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時間：2023-06-14 09:34:49
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隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環(huán)節(jié)和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規(guī)模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現(xiàn)有分類方案的嚴整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設備的更新?lián)Q代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態(tài)的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現(xiàn)而使合同內容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯(lián)合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現(xiàn)，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享的工作機制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網(wǎng)絡版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實現(xiàn)已辦結合同數(shù)據(jù)自動轉換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉存數(shù)據(jù)。對于因經濟、技術等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎管理水平。
參考文獻：
[1]袁俊玲.關于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.
[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.
《會計法》明確規(guī)定：“國家機關、社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位），須依照本法辦理會計事務?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規(guī)定進行會計核算、實行會計監(jiān)督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規(guī)范化和管理專業(yè)化結合統(tǒng)一方面進行探討。
財政部、國家檔案局關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執(zhí)行，對會計檔案管理有了明確規(guī)定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規(guī)范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經濟的發(fā)展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是各級政府經濟信息統(tǒng)計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規(guī)劃的重要依據(jù)，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據(jù)，會計檔案是經濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業(yè)化
會計檔案管理的專業(yè)化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業(yè)化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業(yè)化工作水平。
縣團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業(yè)單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業(yè)配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生?？h團級以上企事業(yè)單位，會計業(yè)務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業(yè)化，才能規(guī)范化。專業(yè)化是會計檔案管理規(guī)范化的前提和基礎。只有專業(yè)化和規(guī)范化有機結合，才能達到會計檔案管理規(guī)范的有序統(tǒng)一。
一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業(yè)，會計核算、會計監(jiān)督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發(fā)和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業(yè)人員進行專業(yè)化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業(yè)化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業(yè)性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業(yè)化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發(fā)與使用。
2.會計檔案管理的規(guī)范化
《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密。”明確了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發(fā)利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發(fā)展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原經濟信息資源開發(fā)利用價值也就隨之終結。及時開發(fā)利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發(fā)利用會計檔案經濟信息資源。從開發(fā)利用角度看，也需要會計檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。
會計檔案管理的規(guī)范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發(fā)和鑒定銷毀形成規(guī)章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發(fā)揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規(guī)定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規(guī)律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。
建筑建筑合同是對建筑工程進行整個工程進行全面監(jiān)督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進行后期的竣工驗收和工程費用結算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負其責” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。這種合同模式在文本上明確了權利和義務的分工，也使在責任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同小項包含的數(shù)量多、種類雜、細節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進行關注：
一、建筑工程合同管理的原則
合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而進行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。其主要內容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：
1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實中，經常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機構上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。
2、為實現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應該負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。
3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負責合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質較差，既缺乏合同管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要層單位的合同管理人員來進行合同的保管的行為。
二、建筑工程合同有效管理的注意事項
（一）探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關單位的有關合同實行目錄管控，建立合同之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責任傳導機制，解決合同管理分散問題。由于合同的產生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責任進行分解，明確地傳導給項目管理機構和合同管理部門，通過責任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目從工程立項開始，就應按照國家合同管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的合同管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理同步。
（三）加強對工程合同管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。合同管理人員要增強服務意識，認清合同工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內容及主管部門的有關規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把合同管理質量關。
（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質、組織結構和市場結構的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應繼續(xù)加強《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護國家利益、企業(yè)利益和職工權益的認識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。
（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微合同、磁介質合同、電子文件合同在工程合同中運用。當前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行合同管理成為可能，成為項目合同管理的一個發(fā)展方向。近幾年，各個建設公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質合同制成多媒體和進行光盤刻錄，對合同管理網(wǎng)絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質和類型，收集整理的部門的合同資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。
（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。
三、結束語
建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個合同的撰寫規(guī)范和要點，同時對工程各個環(huán)節(jié)還要有相當高的認識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質的不斷提升和合同管理理論的進一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。
參考文獻：
[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業(yè)文化.2011.
主要內容
《規(guī)劃》由商務部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內容在“四、專項行動”的“（一）電子商務信息基礎設施建設工作”中，分別為“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”和“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”。
其中，“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標準，推進電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務平臺。在符合國家法律法規(guī)前提下，實現(xiàn)各級平臺互聯(lián)共享，依托國家電子商務示范城市，面向各類電子商務交易與服務平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務的促進和保障作用”。
“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”提出，要“支持電子商務交易平臺研發(fā)數(shù)據(jù)產品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務交易平臺海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產品，提高電子商務經營效率與水平”。
《實施方案》由國家發(fā)展改革委牽頭，與商務部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關電子文件歸檔和電子檔案管理的內容在“二、主要任務”的“（一）電子商務基礎設施建設專項行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。
其中，“4.電子印章管理及電子合同應用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關標準規(guī)范及制度，建設電子合同公共服務平臺，為各類電子商務市場主體提供規(guī)范化電子合同相關服務”。
“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度；推進電子會計檔案管理”。
有關背景
新一輪的科技革命孕育出了電子商務，并已成為當今我國經濟下行壓力中逆勢增長的新亮點。隨著經濟的發(fā)展以及信息技術深入廣泛的應用，電子商務可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購物，極大地提升了國家信息消費需求的層次。然而，縱觀其流程，從進貨、存儲到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應當如何促進國家經濟的發(fā)展。
在財務會計領域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數(shù)量增長。特別是不少企業(yè)為應對日益增大的風險而采取了財務共享模式，這導致財務會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區(qū)域中心，使財務共享中心紙質的會計檔案管理不堪重負。
在此背景下，各企業(yè)強烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應對《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務發(fā)展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進電子商務的發(fā)展，又可以拉動居民消費，從而促進國家經濟發(fā)展的轉型升級。
2012年2月6日，國家發(fā)展改革委聯(lián)合
12個部委共同下發(fā)了《關于進一步促進電子商務健康快速發(fā)展有關工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務企業(yè)會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發(fā)揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質量?！?/p>
2015年5月4日，國務院下發(fā)了《關于大力發(fā)展電子商務加快培育經濟新動力的意見》，專門要求財政部、稅務總局、國家檔案局、國家標準委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案綜合試點工作，完善相關技術標準和規(guī)章制度。
為此，國家檔案局做了大量的工作來落實這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)展改革委、財政部、審計署、稅務總局批準中國聯(lián)通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點。試點單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、銀行回單和內部信息系統(tǒng)產生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對此，國務院給予高度關注，第一時間在國務院門戶網(wǎng)上予以報道；與此同時，與財務會計有關的各大網(wǎng)站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財經新聞同樣也予以報道。一項電子文件管理試點政策能夠取得如此反響，是因為電子會計文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務企業(yè)經營的成本，推進了可信交易的環(huán)境建設，為助推國家電子商務的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計，僅一家中央二級企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費用600多萬元。
基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關部門認識到了電子檔案管理在經濟發(fā)展中的重要作用。2016年，國家發(fā)展改革委牽頭成立“促進電子商務發(fā)展部際綜合協(xié)調工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進電子商務發(fā)展部際綜合協(xié)調工作組制定《規(guī)劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點的成效，強調電子檔案管理對電子商務發(fā)展的重要作用，得到了有關部門的認可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。
落實中長期規(guī)劃有關措施
為落實《規(guī)劃》和《行動方案》，國家檔案局領導高度重視，制定了“十三五”期間落實的具體措施。
一是推進電子商務企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點，每年遴選一定數(shù)量的電子商務企業(yè)作為試點單位參與數(shù)字檔案館（室）建設。
二是大力推進企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，與國家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點?！笆濉逼陂g分期推進企業(yè)參與試點，在驗收通過后，選出典型示范企業(yè)并向全國推廣。
三是探索電子商務電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術開發(fā)電子商務電子檔案資源，建立電子商務電子檔案資源開發(fā)成果轉化為數(shù)據(jù)信息產品的機制，會同稅務主管部門推進電子發(fā)票檔案公共利用平臺建設，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產品推廣利用機制。
四是加強企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設，制定電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標準、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)歸檔指南。
五是推進新《會計檔案管理辦法》的實施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會、培訓班，推進新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實施。
六是對電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點技術進行攻關，開展電子商務企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術開發(fā)電子商務系統(tǒng)電子檔案的思路，盤活海量交易數(shù)據(jù)信息。
七是鼓勵電子商務企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標準規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術難點開展攻關。
有關工作納入《規(guī)劃》的意義
1.有利于通過服務國家經濟建設提高檔案工作的地位
近年來，電子商務發(fā)展風起云涌，在經濟增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務規(guī)劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進電子商務的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經濟建設的主戰(zhàn)場。這是貫徹檔案工作服務中心和服務大局的重要措施，也是檔案工作為經濟建設服務的具體體現(xiàn)。
2.有利于加強檔案資源建設
電子商務作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務活動高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務活動，保證電子商務活動形成的檔案資源應收盡收，有利于維護電子商務檔案資源的安全。
3.有利于推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作
電子商務活動的一大顯著特點便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務規(guī)劃，將促進電子文件歸檔和電子檔案管理技術難點的解決，將促進互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
4.有利于將檔案融入國家大數(shù)據(jù)行動
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設工程檔案的重要性
建設工程檔案是指產生于工程建設的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經濟的迅猛發(fā)展，城市建設的日新月異，建設工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設前準備活動中的批文、巖土勘察、設計文本、施工圖、投投標文件、施工合同；形成于建設活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關單位的驗收資料、工程結算資料、竣工圖及后期附加服務的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側面體現(xiàn)出工程建設不是兒戲，是要遵循科學，經受考驗的，這也成為了工程質量等級評價機制的一項評判指標[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現(xiàn)一些問題，而當問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調查人員要對問題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進行調查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務，因此，建設工程檔案的儲存就是工程享受后期服務的重要參考依據(jù)。
（4） 一個建設工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準的工程建設所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會是同種工程建設的指明燈，其中展現(xiàn)的經驗、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術水平是新工程建設中收獲的一大筆財富，因此建設工程的檔案是為更大的經濟效益服務的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農村滲透，城市建設步伐日益加快，而城市的科學規(guī)劃則需要建設工程檔案提供相應參考依據(jù)。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經濟效益的統(tǒng)一。
2 加強建設工程檔案規(guī)范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設周期一般需要好幾年，操作復雜，相關聯(lián)的部門設置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關人員沒有認真的工作態(tài)度，那么很多細微的環(huán)節(jié)會出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應該設置專業(yè)性較強的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓工作。
（2） 加強業(yè)務培訓，落實檔案工作責任制。工程建設的檔案人員和技術人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，因此加強檔案工作的業(yè)務培訓是推動檔案規(guī)范化管理建設的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識，在專業(yè)知識培訓外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔相應責任，在建設單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應付的責任，收集整理檔案材料的各個環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。
（3） 參照標準，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價值有完整意義的建設工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設計施工方案，有關施工的技術和完工后工程質量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標準，建設部根據(jù)實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質量標準、檔案進行移交和驗收等，規(guī)定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標準，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動以規(guī)范的要求為出發(fā)點，同時要發(fā)動思維根據(jù)具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現(xiàn)檔案工作與工程建設的協(xié)調發(fā)展。工程項目具有持續(xù)時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現(xiàn)檔案工作與工程建設的協(xié)調發(fā)展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項目建設的始終，即從建設項目立項開始到建設項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設。現(xiàn)代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經無法適應如今的經濟發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉移到建設工程檔案的信息化建設上，我們要實現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發(fā)更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，把各個部門納入統(tǒng)一網(wǎng)絡管理體系，實現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結 語
建設工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設工程領域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關制度，制定管理規(guī)范，引進先進的檔案管理技術水平，才能順應發(fā)展潮流，符合科學的建設標準，促進現(xiàn)代化城市的建設。
主要參考文獻
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
近年來，隨著信息技術的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質檔案向全數(shù)字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉變。
一、建設檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務企業(yè)、服務職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網(wǎng)絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎性建設，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡平臺。將檔案信息化建設納入公司信息化建設的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機制，逐步實現(xiàn)管理自動化、利用網(wǎng)絡化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務水平。 二、實現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設，采取數(shù)字化掃描、轉換等技術手段，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率與質量。
2、實現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎上進行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務，同時有目的、有重點的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務的新路子。
4、實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)分類、排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統(tǒng)信息的安全。
5、實現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應用，為企業(yè)生產、管理提供決策服務，真正實現(xiàn)檔案管理水平質的飛躍。 三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術手段 認真執(zhí)行國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等一系列技術標準，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉換、實現(xiàn)共享。1. 全宗內檔案分類科學，編號規(guī)范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結合檔案室全部檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用的原則。 全宗內要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內文書檔案類別設置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應符合國家檔案局有關文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內檔案的編號排列按統(tǒng)一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設置按國家檔案局有關規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設置 一級類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點，共設置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內所有檔案應收集齊全，經系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質量必須符合《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內文件材料的有機聯(lián)系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整；
3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復轉發(fā)文件與原件等應一起整理；
3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結束年度整理；
3.4產品、科研課題、基建項目、設備儀器按其部件、結構、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。 四、檔案信息化基礎設施建設 1硬件方面：添置計算機、服務器、高速掃描設備、數(shù)碼相機等設備，服務器配置應滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質檔案數(shù)字化加工外，還應加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號 內容 型號 配置 單位 數(shù)量
1 服務器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1
5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網(wǎng)絡打印 臺 1
6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復印、傳真、掃描5合一 臺 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預熱 臺 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1
10 數(shù)碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1
11 備份設備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3
2軟件配置：
a、服務器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶端應用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫服務器、WEB服務器、索引服務器可以安裝在一個物理服務器上；安裝系統(tǒng)前確認服務器上已經安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務正常運行。
0 引言
供電企業(yè)的檔案種類繁多，從檔案實體類型和檔案管理的方法方式上，較之以前有很大變化。體現(xiàn)出一系列新特點，如來源多樣化、載體數(shù)字化、處理專業(yè)化、應用及時化等。檔案二元結構，要求我們在對開展管理工作時，需要把握好檔案實體管理和檔案信息管理兩個方面。
1 供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
1.1 檔案管理體制
供電企業(yè)檔案管理體制按行政區(qū)域劃分，分為省、地市級和縣級三個層次。其中，在省、地市級的供電企業(yè)有專職檔案工作者并且設有檔案室。其中，人事檔案、供電合同客戶檔案的整理、保管和利用又分別由相關部門負責管理并設有單獨的檔案室。經過系統(tǒng)地管理與整合，基本實現(xiàn)了檔案的集中管理?？h級供電企業(yè)的檔案一般由辦公室人員兼職管理，不設專門檔案室。
供電企業(yè)檔案的管理者對檔案工作十分重視，實行統(tǒng)一管理，并給予支持，將檔案管理包含在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，實施有針對性的管理工作，定期評估；檔案管理網(wǎng)絡體系相對完善，檔案工作責任人分工較為清晰；檔案管理基礎設施的投資也在不斷加大。供電企業(yè)的專兼職檔案人員努力滿足生產、施工、銷售和管理工作的需要。尤其是科技檔案管理人員，所有工程項目開始時，編制《工程驗收資料大綱》，跑工地、變電站跟蹤各個基建項目實施，在做好本職工作的同時，積極指導基層單位、施工方的檔案管理工作；督促、指導和規(guī)范企業(yè)各部門歸檔工作，有效地保證了各類檔案的齊全完整；協(xié)助基層檔案室進行檔案工作達標，形成了以局辦綜合檔案室為主體的檔案信息管理中心。
1.2 檔案管理制度標準
自從1998年的國家城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設與改造工程地開展，檔案數(shù)量大大增多，地方供電企業(yè)從那時起成立了單獨檔案管理部門。供電企業(yè)在檔案法制建設，從管理層到普通員工，認真落實《檔案法》、《保密法》與其他法律法規(guī)、標準和制度的各種形式地學習、宣傳，檔案法律觀念逐步形成。從國家檔案局、國家能源部到省級檔案局行政機構、從南方電網(wǎng)總部到省級電網(wǎng)公司檔案管理機構，都根據(jù)檔案工作開展，頒布一系列的管理制度和措施，如《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》等20項。國家有關行政部門對供電企業(yè)檔案管理定期檢查、實時監(jiān)督、指導管理。隨著供電企業(yè)檔案工作的開展，企業(yè)的檔案制度體系的建立健全，文書檔案、財務檔案、科技檔案工作標準以及檔案的借閱、銷毀、保密、圖紙修改等規(guī)章跟進完善。上級管理層，還不斷根據(jù)新的企業(yè)信息管理發(fā)展時代性要求，結合企業(yè)自身特點，出臺了相應檔案管理制度和標準，確保檔案管理工作的一致性。
1.3 檔案管理工作
隨著供電企業(yè)的建設和發(fā)展，檔案基礎業(yè)務建設進步明顯，取得了許多成績。作為企業(yè)工作的基本組成部分，企業(yè)領導和相關部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結構。局辦設立綜合檔案室，負責全局檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導監(jiān)督，規(guī)范檔案管理。明確了檔案室工作職責和崗位職責，設置了檔案歸檔范圍及整理要求。在國家檔案目標管理和檔案工作規(guī)范化管理等級評審的督促下--基礎設備齊全，檔案管理水平提高，檔案專業(yè)人才增多，企業(yè)檔案編研成果顯著。地市級供電企業(yè)綜合檔案室普遍配置了基礎設備?？h級供電企業(yè)檔案室的硬件條件也按照評審標準達標，得到了明顯改善。
2 供電企業(yè)檔案信息化建設現(xiàn)狀
目前，根據(jù)調研了解情況了解到，供電企業(yè)檔案信息化，現(xiàn)處于半自動化階段（部分計算機完成，部分人工完成）向自動化過渡階段。從之前的計算機輔助立卷，單一目錄檢索，實體檔案保存--檔案數(shù)據(jù)的收集、加工處理檔案系統(tǒng)一體化管理、機讀檔案檢索和檔案信息輸出的過渡。朝著"文檔一體化"、企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲與檢索方向邁進。
在企業(yè)檔案信息化標準制度建設方面，供電企業(yè)根據(jù)國家檔案局下發(fā)的文件，根據(jù)自身企業(yè)檔案管理工作情況，制定了許多相關的工作規(guī)則、標準。如：《南方電網(wǎng)公司總部檔案管理制度》、《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法（試行）》（2010年）、《中國南方電網(wǎng)公司檔案工作評估辦法（試行）》等。并定期組織相關人員培訓，反饋工作存在的問題和提供工作改革建議。
自九十年代中后期，企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃納入了檔案信息系統(tǒng)，實施企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一構建，進一步促進了檔案管理的信息化。從2005年開始，供電企業(yè)就基本運用了企業(yè)檔案單機版的檔案管理系統(tǒng)。目前，系統(tǒng)管理方式升級后，又擁有與OA對接的網(wǎng)絡版集中檔案管理系統(tǒng)。另外，企業(yè)營銷合同檔案、人事檔案各自有自己的庫房和單機版檔案管理系統(tǒng)。
3 供電企業(yè)檔案信息化建設存在的問題
近年來，供電企業(yè)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作進展迅速，供電企業(yè)檔案工作者在信息化建設中取得的成績不容質疑。但是，一些深層次的問題逐步浮現(xiàn)，與實際工作矛盾也已經顯現(xiàn)出來，如：
在檔案信息化基礎建設方面，檔案數(shù)字化程度不夠，對信息系統(tǒng)產生的大量存量數(shù)據(jù)，沒有實施統(tǒng)一管理的中長期安排，管理層頒布標準不統(tǒng)一，不時出現(xiàn)朝令夕改現(xiàn)象，造成信息化工作的重復建設。缺乏數(shù)據(jù)整體標準，形成“檔案信息孤島”，而有用信息得不到管理。企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)實，一面是信息資源的大量浪費，另一面是信息系統(tǒng)的重復構建和“信息匱乏”；檔案信息管理系統(tǒng)不時更換，往往是一個系統(tǒng)里的檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)基礎著錄標引工作還沒有完成，又有新的系統(tǒng)投入使用，造成了極大的資源浪費。
在檔案利用需求方面，供電企業(yè)現(xiàn)有檔案管理方式模式仍舊處于被動的地位，被動的提供利用、被動的推進改革。有的檔案部門或者檔案人員已經有所意識，而往往針對于現(xiàn)實條件顯得力不從心。相對封閉的管理范圍，淡薄的服務意識，有限的服務能力。檔案利用率低、利用形式方式單一等等，影響了檔案利用工作開展?；鶎訉I(yè)人員的匱乏，無法做到檔案信息即時錄入和資源共享。使得企業(yè)檔案工作者整天圍著計算機系統(tǒng)，成為了一個信息錄入者，總是被動接收、被動服務，無法滿足利用需求，沒有精力放到檔案編研開發(fā)利用工作中，檔案編研的困窘局面并無根本性改變。
另外，在檔案信息檢索能力方面，部門供電局擁有自己的檔案服務網(wǎng)站，檢索能力不斷提升。但企業(yè)現(xiàn)擁有的信息技術軟件，對實體文件的有效識別水平不高。同時，檔案管理人員信息化業(yè)務素質也不高，過于依賴檔案管理系統(tǒng)開發(fā)人員，而計算機公司相關人員并沒有檔案管理基本知識和管理操作水平。受此限制，一部分資源的全文檢索目前難以實現(xiàn)。
4 結束語
總之，檔案工作要充分利用檔案信息化帶來的轉變契機，變革管理方式、模式、工作思路。不論是從觀念認識上還是實際工作環(huán)境中，伴隨著檔案意識地不斷提高，檔案服務能力不斷拓展，使檔案工作更加深入企業(yè)工作核心，為供電企業(yè)信息資源建設、發(fā)展戰(zhàn)略提供決策支持。
1科研物資合同管理職責
國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)合同管理辦法中規(guī)定了合同承辦部門需要履行的管理職責，主要如下：組織合同項目談判；起草合同文本；負責合同文本審查會簽的流轉；辦理授權委托申請；監(jiān)督、組織合同履行；負責本單位合同統(tǒng)計，保管合同檔案；保管合同當事人主體資格和資信證明文件；指定合同承辦人。
2科研物資合同管理特點
科研物資合同管理和普通的商務合同管理有著很大的區(qū)別，因為科研物資合同受到一些因素的制約，如科研生產的復雜性、保密性、不確定性、專業(yè)性和知識產權歸屬等?？蒲形镔Y合同的形式多種多樣，科研物資合同的管理必須規(guī)范才能防止合同風險，降低電力企業(yè)的成本，進而提高經濟效益。
3科研物資合同管理存在的問題
3.1對科研合同的風險意識認知薄弱
不少科研工作者缺乏對科研合同的法律風險意識的認知，這就導致了他們無法在現(xiàn)實化的法律風險途徑中有效維護制定雙方的權利和義務。另外，對科研合同的風險意識認知薄弱在客觀上導致了自我利益保護的薄弱化。
3.2科研合同簽訂環(huán)節(jié)缺乏合同風險意識
在科研合同簽訂之前，沒有對對方的經營效益、研發(fā)能力、履約能力等情況進行詳細地調查和了解，僅僅是為了爭取“合同”而簽合同，合同簽訂以后，在合同履行的過程中才發(fā)現(xiàn)對方并不具備完全履約的能力，這就導致了簽訂的合同半途而廢；合同簽訂的雙方都是依據(jù)簽訂的合同去取得權利并履行義務，有些合同簽約人并沒有透徹的理解合同中的定義和各個條款，這就導致了合同的簽訂并不標準，存在一些風險；科研合同執(zhí)行周期一般較長，一些簽訂完畢的科研合同沒有被及時交到合同管理部門，這就導致了合同管理臺賬的建立不及時，合同管理部門無法動態(tài)跟蹤合同的執(zhí)行情況，因而無法有效地管理合同。
3.3科研合同在管理上存在紕漏
科研合同的風險不僅存在于制定過程中，還存在于履約過程中。企業(yè)中對于科研合同的管理一般是傳統(tǒng)化方式管理，缺乏體系化的調控手段和監(jiān)管體制，因此科研合同的履約過程無法得到有效地管理和監(jiān)督，有些合同在簽署以后，后期的審查流程缺失，導致合同失去了執(zhí)行意義。企業(yè)科研合同在管理上的缺失會導致原本該追究的合同權利喪失了最佳的訴求時間，因而合同風險無法及時得到解決，給企業(yè)的自身利益帶來了損害。
4科研物資合同管理規(guī)范
4.1加強、完善物資合同管理制度
一個合同的正式訂立，要經過一系列過程，如資信調查、當事人談判、合同文本起草、合同審核、合同簽署等。合同訂立以后，還涉及合同的履行過程，另外，由于各種條件的變化，還可能會涉及合同變更、合同解除、合同糾紛的處理等問題。合同既可能給企業(yè)帶來經濟利益，也可能會給企業(yè)帶來損失和麻煩。目前，市場經濟中也發(fā)生過一些案例，有些企業(yè)因為合同管理不規(guī)范，簽訂的合同中存在一條或多條漏洞條款，給企業(yè)造成了巨大損失，甚至導致破產。因此，企業(yè)必須加強科研合同規(guī)范化管理，高度防范企業(yè)經營風險，使當事人的合法權益得到有效保障，提高企業(yè)的經濟效益，這就要求企業(yè)依據(jù)國家有關法律法規(guī)，建立和完善各種科研合同管理制度，保證合同管理的各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有法可依。
4.1.1供應商管理制度
合同管理部門應根據(jù)本單位對外簽訂合同的性質，涉及的產品或服務的質量要求，制定相應層級的供應商管理評審程序，另外，合同管理部門還要對招投標相關單位的一些信息進行全方位評價以及審核，如主體資格、資信財政狀況、履約能力等，盡量避免在招標談判中忽略細節(jié)、核心內容等問題，在完成供應商信息審核的基礎上建立合格供應商名單，以便進行管理。
4.1.2合同會簽制度
合同會簽制度一定要規(guī)避越權簽署合同的情形，應該根據(jù)單位的實際情況，分類制定合同的會簽程序，對于重大的合同，由法定代表人進行簽署，對于一般事務性合同或數(shù)額較小的合同，則可以由被授權的業(yè)務部門進行簽署，另外，經過指定部門簽字流轉后的合同才能生效。
4.1.3合同履約管理制度
合同的履約需要科學合理的物資供應計劃，在合同的履約過程中，根據(jù)物資需求、供應商生產情況等實際情況的變化，合理地調整物資供應計劃，保證物資按期交貨；另外，為確保供應商按照供應計劃完成生產，合同管理部門應該動態(tài)跟蹤供應商的生產狀況，并形成生產進度報告，確保物資按期供應；物資到貨以后，合同管理部門應聯(lián)系物資需求部門，一起驗收貨物，如果在驗收的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，及時與供應商聯(lián)系并協(xié)商解決；建立合同履約臺賬，及時跟蹤合同履約情況，監(jiān)督合同執(zhí)行過程。
4.1.4合同糾紛解決辦法
合同簽訂雙方對于因合同及合同有關事項發(fā)生的爭議應該本著誠實信用原則，通過友好協(xié)商進行爭議的解決，經過友好協(xié)商無法解決的爭議則提交至仲裁委員會進行仲裁，或者向人民法院提訟。
4.1.5合同變更管理辦法
由于受到許多不可控因素的影響，一些物資合同在履行的過程中會出現(xiàn)變更。一是對于設備類物資，在物資的單價和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量和金額增加的情況下，如果合同金額的增加超過50萬，在需求單位領導審批以及原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應商簽訂補充合同；如果合同金額的增加小于50萬，則在原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應商簽訂補充合同；二是對于材料物資，在物資單價和規(guī)格參數(shù)不變、合同簽訂數(shù)量增加的情況下，如果合同簽訂增加的數(shù)量不超過原合同規(guī)定數(shù)量的15%，則在原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應商簽訂補充合同；三是合同物資型號變更，這種情況需要重新納入物資采購計劃，在需求單位領導審批以及原合同會簽部門審簽完成之后，由需求單位和供應商簽訂補充合同。
4.1.6合同檔案管理制度
合同的檔案管理包括了合同文本歸檔、合同保管、合同登記和合同統(tǒng)計管理。在合同的執(zhí)行過程中，合同管理部門應該及時對合同從簽訂到履行過程中產生的相關資料進行備案、歸檔。以便在合同糾紛出現(xiàn)的情況下盡快收集取證，進而維護自身利益，減少經濟損失。
4.2創(chuàng)建完善的物資合同管理體系
科研合同管理體系能夠實時反映合同的進展情況，能夠保證科研管理部門動態(tài)監(jiān)督合同的全過程，另外，信息化合同管理體系具有智能化和高效化等優(yōu)勢，節(jié)省了紙質審批的人力物力資源，使合同管理的效率得到了很大提高。在信息化合同管理體系中，合同在網(wǎng)上進行立項并完成審批流程，縮短了科研項目計劃統(tǒng)計上報工作的時間，合同信息均集成在系統(tǒng)中，業(yè)務主管和各審核人員能夠在系統(tǒng)中全面了解合同信息，一線部門可以在系統(tǒng)中動態(tài)跟蹤項目進展，提高了合同信息的準確性、時效性和共享性，增強了監(jiān)控力度，另外，工作效率也大大提高了。實現(xiàn)合同管理與招投標的同步，合同管理人員要積極參與招投標過程，及時了解招投標的情況，另外，合同管理人員要與招投標負責人一起審查相關招標文件并提出可行性建議，招投標負責人根據(jù)建議對招投標內容進行適當調整，減少、避免不規(guī)范、不合法的行為，使企業(yè)的利益得到保障。在招標的全過程中，招標負責人員應積極配合合同管理人員，共享相關招標文件，促進招標工作順利進行，提高企業(yè)的效益。完善招投標的制度體系，依據(jù)相關法律法規(guī)，建立招投標的制度體系，規(guī)范和約束招投標過程，避免招投標過程中出現(xiàn)不正當競爭行為。明確招投標的細節(jié)實施法則，推動招投標工作的合理性、標準性、科學性和規(guī)范性，避免合同條款中存在字里行間的歧義從而引發(fā)其他問題造成經濟損失。另外，應建立有效的監(jiān)督管理機制并做好嚴格地審查工作，杜絕在招投標的過程中出現(xiàn)惡意招投標和評標不公平等行為，使招投標當事人和企業(yè)的利益得到保障。完善合同管理的體系。應該設立相關的職能管理部門，對合同的過程進行有效地監(jiān)督和管理，并對其他管理部門履行義務的情況進行監(jiān)督，動態(tài)跟蹤合同的履約情況并進行匯總。強化科研合同管理隊伍建設?？蒲腥藛T法律意識的缺失導致了科研合同管理工作中存在風險，因此要對科研合同管理人員進行培訓，另外，還要做好對科研人員、行政管理人員的科研合同知識普及教育，使科研人員和管理人員的法律意識和合同管理意識得到提高，進而自覺地依法辦事，保證科研合同管理工作順利進行。
5結束語
只有科研合同管理規(guī)范化才能保證技術交易、成果轉化順利進行，電力企業(yè)科研合同管理人員一定要對合同實行全過程管理與監(jiān)督，保證科研合同管理的規(guī)范化，促進電力企業(yè)健康發(fā)展。
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（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機構
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設計、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產設備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔責任，誰都負不起責任，最后由學校承擔責任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學校財務管理帶來了風險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學工處、團委、招就處、后勤與產業(yè)處、信息中心簽訂六個不同內容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內部牽制不到位
合同管理是全過程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對對方單位資質和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒有經過承辦部門、財務、基建審計等部門聯(lián)合會簽，重大金額沒有經過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒有部門能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結果給學校造成不必要的財務風險、稅務風險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機構，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽視違約責任、爭議解決等條款的約定，導致最終給學校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領導應充分重視學校的合同管理，加強對合同的宣傳和教育力度，強化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項專業(yè)性強、知識面寬、法律法規(guī)意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學?？梢愿鶕?jù)實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進行合同相關法律法規(guī)知識的專業(yè)培訓和職業(yè)道德培訓。通過培訓使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務水平不斷提高，保證合同的簽訂質量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進依法治校，切實維護學校合法權益內部合同管理的基本準則。在制度中對合同管理的機構以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責任等每一個工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對于涉及經濟內容的合同，達到規(guī)定金額的項目必須經過正常的招投標程序后，才能進入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環(huán)節(jié)進行細致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調查制度和信用管理制度、合同授權委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內部監(jiān)督機制
1、合同準備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進行調查，所有合同在簽訂前需要重點調查合作方有無簽約主體資格，了解其資質、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業(yè)人才進行詳細的專項調查并制作調查報告。其次對有過合作關系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應限制其參與學校的相關經濟活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國家相關部門統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規(guī)范合同審批流程。每項合同的簽訂應由承辦部門提出，合同承辦部門應就合同主要條款、可行性及風險進行全面審查，合同的審批流程分別經過財務處、紀檢審計處、學院辦公室等部門審核合同的相關條款，建立合同會簽制。重大合同還需經學校法律顧問審閱，主要對合同文本進行合法性、規(guī)范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關，責任到位。再次規(guī)范法人授權委托制度。高校對外簽訂合同, 應由作為法定代表人的校長或其委托人進行。未經授權, 任何人不得以學校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應當對合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗收到結算及時跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。其次合同管理的核心內容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財務控制，財務部門應該嚴格按照合同的條款辦理結算手續(xù)，把好合同結算關，杜絕違反合同規(guī)定超進度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎事物管理，進行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時適時引進合同的軟件化管理、使其能進行網(wǎng)絡化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀檢監(jiān)督部門要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對合同進行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發(fā)現(xiàn)問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實際上是把經濟監(jiān)督關口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經濟行為，避免了經濟活動中由于缺乏法制觀念給學校造成的不必要損失，由于校內各職能部門全方位的參與，形成了監(jiān)督的機制，增強了經濟活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強了黨的廉政建設。學校應當把依法治校與加強學校管理、提高學校競爭力和維護學校自身合法權益有機結合起來。建立和完善合同管理，加強法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產物。
[關鍵詞]高校；基本建設；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.108
[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
0 引 言
近些年來，隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，我國對高校的基本建設工作提出了更高的要求，許多高校新建、改造項目不斷，基建任務十分繁重，同時在基建管理和基建工程項目開展過程中，也產生了大量的基建工程檔案資料。這些資料不僅僅是工程建設過程的原始記錄，為基本建設項目建成后順利交付使用以及為工程項目將來的維修、管理、改造、擴建等提供了重要依據(jù)，同時也記錄了高校建立、發(fā)展、演變的寶貴歷史過程。
《建設工程質量管理條例》第十七條規(guī)定：“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設項目各個環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案?！弊龊酶咝；n案管理工作不僅僅具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義，同時也是國家法律要求建設單位必須履行的義務。
1 當前高?；n案管理現(xiàn)狀
目前，我國高校的基本建設檔案管理模式一般有兩種，一種是由高校建設部門自行整理保存基建檔案資料，進行日常的使用管理；一種是由高校建設部門在項目結束后，整體移交至高校檔案館統(tǒng)一歸檔管理的模式。這兩種管理模式在實際操作中各有利弊。
由高校建設部門自行整理保存基建檔案，優(yōu)點是建設部門專業(yè)對口，業(yè)務熟悉，整理檔案效率較高，同時檔案存放在建設部門十分便于日常查詢使用；缺點是建設部門往往沒有檔案整理的設備和檔案保管的專業(yè)空間，缺少專職人員完成大量的檔案整理、組卷、歸檔工作，檔案整理歸檔往往不及時、不規(guī)范，且保存質量較差。
由檔案館統(tǒng)一整理保存基建檔案資料，優(yōu)點是檔案資料組卷、編號規(guī)范，有良好的保存條件和專業(yè)維護人員；缺點是非專業(yè)建設人員整理檔案對檔案的熟悉度不夠，整理效率不高，容易造成重復工作，此外，還有建設部門查詢使用不便、移交材料可能不齊等問題。
2 高?；n案管理工作難的原因
高?；n案管理工作的難度主要是由高?；n案本身的特殊性所決定的。
2.1 專業(yè)性強，行業(yè)特點十分鮮明
基建工作是一項專業(yè)性很強的工作，體現(xiàn)在基建檔案上就是按照一個建設項目的時間順序，大體共分為9大部分，分別為立項資料、設計資料、前期管理資料、招投標資料、合同資料、施工管理資料、材料設備管理資料、竣工驗收資料和基建財務資料。其中，施工管理資料一般又分為土建工程竣工資料、給排水竣工資料、電氣（強弱電）竣工資料、通風與空調工程竣工資料、消防工程竣工資料、裝飾（幕墻、內裝）、鋼結構工程竣工資料、電梯工程竣工資料、室外工程竣工資料以及監(jiān)理單位有關質量事故報告及處理意見等部分。而每個竣工資料部分又分為開竣工報告、圖紙會審紀要、設計變更通知單、技術核定單、工程洽商記錄、原材料材質證明、試驗記錄、質量事故處理記錄、分部分項工程驗收記錄以及竣工圖等很多小項。又例如，前期管理資料中包含諸多前期審批、許可資料，如項目選址意見書、規(guī)劃許可證、用地紅線圖、建設用地批準書、規(guī)劃設計條件通知書、環(huán)保審核意見書、文物審查意見表、排水審查意見表、消防設計申報表、白蟻防治表、防雷檢測表、人防審查意見、市政審查意見、園林審查意見、施工許可證以及建設工程質量監(jiān)督書等，收集整理歸檔內容繁雜、專業(yè)性要求很高。
2.2 建設周期長，且對資料完整性要求高
高?；窘ㄔO項目從無到有，從立項到竣工交付使用往往要經歷較長的周期，少則半年、一年，多則幾年，甚至有的醞釀時間較長的基本建設項目從立項到最終建成會經過十幾年的時間。完整保存好每一個階段的建設資料十分艱巨，這既要求建設部門有著完善的管理體制和制度約束，又要求建設工作人員有著良好的工作習慣，這對業(yè)務工作原本就十分繁重的建設部門來說，是有一定難度的。
此外，長周期的建設項目結束后，對基建檔案資料的完整性要求很高。建設過程中不同階段的必要資料一樣都不能少，尤其是一些十分重要的資料必須全部收集歸檔。同時，由于每一個建設項目都具有自己的特點，很多資料又是不必要的，例如在施工過程中設計發(fā)生了變更，便會產生設計變更通知單，沒有變更就不會產生，所以每一個項目的變更通知單都是無法估計的，必須以事實為準，這導致基建檔案資料的完整性很難把握。
2.3 原始紙質材料較多，數(shù)字化難度較大
基本建設檔案資料幾乎都是在基本建設過程中產生的，包含大量的原始文書、簽字、蓋章原件，具有唯一性。數(shù)量龐大的原始紙質材料直接導致基建檔案數(shù)字化管理的難度和工作量加大，其中，大量大尺寸的圖紙對掃描、輸入設備的要求較高，這些都制約著基建檔案的妥善保存和后期的使用查詢。近些年，很多省級、市級的城建檔案館會投入大量的資金、人力、物力，推動基建檔案的數(shù)字化處理，并通過建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)、利用大尺寸掃描儀等方式，將紙質檔案信息轉化成數(shù)字化檔案信息，且取得了較好的效果。但作為高校來講，投入如此大量的資金、人力、物力進行基建檔案的數(shù)字化管理還是具有一定難度的。
3 高?；n案管理工作的改進措施
3.1 改進高?；n案管理體制，做到專業(yè)、專人、專注
基建檔案管理工作是一項專業(yè)性、持久性、系統(tǒng)性的工作，它要求工作人員既要有檔案管理方面的專業(yè)知識，又要有建設項目管理方面的專業(yè)知識，還要具備良好的觀察、分析、識別、歸納能力，同時還要愛崗敬業(yè)、細致嚴謹，具備強烈的責任心和事業(yè)心。而作為一項工作量很大的工作，必須要盡量安排專人專職負責基本建設檔案的收集、整理、歸檔和保存管理工作。具體到高?；n案管理，就是要改進高?；n案管理體制，做好學校建設部門同檔案管理機構的銜接、溝通，一方面避免檔案館統(tǒng)一管理帶來的專業(yè)性不的弊端，一方面又要避免建設部門管理規(guī)范性不強的弊端，只有充分揚長避短，才能高效、系統(tǒng)、完整的管理基建檔案資料。
3.2 充分認識工程建設檔案的長期性，實行“動態(tài)管理”
一套完整的基建檔案的形成周期較長，資料繁雜，且涉及面廣，事后核實困難，因此，需要基建部門的檔案工作人員在項目建設之初就及時建檔立案。檔案資料的收集必須與工程建設同步進行，注意對工程進展中產生的資料進行核實，對不符合規(guī)范要求的要及時更正、補充，保證文件材料的可靠性、完整性和準確性，及時整理歸檔，最大限度保證檔案資料的完整性和質量。隨著工程竣工并交付使用后，由于各種原因，建筑物的維修改造不可避免，這時原有的基建檔案便對維修改造提供了直接參考，同時，檔案管理者還應注意對改變的建筑物資料進行及時的收集整理和歸檔，記錄好變更內容，使學校的基建檔案得到不斷的充實和完善。
3.3 提高對基建檔案管理的重視度，加大數(shù)字化建設投入
高?；n案具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義，是學校的寶貴財富，相關人員要充分認識到基建檔案的重要性，加大對基建檔案管理工作的投入力度。在信息化高速發(fā)展的今天，數(shù)字化管理有助于資料的保存、分類、查閱、統(tǒng)計和使用。高校應加強硬件建設，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統(tǒng)計功能強大、存貯安全等優(yōu)點，能提高工作效率和質量，把檔案管理人員從傳統(tǒng)的“手工勞動”中解放出來。對于基建檔案來說，如果能充分利用計算機技術實現(xiàn)基建檔案的全面數(shù)字化管理，把長期擺放在檔案盒里的紙質資料解放出來，把檔案館、基建檔案資料室變成網(wǎng)上的高校信息資源利用中心，這對高校的建設發(fā)展會產生巨大的促進作用。
主要參考文獻
1、 高速公路建設項目管理簡介
1、1項目管理概述
項目是指在一定資源（投資、材料、施工機械等）約束下，為實現(xiàn)特定目的而進行的一次性任務，它具有整體性、一次性、目標性、生命期屬性、資源約束性、漸進明細性等特征。
項目管理與項目的概念相對應，是在一個確定的時間范圍內，為了完成一個既定的目標，通過特殊形式的臨時性組織運行機制和有效的計劃、組織、領導與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。
1、 2業(yè)主在合同管理中的作用
我國的高速公路建設市場，正在全面推行“項目法人責任制”、“招標投標制”、“工程監(jiān)理制”和“合同管理制”，按照市場經濟原則和現(xiàn)代化企業(yè)制度進行工程管理。作為投資主體的建設項目業(yè)主，既是資金的持有者又是建設項目的所有者，按照項目法人責任制原則、不僅要對項目建設的過程負責，還要對項目建設的成敗和項目運行的好壞發(fā)展；既要負責籌措項目的建設資金，還要對建設過程、生產經營及還款付息，直至發(fā)揮投資效益承擔責任。俗話說，一個事業(yè)的好的開始是成功的一半，項目建設的成敗在很大程度上影響著工程投入運營后效益的好壞。項目采用招投標選擇承包單位，用經濟合同約束雙方的實施行為，聘用可靠的監(jiān)理工程師負責合同履行過程中的監(jiān)督、管理、協(xié)調工作，這些都是建設過程中有效的保證措施。
1、 3業(yè)主合同管理的任務
業(yè)主必須依法確定與承包商這間的經濟權利和經濟義務關系，并通過簽訂工程建設合同的形式將這種關系進一步的確立。有關法律、法規(guī)是簽訂合同的重要依據(jù)和保障，嚴格履行與科學管理工程建設合同，是業(yè)主控制工程投資、確保工程質量的重要手續(xù)。業(yè)主對于合同管理的另一項任務就是通過加強合同管理，防范和減少合同糾紛。合同條款是公路建設當事人實施合同管理的法定依據(jù)。這就要求甲乙雙方在簽訂有關合同時，應該就合同條款內容進行認真研究、推敲，力求條款內容完善、詞句嚴密、簽訂合同程序合法，雙方的權利和義務明確。合同上認真地按照有效合同履行其職責，達到預防和減少合同糾紛的目的。
2、實施高速公路建設業(yè)主方合同管理體系的意義
2、1高速公路合同管理規(guī)范全面性的要求，現(xiàn)階段合同管理的研究還處于合同履行情況的管理，項目前期管理與施工合同管理聯(lián)系還不夠緊密，還缺乏全過程管理，全過程參與，全過程控制。
2、2嚴格加強合同管理，以合同作為以確參與方權利和義務，能防范減少合同糾紛，能提高合同管理的深度，是加強投資控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建設參與方素質，增加各方競爭力的需要。
3、現(xiàn)階段業(yè)主合同管理系統(tǒng)建立的必要性分析
3、1規(guī)范的合同管理的需要：業(yè)主專業(yè)人員需要對招標合同相關條例的審核：建立專門系統(tǒng)的合同管理班子，如合同的簽訂嚴謹性不大，易為合同的順利履行留下隱患，使業(yè)主陷入被動境地，甚至給項目造成很大的損失。
3、2現(xiàn)階段合同管理停留在“重簽訂輕履行”階段的情況了；合同的簽訂具備了完善的順序，但合同的履行缺乏必要數(shù)量的管理人員按照合同的條款對項目履行情況進行檢查，形成對合同管理工作不夠重視局面，致使業(yè)主直到出現(xiàn)問題才發(fā)現(xiàn)原來合同早有上述規(guī)定，工程的損失卻無法彌補。
3、3業(yè)主合同管理職責落實到位要求，檔案管理部門與合同管理人員之間的工作關系必須調整好，檔案管理人員若干沒有及時向合同管理人員提供合同文件，合同管理人員也不主動向檔案管理人員及時移交合同文件資料，往往容易造成合同管理工作的被動和不到位。
3、4業(yè)主對合同管理全面控制，動態(tài)管理的要求，對于實際情況的變化，原先簽訂的合同條款不適合新發(fā)展的情況，這就需要業(yè)主合同管理人員具備全面控制，動態(tài)管理的意識，全面的對合同進行管理，包括業(yè)主與中標人簽約后合同管理人員根據(jù)項目實際情況的變化就項目出現(xiàn)的新情況對原合同條款進行補充與修正以適應新情況。
4、合同管理體系建立的內容分析
根據(jù)高速公路項目管理的實踐，其合同管理體系的主要工作歸納以下幾點：（1）制定訂立合同的策略，包括確定合同方式，設計合同體系，選擇合同條件，準備合同草本。（2）組織招標文件的編制，組織招標，組織合同談判和訂立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟蹤合同執(zhí)行情況，審核支付申請。（5）分析和處理合同變更，對照預算進行控制對各種合同條件和技術要求變化引起的爭議進行商務處理。（6）分析和處理索賠，預見潛在問題盡量減少索賠事件。（7）建立合同檔案和信息系統(tǒng)，負責合同信息處理和檔案管理。
5、合同管理需要先進的合同信息系統(tǒng)
為加強和規(guī)范高速公路工程項目合同管理與投資控制的工作，便于各層次管理及時、準確、動態(tài)的掌握工程各階段進度和投資狀況，應建立網(wǎng)絡環(huán)境下的標書管理、合同管理、變更管理、計量支付、投資分析和通信管理六個模塊，實現(xiàn)標書生成、設計變更、計量支付、投資分析數(shù)據(jù)的計算機處理并在網(wǎng)上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1規(guī)范清單及變更管理：該系統(tǒng)可為用戶提供了動態(tài)化、全面化的清單管理功能，通過此功能，業(yè)主可以更全面、更清晰的掌握整個工程的實際情況。對中標清單“暫定金額”計算進行了改進，可設定不參與計算暫定金額的清單項目，并可對暫定金額比例進行調整，同時，用戶可以在清單項目選擇的時候方便地選取需要加入的項目。在變更管理中實現(xiàn)了一般、重大變更均可做數(shù)量、單價、新增合同項目變更。
5、 2加強計量支付管理：鑒于以往工程施工過程中，計量支付業(yè)務不規(guī)范，給業(yè)主計量支付帶來很大困難，包括報表格式不統(tǒng)一、監(jiān)理審批過程繁瑣、業(yè)主監(jiān)控手段不完善等。在系統(tǒng)中，清單項目計量從每個憑證開始輸入，熱后匯總成中期支付證書；提供現(xiàn)清單中沒有的項目的暫計量功能（指已按照變更通知要求做，但設計變更手續(xù)未批復的項目，按暫定單價和數(shù)量計量）；暫定金額中列支項目：補貼、材差、優(yōu)質優(yōu)價，僅在計量支付模塊中輸入，不需在變更管理中輸入；同時提供了預付項目中的動員預付款與材料設備預付款支付與扣回功能；手工輸入保留金，當金額達到保留金的限額時用對話框提醒用戶注意，在輸入計量項目準確性和及時性，使歷史數(shù)據(jù)的查詢變得快速、有效，同時，利用系統(tǒng)適時糾正了審核中存在的疏漏問題，當計量數(shù)據(jù)大于合同數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動報警，及時發(fā)現(xiàn)工程計量支付中的錯誤與疏忽，使對工程的計量支付更有效準確。
