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時間：2023-06-07 09:02:39
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目前，多數(shù)疾控部門的檔案仍采用傳統(tǒng)的、煩瑣的、人工的方式進(jìn)行管理，并且分科室進(jìn)行資料的收集、整理、存放。沒有專人負(fù)責(zé)全中心的檔案管理，單位內(nèi)部業(yè)務(wù)考核和上級各部門的考核需要查閱相關(guān)資料時，都要到具體科室翻閱審核紙質(zhì)檔案，電子版資料也存放在各自科室的計(jì)算機(jī)中，非常零散不便查找。沒有做到統(tǒng)一的規(guī)范化、信息化管理，資料整合利用率低下，已不適應(yīng)現(xiàn)在疾控工作發(fā)展的需要。
二、實(shí)施檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的必要性
（一）國家自2009年實(shí)行疾控機(jī)構(gòu)績效考核，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求提高了，資料分類要求更加細(xì)化。疾病預(yù)防控制工作績效考核操作手冊（2009版）考核指標(biāo)體系中，省級機(jī)構(gòu)34個項(xiàng)目77個指標(biāo)，設(shè)區(qū)市級35個項(xiàng)目104個指標(biāo)，縣級機(jī)構(gòu)35個項(xiàng)目101個指標(biāo)，主要包括日常工作記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)、檢測結(jié)果現(xiàn)行的信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、有關(guān)專業(yè)的專項(xiàng)調(diào)查資料等，需要收集信息數(shù)以萬計(jì)。面對著日常工作中產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，疾控檔案數(shù)字化規(guī)范化管理已是勢在必行。
（二）辦公設(shè)備自動化、信息化技術(shù)應(yīng)用的不斷發(fā)展，以及大數(shù)據(jù)時代的到來，為疾控檔案管理提供了技術(shù)平臺。以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化數(shù)字化檔案管理，可以確保檔案及時收集整理、統(tǒng)一保管，不但高效、安全，而且能夠及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，必將使疾控檔案管理模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的具體措施。1.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn),增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員專業(yè)技能。定期對檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，內(nèi)容主要有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字檔案信息存儲、管理、索引等，以及網(wǎng)絡(luò)安全、電子檔案保密等相關(guān)知識與技能。培訓(xùn)可以采用“請進(jìn)來，走出去”等多種方式，定期請行業(yè)專家到疾控中心進(jìn)行專題講座，派出專業(yè)人員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)修學(xué)習(xí)。通過專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，檔案管理人員能夠及時了解檔案的最新發(fā)展動態(tài)及信息，并實(shí)現(xiàn)日常電子檔案的維護(hù)、管理與利用，不斷提高疾控中心檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.加大投入，逐步完善檔案管理的軟硬件設(shè)施。疾控中心首先要整合各科室現(xiàn)有資源，將目前的檔案信息采集設(shè)備、存儲設(shè)備等集中歸中心檔案室管理使用，檔案室配備專職人員具體負(fù)責(zé)，在此基礎(chǔ)上再購進(jìn)一些高端的掃描儀、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、關(guān)盤等設(shè)備，更好地完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能。3.各業(yè)務(wù)科室檔案管理員對本科室紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、全文添加、目錄整理、圖片掃描等，將整理后的資料設(shè)為共享，由中心檔案室專職人員負(fù)責(zé)將各科室的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編目、標(biāo)引，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行文檔一體化管理，本單位局域網(wǎng)用戶都能查閱，方便文件的檢索，可以大大提高了疾控中心檔案管理質(zhì)量與效率。4.建立疾控中心的檔案信息網(wǎng)站，將必要的檔案信息網(wǎng)聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不但可以實(shí)現(xiàn)本單位部門間的信息交流和資源共享，而且使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，更加突出疾控檔案工作社會化服務(wù)的時效性、廣泛性。5.嚴(yán)格控制電子檔案的質(zhì)量，中心檔案專職人員定期對業(yè)務(wù)科室的檔案數(shù)據(jù)錄入情況進(jìn)行抽查，對數(shù)據(jù)的年號、卷宗號、卷內(nèi)目錄順序、保管期限等內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，掃描的圖片是否清晰完整、目錄與文件、圖像的對應(yīng)、保密資料是否加密等內(nèi)容重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。
三、建議
我國的檔案管理工作已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時代。疾控機(jī)構(gòu)專用的檔案信息管理系統(tǒng)操作方便，數(shù)據(jù)輸入方式靈活，易于升級和維護(hù)，業(yè)務(wù)處理高度智能化，信息自動識別分類歸檔，資料檢索查詢快速而準(zhǔn)確，且可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的增加及調(diào)整，國家應(yīng)采取必要措施在疾控機(jī)構(gòu)盡快推廣使用，以提高了檔案的整體利用率?？傊?，檔案數(shù)字化規(guī)范化管理已成為疾控機(jī)構(gòu)檔案發(fā)展的必然趨勢，疾控部門要在工作實(shí)踐中不斷創(chuàng)新與完善，提高檔案管理水平和檔案的利用率，更好地為疾控工作服務(wù)，為群眾健康服務(wù)。
作者:王冬微 祁業(yè)敏 單位:滄州市疾病預(yù)防控制中心
參考文獻(xiàn):
[1]吳迪.疾控中心檔案信息化建設(shè)探究[J].蘭臺內(nèi)外,2015(6):60.
一、電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展概述
近年來，我國能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)模日益擴(kuò)大，我國電力事業(yè)發(fā)展速度持續(xù)加速，電力企業(yè)的發(fā)展也相應(yīng)擴(kuò)大規(guī)模，電力企業(yè)發(fā)展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價值在電力企業(yè)發(fā)展與運(yùn)行中也越來越重要。電力檔案的發(fā)展逐漸滲透到了電力企業(yè)發(fā)展的每一個環(huán)節(jié)和角落，對于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而言是一種全新的管理方向，電力企業(yè)檔案管理的有效性對電力企業(yè)的發(fā)展穩(wěn)定性影響很大，管理者通過對檔案的分析，可以看出電力企業(yè)發(fā)展存在的問題，并及時采取相應(yīng)措施予以解決。檔案編研工作是對電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對電力檔案數(shù)字編研提出具體的執(zhí)行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時代前提背景下，電力企業(yè)的檔案數(shù)字化編研必須根據(jù)不同檔案內(nèi)容的載體形態(tài)、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫存的共享與轉(zhuǎn)化、電子數(shù)據(jù)的刻錄與貯藏等開展相應(yīng)的檔案管理工作，持續(xù)化發(fā)展電力檔案事業(yè)，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理的價值，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理與電力企業(yè)本身持續(xù)發(fā)展的緊密結(jié)合。
二、電力檔案數(shù)字化編研需要注重的細(xì)節(jié)
在實(shí)際工作中我們體會到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎(chǔ)工作外， 還要抓好以下兩個環(huán)節(jié)：
第一、網(wǎng)絡(luò)安全對信息數(shù)字化的影響這一環(huán)節(jié) 檔案的管理者一項(xiàng)重要的工作就是要維護(hù)和保證檔案信息的安全與完整。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用于發(fā)展，保證了網(wǎng)絡(luò)化共享與信息安全技術(shù)的開展，電力企業(yè)的檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化與信息化轉(zhuǎn)型，對電力企業(yè)的發(fā)展起到了非常大的幫助。電力企業(yè)檔案管理必須注重對檔案資料收集原文件的了解，詳細(xì)掌握檔案中各種數(shù)據(jù)的詳細(xì)情況，檔案數(shù)據(jù)中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數(shù)據(jù)的儲存，檔案管理人員要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將這些收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存與網(wǎng)絡(luò)化共享，保證電力企業(yè)內(nèi)部的每一位員工都可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得這些資料，利用這些資料詳細(xì)的掌握電力企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展?fàn)顩r，對一些發(fā)電設(shè)備和電力系統(tǒng)做出維修的預(yù)測，對電力管理制度有了全新的認(rèn)識。
第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行， 也需要檔案人員具備一定的專業(yè)知識的基礎(chǔ)。在與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報告和總結(jié)， 才能恰當(dāng)選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研題目及適合的類型， 共同完成對檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項(xiàng)安全工作規(guī)定及分局運(yùn)行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當(dāng)然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。
三、電力檔案數(shù)字化編研的重要性
3.1加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研與電力企業(yè)生產(chǎn)的關(guān)系
不斷加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研發(fā)展，提高員工的重視程度，加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研的積極發(fā)展，提高電力企業(yè)數(shù)字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)內(nèi)部員工了解電力設(shè)備與企業(yè)運(yùn)行的正常發(fā)展?fàn)顩r，為電力企業(yè)的健康發(fā)展提供有力的信息支持，為電力企業(yè)的健康發(fā)展做出信息支持。檔案管理數(shù)字化的編研要與電力企業(yè)生產(chǎn)關(guān)系緊密結(jié)合，要保證電力企業(yè)內(nèi)部員工遵守各項(xiàng)電力檔案的管理規(guī)范，嚴(yán)格按照制度管理電力檔案，對涉及電力企業(yè)關(guān)鍵性因素的電力檔案發(fā)展情況做出詳細(xì)的工作計(jì)劃。比如： 電力建設(shè)與改造項(xiàng)目工程的大項(xiàng)投資、重大改造、企業(yè)機(jī)構(gòu)重大調(diào)整、高層領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整任用等， 以及與員工個人利益相關(guān)的調(diào)資、晉級、職稱評定等都在門戶網(wǎng)站平臺上公開， 從而增強(qiáng)企業(yè)民主管理、民主決策的透明度。如采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和打印技術(shù)， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業(yè)特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動室， 編制專題性統(tǒng)計(jì)分析， 使有關(guān)材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動直觀， 新穎好看。
3.2加強(qiáng)電力檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新
提高電力檔案數(shù)字化編研重要性的認(rèn)識，將新時期電力檔案管理工作推向一個新的高度。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)、功能完備、運(yùn)行穩(wěn)定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質(zhì)檔案受保管條件、保管環(huán)境的制約， 容易出現(xiàn)墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會極大地限制檔案信息的利用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有效推動電力系統(tǒng)電子文件的及時歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式， 解決了傳統(tǒng)檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題， 實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。
四、加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研發(fā)展的幾點(diǎn)建議
4.1建立有效的領(lǐng)導(dǎo)管理模式
領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)明確自己的職責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數(shù)字化管理為基礎(chǔ)，建立數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使整個系統(tǒng)形成一條線，一環(huán)連一環(huán)，真正使組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制得到強(qiáng)化。
4.2建立數(shù)字化檔案管理體系的保障機(jī)制
建立電力企業(yè)數(shù)字化檔案的管理體系保障機(jī)制，主要目的是為了提高數(shù)字化檔案的管理效率，降低電力企業(yè)內(nèi)部的管理風(fēng)險，增加生產(chǎn)的安全性。要建立一支數(shù)字化檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，培養(yǎng)專業(yè)化的操作人才和專業(yè)知識較為豐富的實(shí)際操作性員工，才能保證數(shù)字化檔案管理體系的健全。電力企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)必須要積極發(fā)展數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)工作，加大對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的資本投入，全面的采用數(shù)字化與信息化技術(shù)改善檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r，提高內(nèi)部員工的信息化檔案管理意識，保證電力企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)與日常維護(hù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。培訓(xùn)中要針對不同人群給予不同特長的培訓(xùn)，幫助檔案部門建立獨(dú)特的培訓(xùn)機(jī)制，經(jīng)常性的舉辦數(shù)字化檔案管理講座，幫助員工加強(qiáng)自我的電力檔案數(shù)字化編研工作能力，獲取業(yè)務(wù)知識。
4.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理
對于網(wǎng)絡(luò)安全問題的總體構(gòu)建應(yīng)該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統(tǒng)安全問題以及災(zāi)難恢復(fù)和數(shù)據(jù)備份等方面來進(jìn)行。對于病毒的防治，應(yīng)該結(jié)合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務(wù)器、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站安裝防毒軟件，進(jìn)行多層次防御。對于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設(shè)置和安全島設(shè)置。從功能和實(shí)現(xiàn)原理上看，防火墻技術(shù)更為大眾化，不會給檔案管理部門帶來較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
參考文獻(xiàn)：
目前，對檔案進(jìn)行管理逐漸的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行有效的管理。通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，將傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
一、數(shù)字化的檔案
對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理指的是對具備相應(yīng)價值的語音、軟件、圖像、影像、文本以及科學(xué)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、加工以及保管，實(shí)現(xiàn)電子的存取。在檔案的信息化發(fā)展過程中，必然會出現(xiàn)數(shù)字化的檔案，它能夠體現(xiàn)信息化建設(shè)的綜合實(shí)力，也是檔案館實(shí)現(xiàn)信息化的要求。
二、重要性
隨著多媒體的技術(shù)、數(shù)據(jù)庫的技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，逐漸的出現(xiàn)新型的檔案信息狀態(tài)，也就是檔案的數(shù)字化。目前，各個領(lǐng)域中都在廣泛的使用計(jì)算機(jī)，使數(shù)字化的檔案逐漸形成，同時也就形成了數(shù)字化的管理。它能夠?qū)⒌乩砦恢貌煌约拜d體不同的信息通過數(shù)字化形式進(jìn)行存儲，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)資源的共享。
數(shù)字化的檔案使信息的對象進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)載體的檔案轉(zhuǎn)變成為機(jī)讀的檔案，將保管的費(fèi)用有效節(jié)約，將占據(jù)的空間有效節(jié)省，同時使檔案的查閱得到有效簡化，避免對資料進(jìn)行反復(fù)的印制而導(dǎo)致資源浪費(fèi)。數(shù)字化的檔案能夠?qū)Y料進(jìn)行及時的歸檔，同時可以對資料進(jìn)行充分利用，將辦公的效率有效提高。
對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理，能夠促進(jìn)檔案的領(lǐng)域中不斷運(yùn)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通訊技術(shù)，使檔案管理的方法、技術(shù)以及理論進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使檔案的信息資源實(shí)現(xiàn)共享以及有效的利用，將檔案信息在增值方面具備的作用充分發(fā)揮，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，將檔案的作用以及地位進(jìn)行有效的提升。
在將檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，社會公眾以及職能部門可通過管理系統(tǒng)對需要的檔案以及信息進(jìn)行及時查閱和有效利用，不再受到各個方面的限制，同時也避免重復(fù)的勞動以及時間的浪費(fèi)，這將會使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，檔案會因?yàn)榻?jīng)常性的翻閱出現(xiàn)破損或者是丟失，使永久性的保管受到嚴(yán)重影響，在進(jìn)過數(shù)字化的處理之后，在對檔案進(jìn)行利用時可以通過電子的方式，將使用原件的頻率有效降低，保障了原件的安全。
三、思路的構(gòu)成
（一）管理人員素質(zhì)
在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，管理人員素質(zhì)是非常重要的一個方面。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，檔案的信息在不斷的增長，對檔案的利用也在不斷的增長，導(dǎo)致對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理成為非常重要的一項(xiàng)工作。在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，一個必不可少的要素就是管理人員，同時管理的工作對管理人員素質(zhì)提出了較高的要求。管理人員不僅僅要具備相應(yīng)的管理知識，還要對一些網(wǎng)絡(luò)的基本技能進(jìn)行掌握，如數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)的管理、數(shù)據(jù)的錄入以及計(jì)算機(jī)的操作等等。對管理人員要進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，運(yùn)用新的方式、機(jī)制、思路以及體制，依據(jù)以人為本的原則，使管理人員素質(zhì)得到有效提升。同時對管理人員進(jìn)行針對性的教育以及培訓(xùn)，使管理人員能夠?qū)⑾嚓P(guān)知識進(jìn)行更新，對相關(guān)技能進(jìn)行有效的掌握，對管理工作的知識點(diǎn)以及環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)全面的掌握，在進(jìn)行管理工作時能夠使用現(xiàn)代化的手段以及技術(shù)，對數(shù)字化的檔案進(jìn)行有效管理，將管理的工作有效加強(qiáng)。
（二）個性化的服務(wù)
對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理并不是對某一個具體的檔案館進(jìn)行管理，它管理的對象是由社會資源構(gòu)成的檔案體系，為檔案的使用人員提供動態(tài)化以及形式多樣的管理服務(wù)。在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，依據(jù)檔案使用人員的需求將相關(guān)信息進(jìn)行收集，強(qiáng)調(diào)的是運(yùn)用自身在檔案方面具備的能力以及信息為檔案使用人員創(chuàng)造相應(yīng)價值，將檔案使用人員沒有辦法解決的問題進(jìn)行解決，從而實(shí)現(xiàn)價值。對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，檔案的管理人員要將管理的能力充分發(fā)揮，同時將創(chuàng)新的精神以及研究的能力充分提升，將服務(wù)進(jìn)行有效的創(chuàng)新，為檔案使用人員提供個性化的服務(wù)。
（三）與社會的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)
在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，與社會的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)，能夠使數(shù)字化的檔案在使用方面的效率有效提升，同時能夠滿足發(fā)展的需求。將相應(yīng)的網(wǎng)頁或者是站點(diǎn)在檔案的信息網(wǎng)進(jìn)行設(shè)置，將情報、檔案以及圖書進(jìn)行有效的結(jié)合，打破了單一局面，使社會的信息系統(tǒng)得到有效完善，實(shí)現(xiàn)一體化的管理，將整體的優(yōu)勢充分發(fā)揮。在進(jìn)行社會的信息系統(tǒng)建設(shè)時，主要的內(nèi)容以及前提就是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將整合的目錄進(jìn)行建立。
相同的檔案在進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，會呈現(xiàn)出不同格式。實(shí)際的使用過程中，最為常見的就是標(biāo)簽圖像的文件格式以及便攜的文檔格式這兩種。其中，對文件輸出的分辨率沒有較高要求或者是內(nèi)容相對較多時使用便攜的文檔格式；對圖像文件輸出的精度具備較高要求的時候使用標(biāo)簽圖像的文件格式。
除此之外，在對數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲的時候，可以使用光盤、磁盤的陣列以及服務(wù)器等形式，將數(shù)字化檔案的安全性有效提升。在進(jìn)行目錄機(jī)構(gòu)的建設(shè)時要依據(jù)檔案類別進(jìn)行，依據(jù)文件檔號對經(jīng)過掃描的文件或者是圖像進(jìn)行命名，然后存儲與相應(yīng)目錄之下。對存儲的結(jié)構(gòu)以及文件的名稱進(jìn)行規(guī)范，使管理的工作有效加強(qiáng)，對文件進(jìn)行有效的利用。
四、總結(jié)
目前，對檔案進(jìn)行管理逐漸的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)能夠?qū)⑿畔①Y源進(jìn)行有效的管理。對于數(shù)字化檔案的管理工作，我們要充分意識并且高度重視其重要性。在對數(shù)字化的檔案進(jìn)行管理時，要對管理人員素質(zhì)、個性化的服務(wù)以及與社會的信息進(jìn)行聯(lián)結(jié)充分重視，使數(shù)字化的檔案管理工作能夠有效順利的進(jìn)行，對數(shù)字化的檔案進(jìn)行有效的管理，實(shí)現(xiàn)資源的共享。希望本篇文章可以為管理人員提供一定的參考，促進(jìn)數(shù)字化的檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
創(chuàng)新是社會進(jìn)步和國家發(fā)展的源泉，對于我國國民經(jīng)濟(jì)的提高和社會各行各業(yè)的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領(lǐng)域都應(yīng)該積極創(chuàng)新，進(jìn)而取得更優(yōu)異的發(fā)展成績。計(jì)劃生檔案管理工作也不例外，相關(guān)的計(jì)生檔案管理部門必須在計(jì)生檔案管理實(shí)踐工作中開展創(chuàng)新，依據(jù)時展和社會進(jìn)步需求對計(jì)生檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而更好地滿足我國的計(jì)劃生育工作發(fā)展需要。
1計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性及創(chuàng)新內(nèi)容
計(jì)劃生育檔案管理能夠?yàn)槲覈_展計(jì)劃生育工作提供大量具有實(shí)用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩(wěn)定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計(jì)劃生育檔案管理人員必須充分認(rèn)識到計(jì)劃生育檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，同時進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)生檔案的管理力度，力求實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息資源的有效共享。計(jì)劃生育檔案管理工作是我國實(shí)施計(jì)劃生育基本國策的重要信息基礎(chǔ)，通過不斷的對計(jì)劃生育檔案信息管理人員進(jìn)行創(chuàng)新工作宣傳和數(shù)字化培訓(xùn)，可以提升工作人員的工作效率，提升計(jì)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)程度，提高計(jì)生檔案的利用率。同時也可以使我國的計(jì)生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認(rèn)識，更積極主動地開展檔案管理服務(wù)。通常計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新包括兩方面的內(nèi)容：①對計(jì)生檔案實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理；②進(jìn)一步提升計(jì)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理數(shù)字設(shè)備的性能。相關(guān)計(jì)生檔案管理部門在實(shí)際工作過程中，必須建立一個規(guī)范化、科學(xué)化的計(jì)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升計(jì)生檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，增強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作的權(quán)威性。同時計(jì)生檔案管理工作人員還應(yīng)該熟練掌握各種檔案管理新技術(shù)和現(xiàn)代化信息設(shè)備，能定期維護(hù)檔案管理信息化系統(tǒng)，只有這樣才能加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，合理有效地利用各種計(jì)生檔案信息資源。并且這種規(guī)范化的管理，還可以逐步加強(qiáng)計(jì)生檔案信息的真實(shí)性，提升我國計(jì)劃生育檔案信息的管理水平。開展計(jì)生檔案管理創(chuàng)新工作離不開優(yōu)秀的檔案管理人才和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。因此計(jì)生檔案管理部門應(yīng)該定期的對計(jì)生檔案管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)和現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，以增強(qiáng)計(jì)生檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)專業(yè)技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項(xiàng)資金供計(jì)生檔案管理部門購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、正規(guī)的檔案管理技術(shù)軟件以及各種信息安全防護(hù)軟件，進(jìn)一步提升計(jì)生檔案管理數(shù)字化設(shè)備的各種軟硬件水平，創(chuàng)建起一個科學(xué)先進(jìn)的計(jì)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，最終促進(jìn)我國計(jì)生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進(jìn)行，為我國計(jì)劃生育工作的持續(xù)開展保駕護(hù)航[1]。
2計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題
計(jì)劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前我國計(jì)生檔案管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，它的開展既是順應(yīng)當(dāng)今信息時代社會發(fā)展趨勢的結(jié)果，也是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在計(jì)劃生育工作中大規(guī)模應(yīng)用的必然結(jié)果。但是計(jì)生部門工作人員仍然應(yīng)該清醒認(rèn)識到，我國現(xiàn)階段在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些問題，亟待相關(guān)人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設(shè)定統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理機(jī)構(gòu)
現(xiàn)階段，我國許多的計(jì)劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調(diào)動，沒有統(tǒng)一的計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)對其考核管理。大部分計(jì)生檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴(yán)格的計(jì)生檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗了。他們不能充分理解計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項(xiàng)計(jì)生檔案管理操作規(guī)定和業(yè)務(wù)知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計(jì)生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度
當(dāng)前我國并沒有制定統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)都是自行發(fā)展，缺少規(guī)范化的檔案管理要求和準(zhǔn)則。因?yàn)槲覈挠?jì)生檔案管理人員很多都是臨時抽調(diào)來的，檔案管理專業(yè)才能不高，所以他們在計(jì)劃生育檔案管理工作中工作表現(xiàn)不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)的管理制度也不完善，權(quán)責(zé)劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密意識不強(qiáng)，一旦出現(xiàn)管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責(zé)任人[3]。
2.3檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金不足
由于我國是一個發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)條件還相對落后，所以我國各級政府在計(jì)生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最大制約因素，資金不足嚴(yán)重限制我國計(jì)劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因?yàn)闄n案管理經(jīng)費(fèi)少，很多計(jì)生檔案管理部門就難以購置先進(jìn)的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，從而難以建設(shè)比較規(guī)范和科學(xué)的高性能計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2.4數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為落后
各級計(jì)生檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴(yán)重落后，這也是現(xiàn)階段導(dǎo)致我國計(jì)劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計(jì)生部門依據(jù)時展創(chuàng)建起了不同規(guī)模的計(jì)劃生育信息檔案數(shù)據(jù)庫，然而因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)庫沒有與先進(jìn)的檔案管理軟件相結(jié)合，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，所以，它們的利用率不高，在進(jìn)行一般的計(jì)生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了計(jì)劃生育檔案管理的水平。
3加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法
3.1提高計(jì)劃生育檔案管理人員的綜合素質(zhì)
因?yàn)槲覈挠?jì)劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對這些人員的定期培訓(xùn)，從而提高他們的綜合素質(zhì)，幫助他們更好地勝任計(jì)劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時，其培訓(xùn)內(nèi)容可從三方面著手。①對他們進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認(rèn)識到計(jì)生檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。②對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)處理能力。③加強(qiáng)他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，從而提高他們的檔案管理設(shè)備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進(jìn)的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備
在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級政府都必須加大對計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，幫助他們購置先進(jìn)的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強(qiáng)大的物質(zhì)保障。
3.3做好計(jì)生檔案信息的虛擬化工作
計(jì)生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計(jì)算機(jī)服務(wù)器資源進(jìn)行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計(jì)生檔案信息資源，可以增強(qiáng)服務(wù)器的管理性能，進(jìn)而降低檔案信息數(shù)字化管理運(yùn)行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計(jì)劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)本部門計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)生檔案信息的利用率。③在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實(shí)現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動計(jì)劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展[5]。
3.4加強(qiáng)情報監(jiān)控
加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案的情報監(jiān)控對于完善各類計(jì)劃生育檔案信息，進(jìn)行科學(xué)的檔案信息管理意義巨大。在計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強(qiáng)計(jì)生檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)性、適用性和安全性。在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實(shí)時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計(jì)劃生育檔案信息。在具體的計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強(qiáng)的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方法，對計(jì)生檔案分類、歸整，并最終實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)劃育檔案的利用率，確保計(jì)劃生育檔案管理的實(shí)用性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性。也就是說計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計(jì)劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進(jìn)了我國計(jì)生檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[6]。
4結(jié)語
綜上所述，對計(jì)劃生育檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)不但有利于進(jìn)一步促進(jìn)我國計(jì)生檔案管理工作的革新，還能促進(jìn)計(jì)生工作的規(guī)范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計(jì)生部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)。雖然當(dāng)前我國計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些不足之處，但只要計(jì)生檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻(xiàn)
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摘 要 文書檔案是地勘單位的重要信息資源，因此加強(qiáng)地勘單位文書檔案建設(shè)工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式的不足日益顯現(xiàn)出來，文書檔案數(shù)字化建設(shè)成為地勘單位的一個必然選擇。本文從分析地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及文書檔案數(shù)字化建設(shè)重要性入手，對文書檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法進(jìn)行了探究，并指出了文書檔案數(shù)字化建設(shè)中要注意的幾個問題，旨在促進(jìn)地勘單位文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高文書檔案管理質(zhì)量。
關(guān)鍵詞 地勘單位 文書檔案 數(shù)字化
文書檔案是地勘單位的重要信息資源，對地勘單位的發(fā)展有著重要的意義。隨著地勘單位開發(fā)項(xiàng)目的不斷增多，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已越來越不適應(yīng)社會及地勘單位發(fā)展的需要，文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項(xiàng)重點(diǎn)及難點(diǎn)工作。地勘單位文書檔案數(shù)字化的建設(shè)不僅能夠有效解決傳統(tǒng)文書檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強(qiáng)文書檔案管理工作的必然選擇。
一、地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化建設(shè)重要性分析
（一）地勘單位文書管理現(xiàn)狀
從目前來看，紙質(zhì)文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進(jìn)行文書檔案管理的方式，但是這種傳統(tǒng)的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質(zhì)文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質(zhì)檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分地勘單位沒有建設(shè)專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現(xiàn)存放安全問題。
（二）文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
結(jié)合目前地勘單位發(fā)展的需要及傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題，地勘單位加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)就顯得尤為重要。一是文書檔案數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距；二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強(qiáng)對文書檔案的保護(hù)。三是是貫徹落實(shí)國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的有關(guān)“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”文件要求的體現(xiàn)。總的來說，隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的提高，文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性日益突顯，已經(jīng)成為檔案管理部門高度重視的一個問題。
二、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法
（一）地勘單位文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立
要實(shí)現(xiàn)地勘單位文書檔案數(shù)字化管理，就要從建立文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開始。首先，地勘單位應(yīng)該運(yùn)用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備，提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進(jìn)性，提高檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫管理人員要通過認(rèn)真的輸入檢驗(yàn)以確保
文件資料錄入的準(zhǔn)確性。此外，要重視對文書檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等新型數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文文書檔案內(nèi)容。
（二）系統(tǒng)網(wǎng)站的建立
地勘單位文書檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員就要進(jìn)行局系統(tǒng)網(wǎng)站的建立工作。首先，管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次，在注冊局系統(tǒng)網(wǎng)站的過程中，管理人員應(yīng)與相關(guān)政府網(wǎng)站進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外，應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，以不斷提高地質(zhì)礦產(chǎn)勘查部門的政務(wù)工作服務(wù)水平。
（三）文書檔案監(jiān)管體系的建立
有效的監(jiān)管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統(tǒng)網(wǎng)站后就要建立相應(yīng)的監(jiān)管體系。首先，要加強(qiáng)對文書檔案資料信息錄入的監(jiān)管。其次，在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)電子文件的利用與收集工作。此外，文書檔案管理人員在實(shí)際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實(shí)際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化與改善。
三、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)注意要點(diǎn)
（一）加強(qiáng)對原文件的保管工作
由于在進(jìn)行文書檔案的管理過程中，尤其是在進(jìn)行電子化掃描的過程中，需要把檔案拆開，如果不注意就很容易l生文書檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強(qiáng)對原文件的保管工作。掃描時要正確設(shè)置掃描參數(shù)，以確保掃描圖片的質(zhì)量。
（二）重視文書檔案質(zhì)量檢查工作
質(zhì)量檢查工作是保證文書檔案資料質(zhì)量的有效途徑。文書檔案質(zhì)量檢查應(yīng)包括數(shù)字化前文書檔案整理的檢查、對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進(jìn)行檢查，以確保文書檔案資料數(shù)字化后的有效性。
（三）做好文書檔案保密與保管工作
在檔案數(shù)字化過程中，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應(yīng)安排專門的檔案工作人員進(jìn)行掃描，同時，在紙質(zhì)檔案掃描而形成電子文件的過程中，應(yīng)安排專門人員負(fù)責(zé)保密與保管監(jiān)管工作工作。此外，要安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行該項(xiàng)工作，以確保工作的效率。
關(guān)鍵詞：
高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析
對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析
高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析
從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
3.結(jié)語
總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。
作者：戴雷雷 單位：應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
學(xué)籍檔案是指在學(xué)生學(xué)籍管理活動過程中形成的、作為原始記錄并具有保存價值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡片、原始成績報告單、在籍學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、學(xué)籍變動材料、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生名單、驗(yàn)印申請書、畢業(yè)生成績匯總表、學(xué)歷證明存根等,是學(xué)生在校期間形成的具有保存價值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學(xué)籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學(xué)籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性等特點(diǎn),其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學(xué)歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國留學(xué)、資格認(rèn)證等方面都需出具學(xué)籍檔案證明材料。另外,學(xué)籍檔案也是校友資源信息庫的主要資料,是建立校友信息庫的數(shù)據(jù)來源。學(xué)籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫冊等提供素材。
隨著時間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結(jié)塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準(zhǔn)確性和可能性,同時,學(xué)籍檔案在翻閱或利用中還經(jīng)常會發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過度的查詢利用也加快了紙質(zhì)學(xué)籍檔案的破損速度。原始簡單、落后的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學(xué)籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。
高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內(nèi)蒙自治區(qū)各高校在20世紀(jì)初才開始校園數(shù)字化,檔案部門開始啟動學(xué)籍檔案數(shù)字化工作,高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開始招錄學(xué)生的新生錄取名冊、在籍學(xué)生名單統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)生名單及成績單的數(shù)字化管理,學(xué)籍檔案的其他相關(guān)信息等。例如學(xué)籍卡片、學(xué)生的獎懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學(xué)生的學(xué)籍檔案情況還是原始的紙制學(xué)籍狀態(tài),所以學(xué)籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒有充分滿足學(xué)籍檔案的利用要求,在自動化管理與提供服務(wù)方面存在較大的局限性。
目前,高校學(xué)籍檔案化管理存在的問題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學(xué)籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學(xué)生的新生錄取名冊、學(xué)生名單、畢業(yè)生成績單的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學(xué)籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學(xué)籍檔案,如學(xué)生的學(xué)籍變動材料、學(xué)生的獎懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,這樣既不利于學(xué)籍檔案的完善,還會導(dǎo)致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導(dǎo)致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學(xué)籍檔案管理部門不能只注重學(xué)籍檔案的管理,還應(yīng)重視數(shù)字化檔案的利用和開發(fā),以適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展的學(xué)籍檔案利用。
高校學(xué)籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構(gòu)想
隨著學(xué)籍檔案利用率的日益增加,不同用戶對學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)以原始的紙質(zhì)學(xué)籍檔案為中心,搭建一個以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案數(shù)字化傳輸平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務(wù)平臺以及綜合應(yīng)用平臺,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開放式利用、一站式服務(wù)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)具備三個主要模塊:學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊,學(xué)籍檔案信息著錄模塊,學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。
學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊。學(xué)籍檔案目前主要是以紙質(zhì)的形式保存,該模塊主要實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化掃描以及對掃描完成的圖像進(jìn)行編輯處理,通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源進(jìn)入數(shù)字化平臺。
學(xué)籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學(xué)籍圖片資源有的并不能直接用于查詢和利用,需要建立專門的學(xué)籍信息庫,使這些原始資源能夠進(jìn)行正確的識別。
Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.
Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
“十二五”期間，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)被提到了議事日程，如何最大化實(shí)現(xiàn)城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。
城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性
城建檔案數(shù)字化發(fā)展是時展的需要，隨著城市的不斷擴(kuò)張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進(jìn)館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。隨著城市建設(shè)發(fā)展，各地城建檔案館每年歸檔的數(shù)量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質(zhì)檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案，紙張易發(fā)黃變碎，若發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等，檔案將會遭到滅頂之災(zāi)。城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進(jìn)行，不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實(shí)現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字化管理的必由之路。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問題
（一）面對當(dāng)前的形勢，城建檔案管理任務(wù)重，人員少，工作標(biāo)準(zhǔn)要求高。
檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，具有建筑和計(jì)算機(jī)數(shù)字化的專業(yè)人員又不愿意到城建檔案館工作，現(xiàn)有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應(yīng)慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環(huán)節(jié)就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理進(jìn)入了城建檔案管理領(lǐng)域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認(rèn)識不明確。
建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認(rèn)識不足，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢了解認(rèn)識不到位，對城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上，資金投入不足，存在著重建設(shè)，輕檔案的思想還比較嚴(yán)重，只注重工程施工技術(shù)，施工工期和工程質(zhì)量等方面的問題。卻對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視程度不夠，沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制，來保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數(shù)字化發(fā)展
（一）城建檔案數(shù)字化建設(shè)需政府支持，領(lǐng)導(dǎo)重視，把好城建檔案接收關(guān)。
城建檔案的科學(xué)歸檔是實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步加大對重點(diǎn)工程，城市基礎(chǔ)設(shè)施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、保溫、除濕、防火、防盜等現(xiàn)代設(shè)備配置，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
數(shù)字化聲像檔案價值進(jìn)行有效鑒定的制約因素
檔案工作者是制約數(shù)字化聲像檔案鑒定的主要因素，聲像檔案鑒定能否成功開展由以下幾個因素決定。
1.館藏?cái)?shù)字化聲像檔案必須有保存和利用價值。大量涌入庫存的數(shù)字形式的聲像檔案必須具備保存和利用價值，這是庫存聲像檔案材料的基本指數(shù)。鑒定人員必須是訓(xùn)練有素，才能把好館藏進(jìn)口關(guān)。數(shù)字化聲像檔案材料的價值體現(xiàn)在聲像檔案自身具備的使用價值，符合多數(shù)用戶查閱信息的期望，聲像檔案材料的保管才有實(shí)際意義，這也是鑒定工作必須充分考慮的因素。
2.庫存聲像檔案需要不定期進(jìn)行價值評估和拷貝。館藏檔案的價值評估需要量力而行，選擇有保存價值的數(shù)字化聲像檔案材料進(jìn)行收集保管，必須從保存價值與保管成本之中作出決策。檔案部門要發(fā)掘自身存在的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和收藏能力，在數(shù)字聲像檔案價值鑒定過程中把握好尺度，要將有限的資源用在最有保管價值的數(shù)字化聲像檔案的歸檔和保存上，全面清理價值不大沒有必要保存的數(shù)字化聲像檔案材料，將有限的資源用在收集最有價值的數(shù)字化聲像檔案材料。由于電子存儲介質(zhì)的物理壽命即保證存儲數(shù)據(jù)不丟失的時間相對比較短，存儲介質(zhì)也在不斷地更新?lián)Q代，存儲介質(zhì)材料的氧化、變質(zhì)、磁場的影響等很容易破壞磁介質(zhì)上存儲的數(shù)據(jù)。而且隨著現(xiàn)代社會技術(shù)發(fā)展進(jìn)步，相關(guān)的技術(shù) 3—5 年就會更新?lián)Q代。因此每隔一段時間就必須要對原載體上的聲像檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝，在不同的文件系統(tǒng)之間進(jìn)行遷移，以保證文件的真實(shí)性和完整性。
數(shù)字化聲像檔案價值鑒定與收集的難點(diǎn)
聲像檔案價值鑒定是檔案工作的盲區(qū)和薄弱環(huán)節(jié)。主要體現(xiàn)在以下四個方面。
1. 紙質(zhì)檔案綜合管理和開發(fā)利用覆蓋了數(shù)字聲像檔案工作的重要性。受傳統(tǒng)思維模式的影響，數(shù)字聲像檔案價值鑒定很少受到檔案管理部門的重視，不少單位基本上沒有這項(xiàng)工作。這種現(xiàn)狀的存在與長期以來檔案工作重心和檔案業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督有著極為密切的關(guān)系。顯然，這種陳舊的檔案管理模式不利數(shù)字化聲像檔案價值鑒定工作，與信息科技發(fā)達(dá)的社會脫節(jié)。由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案人員知識更新速度緩慢，不能適應(yīng)數(shù)字化聲像鑒定工作，加上人員的知識水平的停滯跟不上形勢的發(fā)展，數(shù)字化聲像檔案價值鑒定基本處于不運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，既然無法把關(guān)和識別，無用或價值不大的數(shù)字聲像檔案材料無法清理被保留下來。
2. 數(shù)字化聲像檔案價值鑒定歷史不長，沒形成完整的工作體系。由于數(shù)字化聲像技術(shù)發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了檔案工作人員知識的更新步伐，檔案界普遍準(zhǔn)備不足，工作體系不完善，甚至根本沒有建立工作體系，相應(yīng)的人才培養(yǎng)比較滯后，造成了聲像工作嚴(yán)重倒掛。
3.數(shù)字化聲像檔案相關(guān)技術(shù)人員的缺乏不容忽視。技術(shù)人才是聲像檔案價值鑒定工作開展的最根本的基礎(chǔ)。但是，當(dāng)前我國數(shù)字化聲像檔案專門人才嚴(yán)重匱乏。造成這種人才匱乏的原因是多方面的，表現(xiàn)在我國既懂?dāng)?shù)字化科學(xué)技術(shù)又懂檔案管理的人才和人才培養(yǎng)嚴(yán)重不足；數(shù)字化聲像檔案價值鑒定人才遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需要。數(shù)字化聲像檔案管理人才的培養(yǎng)有一個比較長的周期，人才匱乏是制約聲像檔案價值鑒定工作有效開展的最主要的障礙之一，必須得到改善。
4.數(shù)字化聲像檔案內(nèi)在因素也制約了自身的發(fā)展。一是數(shù)字化聲像檔案材料量大且雜，現(xiàn)代化記錄技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化聲像記錄已經(jīng)成為極為普通的事情。海量的數(shù)字化聲像檔案材料帶來了繁重的鑒定任務(wù)。數(shù)量龐大的聲像檔案材料必將耗盡檔案鑒定人員資源，必定會影響數(shù)字化聲像檔案材料價值鑒定工作。結(jié)構(gòu)復(fù)雜的數(shù)字化聲像檔案材料表現(xiàn)在技術(shù)層面，在技術(shù)上數(shù)字化檔案鑒定又是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，該工作對知識的要求大大超出了檔案管理工作人員所掌握的專業(yè)知識。
數(shù)字化聲像檔案材料鑒定的應(yīng)對措施
為了保證館藏?cái)?shù)字化聲像檔案的質(zhì)量，收集和鑒定工作是必不可少的環(huán)節(jié)，可以采取以下有效措施。
1.必須做到早宣傳，早培養(yǎng)，早開展工作。數(shù)字化聲像檔案材料鑒定工作開展必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，從單位主管領(lǐng)導(dǎo)到普通檔案人員都必須意識到數(shù)字化聲像檔案材料鑒定工作的重要性，這跟宣傳到位關(guān)系重大，只有從上到下都意識到了聲像檔案的重要性才有可能有效地開展該項(xiàng)工作，也只有早宣傳，早培養(yǎng)，早開展工作，才可能有效地優(yōu)化館藏，避免資源的浪費(fèi)。
2.必須嚴(yán)格按照國家統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。數(shù)字化聲像檔案材料的鑒定工作要順利開展必須以科學(xué)的數(shù)字化聲像檔案鑒定理論為依據(jù)，采用科學(xué)的技術(shù)手段對數(shù)字化檔案材料進(jìn)行有效的鑒定工作。檔案學(xué)術(shù)界必須把數(shù)字化聲像檔案材料的價值鑒定理論研究擺上重要的日程，進(jìn)行研究和探討，加強(qiáng)基本理論研究，將其鑒定問題作為重點(diǎn)研究課題。
【摘要】隨著社會信息化進(jìn)程的加快，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了新的契機(jī)，特別是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)作為適應(yīng)時展的新舉措、新要求被提上了議事日程，其重要性正日益凸顯出來。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；醫(yī)院檔案信息化
隨著加快檔案信息化建設(shè)，加快現(xiàn)有檔案數(shù)字化進(jìn)程，列入《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，表明我國將加快數(shù)字化檔案建設(shè)，我國衛(wèi)生行業(yè)與世界衛(wèi)生行業(yè)接軌，檔案數(shù)字化建設(shè)尤為重要，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)及數(shù)據(jù)庫為其構(gòu)成要素，以資源共享和開發(fā)展為目的，因此，準(zhǔn)確把握好醫(yī)院檔案數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展，積極推進(jìn)新時期醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)具有非常重要的意義。
1醫(yī)院檔案管理的職能轉(zhuǎn)變
醫(yī)院檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理?，F(xiàn)在檔案工作的方向和重點(diǎn)要以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為手段主動為醫(yī)院各項(xiàng)工作及社會大眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)效最大化和檔案信息資源共享化。
1．1醫(yī)院檔案載體的更新?lián)Q代
隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容及載體多樣化醫(yī)院檔案信息量劇增，紙質(zhì)載體在電子信息化時代逐漸并迅速地被計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等存儲介質(zhì)所取代使得檔案數(shù)字化建設(shè)更加迫切。
1．2醫(yī)院檔案的收集
收集是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的起點(diǎn)和開端，是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn) ，根據(jù)載體的變化要求醫(yī)院檔案信息的收集、必須準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，要實(shí)時收集，定期收集、定向收集、跟蹤收集，邏輯收集等，以確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣化的強(qiáng)大功能，通過醫(yī)院各個部門的配合，通過網(wǎng)絡(luò)的傳輸使醫(yī)院檔案信息服務(wù)更加完善、更加便捷。
1．3醫(yī)院檔案范圍的改變
醫(yī)院檔案由最初的行政文書、照片、病例、人事檔案等發(fā)展到醫(yī)療文書檔案、醫(yī)學(xué)科研檔案、膠片檔案、病理檔案及圖文檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案數(shù)據(jù)檔案等等。
醫(yī)院檔案載體的更新及醫(yī)院檔案范圍的改變檔案收集的多樣性，迫使醫(yī)院檔案管理必須轉(zhuǎn)變職能，盡快改變管理方式，利用現(xiàn)代的科學(xué)的手段，用現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)，使醫(yī)院檔案的信息能及時、方便地為廣大的需求者服務(wù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需求服務(wù)，提高檔案的利用率。因此，被動、傳統(tǒng)、手工的檔案管理，必須逐步被現(xiàn)代的、數(shù)字化的檔案管理方式所取代。
2醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的社會發(fā)展需求
（1）建設(shè)數(shù)字化檔案可充分實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息實(shí)效性的目標(biāo)，信息化改變了醫(yī)院管理環(huán)境，領(lǐng)導(dǎo)做決策有了依據(jù)，更便捷、更準(zhǔn)確，準(zhǔn)確性實(shí)效性加強(qiáng)了。
（2）醫(yī)院各個部門之間通過信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息共享，提高了工作的時效性。
（3）要大力宣傳醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，使干部職工充分了解、認(rèn)識，更好地支持檔案數(shù)字化建設(shè)工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫使檔案利用更方便、更快捷。
3加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的工作
（1）加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，保證必要的人力、財(cái)力的投入。加快醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的步伐必須加強(qiáng)軟件、硬件的建設(shè)，首先領(lǐng)導(dǎo)重視是做好醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提，要把醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)納入重要議事日程與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)，同步規(guī)劃、同步發(fā)展。
（2）提高醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水準(zhǔn)。在信息時代信息的共享網(wǎng)絡(luò)溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享等都需要通過制定、建立各類檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，形成管理標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)范管理制度，確保檔案工作的有效開展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理手段的更新及管理水平的提高，建立健全科學(xué)數(shù)字化檔案管理體系和規(guī)章制度，是推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)就要堅(jiān)持醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員及各個部門的協(xié)同配合，在管理上、制定上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際操作上制定科學(xué)的技術(shù)規(guī)范，從而保證數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。明確職能，將各個部門、各個門類、不同載體的檔案在實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化后統(tǒng)一管理。
（3）加強(qiáng)培訓(xùn)提高檔案管理人員的素質(zhì)及專業(yè)水平。
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中圖分類號]F426.61 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0063-01
檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中起著重要作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會全面步入信息化時代，企業(yè)也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經(jīng)營模式。電力企業(yè)想要贏得市場競爭的主動權(quán)，就必須重視改進(jìn)檔案管理模式。本文就如何做好電力企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行分析研究。
1 電力企業(yè)檔案管理中存在的問題概述
電力企業(yè)的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內(nèi)容較為重要性。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業(yè)管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業(yè)管理相關(guān)部門要足夠重視電力企業(yè)檔案的管理工作，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
2 實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性
電力企業(yè)檔案利用率越來越高，企業(yè)經(jīng)營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實(shí)現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準(zhǔn)確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公文信息快速運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。
3 如何有效實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理
3.1 提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識
數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進(jìn)行分類、存檔時容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時代的發(fā)展。
3.2 建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫
數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊”等分號，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數(shù)據(jù)庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對錄入的時間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時間數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，方便管理人員對信息進(jìn)行管理的同時，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。
3.3 做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓(xùn)工作
電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業(yè)產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益。為促進(jìn)電力企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，電力企業(yè)部門應(yīng)培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊(duì)伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數(shù)字化管理知識，電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人可定期組織召開相關(guān)會議，使管理人員對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識更深刻，認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有掌握業(yè)務(wù)工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的復(fù)合型人才從事檔案工作，才能更好地發(fā)揮電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要作用。
主要參考文獻(xiàn)
