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首先，企業(yè)從員工的招聘一直到員工的錄用、培訓(xùn)、調(diào)配和退休，其退休人員檔案管理就是對員工這一整個過程中個人經(jīng)歷進行的記錄，且以文件材料形式出現(xiàn)，檔案中包含了對員工職業(yè)、工作表現(xiàn)、技能、思想政治以及工資等方面的記錄，而這些都是退休人員的基本信息情況，是國家檔案的重要組成部分。其次，企業(yè)退休人員檔案管理能夠廣泛的應(yīng)用于社會。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，時代的進步，企業(yè)退休人員檔案的利用主體在不斷的擴大。以前退休人員檔案僅僅是對于企業(yè)以及退休人員個人或者其家屬有作用，但是現(xiàn)在逐漸擴展到了醫(yī)療保健部門、社區(qū)服務(wù)業(yè)部分、公檢法機構(gòu)等。因為企業(yè)退休人員在辦理房改、參加醫(yī)療保險等方面都需要進行檔案的查詢，另外，企業(yè)在未來進行改制時，也會用到退休人員的檔案。由此可見，企業(yè)退休人員檔案管理是進行業(yè)務(wù)辦理以及企業(yè)改制的重要原始依據(jù)，具有非常重要的作用。
二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析
1.當(dāng)前我國企業(yè)對退休人員檔案管理工作不夠重視現(xiàn)代企業(yè)越來越看重企業(yè)利潤，因此也越來越重視能為企業(yè)帶來利潤的業(yè)務(wù)部分，而逐漸忽略了企業(yè)退休人員檔案管理方面的工作。在我國多數(shù)企業(yè)中，大部分都不太重視對退休人員檔案的管理，它們普遍存在這樣一種認(rèn)識，即企業(yè)與員工屬于一種雇傭與被雇傭的關(guān)系，如果員工退休了，就再與企業(yè)沒什么關(guān)系，因此并不加以重視。這種觀念就給今后的檔案管理工作帶來很大的難度，導(dǎo)致很多退休員工找不到自己工作的相關(guān)資料。2.企業(yè)退休人員檔案管理制度不健全當(dāng)前在我國企業(yè)退休人員檔案管理中，仍然存在不規(guī)范的檔案序號、不完整的檔案標(biāo)題以及不全面、不細(xì)致的退休人員檔案管理模式。另外在對檔案進行查看或者借閱中，缺乏一定的保密性，也就是檔案保密制度不健全。從整個企業(yè)員工檔案管理上來看，這就是因為其檔案管理的制度不健全、不規(guī)范造成的，從而大幅度的降低了企業(yè)退休人員檔案資料的真實性和檔案的利用率，不利于形成規(guī)范化的檔案管理制度。3.企業(yè)在退休人員檔案管理方面的資金投入不足對于企業(yè)退休人員檔案進行管理是一項具有復(fù)雜性和長期性的工作，其急需具有相關(guān)專業(yè)的人才來進行科學(xué)管理，并且也需要有專門的資料房來對其進行保存和保護，而這些都需要企業(yè)來進行資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)。但是從我國企業(yè)來看，大部分企業(yè)由于并不重視該項工作，因此也不愿意將資金花費在并不能給企業(yè)帶來顯著利潤的部門上，導(dǎo)致企業(yè)退休人員檔案管理因缺乏必要資金而得不到很好的管理。
三、企業(yè)退休人員檔案管理的建議
1.重視企業(yè)退休人員檔案管理工作，并對其重要性進行宣傳要想實現(xiàn)企業(yè)對退休員工檔案進行很好的管理，首先就要加大對其的重視的力度。企業(yè)可以通過電視或者報紙，也可以通過開展各種企業(yè)活動來加大對退休工作人員檔案管理重要性的宣傳，使得企業(yè)上到領(lǐng)導(dǎo)，下到基層員工都能認(rèn)識到退休人員檔案管理的重要性，使他們充分了解到，如果丟失或者損害了這些檔案資料，無論是從企業(yè)角度來說，還是從員工個人角度來說，都會為其未來的發(fā)展和生活帶來不便。通過這種形式，希望能夠加大整個企業(yè)對于退休員工檔案管理的重視力度，從而能夠使得廣大企業(yè)退休員工的合法權(quán)益得到很好維護。2.建立健全企業(yè)退休人員檔案管理制度不斷完善企業(yè)退休人員檔案管理制度是促進其檔案管理工作有效進行的必要條件。首先，要從企業(yè)機構(gòu)的設(shè)置做起，建立專門的退休人員檔案管理機構(gòu)，進行責(zé)任分配，高效率的管理退休人員的檔案。其次，建立專門檔案數(shù)據(jù)庫，對企業(yè)退休人員的檔案實行信息化的有效管理。另外，建立健全企業(yè)退休人員檔案關(guān)懷管理機制，如對其醫(yī)療保險以及養(yǎng)老金方面的檔案服務(wù)。這樣就可以有效的避免企業(yè)退休人員的檔案資料發(fā)生丟失或者損壞的現(xiàn)象，從而更好地為退休工作人員的日后生活帶來保障3.加大對企業(yè)退休人員檔案管理的資金投入首先，我國相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極爭取政府支持，為改善企業(yè)退休員工檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施而投入經(jīng)費，使得該項工作所需的軟、硬件措施得到不斷完善。對企業(yè)退休人員檔案管理的專門機構(gòu)，進行資金方面的支持，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，防止蟲蛀、霉化現(xiàn)象的發(fā)生，保證資料房管理的安全性，如防盜方面的措施要加強，最終能夠保證企業(yè)退休人員檔案的真實性和完整性。
退休人員的檔案管理工作通常數(shù)量大、工作環(huán)節(jié)繁瑣，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，加上資金投入缺乏，相應(yīng)的管理設(shè)備與硬件設(shè)置的投入都存在很多問題，該歸回的檔案沒有及時歸檔，檔案丟失情況嚴(yán)重。最根本的原因還是對檔案管理的重視程度不夠。
2.基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。
國家社會保障部門的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在企業(yè)的退休人員檔案管理工作中，基礎(chǔ)設(shè)施存在諸多欠缺問題，與現(xiàn)代化檔案管理模式無法良好接軌。其中主要體現(xiàn)在工作環(huán)境簡陋，部分地區(qū)甚至缺少放資料的庫房，將資料隨意放在辦公室和臨時租借的地方，那些地方的防火、防潮、防蟲措施都不完善，極易造成檔案損失的情況。在檔案庫房缺少的情況下，檔案資料被存放在箱子里，不便去查詢和檢索，加上管理人員態(tài)度惡劣，相關(guān)資料很容易遺失遺漏。對上述問題，根本原因還是缺少經(jīng)費保障，無論是人員建設(shè)、部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是庫房建設(shè)，都需要相應(yīng)的資金投入來實現(xiàn)。
3.缺乏行之有效的管理機制。
許多企業(yè)的退休人員檔案管理由企業(yè)繼續(xù)管理，并沒有交給當(dāng)?shù)氐纳绫＝?jīng)辦機構(gòu)管理，這就出現(xiàn)了管理人員多重化的問題。參保的資料通過社保機構(gòu)管理，退休的檔案由企業(yè)來管理，這期間的信息溝通容易出現(xiàn)問題。容易造成社保與企業(yè)的資料調(diào)查困難。一個人的退休檔案和保險資料分別在不同機構(gòu)保管，且管理方案大相徑庭，致使退休人員的合法權(quán)益無法得到充分保障。
4.辦公人員素質(zhì)差。
在社會競爭日益激烈的當(dāng)下，企業(yè)人員管理應(yīng)該更加注重經(jīng)濟效益，檔案管理疏漏，使得檔案管理工作處于被動階段。從目前從事企業(yè)退休人員檔案管理的員工看，其對檔案管理的認(rèn)識也存在諸多不足，沒有提升自身專業(yè)素養(yǎng)的意識，在整個單位中對檔案管理工作極為消極，認(rèn)為只要把資料擺放好就可以。對于退休人員的檔案管理，企業(yè)的相關(guān)部門重視度也不高，很多企業(yè)采用原始的手工管理方式，檔案管理人員大多數(shù)都是身兼數(shù)職，在專業(yè)素養(yǎng)和文化知識方面都很難滿足現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)的需求。
二、做好退休人員檔案管理工作的建議
1.建立行之有效的管理制度。
要想確保退休人員檔案管理工作有質(zhì)量地完成，需要建設(shè)相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范退休人員的檔案管理，在接受工作流程中要規(guī)范資料存儲，建立相應(yīng)的管理制度，通過登記、整理、歸檔和錄入等手段有效完成作業(yè)。在企業(yè)人移交退休人員檔案內(nèi)容時，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來完成，逐一進行工作登記。在接受分揀時也要每個都清點、校對再驗收，同時要完善檔案信息登記表。登記表上缺少相關(guān)內(nèi)容，但確實存在的某份檔案，要及時補齊；針對登記表上已經(jīng)記錄，但找不到相關(guān)資料的，要及時更正。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要積極審核，在登記表上簽字蓋章，明確檔案內(nèi)容，確保檔案交接工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
2.建立電子檔案。
建立電子檔案需要做好數(shù)據(jù)的備份工作。電子檔案事實上就是將退休人員的信息錄入計算機內(nèi)，通過檢索系統(tǒng)輕松地調(diào)查退休人員的檔案，避免反復(fù)拆卷挑選，提高檔案檢索效率。與此同時，要堅持檔案服務(wù)的原則，適當(dāng)?shù)卦鰷p內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，以有效提升電子檔案的利用效率。針對已經(jīng)錄入的電子信息要進行計算機硬盤備份，確保數(shù)據(jù)安全。
3.做好退休人員的服務(wù)工作。
檔案管理中心是退休人員和社會保障管理的服務(wù)窗口，一方面要做好檔案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查詢服務(wù)。在日常工作中，查詢檔案會出現(xiàn)人員復(fù)雜情況，也會出現(xiàn)一些弱勢群體，這要求工作人員換位思考，體諒弱勢群體以及前來查詢?nèi)说男那?，想人民之所想，特殊情況要善于應(yīng)變。工作過程中首先要保證好自身的工作效率，及時準(zhǔn)確地為前來查詢的人員提供服務(wù)，能辦理的盡快辦理，不能辦理的要清晰說明原因和理由，獲得大眾諒解，盡量避免和大眾起沖突，真正做到為人民群眾服務(wù)。
0.引言
現(xiàn)在，社會老齡化速度加快，國有企業(yè)的體制不斷改進，導(dǎo)致企業(yè)退休人員的數(shù)量越來越龐大。人事檔案對于企業(yè)退休人員意義重大，部分企業(yè)對于退休人員的人事檔案管理不規(guī)范，導(dǎo)致部分人事檔案材料丟失，不僅對退休員工個人利益造成了損害，還造成了極其不良的社會影響。因此，研究新時期如何加強企業(yè)退休人員人事檔案管理工作意義重大，不僅有助于完善我國的社會保障制度，而且可以為企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)，有助于企業(yè)的長期發(fā)展，退休人員將來的生活也更加可靠有保障。
1.新時期企業(yè)退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀
進入21世紀(jì)之后，我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時對社會保障、人身權(quán)益保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
其一，在管理制度方面存在一些問題，主要是檔案管理的發(fā)展不平衡、相應(yīng)制度不完善。雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細(xì)節(jié)規(guī)定不明確，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。而且大城市、發(fā)達(dá)地區(qū)的狀況明顯優(yōu)于不發(fā)達(dá)地區(qū)，而一些小城市、農(nóng)村和落后地區(qū)幾乎沒有社保機構(gòu)，沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
其二，企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些人員對于退休人員的人事檔案材料、國家的相關(guān)法律規(guī)定、社會保險內(nèi)容根本不了解，導(dǎo)致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現(xiàn)象普遍。企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結(jié)果導(dǎo)致了許多民事訴訟案件的發(fā)生。
其三，意識比較淡薄。企業(yè)更多的注重經(jīng)濟發(fā)展與財務(wù)管理，對于企業(yè)退休人員人事檔案管理不夠重視，甚至有些企業(yè)認(rèn)為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關(guān)系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應(yīng)付管理。而退休人員由于對自身權(quán)益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關(guān)聯(lián)，不了解它的價值，沒有對企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
2.新時期加強企業(yè)退休人員人事檔案管理的重要性
新時期加強企業(yè)退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發(fā)展的需要，主要從以下幾方面進行闡述：
一方面，對于國家來說，新時期國家出臺的多項政策都表明了人事檔案的重要性，體現(xiàn)了對于人身權(quán)益和社會保障的重視，企業(yè)退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。
另一方面，對于企業(yè)來說，加強企業(yè)退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業(yè)全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想政治以及業(yè)務(wù)范圍等，是真實反映退休人員的材料依據(jù)。退休人員人事檔案可以為企業(yè)以后的人事資源管理提供依據(jù)，同時退休人員的人事檔案也是記錄企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的一種憑證。
此外，對于退休人員個人來說，有助于維護自身的合法權(quán)益，更好的保障今后的生活。新時期，人事檔案的重要性地位越來越突出，退休人員在退休之后參加社區(qū)養(yǎng)老保險，人事檔案是很重要的憑證，關(guān)乎著退休人員今后如何享受勞動待遇和社會保障，為保障退休人員的合法權(quán)益提供了依據(jù)。同時，有利于退休人員今后生活的合理規(guī)劃，例如，通過退休人員人事檔案的社會化管理可以使退休員工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能夠充實晚年的生活，還能在自己的崗位上更好的實現(xiàn)自我價值。
3.新時期完善退休人員人事檔案管理的措施
3.1加大經(jīng)費投入，加強退休人員檔案管理科學(xué)體系建設(shè)
大部分的企業(yè)都比較注重成本投入，成本也主要投入在最關(guān)鍵的部門，檔案管理方面的經(jīng)費投入一般很少。在新形勢下，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立退休人員人事檔案管理的庫房，并配備相應(yīng)的設(shè)備。隨著新世紀(jì)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)該加快企業(yè)退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計算機輔助管理，在節(jié)約人手的同時還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內(nèi)容信息化，新時期數(shù)據(jù)庫技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的越來越成熟，并且廣泛應(yīng)用到生產(chǎn)生活的各個方面，將退休人員人事檔案的內(nèi)容編入計算機，此時可以充分利用掃描技術(shù)，將檔案信息內(nèi)容形成一個完整的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化管理。
3.2組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會迅速發(fā)展，市場競爭越來越激烈，必然會有許多企業(yè)倒閉、被淘汰，對于大型企業(yè)退休人員的數(shù)量有增無減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業(yè)退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業(yè)聘用專業(yè)的檔案管理人員，具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能，才能將人事檔案管理工作做好。另外，要求原單位在移交退休人員人事檔案的時候，根據(jù)規(guī)定將相關(guān)的材料補充完整，尤其是涉及到退休人員以后經(jīng)濟待遇、社會保險的相關(guān)材料要收集完整，對于一些缺失無法補充的材料，需要在《轉(zhuǎn)移檔案材料清單》中做詳細(xì)的記錄。
3.3加強宣傳工作，提高退休人員對檔案管理的認(rèn)識
加強宣傳工作，首先，要加強相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，例如，我國的《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國社會保險法》等，做到人人學(xué)習(xí)法律，人人懂法律，充分利用法律來保護自身權(quán)益?？梢越⑵髽I(yè)退休人員學(xué)習(xí)人事檔案管理相關(guān)知識的長效機制，通過聘用一些有專業(yè)知識的檔案管理人才為企業(yè)退休人員講解實際的相關(guān)操作，也可以積極響應(yīng)所在地區(qū)高校的一些科研活動，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關(guān)。一些社區(qū)可以充分利用社區(qū)資源，開展公益活動，讓退休人員在茶余飯后就能學(xué)習(xí)到人事檔案管理、社會保險、養(yǎng)老保險等方面的知識。
4.總結(jié)
綜上所述，企業(yè)退休人員人事檔案管理同國家、企業(yè)、個人的利益息息相關(guān)，是加強社會管理、開展社會保障工作的基礎(chǔ)。新時期，提倡以人為本，構(gòu)建和諧社會，雖然新時期的檔案管理工作還存在一些問題，但是通過建立完善的退休人員檔案管理科學(xué)體系、提高檔案管理人員素質(zhì)、加強退休人員的保護意識，可以有效推動退休人員人事檔案管理工作的發(fā)展。
【參考文獻】
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[3]陳穎.關(guān)于做好人事檔案管理工作的思考探討[J].時代教育（教育教學(xué)），2010（07）.
中圖分類號：TP31文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 15-0000-01
WEB-based File Management System for Retirees
Si Wei
(Henan Province Foreign Trade School,Zhengzhou450002,China)
Abstract:The aging of our population is increasingly significant problem,with the characteristics of the school retired personnel management,design Web-based file management system for retirees.
Keywords:WEB;PHP;Retired;File management
一、關(guān)鍵技術(shù)介紹
（一）PHP開發(fā)語言。PHP是HTML內(nèi)嵌式的語言的一種，相當(dāng)于是在服務(wù)器端執(zhí)行的嵌入HTML文檔的一種腳本語言。
（二）WEB服務(wù)器（apache）。Apache是世界使用排名第一的WEB服務(wù)器軟件。它可以運行在幾乎所有廣泛使用的計算機平臺上，由于其跨平臺和安全性被廣泛使用，是最的WEB服務(wù)器端軟件之一。
（三）數(shù)據(jù)庫技術(shù)（MYSQL）。MySQL是一個小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，由于其體積小、速度快、總體擁有成本低，尤其是開放源碼這一特點，許多中小型網(wǎng)站為了降低網(wǎng)站總體擁有成本而選擇了MySQL作為網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫。
二、系統(tǒng)分析與設(shè)計
（一）需求分析。首先通過對國內(nèi)外各種軟件管理系統(tǒng)深入調(diào)查和分析，充分了解了系統(tǒng)開發(fā)的現(xiàn)狀和背景，結(jié)合作者所在單位的實際情況提出了系統(tǒng)開發(fā)的意義。其次通過詳細(xì)的需求分析，進行了系統(tǒng)的功能設(shè)計，數(shù)據(jù)庫設(shè)計以及體系結(jié)構(gòu)的各個層次設(shè)計。該管理系統(tǒng)采用了可以實現(xiàn)平臺無關(guān)性的開發(fā)方式，基于Browser/Server模式，采用PHP語言和MySQL數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并使用Apache服務(wù)器系統(tǒng)。最后系統(tǒng)通過了功能、可用性、兼容性、安全方面的測試，使本系統(tǒng)最終實現(xiàn)了設(shè)計應(yīng)用的目的。本系統(tǒng)先已經(jīng)在單位實際工作中順利部署應(yīng)用。
本系統(tǒng)所采用的開發(fā)工具都是開源的，不但解決了可能由版權(quán)引發(fā)的糾紛，減小系統(tǒng)的使用壓力，還可以解決跨平臺使用的不便，同時在實際的工作使用中也達(dá)到了安全性好、使用便捷、管理效率高、系統(tǒng)成本低的效果。在當(dāng)前人口老齡化趨勢日益加重的背景下，為離退休人員管理提供了一種行之有效的管理之法。
目前，離退休人員管理工作的主要內(nèi)容是對各企事業(yè)單位的離退休人員數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一登記管理?；赪EB的離退休人員檔案管理系統(tǒng)，它的設(shè)計內(nèi)容主要包括以下模塊，比如：基本信息錄入功能、報表輸出功能，設(shè)計的模塊包括，管理模塊，統(tǒng)計模塊，報表設(shè)計模塊，打印輸出模塊，模糊查詢模塊等等。
（二）系統(tǒng)的設(shè)計。系統(tǒng)實現(xiàn)采用三層架構(gòu)進行實現(xiàn)：將整個業(yè)務(wù)應(yīng)用劃分為：表現(xiàn)層（UI）、業(yè)務(wù)邏輯層（BLL）、數(shù)據(jù)訪問層（DAL），實現(xiàn)“高內(nèi)聚，低耦合”，在表現(xiàn)層實現(xiàn)用戶操作界面，在業(yè)務(wù)邏輯層實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯，業(yè)務(wù)流程，數(shù)據(jù)訪問層實現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢，插入，刪除、修改等功能。使用三層系統(tǒng)架構(gòu)的方式有效地降低各層之間的依賴關(guān)系，更好的實現(xiàn)各層之間的復(fù)用和開發(fā)。
數(shù)據(jù)庫在設(shè)計時，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)操作是由管理員進行聯(lián)系，所有的數(shù)據(jù)都通過管理員發(fā)生關(guān)系?；赪EB的退休離退休人員管理系統(tǒng)主要功能集中在查詢管理功能上，查詢性能的優(yōu)化、以及查詢方式的多樣化，易用性都是本系統(tǒng)所考慮的重點問題。良好的數(shù)據(jù)分析功能，是保證系統(tǒng)使用方便以及提取有效信息的便捷途徑。本系統(tǒng)要做到四個方面，分別是常用數(shù)據(jù)展示查詢；查用打印信息查詢，以及選擇打印字段，條件查找打印信息；從中選擇某項條件，進行模糊查詢；通過多種組合查詢，進行數(shù)據(jù)分析得出所需數(shù)據(jù)；通過條件組合分析得出所要得到的報表靈活多樣的數(shù)據(jù)分析模式，進行數(shù)據(jù)分析挖掘，得到有效的信息，從而使退休老干部也能夠在退休之后更好的實現(xiàn)自身的價值。
系統(tǒng)功能按照用戶的種類可以大致的分為兩類，一類是用戶使用的功能，一類是管理員使用的功能。下面就對每個功能進行簡單的介紹。
圖1基于WEB的退休老干管理系統(tǒng)功能層次結(jié)構(gòu)圖
1.基本信息管理，信息錄入，建立人員的基本信息。此功能用來錄入人員的基本信息，檔案材料信息，信息庫建設(shè)需要錄入工號。
2.退休資金管理，由于是退休老干部，其要發(fā)的資金已經(jīng)確定，當(dāng)進行改動的時候一般就是國家在出臺某種政策后整體公司進行改變調(diào)整。
3.報表，根據(jù)查詢或者統(tǒng)計出來的結(jié)果生成報表，系統(tǒng)有默認(rèn)的報表，將所有信息全部列出。
4.打印，打印報表上的內(nèi)容是需要點擊打印按鈕，點擊后對打印內(nèi)容進行設(shè)定根據(jù)紙張不同選擇不同的設(shè)置。
5.數(shù)據(jù)備份，進行數(shù)據(jù)備份防止數(shù)據(jù)的丟失，即可以在本地硬盤上進行備份，也可以在其他硬盤上備份數(shù)據(jù)。
6.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換為Excel文件：使用程序?qū)⒉樵兂龅臄?shù)據(jù)以及自己想要儲存下來的數(shù)據(jù)表，以Excel的形式保存下來，從而在不同的系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)交換。也可以從Excel數(shù)據(jù)表中將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。
7.日志審查，記錄操作員的每一個操作，和系統(tǒng)登錄情況，可以有效地對系統(tǒng)進行維護，防止系統(tǒng)破壞和數(shù)據(jù)丟失。
截至2009年10月底，北京市共有186萬企業(yè)退休人員，實行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員約30萬人的檔案除了順義區(qū)采取集中管理外，其余全部存放在316個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所，社保所同時還存放40多萬失業(yè)人員的檔案，平均每個社保所管理2215份企業(yè)退休人員的檔案，隨著企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理速度的加快，社保所管理的檔案數(shù)量會越來越多。
根據(jù)《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動和社會保障部等部門(關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見)的通知》的文件精神，各級黨委和政府要充分認(rèn)識做好社區(qū)管理工作的重要性和緊迫性，將其擺上重要議事日程，切實加強領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，保證工作的順利推進。換句話說，未來幾年，全部企業(yè)退休人員都要實行社區(qū)管理，而企業(yè)退休人員的數(shù)量每年都按一定的規(guī)模在增長。由于受現(xiàn)有條件的限制，目前許多地方企業(yè)退休人員的人事檔案都存在疏于管理或管理不嚴(yán)等諸多問題，如何解決這一問題是企業(yè)退休人員社區(qū)管理是否完善的關(guān)鍵部分。按照現(xiàn)有企業(yè)退休人員的數(shù)量計算，如果186萬企業(yè)退休人員全部實行社區(qū)管理了，每個社保所僅企業(yè)退休人員的檔案數(shù)量就會達(dá)到5886份，再加上失業(yè)人員和其他人員，將會給社保所帶來很大的工作壓力。
在接收程序上，北京市出臺了《北京市實行社會化管理的企業(yè)退休人員人事檔案管理試行辦法》、《關(guān)于規(guī)范社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案轉(zhuǎn)移程序有關(guān)問題的通知》、《關(guān)于劣勢國有退出企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理移交人事檔案有關(guān)工作的通知》和《關(guān)于在職業(yè)介紹及人才服務(wù)機構(gòu)存檔人員辦理退休手續(xù)后整理人事檔案管理有關(guān)工作的通知》等文件，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所在接收企業(yè)退休人員人事檔案過程中主要按照這四個文件的規(guī)定進行接收，基本實現(xiàn)了檔案管理工作的統(tǒng)一化。
2009年北京市提出“在有條件的區(qū)縣、街鎮(zhèn)開展規(guī)范整理檔案、統(tǒng)一轉(zhuǎn)移程序的試點工作”。每個區(qū)縣根據(jù)各自特點選擇一個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所進行試點或在試點的基礎(chǔ)上向全部街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所鋪開，其中朝陽區(qū)、西城區(qū)、宣武區(qū)和順義區(qū)等試點區(qū)縣借助檔案局的力量，統(tǒng)一了社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，解決了社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案不規(guī)范，檔案轉(zhuǎn)移程序不統(tǒng)一、必備材料不齊全等問題。
(二)社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式分析
北京市下設(shè)18個區(qū)縣、316個社會保障事務(wù)所，檔案管理分集中式管理和分散式管理兩種模式。
1 集中式管理
順義區(qū)是北京市首家也是唯一在全區(qū)范圍內(nèi)實行企業(yè)退休人員人事檔案集中管理的區(qū)縣。順義區(qū)現(xiàn)有社區(qū)管理企業(yè)退休人員人事檔案11086份，集中建立了一個總面積400平方米的檔案庫，檔案庫面積按照每千卷檔案不少于10平方米的標(biāo)準(zhǔn)安排，配備檔案柜密集架42組(約存放20萬份檔案)。順義區(qū)檔案集中管理的程序如下：企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理時，將人事檔案材料移交戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所，社保所審查后將符合條件的人事檔案送交區(qū)勞動服務(wù)管理中心集中進行統(tǒng)一管理。
為提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化，順義區(qū)開發(fā)了企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件，將實行社區(qū)管理的企業(yè)退休人員基本情況輸入到企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件中，使街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所能準(zhǔn)確、及時掌握企業(yè)退休人員的生活狀況。社保所需要了解某個退休人員的狀況，只要在網(wǎng)上輸入個人代碼，退休人員的個人信息就清晰準(zhǔn)確地呈現(xiàn)在工作人員面前，社會化管理工作者就可以根據(jù)工作需要針對有特殊服務(wù)需求的退休人員進行具體的服務(wù)。而在使用企業(yè)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件之前，個人信息的獲取首先要通過各街鎮(zhèn)的負(fù)責(zé)人去了解，而后再根據(jù)所了解的情況，查看其原始檔案記載進行多方查證。電子檔案管理系統(tǒng)的開通，使用時只需在檢索信息欄內(nèi)輸入關(guān)鍵字就可將所屬類型的退休人員一覽無余。
檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化、電子化相結(jié)合增強了區(qū)勞服中心與各社保所業(yè)務(wù)上的橫向聯(lián)系，從而實現(xiàn)檔案信息的資源共享。但是，目前的電子化檔案還沒有實現(xiàn)完全意義上的電子化管理，如每個企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容并未實現(xiàn)電子化管理，所謂的電子化管理只是退休人員的基本信息實現(xiàn)電子化管理。如何將企業(yè)退休人員檔案材料的具體內(nèi)容實現(xiàn)電子化管理還需要進一步探索。并且，集中式管理需要充足的資金支持，軟硬件設(shè)施都要配備齊全，還需要專業(yè)的檔案管理人員，就現(xiàn)有條件來說，企業(yè)退休人員的人事檔案如果實行集中管理，市區(qū)兩級財政需要投入一定規(guī)模的資金才能夠?qū)崿F(xiàn)。
2 分散式管理
這是北京市目前采取的主要做法。即將社區(qū)管理企業(yè)退休人員的人事檔案存放在戶口所在地的街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所。盡管北京市出臺了人事檔案轉(zhuǎn)移、接收、規(guī)范整理的相關(guān)文件，但是各區(qū)縣街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所檔案管理軟硬件設(shè)施條件不一，管理的標(biāo)準(zhǔn)并不一致。
從對各區(qū)縣的調(diào)研可以看出，有的區(qū)縣或者街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))投入資金多，軟硬件設(shè)施較為完備，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)就高。而有部分街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社保所特別是偏遠(yuǎn)山區(qū)的社保所沒有獨立檔案室，在辦公室里放置幾組柜子存放檔案，而且檔案的整理也不規(guī)范，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理所要求的標(biāo)準(zhǔn)。
以西城區(qū)展覽路社保所為例，西城區(qū)展覽路社保所有獨立檔案室，有效使用面積達(dá)到30平米，將五節(jié)柜改成容量更大、取用方便的密集柜，預(yù)計容量可延后3～5年。同時，社保所安排兩人按照AB角負(fù)責(zé)檔案管理工作，保證了專人負(fù)責(zé)。
分散式管理的優(yōu)點就在于靈活、便捷，因企業(yè)退休人員實行社區(qū)管理時，街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))社會保障事務(wù)所要提供相應(yīng)的管理服務(wù)，社保所接收了企業(yè)退休人員的人事檔案，隨之提供檔案管理，不需要再轉(zhuǎn)移檔案。退休人員需要查閱檔案時，來社保所查閱一是距離近二是工作人員熟悉，甚至都是街坊鄰居，符合老年人辦事習(xí)慣。
但是，分散式管理的缺點也不容忽視，社保所工作量大，人員緊張，在檔案管理上無法配備專職及具備專業(yè)知識的工作人員，常常是接收了企業(yè)退休人員的檔案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所連標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜都沒有)，查閱時拿出來，不用了擱置在那兒不管不問，更談不上電子化管理。這種缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的檔案管理方式與我們建立覆蓋城鄉(xiāng)的完善的社會保障體系有著很大的沖突。
(三)社區(qū)管理企業(yè)退休人員檔案管理模式存在的問題
北京市通過規(guī)范檔案管理制度并開展試點工作解決了檔案管理中存在的一定問題，特別是各區(qū)縣根據(jù)本區(qū)縣的實際情況，選用合適的檔案管理模式，促進了企業(yè)退休人員檔案管理工作。但是，通過
對兩種模式的調(diào)研、比較和分析，筆者認(rèn)為，不管是集中式管理模式，還是分散式管理模式，都存在著共性問題，包括思想認(rèn)識不到位，檔案庫(室)無法滿足日益增長的社區(qū)管理退休人員數(shù)量，檔案管理人員專業(yè)知識不強，隊伍不穩(wěn)定，人事檔案材料不規(guī)范，以及人事檔案管理手段落后。這些問題是檔案管理工作不容忽視的基本問題，只有先解決這些基本性的問題，然后才能夠優(yōu)化社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案管理模式。
二、優(yōu)化退休人員檔案管理模式的對策分析
筆者認(rèn)為，根據(jù)當(dāng)前我國檔案管理部門管理基礎(chǔ)建設(shè)狀況，結(jié)合退休人員檔案管理的特點，可采取集中管理為主，分散接收為輔的管理模式優(yōu)化退休人員檔案管理工作。具體措施如下：
(一)開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件
由于企業(yè)退休人員檔案來源構(gòu)成比較簡單，檔案數(shù)量不多，服務(wù)范圍有限等現(xiàn)實情況存在，再加上社保所繁重的工作任務(wù)，資金緊張，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致北京市企業(yè)退休人員的檔案管理僅滿足于完成檔案的一般收集、保管等常規(guī)事務(wù)性工作，而忽略檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。
因此針對這種情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合離退休人員的特點，開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件。該軟件可參考“順義區(qū)退休人員社會化管理系統(tǒng)軟件”，使軟件在功能設(shè)計上不僅僅具有存檔的功能，還應(yīng)該具備儲存退休人員基本信息的功能，使管理退休人員的工作部門通過計算機隨時掌握退休人員的生存和生活情況，為退休人員提供及時的、符合要求的服務(wù)內(nèi)容，真正實現(xiàn)退休人員的動態(tài)管理。為了適應(yīng)大保障體系的建設(shè)，軟件的服務(wù)對象應(yīng)覆蓋所有離退休人員。
(二)集中管理為主――建立市級離退休人員檔案管理中心
就北京市而言，順義區(qū)率先實行了區(qū)級企業(yè)退休人員檔案的集中管理，為退休人員檔案集中管理提供了寶貴的經(jīng)驗。集中管理退休人員檔案的必要性及優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1 集中管理檔案是推進退休人員社會化管理服務(wù)的內(nèi)在要求。社區(qū)管理企業(yè)退休人員的檔案由分散走向集中，是社會化管理服務(wù)工作發(fā)展的大勢所趨，可以有效發(fā)揮整體優(yōu)勢，實現(xiàn)管理服務(wù)資源科學(xué)和合理的配置。
2 集中管理檔案是維護退休人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)。退休人員檔案是退休人員享受待遇的原始憑證和重要依據(jù)，集中管理退休人員檔案，可保證其安全與完整，避免檔案的缺失、涂改等不規(guī)范行為的發(fā)生，從而保證檔案的真實性和實效性，有效地維護退休人員合法權(quán)益。
3 集中管理檔案是強化社會保險工作的基礎(chǔ)手段。集中管理企業(yè)退休人員檔案是社保應(yīng)收基金及時足額到位，養(yǎng)老金按時足額發(fā)放良性機制形成的基礎(chǔ)性前提，對社保基金的安全運營起到超前的防范作用，而且為社保部門基本業(yè)務(wù)的正常開展直接提供了可靠的信息資源，強化了社保業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作，是社會保險管理的基礎(chǔ)性手段，有利于社會保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
4 集中管理檔案與信息化建設(shè)相結(jié)合可增強信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。退休人員基本信息始終處于動態(tài)管理狀態(tài)，集中管理檔案后，人員的增減、基本信息的變更等都可以通過離退休人員系統(tǒng)軟件反映出來，實現(xiàn)養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一的目標(biāo)，有力地促進基金監(jiān)督、綜合查詢、信息分析等服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。
5 促進社會保障事務(wù)性工作規(guī)范化發(fā)展。對企業(yè)退休人員的檔案集中進行管理后，對檔案的收集、整理、保管、存檔都有一個明確的程序和規(guī)范，可以防止資料丟失和管理混亂；通過集中管理退休人員檔案，社保部門可以有效地防止虛報冒領(lǐng)養(yǎng)老金現(xiàn)象的發(fā)生，加強離退休人員的管理。同時，減少社保部門與企業(yè)之間煩瑣的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，提高經(jīng)辦效率，使社會保險工作走向正規(guī)化、科學(xué)化、制度化。
筆者認(rèn)為，建立市級離退休人員檔案管理中心是完善社會保障體系建設(shè)的重要舉措，也是強化檔案管理工作，切實提高檔案利用率，有效促進社會保險工作健康發(fā)展的良策。
鑒于北京市企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作職能在北京市勞動服務(wù)管理中心，離退休人員檔案管理中心相應(yīng)地也應(yīng)該歸屬于北京市勞動服務(wù)管理中心。檔案管理中心如何組建，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的設(shè)置以及具體工作機構(gòu)的成立不是本文討論的內(nèi)容。本文探討的是檔案管理中心成立以后，應(yīng)該從哪些方面入手，創(chuàng)造出規(guī)范的、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理中心。筆者認(rèn)為應(yīng)該重點強調(diào)以下幾方面工作。
1 管理對象逐步覆蓋到所有離退休人員
北京市新組建了北京市人力資源和社會保障局，按照市局提出的“大保障”的社會保障理念，原有的僅局限于對企業(yè)退休人員的管理服務(wù)，將逐步覆蓋到全市機關(guān)事業(yè)單位離退休人員的管理服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，筆者對檔案管理中心職能的設(shè)想是：中心建立初期先接收社區(qū)管理退休人員的人事檔案，條件成熟后，進一步接收全部企業(yè)退休人員的人事檔案材料，最后覆蓋到機關(guān)事業(yè)單位全部離退休人員，使檔案管理中心成為北京市所有離退休人員人事檔案的接收單位。
2 實現(xiàn)檔案管理信息化
實現(xiàn)檔案管理信息化是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工程，一方面有賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的全面支撐，另一方面更離不開檔案管理部門的全力投入。
一是信息化要求檔案管理部門重視檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案接收、鑒定、保管、檢索、利用等方面有一套健全的規(guī)章制度，并且在實際工作中能嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能全面保證檔案在接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等各個方面達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)的良好效果；同時，要有足夠的資金保障支持檔案管理的信息化建設(shè)。
在人才隊伍建設(shè)上，要配備強有力的適應(yīng)信息化建設(shè)需要的專業(yè)人才隊伍。檔案管理人員除了要具備過硬的政治思想素質(zhì)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)外，還要具備高水平的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，像養(yǎng)老金調(diào)整、養(yǎng)老金社會化發(fā)放，醫(yī)療費報銷，居家養(yǎng)老護理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期的查閱退休人員的檔案材料，這對于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。
二是信息化還要求建立覆蓋全市的退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者初步設(shè)想，結(jié)合社會保障系統(tǒng)特有的“金保工程”，構(gòu)建市、區(qū)(縣)、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。市級建立離退休人員檔案管理中心，區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))相應(yīng)要成立檔案管理部門，雖然紙質(zhì)檔案都存放在市級離退休人員檔案管理中心，但三級管理部門都要安裝使用離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)檔案管理電子化，負(fù)責(zé)本轄區(qū)范圍內(nèi)的退休人員人事檔案管理工作。
3 檔案管理與社會保障社會化管理事務(wù)性工作有機結(jié)合
筆者在上文已經(jīng)提到，應(yīng)該開發(fā)離退休人員檔案管理系統(tǒng)軟件，該軟件在設(shè)計上不僅要支持檔案管理工作，而且還要具有能夠及時核實、補充退休人員基本信息，辦理退休人員轉(zhuǎn)移、接收工作，同時為北京市企業(yè)退休人員搭建領(lǐng)取基本養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作平臺等功能。
目前，全國各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)通過摸索，主要建立了三大類企業(yè)離退休人員的電子檔案。一是企業(yè)離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業(yè)退休人員的人事檔案，用數(shù)碼相機逐頁拍照，建立個人數(shù)碼數(shù)據(jù)檔案，而將原始檔案封存。二是企業(yè)離退休人員個人基本信息電子化檔案。就是采集企業(yè)離退休人員的姓名、出生年月、工作時間、退休時間、退休種類、家庭住址、聯(lián)系電話、社會關(guān)系等基本信息，建立企業(yè)離退休人員基本信息庫，便于企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金的調(diào)整和領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證。三企業(yè)離退休人員個人健康狀況電子化檔案。就是將企業(yè)離退休人員個人在每次體檢時的基本信息收集起來，建立起個人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務(wù)的質(zhì)量。
2.企業(yè)離退休人員電子檔案的優(yōu)勢分析
一是提高辦公效率。一般的企業(yè)退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業(yè)，退休職工也就上千人，若是由原企業(yè)管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務(wù)后，一個社會保險經(jīng)辦機構(gòu)管理的人數(shù)那就是一個龐大數(shù)字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務(wù)好如此眾多的企業(yè)離退休人員，單靠用原始的手工作業(yè)臺帳，顯然是不能適應(yīng)新的形勢的。而建立企業(yè)離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業(yè)離退休人員提供咨詢、查詢、養(yǎng)老金調(diào)整等社會化管理服務(wù)。
二是有利于加強對企業(yè)離退休人員原始檔案的管理。 企業(yè)離退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業(yè)離退休人員的數(shù)量增長比較快，隨著國有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并以及私有企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現(xiàn)遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務(wù)后，若沒有好的庫房和設(shè)施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業(yè)離退休人員的人事檔案經(jīng)過數(shù)碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質(zhì)量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務(wù)的質(zhì)量。為了防止出現(xiàn)養(yǎng)老金冒領(lǐng)，確保養(yǎng)老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作，任務(wù)重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業(yè)離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業(yè)離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯(lián)系電話、親屬姓名及聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)采集和補充，建立起離退休人員信息數(shù)據(jù)庫，方便進行查詢和數(shù)據(jù)管理。有條件的經(jīng)辦機構(gòu)可以通過現(xiàn)場攝像、QQ視頻遠(yuǎn)程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復(fù)印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認(rèn)證時能夠有更便捷的手段，提高認(rèn)證的精確度，確保社?；鸬陌踩?。
3.企業(yè)離退休人員電子檔案潛在的問題
一是對系統(tǒng)依賴大。原來辦公都是手工作業(yè)，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業(yè)臺帳。現(xiàn)在辦公都實現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統(tǒng)出問題，或網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，就可能導(dǎo)致辦公癱瘓。從如此眾多的企業(yè)離退休人員的檔案中查找手工作業(yè)臺帳，那將耗費大量的人力和時間。
二是存在泄密的風(fēng)險。各類企業(yè)離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關(guān)系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。
三是容易忽略手工作業(yè)臺帳的保存。有了各類企業(yè)離退休人員的電子檔案，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的工作容易依賴系統(tǒng)辦工，有些同學(xué)還會認(rèn)為系統(tǒng)是絕對安全的，對手工作業(yè)臺帳重視不夠。
4.企業(yè)離退休人員電子檔案管理的幾點措施
一是嚴(yán)格接程序建立企業(yè)離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業(yè)臺帳，并將退休人員檔案基礎(chǔ)信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當(dāng)天接收的檔案當(dāng)天錄入，當(dāng)天上架，當(dāng)天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務(wù)查詢的原則，結(jié)合對外服務(wù)工作中遇到的新情況，適時增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。
一、做好企業(yè)退休人員服務(wù)的重要意義
尊老愛幼是我國中華民族的傳統(tǒng)美德，尤其尊敬老人更是重中之重，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設(shè)和發(fā)展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發(fā)蒼蒼，對社會的發(fā)展起到了一定作用，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮(zhèn)人口的相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業(yè)都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一系列的服務(wù)業(yè)漸漸被忽略，隨著他們的退休他們的檔案和服務(wù)也越來越得不到重視。當(dāng)我們一味的呵護祖國的希望、未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經(jīng)為國家的經(jīng)濟建設(shè)做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業(yè)力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業(yè)的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續(xù)服務(wù)工作更是十分值得我們重視的。
二、做好鋼鐵企業(yè)特殊工種人員的提前退休管理工作
我在鋼鐵企業(yè)從事勞資工作。我所在的單位主要是生產(chǎn)焦炭供煉鐵使用，還有回收煤氣用做副產(chǎn)品的煤精車間，所以就涉及到很多特殊工種，比如高溫崗位的推焦車司機，調(diào)火工，煉焦工等；有毒有害的崗位比如蒸餾工，副產(chǎn)泵工，煤氣凈化工等。我們廠的老職工有些是自參加工作以來就一直在高溫和有毒有害的特殊崗位上做工作，干了一輩子的特殊工種，按照《國務(wù)院關(guān)于工人退休、退職的暫行辦法》中的規(guī)定辦理提前退休：①從事高空和特別繁重體力勞動工作累計滿10年的；②從事井下高溫工作累計滿9年的；③從事其他有害身體健康工作累計滿8年的，男職工可以55歲辦理正式退休，女職工45歲可以辦理正式退休，對符合條件的職工來說這也是一種能得到些許補償?shù)暮梅椒?。單位辦理職工提前退休，均是按職工個人意愿自己先寫提前退休申請書，經(jīng)車間主任簽字同意后交由勞資人員辦理，勞資員仔細(xì)嚴(yán)格的核查職工檔案，對到達(dá)退休年齡也符合特殊工種提前退休的職工組織填表簽字按手印，退休審批表要按規(guī)定要求填寫清楚、全面，對個人攜帶檔案及退休審批表填寫不清、不全的，一律不予審批。
三、新時期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制
現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立一個專門的退休人員檔案管理機構(gòu)部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學(xué)、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機制，專門負(fù)責(zé)企業(yè)退休人員檔案管理工作。
（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是現(xiàn)代檔案管理的重點行動目標(biāo)，現(xiàn)代企業(yè)退休人員的檔案管理應(yīng)該一改以往傳統(tǒng)的手動記錄管理的模式，應(yīng)該建立健全的計算機控制系統(tǒng)，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理程度，以統(tǒng)一的文字、圖形等方式將退休人員的相關(guān)資料信息進行更為嚴(yán)格的統(tǒng)一管理，直接輸入電腦系統(tǒng)中，逐漸形成一個標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、嚴(yán)格的系統(tǒng)管理模式、輸入到電腦中保存應(yīng)在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現(xiàn)代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
人事檔案是在人事管理活動中形成的，用來反映和記錄個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統(tǒng)的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發(fā)揮。因此，需要通過創(chuàng)新才能推動檔案管理模式的進一步發(fā)展。
1 離退休檔案管理模式分析
離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設(shè)備設(shè)施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過關(guān)，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。
1.2 分散式管理模式
這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務(wù)中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標(biāo)準(zhǔn)很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。分散式管理的優(yōu)點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉(zhuǎn)移，因此離退休人員或其他相關(guān)部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業(yè)的管理人員，有些甚至不能實現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。
2 離退休檔案管理模式存在的問題
無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。
2.1 思想認(rèn)識不到位
檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔(dān)檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務(wù)繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認(rèn)為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應(yīng)付被動的狀態(tài)。
2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)相對較低
在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業(yè)方面的培訓(xùn)，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。
2.3 檔案管理方式落后
目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設(shè)備，但是由于缺乏相關(guān)專業(yè)操作人員，使得設(shè)備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應(yīng)新形勢的需要。
3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對策
根據(jù)我國檔案管理部門當(dāng)前的基礎(chǔ)建設(shè)狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認(rèn)為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：
3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發(fā)
檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設(shè)的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構(gòu)成比較簡單，服務(wù)范圍、項目有限等，結(jié)合這些特點，開發(fā)具有針對性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專門的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現(xiàn)了離退休人員檔案的動態(tài)管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。全市聯(lián)網(wǎng)變成現(xiàn)實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作
負(fù)擔(dān)。
3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心
建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢：
首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢，是合理科學(xué)配置資源的內(nèi)在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結(jié)合有效增強了數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標(biāo)。
3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺
當(dāng)前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務(wù)過大，效率過低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經(jīng)過街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。
3.4 加強人才隊伍建設(shè)
離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀(jì)大，與單位聯(lián)系比較松散，對于離退休人員的養(yǎng)老金調(diào)整、社會化發(fā)放，醫(yī)療費報銷，居家養(yǎng)老護理服務(wù)以及喪葬安排等許多事務(wù)性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術(shù)都有非常高的要求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)高的信息化人員隊伍。對于信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫等，需要配備專門的操作人員和技術(shù)人員，才能實現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。
4 結(jié)語
離退休人員為我國的社會建設(shè)作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務(wù)于檔案管理工作。
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我國步入老齡社會以來，高校退休人群所占學(xué)?？?cè)藬?shù)比例越來越大，達(dá)在職人員的1/3甚至1/2，而在這部分人員中，大多是管理經(jīng)驗豐富的老干部、教學(xué)水平高的老教授、學(xué)術(shù)造詣深的老專家，他們堪稱學(xué)校的寶貴財富，社會的珍貴資源。近年來，隨著高校檔案工作在申報考評高校的整體發(fā)展中所起到的重要作用，高校退休人員檔案管理工作也逐步受到重視，很多高校的離退休工作處專門設(shè)置兼職檔案員，并鼓勵和組織他們參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但其工作畢竟起步較晚，處于探索階段，仍有許多需要研究和解決的新情況、新問題，筆者也在工作實踐中積累并產(chǎn)生一些建議，與同行進行交流。
現(xiàn)階段，高校中退休的老同志已不在職在編了，其管理服務(wù)工作雖由學(xué)校離退休工作處負(fù)責(zé)，但養(yǎng)老金實行社會化發(fā)放，醫(yī)療保險也交由社會保障局負(fù)責(zé)，特別是退休人員居住的城市街道和社區(qū)屬地管理人員的介入，使得高校退休群體的管理尤其復(fù)雜。因此，筆者認(rèn)為建立完善、系統(tǒng)的高校退休人員檔案庫，特別是除退休人員在職期間的人事檔案以外的健康檔案、專業(yè)技術(shù)人員資料檔案、特殊流動人員情況登記表的系統(tǒng)建立，是溝通社會化管理的一座橋梁，也是利用現(xiàn)代化檔案管理退休人員、服務(wù)退休人員、組織退休人員，充分發(fā)揮老同志身上蘊藏的能量的一種有效形式。
一、建立離退休人員人事檔案
高校人事部門在辦理新退休的老同志的退休手續(xù)時，離退休人員檔案管理者同時從人事部門提供的該同志人事檔案中拷貝資料，建立退休人員初始檔案。
1.建檔時應(yīng)認(rèn)真落實退休人員在職期間的所有相關(guān)檔案資料，包括各基層檔案形成部門的黨團、任免、獎懲、職稱評聘、工資、學(xué)歷、業(yè)務(wù)考績、科研成果及崗位的變動等等歸檔材料。
2.退休檔案管理工作人員還應(yīng)多方收集其余情況資料，建立包括：
A、退休人員退休履歷表（含退休人員個人愛好、特長登記表、文體活動登記表），標(biāo)注退休人員退休時歸屬單位，方便日后與各部門開展愛老敬老活動。
B、社保醫(yī)保資料登記表（含社保卡號、家庭住址、聯(lián)系方式，家屬聯(lián)絡(luò)方式等）。
C、確認(rèn)并建立老人的老年大學(xué)學(xué)員檔案資料和老年科協(xié)會員檔案資料。
以上資料應(yīng)通過對退休人員原屬部門和家訪逐一了解、詳細(xì)登記，以保證初始檔案的完整性，為日后充分利用檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。
3.短缺的檔案材料要及時彌補，確保屬歸檔范圍的、關(guān)系退休老同志切身利益的、有價值的檔案資料全部歸檔。
建立退休人員初始檔案時，確認(rèn)退休前職稱待遇是相對關(guān)鍵的一項工作，這關(guān)系到老人的切身利益。
二、建立離退休人員健康檔案
高校人事檔案中，健康檔案一直是一項空白。離退休人員的健康狀況記錄，其實是我們有組織、有計劃地安排其中一些身體較好、有精力、有經(jīng)驗、有專長的老同志開展一些力所能及的科研活動、社會辦學(xué)、關(guān)心下一代、某些管理工作、科技咨詢等活動的重要依據(jù)。要想充分發(fā)揮離退休檔案信息資源的效益，首先要以服務(wù)為建檔的宗旨，建立記載離退休人員身體狀況各項指標(biāo)的健康檔案：
1.包括全面的健康檢查的內(nèi)容：五官科、外科、內(nèi)科、肝功能、找癌細(xì)胞化驗、B超、心電圖以及特殊檢查等。
2.包括對患有特殊病癥（癌癥、高血壓、惡性腫瘤、冠心病、糖尿病等）的離退休人員，建立特種病定期檢查記載檔，在首次建檔時，檢查應(yīng)該全面細(xì)致，盡可能地把反映人體健康的資料有系統(tǒng)分層次地收錄進去。
3.健康檔案還應(yīng)建立病情摘要及處治方案，應(yīng)對離退休人員每一次住院的詳細(xì)病情的簡明摘要及處治方案的主要內(nèi)容有較詳細(xì)的記錄，這對隨訪健康狀況都有著極其重要的作用，是健康檔案中必須具有的內(nèi)容。
4.離退休人員的健康檢查項目存在不固定性，健康檢查獲得的資料因而具有不連貫性、不完整性的特點。因此，檔案管理人員在每次體檢完畢后，應(yīng)及時補充新增檢查項目，特別包括高校所在地區(qū)不定期發(fā)起的各種疾病普查內(nèi)容及結(jié)果入卷歸檔。
5.退休人群中，部分老人會因種種原因遠(yuǎn)居國外或者外省份，根據(jù)相關(guān)政策，檔案管理人員應(yīng)及時建立異地居住退休老人的異地就醫(yī)情況登記卡，詳細(xì)記載老人健康、就醫(yī)、藥費報銷和聯(lián)絡(luò)方式等情況。
現(xiàn)階段，各高校每年一度的體檢結(jié)果都由體檢醫(yī)院出據(jù)完整系統(tǒng)的體檢報告發(fā)給個人，檔案管理人員只要及時收集整理，分類歸檔，健康檔案就會為離退休人員社會化管理提供最直接有效的服務(wù)。
三、建立離退休專業(yè)技術(shù)人員檔案
離退休人群中的許多老同志知識寬厚、專業(yè)性強，他們畢生從事教育事業(yè)和鉆研專業(yè)，直至退休仍希望將未完成的科學(xué)研究繼續(xù)下去，要充分發(fā)揮這些老教授、老專家的專業(yè)特長，搞好人才資源的二次利用，建立并補充這些離退休專業(yè)技術(shù)人員的檔案顯得越來越重要。
高校專業(yè)技術(shù)人員的檔案相對比較完備，離退休檔案管理者通過人事處、科研處等相關(guān)部門收集到離退休專業(yè)技術(shù)人員在職期間的檔案資料，收集的原則是真實反映離退休專業(yè)技術(shù)人員在工作、學(xué)習(xí)中形成的，記錄其一生經(jīng)歷和貢獻的有價值的資料，同時通過聯(lián)系本人收集補充退休后仍然從事科研工作的資料，包括：
(1)離退休前后作為高級專家時所從事的職務(wù)、科研活動的文章、報告、演講稿、聲像影音資料等。
(2)離退休前后從事的科研項目的取得成就的作品及重大科研成果的圖片，以及各類獲獎證書、專利審批復(fù)印件等。
(3)離退休前后獲得的社會名人專家的評價、上級科研部門的表彰復(fù)印件等。
(4)部分離退休后聘用單位聘書復(fù)印件，以及所在單位的任職、科研情況等都是極有保存價值的檔案資料。
高校離退休專業(yè)技術(shù)人員的檔案既是學(xué)校的知識財富，又是社會的知識財富，這記錄著專業(yè)技術(shù)人員智慧、經(jīng)驗和成果的資料檔案，給后人查閱、借鑒和享用提供了便利平臺。
四、建立離退休特殊流動人員情況登記表
近年來，離退休人員中，很多老人異地投靠子女，或隨兒女僑居海外，不易聯(lián)系。這些特殊流動群體的逐漸增多，給養(yǎng)老金的認(rèn)證帶來極大的困難，同時也給老人的社會醫(yī)療保障帶來了很多不便。為了減少這些問題的發(fā)生，離退休檔案管理者應(yīng)及時與老人聯(lián)絡(luò)，爭取掌握第一手資料，在第一時間里登記離退休人員流動人員詳細(xì)情況，筆者結(jié)合自己的工作情況，特制訂如下列表：
1.爭取支持，抓機構(gòu)建設(shè)，將檔案管理工作與其他經(jīng)辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負(fù)責(zé)各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。
2.加大經(jīng)費投入，提供物質(zhì)基礎(chǔ)，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應(yīng)有設(shè)備和用品，檔案庫房達(dá)到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。
4.夯實基礎(chǔ)，抓規(guī)章制度建設(shè)，制定實施了《檔案員崗位職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設(shè)備維護使用制度》。
5.開展培訓(xùn)，抓電子檔案管理人才建設(shè)，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術(shù)，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓(xùn)，多次邀請市檔案局專家授課和現(xiàn)場專業(yè)指導(dǎo)，力求盡快適應(yīng)檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，我們與專業(yè)軟件公司共同開發(fā)了養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質(zhì)變。
二、拓展領(lǐng)取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設(shè)
近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業(yè)管理，由于鹽城市社區(qū)平臺建設(shè)不到位，致使企業(yè)退休人員檔案無人管理的現(xiàn)象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務(wù)中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應(yīng)時展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務(wù)職責(zé)和使命，就要堅持不懈創(chuàng)新，就要通過檔案電子化管理技術(shù)解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)的思路，在科學(xué)論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設(shè)工作，完全避免了過去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象，有效地控制了領(lǐng)取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問題。另外，還加強數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意?，F(xiàn)在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，通過業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)工作，規(guī)范了檔案管理，加快了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進程。
3.在業(yè)務(wù)實現(xiàn)信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠(yuǎn)意義。
離退休老同志的檔案內(nèi)容是：在常規(guī)的人事檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，還要增加以下內(nèi)容，
（1）退休老干部在職期間實行的政策、規(guī)章制度。對于這些方面的內(nèi)容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。
（2）把退休干部在職期間的各種會議記錄、參加過的各種活動內(nèi)容都要歸納到其檔案材料中。因為通過老干部在職期間參加過的活動、會議就能反映出老干部們當(dāng)時工作的狀態(tài)。
（3）把具有與民眾生活息息相關(guān)內(nèi)容的活動及政策納入其檔案中，因為這些檔案反映著老干部們的工作特點。
（4）把退休老干部們在職期間所出臺的有關(guān)社會建設(shè)方面的材料納入其檔案中，這些可以考核老干部們在職期間的工作質(zhì)量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問題
（一）相關(guān)部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做得不夠完善，從工作態(tài)度上來講，對老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現(xiàn)：對于離退休同志的關(guān)心度不夠；與老同志的交流很少，年輕同志認(rèn)為老同志曾經(jīng)有過多么大的貢獻都已經(jīng)成為過眼煙云，退休了就沒有必要來往了；有些在職的年輕同志認(rèn)為，老同志已經(jīng)退休了，他們也不能給所在部門創(chuàng)造出成果，保存一點重要檔案就可以了；最后，還有的部門認(rèn)為，對于退休老干部解決好其退休后的生活保障問題就可以了，至于檔案管理沒有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大地?fù)p害了離退休老同志的切身利益。
（二）檔案管理任務(wù)不明確
因為我國對于離退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開始，所以就有許多單位沒有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計劃中，而且對于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細(xì)致，總是認(rèn)為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機構(gòu)中都沒有一個檔案管理小組，因此其檔案管理任務(wù)不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會出現(xiàn)退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關(guān)部門不能夠出臺有效的檔案管理規(guī)范，這樣一來必然影響檔案管理工作的開展，萬一出現(xiàn)管理問題，也無法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實的保障。
（三）檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識
對于一個符合要求的檔案管理者來說，要接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，熟悉國家的一些檔案管理條例及法律，懂得基本的檔案管理規(guī)則及操作，同時還要掌握現(xiàn)代先進的檔案管理技術(shù)，有良好的責(zé)任心?？墒菍τ谏鲜鏊v的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)就從事該工作。由于相關(guān)部門對這些工作做得不夠好，導(dǎo)致檔案管理人員讓人看不起，這也是一些高素質(zhì)人才不愿從事該工作的原因。
（四）缺乏先進的檔案管理技術(shù)，檔案重視程度低
目前我國的各個單位對離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應(yīng)的資金支持，這樣一來也就不能促進檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)今我國檔案管理技術(shù)依舊采用過去的傳統(tǒng)方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個人檔案袋中，也不經(jīng)常的整理。在對有的檔案進行管理時，也不能及時的完善檔案，檔案中的材料缺少真實性。有些單位的檔案管理技術(shù)比較落后，沒有引進先進的檔案管理技術(shù)，也沒有把檔案電子信息化。我國大多數(shù)檔案依然采用紙張記錄，沒有形成電子版檔案，也就不利于相關(guān)檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經(jīng)常使用，也就不能發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強措施
（一）重視離退休人員的檔案管理工作，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價值
對于檔案管理工作來講，許多人認(rèn)為檔案管理工作枯燥無味，也覺察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認(rèn)真工作，整天以消極的態(tài)度面對檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作沒有什么晉升空間，混一天是一天，對離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點，不斷地強調(diào)離退休老同志檔案的價值所在，這樣就會得到領(lǐng)導(dǎo)和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好地開展下去，同時也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內(nèi)，提上重要議事日程，提供資金支撐。
（二）出臺科學(xué)的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實現(xiàn)崗位目標(biāo)責(zé)任制，具體問題要具體到人，如果出現(xiàn)問題要做到責(zé)任到人，并實行崗位考核制度，制定相對應(yīng)的獎罰制度。其次要構(gòu)建起檔案管理工作網(wǎng)，通過各部門之間的相互配合來管理好離退休老同志的檔案，與之相關(guān)的人員、部門都要參與進來，共同管理。最后，要制定出嚴(yán)格的檔案管理制度。科學(xué)的制定出檔案管理工作流程和相對應(yīng)的操作要求，同時還要制定出嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)材料的添補制度、檔案檢查制度、安保制度、統(tǒng)計制度、借出規(guī)定、提供證明規(guī)定及轉(zhuǎn)移制度等，杜絕擅自修改檔案。
（三）對檔案管理人員提供專業(yè)知識培訓(xùn)
從目前的形式來看要想提高檔案管理工作水平，就必須對檔案管理工作者進行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)。同時還要不斷地招聘高素質(zhì)的工作者，來改變檔案管理工作的氛圍。對于檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，要建立長期有效的培訓(xùn)制度，一方面要對檔案管理工作者進行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，例如計算機的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)他們的默默無聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務(wù)檔案管理工作。基于此，為了讓檔案管理工作更好地開展，還要讓檔案管理工作者學(xué)習(xí)比較前沿的檔案管理技術(shù)，使得檔案管理水平得到全面的提升。
