時間：2023-05-21 08:16:08
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[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學機構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效性分析。計算機的出現(xiàn)實現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進行具體的總結(jié)歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫的經(jīng)過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網(wǎng)絡(luò)管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方?？偠灾?，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結(jié)歸納，可以進行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發(fā)展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調(diào)查
說到抽樣調(diào)查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調(diào)查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結(jié)，并且調(diào)查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調(diào)查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點，有經(jīng)濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進行全面調(diào)查實現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會有一定的根據(jù)性。還能對整體的情況進行某種總結(jié)和假設(shè)進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網(wǎng)絡(luò)應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領(lǐng)域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網(wǎng)絡(luò)或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現(xiàn)了信息存儲檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會自動生成，一旦出現(xiàn)波動計算機可以自動通過比對實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性?，F(xiàn)在社會中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統(tǒng)一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現(xiàn)工作過程中計算機機器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實施，應該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進行總結(jié)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進行細節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫的紕漏。并根據(jù)實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計學、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法
二十世紀末，計算機挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯(lián)系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數(shù)據(jù)，對需要解讀的數(shù)據(jù)進行識別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。
1.3計算機挖掘技術(shù)的形式分析
計算機挖掘技術(shù)在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。
2計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理
系統(tǒng)中的應用計算機挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進行總結(jié)和利用，運用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析的基礎(chǔ)上，建立對已知數(shù)據(jù)詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內(nèi)容輸入的時候，系統(tǒng)會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業(yè)來說，發(fā)展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術(shù)對檔案進行分類，按照不同的性質(zhì)進行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。
3檔案管理引入計算機挖掘技術(shù)的必要性
計算機挖掘技術(shù)的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：
3.1對檔案的保護更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質(zhì)量
在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計算機挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術(shù)，對管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節(jié)方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數(shù)據(jù)信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。
4結(jié)語
綜上所述，計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對挖掘技術(shù)的運用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，帶動社會發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應時展的要求。
作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關(guān)于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設(shè)。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關(guān)檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃盏挠^念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關(guān)聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進行分類時，其類目設(shè)置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術(shù)
計算機信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
2區(qū)級環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測檔案的收集與整理
收集工作作為監(jiān)測檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),在實施資料收集工作前,第一要做好歸檔范圍的確定,區(qū)級環(huán)境監(jiān)測檔案作為對所在區(qū)域內(nèi)的水、空氣質(zhì)量、土壤、生物物種等內(nèi)容的監(jiān)測,以及對所在區(qū)域污染源、污染程度等所構(gòu)建的環(huán)境保護檔案,區(qū)級環(huán)境監(jiān)測站歸檔的范圍主要是:環(huán)境監(jiān)測的計劃、環(huán)境監(jiān)測月報、環(huán)境監(jiān)測年報、環(huán)境監(jiān)測所使用的技術(shù)、環(huán)境監(jiān)測結(jié)果的總結(jié)等等。區(qū)級環(huán)境監(jiān)測檔案收集的過程中,需要各個工作人員與檔案人員的有效配合,以此來提升區(qū)級環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測的檔案管理效果。
3提升區(qū)級環(huán)境站監(jiān)測檔案管理與利用效果的策略
3.1做好區(qū)級環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測檔案的有效分析
區(qū)級環(huán)境站檔案的分類,指的是按照環(huán)境監(jiān)測檔案的內(nèi)容或者形式的差異,根據(jù)一定的分類方法,使用環(huán)境監(jiān)測檔案的分類標準,對區(qū)級環(huán)境監(jiān)測的檔案做出詳細、系統(tǒng)的分類。對區(qū)級環(huán)境監(jiān)測檔案的分類,及時提升檔案認識的一種方法,也是提升環(huán)境監(jiān)測檔案管理有效性的手段,并且檔案分類是區(qū)級環(huán)境站檔案管理的有效工具。所以,在進行檔案分類的時候,需要嚴格按照檔案價值、檔案類型進行規(guī)定和實施。
3.2做好區(qū)級環(huán)境監(jiān)測站檔案的組卷
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02
國家經(jīng)濟的穩(wěn)健發(fā)展、社會的持續(xù)進步，均離不開企業(yè)的規(guī)范化、有序化發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵，有效的檔案管理，能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟水平。但是，現(xiàn)如今企業(yè)在管理檔案過程中還存在一些問題，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，本文分析知識經(jīng)濟時代的企業(yè)檔案管理具有一定的現(xiàn)實意義。
1 知識經(jīng)濟特征
首先，知識具有必要性，它在企業(yè)運行管理中占有重要地位，尤其是在生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系兩方面。其次，知識具有豐富性、全球性以及先進性。在社會經(jīng)濟發(fā)展落后時期，知識具有間接性和匱乏性，隨著信息科技的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，知識逐漸打破了空間和時間的限制，在網(wǎng)絡(luò)平臺中，知識逐漸融合在一起，它的應用價值被充分實現(xiàn)。在社會發(fā)展的傳統(tǒng)階段，知識形式單一，主要以書本、報刊以及文稿等形式呈現(xiàn)，現(xiàn)如今，知識形式越來越多樣化，它能以文字、電子、圖形、語音、光碟以及圖像等形式呈現(xiàn)。再次，知識具有網(wǎng)絡(luò)性。知識的處理方式、處理手段以及知識傳播方式等均能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，以往知識傳播主要通過廣播或者電視等單一設(shè)備，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的社會化、家庭化和工作化，人們身邊隨時發(fā)生著各種知識傳播的現(xiàn)象。然后，知識具有管理性。企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，離不開知識的有效運用，因此，知識運用的過程即知識管理的過程。最后，知識產(chǎn)權(quán)化。企業(yè)利用知識產(chǎn)權(quán)化的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新型知識的保護，利用知識可以促進企業(yè)效益化發(fā)展。
2 企業(yè)在檔案管理中常見的問題
2.1 傳統(tǒng)管理問題
傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點主要投放在檔案收集、整理、分類保存等方面，它的管理對象主要有事件、書報、記載、人事、物品存檔、過程以及文件等；管理手段主要為紙質(zhì)記錄、分類存儲于檔案管理室。傳統(tǒng)階段的檔案管理受限于技術(shù)手段，以“資料收集”“保存”“管理”“借閱”等工作為管理重點。在此期間，人們高度重視檔案資料的完整性，借閱人數(shù)較少。傳統(tǒng)檔案管理在歷史記載方面發(fā)揮著重要作用，后人可以此為依據(jù)滿足工作需要。傳統(tǒng)管理的具體問題表現(xiàn)為：工作內(nèi)容較復雜，且耗時。在發(fā)展規(guī)模較大的企業(yè)中，由于企業(yè)檔案資源較多、涉及內(nèi)容較廣，對這類檔案資源進行收集、整理時，需要專業(yè)人員進行督促、監(jiān)督以及編輯整理，而隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴大，檔案管理的難度也會隨之增加。此外，檔案管理還需要較大的保存空間，一定程度上提高了檔案管理成本。
2.2 信息時代管理問題
2.2.1 分類方法傳統(tǒng)
企業(yè)針對檔案開展管理工作時，經(jīng)常沿用傳統(tǒng)的分類方法，且分類創(chuàng)新方法較少，分類管理規(guī)則形式化，這與企業(yè)的實際工作相脫離，當員工對檔案進行目標搜索時，由于搜索難度較大，目標檔案搜索經(jīng)常以失敗告終，即使搜索成功，也會花費大量精力。而往往搜索檔案的人員并不是檔案管理者，在未掌握分類方法的基礎(chǔ)上進行檔案查找，會大大增加查找難度，會使檔案搜集者失去查找信心。
2.2.2 網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢較弱
雖然現(xiàn)今處于網(wǎng)絡(luò)信息時代，但大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者經(jīng)常弱化網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，當人們搜集檔案、獲取檔案信息時，網(wǎng)絡(luò)便捷化優(yōu)勢未能充分彰顯，而管理者主要發(fā)揮了人工優(yōu)勢。
2.2.3 管理耗時、耗力
管理耗時、耗力與傳統(tǒng)檔案管理具有相同性，企業(yè)檔案管理者對信息的獲取能力、計算機操作能力、檔案分類整理能力等較弱，在檔案管理工作中會浪費大量的人力、物力資源。
2.2.4 資料分類模糊
社會是動態(tài)發(fā)展的，知識類檔案是要與時俱進進行分類的，且并不是所有的分類都是一成不變的，某些知識經(jīng)實踐檢驗后，會再次優(yōu)化、完善，這時就要及時進行修正、保存，然而部分企業(yè)在管理檔案時存在分類模糊、不及時的問題。
3 檔案管理與知識資源管理間的關(guān)系
知識資源管理，指的是企業(yè)利用特定方式，管理知識從產(chǎn)生、發(fā)展、傳遞到實踐應用的過程，這不僅能豐富員工的知識量、開闊知識視野，還能提高員工的工作水平，優(yōu)化企業(yè)的工作質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟效益。企業(yè)經(jīng)濟效益以企業(yè)知識為主要來源，因此，提高對知識管理的重視程度是十分必要的，管理者在具備知識的同時，還要提高相應的管理能力，只有這樣，才能促進管理工作高效進行，才能充分展現(xiàn)企業(yè)的文化理念，提高企業(yè)在市場中的競爭實力。
3.1 企業(yè)管理核心正向知識資源管理轉(zhuǎn)變
企業(yè)知識具有兩種類型，第一種是顯性知識，第二種是隱性知識。其中，第一種是指已經(jīng)保存下來，具有可觀、可讀、可聽等特點的知識；第二種是指未被保存，僅在腦海中、數(shù)據(jù)中以及行為中表現(xiàn)的知識。知識資源主要傾向于顯性知識，因此，企業(yè)檔案管理也就是對顯性知識的管理。需要注意的是，由于隱性知識為顯性知識提供來源，因此，知識資源管理是企業(yè)知識管理的重點和核心。由于知識資源是支撐企業(yè)發(fā)展的重要保障，且它作為企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，具有較高的資產(chǎn)價值，因此，管理知識資源即是管理知識資產(chǎn)。
3.2 尊重資源管理的基本規(guī)律
知識管理規(guī)律指的是，促進企業(yè)知識動態(tài)變化的規(guī)律。知識管理具有明顯的特征，一是員工是知識的產(chǎn)生者。二是知識在企業(yè)環(huán)境中具有共享性。三是知識規(guī)范化后，能夠得到員工的全面認可和支持。四是知識應用于實際工作，是知識資源目標化的充分體現(xiàn)。五是知識創(chuàng)新，即對企業(yè)集體全面創(chuàng)新，它能改工作模式以及工作方法，促進企業(yè)進入新的發(fā)展階段。
3.3 現(xiàn)檔案知識管理到知識資源管理的過渡
檔案資源屬于顯性知識，且該知識資源已經(jīng)經(jīng)過標準化處理。因此，強化、管理檔案知識這一知識資源時，理應從知識資源管理的角度入手，以實現(xiàn)檔案知識管理到知識資源管理的過渡。
3.4 現(xiàn)實需要
知識資源管理后，企業(yè)檔案知識會利用知識資源管理規(guī)律進行管理，從而能夠有效避免信息時代檔案管理中存在的問題。首先，企業(yè)內(nèi)部員工積極參與，形成規(guī)范的知識資源優(yōu)化處理，將過去管理者一人管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿巳斯芾?。其次，知識資源參與實際分類工作和應用工作，這能有效解決以往分類模糊以及應用不及時等問題。最后，應用了正確、規(guī)范的知識管理方法開展檔案知識管理工作，從而減少了錯誤方式的應用。
3.5 實施性較強
檔案知識是經(jīng)過規(guī)范化處理的知識資源，它能實現(xiàn)知識的應用和創(chuàng)新，同時，這與檔案知識管理規(guī)律相符，因此，具有一定的發(fā)展生命力。
3.6 為企業(yè)提供價值
傳統(tǒng)檔案管理的最大價值在于歷史記載性，信息時代檔案管理的最大價值在于歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化。企業(yè)檔案管理的實質(zhì)是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化，提高企業(yè)發(fā)展的利潤空間。傳統(tǒng)的檔案管理受技術(shù)條件以及陳舊管理思想的束縛較嚴重，在一定程度上制約了企業(yè)檔案管理實質(zhì)的發(fā)揮，不利于企業(yè)經(jīng)濟效益的及時實現(xiàn)。
4 結(jié) 語
在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案管理順應社會發(fā)展要求實現(xiàn)知識資源管理，有利于促進企業(yè)優(yōu)化經(jīng)營管理結(jié)構(gòu)，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益、增強員工參與檔案管理的責任感。知識資源管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢，它不僅能增強企業(yè)競爭力，還能促進企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展，同時，還能加快我國建設(shè)和諧社會的進程。
主要參考文獻
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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01
隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。
一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀
從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規(guī)范、沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象；二是案卷標題不規(guī)范。有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
高等學校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現(xiàn)高校檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三要結(jié)合學校館藏實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》進行，同時，也要緊密結(jié)合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。
四要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優(yōu)勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。
五要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發(fā)生。實際著錄工作中，我們要結(jié)合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)材料準備，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎(chǔ)的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力，又提高了著錄效率。
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要公文、重大事件活動的資料匯總，是醫(yī)院歷史見證的有效憑據(jù)，對醫(yī)院的管理和發(fā)展有重要的作用。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點。其一是規(guī)范性，文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導部門的公文，醫(yī)院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理，它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規(guī)定嚴格。其二是服務性，醫(yī)院 文書檔案主要是為醫(yī)院領(lǐng)導進行決策或相關(guān)部門提供參考資料，只有重視其服 務性，才能進一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進行 更好的查詢服務。其三是保密性，因為很多的文書檔案涉及到醫(yī)院內(nèi)部、領(lǐng)導和患者的信息資料，要杜絕 這些信息資料的外泄，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當，損害醫(yī)院的形象與聲譽。可信的文書管理工作，是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
二、現(xiàn)階段醫(yī)院文書管理工作存在的問題
1.文書檔案的收集分類存在問題
醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史財富，搞好文件材料收集是 確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強的被動性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對檔案進行科學、系統(tǒng)、有序管理的有效手段。國家檔案管理部門對此有明確的規(guī)定，但現(xiàn)在的醫(yī)院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫(yī)院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規(guī)范、查找困難和丟失的現(xiàn)象。
2.文書管理人員的工作意識淡薄且專業(yè)素質(zhì)水平不高
首先從醫(yī)院領(lǐng)導來說，一些醫(yī)院的領(lǐng)導沒有對文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫(yī)院對文書檔案管理工作的經(jīng)費投入低，設(shè)備設(shè)施陳舊，信息化程度低，嚴重影響了文書檔案管理的現(xiàn)代化進程。由于領(lǐng)導的不夠重視，有些醫(yī)院的文書檔案管理人員也未認識到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識和相關(guān)法律知識，認為文書檔案管理工作很簡單[1]。這種不重視就導致醫(yī)院檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責任心，導致文書檔案內(nèi)容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準確、分類不規(guī)范，致使文書檔案管理工作相當滯后。遠遠不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的真正發(fā)展需求。
3.文書檔案管理的制度不夠完善
一些醫(yī)院在長期運行過程中形成了一套完善的醫(yī)療管理制度，但檔案管理相關(guān)制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、 人員工作職責，檔案管理標準及流程，缺少考核措施，未形成規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 現(xiàn)問題時會造成各個部門相互推諉，不利于醫(yī)院的管理。
三、加強醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的措施
1.優(yōu)化文書檔案的基礎(chǔ)工作
因文書檔案牽涉多個部門（ 科室） 。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務，所以必須落實好各部門的責任，提高相關(guān)科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院領(lǐng)導、相關(guān)人員和患者提供相關(guān)資料查詢、提供方便，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)和計算機技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應用，醫(yī)院文書檔案管理人員加強自身文化素養(yǎng)，充分利用計算機技術(shù)對醫(yī)院文書檔案進行科學管理，在方便相關(guān)管理人員和患者查詢資料的同時，還能提高醫(yī)院文書檔案管理的效率。加強資金投入、引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展服務。
2.提高文書檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導重視是做好檔案管理的前提。醫(yī)院 管理者要通過院內(nèi)培訓、業(yè)務講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。另外，要提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，就要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。 所以，醫(yī)院管理人員要加強醫(yī)院管理人員的培訓，全 面提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì);提供機會讓他們外出學習和進修，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能;引導他們自學英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要;提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，促進醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。
3.建立完善的文書檔案管理制度
1.1 環(huán)保檔案的內(nèi)容
環(huán)保檔案是指各級環(huán)境保護行政主管部門及其直屬單位，在環(huán)境保護工作中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。
1.2 環(huán)保檔案管理的重要性
環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境保護工作開展時，對環(huán)境保護工作過程形成的文件資料進行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對象是環(huán)境保護文件資料，是環(huán)境保護工作的信息載體。配備專業(yè)的人員對環(huán)保檔案進行科學的管理，對于環(huán)境保護工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在下列方面：一方面，對環(huán)保檔案進行科學管理，可以為環(huán)保工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。在環(huán)境保護工作過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進行管理和保存，是有價值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境保護工作者進行環(huán)境保護目標控制的客?^依據(jù)。另一方面，對環(huán)保檔案進行科學管理，可以提高環(huán)境保護工作效率。環(huán)保檔案進行科學、系統(tǒng)的整理歸類，形成環(huán)保檔案庫。當工作需要時，可以有針對性地及時提供完整資料，迅速解決工作中的問題。
2 環(huán)保檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理工作不充分
目前，環(huán)保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進而使得檔案資料分散，信息不全。
2.2 檔案管理人員的素質(zhì)偏低
配備專業(yè)的人員對環(huán)保檔案進行科學的管理，對于環(huán)境保護工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻缺乏專業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當前信息化時代，專業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務，還必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用計算機管理環(huán)保檔案，這給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)[2]。
2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善
環(huán)保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復雜等特點，信息管理難度大，因而對信息進行制度化、規(guī)范化十分重要，然而，目前并沒有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據(jù)。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。
3 完善環(huán)保檔案管理工作的主要對策
3.1 提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認識
首先，分管檔案工作的主要領(lǐng)導要有足夠的認識，要為實現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，投入一定經(jīng)費，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高檔案工作人員的思想認識，克服傳統(tǒng)保守的習慣，破除應用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強相應的業(yè)務學習，對傳統(tǒng)檔案管理進行革新和完善。
3.2 建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度
檔案工作標準化，是新形勢下檔案工作進展的必定走勢和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實施，必將給檔案工作帶來長足的進展和巨大的變革，因此，要加速標準規(guī)范的制定，積極組織貫徹實施。國家環(huán)境保護總局制定頒發(fā)的《中國環(huán)境保護檔案分類規(guī)范》、《中國檔案分類法、環(huán)境保護檔案分類表》為加強我國環(huán)境保護檔案工作、科學地管理環(huán)境保護檔案、統(tǒng)一環(huán)境保護檔案分類檢索、實現(xiàn)環(huán)境保護檔案的分類檢索系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下了堅實的基礎(chǔ)?！吨袊鴻n案分類法、環(huán)境保護檔案分類表》其分為九大類，作為統(tǒng)一的微機信息管理分類標識，符合環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點[2]。運用《環(huán)保檔案分類表》（簡稱）分類類目標識，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類表分類類目標識所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，做到信息分類符合環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機聯(lián)系，便于微機信息管理。
3.3 加強環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊伍建設(shè)
現(xiàn)在社會上普遍缺乏復合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機技術(shù)又有檔案專業(yè)知識的復合型人才，例如有的單位雖配備了微機等現(xiàn)代化設(shè)備，由于缺少專業(yè)人員，結(jié)果微機僅起到條目輸入、統(tǒng)計等簡單功能，極個別的還使其常年閑置，不能充分地發(fā)揮其在檔案工作標準化、現(xiàn)代化中應有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的開展，所以環(huán)保檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否則環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實現(xiàn)，這是前提條件。實現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對檔案工作人員提出了更高更嚴的要求，要求檔案工作人員相應地調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，至少要做好 3 個方面的工作：一是掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識，要求對環(huán)保科技知識和科技檔案管理知識的掌握，沒有堅實的專業(yè)知識，環(huán)保科技文獻編撰難以開展；二是掌握相近和相關(guān)學科的知識，這是由當代科學技術(shù)高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實決定的；三是掌握計算機、微縮、復印、網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)和設(shè)備的工作原理并能進行熟練的操作。
3.4 加強環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5.規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4.用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
1.2管理設(shè)施和制度不完善學校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對于管理的設(shè)施要求非?？量?，通風、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現(xiàn)事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業(yè)院校教育，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發(fā)展提供幫助。
1.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達標職業(yè)院校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經(jīng)費不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環(huán)。
2加強職業(yè)院校教育檔案管理的措施
2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發(fā)展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日?；顒又?，潛移默化地影響學校的員工；
②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；
③將學校檔案管理水平作為相關(guān)部門的考核和評判內(nèi)容；
④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質(zhì)。
2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：
①設(shè)立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設(shè)施和設(shè)備，確保管理水平達標；
②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時，可以第一時間進行預后的管理。
2.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規(guī)范檔案管理的水平；
②對于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。
2.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)學校應當配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長期發(fā)展提供基礎(chǔ)，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設(shè)備，保障檔案的快速錄入和管理等。
1.1 是開展愛國主義教育的寶貴資料
烈士檔案管理一直將“褒揚先烈、教育后人”作為工作宗旨。為充分發(fā)揮烈士檔案的社會價值，可將烈士檔案引入到愛國主義教育中，使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事跡，對革命先烈產(chǎn)生崇拜敬仰之情，這樣一來有助于彌補以往過于生硬的教條式教育弊端，增強愛國主義教育的感召力和說服力。
1.2 是編制各類宣傳教育資料的重要依據(jù)
烈士檔案管理需要收集整理與革命烈士相關(guān)的各項資料，這些資料具備歷史真實性，能夠客觀真實地反映革命烈士的光輝形象。而當前有關(guān)革命烈士的個人傳記、影視作品層出不窮，在制作這些宣傳教育類作品時可充分借助烈士檔案資料，還原出更加生動真實的烈士形象，實現(xiàn)烈士檔案的宣傳教育價值。
1.3 是促進革命烈士紀念館發(fā)展的有力保障
烈士檔案管理是革命烈士紀念館管理的重要工作內(nèi)容，紀念館管理水平的高低在一定程度上受烈士檔案管理的直接影響。為促進紀念館可持續(xù)發(fā)展，必須以烈士檔案管理工作為基石，收集、整理、陳列烈士檔案資料與遺物，增強紀念館的發(fā)展能力，發(fā)揮紀念館在宣傳革命烈士精神方面的作用。
2 烈士檔案管理的實踐做法
2.1 提高烈士檔案管理重視程度
烈士檔案管理人員要認清楚本職工作的重要性，轉(zhuǎn)變過去被動式收集檔案資料的做法，采取主動走訪、實地調(diào)查的方式，收集更加全面的資料信息，補充烈士檔案材料的空缺。同時，有關(guān)部門還要加大對烈士檔案管理的資金投入力度，建立起專項經(jīng)費，為烈士檔案管理人員擴大資料收集范圍，配備必要的硬件設(shè)施，穩(wěn)定管理人員隊伍提供資金保障，從而不斷提高烈士檔案管理水平。
2.2 做好烈士檔案收集與整理工作
由于烈士檔案的組成材料種類繁雜，因此，在對此類檔案進行歸檔時，可采取隨時收集的方法。烈士檔案是機關(guān)文書與人事檔案等的結(jié)合，但它的收集方法卻與機關(guān)文書和人事檔案的收集方法有所差別。故此，在對烈士檔案進行收集時，應依據(jù)我國現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定要求，確保烈士檔案的完整性及信息的安全性，從而更加全面地反映出烈士的革命事E，具體收集的資料內(nèi)容如圖1所示。在對烈士檔案進行整理時，應當按照檔案的形成規(guī)律及特征，進行分類整理，可采用文書檔案的分類方法和人事檔案的歸檔形式完成烈士檔案的整理工作。大體上可將烈士檔案的分類編目分為以下幾種情況：其一，按照每個年度出現(xiàn)的烈士及其居住地分類；其二，根據(jù)烈士生前所從事的職業(yè)性質(zhì)分類；其三，按機關(guān)文書檔案分類編目形式，當該年度出現(xiàn)烈士單獨組卷時進行統(tǒng)一編號對不同載體進行區(qū)分。
2.3 加強烈士檔案保管
我國現(xiàn)行的《檔案法》對烈士檔案的管理給出了明確的要求，實際工作中，必須以《檔案法》的規(guī)定作為指導依據(jù)，加大對烈士檔案的保管力度。烈士檔案應統(tǒng)一保管，并接受同級部門的監(jiān)督，嚴格按規(guī)范要求進行檔案收集，并確保收集資料的完整性、真實性，以免影響后續(xù)檔案管理工作的開展。同時，應建立相應的規(guī)章制度，并對有關(guān)的要求及措施加以落實，從而使烈士檔案保管工作的開展有章可循、有制度可依，確保檔案管理工作的有效性。由于烈士檔案本身所具有的特殊性，故此必須對其進行專門的保管。組卷應按照國際標準的要求進行裝訂、分類，采取規(guī)范化的管理方式，不同載體、門類和保管期限的烈士檔案，應分別排列，統(tǒng)一編號，這樣便于查找利用。此外，應對烈士檔案進行定期檢查，并加強保管場所的防火防潮防塵防蛀等工作，為烈士檔案的安全提供保障。
2.4 建設(shè)高素質(zhì)烈士檔案管理隊伍
烈士檔案管理隊伍整體素質(zhì)的高低直接關(guān)系到管理效率和水平，為此，有必要建設(shè)一支高素質(zhì)的烈士檔案管理隊伍，從而使其更好地勝任烈士檔案管理工作。一方面應當配備數(shù)量充足的專業(yè)檔案管理人員，另一方面應加大對他們的培訓力度，可定期組織培訓班，學習檔案專業(yè)知識和管理技能，提升工作水平。同時，要讓烈士檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法，樹立創(chuàng)新意識，以檔案管理信息化建設(shè)推動烈士檔案管理工作的有序開展，構(gòu)建相關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò)，將原本紙質(zhì)的烈士檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，實現(xiàn)資源共享，擴大服務對象，滿足社會需要。作為一名優(yōu)秀的烈士檔案管理人員，要不斷豐富自身的知識結(jié)構(gòu)體系，積極學習各種先進的管理理念和管理方法，主動參加相關(guān)的知識和技能培訓，做到對現(xiàn)代化管理方法的熟練運用，為烈士檔案管理工作的開展提供保障。
3 結(jié)論
總而言之，烈士檔案是革命烈士英勇事跡和光輝形象的真實見證，是寶貴的歷史資料。為了更好地褒揚先烈、教育后人，必須加強烈士檔案管理，從檔案收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)入手，構(gòu)建起烈士檔案管理長效機制，充分發(fā)揮烈士檔案的文化價值和社會價值，提高烈士檔案管理工作成效。
參考文獻：
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