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[DOI] 10.13939/ki.zgsc.2015.03.74
隨著科技水平不斷提高，我國(guó)逐漸進(jìn)入建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家階段，科技計(jì)劃項(xiàng)目也成為科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)活動(dòng)的載體，有效促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。其中，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目管理的重要參考依據(jù)，完整客觀地記錄了科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過(guò)程。因此，如何開展對(duì)國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，成為國(guó)家科技發(fā)展領(lǐng)域最為關(guān)注的話題。
1 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的簡(jiǎn)介
1.1 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的相關(guān)概念
國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是指列入國(guó)家科技計(jì)劃并以中央財(cái)政撥款為主的科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收或成果轉(zhuǎn)化全過(guò)程中形成的、應(yīng)該歸檔保存的各種類型和載體的文件。
1.2 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
1.2.1 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目的重要參考依據(jù)
根據(jù)相關(guān)定義可知，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是由科技計(jì)劃項(xiàng)目的整個(gè)執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的，是對(duì)整個(gè)科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的完整記錄，也是一切有關(guān)項(xiàng)目的信息來(lái)源。科技計(jì)劃項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中，需要科技計(jì)劃?rùn)n案來(lái)提供準(zhǔn)確、清晰的參考信息，有助于科技計(jì)劃項(xiàng)目順利完成管理、監(jiān)測(cè)、執(zhí)行等任務(wù)。
1.2.2 科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)
科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為科技計(jì)劃項(xiàng)目的參考依據(jù)，承載著大量科學(xué)技術(shù)計(jì)劃項(xiàng)目中技術(shù)研究者研究開發(fā)出的科學(xué)技術(shù)和研究經(jīng)驗(yàn)等寶貴科技信息資源。而科技創(chuàng)新是一種基于原本科技水平的向上突破，所以說(shuō)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案為科技研究人員提供大量他們所需科技信息資源，為科技創(chuàng)新提供源源不斷的動(dòng)力，成為科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。
1.2.3 科技進(jìn)步的永久性價(jià)值
國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案簡(jiǎn)單的來(lái)講就是國(guó)家所擁有的具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科技資產(chǎn)，承載了大量核心技術(shù)內(nèi)容，從另一層面上來(lái)看還是國(guó)家科學(xué)技術(shù)發(fā)展的歷史記錄，保存著對(duì)國(guó)家科技進(jìn)步的永久性價(jià)值。
2 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀
2.1 關(guān)于管理體系
由于我國(guó)在對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理方面還處于發(fā)展階段，因此尚未確立一個(gè)專門的管理體系，主要是對(duì)科技計(jì)劃體系結(jié)構(gòu)的參考。具體表現(xiàn)為一個(gè)“三個(gè)計(jì)劃+兩個(gè)建設(shè)”體系，其中“三個(gè)計(jì)劃”指的是“基礎(chǔ)研究計(jì)劃”、“高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（簡(jiǎn)稱863計(jì)劃）”和“科技支撐計(jì)劃”；“兩個(gè)建設(shè)”指的是“研究開發(fā)條件建設(shè)”和“科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設(shè)”。以下是對(duì)各個(gè)計(jì)劃與建設(shè)的功能解釋：
（1）基礎(chǔ)研究計(jì)劃。其中包含了如自然科學(xué)基金、國(guó)家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃以及攀登計(jì)劃等分支計(jì)劃內(nèi)容。主要由科技研究人員自由選擇研究問(wèn)題，另外，開展重點(diǎn)基礎(chǔ)問(wèn)題研究時(shí)要以國(guó)家目標(biāo)為方向。
（2）高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃。主要研究如何解決國(guó)家中長(zhǎng)期發(fā)展和安全的前瞻性、戰(zhàn)略性高科技問(wèn)題。
（3）科技支撐計(jì)劃。從經(jīng)濟(jì)角度和社會(huì)角度兩大需求角度出發(fā)，以解決社會(huì)中公益性技術(shù)問(wèn)題，促進(jìn)產(chǎn)業(yè)技術(shù)升級(jí)為主要執(zhí)行方向，有效為產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、優(yōu)化生活質(zhì)量以及社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供足夠的科技支撐。
（4）研究開發(fā)條件建設(shè)計(jì)劃。為國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、重大科學(xué)工程、國(guó)家工程中心等國(guó)家重點(diǎn)科學(xué)計(jì)劃提供能力和科技基礎(chǔ)工作方面的支持。
（5）科技產(chǎn)業(yè)化環(huán)境建設(shè)計(jì)劃。該建設(shè)計(jì)劃以開發(fā)科技型企業(yè)和環(huán)境建設(shè)為主，深化國(guó)家重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)、科技興貿(mào)和科技型企業(yè)創(chuàng)新基金等工作，將發(fā)展重點(diǎn)偏向于科技中介機(jī)構(gòu)建設(shè)，打造利于科技成果轉(zhuǎn)化和科技產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的建設(shè)氛圍。
以上每種計(jì)劃都有專屬的檔案管理方法和檔案管理要求。例如高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃中，其管理方法就分為分級(jí)管理和全過(guò)程管理，并且對(duì)不同的檔案管理方法都有不同的要求。
2.2 關(guān)于管理模式
目前，我國(guó)實(shí)行橫向分散的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式。其中，各類科技計(jì)劃項(xiàng)目取決于不同的管理部門或事業(yè)單位實(shí)施單獨(dú)或聯(lián)合歸口管理。例如高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃分別將管理任務(wù)分給科技部系統(tǒng)的三個(gè)單位；在歸口管理單位設(shè)立負(fù)責(zé)檔案收集管理的工作崗位。
2.3 檔案管理工作中現(xiàn)存的問(wèn)題
目前，我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理受到項(xiàng)目規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)等因素的影響，普遍存在以下幾種主要問(wèn)題：
第一，國(guó)家對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的概念還不夠明確，對(duì)項(xiàng)目檔案來(lái)源的解釋尚不統(tǒng)一，同時(shí)還缺乏具有針對(duì)性的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系。所以在管理對(duì)象、理論研究和實(shí)踐等方面都存在較大爭(zhēng)議。
第二，檔案管理中的歸檔工作不力?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案的收集歸檔問(wèn)題越來(lái)越突出，一大原因在于科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度不夠，缺少負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)工作人員。其次在于科技研究人員只注重科研的成敗，忽視對(duì)科技信息資源進(jìn)行整理和歸納，導(dǎo)致檔案管理員無(wú)法將科研成果及時(shí)、完整地歸檔。
第三，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式落后。受管理體系不健全、對(duì)管理工作重視度不夠等原因，致使項(xiàng)目檔案管理工作局限于傳統(tǒng)模式下對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集、整理與保管。對(duì)信息化管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致大量項(xiàng)目檔案資源沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，逐漸拉大了與時(shí)展水平的距離，嚴(yán)重減弱了項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展勢(shì)頭。
3 國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理對(duì)策
3.1 建立完整的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系
國(guó)家與政府應(yīng)該建立適合科技計(jì)劃管理實(shí)際狀況的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，從規(guī)范制度、組織結(jié)構(gòu)和工作體系等方面深入加強(qiáng)管理體系的功能，將其融入科技計(jì)劃管理的各項(xiàng)任務(wù)中。
3.2 加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性
需要針對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位以及科研人員進(jìn)行思想和技術(shù)上的培訓(xùn)，使其明確自身在項(xiàng)目檔案管理工作中肩負(fù)的責(zé)任與義務(wù)，從而加強(qiáng)科研人員的歸檔意識(shí)，體現(xiàn)工作的系統(tǒng)性。同時(shí)，重點(diǎn)針對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，需要項(xiàng)目承擔(dān)單位經(jīng)常開辦對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)，使檔案管理部門逐漸成為一支具備高業(yè)務(wù)水平、檔案管理技術(shù)專業(yè)的管理人才隊(duì)伍。
3.3 加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的科學(xué)性
隨著世界逐漸深入信息化技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)的廣泛使用?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案部門不再只提供紙質(zhì)檔案，取而代之的是大量的電子文檔。使得檔案管理工作逐漸邁向信息化模式，極大加快了檔案管理工作效率。
總之，推進(jìn)建設(shè)創(chuàng)新型社會(huì)，離不開科學(xué)技術(shù)的研究，而只有將科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作做好，才能為建設(shè)提供充足的動(dòng)力。深入分析我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀，尋找出解決現(xiàn)存問(wèn)題的有效對(duì)策，做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，為我國(guó)科技進(jìn)步注入動(dòng)力，促進(jìn)國(guó)家發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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隨著數(shù)碼時(shí)代的到來(lái)，數(shù)碼相機(jī)得到普及和廣泛應(yīng)用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲(chǔ)久等特點(diǎn)，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢(shì)，成為照片技術(shù)發(fā)展的主流。如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。
目前，國(guó)家尚未出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問(wèn)題已經(jīng)引起各級(jí)檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺(tái)了在本地、本部門試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)等問(wèn)題，數(shù)碼照片管理從總體上來(lái)說(shuō)，仍處于一種無(wú)“法”可依、無(wú)“章”可循的狀況。筆者認(rèn)為，對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進(jìn)行修訂迫在眉睫，使該標(biāo)準(zhǔn)既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。建議對(duì)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進(jìn)行修訂：
一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應(yīng)用范圍涵蓋數(shù)碼照片。
二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。
三、在“3 術(shù)語(yǔ)和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件?！?/p>
四、由于數(shù)碼照片依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實(shí)性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目?jī)?nèi)容：“對(duì)存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定，確保照片的原始性、真實(shí)性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學(xué)精度至少在300萬(wàn)像素以上；用掃描儀對(duì)紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率一般應(yīng)在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過(guò)程中，應(yīng)保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片”修改為“對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)掃描或制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片；對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的照片，歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。
五、為滿足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號(hào)的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號(hào)”應(yīng)采用以下格式：“全宗號(hào)―門類―年度―保管期限代碼―冊(cè)號(hào)（盤號(hào)）―張?zhí)枴?。門類是用來(lái)區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊(cè)號(hào)（盤號(hào)）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊(cè)或存儲(chǔ)數(shù)碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號(hào)。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲(chǔ)及說(shuō)明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門類―年度―保管期限代碼―張?zhí)枴?，張?zhí)栍梦逦话⒗?/p>
數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補(bǔ)‘0’。如‘SP20091
00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)??！薄皵?shù)碼照片應(yīng)采用只讀光盤作為保存載體，一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲(chǔ)在一張或多張光盤中，幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲(chǔ)在一張光盤中?？讨乒獗P時(shí)，應(yīng)選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應(yīng)注明全宗號(hào)、門類（類目）、年度、盤號(hào)，格式為：‘全宗號(hào)―門類―年度―保管期限―盤號(hào)’。書寫時(shí)，應(yīng)使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標(biāo)記。每張光盤的根目錄下應(yīng)有說(shuō)明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說(shuō)明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、門類、年度、保管期限、盤號(hào)、全宗名稱、形成時(shí)間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過(guò)整理后的數(shù)碼照片。光盤封面正面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說(shuō)明文件的內(nèi)容。”
六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，使用經(jīng)過(guò)檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項(xiàng)目包括全宗號(hào)、門類、年度、保管期限、光盤號(hào)、張?zhí)枴㈩}名、拍攝者、拍攝時(shí)間、備注。”
主要內(nèi)容
《規(guī)劃》由商務(wù)部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“四、專項(xiàng)行動(dòng)”的“（一）電子商務(wù)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作”中，分別為“1.電子商務(wù)綜合管理平臺(tái)建設(shè)行動(dòng)”和“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺(tái)發(fā)展行動(dòng)”。
其中，“1.電子商務(wù)綜合管理平臺(tái)建設(shè)行動(dòng)”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺(tái)建設(shè)。完善電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案等管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫(kù)，建設(shè)國(guó)家及地方電子發(fā)票信息管理與服務(wù)平臺(tái)。在符合國(guó)家法律法規(guī)前提下，實(shí)現(xiàn)各級(jí)平臺(tái)互聯(lián)共享，依托國(guó)家電子商務(wù)示范城市，面向各類電子商務(wù)交易與服務(wù)平臺(tái)，發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)電子商務(wù)的促進(jìn)和保障作用”。
“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺(tái)發(fā)展行動(dòng)”提出，要“支持電子商務(wù)交易平臺(tái)研發(fā)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術(shù)，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務(wù)交易平臺(tái)海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品，提高電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)效率與水平”。
《實(shí)施方案》由國(guó)家發(fā)展改革委牽頭，與商務(wù)部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“二、主要任務(wù)”的“（一）電子商務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)專項(xiàng)行動(dòng)”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。
其中，“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度，建設(shè)電子合同公共服務(wù)平臺(tái)，為各類電子商務(wù)市場(chǎng)主體提供規(guī)范化電子合同相關(guān)服務(wù)”。
“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會(huì)計(jì)檔案等管理制度；推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理”。
有關(guān)背景
新一輪的科技革命孕育出了電子商務(wù)，并已成為當(dāng)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)下行壓力中逆勢(shì)增長(zhǎng)的新亮點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)深入廣泛的應(yīng)用，電子商務(wù)可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購(gòu)物，極大地提升了國(guó)家信息消費(fèi)需求的層次。然而，縱觀其流程，從進(jìn)貨、存儲(chǔ)到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域，以會(huì)計(jì)憑證、賬本和報(bào)表為載體的會(huì)計(jì)檔案以幾何級(jí)數(shù)量增長(zhǎng)。特別是不少企業(yè)為應(yīng)對(duì)日益增大的風(fēng)險(xiǎn)而采取了財(cái)務(wù)共享模式，這導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作由分散走向了集中，以前分散的會(huì)計(jì)檔案全部集中至區(qū)域中心，使財(cái)務(wù)共享中心紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案管理不堪重負(fù)。
在此背景下，各企業(yè)強(qiáng)烈要求會(huì)計(jì)憑證、賬本和報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案電子化，以應(yīng)對(duì)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》出臺(tái)帶來(lái)的需求，并通過(guò)電子文件歸檔，解決電子商務(wù)發(fā)展過(guò)程中對(duì)電子文件管理的需求，這既可以促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，又可以拉動(dòng)居民消費(fèi)，從而促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級(jí)。
2012年2月6日，國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合
12個(gè)部委共同下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)電子商務(wù)健康快速發(fā)展有關(guān)工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動(dòng)電子商務(wù)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作。財(cái)政部會(huì)同有關(guān)部門，組織開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作，修訂完善《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，研究完善電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用，充分發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動(dòng)電子商務(wù)領(lǐng)域會(huì)計(jì)信息化，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量?！?/p>
2015年5月4日，國(guó)務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)新動(dòng)力的意見》，專門要求財(cái)政部、稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作，完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。
為此，國(guó)家檔案局做了大量的工作來(lái)落實(shí)這兩個(gè)文件。2013—2014年，國(guó)家檔案局聯(lián)合國(guó)家發(fā)展改革委、財(cái)政部、審計(jì)署、稅務(wù)總局批準(zhǔn)中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)電信、中國(guó)人保開展會(huì)計(jì)檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)。試點(diǎn)單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、銀行回單和內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對(duì)此，國(guó)務(wù)院給予高度關(guān)注，第一時(shí)間在國(guó)務(wù)院門戶網(wǎng)上予以報(bào)道；與此同時(shí)，與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有關(guān)的各大網(wǎng)站也紛紛報(bào)道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財(cái)經(jīng)新聞同樣也予以報(bào)道。一項(xiàng)電子文件管理試點(diǎn)政策能夠取得如此反響，是因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成本，推進(jìn)了可信交易的環(huán)境建設(shè)，為助推國(guó)家電子商務(wù)的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅一家中央二級(jí)企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費(fèi)用600多萬(wàn)元。
基于國(guó)家檔案局卓有成效的工作，各有關(guān)部門認(rèn)識(shí)到了電子檔案管理在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用。2016年，國(guó)家發(fā)展改革委牽頭成立“促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組”時(shí)，國(guó)家檔案局也成為其中一個(gè)成員單位。在隨后促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組制定《規(guī)劃》和《行動(dòng)方案》的過(guò)程中，國(guó)家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)的成效，強(qiáng)調(diào)電子檔案管理對(duì)電子商務(wù)發(fā)展的重要作用，得到了有關(guān)部門的認(rèn)可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個(gè)文件之中。
落實(shí)中長(zhǎng)期規(guī)劃有關(guān)措施
為落實(shí)《規(guī)劃》和《行動(dòng)方案》，國(guó)家檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，制定了“十三五”期間落實(shí)的具體措施。
一是推進(jìn)電子商務(wù)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)，每年遴選一定數(shù)量的電子商務(wù)企業(yè)作為試點(diǎn)單位參與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。
二是大力推進(jìn)企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作，與國(guó)家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)?！笆濉逼陂g分期推進(jìn)企業(yè)參與試點(diǎn)，在驗(yàn)收通過(guò)后，選出典型示范企業(yè)并向全國(guó)推廣。
三是探索電子商務(wù)電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務(wù)電子檔案資源，建立電子商務(wù)電子檔案資源開發(fā)成果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品的機(jī)制，會(huì)同稅務(wù)主管部門推進(jìn)電子發(fā)票檔案公共利用平臺(tái)建設(shè)，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機(jī)制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產(chǎn)品推廣利用機(jī)制。
四是加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設(shè)，制定電子商務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺(tái)數(shù)據(jù)歸檔指南。
五是推進(jìn)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，會(huì)同財(cái)政部編制電子會(huì)計(jì)檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會(huì)計(jì)檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會(huì)、培訓(xùn)班，推進(jìn)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的宣傳與實(shí)施。
六是對(duì)電子商務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔與電子檔案管理難點(diǎn)技術(shù)進(jìn)行攻關(guān)，開展電子商務(wù)企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務(wù)系統(tǒng)電子檔案的思路，盤活海量交易數(shù)據(jù)信息。
七是鼓勵(lì)電子商務(wù)企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術(shù)難點(diǎn)開展攻關(guān)。
有關(guān)工作納入《規(guī)劃》的意義
1.有利于通過(guò)服務(wù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提高檔案工作的地位
近年來(lái)，電子商務(wù)發(fā)展風(fēng)起云涌，在經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)中比重越來(lái)越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務(wù)規(guī)劃，通過(guò)電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)。這是貫徹檔案工作服務(wù)中心和服務(wù)大局的重要措施，也是檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的具體體現(xiàn)。
2.有利于加強(qiáng)檔案資源建設(shè)
電子商務(wù)作為人類社會(huì)活動(dòng)的一部分，與人類其他社會(huì)活動(dòng)一樣，會(huì)產(chǎn)生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務(wù)活動(dòng)高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導(dǎo)致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國(guó)家電子商務(wù)規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務(wù)活動(dòng)，保證電子商務(wù)活動(dòng)形成的檔案資源應(yīng)收盡收，有利于維護(hù)電子商務(wù)檔案資源的安全。
3.有利于推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作
電子商務(wù)活動(dòng)的一大顯著特點(diǎn)便是交易活動(dòng)和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導(dǎo)致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國(guó)家電子商務(wù)規(guī)劃，將促進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)難點(diǎn)的解決，將促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國(guó)特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過(guò)電子商務(wù)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應(yīng)，推動(dòng)全國(guó)電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
4.有利于將檔案融入國(guó)家大數(shù)據(jù)行動(dòng)
一、重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)重點(diǎn)工程是指對(duì)國(guó)家或本行政區(qū)域國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點(diǎn)工程投資大，工期長(zhǎng)，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程檔案是指在重點(diǎn)工程建設(shè)全過(guò)程中形成的與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的、對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點(diǎn)工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度長(zhǎng)。國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)時(shí)間跨度比一般要長(zhǎng)，而重點(diǎn)工程檔案管理的時(shí)間跨度比工程建設(shè)周期還要長(zhǎng)。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設(shè)周期為2003~2010年，而國(guó)家重點(diǎn)工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設(shè)備制造、安裝調(diào)試、超高壓電器設(shè)備等。三是檔案種類多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設(shè)檔案包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等種類，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，分為若干個(gè)合同標(biāo)段由多個(gè)不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，另外還有設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設(shè)的主要參建單位，包括設(shè)備供應(yīng)商和調(diào)試單位就達(dá)20多個(gè)。
正是因?yàn)橹攸c(diǎn)工程檔案具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實(shí)體管理都有很大難度。
二、重點(diǎn)工程檔案宏觀管理存在的問(wèn)題重點(diǎn)工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對(duì)數(shù)十個(gè)沒(méi)有行政隸屬關(guān)系的有關(guān)單位的檔案管控，僅靠一個(gè)不是獨(dú)立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門”；檔案管理手段落后，保護(hù)設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點(diǎn)工程檔案實(shí)體管理存在問(wèn)題檔案實(shí)體管理是檔案管理工作的重點(diǎn)，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗(yàn)收前突擊整理，接收審查把關(guān)不嚴(yán)；檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實(shí)不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無(wú)效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問(wèn)題的對(duì)策1．建設(shè)單位，全面負(fù)責(zé)，同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建設(shè)單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò)和協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案部門要牽頭總抓，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對(duì)施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號(hào)、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時(shí)有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范：分類編號(hào)方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責(zé)與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗(yàn)收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發(fā)揮合同的作用，與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、完成時(shí)間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。檔案人員要參與起草招標(biāo)文件有關(guān)條款、合同談判；檔案管理有關(guān)條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強(qiáng)化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項(xiàng)目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來(lái)，對(duì)文件材料實(shí)施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對(duì)接，或文件與檔案管理融入項(xiàng)目管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺(tái)，對(duì)工程檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)性進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)原生電子文件采集、歸檔、存儲(chǔ)進(jìn)行有效管理，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求，避免被動(dòng)。可針對(duì)具體工程項(xiàng)目制定專門的檔案實(shí)施方案，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，深入現(xiàn)場(chǎng)，掌握工程進(jìn)展，制定歸檔計(jì)劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務(wù)程序捆綁，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制。
五、重點(diǎn)工程檔案科學(xué)管理思路
1．加強(qiáng)宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)建設(shè)單位要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識(shí)講座，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律法規(guī)。通過(guò)開展檔案知識(shí)答卷、印發(fā)檔案知識(shí)手冊(cè)等活動(dòng)，逐步提工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使工程技術(shù)人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規(guī)范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個(gè)工程技術(shù)人員的作用，共同做好檔案工作。 2．注重協(xié)調(diào)，強(qiáng)化制約
建立協(xié)調(diào)機(jī)制，例如檔案工作例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)內(nèi)與單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、人員進(jìn)行進(jìn)行溝通，對(duì)外與參建單位進(jìn)行全過(guò)程溝通，還要與外部監(jiān)管部門比如地方檔案行政管理機(jī)關(guān)或者上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門進(jìn)行溝通。要善于抓住關(guān)鍵部門，主動(dòng)溝通，協(xié)同工作，找準(zhǔn)關(guān)鍵程序和節(jié)點(diǎn)，爭(zhēng)取權(quán)重。
3．采用全過(guò)程管理模式
全過(guò)程管理模式以項(xiàng)目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監(jiān)督指導(dǎo)，及工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收把關(guān)的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設(shè)的全過(guò)程，并與之同步實(shí)施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統(tǒng)的檔案管理專家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設(shè)單位要想方設(shè)法借助一切外力，包括上級(jí)單位檔案主管部門、地方檔案局推動(dòng)工作。另外可合理利用社會(huì)中介提供的專業(yè)化服務(wù)。
5．宏觀管理要與實(shí)體整理齊頭并進(jìn)宏觀管理上要強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)、歸檔控制，不能被動(dòng)接收、埋頭整理。同時(shí)對(duì)文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅(jiān)持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護(hù)原貌，保持文件有機(jī)聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)，結(jié)合實(shí)際靈活處理，避免教條。務(wù)實(shí)而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
前言：近年來(lái)，隨著土地開發(fā)和利用率的提高以及城市化進(jìn)程的加快，加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理工作就顯得非常重要了。在這種背景下，我們更要針對(duì)國(guó)土資源檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取相應(yīng)的對(duì)策，促進(jìn)國(guó)土資源檔案管理。
1 國(guó)土資源檔案管理的意義
（1）征地和處理糾紛的依據(jù)。對(duì)建設(shè)用地開展管理活動(dòng)時(shí)，不管是征用土地、個(gè)人申請(qǐng)建房、還是土地登記等工作所形成的建房登記，都將這些內(nèi)容詳細(xì)記錄到檔案當(dāng)中，從而確認(rèn)使用權(quán)和所有權(quán)。這些資料是使用土地，維護(hù)使用者合法權(quán)益的憑證，有利于妥善解決糾紛，避免出現(xiàn)違法占地情況，維護(hù)社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。
（2）進(jìn)行土地科學(xué)規(guī)劃利用的基礎(chǔ)。國(guó)土檔案也是十分重要的技術(shù)資源，新時(shí)期在對(duì)土地資源進(jìn)行研究、規(guī)劃、利用的過(guò)程中，也離不開以此為依據(jù)。只有這樣，才能對(duì)土地資源的規(guī)劃、利用進(jìn)行綜合全面考慮，促進(jìn)土地資源利用水平提高。
2 國(guó)土資源檔案管理的不足
（1）管理制度不健全。管理規(guī)章制度不完善導(dǎo)致日常管理工作缺乏相應(yīng)的制度依據(jù)，難以有效規(guī)范檔案管理的日常工作。沒(méi)有建立相應(yīng)的管理責(zé)任制，對(duì)相關(guān)部門和個(gè)人的職責(zé)和權(quán)限不明確，實(shí)際工作中存在推諉現(xiàn)象，影響檔案管理工作效率。還有一些單位開展國(guó)土檔案管理工作時(shí)，存在不規(guī)范現(xiàn)象，對(duì)檔案資料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔、編號(hào)、分類，檔案存在任意堆放現(xiàn)象，制約管理水平提高。
（2）管理人員素質(zhì)不高。忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作，一些工作人員年齡大，工作方式陳舊，缺乏創(chuàng)新思維與創(chuàng)新能力。進(jìn)行國(guó)土檔案管理時(shí)，仍然沿用傳統(tǒng)管理方式，責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有嚴(yán)格遵守規(guī)章制度開展國(guó)土檔案管理。另外對(duì)管理人員的管理及培訓(xùn)工作不足，影響他們綜合技能提升，對(duì)開展檔案管理也帶來(lái)不利影響。
（3）現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不夠。管理人員的信息化和數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)，忽視充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展國(guó)土檔案管理的重要性。檔案的數(shù)字化、信息化水平不足，影響管理水平提高。
3 國(guó)土資源檔案管理的對(duì)策
（1）完善國(guó)土檔案管理制度。根據(jù)實(shí)際工作需要，建立完善的國(guó)土檔案管理制度，推動(dòng)管理工作的制度化和規(guī)范化，促進(jìn)管理水平提高。建立完善的管理責(zé)任制，明確工作人員崗位職責(zé)，將具體責(zé)任細(xì)化至每個(gè)工作人員，讓他們嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范要求，有效開展國(guó)土檔案日常管理工作。完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，更好發(fā)揮對(duì)工作人員的激勵(lì)作用，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，對(duì)檔案管理工作做得不足的個(gè)人應(yīng)采取懲罰措施。建立國(guó)土檔案管理的安全管理和安全巡視制度，將安全責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，定期對(duì)檔案進(jìn)行安全巡視和檢查。完善應(yīng)急預(yù)案，做好消防設(shè)備等各項(xiàng)設(shè)施的配置工作，針對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、地震等地質(zhì)災(zāi)害，制定完善的應(yīng)急預(yù)案。并做好應(yīng)急處理工作，以盡量減少甚至避免這些災(zāi)害所帶來(lái)的損失。
（2）提高國(guó)土檔案管理人員素質(zhì)。重視管理隊(duì)伍建設(shè)工作，引進(jìn)和吸收專業(yè)技能高，責(zé)任心強(qiáng)的工作人員參與國(guó)土檔案管理工作，為提高檔案管理水平準(zhǔn)備高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)工作，通過(guò)理論學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)授課、講座、進(jìn)修、交流學(xué)習(xí)等形式，促進(jìn)他們綜合技能提升。檔案管理人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展管理工作，嚴(yán)格遵循管理流程和管理制度，處理日常管理各項(xiàng)工作，提高國(guó)土檔案管理工作水平。
（3）重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。推動(dòng)國(guó)土檔案管理的信息化、數(shù)字化進(jìn)程，將檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，將紙質(zhì)的檔案文字、圖片資料，視頻、音頻等轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的新型檔案資料。這樣既能減少存儲(chǔ)空間，還能夠提高檔案存儲(chǔ)年份，保障檔案信息安全。要加快推進(jìn)國(guó)土檔案資料數(shù)字化管理模式，鼓勵(lì)管理部門采用電子化檔案存儲(chǔ)形式，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，從而提高檔案存儲(chǔ)和利用效率。
（4）加大相應(yīng)的資金投入。主要是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，加大資金投入。例如購(gòu)置微機(jī)、掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、防盜監(jiān)控設(shè)備等。建立優(yōu)質(zhì)的庫(kù)房和借閱場(chǎng)所，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為更好開展檔案管理創(chuàng)造良好條件。另外還要適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，推動(dòng)績(jī)效考核，完善獎(jiǎng)懲制度。以激發(fā)他們的工作熱情，讓他們?yōu)閲?guó)土檔案管理做出更大貢獻(xiàn)。
（5）提高開發(fā)利用效率和服務(wù)質(zhì)量。在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，也要重視對(duì)檔案資料的開發(fā)和利用，讓檔案更好為國(guó)土管理部門、為公共決策服務(wù)。要增強(qiáng)共享意識(shí)，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，了解和掌握社會(huì)對(duì)國(guó)土檔案資料的需要，把握市場(chǎng)需求信息，拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)國(guó)土檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國(guó)土檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。管理人員要提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)資料的查閱速度，推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量提高。
4 加強(qiáng)國(guó)土資源數(shù)字化發(fā)展的管理
開展國(guó)土資源的數(shù)字化管理，我們首先考慮到的就是推進(jìn)國(guó)土資源按數(shù)字化管理的硬件設(shè)施。比如開展檔案數(shù)字化管理必須用到的電腦，掃面議以及圖像處理技術(shù)，我們中國(guó)有句古話“大軍未動(dòng)，糧草先行”，我們所說(shuō)的電腦，掃面議以及圖像處理技術(shù)就是開展國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的糧草，只有具備了這些硬件，我們才能真正的開展檔案管理的數(shù)字化。
（1）組建一支具有數(shù)字化管理意識(shí)的國(guó)土資源檔案管理團(tuán)隊(duì)。剛剛我們說(shuō)到的購(gòu)買電腦，掃面議以及圖片處理技術(shù)屬于檔案數(shù)字化管理的硬件，那么一支高效的有數(shù)字化管理意識(shí)的團(tuán)隊(duì)就是軟件。結(jié)合現(xiàn)在國(guó)家土地管理資源局的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在就職的人員一般沒(méi)有較強(qiáng)的數(shù)字化管理意識(shí)，他們一般是建國(guó)之后的第二批國(guó)企工作人員，他們現(xiàn)在還是比較適應(yīng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，但是如果要開展檔案管理的數(shù)字化就必須將這場(chǎng)變革進(jìn)行的徹底有效，所以，國(guó)家就應(yīng)該著力培養(yǎng)一批具有數(shù)字化管理意識(shí)的高效工作團(tuán)隊(duì)。
組建這支工作團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該從幾個(gè)方面著手：①對(duì)于新招聘的人員要提高門檻，因?yàn)槲疫^(guò)每年有大批的應(yīng)屆畢業(yè)生，其中也不乏有很多具有高精尖技術(shù)的科技人才，檔案局應(yīng)該著手引進(jìn)這樣一批人才，并進(jìn)行系統(tǒng)的培養(yǎng)，使其能夠很快的適應(yīng)檔案局的工作；②對(duì)原單位的工作人員進(jìn)行大力的培養(yǎng)，鑒于現(xiàn)單位的工作人員的特殊性，培訓(xùn)的首要工作就是要轉(zhuǎn)變員工的思想，培養(yǎng)員工的數(shù)字化管理理念，轉(zhuǎn)變工作觀念，普及高新技術(shù)的應(yīng)用。
（2）加速檔案管理的數(shù)字化管理步伐，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行合理的分類。
開展國(guó)土資源的檔案管理首先要做的就是對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行合理的分類，這一項(xiàng)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，是一項(xiàng)持久的工作。然后通過(guò)電腦、掃描儀等設(shè)施進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。
在對(duì)檔案進(jìn)行分類的時(shí)候，要根據(jù)年限，分類號(hào)，檔案號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)的研究和分類，保證檔案分類的有序性，另外在檔案整理的過(guò)程中應(yīng)該對(duì)檔案的可用性進(jìn)行整理，針對(duì)已經(jīng)丟失的檔案要想辦法彌補(bǔ)。從而有效的保證國(guó)土資源檔案的完整性。
（3）加快國(guó)土資源檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
國(guó)土資源檔案管理既然要進(jìn)行數(shù)字化管理的更新變革，我們不得不提的就是國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，只有將這種工作盡力標(biāo)準(zhǔn)化的流程，我們才能保證檔案的數(shù)字化歸檔的有序性以及完整性。因?yàn)閲?guó)土資源檔案的管理涉及到的不僅僅是單一部門的工作，而是需要多個(gè)部門的團(tuán)結(jié)合作，通過(guò)國(guó)土資源檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，我們就可以有效的協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作，保證部門之間工作的協(xié)調(diào)性。另外在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中要嚴(yán)格要求，因?yàn)闄n案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，所以操作人員要嚴(yán)格的對(duì)待每一組數(shù)字。
5 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在新時(shí)代背景下，國(guó)土資源肯定會(huì)得到充分利用。國(guó)土資源檔案管理工作也會(huì)隨著國(guó)土資源使用量的增加而有所增加，我們只有很好地完成檔案管理工作，才能為社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672―3198（2015）21008201
隨著當(dāng)今社會(huì)的飛速發(fā)展，我國(guó)在城鄉(xiāng)建設(shè)方面的投入力度也越來(lái)越大，各個(gè)地區(qū)都在進(jìn)行城鄉(xiāng)建設(shè)，同時(shí)工程檔案管理是城鄉(xiāng)建設(shè)中不可缺少的重要組成部分，在城鄉(xiāng)建設(shè)中起到重要作用，因此，良好、高效、安全、穩(wěn)定的工程檔案管理便成為了工程建設(shè)的關(guān)鍵，本文主要闡述的就是現(xiàn)今城鄉(xiāng)建設(shè)中工程檔案管理的相關(guān)措施和具體實(shí)施方案。
1工程檔案的作用
工程檔案是指通過(guò)對(duì)施工工程從計(jì)劃設(shè)定、項(xiàng)目確定、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工前期準(zhǔn)備、施工、后期維護(hù)這幾方面進(jìn)行全面、直接的記錄，以文字、聲音、圖片、視頻等多種形式的記錄方式來(lái)保證施工全過(guò)程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化和公開化，確保在施工中的每一時(shí)期的相關(guān)文件材料都能得到有效的保存，這里所指的文件資料包括工程前期設(shè)計(jì)文件、施工環(huán)境勘測(cè)文件、建筑物設(shè)計(jì)圖紙、施工技術(shù)文件、監(jiān)督人員監(jiān)理文件、施工設(shè)備管理文件、工程驗(yàn)收審計(jì)文件等文件，并且工程檔案作為單位檔案的重要組成部分，他是施工建設(shè)的真實(shí)寫照，就有一定的參考價(jià)值和研究?jī)r(jià)值，故工程檔案的管理應(yīng)不斷的發(fā)展和加強(qiáng)，力求做到最大程度上的標(biāo)準(zhǔn)化和透明化，工程檔案在收集過(guò)程中可按照工程建設(shè)規(guī)律進(jìn)行收集，相關(guān)管理人員將工程建設(shè)資料按照一定的規(guī)律進(jìn)行整理并存檔在冊(cè)形成一個(gè)完整的工程檔案資料體系，這一體系中不僅包含著施工人員的技術(shù)結(jié)晶，還體現(xiàn)出施工單位的技術(shù)水平，就有一定的指導(dǎo)價(jià)值，故工程檔案的管理是保障施工建設(shè)質(zhì)量水平達(dá)到國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的直接因素。
工程項(xiàng)目是指有幾個(gè)單項(xiàng)工程組成的能夠共同使用同一個(gè)計(jì)劃任務(wù)書或設(shè)計(jì)方案、并在經(jīng)濟(jì)上能夠進(jìn)行共同核算、但管理資源方面相互獨(dú)立的工程建筑，工程項(xiàng)目就有良好的技術(shù)含量，能夠?qū)κ┕び涗涀龅饺?、完整、?zhǔn)確、原始的記錄而不受任何因素的干擾，工程檔案在工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中都起到了關(guān)鍵性作用，例如工程建設(shè)活動(dòng)的策劃、相關(guān)文件的組稿編排、施工竣工等，它不僅可以作為單位維權(quán)的關(guān)鍵資料，還作為工程建設(shè)的寶貴時(shí)間資源，工程檔案在管理方面總共可分為五個(gè)環(huán)節(jié)，即收集、分類、整理、鑒定和保存這五方面，例如在對(duì)工程建設(shè)進(jìn)行前期準(zhǔn)備時(shí)，需要對(duì)工程的可行性發(fā)展進(jìn)行深入研究，同時(shí)還需要針對(duì)選址、土地規(guī)劃進(jìn)行考量，并需要查閱大量的數(shù)據(jù)來(lái)作為申報(bào)的科學(xué)依據(jù)，這一系列的內(nèi)容都直接地反映出上述五個(gè)步驟，同時(shí)工程檔案管理不僅體現(xiàn)在工程施工的前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，還體現(xiàn)在施工過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如，在工程建設(shè)的收尾工作環(huán)節(jié)，工程檔案變成了檢驗(yàn)工程建設(shè)質(zhì)量好壞的關(guān)鍵，因此，為了加強(qiáng)整體施工的質(zhì)量和施工技術(shù)水平，就需要保證工程檔案管理能夠達(dá)到施工規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。
工程檔案記錄了整個(gè)施工過(guò)程，它能夠真實(shí)的、直觀地反映出施工工程的真實(shí)面貌，同時(shí)工程檔案就有較高的使用壽命，健全、全面的工程檔案為日后工程的維護(hù)和改建提供了強(qiáng)有力的憑證和依據(jù)，例如某一建筑物在投入使用一段時(shí)間后，需要修改工程管線，此時(shí)就需要通過(guò)工程檔案找到工程管線的具置，這是工程檔案就會(huì)在其中起到關(guān)鍵作用，同時(shí)工程檔案還記錄了在對(duì)工程管線進(jìn)行施工過(guò)程中所使用的原材料型號(hào)，方面后續(xù)修改能夠準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，工程檔案能夠真實(shí)的反映施工的質(zhì)量，且工程施工質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到人員的生命安全、人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全，因此，在對(duì)工程檔案進(jìn)行管理時(shí)，要十分注重所記錄的文件資料的真實(shí)性，同時(shí)隨著現(xiàn)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，重點(diǎn)工程建設(shè)不斷增多，因此，全面提高對(duì)工程檔案的認(rèn)識(shí)程度是十分重要的，是當(dāng)下新時(shí)期建設(shè)的重要任務(wù)之一。
2工程檔案管理工作的相關(guān)措施和對(duì)策
2.1增加管理人員的檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員管理思想，提高科學(xué)化管理意識(shí)
正確認(rèn)識(shí)工程檔案是提高工程檔案管理自身水平的關(guān)鍵，因此，要先從管理人員入手，轉(zhuǎn)變管理人員管理思想，改變管理人員傳統(tǒng)管理思維，提高管理人員科學(xué)化管理意識(shí)，讓管理人員在管理檔案時(shí)都能夠以檔案工作為主，由被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，同時(shí)增加新興管理課程的滲透，讓每一名管理人員都能夠?qū)W習(xí)到最新的管理思想，提高自身管理水平，同時(shí)還要加強(qiáng)管理人員與管理方面領(lǐng)導(dǎo)的溝通能力，因?yàn)楣芾砣藛T在進(jìn)行工程檔案管理時(shí)，需要和多種工程單位進(jìn)行交流溝通，例如建設(shè)單位、審計(jì)單位等，故良好的工作態(tài)度、積極的工作熱情是保證檔案管理水平提高的關(guān)鍵，增加管理人員的檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員管理思想，提高科學(xué)化管理意識(shí)，才能確保工程檔案的唯一性和科學(xué)性。
2.2良好的工程檔案管理體系和健全的工程檔案管理規(guī)章制度建立
由于工程檔案管理所要進(jìn)行的項(xiàng)目較多，且接觸的單位較多，良好的工程檔案管理體系能夠保證工程檔案資料的完整性，同時(shí)各個(gè)地區(qū)的檔案管理體制各不相同，完善和統(tǒng)一工程檔案管理體制能夠促使各地
工程建設(shè)都能夠統(tǒng)一，再進(jìn)行相關(guān)工程業(yè)務(wù)交流時(shí)不會(huì)存在障礙，在進(jìn)行工程相關(guān)信息查詢時(shí)不會(huì)存在不規(guī)范和多樣性的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)還需要建立健全的工程檔案管理規(guī)章制度，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的制度規(guī)定保證管理人員在進(jìn)行文件資料管理上不會(huì)出根本性問(wèn)題，良好的工程檔案管理體系和健全的工程檔案管理規(guī)章制度建立是保證文件資料完整性、可靠性、真實(shí)性及安全性的關(guān)鍵。
2.3檔案管理人員的定期培訓(xùn)
在工程檔案管理上，管理人員在整個(gè)管理環(huán)節(jié)中占據(jù)著重要位置，因此，檔案管理人員的自身能力和素養(yǎng)直接影響了文件資料的管理好壞，因此，檔案管理人員定期需要進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，以保證在后續(xù)的管理方面不會(huì)存在錯(cuò)誤或漏洞，同時(shí)管理人員在學(xué)習(xí)后，需要進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的考試，來(lái)檢驗(yàn)管理人員的學(xué)習(xí)情況，最大限度地保證管理人員自身能力不會(huì)存在偏差，提高檔案管理的整體技術(shù)水平，保證檔案管理文件資料的真實(shí)性和可靠性。
2.4工程建設(shè)后期的驗(yàn)收環(huán)節(jié)要嚴(yán)格把關(guān)、詳細(xì)記錄
工程建設(shè)后期需要管理人員與施工建設(shè)人員一起對(duì)施工建筑物進(jìn)行驗(yàn)收，在這一環(huán)節(jié)中，管理人員和施工建設(shè)人員要對(duì)施工建筑物進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，同時(shí)針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時(shí)核對(duì)相關(guān)施工設(shè)計(jì)圖紙、施工技術(shù)報(bào)告，檢查工程施工建設(shè)的真實(shí)性和施工是否存在變更，認(rèn)真記錄，詳細(xì)核對(duì)，及時(shí)對(duì)文件資料進(jìn)行整理分類，提高整個(gè)施工建設(shè)的真實(shí)性和可靠性，在施工后期，工程建設(shè)后期的驗(yàn)收環(huán)節(jié)要嚴(yán)格把關(guān)、詳細(xì)記錄為工程的質(zhì)量水平提供了數(shù)據(jù)支持。
3結(jié)束語(yǔ)
工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)反映，是城鄉(xiāng)建設(shè)中不可缺少的關(guān)鍵一環(huán)，現(xiàn)如今最能夠反映出城鄉(xiāng)建設(shè)的就是工程檔案，因此工程檔案不僅記錄著整個(gè)工程施工建造的全部細(xì)節(jié)，還體現(xiàn)出工程建造的技術(shù)是否符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，因此，工程檔案管理的穩(wěn)定性和安全性是城鄉(xiāng)建設(shè)中不可缺少的重要組成部分，同時(shí)作為工程建設(shè)的真實(shí)寫照，其自身的完整性是保證施工能否進(jìn)行前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、后期維護(hù)的關(guān)鍵，這涉及到整個(gè)施工的各個(gè)環(huán)節(jié)，不容一點(diǎn)馬虎，因此，在工程建設(shè)過(guò)程中，文件資料的管理是工程建設(shè)全過(guò)程的重要一環(huán)，不容缺失。
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美國(guó)是世界上最先探索政府績(jī)效管理的國(guó)家之一，美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署（以下簡(jiǎn)稱NARA）績(jī)效管理值得我國(guó)檔案部門借鑒。
一、NARA績(jī)效管理的主要內(nèi)容
績(jī)效（performance）一詞在管理學(xué)中被引申為“成績(jī)”、“成果”、“效益”，政府績(jī)效管理至今并無(wú)一個(gè)普遍認(rèn)同的定義，本文采用定義為“運(yùn)用科學(xué)的方法、標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)政府機(jī)關(guān)的業(yè)績(jī)、成就和實(shí)際工作做出盡可能準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，在此基礎(chǔ)上對(duì)政府績(jī)效進(jìn)行改善和提高。”①按照美國(guó)1993年頒布的《政府績(jī)效與結(jié)果法》要求，NARA通過(guò)制定并實(shí)施戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績(jī)效計(jì)劃、年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告來(lái)實(shí)行績(jī)效管理。
（一）制定戰(zhàn)略規(guī)劃
戰(zhàn)略規(guī)劃是執(zhí)行績(jī)效法案各項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)，以結(jié)果為導(dǎo)向。NARA最新的戰(zhàn)略規(guī)劃是《2006～2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《戰(zhàn)略規(guī)劃》），為適應(yīng)新形勢(shì)，該規(guī)劃每3年修訂一次。其主要內(nèi)容包含：NARA的工作職責(zé)，6大戰(zhàn)略目標(biāo)，戰(zhàn)略目標(biāo)的細(xì)化及實(shí)施方法等。
1.《戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了NARA的工作職責(zé)
NARA的工作職責(zé)是：用守護(hù)和保存政府檔案的方式服務(wù)于美國(guó)民主，確保人們能夠利用檔案遺產(chǎn)，從中汲取知識(shí)。利用檔案不但是美國(guó)公民的權(quán)利而且也是政府的實(shí)際行動(dòng)。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對(duì)國(guó)家歷史的理解而努力。
2.《戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了6大戰(zhàn)略目標(biāo)
戰(zhàn)略目標(biāo)是《戰(zhàn)略規(guī)劃》的重點(diǎn)。戰(zhàn)略目標(biāo)之一是管理政府檔案：作為國(guó)家檔案保存者，NARA要繼續(xù)提高管理能力和服務(wù)水平，有效地管理政府檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護(hù)檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質(zhì)量地著錄所有檔案；按照《美國(guó)國(guó)家信息安全法令》執(zhí)行，確保應(yīng)解密檔案解密、應(yīng)保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫(kù)房；確保公眾及時(shí)利用檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之三是管理電子文檔：應(yīng)對(duì)電子文檔的挑戰(zhàn)，成功地履行NARA在電子時(shí)代的責(zé)任；滿足聯(lián)邦政府和用戶希望繼續(xù)利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。
戰(zhàn)略目標(biāo)之四是提供檔案利用：在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統(tǒng)載體檔案制成數(shù)字化副本，推進(jìn)檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復(fù)查閱檔案的書面請(qǐng)求。戰(zhàn)略目標(biāo)之五是提高城市文明：通過(guò)終身學(xué)習(xí)項(xiàng)目加深公眾對(duì)美國(guó)國(guó)家歷史的理解；通過(guò)舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強(qiáng)對(duì)老師和學(xué)生的教育；與其他行業(yè)合作，展示NARA館藏，提高國(guó)家文明程度。戰(zhàn)略目標(biāo)之六是加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)：提高職工素質(zhì)、技能和競(jìng)爭(zhēng)力以適應(yīng)不斷變化的外界環(huán)境；招錄不同類型的員工，更好地服務(wù)于不同類型的公眾；大力加強(qiáng)信息建設(shè)，服務(wù)于NARA的用戶。
3.《戰(zhàn)略規(guī)劃》中將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化為長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，并明確了實(shí)施辦法
《戰(zhàn)略規(guī)劃》將6大戰(zhàn)略目標(biāo)分解為25項(xiàng)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)。戰(zhàn)略目標(biāo)只是大方向，需要長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)加以細(xì)化。例如，在戰(zhàn)略目標(biāo)之四提供檔案利用部分，細(xì)化為4個(gè)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)：截止到2012年，網(wǎng)站達(dá)到或者超過(guò)聯(lián)邦政府網(wǎng)站標(biāo)準(zhǔn)；截止到2016年，1.4%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案實(shí)現(xiàn)在線利用；截止到2016年，NARA的服務(wù)能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案有在線目錄。
每個(gè)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)后都有實(shí)施方法。例如，“截止到2016年，國(guó)家檔案館服務(wù)能夠滿足利用者需要”的長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)它的方法是：增加閱覽室設(shè)備和人員，調(diào)整服務(wù)時(shí)間以使更多的人越來(lái)越容易地利用檔案；增加公共計(jì)算機(jī)終端以提高網(wǎng)絡(luò)利用率，增加縮微閱讀空間；對(duì)于公眾關(guān)注度高的檔案，例如“9·11”委員會(huì)檔案、關(guān)鍵政府職位任命檔案、高級(jí)法院檔案等要及時(shí)提供網(wǎng)絡(luò)利用；要讓本國(guó)和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。
（二）制定年度績(jī)效計(jì)劃
NARA每年制定年度績(jī)效計(jì)劃，年度績(jī)效計(jì)劃的目標(biāo)來(lái)自于戰(zhàn)略規(guī)劃的六大戰(zhàn)略目標(biāo)，年度績(jī)效計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要步驟。
年度績(jī)效計(jì)劃的內(nèi)容包括：闡明本年度績(jī)效目標(biāo)；預(yù)測(cè)本年度績(jī)效指標(biāo)，績(jī)效指標(biāo)是績(jī)效目標(biāo)的細(xì)化；說(shuō)明為達(dá)到本年度績(jī)效目標(biāo)擬采取的方法等。
例如：NARA《2012年績(jī)效計(jì)劃》中有一項(xiàng)年度績(jī)效目標(biāo)是“2012年1%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案實(shí)現(xiàn)在線利用”。其年度預(yù)測(cè)績(jī)效指標(biāo)有3項(xiàng)：1%館藏傳統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)在線利用；對(duì)公眾公開1940年的統(tǒng)計(jì)檔案；為保存和利用檔案改善數(shù)字政策。
提高檔案材料在線利用有3個(gè)方法：收集已經(jīng)存在的傳統(tǒng)檔案材料數(shù)字化副本并使它們實(shí)現(xiàn)在線利用；與其他組織合作，選擇傳統(tǒng)檔案材料并將其數(shù)字化；制作原生數(shù)字文件，提供網(wǎng)上利用。
（三）制定年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告
在每一個(gè)財(cái)政年度末向總統(tǒng)和議會(huì)提交年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告，包括以下幾方面內(nèi)容：一是對(duì)實(shí)際取得的績(jī)效成績(jī)和年度績(jī)效計(jì)劃中的績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行比對(duì)；二是如果沒(méi)有達(dá)到績(jī)效指標(biāo)，要說(shuō)明原因，以及將來(lái)完成績(jī)效目標(biāo)的時(shí)間表和路線圖；三是如果某個(gè)績(jī)效指標(biāo)是不實(shí)際或不可行的，要予以改進(jìn)或終止。
例如，在NARA《2012年的績(jī)效與責(zé)任報(bào)告》中，管理政府檔案部分中有一項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)沒(méi)有完成，該項(xiàng)是：對(duì)于請(qǐng)求查閱軍隊(duì)人事檔案的，要在10日內(nèi)答復(fù)，預(yù)期目標(biāo)是10日內(nèi)回復(fù)率達(dá)到85%，實(shí)際10日內(nèi)回復(fù)率只有73%。
由于沒(méi)有達(dá)到預(yù)期績(jī)效指標(biāo)，NARA說(shuō)明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰(zhàn)到朝鮮戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時(shí)間很緊迫，經(jīng)常花費(fèi)幾個(gè)月也重建不了一張檔案，而國(guó)家人事檔案中心每年有超過(guò)100萬(wàn)份書面利用申請(qǐng)，所以沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期績(jī)效指標(biāo)。
二、NARA績(jī)效管理的特點(diǎn)
在《政府績(jī)效與結(jié)果法案》的支撐下，NARA績(jī)效管理呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：
第一，長(zhǎng)期規(guī)劃、短期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無(wú)上地位。NARA的績(jī)效管理體系包括戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績(jī)效計(jì)劃、年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告三個(gè)部分。根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)確定長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，進(jìn)而設(shè)定年度績(jī)效目標(biāo)，再明確預(yù)期績(jī)效指標(biāo)，這種確定指標(biāo)的方式層層遞進(jìn)、相關(guān)性高，具有一定的科學(xué)性?！稇?zhàn)略規(guī)劃》中確定了六大戰(zhàn)略目標(biāo)、25項(xiàng)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，《2012年績(jī)效計(jì)劃》中設(shè)定67項(xiàng)預(yù)期績(jī)效指標(biāo)?？?jī)效結(jié)果只需要將實(shí)際表現(xiàn)與預(yù)期績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比即可得出，方法簡(jiǎn)便，容易操作。
戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無(wú)上地位?！稇?zhàn)略規(guī)劃》制定出來(lái)后，各項(xiàng)工作都緊緊圍繞它開展。年度績(jī)效計(jì)劃緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃制定；年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃總結(jié)；美國(guó)檔案與文件管理署的一些專項(xiàng)計(jì)劃，如《信息資源管理計(jì)劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計(jì)劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰(zhàn)略規(guī)劃為綱。
第二，績(jī)效管理以用戶滿意為導(dǎo)向?？?jī)效取決于用戶滿意度，《戰(zhàn)略規(guī)劃》的6大戰(zhàn)略目標(biāo)都提出以用戶滿意為導(dǎo)向。NARA提出：在民主社會(huì)，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責(zé)是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯(lián)邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會(huì)提供符合用戶需要的快捷、有效的服務(wù)，使用戶在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。
第三，績(jī)效評(píng)估方式多樣。NARA采用周期性評(píng)估、信息系統(tǒng)評(píng)估和用戶滿意度評(píng)估等多種評(píng)估方式，評(píng)價(jià)結(jié)果比較科學(xué)。NARA每年制定年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告進(jìn)行周期性評(píng)估。NARA認(rèn)為周期性評(píng)估對(duì)于成功完成戰(zhàn)略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進(jìn)一步改進(jìn)績(jī)效管理。NARA建立了“績(jī)效評(píng)估和報(bào)告系統(tǒng)”，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備從超過(guò)70個(gè)組織單元收集績(jī)效數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并生成報(bào)告。實(shí)行用戶滿意度評(píng)估，對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)查，實(shí)現(xiàn)NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對(duì)NARA的保管期限和鑒定服務(wù)工作進(jìn)行調(diào)查并評(píng)估；2007年，對(duì)NARA的保管期限、鑒定服務(wù)、電子檔案管理、檔案管理培訓(xùn)工作進(jìn)行調(diào)查并評(píng)估。
三、NARA績(jī)效管理的啟示
由于法制環(huán)境、文化環(huán)境不同，我國(guó)檔案部門不能照搬NARA績(jī)效管理的經(jīng)驗(yàn)，但其管理思路值得我國(guó)檔案管理部門借鑒。
（一）實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度總結(jié)的有機(jī)銜接
2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中期評(píng)估工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之一是距離《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的區(qū)縣檔案館數(shù)字化率達(dá)到50%的目標(biāo)較遠(yuǎn)，有九個(gè)區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率未達(dá)到25%以上，其中，五個(gè)區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率還未達(dá)到10%，極個(gè)別區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率只有0.21%。②
為落實(shí)《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，北京市檔案局將區(qū)縣檔案局（館）和市屬單位的任務(wù)分解為53個(gè)指標(biāo)，對(duì)內(nèi)部處室的任務(wù)分解成83個(gè)指標(biāo)。③此舉只是將任務(wù)分解到責(zé)任部門，但是沒(méi)有將任務(wù)分解到每個(gè)年度。
今后，要進(jìn)一步提高戰(zhàn)略規(guī)劃地位，使各項(xiàng)工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》開展。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)劃與年度計(jì)劃的銜接，明確每年的進(jìn)度，加強(qiáng)指導(dǎo)、檢查，保證規(guī)劃實(shí)施的連續(xù)性和可控性；年度總結(jié)要更加緊密地圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃來(lái)闡述，并說(shuō)明沒(méi)有完成的理由。
（二）加強(qiáng)用戶導(dǎo)向理念
強(qiáng)化績(jī)效管理用戶滿意導(dǎo)向，以讓利用者輕松快樂(lè)地利用檔案為目標(biāo)。一是提升網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量。盡快建成基于“云計(jì)算”的區(qū)域性數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網(wǎng)站，把網(wǎng)站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時(shí)代檔案利用需求。完善在線檢索系統(tǒng)，為檔案資源目錄信息提供單一簡(jiǎn)捷入口，實(shí)現(xiàn)一站式檢索，改進(jìn)用戶與檔案的在線互動(dòng)。二是提供個(gè)性化服務(wù)。有針對(duì)性地給特定用戶提供服務(wù)，建立“決策參考”專題庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專業(yè)管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務(wù)，形成“定向服務(wù)”和“小眾化服務(wù)”的新模式。三是運(yùn)用社交媒體服務(wù)。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務(wù)的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會(huì)媒體平臺(tái)。實(shí)施公民檔案員項(xiàng)目，鼓勵(lì)公眾接觸檔案文件，給檔案做標(biāo)簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。
（三）改進(jìn)績(jī)效評(píng)估形式
我國(guó)檔案部門實(shí)行五年規(guī)劃中期和末期評(píng)估，評(píng)估時(shí)間為2.5年一個(gè)周期，與美國(guó)同行每年評(píng)估一次相比間隔時(shí)間較長(zhǎng)。如果在每年的年度工作報(bào)告增加自我評(píng)估內(nèi)容，可縮短評(píng)估周期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，保障戰(zhàn)略規(guī)劃的完成。
目前，我國(guó)檔案部門的績(jī)效評(píng)估還以自我評(píng)估為主，要實(shí)現(xiàn)評(píng)估主體的多元化。特別是實(shí)行用戶導(dǎo)向視域下的績(jī)效評(píng)估，即在檔案館的績(jī)效評(píng)估中堅(jiān)持以用戶為本，績(jī)效評(píng)估的重點(diǎn)圍繞服務(wù)對(duì)象的滿意度展開，在績(jī)效評(píng)估的過(guò)程中提供給服務(wù)對(duì)象參與檔案館績(jī)效評(píng)估的機(jī)會(huì)，增加用戶參與評(píng)估的渠道?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)立用戶檔案，其內(nèi)容包括用戶利用檔案的有關(guān)情況和滿意度，定期收集評(píng)價(jià)信息，跟蹤服務(wù)，及時(shí)了解用戶情況，促進(jìn)與用戶之間的信息交流；可以根據(jù)用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會(huì)，傾聽各個(gè)層次用戶的意見；可以通過(guò)交談詢問(wèn)、信函電話等交流方式讓用戶了解評(píng)估信息，參與評(píng)估工作。
注釋：
①財(cái)政部預(yù)算司.《美國(guó)政府績(jī)效與結(jié)果法案的內(nèi)容及實(shí)施情況》.http：//.
②北京市檔案局.《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中期評(píng)估報(bào)告》[Z].2013.7.
③北京市檔案局.《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃任務(wù)分解表（區(qū)縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.
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這些新建的綜合檔案館是如何來(lái)構(gòu)建自己的檔案利用服務(wù)中心？其中存在哪些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？即將準(zhǔn)備建設(shè)的綜合檔案館在檔案利用服務(wù)中心的建設(shè)上，到底應(yīng)該遵循什么樣的理念，具體包含哪些內(nèi)容呢？基于這些問(wèn)題，筆者進(jìn)行了較為深入的研究。
一、現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵
筆者認(rèn)為，要解決上述問(wèn)題，首先要從理論上認(rèn)識(shí)清楚，綜合檔案館作為一個(gè)文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，在現(xiàn)有的社會(huì)環(huán)境下，其檔案利用服務(wù)中心應(yīng)該如何來(lái)設(shè)計(jì)，才能夠更好的實(shí)現(xiàn)該功能。結(jié)合文獻(xiàn)研究的結(jié)果，筆者認(rèn)為，作為公共文化機(jī)構(gòu)，綜合檔案館的檔案利用服務(wù)中心應(yīng)該是開放、安全、舒適、多功能和智能化，充分體現(xiàn)了檔案館的文化氣息，徹底改變傳統(tǒng)檔案館在社會(huì)公眾心目中嚴(yán)肅呆板的形象。具體來(lái)說(shuō)，包括如下三個(gè)方面：一是檔案館整體環(huán)境建設(shè)。包括檔案館館址選擇、與城市規(guī)劃相適應(yīng)的布局、整體環(huán)境綠化、內(nèi)部建筑的布局和藝術(shù)造型等。二是檔案館檔案利用服務(wù)空間的設(shè)計(jì)。包括根據(jù)社會(huì)不同類型用戶（包括潛在和現(xiàn)實(shí)用戶）的需要，設(shè)置不同用途的功能房間?；谌诵曰枨蠛娃k公、學(xué)習(xí)需求，配置必要的輔助設(shè)施，充分體現(xiàn)檔案利用服務(wù)中心的舒適性、休閑性和便利性。三是不能夠簡(jiǎn)單地把綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心的功能局限在建筑和周圍設(shè)施上面，還應(yīng)該包括綜合檔案館提供的資源和服務(wù)，以及提供的一些文化活動(dòng)和娛樂(lè)項(xiàng)目。
二、目前我國(guó)綜合檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)中存在問(wèn)題分析
筆者走訪了幾個(gè)老式綜合檔案館，也調(diào)研了幾個(gè)具有典型意義的新建設(shè)的省市和區(qū)縣綜合檔案館。老式綜合檔案館距離檔案利用服務(wù)中心建設(shè)目標(biāo)相距比較遠(yuǎn)，但新建設(shè)的綜合檔案館的檔案利用服務(wù)中心也有美中不足之處，綜合來(lái)看，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
（一）作為公共檔案館，有的建筑本身的公共性凸顯不足。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是交通不夠便利；二是建筑本身沒(méi)有檔案文化特色，有的新建檔案館就像一個(gè)偌大的空蕩蕩的辦公樓，缺乏公共文化機(jī)構(gòu)的美觀大氣和文化內(nèi)涵。
（二）在檔案利用服務(wù)中心的功能設(shè)計(jì)上，有的新建綜合檔案館只是把查檔窗口和查檔閱覽區(qū)區(qū)分開，分別設(shè)在兩個(gè)房間，并增大使用面積，而對(duì)于檔案利用服務(wù)中心的休閑功能和文化交流功能則基本沒(méi)有考慮，在配套設(shè)施的提供上，也不夠人性化。
（三）部分綜合檔案館把檔案利用服務(wù)中心等同于一座豪華的大廳，沒(méi)有提供相匹配的不同類型用戶需求的資源和服務(wù)。這就是為什么有些省市和區(qū)縣檔案館本身建設(shè)的五光十色，但仍然門可羅雀。利用者來(lái)到綜合檔案館，不僅僅為了欣賞這座建筑，而是為了來(lái)這里查閱信息和享受文化休閑。如果沒(méi)有需求的信息和相應(yīng)的文化服務(wù)，利用者很快就會(huì)選擇離開。
三、檔案利用服務(wù)中心建設(shè)解決對(duì)策
依據(jù)現(xiàn)代檔案館檔案利用服務(wù)中心建設(shè)的定位和內(nèi)涵，結(jié)合現(xiàn)存的一些問(wèn)題，筆者提出采用綜合治理的辦法來(lái)解決該問(wèn)題，同時(shí)注意建設(shè)的實(shí)效性，避免人財(cái)物的浪費(fèi)。
（一）利用者在進(jìn)入檔案利用服務(wù)中心之前首先接觸的是檔案館整個(gè)建筑，她留給利用者的第一印象如何，也會(huì)對(duì)利用者的利用需求產(chǎn)生影響。因此，綜合檔案館整體建筑本身是否充分彰顯公共性，就是一個(gè)先導(dǎo)條件。
所謂公共性，一是指交通便利，包括停車方便。二是建筑外圍本身就充分折射著一種開放和公共的精神，外圍環(huán)境一定是開闊和養(yǎng)眼的，給人一種放松和舒適的感覺，而不是一種要進(jìn)入某個(gè)辦公機(jī)構(gòu)那種緊張和壓迫的感覺。三是建筑進(jìn)入通道便利（包括對(duì)殘障人士），視覺寬敞美觀，環(huán)境標(biāo)引清晰準(zhǔn)確。
例如國(guó)家圖書館新館，建筑本身就像一本厚厚的書，具有典型的文化象征意義；臨近地鐵、公交車站，交通便利，并設(shè)有殘障人士入口。圖書館附近種有大片綠植，門口設(shè)有存包處，樓下設(shè)有停車場(chǎng)，樓旁設(shè)有自行車存放處。建筑對(duì)面有超市、吉野家、北京銀行等設(shè)施。整個(gè)外圍環(huán)境非常開闊，步入大廳，映入眼簾的是寬敞明亮的閱覽環(huán)境，能夠讓利用者心情立刻放松和安靜下來(lái)，對(duì)國(guó)圖的親近之感也會(huì)油然而生。
（二）既然是作為公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，它的檔案利用服務(wù)中心就要充分彰顯安全、舒適和便利的理念，包括對(duì)利用者的基本生理需求和辦公、學(xué)習(xí)需求的充分考慮和實(shí)現(xiàn)。國(guó)際檔案建筑學(xué)者米歇爾?迪香在其著作《檔案館建筑與設(shè)備》第八節(jié)“向公眾開放區(qū)”中，指出開放區(qū)的建設(shè)包括三個(gè)方面內(nèi)容[1]：
一是舒適和安全方面以及照明、取暖、空調(diào)、通訊、防噪音等方面的要求；出于保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全考慮，檔案庫(kù)房區(qū)和檔案利用服務(wù)區(qū)要分開，利用者一般情況下是不能夠進(jìn)入到庫(kù)房區(qū)的。另一方面，這種分區(qū)的設(shè)置還要便于工作人員調(diào)閱檔案。
二是根據(jù)不同類型用戶的不同利用需求，設(shè)置相應(yīng)的功能區(qū)間，包括接待廳和咨詢室、閱覽區(qū)、展覽和文化教育活動(dòng)區(qū)、開會(huì)和討論區(qū)，以及提供閱讀設(shè)備等相關(guān)設(shè)施。例如上海市檔案館新館，五層是檔案文件資料查閱服務(wù)中心，設(shè)有利用接待處、檔案閱覽大廳、專題閱覽室和咨詢服務(wù)室，六層為電子閱覽廳，七層為多媒體視聽室和學(xué)生課堂，八層為檔案工作者之家和多功能廳，九層為會(huì)議室，十層為報(bào)告廳和觀光平臺(tái)。例如上海市檔案館新館的對(duì)外開放環(huán)境就提供了開展檔案展覽教育、社會(huì)課堂、咨詢利用、市場(chǎng)服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、文化休閑等工作的基礎(chǔ)。
三是在不同功能區(qū)間和整個(gè)開放區(qū)間，提供滿足人的基本生理需求和工作學(xué)習(xí)休閑需求的相關(guān)設(shè)施。包括在每個(gè)開放樓層設(shè)置洗手間、飲水間，至少要在開放區(qū)間內(nèi)設(shè)有安靜溫馨、綠化很好的休閑和休息區(qū)、餐飲區(qū)、上網(wǎng)沖浪區(qū)、書店等，配置公共休息室、咖啡廳、電話間和衣帽間等相關(guān)設(shè)施。例如國(guó)家圖書館新館，提供隨處可用的互聯(lián)網(wǎng)，在一層設(shè)有咖啡廳、研討室、報(bào)告廳、少兒圖書館，在二層設(shè)有咨詢臺(tái)、辦證處以及多臺(tái)自助辦證機(jī)、休息大廳、熱水供應(yīng)處，以及ATM自動(dòng)取款機(jī)。在每個(gè)樓層設(shè)有衛(wèi)生間、飲水機(jī)（包括紙杯）。每個(gè)閱覽室里面設(shè)有多排書桌和座椅，桌下有插座；每隔10米，有一組休息沙發(fā)；有自動(dòng)刷卡復(fù)印機(jī)，有專用檢索計(jì)算機(jī)和公共計(jì)算機(jī)。尤其是辦證等待區(qū)，設(shè)有舒適沙發(fā)，配以柔和的燈光，外圍是信息檢索區(qū)和數(shù)字瀏覽區(qū)，包括瀏覽政府公開信息、老照片、公益講座信息、電子化書籍、報(bào)紙等。那么，是否每個(gè)綜合檔案館都要建成像國(guó)家圖書館那么大的新館，這也不現(xiàn)實(shí)也沒(méi)有必要。一方面，取決于檔案館的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和館藏、利用人群數(shù)量，避免建成一味追求豪華的一座開放空城。另一方面，在具體建設(shè)上，要高瞻遠(yuǎn)矚，避免短期效益，把綜合性檔案館的檔案利用服務(wù)中心建成一個(gè)大面積的查檔中心，換湯不換藥。
（三）對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)，公共文化機(jī)構(gòu)的檔案利用服務(wù)中心，不僅僅包括建筑本身和相應(yīng)輔助設(shè)備，還包括其提供的資源和服務(wù)。建筑只是一個(gè)物理存在，只有與先進(jìn)理念、豐富資源和周到便捷服務(wù)結(jié)合在一起，才是一個(gè)有生命的存在，才能給利用者帶來(lái)真正的效益，才能真正走進(jìn)利用者的心里，最終獲得利用者的認(rèn)可和接納。
1.能夠提供豐富多樣化的資源
作為面向社會(huì)的公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，擁有的檔案信息資源必須是覆蓋和滿足整個(gè)社會(huì)的需求。因此，國(guó)家檔案局長(zhǎng)楊冬權(quán)提出，建設(shè)覆蓋人民群眾的信息資源體系。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，一方面，擴(kuò)大開放范圍，合理解密降密。另一方面，通過(guò)多種途徑包括借助社交媒體調(diào)整和完善館藏結(jié)構(gòu)，使得館藏資源的主體不再僅僅是政府職能機(jī)構(gòu)的文書檔案，還包括反映社會(huì)公眾切身利益和提供民族身份感的檔案。例如國(guó)家圖書館新館四層的數(shù)字共享空間，科研區(qū)提供涉及各個(gè)學(xué)科、領(lǐng)域和專題的數(shù)據(jù)庫(kù)，包括外文數(shù)據(jù)庫(kù)。非科研區(qū)提供包括政府已公開信息、老照片、公益講座信息、電子書籍，以及各種主題的視頻音頻休閑，并且設(shè)有為盲人、殘疾人提供上網(wǎng)服務(wù)的區(qū)域。
2.主動(dòng)提供周到便捷的服務(wù)
作為公共文化機(jī)構(gòu)，不僅要提供利用者所需要的檔案信息，還要以合適和便利的方式來(lái)提供。為了體現(xiàn)綜合檔案館的休閑性，首先，檔案館開放時(shí)間要貼近公眾的休閑時(shí)間。從我國(guó)的國(guó)情來(lái)看，可以實(shí)行節(jié)假日開放制度及“周六服務(wù)”日，周末開放閱覽室和展覽廳，逐步改變綜合檔案館呆板的作息制度，還給公眾在節(jié)假日利用檔案的權(quán)利。其次，提供交互式網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)和即時(shí)通訊工具等現(xiàn)代社交媒體，使得用戶能夠順利完成自助式查找服務(wù)，同時(shí)主動(dòng)幫助用戶解決利用過(guò)程中存在問(wèn)題。
3.傾力打造文化休閑氛圍
隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及，信息化浪潮席卷社會(huì)生活的各個(gè)方面，對(duì)國(guó)土資源檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿足人們對(duì)檔案資源存儲(chǔ)、開發(fā)、利用的社會(huì)需要。分析問(wèn)題是解決問(wèn)題的前提?？v觀當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理的整體狀況，我們認(rèn)為現(xiàn)有的國(guó)土資源檔案管理工作主要存在以下幾方面問(wèn)題：
（一）國(guó)土資源檔案管理制度不健全，安全隱患多。當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理人員對(duì)國(guó)土資源檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，“思想上不適應(yīng)，沒(méi)有從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的模式中徹底解放出來(lái)，思想守舊、工作被動(dòng)、缺乏新思想、新舉措，難以適應(yīng)新形勢(shì)的需要?！盵2]首先，在日常工作過(guò)程中，國(guó)土資源管理人員的績(jī)效考核往往已完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的完成程度為標(biāo)準(zhǔn)，因此工作過(guò)程中的工作記錄及相關(guān)文件，往往因分工模糊，責(zé)任不明等制度不健全等在工作結(jié)束后，沒(méi)有及時(shí)收集整理和歸檔，致使一些珍貴的國(guó)土資源檔案遺失。其次，一些國(guó)土資源檔案館管理極不規(guī)范，已有的國(guó)土資源信息沒(méi)有及時(shí)歸檔、立卷、分類，編目和排列也不夠規(guī)范，部分國(guó)土資源檔案隨意堆放，長(zhǎng)時(shí)間擠壓，造成霉變、蟲蛀、破損等現(xiàn)象。再次，有些國(guó)土資源檔案管理單位的檔案存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施落后，國(guó)土檔案資源存儲(chǔ)區(qū)與辦公區(qū)混在，檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足，仍采用木質(zhì)檔案柜存放，存放設(shè)備簡(jiǎn)陋，檔案管理人員安全意識(shí)差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虛設(shè)，落實(shí)不力，安全隱患多，國(guó)土資源檔案管理的安全形勢(shì)堪憂。
（二）國(guó)土資源檔案管理模式落后，信息化程度低。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理的信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是多數(shù)國(guó)土資源檔案管理者仍沿用效率低下傳統(tǒng)檔案管理模式，嚴(yán)重制約了國(guó)土資源檔案管理的有效性。一方面，當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理者的信息化意識(shí)較低，沒(méi)有看清信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，缺乏國(guó)土資源檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)與改革動(dòng)力，另一方面，現(xiàn)有國(guó)土資源檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)堪憂，檔案管理人員編制少，流動(dòng)性大，缺少正規(guī)培訓(xùn)和專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，有些檔案管理人員連哪些文件需要收集和如何進(jìn)行檔案的立卷歸檔都不會(huì)，仍延續(xù)著“你交我收”的被動(dòng)式檔案管理模式。此外，部分國(guó)土資源檔案管理者的電子檔案管理技能不足，檔案信息化、數(shù)字化管理尚處于數(shù)據(jù)輸入的初級(jí)階段，根本談不上電子檔案的整合和共享。
（三）國(guó)土資源檔案只“管”不“用”，開放利用率低。當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理模式存在著“重管理，輕利用”的傾向，嚴(yán)重制約了國(guó)土檔案資源的開發(fā)與利用。一是國(guó)土資源檔案管理者對(duì)國(guó)土檔案資源的價(jià)值認(rèn)識(shí)程度低，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到國(guó)土檔案資源對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政府公共決策以及公民個(gè)人需求的重要作用，對(duì)現(xiàn)有國(guó)土檔案資源的開發(fā)整理不足，導(dǎo)致大量極具價(jià)值的國(guó)土檔案資源長(zhǎng)期積壓在檔案柜里，難以發(fā)揮作用。另一方面，國(guó)土檔案管理人員對(duì)社會(huì)各類組織的國(guó)土檔案資源的需求了解不足，服務(wù)的主動(dòng)性較差，仍然采取坐等利用者上門查詢，利用者提出需要什么就查詢什么，很少主動(dòng)了解利用者的需求類型，此外，國(guó)土資源管理者沒(méi)有組織人手根據(jù)社會(huì)需求類型對(duì)檔案資源進(jìn)行深入挖掘與分析，僅能提供原始的檔案資源服務(wù)，資源服務(wù)類型單一，服務(wù)質(zhì)量不高，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)差。
二、加強(qiáng)我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作的路徑選擇
移交檔案的關(guān)鍵是確保檔案的實(shí)體整理質(zhì)量與數(shù)字化加工質(zhì)量。各有關(guān)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)高度重視、精心組織、周密部署、扎實(shí)工作，在確保兩個(gè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，使檔案移交工作穩(wěn)步有序進(jìn)行。
檔案實(shí)體整理方面的主要做法
一是建立工作機(jī)制，制定工作計(jì)劃。各有關(guān)單位普遍建立了移交檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門主要負(fù)責(zé)人組成。同時(shí)還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國(guó)家機(jī)關(guān)向中央檔案館移交檔案時(shí)間安排》，從實(shí)際出發(fā)，制定了詳細(xì)的整理工作計(jì)劃，對(duì)各項(xiàng)移交工作數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行了全面的定量和定性分析，認(rèn)真研討力量擺布、人員投入和時(shí)間安排，準(zhǔn)確測(cè)算工作進(jìn)程和預(yù)見可能發(fā)生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計(jì)劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質(zhì)量。
二是緊扣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。各單位認(rèn)真學(xué)習(xí)《關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，真正做到吃透標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)。對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)條目要求真正明了哪些實(shí)多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細(xì)化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過(guò)去規(guī)定、哪些是當(dāng)前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴(yán)格一律，以保證移交工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、優(yōu)質(zhì)量。在具體整理過(guò)程中，做到多重質(zhì)保，層層把關(guān)。從各項(xiàng)工作要求到細(xì)化具體做法，從一般檢查到重點(diǎn)把關(guān)，都把“以質(zhì)量第一、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的要求貫穿始終。發(fā)現(xiàn)一般問(wèn)題隨時(shí)改，發(fā)現(xiàn)普遍問(wèn)題統(tǒng)一改，切實(shí)把層層檢查、全程監(jiān)控貫穿到移交工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。
三是爭(zhēng)取有力指導(dǎo)，提高工作效率。各單位普遍建立和加強(qiáng)了與中央檔案館國(guó)家檔案局檔案業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，主動(dòng)與有關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員共商檔案整理事宜，對(duì)一些單位因特殊歷史原因出現(xiàn)的特殊情況，雙方認(rèn)真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質(zhì)量既符合進(jìn)館要求，又遵循了各單位的實(shí)際情況，避免了大規(guī)模整理后的返工現(xiàn)象，提高了工作效率，確保了檔案整理質(zhì)量。比如，在各機(jī)關(guān)整理會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的文件材料時(shí)，以前的文件標(biāo)題就是第幾次會(huì)議記錄、第幾期會(huì)議紀(jì)要，這類題名的檔案進(jìn)館后，查詢起來(lái)非常困難。各單位根據(jù)檔案館業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)，對(duì)所有的會(huì)議記錄、紀(jì)要都按文件內(nèi)容擬寫題名，雖然難度大、耗時(shí)長(zhǎng)，但能確保檔案檢索的準(zhǔn)確性，為檔案利用提供方便。
移交電子加工數(shù)據(jù)存在的問(wèn)題
在中央和國(guó)家機(jī)關(guān)已移交檔案的70個(gè)單位中，有54個(gè)單位將數(shù)字加工數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一并移交，其中20個(gè)單位的電子加工數(shù)據(jù)可讀、可用，屬于可整理數(shù)據(jù)范疇；其他34個(gè)單位的電子加工數(shù)據(jù)或多或少存在一些問(wèn)題，屬于無(wú)法整理數(shù)據(jù)的范疇，具體問(wèn)題表現(xiàn)在：電子加工數(shù)據(jù)存在于獨(dú)立檢索盤，數(shù)據(jù)無(wú)法導(dǎo)出上載中央檔案館系統(tǒng)使用；電子加工數(shù)據(jù)只有圖像，沒(méi)有目錄；簿冊(cè)式打印目錄文本文件為非數(shù)據(jù)庫(kù)格式，無(wú)法使用；數(shù)據(jù)庫(kù)格式不統(tǒng)一，需轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式；目錄數(shù)據(jù)庫(kù)字段項(xiàng)不規(guī)范；圖像數(shù)據(jù)庫(kù)格式不統(tǒng)一；圖像數(shù)據(jù)文件夾及文件名不規(guī)范；圖像與目錄對(duì)應(yīng)關(guān)系不準(zhǔn)確。這些具體問(wèn)題的存在，反映出，一是檔案數(shù)字化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系；二是片面追求原文數(shù)字化而忽視了檔案目錄庫(kù)共享；三是有些檔案數(shù)據(jù)掃描不夠完整而影響到對(duì)檔案信息的全面管理與開發(fā)；四是對(duì)檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題、數(shù)字加工中的檔案信息安全和保密技術(shù)問(wèn)題、數(shù)字化檔案信息如何應(yīng)用于本單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等問(wèn)題研究不夠，管理錯(cuò)位。
為做好檔案數(shù)字化工作，2008年11月3日，國(guó)家檔案局在中國(guó)科學(xué)院召開了中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案整理與數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)參觀、現(xiàn)場(chǎng)咨詢、現(xiàn)場(chǎng)答疑，全面了解中科院將檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目引入項(xiàng)目管理的理念。中科院將檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目引入項(xiàng)目管理，遵守?cái)?shù)字化工作流程，嚴(yán)格把關(guān)各道工作程序，使移交進(jìn)館的檔案不僅實(shí)體整理符合標(biāo)準(zhǔn)，而且檔案數(shù)字化電子數(shù)據(jù)也符合可讀、可用的要求。
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