時(shí)間：2023-05-23 08:56:57
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇合同信息化管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
一、合同管理概述
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！吨腥A人民共和國(guó)合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個(gè)環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟(jì)行為都通過合同體現(xiàn)。合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)通向市場(chǎng)的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結(jié)算安排、執(zhí)行進(jìn)展、合同變更、到實(shí)際結(jié)款以及對(duì)合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析的全方位管理，合同管理水平的高低對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來的規(guī)范性非常重要。
合同管理工作對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理又有著總協(xié)調(diào)和總控制的作用，可以說是項(xiàng)目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實(shí)踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時(shí)掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計(jì)和分析等，都是困擾合同管理人員的問題。
二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足
傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于合同標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量龐大、涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門眾多，很容易造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題，而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：
1.合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)
企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模大、專業(yè)分類細(xì)、經(jīng)辦合同多時(shí)，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理部門全局掌握單位全部合同實(shí)際履約狀況、項(xiàng)目進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，采用手工管理合同時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)部各部門對(duì)合同的關(guān)注點(diǎn)不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。
3.缺少預(yù)警機(jī)制
財(cái)務(wù)部門的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進(jìn)度密切相關(guān)，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對(duì)合同進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強(qiáng)監(jiān)管、強(qiáng)化服務(wù)、透明信息的原則要求，強(qiáng)化各級(jí)管理部門的職能分配，做到職權(quán)清晰，責(zé)任明確，嚴(yán)格按規(guī)定程序?qū)徟k理，并能建立相關(guān)部門與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機(jī)制。記錄、控制企業(yè)合同管理各重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對(duì)項(xiàng)目合同管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各管理部門實(shí)時(shí)、全面掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)信息共享，并為及時(shí)收集、分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息打好基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。
通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)總包合同的計(jì)量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實(shí)現(xiàn)對(duì)分包合同、物資設(shè)備采購(gòu)合同的招議標(biāo)、簽訂、執(zhí)行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統(tǒng)，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來極大的便利，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風(fēng)。
合同所約定的交易涉及企業(yè)物資、產(chǎn)品或技術(shù)，與企業(yè)資金的流出、流入緊密關(guān)聯(lián)，只有進(jìn)行有效監(jiān)督，才能防止不正之風(fēng)與職務(wù)犯罪。合同管理信息化通過網(wǎng)上辦公與信息流轉(zhuǎn)，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹立良好風(fēng)氣。
2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗(yàn)式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變，合同管理的重復(fù)工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)企業(yè)管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
合同管理信息化能提高企業(yè)對(duì)成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫(kù)存占用資金，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促進(jìn)公司降本增效。
4.加強(qiáng)過程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時(shí)間等具體內(nèi)容反映合同的實(shí)際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)審核效率、強(qiáng)化過程監(jiān)管能力、加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項(xiàng)信息真實(shí)有效。
通過信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋，在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為合同招標(biāo)談判及成本預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。
四、如何建設(shè)合同管理信息化平臺(tái)
合同管理信息化必須以合同為主線，以費(fèi)用為中心，以解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問題為主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全周期的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行狀況動(dòng)態(tài)跟蹤，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、成本控制、資金收支實(shí)時(shí)監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺(tái)建設(shè)，將合同的訂立、計(jì)價(jià)、支付及查詢等管理要求有機(jī)結(jié)合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎(chǔ)性信息。主要包括合同擬制會(huì)簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計(jì)分析管理等分項(xiàng)建設(shè)。
合同擬制會(huì)簽審批管理：系統(tǒng)平臺(tái)提供合同樣本，合同起草人從樣本數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇對(duì)應(yīng)的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項(xiàng)和可選項(xiàng)，確定合同草案時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)合同要素必須項(xiàng)是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統(tǒng)對(duì)保存后的合同，根據(jù)合同編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，完成合同文本擬制和項(xiàng)目立項(xiàng)。合同進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的審批流程，根據(jù)審批人員的權(quán)限及順序劃分，保留審批過程中各個(gè)審批人員的審批意見，完成合同草案審批會(huì)簽。
合同文件管理：將與合同相關(guān)的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術(shù)協(xié)議、變更文件等內(nèi)容，按照規(guī)定格式輸入電子版文檔，導(dǎo)入信息化平臺(tái)進(jìn)行存檔，相關(guān)人員可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同文本相關(guān)資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)合同變更過程管理的有據(jù)可查、權(quán)責(zé)清晰。合同變更管理分項(xiàng)可根據(jù)原合同與變更后合同的信息自動(dòng)生成變更清單，生成變更詳情表，并及時(shí)反映變更后的合同費(fèi)用、項(xiàng)目進(jìn)度要求、技術(shù)條款變化等變更情況。
項(xiàng)目進(jìn)度管理：明確記錄合同規(guī)定項(xiàng)目進(jìn)度，并與實(shí)際進(jìn)度情況進(jìn)行對(duì)比，在項(xiàng)目重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的前期提醒，實(shí)現(xiàn)了控制關(guān)口前移，使合同管理由事后被動(dòng)防范轉(zhuǎn)為事前主動(dòng)防范，便于項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，做出相應(yīng)進(jìn)度調(diào)整。
合同收付款管理：包含發(fā)票登記管理、支付節(jié)點(diǎn)安排、智能提醒收付款等子項(xiàng)，根據(jù)合同信息細(xì)化合同支付方式、資金來源、預(yù)算安排，幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
統(tǒng)計(jì)分析管理：自定義統(tǒng)計(jì)條件，根據(jù)不同的查詢和統(tǒng)計(jì)方式，從不同角度對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)分析，自動(dòng)輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果，輔助經(jīng)營(yíng)決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)管理、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中，發(fā)揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設(shè)工作，除按步驟精心組織外，還需關(guān)注以下幾點(diǎn)：
1.做好管理平臺(tái)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化
管理平臺(tái)首期上線運(yùn)行一段時(shí)間后，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)操作界面和細(xì)節(jié)會(huì)提出不少優(yōu)化建議，應(yīng)將這些建議匯總，進(jìn)行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。
2.實(shí)現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點(diǎn)，就是實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，將是對(duì)信息化管理平臺(tái)資源的極大浪費(fèi)。一般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財(cái)務(wù)、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺(tái)開發(fā)時(shí)需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對(duì)接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高軟件的管控作用。
參考文獻(xiàn)
[1] 高蘇.國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展策略.山東工商學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（6）.
[2] 李桂花.企業(yè)合同管理信息化建設(shè).中小企業(yè)管理與科技，2007（8）.
中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01
進(jìn)入21世紀(jì)以來，中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過程中，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來解決也就至關(guān)重要。
2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過程的掌控。
3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。
4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。
5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。
6.合同在網(wǎng)上評(píng)審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對(duì)合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過程在網(wǎng)上公開，增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度，加強(qiáng)了過程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評(píng)審，合同執(zhí)行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過程中的記錄等。如果沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。
3.通過良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在
合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：
1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。
2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審，評(píng)審過程并沒有受到外界的干擾。評(píng)審過程透明，評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審，評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性，有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長(zhǎng)，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對(duì)合同管理過程的了解，便于集中各個(gè)部門的意見，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。
4.項(xiàng)目合同管理過程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。
四、結(jié)束語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；合同管理；信息化
一、事業(yè)單位合同信息化管理概述
合同對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗有著密切的關(guān)系，對(duì)于規(guī)范和約束公司的經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，杜絕經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)隱患具有重要意義。合同管理主要是指通過合同進(jìn)行企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來，涵蓋了合同的起草、提交、審核、審批、簽訂、蓋章、登記、生效、履行、變更、終止、解除或廢除等，在整個(gè)公司經(jīng)營(yíng)過程中，合同管理具備系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性、全過程性的特點(diǎn)。事業(yè)單位的合同管理旨在合理保證實(shí)現(xiàn)單位合同目標(biāo)，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，有效提升行政事業(yè)單位服務(wù)的效率效果，同時(shí)，防范合同舞弊和預(yù)防腐敗。在全面深化改革和全面依法治國(guó)的國(guó)家戰(zhàn)略布局下，依法行政的正在深入推進(jìn)，事業(yè)單位作為獨(dú)立享有民事權(quán)利并承擔(dān)民事義務(wù)的法人單位，其簽訂經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量正在逐漸增加。目前，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，無(wú)紙化辦公逐漸被人們所接受，事業(yè)單位合同管理信息化也逐漸被提上議程。
二、事業(yè)單位合同信息化管理的目前狀況
1.合同管理項(xiàng)目的系統(tǒng)性要求越來越高
過去我們單一去管理一個(gè)靜態(tài)的合同文本，無(wú)論是風(fēng)險(xiǎn)防控還是合同管理的難度都是相對(duì)較低的。隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位合同管理出現(xiàn)了許多復(fù)雜的項(xiàng)目類合同，如工程項(xiàng)目合同。此類項(xiàng)目合同較以往單一的合同變量多、周期長(zhǎng)、管理難度大，具體表現(xiàn)在：一個(gè)項(xiàng)目可能會(huì)有幾十上百，甚至成千上萬(wàn)個(gè)合同，合同主體眾多，事件紛雜，需要統(tǒng)一管理；各個(gè)合同之間又存在相互關(guān)系，一個(gè)合同可能會(huì)制約另一個(gè)合同的執(zhí)行；項(xiàng)目合同資料多且復(fù)雜，在進(jìn)行查閱時(shí)就會(huì)產(chǎn)生一定的難度。
2.合同實(shí)施需要及時(shí)有效地動(dòng)態(tài)性管理
隨著合同的執(zhí)行，彼此之間會(huì)存在大量的不可預(yù)見的信息內(nèi)容，從而對(duì)合同管理產(chǎn)生影響。財(cái)務(wù)方面需要對(duì)財(cái)務(wù)事項(xiàng)做到及時(shí)公開，對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行預(yù)警，準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目，幫助事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，項(xiàng)目報(bào)批，更好地掌握項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度。實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)匯總合同中的金額，基于預(yù)算科目、業(yè)務(wù)活動(dòng)類別等維度進(jìn)行預(yù)算控制，并提供相應(yīng)的查詢和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
3.合同項(xiàng)目需要全過程性的監(jiān)管執(zhí)行
從合同起草開始，需要專業(yè)的合同管理人員核稿；合同的審核審批中間一般需要事業(yè)單位多個(gè)部門負(fù)責(zé)人審核，還需要單位法人代表審批等一系列程序；合同的執(zhí)行除了相關(guān)部門還需要一定的監(jiān)督。傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式，除了合同文件的閱讀修改，在合同流轉(zhuǎn)時(shí)候很多事業(yè)單位還需要一份《合同審批單》與《呈批件》，用于記錄各個(gè)流程中審核簽署的意見記錄，同樣需要呈傳，整個(gè)合同管理的過程需要花費(fèi)大量時(shí)間。
三、事業(yè)單位合同信息化管理的對(duì)策
為了滿足事業(yè)單位合同管理日益提高的要求，及時(shí)引進(jìn)信息化合同管理對(duì)于事業(yè)單位具有積極的意義。主要從合同信息管理、合同會(huì)簽管理、合同變更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同統(tǒng)計(jì)管理、合同預(yù)警等方面，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、全面的管理，有助于提升合同工作人員的工作效率和事業(yè)單位合同管理水平。
1.通過將合同會(huì)簽和審批進(jìn)行信息化管理，利用信息化線上處理合同審批流程
解析具體的業(yè)務(wù)并進(jìn)行信息化設(shè)置，同時(shí)對(duì)于有特殊要求的合同審批能及時(shí)靈活地調(diào)整，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個(gè)性化管理的有機(jī)結(jié)合。審批流程中能詳細(xì)記錄各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)合同文本提出的修改意見，便于合同提交單位對(duì)合同進(jìn)行修改，更便于主管部門適時(shí)提出指導(dǎo)意見。
2.通過信息化實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的全面跟蹤和動(dòng)態(tài)監(jiān)管，提升系統(tǒng)化和動(dòng)態(tài)化管理水平
現(xiàn)代化事業(yè)單位的合同管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的進(jìn)程，通過信息化管理可以在系統(tǒng)中直接錄入合同的基本信息、變更信息以及相關(guān)附件等，從而進(jìn)行數(shù)據(jù)的集中管理，保障事業(yè)單位合同信息的集中有序，可以有效地改變過去散亂的現(xiàn)狀。
二、合同管理信息化可以實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目合同管理處于實(shí)時(shí)監(jiān)控狀態(tài)。
傳統(tǒng)合同管理模式往往僅關(guān)注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)合同履行過程中、后的管理無(wú)人跟蹤和監(jiān)控。建立合同管理信息化系統(tǒng)，可為項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后，全面、動(dòng)態(tài)監(jiān)管合同，例如事前審批職能明確，固化各環(huán)節(jié)審查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)合同中涉及法律問題的如工期、價(jià)款及支付方式、違約金、履約保證金、爭(zhēng)議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行狀態(tài)，合同額是合約人員填入，通過開發(fā)設(shè)計(jì)使系統(tǒng)自動(dòng)提醒每一合同履行節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)自動(dòng)收集進(jìn)入系統(tǒng)的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項(xiàng)法律事務(wù)系統(tǒng)銜接、實(shí)現(xiàn)聯(lián)運(yùn)管理。
三、合同管理信息化，可以實(shí)現(xiàn)開發(fā)、成本、施工、材料、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)管理。
傳統(tǒng)合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業(yè)務(wù)審查以及事中與事后監(jiān)管手段，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)際成本與計(jì)劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫(kù)與出庫(kù)等履行情況未能及時(shí)反映到相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。而合同管理信息化系統(tǒng)可以成為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要互聯(lián)通道，如投資管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，從投資和招標(biāo)立項(xiàng)、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監(jiān)控企業(yè)投資、招標(biāo)行為的法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為項(xiàng)目成本、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。通過每個(gè)合同履行節(jié)點(diǎn)，分析出項(xiàng)目計(jì)劃成本的實(shí)際成本情況，成本的對(duì)比也可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，隨時(shí)查看項(xiàng)目成本的控制情況。每個(gè)合同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也可直接采集，并復(fù)核產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證，使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致，達(dá)到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高度統(tǒng)一，每個(gè)合同應(yīng)付款及賬款可以迅速地反應(yīng)出來，企業(yè)債權(quán)、債務(wù)更明晰，及早發(fā)現(xiàn)資金缺口，及時(shí)應(yīng)對(duì)，這樣我們可以避免許多不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。
四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節(jié)約管理成本。
傳統(tǒng)合同管理模式中一個(gè)合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時(shí)間，項(xiàng)目合同如今雖然也可通過網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風(fēng)險(xiǎn)審查難以溝通，一些合同中發(fā)現(xiàn)的問題重復(fù)提出。而進(jìn)行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節(jié)約時(shí)間，同時(shí)，文本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)了部門聯(lián)動(dòng)，減少了部門審查核對(duì)時(shí)間，提高了工作效率。通過信息系統(tǒng)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務(wù)中解放出來，將大部分時(shí)間投入到專業(yè)分析等業(yè)務(wù)工作中，將進(jìn)一步優(yōu)化管理，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
五、合同管理信息化能夠科學(xué)高效管理合同數(shù)據(jù)，及時(shí)反映項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)狀況。
傳統(tǒng)合同管理模式中由于缺少一個(gè)系統(tǒng)的信息化管理手段的支持，很難及時(shí)真實(shí)反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，也無(wú)法通過數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中一些真實(shí)狀況。通過合同管理信息化系統(tǒng)，可以科學(xué)高效地管理合同信息數(shù)據(jù)。項(xiàng)目合同中每個(gè)系統(tǒng)都要有預(yù)警數(shù)據(jù)線，項(xiàng)目成本超出報(bào)警、項(xiàng)目超付款報(bào)警、項(xiàng)目欠付款數(shù)額達(dá)一定比例報(bào)警等等，這些信息數(shù)據(jù)多角度反映項(xiàng)目合同管理情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警法律風(fēng)險(xiǎn)，能預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)，及早制定對(duì)策，出現(xiàn)糾紛時(shí)盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中發(fā)揮著重大的作用。
中圖分類號(hào)：F270
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團(tuán)公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門，受集團(tuán)委托負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理，主要負(fù)責(zé)以下三部分業(yè)務(wù)工作：一是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動(dòng)瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù);負(fù)責(zé)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設(shè)備計(jì)劃申報(bào)、與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)管理和綜采工作面的設(shè)備銜接;參加租賃設(shè)備的招標(biāo)和設(shè)備的出廠驗(yàn)收。二是負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的修理，其中大修部分由集團(tuán)統(tǒng)一計(jì)劃管理，中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費(fèi)指標(biāo)控制安排使用。三是負(fù)責(zé)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠機(jī)電配件的采購(gòu)供應(yīng);負(fù)責(zé)各礦、選煤廠配件單耗指標(biāo)和配件儲(chǔ)備資金指標(biāo)的測(cè)算和考核，以及集團(tuán)的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大，傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實(shí)提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團(tuán)的配件信息化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，2012年對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了技術(shù)升級(jí)。系統(tǒng)運(yùn)行模式是，根據(jù)集團(tuán)9個(gè)礦和8個(gè)選煤廠的配件需求計(jì)劃，生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同，內(nèi)容包括配件的型號(hào)規(guī)格、招標(biāo)價(jià)、入庫(kù)價(jià)、供應(yīng)商等，系統(tǒng)自動(dòng)記錄合同的履行狀態(tài)，通過合同臺(tái)賬監(jiān)測(cè)合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、合同臺(tái)賬、驗(yàn)收管理、合同臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)分析、隊(duì)組消耗控制、代儲(chǔ)管理等模塊和功能，基本實(shí)現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號(hào)、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是該合同管理信息系統(tǒng)的三個(gè)主要支撐：
1.合同編號(hào)。合同編號(hào)是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的效率，所以采用分級(jí)分類的編號(hào)形式?！对O(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買賣合同編號(hào)為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號(hào)。其中，ZL代表設(shè)備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買賣合同，XJ代表西山集團(tuán)，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，合同類別包括采掘、三機(jī)、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號(hào)是合同簽訂的順序編號(hào)。b、設(shè)備修理合同編號(hào)為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號(hào)，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進(jìn)、開放、實(shí)用”為指導(dǎo)思想，按照分層設(shè)計(jì)的思路，采用C++語(yǔ)言開發(fā)，通過通俗易懂的人機(jī)互動(dòng)界面，具有良好的擴(kuò)展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)級(jí)的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用級(jí)的互聯(lián)互通。
3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團(tuán)的配件信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機(jī)電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的布局方式為三層布局：各礦、廠機(jī)電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認(rèn)可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化合同管理從合同起草開始，跨越合同評(píng)審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實(shí)現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動(dòng)式控制向“調(diào)查分析決策落實(shí)跟蹤總結(jié)”的主動(dòng)式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗(yàn)式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)了企業(yè)管理理念革新。
2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實(shí)有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋，在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為招標(biāo)談判及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。合同管理信息化提高了公司對(duì)包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫(kù)存占用資金，優(yōu)化了庫(kù)存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促進(jìn)了公司降本增效。
三、對(duì)西山煤電設(shè)備租賃公司進(jìn)一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長(zhǎng)遠(yuǎn)問題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運(yùn)行和維護(hù)過程中，租賃公司以及各礦、廠機(jī)電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)價(jià)格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認(rèn)識(shí)不到位、責(zé)任心不強(qiáng)等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)如何進(jìn)一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴(yán)格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責(zé)，提高管理規(guī)范化水平。
（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴(yán)格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復(fù)核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長(zhǎng)、技術(shù)科科長(zhǎng)審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。
（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)是本部門合同管理的第一責(zé)任人，對(duì)所填寫的合同內(nèi)容條款負(fù)責(zé)，對(duì)審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責(zé)令重新填寫;管理科除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核外，主要負(fù)責(zé)對(duì)簽訂合同對(duì)方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營(yíng)資格和合同內(nèi)容中的價(jià)格、數(shù)量、履行期限、地點(diǎn)和方式進(jìn)行把關(guān);公司法律顧問主要負(fù)責(zé)對(duì)合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進(jìn)行復(fù)審;公司副經(jīng)理除對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行整體復(fù)核外，主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的價(jià)格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進(jìn)行把關(guān);公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)全部合同實(shí)行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。
（3）協(xié)調(diào)機(jī)制：各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人，對(duì)本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂;對(duì)按照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門進(jìn)行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過程中，對(duì)所采購(gòu)配件的價(jià)格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴(yán)格審查，采購(gòu)?fù)瑔挝?、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號(hào)設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的，要在簽訂合同時(shí)附調(diào)價(jià)說明書，調(diào)價(jià)說明書需由業(yè)務(wù)科科長(zhǎng)、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。
（4）約束機(jī)制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)合同全部?jī)?nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁不合格或無(wú)效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對(duì)合同和發(fā)票，核對(duì)無(wú)誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同編號(hào)，加蓋審核章，財(cái)務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財(cái)務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時(shí)，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對(duì)于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴(kuò)展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進(jìn)度管理模塊：分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊主要對(duì)合同履行進(jìn)度等方面的信息進(jìn)行準(zhǔn)確分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將配件需求計(jì)劃與合同履行情況對(duì)比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對(duì)照表，自動(dòng)生成變更清單，生成變更詳情表，計(jì)算變更凈值和變更費(fèi)用，并及時(shí)反映變更后的總費(fèi)用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計(jì)算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。
（2）合同文件管理模塊：進(jìn)行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標(biāo)文件，投標(biāo)書，中標(biāo)通知書，配件清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對(duì)各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無(wú)條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢，無(wú)條件檢索按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索;選擇條件可分為：合同編號(hào)檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對(duì)有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時(shí)更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準(zhǔn)確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。
3.加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)應(yīng)用管理員、申報(bào)人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡(jiǎn)，所需的專業(yè)知識(shí)和技能差別很大。系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)應(yīng)用管理員數(shù)量少，需要具有一定的計(jì)算機(jī)操作和簡(jiǎn)單的編程知識(shí)，一般由IT專業(yè)人員組成;因?yàn)楹贤拇蟛糠謨?nèi)容由申報(bào)人員在申報(bào)合同時(shí)填寫，合同信息輸入完畢后才進(jìn)入審查審批流程，所以申報(bào)人員的操作比較復(fù)雜;而審查審批人員按各自負(fù)責(zé)審查的內(nèi)容查看相關(guān)選項(xiàng)和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單。因此要加強(qiáng)合同管理信息化培訓(xùn)，必須針對(duì)不同對(duì)象編寫培訓(xùn)教材，采取集中學(xué)習(xí)與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合的方式，讓員工在短時(shí)間內(nèi)了解與本崗位工作有關(guān)的系統(tǒng)功能和操作方法，達(dá)到事半功倍的效果。
參考文獻(xiàn)：
[1] 葉麗娜（導(dǎo)師：王要武）.集成化建設(shè)供應(yīng)鏈管理框架體系研究.哈爾濱工業(yè)大學(xué)碩士論文，2006.6
[2] 胡季英，張德群，關(guān)柯，建設(shè)工程合同管理的信息化，建筑管理現(xiàn)代化，2002（3）
1 檔案信息化管理和建設(shè)中存在的問題
檔案作為衛(wèi)生系統(tǒng)的一種基礎(chǔ)性信息資源，是國(guó)家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案社會(huì)化服務(wù)。但是，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理過程中，存在一定的問題。
1.1 工作的繁雜性
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為時(shí)代的主流。在衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案信息管理部門的工作具有繁雜性，需要做的工作主要有文案的管理、財(cái)務(wù)的管理、設(shè)備的管理、科學(xué)的研究、人力資源的管理等，涉及的內(nèi)容較多。因此，檔案信息管理部門的工作相對(duì)繁雜，不利于順利開展衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作。另外，隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，各個(gè)領(lǐng)域得到了較快較好的發(fā)展，但是在深入研究開發(fā)和完善系統(tǒng)之前，檔案管理工作依然存在很多難題。
1.2 檔案綜合管理缺乏優(yōu)秀人才
高素質(zhì)的頂尖人才是實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的前提條件。這些高素質(zhì)人才具備專業(yè)的知識(shí)和技能，能夠采用先進(jìn)的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設(shè)施，最終形成一套完善的管理規(guī)章制度。另外，相關(guān)的工作人員應(yīng)具有管理知識(shí)，計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全管理的知識(shí)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常，這些工作人員能夠及時(shí)處理。因此，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，優(yōu)秀的專業(yè)人才是最寶貴的資源[2]。另外，由衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)于儲(chǔ)存復(fù)雜、信息量大，出現(xiàn)了兼容性問題，這些問題的解決都需要優(yōu)秀的專業(yè)人才。只有引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1.3 電子文件保密性不強(qiáng)
隨著時(shí)代的發(fā)展，電子文件的保密性仍然較弱，主要體現(xiàn)在電子文件以不同的格式被復(fù)制，嚴(yán)重者甚至將電子文件的格式和內(nèi)容改變了，這些人為的因素在很大程度上影響了電子文件的完整性和原始性。另一方面，電子文件在技術(shù)和內(nèi)容上被隨意改動(dòng)，最終難以找到原始文件，保密性較差。
1.4 技術(shù)支持不全面
檔案信息化建設(shè)需要嚴(yán)格的技術(shù)保證，它涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需解決的所有問題。一方面，電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限；另一方面，在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案。目前多數(shù)單位使用的掃描儀速度慢，無(wú)法將原始檔案資料短期內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子文檔。
1.5 規(guī)范體系不健全
檔案信息管理的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，我國(guó)館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
2 解決問題的措施
2.1 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系
檔案信息化管理離不開標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，只有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)才能更好地連續(xù)工作和傳播信息，才能兼容其他系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。所以，建立衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)之前，一定要制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，并在以后系統(tǒng)的建立和使用中貫徹實(shí)施這些標(biāo)準(zhǔn)。
傳統(tǒng)的檔案管理部門對(duì)檔案的管理采用的是按年接收方式，這些檔案包括設(shè)備儲(chǔ)存檔案、辦公文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案、人力資源檔案等等。檔案管理部門對(duì)這些來自不同部門的檔案的管理，容易出現(xiàn)部分文書或者合同散亂和遺失。信息化管理則不同，它通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理，這樣的信息化管理不僅有效，而且邏輯性較強(qiáng)。
電子檔案的建立離不開業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。在收錄文件時(shí)，這些業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)就能發(fā)揮作用，能將收錄的文件新型詳細(xì)規(guī)劃，包括檔案的分類、檔案的前期處理等，確保了電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)和有效。另外，技術(shù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，確保了系統(tǒng)具有較好的兼容性和實(shí)用性。
2.2 大力培養(yǎng)高素質(zhì)人才
無(wú)論什么系統(tǒng)那個(gè)領(lǐng)域都需要高素質(zhì)的人才。檔案信息化管理的重點(diǎn)因素之一就是人才，這些優(yōu)秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)備、檔案管理的內(nèi)容，能在電子檔案的管理中發(fā)揮重要作用。
為了更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，可以在工作環(huán)境上下功夫，努力創(chuàng)造出一個(gè)良好的工作環(huán)境，提供最好的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，在留住人才的同時(shí)，充分發(fā)揮這些人才的能力[3]。
高素質(zhì)人才的培養(yǎng)離不開培訓(xùn)。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，定期的培訓(xùn)有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化知識(shí)的培訓(xùn)，積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。另外，為了強(qiáng)化部門之間的合作交流，可以成立一套交流機(jī)制，使人才之間能夠不斷的交流，以達(dá)到共同進(jìn)步的目的，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)技術(shù)和知識(shí)的突破。最后，通過便捷的網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)人員要學(xué)會(huì)自主學(xué)習(xí)，不斷提升自我。
要積極組織開展檔案信息化建設(shè)理論研討和技術(shù)交流活動(dòng)，努力營(yíng)造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識(shí)的良好環(huán)境氛圍。
作為檔案管理人員，要樹立較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，同時(shí)也要擔(dān)當(dāng)起檔案信息化管理和建設(shè)的歷史重任。
2.3 強(qiáng)化信息化系統(tǒng)的安全措施
為了確保檔案管理系統(tǒng)的安全，在出現(xiàn)安全隱患時(shí)，要科學(xué)評(píng)估危險(xiǎn)性，同時(shí)重點(diǎn)保護(hù)安全隱患處的檔案信息。
要評(píng)估數(shù)據(jù)信息的安全性，結(jié)合實(shí)際情況找出相應(yīng)的解決辦法，最終形成一套安全方案。具體做法是為檔案劃分等級(jí)，等級(jí)的劃分取決于檔案的保密性、價(jià)值、來源。另外，為系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，只有相關(guān)人員才能訪問，這樣不僅將安全隱患減少了，而且避免將重點(diǎn)信息擴(kuò)散出去。
可以在網(wǎng)絡(luò)上下功夫，利用先進(jìn)的技術(shù)保護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的安全。如用戶信息認(rèn)證、電子加密、防火墻等。防火墻能夠避免計(jì)算機(jī)訪問危險(xiǎn)網(wǎng)站，減少了中病毒了概率。電子加密也是確保信息安全的重要方式，具體的加密方式有收到數(shù)據(jù)后加密儲(chǔ)存、加密后傳送等。
在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，對(duì)于信息的使用者、信息的保存者、管理員的有關(guān)信息都需要驗(yàn)證才能訪問，條件較好的可以備份系統(tǒng)文件，這樣能在很大程度上確保衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)的安全。
2.4 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
首先，建立和完善衛(wèi)生系統(tǒng)甚或整個(gè)檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)，提高各單位檔案室計(jì)算機(jī)普及率和應(yīng)用水平。其次，初步建成全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，市及部分縣級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)依托政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際相互聯(lián)。第三，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字信息“數(shù)據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、長(zhǎng)期可用”。
現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用，將為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。配備檔案管理現(xiàn)代化所必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。
2.5 建立完善的管理機(jī)制，提高檔案信息化管理水平
要提高檔案信息化管理水平，必須建立起一套科學(xué)、完善的管理制度。管理機(jī)制要明確業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；要有一套切實(shí)可行的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；要符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要；要具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。
3 提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案信息化管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度的高低、利用價(jià)值的大小、利用率的高低和是否開放等具體情況，對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì)，優(yōu)先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案。這可加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
3.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
合同早在古羅馬時(shí)代就受到了法學(xué)家的關(guān)注，在當(dāng)代對(duì)企業(yè)也至關(guān)重要。合同是企業(yè)對(duì)外開展業(yè)務(wù)的主要依據(jù)憑證，無(wú)處不在，合同管理水平是企業(yè)綜合管理水準(zhǔn)的集中體現(xiàn)。[1]合同管理不是簡(jiǎn)單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動(dòng)態(tài)管理，合同行為貫穿了企業(yè)管理活動(dòng)的始終，如何管好合同，經(jīng)常是困擾管理者的難題。
1.現(xiàn)狀
國(guó)內(nèi)企業(yè)長(zhǎng)期采用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規(guī)范、效率低下、成本高、信息匯總與進(jìn)度控制困難、風(fēng)險(xiǎn)提示缺乏等諸多問題。企業(yè)近年來非常重視信息技術(shù)應(yīng)用，2006年中石油實(shí)施合同管理系統(tǒng)，2011年中石化推行CMIS系統(tǒng)。企業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業(yè)僅使用通用辦公軟件或單機(jī)版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業(yè)中，成熟的專用軟件、針對(duì)性強(qiáng)的定制軟件或ERP系統(tǒng)合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍上，有些企業(yè)只是部分管理領(lǐng)域局部使用，甚至還存在手工與網(wǎng)絡(luò)同時(shí)運(yùn)行的現(xiàn)象。應(yīng)用水平較高的則處于全面實(shí)施階段，部分企業(yè)已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優(yōu)勢(shì)與作用
2.1促進(jìn)企業(yè)合同管理規(guī)范化、系統(tǒng)化。它改變了僅由業(yè)務(wù)部門分管合同的現(xiàn)狀，能夠優(yōu)化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個(gè)整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務(wù)，解決了信息分散、進(jìn)度控制難、管理不規(guī)范等難題，合同業(yè)務(wù)流程相對(duì)固化，保障了管理制度的全面落實(shí)與執(zhí)行。
2.2為企業(yè)節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。第一，消除了空間距離，大副減少業(yè)務(wù)人員的異地往來，降低了差旅費(fèi)等相關(guān)支出。據(jù)資料表明，中石油長(zhǎng)慶油田在實(shí)施合同管理系統(tǒng)以后，每年差旅費(fèi)節(jié)約額就在百萬(wàn)元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動(dòng)中解放出來，節(jié)約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免了不必要的重復(fù)勞動(dòng)與投入。
2.3提升企業(yè)管理水平與工作效率。第一，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的信息數(shù)據(jù)支持，全面促進(jìn)企業(yè)營(yíng)銷、采購(gòu)、制造、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域管理水平的提升。第二，合同可在線申報(bào)、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。第三，強(qiáng)大的商務(wù)智能報(bào)表與電子檔案對(duì)管理層掌握合同全局、業(yè)務(wù)人員履行合同、統(tǒng)計(jì)人員查詢統(tǒng)計(jì)都頗有助益。第四，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理，審計(jì)監(jiān)察等企業(yè)管理部門可對(duì)合同隨時(shí)抽審。
2.4提高企業(yè)法律監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，健全防控機(jī)制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預(yù)防合同腐敗行為的發(fā)生。通過合同數(shù)據(jù)共享與集成，能夠動(dòng)態(tài)監(jiān)管企業(yè)合同活動(dòng)，規(guī)范交易行為，有效防控合同風(fēng)險(xiǎn)。
3.主要缺點(diǎn)與發(fā)展瓶頸
3.1主要缺點(diǎn)：第一，對(duì)內(nèi)容較多且無(wú)電子版的紙質(zhì)合同，存在掃描時(shí)間長(zhǎng)、申報(bào)上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習(xí)慣傳統(tǒng)手工模式，網(wǎng)絡(luò)審批不如紙質(zhì)合同看起來更直觀。第三，存在網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)入侵、數(shù)據(jù)毀損、系統(tǒng)配置和使用不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)因素。
3.2發(fā)展瓶頸：第一，市場(chǎng)主體在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中總是有意無(wú)意在創(chuàng)設(shè)新的交易方式，信息系統(tǒng)應(yīng)用程序的相對(duì)固定性與市場(chǎng)交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術(shù)的應(yīng)用是受企業(yè)現(xiàn)行管理理念指導(dǎo)，并與其它信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，要受到企業(yè)整體管理水平與信息化整體發(fā)展程度的制約。
4.發(fā)展趨勢(shì)與管理措施
4.1發(fā)展趨勢(shì)：第一，采用信息化管理合同是大勢(shì)所趨，未來將會(huì)有更多的企業(yè)全面應(yīng)用信息技術(shù)。沒有管理信息化，就沒有企業(yè)現(xiàn)代化，第二，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，新的信息技術(shù)將不斷涌現(xiàn)。通過與其他信息系統(tǒng)有效融合，合同管理信息系統(tǒng)功能將更強(qiáng)大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務(wù)的快速增長(zhǎng)，合同的介質(zhì)將不僅是口頭、書面、數(shù)據(jù)電文，還可能會(huì)有新的形式出現(xiàn)，合同管理信息技術(shù)使企業(yè)更易滿足電子交易的需求。第四，通過信息技術(shù)將挖掘出合同中蘊(yùn)含的更多價(jià)值，使合同管理從事務(wù)性工作層次上升到戰(zhàn)略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業(yè)要不斷學(xué)習(xí)國(guó)際先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)理念與管理方法，健全完善管理機(jī)制，通過狠抓管理出效益。第二，要提高應(yīng)用水平，將系統(tǒng)效用最大化。目前大部分企業(yè)所關(guān)注的是合同信息系統(tǒng)的基本模塊，合同風(fēng)險(xiǎn)提示、合同履行監(jiān)督、合同相關(guān)法律法規(guī)、合同知識(shí)交流和共享等模塊尚未得到企業(yè)的重視，而這些恰恰是最有價(jià)值的部分。[2]第三，要加強(qiáng)后續(xù)開發(fā)，不斷增強(qiáng)信息系統(tǒng)的兼容性與適用性。第四，要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，控制應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，保證信息管理穩(wěn)固有效。
嚴(yán)格合同管理是國(guó)際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國(guó)企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，在國(guó)際市場(chǎng)上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的刀光劍影，企業(yè)需要持續(xù)提升合同管理水平，增強(qiáng)軟實(shí)力，以管理信息化助力企業(yè)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
［1］《合同管理規(guī)范高效操作規(guī)程》李杰利著，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2004年版，P26
一、緒論
綜合管理信息化是將企業(yè)的生產(chǎn)過程、物料管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)過程集成在統(tǒng)一的數(shù)字化系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)加工、整合生成新的信息資源，提供給各層次的人們了解各類業(yè)務(wù)中的信息，以便做出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，從而使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。
二、中小企業(yè)綜合管理信息化的意義
改革開放以來，我國(guó)的中小企業(yè)得到了迅速發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到2007年底，我國(guó)中小企業(yè)數(shù)量超過4200萬(wàn)家。這些中小企業(yè)的信息化存在著一定的普遍特征：?jiǎn)T工信息化的知識(shí)基礎(chǔ)薄弱、企業(yè)管理和生產(chǎn)環(huán)節(jié)中缺少管理信息化支撐，導(dǎo)致存在著信息不充分、流程不順暢、工作效率低等問題。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的今天，信息化管理思想在企業(yè)現(xiàn)代化管理中占有舉足輕重的地位，建立以企業(yè)行政管理、生產(chǎn)過程管理、市場(chǎng)客戶管理、物料設(shè)備管理等為核心的企業(yè)綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉梢。
三、中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路
本文設(shè)計(jì)的中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的行政事務(wù)管理，生產(chǎn)過程中的物料、設(shè)備、技術(shù)管理，以及產(chǎn)品銷售過程中的市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)管理等，并且各個(gè)業(yè)務(wù)管理在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)高度集成。，中小企業(yè)信息化。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心的建立，使企業(yè)工作人員的日常業(yè)務(wù)處理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，充分確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)和共享，很好的保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的唯一性和安全性等，進(jìn)一步提高工作效率，完善業(yè)務(wù)管理手段。在設(shè)計(jì)時(shí)既考慮了系統(tǒng)本身的功能實(shí)現(xiàn)，也考慮了系統(tǒng)與第三方系統(tǒng)的關(guān)系和整合，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)充分體現(xiàn)以下思路：
1、 減小中小企業(yè)在信息化建設(shè)成本，做到能解決企業(yè)最急迫的信息化問題。，中小企業(yè)信息化。，中小企業(yè)信息化。
中小企業(yè)的資金是有限的，集中解決信息化的關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)是綜合管理信息系統(tǒng)的重點(diǎn)，旨在以信息化手段減少資源浪費(fèi)、提高工作效率。，中小企業(yè)信息化。
2、 以系統(tǒng)集成為手段實(shí)現(xiàn)組織協(xié)同和信息整合
系統(tǒng)以業(yè)務(wù)表單執(zhí)行控制和管理實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)的協(xié)同，以項(xiàng)目管理的方式組織實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)之間的協(xié)同。，中小企業(yè)信息化。系統(tǒng)采用面向服務(wù)架構(gòu)通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換接口與第三方系統(tǒng)交換信息，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的集成。系統(tǒng)設(shè)計(jì)為一個(gè)綜合的信息工作平臺(tái)系統(tǒng)，讓使用者可以在同一個(gè)界面完成不同的工作，得到與他相關(guān)的任何業(yè)務(wù)的信息，成為組織協(xié)同管理的工作平臺(tái)和工具。
3、 業(yè)務(wù)狀態(tài)及時(shí)跟蹤
企業(yè)用戶可實(shí)時(shí)跟蹤一個(gè)業(yè)務(wù)流程的進(jìn)展?fàn)顩r，查詢錄入單據(jù)在流程中的位置，以便及時(shí)了解自己或他人的工作進(jìn)展情況，另外系統(tǒng)還提供流程的可定制功能，能更好地適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程變化。
4、 良好可擴(kuò)展性、可維護(hù)性和對(duì)企業(yè)管理的適應(yīng)性
系統(tǒng)全面支持XML、SOAP、WEB SERVICE等當(dāng)前受到普遍支持的開放標(biāo)準(zhǔn)，這就保證了系統(tǒng)能夠與其他平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等相互交換數(shù)據(jù)并進(jìn)行應(yīng)用級(jí)的互操作和互連性。
系統(tǒng)企業(yè)的實(shí)際環(huán)境具有良好的適應(yīng)性，充分體現(xiàn)企業(yè)管理特色。系統(tǒng)規(guī)范企業(yè)管理的過程中，是企業(yè)適應(yīng)信息化管理的過程和綜合管理系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)管理特色的雙向過程，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮模塊之間的低耦合度，使得每個(gè)業(yè)務(wù)模塊的功能即可單獨(dú)實(shí)現(xiàn)并擴(kuò)展，也可與其他模塊良好集成。
四、中小企業(yè)綜合管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
綜合管理系統(tǒng)的功能體系結(jié)構(gòu)整體可以分為四層: 底層平臺(tái)層、技術(shù)支持層、核心服務(wù)層、企業(yè)應(yīng)用層。整個(gè)系統(tǒng)主要流程以項(xiàng)目為主線，將客戶、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)、物資供應(yīng)等業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的不同階段設(shè)計(jì)相應(yīng)的流程以及系統(tǒng)功能。系統(tǒng)依托企業(yè)運(yùn)營(yíng)總體流程對(duì)功能模塊進(jìn)行了合理劃分。具體功能如下：
1、日常辦公
為日常辦公提供方便的個(gè)人日程安排與提醒、工作記錄、通訊錄等功能。
2、人事管理
提供企業(yè)各類人員的職工檔案、家庭成員、工作履歷、學(xué)歷、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲、聘用、調(diào)動(dòng)、解聘辭職、離退等數(shù)據(jù)的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印和圖形顯示，還提供考勤和考核管理功能。
3、設(shè)備管理
實(shí)現(xiàn)設(shè)備信息庫(kù)的建立，設(shè)備前期的選型、采購(gòu)、安裝測(cè)試、轉(zhuǎn)固；設(shè)備轉(zhuǎn)固后的移裝、封存、啟封、閑置、租賃、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢，設(shè)備運(yùn)行過程中的技術(shù)狀態(tài)、維護(hù)、保養(yǎng)情況記錄。實(shí)現(xiàn)設(shè)備全壽命周期臺(tái)賬查詢、報(bào)表功能。
4、物料管理
實(shí)現(xiàn)企業(yè)的物料需求、采購(gòu)、庫(kù)存和物料供應(yīng)商的有效信息化管理，規(guī)范業(yè)務(wù)用料流程，銜接好生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行，降低原材料成本和運(yùn)營(yíng)成本。
5、庫(kù)存管理
采用信息化手段掌握庫(kù)存量動(dòng)態(tài)，實(shí)時(shí)記錄入庫(kù)、出庫(kù)的物料詳細(xì)信息，提供庫(kù)存情況查詢、盤點(diǎn)、報(bào)表等功能。
6、標(biāo)書管理
對(duì)企業(yè)招投標(biāo)書基本信息的管理、招標(biāo)書相關(guān)文件的管理、招投標(biāo)資料的歸檔、招投標(biāo)的過程和結(jié)果記錄以及招投標(biāo)過程中的費(fèi)用管理。
7、合同管理
對(duì)企業(yè)多種合同分類管理、合同相關(guān)資料的歸檔、以及對(duì)合同執(zhí)行流程的控制以及合同資金計(jì)劃的管理。
8、生產(chǎn)管理
將企業(yè)的生產(chǎn)流程、生產(chǎn)任務(wù)的管理納入系統(tǒng)，及時(shí)跟蹤并及時(shí)安排生產(chǎn)任務(wù)、組織物料采購(gòu)，以提高生產(chǎn)效率。
9、客戶管理
提供分類管理企業(yè)客戶，記錄客戶需求，提供售后服務(wù)管理，總結(jié)售后服務(wù)中的各種問題等功能。，中小企業(yè)信息化。
10、檔案管理和報(bào)表管理
對(duì)需要納入檔案管理的各類實(shí)物（含紙質(zhì)）及電子“檔案”實(shí)現(xiàn)信息化管理，加強(qiáng)檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)管理，提高檔案管理的規(guī)范化、信息化化，對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的報(bào)表作統(tǒng)一管理，提供報(bào)表生成、查詢、打印等功能。
五、結(jié)語(yǔ)
本文以一般的中小企業(yè)的綜合管理信息化需求為出發(fā)點(diǎn)，以適應(yīng)企業(yè)信息化需求，減少信息化成本，提高企業(yè)信息化程度和管理水平為目的，設(shè)計(jì)了適應(yīng)一般中小企業(yè)的綜合管理信息系統(tǒng)，將企業(yè)的核心業(yè)務(wù)納入到系統(tǒng)中，能有效解決企業(yè)的管理過程中存在信息不及時(shí)、效率低等問題。
參考文獻(xiàn)
[1]狄小龍.中小企業(yè)信息化模式與實(shí)現(xiàn)途徑管見[J]2009，中國(guó)管理信息化12(2)：67
[2]李勁松.中小企業(yè)信息化建設(shè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案探索[J].市場(chǎng)周刊·理論研究，2009.8:97-98
中圖分類號(hào)： C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
近年來，信息化已成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。然而許多中小型建筑施工企業(yè)的信息化建設(shè)仍停留在表層，特別是許多中小型企業(yè)仍在發(fā)展、改革期，企業(yè)管理體系、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用仍未形成高度標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時(shí)缺乏對(duì)信息化建設(shè)及建筑施工各業(yè)務(wù)專業(yè)均熟悉的專業(yè)人才，若直接引進(jìn)基于成熟大型建筑施工企業(yè)設(shè)計(jì)成型、動(dòng)輒上百萬(wàn)元的建筑施工綜合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，不僅需要在一開始就投入大量人力物力去進(jìn)行需求調(diào)研、業(yè)務(wù)梳理，而且往往因系統(tǒng)與企業(yè)的管理模式不一致導(dǎo)致水土不服、舉步維艱；另外又因?yàn)樵擃愊到y(tǒng)缺乏大幅度優(yōu)化及變更的靈活性，在企業(yè)日后的改革中跟不上改革的變化需求，反而成為企業(yè)改革的絆腳石。
2013年，陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)（集團(tuán)）有限公司技術(shù)信息中心通過提出“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的創(chuàng)新方式，即“在分層次階段進(jìn)行業(yè)務(wù)情況及需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程梳理的同時(shí)，通過自行二次開發(fā)設(shè)計(jì)出各種量身定制的業(yè)務(wù)功能解決方案，并不斷在方案實(shí)施的實(shí)踐中與業(yè)務(wù)管理同步進(jìn)行優(yōu)化”的方式，使信息化辦公系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)管理改革相互促進(jìn)、同步優(yōu)化、逐步完善，保證了信息化建設(shè)的順利開展。一年內(nèi)從零開始，以“小步快跑”的理念，迅速實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)的機(jī)房服務(wù)器、局域網(wǎng)、行政辦公業(yè)務(wù)、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)及項(xiàng)目成本管理等信息化建設(shè)。并在信息化建設(shè)進(jìn)程中，推動(dòng)各部門業(yè)務(wù)流程審批及管理制度規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、形象化，業(yè)務(wù)審批職責(zé)及操作明確化、具體化，業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化及統(tǒng)計(jì)分析專業(yè)化；積極促進(jìn)跨部門業(yè)務(wù)流程的整合及協(xié)同，推動(dòng)管理體系、業(yè)務(wù)流程的環(huán)環(huán)相扣、層層閉合，使企業(yè)內(nèi)部信息、溝通更透明，各業(yè)務(wù)決策、管理更高效，為集團(tuán)進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
圖1陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)集團(tuán)協(xié)同辦公系統(tǒng)登陸界面
一、信息化辦公系統(tǒng)軟件平臺(tái)的選擇
為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的信息化建設(shè)思路，合理選擇信息化辦公系統(tǒng)軟件平臺(tái)是關(guān)鍵的第一步。選擇的要點(diǎn)是：
1、企業(yè)能自行定制表單、流程：表單和流程管理是業(yè)務(wù)管理的基本核心，而隨著業(yè)務(wù)管理的不斷優(yōu)化，表單和流程的信息化方案變更是非常頻繁的，因此企業(yè)必須能夠自行定制、修改及優(yōu)化表單、流程，而不依賴于軟件公司的技術(shù)服務(wù)支持，確保信息化方案能最真實(shí)反映企業(yè)自身的業(yè)務(wù)管理理念及需求，并以最快速度將方案試運(yùn)行及同步優(yōu)化；
2、企業(yè)能自行利用流程表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)基本的統(tǒng)計(jì)分析：通過信息化系統(tǒng)定制的表單及流程，使業(yè)務(wù)管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，并根據(jù)設(shè)定自動(dòng)分類、積累，其價(jià)值在于利用流程表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)基于二維數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析，提高業(yè)務(wù)管理的精細(xì)化；
3、定制的表單、流程能實(shí)現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)流程的整合及協(xié)同，如流程之間的相互觸發(fā)、數(shù)據(jù)信息的交互，以便推動(dòng)業(yè)務(wù)流程、管理體系的環(huán)環(huán)相扣、層層閉合；
4、因中小型建筑施工企業(yè)的人員普遍信息化技能水平偏低，要求信息化系統(tǒng)軟件必須是容易上手的操作界面及方式。同時(shí)要求信息化系統(tǒng)的管理及方案定制是基于模塊化、圖表化的平臺(tái)，以降低對(duì)信息化管理人員的軟件編程能力需求。
二、通過推行行政辦公業(yè)務(wù)，培養(yǎng)使用信息系統(tǒng)的概念及習(xí)慣
有許多企業(yè)在信息化系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，急于求成、希望一步到位，要求在建設(shè)初期即完成所有業(yè)務(wù)的信息化方案的制定，這是很不合理的。因?yàn)槠髽I(yè)推行信息化的初期，企業(yè)的管理決策層、業(yè)務(wù)部門管理人員，甚至企業(yè)自身的信息化建設(shè)管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的概念、所采用的信息化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)仍很模糊；而許多企業(yè)此時(shí)的管理體系、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用仍未形成高度標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，因此這時(shí)候定制出來的業(yè)務(wù)流程信息化方案對(duì)企業(yè)來說，往往缺乏可操作性、可實(shí)施性，而且大部分僅僅是把紙張工作變成電子化而已，未能真正體現(xiàn)信息化建設(shè)對(duì)業(yè)務(wù)管理提升促進(jìn)功能。
因此，信息化系統(tǒng)建設(shè)初期的關(guān)鍵任務(wù)是通過逐步推行一些企業(yè)內(nèi)部各部門通用、操作頻繁、流程已相對(duì)清晰明確的日常行政辦公業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)一些基本的統(tǒng)計(jì)分析功能；并結(jié)合多輪專題培訓(xùn)、跟進(jìn)優(yōu)化、跟蹤指導(dǎo)，使企業(yè)上下掌握信息化系統(tǒng)的基本操作，提高信息化使用技能，初步認(rèn)識(shí)信息化系統(tǒng)、協(xié)同工作及其便利高效的概念，接受并認(rèn)可信息化系統(tǒng)建設(shè)。如2013年3月，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心首先在集團(tuán)總部推行如請(qǐng)休假及考勤、費(fèi)用報(bào)銷、差旅費(fèi)報(bào)銷、付款申請(qǐng)等業(yè)務(wù)流程，大大減少了各級(jí)人員在辦理這些業(yè)務(wù)時(shí)拿著單據(jù)到各部室找人、等人簽字的情況，使信息化建設(shè)在建設(shè)初期即建立了良好口碑及群眾基礎(chǔ)。同時(shí)培養(yǎng)大家“按信息化系統(tǒng)流程辦事”的習(xí)慣、建立基于表單及流程管理業(yè)務(wù)的思想，使各級(jí)人員在隨后參與更深層次的業(yè)務(wù)流程與信息化辦公系統(tǒng)協(xié)同結(jié)合、創(chuàng)造管理新模式的企業(yè)改革成為可能。另外通過這些過程使企業(yè)自身信息化管理團(tuán)隊(duì)對(duì)所采用的信息化系統(tǒng)的各種界面、功能及局限，軟件的設(shè)計(jì)思路有深入了解，并能在下一步定制業(yè)務(wù)管理的信息化方案時(shí)充分利用信息化系統(tǒng)軟件平臺(tái)的各種功能。
三、“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”
綜合項(xiàng)目管理是建筑施工企業(yè)信息化建設(shè)的核心，涉及招投標(biāo)、合同、資料檔案、質(zhì)量、安全、進(jìn)度、造價(jià)、物資、設(shè)備、收入、成本、人力資源等多方面的業(yè)務(wù)。要實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)的全部功能，就要求各業(yè)務(wù)表單、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分類搜集及統(tǒng)計(jì)應(yīng)用已經(jīng)達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，就要求對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、信息的結(jié)構(gòu)、分類方法是明確的；要實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)流程、管理體系的之間環(huán)環(huán)相扣、層層閉合，就要求各表單、流程之間的邏輯因果關(guān)系、數(shù)據(jù)交互需求是明確的。顯然，在推行綜合項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)的初期，要企業(yè)先梳理并解決這些問題再行整體定制綜合項(xiàng)目管理方案是難以實(shí)現(xiàn)的。
然而自2013年4月起，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心通過“梳理業(yè)務(wù)與方案實(shí)施同步進(jìn)行，業(yè)務(wù)管理與信息系統(tǒng)同步優(yōu)化”的方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)上述難題的分散化解，在短短半年內(nèi)即建設(shè)完成并成功推行實(shí)施了招投標(biāo)聯(lián)系申請(qǐng)及登記、合同審批及登記、項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、項(xiàng)目人員及專業(yè)工種的資質(zhì)審批、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量安全隱患整改發(fā)放-回復(fù)-驗(yàn)收-評(píng)分、工程進(jìn)度管理、工程款及工程費(fèi)用收支、精細(xì)化項(xiàng)目預(yù)算-成本-物資-資金管理等業(yè)務(wù)功能，其該解決方案的核心設(shè)計(jì)理念包括以下三方面：
圖2陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)集團(tuán)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)示例
（一）、建立工程項(xiàng)目的信息數(shù)據(jù)檔案，作為業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)信息交互中介平臺(tái)
傳統(tǒng)的綜合項(xiàng)目管理實(shí)施方案，采取流程與流程直接關(guān)聯(lián)來實(shí)現(xiàn)流程的閉合及數(shù)據(jù)的交互，這就要求在建立項(xiàng)目管理實(shí)施方案時(shí)必須嚴(yán)格按照各業(yè)務(wù)流程的上下游邏輯關(guān)系，逐個(gè)梳理及定制方案（如先要實(shí)現(xiàn)了投標(biāo)申請(qǐng)流程、才能實(shí)現(xiàn)有開標(biāo)及中標(biāo)登記、然后是合同會(huì)審、合同登記等）；也因此在推行一個(gè)業(yè)務(wù)流程時(shí)，不僅要求該流程的所有上游流程都已經(jīng)定制并推行，并且要將所有上游流程的實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都整理、補(bǔ)充錄入系統(tǒng)完畢，該業(yè)務(wù)流程才能在使用時(shí)有相應(yīng)的流程表單關(guān)聯(lián)或數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用，否則無(wú)法投入使用。而業(yè)務(wù)流程的梳理、信息化方案的定制及優(yōu)化是往往無(wú)法一步到位的，一旦在已經(jīng)完成上游業(yè)務(wù)流程定制及大量人力進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入后，在下游業(yè)務(wù)流程定制時(shí)才發(fā)現(xiàn)上游業(yè)務(wù)的流程、數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)、分類存在問題或者有優(yōu)化空間時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)需要從問題業(yè)務(wù)流程開始往后重新定制所有流程并重新錄入所有相關(guān)流程數(shù)據(jù)的尷尬局面，而且也嚴(yán)重打擊了相關(guān)業(yè)務(wù)人員配合信息化建設(shè)的積極性及信息化管理人員對(duì)于不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)方案的主動(dòng)性。
宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心在建設(shè)綜合項(xiàng)目管理信息化業(yè)務(wù)功能的一開始，首先確定有哪些信息、數(shù)據(jù)是綜合項(xiàng)目管理的各核心業(yè)務(wù)流程都需要用到的、并作為關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)在核心業(yè)務(wù)流程之間交互的（如項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目經(jīng)理、工程合同價(jià)格、合同工期、分公司、地區(qū)等），迅速組織相關(guān)信息數(shù)據(jù)的首先發(fā)起部門（經(jīng)營(yíng)部）整理相關(guān)信息的清單、與其他部門統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)的分類及編碼標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，并完成核對(duì)。然后以此清單為依據(jù)，在信息系統(tǒng)上建立工程項(xiàng)目的信息數(shù)據(jù)檔案，作為隨后定制推行的所有項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)信息交互平臺(tái)（即信息數(shù)據(jù)寫入保存及調(diào)用讀取的底表），并隨著業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、分類標(biāo)準(zhǔn)的逐個(gè)梳理、定制及不斷優(yōu)化，不斷將需要跨業(yè)務(wù)交互的數(shù)據(jù)信息項(xiàng)目在整理形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化后逐步增加至項(xiàng)目檔案的樣表中。
這種以項(xiàng)目檔案為業(yè)務(wù)流程之間的信息數(shù)據(jù)交互的中介平臺(tái)，并將同一項(xiàng)目的不同業(yè)務(wù)流程通過項(xiàng)目檔案進(jìn)行中介關(guān)聯(lián)閉合的方式，使業(yè)務(wù)的梳理及信息化方案的制定僅僅需要根據(jù)流程與項(xiàng)目檔案表的數(shù)據(jù)交互關(guān)系的梳理明確來制定，因此企業(yè)可以根據(jù)自身需要及標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，優(yōu)先選擇核心業(yè)務(wù)來逐步梳理、定制并推出信息化方案。并且在使用時(shí)，可以直接由各業(yè)務(wù)流程的使用者，在第一次發(fā)起某個(gè)項(xiàng)目的某個(gè)流程表單時(shí)，在發(fā)現(xiàn)當(dāng)前表單讀取該項(xiàng)目檔案中缺少相關(guān)數(shù)據(jù)信息記錄時(shí)，才進(jìn)行該項(xiàng)目的相關(guān)缺失數(shù)據(jù)信息整理并填寫至該業(yè)務(wù)表單中，再由該表單寫入對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的檔案中，并在下一次其他業(yè)務(wù)流程調(diào)用時(shí)由其他業(yè)務(wù)人員進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)的方式。若在方案投入使用后，對(duì)方案重新定制優(yōu)化，則僅僅需要在項(xiàng)目檔案樣表修改或增加數(shù)據(jù)信息項(xiàng)目，然后在實(shí)際使用并調(diào)用項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)，再行按需實(shí)時(shí)補(bǔ)充即可。這樣就實(shí)現(xiàn)了分散式業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的梳理并健全完善各個(gè)項(xiàng)目檔案上不同業(yè)務(wù)所需保留利用的交互數(shù)據(jù)信息，這樣就避免了在每個(gè)業(yè)務(wù)推行開始就要求相關(guān)部門投入大量人力進(jìn)行數(shù)據(jù)梳理及整理的尷尬。
（二）、充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，定制高度信息化的業(yè)務(wù)表單及流程
在各業(yè)務(wù)表單及流程的梳理及方案制定時(shí)，更需要充分利用信息化系統(tǒng)的顯示方式多元化、流程管理智能化、數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化等優(yōu)勢(shì)，深入定制業(yè)務(wù)管理功能。比如在施工質(zhì)量安全管理中的隱患整改業(yè)務(wù)功能中，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心將傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量安全隱患整改要求單、隱患整改回復(fù)單、隱患整改驗(yàn)收單整合在一張隱患整改單上，確保整改要求、回復(fù)、驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的一一對(duì)應(yīng)及閉合；通過圖文并茂方式增強(qiáng)隱患整改各階段信息描述的具體性及針對(duì)性；通過預(yù)先制定流程判斷，使表單根據(jù)表單中的項(xiàng)目部信息，將隱患整改自動(dòng)發(fā)放至對(duì)應(yīng)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量、安全責(zé)任人賬號(hào)，并根據(jù)隱患整改信息是否完畢，符合要求自動(dòng)判斷是否允許提交回復(fù)；通過預(yù)設(shè)列表選擇的方式進(jìn)行隱患嚴(yán)重程度、隱含整改落實(shí)情況的信息錄入，及自動(dòng)計(jì)算項(xiàng)目月檢得分，加強(qiáng)了月檢評(píng)分制度及項(xiàng)目之間比較的客觀性及有效性。
圖3項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)：隱患整改管理示例
2013年7月，為配合集團(tuán)試點(diǎn)精細(xì)化項(xiàng)目管理需求，宏遠(yuǎn)集團(tuán)技術(shù)信息中心設(shè)計(jì)并開發(fā)了精細(xì)化項(xiàng)目成本管理業(yè)務(wù)解決方案，該方案同時(shí)實(shí)現(xiàn)了工程款收入及支付、項(xiàng)目費(fèi)用付款及報(bào)銷、項(xiàng)目資金管理、材料工具設(shè)備進(jìn)出場(chǎng)、出入庫(kù)、使用消耗、及盤點(diǎn)等精細(xì)化管理所需的表單審批及登記流程。
［關(guān)鍵詞］
信息化；合同；管理
在現(xiàn)代企業(yè)框架下，信息與通信技術(shù)的進(jìn)步帶動(dòng)著企業(yè)快速發(fā)展，而合同管理作為企業(yè)管理工作的重要方面，其有效性不僅關(guān)系到企業(yè)的工作效率，更關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此不容忽視。
1合同管理信息化的價(jià)值分析
在企業(yè)的管理工作體系中，合同管理占據(jù)了重要的位置，從工作總量的角度看，合同管理的比重不容忽視。從概念的角度看，企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同，依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。從這一描述中可以看出，合同管理工作具有全局性和微觀性兩個(gè)層面的表現(xiàn)，既關(guān)系到合同確立和執(zhí)行整個(gè)系統(tǒng)的始終，具有系統(tǒng)特征，同時(shí)又深入到合同訂立與執(zhí)行等諸多細(xì)節(jié)。除此以外，合同管理工作還具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)特征，即密切關(guān)注合同執(zhí)行、修訂等相關(guān)變更等變化，隨時(shí)保持警惕，發(fā)現(xiàn)隱患并及時(shí)排除。然而在傳統(tǒng)的合同管理工作領(lǐng)域，一邊倒的狀況十分突出。相對(duì)而言，合同管理工作比較傾向和注重合同訂立之前的相關(guān)事宜，對(duì)于相關(guān)法律以及經(jīng)濟(jì)方面的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避較為注重，而對(duì)于合同履行過程中的監(jiān)督和管理相對(duì)不足。這種狀況在一定程度上增加了企業(yè)所需要面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)。從合同自身的生命周期的角度看，以合同的簽訂作為界限，其后的履行占據(jù)了合同生命周期的大部分，如果忽視這項(xiàng)工作，其隱患不言而喻。在實(shí)際工作環(huán)境中，當(dāng)前偏重于前期管理控制的狀況，在很大程度上是源于企業(yè)的傳統(tǒng)管理工作體系對(duì)信息控制力度較弱的特征。由于在合同訂立之前，相關(guān)信息及資料比較容易獲取和控制，而在合同履行的過程中，信息相對(duì)凌亂瑣碎，難以收集整理，因此合同的訂立，常常成為歸檔的標(biāo)志，甚至在某些企業(yè)環(huán)境中，合同訂立幾乎成為了合同管理工作結(jié)束的標(biāo)志。隨著信息和通信技術(shù)在企業(yè)管理體系中的運(yùn)用，合同管理工作也發(fā)生了巨大的變化，更多信息能夠被追蹤和控制，并且在信息反饋方面，移動(dòng)設(shè)備的普遍應(yīng)用在很大程度上改變了信息錄入較慢的狀況，在數(shù)據(jù)時(shí)效方面也有大幅提升。除此以外，信息化的介入，使管理領(lǐng)域相關(guān)人員能夠進(jìn)行更為密切的監(jiān)督，及時(shí)獲取相關(guān)信息。這些信息是管理工作展開的必要依據(jù)，而傳統(tǒng)合同管理工作無(wú)法有效展開，尤其是在合同履行階段無(wú)法進(jìn)行追蹤，成為一直以來合同管理工作無(wú)法落實(shí)到位的主要阻礙。
2切實(shí)推動(dòng)合同管理信息化深入
當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境下，企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)主體其活動(dòng)十分頻繁，合同作為諸多經(jīng)濟(jì)行為的重要保障，必須與時(shí)俱進(jìn)，保障企業(yè)有序發(fā)展。而在信息環(huán)境下，如何使諸多信息化手段成為合同管理得以深入發(fā)展的重要力量，成為當(dāng)前共同關(guān)注的問題。具體而言，有如下幾個(gè)方面，可以作為加強(qiáng)合同管理信息化的著手點(diǎn)。
2.1加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理信息化建設(shè)
合同管理工作體系下，風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避和管理是重點(diǎn)。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理有效衡量一直都是風(fēng)險(xiǎn)管理與控制的核心問題。從企業(yè)的經(jīng)營(yíng)角度看，合同風(fēng)險(xiǎn)來源于各個(gè)方面，難以一概而論，也難以實(shí)現(xiàn)有效的信息獲取。在信息環(huán)境之下，首先各個(gè)方面的信息采集相對(duì)于傳統(tǒng)環(huán)境而言有了很大的改善，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用能夠?yàn)楹贤L(fēng)險(xiǎn)管理提供更為全面的保障；其次，信息系統(tǒng)能夠給合同管理提供沿時(shí)間軸更大跨度的主體資料，便于對(duì)合同另一方歷史行為，以及經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展歷程展開深入控制，完善風(fēng)險(xiǎn)管控體系。
2.2加強(qiáng)合同履行信息化
合同管理工作體系下，企業(yè)對(duì)合同履行的管理與控制都相對(duì)薄弱，尤其在合同訂立環(huán)節(jié)更為薄弱，這種狀況對(duì)保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)而言極為不利。在信息時(shí)代下，一個(gè)突出的特征就是移動(dòng)終端的大量應(yīng)用，在這樣的技術(shù)背景之下，參與合同履行的相關(guān)工作人員，完全可以通過移動(dòng)終端或者物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)，將合同履行的實(shí)際情況錄入數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)信息化合同管理。
2.3加強(qiáng)信息開放平臺(tái)建設(shè)
信息時(shí)代環(huán)境下，合同管理相關(guān)的信息收集工作比傳統(tǒng)工作環(huán)境更高效、便捷，但是信息的價(jià)值，不僅在于能夠有效收集和處理，更在于對(duì)其進(jìn)行消費(fèi)和使用。對(duì)于合同管理而言，讓合同管理工作獲取到諸多信息尤為重要，而信息也只有在使用和讀取的過程中才能體現(xiàn)其價(jià)值。針對(duì)此種情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為合同管理信息體系建立端口，并且授權(quán)給不同的用戶群體，從而推動(dòng)信息的流動(dòng)與消費(fèi)，實(shí)現(xiàn)合同管理工作信息化的價(jià)值。
3結(jié)語(yǔ)
合同管理的信息化建設(shè)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展而言意義重大。實(shí)際工作中企業(yè)必須密切關(guān)注領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)技術(shù)應(yīng)用狀況，切實(shí)分析自身合同管理特征與需求，才能有的放矢地引入技術(shù)和管理思路，取得良好效果。
作者：王放 單位：大唐甘肅發(fā)電有限公司碧口水力發(fā)電廠
主要參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)TN91 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào) 1674-6708（2012）68-0045-02
精細(xì)化管理它是社會(huì)分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，它是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的關(guān)鍵一步?，F(xiàn)代管理認(rèn)為，管理有三個(gè)層次，一是規(guī)范化，二是精細(xì)化，三是個(gè)性化；它是崗位責(zé)任人應(yīng)用已優(yōu)化的崗位業(yè)務(wù)流程，全面、具體地完成崗位責(zé)任工作任務(wù)。精細(xì)化管理就是將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每個(gè)人都要第一次就把工作做到位，對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)崗位負(fù)責(zé)，人人都管理，處處有管理，事事見管理。
河南黃河通信精細(xì)化管理的主要工作內(nèi)容，一是在全局通信職工中貫徹學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的核心和靈魂，培育精細(xì)文化；二是做好上級(jí)下達(dá)的目標(biāo)工作任務(wù)的分解，確保全年任務(wù)的完成；三是梳理業(yè)務(wù)流程及工作流程，優(yōu)化改進(jìn)核心的以及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的流程；四是強(qiáng)化績(jī)效管理，提高績(jī)效管理水平。
河南黃河通信管理工作實(shí)施精細(xì)化管理，其實(shí)質(zhì)就是在日常管理工作中，做到“八化”：1）細(xì)化。即任務(wù)分解要細(xì)化；布置工作要細(xì)化；制定計(jì)劃要細(xì)化；指揮、指導(dǎo)要細(xì)化；2）量化。即績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)要量化或行為化；3）流程優(yōu)化。本著復(fù)雜問題簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單問題流程化和規(guī)范化；4）協(xié)同化。即工作流程的上下游、工作單元之間、長(zhǎng)途電路全程的銜接配合要協(xié)同；5）模板化。即核心業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的操作程序要模板化。包括管理工作的文檔格式、數(shù)據(jù)格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等都要實(shí)現(xiàn)模板化；6）標(biāo)準(zhǔn)化。即統(tǒng)一通信管理標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備規(guī)格技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技能操作標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；7）實(shí)證化。即績(jī)效評(píng)估實(shí)證化。以事實(shí)為依據(jù)，對(duì)照目標(biāo)責(zé)任要求和績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行事實(shí)結(jié)果核對(duì)比較，強(qiáng)調(diào)日常數(shù)據(jù)（包括日常管理、設(shè)備運(yùn)行、績(jī)效考核等各種記錄）及事實(shí)的收集；8）嚴(yán)格化。即執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和控制偏差的標(biāo)準(zhǔn)要精細(xì)。
根據(jù)河南黃河通信的現(xiàn)狀和具體情況，結(jié)合精細(xì)化常規(guī)管理工作的三個(gè)層次以及日常管理工作中的“八化”措施，對(duì)河南黃河通信系統(tǒng)實(shí)施精細(xì)化管理，其具體實(shí)施步驟是：
1 通信管理及設(shè)備運(yùn)行維護(hù)工作
1.1通信網(wǎng)實(shí)行統(tǒng)一調(diào)度、分級(jí)管理
河南黃河通信網(wǎng)的資源和運(yùn)行管理實(shí)行“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度、分級(jí)管理、下級(jí)服從上級(jí)、局部服從整體”的原則。在日常的管理工作中，要突出全程全網(wǎng)、聯(lián)合作業(yè)、協(xié)同配合的工作特點(diǎn)。河南黃河通網(wǎng)的調(diào)度由河南局信息中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)度。
1.2落實(shí)通信設(shè)備運(yùn)行維護(hù)崗位責(zé)任制
河南黃河通信網(wǎng)由多種通信設(shè)備、設(shè)施構(gòu)成，為確保通信網(wǎng)可靠的運(yùn)行，必須對(duì)運(yùn)行的通信設(shè)備、設(shè)施實(shí)行定崗定人。
1）河南局所轄的通信設(shè)備（施）由河南局信息中心負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)，責(zé)任部門為河南局信息中心通信管理科；
2）局屬各河務(wù)局所轄的通信設(shè)備（施）由該局信息中心負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)。
1.3對(duì)通信設(shè)備實(shí)行檢測(cè)檢修
通信設(shè)備（施）的檢修是提高通信質(zhì)量，確保電路正常運(yùn)行的重要手段，各責(zé)任部門應(yīng)按通信設(shè)備（施）運(yùn)行管理規(guī)程對(duì)所轄電路或設(shè)備（施）進(jìn)行檢測(cè)；對(duì)所轄線路要定期巡視檢查和汛前檢修及雷雨季檢修。
1.4制訂年度防汛通信工作意見
為落實(shí)通信為防汛服務(wù)是第一要?jiǎng)?wù)這一宗旨，保證黃河水、雨、工、險(xiǎn)情及防汛信息準(zhǔn)確及時(shí)傳遞，確保汛期通信暢通，每年4月底前擬《xxxx年汛期通信工作意見》的專題文件，部署全局年度汛期通信工作。
1.5修訂完善各級(jí)《黃河防汛通信保障預(yù)案》
為確保汛期各級(jí)防汛部門《黃河防汛通信保障預(yù)案》的實(shí)施啟動(dòng)運(yùn)作，使其更具有針對(duì)性、實(shí)用性、可操作性，各單位根據(jù)黃河通信網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備的現(xiàn)狀以及充分利用地方通信資源的前提下，每年4月底前認(rèn)真做好《黃河防汛通信保障預(yù)案》的修訂完善工作。
1.6加強(qiáng)汛期通信值（帶）班工作
每年6月前擬《關(guān)于加強(qiáng)汛期通信值班帶班工作的通知》專題文件，部署汛期全局各級(jí)通信值帶班工作，實(shí)時(shí)了解所轄黃河防汛電路的通阻情況，出現(xiàn)問題及時(shí)處理。
1.7落實(shí)年終通信考核及標(biāo)準(zhǔn)化通信站復(fù)驗(yàn)工作
每年5月底前，對(duì)全局各級(jí)通信部門汛前通信設(shè)備檢修及檢查初驗(yàn)收工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收。
每年12月底前，對(duì)各級(jí)通信部門落實(shí)規(guī)章制度情況、通信設(shè)備維護(hù)、管理和運(yùn)行情況的考核及標(biāo)準(zhǔn)化通信站的抽查復(fù)驗(yàn)工作。
2 建立健全通信工作管理制度
實(shí)施精細(xì)化管理，明確細(xì)化各部門、各崗位的管理職責(zé)和工作流程是規(guī)范、創(chuàng)新管理制度的核心。要做到 “凡事有人管、凡事有人監(jiān)督、凡事有章可循、凡事有據(jù)可查”的原則，做到崗位人員管理職責(zé)明確、辦事程序清晰、業(yè)績(jī)便于考核。
2.1建立健全崗位職責(zé)制
落實(shí)通信為防汛服務(wù)是第一要?jiǎng)?wù)，保證黃河各種防汛信息準(zhǔn)確及時(shí)傳遞，確保汛期通信暢通，各級(jí)通信部門要于每年6月10前落實(shí)并制定《通信人員抗御大洪水全員崗位責(zé)任制》。
2.2建立健全機(jī)房管理制度
修訂完善程控機(jī)房、電源機(jī)房、話務(wù)機(jī)房、監(jiān)控機(jī)房等各項(xiàng)機(jī)房管理制度。
2.3建立健全交接班制度
交接班工作是保持電路和設(shè)備連續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的重要手段，交接班工作必須準(zhǔn)時(shí)、嚴(yán)肅、認(rèn)真、詳細(xì)，做到手續(xù)清楚、前后銜接、責(zé)任分明，防止錯(cuò)交、漏交。
2.4上崗考核及人員培訓(xùn)制度
通信管理和運(yùn)行維護(hù)人員均須經(jīng)上崗前考核合格后方可上崗；通信運(yùn)行維護(hù)及管理人員須具有通信專業(yè)理論及業(yè)務(wù)技能；通信人員的培訓(xùn)工作應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則；對(duì)業(yè)務(wù)技術(shù)骨干新技術(shù)培訓(xùn)要保證經(jīng)常性的培訓(xùn)。
2.5通信報(bào)表制度
1）月報(bào)以責(zé)任班組為單位編報(bào)，主要對(duì)運(yùn)行的通信設(shè)備分析為主，統(tǒng)計(jì)范圍為責(zé)任班組所管轄的通信設(shè)備、電路的運(yùn)行情況；
2）年報(bào)以統(tǒng)計(jì)為主。內(nèi)容包括報(bào)表目錄、表式、填表說明、有關(guān)建議、年終小結(jié)及下一年度工作計(jì)劃和要點(diǎn)。
