǔ)，支持各種多媒體設(shè)備、不同格式電子文件信息的存儲(chǔ)。
3、檔案管理系統(tǒng)功能
以檔案管理流程為基礎(chǔ)，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統(tǒng)用戶界面清晰且直觀。用戶可以對(duì)記錄、數(shù)據(jù)文件、字段進(jìn)行分層管理，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)加工能力，并且報(bào)表的輸出靈活。能夠隨時(shí)的查看數(shù)據(jù)日志，并且反應(yīng)系統(tǒng)的情況，統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的日、月、年訪問(wèn)量，對(duì)于每位用戶的訪問(wèn)及使用都具有詳細(xì)的記錄。[2]
3 選擇檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
軟件體系結(jié)構(gòu)指的是描述某一個(gè)特定應(yīng)用領(lǐng)域中系統(tǒng)組織的使用模式，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，一般使用的軟件體系結(jié)構(gòu)為兩種，其一，瀏覽器/服務(wù)器模式（B/S）；其二，客戶/服務(wù)器模式（C/S）。
瀏覽器/服務(wù)器模式使用的結(jié)構(gòu)為應(yīng)用服務(wù)器、客戶機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器三層分布式，用戶可以通過(guò)瀏覽器解決用戶與應(yīng)用服務(wù)器之間的交互。應(yīng)用服務(wù)器的主要目的就是接受客戶機(jī)應(yīng)用程序的請(qǐng)求，之后將客戶機(jī)發(fā)送的請(qǐng)求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)請(qǐng)求，然后和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器進(jìn)行相互交互，并且將兩者交互的結(jié)果傳遞為客戶機(jī)應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器軟件以應(yīng)用服務(wù)器請(qǐng)求為命令，以此進(jìn)行數(shù)據(jù)的操作，之后將操作的結(jié)果傳送到應(yīng)用服務(wù)器中。
瀏覽器/服務(wù)器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統(tǒng)的維護(hù)機(jī)率。因?yàn)榭蛻魴C(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不是直接交互的，那么就有效減少了服務(wù)器的SQL請(qǐng)求，具有較強(qiáng)的性能。另外，此結(jié)構(gòu)還有效提高了系統(tǒng)的安全性能、執(zhí)行效率，提高了系統(tǒng)的延伸性。
客戶/服務(wù)器模式的主要特點(diǎn)就是基于非客戶機(jī)結(jié)構(gòu)中的兩層結(jié)構(gòu)應(yīng)用軟件?？蛻舳耸峭ㄟ^(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)及應(yīng)用程序組合而成，服務(wù)器中的軟件為數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單快捷。
但是，兩者都是有缺點(diǎn)的，客戶/服務(wù)器的缺點(diǎn)就是用戶安裝軟件較為復(fù)雜，并且數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不能有效的滿足多個(gè)終端同時(shí)聯(lián)機(jī)的要求，其一般使用在局域網(wǎng)中； 瀏覽器/服務(wù)器模式的缺點(diǎn)是具有較弱的批量處理、修改、備份數(shù)據(jù)能力。
由于兩者模式的使用都具有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，那么就要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的功能需求，將兩者體系結(jié)構(gòu)相互結(jié)合，使其在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)點(diǎn)。[3]
4 結(jié)束語(yǔ)
基于互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的功能，在構(gòu)建過(guò)程中涉及到了數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等多個(gè)方面。另外，在系統(tǒng)構(gòu)建及開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，還要以檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，并且滿足相關(guān)法律規(guī)定的要求。上述檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、安全化及信息化，并且完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮自身的功能。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
中圖分類(lèi)號(hào)： f232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： a 文章編號(hào)： 1009-8631（2013）01-0051-01
隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各行各業(yè)已逐步進(jìn)入一個(gè)辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。就會(huì)計(jì)行業(yè)而言，由原來(lái)的手工紙質(zhì)記賬，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)為依托的電子格式文檔記賬。如何通過(guò)現(xiàn)代電子信息技術(shù)這個(gè)平臺(tái)將會(huì)計(jì)各項(xiàng)信息進(jìn)行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)等進(jìn)行有效管理與有機(jī)結(jié)合，是會(huì)計(jì)檔案工作當(dāng)前最迫切需要解決的問(wèn)題。
一、電子信息時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理的定義與特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史數(shù)據(jù)，日常工作中的會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。[1]會(huì)計(jì)憑證是用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、作為記賬依據(jù)的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的薄籍。財(cái)務(wù)報(bào)告則是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編的，綜合反映一定時(shí)期資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書(shū)面文件。
根據(jù)現(xiàn)有的財(cái)政部國(guó)家檔案局【文號(hào)】（98）財(cái)會(huì)字第32號(hào)關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，其中第十二條規(guī)定“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案?！憋@然此規(guī)定已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足電子信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理的要求。因此，以現(xiàn)代信息化為載體的會(huì)計(jì)檔案管理具有如下新特點(diǎn)：
（一）檔案儲(chǔ)存內(nèi)容加大。較非信息化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或其他磁性介質(zhì)及刻錄光盤(pán)等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在其中，其儲(chǔ)存的容量是非信息化條件下會(huì)計(jì)檔案管理的好幾倍。
（二）可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質(zhì)登記的檔案編號(hào)，然后再根據(jù)對(duì)應(yīng)的編號(hào)查找相關(guān)的資料，這給查閱工作帶來(lái)極大的不便。而現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理就克服了以上問(wèn)題，在查閱檔案時(shí)，通計(jì)現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱(chēng)或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，這就大大節(jié)約了去檔案室調(diào)取資料的時(shí)間，同時(shí)也提高了工作效率。
（三）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得會(huì)計(jì)檔案管理更加的便捷。對(duì)于單位重要的會(huì)計(jì)檔案資料，根據(jù)各單位制定的檔案管理要求及相關(guān)規(guī)定，應(yīng)由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才可查閱。對(duì)于急需查閱相關(guān)檔案資料的時(shí)候，恰好遇上領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)簽字，這就給工作帶來(lái)極大的不便，甚至造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)登錄系統(tǒng)、輸入電子簽名密碼、遠(yuǎn)程授權(quán)批準(zhǔn)的方式進(jìn)行確認(rèn)，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作變得更加方便快捷。
二、信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理存在的新問(wèn)題
（一）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容也不斷地增多，對(duì)外部環(huán)境的要求也在提高?？珊芏嗥髽I(yè)卻沒(méi)有意識(shí)到這方面的重要性，認(rèn)為電算化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)處理的工具，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷(xiāo)毀全過(guò)程仍采用手工系統(tǒng)制度。這樣一來(lái)，并沒(méi)有完全發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)有的信息化作用。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員在信息化檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。在推行信息化會(huì)計(jì)以后，會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求也隨之提高。但是，大多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，只熟悉自己本專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化處理了解不多，甚至全然不知，這就產(chǎn)生了對(duì)信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理勝任不佳或無(wú)法勝任的問(wèn)題，也無(wú)形中使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案工作相脫節(jié)，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率。
（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不高。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的理解僅限于會(huì)計(jì)檔案的歸類(lèi)、存放、查檔及到期銷(xiāo)毀，在企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)設(shè)有會(huì)計(jì)檔案歸檔崗位，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔
案歸檔是檔案部門(mén)的事，會(huì)計(jì)人員只要負(fù)責(zé)記好賬就好，并沒(méi)有意識(shí)到通過(guò)科學(xué)有效的會(huì)計(jì)檔案管理可以折射出企業(yè)有用的會(huì)計(jì)信息，可作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書(shū)類(lèi)檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是企業(yè)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。[2]因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要，有些企業(yè)采用的會(huì)計(jì)資料是傳真紙或圓珠筆之類(lèi)的紙質(zhì)和筆跡，它們會(huì)隨著時(shí)間的推移，逐漸地淡化，這樣所保存的數(shù)據(jù)信息就不完整了。
（四）在信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改、易泄密。電子介質(zhì)之間復(fù)制更改簡(jiǎn)單、快捷，并且不易被人發(fā)現(xiàn)，不留痕跡。[3]而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理這方面的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來(lái)越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞，甚至被非法竊取，這就嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的順利發(fā)展。
三、針對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題所采取的有效措施
（一）完善信息化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度。首先對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件“平行兩條線”制度，將兩者進(jìn)行同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。其次，建立信息化會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。網(wǎng)絡(luò)安全是會(huì)計(jì)檔案的生命線，也是對(duì)其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度，可以通過(guò)多層權(quán)限管理、加設(shè)多層密碼、加強(qiáng)密碼設(shè)置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的機(jī)密重要數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)，不被非法訪問(wèn)、竊取、冒用。最后，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。
（二）從源頭抓起，做好做細(xì)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。首先，對(duì)電子設(shè)備程序應(yīng)時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)，由于計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代的速度快，從而導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案所依賴的電子信息技術(shù)都變成了過(guò)時(shí)的技術(shù)，因此，只有不斷對(duì)電子檔案信息進(jìn)行更新與升級(jí)，才不會(huì)被新技術(shù)所淘汰；其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議采用ab備份法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)信息化系統(tǒng)造成無(wú)法挽回的后果。再有，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周?chē)h(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)的電子檔案管理的脆弱性。[4]如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷(xiāo)磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)將這些電子檔案資料遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、遠(yuǎn)離不利之處。
（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。作為一名優(yōu)秀的復(fù)合型人才，應(yīng)將相關(guān)技能集于一身，既要精通會(huì)計(jì)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要熟練掌握一定的檔案管理技能，同時(shí)還要具備計(jì)算機(jī)方面的信息處理技術(shù)。因此，企業(yè)應(yīng)加大力度加大成本地對(duì)這類(lèi)型人才進(jìn)行培訓(xùn)，不僅如此，還應(yīng)隨著相關(guān)技能的不斷更新改革，做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為企業(yè)建立高效良好的會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
參考文獻(xiàn)：
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一是宏觀把握檔案事業(yè)中“基礎(chǔ)”與“主體”關(guān)系，由“偏重基礎(chǔ)”向“突出主體”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件是從1999年年初開(kāi)始的全省國(guó)家檔案館和省直機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理“三年攻堅(jiān)”工作，扭轉(zhuǎn)了從20世紀(jì)90年代中期后開(kāi)始，省檔案局比較偏重于對(duì)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)等檔案事業(yè)“基礎(chǔ)”單位檔案工作達(dá)標(biāo)（目標(biāo)管理）的督促與檢查，而對(duì)綜合檔案館這一檔案事業(yè)“主體”單位的檢查督促不夠有力的這一偏差，促進(jìn)了全省檔案事業(yè)的健康發(fā)展。二是正確把握“業(yè)務(wù)”與“體制”的關(guān)系，從專(zhuān)注“檔案業(yè)務(wù)”向重視“管理體制”轉(zhuǎn)變。其標(biāo)志性事件有二：其一是及時(shí)總結(jié)與報(bào)道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區(qū)域性檔案資源科學(xué)整合之路。其二是首倡鎮(zhèn)級(jí)建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開(kāi)全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會(huì)，會(huì)議提出了鎮(zhèn)設(shè)立檔案館同時(shí)掛市（縣）檔案館分館的模式。會(huì)后，經(jīng)東莞市政府批準(zhǔn)，大朗鎮(zhèn)成立鎮(zhèn)檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮(zhèn)級(jí)檔案工作“一館兩牌”模式成為現(xiàn)實(shí)。三是正確處理“現(xiàn)實(shí)”與“未來(lái)”的關(guān)系，從“立足現(xiàn)實(shí)”向“著眼未來(lái)”轉(zhuǎn)變。2003年3月，省檔案局在惠州召開(kāi)全省檔案工作暨館庫(kù)建設(shè)會(huì)議。這是廣東省檔案事業(yè)發(fā)展史上第一次專(zhuān)門(mén)召開(kāi)的檔案館庫(kù)建設(shè)工作會(huì)議，標(biāo)志著省檔案局對(duì)全省檔案館事業(yè)已從立足“三年攻堅(jiān)”時(shí)的“現(xiàn)實(shí)”，向著眼于“做大做強(qiáng)”檔案事業(yè)的“未來(lái)”轉(zhuǎn)變。
2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變
從1998年起，省檔案局陸續(xù)開(kāi)展了達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查、年度評(píng)估等活動(dòng)，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政監(jiān)督有機(jī)結(jié)合，并逐步實(shí)現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。一是開(kāi)展檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查，強(qiáng)化對(duì)檔案工作行政管理。達(dá)標(biāo)復(fù)查為防止已達(dá)標(biāo)單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對(duì)檔案工作出現(xiàn)明顯滑坡單位產(chǎn)生強(qiáng)烈震動(dòng)，并促使其工作得到及時(shí)整改。二是開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查，從行政執(zhí)法檢查到人大執(zhí)法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開(kāi)始，省檔案局組織檢查組對(duì)省直單位檔案工作進(jìn)行行政執(zhí)法檢查，事后向有關(guān)單位發(fā)出了監(jiān)督檢查通知書(shū)，引起有關(guān)單位高度重視。對(duì)有些檔案工作“老大難”單位，則請(qǐng)省人大有關(guān)部門(mén)帶隊(duì)執(zhí)法檢查，效果顯著。三是開(kāi)展檔案工作年度評(píng)估，實(shí)現(xiàn)檔案行政管理“五個(gè)結(jié)合”，將行政監(jiān)督常態(tài)化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開(kāi)展對(duì)綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評(píng)估。年度評(píng)估實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)管理和年度評(píng)估、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管和非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管、微觀管理與宏觀管理、行業(yè)主管和專(zhuān)家評(píng)估以及檔案部門(mén)與地方政府（或各單位）的“五個(gè)有機(jī)結(jié)合”，收到很好效果。由于年度評(píng)估是一種定期檢查，從而實(shí)現(xiàn)了檔案行政監(jiān)督的常態(tài)化。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變
廣東省運(yùn)用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運(yùn)用最多、影響最大、管理效果最好的是：檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)（目標(biāo)管理）。從1987年起，二十多年來(lái)一直沒(méi)有間斷。當(dāng)然，為了適應(yīng)新形勢(shì)要求，省檔案局對(duì)升級(jí)或目標(biāo)管理考核的內(nèi)容和指標(biāo)不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。示范檔案館（單位）創(chuàng)建。2004年在全省開(kāi)展創(chuàng)建示范檔案館活動(dòng)，目前已有5個(gè)檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱(chēng)號(hào)。2009年又在省直單位開(kāi)展檔案工作示范單位創(chuàng)建活動(dòng)。目前已有6個(gè)單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱(chēng)號(hào)。檔案工作年度評(píng)估。多年實(shí)踐說(shuō)明，年度評(píng)估使檔案行政管理力度進(jìn)一步加大，有效促進(jìn)了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)創(chuàng)建。自2006年該獎(jiǎng)項(xiàng)創(chuàng)立以來(lái)，已有17個(gè)項(xiàng)目獲獎(jiǎng)，許多在建項(xiàng)目和新開(kāi)工項(xiàng)目都以爭(zhēng)創(chuàng)“金冊(cè)獎(jiǎng)”作為項(xiàng)目檔案工作目標(biāo)，有效促進(jìn)了全省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的提高。
視野更寬廣，工作更主動(dòng)，管理更到位，管理方式轉(zhuǎn)變對(duì)廣東檔案行政管理影響巨大
1.管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，視野更寬廣
同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，帶來(lái)的結(jié)果就不一樣。例如“三年攻堅(jiān)”工作，從目的和要求都有別于以往達(dá)標(biāo)升級(jí)或目標(biāo)管理活動(dòng)。這是一次針對(duì)之前一段時(shí)間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發(fā)展極不平衡的現(xiàn)狀，為了促進(jìn)全省檔案館事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展而開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)，是一項(xiàng)著眼于全省檔案事業(yè)的宏觀決策，是檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)開(kāi)展以來(lái)省檔案局從“注重個(gè)體”到“關(guān)注整體”的轉(zhuǎn)變。事實(shí)證明，這一決策實(shí)施效果明顯，實(shí)現(xiàn)了全省綜合檔案館全部達(dá)標(biāo)升級(jí)，縮小了全省館際之間、珠三角地區(qū)與山區(qū)檔案館之間差距，為全省檔案事業(yè)全面發(fā)展起到極大促進(jìn)作用?？梢哉f(shuō)，自從管理思路由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。
2.管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，工作更主動(dòng)
實(shí)踐表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，由于提高了檔案行政管理部門(mén)工作的主動(dòng)性，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案行政管理工作的計(jì)劃性和時(shí)效性。首先，由于監(jiān)督工作是由監(jiān)督者主動(dòng)實(shí)施的，什么時(shí)候進(jìn)行、對(duì)誰(shuí)實(shí)施監(jiān)督都是由監(jiān)督者安排，大大提高了工作主動(dòng)性；其次，由于檔案行政管理部門(mén)工作主動(dòng)性提高，可以有更多時(shí)間思考對(duì)全省檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，增強(qiáng)了檔案行政管理工作的計(jì)劃性；第三，由于工作的主動(dòng)性和計(jì)劃性提高，檔案行政管理部門(mén)可以根據(jù)黨委和政府不同時(shí)期工作重點(diǎn)，有針對(duì)性地組織開(kāi)展一些服務(wù)性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務(wù)中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強(qiáng)了檔案行政管理工作的時(shí)效性。實(shí)踐同時(shí)表明，管理手段由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主轉(zhuǎn)變后，檔案行政管理效果更加明顯。實(shí)際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無(wú)力的根本原因是檔案部門(mén)手段“太軟”，一旦動(dòng)“真格”，效果還是很明顯的。
3.管理載體由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變后，管理更到位
近十多年廣東省檔案局之所以不斷創(chuàng)新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉(zhuǎn)變，目的就是根據(jù)檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對(duì)性，管理工作更加到位。以2004年開(kāi)始的綜合檔案館年度評(píng)估為例。這是對(duì)實(shí)行多年的“達(dá)標(biāo)升級(jí)和目標(biāo)管理”手段的重要補(bǔ)充，由于年度評(píng)估將“全省所有縣級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館，一律納入年度評(píng)估范圍”，改變了達(dá)標(biāo)升級(jí)（目標(biāo)管理）活動(dòng)中“鞭打快?！钡默F(xiàn)象。同時(shí)，“把年度評(píng)估結(jié)果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評(píng)估結(jié)果為依據(jù)對(duì)有關(guān)的館進(jìn)行獎(jiǎng)罰”的做法，也使檔案行政管理力度進(jìn)一步加大，有效促進(jìn)了全省檔案館工作水平的提高。再以項(xiàng)目檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”的設(shè)立為例。由于切合了當(dāng)前國(guó)家和省對(duì)項(xiàng)目檔案管理的需要，而且，“金冊(cè)獎(jiǎng)”的設(shè)立宗旨、產(chǎn)生方法和激勵(lì)機(jī)制都與其他獎(jiǎng)項(xiàng)不同，具有明顯特色，因此，在獎(jiǎng)項(xiàng)無(wú)數(shù)的當(dāng)今，這個(gè)純屬“榮譽(yù)”的獎(jiǎng)項(xiàng)依然引起許多單位領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注。
與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展，發(fā)揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉(zhuǎn)變的啟發(fā)
1.檔案行政管理方式必須隨環(huán)境改變而改變，與時(shí)俱進(jìn)
例如，隨著“依法治國(guó)”方略的提出，省檔案局逐漸加大執(zhí)法檢查力度，強(qiáng)化了行政監(jiān)督職能，并逐步實(shí)現(xiàn)由指導(dǎo)為主向監(jiān)督為主的轉(zhuǎn)變。早在1989年國(guó)家檔案局和國(guó)務(wù)院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當(dāng)時(shí)整個(gè)社會(huì)“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號(hào)上。1997年9月，十五大提出“依法治國(guó)”基本方略后，“依法行政”成為各級(jí)政府部門(mén)工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續(xù)開(kāi)展的檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查、執(zhí)法檢查和年度評(píng)估等活動(dòng)，就是省檔案局適應(yīng)“依法治國(guó)”大環(huán)境要求，進(jìn)行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應(yīng)“簡(jiǎn)政放權(quán)”改革要求，省檔案局按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，通過(guò)委托或授權(quán)將一部分管理權(quán)限（如機(jī)關(guān)檔案綜合管理省特級(jí)評(píng)審、檔案綜合管理達(dá)標(biāo)單位復(fù)查、省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織等）下放給各市檔案局，并逐步實(shí)現(xiàn)由注重微觀向關(guān)注宏觀轉(zhuǎn)變。隨著改革開(kāi)放的繼續(xù)深入，黨和政府將會(huì)有更多新的治國(guó)方略出臺(tái)，政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會(huì)環(huán)境都將會(huì)發(fā)生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環(huán)境改變而改變，不斷與時(shí)俱進(jìn)。
2.檔案行政管理應(yīng)以“三個(gè)體系”建設(shè)為目標(biāo)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展
中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
《中華人民共和國(guó)檔案法》第六條規(guī)定：“國(guó)家檔案行政管理部門(mén)主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，同時(shí)規(guī)定“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！边@就明確界定了從中央到地方我國(guó)各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門(mén)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)各級(jí)檔案局）對(duì)相應(yīng)行政區(qū)劃內(nèi)所屬單位檔案工作的宏觀管理、監(jiān)督和指導(dǎo)權(quán)，這是保證我國(guó)檔案工作管理體制得以正常運(yùn)行的法律依據(jù)，是各級(jí)檔案局代表相應(yīng)行政區(qū)劃中的人民政府從宏觀上、整體上協(xié)調(diào)本行政區(qū)劃內(nèi)檔案事業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)關(guān)系的基礎(chǔ)。也正是這個(gè)法律依據(jù)，為檔案事業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的健康協(xié)調(diào)的發(fā)展提供了可靠的保障。可是，相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，特別是我國(guó)檔案工作實(shí)施達(dá)標(biāo)升級(jí)工作以來(lái)，各級(jí)檔案局對(duì)有關(guān)單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)進(jìn)入了一定的誤區(qū)，那就是因指導(dǎo)得太細(xì)太具體，不僅使檔案局的這種宏觀指導(dǎo)職能轉(zhuǎn)變?yōu)槲⒂^指導(dǎo)職能從而使自己陷入瑣碎的事務(wù)中而不能自拔，而且削弱了檔案館對(duì)檔案室與檔案館工作相聯(lián)的那部分業(yè)務(wù)技術(shù)工作的指導(dǎo)權(quán)，影響了檔案館同檔案局、檔案室之間的關(guān)系，使檔案館接收檔案的工作陷入到比較被動(dòng)的局面。
《中華人民共和國(guó)檔案法》第八條規(guī)定，“中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類(lèi)檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。這就嚴(yán)格規(guī)定了各級(jí)各類(lèi)檔案館對(duì)各分管范圍內(nèi)應(yīng)該移交檔案單位的檔案接收權(quán)，檔案館接收檔案，是法律賦予檔案館的權(quán)力之一，從檔案館業(yè)務(wù)工作的流程來(lái)看，它是檔案館工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，對(duì)將來(lái)保證檔案的完整與安全、最大限度地提供檔案信息服務(wù)從而最終實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)意義與價(jià)值具有重要的作用。
從法律賦予檔案館接收檔案的權(quán)力的角度來(lái)看，對(duì)各單位檔案室應(yīng)該移交進(jìn)館檔案所必須達(dá)到的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督權(quán)，理應(yīng)由檔案館的收集部門(mén)來(lái)行使，因?yàn)檫@部分檔案最終要移交到檔案館來(lái)保管，其分類(lèi)、整理的質(zhì)量直接關(guān)系到保管與利用的水平。過(guò)去，因?yàn)闄n案館沒(méi)有充分有效地行使這種權(quán)力而使進(jìn)館檔案不符合保密要求，從而必須由檔案館重新整理使檔案館的工作陷入無(wú)可奈何的被動(dòng)局面的事實(shí)，就很好地說(shuō)明了這一點(diǎn)。當(dāng)然，檔案館對(duì)檔案室檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督權(quán)，只能?chē)?yán)格限定在案卷的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范上，具體包括如下內(nèi)容：①卷內(nèi)材料是否符合構(gòu)成案卷的一般標(biāo)準(zhǔn)；②各種檔號(hào)的填寫(xiě)是否符合國(guó)家規(guī)范；③案卷封皮是否達(dá)到了規(guī)定的要求；④有關(guān)目錄的編制是否完備；⑤檔案載體的理化狀況是否符合進(jìn)館要求。另外，檔案館對(duì)檔案室上述業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)權(quán)必須以有關(guān)法規(guī)、政策、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)來(lái)行使才算真正有效。這是問(wèn)題的關(guān)鍵所在，因?yàn)橹贫ǚㄒ?guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)與貫徹實(shí)施法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)是兩種不同的職能，必須由不同的部門(mén)來(lái)承擔(dān)，這樣才能構(gòu)成一個(gè)有效工作系統(tǒng)。而我們檔案部門(mén)恰恰是在這個(gè)問(wèn)題上犯了一個(gè)不小的錯(cuò)誤。在檔案事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)，各級(jí)檔案局是抓宏觀的，是制定政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的主體，檔案室與檔案館則是實(shí)施檔案局所制定的各種政策和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體單位，這兩種職能在我國(guó)檔案工作的有關(guān)政策及檔案學(xué)理論界似乎并沒(méi)有太大的爭(zhēng)議，但由于我們的政策、法規(guī)沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分它們的具體歸屬部門(mén)，所以在實(shí)踐中造成了檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)無(wú)限擴(kuò)大的現(xiàn)象，以致于檔案局在指導(dǎo)基層檔案室的工作時(shí)，甚至具體到了手把手傳授如何立卷技巧的地步，類(lèi)似于在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中越權(quán)的現(xiàn)象，在我們檔案系統(tǒng)內(nèi)檔案局對(duì)檔案室和檔案館以及其它部門(mén)的業(yè)務(wù)關(guān)系中還普遍存在，這就難怪我們各級(jí)檔案局總是叫喊人手不夠、工作量太大，而檔案館卻又抱怨無(wú)事可做耐不住寂寞了。
