時間：2023-06-15 09:29:51
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關鍵詞：人事；檔案；工作；注意；問題
長期以來，我國人事檔案管理工作相對滯后，存在人事檔案意識薄弱，管理制度不健全，管理人員配備不足，硬件條件不完全符合檔案安全保管要求，信息化、現代化水平不高等問題，在一定程度上限制了人事檔案作用的發(fā)揮。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。為適應市場經濟發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的人事檔案管理體制必須進行改革。
一、強化檔案從業(yè)者的基本素質，增強檔案從業(yè)者的專業(yè)技能和職業(yè)道德觀念
（一）忠于職守，遵守紀律
“忠于職守，遵守紀律”是檔案從業(yè)者的應始終保持的基本原則和基本素質。檔案從業(yè)者應時刻保持政治洞察力和明辨是非的能力，據實立檔，嚴格遵守檔案法規(guī)條例，自覺維護檔案的真實和機密。
（二）經常學習，強化技能
隨著現代信息技術的發(fā)展，檔案載體呈現多樣化，光盤檔案、磁介質檔案等廣泛使用，過去傳統(tǒng)的紙質檔案將向電子、數字、虛擬檔案方向發(fā)展，迫切需要針對新型檔案管理的高新技術問題進行研究與開展教育，如檔案專業(yè)人才必須掌握的辦公自動化技術、現代通信技術、網絡技術、軟件開發(fā)技術以及設備維護技術等。在實際工作中，檔案從業(yè)者要注重加快知識更新的頻率，善于積累和補充新的知識點，不斷完善自己的知識結構，強化專業(yè)技能，以適應不斷變化的檔案管理形勢。
（三）淡泊名利，積極工作
檔案管理工作是一種清貧的不被人們重視和關注的工作，所以作為一名檔案工作者要始終保持一個良好的心態(tài)，淡泊名利，與世無爭。同時檔案管理工作又是一個繁瑣、復雜的工作，要求檔案工作者多做事，做“小事”，做細事，做到平凡之中不平庸。
當前科學理性的發(fā)展對從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。
在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性地灌輸到從業(yè)者的職業(yè)活動中外，還應當關注檔案職業(yè)人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度，正是在這個時候，檔案職業(yè)道德規(guī)范才能更好的落
實。
二、加強宣傳力度，營造檔案管理的良好工作氛圍
檔案宣傳工作要不斷適應事業(yè)發(fā)展的新變化，深入研究新時期宣傳形式，豐富宣傳內容，加大宣傳力度，提高宣傳實效。
隨著傳媒形式的不斷變化，檔案部門的宣傳方式也受到了深刻的影響，在堅持原有宣傳方式的同時，應不斷創(chuàng)新宣傳形式，豐富宣傳活動內容，傳統(tǒng)媒體、網絡、座談會、展覽、講座等都是檔案部門行之有效的宣傳方式。
科技的發(fā)展，數碼產品等現代化的設備正成為人們生活的一部分，檔案部門可根據這種變化，結合檔案工作的特點與其他相關組織合作，舉辦聲像檔案、家庭檔案等知識講座，通過講座，既傳播了檔案知識又服務了群眾需要，還樹立了檔案部門的公眾形象。
三、與檔為善，與人為善，服務第一
檔案職業(yè)的特殊性在于與從業(yè)者相對應的對象：既有檔案，也有用戶。在日常檔案管理活動中，檔案從業(yè)者服務于檔案；而在檔案利用活動中，檔案從業(yè)者又服務于用戶，如何才能更好地為用戶服務：
首先是與檔為善。檔案是為了利用而產生的，為了利用就要保護，只有保護才能利用。一方面檔案是黨和國家的寶貴財富；另一方面檔案制成材料是物質的，物質不是一成不變的，檔案制成材料在保存和利用過程中，每時每刻都處于運動變化中。所有這些都說明檔案制成材料的壽命是有限的，這就要求檔案從業(yè)者要精心管檔、科學管檔，與檔為善，最大限度地延長檔案制成材料壽命。
其次是與人為善、服務第一。用戶是檔案從業(yè)者的服務對象，不為用戶服務，檔案事業(yè)就不可能有生命力。然而檔案工作又是繁瑣的、不易被人重視的“清水衙門”，檔案從業(yè)者在這樣的工作環(huán)境下，如果不注意自我約束，往往會與用戶產生這樣那樣的矛盾和沖突。檔案事業(yè)者只有不斷強化服務意識，才能做到維護用戶的合法權益，及時開放檔案、公布檔案，提供檔案為用戶服務，尊重用戶的知情權、隱私權，進而圓滿地完成檔案管理工作。
四、改革創(chuàng)新，努力實現檔案工作的現代化管理
全面做好新時期的人事檔案管理工作，必須以改革創(chuàng)新為動力，建立健全規(guī)章制度入手，現代化管理是必由之路。
（一）要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結合人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。人事檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。
（二）加強辦公網絡技術的發(fā)展和應用
因特網的產生使檔案工作發(fā)生了質的變化，一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件，變被動工作為主動工作，利用先進的設備、科學的方法和手段，極大地提高了人事檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比，電子時代的檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，以實現人事檔案信息的共享。
（三）進一步加強信息化建設，推進人事檔案管理升級
信息化建設是新時期檔案工作的客觀需求，也是檔案工作服務創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標志。推進檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，也是人事檔案管理工作取得重要進展的突破口。應加大資金投入改善檔案館相關硬件設施，對檔案信息化進行重點建設。要以推進人事檔案的數字化進程為基礎，以電子文檔的歸檔和管理為重點，積極推進人事檔案管理從紙質化管理為主向數字化管理的轉變。要根據新形勢下人事檔案工作的新要求，充分利用網絡技術，對人事檔案信息進行征集、加工整理、分類儲存、使人事檔案信息成為能夠多角度檢索，自由提取的系統(tǒng)化信息資源，推進手動檢索向自動化檢索轉變。應充分利用因特網的優(yōu)勢，堅持網絡化辦公，鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報檔案材料，努力實現“無紙檔案與“紙質檔案”結合，這將有助于加強電子檔案管理和建設，提高檔案管理質量，使人事檔案更好地服務各部門管理工作。
2.高校人事檔案管理的觀念薄弱。新聞媒體曾報道過，某大學有24名研究生檔案無緣無故失蹤，而且兩年內校方并未給學生任何通知，直至學生畢業(yè)才發(fā)現本應校方保管的檔案失蹤。經過某大學的檔案部門的調查及翻找也未能找出學生的檔案。檔案的失蹤成為了學生們的就業(yè)最大障礙。其實從這個例子上就可以看出，高校對于高校人事檔案管理的管理觀念相當薄弱。檔案管理人員不能從本質上重視檔案的整理與保存，從而導致檔案的失蹤及學生的不知情。其實為何檔案管理問題頻發(fā)，歸根究底還是因為觀念的薄弱，責任心不強。所以高校人事檔案管理的檔案觀念薄弱也是高校人事檔案管理所面臨的重要問題。
3.未能有效對高校人事檔案進行利用，導致資源浪費。高校人事檔案管理的普遍應用就是因為高校人事檔案管理對于高校發(fā)展有著十分重要的意義，所以高校的人事檔案應該在一定的范圍內合理的利用資源，按照規(guī)定制度去使用檔案資源，但往往許多高校的檔案還處于一個形式化的層面上，未能真正的利用檔案資源，從而造成了資源的浪費。
4.高校人事檔案無相關備份，一經損毀無法修補。許多的高校人事檔案并無相關的備份，正常來講，相對比較重要的高校人事檔案應該有正本與副本，來保障人事檔案的完整與安全。檔案室是一個安全隱患比較多的地方，容易引發(fā)失火或是水災。高校許多人事檔案一經損毀便無辦法修補，像一些活動經歷和申請表都無法補辦。這個問題在高校人事檔案管理之中也比較常見。5.有些高校數字化人事檔案管理運維不當。有部分高校采取數字化、信息化的方式管理人事檔案，更新管理方式是個很好的范例，但同時也要注重人事檔案的管理安全。例如某企業(yè)運用廠家東方飛揚數字化檔案管理，由于使用不當導致了內網信息泄露等諸多問題，最后采取了更改所有客戶信息密碼加強信息存儲技術的方法。數字化人事檔案管理很好地方便了高校管理，但與此同時也存在了一定的安全隱患，所以在使用的過程中安全問題也是高校在人事檔案信息化管理過程中所要注意的重要問題之一。
二、對于高校人事檔案管理的新問題提出相關的改革措施
1.強調高校人事檔案管理的規(guī)范化和流程性。高校人事檔案經常出現丟失的主要原因就是因為高校人事檔案管理存在不夠規(guī)范、隨意化的檔案管理模式，所以針對于此類問題我們要制定嚴格的高校人事檔案的管理制度。相關的具體制度我們可以借鑒企業(yè)的人事檔案管理模式，像《干部檔案工作條例》中對于人事檔案的調取有著嚴格的規(guī)定“如必須借出使用時，要說明理由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還?！彼試栏竦墓ぷ鳁l例不僅僅能夠提高這些人事檔案的管理安全性，還能夠通過嚴格的方式來保障人事檔案的真實性及權威性，不允許隨意篡改。檔案的重要性也都源于此，所以強調高校人事檔案的管理的規(guī)范化和流程性至關重要。
2.細化整理類別，提高高校人事檔案管理的專門性及集合性。通常整理高校人事檔案一旦檔案過多，分類不夠細就會給檔案的翻找增添麻煩，所以細化整理的類別對于提高高校人事檔案管理的專門性及集合性是十分必要的。可以從工作單位性質、職責專業(yè)、人員管理權限、職務級別及影響程度甚至是政治面貌、在崗情況及載體形式來進行收集分類。高校人事檔案的分類被細化，其專門性以及專業(yè)性就會被凸顯出來，從而促進高校人事檔案管理的發(fā)展。
3.提高高校人事檔案管理水平及人員配備。當高校人事檔案的管理不斷細化的同時,也是高校人事檔案的管理水平不斷提高的過程。為了應對人事檔案的管理不斷升級，人員的配備應該更加完整。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理中，大都是設立一個檔案部，只配備一到兩名管理人員，有些高校甚至并沒有設立專業(yè)的檔案部門與管理人員，僅僅以教職員工輪班的方式來進行管理。在此類管理方式的背后不僅僅體現了高校的檔案意識的薄弱面，也體現了目前普遍高校在檔案管理這方面的人員配備情況。提高人員配備不僅僅是增加相關管理人員的數量，并且階段性地要對管理人員進行培訓，確保管理人員的專業(yè)檔案的管理水平。及時進行培訓也有助于高校人事檔案管理的進步性與時效性，從而提高其高校人事檔案的管理水平。在進行人員配備的同時，要明確每一個管理人員的職責，防止檔案管理出現問題互相推諉或是含糊其詞的情況發(fā)生。所以做好工作劃分及人員配備，是有利于高校人事檔案管理水平的提高與發(fā)展的。
4.升級相關高校人事檔案管理的硬件及軟件設施。高校人事檔案管理上不僅僅要采取傳統(tǒng)紙質檔案的模式，也要適時引進數字化的檔案管理模式，針對高校人事檔案管理的硬件及軟件上要做到實時性、高效性及安全性。不斷進行更新與升級，不僅可以有效的為高校人事檔案的管理規(guī)避一定的風險，并且大大減少了人物、物力、財力的耗損，提高高校人事檔案使用過程中的效率。無論是從整理收集資料、查閱檔案或者是調取檔案來說，都是可以大大節(jié)約時間并且是十分便利的。也是一所高校緊跟時展的重要體現，更是可以從側面推進校園整體性的數字化發(fā)展。
1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內容不完整，信息材料不全面的不良現象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經歷等簡單材料，而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內容不完整，不能客觀地反映一個人的工作全貌。保密意識不強。人事檔案的保密性較其他檔案而言，保密性要求更高，不僅包含著每個企業(yè)員工的個人隱私和自然材料，還從一個側面反映了我們黨和國家及各級組織、各個單位的各項工作的活動情況。這些情況許多是需要保密的，只能由檔案管理單位掌握，不能擴散出去。
1.3 檔案管理隊伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對人事檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。
1.4 檔案利用價值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動態(tài)性的管理工作，要不斷充實新的內容，增加新的材料。在實際工作中，學歷進修、表彰獎勵等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2、改進企業(yè)人事檔案管理的具體對策
2.1 提高檔案管理意識。無論是企業(yè)還是員工個人，都應該自覺更新觀念，提高對檔案的重視程度。首先，企業(yè)應該提高對人事檔案的認識，增強依法管檔的意識，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強化服務意識，強化市場意識，淡化行政意識和行政手段。
2.2 增強硬件建設。加強人事檔案管理的數字化和網絡化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學歷管理、個人單位表現記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人力和財物的節(jié)約。數字化、網絡化也為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎。數字化、網絡化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動的加快，不少人認為“檔隨人走”的管理方式已經不適應現代社會人事管理的特點和要求了，認為“檔隨人走”必須淘汰。所以對人事檔案社會化服務改革的強化和管理才是根本手段。建立社會化集中人事檔案管理機構對政府服務公職人員、流動服務人員和離退休人員的人事檔案。
2.4 加強檔案管理人員隊伍建設。人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性很強的工作，要促進企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展，就必須提高檔案管理工作人員的素質。
2.4.1 增強責任意識。熱愛檔案事業(yè)，具有強烈的事業(yè)心、責任感和使命感，是做好人事檔案管理工作最基本的政治素質要求。
2.4.2 增強法治意識。檔案工作者必須學習《中華人民共和國檔案法》及其他相關的法律法規(guī)，具備“依法管理”、“依法用檔”意識，有效維護檔案的完整與安全。建立健全人事檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案工作者有章可循，有法可依，使檔案工作沿著法制化的軌道發(fā)展。
2.4.3 增強奉獻意識。奉獻源于對祖國人民的無限忠誠，源于對事業(yè)的執(zhí)著追求，它體現了檔案工作者埋頭苦干、不求索取的價值觀。
3、企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施
上述分析表明，當前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認為應先從思想認識、管理體制和收集渠道四方面入手：
3.1 重新認識人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運動服務，還要為經濟建設服務。人才選拔、人才管理是經濟建設的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應這個轉變。
一切有保存價值的學習、生活、社會實踐等資料，均可作為學生個人成長檔案。大體包含如下幾方面：
（1）家庭生活方面：包括病歷、診斷書、化驗單、體檢表、血型報告、心電圖、CT報告、X光照片、就診記錄、住院記錄、防疫記錄、醫(yī)生處方、營養(yǎng)知識、身份證等。
（2）學習生活方面：包括錄取通知書、學生證、畢業(yè)證、黨團員證、榮譽證書、獎狀、學習成績單、考試試卷、培訓記錄、習作、訂閱的報刊雜志、教材、輔導書、日記、筆記、作文等。
（3）社會實踐方面：包括親戚、朋友、同學等之間的通訊錄，名片、名錄以及重要往來信件，電話記錄、賀卡、電子郵箱、博客、網站、網頁、QQ號碼、景點門票、機票、火車票、長途汽車票、導游圖、旅行線路圖、入住賓館介紹、旅行日記等。
二、學生個人成長檔案的收集和管理
（1）檔案意識是建立學生個人成長檔案的根本。很多人在平時隨意丟棄或者堆放個人的有關材料，沒有養(yǎng)成分類整理的習慣，也沒有檔案保管的意識。如果平時不注意收藏保管自己的成長檔案，當自己需要查閱或者利用自己過去的檔案資料時，甚至要作為法律憑證時，只能是“踏破鐵鞋無覓處”似的絕望；而有良好的檔案意識和習慣，將自己的檔案管理得非常合理，會是“得來全不費工夫”的輕松。要讓檔案意識成為一種習慣，才會在生活中管理好個人檔案。
（2）檔案資料累積是學生個人成長檔案建檔的基礎。生活中有很多值得我們去歸納、去感受、去品味、去收藏的東西，如詩如畫的春夏秋冬，酸甜苦辣的人生百味，幸福生活的點點滴滴。許多珍貴材料被我們隨手丟棄，或者隨手鎖進抽屜柜子，就像一顆顆散落的珠子，無線無序，到需要它時才知它的珍貴。如果我們平時注意收集和積累，再用科學的方法管理起來，學生個人成長檔案便會成為一條五光十色的珍貴項鏈。
（3）科學合理的分類是管理好檔案資料的關鍵。從長遠的眼光來看，學生個人成長檔案伴隨著年齡的成長不斷增加，只有進行合理的分類，才能揭示出它們之間的內在聯(lián)系，使檔案成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用。很多人覺得資料少，不分類也能查找得到，但實際上，日復一日，年復一年，積累的資料如果不進行分類，那便是一堆雜亂無章的東西，查找起來非常困難。因此，在檔案資料積累的基礎上進行分類是關鍵。每個人可根據自己的習慣找出較合理的分類方案，一般的有根據內容性質來進行分類的，比如衛(wèi)生保健類、證件憑據類、個人學習類、親朋聯(lián)絡類、旅游觀光類等；有根據形成時期來分類的，比如嬰幼兒時期、少年兒童時期、青年時期、壯年時期等；也有根據載體形態(tài)來劃分的，如照片、錄音錄像、光盤等。
（4）編號編目裝盒是管理好檔案的保障。在對積累的檔案資料進行分類的基礎上，再對檔案進行編制目錄、編號，然后裝到檔案盒中，使雜亂無章的個人成長檔案排列有序，這也是建檔的最后環(huán)節(jié)。不同介質的檔案材料，可以用不同的檔案盒，有紙質材料檔案盒，照片檔案盒，音像檔案盒，光盤盒等等。編目工作包括手工目錄和電子目錄，還可以使用小型的檔案管理軟件對目錄和檔案全文進行管理。
三、學生個人成長檔案的作用和意義
（1）激勵人生，陶冶身心，完善自我。學生個人成長檔案記錄著學生成長的點點滴滴，有成功有失敗、有回顧有反思、有光鮮亮麗的時期也有灰暗低迷的時候，這些都是生活的經驗，是自我激勵和教育的極好素材，比老師和家長的說教更有說服力。這些檔案伴隨自己的時間也是激勵自己奮發(fā)向上的時候。
（2）提高生活質量，提升家庭文化素養(yǎng)。學生在現代家庭里是核心，學生的一舉一動牽動著全家人的眼球和神經，學生的生活記錄是全家人最愿意最樂于閱讀的書籍，每一份學生個人成長檔案，都有一個有趣的故事，通過瀏覽昔日照片、榮譽、成績等，回顧成長足跡，增添生活樂趣。建設學生成長檔案的過程也是家庭成員精神文化生活升華的過程，過程中的快樂、親和力和凝聚力感染著每一位家庭成員。
（3）提高青少年綜合素質，提升社會文明。學生在家長老師的指導下建立個人成長檔案的過程也是明辨是非，崇尚真、善、美的過程，學生通過建立自己的個人成長檔案影響并帶動身邊更多的同學來參與，使這個建檔過程成為一種潛移默化的自我教育途徑。教育主體覺醒了，效果則事半功倍，“少年強，則中國強”，學生素質提高了，整個社會的文明程度相應也得到提高。
建立學生個人成長檔案，不需要花太多精力，也不需要花太多金錢，只要有檔案意識，便是大家都可以做到的事，它會使每一個瞬間都定格為永恒，使紙張、照片、磁盤、光盤等都成為幸福生活、經驗教訓的載體。“童年是幅畫、少年是個夢、青年是首詩、中年是篇散文、老年是部哲學”，做好學生個人成長檔案，記錄下美好的畫、夢、詩，就會有優(yōu)美的散文和閃耀的哲學。
參考文獻：
[1]賀志軍等. 文化生產力發(fā)展視角下檔案工作理念創(chuàng)新. 現代大學教育2012（5）.
隨著人才流動的頻繁，傳統(tǒng)意義上的流動人員在迅速增長，人事檔案數量大幅攀升，人才中介機構也由政府人事部門單家獨辦變?yōu)槠渌块T、民營、外資共同參與的多元結構。這對如何管好用好人事檔案提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。
一、人事及人才流動檔案管理的內容
人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。流動人員人事檔案管理的范圍主要包括行業(yè)的大中專畢業(yè)生、自費出國留學人員；辭職或被辭退的機關人員、企事業(yè)人員；外商投資、鄉(xiāng)鎮(zhèn)以及各類民營企業(yè)等；與用人單位解除勞動合同的人員；駐華外國企業(yè)機構中方雇員等。
流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。檔案管理的具體工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等；流動人員身份認定、檔案工資記載、出國（出境）政審工作；經授權的職稱資格考評、合同簽證、社會保險等社會化服務工作。
二、人事和人才流動檔案管理的主要問題
1.“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”問題日益突出。目前從每年大量的大學畢業(yè)生，到從國有單位流向其他所有制單位的專業(yè)技術人員，從高科技的私營企業(yè)，到國有性的事業(yè)單位，涵蓋了我國幾乎所有行業(yè)和人群。但是由于我國發(fā)展條件的制約，流動人員人事檔案管理還沒有實現完全的公益化，人事檔案管理的經費來源還要依靠收取檔案管理費，這一定程度上為某些部門提供了尋利空間，輕服務而重盈利的趨勢開始出現?！皺n案商品化”和“檔案管理盈利化”的問題日益突出，最終導致檔案多頭管理，檔案的公益性程度不高，面臨失信危險。流動人員人事檔案管理中的盈利化傾向造成的一個直接危害就是人事檔案面臨失去信譽的危險，同時刺激多頭管理現象產生。造成檔案管理混亂，嚴肅性、公信力不足。一些中介機構受利益驅使，“搶奪”、騙取、截留、扣壓檔案以及涂改、抽取、銷毀、偽造等違規(guī)現象時有發(fā)生。嚴重擾亂了正常的人事檔案管理工作有序開展，阻礙了人才流動。此外中介機構舍本逐末，惡性競爭的情況時有發(fā)生，影響了中介機構自我發(fā)展和人才市場健康有序運行。
2.檔案管理效能低下，嚴重影響檔案管理發(fā)揮應有作用?，F行人事檔案在內容上仍然保持著計劃經濟時期的特點，偏重靜態(tài)性資料描述，不能動態(tài)反映個人信用。市場經濟條件下檔案的主要功能是對個人的工作能力和道德信用進行綜合的動態(tài)評價，為人才的高效流動提供參考，但現行人事檔案顯然無法滿足這一點。同時，隨著流動人員群體的逐漸壯大，“人檔分離”正在成為趨勢，以往檔案收集方法和程序無法施行，尤其是在一些私營企業(yè)，人事管理非常不規(guī)范，很少對員工進行規(guī)范化的考核，個人的業(yè)績資料進入檔案信息非常困難，很多人才中心存放的檔案很長時間沒有信息補充。較為普遍地存在重收檔（收費）、輕管理的現象。一些單位檔案管理力量薄弱，缺乏熟悉檔案管理政策和業(yè)務的專業(yè)人員，檔案不能及時收集、整理、分類、補充和更新，“死檔”較多，檔案信息應用也就少之又少了。
三、人事檔案及人才流動檔案管理改革思考
1.借助計算機技術實現社會化檔案管理。在同一的管理制度指導下，實行人事檔案與人在特定條件下的適度分離，借助于現代網絡信息手段，實現對有關于人員的全面了解。具體說，就是利用現代計算機技術和網絡通信技術等，把以往分管與不同處所的人事檔案，在信息的查詢與利用上實現社會化服務。社會化、開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。我們所處的這個新世紀，是一個更加開放的時代。知識經濟的發(fā)展，人力資源的競爭將會越來越激烈，人才流動的數量和質量會逐步加強，這種社會發(fā)展趨勢，也為在更大范圍內實行社會化、開放式人事檔案管理提供了可能性。
2.改革人事檔案管理機構實現機制變破。今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、聯(lián)合辦公的大口徑管理方式將被采用。人事檔案管理制度的改革總之不僅應有利于管理，更應著眼于保護跟人的權利，特別是知情權、再調查的請求權、錯誤的改正請求權、提出異議的權利、檔案資料傳播和使用目的的控制權等。另外，對人事檔案管理部門也應強調一下義務和責任：確保人事檔案質量的義務、負有保護人事檔案信息安全的義務、以及保證人事檔案被正當使用的義務等。
參考文獻
1.1 人事檔案管理的模式比較封閉
由于現代社會的開放性，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經無法與時俱進，與時代處于同一頻率。傳統(tǒng)的比較封閉的人事檔案管理模式存在很多不足之處，比如說其功能比較程序化、內容老舊、結構不合理、人才的流動不平衡，這些問題都讓人事檔案管理工作受到了不同程度的制約，對社會經濟的發(fā)展起到了嚴重的影響作用。
1.2 人事檔案管理的制度不完善
人事檔案管理的制度不完善，對于每一個員工的工作內容和職責分配的不明確，是人事檔案管理的一個重要問題，這就導致一定程度上出現了很多人管理一件事情，或者是沒有人處理的情況。由于這種不完善的制度，使得很多的部門都在私下里進行人事檔案的管理，這種問題出現在勞動部門、社會保障部門、事業(yè)企業(yè)部門、私營企業(yè)、國營企業(yè)。甚至就連民辦中介也在進行管理，這就是多頭管理。多頭管理造成了人事檔案管理的混亂性，使得人事檔案管理工作無法實現統(tǒng)一，減少了工作效率，提高了管理的而成本，對人事檔案管理的健康發(fā)展造成了影響。還有一個問題是，大家都不管的問題，我國的很多個部門機構都沒有一個完善的管理制度，大部分都是為了方便流轉才設立的人事檔案管理，在平常的工作中，一般只是進行簡單的收發(fā)手續(xù)，并沒有從本質上去進行管理。所以人事檔案管理的信息老舊，不能夠與時俱進，清楚的應付最新的人動，制約了人事檔案管理的發(fā)展。
1.3 人事檔案管理對于人權的忽視
人事檔案管理對于人權較為忽視，使得人權得不到有效的保障，主要表現在人事檔案管理工作中有對人權造成傷害的現象，比如：工作人員對于人事檔案管理不能夠及時的進行跟進，不能夠及時更新和記錄新的個人信息；人事檔案中一些人的個人信息存在虛假性。這些現象存在于人事檔案的管理工作中，忽視了人權的保障，一些人對于自己的檔案信息得不到正確的了解，容易打擊個人的工作積極性。
圖一和圖二人事檔案管理的兩種最常見的形式：
（圖一）
（圖二）
2 針對人事檔案管理改革若干問題的探索
2.1 對人事檔案管理模式進行改革
人事檔案管理模式在進行改革的時候，首先，要符合我國的人才政策，要確保對我國的人才流動的方向和合理性有幫助，并且能夠促進我國的誠信體系的建立和健全以及發(fā)展，為我國的人事檔案管理服務質量的提高做出貢獻。其次，要確定我國公民的地位和權益，要確保不傷害公民的利益。另外，改革人事檔案管理模式的時候，要適當的增加民主性和公益性，讓公民能夠以更為實惠的價格看到自己的檔案，體現了公民的知情權。
2.2 人事檔案管理制度需要健全
人事檔案管理制度在進行改革的時候，一定要注意明確分工，職責分明這一主要內容。其次，要制定嚴格的規(guī)章制度，讓各級員工按照制度來辦事，優(yōu)秀的獎勵，懶惰的懲罰，這樣能夠有效的提高工作效率和工作質量。另外，還要強化我國的流動人員和死亡人員的檔案信息，對他們的信息做到及時的更新和記錄，這樣才能夠及時的為單位的人事檔案管理工作提供一定的參考意見。最后，借助信息技術，將人事檔案管理數字化，在網絡上建立咨詢平臺，讓公民能夠進行參與，這有利于服務質量的提高。
1.人事檔案管理制度相對落后
隨著人事制度不斷改革發(fā)展，人才流動，單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。前幾年，筆者學院引進了數位高級專業(yè)技術人才，在整理人事檔案時，發(fā)現有兩名同志因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續(xù)。他們的原始檔案至今沒有轉到學院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位的人事審核、工資審批工作帶來不便。
2.人事檔案管理方式和手段相對落后
人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。如學院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、 高校人事檔案管理的設想
隨著高校規(guī)模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，給高校帶來了管理多元化的特點，這也對人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力資源管理系統(tǒng)就體現了高校人事管理(含檔案)的整體管理水平。
1.加強和完善人事檔案管理制度
實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、教學部門結構調配方面都將發(fā)揮重要作用。所以只有加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。
（1）建立專業(yè)技術人員業(yè)務檔案。建立專業(yè)技術人員檔案，對專業(yè)技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。專業(yè)技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況，學歷、學位證明，繼續(xù)教育及專業(yè)技術進修證明、證書，專業(yè)技術工作總結等工作。②專業(yè)技術資格任職材料:專業(yè)技術職務任職資格呈報表、申請表、考核表和審批表，專業(yè)技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③專業(yè)技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業(yè)技術成果鑒定書，優(yōu)質課件、研究立項等。專業(yè)技術人員業(yè)務檔案的建立，為專業(yè)技術人員提供了有效的服務，為高校管理提供了準確及時的信息。
（2）實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理。人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下誕生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制改革的深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。
3.提高檔案管理人員的素質
在新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)“創(chuàng)造、復合、協(xié)作”等多類型人才。
4.強化人事檔案管理現代化手段
（二）人事檔案工作。人事檔案是國家機構和社會組織的一項事務，主要目的在于將個人經歷和工作表現等數據進行記錄，從而為今后的使用提供重要的資料。人事檔案的內容包括個人經歷、業(yè)績、性格、工作狀態(tài)等，且具有高度的機密性和精確性，是企業(yè)對于人才培養(yǎng)和人才考察的重要內容，也是企業(yè)日常管理工作中不可或缺的部分之一。
二、企業(yè)變革期人力資源實踐的匹配觀點
業(yè)內學者的觀點是企業(yè)在不同的發(fā)展環(huán)節(jié)上其所面臨的問題也不同，因此會對人力資源管理提出不同的標準，所以必須有符合實際生產的人力資源管理實踐活動與之相適應，將不同生產階段的實踐互相搭配，對比其效果，引出所需的材料，有利于將不同的實踐組合有可能會產生的效果進行對比，找出最佳的方案。但因為生產條件不一樣、策略方針各異，所以人力資源管理的具體需要也會發(fā)生變化，因此人力資源管理具有較強的場景依附性，對其進行相應的理論研究力度也會大幅度增加，現存的研究成果并不多，而且大多數是具體的案例分析。人事檔案管理是人力資源管理體系中重要的組成部分，是檔案管理的重要工作內容，也是企業(yè)員工業(yè)務審計、績效考評的首選資料。并且，人事檔案資料能夠協(xié)助企業(yè)人力資源管理部門真正以人本思想為指導方針，應用科學有效的手段對人力、物力進行組織與調配，促使其長期處于最佳比的狀態(tài)中。總之，其兩者是密不可分、唇齒相依的，彼此發(fā)展的情況對對方均會產生一定的效應。
三、基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析
（一）人事檔案的信息收集機制變革。從現代人力資源管理視角出發(fā)，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識，如職業(yè)技能、職業(yè)素質、職業(yè)道德等狀況，這些有關信息就需要經過人事檔案管理人員活躍搜集，不斷開掘。為深度開掘這些隱形信息，檔案管理人員可對人員進行定時考評，考評內容應包括職業(yè)技能水平、工作完成狀況、職業(yè)道德等方面，并將查核成果歸納到各人員的人事檔案中。在人力檔案管理的工作中，不但要全部搜集人員的基本資料，還應在此基礎上，搜集使用人員關于事業(yè)單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的擬定提供重要參閱，促進事業(yè)單位形成一種不斷優(yōu)化的良性循環(huán)機制。這就需要人事檔案人員加強和各級人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。
（二）提升服務意識。人員的服務意識是人事檔案管理工作質量提升的關鍵。在未來，人才必將成為各大企業(yè)競爭的主要因素，所以人事檔案的管理人員也要從自身的觀念入手，從態(tài)度上做到端正，從而改變一直以來的被動服務模式，提升服務意識。這樣以來可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務，促進人力資源管理水平的提升。
（三）具備競爭意識。知識經濟時代下，知識的作用性被進一步放大，換而言之，知識成為了一項非常重要的資源。而檔案管理工作也需要體現出企業(yè)的工作效率。這就要求人事檔案管理部門首先要將信息準確、及時地提供，并加強與其它部門的密切合作。在這一過程中，管理人員要具備競爭意識，將人力資源管理的理念深入人心，在競爭中加強目標的管理。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 100
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）21- 0192- 01
醫(yī)院人事檔案的主要功能是對個人進行全面的、多角度的、歷史性的考察資料匯總，是對個人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要記錄憑證，是醫(yī)院進行績效工資改革、人才培養(yǎng)、工作調整的重要依據和參考。隨著我國新型醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的實施以及我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的數量和規(guī)模均在不斷擴大，這也給醫(yī)院人事管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案管理利用信息化技術進行人事管理工作的改革和創(chuàng)新，可以減少人力資源的消耗，大幅度降低工作難度，提高工作效率。
1 利用信息技術加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于提高醫(yī)院管理水平
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，利用信息化技術加強醫(yī)院人事檔案管理有利于醫(yī)院領導快捷的了解醫(yī)院、科室的發(fā)展情況，從而快速有效的做出科學決策。
1.2 有利于發(fā)現人才
利用信息化技術能夠詳細記錄醫(yī)院各級工作人員的學習情況、工作業(yè)績情況、學術科研情況，能夠快速比對、查詢，有利于全方位的進行數據分析，獲取醫(yī)院各級人員的準確資料，為醫(yī)院人才的培養(yǎng)和發(fā)掘提供有力支撐。
1.3 有利于提高醫(yī)院人事管理人員的業(yè)務效率
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大和人事管理的內容越來越廣泛，醫(yī)院人事管理工作者的勞動量大且瑣碎，利用信息化技術進行人事檔案管理能夠實現快速更新補充數據，快速查詢，顯著提高了工作效率。
2 新時期醫(yī)院人事檔案管理遇到的問題
人事檔案管理在醫(yī)院里屬于非業(yè)務部門，并不能直接對院外提供服務，故在長期的醫(yī)院人事檔案管理過程中，主要存在以下問題：①重視程度不夠。一些醫(yī)院領導認為醫(yī)院的主要業(yè)務是對外開展醫(yī)療服務，而人事管理屬于輔的工作，只要在醫(yī)院的日常工作中兼顧就可以了；②資料陳舊不完善。由于信息化技術應用于醫(yī)院人事檔案管理的時間還不長，一些早期反應醫(yī)院工作人員業(yè)務能力、工作績效等材料仍舊是紙質版的材料，尚未完成電子化處理；③醫(yī)院員工對人事檔案管理工作認識不足。各科室或個人不能主動積極上報各種學習、進修、培訓等材料，認為和人事管理工作沒關系；④人事檔案管理方式和手段落后。由于醫(yī)院人事檔案管理工作相對缺乏專業(yè)的技術人才進行科研創(chuàng)新，造成人事檔案管理的方式和手段落后，不能隨著信息化技術的發(fā)展而發(fā)展；⑤人事檔案管理工作者缺乏主動服務意識。很多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院常常將人事檔案管理作為行政管理的一個內容，而不能充分利用人事檔案管理的資料進行人才的培養(yǎng)和業(yè)務水平的提高。
3 改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的重要性
隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展以及信息化技術的迅猛進步，改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理是社會發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內在要求。新時期，如何充分利用現代化的信息技術，利用人事檔案管理的政策，制定有效的辦法引導和鼓勵人才進行業(yè)務創(chuàng)新，提高工作績效是新時期重要的研究課題。從一定程度上講，規(guī)范和有效的人事檔案管理可以促進醫(yī)院整體管理水平的提高，可以促進醫(yī)院醫(yī)療水平的提高和服務能力的提高。
4 信息技術在醫(yī)院人事管理中的改革與創(chuàng)新策略
4.1 提高認識、統(tǒng)籌規(guī)劃，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理理念
加強人事檔案工作的知識宣傳，使醫(yī)院全體職工從思想上充分人事醫(yī)院人事檔案管理的重要性，從檔案管理理念著手，加強醫(yī)院領導對于檔案管理的重視，積極學習和應用信息化人事檔案管理工作的內在知識和要求，做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎性資料收集、匯總、分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、科技檔案在推動醫(yī)院發(fā)展方面的作用。對醫(yī)院人事檔案管理工作給予配套資金，對檔案管理科室、儲藏室陳舊的設備進行更新，保證檔案管理改革工作能夠順利推進。同時，醫(yī)院要改善員工的工資待遇，改善員工的工作環(huán)境，充分調動醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，加快促進醫(yī)院檔案管理的信息化。
4.2 健全檔案信息化管理系統(tǒng)，有所側重，重點突出
(一)學校檔案管理人員的信息化識薄弱，對信息化管理的重要性認識不夠。
長期以來，許多檔案人員對信息化檔案管理工作認識不足，意識中的檔案管理工作仍然局限于紙質檔案的建立和保管層面上，認為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務工作，只要紙質材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應付日常的查檔工作就行。沒有意識到信息化的重要性。
（二）學校檔案管理人員的信息化、現代化水平不高。
目前檔案管理主要仍保持實體管理，沒有隨著科學技術的進步而實現高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術培訓，部分檔案管理者自身的電子系統(tǒng)操作水平也十分有限。這些都導致高校檔案管理只能在低水平層面上進行。
（三）學校檔案管理系統(tǒng)硬件條件的缺失。
檔案的信息化管理離不開整套完整、有效的信息管理網絡系統(tǒng)，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統(tǒng)都處于缺失狀態(tài)。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無法進行信息的查詢和檢索，更無法實現信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導致很多檔案管理工作只能靠低現代化的手工操作來完成。
二、學校檔案人員在信息管理新時期中工作改革的幾點建議
（一）建立完善的檔案信息管理網絡系統(tǒng)。
當今社會，信息、網絡和通訊技術對檔案工作者的角色既提出了挑戰(zhàn)，又帶來了相應的解決方案，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。利用目前的網絡條件及數據庫處理技術，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實現檔案管理的信息化。檔案人員應該積極接受并鼓勵信息管理網絡系統(tǒng)的建立，同時更應該意識到不應局限于已經使用的網絡系統(tǒng)及信息操作平臺。隨著技術發(fā)展日新月異，會不斷產生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應該與時俱進，不斷學習和適應新的系統(tǒng)規(guī)則和操作方式。
（二）健全檔案管理信息化的各項規(guī)章制度。
不斷健全并認真貫徹落實檔案管理方面的各項規(guī)章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規(guī)范化。在信息化轉變的過程中，結合學校檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規(guī)范現代化信息管理的過程。
（三）提高檔案人員的文化知識和素養(yǎng)。
作為一個能夠適應信息管理轉變的新時期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識，其知識水平和文化素養(yǎng)都需要有相應的提高。檔案工作者不僅應具有較高的檔案專業(yè)知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識。在新時期中，科技的發(fā)展決定了計算機與網絡必將成為今后信息傳播的主要途徑，經濟全球化的發(fā)展也勢必將學校推向多種語言檔案管理的先鋒行列。學校的檔案工作者做為多語言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計算機知識和外語知識。
（四）提升檔案人員的信息處理技能。
首先檔案工作者在從事檔案工作實踐活動中需要對信息進行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對檔案進行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學校檔案管理的過程中，不同群體對檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對不同類型受眾的需求進行分析，分類整合、系統(tǒng)梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學校作為新一代人才孕育和成長的地方，檔案工作者也必須時刻關注外界信息，并學校的實際工作相聯(lián)系，將一手的信息存檔，作為有價值的資料提供給全校師生參考。
高校人事檔案管理已經成為當前高校管理及發(fā)展過程中十分重要的一個部分，并且也是實現高校人力資源優(yōu)化配置的重要依據。隨著現代高校不斷發(fā)展，高校人事檔案管理工作也取得一定進步，然而在實際工作過程中也出現一些新問題，對高校人事檔案管理工作開展產生影響，作為高校人事檔案管理工作人員，應當清楚認識高校人事檔案管理中新問題，并且采取有效途徑進行改革，從而促進其進一步發(fā)展。
1 高校人事檔案管理中的新問題分析
首先，高校人事檔案管理缺乏完善制度體系。對于當前高校而言，其在實際發(fā)展過程中大多數精力均在教學以及教研活動等相關方面；在人事檔案管理方面，國家政府雖然出臺相關一些法律法規(guī)，然而對于高校人事檔案管理并且進行明確規(guī)定。在這種大形勢下，大部分高校均未能夠依據自身檔案管理工作將相關規(guī)章制度體系進行建立及完善，對于相關職責未能夠落實到位，并且還存在監(jiān)管失效等情況，這些情況的存在均導致高校檔案管理未能夠實現高效化及規(guī)范化。
其次，對人事檔案管理重要性未能夠充分認識。在對高校整體工作水平進行評價方面，人事檔案管理工作屬于十分重要的一項內容，對高校發(fā)展有著十分重要的作用及意義，然而從當前實際情況來看，高校領導及相關工作人員并未能夠對人事檔案管理重要性充分認識，只有在涉及調動崗位等相關問題時才會將檔案資料調出，這種一來，人事檔案在日常工作中根本無法得到較好管理。
第三，人事檔案管理模式比較落后。人事檔案管理模式在當前高校人事檔案管理方面屬于十分重要的一項內容，可對人事管理工作進行規(guī)范，并且其也屬于一種規(guī)章制度。通過實行有效管理模式能夠保證人事檔案管理得以有序進行。但是從當前實際情況而來說，很多高校在人事檔案管理工作過程中對管理模式缺乏重視，導致在高校不斷發(fā)展過程中未能夠及時更新管理模式，而傳統(tǒng)管理模式中存在很多缺陷，甚至會對高校市場競爭力產生眼只能嚴重影響，無法使高校長期發(fā)展需求的得到滿足，可能給會導致無法即時更新，在采集人事管理相關資料時還可能會初選漏項及丟項情況，從而對實際工作效率產生影響[1-2]。
2 高校人事檔案管理改革有效途徑
2.1 建立健全有關管理制度體系
在現代高校人事檔案管理工作過程中，為能夠使其得到進一步強化，一項必要任務就是應當對當前管理制度體系進一步進行完善，為能夠使這一目標得以實現，高校應當在當前相關法律法規(guī)條例的基礎上，與自身實際人事檔案管理需求相結合，從而使相關管理制度體系得到進一步完善，其內容主要包括檔案收集裝訂、借閱及保管等相關內容，從而使高校人事檔案依法管理能夠得到真正實現。
2.2 充分認識高校人事檔案管理重要性
為能夠使高校人事檔案管理中存在的問題得到有效解決，從而使人事檔案充分發(fā)揮其信息資源價值及作用，從而使高校整體管理水平得到有效提高，一項首要任務就是高校領導應當對高校人事檔案管理工作重要性充分認識，并且隨著當前社會不斷發(fā)展，應當將管理思想管理不斷進行更新，在高校整體管理工作中應當積極納入人事檔案管理，在人力、財力以及物力方面應當給予人事檔案管理工作全面支持，從而為人事檔案管理工作的進一步奠定堅實基礎。
2.3 積極轉變高校人事檔案管理模式
首先，應當充分分析當前高校自身發(fā)展實際情況及人事檔案管理情況，從而找出其中不足之處，并且不斷改進以及完善管理模式，從而使管理模式運行能夠保證可靠性，另外，應當對人事檔案管理工作人員綜合素質進行培養(yǎng)，從而使人事檔案管理工作效率能夠得到有效提高；其次，對于新型管理理念及管理方法應當加強引進，但是應當注意引進過程中包括與自身實際情況相適應，適當進行借鑒，不可完全照搬，應當與自身學校實際情況進行有效結合，在引進管理模式時應當適當改進，使其更加完善，從而保證能夠得到更好應用。
2.4 積極提升相關工作人員素質
在高校人事檔案管理工作中，相關工作人員專業(yè)能力及素質使十分重要的一個因素，提高相關工作人員專業(yè)素質對高校人事檔案管理工作進一步發(fā)展有著十分重要的作用。在實際工作過程中，高校應當與工作崗位實際需求相結合，對工作人員數量進行合理分配，另外，對于相關工作人員還應當加強培訓力度，從而使工作人員具備較強專業(yè)能力，并且使其能夠提高職業(yè)道德素養(yǎng)，使人事檔案管理工作人員不但能夠滿足實際工作專業(yè)需求，并且能夠將本職工作認真做好。此外，對于專業(yè)能力較強及素質較高專業(yè)型人才應當積極引進，從而創(chuàng)建高素質專業(yè)人事檔案管理隊伍，使人事檔案管理水平得到進一步提高，進而更好服務于高校整體發(fā)展，使高校發(fā)展過程中人事檔案管理的作用能夠得到充分發(fā)揮[2-3]。
3 結語
高校人事檔案管理工作在當前高校發(fā)展過程中有著越來越重要的作用，因此促進高校人事檔案管理工作進一步發(fā)展有著十分重要的作用。高校人檔案管理相關工作人員應當積極分析當前新問題，并且要通過有效途徑改革人事檔案管理，使其管理水平及質量得到提高，促進其得以更好發(fā)展。
參考文獻
[1]朱莉，張麟. 高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑探討[J]. 人力資源管理，2014（7）.
[2]潘娟. 高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J]. 人才資源開發(fā)，2015（12）.
