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信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。隨著計算機和網絡技術的快速發(fā)展和迅速普及,以及信息存儲方式的變化, 人類真正進入了網絡化和信息化時代。當前,隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化, 醫(yī)院管理的信息化已成為提高醫(yī)院管理水平的中心環(huán)節(jié)。同樣,信息化手段在醫(yī)院檔案管理工作中的應用也越來越廣泛,使它逐步成為醫(yī)院管理水平提高的關鍵環(huán)節(jié)。
隨著我院管理信息化的逐步推進,在醫(yī)院各領域產生了大量的電子文件,這些文件反映我院建設與發(fā)展,為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、管理等各方面提供便利、快捷、準確、可靠的信息資源。檔案管理中的信息化處理改變了醫(yī)院傳統的檔案管理方式,其使用價值日益彰顯。筆者通過近6年的電子檔案管理工作經歷,逐步總結出其日益凸顯的優(yōu)勢。
1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件
將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。例如,醫(yī)院建設和發(fā)展過程中,不同時期的某些珍貴的歷史資料,包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進行信息化處理,應用計算機對原件進行電子掃描,之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用,就可以有效地保護檔案原件。再如,某些疑難病例的醫(yī)學檔案是非常珍貴的,具有重要的醫(yī)療、教學和科研價值。將其進行信息化處理后,就可以將原件在病案室進行妥善的長期保存,而將其電子文件形式的檔案多次重復地應用于各項醫(yī)療、教學和科研工作之中。
2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善
在醫(yī)院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄,工作量大。如果遇到信息改動,改動一處就要發(fā)生連鎖反應,相關的地方都要改動,耗費大量的時間和人力。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整,有效地提高了工作效率。
在醫(yī)院的各類檔案文件中,有不少需要完成年度歸檔工作,需要在年底前對全年的文件和相關資料進行分類整理和登錄,造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后,可以利用檔案軟件提供的統一信息格式,隨時進行錄入,通過網絡進行檔案信息的轉換和提取,并對其進行檔案管理。檔案人員可以利用系統檢索和排序功能,隨時查閱文件的歸檔情況,發(fā)現未及時歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時發(fā)出信息,督促和整改,大大改善了檔案的歸檔方式,使檔案管理工作更加規(guī)范。
3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應社會信息化潮流的趨勢所在 [1]。以往在醫(yī)院的各個不同部門,不同的醫(yī)療科室,需要隨時調閱有關檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后,利用醫(yī)院全院電腦聯網,就解決了這一系列問題。電子文件比檔案原件更易于導航,可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍;更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,更有利于檔案部門充分發(fā)揮互聯網的潛能,對過網頁陳列和導航,向各用戶介紹館藏,進一步促進館藏檔案的利用,最大限度地實現檔案信息資源的共享。
4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
以往手工查詢檔案資料,往往費時費力,有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統,使用時只需輸入關鍵詞,相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法,檢索速度快、效率高、范圍廣,同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。
在檔案的使用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限達到了100年以上,這是紙質檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以在任何時間、任何一臺醫(yī)院聯網的計算機中方便地使用檔案信息,獲取更為及時、準確、系統的信息。而且查詢速度快,一次查詢只需幾秒鐘,就能得到內容全面完整的檔案信息。不僅包含檔案目錄信息,也完整包含了具體的信息內容。再次,它也真正實施了在線,授權使用者可以從全球任何角落訪問我院的網站,然后查詢到自己所需要的檔案資料。以上種種給檔案的檢索和使用帶來了極大的方便,真正實現了“一點通”。
5 檔案信息化改善了檔案管理模式
在傳統的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料日積月累,數量越來越多,占用了大量的儲存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問題。僅以我院病案室出院病歷為例,我院每年的住院病人數達4萬人次左右,這就意味著每年要新增4萬本出院病案需要保管。而根據有關部門規(guī)定,出院病人的住院病歷,醫(yī)院必須保存30年以上?？梢韵胂?隨著時間的推移,隨著每年住院病人數的不斷遞增,醫(yī)院需要多么大的空間來保存這些病案,而妥善保管好這樣大量的、逐年遞增的病案資料又會給醫(yī)院增加多么大的困難。所以,推行電子病歷成為一種必然的趨勢。各類醫(yī)院檔案信息化處理以后,可以極大限度地提高檔案的運行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便了檔案檢索和利用,并且節(jié)省了大量的儲存空間,節(jié)省大量的人力、物力和財力資源,同時又保障了檔案的安全備份,真正做到了“有備無患”。
隨著信息化技術的快速發(fā)展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發(fā)展的重要促進因素，對我國的經濟發(fā)展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數字化管理的優(yōu)勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業(yè)的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統，檔案管理人員就能夠將這些信息收集整理，并在對應的網絡空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內容信息的開發(fā)。對于傳統的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內容的查詢時，僅僅能夠對單個文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數字化管理模式后，經過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數字化技術的優(yōu)勢，在工作的過程中仍然采用傳統的檔案管理模式，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發(fā)展，網絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其內存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發(fā)現。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會將紙質檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業(yè)檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統的危害是非常大的。
3 檔案數字化管理的措施研究
3.1 建設系統工程，實現檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發(fā)對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數字化管理，其想要在整個企業(yè)高效運行，首先需要建立統一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統中。
4 總結
對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產企業(yè)等，對于這些企業(yè)，其在進行檔案數字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。
參考文獻：
［中圖分類號］G250.73 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）07－0046－01
由于科學技術的迅猛發(fā)展，傳統的圖書資料檔案管理已經跟不上發(fā)展的要求，比如說管理制度不夠健全、管理者的檔案意識淡薄和管理觀念的滯后性等。為了解決目前面臨的這些問題，實行圖書資料檔案信息化管理勢在必行。
一、圖書資料檔案管理的現狀
（一）傳統圖書資料檔案管理面臨的問題
1.管理體制的不完善性。管理者不知如何規(guī)范和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時候面臨著各種各樣的壓力和挑戰(zhàn)。有的不知道哪些資料是用來歸檔的，哪些不是歸檔范圍內的，這就導致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時歸檔等現象時常出現。目前，還沒能建立一套完整的圖書資料管理的制度。
2.管理意識的淡薄性。圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒有認識到它的重要性，這樣就不能及時有效地搜集檔案資料。也無法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成部分。
3.管理觀念的滯后性。由于傳統的圖書資料的歸檔方式大多采取紙質形式，這樣檔案資料越來越多，需要很大的儲存空間，還要預防造成資料破損的各種可能，這方式就顯得特別的落后，缺乏開放與創(chuàng)新意識。
（二）實施圖書資料檔案信息化管理的必要性
1.圖書資料是知識的海洋和素養(yǎng)的翅膀，檔案就如同一個復雜而龐大的資源庫。方方面面的信息雜亂無章地存在于各種資料當中，只有當人們需要的時候信息才會依據相關的需求被整理出來，從而實現檔案的作用和價值。所以必須把檔案信息化管理列為檔案管理工作中的一項重要任務。
2.圖書資料檔案的信息化管理，會實現圖書資料的資源共享和使用人群范圍的擴大以及利用率的提高。要實現信息化管理就要制定相關的標準，開發(fā)檔案管理應用軟件，使得圖書資料不受時空的制約，做到資源共享。
3.要始終把檔案信息化管理作為檔案工作重要的基礎工作，并且是一個循序漸進的過程，是一個長期的工作任務。為了使這項工作順利有效地發(fā)展，就要形成一套完善的、健全的、可執(zhí)行的管理辦法。
二、圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)越性
當今是一個科技發(fā)達的網絡化時代，以往的圖書資料檔案管理方法已經無法滿足讀者的要求和適應社會發(fā)展的步伐。為了適應這種現實情況，這就要求檔案的管理工作要實現信息化和現代化管理。由于計算機技術普遍使用和迅猛發(fā)展，這就為圖書資料檔案的信息化管理提供了非常成熟的條件，所以實現信息化管理已經成為必然的發(fā)展趨勢。
信息化管理使圖書資料檔案的保存方法更便捷，利用起來更方便。管理者要對各種資料和信息及時地記載和更新，這樣能保證信息的準確性。使用者就會避免直接接觸原件，減少了資料原件的損壞幾率，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。
為了使圖書資料的檢索和使用能夠更加方便，信息化管理使圖書資料的目錄和文檔歸檔都采用電子的方式。采用了方便快捷的網絡查詢系統，使用者只需輸入需求的關鍵詞，相關檔案資料信息就會被搜索到。
信息化管理不僅節(jié)約了空間，還大大節(jié)約了有限的人力資源，提高了工作效率。為工作人員減輕了勞動強度和為借閱者節(jié)省了寶貴的時間，有效地提高了工作效率，大大節(jié)約了有限的人力資源。
三、小結
隨著科學技術的不斷更新和進步，信息技術日新月異的發(fā)展，無論是一個人還是一個社會要想發(fā)展都離不開知識。為了滿足這種需求，圖書資料檔案管理者必須跟上時展的步伐，不斷地完善和更新圖書資料數據庫的建立，實現圖書資料檔案的信息化管理，實現資源共享，滿足社會公眾的需求，使檔案信息做到真正地服務于大眾，服務于社會。
【參考文獻】
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檔案管理工作在新時期下，借助科學技術的優(yōu)勢與功能，得到了質量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業(yè)中視為重點提高管理水平的對象，對檔案管理系統軟件的應用非常重視。實現智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統的優(yōu)勢與功能，不但提高了檔案管理專業(yè)水平，同時還是得檔案資源受到安全保護，保證其數據信息的真實性、準確性、可靠性，使得檔案信息為企業(yè)l展與抉擇方面發(fā)揮重要的參考作用。
一、檔案管理現狀
在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來推動發(fā)展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。
然而由于很多企業(yè)中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環(huán)節(jié)出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。
因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發(fā)公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發(fā)出一項具有專業(yè)性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優(yōu)點?；诖?，我們更應該對檔案管理系統軟件的優(yōu)勢及功能加以了解。
二、專業(yè)性檔案管理系統軟件具備諸多優(yōu)勢
1.提高工作效率
檔案管理系統軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源；如發(fā)現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。
2.能夠更好地開發(fā)檔案內容信息
應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發(fā)揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。
3.更好地實現檔案保密功能
一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。
三、專業(yè)性檔案管理系統軟件具備諸多功能
1.收文登記
文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。
2.發(fā)文登記
可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發(fā)文進行編號；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打??；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發(fā)文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。
3.組建檔卷
可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機構（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機構（問題）”分類法、“年度―保管期限―機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發(fā)文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。
4.公文查詢
可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。
在煤炭企業(yè)不斷發(fā)展和改革下，煤炭企業(yè)檔案管理已成為其重要組成部分。煤炭企業(yè)檔案主要體現在企業(yè)的基本建設、生產經營活動中形成的文件、圖表、照片、錄像、光盤等具有保存價值的文件的總稱。它見證了企業(yè)的發(fā)展歷史，為企業(yè)少走彎路奠定基礎，對煤炭企業(yè)各個方面都有十分積極的作用。所以要加強對煤炭檔案管理工作的認識和探索，保證企業(yè)檔案的生存和延續(xù)，以便更好地服務于企業(yè)的建設。
一、煤炭企業(yè)檔案管理的重要性和必要性
近年來，煤炭企業(yè)經過多次改革，管理逐漸走向集團化、規(guī)范化，但是檔案管理相對較薄弱，總體水平較低，加之國家對其管理的滯后和概念的模糊，導致與其他行業(yè)有一定的差距。主要表現在企業(yè)對檔案管理工作認識不足，檔案人員業(yè)務素質低，歸檔信息不完整，檔案管理跟不上現代化企業(yè)的發(fā)展速度。因此，加強煤炭企業(yè)檔案管理意義十分重要。
（一）有利于企業(yè)做出正確決策
煤炭企業(yè)的經營管理和安全生產關鍵取決于決策的制定，只有加強煤炭企業(yè)的檔案管理，才能為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供真實有效的信息，才能準確分析和評估煤炭企業(yè)當前的狀況，從而實事求是的為煤炭企業(yè)做出科學合理的決策。真正使決策和各項管理措施促進煤炭企業(yè)的發(fā)展壯大。
煤層自然、井下透水、爆炸、冒頂是煤炭企業(yè)經常發(fā)的重大事故，而防止這些事故的措施都是根據企業(yè)的地理條件、歷年采掘狀況等資料而制定的。因此完整、規(guī)范的檔案管理是煤炭企業(yè)安全生產的重要因素。
（二）有利于對事故救援工作的開展
在井下幾百米往往會發(fā)生煤礦事故，由于井下情況復雜，實施難度大，事故發(fā)生后如果沒有詳細的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進行及時、準確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。
（三）有利于煤炭企業(yè)合法權利的維護
煤炭企業(yè)的實物檔案是當時、當地和當事人在工作中形成的原始記錄，是開展各項工作的第一手資料，能夠保護企業(yè)員工的合法權益。當出現諸如塌陷賠償、土地征用等問題時，煤炭企業(yè)就可以利用它來維護自己的合法權益。
二、煤炭企業(yè)檔案管理工作的現狀和對策
（一）企業(yè)檔案管理意識淡薄
在企業(yè)的檔案管理過程中，無論是文章的起草、打印，還是文章的及時歸案方面都存在著很大的問題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機打印存檔，這些都會影響檔案質量；還有的管理人員不按規(guī)定移交存檔，影響檔案的完整性。對此我們應該在公司內部開展宣傳檔案管理意識的活動，宣傳學習檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過程中。增強專業(yè)人員的檔案管理意識和業(yè)務水平，充分發(fā)揮其主觀能動性，做好分內工作，以優(yōu)質的服務取得企業(yè)領導的重視，樹立良好的職業(yè)形象，從而提升檔案管理在企業(yè)中的地位。
（二）提高檔案管理人員的綜合素質
知識是不斷更新的，檔案專業(yè)知識同樣也不例外。檔案管理人員的知識老化、陳舊，應引起上級領導的重視，應該每年組織一次或者兩次相關的業(yè)務培訓或者派遣到外地學習，以加強對現有工作人員的繼續(xù)教育，但業(yè)務培訓應注重以下幾個方面：
1.注重實用性
結合自身的工作實際需要和未來長遠的發(fā)展趨勢，與實際工作緊密配合，對檔案法律法規(guī)、檔案具體業(yè)務等進行較為系統的學習，并且要學以致用，便于實際操作，講究實效。
2.因材施教
對檔案人員的培訓要與其所在的崗位需要相適應，重視知識灌輸的同時不要忘了加強能力的培養(yǎng)。檔案人員的業(yè)務知識培訓要根據個人的不同情況因人而異，因材施教。
3.加強安全知識的學習
要做好檔案的安全工作，讓檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性。加強消防知識等方面的培訓，增強處理突發(fā)事件的能力和解決實際問題的能力。從各個方面加強檔案管理人員的業(yè)務素質和專業(yè)技能。
（三）建立健全檔案管理制度體系
在煤炭企業(yè)的檔案管理中建立完整的管理機制體系，以確保檔案管理適應新形勢的發(fā)展需要。正確果敢的決策機制、雷厲風行的執(zhí)行機制、快速充分的反饋機制、堅持原則的監(jiān)督機制，各種機制系統相互作用、相互促進，確保檔案管理工作規(guī)范健康運行。
在煤炭企業(yè)中檔案管理是一個完整的科學的系統工程，要根據本單位的實際情況和國家有關法律法規(guī)的行業(yè)標準制定和完善各項檔案管理制度。如《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案庫房安全設施》、《檔案借（查）閱制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員職責與職權范圍》等，確保檔案管理中各項工作有效進行。
（四）加強執(zhí)行煤炭企業(yè)檔案管理的監(jiān)督考核
為了保證檔案管理制度真正得以貫徹落實和檔案管理制度的嚴肅性和權威性，不但要建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度體系，而且要加強制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。在檔案管理過程中實施責任制管理模式，做到自己的工作自己負責別人的工作大家監(jiān)督。共同為企業(yè)做出奉獻。
（五）加強檔案信息資源的開發(fā)和利用
煤炭企業(yè)檔案管理信息系統是一個自動化系統。該系統具有檢索、整編、應用功能。它運用現代化手段收集整理數據，并且能夠運用計算機技術對數據進行統計和加工。使檔案管理信息系統能夠高效地處理煤炭檔案管理信息。
煤炭企業(yè)檔案反映了企業(yè)人員情況、生產技術、效益狀況、設備維修等方面的歷史記錄，是企業(yè)方展歷程中真實記錄和寫照。檔案人員要充分利用這一優(yōu)勢，加強檔案管理。
（六）加大煤炭檔案管理中硬件設備和軟件系統的投入
隨著計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展，人們傳統的工作方式和生活方式都發(fā)生了不同程度變化。首先我國的煤炭企業(yè)就要加大資金的投入力度配置更加先進的硬件設備和軟件系統，使得煤炭企業(yè)的檔案管理工作適應這種轉變。
首先積極采購電腦、U盤錄音筆等先進的電子設備，進一步完善煤炭企業(yè)的硬件設施。其次，要大力開發(fā)煤炭企業(yè)管理檔案工作中的軟件系統，優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理工作的數據庫系統，軟件系統與硬件設備相結合，不僅提高了檔案管理人員的工作效率，也保證了檔案管理工作的管理質量。
（七）對煤炭企業(yè)的檔案服務進行創(chuàng)新
現在煤炭企業(yè)所提供的檔案種類越來越多，如文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。因此要轉變傳統的檔案服務方式，要增強和提高檔案服務的主動性、針對性、和及時性。
隨著時代的發(fā)展，企業(yè)對檔案服務的要求越來越高。企業(yè)在生產經營過程中產生大量的現代化的電子文件，檔案室不僅要傳統的紙質檔案材料還要接收和管理新興載體的檔案，隨著這種趨勢的發(fā)展，要求企業(yè)在實踐上打破常規(guī)、積極創(chuàng)新，把檔案工作列入日常工作規(guī)劃中，以條款積極落實，及時解決檔案工作中的問題，為檔案工作創(chuàng)造一個良好環(huán)境。
三、結語
隨著煤炭企業(yè)檔案管理的不斷完善，要求檔案管理工作者堅持去偽存真、實事求是的原則對檔案進行分類、加工、編輯、歸檔，把檔案管理工作規(guī)范化，為使用者提供最真實可靠的信息。做到以上種種不僅要求企業(yè)自身要重視檔案管理，而且要求企業(yè)員工做好檔案管理的培訓工作和自身綜合素質的提高，通過全企業(yè)的共同努力更好地服務于該行業(yè)。同時使自己立于不敗之地。
參考文獻：
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中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)20-4875-02
Research on Electronic Records Management System of Petro China
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.
Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China
長期以來中國石油集團公司下屬單位在檔案管理上使用各自開發(fā)的系統，甚至和手寫管理相結合，沒有統一的檔案管理平臺。傳統的檔案管理業(yè)務存在很多弊端。項目組在國家信息部的支持下，與微軟合作，在集團公司范圍內建設集中統一的檔案管理平臺（簡稱ERMS），實現業(yè)務系統與檔案管理系統的有效集成，制訂統一的檔案管理標準規(guī)范，整體提升檔案管理能力。通過建設集團公司集中統一的檔案信息資源共享平臺，在保證信息安全的前提下，提高檔案的利用率和使用價值。從技術的角度，實現由檔案管理系統向內容管理系統的過渡；從應用的角度，逐步實現由檔案管理向知識管理的轉變。最終建立起中國石油的電子文件憑證中心和知識中心。
1 ERMS與傳統檔案管理業(yè)務的比較
1.1 傳統檔案管理業(yè)務原理
部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理以及用戶的檔案利用業(yè)務（圖1）。
1.2 ERMS原理
部門檔案歸檔人員在ERMS系統上將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核以及歸檔辦結后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單。由檔案管理部門人員進行電子檔案和實體檔案進行入庫維護和對用戶的利用（圖2）。
1.3 與傳統檔案業(yè)務管理的比較
1.3.1 電子文件管理規(guī)范和標準
傳統檔案業(yè)務缺乏統一的電子文件管理規(guī)范和標準，檔案數據標準和格式未統一，歷史數據質量較差。ERMS遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》，統一了各個下屬單位電子文件管理規(guī)范、數據標準和格式。
1.3.2 文檔一體化程度
傳統檔案業(yè)務文檔一體化程度低，缺乏生命周期的管理，未與產生電子文件的相關系統進行集成，電子與實體管理脫節(jié)。ERMS強調針對電子文件的管理，電子文件先歸檔，實體隨后。還提供與OA系統的接口。
1.3.3 檔案價值利用
傳統檔案業(yè)務紙質借閱率較低，基本無法進行電子借閱。編研工作量大，素材收集不全面，統計工作繁重。ERMS提供電子借閱功能，一份電子檔案能同時借給多個用戶，到期后自動收回借閱權限。支持電子檔案全文檢索。自動生成符合用戶需求的統計報表。
1.3.4 信息化標準體系建設
傳統檔案業(yè)務信息化標準體系建設滯后，已有檔案管理系統差異大，無統一的管理平臺，形成了多個信息孤島。ERMS為中石油集團公司各個下屬單位建立統一的檔案管理平臺，成為檔案信息共享知識中心。
1.3.5 檔案管理工作的權責落實
傳統檔案業(yè)務對檔案管理工作的責任方較難落實。ERMS根據使用系統的權限劃分用戶角色，并且支持多種日志，保證每個工作環(huán)節(jié)都落實到責任人。尤其是歸檔工作一定由歸檔部門負責，貫徹“誰產生，誰負責”。
1.3.6 檔案管理工作效率
傳統檔案業(yè)務以實體檔案為主，大量工作都要在線下手工進行，效率低，人員浪費大；ERMS充分發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，大部分流程都在線進行，大大提高了工作效率，減少了人員浪費。
2 中國石油檔案管理系統
2.1 總體功能結構圖
總體功能結構圖如圖3。
2.2 各個模塊功能
2.2.1 收集整理模塊
收集整理模塊主要包含檔案歸檔和檔案上交的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中。包括以下功能：
1）預歸檔：用于部門歸檔人員創(chuàng)建檔案的電子條目。
2）歸檔整理：用于部門歸檔人員對電子條目所對應的實體進行整理。
3）檔案整理：檔案管理員對部門歸檔人員提交過來的電子條目和實體檔案進行整理。
檔案上交的目標是以直交或匯交的方式實現油氣勘探開發(fā)類檔案的分發(fā)和匯交。
2.2.2 檔案保管模塊
檔案保管的目標為對已歸檔檔案進行日常維護和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀，以達到優(yōu)化館藏、提高檔案管理利用的效率。檔案保管包括以下功能：
1）檔案管理：用于檔案管理員查看館內檔案的詳細情況。
2）庫架信息維護：主要用于模擬實際檔案庫房。檔案管理人員對實體檔案上架后的物理庫架位置信息進行維護。
3）檔案鑒定：對于已經過期的檔案，可組成專家組進行檔案價值的鑒定，以確定其保管期限，把已失去價值的檔案銷毀。
4）檔案移交：用于當某些單位需要重組或是某些檔案需要移交給另一家單位時。
2.2.3 檔案利用模塊
檔案利用模塊是系統用戶利用檔案資源進行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過程。包括以下功能：
1）檔案搜索：利用檔號、名稱、歸檔部門等關鍵字搜索出符合用戶要求的電子檔案，方便了用戶查詢、借閱等需求。
2）檔案借閱：支持電子檔案和實體檔案的借閱。一份電子檔案可以同時借給多個用戶。到期后自動收回權限。
3）報表生成：可以根據用戶自定義的行和列，生成符合用戶特定需要的報表。
4）檔案編研：是為檔案編研人員提供一個根據館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著的平臺。
3 結論
項目組在信息部的支持下，和微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統（簡稱ERMS），經過一段時期的實施推廣，目前生產環(huán)境已在中國石油多家下屬單位上線。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、強大的檔案管理功能、方便簡易的系統設置、堅實的安全保密性以及卓越的運行速度和性能，得到了廣大單位用戶的好評。
參考文獻：
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
隨著時代的不斷發(fā)展，信息化建設成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對現代檔案管理工作的開展及檔案資源的應用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實現檔案管理規(guī)范化、現代化的一大重要途徑，同時也是檔案資源實現共享，得到廣泛應用的必然要求。
1 檔案管理信息化的必要性
在當今檔案管理信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統的檔案管理模式已與社會信息化發(fā)展相脫節(jié)。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時展需要的同時更好地促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實現檔案的功能和價值。檔案管理信息化發(fā)展是檔案發(fā)展的必然要求，當今社會已具備了檔案管理信息化發(fā)展完善的條件，使其發(fā)展成為可能。第一，具備軟硬件基礎。硬件基礎主要體現在各單位的檔案管理部門已具備打印機、復印件以及掃描儀等高新技術設備，另外，對計算機的配置也滿足了檔案管理部門的工作需求。第二，規(guī)范的管理機制。其標準體現在整理、統計、服務及技術等多個方面。第三，人們的信息化意識逐漸增強。隨著計算機網絡技術在生產生活中的廣泛應用，人們的信息化意識逐漸增強，同時人們對信息化相關設備技術的操作能力也已滿足日常生產生活的需要。這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的社會環(huán)境和思想環(huán)境，并在一定程度證實了檔案管理信息化建設的迫切需求。
2 檔案管理信息化的優(yōu)勢
2.1 利于存儲
在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲存在計算機中。同時，也解決了紙質檔案在存儲期間的自然損害問題，提高了檔案資料存儲的長期性。經過高新技術進行“原文掃描“后，利于實現“原文”再現。
2.2 便于查詢
在傳統的檔案管理模式中，查詢資料需檔案管理人員自大量的紙質信息中，通過肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費時、費力的查詢方式，通過檔案信息管理系統即可實現檔案資料的即時、準確查詢。這大大提高了檔案資料的使用質量、精度和效率。
2.3 實現信息共享
檔案管理信息化通過信息網絡可促進組織、單位內部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時滿足組織、單位內部對檔案信息的需求。專用的信息技術，可實現檔案資料的異地遠程管理和使用，最大程度地發(fā)揮了檔案的作用。
2.4 實現檔案的分級管理
在檔案管理信息化中，可通過相應的網絡權限設置，規(guī)定使用者的調閱權限，實現檔案資料的分級管理，這有利于資料保密。同時，系統查詢記錄可自動記錄調閱情況，以更好地落實責任追究制。
2.5 提高工作效率
傳統的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過手工勞動實現，這需要花費大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統的工作方式，檔案資料經微機處理后，實現了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環(huán)節(jié)均可在電腦上操作。同時，工作人員的工作由以前的集中工作轉變?yōu)榉稚⒐ぷ?。另外，系統中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡單，便于文件完善。可見，檔案管理信息化在降低工作人員勞動強度的同時也提高了工作人員的工作效率。
3 檔案管理信息化安全風險評估
3.1 檔案管理信息化安全風險評估的必要性
檔案管理信息化的優(yōu)勢逐漸體現出來，且其特點鮮明，與社會發(fā)展相協調，是現代化發(fā)展的一個重要趨勢。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來方便，與此同時，信息的安全問題也引起了人們的注意。在對檔案進行信息化管理的過程中，應確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數據的完整性。
3.2 檔案管理信息化安全風險評估中的存在的問題
目前檔案管理信息化安全風險評估存在的問題主要有以下幾個方面。第一，對信息安全評估不夠重視。各組織、單位的管理層對檔案管理信息化安全評估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評估的重要性呈正比，遠遠達不到現階段信息安全的需要。第二，評估技術人員匱乏。各組織、單位內部，對檔案管理信息化安全評估的重視程度不夠，導致安全評估人員的專業(yè)知識及經驗嚴重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關部門的檔案管理信息化安全評估形同虛設。第三，工作流程及技術標準有待完善。就目前檔案管理信息化安全評估的發(fā)展狀況而言，需要完善其工作流程及相關的技術標準。其工作流程和技術標準要根據具體環(huán)境及情況而制定，以實現流程和標準的科學性、合理性。特別是評估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進一步完善。第四，評估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進，其安全問題也日漸暴漏。原有的評估工具已不能滿足現階段解決相關安全問題的需要。因此，必須加大評估工具的開發(fā)和推廣力度，切實滿足檔案管理信息化安全評估的需求。
4 結 語
檔案管理信息化是檔案管理隨時展的必然趨勢，其與傳統的檔案管理方式相比有著明顯的優(yōu)勢。同時，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評估中的相關問題，促進安全評估，從而在根本上促進檔案管理信息化的發(fā)展。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）20-0-02
0 引 言
隨著社會的不斷發(fā)展進步，電子政務協同辦公和自動化辦公已經廣泛運用于社會生活的各個方面。傳統的檔案管理模式已經逐漸跟不上時代的發(fā)展步伐，檔案信息化管理開始得到廣泛運用。但是，檔案信息化管理也存在著一些安全性問題，因此，檔案工作人員應該全面認識信息技術特征，并結合新技術、新方法對檔案管理工作中出現的問題進行改正，促進檔案管理工作不斷進步。
1 檔案信息化管理模式的優(yōu)勢
1.1 提高搜索速度和準確性
傳統的檔案管理模式有個特點，那就是查找效率低，出現錯誤的機率比較大，一旦需要進行檔案搜索時，都是依靠人力進行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動查找。檔案管理信息化之后，檔案搜索不需要再用工作人員花費大量的人力進行搜索，直接利用計算機就能找得到想要搜索的文獻，這樣一來，搜索效率不和準確性都得到極大提高。
1.2 提高檔案利用率
在我國科學技術不斷高速發(fā)展的同時，人們對于環(huán)境保護也更加重視，很多單位或企業(yè)辦公都倡導無紙化。因此，傳統的紙質檔案管理工作已不適應社會發(fā)展。檔案信息化管理利用現有的科學技術，將信息資源以數字化的形式呈現在人們面前，人們在這個過程中對于自己信息的利用更加便捷與頻繁，從而讓更多的人在檔案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息遠程傳輸共享更加方便
在檔案信息化還沒有出現之前，使用者如果有使用檔案的需要時，必須經過檔案管理部門查找、郵寄或者傳真等方式才能使用到，使用者偶爾使用一次將會非常麻煩。檔案信息化的出現改變了這種情況，檔案信息管理依靠網絡操作，可以將使用者需要使用的信息資源隨即傳輸給使用者，給使用者帶來了方便。
1.4 提高了檔案信息管理效率
檔案信息化管理包含多方面，其中有一點是生成數字化檔案，然后檔案管理工作人員對這些生成數字化的檔案進行檢驗和整理，并存儲入庫和輸出利用。這些工作內容如果利用傳統的檔案管理模式去進行管理，需要耗費大量的人力、物力和財力，完成之后的效果還不一定完美。因此，檔案的信息化管理，極大地提高了檔案管理的工作效率。
2 檔案信息化管理存在的安全問題
2.1 電子檔案存在真實性和合法患
按規(guī)定，傳統的檔案管理模式中，紙質檔案必須交由該單位有關領導簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復制粘貼，內容改動起來也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實性。
2.2 管理過程中存在安全性問題
雖然檔案信息化管理不會出現紙張破損而導致檔案失效的情況，但是在現實生活中，檔案信息化管理也會受到很多因素影響。比如：計算機軟硬件老化、平臺和電子檔案之間的一致性等。這些問題的存在，要求檔案管理工作人員改進管理方式，提高管理質量，保證管理質量不出問題。
2.3 受到計算機病毒的威脅
如今社會已進入信息時代，各行各業(yè)的人們必須面對的一個難題是如何防止計算機病毒的侵害。電子檔案作為安全系數要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險。此外，電子檔案除了在傳輸過程中容易受到病毒侵害，在管理過程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個問題。
3 如何提高檔案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技術，提升電子檔案的真實合法性
對電子檔案采用加密技術能提高其真實合法性?，F階段我國使用的加密技術主要有兩類構成，一種是對稱類，另一種則是非對稱類。對稱類加密技術主要指的是對于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個的秘鑰就可以得知另一個的秘鑰，這種加密技術目前運用范圍比較廣泛。非對稱類加密和對稱類不同，其需要同時知道加密和解密兩個秘鑰，只知道其中一個不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開加密或解密秘鑰其中的一個，但是一定不能兩個都公開，否則給不法分子可乘之機，擅自更改重要檔案信息。
3.2 采用先進的管理技術與理念
我國經濟不斷高速發(fā)展，科學技術水平也不斷提高，每個行業(yè)都要根據自身實際情況將科學技術融入到企業(yè)管理中。檔案信息化管理工作者也要結合自身工作的特點，緊跟時展趨勢，吸收借鑒先進的管理模式，對傳統管理模式存在不合理的地方加以改進，創(chuàng)建既符合自身特色又不失社會要求的管理模式。加大人力、物力和財力的投入力度，從本質上實現對檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內容是監(jiān)控技術和權限問題。檔案管理畢竟對安全性要求高，不像其他出入自由的部門一樣，訪問者進出查找檔案時要進行嚴格的身份驗證，避免無關人員進出。人員的進出要輸入密碼，只有將密碼輸入正確的人才可以進去查詢檔案資料。同時，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來保障對數據的監(jiān)控，杜絕非法訪問，提高電子檔案安全性和隱秘性。
3.3 建立健全安全管理制度
隨著科學技術的發(fā)展，各種信息泄露情況日趨頻繁，因此，電子檔案信息安全越來越引起社會重視。要實現電子信息化安全管理，除了要在技術手段上加強外，還要在制度管理上給予保障，建立健全管理制度不但可以彌補因技術缺陷而帶來的漏洞，也可以防止因人為因素而造成的問題。在檔案信息化管理過程中，第一，要對各個部門各個人員進行職責分工，相關管理人員必須認真負責，各司其職，將自己分內事情做好，出現問題需要自行承擔后果。同時，不歸自身監(jiān)管的事物不能擅自做主，必須在他人及相關領導同意之下才被允許。第二，對電子檔案及時歸檔并處理，電子檔案不歸檔或者歸檔不到位會產生一系列問題，比如：檔案信息容易改動或丟失。歸檔之后的電子檔案不能再進行更改，特殊情況下，必須經過申請審批并由有關領導簽字蓋章方可進行編輯處理。這樣可以極大地提高信息的安全性，有效防止人為因素對檔案信息化管理造成安全隱患。第三，完善相關規(guī)章制度，檔案管理工作人員必須在規(guī)章范圍內進行日常工作，不能超越制度允許的范圍。同時，對于因個人原因而造成檔案信息泄露的工作人員需承擔相應的法律責任。
4 結 語
隨著信息化時代的到來，檔案信息化管理給檔案管理工作帶來了極大方便，提高了檔案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有兩面性，對于檔案信息化管理來講，也存在著很多弊端，比如：真實性和合法性不確定，受到計算機病毒威脅等。因此，對于檔案管理部門來講，其必須利用先進科學技術并建立健全自身管理制度進行檔案信息化管理，只有在各個層面將工作做好，電子檔案的安全性才會得到保障。
主要參考文獻
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中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
監(jiān)理檔案資料是工程建設監(jiān)理活動的真實記錄，它體現監(jiān)理工作的痕跡和成果，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，監(jiān)理檔案管理是監(jiān)理管理工作的重要環(huán)節(jié)，是監(jiān)理標準化建設的重要組成部分，是體現監(jiān)理管理水平的重要內容。檔案資料管理作為監(jiān)理管理的一部分,其重要作用也越來越被監(jiān)理管理人員所重視。
一、監(jiān)理檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案資料的重視程度不夠
長期以來，相當一部分監(jiān)理人員對監(jiān)理檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是傳遞、保管的事務性工作，技術含量低，不是監(jiān)理項目部的主要工作，只是其它工作的輔助，只是在工程日常檢查、工程收尾中突擊一下就能應付，能滿足外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現代管理的需求。
2、缺乏統一的管理模式
從檔案管理機構上看，有的監(jiān)理項目部成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的監(jiān)理部因工程規(guī)模、資源和人員的配置等原因，工程檔案由其他專業(yè)人員代管和兼管，形成的檔案材料五花八門。
3、檔案資料管理力量薄弱
大部分檔案管理人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且部分檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料還不夠真實和準確。
4、項目部檔案管理制度不健全
項目部檔案檔案管理不能做到對公司體系文件充分學習，沒有完善的檔案室管理制度，導致對資料的傳遞、存放、查閱、檢索，更新、檢查等不能完全控制。
二、改進監(jiān)理檔案資料管理的措施
1、要提高對檔案工作重要性的認識
工程建設監(jiān)理過程中中普遍存在對工程檔案資料管理工作不太重視，到上級檢查或工程完工即將交工驗收時，才突擊應付整理，這給檔案管理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，對監(jiān)理檔案在思想上重視程度不夠。項目部主要負責人要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對監(jiān)理工作提供重要的信息資源作用。監(jiān)理檔案充分體現了它的特殊的、不可替代的特性。要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的管理，將檔案工作納入監(jiān)理管理和建設的工作計劃上，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有計劃，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
2、項目部建立與工程相適應的檔案管理模式
根據工程項目特點，監(jiān)理部建立與工程項目實際相適應的監(jiān)理檔案管理模式，明確相關的職責，確保基本的資源配置，增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更新觀念，提高認識，變被動為主動，實現檔案資料的規(guī)范化管理。
3、提高檔案管理人員素質，實施精細化管理、發(fā)揮主觀能動性；
（1）一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和管理素養(yǎng)；具備一定的工作能力和文字表達能力。隨著電力工程建設建設和信息的飛速發(fā)展，社會對監(jiān)理的要求也越來越高，監(jiān)理檔案隊伍中需要一批現代化信息管理技術方面的人才。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案管理人員的積極有效的工作才能發(fā)揮作用。
1）提高檔案人員的思想覺悟
檔案工作是一項服務性很強的工作，監(jiān)理檔案工作人員要發(fā)揚吃苦耐勞、無私奉獻的精神，對檔案工作有高度的責任感和榮譽感，以及正確的行為。要注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務上精益求精，要有主動性、自覺性。要適應監(jiān)理檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清檔案工作的意義和價值，努力調整心態(tài)，澄清觀念,振奮精神，強化職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)。
2）掌握科學化、規(guī)范化、現代化的管理技能
計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一份文件不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環(huán)節(jié)都離不開現代信息技術，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
（2）通過精細化管理把檔案管理的職責落實到人，使檔案管理的各項工作落到實處。檔案工作涵蓋面廣，若分工不夠明確，則易造成工作遺漏，且出現了問題往往無人承擔責任。因此，在實際工作中，要將每一個人的崗位職責落實在紙面上，實現崗位職責的精細化管理，如誰負責施工單位資料報審，誰負責輸變電管理系統的維護，誰負責監(jiān)理內業(yè)的管理，誰負責會議紀要、圖紙會審紀要等等。甚至可以細致到誰負責某家施工單位的資料報審，誰負責輸變電系統的影像資料，誰負責輸變電系統公文流轉等。
除了做到工作職責分工明細外，還要做到工作的連貫性，當有人因休假或其他原因不在時，其所負責的工作細致地分配給其他人。
相同的工作，如果以更積極的工作態(tài)度，更高標準的要求，就會把工作做地更加出色。舉例來說，檔案資料工作可以在日常細節(jié)上做的更加細致和全面：
1）檢查報審表格式是否正確，編號、流水號是否正確，保證表中無錯別字。
2）檢查報審表和附件份數是否符合規(guī)定。
3）檢查附件是否齊全、附件中的各項內容包括表號、蓋章、編審批等是否符合。
這些例子都反映了精細化管理、發(fā)揮主觀能動性在檔案資料管理工作中的突出作用。
4、建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循
新形勢下，對于事業(yè)單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業(yè)單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展現狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業(yè)單位的正常運轉具有十分重要的現實意義，具體表現如下：
首先，有助于貫徹落實相關財務法規(guī)。面對各種突發(fā)狀況，如果沒有到位和規(guī)范的事業(yè)單位財務檔案管理，勢必會使單位相關工作陷入僵局。只有不斷增強事業(yè)單位財務檔案管理的規(guī)范性，優(yōu)化相關管理模式，才能使事業(yè)單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。
其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業(yè)單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規(guī)范的財務檔案管理。事業(yè)單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協助完成單位的審計工作。
最后，有助于充分發(fā)揮事業(yè)單位的相關職能。事業(yè)單位在履行相關職能時，一項重要的參考依據便是財務檔案內容。為保證相?P職能發(fā)揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內容的真實性，為今后事業(yè)單位在決策和制定計劃方面提供有力依據。因此，將事業(yè)單位的財務檔案管理工作開展地更加規(guī)范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業(yè)單位在履行職責時，可以有據可依。
二、事業(yè)單位財務檔案管理存在的弊端
1.對財務檔案管理工作不夠重視
部分事業(yè)單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業(yè)人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態(tài)度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現失真的情況。此外，事業(yè)單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業(yè)人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發(fā)生。
2.財務檔案管理工作信息化水平不足
很多事業(yè)單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環(huán)境中。
3.財務檔案管理人員素質參差不齊
要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關法律法規(guī)的規(guī)范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業(yè)單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現階段來看，由于很多事業(yè)單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業(yè)人員整體素質不高，很多缺乏專業(yè)知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術以及沒有專業(yè)的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業(yè)單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發(fā)生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業(yè)單位帶來不可磨滅的經濟損失。
三、優(yōu)化方案及相關建議
1.提高對財務檔案管理工作的重視程度
要想做好事業(yè)單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業(yè)單位的相關領導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內部關于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監(jiān)督機制，完善管理過程中的相關制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發(fā)揮財務檔案管理機構的協調能力。與此同時，事業(yè)單位的領導層應當對事業(yè)單位進行科學決策，以身作則，提高事業(yè)單位的財務檔案管理意識，為單位構建一個良好的工作氛圍和內部環(huán)境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。
2.加大財務檔案管理信息化發(fā)展力度
事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作實際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關。但事業(yè)單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專業(yè)技能與素質水平。就拿人事檔案來說，事業(yè)單位職工的升調往往把個人檔案作為主要依據，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當今的信息時代，檔案資料對個人有更重要的意義，單位領導可通過查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，且在事業(yè)單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業(yè)單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據，因為檔案不僅是決策參考材料，還是對單位及個人成長的見證，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的工作狀態(tài)及成果、建設及發(fā)展有重要影響?？傊?，事業(yè)單位在新的歷史時期優(yōu)化檔案管理工作是至關重要的。
二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略
（一）處理好電子化與紙質檔案管理的關系。紙質檔案管理在事業(yè)單位當下的檔案管理工作中依舊占據主要地位，但新時期的檔案數字化管理已經成為事業(yè)單位改革檔案管理工作的必然選擇，且數字化手段在提高事業(yè)單位檔案管理工作效率及工作水平等方面有重要意義。在當下尚未完全普及電子化檔案管理的情況下，各個事業(yè)單位應在檔案管理環(huán)節(jié)采取電子化檔案與紙質檔案管理并存的方式，特別是在借助計算機落實檔案管理工作時必須要有主動的態(tài)度，有效促進事業(yè)單位推動檔案數字化管理進程。在實踐中，事業(yè)單位檔案人員可通過傳統工作方式收集檔案材料，并把其錄入計算機，實現對檔案材料的快速分類，生成對應的電子資料，從而發(fā)揮信息技術提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的作用。
（二）按照單位實際情況拓展檔案服務內容。事業(yè)單位的檔案管理模式隨著新時期信息技術的不斷更新而不斷發(fā)生變化，為信息化檔案管理的??現開辟了更加廣闊的空間。事業(yè)單位可發(fā)揮互聯網方便、快速的優(yōu)勢，隨時搜索、獲取社會最新資訊，并基于此建立高效的、科學的檔案信息管理機制，使事業(yè)單位在運營、建設、決策及發(fā)展等方面獲得全方位服務。事業(yè)單位也可結合信息化營銷手段，結合單位實際與工作特色，協助相關部門及人員設計、組建獨立的門戶網站，在介紹欄列入檔案管理工作的特點與成果，大力宣傳事業(yè)單位檔案管理，擴大工作影響力，增強公眾對事業(yè)單位檔案管理工作的重視度。
（三）保證電子檔案數據以及信息的安全性。較傳統的紙質檔案管理而言，電子設備盡管有便捷的優(yōu)勢，但一旦它發(fā)生故障，就會使檔案數據、檔案信息遭受毀滅性損害，所以信息安全對于新時期的事業(yè)單位檔案管理工作尤為關鍵。一方面，事業(yè)單位應著力增強檔案人員的安全意識，加強電腦技術培訓，促使他們學習怎樣綜合分析并處理檔案數據、怎樣維護檔案信息、遇到電子設備故障時應怎樣應對等知識，保證檔案數據、檔案信息的安全性。另一方面，事業(yè)單位要重視電子檔案儲存設備的更新換代，經常及時把老舊設備更換掉，使用最新的軟件系統，確保電子設備運營能滿足日常的檔案管理工作需要。所以事業(yè)單位要增強管理意識，增加對檔案管理中各個工作環(huán)節(jié)的投入，致力于改善既有檔案信息、檔案數據儲存環(huán)境的的局限性，提高數據信息處理水平，從而保證檔案數據、檔案信息及時而有效地被利用，發(fā)揮其應有的作用。
