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時(shí)間：2023-06-01 08:56:07
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇畢業(yè)生檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請(qǐng)求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁(yè)面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能識(shí)別的SQL語(yǔ)句,傳遞給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)——按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時(shí)間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)——檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說(shuō)明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫(kù),設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
很多大學(xué)生都覺(jué)得檔案只在學(xué)校和國(guó)企單位才有一定的作用，在外面私企和民營(yíng)的企業(yè)中工作，檔案就可有可無(wú)，單位也沒(méi)有嚴(yán)格要求提交檔案，大學(xué)生更是無(wú)所謂的態(tài)度，缺乏對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，只有加強(qiáng)大學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。
（二）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，僅僅只是充當(dāng)一個(gè)保管員的身份，對(duì)于收集的學(xué)生的檔案即沒(méi)有系統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)和分類，也沒(méi)有認(rèn)真的核對(duì)檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對(duì)于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息知識(shí)，熟悉計(jì)算機(jī)操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策
（一）加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、完善學(xué)生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識(shí)到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對(duì)于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時(shí)將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對(duì)于暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時(shí)的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度，改進(jìn)管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭(zhēng)取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)
由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時(shí)間來(lái)考慮就業(yè)的問(wèn)題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個(gè)人，還應(yīng)該對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實(shí)行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障?？偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。
高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實(shí)記錄，是國(guó)家人事檔案的組成部分，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料，是大學(xué)生就業(yè)以及社會(huì)選拔考核人才的重要依據(jù)。是用人單位錄用畢業(yè)生時(shí)不可缺少的參考依據(jù)和重要憑證。對(duì)高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)研究，深刻認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性、存在的主要問(wèn)題以及解決措施，有利于確保畢業(yè)生檔案的機(jī)密性、安全性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，對(duì)建立健全高校畢業(yè)生檔案管理有效運(yùn)行機(jī)制具有重大意義。
一、加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性
（一）學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個(gè)時(shí)期學(xué)校學(xué)生管理工作的進(jìn)程和具體內(nèi)容，是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲(chǔ)手段，是客觀、真實(shí)的學(xué)校管理信息，是形成學(xué)生在校期間個(gè)人信息的憑證和參考。學(xué)生檔案管理的好與壞，直接影響整個(gè)學(xué)生畢業(yè)后將來(lái)的成長(zhǎng)與發(fā)展。所以大學(xué)生檔案信息只有真實(shí)、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。
（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)。大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過(guò)了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等情況，是學(xué)生過(guò)去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來(lái)向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，可以此為主要依據(jù)來(lái)選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過(guò)大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進(jìn)有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對(duì)策
（一）適應(yīng)社會(huì)，提高對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
1. 強(qiáng)化宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在改革開放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。新時(shí)期檔案工作面臨許多新問(wèn)題，同時(shí)也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學(xué)生檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化；學(xué)生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)”的基本原則，實(shí)行統(tǒng)一管理，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，嚴(yán)守秘密的保管方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范
1. 各院校結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及當(dāng)前社會(huì)形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項(xiàng)表現(xiàn)并如實(shí)記載，做到及時(shí)記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時(shí)性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
2. 加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動(dòng)地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時(shí)收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎(jiǎng)懲等涉及學(xué)生誠(chéng)信的信息，要及時(shí)歸檔，同時(shí)注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。
3. 實(shí)行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
1. 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時(shí)的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動(dòng)腦筋，針對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實(shí)，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時(shí)大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會(huì)與用人單位的需求。
參考文獻(xiàn)
[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）02-0077-01
一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性
中國(guó)網(wǎng)絡(luò)電視臺(tái)CNTV報(bào)道，人力資源和社會(huì)保障部最新統(tǒng)計(jì)顯示，2012年全國(guó)普通高校畢業(yè)生預(yù)計(jì)680萬(wàn)人，創(chuàng)歷史新高。近年來(lái)全國(guó)高校畢業(yè)生每年大體在600萬(wàn)人左右，并且呈逐年遞增態(tài)勢(shì)，高校畢業(yè)生就業(yè)工作成為各級(jí)政府教育行政部門和人力資源和社會(huì)保障部門的重要工作。在高校畢業(yè)生就業(yè)工作中，檔案管理工作存在的問(wèn)題日益突出，切實(shí)做好高校畢業(yè)生檔案移交和管理工作，對(duì)于做好高校畢業(yè)生的就業(yè)工作至關(guān)重要，因此有必要認(rèn)真研究高校畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地找出解決高校畢業(yè)生檔案管理的對(duì)策，是高校檔案管理部門和教育行政部門乃至人力資源和社會(huì)保障部門和用人單位的重要任務(wù)。
二、畢業(yè)生《報(bào)到證》的歷史作用
在自主擇業(yè)就業(yè)制度下，高校畢業(yè)生檔案管理存在的主要問(wèn)題是《報(bào)到證》制度已經(jīng)過(guò)時(shí)，根本不適應(yīng)自主擇業(yè)就業(yè)制度的需要。
在統(tǒng)招統(tǒng)配制度下，高校畢業(yè)生《報(bào)到證》的作用：一是，《報(bào)到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證；二是，《報(bào)到證》是畢業(yè)生到用人單位報(bào)到的憑證，憑《報(bào)到證》報(bào)到以后，方可開始計(jì)算工齡；三是，《報(bào)到證》是用人單位接收畢業(yè)生的重要文字證明；四是，《報(bào)到證》是任何一個(gè)合法的人才中心、檔案管理機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生檔案的證明；五是，《報(bào)到證》是用人單位給畢業(yè)生落戶、接管檔案的重要憑證和依據(jù)；六是，《報(bào)到證》證明持證的畢業(yè)生是納入國(guó)家統(tǒng)一招生計(jì)劃的學(xué)生；七是，《報(bào)到證》是畢業(yè)生的干部身份證明；八是，《報(bào)到證》的有限期和畢業(yè)生的報(bào)到期限：畢業(yè)生報(bào)到的期限原則上為一個(gè)月，畢業(yè)生領(lǐng)取《報(bào)到證》以后，應(yīng)盡快到工作單位或人事局報(bào)到，沒(méi)有特殊原因或延期報(bào)到的，所造成的一切后果由畢業(yè)生本人承擔(dān)。如果沒(méi)有《報(bào)到證》，畢業(yè)生將會(huì)失去干部身份，成為社會(huì)勞動(dòng)人員（工人編制）；而且人才中心無(wú)法接收畢業(yè)生的檔案。按照我國(guó)目前的人事管理規(guī)定，由人事局管理干部（檔案一般放在人才中心），由勞動(dòng)和社會(huì)保障局管理工人（檔案一般放在職介所）?！秷?bào)到證》目前仍在中國(guó)人事管理體制中扮演著重要的角色，因此，畢業(yè)生們應(yīng)注意保管好自己的《報(bào)到證》，不要丟失?！秷?bào)到證》原則上不補(bǔ)辦，應(yīng)屆畢業(yè)生如不慎遺失《報(bào)到證》，須及時(shí)向?qū)W校報(bào)告遺失過(guò)程，先由本人提出申請(qǐng)，再由畢業(yè)生所在院系負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后，由學(xué)校報(bào)請(qǐng)省畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心核準(zhǔn)后予以辦理新證。
三、關(guān)于畢業(yè)生《報(bào)到證》的建議
《報(bào)到證》制度是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，大學(xué)生統(tǒng)招統(tǒng)配制度下的產(chǎn)物，在當(dāng)時(shí)歷史條件下對(duì)于人才合理調(diào)配起到了一定的作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，用人制度真正實(shí)現(xiàn)了自主擇業(yè)雙向選擇，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的《報(bào)到證》制度，對(duì)于人才合理流動(dòng)和高校畢業(yè)生就業(yè)絲毫促進(jìn)作用也沒(méi)有，并且成為高校畢業(yè)生就業(yè)的一大障礙，建議立即予以廢除。
一是沒(méi)有法律依據(jù)。翻遍中國(guó)法律，找不到一條有關(guān)高校畢業(yè)生《報(bào)到證》的法律依據(jù)。
二是高校畢業(yè)生持有《報(bào)到證》無(wú)法報(bào)到。目前全國(guó)各個(gè)高校畢業(yè)生大體上在畢業(yè)前半年左右就開始為就業(yè)問(wèn)題奔波，參加各種招聘會(huì)。一旦遇到適合的工作崗位就要履行報(bào)名、考試、面試，過(guò)五關(guān)斬六將，好不容易被用人單位選中，還要耐心等待教育行政部門頒發(fā)那個(gè)所謂的《報(bào)到證》，對(duì)于用人單位而言，有沒(méi)有那個(gè)《報(bào)到證》根本無(wú)所謂，他們需要的是真才實(shí)學(xué)，需要的是有能力、有水平的員工。一些限制戶籍的大城市用人單位，即便畢業(yè)生拿到高校出具蓋有鮮紅大印的《報(bào)到證》，也無(wú)法報(bào)到，因?yàn)樵撚萌藛挝粵](méi)有進(jìn)城戶籍指標(biāo)，畢業(yè)生檔案還得打回原籍，交給戶籍所在地人才交流中心代管。
隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場(chǎng)對(duì)人才的需求，突顯檔案利用價(jià)值的重要性、真實(shí)性。檔案的利用價(jià)值是滿足社會(huì)需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值簡(jiǎn)要?dú)w納如下：
首先，憑證價(jià)值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來(lái)看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價(jià)值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評(píng)判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)用好人才。再次，社會(huì)價(jià)值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級(jí)、各類報(bào)考、出國(guó)留學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)、各類公證等諸多社會(huì)活動(dòng)，滿足學(xué)校、師生、社會(huì)的利用需求。
二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問(wèn)題
1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個(gè)本科學(xué)院85個(gè)專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來(lái)看，主要存在以下問(wèn)題，對(duì)學(xué)籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯(cuò)誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評(píng)語(yǔ)不實(shí)，獎(jiǎng)懲沒(méi)有記載，公章加蓋錯(cuò)誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國(guó)（英文）成績(jī)檔案的過(guò)程中，利用者要求時(shí)間緊，同一時(shí)期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無(wú)法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個(gè)重要課題。
3、檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長(zhǎng)，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強(qiáng)學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時(shí)和錯(cuò)誤，提高工作效率。
三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對(duì)策
1、培養(yǎng)檔案意識(shí)，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識(shí)，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。
檔案管理不僅能夠起到保護(hù)檔案的作用，更能夠延長(zhǎng)檔案的使用壽命，進(jìn)而使檔案存在價(jià)值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進(jìn)行分類、編號(hào)，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時(shí)代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多利潤(rùn)和財(cái)富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動(dòng)力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國(guó)高校擴(kuò)招政策的實(shí)施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來(lái)越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來(lái)越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義
高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷職稱、個(gè)人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會(huì)活動(dòng)的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)管理，若無(wú)就業(yè)單位則由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報(bào)到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國(guó)有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機(jī)構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對(duì)于高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)不論考研、出國(guó)、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無(wú)法辦理相關(guān)證明。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)畢業(yè)生檔案，用人單位可以對(duì)學(xué)生基本情況有一個(gè)初步了解，是用人的重要依據(jù)?？梢?jiàn)做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。
二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問(wèn)題
（一）缺乏對(duì)高校畢業(yè)檔案特殊性的重視
高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國(guó)畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問(wèn)題、新情況[2]。但當(dāng)前我國(guó)在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時(shí)候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。
（二）不規(guī)范
雖然我國(guó)已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒(méi)有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國(guó)在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識(shí)，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時(shí)常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國(guó)高等教育招生范圍的不斷擴(kuò)大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來(lái)越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機(jī)構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。
三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進(jìn)思路
（一）正確認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作
想要提高我國(guó)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識(shí)高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過(guò)制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠?yàn)楫厴I(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)
高等院校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的一個(gè)組成部分,它是記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況,是高等學(xué)校進(jìn)一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下,高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問(wèn)題。因此,深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問(wèn)題,對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè),甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問(wèn)題
1.缺少具有針對(duì)性的法律法規(guī)的約束
近年來(lái),教育部和國(guó)家檔案局針對(duì)高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學(xué)校全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。(參見(jiàn)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒(méi)有相關(guān)的約束條文,各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系,由輔導(dǎo)員分散管理。就筆者所在學(xué)校目前在校生人數(shù)已達(dá)到11000人,而學(xué)校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進(jìn)行臨時(shí)管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個(gè)月由系部輔導(dǎo)員移交至學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心,再由學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時(shí)間里將畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)遞。因?yàn)閷W(xué)校沒(méi)有為檔案室分配明確的定員編制,也沒(méi)有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及制訂工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,造成一些部門和個(gè)人也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強(qiáng)運(yùn)行,其結(jié)果不言而喻。
2.學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范化
高校學(xué)生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒(méi)有及時(shí)歸入檔案,就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒(méi)有學(xué)生本人簽名;存在沒(méi)有蓋學(xué)校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導(dǎo)員因疏忽忘記將高校登記表放入到學(xué)生檔案袋。(2)檔案材料沒(méi)有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見(jiàn)材料有以下幾種:論文評(píng)審意見(jiàn)書、學(xué)生成績(jī)表、優(yōu)秀學(xué)生(干部)登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會(huì)出現(xiàn)排序雜亂無(wú)章的問(wèn)題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時(shí),發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學(xué)生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點(diǎn)勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點(diǎn)“返祖還原”現(xiàn)象,從事過(guò)生源數(shù)據(jù)上報(bào)的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報(bào)數(shù)據(jù)至教育廳時(shí),需事先在擴(kuò)展項(xiàng)1里面查清楚該學(xué)生在錄檢表的哪一本哪一頁(yè)哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時(shí)代。
4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范
(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營(yíng)和民營(yíng)企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒(méi)有機(jī)要接受權(quán),導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。
(2)學(xué)校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒(méi)有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學(xué)生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當(dāng)時(shí)的檔案政審,學(xué)生畢業(yè)時(shí)再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒(méi)有把兩次檔案合并在一起或者沒(méi)有及時(shí)地將沒(méi)有被錄取的學(xué)生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策與措施
1.加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開展
近年來(lái),黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》,不過(guò)里面缺少具體對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細(xì)則的說(shuō)明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過(guò)海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下,從工作的實(shí)際出發(fā),盡快出臺(tái)諸如《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國(guó)高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過(guò)去的金融危機(jī)的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實(shí)、做牢,確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤轉(zhuǎn)遞。
2.及時(shí)收集、有效整理
畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長(zhǎng)歷程,但是,“不積跬步,無(wú)以至千里”,筆者個(gè)人建議要從他們被錄取進(jìn)校那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點(diǎn),按照國(guó)家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學(xué)生在校期間參加國(guó)家和地方的各種競(jìng)賽、技能、等級(jí)(計(jì)算機(jī)、英語(yǔ))、職業(yè)資格落英繽紛,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮,入黨入團(tuán)、評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見(jiàn)不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長(zhǎng)的記錄。檔案管理者本著一切為了學(xué)生、為了學(xué)生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學(xué)生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時(shí)間段,這個(gè)時(shí)期是對(duì)畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評(píng)價(jià),形成的材料大致有:論文評(píng)審意見(jiàn)書、學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)
筆者所在院校通過(guò)畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學(xué)號(hào)和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)比沒(méi)有用系統(tǒng)相比學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復(fù)勞動(dòng),減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。
（一）信息化程度和水平不高。我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到了很快的進(jìn)步，信息化的時(shí)代在我們?nèi)粘Ｉ钪械玫搅撕艽蟮淖饔茫姆秶軓V，涉及到各大領(lǐng)域。對(duì)我們的生活起到了很大的作用。然而，在對(duì)人才市場(chǎng)的管理上可以看出，經(jīng)濟(jì)的發(fā)達(dá)的狀況還是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展都比較低，所以管理人員在這方面的意識(shí)不是很強(qiáng)，也導(dǎo)致管理方面存在一定的問(wèn)題，對(duì)人才場(chǎng)市場(chǎng)的資金的投入量不是比較少，大多數(shù)學(xué)生的檔案在小學(xué)初中等文化程度上，這樣管理起來(lái)相對(duì)來(lái)說(shuō)很困難，也難以保障信息化能得到很好的應(yīng)用。
（二）被棄檔案管理難度大。在當(dāng)代的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，人才市場(chǎng)的管理中應(yīng)該有很多的要求來(lái)制定出合理的方案。因?yàn)楝F(xiàn)在大多數(shù)的學(xué)生在畢業(yè)之后沒(méi)有找到可以接受檔案的單位，都會(huì)把檔案放回到出生地，其中還有一些沒(méi)有及時(shí)來(lái)人才交流中心進(jìn)行報(bào)道，所以就導(dǎo)致檔案都丟棄的情況，還有一些原因是把檔案放在了人才中心，就不會(huì)再去管它，這樣做會(huì)出現(xiàn)檔案不能很好的得到更改，出現(xiàn)了人才中心檔案可能就會(huì)隨著時(shí)間的流逝而沒(méi)有了。這樣對(duì)保管人員在工作中有一定的影響，希望做出合理的方法來(lái)改善。
（三）檔案管理人員配備不足。對(duì)檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實(shí)際生活中就出現(xiàn)了一定的差異，沒(méi)有足夠的人員去進(jìn)行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過(guò)大。也隨著畢業(yè)的學(xué)生越來(lái)越多的情況，檔案員的工作內(nèi)容就比較的繁重，人員缺少，對(duì)工作中都會(huì)出現(xiàn)影響等問(wèn)題，要得到合理的解決。
（四）檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象。在檔案轉(zhuǎn)接過(guò)程中可能由于某些學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案沒(méi)有做好合理的保管，對(duì)學(xué)生的檔案也沒(méi)有做好明確的說(shuō)明，所以就出現(xiàn)了一些問(wèn)題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場(chǎng)的，但是在轉(zhuǎn)接過(guò)程中沒(méi)有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人就解決，才能進(jìn)行報(bào)道等環(huán)節(jié)的落實(shí)。
二、加強(qiáng)人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的策略
人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時(shí)候，應(yīng)將這些檔案中的信息一一錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)，平時(shí)的管理工作中對(duì)于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應(yīng)在計(jì)算機(jī)上面認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行記錄，并對(duì)于檔案管理的各個(gè)流程都嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化的管理。當(dāng)然人才交流中心的主管部門以及財(cái)政部門必須重視畢業(yè)生的檔案管理工作，加大經(jīng)費(fèi)上的投入，進(jìn)行硬件和軟件上的建設(shè)，能夠滿足人才交流中心檔案管理信息化建設(shè)的需求，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為廣大畢業(yè)生提供更加便捷以及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
（一）適當(dāng)增加管理人員，提高其素質(zhì)。應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)足和實(shí)際需求配備足夠的專職人員，切實(shí)解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問(wèn)題。其次，為了更快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我們應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富又懂得信息技術(shù)復(fù)合型人才，同時(shí)，注重人才引進(jìn)和其崗前培訓(xùn)工作，從整體上提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。
（二）進(jìn)一步完善檔案管理辦法。對(duì)檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才交流中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過(guò)統(tǒng)一歸類的力、法來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來(lái)講可以以時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級(jí)分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對(duì)于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對(duì)這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時(shí)間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。
1 ASP 技術(shù)
ASP是微軟公司所開發(fā)的類似于HTML、Script、CGI三者的結(jié)合體。較HTML而言，ASP程序編寫更靈活方便，是在Web服務(wù)器端運(yùn)行之后，將結(jié)果通過(guò)HTML的方式傳至客戶端瀏覽器中，因而較其他腳本語(yǔ)言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技術(shù)的開發(fā)工具很多，有助于迅速開發(fā)系統(tǒng)。此外，較CGI而言，ASP包含HTML標(biāo)簽，可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行直接存取。ASP是一項(xiàng)十分實(shí)用的技術(shù)，屬于發(fā)展較為成熟的開發(fā)技術(shù)。核心技術(shù)支持組件、對(duì)象技術(shù)，采用ASP組件及對(duì)象技術(shù)，用戶可直接采用ActiveX 控件，就對(duì)象方法、屬性等進(jìn)行直接調(diào)用，繼而實(shí)現(xiàn)各種功能。
2 系統(tǒng)需求分析
畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)主要針對(duì)的是畢業(yè)生信息加以管理和分析，以便為管理人員提供必要的支持。系統(tǒng)特征如下。
1）要求系統(tǒng)界面直觀而優(yōu)化，便于操作和使用，能夠最大限度地減少用戶數(shù)據(jù)輸入，富有親和力，使畫面輸入盡量接近實(shí)際情況，保持界面的一致性，使用戶始終采用相同的方式進(jìn)行操作，并能夠結(jié)合用戶的需求，把握好任務(wù)的進(jìn)展；界面必須具有容錯(cuò)功能，以免由于操作失誤致使數(shù)據(jù)錯(cuò)誤錄入。
2）具有復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)。畢業(yè)生管理均以信息工作作為主要內(nèi)容，而畢業(yè)生檔案信息較繁雜，因而導(dǎo)致信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。
3）面向?qū)ο蟮亩鄬哟位．厴I(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，主要服務(wù)對(duì)象即畢業(yè)生管理人員，但實(shí)際開展畢業(yè)生管理的人員具有多層次性，從校長(zhǎng)、學(xué)生工作處到各院系管理人員、輔導(dǎo)員等，要求系統(tǒng)面向多層次服務(wù)
對(duì)象。
4）具有安全災(zāi)難恢復(fù)功能。系統(tǒng)應(yīng)利用授予權(quán)限，對(duì)程序使用加以控制，保障用戶正常操作，利用備份、恢復(fù)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。還必須加強(qiáng)日志管理及病毒防范等。
3 系統(tǒng)框架的構(gòu)建
畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)采用的是B/S結(jié)構(gòu)模式實(shí)現(xiàn)的，見(jiàn)圖1所示。
首層，即客戶瀏覽器，屬于連接用戶與系統(tǒng)的接口。用戶利用諸如IE等通用瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)；第二層屬于Web服務(wù)器，用以啟動(dòng)進(jìn)程，對(duì)用戶端請(qǐng)求加以響應(yīng)；第三層是數(shù)據(jù)庫(kù)，利用ASP技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)所動(dòng)態(tài)產(chǎn)生的HTML代碼加以調(diào)用，并將處理結(jié)果嵌入系統(tǒng)，傳送至用戶端瀏覽器中。
B/S模式將三層結(jié)構(gòu)分別劃分為三個(gè)獨(dú)立單元，即顯示層、邏輯層、數(shù)據(jù)層。其中，顯示層同用戶開展交互，將用戶請(qǐng)求利用中間層組件，傳遞至邏輯層，邏輯層組件借助于SQL等方式，向數(shù)據(jù)層發(fā)出數(shù)據(jù)或資源請(qǐng)求。由數(shù)據(jù)層將數(shù)據(jù)傳至邏輯層，再由邏輯層傳至表示層。各層均有相應(yīng)的功能，各層均可獨(dú)立加以修改，也不會(huì)對(duì)其他層造成影響。各軟件在B/S結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，利用邏輯層，實(shí)現(xiàn)界面與數(shù)據(jù)訪問(wèn)之間的相互獨(dú)立。顯示層、邏輯層、數(shù)據(jù)層分別在客戶端瀏覽器、Web服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器上進(jìn)行運(yùn)行。
4 功能模塊的開發(fā)與設(shè)計(jì)
在需求分析基礎(chǔ)上，結(jié)合系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)，最大限度地提高畢業(yè)生檔案管理信息化水平，以便其對(duì)自身檔案情況進(jìn)行查詢，或同檔案管理人員展開交流。具體而言，畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)包括如下模塊。
1）權(quán)限管理模塊。系統(tǒng)借助于ASP技術(shù)，于Internet網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行運(yùn)行，因此，要求系統(tǒng)具有良好的安全性。系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)的安全性出發(fā)，構(gòu)建了該模塊，由管理人員負(fù)責(zé)對(duì)其他用戶授權(quán)與操作加以科學(xué)管理。
2）信息查詢模塊?；诰W(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，對(duì)畢業(yè)生信息，如就業(yè)協(xié)議書編號(hào)、學(xué)號(hào)、姓名、籍貫、畢業(yè)時(shí)間等信息進(jìn)行查詢，以便用戶及時(shí)掌握檔案情況，例如，檔案是否仍為學(xué)校保管、檔案寄送單位等情況以及畢業(yè)生檔案保管期限、郵寄途徑及時(shí)間、相關(guān)資料借還，等等。
3）檔案咨詢與留言模塊。該模塊實(shí)現(xiàn)了檔案的科學(xué)化管理，以便畢業(yè)生及時(shí)針對(duì)檔案政策進(jìn)行咨詢和留言，例如，如何進(jìn)行檔案托管或辦理傳遞手續(xù)等。
4）檔案信息錄入模塊。由管理者將畢業(yè)生檔案信息及數(shù)據(jù)錄入該模塊，錄入過(guò)程中，在Web頁(yè)面可結(jié)合情況將檔案信息加以輸入，使用戶于客戶端對(duì)信息進(jìn)行查詢。
5）檔案查詢模塊。該模塊便于管理人員對(duì)檔案信息加以管理，也為畢業(yè)生開展檔案信息查詢，明確管理情況提供了支持。
6）檔案信息修改模塊。該模塊為管理者及時(shí)更新、檔案管理信息提供了支持。
7）咨詢管理模塊。用于管理者同畢業(yè)生展開信息交流，實(shí)現(xiàn)有問(wèn)必答，及時(shí)對(duì)常見(jiàn)問(wèn)題及意見(jiàn)加以反饋，以便提高檔案管理水平。
8）信息備份模塊。定期對(duì)檔案管理信息進(jìn)行備份，要求管理者必須定期將數(shù)據(jù)刻錄于光盤，實(shí)現(xiàn)異地備份。
高職院校畢業(yè)生檔案管理電子化的必要性
科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展以及廣泛普及和應(yīng)用給高職院校行政管理、教育教學(xué)工作帶來(lái)很多方便。畢業(yè)生電子檔案便是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，它不僅使得畢業(yè)生檔案管理發(fā)展為電子化方式，方便學(xué)生、學(xué)校、用人單位的快速查詢、保存，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程佐證。傳統(tǒng)的高職院校畢業(yè)生紙質(zhì)檔案主要包括：高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、體檢表、獎(jiǎng)懲資料、高中畢業(yè)登記表、黨（團(tuán)）材料、高校招生報(bào)名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業(yè)生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學(xué)校僅此一份，一旦遺失或損壞將對(duì)學(xué)生就業(yè)和學(xué)校教育教學(xué)管理工作帶來(lái)諸多不便。因此，畢業(yè)生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應(yīng)從學(xué)生入學(xué)就開始著手學(xué)生個(gè)人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設(shè)備等高科技方法實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理電子化，以保障畢業(yè)生檔案資料的真實(shí)性、完整性、永久性。此外，畢業(yè)生電子檔案同時(shí)具有方便存儲(chǔ)、快捷利用的優(yōu)越性，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
1.易于保存，便于查詢
傳統(tǒng)的紙質(zhì)畢業(yè)生檔案大多數(shù)會(huì)因?yàn)槟陻?shù)長(zhǎng)久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長(zhǎng)久保持干燥的環(huán)境或者是因?yàn)橐恍┫x子的撕咬、人為的管理不當(dāng)?shù)纫蛩囟紩?huì)使紙質(zhì)檔案受到一定損傷。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問(wèn)題，其只是保存在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過(guò)搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優(yōu)勢(shì)。
2.具有更大的服務(wù)價(jià)值
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)畢業(yè)生檔案相比，畢業(yè)生電子檔案達(dá)到了信息資源共享的最大化。例如，學(xué)生學(xué)歷電子檔案，可以很方便地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)確定該學(xué)生的真實(shí)學(xué)歷，有效發(fā)揮畢業(yè)生檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化的重要作用，使用人單位通過(guò)本校數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)調(diào)取該畢業(yè)生本人的檔案信息，了解學(xué)生詳細(xì)資料。促進(jìn)了學(xué)生就業(yè)速度，為社會(huì)各界、企事業(yè)單位“量才用人”提供真實(shí)的全面的學(xué)歷信息，大大減少了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)不誠(chéng)信的行為。
高職院校畢業(yè)生檔案管理電子化存在的問(wèn)題
1.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)限定高職院校畢業(yè)生電子檔案的管理范圍
由于我國(guó)的電子檔案發(fā)展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業(yè)生檔案信息化管理工作還沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)限定哪些信息應(yīng)納入電子檔案管理系統(tǒng)中、不同類型的信息資料各自應(yīng)保存多久、哪些需要重點(diǎn)保存等，甚至是各個(gè)單位都是獨(dú)自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，既沒(méi)有弄清哪些該單獨(dú)保存，哪些應(yīng)該與社會(huì)資源共享，造成畢業(yè)生檔案資料沒(méi)能被充分利用發(fā)揮其完整性的作用。
2.部分高職院校畢業(yè)生電子檔案難以確定其真實(shí)性、原始性
由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業(yè)生電子檔案的真實(shí)性、原始性難以確定。由于每個(gè)學(xué)生的字跡都各有其特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案可以通過(guò)個(gè)人簽名、文字、圖形等有形方式來(lái)確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性;而與紙質(zhì)檔案相比，畢業(yè)生電子檔案明顯更容易被篡改，且無(wú)跡可尋，降低了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。
3.檔案管理人員對(duì)畢業(yè)生電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足
很多院校檔案管理人員，沒(méi)有切實(shí)認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生電子檔案管理的重要性及優(yōu)勢(shì)，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業(yè)生電子檔案的歸檔與整理。
高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策
1.制定科學(xué)規(guī)范的畢業(yè)生電子檔案管理制度及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
在畢業(yè)生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學(xué)規(guī)范的管理制度及必須遵循的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這一規(guī)制和標(biāo)準(zhǔn)的確立必須秉承科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫ǔ绦?，詳?xì)制定從畢業(yè)生電子檔案的設(shè)置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規(guī)則。
2.切實(shí)保障電子檔案管理的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性
在畢業(yè)生信息輸入方面，設(shè)置密碼時(shí)，規(guī)定采用數(shù)字、字母、特殊符號(hào)相組合的方式來(lái)設(shè)置畢業(yè)生電子檔案?jìng)€(gè)人密碼，并時(shí)常變動(dòng)，降低個(gè)人密碼被盜、黑客入侵等潛在風(fēng)險(xiǎn);在學(xué)院檔案部門集體信息錄入及確認(rèn)中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業(yè)生電子檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性;在畢業(yè)生電子檔案管理中，對(duì)于個(gè)別重要檔案資料，同時(shí)要進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統(tǒng)中，保障電子檔案的原始性。
3.加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)和對(duì)電子檔案管理的規(guī)范性認(rèn)識(shí)
應(yīng)加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生電子檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)代化技術(shù)操作水平，及時(shí)更新畢業(yè)生電子檔案管理內(nèi)容，促使高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理從根本上從傳統(tǒng)檔案管理的思維方式向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的畢業(yè)生電子檔案管理方向轉(zhuǎn)化。
結(jié) 語(yǔ)
高職院校畢業(yè)生檔案電子化管理要想實(shí)行科學(xué)有效的規(guī)范管理，必須從網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下考慮，采取內(nèi)外結(jié)合的雙重保護(hù)措施。在畢業(yè)生電子檔案管理的過(guò)程中要綜合考慮到技術(shù)、環(huán)境、人員素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)等多方面的因素，并結(jié)合本院校的實(shí)際情況以及畢業(yè)生電子檔案管理的自身優(yōu)缺點(diǎn)，要重視相關(guān)電子技術(shù)的學(xué)習(xí)以及新型科技的運(yùn)用，同時(shí)要注重本單位檔案管理工作人員個(gè)人職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，保障電子檔案的安全性、信息的真實(shí)可靠性。
參考文獻(xiàn)：
[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實(shí)施與注意事項(xiàng)》，《企業(yè)管理資訊》2009年。
現(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作時(shí)，對(duì)于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只負(fù)責(zé)保管，而不加強(qiáng)對(duì)檔案準(zhǔn)確性的負(fù)責(zé)。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在上級(jí)部門進(jìn)行檢查時(shí)，能夠及時(shí)的進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。但是，對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案記錄著個(gè)人經(jīng)歷，并且對(duì)工作后的辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)，考取公務(wù)員等，都要進(jìn)行查閱檔案。所以，學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視。
2 規(guī)范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時(shí)組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責(zé)任落實(shí)在人上，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據(jù)檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時(shí)，在進(jìn)行對(duì)檔案文件進(jìn)行整理時(shí)，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時(shí)盡量選擇碳素墨水。同時(shí)，需要對(duì)工程不同階段的檔案文件進(jìn)行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。
3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作
3.1 提高創(chuàng)新觀念
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理工作，首先就需要改變相關(guān)畢業(yè)生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創(chuàng)新管理理念。通過(guò)對(duì)高素質(zhì)人員的培養(yǎng)以及對(duì)相關(guān)工作人員的定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其可了解到最新的學(xué)生管理方式，緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，把所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到畢業(yè)生檔案管理中，再結(jié)合畢業(yè)生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進(jìn)的管理方案。通過(guò)對(duì)工程相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的提升，建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，不斷吸取新知識(shí)，保持工程管理方式的先進(jìn)性。另外，需要明確畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理具有緊迫性，每一份畢業(yè)生檔案，就關(guān)系到畢業(yè)生的前途問(wèn)題。同時(shí)也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經(jīng)驗(yàn)，不斷通過(guò)對(duì)畢業(yè)生檔案管理管理的創(chuàng)新，保持畢業(yè)生檔案管理水平維持在一個(gè)較高的水平。
3.2 重視加強(qiáng)人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)建設(shè)
進(jìn)行創(chuàng)新管理，需要進(jìn)行建設(shè)一個(gè)完整有效的人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)，在其中對(duì)于相關(guān)部門的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明文規(guī)定，更加有效的保證了各部門聯(lián)接工作，使其意見(jiàn)更夠統(tǒng)一，減少對(duì)管理措施進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量水平。另外，對(duì)于人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質(zhì)較高，實(shí)踐能力較強(qiáng)并且具有創(chuàng)新意識(shí)的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)順利運(yùn)行，以及建筑畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理，提高管理水平與高素質(zhì)人才投身管理實(shí)踐中的熱情。
3.3 建立創(chuàng)新管理機(jī)制
管理機(jī)制在畢業(yè)生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業(yè)生檔案管理的管理工作人員，應(yīng)積極的對(duì)相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新管理。積極的引進(jìn)外界具備現(xiàn)代化優(yōu)點(diǎn)的管理機(jī)制。在管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，工作人員可提出一部分的激勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新管理的鼓勵(lì)制度，提高工作人員對(duì)自身工作的熱愛(ài)。
4 檔案工作人員綜合素質(zhì)不高的問(wèn)題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質(zhì)不高
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的工作人員中，大多數(shù)缺乏專業(yè)知識(shí)。在開始工作之前沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，不了解畢業(yè)生的檔案管理方式，同時(shí)不重視檔案收集整理工作質(zhì)量。極易導(dǎo)致最后造成整理的學(xué)生檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，嚴(yán)重不符學(xué)生實(shí)際情況等，對(duì)學(xué)生今后進(jìn)入社會(huì)和工作，造成不良的影響。
4.2 加強(qiáng)人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理中專業(yè)人才管理，檔案管理專業(yè)人員是保證畢業(yè)生檔案管理工作的重中之重，作為整個(gè)檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質(zhì)量，首先就要對(duì)檔案收集整理的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀。使其在進(jìn)行收集整理或者是在進(jìn)行檢查檔案工作時(shí)更有利。減少在工作時(shí)的失誤。所以定期對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，建立相應(yīng)的責(zé)任制度。保證畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行，提高相關(guān)工作人員的質(zhì)量意識(shí)，對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，使其增強(qiáng)其對(duì)工作的責(zé)任感和相關(guān)科學(xué)技術(shù)水平。使其具有準(zhǔn)確率第一的觀念，嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，明確其工作職責(zé)。同時(shí)加強(qiáng)管理階層對(duì)于工作人員的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。
4.2.3保證人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。才能做到對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的保證。只有畢業(yè)生檔案管理工作人員具有進(jìn)行施工的綜合素質(zhì)，并發(fā)揮自身所掌握的知識(shí)和技能的有利影響，就可有效推動(dòng)檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，避免人的因素阻礙工作的進(jìn)行，進(jìn)而提高檔案收集整理工作的規(guī)范性。
5 運(yùn)用信息化技術(shù)手段
