時間：2023-03-06 16:05:38
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇檔案管理制度范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志碼：A文章編號：1673－291X（2011）26－0179－02
一、檔案和人事檔案的含義
檔案是由文件有條件地逐步轉(zhuǎn)化而來的。文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的總結(jié)和組合，它是直接形成的歷史紀(jì)錄。
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
二、人事檔案的特征
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，在市場經(jīng)濟管理中，管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。
人事檔案具有以下特性：
1.現(xiàn)實性。人事檔案是是現(xiàn)實生活中個人發(fā)展必不可少的佐證，人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。
2.真實性。這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實。這樣才能為用人部門提供詳實的材料，使用人單位能夠正確的認(rèn)識每個人的價值，正確合理地安排工作崗位，以便最大限度地發(fā)揮每個人的優(yōu)勢。
3.動態(tài)性。人事檔案的內(nèi)容是要隨著個人職務(wù)的變動和經(jīng)歷的發(fā)展不斷補充內(nèi)容的，所以，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
4.保密性。人事檔案記錄的是個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。
三、人事檔案管理存在的問題
1.意識淡泊，重視程度不夠
在日常工作中，很多人認(rèn)為檔案管理只是把個人資料收集上來后封存起來以備日后查找，只要不丟失、不泄密就可以了。因此，往往只是將材料放人檔案盒，并沒有及時整理歸檔，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。
2.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全
很多單位認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，相當(dāng)于“倉儲”工作，不是單位發(fā)展方向的主流，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此并沒有給予檔案存放一個好的環(huán)境，經(jīng)常是把檔案放在閑置的房屋或庫房內(nèi)，檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
3.管理人員缺乏專業(yè)性、科學(xué)性
檔案管理的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，首先具備專業(yè)知識，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，要掌握檔案管理的各項規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。
四、人事檔案制度及內(nèi)容
（一）人事檔案保管制度
第一，保守檔案機密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
（二）人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。
1.材料歸檔制度
新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
2.檢查核對制度
檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
3.轉(zhuǎn)遞制度
轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
4.保衛(wèi)保密制度
具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。
5.統(tǒng)計制度
人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
（三）人事檔案利用制度
1.目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
2.人事檔案利用的方式
（1）設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。
（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
（1）查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
（2）外借手續(xù)。借檔單位（部門）寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。借檔單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準(zhǔn)。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。
（3）出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
五、加強檔案管理的對策與建議
1.增強管理意識，提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，事關(guān)每個人的切身利益，所以領(lǐng)導(dǎo)層要從思想上重視起來。在從業(yè)人員的選派上要盡量選派專業(yè)人員從事此項工作，要盡量為從業(yè)人員創(chuàng)造機會進行專業(yè)學(xué)習(xí)，不斷補充新的技能，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
2.健全檔案管理制度
首先，要根據(jù)本單位的實際情況，建立符合本單位的檔案管理制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡便易行并適合單位檔案管理的需要。其次，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，賞罰分明。
3.掌握科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)科學(xué)管理
隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息化技術(shù)也飛速提升和普及，信息化技術(shù)的采用可以大大地提高檔案工作的效率和水平，因此，要盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理人員要充分利用計算機技術(shù)，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，及時的輸入新的信息，補充檔案的內(nèi)容。
檔案管理人員更要在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，積極學(xué)習(xí)計算機知識，在實際工作中運用起來，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，科學(xué)化。
收稿日期：2011-08-15
作者簡介：李小霞（1969-），女，黑龍江哈爾濱人，助理館員，從事檔案管理研究。
參考文獻：
[1] 李多.市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D].合肥：安徽大學(xué)，2005.
[2] 楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質(zhì)[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報，2005，（3）.
2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
(二)會計賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。
(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會計憑證
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
a.會計賬簿裝訂封面；
b.賬簿啟用表；
c.賬戶目錄；
d.按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；
e.會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
（三）會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
（一）當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
（二）會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
（三）機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
（二）凡需借會計檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．
(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
第二條本辦法主要適用于農(nóng)村集體經(jīng)濟組織或者農(nóng)民投資為主，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括所轄村）舉辦的承擔(dān)支援農(nóng)業(yè)義務(wù)的中小型企業(yè)。大型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，參照《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基本建設(shè)以及各項管理等活動中形成的，對企業(yè)具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)歷史真實面貌、合法權(quán)益的歷史憑證，是提高產(chǎn)品質(zhì)量、增長經(jīng)濟效益的重要條件。
第四條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)管理。企業(yè)安全保管條件暫不具備、檔案安全無保障的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門或縣、市檔案館代管。
第五條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作管理和檔案管理的總稱，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其列入企業(yè)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，切實解決檔案庫房、設(shè)備等實際問題，保障檔案工作與企業(yè)各項工作同步發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。
第六條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作在企業(yè)內(nèi)實行統(tǒng)一管理，維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于企業(yè)各方面利用的原則。
第七條檔案工作所需經(jīng)費納入企業(yè)財務(wù)預(yù)算和計劃，并予以保障。
第二章檔案機構(gòu)與人員
第八條根據(jù)企業(yè)規(guī)模和需要，建立檔案機構(gòu)，配備檔案人員。檔案工作由一名企業(yè)負(fù)責(zé)人分工領(lǐng)導(dǎo)。具備條件的企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。
企業(yè)檔案機構(gòu)主管全企業(yè)的檔案工作，對企業(yè)內(nèi)各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)；統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案及有關(guān)圖書、資料和信息，形成企業(yè)檔案信息中心。
企業(yè)各部門應(yīng)開展檔案工作，配備檔案人員，形成企業(yè)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。
第九條檔案管理人員應(yīng)具有高中以上文化程序，政治素質(zhì)好，并經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，熟悉企業(yè)職能任務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理人員參照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職務(wù)，享受和其它專業(yè)技術(shù)人員同等待遇；保持相對穩(wěn)定。
第十條企業(yè)對管理、保護和開發(fā)利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應(yīng)給予表揚和鼓勵；對危害檔案安全的行為應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定給予處理。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十一條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面:
一、黨、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)文件材料
四、勞動人事文件材料
五、經(jīng)營管理文件材料
六、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料
七、產(chǎn)品文件材料
八、科學(xué)技術(shù)研究文件材料
九、基本建設(shè)工程文件材料
十、設(shè)備儀器文件材料
十一、會計核算文件材料
第十二條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整、圖像清晰、簽字等手續(xù)完備，便于長期保存。
第十三條歸檔時間
1、各項管理方面的文件材料,在形成的次年六月底前組成保管單位，由產(chǎn)生文件的職能部門負(fù)責(zé)人審定簽字后歸檔。
2、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料,在任務(wù)完成后或告一段落時組成保管單位，由項目負(fù)責(zé)人審定簽字后歸檔。
3、產(chǎn)權(quán)方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔。
4、會計核算方面的文件材料,由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十四條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。
第十五條檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品試制定型、創(chuàng)優(yōu)、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術(shù)資料驗收，設(shè)備開箱驗收等活動，指導(dǎo)、監(jiān)督文件材料歸檔工作。
第十六條企業(yè)工作人員，因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加會議獲得的文件材料，按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十七條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統(tǒng)計、保密、利用、鑒定、銷毀及圖紙更改補充等管理制度。
第十八條編制檔案及其有關(guān)圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善信息查詢體系。
第十九條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案分類，依據(jù)文件材料形成情況，參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)[1991]20號）進行，檔案形成數(shù)量少的，可將有關(guān)類目適當(dāng)合并；歸檔的案卷質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
第二十條進行檔案收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。
第二十一條根據(jù)國家及中央有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。
檔案鑒定工作，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé)進行，逐卷、逐件鑒定檔案的價值，并形成鑒定報告。該銷毀的檔案，編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷毀，并由檔案鑒定小組人員監(jiān)銷。
第二十二條逐步改善檔案保管條件，檔案庫房有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等安全設(shè)施，并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變的檔案進行修復(fù)，確保檔案的完整與安全。
3、為保證居民的隱私權(quán)，未經(jīng)準(zhǔn)許不得隨意查閱和外借。在病人轉(zhuǎn)診時，只寫轉(zhuǎn)診單，提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料，只有在十分必要時，才把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會診醫(yī)生。
4、健康檔案要求定期整理，動態(tài)管理，不得有死檔、空檔出現(xiàn)，要科學(xué)地運用健康檔案，每月進行一次更新、增補內(nèi)容及檔案分析，對轄區(qū)衛(wèi)生狀況進行全面評估，并總結(jié)
2現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的作用
①市場經(jīng)濟體制的逐步深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，要求檔案以情報、信息的形態(tài)為企業(yè)現(xiàn)實活動服務(wù)。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機構(gòu)設(shè)置、運行機制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別，企業(yè)要根據(jù)自身情況，在充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度上建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。②隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的歸類范圍也在不斷地變化著。部分企業(yè)檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)施落后，檔案業(yè)務(wù)難以開展，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態(tài)，在共享性上與資源集聚、信息流動的現(xiàn)代管理理念不相適應(yīng)，這就需要檔案人員科學(xué)的管理，使檔案能夠有效地應(yīng)用。③現(xiàn)代企業(yè)檔案管理要以“統(tǒng)一指導(dǎo)、分級保管”為原則，檔案管理為企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)創(chuàng)新提供了信息保障，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理制度對于提升企業(yè)的核心競爭力有著積極的意義。④現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內(nèi)以價值計算服務(wù)水平，對外走經(jīng)營之路，向?qū)崿F(xiàn)檔案信息商品化過渡。⑤現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地?fù)碛泻托惺贡O(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的權(quán)利。
3如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度
3.1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)容之一，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。檔案工作可以為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營決策、宣傳教育、政治穩(wěn)定等方面提供可靠依據(jù)和重要參考，因此企業(yè)要根據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，圍繞企業(yè)檔案工作的方針、目標(biāo)及管理模式，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)。
3.2企業(yè)主管部門必須切實對檔案工作重視起來，設(shè)立專門的部門和專業(yè)人員開展檔案管理工作，實行檔案分級保管。傳統(tǒng)的檔案格局已經(jīng)逐漸發(fā)生了改變，企業(yè)要解放思想，樹立檔案直接為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)的觀念，以發(fā)展的眼光來看待企業(yè)檔案管理，實行檔案信息資源開發(fā)責(zé)任制，強化落實，抓住重點，在做好常規(guī)工作的同時，拓展渠道，調(diào)整接收范圍，定期開展檔案利用服務(wù)意見征詢活動，保證檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效，確定企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢并加以完善和提高。
3.3盡快建立和完善檔案服務(wù)機制。企業(yè)要強化檔案的管理工作，自主決定檔案的存毀、出售或轉(zhuǎn)讓。企業(yè)要改善檔案服務(wù)條件，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，滿足新形勢下企業(yè)對檔案利用與管理的要求，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資產(chǎn)的保值和增值。
3.4加快企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化步伐。由于時代的發(fā)展和科技的進步，為了適應(yīng)新形勢，要結(jié)合企業(yè)檔案管理和利用的特點，建立行之有效的科學(xué)管理、安全防范和應(yīng)急處置機制，對紙質(zhì)檔案實體進行數(shù)字化處理，加大檔案管理的資金投入，大力搞好檔案館舍建設(shè)，建立健全檔案管理制度，實行檔案安全管理目標(biāo)責(zé)任制，定期進行檔案安全檢查，確保檔案的安全，加強檔案隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)和選用檔案計算機管理專門人才，加強檔案管理人員專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，使其在結(jié)構(gòu)、功能、容量等方面都能適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。
1.2檔案收集和存儲不及時
一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導(dǎo)致無法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。
1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范
高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。
1.4檔案管理程度落后
由于大部分高職院校目前都以實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。
2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容
高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：
2.1機構(gòu)設(shè)置
要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管、催收、存檔學(xué)校的各級各類檔案和相關(guān)資料，并及時為需要部門提供檔案服務(wù)。
2.2人員配備
檔案室要配備專業(yè)對口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的專職檔案人員，如需人員調(diào)動，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國家規(guī)定，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
2.3硬件條件
各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復(fù)印機等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。
2.4制度體系
無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個人的教學(xué)、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經(jīng)不具備保存價值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時銷毀。
2.5獎懲措施
要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎勵評優(yōu)范圍之內(nèi)，對工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。
3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措
3.1提高對檔案工作信息化建設(shè)的重視
檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進行數(shù)字化存儲，建立全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。
3.2引進先進的信息技術(shù)
電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動態(tài)，避免信息存儲不完整等情況和問題的發(fā)生，加強電子文件歸檔管理。
3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式
建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬無一失。
一、為了加強TQ－04標(biāo)段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》以及有關(guān)各類檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設(shè)項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，達(dá)到“建一流交通工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標(biāo)。
二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各分部應(yīng)根據(jù)分管業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。
三、檔案管理體系與職責(zé)
經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案的全面工作，工程技術(shù)檔案，由項目總工主管。項目經(jīng)理部誠懇接收通啟高速公路建設(shè)總指揮部的指導(dǎo)和檢查。
（一） 主管經(jīng)理
1、組織經(jīng)理部、分部技術(shù)部門，貫徹執(zhí)行本制度的各項規(guī)定，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
2、負(fù)責(zé)檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。
（二）檔案管理室
1、檔案管理室由工程部負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。
2、負(fù)責(zé)檢查和協(xié)助各分部及有關(guān)資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
3、對各分部檔案管理的質(zhì)量好壞，給予獎勵和處罰。
4、 參加建設(shè)項目竣工及重要設(shè)備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。
5、工程技術(shù)檔案由項目總工負(fù)責(zé)，由工程部主任根據(jù)《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規(guī)定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設(shè)項目檔案室，并辦理移交手續(xù)。
（三）各分部
1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，在工作中接收主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)。
2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統(tǒng)計和日常必要的整理。
四、經(jīng)理部、分部應(yīng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由分部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)分管分部此項工作。并應(yīng)將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，納入經(jīng)濟責(zé)任制，建設(shè)項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質(zhì)量評定會，參加設(shè)備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。
二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
一、高速公路建設(shè)項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應(yīng)為原始件。
二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設(shè)計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設(shè)計報告，設(shè)計變更通知單，開工報告，施工技術(shù)總結(jié)等，按規(guī)定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負(fù)責(zé)人審核簽字。
三、在職責(zé)范圍內(nèi)做好與高速公路建設(shè)項目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設(shè)項目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。
四、高速公路建設(shè)項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的要求，分類編號方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項目檔案分類編號表》執(zhí)行。
五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。
1、歸檔文件、齊全完整；
2、分類清楚，保持聯(lián)系；
3、題名確定，容易查找；
4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；
5、保管期限準(zhǔn)確；
6、密級劃分恰當(dāng)；
7、藍(lán)圖折疊，符合要求；
8、卷皮書寫，正楷整法；
9、案卷裝訂，整齊美觀；
10、聲像資料，清楚清晰。
六、在高速公路建設(shè)項目完成后三個月內(nèi)將項目檔案文件向建設(shè)單位移交、歸檔。
七、向管理單位移交時應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。
二、 檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權(quán)屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺帳及權(quán)證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負(fù)責(zé)。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員（項目經(jīng)理A、B角）為檔案移交人；
（二）部項目經(jīng)理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內(nèi)資料清單（具體到每一項內(nèi)容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理B角，清單一式三份，A、 B角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認(rèn)。項目經(jīng)理B角根據(jù)清單內(nèi)容對檔案資料進行審核，確認(rèn)檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理B角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理A角補齊；
（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據(jù)等、項目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；（具體內(nèi)容及順序附表）；
（四）業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的移交時限為項目結(jié)束后（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項目經(jīng)理A角三個工作日內(nèi)移交項目經(jīng)理B角，項目經(jīng)理B角兩個工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經(jīng)理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認(rèn)無誤，項目經(jīng)理B角、檔案管理員雙方簽字確認(rèn)；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認(rèn)；
（八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應(yīng)給檔案中的合同編號。
五、重要權(quán)證資料的移交
（一）重要權(quán)證資料包括：貸款或者擔(dān)?？蛻舻呢敭a(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項權(quán)證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件；
（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書在第一時間移交公司指定的權(quán)證管理人員， A角列出重要權(quán)證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號、數(shù)量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認(rèn)；
（四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險柜單獨保存；
（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項目按項目編號分開保存，且權(quán)證編號應(yīng)與項目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應(yīng)的權(quán)證檔案編號也為2012鴻借字第001號。
六、檔案的借閱
（一）公司董事長、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；
1．實驗中心（室）概況：學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實驗中心（室）建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實驗中心（室）建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，實驗中心（室）占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2．實驗中心（室）任務(wù)：實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)進度表、實驗課程及項目、每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗開課記錄、實驗教學(xué)科表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關(guān)記錄，承擔(dān)的科研和社會服務(wù)項目及工作量。
3．實驗中心（室）儀器設(shè)備、低制耐用品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領(lǐng)用記錄等。
4．實驗中心（室）管理制度和工作記錄：實驗中心（室）人員崗位責(zé)任制、實驗中心（室）專職人員工作日志、實驗中心（室）研究活動記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計劃及實施情況，實驗中心（室）工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告等。
5．實驗中心（室）經(jīng)費使用：實驗中心（室）年度儀器設(shè)備購置、實驗材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計、實驗中心（室）年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計資料。
6．實驗中心（室）每年上報的各種統(tǒng)計報表。
二、實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理
1．實驗中心（室）及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷：
（1）國家及國家教育部與各部位、市教委有關(guān)實驗中心（室）工作的法規(guī)文件；
（2）學(xué)校有關(guān)實驗中心（室）發(fā)展建設(shè)與改革等文件；
（3）實驗中心（室）建制審批（含實驗中心或?qū)嶒炇医?、合并、調(diào)整、撤消等）文件；
（4）實驗中心（室）管理的各項規(guī)章制度；
（5）實驗中心（室）建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；
（6）實驗中心（室）年度工作總計及實驗中心（室）內(nèi)工作人員考核表等。
2．以學(xué)校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心（室）工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷：
A.實驗中心（室）基本情況類
（1）學(xué)校各實驗中心（室）任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報表；
（2）學(xué)校實驗項目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；
（3）學(xué)校專職實驗工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；
（4）學(xué)?；A(chǔ)課教學(xué)實驗中心（室）基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表。
B．設(shè)備管理類
（1）學(xué)校各實驗中心（室）教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；
（2）學(xué)校各實驗中心（室）教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表；
3．實驗中心（室）管理卷：
（1）實驗中心（室）環(huán)境條件的增擴與實驗中心（室）改革方案文件；實驗中心（室）工作的評估；實驗中心（室）工作人員及其變更情況；實驗中心（室）管理方面的重要實施細(xì)則；實驗中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等；
（2）儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片；
（3）大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。（其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實驗中心或?qū)嶒炇医栌帽９埽?/p>
4．實驗教學(xué)管理卷：
（1）實驗教學(xué)大綱、教材、講義、實驗指導(dǎo)書；
（2）每學(xué)年度實驗教學(xué)進度計劃表；
（3）實驗項目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；
（4）實驗教學(xué)課程、項目（題目）卡片（統(tǒng)一建立實驗項目庫）。
三、實驗中心（室）工作檔案管理
1．本制度適用于西南財經(jīng)大學(xué)各級各類實驗中心、實驗室。
2．實驗中心（室）檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進行，各單位要有專人負(fù)責(zé)此項工作，單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3．實驗中心（室）工作檔案，從實驗中心（室）建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。
社會保險費和其他地方規(guī)費的征管資料管理適用本制度。
第三條：稅收征管資料管理遵循科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用、真實準(zhǔn)確的原則。
稅收征管資料管理內(nèi)容包括采集（錄入）、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào)閱等部分。
第四條：稅收征管資料管理實行屬地負(fù)責(zé)制，各征管組負(fù)責(zé)征管資料的收集、整理和歸檔等工作，綜合組負(fù)責(zé)征管資料管理工作的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，并接受上級稅務(wù)機關(guān)的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，不斷提高征管資料管理的質(zhì)量和水平。
第五條：建立征管資料檔案室和專用檔案柜，配備忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、保守機密、認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員。
第六條；征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理，具體為：稅務(wù)登記類、帳簿憑證類、納稅申報類、稅款征收類、發(fā)票管理類、稅務(wù)檢查類、綜合類、征管質(zhì)量考核類等。
第七條：*各征管組對征管資料的收集、整理、審核、歸檔一般按以下歸集流程操作：收集資料整理資料按年度、類別、保管期限分類按標(biāo)準(zhǔn)裝訂資料排列編號裝盒編目移交上柜。
第八條：綜合組在稅務(wù)檢查中形成的檢查資料，按規(guī)定整理、傳遞和歸檔，并在結(jié)案后天內(nèi)復(fù)印送交征管組，進入戶管檔案。
第九條：歸檔資料必須是稅收征管各環(huán)節(jié)辦理完畢后的正式資料。資料應(yīng)文字清楚、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。資料格式原則上以上級局制定的表證單書式樣及規(guī)格為準(zhǔn)。
第十條：企業(yè)、從事生產(chǎn)經(jīng)營的事業(yè)單位等的稅收征管資料實行一戶一檔。戶管檔案內(nèi)容應(yīng)包括從稅務(wù)登記到稅款入庫，整個征管過程的全部資料，并按稅務(wù)登記、納稅申報、稅款征收、稅務(wù)檢查、財務(wù)報表等項目分類順序歸檔。
個體工商戶的征管資料一般按街道、地段、行業(yè)等歸檔，實行十戶一檔。并按稅務(wù)登記、定稅、申報、征收、停復(fù)業(yè)等項目順序歸檔。
第十一條：分戶檔案中的稅務(wù)登記類資料歸入當(dāng)年度檔案。
第十二條：征管資料歸檔時，應(yīng)按稅收征管環(huán)節(jié)、時間順序依次排列。同類資料應(yīng)排放在一起，以便查閱和調(diào)用。
永久、長期保管的資料檔案必須去掉金屬物。
歸檔資料應(yīng)依據(jù)分類和資料編號編制資料目錄。目錄的標(biāo)題應(yīng)按所歸檔的征管資料的分類填寫，并按資料的排列順序編寫頁碼。
歸檔資料目錄應(yīng)置于歸檔資料之首。
第十三條：建立健全征管資料的傳遞、登記、保管、借閱等項管理制度，并對資料的歸集、保管、借用等情況進行監(jiān)督檢查。
