首頁 > 優(yōu)秀范文 > 房地產(chǎn)檔案管理
時(shí)間：2023-05-28 08:20:11
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇房地產(chǎn)檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
中圖分類號：F293.31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：
一、前言
房地產(chǎn)檔案資料在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，不僅是房地產(chǎn)行政管理的基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一項(xiàng)服務(wù)性工作。從這項(xiàng)工作涉及的范圍來看，它涉及面廣，基本上每個(gè)環(huán)節(jié)都關(guān)系到人民群眾的切身利益。
二、房地產(chǎn)檔案管理概述
1.概念
一般來講，房地產(chǎn)檔案管理是行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋買賣、房屋贈(zèng)與、繼承變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的房地財(cái)產(chǎn)歷史記錄，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的重要真實(shí)和重要檔案依據(jù)。房地產(chǎn)檔案在權(quán)屬登記、交易、抵押、備案、評估、落實(shí)政策、公檢法仲裁、規(guī)劃建設(shè)、舊城改造、房地征稅等工作中起到非常重要的作用。
2. 房地產(chǎn)檔案的作用
（1）憑證作用
房地產(chǎn)檔案不僅反映了房地產(chǎn)的演變過程和本來面目，這些都具有無可爭辯的法律效力，還客觀地記錄了以往的歷史，包括從申請人提出申請、提交相關(guān)證件、房地產(chǎn)登記收件、核查、測繪、出圖、領(lǐng)導(dǎo)審批等一系列程序中形成的各種文件，所反映的內(nèi)容具有無可置辯的證據(jù)作用。
（2）參考作用
房地產(chǎn)檔案不僅記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過，而且記錄了人們在活動(dòng)中的思想發(fā)展，檔案材料是歷史的真實(shí)記載，所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權(quán)、使用權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)等的演變歷史和所有權(quán)歸屬均在房地產(chǎn)檔案中有真實(shí)記錄，這就要求房地產(chǎn)檔案管理必須根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照檔案管理的一般規(guī)律結(jié)合房地產(chǎn)檔案的特殊規(guī)律，做好房地產(chǎn)檔案管理工作。
3. 房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
（1）來源廣、內(nèi)容雜。房地產(chǎn)檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程，所產(chǎn)生的材料規(guī)格大小不一，體式復(fù)雜多樣，這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料包括：房屋所有權(quán)性質(zhì)辦理及變化記錄、改變使用功能和房屋結(jié)構(gòu)所產(chǎn)生的材料、修繕記錄、使用記錄等等，內(nèi)容較復(fù)雜。
（2）時(shí)間長、變動(dòng)大。房屋從建好居住到拆遷，中間最短需要幾十年，長可達(dá)幾百年。在這一時(shí)間段內(nèi)，有關(guān)房屋的各方面都不是一成不變的，其中包括房屋的產(chǎn)權(quán)問題、結(jié)構(gòu)、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產(chǎn)檔案也隨著時(shí)間的推移不斷變化。
（3）利用率很高。房地產(chǎn)檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄，對房屋的所有權(quán)、淺談房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)及管理方法結(jié)構(gòu)面積、功能變化等都有詳細(xì)記錄。權(quán)威、及時(shí)、準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案信息是一切企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的基礎(chǔ)，其實(shí)質(zhì)在于反映市場的真實(shí)情況及市場運(yùn)動(dòng)規(guī)律，幫助人們做出正確的決策，因此它的利用率非常高。
（4）專業(yè)性比較強(qiáng)
房地產(chǎn)業(yè)是一個(gè)比較龐大的系統(tǒng)工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發(fā)企業(yè)、施工隊(duì)伍等硬件，還要有房產(chǎn)銀行、房產(chǎn)監(jiān)察、價(jià)格體系、法制建設(shè)等軟件，因此，要保證房地產(chǎn)檔案的齊全完整，做好動(dòng)態(tài)管理工作和提洪利用工作，必須了解黨和國家有關(guān)房地產(chǎn)工作的一系列方針政策，了解地方有關(guān)房管工作的各項(xiàng)具體規(guī)定和辦法，熟悉單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的力之事規(guī)則和程序。
三、現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理存在的問題
1. 房地產(chǎn)檔案的形式比較單一
在一套全面的房產(chǎn)檔案中，包含的資料常常有文字、圖表，一些檔案中還會(huì)附加一些跟房子相關(guān)的圖片、錄像、錄音、重要數(shù)據(jù)的底板和其它影像資料等。但是，隨著人們物質(zhì)水平的不斷提高，這些資料已經(jīng)無法滿足人們在這方面的需求。所以，我們在存管這些文件的時(shí)候會(huì)安排專人去管理，還會(huì)制定相關(guān)的制度。但是在實(shí)際情況中，房地產(chǎn)檔案管理部門這些特殊載體和專管人員方面投入還不夠，致使這些檔案沒有得到特殊的管理，致使這些檔案在內(nèi)容上不夠完善，形式顯得過于單一。
2. 房地產(chǎn)的檔案的使用程度低
最初我們建立一套完整的房地產(chǎn)檔案，主要是為了使得檔案用戶有效地使用這些信息資源，最大限度的提高資源的利用效率。但是從現(xiàn)實(shí)情況來看，在房地產(chǎn)檔案管理中，這些檔案的開放程度很低。這樣的話對檢查機(jī)關(guān)來說，查閱相關(guān)房產(chǎn)資料都是很困難的，更別說普通大眾了，因此，致使房產(chǎn)檔案的使用程度極低，使得房產(chǎn)檔案對于解決一些房產(chǎn)信息上的問題發(fā)揮的作用并不明顯。
3. 房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)不高
隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的迅速發(fā)展，帶動(dòng)了檔案數(shù)字化的發(fā)展，因此，采用數(shù)字化管理模式，因此對房產(chǎn)檔案管理人員也提出了更高的要求，他們不僅要具備完善的房地產(chǎn)檔案管理知識(shí)，還要有敏銳的信息洞察能力，能夠?yàn)榭蛻籼峁└咂焚|(zhì)的房地產(chǎn)檔案信息；同時(shí)還要具備相應(yīng)的信息技術(shù)，能夠創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的信息界面，因此對檔案管理人員來說是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。但是，就目前我國現(xiàn)狀來看，房產(chǎn)管理人員在在這方面的能力還很低，管理人員整體素質(zhì)還有待提高。
四、關(guān)于加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的思考
1. 加強(qiáng)工作人員的整體素質(zhì)培養(yǎng)
實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案有效管理，離不開高素質(zhì)的管理人才。加強(qiáng)房地產(chǎn)管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，要著力抓好以下幾點(diǎn)：一是檔案主管部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使檔案工作人員及時(shí)掌握有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策、規(guī)范并運(yùn)用到自己的工作中去。二是房地產(chǎn)檔案管理人員，要具有高尚的思想覺悟和職業(yè)道德，積極參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，立足本崗，甘于奉獻(xiàn)。同時(shí)，要不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，既要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又要熟悉房地產(chǎn)權(quán)管理知識(shí)，更好地適應(yīng)工作需要。三是加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。四是開展房地產(chǎn)檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流，在交流中取長補(bǔ)短，不斷提高單位的整體業(yè)務(wù)能力，使房地產(chǎn)檔案管理適應(yīng)新形勢的需要。
2. 制定完善的規(guī)章制度
房地產(chǎn)檔案管理部門要制定一套完善的規(guī)章制度，建立一個(gè)全面的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用。檔案管理部門要在保護(hù)檔案用戶合法權(quán)益、促進(jìn)檔案信息開發(fā)利用、有效地維護(hù)國家檔案完整與安全的前提下，加強(qiáng)檔案法規(guī)的建設(shè)，以國家檔案法規(guī)為基準(zhǔn)，制定一套完善的符合本單位檔案利用的法規(guī)制度。另外，要注意的是檔案管理人員要做好監(jiān)督工作，在用戶辦理完業(yè)務(wù)之后要及時(shí)將材料放回原處，保證資料的完整性。
3. 完善現(xiàn)有的管理信息系統(tǒng)，引進(jìn)新的管理理念
我們要建立完善準(zhǔn)確的電子檔案庫，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比可操作性強(qiáng)，占據(jù)空間小，不受限制，還可以保護(hù)紙質(zhì)檔案。但是紙質(zhì)檔案本身就是資源，承載著一段歷史，這是電子檔案無法比擬的。因此，我們實(shí)際操作當(dāng)中應(yīng)該做到二者并存，互相補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔、電子檔的相輔相成。
4. 要加強(qiáng)法制化建設(shè)，樹立全員管理檔案意識(shí)
《檔案法》的頒布標(biāo)志檔案工作步入了法制化軌道，我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產(chǎn)檔案的經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值，提高人們對房地嚴(yán)檔案作用的認(rèn)識(shí)。同時(shí)要加大行政執(zhí)法力度，確保檔案與實(shí)物的高度統(tǒng)一，積極推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的法制化進(jìn)程。要通過學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)以及檔案管理知識(shí)樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中要強(qiáng)化檔案意識(shí)，以責(zé)任感、使命感指導(dǎo)我們的工作。
五、結(jié)語
綜上所述，作為房地產(chǎn)檔案管理人員，要運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案資源，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高。
參考文獻(xiàn)：
［1］宋玉偉：《淺談房地產(chǎn)檔案管理中的信息化建設(shè)》，《大慶社會(huì)科學(xué)》， 2006年05期
加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理需要在制定和完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作。針對目前房地產(chǎn)檔案管理狀況，應(yīng)采取有效措施，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循。
1.房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1房地產(chǎn)檔案管理理論
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。
1.2房地產(chǎn)檔案收集
房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)需注意以下幾個(gè)方面：
（1）收集過程中，要確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到高度統(tǒng)一。
（2）凡屬歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報(bào)告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。
（3）歸檔時(shí)間要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程的特點(diǎn)來確定。
1.3房地產(chǎn)檔案整理
房地產(chǎn)檔案整理就是把收集到的各種材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化，其內(nèi)容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準(zhǔn)確等。分類以后，還需要對每一類別的檔案材料進(jìn)行立卷，立卷工作的內(nèi)容包括卷內(nèi)文件材料的排列與編號，填寫卷內(nèi)文件目錄、填制案卷封面和案卷裝訂等工作。
2.房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題
2.1現(xiàn)行文件過于籠統(tǒng)，缺乏操作性
在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的依據(jù)為2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和利用等幾個(gè)方面對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對具體工作的指導(dǎo)。目前的實(shí)際工作情況是，服務(wù)中心窗口受理業(yè)務(wù)時(shí)收什么材料，檔案室就存什么材料，對于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準(zhǔn)確，還缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
2.2保管期限不明確
《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)以單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實(shí)際工作中是以房號為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案出現(xiàn)了有增無減的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致檔案庫房空間的資源短缺。
2.3檔案管理專用軟件不能滿足工作需要
在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個(gè)問題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，因此房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最新電子信息始終要與房產(chǎn)現(xiàn)狀一致，并不斷補(bǔ)充、更新材料，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，這就要求房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務(wù)不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務(wù)往往由不同的部門負(fù)責(zé)，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實(shí)際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問題。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢在必行。
2.4對檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識(shí)，又要了解一些測繪、法律等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，還要懂得每一類權(quán)屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是非常重要的，但現(xiàn)實(shí)情況卻是這方面培訓(xùn)工作不到位。
3.解決檔案管理問題的措施
3.1制定切實(shí)可行的檔案管理規(guī)范
一方面要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，結(jié)合實(shí)際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關(guān)的行政主管部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門盡快制定出房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實(shí)施辦法，并出臺(tái)操作性強(qiáng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。規(guī)范應(yīng)包括具體每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實(shí)際工作中參照執(zhí)行，在接收檔案時(shí)有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。
3.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。在實(shí)施方案管數(shù)字化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)注重其安全性。在房產(chǎn)檔案中，其主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即檔案原件與檔案數(shù)據(jù)，其中在電子件中，其安全性又包括數(shù)據(jù)安全級別與設(shè)備運(yùn)行的可靠。基于此，在安全級別上，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)來應(yīng)用不同的數(shù)據(jù)，從而確保其數(shù)據(jù)的安全性；而在設(shè)備運(yùn)行可靠性上，應(yīng)該采用高性能設(shè)備，同時(shí)為了以防萬一，可構(gòu)建相應(yīng)的備份檔案，從而確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性以及其存貯的安全性。
3.3加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作
2.房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1房地產(chǎn)檔案管理缺乏制度化
檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，但目前我國很多房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理制度的建立上還不到位，房地產(chǎn)檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，部分房地產(chǎn)企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的貫徹執(zhí)行，房地產(chǎn)檔案管理工作人員對檔案管理的重視度不夠，文件資料整理不及時(shí)，亦不能及時(shí)相關(guān)有效的房地產(chǎn)政策，無法滿足房地產(chǎn)用戶需求。
2.2房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
隨著檔案數(shù)字化步伐的加快，提供高質(zhì)量的房地產(chǎn)信息服務(wù)成為今后檔案管理人員的主要工作內(nèi)容，這就要求檔案管理人員不僅要具有房地產(chǎn)檔案知識(shí)，還要具有敏銳的信息洞察力，能夠根據(jù)用戶的需要，提供有價(jià)值的房地產(chǎn)檔案信息給用戶；同時(shí)還要具有相應(yīng)的信息技術(shù)，能夠創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的信息界面，這就使得僅僅具有檔案管理知識(shí)的檔案管理人員面臨著素質(zhì)與能力的提升問題。
2.3欠缺完善的檔案檢索體系
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作已經(jīng)逐漸被信息化所替代，這為檔案管理工作提供非常多的便利和幫助。但在房地產(chǎn)企業(yè)中并沒有建立完善的檢索體系，并沒有快速地查找到相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案內(nèi)容，這會(huì)對房地產(chǎn)的后期工作帶來一定的影響。
2.4房地產(chǎn)檔案的利用率不高
建立房地產(chǎn)檔案的目的，就是為了讓檔案用戶使用，最大限度提高其資源利用率。而從房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)際來看，房地產(chǎn)檔案的開放度極低，即使檢察院要獲取相關(guān)的房產(chǎn)資料，也有相當(dāng)?shù)碾y度，對普通老百姓來說，想利用房地產(chǎn)檔案資料來化解糾紛，在當(dāng)前實(shí)施起來很困難。
3.房地產(chǎn)檔案管理的有效措施
3.1與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
房地產(chǎn)檔案數(shù)量越來越大，檔案材料種類越來越多。與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理，才能幫助用戶全面利用房地產(chǎn)檔案，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。首先，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)樹立房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)。隨著時(shí)代的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案材料的增加，增加了檔案保管和利用的困難，傳統(tǒng)的檔案管理方式己經(jīng)不能保證檔案整理的便捷高效，導(dǎo)致管理檔案的大量積壓，無法適應(yīng)房地產(chǎn)檔案管理工作的發(fā)展。只有與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化，規(guī)范檔案管理工作，才能有效地解決檔案積壓的問題。其次，應(yīng)逐步將檔案現(xiàn)代化管理與利用納入工作計(jì)劃，列入檔案現(xiàn)代化管理重要目錄進(jìn)行考核，完善檔案管理的現(xiàn)代化考核制度。這樣不僅能夠督促房地產(chǎn)檔案管理工作的進(jìn)行，也能在考核中發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足，便于上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)考核的狀況，有針對性地解決檔案工作中實(shí)際存在的困難和出現(xiàn)的問題。
3.2全面提升房地產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
做好房地產(chǎn)檔案管理工作，除了建立完善合理的檔案管理制度外，提高房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)素質(zhì)也十分重要。人才是事業(yè)的基礎(chǔ)，檔案管理工作的高效執(zhí)行，需要檔案管理組織擁有業(yè)務(wù)水平過硬、綜合素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人員。管理隊(duì)伍水平的提升，需要房地產(chǎn)企業(yè)不斷進(jìn)行現(xiàn)有房地產(chǎn)檔案管理人員的針對性培訓(xùn)，加深其對于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過持續(xù)的培訓(xùn)過程中不斷提升其檔案管理技能。
3.3加強(qiáng)客戶研究及深層次的信息服務(wù)
對房地產(chǎn)檔案用戶進(jìn)行調(diào)查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對性地為客戶開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)。例如，在房屋拆遷中，有的民宅雖然被列入文物保護(hù)，由于年代久遠(yuǎn)，很難出具相應(yīng)的證明，這就為房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)提供了方向。房地產(chǎn)檔案管理整理出相應(yīng)的資料，供用戶查詢，然后利用原始檔案資料，為用戶維護(hù)合法利益，還可以收取合理的費(fèi)用。
3.4確保檔案信息檢索體系的科學(xué)性
2房地產(chǎn)檔案管理工作存在的現(xiàn)狀
2.1房地產(chǎn)檔案收集信息的途徑單一。由于收集信息匯總成資料的途徑單一，受到收集信息不全面的影響，導(dǎo)致了目前房地產(chǎn)的現(xiàn)狀與所收集匯總的檔案記錄信息不符，導(dǎo)致了所有權(quán)信息對應(yīng)不上的問題，造成了產(chǎn)權(quán)人無法受到合理的法律權(quán)利的保護(hù)。為了保證每個(gè)登記和變更過程文件資料的完整收集，必須要改變當(dāng)前單一的收集信息方式。2.2多載體產(chǎn)權(quán)檔案未受到重視。多樣化的載體管理，有利于保護(hù)檔案信息受不可控條件的影響，比如自然災(zāi)害這類不可控的因素對檔案的工作造成遺失，信息的缺漏；同時(shí)更加有效地全面性真實(shí)記錄，增加記錄信息的可靠性。但是目前房地產(chǎn)的檔案載體也較為單一，通常都是以紙質(zhì)檔案為主，即使也有了磁盤等新媒介的加入，不過在實(shí)行的過程中并沒有廣泛的使用。2.3檔案管理工作鑒定不足。檔案管理工作的鑒定關(guān)系到檔案的存放時(shí)間以及銷毀時(shí)間和是否需要優(yōu)化檔案。目前存在的現(xiàn)狀是國家沒有明文規(guī)定房地產(chǎn)檔案的管理期限，導(dǎo)致了管理過程中工作得不嚴(yán)密性，可能會(huì)造成了檔案的損壞。比如檔案到了一定的年限是要被清除的，但是在后來需要進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候缺有恰好失去了該檔案的真是記錄。隨著房地產(chǎn)檔案的日益增多，分類也是不盡相同，若是不及時(shí)進(jìn)行有效的鑒定控制檔案的去留，很可能會(huì)發(fā)生檔案成堆的危機(jī)。2.4缺失復(fù)合型專業(yè)人才。在房地產(chǎn)檔案管理工作中需要復(fù)合型人才，不僅需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還需要有專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理知識(shí)，同時(shí)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案管理工作發(fā)展速度較慢就是因?yàn)槿笔Ь邆溆?jì)算機(jī)能力人才和復(fù)合型人才。如何快速的發(fā)展檔案管理工作，需要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)人才，留住人才，培養(yǎng)人才才是目前需要關(guān)心的重點(diǎn)問題。2.5對風(fēng)險(xiǎn)的抗擊能力不足。目前房地產(chǎn)檔案工作還存在一個(gè)問題就是對風(fēng)險(xiǎn)的抗擊能力不足。檔案的管理一般會(huì)分為紙質(zhì)檔管理和電子檔管理，但是紙質(zhì)檔檔案容易收到環(huán)境和自然災(zāi)害的影響，比如天氣潮濕，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮，或者是洪水造成紙質(zhì)檔案的破壞等等；而電子檔案的管理工作可能會(huì)受到一些黑客的入侵、管理員的操作失誤以及病毒的入侵導(dǎo)致的信息缺失和破壞。若是抗擊風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)不高，信息安全很容易受到威脅。
3房地產(chǎn)檔案管理工作對策
經(jīng)過一系列的調(diào)查研究，對于目前所存在問題，需要從培養(yǎng)人才、加強(qiáng)數(shù)字信息化管理、收集信息規(guī)范化、添加風(fēng)險(xiǎn)評估、提高社會(huì)利用價(jià)值等方面入手?？梢酝ㄟ^以下幾點(diǎn)改善：3.1加強(qiáng)人才培訓(xùn)，明確工作責(zé)任。由于房地產(chǎn)檔案管理工作的重要性和現(xiàn)代化信息建設(shè)發(fā)展，表明了需要一個(gè)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)帶領(lǐng)。作為檔案管理工作的工作人員是至關(guān)重要的崗位，需要明確其工作職責(zé)，方能提高工作效率。同時(shí)，及時(shí)引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，對檔案管理工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)化的培訓(xùn)，培養(yǎng)出能為檔案管理工作付出的復(fù)合型人才。3.2增強(qiáng)數(shù)字信息化，采用多載體進(jìn)行存儲(chǔ)。房地產(chǎn)檔案管理工作受到現(xiàn)代信息化科技的影響，紛紛采用了信息化進(jìn)行檔案管理。通過信息化的檔案管理，更能收集到詳細(xì)的信息，進(jìn)行系統(tǒng)全面的整理，錄入系統(tǒng)，使得管理工作變得更加便捷。電子文件的記錄成為新形勢的錄入方式。同時(shí)要采用多種方式將收集的信息進(jìn)行整理記錄，現(xiàn)實(shí)檔案載體多樣化。由于采用了新形式的數(shù)字信息記錄，在查詢的時(shí)候可以有選擇的調(diào)出所需要的數(shù)據(jù)，大大的加強(qiáng)了信息的可查詢能力。3.3規(guī)范收集與鑒定的方式。房地產(chǎn)的收集信息工作是整個(gè)環(huán)節(jié)中最為重要的環(huán)節(jié)，收集信息的可靠性會(huì)直接影響到之后檔案錄入的真實(shí)性，若是收集工作處理不到位，很容易造成管理工作的損失。檔案管理工作的人員不能單一的局限在等級確權(quán)的環(huán)節(jié)，要對每一個(gè)變更的環(huán)節(jié)都要進(jìn)行跟蹤了解，將其工作職責(zé)規(guī)范化。檔案的鑒定工作是為了降低檔案的損失，那么就要形成科學(xué)系統(tǒng)的分析，對不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)有效的判定，根據(jù)價(jià)值的大小確定保存的時(shí)間，盡可能的提高檔案的效益性。3.4增加風(fēng)險(xiǎn)評估。目前房地產(chǎn)檔案管理工作存在著大量的風(fēng)險(xiǎn)，比如信息化風(fēng)險(xiǎn)，人才風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)等，這些風(fēng)險(xiǎn)若未能形成統(tǒng)一的意見，很容易在今后的管理工作中爆發(fā)出危機(jī)。風(fēng)險(xiǎn)評估就是要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化，分析風(fēng)險(xiǎn)的大小，是否需要采取相應(yīng)的防御措施。3.5主動(dòng)服務(wù)，滿足客戶需求。房地產(chǎn)檔案管理工作不是坐在辦公室等待別人上門，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出擊，加強(qiáng)宣傳力度，提高自身的影響力。一邊可以通過電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等方式進(jìn)行宣傳房地產(chǎn)檔案的價(jià)值所在，一遍開設(shè)咨詢服務(wù)，讓更多的人了解到檔案工作的重要性，才能促進(jìn)房地產(chǎn)檔案事業(yè)的擴(kuò)大和使用范圍，為社會(huì)提供更高的價(jià)值。
作者:周斌 單位:眉山市房地產(chǎn)管理局
參考文獻(xiàn)：
1 房地產(chǎn)檔案管理的重要性
1.1 房地產(chǎn)檔案是政府進(jìn)行管理與決策的依據(jù)
處于現(xiàn)代社會(huì)的人們已經(jīng)完全脫離了傳統(tǒng)的靠直覺和主觀意愿進(jìn)行判斷的思維方式，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得人們有條件對于事物做出準(zhǔn)確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對于政府而言，當(dāng)需要管理和決策城市的建設(shè)和規(guī)范問題時(shí)，需要用到盡可能豐富的房地產(chǎn)信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學(xué)習(xí)以往房地產(chǎn)開發(fā)管理中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，加大對房地產(chǎn)開發(fā)的歷史和現(xiàn)狀的了解，幫助其作出符合客觀實(shí)際的判斷和決策。
1.2 房地產(chǎn)檔案是擁有者合法性的證明
參照我國相關(guān)法律的規(guī)定，房產(chǎn)證書和房地產(chǎn)檔案是證明其擁有者合法性的關(guān)鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產(chǎn)主人可以通過這些文件來證明自身對房產(chǎn)具有使用、支配的權(quán)力，另一方面，房產(chǎn)主人可以利用這些文件來保護(hù)自身在買賣、交換、改擴(kuò)建、抵押等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益。
1.3 房地產(chǎn)檔案有利于規(guī)范行業(yè)行為
在房地產(chǎn)檔案中詳實(shí)地記錄著政府管理部門和房地產(chǎn)企業(yè)以及房產(chǎn)擁有者的行為，通過房地產(chǎn)檔案可以清晰地了解到真實(shí)的房地產(chǎn)發(fā)展面貌和歷程，包括曾經(jīng)的違背政府規(guī)劃的建設(shè)記錄和房地產(chǎn)業(yè)主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實(shí)地記錄下來。這些記錄無疑會(huì)使房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)的不正當(dāng)行為有所收斂，對于行業(yè)內(nèi)相關(guān)人員具有監(jiān)督和警示作用，有利于規(guī)范行業(yè)內(nèi)秩序，從而使房地產(chǎn)主的合法權(quán)益得到保障。
2 房地產(chǎn)檔案管理的方法和措施
2.1 堅(jiān)持依法管檔的核心理念
我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關(guān)管理部門也出臺(tái)了房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，如國家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導(dǎo)房地產(chǎn)檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產(chǎn)檔案管理中的和過失等問題，真正保護(hù)房產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益，因此在房地產(chǎn)管理工作中必須堅(jiān)持依法管檔的核心理念。
2.2 加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
房地產(chǎn)管理人員肩負(fù)著房地產(chǎn)的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤都可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛和權(quán)益人的正當(dāng)權(quán)利受損，因此必須加強(qiáng)對房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。特別是要強(qiáng)化房地產(chǎn)管理人員的責(zé)任意識(shí)，做到檔案的編研真實(shí)有效，能夠不斷和及時(shí)地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產(chǎn)資料的開發(fā)和利用。同時(shí)，還要做好日常的檔案資料保護(hù)工作，保證存放紙質(zhì)檔案的區(qū)域清潔衛(wèi)生，不會(huì)發(fā)生房地產(chǎn)檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現(xiàn)象。
2.3 以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為工作目標(biāo)
目前多數(shù)的房地產(chǎn)檔案以紙質(zhì)材料作為關(guān)鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)材料眾多，如果沒有進(jìn)行有效的管理，則很難在需要查閱時(shí)找到有用的信息，這對房地產(chǎn)檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利于信息需求者快速找到有效信息?？偟膩碚f，就是要求房地產(chǎn)檔案工作人員按照所管理的房地產(chǎn)檔案實(shí)際情況和特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)，充分考慮客觀需要，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作目標(biāo)。
3 房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建
改革開放以來我國的經(jīng)濟(jì)水平大幅度提高，人們對于住房的需求也越來越高，這有力地推動(dòng)了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案信息的爆發(fā)式擴(kuò)張，人們需要尋求新的房地產(chǎn)檔案管理方式來提高管理的效率，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的概念應(yīng)運(yùn)而生。
房地產(chǎn)檔案管理信息化是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向電子信息管理，旨在通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和實(shí)時(shí)化管理，以滿足大量信息的存儲(chǔ)和讀取要求。房地產(chǎn)檔案管理信息化適應(yīng)了新社會(huì)形勢的發(fā)展需求，使得房地產(chǎn)檔案的信息化管理更為規(guī)范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務(wù)。
建立房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)需要做好以下三個(gè)方面的內(nèi)容：一是制定好相關(guān)的信息化管理的規(guī)章制度。在房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)中，主要以電子信息為管理對象，而不同于以往的紙質(zhì)信息管理，因而要制定出對電子信息管理有針對性的規(guī)章制度，比如在系統(tǒng)信息錄入和查閱權(quán)限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監(jiān)督的規(guī)章制度。二是要積極利用更加先進(jìn)的技術(shù)手段?？茖W(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和技術(shù)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們的需求也在逐步提高，房地產(chǎn)檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務(wù)，就需要采用更加先進(jìn)的技術(shù)手段來進(jìn)行輔助管理。三是要重視對房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，特別是對于軟件操作和管理等方面的培訓(xùn)。房地產(chǎn)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)理論知識(shí)和總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與信息技術(shù)知識(shí)有機(jī)結(jié)合，成為掌握專業(yè)技術(shù)和適應(yīng)崗位發(fā)展需求的專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理人才。
參考文獻(xiàn)
[1]陸嫣.房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的問題以及創(chuàng)新策略[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2015（05）.
房地產(chǎn)檔案管理工作涉及重大，檔案管理中存在的問題將阻礙檔案作用的發(fā)揮和檔案管理工作的發(fā)展，因此，針對這些問題，必須采取有效措施加以完善。本文通過房地產(chǎn)檔案管理的基本內(nèi)涵、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題以及改善房地產(chǎn)檔案管理的對策三個(gè)方面展開探討。
1、概述房地產(chǎn)檔案管理
房地產(chǎn)檔案是房屋管理機(jī)構(gòu)在對房地產(chǎn)的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門的日常工作的總結(jié)和真實(shí)寫照。
房地產(chǎn)檔案具有專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性和廣泛性的特點(diǎn)，此外房地產(chǎn)管理工作還面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，主要有：突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等，對這些風(fēng)險(xiǎn)的研究和防范是提高房地產(chǎn)檔案管理工作的主要內(nèi)容，風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)是當(dāng)前檔案管理中比較缺乏的理念，它的推廣對整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步都將產(chǎn)生非常重要的意義。
房地產(chǎn)檔案在解決房產(chǎn)糾紛，科學(xué)進(jìn)行城市規(guī)劃，加快舊城改造步伐，查找房屋，推進(jìn)小區(qū)建設(shè)，深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用，為很多爭議提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案管理工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的作用越來越重要，推動(dòng)了房地產(chǎn)檔案管理水平的提高，但是，我們肯定成績的同時(shí)也要明確房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題，這是完善和進(jìn)步的開始。
2、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題
當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題主要集中在一下幾個(gè)方面：
2.1管理模式陳舊檔案利用率低
我國的檔案管理模式大多還沿用傳統(tǒng)的管理模式，設(shè)置檔案部門，手工進(jìn)行檔案的整理和保管，效率低下且浪費(fèi)人力資源，檔案查找困難，很難被有效利用，檔案工作的意義得不到發(fā)揮，檔案管理水平低下，這都是由于陳舊的檔案管理模式造成的。
2.2房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弱
房地產(chǎn)檔案是具有保存價(jià)值的文件資料，雖然房地產(chǎn)檔案管理部門采取了一些基本措施，防潮、防火、防蟲、防盜，但是這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以抵御一些突發(fā)的自然災(zāi)害，例如：地震、滑坡、泥石流等，一些突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)對房地產(chǎn)檔案的破壞造成的損失是不可估量的，并給財(cái)產(chǎn)管理財(cái)產(chǎn)理賠以及災(zāi)后的恢復(fù)重建工作帶來諸多的困難，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待加強(qiáng)。
2.3房地產(chǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范
隨著時(shí)代的變遷，不同的工作人員對檔案的收集也不同，房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容和質(zhì)量也各不相同，而且，房地產(chǎn)檔案管理工作人員的素質(zhì)也不盡相同，有些人員對房地產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在不足，而且沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范來衡量房地產(chǎn)檔案的質(zhì)量，這句導(dǎo)致對資料的收集存在不規(guī)范或者遺漏的現(xiàn)象，同時(shí)，檔案管理中存在的問題也得不到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和校正，影響檔案管理的水平，也大大降低了檔案的利用價(jià)值。
2.4房地產(chǎn)檔案的形式過于單一
房地產(chǎn)檔案是房屋管理機(jī)構(gòu)在對房地產(chǎn)的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。依據(jù)定義可以知道，房地產(chǎn)檔案的表現(xiàn)形式文字、圖表、聲像等形式，但是，在具體的管理工作中，房地產(chǎn)檔案的載體就顯得比較單一了，大多為紙質(zhì)的文字資料，并且對有關(guān)事項(xiàng)的記載也存在過于簡單、模棱兩可的現(xiàn)象。一方面是由于其他形式的房產(chǎn)檔案成本相對較高，另一方面，我們在其他形式的檔案管理方面缺少經(jīng)驗(yàn)和一些必要的前提支持，在這方面的人才也很缺乏。過于單一的檔案形式不能很好地加載相關(guān)信息，也不能有效滿足人們的需求，影響房地產(chǎn)檔案的質(zhì)量和房地產(chǎn)檔案管理水平的提高。
2.5房地產(chǎn)檔案的后續(xù)管理和維護(hù)工作面臨諸多困難
房地產(chǎn)檔案形成后要進(jìn)行驗(yàn)收才能予以歸檔，不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的不予歸檔。對于存在問題的房地產(chǎn)檔案，退還經(jīng)辦人員重新修改的工作就面臨很大的困難，另外，房地產(chǎn)檔案中的信息大都是有關(guān)聯(lián)的，一個(gè)地方出錯(cuò)就要導(dǎo)致很多后面的環(huán)節(jié)出錯(cuò)，這些問題修改起來非常繁瑣，工作量很大，操作困難。此外，隨著世間的推移以及現(xiàn)在檔案的生成的速度和數(shù)量的加快，房地產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量急劇增加，以人工處理了的檔案管理方式很難有效、及時(shí)的完成相關(guān)的檔案管理工作，使得檔案信息存在錯(cuò)誤，檔案存儲(chǔ)空間不足，維護(hù)不到位以及信息難以共享檔案資料得不到有效地利用。規(guī)范檔案的后續(xù)管理和維護(hù)工作也是需要關(guān)注的問題。
3、完善房地產(chǎn)檔案管理工作的相關(guān)對策
以上為房地產(chǎn)檔案管理工作中存在的主要問題，這些問題已經(jīng)阻礙了房地產(chǎn)檔案管理工作的有效展開，影響了房地產(chǎn)檔案管理水平的提高，使得檔案管理工作的意義得不到發(fā)揮，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了一定的影響，針對存在的問題，提出以下完善措施：
3.1建立數(shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理模式
傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理的需要，為了更好地管理房地產(chǎn)檔案應(yīng)該建立起數(shù)字化的房地產(chǎn)管理模式。要統(tǒng)籌規(guī)劃，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立一個(gè)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。數(shù)字化的房產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠節(jié)省很多人力資源，提高檔案管理工作的效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，能夠避免很多傳統(tǒng)管理模式下的問題，例如：防潮、防火、防蟲等。此外，數(shù)字化的檔案管理信息系統(tǒng)能夠快捷、有效地進(jìn)行信息共享和檢索，增強(qiáng)檔案的利用率，同時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，及時(shí)進(jìn)行篩選和修改，及時(shí)對檔案信息盡心完善，提高檔案資料的價(jià)值。
3.2樹立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)
目前房地產(chǎn)管理部門對房地產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)并沒有給予足夠的重視。房地產(chǎn)管理工作面臨的諸多風(fēng)險(xiǎn)主要有：突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)等，將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)引入房地產(chǎn)檔案管理工作中來要求管理部門對這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究，加深對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，及時(shí)采取措施防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)如果不能得到及時(shí)的防范和化解，就會(huì)給房地產(chǎn)檔案帶來損害，繼而產(chǎn)生的損失是不可估量的。因此，一定要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)檔案工作面臨的種種風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)教育，定期對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，對實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)要防止外部侵害，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全，保證電子檔案的安全性，提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。
3.3建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
房地產(chǎn)檔案需要一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范來衡量檔案的形成流程和質(zhì)量，使得檔案管理工作能夠合理的進(jìn)行，并可以依照規(guī)范對一些檔案及時(shí)進(jìn)行清理、檢查和鑒定，以確保檔案的完整性和有用性。
3.4注重檔案管理人才的培養(yǎng)
當(dāng)前我國房地產(chǎn)檔案管理中從業(yè)人員的素質(zhì)良莠不齊，這也是導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理水平比較低下的一個(gè)重要的原因，基于此，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)勝任能力，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理形勢的需要，推動(dòng)房產(chǎn)管理工作的全面進(jìn)步，進(jìn)而給社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來積極地影響。另外，數(shù)字化的房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)對工作人員的計(jì)算機(jī)技能提出新的要求，管理人員要注重學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平。
3.5豐富房地產(chǎn)檔案的形式
豐富的形式能夠更加生動(dòng)和完整地記錄相關(guān)信息，更好地滿足人們的需要，這方面需要特殊的人才來進(jìn)行特殊載體檔案資料的生成和保管。另外，也需要制度的支持。
參考文獻(xiàn)：
一、房地產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)
房地產(chǎn)登記檔案是指房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖像等不同形式的記錄，是房地產(chǎn)物權(quán)登記的成果記載和原始憑證，它反映了房地產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等情況，包括登記過程中產(chǎn)生的申請、審核、發(fā)證等原始資料，是房地產(chǎn)物權(quán)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。
房地產(chǎn)登記檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：
1、政策性、專業(yè)性強(qiáng)
房地產(chǎn)登記檔案是依據(jù)法律、法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定對房地產(chǎn)物權(quán)從設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等全過程的記錄，合法合規(guī)性是其首要特征。同時(shí)，登記檔案信息要符合檔案管理的相關(guān)專業(yè)特征和要求，內(nèi)容上反映房地產(chǎn)權(quán)利狀況和房地位置和面積大小，反映房地產(chǎn)權(quán)利狀態(tài)的來龍去脈，因而又有很強(qiáng)的專業(yè)性。
2、動(dòng)態(tài)性、時(shí)效性強(qiáng)
登記檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)利和房地情況會(huì)隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌以及房屋買賣、交換、繼承、贈(zèng)與等引起的房地產(chǎn)物權(quán)轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生變化。隨著我國經(jīng)濟(jì)和城市發(fā)展，房屋的拆除、翻改、擴(kuò)建、土地分割、合并等變更又不可避免，因而房地產(chǎn)處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。為保證檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確，檔案登記信息必須及時(shí)有效地記錄變更情況，從而確保房地產(chǎn)信息是動(dòng)態(tài)的、真實(shí)的，使登記檔案成為有效的可利用的“活”檔案。
3、真實(shí)準(zhǔn)確性強(qiáng)
登記檔案是房地產(chǎn)物權(quán)狀態(tài)的真實(shí)歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際相符。記載的權(quán)利人、權(quán)利范圍必須清楚，能在權(quán)利審核和排解權(quán)利糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是登記檔案的生命，也是發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。
二、房地產(chǎn)登記檔案管理存在的
問題及原因分析
1、數(shù)據(jù)失真、雜亂，準(zhǔn)確性難以保證
真實(shí)準(zhǔn)確是檔案管理工作的基礎(chǔ)，而房地產(chǎn)登記檔案因?yàn)闋可娴椒康禺a(chǎn)物權(quán)，關(guān)系公民的切身權(quán)益，也影響著公共管理水平和政府信用，其真實(shí)性更為重要。但我國當(dāng)前房地產(chǎn)登記檔案管理中數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、信息過時(shí)、記錄不完整、資料不清晰或檔案管理無序等問題卻較為嚴(yán)重。例如，由于兩代個(gè)人身份證號碼發(fā)生過調(diào)整，造成同一主體卻有不同的身份證號碼；或者以軍官證、駕照、護(hù)照等其他證件代替身份證；姓名中的生僻字用代號代替等。
2、數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)性差
數(shù)據(jù)更新嚴(yán)重滯后于實(shí)際權(quán)屬變化，信息更新不及時(shí)，不僅影響登記檔案的真實(shí)性，也嚴(yán)重影響其時(shí)效性。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，我國城市地名、街道名等信息不斷變化，房屋坐落名稱的寫法、稱謂也在發(fā)生變化，如果房地產(chǎn)登記檔案不及時(shí)更新，很容易造成地名沖突、房產(chǎn)沖突等。
3、信息化程度低
一些地區(qū)仍然以紙質(zhì)檔案記錄為主，未能及時(shí)采用信息技術(shù)，不僅制約登記檔案的錄入與歸檔，也使得檔案查詢、管理效率很低，更為嚴(yán)重的是，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)和共享，無法在不同區(qū)域之間建立統(tǒng)一的登記檔案信息系統(tǒng)，導(dǎo)致辦公效率極低，也制約了公共管理服務(wù)水平的提升。
4、電子影像資料不完整
目前的登記檔案介質(zhì)以紙質(zhì)為主，較為單一化、平面化，而大批量集中數(shù)字化掃描很容易造成一些工作失誤，在實(shí)體檔案和數(shù)字檔案之間缺乏有效的關(guān)聯(lián)和協(xié)同。
上述問題是由多方面因素導(dǎo)致的，既有客觀方面，也有主觀方面。從客觀方面來看，社會(huì)發(fā)展水平和信息技術(shù)應(yīng)用水平制約著檔案登記管理水平。從主觀方面來看，檔案管理工作從業(yè)人員的專業(yè)技能和職業(yè)精神有待加強(qiáng)，公共管理水平和服務(wù)意識(shí)都有待提升。因此，要改善房地產(chǎn)檔案登記管理現(xiàn)狀，解決真實(shí)性差和動(dòng)態(tài)性差、效率低、管理水平低等問題，實(shí)現(xiàn)高效、協(xié)同的信息化管理，就要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
三、房地產(chǎn)登記檔案管理信息化的實(shí)施
隨著信息技術(shù)的發(fā)展及推廣應(yīng)用，房地產(chǎn)檔案信息化管理已成為一種趨勢，信息化管理也是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢，信息化管理也是提高房產(chǎn)檔案管理利用效率重要途徑之一。登記檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施需注意以下幾個(gè)方面：
1、通過信息技術(shù)開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案信息，提高檔案管理水平。首先，做好已有房地產(chǎn)檔案資料的收集、歸檔和整理核查工作，再通過實(shí)施電腦化管理，將房產(chǎn)檔案資料及時(shí)輸入電腦。其次，做好新舊檔案信息之間的銜接與梳理，確保管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是真實(shí)、準(zhǔn)確、相互對應(yīng)的。最后，實(shí)施信息化管理后所有的數(shù)據(jù)信息都進(jìn)行電腦數(shù)據(jù)和實(shí)物之間的同步與對應(yīng)核準(zhǔn)。
2、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范電子建檔標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理與分級負(fù)責(zé)制度，是房產(chǎn)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。完善檔案制度建設(shè)，做到職責(zé)分明、層層把關(guān)，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3、轉(zhuǎn)變觀念，超前檔案管理，掌握房產(chǎn)檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道。長期以來，我們對于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作缺乏超前管理的意識(shí)，導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了保證房產(chǎn)登記檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的各類房產(chǎn)資料建立了檔案收件簿，了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
4、加強(qiáng)對檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)。信息化管理客觀上對房產(chǎn)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。為達(dá)到房產(chǎn)檔案整理規(guī)范化的要求，對從業(yè)人員要進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)操作水平，提升服務(wù)意識(shí)和職業(yè)精神。
5、做好信息安全工作。房地產(chǎn)檔案信息涉及重要的個(gè)人信息，也是國家經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的重要來源，因而做好房地產(chǎn)檔案登記信息的機(jī)密性，做好網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全是信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。
四、檔案管理信息化建設(shè)的意義
房地產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科技手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)和利用房地產(chǎn)檔案信息資源具有重要作用。首先，能夠有效改變傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理以手工處理為主、效率低下、查詢時(shí)間長、共享信息差、差錯(cuò)率明顯等缺陷。其次，能極大提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，大大減少房產(chǎn)檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，不僅降低了成本，而且極大地提高了工作效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，顯著提高房產(chǎn)檔案管理的整體水平。再其次，能有效提高公共管理水平，提升行政機(jī)構(gòu)的綜合服務(wù)水平。
在我國正在實(shí)施遏制房地產(chǎn)價(jià)格過快上漲、推動(dòng)房地產(chǎn)市場健康發(fā)展的新形勢下，實(shí)施房地產(chǎn)登記檔案管理信息化具有更加重要的意義：
首先，可以為物權(quán)確認(rèn)提供重要依據(jù)，有利于維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益。翔實(shí)準(zhǔn)確地記載房地產(chǎn)權(quán)利和房屋變更記錄是審查并確認(rèn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。完備的、科學(xué)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，是實(shí)施合法、規(guī)范的行政管理、物權(quán)管理的基礎(chǔ)，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)保護(hù)和維護(hù)個(gè)人權(quán)益提供了可靠的法律保障。
其次，有利于促進(jìn)房地產(chǎn)市場健康發(fā)展。房地產(chǎn)市場的健康發(fā)展以明晰的產(chǎn)權(quán)歸屬為前提，因而房地產(chǎn)登記檔案管理成為市場運(yùn)行和發(fā)展的基本保障。擁有房屋所有權(quán)使權(quán)利人在法律保障下行使占有、使用、收益、處分的權(quán)利上，房產(chǎn)交易雙方才會(huì)有安全感，房地產(chǎn)市場才能安全有序。
第三，維護(hù)正常的金融秩序和社會(huì)穩(wěn)定。隨著房產(chǎn)價(jià)值的上升，房地產(chǎn)引發(fā)的問題也越來越突出，債務(wù)糾紛、房產(chǎn)糾紛、刑事案件等呈上升趨勢，通過登記檔案部門出具的物權(quán)證明能減少糾紛，避免國家、個(gè)人財(cái)產(chǎn)受損失，又促進(jìn)了社會(huì)的穩(wěn)定與和諧。
1 檔案管理體制與房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展同步
1.1物權(quán)法的實(shí)施將推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展
作為保護(hù)私有合法財(cái)產(chǎn)的一部新型法律，《中華人民共和國物權(quán)法》的實(shí)施將對房地產(chǎn)檔案工作產(chǎn)生極大的影響。物權(quán)法中對住宅七十年使用權(quán)到期自動(dòng)續(xù)期的決定是對房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化的推動(dòng)。房地產(chǎn)檔案的有無，保管的好壞，記載是否準(zhǔn)確、全面，將關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的切身利益，一個(gè)房產(chǎn)權(quán)利人擁有了房屋所有權(quán)，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、處分等權(quán)利。只有不斷地發(fā)展和提高房地產(chǎn)檔案管理的水平，才能很好地保障權(quán)利人的權(quán)益。
1.2房地產(chǎn)檔案管理將向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理是房地產(chǎn)行政管理的核心與基礎(chǔ)，與房地產(chǎn)市場管理關(guān)系密切，各種房地產(chǎn)交易行為最終都要?dú)w結(jié)到權(quán)屬的確定，只有產(chǎn)權(quán)清楚，產(chǎn)籍資料完整，才能確保房地產(chǎn)市場行為合法有效。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，國家、社會(huì)對房地產(chǎn)行業(yè)的重視程度不斷提高，房地產(chǎn)行業(yè)的規(guī)范化、法制化不斷提高。與此同時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理也將走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
1.2.1設(shè)置管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展
檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，是房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的前提。房地產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置不僅僅是檔案館（室）的建設(shè)，也是房地產(chǎn)檔案管理部門的事，它關(guān)系到檔案房地產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個(gè)功能部門的健全。在完善的機(jī)構(gòu)設(shè)置下，人盡其力，物盡其能，房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展將成為可能。
1.2.2房地產(chǎn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展
標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案管理水平和管理質(zhì)量的重要前提，是房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的保障。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式規(guī)范化，包括檔案館（室）管理工作的規(guī)范化、職工業(yè)務(wù)考核的規(guī)范化和房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理技術(shù)的規(guī)范化。具體講就是實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
1.2.3逐步實(shí)現(xiàn)一體化管理模式
所謂一體化管理，是房地產(chǎn)行政管理部門行政職能科室與具體辦事機(jī)構(gòu)管理分開，涉及對外辦理權(quán)屬登記、交易過戶等具體業(yè)務(wù)，由登記中心一個(gè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，一個(gè)窗口對外。實(shí)現(xiàn)一體化管理，就能通過辦理機(jī)構(gòu)之間的溝通協(xié)調(diào)，準(zhǔn)確、快捷地傳遞信息，通過部門配合、環(huán)節(jié)控制，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)諸業(yè)務(wù)間的有機(jī)銜接，逐步實(shí)現(xiàn)各機(jī)構(gòu)間的信息共享，充分掌握交易、登記信息，同時(shí)簡化辦理手續(xù)，優(yōu)化服務(wù)，方便服務(wù)對象。
2 電子政務(wù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)對房地產(chǎn)檔案的管理成為可能
所謂電子政務(wù)，就是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的、符合國際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)。
電子政務(wù)主要包括幾個(gè)方面：政府間的電子政務(wù)、政府對企業(yè)的電子政務(wù)以及政府對公民的電子政務(wù)。政府對公民的電子政務(wù)是指政府通過電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為公民提供的各種服務(wù)。在這樣一個(gè)大環(huán)境下，房地產(chǎn)權(quán)屬登記這一房地產(chǎn)管理活動(dòng)的重要內(nèi)容，將可以通過電子系統(tǒng)來完成。由于一切手續(xù)都是通過計(jì)算機(jī)完成，這將使整個(gè)房地產(chǎn)檔案的管理發(fā)生重大變化。
在這一形勢下，房地產(chǎn)檔案為了解決電子文件對軟硬環(huán)境的依賴性和電子載體的不穩(wěn)定性，房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)工作出現(xiàn)同一工作項(xiàng)目或同一案件的文件材料出現(xiàn)不同載體的文件并存的問題，房地產(chǎn)檔案管理將會(huì)產(chǎn)生很多新的變化。
3 現(xiàn)代化水平進(jìn)一步加快，信息共享成為可能
隨著房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作變得越來越重要，社會(huì)各界對房地產(chǎn)檔案的需求也越來越多，范圍越來越廣，對房地產(chǎn)信息的需求和利用越來越呈現(xiàn)出多樣化，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式、管理手段越來越不適應(yīng)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。因此，探索以現(xiàn)代科技發(fā)展為重要條件的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的檔案管理模式則顯得至關(guān)重要。
3.1實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的縮微化、數(shù)字化
檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化成電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件，形成數(shù)據(jù)庫。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時(shí)查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
3.2實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化
計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性：一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。隨著電子文件和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的逐步完善，人們的信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
3.3實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的多元化、智能化
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類門檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。
數(shù)字化技術(shù)雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施保證檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進(jìn)而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面入手，通過用戶權(quán)限的設(shè)置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施等方法，進(jìn)一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。
（2）真實(shí)性
對于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實(shí)性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時(shí)糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強(qiáng)。
（3）便捷性
通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個(gè)很大因素就是因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會(huì)相互干擾。
（4）可讀性
數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識(shí)別和理解，同時(shí)保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而保證了檔案的實(shí)際價(jià)值。
二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略
1.加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)
首先進(jìn)行檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進(jìn)檔案管理意識(shí)和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊(duì)伍，以便對各種專業(yè)設(shè)施的維護(hù)、維修和升級，促進(jìn)專業(yè)設(shè)備的順利安全運(yùn)行。同時(shí)通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識(shí)。技能和流程，進(jìn)而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和建設(shè)。
2.加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)體系的建立
只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用才能得到更好的利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價(jià)值和意義。同時(shí)還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，否則一些不標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理將會(huì)對房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。
3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)
檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進(jìn)而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實(shí)際檔案變動(dòng)和增加及時(shí)更新和擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實(shí)效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時(shí)候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實(shí)、全面的有利依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進(jìn)行檔案的編目，以分層級的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲(chǔ)好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時(shí)也需要運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲(chǔ)，因?yàn)樵谛盘栟D(zhuǎn)換的時(shí)候，檔案信息會(huì)因?yàn)楦鞣N因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運(yùn)用這兩種檔案方式進(jìn)行檔案管理。
1 存在的問題
1.1 產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高
房地產(chǎn)的檔案是十分重要的材料，而我國的產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟(jì)因素的思想觀念的影響，雖然我的房地產(chǎn)檔案管理部門做好了基本的檔案保護(hù)措施，但當(dāng)遇到一些大型的自然災(zāi)害或不可抗力因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弊病就會(huì)立刻凸顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強(qiáng)大破壞作用，整個(gè)汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多產(chǎn)權(quán)檔案已經(jīng)不復(fù)存在，這給后期的財(cái)產(chǎn)理賠工作帶來了很大的困難。
1.2 產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征
由于產(chǎn)權(quán)檔案所跨越的時(shí)間較長，在不同的歷史階段，產(chǎn)權(quán)檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的產(chǎn)權(quán)檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征。但是，我國產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，材料檔案的不規(guī)范問題時(shí)常發(fā)生。在科技不夠發(fā)達(dá)的時(shí)期，產(chǎn)權(quán)檔案是由紙張組成的，且檔案中對于產(chǎn)權(quán)的描述過于簡單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。
1.3 房地產(chǎn)檔案的形式單一
完整的房地產(chǎn)檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時(shí)代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無法滿足人們的需要了，由于房地產(chǎn)檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個(gè)管理成本會(huì)提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們在這方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。
2 加強(qiáng)管理，解決問題
2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)工作
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬無一失。
2.2 建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
國家檔案局已經(jīng)針對電子檔案管理制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這對我國的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。房地產(chǎn)管理部門也必須結(jié)合時(shí)代和的行業(yè)的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。
2.3 保存雙套檔案
房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方方面面的問題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)，對房地產(chǎn)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，還做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣就能保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的房地產(chǎn)檔案信息搜索平臺(tái)，讓業(yè)主可以方便的搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的逐頁掃描，存入微機(jī)。在房地產(chǎn)檔案提供利用過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少房地產(chǎn)檔案過多的與外界接觸，保證其安全。
2.4 搞好前期控制
根據(jù)我國相關(guān)法律，房地產(chǎn)檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果房地產(chǎn)檔案本身存在一些記錄錯(cuò)誤或者其它誤差，那么房地產(chǎn)檔案的法律效力就會(huì)大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會(huì)出現(xiàn)證據(jù)錯(cuò)誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，房地產(chǎn)檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔前，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強(qiáng)文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進(jìn)行房地產(chǎn)登記時(shí)，一點(diǎn)要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理產(chǎn)權(quán)登記過程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當(dāng)事人是自然人的，核對好信息后，在身份證復(fù)印件上簽好無異議等字樣，并簽字按手印；如果是法人，就應(yīng)讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好產(chǎn)權(quán)的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；產(chǎn)權(quán)資料移交的管理。這是產(chǎn)權(quán)資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進(jìn)行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
2.5 注重人才的培養(yǎng)
我們從房地產(chǎn)檔案未來發(fā)展的角度來看，單單只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項(xiàng)工作，因?yàn)樯鐣?huì)的現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求也會(huì)越來越高。因此，我們必須建設(shè)一支具有專業(yè)管理能力的人才，應(yīng)以復(fù)合型人才為重點(diǎn)的人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)施，減少了檔案管理部門的工作量，為社會(huì)提供了更便捷的服務(wù)，還能有效增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，保護(hù)了業(yè)主的合法利益。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]肖愛娥.房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理探析[j].檔案時(shí)空，2007，(6).
[2]包曉海.破產(chǎn)與轉(zhuǎn)制企業(yè)的檔案處置問題應(yīng)區(qū)別對待[j].中國檔案，2007，(12).
中圖分類號：F293.33文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號:
1、建設(shè)背景
房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內(nèi)容涵蓋了企業(yè)內(nèi)的文書檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業(yè)開發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長，在開發(fā)過程中形成的資料多；特別是其關(guān)聯(lián)和涉及的專業(yè)、部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此使企業(yè)對工程檔案的有效管理成為必要。
《建設(shè)部關(guān)于認(rèn)真貫徹國務(wù)院第279號令和建設(shè)部第78號令切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工作領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項(xiàng)目初期的報(bào)建資料、工程預(yù)算；項(xiàng)目中期的施工現(xiàn)場記錄；項(xiàng)目后期的竣工資料、工程結(jié)算以及項(xiàng)目的銷售合同等。
目前常規(guī)的操作方式是，施工方的資料員在項(xiàng)目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個(gè)部門各個(gè)技術(shù)人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的單證，終因難以召回當(dāng)事人，拖延資料整理的進(jìn)度。
鑒于上述原因，我們引入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并對每個(gè)項(xiàng)目委派檔案管理員，對工程檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，使得房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的搭建構(gòu)想
從2010年起，試圖構(gòu)建一個(gè)以工程檔案管理為主，覆蓋房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部所有類型檔案，縱向是從工程立項(xiàng)開始直到項(xiàng)目竣工銷售結(jié)束為止的，綜合檔案管理的系統(tǒng)。做到所有數(shù)據(jù)由一線資料員實(shí)時(shí)錄入，由公司檔案管理員進(jìn)行組卷入庫的管理操作。同時(shí)入庫的檔案資料對公司各級人員按權(quán)限進(jìn)入開放利用。
3、什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，提供數(shù)據(jù)訪問、交換與互操作能力，并通過這個(gè)平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)、管理利用提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。
3.1房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺(tái)提供給一線檔案管理員，實(shí)時(shí)錄入已形成的工程資料；可實(shí)現(xiàn)多客戶端同時(shí)錄入。
3.1.2保存價(jià)值的資料在此平臺(tái)上，進(jìn)行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務(wù)。
3.1.4檔案利用：根據(jù)員工所在職位的權(quán)限，瀏覽對應(yīng)開放的檔案，并提拱利用服務(wù)。
3.2實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)
該系統(tǒng)的應(yīng)用就是要改變工程檔案傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，保證了工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統(tǒng)的“文件管理”，各部門一線的資料員根據(jù)工程施工的進(jìn)度，時(shí)實(shí)的將施工資料按項(xiàng)目名稱及標(biāo)段進(jìn)行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統(tǒng)。
3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，對于具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個(gè)施工結(jié)點(diǎn)，如一個(gè)標(biāo)段結(jié)束時(shí)，一線資料員將紙質(zhì)檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)中“檔案管理”內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一核對，帳實(shí)統(tǒng)一后，進(jìn)行檔案的入庫管理，為紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號入庫，同時(shí)在系統(tǒng)中“檔案保管”內(nèi)為每條數(shù)據(jù)錄入紙質(zhì)檔案在檔案庫房內(nèi)的存放位置。
3.2.4經(jīng)過入庫管理的檔案可以開放給公司內(nèi)部人員利用，公司人員根據(jù)自己的崗位、級別擁有不同的利用權(quán)限，因工作原因需要超出自己權(quán)限利用檔案的，可以通過系統(tǒng)的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會(huì)經(jīng)過該檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據(jù)審批意見，對該檔案進(jìn)行開放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產(chǎn)企業(yè)對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動(dòng)權(quán)，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補(bǔ)齊資料，而影響了工程的竣工驗(yàn)收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結(jié)算問題，施工方常?？蹓汗こ虣n案，影響檔案移交，導(dǎo)致無法竣工驗(yàn)收。現(xiàn)在，使用了檔案管理系統(tǒng)，房地產(chǎn)公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，增強(qiáng)了主動(dòng)性。
3.3.2過去由于房地產(chǎn)公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時(shí)間。
3.3.3檔案系統(tǒng)中文書檔案及會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用
房地產(chǎn)企業(yè)除了工程檔案外，還有企業(yè)內(nèi)部的文書檔案以及會(huì)計(jì)檔案，因此該系統(tǒng)還附加了另外兩個(gè)端口，提供給行政及財(cái)務(wù)部門使用。
文書檔案可以通過系統(tǒng)對企業(yè)的收發(fā)文、合同進(jìn)行掃描上傳，方便查詢利用。會(huì)計(jì)的憑證、帳本、報(bào)表等檔案，也可通過系統(tǒng)進(jìn)行管理及利用。
