時間：2023-05-23 08:56:53
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（一）有利于依法治檔水平的提升。在實際的工作開展中，行政事業(yè)單位難免會遇到新問題、新情況，在行政事業(yè)單位工作組成中，財務檔案管理工作是不可或缺的一項，同時也是各項活動和工作開展的基礎條件。加強行政事業(yè)單位的財務檔案管理，按照法律條例來調(diào)整并規(guī)范財務檔案管理工作，貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》《會計法》《檔案法》等法律法規(guī)，再配上財務運轉(zhuǎn)機制的完善，對于行政事業(yè)單位的財務檔案管理有著積極作用。
（二）有利于審計工作順利開展。行政事業(yè)單位財務檔案能夠提供主管部門必要的依據(jù)來進行財務管理以及審核工作。做好行政事業(yè)單位的財務檔案管理工作，做好相應的監(jiān)督監(jiān)控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準確性、真實性以及完整性的要求，同時也可以讓審計人員在財務檔案調(diào)閱之后，了解以往單位的財務真實信息，從而避免在審計工作之中出現(xiàn)斷章取義的情況，這樣也可以及時地發(fā)現(xiàn)亂用、挪用經(jīng)費等行為，為審計工作的開展奠定良好的基礎。
（三）提供科學決策依據(jù)。因為在行政事業(yè)單位的各種社會活動之中，財務檔案詳細地記錄了收入和開支，它是對行政事業(yè)單位日常社會活動的客觀反映?，F(xiàn)階段的行政事業(yè)單位正朝著管理水平提高的現(xiàn)代化管理模式前進，加強財務檔案管理，如分類歸檔資料、如實記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務于今后的計劃制定、預算編制以及問題研究等，從而給決策層提供科學的判斷依據(jù)。
二、新常態(tài)下行政事業(yè)單位開展財務檔案管理的措施
（一）強化意識，提高重視。在新常態(tài)下，針對行政事業(yè)單位對財務檔案管理的不重視，首先就應該從意識入手，提高對財務檔案管理的忠實度。作為行政事業(yè)單位的領導，應該明白開展財務檔案管理工作對于其他經(jīng)濟活動有序地進行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財務檔案管理工作的順利開展就是行政事業(yè)單位指導與決策的依據(jù)。同時，注重財務人員財務檔案管理意識的培養(yǎng)，也能夠創(chuàng)設一個良好的管理環(huán)境，確保財務檔案管理工作能夠持續(xù)、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應該明白檔案管理意識的嚴格性與嚴謹性要求，能夠在日常的財務檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時還能夠發(fā)揮自身的監(jiān)督管理作用。
（二）信息建設，提高效率。行政事業(yè)單位做好財務檔案管理基礎設施的建設，也能夠提高財政資金的使用效率，從而完善對財務檔案管理工作的信息化建設。在檔案管理的基礎設施建設之中，應該考慮到在單位經(jīng)濟活動處理之中，財務工作人員應該做好檔案管理和財務管理兩方面的相互協(xié)調(diào)，這樣才能夠在信息化建設過程中真實地記錄并反映出財務檔案的管理信息，以便提升行政事業(yè)單位的財務檔案管理效率。另外，行政事業(yè)單位的財務檔案管理工作應該結合其他的經(jīng)濟活動開展，推動各項經(jīng)濟活動順利地開展下去，這樣也有利于財務檔案信息化實踐能力的不斷深入。
（二）高校財務檔案管理信息化基礎設施的完善
在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現(xiàn)信息化建設，就有必要對與財務檔案管理信息化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括數(shù)據(jù)存儲器、服務器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，才能夠讓財務檔案管理信息化建設工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺，其中包括財務檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計算機以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現(xiàn)財務檔案管理信息化建設中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調(diào)整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財務檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡化
高校財務檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標準化，在做好財務檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網(wǎng)絡化是十分關鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因為如此，在高校開發(fā)財務檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調(diào)高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現(xiàn)代通訊技術來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發(fā)展與建設中作用的充分發(fā)揮。
隨著改革開放以來我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，各項事業(yè)都蓬勃發(fā)展。尤其是我國的高等教育得到了國家各方面大力的支持，無論是規(guī)模還是內(nèi)涵，都得到長足的進步，在世界上取得令人矚目的成績，為我國的改革開放提供了巨大的智力和人才支撐?？梢哉f，他們是相互聯(lián)系，相輔相成，共同發(fā)展。尤其是近幾年來，國家對高等教育的投入更是飛速發(fā)展?？梢哉f高校從財務上說，稱得上是巨大的經(jīng)濟體。因此，國家為了保證財政投入的使用效率，預防侵占國家教育經(jīng)費情況的發(fā)生，頒布了一系列法規(guī)，要求高校嚴格執(zhí)行。而各個高校對財政資金的使用的反映，就表現(xiàn)在高校財務檔案的使用上。高等學校財務檔案是真實記錄和準確反映高校經(jīng)濟活動的極其重要的歷史資料和詳實證據(jù)。因此，高校財務檔案管理的效率直接影響到我國高等教育投入的成功與否，其重要性不言而喻。而財務檔案管理人員作為直接接觸財務檔案的人員，其業(yè)務能力的高低直接決定著財務檔案的使用效率?？梢哉f，財務檔案管理人員水平的高低，直接影響著高校財務健康發(fā)展的重要因素。
以上所述財務檔案管理工作的重要性，因此，要對財務檔案管理人員的素質(zhì)提出比較高的要求。根據(jù)我國國情和高校現(xiàn)在的發(fā)展情況，借鑒國際經(jīng)驗，對高校財務檔案管理人員的素質(zhì)提出幾點要求：
一、具有扎實的專業(yè)知識基礎和相應的財務經(jīng)驗，能熟練掌握財務檔案的流程操作，最好能兼有檔案管理、財務、法律等相關專業(yè)知識，在信息化社會情形下，最好能具有一定的計算機理論基礎。由于國家對高等教育投入的加大，各個高校財務檔案的管理基本上都實現(xiàn)了信息化，告別了過去繁瑣的手工記錄，但同時對人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求。如不能熟練掌握計算機知識，整個財務檔案的流程都很難進行下去，也不能確保財務檔案的安全性。
二、具有正確的政治立場，熱愛黨的事業(yè)，忠誠于黨，有原則性，愛崗敬業(yè)，熱愛財務檔案管理事業(yè)，愿意投身于高等教育事業(yè)。要樹立正確的人生觀和價值觀，加強自身業(yè)務學習能力，加強對黨的先進性理論學習，不斷提高自己的業(yè)務素質(zhì)。
三、具有良好的服務意識，財務檔案工作繁瑣，經(jīng)常需要查詢，因此，更加要求檔案管理人員具有很強的服務意識。另外，還需要良好的人際溝通能力，做事既有原則性，也不能和別的部門同事產(chǎn)生矛盾，確保財務檔案的收集順利。最好具有良好的文字功底，這樣對檔案的描述清晰明了，使人一目了然，減少查詢工作的困難。
由于高校檔案管理工作的重要性，各高?；旧隙家庾R到其在財務上的地位，近幾年來，都加大了對檔案工作的投入，財務檔案基礎設施都進步很大，現(xiàn)在困擾財務檔案管理的仍然是高素質(zhì)檔案管理人員的缺失，高校里真正有業(yè)務能力的財務檔案管理者還是很緊張。根據(jù)筆者對所在學校附近幾個城市的高校調(diào)查，很多高校財務檔案管理人員都是會計人員兼任。財務會計人員本身業(yè)務就多，自己業(yè)務素質(zhì)也需要提高，經(jīng)常也需要參加培訓和學習，因此對檔案這一塊的學習可能就有所缺失。鑒于以上現(xiàn)狀，提高財務檔案管理人員的素質(zhì)成為高校財務發(fā)展的當務之急。筆者根據(jù)自己工作實際經(jīng)驗，對提高高校財務檔案管理人員業(yè)務能力提出以下幾點建議：
一、高?？梢越Y合自己情況，招聘檔案專業(yè)高校畢業(yè)生充實到高校財務檔案隊伍中來。一方面他們本身具有檔案專業(yè)知識，通過到高校財務的學習，提高自身的綜合素質(zhì)。另一方面，對老的財務檔案管理人員來說，也是一次業(yè)務的重新學習，重新接受?？梢怨餐瑢W習，共同促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、高?？梢悦磕臧才艓状螌n案管理工作先進的高校進行學習，學習他們先進的管理經(jīng)驗，近距離觀察他們檔案管理工作的流程，迅速提高自身的實際操作能力。
三、高校定期加強對財務檔案管理人員的培訓工作，只有不斷的學習，充實知識，提高自身的檔案理論基礎，才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。高校應該把此類培訓形成常態(tài)化，每年安排相應的預算，形成長效機制，加強培訓考核工作，使培訓工作得到真正的應用，不能流于形式。
財務檔案是在財務核算活動中形成的具有一定保存價值的財務記錄，它真實的反映了機關事業(yè)單位的財務狀況、經(jīng)濟情況。財務檔案也是研究社會經(jīng)濟文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻來源，是儲備財務工作經(jīng)驗、技術、智慧和教訓的知識庫。財務檔案對機關事業(yè)單位領導進行制訂財務計劃，編制預算決算，進行科學決策起著重要的作用。但是，作為財務管理中最后一個環(huán)節(jié)的財務檔案管理往往存著令人忽視的問題，成為了財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務管理的質(zhì)量和水平。因此,如何加強財務檔案管理，促進機關事業(yè)單位的財務管理水平的提高，使財務檔案管理工作更好的為本單位服務成為財務管理工作中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。
1存在問題
財務檔案是在財務核算活動中形成的具有一定保存價值的財務記錄，它真實的反映了機關事業(yè)單位的財務狀況、經(jīng)濟情況。財務檔案也是研究社會經(jīng)濟文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻來源，是儲備財務工作經(jīng)驗、技術、智慧和教訓的知識庫。財務檔案對機關事業(yè)單位領導進行制訂財務計劃，科學決策起著重要的作用。因此,如何加強財務檔案管理，促進機關事業(yè)單位的財務管理水平的提高，使財務檔案管理工作更好的為本單位服務成為財務管理工作中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。本文就財務檔案管理中存在的問題進行了探討，并對問題制定了相應的對策與研究。1.1領導重視不夠，財務檔案管理無序。對于一個單位來說，財務檔案管理水平的好壞直接影響到財務工作的發(fā)展水平，具有重要意義的工作。但是，一些單位的領導對檔案管理的重視程度遠遠不夠，甚至認為財務檔案管理是一項可有可無的工作，對檔案管理的資金投入、人力物力投入都遠遠達不到要求的標準，在檢查的時候出來走走過場。特別是一些機關事業(yè)單位領導只重視現(xiàn)有的財務檔案管理，以及自己在任時的財務檔案管理，對以往的財務檔案重視程度不夠，使得財務檔案管理秩序混亂，查閱梳理困難。由于領導的不重視，導致了財務檔案管理的投入資金缺乏，經(jīng)費不足、設備陳舊長期不維護、專業(yè)人員匱乏，對本單位的財務及經(jīng)濟發(fā)展有著極大的制約。1.2專職人員缺乏，財務檔案意識淡薄，思想未到位。由于一些機關事業(yè)單位的編制問題，大多數(shù)機關事業(yè)單位沒有財務檔案編制人員，財務檔案工作多由兼職人員兼任。從當前的財務檔案管理工作來看，很多財務檔案管理人員都是一些年大的人員，或者是其他工作人員兼職。工作人員由于本職工作多，沒有精力用在檔案管理工作上，加上一些年紀比較大的人對高新科技的抵觸心理，使得他們很難利用計算機進行工作研究，一定程度上影響了財務檔案工作的開展。1.3財務檔案收集不全，遺漏現(xiàn)象頗多。由于財務檔案的建立在財務部門，與文書財務檔案的編撰不同，交接財務檔案時經(jīng)常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，如只交接記賬憑證、賬本，而對表冊的交接卻經(jīng)常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象保，不能全部收集到財務檔案室，造成財務檔案收集完整率、歸檔率低。1.4專業(yè)培訓缺乏，財務檔案人員素質(zhì)低下。財務檔案工作，一直以來不受重視，一些人認為財務檔案工作是最為簡單的工作，但隨時代的進步，財務檔案工作也在與時俱進，而財務檔案工作人員接受培訓的機會很少，也沒有機會外出學習考察，使得財務檔案人員的知識更新速度遠遠跟不上大數(shù)據(jù)時代知識更新的速度，在工作中往往很難達到相關部門的要求，嚴重阻礙了財務檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.1 新形勢的要求
隨著事業(yè)單位與企業(yè)的不斷發(fā)展，其自身的運營環(huán)境也發(fā)生了相應的變化，也對自身的決策與發(fā)展產(chǎn)生了影響，在面對復雜的外部環(huán)境，事業(yè)單位與企業(yè)應追求不斷的創(chuàng)新與改革，在發(fā)展的過程中，財務檔案管理工作占據(jù)著重要的地位，具有很重要的參考價值，事業(yè)單位及企業(yè)加強財務檔案管理，能夠?qū)⒆陨泶嬖诘呢攧諉栴}進行及時解決。新形勢要求事業(yè)單位及企業(yè)必須將財務檔案管理落實到位，促進自身的穩(wěn)定發(fā)展。
1.2 強化自身管理的要求
無論是事業(yè)單位還是企業(yè)，財務檔案管理都是重要的組成部分，其在單位或企業(yè)的發(fā)展過程中都需要以財務檔案管理依據(jù)，進而不斷的強化自身管理，檔案所記錄的信息比較全面，管理層可以通過檔案來了解自身的發(fā)展情況與管理水平，其可以根據(jù)查閱檔案，來對自身的發(fā)展做出全面規(guī)劃。事業(yè)單位與企業(yè)要加強自身管理就必須重視財務檔案管理工作。
1.3 是決策的重要依據(jù)
財務檔案是事業(yè)單位以及企業(yè)高層決策的重要依據(jù)，可以最大程度確保決策的合理性，采取檔案信息記錄展示了事業(yè)單位與企業(yè)發(fā)展歷程中所有的信息，對財務檔案信息進行歸納整理，可以全面真實的反映出經(jīng)營狀況，根據(jù)發(fā)展的實際情況進行決策，能夠往適應社會發(fā)展的方向前進，是事業(yè)單位與企業(yè)管理層經(jīng)營決策的重要參考依據(jù)，有很大的借鑒價值[1]。
1.4 促進事業(yè)單位與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展
有效的財務檔案管理可以確保事業(yè)單位與企業(yè)活動有序進展，信息化的不斷發(fā)展，財務檔案管理呈現(xiàn)出的財務信息能夠提供重要的參考依據(jù)，其中涵蓋了各種活動都與財務有著很大的關聯(lián)性，認識到財務檔案管理的重要性，加強財務檔案管理可以促進事業(yè)單位以及企業(yè)的發(fā)展。
2 財務檔案管理工作有效策略
2.1 完善財務檔案管理制度
事業(yè)單位與企業(yè)應健全檔案管理制度，完善管理模式，相應的完善《財務檔案保管制度》、《財務檔案歸檔制度》以及《財務檔案工作人員守則》等等，使得檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，健全檔案保管、檔案期限、檔案監(jiān)督等制度，有效的將這些制度運用到財務檔案管理評估體系中，制定相應的激勵機制與懲罰措施，在管理工作上，定期對人員進行激勵，比如從薪酬方面，增加員工的薪酬，或者為員工提供節(jié)日福利，以此提高檔案管理工作人員工作的積極性與主動性，明確檔案管理工作人員的職責意識，集中部門管理，組建檔案管理隊伍，采用現(xiàn)代化管理技術，集納各個部門意見，通過交流探討，制定出更加有科學性、合理性、規(guī)范性的檔案管理規(guī)章制度。
2.2 加強大眾監(jiān)督
無論是事業(yè)單位還是公司企業(yè)都應實行大眾監(jiān)督，提高財務檔案管理的透明度，擴大監(jiān)督的范圍，還應將財務具體的收支計劃、收支明細以及資產(chǎn)的變動等都要對大眾公開，成立監(jiān)督小組，參與到財務檔案管理的工作中，有利于財務檔案管理工作的正常運行。相關管理部門要努力配合好監(jiān)督管理工作，做好監(jiān)督管理，對整個環(huán)節(jié)都應加強監(jiān)督，不可忽視每一個環(huán)節(jié)，使財務檔案更加透明化。定期對檔案監(jiān)督管理，保證大眾的合法權益，提高財務檔案管理的效率，進而提升財務檔案管理水平[2]。
2.3 加強財務管理人員的培訓力度
新時期對于財務管理人員提出了更高的要求，檔案管理人才決定著檔案管理的水平，制定檔案管理人才培養(yǎng)計劃，事業(yè)單位與企業(yè)必須加強對人才的投入力度，培養(yǎng)財務管理人員專業(yè)的理論知識與實踐經(jīng)驗，必須在保證人員掌握理論知識的基礎上提高實踐能力，保證每個人員都能夠接受到培訓，為人員實行激勵機制與考核機制，提高人員工作的積極性，根據(jù)考核的結果為人員發(fā)放證書，確保人員能夠持證上崗。還可引進國內(nèi)外專業(yè)人才，為組建檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才隊伍做準備，更好的促進檔案管理工作穩(wěn)定運行。
2.4 加強檔案管理技術的應用
事業(yè)單位與企業(yè)應不斷的引進檔案管理技術，提升檔案管理水平，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，實現(xiàn)數(shù)字化管理，不斷的加強技術的應用，對電子文件以及視頻文件等實行信息化儲存。加強軟件的開發(fā)力度，創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，并將人力資源、財務管理、成本預算、績效工資以及設備等檔案信息進行有效的整合，實現(xiàn)資源共享，使數(shù)據(jù)信息能夠合理的使用。加強大數(shù)據(jù)技術的應用，擴大檔案管理的存儲空間，使檔案實現(xiàn)信息化管理。信息化技術的應用，已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，有明顯的成效，只有加強檔案管理技術的應用，才可促進檔案管理工作的有序進展。
2.5 創(chuàng)新檔案管理方式
隨著社會的不斷發(fā)展，對財務檔案管理工作提出了更高的要求，因此必須創(chuàng)新檔案管理手段，逐步取代紙質(zhì)檔案，全方位的實行電子檔案管理，通過計算機儲存檔案信息并且做好備份，根據(jù)電子分類的方式對其編碼，方便查閱。信息化技術的不斷發(fā)展，檔案信息資源可以及時的進行共享，實現(xiàn)信息的價值，應創(chuàng)新檔案管理方式，部門之間的檔案性質(zhì)以及特征都各不相同，統(tǒng)一部門檔案管理難度較大，應完善檔案共享機制，了解各個不同性質(zhì)的檔案，在對其進行相應的調(diào)整，有利于統(tǒng)一部門之間檔案管理。及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并采取有效的理措施加以解決，具備創(chuàng)新理念，不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。
2.6 提高財務檔案管理水平
中圖分類號：F253文獻標識碼： A
一、現(xiàn)階段財務檔案管理工作的基本狀況
隨著經(jīng)濟社會和信息技術的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎上，信息技術和網(wǎng)絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經(jīng)濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。
二、財務檔案管理方存在各方面的問題
1、財務檔案管理意識淡薄
財務檔案工作是保存歷史、服務現(xiàn)實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。
2、財務檔案沒有專人負責
除一些大型企業(yè)設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業(yè)機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現(xiàn)了亂堆亂放的現(xiàn)象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3、會計檔案內(nèi)容不全、不規(guī)范
應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據(jù)的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經(jīng)濟合同、資產(chǎn)評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據(jù)。
4、檔案室的設施不完善
有的企業(yè)沒有設專門的檔案室，有的企業(yè)將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業(yè)檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規(guī)定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。
5、管理制度不健全
多數(shù)財務檔案管理部門沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，日常工作無章可循，基本上憑經(jīng)驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
三、提高財務檔案管理水平的措施
1、加強財務檔案管理組織建設
1.1單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。
1.2根據(jù)單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調(diào)閱服務和登記備案工作。
1.3提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財務檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質(zhì)能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩(wěn)定。
1.4單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應和跟上時展的步伐。
2、強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執(zhí)行力
良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務檔案管理具體工作當中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。要想真正將財務檔案管理制度落到實處，在工作當中應該注意以下幾點：第一，加強財務檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業(yè)應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，另一方面，應該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規(guī)定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業(yè)的財務檔案管理規(guī)定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業(yè)在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內(nèi)容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負責人應該帶頭執(zhí)行財務檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴格遵守財務檔案管理規(guī)定。
3、實現(xiàn)財務檔案管理部門的專業(yè)技術水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應當適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
4、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務工作基地。必須建立企業(yè)財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5、加強財務檔案管理信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平
在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動力之一。以電子計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。
財務檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經(jīng)濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經(jīng)濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據(jù)，具有很大的社會價值和經(jīng)濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。
6、財務檔案管理由專人負責
對于一些小型企業(yè)可由一名財務人員?；蚣媛氊攧諜n案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節(jié)，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業(yè)檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統(tǒng)一交由檔案室分別歸柜存放。
負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業(yè)務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。
7、加強硬件設施建設
不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業(yè)規(guī)模小可統(tǒng)一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。
結束語
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經(jīng)濟環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應的經(jīng)濟支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關數(shù)據(jù)會計資料真實、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升。
財務會計檔案是各機關、企業(yè)、事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。當前，在國家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導下，優(yōu)撫醫(yī)院在各項經(jīng)濟活動及經(jīng)營過程中積極尋求社會效益與經(jīng)濟效益同步增長的最佳途徑，因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項經(jīng)濟活動真實記錄的財務檔案就顯得更為重要，財務檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分?，F(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理談談自己的體會。
一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理的范圍
優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務預算、財務決算等書面形式的會計核算資料，上級部門下發(fā)的會計文件、制度、法規(guī)等財務管理資料，隨著會計電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會計資料也成為財務檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理滲透在日常財務管理的每一個方面；另一方面，完備、有序的財務檔案管理為醫(yī)院財務管理提供了原始、真實的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關要求辦理相關業(yè)務，第二步是財務檔案管理的具體操作，即日常對財務檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財務檔案管理必須做到明確責任，嚴格執(zhí)行規(guī)章制度。
二、財務檔案的收集要及時、完整
（一）會計資料的收集
1.會計環(huán)節(jié)：要及時出齊當日預處理會計憑證，憑證內(nèi)容要正確無誤，能清楚地反映會計業(yè)務的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會計資料和會計報表裝訂成冊，年底將每月憑證及賬表等一并送交會計檔案人員進行整理歸檔。
2.出納環(huán)節(jié)：要以“當日業(yè)務當日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結出當日余額，與實有現(xiàn)金庫存核對無誤，并要定期與銀行對賬單核對。經(jīng)編制“未達賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號裝訂成冊。出納、會計主管或財務科負責人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類，存檔保管。
3.檔案整理環(huán)節(jié)：財務檔案整理必須以會計業(yè)務為主線，明確各崗位會計檔案管理責任，從會計檔案內(nèi)容的準確性、及時性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術的先進性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關，隨會計業(yè)務過程一同進行?？傊?，財務檔案材料應具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價值的會計事項記錄、核算資料，都應收集齊全，裝訂成冊，立卷編號，不能缺少和遺漏。財務管理類的財經(jīng)文件、財會制度、經(jīng)濟合同、審計資料、竣工決算審計書等，這些資料在會計檔案中缺一不可。整理立卷時，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應立即向有關當事人追回或采取必要的措施補救。
（二）其他財務檔案資料的收集
優(yōu)撫醫(yī)院的其他財務檔案資料包括各種收費票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對于這類資料，平時也要進行收集、整理，對于各種文件性的財務資料要分門別類，收到后及時編號，重要的還要進行復印，及時送交檔案管理部門，以防止丟失；對于會計人員交接清單和會計檔案銷毀清單也必須按會計檔案管理要求及時整理歸檔；對于各種收費票據(jù)，使用完后也要由專職人員記錄好收費票據(jù)號碼，整理后統(tǒng)一保管，這對于以后錯誤查證、分清責任會起到不可估量的作用。
三、財務檔案管理要設置專職專人
優(yōu)撫醫(yī)院財務會計檔案管理工作在明確會計業(yè)務各崗位檔案處理要求的基礎上，要指定專門會計人員全面負責財務檔案管理，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案人員要負責財務檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供會計檔案的借閱和提出有關財務檔案管理的建議。因此，財務檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財務專業(yè)知識和檔案管理相關知識、經(jīng)驗的會計人員擔任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財務檔案室，由分工負責的會計人員管理，從日常會計資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報表、會計文件進行全面管理，都要做好明細分類，編寫存檔目錄和分類卡片，登記財務檔案收和出的詳細記錄，完善管理各種財務檔案。
四、優(yōu)撫醫(yī)院財務檔案管理要技術化、正規(guī)化
在財務檔案管理工作中，電算化財務檔案是一項龐大而復雜的社會工程，隨著社會的進步與發(fā)展，財務檔案和財務檔案管理也呈現(xiàn)出許多新特點，電算化財務檔案管理系統(tǒng)占據(jù)著重要位置。
一、我國電算化財務檔案現(xiàn)狀
我國電算化財務檔案信息管理系統(tǒng)起步較晚，在電算財務檔案的管理上還存在著諸多問題。這表現(xiàn)在思想認識滯后，管理、支持力度不夠，制度不健全，管理手段落后。財務部門和檔案管理部門對于建立完整的財務信息系統(tǒng)及管理系統(tǒng)缺乏強有力的支持力度，沒有一個完整的電算化財務檔案管理的規(guī)范制度。缺乏業(yè)務指導，又沒有很好的管理措施，導致電算化財務檔案管理的歸檔工作處于無序狀態(tài)；財務檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)普遍不高，計算機維護、網(wǎng)絡管理人才匱乏。電算化財務檔案管理有著極為重要的經(jīng)濟意義與法律意義，電算化財務工作人員，沒有認識到電算化財務管理是經(jīng)濟業(yè)務的歷史記錄和重要依據(jù)。
針對這些問題，財務部門和檔案部門必須要加強電算化檔案管理。做到加強財務檔案數(shù)據(jù)和資料的存儲與調(diào)用，完善各種防范措施，適應新型財務檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，同時加強保密意識。使用廣泛的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立安全保障機制等手段，樹立保密意識。在數(shù)據(jù)庫強大的安全體系下，提高處理財務數(shù)據(jù)的數(shù)量和質(zhì)量，并把電算化財務檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設放在首要位置，提高財務部門和檔案部門的整體水平，推動財務軟件和更多的領域聯(lián)系起來，調(diào)整財務部門和檔案部門的專業(yè)知識結構，使電算化財務檔案管理工作開展得更順利通暢。
二、電算化財務檔案管理特點
1.電算化財務檔案工作的外部特征。
電算化財務檔案工作的外部特征包括當前財務檔案工作外部的技術特征和社會環(huán)境特征，新時期財務檔案工作的外部環(huán)境呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的發(fā)展態(tài)勢。信息環(huán)境是社會環(huán)境的重要組成部分，隨著社會信息環(huán)境的變遷，現(xiàn)代信息技術作為現(xiàn)代社會活動的技術基礎，使檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化的發(fā)展為檔案信息化提供了必要的物質(zhì)基礎和技術基礎，也使財務檔案的發(fā)展突飛猛進。
數(shù)字技術就是用二進制編碼表達和傳輸各種信息的技術，它使財務檔案工作所處的技術環(huán)境更為多變和復雜。它運用數(shù)學方法進行信息壓縮和傳輸，把模擬信號轉(zhuǎn)變成數(shù)字信號，改變了我們的生活方式。尤其是在財務檔案的生成方式上，將傳統(tǒng)紙質(zhì)形式過渡到了數(shù)字化形式。網(wǎng)絡技術是近年來異軍突起的新技術，現(xiàn)代網(wǎng)絡技術把信息網(wǎng)絡環(huán)境中的開放式和互動式融合為一個整體，財務檔案工作的開展創(chuàng)造了更為廣闊的社會環(huán)境空間。
2.電算化財務檔案內(nèi)部特征
電算化財務檔案內(nèi)部特征，是給檔案工作帶來了前所未有的新發(fā)展的財務檔案工作的自身領域。數(shù)字技術是一種決定性的力量，使財務檔案信息要求數(shù)字化，使檔案發(fā)生質(zhì)的變化，并成為電算化財務檔案管理中信息的主要記錄形式。
互聯(lián)網(wǎng)絡是計算機技術與通信技術相互結合的產(chǎn)物，隨著信息技術的發(fā)展，財務檔案網(wǎng)絡化管理是財務檔案信息化的重要標志之一。財務檔案網(wǎng)絡建設是社會信息網(wǎng)絡建設的一個組成部分和子網(wǎng)，為財務檔案事業(yè)的未來鋪平道路，為社會化檔案信息的采集和利用提供服務，高效、廣泛地實現(xiàn)價值，是檔案事業(yè)發(fā)展的大勢所趨。
三、電算化模式對財務檔案管理的影響
電算化模式,是指計算機技術在財務檔案管理工作中的應用，要使財務檔案工作邁入一個新的臺階，就要管好用好電算化財務檔案。
電算化模式對財務檔案載體形式的影響。電算化財務檔案存儲于硬盤、磁盤、光盤等具有磁性的媒介當中，因此不具備直觀可視性，需要軟硬件系統(tǒng)環(huán)境。若要讀取，必須在特定的計算機，這種特點會使電算化財務檔案信息容易被篡改，它要求電算化財務檔案的存放，需要注意環(huán)境因素，而財務部門的信息經(jīng)常涉及到各個單位的商業(yè)機密，所以安全的電腦系統(tǒng)是電算化財務軟件正常運行的基礎，這就要求管理人員加強防范，避免財務檔案或機密文件外泄，采取各種安全防護手段，建立相應的軟硬件系統(tǒng)。
保存受到財務檔案本身多因素的影響。電算化管理軟件有著眾多突出的優(yōu)點：電算化財務管理軟件的數(shù)據(jù)存儲于磁盤介質(zhì)上，降低了人為的錯誤因素，電算化財務信息檔案的存儲所需空間更小，節(jié)省了勞動力，避免了重復勞動，節(jié)約了資源，減少了浪費現(xiàn)象，大大提升了財務工作的工作效率。但磁性媒介存儲財務檔案信息涉及到信息安全，它要求檔案管理人員做好各種防護工作，必須對重要檔案進行備份，防止因環(huán)境原因?qū)е碌拇鎯υO備被破壞，使風險降至最低。
會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟發(fā)展和業(yè)務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據(jù)會計檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。
1.2會計檔案形成與保管階段
會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財務資產(chǎn)部編制移交清冊，然后由檔案機構統(tǒng)一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。
1.3會計檔案移交階段
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“財務部門和經(jīng)辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼?，檔案部門要嚴格遵照國家法律規(guī)定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時編制好會計檔案移交清冊。
1.4會計檔案借閱階段
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強會計檔案管理，避免出現(xiàn)會計檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。內(nèi)部人員借閱會計檔案的管理標準：內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經(jīng)由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5會計檔案銷毀階段
會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2會計檔案的管理策略
第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規(guī)制會計工作內(nèi)容，從而保證會計工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經(jīng)濟活動都歸入會計監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會計管理工作有效進行。
3會計檔案管理創(chuàng)新實踐
3.1會計檔案電子化、信息化革新
紙質(zhì)檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統(tǒng)軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產(chǎn)部協(xié)同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網(wǎng)絡的情況下，實現(xiàn)對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。
3.2優(yōu)化人員配置，確保會計檔案專業(yè)專職管理
財務資產(chǎn)部設置會計檔案管理崗位，配備專業(yè)財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質(zhì)量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業(yè)資格證書，大學?？萍耙陨蠈W歷，且有5年以上會計工作經(jīng)驗，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。
3.3重視業(yè)務水平，加強培訓管理
會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識外，還要具備計算機方面的專業(yè)知識。因此，對會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高其業(yè)務能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007
[中圖分類號]G271；F810.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-00-02
1 財務檔案管理的作用及主要內(nèi)容
1.1 財務檔案管理的主要內(nèi)容
財務檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動的憑證，如會計憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財務總結報告，如按時間劃分的會計報表、季度報告及年度報告等；③包含事業(yè)單位的詳細會計賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對賬、相應會計檔案的清單及保管項目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財務設備的軟硬件設施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會計材料及單位內(nèi)財務記錄的材料及數(shù)據(jù)等。
1.2 財務檔案管理的作用
財務檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，財務檔案管理的實施，能切實加強企業(yè)單位對內(nèi)部經(jīng)濟狀況的掌控。第二，財務檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟互通的賬目，加強企事業(yè)單位的財務檔案管理，能為合作雙方提供完整的報表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強財務檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會計報表等具備較高的科學性及準確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項經(jīng)濟活動時，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財務檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟情況的直接反映，政府能根據(jù)財務檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場運營更加規(guī)范。第五，財務檔案較為詳細地記錄了經(jīng)濟活動與業(yè)務往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗指導，使企業(yè)有效面對持續(xù)變化的市場。
2 企事業(yè)單位財務檔案管理常見的問題
2.1 財務檔案管理人員能力偏低
一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財務檔案管理大都由會計人員兼任，而此類人員普遍對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，更多的是對財務檔案進行基本的整理，未對不同類型的檔案進行分類整理，直接導致企事業(yè)單位財務檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關檔案時，通常需要耗費較長時間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財務檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結構及知識結構不合理，導致管理效果不佳。
2.2 財務檔案管理機構設置不完善
單位財務檔案管理機構的設立，是內(nèi)部財務檔案管理工作開展的重要保障，同時也是相關法律規(guī)章制度的要求。然而，當前多數(shù)單位內(nèi)財務檔案管理機構設置不完善，部分單位甚至并未設置此類機構，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責及架構方面不夠科學合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會計檔案交由會計人員專門負責，而對檔案的歸檔則交由辦公室人員負責，檔案的咨詢、查詢服務卻由資料形成人員專門負責。這種工作分配的形式較為分散，會極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財務檔案管理的質(zhì)量及效果。
2.3 財務檔案管理工作的規(guī)范性不足
在現(xiàn)實的財務檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標準，對企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財務檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設施設置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實。
2.4 單位對財務檔案管理工作不夠重視
當前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領導干部、基層員工都對內(nèi)部財務檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認為，財務信息本身屬于保密的資源，應當嚴加保管，將一些賬務信息進行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財務管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對財務信息的管理，沒有切實做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導致整個工作混亂不堪。
3 解決企事業(yè)單位財務檔案管理問題的規(guī)范策略
3.1 大力提升財務檔案管理工作團隊能力
企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應培訓工作，大力提升財務檔案管理工作團隊的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實際工作培訓中，企事業(yè)單位必須對能力強的人員實施獎勵，以切實激發(fā)出核心團隊的學習能力；而對能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強對其的鼓勵，激發(fā)其學習的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實提升檔案管理工作的合理性、科學性，從而實現(xiàn)檔案價值的全面提升。
3.2 完善財務檔案管理機構設置
在具備充足、穩(wěn)定的財務檔案管理人員的基礎上，設置科學、合理的財務檔案管理機構。通過該機構大力推行目標管理責任制度，并直接將財務檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標計劃上，將財務檔案管理質(zhì)量作為年度評比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財務檔案管理人員對檔案管理工作的積極性。同時，還應協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財務檔案管理工作更加流暢、準確。這樣才能有效提升財務檔案管理工作的質(zhì)量、水平。
3.3 強化信息化管理力度
近年來，科技技術發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強化財務檔案管理中新技術的運用。這就可以通過完善會計電算化系統(tǒng)來實現(xiàn)，據(jù)此有效強化財務管理工作的數(shù)據(jù)庫構建，并定期維護好系統(tǒng)的更新升級，保持技術的持續(xù)更新，以學科技術為主要依托，切實提升財務管理工作的效率水平。而對于移動硬盤等技術類數(shù)據(jù)存儲設備，則要求企事業(yè)單位必須強化相應的技術管理。此外，強化對單位內(nèi)庫房建設，也是保障財務檔案管理的關鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財務檔案存檔時所必須的基本條件，據(jù)此來建設能夠支撐多種不同類型檔案存儲的庫房。
3.4 提升事業(yè)單位對財務檔案管理工作的重視度
首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領導對財務檔案的價值進行探討，在實際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領導深刻認識到財務檔案對事業(yè)單位發(fā)展的重要促進作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構建和完善相應的檔案管理網(wǎng)絡，充分結合單位規(guī)模及經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負責管理，并健全財務檔案管理方面的規(guī)章制度，將財務檔案管理直接納入整個單位的整體發(fā)展中，保證權責分明，實現(xiàn)事業(yè)單位財務檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
4 結 語
在當今知識經(jīng)濟的時代，各個企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動自身業(yè)務不斷進步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實有效地控制成本，提升其經(jīng)濟效益和價值。財務檔案管理工作的完善，對財務管理水平的提升而言，意義重大。
主要參考文獻
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二、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強財務檔案管理工作的理性認知
第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業(yè)單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領導者們也應當發(fā)揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業(yè)單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創(chuàng)造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。
2.實現(xiàn)財務檔案管理部門的專業(yè)技術水平與能力提升
企事業(yè)單位的檔案管理人員應當適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財務檔案管理機構建設充分加強
在進行企事業(yè)單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。
4.財務檔案管理工作的信息化管理
企事業(yè)單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設，實現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設，只有這樣才能真正做到財務管理數(shù)據(jù)構件信息化，并實現(xiàn)高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質(zhì)財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數(shù)據(jù)存儲設備要求企事業(yè)單位加強對其的技術管理。
