時(shí)間：2023-05-16 10:10:52
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污染也是文字材料受損的原因之一，主要表現(xiàn)：一是汗垢，天熱手易出汗，容易弄臟材料；洗完手后沒有擦干；二是金屬品的銹斑。這些都會(huì)影響藝術(shù)檔案材料的耐久性，日久都會(huì)對(duì)紙張和字跡起破壞作用。為了防止污染，除庫房?jī)?nèi)保持一定溫度、濕度，同時(shí)要減少手翻而染上的污垢，盡量不要再就餐時(shí)閱讀材料，庫房?jī)?nèi)不宜放置花草樹木。要積極采取措施，改善保管條件和環(huán)境。
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)方式提供信息服務(wù)和交流檔案信息，已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案數(shù)據(jù)信息的安全包括內(nèi)容安全和計(jì)算機(jī)管理交流的安全。要解決它的穩(wěn)定和安全、有效，首先要從兩個(gè)方面入手：
管理系統(tǒng)程序的完整性。管理系統(tǒng)程序的完整性，也就是在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理和應(yīng)用時(shí)，檔案數(shù)據(jù)信息在儲(chǔ)存和傳輸過程中不被刪除、修改、丟失等現(xiàn)象。必須在軟件開發(fā)和應(yīng)用上加強(qiáng)功能的完整性和實(shí)用性，不至于受各種原因的破壞。此外影響還包括設(shè)備故障、軟件錯(cuò)誤、操作不當(dāng)、計(jì)算機(jī)病毒等。所以要采用多種方案進(jìn)行技術(shù)性預(yù)防。如采用備份、實(shí)體管理和數(shù)據(jù)信息管理內(nèi)容保管的雙軌制等。
關(guān)鍵詞： 檔案管理；先進(jìn)性；安全性
Key words： file management；advancement；security
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）19-0191-02
0 引言
經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)隨著科技的進(jìn)步不斷向前發(fā)展，全球步入以信息技術(shù)為中心的快速發(fā)展階段。隨著信息技術(shù)的不斷普及，全球進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)改變了人們的思維方式，縮短了空間距離，對(duì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。在這種時(shí)代背景下，檔案管理工作也在悄無聲息地發(fā)生著變化，面對(duì)數(shù)字化和信息化，檔案管理工作比任何企業(yè)、任何部門都更加地需要。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，是檔案事業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。在信息化條件下，不斷提高檔案管理的先進(jìn)性和安全性，使檔案管理進(jìn)入全新的時(shí)代。
1 檔案管理信息化的概述
1.1 檔案管理信息化的含義 所謂檔案管理信息化，是指在國(guó)家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和部署下，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行規(guī)范化管理，不斷提高服務(wù)意識(shí)。對(duì)檔案施行信息化管理，可以從以下幾點(diǎn)來理解：第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息從接收、存儲(chǔ)到利用的一體化；第三，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享；第四，采用新的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理。
信息化時(shí)代是將知識(shí)和信息進(jìn)行融合的時(shí)代，它同時(shí)具備現(xiàn)代信息技術(shù)的特征和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)。信息化時(shí)代的主要特點(diǎn)是：多樣性、綜合化、分散化等，借助信息、知識(shí)和智慧把信息表現(xiàn)的淋漓盡致。面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息資源，對(duì)信息資源進(jìn)行開發(fā)、整理和利用成為信息管理中不可缺少的工作，它直接關(guān)系到國(guó)家、企業(yè)，甚至個(gè)人的未來發(fā)展。而知識(shí)作為信息資源的積累和創(chuàng)新，它借助智力進(jìn)而被激活，歸根揭底人才是知識(shí)的主宰，才是社會(huì)發(fā)展的決定因素。
1.2 檔案管理信息化的內(nèi)容 對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，其內(nèi)容主要包括：建設(shè)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，其中軟件基礎(chǔ)設(shè)施是進(jìn)行信息化建設(shè)過程中必不可少的，這些基礎(chǔ)設(shè)施是開發(fā)、利用檔案信息資源和應(yīng)用信息技術(shù)的基礎(chǔ)所在，其核心是搭建檔案網(wǎng)絡(luò)。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的檔案，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)所在，其過程主要包括：對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔實(shí)行電子檔案管理，逐步建設(shè)檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理以及使用的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化體系；建設(shè)檔案信息化的應(yīng)用體系，是檔案信息資源開發(fā)、利用和搭建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)保障；建設(shè)信息化人才隊(duì)伍，是檔案管理信息化的根本，在一定程度上決定著對(duì)其他要素的發(fā)展。
2 檔案管理信息化的先進(jìn)性
2.1 檔案信息資源的豐富性 通過借助磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。光盤作為一種存儲(chǔ)介質(zhì)，憑借其信息存儲(chǔ)的高密度性，使得光盤存儲(chǔ)的檔案信息量極為豐富，被稱為“海量存儲(chǔ)”，在存儲(chǔ)數(shù)量級(jí)方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息。
2.2 檔案信息生動(dòng)形象 借助音頻、視頻信號(hào)或者數(shù)字代碼等對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而保持了信息資源的原來的形態(tài)，生動(dòng)形象地再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的歷史活動(dòng)情況。從形式上改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，隨著多媒體技術(shù)的廣泛使用，存儲(chǔ)的檔案信息更多地彰顯了信息的圖、文、聲、像，豐富了人們的視覺、聽覺和觸覺，借助多媒體再現(xiàn)了人類社會(huì)活動(dòng)的原貌。
2.3 信息存儲(chǔ)與利用的迅速準(zhǔn)確性 信息處理的高效率是電子計(jì)算機(jī)的獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，通過采用數(shù)字或代碼的形式對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理，最后成為可視、可聽的信息。進(jìn)而，在檔案信息開發(fā)過程中，不斷提高檔案信息存儲(chǔ)、處理和輸出的能力。
2.4 檔案信息同步傳播性 電子檔案本身固有的特點(diǎn)，突破了檔案信息的時(shí)空限制，載體的限制，使得信息資源具備了共享的特征。電子檔案通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理，可以借助網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備讀取設(shè)備上存儲(chǔ)的檔案信息，在一定程度上使信息獲取者擺脫時(shí)間和空間的制約，進(jìn)而在同一時(shí)間共享不同地域的檔案信息。
3 檔案信息化的安全性
任何事物的出現(xiàn)都有雙面的影響，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和運(yùn)用，在給檔案的管理者和利用者帶來方便的同時(shí)，也產(chǎn)生檔案信息的保密性和安全性方面的問題。由于電子文件缺乏真實(shí)性和可靠性，使得人們對(duì)其產(chǎn)生不信任感。為有效解決上述問題，結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，本文認(rèn)為：
3.1 改變傳統(tǒng)觀念，提高職業(yè)素質(zhì) 信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作者提出更高的要求。因此，檔案管理人員要不斷改變傳統(tǒng)的管理理念，樹立新的管理意識(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化的管理。同時(shí)，不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，武裝自己的頭腦，進(jìn)而抵御現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)工作要求的沖擊，正確看待檔案工作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)出現(xiàn)新型的檔案載體，必然沖擊傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式和服務(wù)手段等。進(jìn)而，在一定程度上對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出更高要求，要求檔案管理人員要具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語知識(shí)，以適應(yīng)工作的需要。
3.2 完善和調(diào)整檔案保護(hù)工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行永久性保存 對(duì)檔案文件進(jìn)行保護(hù)的最終目的，就是為日后的使用奠定基礎(chǔ)。對(duì)電子文件進(jìn)行檔案保護(hù)，其意義也是不斷追求文件信息的長(zhǎng)久或永遠(yuǎn)的保存，以及安全使用。其電子檔案進(jìn)行保護(hù)，保護(hù)工作主要包括：保護(hù)信息載體、保護(hù)技術(shù)、保護(hù)檔案所處環(huán)境，確保檔案信息真實(shí)、安全可靠、不丟失，以及數(shù)據(jù)信息不被篡改等。一些國(guó)家針對(duì)電子文件的設(shè)備依賴性，通過制定相應(yīng)的政策和措施，將電子文件與原來的環(huán)境彼此脫離，在一定程度上，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的永久保存的目的。
3.3 對(duì)電子文件加強(qiáng)運(yùn)作和管理 結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，檔案管理人員需要積極尋找管理上的方案，對(duì)檔案的管理要求逐漸延伸到文件管理工作中。具體操作流程為：
第一，為了確保電子文件歸檔的質(zhì)量，對(duì)電子文件的形成、運(yùn)作、歸檔過程的管理，以及設(shè)備登記環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)；第二，為了確保電子文件信息的原始性、真實(shí)性和完整性，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以及采取相應(yīng)的措施，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理；第三，如果電子文件將作為檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，需要將相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或者采用備份的形式進(jìn)行一同歸檔；第四，對(duì)于符合歸檔條件的電子文件信息定期進(jìn)行聯(lián)機(jī)傳送，并且根據(jù)管理檔案的格式將電子文件存儲(chǔ)到可以進(jìn)行長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上；第五，對(duì)于有保密要求的電子文件，為了防止電子文件泄密，通過采用加密、用戶權(quán)限，以及“防火墻”等技術(shù)進(jìn)行處理。
4 結(jié)束語
在信息化條件下，將傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，進(jìn)而構(gòu)成檔案管理工作。在信息化條件下要順利完成檔案的管理工作，就要研究分析信息化的特點(diǎn)，解決好檔案管理工作存在的技術(shù)性難題，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理工作逐漸與信息化相融合。
參考文獻(xiàn)：
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隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展及計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的逐步應(yīng)用，一種新型的檔案載體—電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。它不僅使檔案信息資源共享、遠(yuǎn)程查詢利用成為了現(xiàn)實(shí)，同時(shí)也給檔案管理工作帶來了新的要求。由于電子檔案是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存貯等處理方式而形成的檔案，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比有著許多不同的特性，如：非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)的依賴性、信息的不穩(wěn)定性、信息的可共享性等等。正是由于這些特性導(dǎo)致了其安全性的問題，同時(shí)在電子檔案的輸入、輸出、存貯、傳輸過程中也不可避免地會(huì)產(chǎn)生誤操作、丟失、被偷竊、自然災(zāi)害、病毒及黑客侵犯等危害。因此，我們對(duì)電子檔案的管理要在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上采取一些切實(shí)可行的安全措施，防患于未然，以確保電子檔案的安全性、完整性和準(zhǔn)確性。?
一、影響電子檔案安全性的不利因素?
1、計(jì)算機(jī)軟硬件的設(shè)備故障?
由于電子檔案一般不能直接利用，它的形成和處理與利用均需借助計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的支持才能實(shí)現(xiàn)。而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是由許多部分組成，每個(gè)部分的簿弱環(huán)節(jié)都極易遭到破壞，如：數(shù)據(jù)輸入易被誤輸；應(yīng)用軟件易被篡改或盜用；硬件設(shè)備中的芯片和電子線路易被損壞等，這些故障的發(fā)生都有可能導(dǎo)致電子檔案的丟失或破壞，從而造成不可挽回的損失。?
2、人為的失誤?
因?yàn)殡娮訖n案是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與人交互而形成的，而這一過程都需要操作者給予一定的指令并輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來完成，這樣就不可避免地存在誤操作的可能，如：操作員操作不當(dāng)產(chǎn)生安全漏洞，或用戶安全意識(shí)不強(qiáng)，將自己的口令密碼與他人共享等都會(huì)造成安全隱患，此外，操作人員在工作緊張、疲勞、缺乏經(jīng)驗(yàn)等情況下也會(huì)增加人為操作的錯(cuò)誤。而這些人為的失誤都有可能成為影響電子檔案安全性的因素。?
3、計(jì)算機(jī)病毒與黑客的攻擊?
由于計(jì)算機(jī)病毒已成為當(dāng)今破壞計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的頭號(hào)殺手，它會(huì)以各種方式和途徑攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫以及硬件設(shè)備，從而造成電子文檔的破壞或系統(tǒng)的癱瘓。隨著國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和許多局域網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，的確給人類信息的傳播帶來了極大的便利，但同時(shí)也給計(jì)算機(jī)病毒的入侵與蔓延打開了大門，這些病毒在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是很難被徹底清除的，且病毒的更新速度卻永遠(yuǎn)領(lǐng)先于殺毒技術(shù)。此外，有些計(jì)算機(jī)黑客也利用電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行犯罪活動(dòng)，他們伺機(jī)尋找系統(tǒng)和軟件方面的某些缺陷來攻擊，通過破譯口令與密碼而獲取使用權(quán)限，非法訪問、刪除或修改某些重要電子文檔，使文件所有者和利用者均遭受巨大損失。?
這些不利因素的存在無疑會(huì)給電子檔案的安全性蒙上一層陰影，同時(shí)也給檔案管理提出了新的要求。針對(duì)這些問題，我們可采取安全措施加強(qiáng)管理。?
二、加強(qiáng)電子檔案安全性的管理措施?
1、充分采用備份技術(shù)?
所謂“備份”是指為電子文件制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子文件放在一個(gè)安全的地方，一旦原文件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。為了防止存檔載體物理性能變化或設(shè)備故障而丟失信息，電子文件的備份系統(tǒng)可以從硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份、人工級(jí)備份三個(gè)層次入手，這種多層次的綜合應(yīng)用才能達(dá)到理想的備份目的，做到萬無一失。?
2、運(yùn)用“防火墻”技術(shù)，防止非法訪問或病毒入侵?
所謂“防火墻”是一種訪問控制技術(shù)，它是建立在專用網(wǎng)絡(luò)和公用網(wǎng)絡(luò)之間的一道保護(hù)墻。凡是符合事先設(shè)置的安全規(guī)定的信息允許通過，否則將拒之于墻外，以此用于實(shí)現(xiàn)訪問控制，即杜絕外來非法訪問和內(nèi)部機(jī)要信息的非法輸出。因此“防火墻”是當(dāng)今電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不可缺少的保護(hù)神。與此同時(shí)，防止計(jì)算機(jī)病毒入侵也是保護(hù)電子檔案不可忽視的重要內(nèi)容。它包括預(yù)防和殺毒兩個(gè)方面。為了防止病毒入侵，要杜絕使用非法軟件及不隨意從網(wǎng)絡(luò)上下載軟件，同時(shí)還必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，并且還要不斷升級(jí)更新殺毒軟件，以確保網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的安全，確保電子檔案的真實(shí)性和安全性。?
3、采用身份驗(yàn)證和文檔加密手段?
為了防止無權(quán)限者操作系統(tǒng)和信息資源，通常在用戶登錄或?qū)嵤┠稠?xiàng)操作之前，系統(tǒng)將對(duì)其身份進(jìn)行驗(yàn)證，并根據(jù)事先的設(shè)置來決定是否許可。通常驗(yàn)明用戶身份是采用口令來確認(rèn)，安全的口令必須是位數(shù)長(zhǎng)于六位、大小寫字母混用、非字母和非數(shù)字符號(hào)混合使用，這樣才能確?？诹畹陌踩槐环欠ㄓ脩糨p易破解，并要定期更改口令以防密碼泄露。此外，為確保信息的安全，在電子文件傳輸過程中還可采用公共密鑰和私人密鑰相結(jié)合的加密方法，且這兩者必須配對(duì)使用方可防止非法用戶截獲機(jī)密文檔破解原文內(nèi)容，以真正確保電子文件的完整和安全。?
一、實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
1.提高辦公效率。以往都是通過手工操作管理檔案。信息化檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)是計(jì)算機(jī)處理信息能力非常強(qiáng)，通過計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案資料的收集，統(tǒng)計(jì)、分類、存儲(chǔ)和查閱等信息處理工作都變得方便有序，避免了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.文件和文字信息共享。在以往手工操作管理中，大量信息閑置在文件柜中，不能共享，造成資金和資源的浪費(fèi)，檔案信息查找也困難，運(yùn)用信息化檔案管理后，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，使用起來更加方便與快捷。
二、信息化檔案管理的安全性及其防范
1.信息化檔案管理過程中的安全問題
①網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的信息安全。檔案?jìng)鬏數(shù)耐緩绞腔ヂ?lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)具有公開的開放性，因此，檔案管理信息容易被非法竊取、篡改與偽造，對(duì)于一些有密級(jí)的檔案，將構(gòu)成較大的威脅。
②電子檔案的真實(shí)性。紙制檔案的單位蓋章和簽字是有行的物介質(zhì)，其真實(shí)性、合法性很容易被鑒別。而電子檔案容易被復(fù)制與篡改，其真實(shí)性和合法性鑒別更加復(fù)雜。
③電子檔案長(zhǎng)期保存的不安全性。電子檔案主要存儲(chǔ)于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)上，而這些載體具有一定的壽命，容易受到自然環(huán)境與運(yùn)行環(huán)境等影響。
④電子檔案管理中人員和制度疏漏。現(xiàn)實(shí)工作中的人員由于缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)和安全意識(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，沒有嚴(yán)格的管理制度。更有甚者，某些人受利益驅(qū)動(dòng)以合法身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行添加、修改、刪除檔案信息等違規(guī)操作，破壞信息的完整性，對(duì)信息安全造成很大隱患。
⑤計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案信息的危害。電子檔案在信息傳輸中可能會(huì)感染計(jì)算機(jī)病毒，管理系統(tǒng)也有可能受到惡意攻擊，這些都對(duì)檔案安全構(gòu)成威脅。
2.信息化檔案管理的安全防范措施
①使用較高安全性的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。要想獲得運(yùn)行的高可靠性和信息的完整性、保密性，必須以系統(tǒng)軟件的安全性為基礎(chǔ)，檔案信息管理的挑選應(yīng)參照國(guó)際《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)登記劃分準(zhǔn)則》GB17-8599選擇高性能的系統(tǒng)軟件，并應(yīng)及時(shí)升級(jí)和安裝補(bǔ)丁程序，進(jìn)行必要的安全設(shè)置，關(guān)閉不需要的并存在安全隱患協(xié)議及端口。
②采用多種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。安裝防火墻、殺毒軟件、安裝入侵檢測(cè)系統(tǒng)等手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防范，防火墻技術(shù)是目前最行之有效也是應(yīng)用最廣的一種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。入侵檢測(cè)技術(shù)是用來發(fā)現(xiàn)并阻止各種來自外部的非法入侵行為和內(nèi)部用戶的非授權(quán)活動(dòng)，是作為防火墻的補(bǔ)充。
③采用漏洞掃描技術(shù)。漏洞掃描能夠發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)端網(wǎng)絡(luò)或主機(jī)的配置信息、TCP/UDP端口的分配、提供的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、服務(wù)器的具體信息等。發(fā)現(xiàn)存在的安全薄弱環(huán)節(jié)，并提出改進(jìn)建議。
3.信息資源的安全防護(hù)
①采用加密技術(shù)。通過數(shù)據(jù)加密對(duì)原來為明文的文件和數(shù)據(jù)按某種算法進(jìn)行處理，使其成為不可讀的一段代碼，使其輸入相應(yīng)的密鑰之后才能顯示出來內(nèi)容的。通過這樣的手段，保護(hù)信息不被竊取和閱讀的目的。
②身份認(rèn)證。對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫的用戶進(jìn)行身份檢驗(yàn)，防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件信息進(jìn)行訪問。
③簽署技術(shù)。電子文件一經(jīng)簽署就如同貼上了“防偽標(biāo)簽”，具有防篡改，防抵賴的效果，通過簽署技術(shù)證實(shí)該文件合法性，其內(nèi)容沒有被篡改。
④防寫措施。將文件設(shè)為“只讀”狀態(tài)。只能讀取信息，不能做任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀光盤只供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄，但不能修改原來的信息。這種不可逆介質(zhì)可以有效保護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。
4.建設(shè)完善的安全管理制度保證檔案信息資源的安全
信息化檔案管理建設(shè)過程中要建立規(guī)范的管理機(jī)制，明晰相關(guān)責(zé)任，為保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。
①明確電子文件的制作過程責(zé)任。由專人統(tǒng)一管理。制作者對(duì)其制作的電子檔案負(fù)全責(zé)。保證在他人調(diào)閱時(shí)只能以“只讀”形式查看，防止由于誤操作，有意刪改等原因造成文件改變。
1前言
計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)包括檔案管理員、計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)、系統(tǒng)的開發(fā)者、系統(tǒng)的使用者的管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)安全問題有可能發(fā)生在這個(gè)系統(tǒng)的任何環(huán)節(jié)。所以為了避免檔案管理出現(xiàn)安全性問題，首先要對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了解，這樣才會(huì)從實(shí)質(zhì)上消除計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性問題。
2計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性
2.1 入網(wǎng)訪問控制
系統(tǒng)訪問者進(jìn)入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的第一層安全控制環(huán)節(jié)就是入網(wǎng)訪問的控制，這層網(wǎng)絡(luò)控制的主要作用就是要核查系統(tǒng)訪問者身份，并對(duì)身份進(jìn)行驗(yàn)證，如果系統(tǒng)訪問者已經(jīng)注冊(cè)，那么就允許其進(jìn)入系統(tǒng)，查找他們所需要的資料。
入網(wǎng)訪問控制環(huán)節(jié)可以分為三個(gè)步驟，包括登陸用戶名、用戶密碼以及用戶賬號(hào)限制的識(shí)別驗(yàn)證。當(dāng)系統(tǒng)訪問者要進(jìn)入計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)進(jìn)行入網(wǎng)訪問控制時(shí)，以上三個(gè)步驟中有一個(gè)步驟驗(yàn)證不正確，則該訪問者就不能進(jìn)入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。
2.2網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制
因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)中經(jīng)常會(huì)有訪問者進(jìn)行非法操作，所以我們引入了一種計(jì)算機(jī)檔案管理安全保護(hù)措施即網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制。有了這個(gè)安全控制措施，我們可給對(duì)用戶的計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行限制。這個(gè)權(quán)限主要是指訪問者可以訪問計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的資源種類，包含目錄、子目錄以及文件等資源，也能向用戶賦予操作權(quán)限，讓訪問者可以對(duì)一些目錄或子目錄進(jìn)行增加、刪除、查找等操作。由此可見，根據(jù)訪問者訪問權(quán)限的不同，我們將其分為不同的級(jí)別，主要包含系統(tǒng)管理員、審計(jì)用戶以及一般用戶等。
2.3目錄級(jí)安全控制
計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)可以對(duì)訪問用戶賦予一定的操作權(quán)限，使用戶可以使用檔案管理系統(tǒng)中的目錄和文件。決定用戶對(duì)檔案系統(tǒng)中的文件和目錄進(jìn)行操作的權(quán)限主要是以下三種因素：即受托者指派的用戶、所在組中受托者所指派的用戶以及繼承權(quán)限屏蔽取消后的用戶權(quán)限。每個(gè)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)會(huì)有系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員要為每個(gè)用戶賦予一定的訪問權(quán)限，用戶通過自己的訪問權(quán)限可以在系統(tǒng)服務(wù)器上進(jìn)行相應(yīng)的操作。各個(gè)的用戶訪問的權(quán)限會(huì)組成一個(gè)用戶訪問權(quán)限集合，其不僅可以使用戶輕松地對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行訪問和操作，而且還可以控制用戶訪問的資源，從而也能確保計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性。
2.4防火墻控制
這幾年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)發(fā)展迅速，這也確保了計(jì)算機(jī)檔案管理的安全性。防火墻控制的主要作用是為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置一道屏障，防止網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，另外也可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)出通信的門檻進(jìn)行控制和阻擋。防火墻控制主要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)邊界建立對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，隔斷網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部和網(wǎng)絡(luò)外部進(jìn)行通訊，這樣就可以避免網(wǎng)絡(luò)黑客入侵系統(tǒng)。
2.5屬性安全控制
文件、目錄和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在使用的過程中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理員需要對(duì)這些文件、目錄和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備指定訪問屬性。屬性安全控制可以將其屬性與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的文件、目錄和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行連接，對(duì)這些目錄和文件進(jìn)行保護(hù)，這樣可以避免訪問者對(duì)目錄和文件進(jìn)行錯(cuò)誤的刪除、修改、顯示等。屬性安全控制在用戶權(quán)限安全的基礎(chǔ)上保證其安全性。
3計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)防泄密設(shè)計(jì)措施
3.1數(shù)據(jù)拷貝
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)拷貝方式包括硬磁盤、磁帶和光盤保存法。其實(shí)現(xiàn)方式就是將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)文件部分或是全部的拷貝到其他硬盤、磁盤或是光盤等外部存儲(chǔ)設(shè)備中，將拷貝的數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所處的環(huán)境隔離開。這種安全保護(hù)方法具有簡(jiǎn)單易行和技術(shù)方面等優(yōu)點(diǎn)，是中小型檔案管理部門優(yōu)先選擇的方法。但是這種方法對(duì)于那些大中型的檔案管理部門不太適用，因?yàn)檫@種安全保護(hù)方法有很明顯的漏洞。這些外部存儲(chǔ)設(shè)備所能容納的信息量很小，無法滿足大中型檔案部門對(duì)檔案信息保存容量的要求。因此很多大中型檔案管理部門都采用雙機(jī)異地?zé)醾浞莸姆绞綄?duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝和備份。此種方式利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)不同的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝和備份，這樣就突破了傳統(tǒng)備份的局限性。因此這種方式可以充分發(fā)揮了對(duì)計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的投資效益。
3.2重視系統(tǒng)內(nèi)部的泄密問題，加強(qiáng)內(nèi)部管制的建設(shè)
檔案信息和互聯(lián)網(wǎng)相互連接以后，迅速的被其他的電子類產(chǎn)品進(jìn)行攻擊，處于這種攻擊和人為的影響中，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊漸漸的無孔不久。安全專家對(duì)以前發(fā)生的電子入侵案例進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)黑客的入侵手段非常的一般，而且驚人的相似，他們能成功的主要因素歸于內(nèi)部管理的松懈。不管網(wǎng)絡(luò)黑客多么的厲害，要想實(shí)施攻擊，必須對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)找到突破口。而實(shí)際的突破口往往來自內(nèi)部人員的失誤以及管理上的疏忽所致。例如，系統(tǒng)管理員疏忽一些系統(tǒng)漏洞，忘記—些很重要的帳號(hào)密碼，任意的丟棄記載系統(tǒng)信息的重要文檔和主要的介質(zhì)，還經(jīng)常不及時(shí)清除過期的帳號(hào)，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的擴(kuò)散不采取一定的控制措施等等。對(duì)于很多一般水平的電腦黑客來說，如果他們沒有一定的落腳點(diǎn)，是不可能對(duì)一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行入侵的。很多檔案管理部門已提到上網(wǎng)就只想購買相應(yīng)的系統(tǒng)安全產(chǎn)品，例如防火墻，安全等等，但是本來的管理體系總是很不完善的話，再先進(jìn)的安全設(shè)備也是形同虛設(shè)的。
3.3關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化
由于互相網(wǎng)的信息共享性使得當(dāng)檔案信息擴(kuò)展到互聯(lián)網(wǎng)后就出現(xiàn)了中毒情況，計(jì)算機(jī)的中毒成為一個(gè)最大的危害，而且很多新型病毒帶著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代特有的特征。例如，通過網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)病毒進(jìn)行傳播，病毒入侵開始與計(jì)算機(jī)有密切關(guān)系，當(dāng)下的windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是最為常見的攻擊點(diǎn)。因此檔案工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的變化，對(duì)管理制度進(jìn)行完善，技術(shù)上進(jìn)行監(jiān)督，開啟保護(hù)系統(tǒng)，應(yīng)急措施等等綜合的防范措施。
3.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限管理，完善服務(wù)器審計(jì)制度
信息系統(tǒng)在不但為用戶提供信息服務(wù)，而且重視各種應(yīng)用的時(shí)間，內(nèi)容，使用者等相應(yīng)的摘要記錄，也就是我們所謂的日志。日志能夠最為直接的反應(yīng)檔案信息系統(tǒng)的管理服務(wù)所做出的相應(yīng)操作，各種越權(quán)行為以及黑客行為等都會(huì)在將全部的記錄留在日記中。為了刪去日記中的記錄有些高明的黑客一般會(huì)在攻擊成功后擅自刪掉系統(tǒng)日志，銷毀罪惡證據(jù)。因此要想加強(qiáng)安全管理，檔案管理人員本身即使不一 定是計(jì)算機(jī)安全方面的專家，但他在權(quán)限管理上必須是—個(gè)合格的系統(tǒng)，而且要特別要重視對(duì)應(yīng)用服務(wù)器的日志審計(jì)。眾多事實(shí)證明，在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)條件下，要想完全的避免越權(quán)行為是一件很困難的事情，但如果能夠做好審計(jì)工作，將會(huì)很容易的發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并做出相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
4結(jié)語
總之，要使計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性得到提高，我們不僅需要投入大量的人力、物力，而且還要完善計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)防泄密設(shè)計(jì)，更重要的是有關(guān)管理人員要提高安全意識(shí)，只有這樣才能做好計(jì)算機(jī)檔案管理的安全工作。
參考文獻(xiàn)
[1] 王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J]. 中國(guó)科技信息. 2010(09)
一、建立健全電子檔案管理制度
制度的空白，極易導(dǎo)致使用不規(guī)范、責(zé)任分解不到位，由此迫切需要建立一套適合本單位的切實(shí)可行的電子檔案保障制度，來規(guī)范網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層、用戶層和管理層、員工層的操作使用流程，并嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位。制度是一切管理之根基，“人”是在管理工作是最不易受到約束的一環(huán)，每個(gè)人都具有個(gè)自的性格特點(diǎn)、思維模式、處事風(fēng)格，如果缺乏制度約束，勢(shì)必造成辦事流程不規(guī)范，制度的關(guān)鍵就是在于對(duì)“人”的管理。
二、注重加強(qiáng)專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)
注重加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意隊(duì)伍職業(yè)素質(zhì)的再教育培養(yǎng)。電子檔案事業(yè)的發(fā)展壯大，從業(yè)人員不光要求具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，還需努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，能適應(yīng)電子技術(shù)發(fā)展帶來的新挑戰(zhàn)，從而提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。
三、保障電子檔案環(huán)境安全
電子檔案的環(huán)境包括存放環(huán)境及電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)設(shè)備的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。
（一）建立適合磁盤光盤等介質(zhì)的保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
確保適合存儲(chǔ)介質(zhì)存放的溫度、濕度并定期進(jìn)行空氣凈化；將電子檔案避光保存，避免陽光直射，而使得介質(zhì)彎曲、變形；電子檔案應(yīng)采用密封保存的形式，盡量減少灰塵的侵蝕；防蟲害、防外力碰撞、防化學(xué)試劑腐蝕；避開磁場(chǎng)、電力等特殊場(chǎng)所等。
（二）使用帶有防御功能的硬件設(shè)備
計(jì)算機(jī)設(shè)備是電子檔案所必須依賴的載體，隨著各種情報(bào)竊取、“黑客”入侵、病毒出現(xiàn)，提高設(shè)備安全性，設(shè)置多重“防火墻”、及時(shí)查補(bǔ)安全漏洞，更新系統(tǒng)、安裝殺毒軟件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密級(jí)檔案的計(jì)算機(jī)，應(yīng)切斷與外部互聯(lián)網(wǎng)的物理連接，從而達(dá)到有效的防控。
（三）采用安全級(jí)別高的專業(yè)檔案管理軟件
電子檔案的管理軟件，一方面能有效管理檔案，另一方面防止無權(quán)限者操作系統(tǒng)和信息資源，加之采用身份驗(yàn)證和文檔加密等手段，進(jìn)一步確保檔案安全，防止非法用戶截獲機(jī)密文檔，以真正確保電子文件的完整和安全。
四、規(guī)范電子檔案的使用
電子文件要做到及時(shí)歸檔，及時(shí)備份。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備出現(xiàn)故障將造成非常大的危害，這就要求及時(shí)將信息備份。電子文件形成電子檔案后，應(yīng)做到至少備制三份，一份用來保存、一份查閱，一份異地保存，以防止突況造成的不可挽回的損失。
依據(jù)電子檔案的機(jī)密級(jí)別，授予訪問者不同的權(quán)限，從而進(jìn)行有效管理。對(duì)于內(nèi)容不是完全公開的電子檔案，不宜用副本方式提供使用；對(duì)于副本的提供，必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
當(dāng)前，廣泛運(yùn)用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動(dòng)化、有序化和科學(xué)化、簡(jiǎn)單化方向發(fā)展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時(shí)，電子檔案自身的存儲(chǔ)特點(diǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，以全新的工作方法來適應(yīng)這種變革
一、電子檔案存在的安全性的認(rèn)識(shí)
首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫中增添、改動(dòng)、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。
其次，計(jì)算機(jī)病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對(duì)接收的每塊磁盤都要查驗(yàn)病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計(jì)算機(jī)病毒的種類，總數(shù)已達(dá)到上千種。據(jù)悉，我國(guó) 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級(jí)起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機(jī)。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。
最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時(shí)增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真?zhèn)涡?。為了確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計(jì)算機(jī)操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實(shí)性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識(shí)，還要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。因此，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢(shì)在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對(duì)接收進(jìn)館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測(cè)，采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理分段負(fù)責(zé)制度，進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。
二、電子檔案的管理方法
1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，所以計(jì)算機(jī)是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動(dòng)化模塊，將收集工作延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進(jìn)行，一般是以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時(shí)集中完成，同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件編寫簡(jiǎn)要說明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。
首先，要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯(cuò)，職責(zé)難以區(qū)分，所以對(duì)電子文件要指定專門機(jī)構(gòu)和專人負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)尤為重要。否則，一盤散沙，就達(dá)不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性，才有利于整個(gè)歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進(jìn)行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項(xiàng)工作正常進(jìn)行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。
人的大腦中所形成的意識(shí)支配著人的行為，即習(xí)慣。但形成一種意識(shí)，需要經(jīng)過一定的時(shí)間，才能改變?nèi)藗兩砩系牟涣剂?xí)慣。目前，在基層單位安全意識(shí)淡薄表現(xiàn)得尤為明顯，認(rèn)為檔案在安全方面是不會(huì)出現(xiàn)什么重大事故的，因此，吝于對(duì)此花過多的時(shí)間和精力，對(duì)安全工作不屑一顧。無論是在工作計(jì)劃還是工作總結(jié)中，很少提及甚至不提及檔案安全方面的內(nèi)容，而只熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化、建設(shè)數(shù)字檔案館室之類的工作。所以，需要我們?cè)趯?shí)際工作中加強(qiáng)安全教育和宣傳，提高思想認(rèn)識(shí)，為檔案安全構(gòu)筑堅(jiān)固的思想防線。尤其是一些基礎(chǔ)性工作要把安全放在重要位置，尤其要搞好超前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、新技術(shù)培訓(xùn)和新員工培訓(xùn)，把有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)的同志放在檔案管理工作崗位上，做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。
二、建立規(guī)范的檔案安全管理制度
檔案安全管理制度建設(shè)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，因此，第一要建立好檔案工作制度。須有一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管，以便及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向，領(lǐng)導(dǎo)檔案工作；在基層可由辦公室負(fù)責(zé)，遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，各類檔案應(yīng)集中存放在檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理，要結(jié)合單位檔案工作的實(shí)際，制定適用于本單位的保管期限表、歸檔范圍等；要編制各種檢索工具、參考工具，積極為管理提供便利，使檔案工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。第二要建立檔案工作人員崗位責(zé)任制。必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人員共和國(guó)保密法》規(guī)定的各項(xiàng)條款，依法辦事，做好檔案的收集、整理、鑒定等基礎(chǔ)工作，做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工作和參考資料做到調(diào)卷及時(shí)迅速、準(zhǔn)確無誤。第三要建立檔案資料歸檔制度。凡是在單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查閱利用價(jià)值的各種文件資料均屬歸檔范圍。各部門必須定期將檔案材料按要求整理立卷，并將上一年度檔案材料移交檔案室，凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號(hào)、案卷號(hào)、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，做好向檔案室移交的準(zhǔn)備工作，部門移交案卷時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗(yàn)收，移交時(shí)應(yīng)履行移交手續(xù)，填寫移交清冊(cè)。第四建立規(guī)范的檔案庫房管理制度。庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等保護(hù)條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。要保證庫房的整潔，非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫房。第五要有檔案保密保衛(wèi)制度。保守檔案機(jī)密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責(zé)，檔案室設(shè)專用檔案庫房，配置專用檔案櫥柜存放檔案，建立監(jiān)閱制度，查閱檔案不得在庫房?jī)?nèi)進(jìn)行，要防止失密、泄密。檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理，檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家或探親訪友，或出入公共場(chǎng)所，不得擅自翻印、復(fù)印上級(jí)機(jī)密文件或資料，不得在私人通信或電話中涉及檔案機(jī)密。第六要建立檔案銷毀制度。檔案銷毀必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人審核同意，凡需銷毀的檔案必須編造清冊(cè)，并撰寫包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告；銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期，并需簽名蓋章以示負(fù)責(zé)；被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進(jìn)行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。第七要建立檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度。檔案統(tǒng)計(jì)是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一種有利工具，在基層單位要指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作，負(fù)責(zé)單位檔案構(gòu)成、利用、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作上報(bào)工作，關(guān)鍵要做好卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記原始材料的登記，通過臺(tái)賬掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤，上報(bào)各類報(bào)表要按時(shí)間要求，準(zhǔn)確無誤地報(bào)出，不得弄虛作假，要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行，隨時(shí)保證檔案與賬目相符，要依據(jù)統(tǒng)計(jì)的數(shù)字及報(bào)表中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，進(jìn)行調(diào)查、綜合分析、對(duì)比，從中找出存在的問題，提出改進(jìn)措施。
檔案安全是檔案工作的生命線。在歷史實(shí)踐過程中，我國(guó)檔案安全保護(hù)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得了輝煌的成果。然而，最近銀行泄露客戶檔案資料、國(guó)家公務(wù)員涉嫌身份、年齡、履歷、檔案造假事件頻頻發(fā)生?？梢?，隨著時(shí)代進(jìn)步導(dǎo)致價(jià)值觀念的轉(zhuǎn)變以及自然災(zāi)害等原因，致使我國(guó)檔案的安全面臨著諸多天災(zāi)尤其人禍的威脅，進(jìn)一步提高檔案保護(hù)意識(shí)，建構(gòu)現(xiàn)代檔案安全機(jī)制，全面提升檔案安全保障能力，顯得刻不容緩、尤為重要。
從檔案安全實(shí)踐來看，檔案的安全體系涉及檔案基礎(chǔ)設(shè)施、制度保障、技術(shù)裝備、人員儲(chǔ)備等諸多要素和檔案收集、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿于檔案工作的整個(gè)過程，是一個(gè)復(fù)雜的綜合系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃、全方位地建構(gòu)現(xiàn)代檔案安全機(jī)制。
一、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建構(gòu)檔案安全的物質(zhì)保障機(jī)制
檔案館庫是保障檔案安全的重要屏障。在檔案館庫建設(shè)方面，應(yīng)該嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等法規(guī)，高度重視抗震烈度、防火等級(jí)等方面的剛性要求，充分考慮堅(jiān)固、安全、環(huán)保、實(shí)用等因素。在設(shè)施設(shè)備方面，遵循相應(yīng)的安全規(guī)定，按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。甚至還可以依據(jù)檔案的重要程度及經(jīng)濟(jì)條件安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火設(shè)施、先進(jìn)的監(jiān)控和報(bào)警防盜系統(tǒng)等，為檔案的安全提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。
二、加強(qiáng)和完善檔案管理制度，建構(gòu)檔案安全的制度保障機(jī)制
建立健全檔案安全管理規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)安全規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，建構(gòu)檔案安全的制度保障長(zhǎng)效機(jī)制，把安全至上的理念融合、滲透、物化到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。具體來說，要從以下幾個(gè)方面著手：
1、建構(gòu)科學(xué)、合理、嚴(yán)密的建檔歸檔機(jī)制
在檔案形成、保管和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都存在著破損載體、篡改信息的可能性，必須建立嚴(yán)格的管理制度，力爭(zhēng)做到“前端控制”與“全程管理”相結(jié)合，最大限度的保障檔案的原始性和真實(shí)性，以確保檔案安全。在檔案的形成過程中，要責(zé)任分明，檔案一經(jīng)形成，不得隨意變更，如有變更，必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序完成并將變更程序、內(nèi)容等詳細(xì)的記錄在案。在檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案安全檢查機(jī)制。上級(jí)單位對(duì)所屬下級(jí)單位的檔案安全工作每年都要進(jìn)行督促、檢查，對(duì)于在檔案安全上發(fā)生問題的單位和個(gè)人，要依法追究責(zé)任。
2、提升檔案安全意識(shí)，建構(gòu)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的檔案預(yù)警和應(yīng)急處置機(jī)制
近年來，檔案安全事故屢有發(fā)生，損失重大，教訓(xùn)深刻。要按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》和《檔案館災(zāi)害防治工作指南》的要求，指導(dǎo)各級(jí)檔案部門的防災(zāi)備災(zāi)、應(yīng)急處置和恢復(fù)重建工作。具體來說，一是要完善受損檔案搶救修復(fù)制度。對(duì)突發(fā)災(zāi)害、事件以及自然老化等因素造成檔案損毀的，一定要盡快對(duì)破損檔案采取搶救和保護(hù)措施，避免造成更大損失。二是要實(shí)施重要檔案?jìng)浞葜贫取Ｈ且?gòu)數(shù)字檔案信息安全制度。四是要建構(gòu)數(shù)字檔案異質(zhì)備份制度。在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得跨越時(shí)空的非傳統(tǒng)威脅上升。在當(dāng)前法律環(huán)境、技術(shù)環(huán)境等現(xiàn)實(shí)條件下，強(qiáng)化數(shù)字檔案資源異質(zhì)備份機(jī)制，有利于化解網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲、數(shù)字載體脆弱、信息平臺(tái)升級(jí)等可能帶來的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，有效提高數(shù)字檔案信息的安全性和可靠性。
3、完善檔案利用安全保密制度
在檔案開發(fā)、借調(diào)等過程中，要處理好檔案開放和公開與信息安全的關(guān)系，提高檔案利用過程中檔案載體安全和信息安全保障能力。在更多關(guān)注信息公開、改善公共信息服務(wù)的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)利用檔案的審查監(jiān)管工作，不該提供利用的檔案堅(jiān)決不提供，能利用副本的盡量利用副本，力爭(zhēng)盡量保密以保障檔案本體的安全和檔案信息的安全。
4、加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立檔案安全責(zé)任追究機(jī)制
在認(rèn)真梳理現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，完善檔案安全保密制度，明確安全管理工作責(zé)任。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)是本單位檔案安全的第一責(zé)任人，承擔(dān)檔案工作職能的機(jī)構(gòu)是主要責(zé)任機(jī)構(gòu)。檔案庫房要由專人負(fù)責(zé)管理，非檔案工作人員不得入內(nèi)。在各級(jí)崗位中，要權(quán)職分明，各司其職，一旦發(fā)生檔案安全事故，追究到底，絕不姑息。
5、加強(qiáng)檔案鑒定銷毀機(jī)制
對(duì)已到保管期限的檔案，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報(bào)告各項(xiàng)簽認(rèn)手續(xù)要完備。銷毀檔案要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩位人員在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
三、加強(qiáng)檔案安全的科技研究與應(yīng)用，建構(gòu)檔案安全的技術(shù)支撐和技術(shù)保障機(jī)制
隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)等科學(xué)技術(shù)在檔案領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，在帶來便捷的同時(shí)，也帶來了檔案信息的安全隱患。在提高檔案安全保障工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平方面，要充分結(jié)合檔案工作實(shí)際，加強(qiáng)檔案防災(zāi)減災(zāi)策略、數(shù)字檔案信息安全保障策略、受損檔案搶救修復(fù)技術(shù)方法、電子文件真實(shí)性保證和長(zhǎng)久保存方法、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施等關(guān)鍵理論和技術(shù)方法的研究攻關(guān)，不斷提高檔案安全的理論支撐和技術(shù)保障能力。抓緊研究制定檔案安全科研規(guī)劃，將有利于從宏觀上加強(qiáng)組織和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案安全保障技術(shù)研究工作規(guī)范、快速、有序發(fā)展。采取有效措施推進(jìn)檔案安全保障相關(guān)新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的推廣應(yīng)用，促進(jìn)檔案安全保障能力快速提升。
四、加強(qiáng)檔案安全教育和專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案安全意識(shí)，建構(gòu)檔案安全的人才保障機(jī)制
通過對(duì)檔案工作人員開展經(jīng)常性的安全教育和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，普及檔案安全保障基本知識(shí)與技能，推介國(guó)內(nèi)外檔案安全保障的最新成果，為檔案安全提供可靠的人才保障。具體來說：一是要建立人事安全審查制。主要考查人員的思想道德修養(yǎng)、政治表現(xiàn)以及是否適于參與檔案信息安全保障工作等。二是要加強(qiáng)安全意識(shí)教育。通過學(xué)校教育、媒體宣傳、政策引導(dǎo)等多種方法和途徑進(jìn)行檔案安全教育活動(dòng)，培養(yǎng)、加強(qiáng)涉檔人員的檔案安全意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到檔案安全保障的極端重要性，增強(qiáng)責(zé)任感。三是要實(shí)施檔案安全知識(shí)技能教育。四是要建立離崗人員管理機(jī)制。對(duì)于檔案工作人員調(diào)離崗位，要盡快收回鑰匙，進(jìn)行移交工作。對(duì)于電子檔案管理人員的調(diào)離，更要及時(shí)更換系統(tǒng)口令、取消賬號(hào)等，確保離職后，不再有檔案資源使用的任何權(quán)限，并確保離崗后承擔(dān)的安全與保密責(zé)任和義務(wù)。
總之，檔案安全建設(shè)涉及面廣、任務(wù)繁重，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，大膽探索，不斷創(chuàng)新，建構(gòu)完善的檔案安全機(jī)制，促進(jìn)檔案安全保障能力的持續(xù)提高。
參考文獻(xiàn)：
[1]王良成：《檔案安全保障體系建設(shè)基本任務(wù)探析》，載于《中國(guó)檔案》2010.4，P18-19
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化檔案工作組織建設(shè)。
一是明確部門，落實(shí)責(zé)任。由綜合管理部門負(fù)責(zé)全行檔案日常工作管理及年度目標(biāo)考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時(shí)向行領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。二是配備精干高效，結(jié)構(gòu)合理，數(shù)量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續(xù)開展。三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，我們及時(shí)對(duì)相關(guān)的管理制度、辦法、操作流程進(jìn)行了梳理，確保檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的有效結(jié)合。上半年，按照上級(jí)行的總體安排部署，并結(jié)合我行實(shí)際，我們制定了檔案管理三年目標(biāo)規(guī)劃，確立了“一年一進(jìn)步，三年一大步，力爭(zhēng)年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。四是檢查監(jiān)督日?；Ｎ覀儼雌趯?duì)全行的檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。五是努力加強(qiáng)檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高了員工的檔案法制意識(shí)，在全行上下形成良好的檔案工作環(huán)境。
（二）強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，努力提高檔案管理質(zhì)量。
一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統(tǒng)一管理原則，我們對(duì)全轄業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個(gè)人客戶信貸檔案，文書、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、科技、特殊載體檔案等都基本上實(shí)現(xiàn)了集中管理；二是規(guī)范操作流程，強(qiáng)化管理制度。我們?cè)诟黝悪n案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。三是重視全卷宗的建設(shè)。我們正在逐步建立內(nèi)容充實(shí)，規(guī)范的全宗卷。四是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和準(zhǔn)確完整。
（三）堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針，加強(qiáng)檔案安全工作
隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作所面對(duì)的各種問題日益突出，尤其是整個(gè)復(fù)雜混亂的現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)。各種數(shù)字化的文件和檔案的出現(xiàn)，又給傳統(tǒng)繁雜的檔案文件管理工作帶去了更加簡(jiǎn)便的方式。同時(shí)也在此基礎(chǔ)之上表現(xiàn)出了許多不容忽視的困難，給整個(gè)檔案管理工作帶去了新的挑戰(zhàn)。
1.1 電子文檔所面對(duì)的環(huán)境十分復(fù)雜
因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)信息環(huán)境十分的混亂負(fù)責(zé)，并且現(xiàn)階段的電子文檔生成缺乏統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)要求。同時(shí)因?yàn)楝F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)帶動(dòng)之下給人們的日常工作帶去了極大的便利化，從而使得我國(guó)整體部門朝著無紙化的信息辦公方向發(fā)展，然而因?yàn)橐曰ヂ?lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的各種信息共享性差，從而形成了現(xiàn)代工作部門各自為政的現(xiàn)象。
1.2 電子檔案管理存在著突出的問題
多數(shù)部門的辦公無紙化形式是自發(fā)形成的，沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范去遵循，并且沒有專門的檔案管理部門所跟隨且發(fā)展，從而使得多數(shù)檔案管理工作者缺少對(duì)電子檔案管理工作的具體內(nèi)容的了解，從而缺少整個(gè)檔案管理工作的具體參與能力，從而使的檔案缺少許多必要的內(nèi)容。
1.3 電子檔案在保存方面存在著問題
信息化檔案要儲(chǔ)存在專門的檔案管理信息的數(shù)據(jù)庫中，然而現(xiàn)階段我國(guó)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)仍然不完善，并且互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境呈現(xiàn)出一種極為復(fù)雜的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，從而嚴(yán)重影響整個(gè)電子檔案所存儲(chǔ)的環(huán)境。
2 新形勢(shì)下檔案完整性方面的工作存在著問題
在新的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境之中，對(duì)整個(gè)電子檔案的完整性以及整個(gè)檔案安全性的方面要求發(fā)生了巨大的變化，因此在這一環(huán)境之下如何保護(hù)整個(gè)檔案的完整性以及如何加強(qiáng)檔案的安全性提出了更高的要求，這也是為整個(gè)檔案管理工作安全性和完整性提出了新的課題。
2.1 完整性的匱乏
在現(xiàn)代信息環(huán)境之下，我國(guó)檔案的管理和收集整理過程中許多信息內(nèi)容存在著極高的流動(dòng)特性，極容易造成所需要的信息內(nèi)容的缺失。同時(shí)，因?yàn)闄n案自身的各種結(jié)構(gòu)存在著十分復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，并且存在著多種多樣的存儲(chǔ)方式，對(duì)不同的檔案內(nèi)容也提出了不同的存儲(chǔ)方式。另外，因?yàn)檎麄€(gè)檔案在處理過程中，受到信息化的背景影響，存在著許多分散的內(nèi)容，選擇部隊(duì)的存儲(chǔ)方式，極容易造成信息的丟失，從而影響整個(gè)電子檔案的完整性。
2.2 在新形勢(shì)下檔案安全性受到威脅
數(shù)字化檔案以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，依賴著整個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)整個(gè)計(jì)算機(jī)所存儲(chǔ)的各種信息內(nèi)容受到容易更改的特性，使得整個(gè)檔案信息所具有的原始特性受到嚴(yán)重的威脅和挑戰(zhàn)，缺乏必要的保護(hù)措施，從而無法在就業(yè)市場(chǎng)中整個(gè)混亂的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下得到完整的保存。另外，因?yàn)檎麄€(gè)數(shù)字化的檔案缺乏必要的信息特性和在體的物化特性，從而使得整個(gè)檔案完整的保存更加的艱難，另外，產(chǎn)權(quán)知識(shí)保護(hù)使得整個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間的極為復(fù)雜，從而對(duì)于整個(gè)檔案信息的完整性提出了更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
3 對(duì)“完整安全原則”的再認(rèn)識(shí)
在新形勢(shì)下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護(hù)的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認(rèn)為，對(duì)“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面。一方面，維護(hù)電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形成階段，加之電子文件木身的技術(shù)特征，載體形式的多樣性，以及計(jì)算機(jī)管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護(hù)電子檔案的安全。檔案保護(hù)的重點(diǎn)由檔案實(shí)體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護(hù)工作提出了新的課題。影響傳統(tǒng)檔案安全的主要因素是自然力，而影響電子檔案安全的因素不但有自然的威脅力，而且還有許多技術(shù)因素和管理因素。
4 維護(hù)檔案完整與安全的對(duì)策
4.1 擴(kuò)大宣傳力度，增強(qiáng)安全意識(shí)
要建立完善檔案安全體系，必須擴(kuò)大檔案安全的宣傳教育，將檔案保護(hù)意識(shí)（含責(zé)任意識(shí)、憂患意識(shí)、防范意識(shí)、法制意識(shí)）融入檔案的價(jià)值理論中，提高全社會(huì)的檔案保護(hù)意識(shí)，營(yíng)造科學(xué)發(fā)展的檔案安全保護(hù)環(huán)境；利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、雜志、宣傳欄、法制宣傳日、送檔下鄉(xiāng)等方式，要把檔案安全宣傳作為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)和擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響的重要工作來抓，不斷擴(kuò)大檔案宣傳的影響與實(shí)效。
4.2 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改進(jìn)設(shè)施設(shè)備
必須積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事來抓，要穩(wěn)步推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)工作，就要把檔案安全體系建設(shè)工作納入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并提出具體的實(shí)施目標(biāo)與措施；努力做到把檔案安全體系建設(shè)工作納入同級(jí)安全生產(chǎn)委員會(huì)的檢查、監(jiān)督，并成為與各單位簽V《檔案目標(biāo)管理責(zé)任書》中的重要考核項(xiàng)目，明確各部門的職能職責(zé)，實(shí)行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。
4.3 加快人才培養(yǎng)，提高科研水平
