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截至2009年10月底，北京市共有186萬企業(yè)退休人員，實行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員約30萬人的檔案除了順義區(qū)采取集中管理外，其余全部存放在316個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所，社保所同時還存放40多萬失業(yè)人員的檔案，平均每個社保所管理2215份企業(yè)退休人員的檔案，隨著企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理速度的加快，社保所管理的檔案數(shù)量會越來越多。
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動和社會保障部等部門(關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見)的通知》的文件精神，各級黨委和政府要充分認識做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進。換句話說，未來幾年，全部企業(yè)退休人員都要實行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴等諸多問題，如何解決這一問題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計算，如果186萬企業(yè)退休人員全部實行社區(qū)管理了，每個社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會達到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會給社保所帶來很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺了《北京市實行社會化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問題的通知》、《關(guān)于劣勢國有退出企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過程中主要按照這四個文件的規(guī)定進行接收，基本實現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點工作”。每個區(qū)縣根據(jù)各自特點選擇一個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進行試點或在試點的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開，其中朝陽區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標準，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個區(qū)縣、316個社會保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個總面積400平方米的檔案庫，檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標準安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理時，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動服務(wù)管理中心集中進行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開發(fā)了企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件，將實行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準確、及時掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個人代碼，退休人員的個人信息就清晰準確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對有特殊服務(wù)需求的退休人員進行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件之前，個人信息的獲取首先要通過各街鎮(zhèn)的負責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開通，使用時只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒有實現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實現(xiàn)電子化管理還需要進一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來說，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實行集中管理，市區(qū)兩級財政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所。盡管北京市出臺了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標準并不一致。
從對各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標準就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠山區(qū)的社保所沒有獨立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠遠達不到檔案管理所要求的標準。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨立檔案室，有效使用面積達到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計容量可延后3～5年。同時，社保所安排兩人按照AB角負責(zé)檔案管理工作，保證了專人負責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理時，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時，來社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無法配備專職及具備專業(yè)知識的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標準的檔案柜都沒有)，查閱時拿出來，不用了擱置在那兒不管不問，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問題
北京市通過規(guī)范檔案管理制度并開展試點工作解決了檔案管理中存在的一定問題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實際情況，選用合適的檔案管理模式，促進了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過
對兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問題，包括思想認識不到位，檔案庫(室)無法滿足日益增長的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專業(yè)知識不強，隊伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問題是檔案管理工作不容忽視的基本問題，只有先解決這些基本性的問題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對策分析
筆者認為，根據(jù)當前我國檔案管理部門管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來源構(gòu)成比較簡單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。
因此針對這種情況，筆者認為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點，開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過計算機隨時掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實現(xiàn)退休人員的動態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實行了區(qū)級企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1 集中管理檔案是推進退休人員社會化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實性和實效性，有效地維護退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強化社會保險工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時足額到位，養(yǎng)老金按時足額發(fā)放良性機制形成的基礎(chǔ)性前提，對社保基金的安全運營起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業(yè)務(wù)的正常開展直接提供了可靠的信息資源，強化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會保險管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強信息數(shù)據(jù)的準確性。退休人員基本信息始終處于動態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來，實現(xiàn)養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標，有力地促進基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進社會保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對企業(yè)退休人員的檔案集中進行管理后，對檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強離退休人員的管理。同時，減少社保部門與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會保險工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認為，建立市級離退休人員檔案管理中心是完善社會保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強化檔案管理工作，切實提高檔案利用率，有效促進社會保險工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認為應(yīng)該重點強調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會保障局，按照市局提出的“大保障”的社會保障理念，原有的僅局限于對企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實現(xiàn)檔案管理信息化
實現(xiàn)檔案管理信息化是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實際工作中能嚴格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等各個方面達到完整、準確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊伍建設(shè)上，要配備強有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專業(yè)人才隊伍。檔案管理人員除了要具備過硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會化發(fā)放，醫(yī)療費報銷，居家養(yǎng)老護理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級離退休人員檔案管理中心，但三級管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案管理電子化，負責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會保障社會化管理事務(wù)性工作有機結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時核實、補充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認證工作平臺等功能。
退休人員的檔案的內(nèi)容主要包括退休人員個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、專業(yè)水平、資格認證、工作調(diào)動等具體情況，是單位勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓(xùn)、考核、選撥任用等工作中形成的文件資料，是全面、真實反映退休人員情況的主要依據(jù)。因此，做好新時期大專院校退休人員檔案管理工作具有重要的意義。文章剖析了退休人員檔案管理存在的問題，并提出了幾點改進對策，希望為提高退休人員檔案管理水平提供一些參考和思路，更好地推進大專院校的檔案管理工作。
一、大專院校退休人員檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏足夠的重視。目前，我國的教育體制改革不斷深入，各大院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層將工作重點放在的生源的擴招、教學(xué)及科研等方面，而對檔案管理這項基礎(chǔ)性工作缺乏足夠的重視。尤其是針對退休人員的檔案管理工作，由于其年代久遠、各項資料繁多，整理的工作量很大并且各個環(huán)節(jié)較為繁瑣，加上缺乏充足的資金投入，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件環(huán)境建設(shè)都不完善，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量偏低，未及時有效的對檔案進行歸檔，檔案丟失情況嚴重，究其原因就是不重視檔案管理工作造成的。
（二）缺乏行之有效的管理機制。大專院校退休人員檔案管理存在的重要問題：一是退休人員的檔案仍由學(xué)院檔案室保管，并沒有及時的移交給當?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機構(gòu)，這就容易出現(xiàn)檔案管理多重化的問題。當?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機構(gòu)管理退休人員的參保資料，退休檔案則由學(xué)校檔案管理部門保管。二是副縣級干部退休后人事檔案在州老干局保管，而專業(yè)技術(shù)檔案仍在原學(xué)院保管，存在二者檔案分離不在一起保管，在二者之間的溝通協(xié)調(diào)上容易出現(xiàn)問題，造成退休人員各項資料的調(diào)查不完整。不同的機構(gòu)采用不同的方法分別管理退休人員的退休檔案與參保資料，不利于檔案管理的高效開展，無法充分保障退休人員的合法權(quán)益。
（三）管理人員素質(zhì)有待提高（進一步加大對從事管理退休檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)）。目前，大專院校的從事退休人員檔案管理人員對檔案管理存在認識誤區(qū)，或者根本不重視檔案管理，缺乏提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識，在進行檔案管理工作時態(tài)度不端正，甚至消極，隨意排放檔案資料，認為檔案管理只是簡單的資料擺放，并且采用傳統(tǒng)的手工方式進行管理，缺乏現(xiàn)代化管理系統(tǒng)與技術(shù)的專業(yè)知識，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。此外，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，缺少專業(yè)素養(yǎng)和文化知識，難以滿足新時期檔案管理建設(shè)的需求。
二、改進大專院校退休人員檔案管理的對策
（一）提高對退休人員檔案管理的重視。只有深刻認識到退休人員檔案管理的重要性，才能真正做好檔案管理工作。學(xué)校應(yīng)通過各種媒介積極開展退休人員檔案管理重要性的宣傳，使各個組織機構(gòu)及人員都能深刻認識到檔案管理的重要性，使他們充分認識到丟失或損壞這些檔案資料，無論是從校方角度來說，還是從某個人角度來說，都會為其未來的發(fā)展和生活帶來不便。以此來加強對退休員工檔案管理的重視力度，從而更好的維護廣大退休職工的合法權(quán)益。
（二）建立健全退休人員檔案管理制度。管理制度是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)保障，也是促進檔案管理工作高效開展的必要條件。首先，在完善檔案管理組織機構(gòu)的設(shè)置的前提下。大專院校應(yīng)提供充足的資金來建立專門的檔案管理機構(gòu)，配備專職管理人員，并明確其職責(zé)，規(guī)范管理流程，提高退休人員檔案管理的有效性。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫，實行信息化的有效管理。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建退休人員檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫，建立電子檔案，將退休人員的信息存儲到管理系統(tǒng)中，在使用檔案資料時可通過檢索系統(tǒng)便捷化地調(diào)取檔案信息，提高檔案檢索與使用效率。
（三）加大資金投入。大專院校在經(jīng)費中可以劃撥專門用于檔案管理的經(jīng)費，增加退休人員檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷完善其所需的軟、硬件建設(shè)，防止發(fā)生蟲蛀、霉化等問題損壞檔案資料。同時加強防盜方面的措施，保證資料房管理的安全性，最終確保退休人員檔案的真實性和完整性。
（四）增強管理隊伍的建設(shè)。檔案管理隊伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，必須強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能的提升，完善退休人員檔案管理。首先，通過向社會公開招聘檔案管理人員，選擇責(zé)任心強，專業(yè)水平高，政治可靠，素質(zhì)高的工作人員；其次，針對現(xiàn)有管理人員要加強其業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并建立完善的激勵獎懲制度，提高管理人員的工作積極性以及自身的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，建立一支高素質(zhì)、高水平的企業(yè)退休人員檔案管理隊伍，來有效提高退休人員檔案管理工作。
三、結(jié)束語
綜上所述，針對大專院校退休人員檔案管理工作存在的問題，檔案管理部門應(yīng)提高對退休人員檔案管理的重視，完善檔案管理制度，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，并不斷增強管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，切實提高退休人員的檔案管理水平。
參考文獻：
二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析
我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)自進入21世紀后直線上升，迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時對人身權(quán)益保障、社會保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
（一）管理制度有待一定的完善
雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是仍有部分退休人員人事檔案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待處理的問題，主要表現(xiàn)為：檔案標準不夠統(tǒng)一，檔案管理發(fā)展不夠平衡，細節(jié)事項規(guī)定不夠明確等等，而且大城市、發(fā)達地區(qū)的狀況與不發(fā)達地區(qū)的成鮮明的對比，而一些小縣城、農(nóng)村和落后地區(qū)對于社保機構(gòu)的建設(shè)和管理更是微乎極微，沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
（二）交接管理人員的專業(yè)性有待提高
由于管理交接的檔案管理人員的專業(yè)存在一定的不足，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，在對于企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理時處理比較混亂，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些非專業(yè)人員甚至對國家的相關(guān)法律規(guī)定、社會保險內(nèi)容及注意事項等等很多問題都根本不了解，以致形成檔案隨意堆放，無法分類整理、材料殘缺不齊等等的現(xiàn)象出現(xiàn)。更嚴重者甚至導(dǎo)致企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂問題而造成許多民事訴訟案件的發(fā)生。
（三）意識比較淡薄
企業(yè)把更多的經(jīng)歷投放在經(jīng)濟效益和財務(wù)管理方面，對于企業(yè)退休人員人事檔案管理重視度不夠，甚至有些企業(yè)認為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關(guān)系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應(yīng)付管理。而退休人員由于對自身權(quán)益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關(guān)聯(lián)，不了解它的價值，沒有對企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
三、新時期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制
現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立一個專門的退休人員檔案管理機構(gòu)部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學(xué)、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機制，專門負責(zé)企業(yè)退休人員檔案管理工作。
（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是現(xiàn)代檔案管理的重點行動目標，現(xiàn)代企業(yè)退休人員的檔案管理應(yīng)該一改以往傳統(tǒng)的手動記錄管理的模式，應(yīng)該建立健全的計算機控制系統(tǒng)，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理程度，以統(tǒng)一的文字、圖形等方式將退休人員的相關(guān)資料信息進行更為嚴格的統(tǒng)一管理，直接輸入近電腦系統(tǒng)中，逐漸形成一個標準、規(guī)范、嚴格的系統(tǒng)管理模式、輸入到電腦中保存應(yīng)在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現(xiàn)代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
在退休人員檔案管理過程中，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況以及退休人員的管理情況建立較為科學(xué)、完善的退休人員管理制度，同時應(yīng)以一定的技術(shù)管理控制，進而使退休人員的檔案管理起到一定的有效性，應(yīng)時時遵循歸類處理原則不斷的改進和提高企業(yè)退休人員檔案管理的針對性。對于社會化管理而言，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，不斷完善檔案管理措施，提高企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
企業(yè)退休人員檔案主要是企業(yè)人事部門、組織部門、勞動部門等相關(guān)部門在招聘、任用、考核、調(diào)配、選拔、培訓(xùn)等多項工作中形成的工作變動、工資水平、職業(yè)技能、政治思想、個人經(jīng)歷、社會保險、工作表現(xiàn)等各方面文件材料，全面、真實、完整的記錄了企業(yè)退休人員的相關(guān)情況，屬于國家檔案的重要組成部分。但是目前很多企業(yè)退休人員檔案并沒有進行統(tǒng)一管理，有的寄放于勞動市場，有的轉(zhuǎn)到社區(qū)，有的仍然寄放于原企業(yè)，有的甚至拿回家自己保管，這種零亂、閑散的檔案管理模式不僅會使退休人員人事檔案的安全性受到很大影響，對于人事檔案的權(quán)威性也會受到很大影響。
近幾年來我國社會和經(jīng)濟在快速發(fā)展，不斷提高了企業(yè)退休人員人事檔案綜合利用率，也不斷擴大了檔案利用主體范圍，目前企業(yè)退休人員人事檔案利用主體不僅包括企業(yè)、退休人員本人及其直系親屬，同時還包括社區(qū)、公證機構(gòu)、醫(yī)保部門及公檢法機構(gòu)等。關(guān)于退休人員更名、參加醫(yī)保、核查待遇、企業(yè)改制、財產(chǎn)繼承、大批量拆遷、工傷鑒定等業(yè)務(wù)辦理都會應(yīng)用到檔案，而退休人員檔案是最為重要的原始依據(jù)。由此可見，企業(yè)退休人員檔案管理的服務(wù)性功能及基礎(chǔ)性作用，和我國民生具有密切聯(lián)系。
二、當前企業(yè)退休人員檔案管理工作中存在的主要問題
（一）檔案管理制度并不完善。目前，我國尚未建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理制度，導(dǎo)致在企業(yè)退休人員檔案管理工作中仍然存在諸多問題。比如，企業(yè)退休人員檔案管理的卷案標題并沒有記錄完全，關(guān)于檔案序號沒有進行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案序號記錄混亂。在退休人員資料收集方面也存在很多問題，導(dǎo)致相關(guān)人員的資料并沒有全面收集。其次，檔案管理中的借閱、保密、查看等制度執(zhí)行力度不高，在實際運行中并未充分發(fā)揮出其應(yīng)用作用。正是因為企業(yè)退休人員檔案管理制度缺乏規(guī)范性、完善性，因此大大降低了企業(yè)退休人員檔案的真實性及利用率。
（二）檔案利用率低下，檔案管理意識淡薄。目前，企業(yè)退休人員檔案管理過程中并沒有規(guī)范控制檔案中的信息量，尚未詳細、具體記載在企業(yè)工作期間，退休人員的能力或者和退休人員相關(guān)的重大事情控制等資料信息，這樣很不容易使退休人員真正融入、參與到企業(yè)實際經(jīng)營管理活動中。雖然退休人員檔案已經(jīng)形成，但是企業(yè)并沒有有效控制退休人員檔案資源，更沒有從整體上控制退休人員檔案，這樣會在一定程度上影響整個企業(yè)管理工作。
（三）檔案檢索效率低下。檢索效能是對企業(yè)退休人員進行個性化檔案管理的重要內(nèi)容之一，然而目前很多企業(yè)退休人員檔案管理工作中仍然采用的是傳統(tǒng)的手工檢索方式，并未引入現(xiàn)代化信息檔案檢索工具，這樣導(dǎo)致企業(yè)退休人員檔案管理中的信息檢索效率普遍較低。
三、進一步完善企業(yè)退休人員檔案管理的建議和對策
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制。科學(xué)、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機制是確保各項檔案管理工作順利開展的重要框架，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立一個專門的退休人員檔案管理機構(gòu)部門，專門負責(zé)企業(yè)退休人員檔案管理工作。同時應(yīng)建立一個專門的退休人員檔案信息數(shù)據(jù)庫，盡可能提高退休人員檔案管理的針對性、有效性，避免出現(xiàn)退休人員檔案意外丟失現(xiàn)象。
目前，全國各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)通過摸索，主要建立了三大類企業(yè)離退休人員的電子檔案。一是企業(yè)離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業(yè)退休人員的人事檔案，用數(shù)碼相機逐頁拍照，建立個人數(shù)碼數(shù)據(jù)檔案，而將原始檔案封存。二是企業(yè)離退休人員個人基本信息電子化檔案。就是采集企業(yè)離退休人員的姓名、出生年月、工作時間、退休時間、退休種類、家庭住址、聯(lián)系電話、社會關(guān)系等基本信息，建立企業(yè)離退休人員基本信息庫，便于企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金的調(diào)整和領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認證。三企業(yè)離退休人員個人健康狀況電子化檔案。就是將企業(yè)離退休人員個人在每次體檢時的基本信息收集起來，建立起個人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務(wù)的質(zhì)量。
2.企業(yè)離退休人員電子檔案的優(yōu)勢分析
一是提高辦公效率。一般的企業(yè)退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業(yè)，退休職工也就上千人，若是由原企業(yè)管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務(wù)后，一個社會保險經(jīng)辦機構(gòu)管理的人數(shù)那就是一個龐大數(shù)字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務(wù)好如此眾多的企業(yè)離退休人員，單靠用原始的手工作業(yè)臺帳，顯然是不能適應(yīng)新的形勢的。而建立企業(yè)離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業(yè)離退休人員提供咨詢、查詢、養(yǎng)老金調(diào)整等社會化管理服務(wù)。
二是有利于加強對企業(yè)離退休人員原始檔案的管理。 企業(yè)離退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業(yè)離退休人員的數(shù)量增長比較快，隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并以及私有企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現(xiàn)遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務(wù)后，若沒有好的庫房和設(shè)施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業(yè)離退休人員的人事檔案經(jīng)過數(shù)碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質(zhì)量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務(wù)的質(zhì)量。為了防止出現(xiàn)養(yǎng)老金冒領(lǐng)，確保養(yǎng)老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認證工作，任務(wù)重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業(yè)離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業(yè)離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯(lián)系電話、親屬姓名及聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)采集和補充，建立起離退休人員信息數(shù)據(jù)庫，方便進行查詢和數(shù)據(jù)管理。有條件的經(jīng)辦機構(gòu)可以通過現(xiàn)場攝像、QQ視頻遠程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復(fù)印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認證時能夠有更便捷的手段，提高認證的精確度，確保社保基金的安全。
3.企業(yè)離退休人員電子檔案潛在的問題
一是對系統(tǒng)依賴大。原來辦公都是手工作業(yè)，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業(yè)臺帳?，F(xiàn)在辦公都實現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統(tǒng)出問題，或網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，就可能導(dǎo)致辦公癱瘓。從如此眾多的企業(yè)離退休人員的檔案中查找手工作業(yè)臺帳，那將耗費大量的人力和時間。
二是存在泄密的風(fēng)險。各類企業(yè)離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關(guān)系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。
三是容易忽略手工作業(yè)臺帳的保存。有了各類企業(yè)離退休人員的電子檔案，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的工作容易依賴系統(tǒng)辦工，有些同學(xué)還會認為系統(tǒng)是絕對安全的，對手工作業(yè)臺帳重視不夠。
4.企業(yè)離退休人員電子檔案管理的幾點措施
一是嚴格接程序建立企業(yè)離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業(yè)臺帳，并將退休人員檔案基礎(chǔ)信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當天接收的檔案當天錄入，當天上架，當天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務(wù)查詢的原則，結(jié)合對外服務(wù)工作中遇到的新情況，適時增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。
企業(yè)退休人員檔案管理是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業(yè)的組成部分。做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號），各省（區(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下，加強企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標準化。
二是檔案移交接收管理不規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)等承擔(dān)，并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟房及拆遷宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議
一是健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機制。健全完善的管理機制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機制，增強企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚岣邫n案的利用效率。
二是加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識。有關(guān)部門應(yīng)加強《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，強化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
四是轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。進一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
【參考文獻】
二、企業(yè)離退休職工檔案管理的重要意義
關(guān)于企業(yè)離退休人員的檔案，主要涉及的管理部門有企業(yè)當中的人事部門、組織部門和勞動部門等，檔案全方面、真實、完整地記錄了企業(yè)退休人員的相關(guān)情況，這也屬于國家檔案當中極為重要的組成部分。但是，從現(xiàn)有狀況來看，很多企業(yè)離退休人員的檔案并沒有得到統(tǒng)一的管理，有的寄放在勞動市場當中，有的轉(zhuǎn)到社區(qū)，還有的仍然寄放于原企業(yè)當中，所以，從整體上來講，中國的檔案管理模式比較零亂、閑散，一方面，使得離退休人員的人事檔案管理缺乏安全性，另一方面，對于人事檔案的權(quán)威性帶來了極大的影響。近幾年來，伴隨著中國經(jīng)濟與社會的高速發(fā)展，提高企業(yè)離退休人員檔案管理的綜合利用率已經(jīng)成為當務(wù)之急，在當前企業(yè)離退休人員人事檔案的利用主體方面，其中不僅涉及企業(yè)和企業(yè)離退休人員本身與直系親屬，同時，還涉及社區(qū)和醫(yī)保部分和公檢法機構(gòu)等。所以，企業(yè)離退休人員檔案管理的服務(wù)與基礎(chǔ)性作用極其明顯，與中國的民生建設(shè)有著直接的聯(lián)系。
三、當前企業(yè)離退休職工檔案管理工作存在的問題
第一，檔案管理制度不完善。[2]現(xiàn)階段，中國并沒有建立起來完整、完善的企業(yè)離退休職工檔案管理制度，使得企業(yè)離退休職工在檔案管理工作上依舊存在著諸多問題。譬如說，在有的企業(yè)當中，檔案管理的卷宗標題并沒有完整地記錄，關(guān)于檔案序號也沒有做出規(guī)范化管理，使得檔案序號記錄比較混亂。此外，關(guān)于檔案管理的借閱、保密、查看等制度在執(zhí)行力度方面極為缺乏，在實際運行的過程當中卻并沒有發(fā)揮真正的作用，也正是因為缺乏規(guī)范性和完善性，所以使得企業(yè)離退休職工的檔案也缺乏真實性。第二，檔案利用率低下。。[3]在企業(yè)離退休人員檔案管理當中，并沒有對于檔案的信息量進行控制，也沒有做出來詳細的記載，關(guān)于離退休人員的資料信息也沒有做出應(yīng)有的控制。這樣一來，離退休職工就不能夠真正融入企業(yè)實際經(jīng)營管理活動當中。盡管離退休職工檔案已經(jīng)形成了，但是企業(yè)并沒有進行有效的控制，也難以從整體上對于退休人員檔案進行控制，使得企業(yè)管理工作受到影響第三，檔案檢索效率低下。[4]在檔案個性化管理過程當中，檢索效能的重要性不言而喻，其能夠有效保證檔案管理工作的有效開展。所以，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，應(yīng)當建立起來一個專門的離退休職工的檔案管理機構(gòu)部門，從而針對企業(yè)當中離退休職工的檔案工作進行專門的負責(zé)。與此同時，有必要建立起來一個專門的離退休職工檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而最大限度地提高離退休職工檔案管理的針對性和有效性，避免出來檔案缺失的情況。
四、企業(yè)離退休職工檔案管理工作完善途徑
第一，建立健全企業(yè)離退休職工檔案管理體制。有效建立企業(yè)離退休職工檔案管理機制是當務(wù)之急，這也能夠從客觀上保證檔案管理工作的順利開展。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)而言，有必要建立健全一個專門的檔案管理機構(gòu)，從而針對企業(yè)當中的離退休職工檔案管理工作進行專門負責(zé)，與此同時，建立起來的檔案信息庫。在進行檔案管理工作的過程當中，不可一味遵循傳統(tǒng)的模式，而是需要對于管理組織結(jié)構(gòu)進行不斷地完善，使得管理工作效率提升到一個嶄新的層面上來。必要的時候，可以配備專職的管理工作人員，做好管理培訓(xùn)工作。在對于組織機構(gòu)進行完善的過程當中，還應(yīng)當完善相應(yīng)的規(guī)章制度，一方面，能夠有效提高工作效率，另一方面，也會實現(xiàn)對于離退休職工檔案的科學(xué)化管理。第二，提高離退休職工檔案管理人員的自身素質(zhì)。對于離退休職工檔案管理人員來說，其工作質(zhì)量與水平，直接關(guān)系到企業(yè)的進步與發(fā)展。因此，有必要對于離退休檔案管理工作人員進行專業(yè)化素質(zhì)培養(yǎng)，首先應(yīng)當加強其思想認識，從而對于離退休管理工作有一個全面的認識，并且加大重視力度。然后要建立起來完善的培訓(xùn)制度和管理制度，對于離退休管理人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)。第三，建立現(xiàn)代化檔案目錄及檔案檢索。伴隨著離退休職工數(shù)量在不斷增大，使得管理工作難度在不斷加大，在對于職工進行管理的過程當中，如果單純憑借著企業(yè)離退休部門管理工作人員，難以進行全方位的管理。因此，人們應(yīng)當盡快建立起來網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境，從而實現(xiàn)信息化管理的目的，有效提高管理工作的效率和水平。具體而言，應(yīng)當建立起來現(xiàn)代化計算機控制系統(tǒng)，使得規(guī)范化、標準化的退休人員檔案數(shù)據(jù)庫，從而使得相關(guān)資料能夠以圖形和文字的方式存在，在電腦之中進行統(tǒng)一管理與輸入，如此一來，就能夠形成有效的檔案目錄控制模式。利用計算機系統(tǒng)進行控制，根據(jù)不同的檔案類型，建立起來電子檔案目錄，對于檔案管理統(tǒng)一性有著重要意義。
五、結(jié)束語
總的來說，在當前的企業(yè)離退休職工檔案管理過程當中，依舊存在著諸多環(huán)節(jié)有待于完善，管理體系的漏洞與規(guī)章制度的問題，使得中國離退休職工檔案管理工作的質(zhì)量難以有效提高。因此，應(yīng)當及時更新觀念，采取信息化管理的方式，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，從而為中國的社會進步做出重要的貢獻。
作者:楊麗麗 單位:即墨市社會勞動保險事業(yè)處
參考文獻：
[1]祁成榮.加強離退休職工檔案管理的探討[J].港澳經(jīng)濟，2016(6):98-98.
一、辦理退休申報過程中出現(xiàn)的現(xiàn)象
（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關(guān)人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現(xiàn)過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關(guān)鑒定人員認定該退休職工的退休日期應(yīng)該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現(xiàn)了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協(xié)調(diào)工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數(shù)發(fā)生在赤腳醫(yī)生、下鄉(xiāng)知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發(fā)生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發(fā)生。
從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
二、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因?qū)е碌穆毠さ臋n案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調(diào)動時極易導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容不完整，跟不上個人經(jīng)歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導(dǎo)致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數(shù)單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經(jīng)過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現(xiàn)象，人事檔案中工作經(jīng)歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質(zhì)原因。在辦理職工退休中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環(huán)節(jié)嚴重不規(guī)范所導(dǎo)致的結(jié)果。過去將創(chuàng)造經(jīng)濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現(xiàn)象嚴重等原因?qū)е铝巳耸聶n案出現(xiàn)各種問題，并且這一現(xiàn)象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關(guān)注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據(jù)，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導(dǎo)致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規(guī)定的軟硬件設(shè)施，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定確保人事檔案管理的規(guī)范性、提高檔案的質(zhì)量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規(guī)范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數(shù)職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環(huán)節(jié)。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規(guī)范的現(xiàn)象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓(xùn)工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質(zhì)參差不齊，專門學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員不多，因此油田應(yīng)該適當?shù)慕M織檔案管理人員進行適時培訓(xùn)，提高各單位檔案管理人員的基本素質(zhì)，在油田范圍內(nèi)建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍，為高質(zhì)量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內(nèi)容，除了負責(zé)保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經(jīng)歷和德才能績的客觀記錄，應(yīng)當對職工公開、透明，每個職工也都有權(quán)利知曉自己檔案的內(nèi)容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質(zhì)量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關(guān)職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質(zhì)量，避免出現(xiàn)十幾年之后才發(fā)現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。同時應(yīng)該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權(quán)，有條件的開放部分相關(guān)信息，
二、養(yǎng)老保險管理現(xiàn)狀及其存在的問題
X公司承擔(dān)著近1.4萬名在職職工、0.9萬名離退休人員的養(yǎng)老保險管理，參保地區(qū)跨越多個省市，區(qū)域?qū)?、點多線長，各統(tǒng)籌區(qū)域管理方式和社會保險待遇計算存在一定差異。企業(yè)在養(yǎng)老保險管理中一是加強職工收入申報，嚴格工資收入口徑、規(guī)范申報程序、匯總核對、本人簽字確認，避免少報、多報、漏報，確保職工繳費基數(shù)的準確性。二是加強養(yǎng)老保險繳費管理，采取收支兩條線，在與地方社保機構(gòu)核定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，編制各單位社會保險繳費計劃，統(tǒng)一支付社保機構(gòu)，理清單位與單位之間、單位與職工之間、單位與地方社保機構(gòu)之間繳費，杜絕欠繳、漏繳，減少補繳等情況。三是加強職工參保信息維護，配合SAP人力資源管理系統(tǒng)管理，核定參保人員出生時間、參加工作時間、崗位類別等基本信息，確保數(shù)據(jù)一致性，提高數(shù)據(jù)使用的有效性。多年來，X公司按照地方社保機構(gòu)相關(guān)政策，嚴格執(zhí)行并辦理各項養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)，養(yǎng)老保險管理工作也日趨規(guī)范化、科學(xué)化，但由于各地政策差異和業(yè)務(wù)辦理規(guī)定的不同，仍存在以下主要問題：
（一）養(yǎng)老保險跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)的問題
X公司總部設(shè)在四川省成都市，基層單位地跨四川、重慶、云南、貴州、廣西、湖南等省、直轄市、自治區(qū)，而職工的養(yǎng)老保險關(guān)系主要集中在四川省省本級、云南省省本級、貴州省省本級、長沙市市本級、重慶市市本級等地方社保機構(gòu)參加，統(tǒng)籌層級不同，由于企業(yè)工作性質(zhì)，職工在油田系統(tǒng)內(nèi)相互調(diào)動頻繁，涉及跨省轉(zhuǎn)移社會保險人員較多，地方社保機構(gòu)轉(zhuǎn)移經(jīng)辦流程、操作口徑不一，對接困難，造成轉(zhuǎn)移個人賬戶資金時間過長。特別是職工批量轉(zhuǎn)出養(yǎng)老保險關(guān)系時，地方社保機構(gòu)因轉(zhuǎn)移資金量較大，因資金計劃原因延遲支付轉(zhuǎn)移，或者停止辦理企業(yè)員工的養(yǎng)老保險轉(zhuǎn)移，嚴重影響職工退休條件審批和待遇領(lǐng)取，職工意見反映較大。
（二）參保地政策不一樣
職工退休待遇計算不一樣，造成相互攀比，宣傳解釋工作難度大。一是已退休人員間的相互攀比。X公司整合重組前已有八千多名離退休職工，其養(yǎng)老金有的是按機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險計算的，有的是按企業(yè)城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險計算的，計算待遇政策不同，退休早的人員待遇相對較低，新增退休人員待遇相對較高。二是不同參保地退休人員相互間的攀比?，F(xiàn)在企業(yè)職工雖然均參加的企業(yè)城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險，但是由于各參保地在崗職工工資以及待遇計算政策規(guī)定等原因，養(yǎng)老金計算結(jié)果差別肯定是存在的，如四川省規(guī)定取得《獨生子女父母光榮證》的職工，退休時按繳費年限每滿一年增發(fā)本人指數(shù)化平均繳費工資0.1%的養(yǎng)老金；云南省規(guī)定企業(yè)職工自批準退休次月起發(fā)給上年度全省月平均養(yǎng)老金5%的計劃生育獎勵。三是基層單位社會保險管理人員變動相對頻繁，變動后的管理人員對社會保險政策、業(yè)務(wù)操作流程、參保人員情況等不熟悉，工作中溝通協(xié)調(diào)又不及時，導(dǎo)致養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理滯后或出錯，影響日常業(yè)務(wù)申報工作及退休人員養(yǎng)老待遇領(lǐng)取時間，在養(yǎng)老保險政策宣傳、解釋上不到位，造成職工片面地認為同單位工作，同時間退休，就應(yīng)享受同等待遇，盲目攀比。
（三）人事檔案基礎(chǔ)管理薄弱
造成職工退休條件審核不能及時辦理，待遇領(lǐng)取受到影響。近年來，地方社保機構(gòu)在審核人事檔案確定職工退休時間時發(fā)現(xiàn)檔案記載出生時間與企業(yè)申報的出生時間不一致，檔案中出現(xiàn)記載多個出生時間，審核結(jié)果與職工發(fā)生異議的相對較多。檔案中有關(guān)參加工作時間及經(jīng)歷、崗位類別、從事特殊工種等材料缺漏，后期完善材料難度大。特別是從事特殊工種人員的檔案記載不全，如從事特殊工種的名稱不準確、從事特殊工種的起始時間不清楚、變動崗位或工種沒有記載等等，給特殊工種認定帶來較大困難，職工反映較強烈。
三、解決問題的對策與措施
（一）加強職工養(yǎng)老保險關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移的規(guī)范性
首先，加強養(yǎng)老保險政策的宣傳力度，讓職工了解熟知養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移的條件、經(jīng)辦流程?！冻擎?zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》規(guī)定辦理跨省轉(zhuǎn)移，與參保人員戶籍有關(guān)，所在地（指省、自治區(qū)、直轄市，下同）就業(yè)參保的，戶籍所在地的相關(guān)社保經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)為其及時辦理轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)；參保人員未返回戶籍所在地就業(yè)參保的，由新參保地的社保經(jīng)辦機構(gòu)為其及時辦理轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)。但對男性年滿50周歲和女性年滿40周歲的，應(yīng)在原參保地繼續(xù)保留基本養(yǎng)老保險關(guān)系，同時在新參保地建立臨時基本養(yǎng)老保險繳費賬戶，記錄單位和個人全部繳費。參保人員再次跨省流動就業(yè)或在新參保地達到待遇領(lǐng)取條件時，將臨時基本養(yǎng)老保險繳費賬戶中的全部繳費本息，轉(zhuǎn)移歸集到原參保地或待遇領(lǐng)取地。參保人員經(jīng)縣級以上黨委組織部門、人力資源社會保障行政部門批準調(diào)動，且與調(diào)入單位建立勞動關(guān)系并繳納基本養(yǎng)老保險費的，不受以上年齡規(guī)定限制，應(yīng)在調(diào)入地及時辦理基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)。油田企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)調(diào)動人員必須持單位調(diào)動通知、身份證并在所屬單位書面申請保險關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移。其次，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部參保地區(qū)跨省轉(zhuǎn)移的經(jīng)辦規(guī)程，統(tǒng)一操作口徑，同時在企業(yè)內(nèi)建立正?？缡∞D(zhuǎn)移溝通協(xié)調(diào)機制，明確基層單位保險管理人員、片區(qū)保險管理人員及轉(zhuǎn)接雙方地方社保機構(gòu)業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)的責(zé)任，避免轉(zhuǎn)移接續(xù)不到位或職工往返奔波。
（二）進一步規(guī)范退休審批程序
堅持退休審批公示制度，從嚴把好退休審批關(guān)。參加基本養(yǎng)老保險的職工要領(lǐng)取養(yǎng)老金必須符合兩個條件：一是達到法定退休年齡；二是累積繳納養(yǎng)老保險費滿15年。按照相關(guān)規(guī)定，我國法定的企業(yè)職工退休年齡是：男年滿60周歲，女工人年滿50周歲，女干部年滿55周歲。從事井下、高溫、高空、特別繁重體力勞動或其他有害身體健康工作（以下稱特殊工種）的，退休年齡為男年滿55周歲、女年滿45周歲。針對企業(yè)參保人員情況，基層單位結(jié)合職工人事檔案記載初步核定退休條件，特別是提前工種退休，必須本人書面申請、單位初審、單位承諾，實行退休公示制度，自覺接受企業(yè)和參保人員的監(jiān)督，真正做到“公開、公平、公正”。經(jīng)公示無異議后，再由社保經(jīng)辦人員送地方社保部門進行退休審批，杜絕弄虛作假行為的發(fā)生，防止職工養(yǎng)老保險基金的流失。
（三）加強社會保險管理隊伍建設(shè)
1.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在弊端
離退休人員檔案管理比較復(fù)雜，其中很多檔案都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案實質(zhì)上是對檔案載體的保護，但對檔案工作環(huán)境要求比較高，檔案材料容易受外界環(huán)境的影響，在長期的保存過程中容易發(fā)生變質(zhì)問題。紙質(zhì)檔案保存過程存在缺陷，管理成本比較高，而離退休人員檔案管理具有信息量大、信息化成本高等特殊性，這給離退休人員的檔案管理帶來了很大困擾。
1.2基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案材料缺失
檔案設(shè)備差、保管條件差，導(dǎo)致離退休人員檔案材料欠缺。社會保障部門調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，離退休人員檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，達不到現(xiàn)代檔案建設(shè)管理要求。工作環(huán)境非常簡陋，甚至缺少存放檔案資料的庫房，檔案資料散放在辦公室，沒有采取有效的措施防火、防水，檔案資料容易毀損，容易發(fā)生資料殘缺不全的問題。退休后增加養(yǎng)老保險金的情況沒有同步完善，給查詢與檢索增加了難度。另外，一些破產(chǎn)企業(yè)的離退休人員人事檔案無專人保管，社區(qū)管理由于檔案數(shù)量少，很難形成整體規(guī)模，沒有檔案的“八防”措施和安全保證。
1.3社會化管理制度不健全
在管理實踐中，缺乏科學(xué)有效的管理機制，沒有相應(yīng)的管理制度保障離退休人員的合法權(quán)益。很多離退休人員的工作檔案仍由原單位管理，但只是形式上的移交，未能及時將參保資料和退休檔案交給社保機構(gòu)管理。由于地區(qū)之間存在差異性，有些不發(fā)達地區(qū)并沒有實質(zhì)的管理服務(wù)內(nèi)容，導(dǎo)致離退休人員檔案出現(xiàn)多頭管理問題，沒有發(fā)揮保障作用，不利于準確把握信息。
1.4工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
目前，離退休人員檔案管理工作處于被動應(yīng)付的局面，工作人員素質(zhì)不高，對檔案管理的重要性認識也不足。一些社區(qū)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，仍沿用最原始的手工管理方式，管理人員的重視度低，對于離退休人員的檔案管理工作比較懈怠，檔案管理隊伍不穩(wěn)定，很難滿足離退休人員檔案建設(shè)需要。
2解決離退休檔案管理問題的對策
第一，加強檔案管理信息化建設(shè)。信息管理系統(tǒng)為離退休人員檔案管理提供了有效的措施和手段，應(yīng)大力開展檔案管理信息化建設(shè)，進一步節(jié)省成本、提高效率。電子檔案有著廣闊的發(fā)展前景，應(yīng)不斷完善、優(yōu)化、修復(fù)、保護傳統(tǒng)檔案，確保檔案信息的安全。在紙質(zhì)檔案的保護過程中，應(yīng)重視檔案信息的完整性。電子檔案管理降低了人力成本，依賴軟件技術(shù)，實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案管理的真實模擬，應(yīng)完善信息系統(tǒng)，增加功能設(shè)計，提升檔案管理技術(shù)水平。應(yīng)正確處理離退休人員紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，電子檔案可為紙質(zhì)檔案的管理提供支持和借鑒，紙質(zhì)檔案能夠彌補電子檔案管理中的不足，有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實性。第二，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立專業(yè)的管理機構(gòu)，安排專人負責(zé)，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。大力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對檔案管理系統(tǒng)的資金投入，解決基本的經(jīng)費問題。財政部門應(yīng)積極配合，給予資金支持，協(xié)調(diào)事業(yè)單位發(fā)展，開發(fā)多種多渠道籌措資金，從根本完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。充分利用社會保險機構(gòu)的資源優(yōu)勢，建立事業(yè)單位退休人員檔案管理中心，加強對離退休人員檔案信息的管理。將分散的離退休人員檔案資料統(tǒng)一集中管理，按現(xiàn)代化的管理標準建立庫房，強化檔案入庫管理，安排專人負責(zé)，配備基本的檔案管理設(shè)備和溫度控制器。充分利用信息技術(shù)，將離退休人員的個人信息輸入電腦，提升查詢和管理效率，確保管理系統(tǒng)中的信息真實、有效。構(gòu)建標準的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理系統(tǒng)，為離退休人員社會化管理提供綠色通道。第三，完善離退休人員檔案管理制度，采取保障措施，建立健全管理機制。行政部門應(yīng)加大監(jiān)管力度，加強對離退休人員工作檔案的管理。一套完整的管理機制對檔案工作有著重要的保障作用，應(yīng)堅持依法治檔，完善各項規(guī)章制度，明確管理職責(zé)，嚴格維護工作的規(guī)范性和嚴肅性。各部門應(yīng)相互配合，規(guī)范退休人員檔案移交工作，建立健全的管理機制。第四，全面提升人員素質(zhì)，建立專業(yè)的離退休人員檔案管理隊伍。應(yīng)面向社會公開招聘檔案管理人員，從系統(tǒng)內(nèi)選聘責(zé)任心強、水平高的專業(yè)人才，加強對管理人員的培訓(xùn)，從工作水平和服務(wù)意識兩方面入手，做好崗前培訓(xùn)工作，全方位提升檔案管理工作的服務(wù)能力。
3結(jié)語
事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作是社會化管理工作的基礎(chǔ)，我們應(yīng)重視對離退休人員基本生活權(quán)益的保障，加快完善事業(yè)單位離退休人員的檔案管理工作，依法保障離退休人員的合法權(quán)益，努力構(gòu)建退休人員社會化管理服務(wù)平臺，建立健全管理機制，突出以人為本的工作理念，加強管理工作的法制建設(shè)。我們應(yīng)認識到檔案管理是一個復(fù)雜的過程，要發(fā)揮檔案信息資源的作用，實現(xiàn)服務(wù)社會化管理，就要合理調(diào)整、平衡電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，推進電子檔案的發(fā)展，實現(xiàn)事業(yè)單位與社區(qū)之間的資源共享，提高檔案管理和檢索的效率、水平，促進檔案管理工作的發(fā)展，更好地服務(wù)于離退休老年人，為和諧社會的發(fā)展貢獻力量。
作者:張松令 單位:黑龍江省大慶市龍鳳區(qū)離退休職工管理辦公室
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高校對人事檔案的信息化管理，是當今時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是辦公自動化系統(tǒng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，各個高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作都依據(jù)各自實際情況，取得了一定的進展，但在實施過程當中還存在著一些問題。
一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征
（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關(guān)、單位準確記錄和反映一個人成長歷練、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據(jù)。
（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、流動性、機密性四個特征。
1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案、專業(yè)學(xué)習(xí)情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務(wù)任免決定、評優(yōu)決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側(cè)面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。
2.人事檔案具有現(xiàn)實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據(jù)個人崗位職責(zé)的現(xiàn)實分工，真實記錄員工在工作、學(xué)習(xí)過程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實狀況，按檔案管理要求和規(guī)范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實性特征。
3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應(yīng)時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調(diào)動到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應(yīng)發(fā)生變化，因此在保管過程中一定要嚴格按照檔案管理的規(guī)范要求進行整理收集。
4.人事檔案管理內(nèi)容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責(zé)任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內(nèi)容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規(guī)定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續(xù)。
二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性
高校人事檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理人才的重要手段。一個學(xué)校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預(yù)選人員進行有計劃地篩選、調(diào)配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工作的重點，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準確的信息依據(jù)，又為加強高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務(wù)利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應(yīng)形勢所需，需要運用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務(wù)利用。
三、人事檔案管理存在的弊端
高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一規(guī)范的標準，數(shù)據(jù)庫功能各有不同，很難實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。
（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應(yīng)人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進一步改進。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應(yīng)社會對人事檔案的查閱利用。
（二）人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)較為薄弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領(lǐng)導(dǎo)對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。
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