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時(shí)間：2023-05-24 08:58:19
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二、探尋新的檔案收集方式，保障學(xué)校知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備
目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項(xiàng)目”、“重上級(jí)輕自產(chǎn)”的問(wèn)題，對(duì)于科研工作中的行政文件和上級(jí)來(lái)文管理的比較到位，但對(duì)于隨科研項(xiàng)目產(chǎn)生的“自產(chǎn)文件”的管理則有缺失。項(xiàng)目中一些非常重要的“論證報(bào)告”、“原始試驗(yàn)數(shù)據(jù)”、“計(jì)算文件”、“設(shè)計(jì)文件”等資料都沒(méi)有歸檔。這些文件對(duì)于項(xiàng)目后期研究以及整個(gè)學(xué)科發(fā)展都是非常重要的，屬于學(xué)校的無(wú)形資產(chǎn)，這些文件沒(méi)有得到及時(shí)保存，隨著一些科研人員的流動(dòng)，會(huì)使得學(xué)校遭受損失，甚至影響一個(gè)專業(yè)、學(xué)科的興衰。而且對(duì)于科研項(xiàng)目“自產(chǎn)文件”歸檔還應(yīng)與項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，如果在科研項(xiàng)目進(jìn)行階段不對(duì)其明確歸檔要求或資料沒(méi)有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時(shí)在檔案文件材料收集過(guò)程中還要關(guān)注檔案的“價(jià)值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒(méi)有意義的“垃圾”文件。這就需要加強(qiáng)檔案部門與科研主管部門的協(xié)作，構(gòu)建全新的由科研主管單位負(fù)責(zé)，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機(jī)制。這不僅突出了科學(xué)研究過(guò)程中檔案文件材料收集的重要性，還使對(duì)科研檔案全過(guò)程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^(guò)程管理，保證科研檔案工作與科學(xué)研究同步進(jìn)行，從而進(jìn)一步保證檔案質(zhì)量。同時(shí)強(qiáng)化歸檔資料責(zé)任管理，明確各級(jí)人員簽字和蓋章，確保文件責(zé)任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價(jià)值”的問(wèn)題，保護(hù)學(xué)校知識(shí)和技術(shù)成果，保障學(xué)校的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進(jìn)科研人員之間的交流協(xié)作
長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴(yán)格、謹(jǐn)慎的方式。尤其對(duì)于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項(xiàng)目密級(jí)等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復(fù)雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的見(jiàn)證，更是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，尤其是研究實(shí)驗(yàn)階段的檔案文件材料，可以使我們?cè)谝院蟮难芯恐幸?guī)避很多風(fēng)險(xiǎn)，提供很多借鑒。對(duì)于科研檔案有條件地開(kāi)放查閱權(quán)限，可以進(jìn)一步促進(jìn)科研人員之間相互借鑒、交流和科研團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)同發(fā)展，有助于形成學(xué)校內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人才跨越式發(fā)展，進(jìn)而起到推動(dòng)學(xué)科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對(duì)科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內(nèi)盡量簡(jiǎn)化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進(jìn)行分工，雙方對(duì)于科研檔案管理沒(méi)有明確的隸屬關(guān)系。在這種情況下要實(shí)現(xiàn)科研檔案的完整和準(zhǔn)確歸檔，就必須相互協(xié)調(diào)、溝通，否則就會(huì)由于職責(zé)邊界不清、階段銜接不好，從而產(chǎn)生項(xiàng)目管理空白點(diǎn)。而且各課題組是在項(xiàng)目結(jié)束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項(xiàng)目檔案的質(zhì)量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過(guò)程，不僅可以保證檔案質(zhì)量，還能有效追溯責(zé)任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進(jìn)而提升科研管理水平。檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種質(zhì)量管理，要求在每個(gè)環(huán)節(jié)中都要按計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處置四個(gè)具體步驟去開(kāi)展，形成閉環(huán)管理，所以通過(guò)檔案管理的工具作用來(lái)全面提升科研工作的綜合管理水平，應(yīng)成為我們?nèi)鏄?gòu)建檔案管理方式的新目標(biāo)。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據(jù)鏈、可追溯的原則，將從根本上實(shí)現(xiàn)管理的過(guò)程控制，并能進(jìn)一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各職責(zé)履行情況的有效監(jiān)督。
科研檔案是人們?cè)趶氖驴茖W(xué)活動(dòng)中形成的，并經(jīng)過(guò)一定整理的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高?？蒲谢顒?dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載，直接反映著一個(gè)高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實(shí)力的憑證，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個(gè)高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)?？茖W(xué)管理中所處的地位也越來(lái)越重要。但是對(duì)于高校的科研檔案,能夠完整認(rèn)識(shí)到它的作用的論述并不多。多年來(lái),受到傳統(tǒng)觀點(diǎn)的影響,一般檔案工作者認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對(duì)教師,尤其是個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時(shí)代對(duì)信息資料的大量需求相違背的。因此,國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對(duì)科研檔案的歸檔與管理進(jìn)行了有效的規(guī)范。如何加強(qiáng)科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價(jià)值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅(jiān)持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強(qiáng)調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒(méi)有成果性和利用價(jià)值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時(shí),一定要兩者兼顧,堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項(xiàng)目檔案
科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書(shū)、審批文件、任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書(shū)檔案
科研文書(shū)檔案是科研管理活動(dòng)的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級(jí)管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策、計(jì)劃、組織、控制等基本管理職能和有計(jì)劃、有目的、有條不紊進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果評(píng)獎(jiǎng)及科研管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對(duì)科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計(jì)表、教師公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫(xiě)的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書(shū)、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑?shí)力大小的依據(jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因
（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過(guò)程中，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)，重視科研成果的與獲獎(jiǎng)，輕視科研檔案資料的平時(shí)累積工作，認(rèn)為這是檔案部門的事，與己無(wú)關(guān)。
（二）高校科研人員檔案意識(shí)缺乏。他們認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來(lái)方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過(guò)程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒(méi)有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡(jiǎn)易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開(kāi)發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高?？蒲袡n案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
三、對(duì)加強(qiáng)高校科研檔案管理工作的幾點(diǎn)見(jiàn)解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái)，走實(shí)現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達(dá)到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強(qiáng)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所高校的科研能力。重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng)，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見(jiàn)證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題份年度補(bǔ)倉(cāng)到科研檔案中去，以免遺漏，這對(duì)項(xiàng)目研究人員、學(xué)校和國(guó)家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識(shí)?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識(shí)的提高，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會(huì)使高校科研檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）推廣科研檔案的開(kāi)發(fā)利用。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為:“檔案部門進(jìn)行各種努力的目的,就是把有價(jià)值的文件保存下來(lái),并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題。“檔案的開(kāi)發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來(lái)既耽誤時(shí)間,又浪費(fèi)人力。盡管目前多數(shù)高?？蒲袡n案已開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴(yán)重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開(kāi)發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時(shí),高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動(dòng)的結(jié)晶,包含著一定的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。這就決定了高?？蒲袡n案開(kāi)發(fā)利用的特殊性,在對(duì)高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動(dòng)與知識(shí)產(chǎn)權(quán),學(xué)會(huì)正確地利用科研檔案,以避免有意或無(wú)意地造成侵權(quán)的后果。
為在實(shí)際利用中避免侵犯作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),可進(jìn)行這樣幾項(xiàng)工作:
(1)對(duì)科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標(biāo)記,以提醒利用者注意。
(2)對(duì)科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護(hù)的學(xué)術(shù)檔案時(shí),使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過(guò)多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高?？萍既藛T的檔案意識(shí)，做好高校科研檔案的平時(shí)收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高?？蒲袡n案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻(xiàn)：
一、高?？蒲形募n案管理存在的問(wèn)題
1.關(guān)于高校科研文件檔案管理制度建設(shè)
目前高?？蒲形募n案管理是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行的。建立完善的科研文件檔案管理制度是高?？蒲形募n案管理走向規(guī)范化的重要標(biāo)志。筆者在于2013年3月份對(duì)山東省高校進(jìn)行走訪調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)高校出臺(tái)了科研文件檔案管理辦法或規(guī)定，但有近1/3的高校至今仍未出臺(tái)科研文件檔案管理制度。大部分高校已經(jīng)將科研項(xiàng)目檔案管理納入了科研項(xiàng)目管理活動(dòng)的整體工作規(guī)劃中。這就使得部分高校的科研文件檔案管理工作不能順利完整地進(jìn)行，科研管理工作與科研文件檔案的管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，科研工作和建檔工作的“四同步”管理無(wú)法從制度上得到根本保證和貫徹落實(shí)。
2.科研文件檔案的歸檔
將形成的科研文件加以系統(tǒng)整理，及時(shí)向高校檔案管理部門移交歸檔，是相關(guān)人員的責(zé)任和義務(wù)。通過(guò)歸檔和集中統(tǒng)一管理，有利于科研水平的提高，有利于積累科學(xué)技術(shù)發(fā)展的財(cái)富。筆者在調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，有一半的高校的科研項(xiàng)目文件材料的歸檔基本趨于完整，有近1/3的高?？蒲许?xiàng)目文件材料的歸檔不夠完整仍有近1/5的高?？蒲许?xiàng)目文件材料根本沒(méi)有歸檔。為數(shù)不少的科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)。
3.高?？蒲形募n案管理的信息化建設(shè)
從科研文件檔案管理納入信息化建設(shè)的程度看，目前僅有極少數(shù)高校的科研項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)已納入學(xué)校信息化建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)了科研文件檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。
從高校檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)之間的關(guān)系來(lái)看，只有1/10的高校的科研管理系統(tǒng)中包含檔案管理模塊或是科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間有接口，近一半的高校的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只是獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，近1/3的高校的檔案完全不用計(jì)算機(jī)管理。上述情況表明，一方面高校的檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)很好的功能銜接，另一方面部分高校沒(méi)有跟上檔案計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的時(shí)代步伐。
4.高?？蒲形募n案的保管與鑒定
然一半以上的高校的科研檔案數(shù)字化成果進(jìn)行了脫機(jī)保管，但有超過(guò)半數(shù)高校的科研檔案數(shù)字化成果沒(méi)有進(jìn)行異地保管。一半的高校對(duì)科研文件檔案進(jìn)行過(guò)鑒定，提高了本?？蒲形募n案的質(zhì)量和管理水平，為科研文件檔案提供有效利用提供了良好的條件。
5.高?？蒲形募n案的提供利用
從科研文件檔案版權(quán)角度看，在數(shù)字化信息化時(shí)代，科研文件檔案的版權(quán)問(wèn)題應(yīng)引起我們的重視。在進(jìn)行電子科研文件檔案信息利用時(shí)，要提高版權(quán)意識(shí)，使科研文件檔案信息的提供利用在法律規(guī)范內(nèi)進(jìn)行。筆者在調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，僅有1/10的高校在科研項(xiàng)目文件檔案歸檔時(shí)鑒定了開(kāi)放協(xié)議，然而大多數(shù)高校，在科研項(xiàng)目（課題）歸檔時(shí)沒(méi)有鑒定開(kāi)放協(xié)議。
二、高?？蒲形募n案管理的對(duì)策思考
1.完善高?？蒲形募n案規(guī)章制度
完善高校科研文件檔案管理制度，是高?？蒲形募n案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應(yīng)做到權(quán)責(zé)明確，密切配合，建立完善的、與時(shí)俱進(jìn)的、符合本單位實(shí)際情況的科研文件檔案管理制度，對(duì)科研文件檔案的移交、接收、管理、利用等作出明確規(guī)定，做到歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定。應(yīng)將科研文件檔案工作納入科研規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍，同時(shí)做到“四同步”：下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項(xiàng)目進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記、評(píng)審科研成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步，從而促進(jìn)科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
2.提升高?？蒲腥藛T的檔案意識(shí)
由于高?？蒲腥藛T對(duì)檔案知識(shí)和檔案管理法規(guī)缺乏系統(tǒng)的了解，檔案意識(shí)淡薄，有時(shí)出于對(duì)技術(shù)保密的原因且不了解歸檔范圍，科研人員往往未將科研活動(dòng)中形成的重要記錄歸檔保存，導(dǎo)致某些重要的科研記錄無(wú)法歸檔。因此，高校檔案工作者肩負(fù)著進(jìn)行宣傳教育的重任，讓科研人員明確自己擔(dān)負(fù)著科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責(zé)與義務(wù)，使其在思想上重視科研文件的歸檔工作。增強(qiáng)科研管理人員的檔案意識(shí)，扎實(shí)地將科研檔案建設(shè)與管理工作納入科研管理的各項(xiàng)工作職責(zé)中。
3.加強(qiáng)科研文件檔案管理的信息化建設(shè)和全過(guò)程管理
此次調(diào)查結(jié)果顯示，只有不到十分之一的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中包括檔案管理模塊或與檔案管理系統(tǒng)之間有接口。不少高校的檔案信息化建設(shè)與科研業(yè)務(wù)活動(dòng)及其管理的信息化過(guò)程相分離，檔案管理系統(tǒng)和科研管理及其信息系統(tǒng)之間存在孤島關(guān)系，難以保證數(shù)字工作環(huán)境下電子文件和數(shù)字檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和長(zhǎng)久可用性。因此，應(yīng)將科研文件檔案的管理納入科研項(xiàng)目資源管理及資源配置的最優(yōu)化管理，在科研活動(dòng)過(guò)程及其管理活動(dòng)中，實(shí)時(shí)進(jìn)行電子科研文件的規(guī)范化和檔案化管理，變階段性孤島系統(tǒng)管理為連貫性集成化管理與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，建立與科研計(jì)劃項(xiàng)目活動(dòng)及其管理業(yè)務(wù)流程集成的全項(xiàng)目期和全文件生命期的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，保障科研活動(dòng)數(shù)字信息真實(shí)性、可靠性、完整性和長(zhǎng)久可用性。
對(duì)于高?？蒲形募n案管理來(lái)說(shuō)，“前端控制”思想的核心就是整體規(guī)劃、檔案管理業(yè)務(wù)提前、對(duì)高?？蒲形募n案進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控。這一理念在檔案界一經(jīng)提出就不僅適用于電子文件檔案的管理，而且同樣適合于紙質(zhì)文件檔案的管理。也就是說(shuō)，即使在紙質(zhì)科研文件檔案形成和管理階段進(jìn)行控制，對(duì)于文件歸檔后的管理也起到事半功倍的作用。它以科學(xué)管理和有效利用為目的，重新設(shè)計(jì)文件檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了整體效益的最佳化。
4.重視對(duì)高校科研文件檔案的鑒定工作
科研文件檔案作為科研活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，是高校和國(guó)家重要的科研資源，是社會(huì)的無(wú)形資產(chǎn)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技活動(dòng)的發(fā)展，高?？蒲形募n案的鑒定就成為保證高?？蒲袡n案質(zhì)量，使科研檔案更好地發(fā)揮作用的一項(xiàng)重要措施。在電子文件盛行的今天，對(duì)科研文件檔案價(jià)值的鑒定不僅要在文件轉(zhuǎn)化為檔案之前進(jìn)行，而且還要將鑒定環(huán)節(jié)盡早地提前，在文件生成之際乃至形成之前就對(duì)其進(jìn)行鑒定。從系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子信息中截獲電子文件的同時(shí)，便對(duì)其進(jìn)行同步鑒定，加強(qiáng)控制。實(shí)現(xiàn)電子文件生成之際的初級(jí)鑒別和初次鑒定的自動(dòng)化，為高校科研文件檔案的管理利用打下良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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一、加強(qiáng)科研檔案管理工作
高校檔案管理隊(duì)伍包括高等學(xué)校檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員。從事檔案工作的人員知識(shí)水平和文化程度不高，給檔案工作帶來(lái)一定困難。特別是兼職檔案人員，工作性質(zhì)決定他們工作更換頻繁，影響了檔案工作和學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)展。這就要求學(xué)校重視人員安排，使具有高素質(zhì)的人員加入。
從事檔案工作的人員必須具備有工作熱情、踏實(shí)的工作態(tài)度，甘愿為檔案事業(yè)做貢獻(xiàn)，具備良好職業(yè)道德的同時(shí)，還應(yīng)有保密意識(shí)。選拔人才時(shí)還要考慮年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)層次等方面的因素，以穩(wěn)定檔案隊(duì)伍的建設(shè)。
開(kāi)展檔案專職及兼職從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。每年定期組織從業(yè)人員參加遼寧省、沈陽(yáng)市檔案系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和資格考試，特別要重視對(duì)兼職檔案人員的培訓(xùn)活動(dòng)，使其都能取得崗位培訓(xùn)證書(shū)，每年年底由檔案部門對(duì)其進(jìn)行考核，給予優(yōu)秀人員獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)和各基層單位的考核掛鉤。在每年檔案宣傳日活動(dòng)中，檔案人員在做宣傳的過(guò)程中能夠提高自身能力。
做好專職及兼職檔案人員學(xué)習(xí)與交流活動(dòng)。定期帶領(lǐng)檔案人員到評(píng)比優(yōu)秀的單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)參觀歷史圖片展覽，還要定期邀請(qǐng)專家來(lái)講座，給兼職檔案人員做學(xué)術(shù)報(bào)告，使檔案人員接受新知識(shí)，適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案館館長(zhǎng)還要向校領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，派代表到蘇州大學(xué)參加檔案管理軟件學(xué)習(xí)交流，讓檔案人員長(zhǎng)知識(shí)、開(kāi)眼界。
二、加強(qiáng)科研組卷和日常管理工作
《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確指出，部門立卷是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)。因此，學(xué)校各級(jí)組織必須做好部門立卷工作。
1.做好科研檔案立卷管理工作。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，個(gè)別教師的科研課題在結(jié)題后不愿存入檔案館，為以后評(píng)職稱，聘崗利用方便，都想個(gè)人保留。因此，每年我們分管科研檔案的工作人員要經(jīng)常到基層找教師收集科研檔案，工作起來(lái)很辛苦。針對(duì)這一現(xiàn)象，我們同學(xué)校有關(guān)部門及科技處取得聯(lián)系，制定有關(guān)制度，并取得了一定的效果。如：教師在結(jié)題后到財(cái)務(wù)處領(lǐng)取科研經(jīng)費(fèi)時(shí)，按規(guī)定到檔案部門歸檔，歸檔材料齊全后由檔案部門蓋章簽字方能到財(cái)務(wù)處領(lǐng)取科研到款額，這就解決了檔案存檔不齊全問(wèn)題。
2.加強(qiáng)對(duì)立卷工作的監(jiān)督檢查，支持和重視檔案部門工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常對(duì)本部門兼職檔案員檔案歸檔立卷工作進(jìn)行指導(dǎo)，制定立卷工作職責(zé)，定期做好改進(jìn)工作。同時(shí)，每個(gè)部門由一名主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)兼職檔案員工作，將檔案管理作為年底領(lǐng)導(dǎo)考核的主要依據(jù)，不合格的歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)在換屆時(shí)不能繼續(xù)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職位，以此大大提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。
3.高度重視進(jìn)館后科研檔案的收集、整理、裝訂等工作。嚴(yán)格按照《檔案歸檔范圍和保管期限表》的要求，整理、分類、組卷，要求準(zhǔn)確地劃分保管期限，寫(xiě)清楚題名與責(zé)任者。把合同、課題、專利等科研材料及時(shí)收集齊全，并對(duì)科技成果獲獎(jiǎng)證書(shū)進(jìn)行跟蹤收取，確保科研項(xiàng)目的收集完整齊全，不允許有任何遺漏現(xiàn)象發(fā)生。
三、對(duì)高?？蒲袡n案存檔的幾個(gè)建議
1.完善科研檔案管理體制。為今后更好地做好科研檔案管理工作，檔案部門同各職能部門要認(rèn)真制定好有關(guān)的歸檔管理制度，科研課題組的負(fù)責(zé)人要將組織研究的一切數(shù)據(jù)及研制過(guò)程歸檔，如科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段、應(yīng)用轉(zhuǎn)化推廣階段等需要的材料，都必須全部歸檔。為此，必須把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái)，提高科研檔案的歸檔率。
2.增強(qiáng)檔案管理員歸檔意識(shí)。由于檔案人員對(duì)科研檔項(xiàng)目過(guò)程不了解，無(wú)法掌握其流程狀況，不知道課題組的研制階段進(jìn)行到什么程度，特別是不能及時(shí)了解成果，導(dǎo)致歸檔材料不及時(shí)，有的材料甚至無(wú)法歸檔。主要原因在于有些科研人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，在項(xiàng)目完成后不愿意歸檔，這樣就要求我們必須增強(qiáng)各部門人員的檔案歸檔意識(shí)、責(zé)任感和使命感。
3.實(shí)現(xiàn)科研材料全面歸檔?？蒲袡n案歸檔材料不齊全不完整主要表現(xiàn)在：歸檔的材料中復(fù)印件過(guò)多，存在著公章、簽字不全;缺乏科學(xué)性和合理性，造成檔案無(wú)法歸類;科研部門對(duì)科研項(xiàng)目分隔管理，導(dǎo)致科研成果歸檔時(shí)間不統(tǒng)一。對(duì)此，要完善科研檔案歸檔材料，實(shí)現(xiàn)科研材料全面歸檔。
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）23-0314-03
0 引言
高校是教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才的重要基地，高?？蒲袡n案集教學(xué)、科研、管理于一體，是高校完成歷史使命，為社會(huì)發(fā)展提供人才、智力支持的豐富的信息資源。做好新時(shí)期高校檔案創(chuàng)新服務(wù)工作，進(jìn)而為促進(jìn)教育事業(yè)及經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展服務(wù)。
1 規(guī)范檔案管理，建立科研檔案服務(wù)機(jī)制
檔案服務(wù)機(jī)制是指檔案部門為社會(huì)服務(wù)的內(nèi)在工作方式和方法。高校檔案管理部門應(yīng)在不斷完善傳統(tǒng)的管理服務(wù)的同時(shí)有針對(duì)性的進(jìn)行一些特色服務(wù)；改變使得檔案信息管理滯后的服務(wù)方式，采取網(wǎng)上服務(wù)和主動(dòng)服務(wù)相結(jié)合的方式使得檔案信息獲得超前服務(wù)；使得管理的文檔資源得到充分的利用，需要采取各種各樣的宣傳方式，比如內(nèi)部或公開(kāi)的出版物、公開(kāi)的新聞報(bào)道等；為了促進(jìn)文檔資源更好的服務(wù)學(xué)生和教職員工，需要實(shí)行相關(guān)的服務(wù)措施比如：代查代檢、代復(fù)制、文獻(xiàn)傳遞等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深層次的研究和分析成果；為提高服務(wù)的效率需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)；為檔案管理積累資金需要適當(dāng)采取有償服務(wù)；適當(dāng)進(jìn)入市場(chǎng),積極參與科研成果的轉(zhuǎn)讓。
1.1 建立檔案館(室)網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。目前，國(guó)內(nèi)許多檔案館（室）采用便利的因特網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上服務(wù)，這樣的方式對(duì)于可以更加方便的搜集和共享社會(huì)和單位提供檔案資源。
檔案工作者為了達(dá)到信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，需要基于互聯(lián)網(wǎng)快速的建設(shè)更加的完整和系統(tǒng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)；為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化管理，檔案信息的法制化管理。就要在建立健全電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，在因特網(wǎng)上按時(shí)監(jiān)管處理好電子文件以備利用。
1.2 “電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”具備廣闊的覆蓋面積，豐富多彩的內(nèi)容，很高的實(shí)用性等相關(guān)的優(yōu)點(diǎn)。因?yàn)樗慕⒛軌蚴沟秒娮游臋n數(shù)據(jù)管理中心統(tǒng)一監(jiān)管和處理授權(quán)給網(wǎng)站的各單位的歸檔電子文件，與此同時(shí)，各單位可以共同分享該網(wǎng)站上加密的或者是有限制的電子文件，使得電子文件的查詢、利用服務(wù)變得更加的便利，促進(jìn)了資源共享。
1.3 電子文件的自動(dòng)上傳收集。當(dāng)前檔案管理部門工作的不可小看的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是如何收集整理在單機(jī)上形成的電子文檔。相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理，他們的最大區(qū)別在于，目前檔案部門早已摒棄了浩海如煙的紙質(zhì)文檔收集整理，而是在互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)置電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，采取下載和上傳的方式完成文件的電子文件形式的傳輸，這樣的方式能以最快的速度收集實(shí)時(shí)的文檔，并快速的歸檔于檔案館(室)的服務(wù)器,
1.4 開(kāi)展在線服務(wù)。當(dāng)下是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用飛速發(fā)展的時(shí)代，它在各個(gè)領(lǐng)域都不斷地改變著人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境?，F(xiàn)在各種各樣的信息系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)能夠及時(shí)滾動(dòng)的轉(zhuǎn)達(dá)準(zhǔn)確、有效、全面的信息使得人們獲得實(shí)時(shí)的信息。因此手工式的檔案收集管理、利用服務(wù)方式完全落后于現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式。檔案部門僅僅是利用電腦，在網(wǎng)頁(yè)上匯編好專題，設(shè)置好相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢窗口和提供相關(guān)服務(wù)的電子郵箱就可以使得利用者與檔案館（室）以電子郵件的通訊方式交流信息，實(shí)時(shí)對(duì)文檔資料的真實(shí)性和價(jià)值性提供咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
因?yàn)楦鞣N因素的限制，很多高校的教學(xué)科研檔案管理的人員并非經(jīng)過(guò)嚴(yán)格招聘而來(lái)，大多數(shù)都沒(méi)能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。部分高校的二級(jí)學(xué)院也沒(méi)能配備具有專業(yè)素質(zhì)的教學(xué)科研檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任教學(xué)科研檔案管理一職，正是因?yàn)樯砑鏀?shù)職，才給教學(xué)科研檔案帶來(lái)了更多不利。
2.缺少資金投入，各種硬件設(shè)施不足
檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢(shì)，但要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理需要大量的資金來(lái)購(gòu)入各種先進(jìn)的設(shè)備，例如各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺(tái)等等。這些先進(jìn)的設(shè)備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來(lái)源都主要是依靠財(cái)政預(yù)算和上級(jí)的補(bǔ)助，但是那有限的資金卻很難滿足教學(xué)科研檔案管理信息化的要求，正是因?yàn)槿绱?，硬件設(shè)施無(wú)法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴(yán)重的制約。
3.檔案的信息輸出能力較弱
高校的教學(xué)科研檔案管理部門要將開(kāi)發(fā)的教學(xué)科研檔案信息通過(guò)不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國(guó)大部分的高校教學(xué)科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學(xué)科研檔案信息輸出不能夠完全適應(yīng)高校師生對(duì)教學(xué)科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學(xué)科研檔案的部分內(nèi)容信息在校園網(wǎng)上進(jìn)行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無(wú)法滿足廣大師生對(duì)教學(xué)科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學(xué)科研檔案管理部門以及工作人員應(yīng)該自覺(jué)地改善服務(wù)模式，努力提升自身的業(yè)務(wù)水平，力爭(zhēng)讓所有需要教學(xué)科研檔案信息的師生都能夠“高興而來(lái)，滿意而歸”。
4.靠政策、少創(chuàng)新,重管理、輕服務(wù)等落后觀念頑固存在,轉(zhuǎn)變觀念仍是管理工作中的重點(diǎn)之一
許多高校對(duì)教學(xué)科研檔案管理工作的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足,在管理上還受到了傳統(tǒng)觀念的影響，忽視教學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化,在教學(xué)科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規(guī)劃,工作的積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠,在管理觀念上依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴(yán)重。這些認(rèn)識(shí)上的不足,導(dǎo)致教學(xué)科研檔案管理處于相對(duì)被動(dòng)、滯后的狀態(tài)。同時(shí),重管理、輕服務(wù)的思想根深蒂固。
二、改善高校教學(xué)科研檔案管理的對(duì)策
1.創(chuàng)新管理理念，樹(shù)立全員檔案意識(shí)，打破傳統(tǒng)思想觀念
之所以檔案管理人員與教育領(lǐng)導(dǎo)階層會(huì)缺乏足夠的檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，是因?yàn)樗麄儧](méi)能明確教學(xué)科研檔案管理的最終目的。做好高校教學(xué)科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠?qū)崿F(xiàn)“信息服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)”，讓這些檔案有效的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)，提高高校的教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)出更加優(yōu)質(zhì)的人才。同時(shí)還必須要打破傳統(tǒng)的觀念，清晰的認(rèn)識(shí)到做好高校教學(xué)科研檔案管理工作對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。不能夠僅僅從經(jīng)濟(jì)利益角度進(jìn)行衡量，而應(yīng)該從多個(gè)方面進(jìn)行衡量。
2.盡量拓展資金來(lái)源
各種財(cái)政預(yù)算可以作為教學(xué)科研檔案檔案信息化管理的主要資金來(lái)源，但卻不應(yīng)該成為唯一來(lái)源，檔案部門應(yīng)該要盡量的拓展資金的來(lái)源，積極的為教學(xué)科研檔案管理配置各種能夠適應(yīng)時(shí)展的軟、硬件設(shè)施，加快教學(xué)科研檔案信息化管理的進(jìn)程，促進(jìn)高校教學(xué)科研檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。檔案部門應(yīng)該積極的將教學(xué)科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時(shí)還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當(dāng)?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)惠支持等，與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺(tái)開(kāi)發(fā)資金。
3.創(chuàng)新管理制度，完善教學(xué)科研檔案管理規(guī)范化
隨著我國(guó)高校教育改革的推進(jìn)，創(chuàng)新的教育理念促進(jìn)了我國(guó)高校在辦學(xué)方式、學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，同時(shí)也促使了高校教學(xué)科研檔案的種類呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化趨勢(shì)，為了能夠讓高校的教學(xué)科研檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，就需要對(duì)高校的教學(xué)科研檔案管理機(jī)構(gòu)及教學(xué)管理部門進(jìn)行一個(gè)明確的、科學(xué)的界定與分工。因此，必須使管理制度創(chuàng)新走在實(shí)際工作的前面，來(lái)指導(dǎo)和約束管理行為。各高校要依據(jù)國(guó)家頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點(diǎn)的教學(xué)科研檔案管理規(guī)章制度。將全校教學(xué)科研檔案分為學(xué)校、教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院，并規(guī)定相應(yīng)的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，使教學(xué)科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學(xué)科研檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，積極開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)科研檔案管理體系的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加大規(guī)范化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。以此來(lái)充分發(fā)揮高校教學(xué)科研檔案在高校教學(xué)研究、教育管理、教學(xué)活動(dòng)等各項(xiàng)工作中的作用，以此來(lái)提高我國(guó)高校的教學(xué)科研檔案的科學(xué)管理水平和質(zhì)量。同時(shí)完善的教學(xué)科研檔案建設(shè)工作能夠幫助我們樹(shù)立全局的觀念，具備超前的工作意識(shí)。
4.利用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研檔案的現(xiàn)代化管理
隨著時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)教學(xué)科研檔案逐漸成為數(shù)字化，而互聯(lián)網(wǎng)的普及使得教學(xué)科研檔案開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已成為可能。高校應(yīng)加大教學(xué)科研檔案現(xiàn)代化設(shè)備的投入，積極的將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)科研檔案的管理，并建立教學(xué)科研檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)科研檔案管理服務(wù)升級(jí)，充分利用校園網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，積極推進(jìn)教學(xué)科研檔案信息資源共享。
5.加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)意識(shí)
教學(xué)科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)科研檔案工作的質(zhì)量，因此，要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)科研檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，在深入了解教學(xué)科研管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高教學(xué)科研檔案業(yè)務(wù)管理水平。此外，還要認(rèn)真做好教學(xué)科研檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，使他們具有對(duì)數(shù)字化檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理的能力，成為既具備教學(xué)科研檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，使檔案服務(wù)做到以人為本，由被動(dòng)變主動(dòng)，為廣大師生提供不同形式、不同內(nèi)容的服務(wù)，更好地滿足師生員工對(duì)教學(xué)科研檔案的利用需求。
6.建立教學(xué)科研檔案服務(wù)信息反饋機(jī)制
【基金項(xiàng)目】吉林省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題《吉林省民辦高?？蒲袑?shí)力培育對(duì)策研究》，課題編號(hào)：GH11433。
【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2013）06-0011-01
近年來(lái)，許多民辦高校在完善教學(xué)體制和管理模式的同時(shí)，已由最初的教學(xué)型院校逐步向教學(xué)科研型院校轉(zhuǎn)型。因此，科研管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化日益得到重視。但是，由于民辦高校辦學(xué)時(shí)間短，面臨著如何盡快提高科研管理能力和學(xué)術(shù)水平等問(wèn)題，而解決這些問(wèn)題的重要途徑之一，就是建立合理的科研檔案管理體系，以便更好的服務(wù)于科學(xué)研究。
檔案是人類社會(huì)各種組織與成員通過(guò)有意識(shí)的創(chuàng)造性勞動(dòng)而逐步形成、積累并保存下來(lái)的有價(jià)值的文字、音像等的原始記錄?？蒲袡n案是科研管理部門對(duì)科學(xué)研究活動(dòng)的記錄，是科學(xué)儲(chǔ)備的一種形式，包括文字、圖表、數(shù)據(jù)、音像等各種形式載體的相關(guān)文件材料?？蒲袡n案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，通過(guò)規(guī)范化的管理，為科研工作提供詳實(shí)、有價(jià)值的參考資料，從而促進(jìn)科研工作水平的提升。
一、民辦高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀
1.科研檔案管理意識(shí)薄弱
多數(shù)民辦高?？频目茖W(xué)研究處于初期發(fā)展階段，科研管理人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)科研檔案形成不明確，忽視了科研檔案的收集、整理和歸檔，從而導(dǎo)致科研檔案工作不能有效進(jìn)行。
2.科研管理機(jī)構(gòu)缺乏經(jīng)驗(yàn)
目前，一些民辦高校由于辦學(xué)特點(diǎn)的原因，多重視教學(xué)，輕視科研，科研工作淺嘗輒止，許多民辦院校沒(méi)有獨(dú)立的科研管理部門，這導(dǎo)致了科研檔案管理工作成為可有可無(wú)的輔工作。即使隨著學(xué)校發(fā)展的需要，部分民辦高校已經(jīng)意識(shí)到科研工作的重要性，但是缺乏科研管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于科研檔案管理知識(shí)了解較少，造成了科研檔案管理與科研工作不相適應(yīng)的現(xiàn)狀。
3.科研檔案管理制度不健全（建檔不完全、不系統(tǒng)）
現(xiàn)階段民辦高校競(jìng)爭(zhēng)的核心已不僅僅是資金、人才和技術(shù)，更重要的是制度建設(shè)?？蒲泄ぷ髟诿褶k高校的比重相對(duì)較小，因此科研管理方面的制度多處于初級(jí)建設(shè)階段，對(duì)于現(xiàn)有科研制度的管理、執(zhí)行、監(jiān)督亦不能一脈相承；此外，隨著民辦高?？蒲泄ぷ鞯闹鸩缴钊耄蒲泄芾碇贫鹊母螺^慢，原有的科研制度不能適用于現(xiàn)階段的科研管理工作。
4.各種硬件設(shè)施不足
對(duì)于科研管理的硬件設(shè)施要求多集中在科研管理系統(tǒng)和科研檔案室的建立等。目前，民辦高?？蒲泄ぷ魅蕴幱诹炕e累階段，需要?dú)w檔保存的信息數(shù)據(jù)相對(duì)較少，借助于普通辦公軟件即可管理。另外，科研管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入較大，不僅有前期的系統(tǒng)購(gòu)買費(fèi)用，往往還有后期的系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用，因此，科研管理系統(tǒng)在民辦高校沒(méi)有得到有效的應(yīng)用和推廣。而對(duì)于多數(shù)民辦高?？蒲袡n案室是比較容易達(dá)到的，但是后期管理并不能很好的跟進(jìn)。
二、科研檔案管理在民辦高?？蒲泄ぷ髦械闹匾?/p>
1.有效的科研檔案管理有利于科研項(xiàng)目和科研成果的申報(bào)
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作[1]?？蒲袡n案是科研部門、科研人員在從事科學(xué)研究過(guò)程中形成的、按照歸檔制度作為歷史記錄而保存的科技文件材料。科研檔案是科研發(fā)展的歷史記錄，是科學(xué)儲(chǔ)備的重要形式，科研檔案提供了重要的信息資源，可指導(dǎo)科研人員的科學(xué)研究工作。科研項(xiàng)目一般要經(jīng)歷選題、立項(xiàng)、完成、結(jié)題、成果鑒定、成果申報(bào)等過(guò)程，需幾年時(shí)間不等。有效的科研檔案管理，可以反映科研項(xiàng)目的系統(tǒng)過(guò)程，為確定申報(bào)課題方向和申報(bào)成果提供借鑒，提高工作效率。
2.適應(yīng)民辦高校學(xué)科建設(shè)的需要
科研是學(xué)科建設(shè)的前提與堅(jiān)強(qiáng)動(dòng)力，科學(xué)研究可以更新教師的知識(shí)結(jié)構(gòu)、豐富充實(shí)教學(xué)內(nèi)容，從而提高師資隊(duì)伍的整體學(xué)術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。從基礎(chǔ)學(xué)科的研究到分領(lǐng)域的專業(yè)研究是逐步形成的，而科研水平的提高可促使學(xué)科建設(shè)進(jìn)入良性發(fā)展軌道，科研成果的體現(xiàn)亦是學(xué)科建設(shè)成效的重要標(biāo)志，高校的科研管理對(duì)民辦高校學(xué)科建設(shè)有重要的促進(jìn)作用。
3.有效的科研檔案管理有利于提高服務(wù)質(zhì)量和效率
高?？蒲袡n案是高校檔案管理的重要組成部分[2]，隨著民辦高?？蒲许?xiàng)目的逐日增多，科研檔案的建立和管理變得越來(lái)越重要。系統(tǒng)化的管理可增強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有科研項(xiàng)目和成果的管理，增強(qiáng)對(duì)科研信息的開(kāi)發(fā)和利用，增強(qiáng)數(shù)據(jù)整理的連貫性。同時(shí)，科研檔案的系統(tǒng)管理對(duì)信息統(tǒng)計(jì)、科研報(bào)表都有重要意義。
4.促進(jìn)科研能力提升
科研檔案工作是伴隨著科學(xué)技術(shù)研究事業(yè)的發(fā)展逐步建立和發(fā)展起來(lái)的，對(duì)科學(xué)研究既有輔助功能，又有促進(jìn)功能?？蒲袡n案可對(duì)科學(xué)研究整體水平進(jìn)行評(píng)估，這不僅是現(xiàn)有科研水平的體現(xiàn)，更是發(fā)現(xiàn)科研方向的突破口。
三、加強(qiáng)民辦高校科研檔案管理的途徑
1.樹(shù)立科研檔案管理意識(shí)
逐步強(qiáng)化科研工作在民辦高校工作的重要性，樹(shù)立科研強(qiáng)校、科研興校、科研帶動(dòng)教學(xué)和學(xué)科發(fā)展的理念，將科研工作融入到日常教學(xué)和公共管理中去。不僅科研工作者需要提高意思，積極參與科研活動(dòng)，科研管理者更應(yīng)摸索經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，強(qiáng)化科研檔案的管理工作，將其系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，樹(shù)立正確嚴(yán)肅的科研檔案管理意識(shí)，統(tǒng)一思想將科研檔案管理工作做到實(shí)處。
2.強(qiáng)化科研管理人員業(yè)務(wù)水平
科研管理人員在整個(gè)科研管理工作中起到至關(guān)重要的作用?？蒲泄芾砣藛T的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)是提高科研管理的重要因素和根本保證。民辦高校應(yīng)定期組織科研管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，有助于提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)管理意識(shí)。精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)水平和良好的工作作風(fēng)將會(huì)使民辦高校的科研管理工作邁上更高的臺(tái)階。
3.檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化
目前，科研管理工作已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，如何利用和開(kāi)發(fā)有效的信息資源意義重大。民辦高校應(yīng)該在科研起步階段就做好科研工作的積累，將科研工作的內(nèi)容、過(guò)程、成果進(jìn)行歸納，建立電子檔案，并借助于科研管理系統(tǒng)，將科研信息進(jìn)行分析、管理，做好保密工作和資源共享等，真正實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化。這不僅有助于民辦高校科研工作的現(xiàn)代化管理，更是促進(jìn)民辦高校科研工作提高的有效途徑。
中圖分類號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研檔案是科研人員在從事科學(xué)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的科技資料，是高職院校檔案中的重要組成部分，是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校對(duì)科研工作的重視程度也不斷提升，科研檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化將直接影響科研管理的整體水平和工作效率。
1系統(tǒng)需求分析
1.1開(kāi)發(fā)背景與目標(biāo)
當(dāng)前高校的科研檔案管理機(jī)制，多數(shù)還只是一個(gè)上傳下達(dá)的行政性管理機(jī)構(gòu)。其主要工作仍然局限于傳統(tǒng)的對(duì)科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)、科研成果登記鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等的被動(dòng)管理，很少進(jìn)行科研信息、科技服務(wù)信息的搜集、加工和傳遞等方面的工作。在人們?cè)絹?lái)越習(xí)慣于利用網(wǎng)絡(luò)獲取所需的服務(wù)的新形勢(shì)下，高?？蒲泄芾硇枰掠^念，變革科研管理人員思維方式，強(qiáng)化“管理就是服務(wù)”的服務(wù)職能，必須樹(shù)立信息觀念，擴(kuò)大信息來(lái)源，加強(qiáng)信息管理，提供信息服務(wù)，加強(qiáng)與社會(huì)的全方位聯(lián)系。同時(shí)，高?？蒲许?xiàng)目與成果的規(guī)范化、信息化管理，對(duì)于提升高校綜合實(shí)力也有著極其重要的意義。由此可見(jiàn)，提高管理效率、減輕科研管理的工作量，降低科研管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，開(kāi)發(fā)和運(yùn)用科研檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，是科研管理部門急需解決的問(wèn)題。
本文設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的基于java的高校科研檔案管理平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱平臺(tái)），是針對(duì)我院科研檔案管理的實(shí)際情況而研制的。該平臺(tái)服務(wù)于我院的科研管理工作，可以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)科研信息，提供科研信息檢索渠道，為我院的各級(jí)科研機(jī)構(gòu)、科研人員提供便利，為輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策提供有力的信息支持，有助于我院整體科研工作水平的提高。
通過(guò)該平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)我院科研工作的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個(gè)新的科研數(shù)據(jù)中心和科研管理溝通平臺(tái)，全面、實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確提供學(xué)校的有關(guān)科研信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)科研決策提供輔助支持，為學(xué)校教師開(kāi)展科研活動(dòng)提供方便快捷的服務(wù)，為全院科研信息交流提供良好平臺(tái)，使科研管理人員從事務(wù)性的工作中脫離出來(lái)，將更多精力投入到課題策劃、成果推廣中去，全面提高科研服務(wù)水平。1.2系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及運(yùn)行環(huán)境
本系統(tǒng)基于J2EE基本技術(shù)體系，采用B/S應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，表現(xiàn)層則采用JSP頁(yè)面、靜態(tài)HTML、AJAX等多種表現(xiàn)形式，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器系統(tǒng)、Web服務(wù)器系統(tǒng)和應(yīng)用服務(wù)器系統(tǒng)可以運(yùn)行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多個(gè)操作系統(tǒng)平臺(tái)。普通科研人員、科研秘書(shū)、管理員等各級(jí)用戶通過(guò)Internet即可登陸并使用系統(tǒng)，克服了時(shí)間、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系統(tǒng)運(yùn)行硬件支持環(huán)境：Web服務(wù)器一臺(tái)、客戶端Web瀏覽器若干臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器一臺(tái)。系統(tǒng)運(yùn)行軟件支持環(huán)境：Web服務(wù)器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器（Windows XP + Access 2003）。
2系統(tǒng)設(shè)計(jì)
2.1功能模塊
本文設(shè)計(jì)的科研檔案管理平臺(tái)主要分十大功能模塊：科研機(jī)構(gòu)管理、人員管理、科研項(xiàng)目管理、科研成果管理、科研考核管理、 學(xué)術(shù)活動(dòng)管理、技術(shù)服務(wù)管理、項(xiàng)目申報(bào)和評(píng)審、網(wǎng)站管理、系統(tǒng)維護(hù)等。
1)科研機(jī)構(gòu)管理：本平臺(tái)所設(shè)科研機(jī)構(gòu)包括院系所、研究機(jī)構(gòu)、重點(diǎn)研究基地等三類，可以列表顯示這些機(jī)構(gòu)的基本情況、人員構(gòu)成、在研項(xiàng)目以及已經(jīng)取得的成果等。對(duì)于普通科研人員僅給予瀏覽的權(quán)限，各單位的科研秘書(shū)可以編輯各機(jī)構(gòu)的基本情況，而對(duì)于機(jī)構(gòu)的人員構(gòu)成、項(xiàng)目情況及成果情況則由系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)的功能模塊中的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成。
2)人員管理：本平臺(tái)設(shè)定的人員有三類：科研人員（指從事科研工作的人員）、科研秘書(shū)（指各科研機(jī)構(gòu)的科研管理人員）以及管理員。該模塊可以實(shí)現(xiàn)人員新增、人員列表、人員檢索等功能。人員列表和人員檢索功能中，不僅可以顯示人員的基本信息，同時(shí)可以顯示該人員所有的項(xiàng)目和成果信息，這些數(shù)據(jù)從項(xiàng)目和成果管理模塊中自動(dòng)獲取。管理員可以對(duì)人員的信息設(shè)定修改權(quán)限，科研人員只能修改自己的基本信息，科研秘書(shū)可以修改本機(jī)構(gòu)人員的信息，管理員則擁有最高權(quán)限。系統(tǒng)初始運(yùn)行時(shí)，由管理員設(shè)定初始賬號(hào)、密碼、所屬機(jī)構(gòu)等人員的基本信息，然后由科研人員本人通過(guò)普通用戶的身份登錄，輸入屬于自己的信息。人員庫(kù)建立后，可以及時(shí)掌握學(xué)?？蒲腥藛T的基本情況，并可以相應(yīng)的生成學(xué)校的專家?guī)斓取?/p>
3)科研項(xiàng)目管理：科研項(xiàng)目指已經(jīng)立項(xiàng)后的項(xiàng)目，包括不同來(lái)源、不同級(jí)別、橫向縱向等各類項(xiàng)目。主要由新增項(xiàng)目、檢索項(xiàng)目、列表項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)管理等子模塊組成。項(xiàng)目管理的權(quán)限設(shè)定類似人員管理，但經(jīng)費(fèi)管理的權(quán)限僅對(duì)管理員開(kāi)放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分為科研論文、著作、鑒定成果、專利、獲獎(jiǎng)等。平臺(tái)提供輸入界面，由科研人員分門別類輸入這些數(shù)據(jù)。
5)科研考核管理：科研考核主要是通過(guò)建立科研工作量化指標(biāo)和設(shè)置崗位考核指標(biāo)，通過(guò)對(duì)科研項(xiàng)目、科研成果、科研獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)術(shù)交流等信息的綜合分析，計(jì)算科研人員和科研機(jī)構(gòu)的科研工作量?？己斯芾碇粚?duì)管理員開(kāi)放。
6)學(xué)術(shù)活動(dòng)管理：學(xué)術(shù)活動(dòng)指學(xué)校主辦或者參與的學(xué)術(shù)會(huì)議、發(fā)表的會(huì)議論文、國(guó)內(nèi)國(guó)外的學(xué)術(shù)交流等。本模塊主要完成三個(gè)功能，一是科研處主動(dòng)在網(wǎng)上最新學(xué)術(shù)活動(dòng)的通知，二是科研處根據(jù)各科研機(jī)構(gòu)上報(bào)的學(xué)術(shù)活動(dòng)計(jì)劃定時(shí)學(xué)術(shù)活動(dòng)通知，三是科研處在每個(gè)學(xué)期統(tǒng)計(jì)各科研機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)活動(dòng)的開(kāi)展情況，作為學(xué)院考核各科研單位的依據(jù)。
7)技術(shù)服務(wù)管理：技術(shù)服務(wù)主要是指學(xué)校為地方企事業(yè)單位等解決的技術(shù)難題。本模塊主要完成三個(gè)功能，一是科研處主動(dòng)在網(wǎng)上最新技術(shù)服務(wù)需求，二是各科研機(jī)構(gòu)上報(bào)各自在每個(gè)學(xué)期的技術(shù)服務(wù)情況，三是科研處每學(xué)期統(tǒng)計(jì)各科研機(jī)構(gòu)技術(shù)服務(wù)開(kāi)展情況，作為學(xué)院考核各科研單位的依據(jù)。
8)項(xiàng)目申報(bào)和評(píng)審：通過(guò)平臺(tái)可以完成校級(jí)項(xiàng)目的在線申報(bào)、項(xiàng)目中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題評(píng)估評(píng)審等工作。
9)網(wǎng)站管理：此項(xiàng)功能僅由管理員使用。
10)系統(tǒng)維護(hù)：對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)，在系統(tǒng)維護(hù)模塊中可以進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)清除、用戶維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等工作，而對(duì)普通用戶來(lái)說(shuō)，則只能維護(hù)自己的個(gè)人信息。2.2數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是本平臺(tái)的核心部分。大量的數(shù)據(jù)都存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)不合理會(huì)嚴(yán)重影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在開(kāi)發(fā)前應(yīng)先規(guī)劃好每個(gè)數(shù)據(jù)表，不但要使其關(guān)聯(lián)合理，而且每個(gè)數(shù)據(jù)表中的字段設(shè)計(jì)也要合理、規(guī)范。
本系統(tǒng)采用Access作為數(shù)據(jù)庫(kù)，使用鏈接字符串與數(shù)據(jù)庫(kù)相連，數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱是kygl.mdb，根據(jù)實(shí)際處理的數(shù)據(jù)情況和系統(tǒng)的功能在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)創(chuàng)建了人員信息表(tzy_ryxx)、科研機(jī)構(gòu)表(tzy_kyjg)、科研項(xiàng)目表(tzy_kyxm)、論文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究報(bào)告表(tzy_report)、專利表(tzy_zhuanli)、獲獎(jiǎng)情況表(tzy_hjqk)、科技服務(wù)表(tzy_kjfw)、學(xué)術(shù)交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用來(lái)存放科研檔案管理的基本數(shù)據(jù)。
3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
3.1基本界面
平臺(tái)的首頁(yè)如圖1所示。
圖1系統(tǒng)首頁(yè)
除了平臺(tái)的首頁(yè)外，不同權(quán)限的用戶在用戶區(qū)登錄后將進(jìn)入各自可操作的頁(yè)面。如科研人員登錄后將進(jìn)入科研人員頁(yè)面，可進(jìn)行個(gè)人基本信息維護(hù)、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目查看、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等。
3.2 ActionForm類
ActionForm類是Struts框架的核心組件之一，是Struts的關(guān)鍵視圖組件。ActionForm本質(zhì)上是一種JavaBean，是專門用來(lái)傳遞表單數(shù)據(jù)的DTD(Data Transfer Object,數(shù)據(jù)傳遞對(duì)象)。它包括用于表單數(shù)據(jù)驗(yàn)證的validate()方法和用于數(shù)據(jù)復(fù)位的reset()方法。本系統(tǒng)利用ActionForm Bean在視圖組件和控制器組件之間傳遞HTML表單數(shù)據(jù)，通常每個(gè)HTML表單對(duì)應(yīng)一個(gè)ActionForm Bean，HTML表單中的字段和ActionForm Bean中的屬性一一對(duì)應(yīng)。利用ActionForm Bean的Validate()方法對(duì)用戶輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行合法性驗(yàn)證。
表單驗(yàn)證是ActionForm的主要功能之一。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，需要采取4個(gè)步驟：1)重寫(xiě)validate()方法；2)在資源文件Applica? tionResources.properties中設(shè)置可能的驗(yàn)證錯(cuò)誤的標(biāo)識(shí)；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate屬性設(shè)置為true（默認(rèn)已經(jīng)是true），并添加元素以指明資源文件的存放路徑；4)在相應(yīng)輸入頁(yè)面的相應(yīng)位置加入錯(cuò)誤標(biāo)記< html:errors>，以輸出可能的驗(yàn)證錯(cuò)誤。
3.3 Action類
Action類是用來(lái)處理業(yè)務(wù)邏輯的一個(gè)類，負(fù)責(zé)單個(gè)事件的流程控制。在收到相應(yīng)的請(qǐng)求后，ActionServlet會(huì)為該請(qǐng)求選擇適當(dāng)?shù)腁ction，在必要的時(shí)候會(huì)創(chuàng)建一個(gè)Action實(shí)例，調(diào)用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它會(huì)調(diào)用默認(rèn)的Action類(定義在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet將適當(dāng)?shù)腁ctionMapping類轉(zhuǎn)發(fā)給Action，這個(gè)Action使用Ac? tionMapping找到本地轉(zhuǎn)發(fā)，然后獲得并設(shè)置ActionMapping屬性。
4結(jié)束語(yǔ)
基于Java的高?？蒲袡n案管理平臺(tái)集科研管理和信息服務(wù)為一體，適用于高校的科研管理部門，具有科研機(jī)構(gòu)管理、人員管理、科研項(xiàng)目管理、科研成果管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)管理、技術(shù)服務(wù)管理等多項(xiàng)功能，既實(shí)現(xiàn)了科研管理的自動(dòng)化，又利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)信息，方便了教師的研究，方便了工作人員各種表格的填寫(xiě)，大大提高了工作效率，使學(xué)院的科研管理水平上了一個(gè)新的臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
然而，筆者發(fā)現(xiàn)，雖然目前高校對(duì)科研檔案的重要性有了一定的認(rèn)識(shí)，但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，高等科研檔案的管理和保護(hù)工作存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題。
1.1管理制度缺失和管理設(shè)施缺乏
目前，高校的科研檔案管理制度不盡如人意，一般采用常規(guī)性的檔案管理方式，而這種方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前工作需求。相應(yīng)的管理制度和監(jiān)管手段的缺失也直接導(dǎo)致了檔案管理人員對(duì)歸檔的具體工作的敷衍。
高校的科研檔案管理缺乏必要的基本管理設(shè)施，很多高校并沒(méi)有建立專門的檔案室和檔案柜，這也一定程度上導(dǎo)致了實(shí)際的檔案管理人員沒(méi)有對(duì)科研檔案有足夠的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)對(duì)科研檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。
1.2科研檔案管理意識(shí)缺乏
科研檔案管理意識(shí)的缺乏不僅僅存在于檔案管理人員，也存在于具體的科研人員?？蒲腥藛T的不重視，使科研檔案在初始階段就失去了有效的控制，一般情況下就會(huì)形成項(xiàng)目進(jìn)行到最后才進(jìn)行補(bǔ)充，造成資源和人力的浪費(fèi)。
高校管理者的科研管理意識(shí)水平也有待提高，目前學(xué)校對(duì)于科研檔案的管理也存在著管理、檢查不到位的情況，同時(shí)也沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)定來(lái)約束和規(guī)范科研檔案管理和保護(hù)工作。
1.3科研檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不到位
高校的科研檔案作為一種信息資源，應(yīng)當(dāng)對(duì)閱覽、下載、復(fù)制、轉(zhuǎn)載等手段進(jìn)行控制和約束，嚴(yán)禁杜絕非法利用。但是在實(shí)際的科研檔案管理工作中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)還是相當(dāng)缺乏，很多高校并沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)定，或者有了大概的相關(guān)規(guī)定，但是在執(zhí)行方面也沒(méi)有完全落實(shí)。
1.4科研檔案管理工作宣傳不足
隨著科研檔案管理工作的重要性日益突出，科研事業(yè)的不斷發(fā)展也需要科研檔案管理工作的支撐，但是當(dāng)前很多高校對(duì)于科研檔案管理工作的宣傳遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致了很多科研人員并不了解科研檔案管理工作，也同時(shí)導(dǎo)致了很多從事相關(guān)檔案管理工作對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，這也嚴(yán)重制約和科研檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
二、高等科研檔案的管理和保護(hù)工作改善與優(yōu)化
針對(duì)上述問(wèn)題，筆者就高等院?？蒲袡n案的科學(xué)管理，談幾點(diǎn)個(gè)人的淺見(jiàn)。
2.1規(guī)范高校科研檔案管理機(jī)制，完善配套設(shè)施
首先，從宏觀上來(lái)說(shuō)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視科研檔案管理工作，從制度上和資金上給予科研管理工作傾斜。建立明確和詳盡的工作管理制度，以及合理的歸檔程序。并且，在具體的實(shí)際管理工作中，也要保證管理人員經(jīng)費(fèi)、辦公設(shè)施的到位，從而提高管理人員的工作積極性，更好地落實(shí)工作制度。
其次，從微觀上來(lái)講，高校科研檔案管理必須依托現(xiàn)代管理理念，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。同時(shí)把科研檔案管理和現(xiàn)代辦公技術(shù)結(jié)合起來(lái)，來(lái)達(dá)到科研檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，科研項(xiàng)目的申報(bào)環(huán)節(jié)、研究試驗(yàn)階段的各種原始數(shù)據(jù)和報(bào)告等、驗(yàn)收階段的研究報(bào)告、論文等、成果申報(bào)階段中成果登記、成果應(yīng)用等。這些所有的案卷，都要按照科學(xué)的管理制度進(jìn)行歸檔和保存。并且還要注重檔案管理過(guò)程中分類檢索原則，充分適應(yīng)當(dāng)前檔案規(guī)范化管理的要求。
2.2提升科研檔案管理意識(shí)，規(guī)范科研檔案管理
首先，從科研檔案管理人員的角度來(lái)說(shuō)，要不斷的提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，開(kāi)闊自身的眼界和思路。不僅僅把自己看做一個(gè)服務(wù)人員，而要進(jìn)一步投入到實(shí)際的科研活動(dòng)中，及時(shí)掌握科研工作中的原始資料，從初始階段就保證科研檔案的高質(zhì)量。通過(guò)科研檔案管理人員的自我提升，為學(xué)校提供高效的服務(wù)，從而為高校的檔案管理工作打開(kāi)新的局面。
其次，從科研人員的角度來(lái)說(shuō)，要增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案重要性的理解和認(rèn)識(shí)，使其充分明白科研檔案的具體價(jià)值。這也進(jìn)一步要求科研人員要重視科研檔案的歸檔和管理，把這份工作作為自身日常工作中至關(guān)重要的一個(gè)部分，這也是科研檔案管理發(fā)展的必要基礎(chǔ)。
再次，從學(xué)校管理者角度來(lái)說(shuō)，要注重培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提升具體管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，為其創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)條件，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代對(duì)優(yōu)秀科研管理人員的要求。并且，要為科研檔案管理人員和科研人員建立一個(gè)溝通的平臺(tái)，使二者互動(dòng)交流，并能有效的促進(jìn)檔案管理人員有效的為科研人員進(jìn)行高效服務(wù)。
2.3規(guī)范高校檔案管理管理，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)
首先，建立統(tǒng)一的管理制度，來(lái)保護(hù)高校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)生、獲取、流轉(zhuǎn)等具體過(guò)程要真實(shí)和完整的記錄，合法并且合理的來(lái)利用科研活動(dòng)所產(chǎn)生的知識(shí)成果。利用歸檔保存的方式對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，統(tǒng)一集中管理，促進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流轉(zhuǎn)規(guī)范化，以及在下一步的科研活動(dòng)中的推廣和利用。
二、提高高校檔案管理科學(xué)化水平的現(xiàn)實(shí)意義
1.為高校決策層起參考作用。
高校檔案管理工作是高校重要組成的一部分工作，是管理高?？茖W(xué)化的基礎(chǔ)。高校各種檔案為領(lǐng)導(dǎo)制定計(jì)劃和決策提供了準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。高校檔案為高校決策層的目的，能及時(shí)、高效、精確地提供有效的檔案資料，為下一步的高校領(lǐng)導(dǎo)正確決策做好準(zhǔn)備。
2.為高校的教學(xué)工作提供參考數(shù)據(jù)。
高校檔案在高校教學(xué)管理和學(xué)術(shù)研究等工作發(fā)揮至關(guān)重要作用，如制定學(xué)科、專業(yè)發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)計(jì)劃等工作。高校教學(xué)管理部門需依據(jù)教學(xué)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析研究，使制定的發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃等具有可操作性。
3.為高校教學(xué)科研工作提供數(shù)據(jù)。
高校的教學(xué)計(jì)劃、教師任課表、教學(xué)科研、教書(shū)改革以及聽(tīng)課講評(píng)、考試統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教書(shū)科研獲得的各項(xiàng)成果等都記錄在高校的教學(xué)檔案中。對(duì)于促進(jìn)高校教學(xué)科研、提高教學(xué)質(zhì)量、完善教學(xué)管理和科學(xué)研究等一些方面，高校的教學(xué)檔案資料發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
4.為評(píng)定高校教師職稱提供參考。
一個(gè)完整的教師教學(xué)檔案在高校教師評(píng)定職稱時(shí)提供了依據(jù)。像高校教師教學(xué)質(zhì)量問(wèn)卷、高校教師授課計(jì)劃書(shū)、教學(xué)改革成果、科研成果、精品課程資料、教學(xué)工作完成情況等這些方面檔案資料保障了高校教師評(píng)定職稱工作的順利展開(kāi)。
5.為廣大高校畢業(yè)生提供學(xué)歷證明。
高校畢業(yè)生有的由于種種原因丟失了畢業(yè)證書(shū)，需要學(xué)校補(bǔ)發(fā)畢業(yè)證書(shū)。有的畢業(yè)生由于出國(guó)需要在校的成績(jī)，需要學(xué)校的學(xué)歷證明。高校解決這些問(wèn)題，可以通過(guò)查找他們相關(guān)的學(xué)籍檔案資料所提供的可靠證明和依據(jù)。
三、我國(guó)高校檔案管理工作的問(wèn)題
1.高校檔案管理人員整體素質(zhì)不高。
隨著檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，需要高校檔案管理人員具備一定的專業(yè)技能和職業(yè)水平。據(jù)相關(guān)的市場(chǎng)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國(guó)檔案管理缺乏高素質(zhì)的人才，從事檔案管理人員的整體技術(shù)水平有待提高。一是相關(guān)檔案管理人員觀念比價(jià)落后，工作缺乏創(chuàng)新意識(shí)；另外原有的知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代化管理的要求，管理水平落后。出現(xiàn)這些嚴(yán)重的社會(huì)問(wèn)題，給我過(guò)檔案管理工作帶來(lái)很大的難度以及造成資源和工作時(shí)間的極度浪費(fèi)。
2.對(duì)高校檔案認(rèn)識(shí)不充分以及理解模糊。
在目前的高校中仍有相當(dāng)一部分人認(rèn)為檔案管理工作是保管檔案部門的工作，部分人認(rèn)為檔案室是重要的場(chǎng)所，是保存著重要和機(jī)密的文件。對(duì)此，大部分高校教職工準(zhǔn)確的對(duì)檔案部門是做什么的、保管什么東西的多不清晰。
3.高校檔案資料不全、硬件設(shè)施不完善。
當(dāng)前大部分高校存在以下情況：一、保管檔案的條件不達(dá)標(biāo)，像檔案室的通風(fēng)、防潮、防盜、防火等條件達(dá)不到要求，這些易給檔案帶來(lái)缺失或破損；二、保管檔案的設(shè)備規(guī)格不統(tǒng)一、不齊全，不能應(yīng)對(duì)目前檔案多樣化的要求。檔案的錯(cuò)放、歸檔不合格、資料不齊全等現(xiàn)象嚴(yán)重，這些也給高校檔案管理工作增加了管理的難度。
4.檔案管理工作制度有待完善。
隨著我國(guó)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，過(guò)去檔案管理中許多問(wèn)題在當(dāng)前的管理中呈現(xiàn)出來(lái)，從而導(dǎo)致了檔案管理的整體水平不強(qiáng)?，F(xiàn)有的檔案管理工作制度缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。造成各種檔案無(wú)法協(xié)調(diào)，制衡了高校檔案管理工作的進(jìn)行。
四、增強(qiáng)高校檔案管理科學(xué)化的路徑
1.完善高校檔案管理的各類工作指標(biāo)體系。
高校應(yīng)成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人參與的檔案管理工作小組。在檔案管理工作得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視條件下，可以有助于積極推進(jìn)高校檔案管理工作的開(kāi)展。
2.高校檔案管理人員應(yīng)提高職業(yè)技能。
作為一名合格的高校檔案管理人員不僅要積極的參與各種檔案業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、學(xué)歷檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，而且還能使用現(xiàn)代管理技術(shù)和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，幫助提高檔案管理水平，跟上現(xiàn)代化的步伐。
3.提高檔案管理工作意識(shí)。
廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，全員參與提高并支持高校管理工作。通過(guò)全體教職工的積極參與，提高和配合高校檔案管理工作。
4.保障檔案管理工作質(zhì)量。
對(duì)于高校檔案管理要專門的設(shè)置檔案管理室，并添置相關(guān)的檔案管理設(shè)備，分類存放、分別管理，做好防盜、防潮、防火、防蟲(chóng)、防霉、防塵等相關(guān)養(yǎng)護(hù)措施，以確保管理的檔案資料全安、規(guī)范。
5.檔案管理與校園文化建設(shè)相結(jié)合。
學(xué)校要想展現(xiàn)自身的形象和價(jià)值觀成果，檔案管理是重要的載體。高校檔案管理工作要展現(xiàn)多姿多彩的生命力以及獨(dú)特的個(gè)性文化氛圍，需要努力的與校園文化建設(shè)新結(jié)合，最大范圍反映學(xué)校的文化風(fēng)貌和歷史面貌。
1高?？蒲袡n案管理工作的內(nèi)涵及作用
高?？蒲袡n案管理是指高等學(xué)校在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源。它真實(shí)地記述了科研、生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果及有關(guān)科研人員的科技思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，具有原始記錄的基本屬性，同時(shí)具有法律憑證、促進(jìn)交流、提供資源再開(kāi)發(fā)利用物質(zhì)基礎(chǔ)等作用。
2高校科研檔案管理的歸檔范圍
對(duì)于高?？蒲袡n案管理必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開(kāi)發(fā)利用。目前，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(1987)》高校科研檔案管理包括五個(gè)階段，即科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用。
2．1科研準(zhǔn)備階段
許多檔案工作者會(huì)忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項(xiàng)目申報(bào)通知，項(xiàng)目申報(bào)書(shū)(含經(jīng)費(fèi)預(yù)算)、項(xiàng)目審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。
2．2研究實(shí)驗(yàn)階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質(zhì)筆記等)，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等，同時(shí)，應(yīng)注意收集項(xiàng)目的年度進(jìn)展報(bào)告。
2．3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段
工作總結(jié)，科研報(bào)告，科研成果(專利、論文、專著)，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗(yàn)收材料的整套文件。
2．4成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段
成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。
2．5推廣應(yīng)用階段
推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見(jiàn)等。根據(jù)教育部令第27號(hào)文件:《高等學(xué)校檔案管理辦法》科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月歸檔。
3科研檔案的規(guī)范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高校科研檔案管理大多數(shù)是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要加強(qiáng)科技檔案管理，保證科研檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應(yīng)該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細(xì)節(jié)整理要求、各部門職能分工、歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間截點(diǎn)、歸檔后管理及保管期限。
3．2實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，電子檔案也已成為趨勢(shì)，對(duì)于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時(shí)俱進(jìn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。學(xué)?？蒲刑帒?yīng)有功能完善的科研信息管理系統(tǒng)，并對(duì)該系統(tǒng)的維護(hù)落實(shí)到人。構(gòu)建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機(jī)制的建設(shè)，加強(qiáng)信息化管理的規(guī)劃。信息管理系統(tǒng)日新月異，在舊有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷完善是必要的，新建的系統(tǒng)也必須要有“先行一步”的預(yù)知感，能夠彰顯人性化并做到短期內(nèi)不落后?？蒲行畔⑾到y(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)每個(gè)科研檔案管理人員都擁有自己的賬號(hào)，隨時(shí)登陸以便能對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個(gè)合格的科研信息管理系統(tǒng)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)化，各項(xiàng)指標(biāo)有據(jù)可查;科研資料管理標(biāo)簽化，檔案資料進(jìn)行分類整理，做出詳細(xì)目錄;資料信息整理標(biāo)準(zhǔn)化，一是對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目做統(tǒng)一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)標(biāo)簽的錄入建庫(kù);科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規(guī)范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權(quán)制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識(shí)
在很多的一段時(shí)間里，高?？蒲许?xiàng)目管理的過(guò)程中，高校只對(duì)項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目成果評(píng)定等環(huán)節(jié)非常重視，對(duì)科研項(xiàng)目數(shù)量和到賬經(jīng)費(fèi)特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經(jīng)慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對(duì)科研檔案的管理的意識(shí)薄弱。對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，他更多的精力在于項(xiàng)目的研究與結(jié)題，而忽視了項(xiàng)目由申報(bào)到結(jié)題的資料整理，待項(xiàng)目結(jié)題時(shí)該項(xiàng)目的前期資料已經(jīng)遺失。由于高?？蒲许?xiàng)目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數(shù)工作人員，根本無(wú)從掌握項(xiàng)目現(xiàn)實(shí)的研究階段，更無(wú)法完成每個(gè)項(xiàng)目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財(cái)產(chǎn)，許多具有歸檔價(jià)值的資料，如獲獎(jiǎng)證書(shū)、專利證書(shū)、論著等均不愿上交或移交檔案時(shí)拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業(yè)計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用?？蒲袡n案工作就應(yīng)該納入高校工作計(jì)劃、納入校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責(zé)中。明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)為判定高校科研實(shí)力與核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取各種形式加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強(qiáng)化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識(shí)，高校應(yīng)該實(shí)現(xiàn)資料歸檔的各級(jí)責(zé)任人，以實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目歸檔的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。項(xiàng)目立項(xiàng)之時(shí)，應(yīng)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交《科研項(xiàng)目責(zé)任書(shū)》，該文件中應(yīng)明確項(xiàng)目組成員及個(gè)人分工(含檔案管理人)。各二級(jí)學(xué)院應(yīng)有專職科研秘書(shū)，對(duì)各學(xué)院科研教師全面掌握，督促各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在時(shí)間截點(diǎn)內(nèi)交材料，并統(tǒng)一項(xiàng)目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交?？蒲刑?，一份留在二級(jí)學(xué)院，二級(jí)學(xué)院應(yīng)該小型科研資料檔案室。?？蒲刑幵谌？蒲胁牧蠚w檔方面責(zé)無(wú)旁貸，應(yīng)配專職人員對(duì)全校科研檔案進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程材料進(jìn)行整理，保護(hù)材料完整性，注意材料裝訂細(xì)節(jié)，在科研系統(tǒng)對(duì)歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義和所承擔(dān)的重任，能否及時(shí)督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質(zhì)量、提高科研檔案內(nèi)在價(jià)值和利用率的關(guān)鍵一環(huán)，也是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技服務(wù)的一個(gè)必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對(duì)目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項(xiàng)目，尤其是國(guó)家級(jí)、省級(jí)項(xiàng)目，這些材料在科研教師職稱評(píng)定、再次申請(qǐng)項(xiàng)目、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等時(shí)候，尤為重要，科研教師對(duì)縱向項(xiàng)目的檔案收集也相對(duì)認(rèn)真，相比之下，橫向項(xiàng)目的檔案管理就較為欠缺。橫向項(xiàng)目沒(méi)有固定的申報(bào)書(shū)、合同等，這就需要科研處對(duì)橫向項(xiàng)目所需要的材料進(jìn)行規(guī)范，提倡教師使用格式合同，填報(bào)格式一致的責(zé)任書(shū)，監(jiān)督教師定期進(jìn)行中期檢查，對(duì)符合驗(yàn)收條件的項(xiàng)目應(yīng)敦促其盡快結(jié)題。對(duì)于經(jīng)常有科研項(xiàng)目的教師而言，對(duì)于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書(shū)的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對(duì)于一些項(xiàng)目不是太多，忙于教學(xué)，并對(duì)科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對(duì)以上步驟產(chǎn)生誤會(huì)、厭倦、反感，覺(jué)得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書(shū)及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導(dǎo)致科研項(xiàng)目的不完整。由不同時(shí)間段出現(xiàn)的分散資料到一個(gè)完整的科研檔案的出現(xiàn)，并不是一個(gè)人努力的結(jié)果，它需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)付出精力，需要制度來(lái)規(guī)范團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)人的行為，為此，科研處應(yīng)制定相關(guān)條例，對(duì)不能按時(shí)提交材料的項(xiàng)目進(jìn)行處理，例如，未能交《責(zé)任書(shū)》就不能立項(xiàng)，未能交《驗(yàn)收表》就不能辦結(jié)題手續(xù)，未能辦結(jié)題手續(xù)就要預(yù)留響應(yīng)百分比的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等。古語(yǔ)云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發(fā)出更多創(chuàng)作的火花。
作者:歐建韶 單位:電子科技大學(xué)中山學(xué)院科技與研究生處
參考文獻(xiàn):
