時(shí)間：2023-05-15 16:08:24
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（二）以人為本理念始終貫穿于人事檔案信息化管理與服務(wù)的整個(gè)過程。人事檔案管理與服務(wù)是針對(duì)組織或個(gè)體獨(dú)立的信息化服務(wù)工作，堅(jiān)持以人為本的理念，提高人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平有利于充分利用現(xiàn)有資源，服務(wù)更多的人群，進(jìn)而真正做到以人為本。
（三）信息化服務(wù)是傳統(tǒng)人事檔案管理體制機(jī)制的有益補(bǔ)充。傳統(tǒng)的人事檔案管理與服務(wù)工作中存在的諸如棄檔、篡改檔、保管不嚴(yán)及管理與服務(wù)水平不高等弊端日益凸顯，這嚴(yán)重影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量及檔案信息參考價(jià)值的有效發(fā)揮等。因此，通過對(duì)人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的探討，有利于完善我國傳統(tǒng)的人事檔案管理工作體制機(jī)制，更好地為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
二、我國人事檔案信息化管理與服務(wù)的現(xiàn)況
（一）人事檔案信息化管理與服務(wù)體系基本形成。按照人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，我國的人事檔案是由各級(jí)組織人社部門實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。伴隨著人事檔案管理體系的形成，我國由各級(jí)檔案管理部門組成的人事檔案信息化管理與服務(wù)體系框架初成，他為各級(jí)各部門在人力資源管理與開發(fā)中提供了重要的信息依據(jù)，對(duì)人力資源的合理配置奠定了基礎(chǔ)性作用。
（二）人事檔案正在由傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式向信息化管理服務(wù)模式發(fā)展。人事檔案的信息化管理與服務(wù)，就是通過先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的有效利用，達(dá)到提高檔案的管理水平、服務(wù)效率及質(zhì)量和充分發(fā)揮人事檔案開發(fā)與利用價(jià)值的目的。具體的說就是利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)對(duì)人員檔案信息進(jìn)行記錄及跟蹤，并進(jìn)行綜合分析，正是由于這項(xiàng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大大提高了人事檔案的信息化管理與服務(wù)水平，有效摒棄了傳統(tǒng)人事檔案管理薄弱、內(nèi)容陳舊、信息不準(zhǔn)確、服務(wù)效率低等弊端。
三、我國人事檔案信息化管理與服務(wù)中存在的問題
（一）工作人員綜合素質(zhì)不高。從我國各級(jí)人事檔案管理部門人事檔案管理工作的實(shí)際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價(jià)值作用的有效發(fā)揮。
（二）管理與服務(wù)體制不健全，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前許多部門（機(jī)構(gòu)）尤其是一些企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，管理體制不健全，檔案管理設(shè)施、場地等不符合規(guī)定，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，信息化服務(wù)水平低，而人事檔案管理與服務(wù)工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理服務(wù)水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)快節(jié)奏的人事工作和國家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進(jìn)展與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。
（三）信息化管理與服務(wù)水平低，檔案價(jià)值功能弱化。人事檔案管理與服務(wù)的信息化，需要一套完整的工作制度、設(shè)施設(shè)備、信息技術(shù)等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導(dǎo)致了材料收集歸檔不全、不能及時(shí)更新、信息可靠性降低、管理與服務(wù)水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務(wù)模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質(zhì)信息記錄，現(xiàn)代信息技術(shù)利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有功能。
四、以人文本，加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)的幾點(diǎn)思考
（一）大力優(yōu)化工作人員綜合素質(zhì)，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會(huì)知曉度。一是要強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)。各級(jí)人事檔案管理部門既要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)及重要性的認(rèn)識(shí)，更要注重培養(yǎng)提高檔案管理工作人員自身的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴(yán)格的工作人員錄（聘）用制度，選拔具有一定專業(yè)素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會(huì)認(rèn)知檔案工作的濃厚氛圍。
計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質(zhì)文本時(shí)代進(jìn)入電子文本時(shí)代，時(shí)代的變化催生了近代檔案學(xué)理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時(shí)代變革所引發(fā)的產(chǎn)物，。目前我國人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍有必要從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面予以更深入的探討，畢竟計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化管理的理論和實(shí)踐的目的，就是為與時(shí)俱進(jìn)地、高質(zhì)量高效率第做好這項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。
一、人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與作用
1.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
“檔案信息化建設(shè)”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會(huì)議上， 隨后檔案信息化建設(shè)便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)， 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。也就是說，各高校要在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)， 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化，它具有整體性、動(dòng)態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多， 而且會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出檔案信息化建設(shè)一般包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)六個(gè)部分，這對(duì)全國檔案信息化建設(shè)提出了具體的要求，人事檔案信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，人事檔案信息化建設(shè)自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實(shí)踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺(tái)。為當(dāng)前人事制度改革以及檔案信息化建設(shè)打下了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.人事檔案信息化建設(shè)的作用
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對(duì)單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，才能改變?nèi)耸聶n案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，提高人事檔案工作的社會(huì)地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力。鑒于系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集、資金密集、勞動(dòng)密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要確保字段設(shè)定嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎(chǔ)，也是今后在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統(tǒng)一規(guī)格產(chǎn)品，同時(shí)要統(tǒng)一編號(hào)。
2.加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中圖分類號(hào)］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復(fù)雜的人員構(gòu)成醫(yī)院管理工作，尤其對(duì)人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速，醫(yī)療部門、財(cái)價(jià)、設(shè)備管理等主干網(wǎng)絡(luò)也相繼實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。
2 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統(tǒng)的人事檔案基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信息狀況。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，其局限性日益明顯。
2．1 檔案管理意識(shí)淡薄
長期以來由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因而在實(shí)際工作中出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識(shí)，意識(shí)不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。
2．2 人工操作歸檔，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，準(zhǔn)確性難以保證
醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、工資變動(dòng)、職稱晉升及獎(jiǎng)罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員2 000余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學(xué)習(xí)進(jìn)修等），許多材料需要同時(shí)歸檔，出現(xiàn)此類問題，不可避免地會(huì)發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。
當(dāng)前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時(shí)歸檔，遇到檔案信息查詢時(shí)，則檔案信息的準(zhǔn)確性不高。同時(shí)在個(gè)人考查、核定工資、家庭調(diào)查等情況時(shí)需調(diào)閱個(gè)人檔案對(duì)原始資料進(jìn)行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確性難以保證的情形。
2．3 檔案資料管理困難，利用率低下
目前的檔案管理，因?yàn)檫€沒有完全實(shí)行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對(duì)檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時(shí)，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關(guān)人事資料，極大地影響了工作效率。
2．4 檔案管理人員自身素質(zhì)較低
人員配備不齊，在有些領(lǐng)導(dǎo)眼里，認(rèn)為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據(jù)了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有70多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識(shí)結(jié)構(gòu)及其不合理，兼職人員多，變動(dòng)頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。
3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點(diǎn)
3．1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
（1） 提高檔案管理工作的效率。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)，使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計(jì)時(shí)既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動(dòng)量，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
（2） 提高檔案信息的利用率。醫(yī)院是人才密集型產(chǎn)業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者知人、認(rèn)人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以及時(shí)給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調(diào)整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細(xì)的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。
（3） 延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計(jì)算機(jī)查詢?yōu)橹?，減少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。
3．2 檔案信息化管理的不足
醫(yī)院檔案信息化管理能為人事部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識(shí)檔案信息電子化好處的同時(shí)，我們也認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實(shí)性問題。由于原始信息是經(jīng)管理人員錄入系統(tǒng)，所以形成的電子文件可能因?yàn)殇浫脒^程中的手誤而出錯(cuò)，也可以被他人改動(dòng)后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強(qiáng)的機(jī)密性，所以信息資源共享必須嚴(yán)格執(zhí)行安全保密的規(guī)定，必須賦予權(quán)限，只有檔案管理人員和主管領(lǐng)導(dǎo)能夠查閱個(gè)人檔案材料。增強(qiáng)人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識(shí)，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。③ 憑證價(jià)值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對(duì)其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
4 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理體系
人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項(xiàng)精確度相對(duì)較高的工作，且需要專業(yè)水平較高的人員從事相關(guān)管理工作。為了保證工作的效率和準(zhǔn)確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點(diǎn)逐漸被時(shí)代淘汰。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息時(shí)代。信息時(shí)代主要以計(jì)算機(jī)為主要工具，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應(yīng)該采取積極的應(yīng)對(duì)措施，以促進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。
1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義
企業(yè)人事檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)人事管理行業(yè)來說至關(guān)重要。它不僅是時(shí)展的必然趨勢，符合時(shí)展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個(gè)創(chuàng)造性的飛躍，對(duì)企業(yè)、社會(huì)以及自身都意義重大。它具有很多獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質(zhì)量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。人事檔案信息化管理的重復(fù)使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對(duì)容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復(fù)利用，可以對(duì)人才的綜合信息進(jìn)行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接的，這擴(kuò)大了人才的信息資源，使其在全國范圍內(nèi)進(jìn)行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的個(gè)性化和多元化發(fā)展。人事制度對(duì)于企業(yè)管理來說也是至關(guān)重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進(jìn)行保存，還可以進(jìn)行備份防止丟失。相對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來了福音，這有利于推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展、進(jìn)步和完善。
2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)
2.1 工作量大，效率低
人事檔案管理是一項(xiàng)特殊的工作，長期以來，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對(duì)滯后，一般以單一的管理方式進(jìn)行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動(dòng)增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內(nèi)容繁瑣，經(jīng)常存在或多或少的誤差，這嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實(shí)際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進(jìn)行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉(zhuǎn)和共享，且查閱起來相對(duì)困難，耗時(shí)耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴(yán)重，不利于企業(yè)對(duì)于人才的配置，對(duì)于企業(yè)來說，人才得不到合理的利用，將會(huì)造成極大的損失。
2.2 管理人員的業(yè)務(wù)水平不足
管理人員的業(yè)務(wù)水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平都是由傳統(tǒng)管理培訓(xùn)所得，對(duì)于他們來說，人事檔案信息化管理是一個(gè)新的領(lǐng)域。由于信息技術(shù)水平有限，管理人員對(duì)于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進(jìn)程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠?qū)嵭小?/p>
2.3 信息化落后
人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實(shí)際運(yùn)行中，需要足夠的信息化設(shè)備作為支撐。信息化設(shè)備主要包括軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實(shí)施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺(tái)，設(shè)施設(shè)備不足，不能滿足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實(shí)行。信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏了物質(zhì)條件，人事檔案管理信息化的推進(jìn)更加艱難。
2.4 人事管理與計(jì)算機(jī)操作不兼容
人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)版檔案的方法，它主要以網(wǎng)絡(luò)為載體，利用計(jì)算機(jī)將人事檔案儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。人事檔案以信息文件的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，可以提高它的重復(fù)利用率，也可以起到一定的保護(hù)作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術(shù)和工作內(nèi)容與信息化管理相差甚遠(yuǎn)，且利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的難度系數(shù)較大，需要相當(dāng)長的時(shí)間來實(shí)現(xiàn)。由于技術(shù)層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴(yán)峻。
2.5 缺乏規(guī)范
處于信息化時(shí)代，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價(jià)值和意義，并進(jìn)行了初步的嘗試。在對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革的過程中，這些企業(yè)仍存在諸多問題。企業(yè)管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在推進(jìn)人事檔案信息化管理的過程中，落實(shí)力度不夠，各種問題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯(cuò)誤、信息的及時(shí)性、精準(zhǔn)性等都存在問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)。
3 應(yīng)對(duì)企業(yè)人事檔案信息化管理的策略
3.1 增強(qiáng)管理人員的技術(shù)水平
管理人員是推行人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。對(duì)于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理水平，另外，還應(yīng)該熟悉國家規(guī)定和相關(guān)法律。只有這樣，才能達(dá)到較高的管理水平。對(duì)于只接受過傳統(tǒng)管理培訓(xùn)的老員工來說，應(yīng)該注重他們業(yè)務(wù)水平的提高，可以對(duì)他們進(jìn)行信息化操作技術(shù)的培訓(xùn)，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設(shè)備。此外，還應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)，以提高工作效率。
3.2 完善設(shè)施設(shè)備
現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅(qū)。對(duì)于一些落后的管理軟件和平臺(tái)，應(yīng)視其情況進(jìn)行更新、升級(jí)和淘汰，對(duì)于一些缺少的現(xiàn)代化設(shè)備，企業(yè)應(yīng)該加大資金的投入，購入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并滿足人事檔案管理信息化的相關(guān)需求。
3.3 使管理體制趨于完善
企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過渡的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)制定獨(dú)特的管理體制。在進(jìn)行人事檔案管理信息化的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性。
3.4 規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工序
在推行人事檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該熟悉掌握其管理流程和要點(diǎn)，以原有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，進(jìn)一步規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實(shí)際管理過程中，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落實(shí)，以確保管理工作的順利實(shí)施。
4 總結(jié)
社會(huì)的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)一方面提高了工作效率、節(jié)省時(shí)間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過渡的過程中，會(huì)存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個(gè)不斷完善、進(jìn)步的過程，只要抓住問題的根本，對(duì)癥下藥，便能早日實(shí)現(xiàn)跨越。
參考文獻(xiàn)
檔案資源的管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。
一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對(duì)應(yīng)的防潮、防盜等管理對(duì)策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進(jìn)行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對(duì)檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。人事檔案電子信息化管理的實(shí)施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對(duì)信息化的知識(shí)學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，從而對(duì)信息化檔案管理無法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識(shí)體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。
二、人事檔案電子信息化管理的對(duì)策
（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對(duì)于人事檔案電子信息化的管理，這是一個(gè)綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個(gè)高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進(jìn)展。
（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對(duì)信息信息化的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲(chǔ)存量，從而為人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級(jí)別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢，對(duì)人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實(shí)現(xiàn)其在線升級(jí)的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對(duì)檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。
（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對(duì)老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對(duì)電子信息化的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)自身素質(zhì)進(jìn)行提升，以保證工作的開展需求，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。
三、結(jié)束語
綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時(shí)代的趨勢，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。
【參考文獻(xiàn)】
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161
[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）12-0-01
近年來，我國的干部人才流動(dòng)越來越頻繁，干部人事檔案關(guān)系的流轉(zhuǎn)也隨之頻繁起來。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨與信息技術(shù)的發(fā)展，讓干部人事檔案信息化管理成為檔案管理的必然。建立一個(gè)共享性的干部人事檔案管理信息化平臺(tái)，有效地收集與整理人事檔案信息，才能促進(jìn)人事檔案的有效利用，從而做好干部人才的配置工作。
1 干部人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于干部人事檔案管理的高效化
在我國干部隊(duì)伍不斷壯大的今天，人才流動(dòng)性也有所提高。在這樣的社會(huì)背景下，檔案管理部門傳統(tǒng)的手工型人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)單位的管理需求。信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，使計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與人事檔案管理工作的聯(lián)系逐漸密切。結(jié)合科學(xué)技術(shù)做好干部人事檔案信息化改革工作，讓人事檔案管理系統(tǒng)更加全面，促進(jìn)干部人事檔案相關(guān)信息與數(shù)據(jù)的完善。
1.2 有利于干部人事檔案信息的有效保存
在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，所有人事檔案都以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。每一次檔案的檢索與翻閱，都會(huì)損害紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。從某種程度上來講，紙質(zhì)檔案不利于長期保存與使用。在干部人才隊(duì)伍流動(dòng)性快速提高的今天，檔案的檢索與查閱次數(shù)明顯提高，遷移資料也不斷增多，紙質(zhì)檔案很容易在遷移過程中遺失。信息化的干部人事檔案管理工作可極大地避免這些問題，將紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，不僅有利于檢索與使用，還能長期保存。
2 干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
2.1 人事檔案管理理念與方法落后
人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在科學(xué)技術(shù)不能提供高效的人事檔案管理方法之前，檔案管理者的工作量很大，不僅要做好檔案信息的收集與編制工作，還要定期更新檔案。每一份檔案都要進(jìn)行手工書寫與裝訂，極大地考驗(yàn)檔案管理者的耐心與業(yè)務(wù)能力。在科學(xué)技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作的當(dāng)今社會(huì)，許多單位的管理者沒有意識(shí)到信息化管理的重要性與便利性，不愿更新工作方法，安于現(xiàn)狀，影響人事檔案管理工作的信息化。
2.2 檔案的利用效率過低
目前，許多單位已實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，也引進(jìn)了足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)。但是，有關(guān)于檔案管理工作的配套設(shè)計(jì)以及計(jì)算機(jī)軟件仍然沒有得到有效應(yīng)用。一些單位的檔案信息化管理工作還停留在初級(jí)階段，也就是目錄的存儲(chǔ)和檢索階段。沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的約束，部分單位內(nèi)部的各個(gè)部門之間沒有建立干部人事檔案共享平臺(tái)，使得檔案信息管理工作各自為政，限制了檔案信息使用功能的發(fā)揮。
3 干部人事檔案信息化管理的提升
3.1 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)
相關(guān)單位要更新人事檔案管理的硬件設(shè)備，開發(fā)符合單位干部人事檔案管理工作需求的軟件，并根據(jù)人事檔案管理軟件建立一個(gè)符合單位實(shí)際的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)具備信息的接收與傳遞、存儲(chǔ)、利用功能。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，是干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵要素。將每一個(gè)部門的人事檔案管理數(shù)據(jù)集合在一起，提升信息的使用效率，確保檔案信息可以被反復(fù)檢索、查閱與使用，推動(dòng)干部人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.2 做好部門協(xié)調(diào)，促進(jìn)檔案資源共享
對(duì)于單位來說，干部人事檔案信息的收集、整理與核實(shí)會(huì)涉及到多個(gè)部門的人事管理工作。因此，單位管理者要做好部門之間的協(xié)調(diào)工作，通過各部門間互通有無，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的規(guī)范化。要促進(jìn)人事檔案管理體系的建立，就需要每個(gè)部門提供真實(shí)的有關(guān)人事檔案管理對(duì)象本身的人力、財(cái)力情況，整合多方面的信息做好人事檔案管理工作。檔案管理者要重視網(wǎng)絡(luò)的作用，以信息為中心，與信息需求者共享信息，讓人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。
3.3 做好人事檔案信息化管理的安全保護(hù)措施
在計(jì)算機(jī)中利用軟件存儲(chǔ)人事檔案信息以及利用網(wǎng)絡(luò)傳遞人事檔案信息，要確保人事檔案信息的安全性。在人事檔案的信息化管理工作中，管理者要做好禁止非法用戶竊聽信息的工作，杜絕人事檔案信息外流，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理工作。例如認(rèn)證身份和設(shè)置密碼等措施，都可提高人事檔案軟件管理的安全性。在人事檔案的信息化管理中，也要做好備份與隔離處理，提高信息資源的安全性。一旦發(fā)現(xiàn)有用戶越權(quán)操作或非法操作，要在第一時(shí)間用制止。
主要參考文獻(xiàn)
[1]卜禹華.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011（18）：102.
在高校的整體管理環(huán)節(jié)中，人事檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng)工作，它負(fù)責(zé)整個(gè)高校教職員工的晉升、晉級(jí)、職稱評(píng)定與考核評(píng)定的檔案管理;這些繁雜的甄別、整理工作目前仍然由人工進(jìn)行操作。隨著高校的快速發(fā)展及規(guī)模的擴(kuò)大，高校人事檔案管理的工作量也大大加重;隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展，高校人事檔案管理工作者迫切希望能夠?qū)⒋蟛糠譄┈嵉墓ぷ鹘唤o計(jì)算機(jī)去處理，實(shí)現(xiàn)信息化，以減輕人工操作的壓力并提高工作效率 。高校人事檔案管理的主要任務(wù)是為實(shí)現(xiàn)高校的整體戰(zhàn)略目標(biāo)提供合適可用的人才，為學(xué)院的發(fā)展選拔賢能創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使教職員工人盡其才、用其所長;也使教職員工無后顧之憂，充分發(fā)揮自己的潛能，提高工作激情，積極地、創(chuàng)造性地開展工作。
一、高校人事檔案信息化管理的含義
高校人事檔案的信息化管理就是在人事檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是通過對(duì)人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達(dá)到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達(dá)到人事檔案資源共享，促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。
信息社會(huì)人才流動(dòng)越來越頻繁，人事檔案管理工作也變得越來越復(fù)雜，因此，人事檔案信息資源管理就更顯得尤為重要。如果能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的信息化，無疑將會(huì)給高校檔案管理部門帶來很大的便利。這就需要把教職員工的人事信息實(shí)行統(tǒng)一、集中、規(guī)范的收集管理，建立分類編號(hào)管理、電腦存儲(chǔ)查詢等現(xiàn)代化、專業(yè)化的管理系統(tǒng)。高校人事信息管理為高校人事檔案管理和個(gè)人提供信息輸入、信息修改、信息查詢、工資調(diào)整、依據(jù)信息出具個(gè)人的基本檔案等服務(wù);為學(xué)院和個(gè)人提供檔案信息的收集、整理、保管服務(wù)。
二、高校人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)及要求
高校人事檔案源于高校一切人事管理活動(dòng)。追溯自有官吏選拔制度實(shí)施開始，人事檔案就已經(jīng)同步開始發(fā)展，經(jīng)過日積月累，其數(shù)量和種類逐步擴(kuò)展，同時(shí)，高校人事檔案也在參照公務(wù)員檔案管理的基礎(chǔ)上，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，高校人事檔案管理也得到了較快的發(fā)展。
針對(duì)目前高校人事檔案數(shù)量大、內(nèi)容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠(yuǎn)等一系列新情況新問題，進(jìn)一步加速高校人事檔案管理工作向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理工作的新跨越，是當(dāng)前信息化社會(huì)的必然選擇。
1.人事檔案管理信息化
目前，伴隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，加速高校人事檔案管理信息化進(jìn)程已經(jīng)成為共識(shí)。在高校人事檔案信息化管理中正確輸入教職員工人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分;將原有的紙質(zhì)型檔案實(shí)現(xiàn)電子型檔案的轉(zhuǎn)化，把人事檔案更多相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)中，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，從而解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實(shí)難題。
2.人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化
整合人才信息資源是人事檔案社會(huì)化管理的目標(biāo)之一，人事檔案信息化整合的手段在于依托系統(tǒng)軟件支持，快捷方便地實(shí)現(xiàn)查詢、篩選和統(tǒng)計(jì)功能，以達(dá)到共享整合信息資源的目的。
人事檔案網(wǎng)絡(luò)化是指人事檔案電子化的基礎(chǔ)上，在遵循檔案保密規(guī)定的前提下，更好地利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，全面實(shí)施人事檔案信息資源的異地共享。要有側(cè)重地加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)，使其成為既精通檔案業(yè)務(wù)，又能熟練運(yùn)用相應(yīng)軟件的優(yōu)秀人才，進(jìn)一步樹立創(chuàng)新觀念，不斷開拓創(chuàng)新，加速數(shù)字檔案的建立進(jìn)程，加強(qiáng)技術(shù)處理，確保檔案保密，依托現(xiàn)代化手段為人事檔案提供更加高效的管理。
三、加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理的對(duì)策
高校人事檔案信息化管理是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，應(yīng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、安全高效、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破的原則，從以下幾方面入手，不斷提升信息化水平，完善信息系統(tǒng)，更好地為高校人事檔案管理工作服務(wù)。
1.完善平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享
應(yīng)將高校人事檔案信息管理與干部選拔任用工作緊密結(jié)合，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理方面的優(yōu)勢。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建信息平臺(tái)。以信息中心為樞紐，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)處室進(jìn)行授權(quán)開放、資源共享，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。充分利用現(xiàn)有資源推進(jìn)人事管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。注重完善硬件設(shè)施，在信息收集和利用等方面加大投入，將信息技術(shù)應(yīng)用到干部選拔任用管理的全過程，以人事檔案信息化促進(jìn)干部工作的民主化、科學(xué)化和規(guī)范化。
2.安全固本，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)
高校人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不連外網(wǎng)，以保證安全;要制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。
隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新?；ヂ?lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時(shí)代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項(xiàng)目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項(xiàng)目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。
由于我國信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入是當(dāng)下我國信息化建設(shè)的兩個(gè)重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點(diǎn)，而光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點(diǎn)。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實(shí)踐推廣。
為了學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的建設(shè)屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報(bào)告，推動(dòng)我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。
我國在上海、深圳、北京等一線城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點(diǎn)工作，鼓勵(lì)企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時(shí)的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。
三、人事檔案信息化管理中存在的問題
1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃
人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實(shí)到實(shí)踐中。例如我國公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。
2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
我國目前執(zhí)行的人事檔案管理?xiàng)l例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對(duì)人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個(gè)單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。
3.信息化程度不高，資源共享程度不夠
我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡單的操作，不能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個(gè)科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時(shí)共享，限制了信息的流通，造成了時(shí)間和資源的浪費(fèi)。
4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)
人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計(jì)算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對(duì)人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題三種。
5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)滯后
隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對(duì)管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計(jì)算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問題主要包含以下三個(gè)主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的問題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。
四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對(duì)策
1.建立社會(huì)化開放式管理新模式
檔案隨著人的變動(dòng)而變動(dòng)是目前我國人事檔案的管理制度，每個(gè)人的檔案都是唯一的，且會(huì)伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點(diǎn)，但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會(huì)上，人才不再是屬于某一個(gè)地區(qū)或是單位，而是屬于全社會(huì)的，人才的流動(dòng)以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個(gè)人的流動(dòng)和自由為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動(dòng)關(guān)系的分離、人事檔案的社會(huì)化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。
2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫
鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容包括編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時(shí)間、工作時(shí)間、從教時(shí)間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。
3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著國家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要，各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，盡快提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理，服從和服務(wù)于組織人事工作大局，才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù)；才能為各級(jí)組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理，提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
1、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
（1）傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式，往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們?cè)诶脵n案的時(shí)候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來，節(jié)省時(shí)間，提高工作效益，對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
（2）利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
（3）利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2、醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫?shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù)，確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷，可以將信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類，盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類，制成不同的表格，提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，改變了過去傳統(tǒng)的手工和理，向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省大量人力和時(shí)間，以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理，是我國社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要，是信息化時(shí)代的需要，因此，檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件，利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考：
3.1 建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng)，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息資源的利用率。
3.2 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)，加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)非常繁重的工作
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持，充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視，千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件，保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。
3.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍
要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平有工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開展。檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。
3.4 重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)
人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù)，要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到：
人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、出生、學(xué)歷、職稱、工資、考試及工作表現(xiàn)等諸多情況進(jìn)行的記錄，是國家、組織、企事業(yè)單位必不可少的重要工具。這些歷史記錄以文字資料、表格及其他各種形式進(jìn)行保存，與每一職工的切身利益息息相關(guān)，不僅可以作為人事管理的重要憑證，同時(shí)也是開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，在人事工作中具有不可或缺的重要意義。通過人事檔案可以實(shí)現(xiàn)對(duì)干部的識(shí)別和選拔，有利用加強(qiáng)干部隊(duì)伍建設(shè)。近年來，隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案使用效率不斷增加，在這種情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已越來越無法適應(yīng)當(dāng)前人事檔案發(fā)展的需要，所以加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義。
(二)有利于工作效率的提高
在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，其保存介質(zhì)以紙質(zhì)材料為主，材料收集、整理和利用都是管理人員通過手工操作來完成，不僅工作強(qiáng)度較大，而且效率較低。人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，通過計(jì)算機(jī)來對(duì)每個(gè)人的信息進(jìn)行管理，錄入電腦的信息進(jìn)行可以反復(fù)的查閱和利用，信息檢索方便快捷。而且利用計(jì)算機(jī)來對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可以直接利用計(jì)算來實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的分類、提取、分析和加工。同時(shí)數(shù)字檔案更易于保存、查詢，不僅有效的提高檔案管理工作的效率，而且對(duì)檔案利用率的提高也具有非常重要的意義。
(三)人事檔案管理信息化是必然趨勢
在檔案行業(yè)發(fā)展過程中不難看出，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢和方向。通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而確保人事檔案的信息更加準(zhǔn)確、詳盡，可以更方便的實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息的編輯和管理，給存儲(chǔ)和檢索帶來了較大的便利，加快了資源共享的實(shí)現(xiàn)，有利于人事檔案管理工作效率及服務(wù)質(zhì)量的提升。
二、人事檔案管理的信息化建設(shè)的策略
(一)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化意識(shí)
長期以來人事檔案工作都具有較強(qiáng)的封閉性，在信息化技術(shù)快速發(fā)展下，應(yīng)加快檔案人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案管理的信息化意識(shí)，從而加快推動(dòng)人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，電子檔案作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，通過檔案信息化，可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，可以更好的為人事部門提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過建設(shè)全面、便捷的人事檔案信息化管理模式，能夠更好的滿足當(dāng)前人們對(duì)檔案的服務(wù)性需求。提高了檔案檢索的速度，而且檔案所包含的內(nèi)容也進(jìn)一步擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)了無紙化閱檔。
(二)增強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全保密工作
信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，我們要正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通過數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。認(rèn)真搞好電子檔案的備份與維護(hù)工作，及時(shí)更新。要確保個(gè)人信息的真實(shí)、完整，不被竊取、泄露、隨意傳播和滅失，就要重視信息安全的技術(shù)保障。切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的安全性研究，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。而且由于人事檔案具有高度保密性的特點(diǎn)，在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮其安全性與保密性。
(三)重視人事檔案管理信息化人才培養(yǎng)
隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，注重業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及人事檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，定期舉辦各類崗位培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專家、學(xué)者講學(xué)座談，及時(shí)了解現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的新成果、新動(dòng)態(tài)，更新檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作人員的工作技能，促進(jìn)檔案人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)。掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重型人才。用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。
(四)不斷健全人事檔案信息化的管理制度
首先，以管理者、人事部門負(fù)責(zé)人和人事檔案信息化專家組成檔案信息化管理制度制定小組，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定和單位經(jīng)營特點(diǎn)，制定出符合單位發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度;其次，以崗位責(zé)任制確定檔案信息化管理工作的權(quán)責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息出現(xiàn)失真，難以發(fā)揮其作用的時(shí)候，應(yīng)該積極去實(shí)現(xiàn)問責(zé)，責(zé)任落實(shí)到人，保證相關(guān)規(guī)章制度切實(shí)的執(zhí)行到工作中去;最后，將人事檔案管理信息化納入到人力資源管理體系中去，不斷夯實(shí)檔案管理工作，保證其符合人化的實(shí)際情況。
近幾年，我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用社會(huì)中的各行各業(yè)，使用很多行業(yè)的業(yè)務(wù)水平得到了快速的提升。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案行業(yè)中，就能在很大程度上改善傳統(tǒng)檔案存在的弊端，并能夠在很大程度上讓企業(yè)人事檔案的管理效率以提升的狀態(tài)所存在，這對(duì)于企業(yè)人事部門工作的順利推進(jìn)極為重要。因此相關(guān)企業(yè)必須加強(qiáng)重視，積極的采取措施對(duì)信息化檔案管理措施進(jìn)行推進(jìn)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。
二、傳統(tǒng)人事檔案管理概述
1.基礎(chǔ)工作管理淺述
通過調(diào)查我們能夠發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)人事部門在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)工作時(shí)，主要存在三個(gè)問題，一個(gè)是：“偏”，這里所說的“偏”是指人事檔案中涉及到領(lǐng)導(dǎo)者組織能力以及實(shí)際的業(yè)績比較少，反而更多的側(cè)重干部的歷史狀況。第二個(gè)問題是：“老”，也就是說檔案中歷史問題反應(yīng)的比較多，但是對(duì)實(shí)際的情況的分析比較少。另外一些干部在最近一段時(shí)間的思想動(dòng)態(tài)、學(xué)術(shù)水平等涉及的比較少，這就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的工作人員不能充分的了解干部的發(fā)展情況，不具有時(shí)效性。還有一個(gè)問題是“假”，就是說一些工作人員在記錄檔案的時(shí)候，隨意的捏造事件，這些事件沒有經(jīng)驗(yàn)認(rèn)證，造成檔案的真實(shí)性受到很大影響。
2.傳統(tǒng)人事檔案分類工作淺述
盡管在1990年我國的政府就已經(jīng)對(duì)檔案進(jìn)行了明確的分類，但是部分企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行分類的時(shí)候并沒有嚴(yán)格的按照這個(gè)分類進(jìn)行，這就造成相關(guān)的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行整理或者是使用的時(shí)候不是十分便捷。另外，在過去的一段時(shí)間中，相關(guān)工作人員受到陳舊觀念以及人力、物力、財(cái)力的制約，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候主要使用的方式就是記錄紙版檔案信息，由于這個(gè)工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用檔案，在尋找和翻閱的時(shí)候都要親力親為，不僅耗費(fèi)的時(shí)間和人力比較多，具有的效率也不高，最重要的是查詢檔案的準(zhǔn)確度得不到保證，所以說改善傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢。
三、人事檔案信息化管理存在的優(yōu)勢
1.對(duì)信息進(jìn)行輸入的時(shí)候更加便捷
使用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，能夠在很大程度上減少人們的勞動(dòng)。在這種情況下如果委員會(huì)中出現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)，相關(guān)的人事檔案記錄人員使用計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)人員的登記管理。這種方式不僅記錄的比較及時(shí)，還能使檔案的準(zhǔn)確性得到充分的保證，在很大程度上避免了傳統(tǒng)檔案管理中缺檔斷檔的現(xiàn)象。
2.使用信息化對(duì)人事檔案進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)搜索功能
使用信息化的方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理便于工作人員對(duì)其進(jìn)行搜索，員工對(duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候就會(huì)更加便捷。另外，如果委員會(huì)中的干部要對(duì)委員會(huì)成員進(jìn)行人事處理，就能通過計(jì)算機(jī)對(duì)每一個(gè)成員的能力進(jìn)行了解，進(jìn)而制定出適合員工發(fā)展的培訓(xùn)計(jì)劃以及工作內(nèi)容，讓委員會(huì)中的人員配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保?C。
3.信息化管理具有一定的保密功能
