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1農村計劃生育檔案管理創(chuàng)新
1.1深刻理解農村計劃生育檔案管理創(chuàng)新的必要性
農村計劃生育檔案管理人員要從思想上認識到農村計劃生育檔案管理的重要性，強化檔案管理工作，實現檔案信息的共享，繼而革新農村計劃生育檔案管理技術。農村計劃生育檔案管理工作的開展，迎合了國家農村計劃生育政策，將農村計劃生育檔案管理工作人員組織起來，開展專門的培訓工作，讓他們對自身工作形成清醒與全面的認識。
1.2規(guī)范管理農村計劃生育檔案
農村計劃生育檔案管理人員依照規(guī)范流程管理工作計劃，構建相匹配的管理系統(tǒng)，體現農村計劃生育檔案管理工作的權威性，為保持良好的檔案管理規(guī)范化水平，要求檔案管理人員適時引入新設備與技術，實時維護設備系統(tǒng)，充分利用農村計劃生育檔案資源，在規(guī)范化管理之下，提高農村計劃生育檔案管理工作的可靠性、真實度。此外，農村計劃生育檔案規(guī)范化管理方案要具備一定的合理性，最終獲得良好的農村計劃生育信息管理效果［1］。
1.3提升農村計劃生育檔案管理的設備與人才水平
專門培訓農村計劃生育管理人才，改進農村計劃生育檔案管理工作方法，強化檔案管理人員的專業(yè)技能，能夠解決存在的新問題。同時，提升硬件設備質量。此外，計算機網絡技術的應用，推動了農村計劃生育檔案管理工作的開展，有助于高效開展農村計劃生育檔案管理工作，同時構建專門的檔案管理系統(tǒng)。例如，因為軟件技術的更新，使得劃生育檔案管理工作具備了檢索系統(tǒng)與信息存儲工具。
2農村計劃生育檔案管理數字化問題分析
2.1農村計劃生育檔案資源的虛擬化
農村計劃生育檔案資源虛擬化，借助虛擬資源合理的構建，農村計劃生育檔案資源與一些公共信息平臺，計算機技術的應用，很大程度上凸顯了農村計劃生育檔案管理工作的價值，有助于提高檔案管理的智能化水平與信息化水平。在農村計劃生育檔案管理中，其智能檢索技術可快速檢索檔案。將加密技術應用在農村計劃生育檔案管理安全性中，簡化了農村計劃生育檔案安全性，更為便捷，符合農村計劃生育檔案信息對保密的要求，同時優(yōu)化信息檔案管理系統(tǒng)的防護手段。另外，數據歸檔更加簡潔，清晰直觀地呈現用戶信息，提升了檔案服務質量。這促使農村計劃生育檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，健全了農村計劃生育管理體系，為未來農村計劃生育檔案管理提供了廣闊的發(fā)展空間。
2.2農村計劃生育檔案的情報管理
農村計劃生育檔案的情報管理，運用新的信息模式，構建相匹配的數據樹，并使用二進制代碼，在計算機中集中處置檔案信息與數據。此外，有效使用先進的數碼技術，確保了農村計劃生育檔案較高的可視性與安全性。借助計算機網絡咨詢與實時瀏覽等的應用，實時更新農村計劃生育檔案信息。借助互聯(lián)網，將農村計劃生育檔案資源分享出去。由于計算機技術和網絡技術的應用，在農村計劃生育檔案管理的信息存儲容量與文檔管理效率方面起到了積極的作用。此外，檔案管理人員在開展檔案情報管理工作時應保持清醒的頭腦，形成高尚的職業(yè)道德，確保檔案的規(guī)范與真實，以提升檔案實用性，最終確保檔案分類、材料與資源準確無誤。
3結語
處在新的時代環(huán)境中，農村計劃生育檔案管理工作要求我們不斷創(chuàng)新理論，強化農村計劃生育檔案管理工作，創(chuàng)新數字化構建。檔案管理在農村計劃生育工作中起到尤為重要的作用，需要農村計劃生育工作者科學有效地管理檔案，精簡檔案材料，豐富檔案內容，提高檔案管理工作質量，推進規(guī)范化與網絡化建設，將農村計劃生育檔案管理工作提升到一個較高的層面［2］。
作者:連永鵬 單位:通化縣大泉源鄉(xiāng)政府
（一）領導重視，成立機構
瓊海市開展村級建檔工作，得到了市委市政府和鎮(zhèn)委鎮(zhèn)政府的重視、支持。市里成立了村級建檔工作領導小組，由分管常委和有關部門的人員組成。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村也相應成立建檔領導小組，使村級建檔工作級級有人管、層層有人抓。市委市政府于1999年3月26日聯(lián)合下發(fā)《關于在全市村委會一級開展建檔工作的通知》，明確了任務，提出利用三年的時間完成全市村級建檔工作任務，建檔率要達到100％。
（二）抓好宣傳發(fā)動，提高建檔認識
在開展村級建檔過程中，瓊海市檔案局始終注意抓好宣傳發(fā)動工作，利用電視、廣播、報紙、宣傳車、橫幅、黑板報、大小會議等各種形式進行宣傳，同時吸收熱心檔案工作的老支書、老干部、老黨員、離退休人員作義務宣傳員，增強了大家的建檔意識，使村級建檔工作順利開展。
（三）抓好業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平
根據上級的有關要求和村級建檔的實際，編寫了《瓊海市村級檔案歸檔文件材料收集范圍》、《瓊海市村級檔案室檔案保管期限表》、《村級檔案卷宗歸檔方法和步驟》、《建檔說明的擬寫》、《建檔說明范例》等規(guī)定、標準和制度。此外，還層層舉辦培訓班，對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村文書（檔案員）進行業(yè)務培訓，以便更好更快地掌握建檔方法。
（四）監(jiān)督檢查指導，促進建檔落實
在檢查指導過程中，瓊海市檔案局主要采取兩個做法，一是分片指導，把局的全體干部分成四個組，把各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分成四大片，每組負責一片，一包到底。遇到特殊情況，集體討論，共同解決。二是定期召開會議，如建檔工作會、情況通報會、討論交流會、總結表彰會等，及時了解村級建檔工作中出現的各種情況，及時指導、解決問題。
二、開展村級建檔工作初見成效
（一）促進農村民主政治建設，規(guī)范村務管理
嘉積鎮(zhèn)下寨村委會由于財務管理混亂，嚴重地影響了干群關系，群眾懷疑村支書貪污集體征地款，舉報到市檢察機關。在開展村級建檔工作中，瓊海市檔案局積極協(xié)助指導鎮(zhèn)工作組清理財務，按照規(guī)范要求建立起村級財務檔案，為檢察機關查處案件提供了幫助，對穩(wěn)定該村的干群關系起到了積極的作用。
（二）促進農業(yè)生產和科技進步
陽江鎮(zhèn)棉坡村委會以種植胡椒聞名，在開展村級建檔工作中，不但幫助他們建立文書檔案的同時，還重點幫助他們建立胡椒栽培、防治病等技術種植檔案，為胡椒種植戶提供服務。幾年來，除了本村胡椒種植戶外，不少市內的胡椒種植戶都到該村查閱檔案資料，解決胡椒種植中的疑難問題，直接促進了農作物的增產增收。
（三）促進農村精神文明建設，維護農民利益
一是土地承包檔案給農民群眾吃了“定心丸”；二是檔案憑證在為解決農民切身利益的土地、房屋、分配等方面的矛盾中起到了決定性作用。2000年，嘉積鎮(zhèn)南堀村準備將村里的30畝地承包給客商建磚瓦廠，鄰近的南中村對該地提出權屬爭議，南堀村找出本村的檔案資料，證明該地是第一輪土地承包時發(fā)包給本村村民耕作的土地，一
場一觸即發(fā)的土地權屬糾紛通過利用檔案而化解，保證了價值近20萬元的經濟收入。
三、開展村級建檔工作的幾點體會
（一）領導重視，是做好村級建檔工作的關鍵
要做好村級建檔工作，首先必須爭取各級領導重視和支持。幾年來，瓊海市檔案局積極主動地去請示、溝通、宣傳、說服，取得了各級領導的重視和支持，為按時、按質、按量完成村級建檔任務提供了一個先決的條件。
（二）抓好業(yè)務培訓，是做好村級建檔工作的重要基礎
村級建檔工作，地域廣大，檔案人員專業(yè)知識缺乏，業(yè)務基礎薄弱，不確定因素很多，因此，相對機關檔案工作來說，難度也就更大，而抓好鄉(xiāng)村檔案人員的培訓就顯得更為重要。幾年來，瓊海市檔案局采取邊培訓理論學習，邊進行實際組卷操作，并選點讓學員現場學習觀摩等方法，使他們不僅迅速掌握到整理歸檔的相關技能，而且通過現場觀摩，從中得到啟發(fā)，煥發(fā)出建好本村檔案室的激情和動力。
（三）深入檢查，監(jiān)督指導，是做好村級建檔工作的保證
檢查促進度，指導帶上路，幫助割尾巴，一環(huán)扣一環(huán)，緊緊地貫穿于整個村級建檔工作的始終。實踐證明，開展村級建檔工作，檢查、監(jiān)督指導必不可少。在村級建檔工作中，有時候好話說千遍，道理講萬遍，不如親自幫一幫。由于地域經濟發(fā)展的差異等原因，能不能建檔，受到諸多客觀因素的制約，要求檔案部門的業(yè)務指導必須因地制宜、切合實際。有些村委會經濟基礎較好，早就萌發(fā)了開展檔案工作的愿望，但對檔案專業(yè)知識知之甚少，針對這種類型，檔案部門就派員上門指導，手把手教會他們方法。有些村委會經濟發(fā)展不很富裕，想建檔又心有余而力不足，對于這種情況，檔案部門就不辭勞苦，加班加點，無償提供裝具、人力服務。有的村委會因為原來管理不到位，文件材料損壞、散失現象嚴重；有的有能力、有條件建檔，但沒有人愿意承擔建檔任務，總想無事一身輕；有的發(fā)動建檔時，滿口答應，過后無動于衷；有的得過且過，沒有按規(guī)定、標準建檔；有的謊報進度。凡此種種，檔案部門都通過加強檢查監(jiān)督的力度，做到勤檢查、勤幫助，逐一加以解決，取得明顯效果。
（四）發(fā)揮試點示范作用，是做好村級建檔工作的有效手段
常言道，學有榜樣，趕有目標。嘉積鎮(zhèn)南堀村委會是省檔案局親自抓的點，是海南省第一家行政村建檔示范點單位。在建檔工作全面鋪開的過程中，瓊海市檔案局注意發(fā)揮這個試點村的典型示范作用，起到了不可估量的作用。村級建檔工作期間，全市到南堀村參觀學習的村委會達到95％以上。
（五）建章立制，是村級建檔工作健康、持續(xù)發(fā)展的有力措施
從目前檔案工作法制化建設的實際中分析，盡管經過檔案部門的不懈努力，我國檔案工作法制化水平有了很大提高，但仍然存在著一些不盡如人意的問題，亟需在今后的實踐過程中認真地加以改進。
1、檔案工作法制化意識淡薄
隨著政府信息公開制度的實行與經濟社會的發(fā)展，公民的社會檔案意識普遍增強，檔案利用水平不斷提高，利用領域也得到不斷拓展，檔案工作出現了前所未有的新局面。但是，受傳統(tǒng)思維定式的影響，檔案工作法制化建設的步伐尚顯滯后，社會的檔案法制意識仍顯淡薄，存在著檔案工作法制化建設尚未得到全社會的普遍重視、有關的檔案工作法規(guī)制定與實施缺乏廣泛社會基礎、檔案行政執(zhí)法阻力較大等實際問題。
2、檔案部門的憂患意識不強
檔案工作法制化建設在整個社會發(fā)展進程中缺乏影響力的重要原因之一在于檔案部門憂患意識不強。就社會整體的發(fā)展狀況而言，確實難以將檔案工作作為社會發(fā)展的“重中之重”去把握，客觀上導致相當一部分人對檔案工作、尤其是檔案法制工作難以產生深層次的認識。如果檔案人員也安于現狀，得過且過，缺少憂患意識，主動工作觀念不強，就必然會導致檔案工作法制化逐漸成為被社會遺忘的角落。
3、 檔案法規(guī)體系尚待健全
我國檔案法規(guī)體系建設在近年來取得了較大成績，各級檔案行政管理機關出臺了一系列地方性檔案工作規(guī)章制度，為解決新時期檔案工作遇到的問題提供了法律依據。但與檔案法制化建設水平發(fā)達的國家相比，我國現有檔案法津法規(guī)缺乏系統(tǒng)性和可操作性。在確定違法情節(jié)、裁定標準等的適用性上彈性較大，難以把握，使實際的檔案執(zhí)法活動難以得到深入、普遍的開展，檔案行政執(zhí)法的力度等差強人意。
4、執(zhí)法人員素質亟需提高
檔案行政執(zhí)法人員的執(zhí)法理念、素質等還遠不能適應檔案工作法制化建設的要求。有些檔案執(zhí)法人員并非是檔案專業(yè)人員，缺少對檔案法律法規(guī)的深入研究，不熟悉有關的法律條文。尤其是基層檔案行政管理部門的許多同志沒有將更多的精力和時間用于學法、懂法、執(zhí)法上，而只是忙于一些具體的事務，從對《檔案法》的貫徹執(zhí)行情況分析，不少單位僅限于對法律條文的一般性學習，而對于運用檔案法律法規(guī)去處理問題、解決問題的研究則較少見。
二、 強化檔案工作法制化建設的有效對策
1、加強領導，積極推進檔案工作法制化建設進程
檔案工作在國民經濟發(fā)展、文化創(chuàng)新、科技進步等方面具有積極的影響作用。因此，必須從領導層開始重視檔案工作發(fā)展，重視檔案工作法制化建設，為檔案工作的深入、全面發(fā)展奠定良好的法制環(huán)境。各級檔案行政管理部門必須從促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度，采取有效措施整章建制，并通過行使法律手段強化檔案工作法制化建設。依法管理檔案工作是檔案事業(yè)所遵循的根本原則，要求一切檔案行政活動都必須具有法律依據，并接受法律的監(jiān)督。尤其在當今社會，隨著信息時代的到來與科學技術的進步，在檔案工作實踐中出現了許多新情況、新問題，必然會在有限的法律法規(guī)與復雜變化的社會生活之間，產生大量的法律空白地帶，導致檔案工作實踐存在著一些與檔案法律法規(guī)不相適應的現象或問題，都需要我們在今后的實踐中認真地加以解決，以切實保障檔案工作始終沿著法制化的軌道健康運行。
2、強化宣傳，形成良好的檔案工作法制化建設氛圍
社會法律意識是一個國家法律上層建筑的組成部分，在公民、法人與其他社會組織遵守和執(zhí)行法律規(guī)范的過程中起著重要的作用。檔案部門有義務向公民、法人和其他社會組織宣傳檔案法律法規(guī)，使公民、法人與其他社會組織知曉檔案法律法規(guī)的內容，進而形成主動守法的長效機制，使檔案法律法規(guī)深入人心，自覺地運用檔案法律法規(guī)維護自身的合法權益。要努力使社會公眾了解檔案工作法制化建設工作的進程，為依法管理檔案事業(yè)奠定良好的群眾基礎。切實采取多種形式宣傳檔案工作法制化建設成就，如舉辦檔案陳列展覽、檔案法制知識競賽、檔案法制宣傳咨詢活動等，面向社會廣泛開展群眾性教育，從提高社會檔案法制意識入手，強化檔案工作法制化建設。
3、履行職責，保障檔案法律法規(guī)得到嚴格遵守
履行檔案行政監(jiān)督職能是檔案工作法制化的重要環(huán)節(jié)，也是各級檔案行政管理部門及人員執(zhí)行檔案法律法規(guī)、遵守檔案法律法規(guī)、維護檔案法律法規(guī)的基本職責。檔案行政管理部門既要依法履行法律賦予的權力，又必須自覺地接受社會各方面的監(jiān)督。只有這樣，才能保證檔案行政權力的行使不逾越法律。就檔案行政立法來說，沒有法制監(jiān)督，就難以保證檔案行政管理法規(guī)與國家法律的一致性；就檔案行政執(zhí)法來說，沒有法制監(jiān)督，就難以保證嚴格依法辦事，檔案法律法規(guī)就可能在執(zhí)行中發(fā)生偏離，甚至發(fā)生背離檔案法律法規(guī)的問題；就檔案行政司法來說，沒有法制監(jiān)督，就難以保證檔案行政違法案件得到合法公正的處理；就檔案行政管理人員來說，沒有法律監(jiān)督，就難于發(fā)現和糾正違法行為，難以保證檔案法律法規(guī)始終得到嚴格遵守。
4、建章立制，打造一支合格的檔案行政執(zhí)法隊伍
在貫徹實施檔案法律法規(guī)的同時，各級檔案行政管理部門應根據各地的實際，積極制定適合本地實際的檔案工作規(guī)章或規(guī)范性文件，通過建章立制，有效地保證檔案行政依據的規(guī)范統(tǒng)一。要建設一支高素質的檔案行政執(zhí)法隊伍，首先使他們掌握檔案法律專業(yè)知識，在此基礎上，學習相關的法律知識，做到公正嚴明地執(zhí)法，牢固樹立法律意識和法制觀念，增強行政執(zhí)法的自覺性。同時，提高檔案工作人員的責任意識與憂患意識，進而為強化檔案工作法制化建設創(chuàng)造良好的人力保障。
隨著我國高科技產業(yè)化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應社會主義市場體制的需要。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程、提供網絡環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務已經成為今后工作發(fā)展的必然趨勢。
參考文獻
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我們都知道,國有企業(yè)的企業(yè)檔案工作是國有企業(yè)的一個重要組成部分,在我國國企面臨著轉換經營機制的今天,企業(yè)檔案工作當然也需要轉換其管理機制,以期能夠為國有企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務。
在國有企業(yè)重組中,企業(yè)資產評估及處置,人員安置與遺留等方面的問題都需要企業(yè)的檔案來規(guī)整以及解決。國有企業(yè)重組,它的檔案管理方式是多種多樣的,都是在具體實踐中形成的。比如根據地域和行業(yè)的不同、企業(yè)規(guī)模大小不一,檔案管理方式就會不同。還有國有資產監(jiān)督管理部門、檔案行政管理部門及國有企業(yè)等相關部門在重組檔案管理工作中都有著不同的作用方式,檔案管理必須配合它們。另外,近些年來檔案管理方式的多樣性又被注入了新元素,比如,檔案管理在向集約化、社會化發(fā)展的趨勢。
一、國有企業(yè)重組中現行的檔案管理方式
1、重組國有企業(yè)內部統(tǒng)一管理
它可謂是國有重組中最主要的檔案管理方式,其又分為以下幾種方式: a國有企業(yè)檔案的集中、統(tǒng)一式管理,即是重組國有企業(yè)檔案部門對企業(yè)所有檔案集中統(tǒng)一管理。這種管理方式可使企業(yè)較快理清檔案的工作脈絡,有利于形成統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息利用中心。
b分級式管理。它是指國有企業(yè)重組后根據組織結構,分層級進行管理,較為適用分級管理的有兩種情況,第一是重組后國有企業(yè)成為多法人單位的集團公司,以獨立法人為單位實行分級管理;第二是重組后形成單一法人但內組織結構層級較多的大型國有企業(yè),為便于有關部門就近利用檔案所以采用分級管理。
2、國資經營公司的集中管理
該管理方式是通過下設的企業(yè)檔案管理中心對所屬重組的國有企業(yè)的檔案實行集中管理,該管理方式為較為特殊的檔案管理方式,它隨著我國國有資產管理形態(tài)之變化而產生。部分國有資產經營公司作為國有資產之投資主體及經營主體,國有資產經營的公司直接領導企業(yè)檔案管理中心來進行工作。
3、國家檔案館接收管理
根據有關規(guī)定,破產重組國有企業(yè)的檔案主要是由國家檔案館來管理與接收,對重組國有企業(yè),尤其是破產重組的國有企業(yè)檔案進行接收管理,是一件非常有積極意義的事。
4、市場化寄存管理
一般來說,由檔案寄存中心來完成市場化寄存管理。國家綜合檔案館設立了為重組國有企業(yè)檔案提供寄存管理服務項目,它是為各類國有(非國有)破產企業(yè)、社團和公民個人提供檔案寄存的一種有償服務,為配備檔案保管條件成本過高,或者不具備保管條件的重組的國有企業(yè)提供了一個解決方法。
5、國企重組中的行業(yè)集約化管理
這種管理方式是指在國有企業(yè)重組中要在集團公司的內部形成一個統(tǒng)一集中管理之平臺,檔案管理工作的責任主體是行業(yè)集團,按照行業(yè)劃分成不同的行業(yè)區(qū)域,分別進行的集約化管理。
二、國企重組中檔案管理方式之發(fā)展與優(yōu)化
1、大力加強企業(yè)檔案之基礎建設以適應企業(yè)機制轉換
我們認為,國企的管理工作勢必要科學化,一定要加強企業(yè)檔案工作之基礎建設與業(yè)務建設,以促進管理工作進一步向科學化邁進。
企業(yè)要在精簡非生產性人員的同時,為了企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)機制轉換的需要,亦需重視招聘優(yōu)秀人才。
2、大力促進國企檔案管理工作之科學化首先要實現檔案的系統(tǒng)綜合管理
國企檔案管理工作作為企業(yè)管理重要組成部分,要將其作為一個系統(tǒng)來綜合的管理,把檔案收集與檔案開發(fā)利用的全過程緊密銜接起來。
a國企檔案管理工作有章可循、有法可依,要依法做好國企改制后的檔案資料管理工作,做到依法治檔。
b做好企業(yè)改制后檔案收集與保管重心的調整工作,企業(yè)的體制不同,新增的內容就不相同,檔案內容發(fā)生較大變化。企業(yè)自身形成的材料以及與企業(yè)有直接關系的外來文件是企業(yè)改制后的保管重點。
c在國企改制過程中,改制后企業(yè)檔案歸屬及流向的確定非常重要。改制后新企業(yè)運行的堅實基礎和企業(yè)改革順利實施的重要保證就是系統(tǒng)、完整、科學的企業(yè)檔案。
d要做好改制后企業(yè)檔案庫藏的優(yōu)化工作,通過全面科學的規(guī)整保留住有保存價值的檔案,并使其得到更好的保管與利用。企業(yè)內的庫藏檔案之優(yōu)化需納入年度工作計劃,以保持其優(yōu)化狀態(tài),檔案管理工作方可及時掌握企業(yè)的生產、經營活動情況,以確保企業(yè)檔案的完整準確和系統(tǒng)安全,從而能夠有效地利用。
3、開發(fā)和完善企業(yè)檔案信息資源
就目前來說,企業(yè)對檔案信息地需求也在不斷擴大,對信息的要求越發(fā)多樣而復雜。企業(yè)的綜合檔案是企業(yè)的寶貴財富以及重要的信息資源,它在企業(yè)生產經營活動中起重要作用,綜合開發(fā)檔案信息,能夠創(chuàng)造出巨大的經濟效益與社會效益。
同時企業(yè)的各個部門都是企業(yè)檔案部門需要緊密配合的對象,檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴充并能夠為咨詢、論證工作提供可靠依據。
a國企的檔案人員要確定檔案工作為企業(yè)發(fā)展服務的內容與方法,提高對信息資源的認識,同時企業(yè)高層領導要從戰(zhàn)略高度來重視信息資源之開發(fā)、運用,加強信息資源管理,提高企業(yè)綜合競爭力。
b國企的檔案部門要對企業(yè)檔案進行整理編研工作,開拓“以檔養(yǎng)檔,有償服務”的新路子,要注重培養(yǎng)、任用具有經營頭腦和創(chuàng)新思維,有超強專業(yè)技術能力、良好信息素養(yǎng)和應變能力的復合型高級檔案管理人才。另外,企業(yè)要建立一套標準、規(guī)范的企業(yè)信息資源庫,使企業(yè)信息資源的流程建立在全面系統(tǒng)及科學的基礎上。
c國有企業(yè)的信息管理機構必須按照現代化的企業(yè)管理模式來進行檔案管理。比如建立企業(yè)的檔案信息中心或者培養(yǎng)起信息資源的管理人員等等。讓檔案信息資源可以被企業(yè)更加充分、有效地利用。
參考文獻:
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務迅猛發(fā)展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業(yè)務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機構管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業(yè)檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業(yè)務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規(guī)章制度、會議記錄、總結、業(yè)務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發(fā)放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發(fā)生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業(yè)務過程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發(fā)展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構檔案管理現狀
（一）基礎設施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節(jié)設施、專用檔案裝具、監(jiān)控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發(fā)生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。
（二）管理機制不健全
金融機構的各項業(yè)務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業(yè)務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規(guī)范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統(tǒng)計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執(zhí)行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執(zhí)行上級單位的標準，有的金融機構則執(zhí)行地方檔案局的標準，有的金融機構則執(zhí)行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質不高
檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業(yè)培訓，缺乏專業(yè)的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規(guī)律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發(fā)生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發(fā)利用等了。
三、解決金融機構檔案管理困境的途徑
隨著現代經濟金融的不斷發(fā)展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業(yè)人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業(yè)績和管理。而要建立一個規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優(yōu)勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國際金融業(yè)正通過金融服務外包的方式實踐著這一規(guī)則。金融服務外包作為一個新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國際金融業(yè)正通過金融服務外包的方式實踐著這一規(guī)則。專業(yè)化的外包服務分工與運作可以產生規(guī)模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業(yè)更多關注于核心業(yè)務，更有效地分配和使用資源。
金融機構可以將其非核心業(yè)務中的檔案管理業(yè)務交給專業(yè)的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機構可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢資源發(fā)展核心業(yè)務，優(yōu)化其市場戰(zhàn)略，在市場競爭中取得優(yōu)勢。金融機構檔案的外包管理，最大優(yōu)勢在于通過一定的專業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業(yè)務，繼而實現節(jié)約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。
四、國內外先進經驗
在國外，檔案中介業(yè)已經發(fā)展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規(guī)則和模式。美國的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業(yè)提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業(yè)務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。
在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數字化工程及后續(xù)維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業(yè)管理部所屬南京金融票據中心為南京地區(qū)金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。
（一）為金融機構提供多種檔案管理服務
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續(xù)。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業(yè)行業(yè)標準檔案館建筑設計規(guī)范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區(qū)內設置24小時數字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區(qū)安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業(yè)資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業(yè)務水平。
4.科學合理保管檔案。按金融機構行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。
金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種?，F場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規(guī)定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應注意的問題
為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案的科學管理，有效地保護和開發(fā)利用，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)法》，結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)實際情況，制定本辦法。
第二條
本辦法主要適用于農村集體經濟組織或者農民投資為主，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括所轄村）舉辦的承擔支援農業(yè)義務的中小型企業(yè)。大型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，參照《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
第三條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對企業(yè)具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。
第四條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)管理。企業(yè)安全保管條件暫不具備、檔案安
全無保障的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門或縣、市檔案館代管。
第五條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作管理和檔案管理的總稱，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)管理基礎工作的組成部分。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)應當加強對檔案工作的領導，將其列入企業(yè)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，切實解決檔案庫房、設備等實際問題，保障檔案工作與企業(yè)各項工作同步發(fā)展，更好地為企業(yè)服務。
第六條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作在企業(yè)內實行統(tǒng)一管理，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安
全，便于企業(yè)各方面利用的原則。
第七條檔案工作所需經費納入企業(yè)財務預算和計劃，并予以保障。
第二章檔案機構與人員
第八條根據企業(yè)規(guī)模和需要，建立檔案機構，配備檔案人員。檔案工作由一名企業(yè)負
責人分工領導。具備條件的企業(yè)應建立企業(yè)檔案館。
企業(yè)檔案機構主管全企業(yè)的檔案工作，對企業(yè)內各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導；統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案及有關圖書、資料和信息，形成企業(yè)檔案信息中心。
企業(yè)各部門應開展檔案工作，配備檔案人員，形成企業(yè)檔案工作管理網絡。
第九條
檔案管理人員應具有高中以上文化程度，政治素質好，并經過檔案管理專業(yè)培訓，熟悉企業(yè)職能任務。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理人員參照國家有關規(guī)定評定專業(yè)技術職務，享受和其它專業(yè)技術人員同等待遇；保持相對穩(wěn)定。
第十條
企業(yè)對管理、保護和開發(fā)利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應給予表揚和獎勵；對危害檔案安全的行為應按《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定給予處理。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十一條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：
一、黨、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企業(yè)產權文件材料
四、勞動人事文件材料
五、經營管理文件材料
六、生產技術管理文件材料
七、產品文件材料
八、科學技術研究文件材料
九、基本建設工程文件材料
十、設備儀器文件材料
十一、會計核算文件材料（詳見附件）
第十二條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整、圖像清晰、簽字等手續(xù)完備，便于長期
保存。
第十三條歸檔時間
1、各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管單位，由產生文件的職
能部門負責人審定簽字后歸檔。
2、產品、設備、基建、科研等方面的文件材料，在任務完成后或告一段落時組成保管
單位，由項目負責人審定簽字后歸檔。
3、產權方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔。
4、會計核算方面的文件材料，由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如
有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十四條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入
企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。
第十五條
檔案人員應參加產品試制定型、創(chuàng)優(yōu)、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收、設備開箱驗收等活動，指導、監(jiān)督文件材料歸檔工作。
第十六條企業(yè)工作人員，因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的文件材料，按照
歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十七條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統(tǒng)計、保密、利用、鑒定、銷毀及
圖紙更改補充等管理制度。
第十八條編制檔案及其有關圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索
工具，完善信息查詢體系。
第十九條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案分類，依據文件材料形成情況，參照國檔發(fā)（1991）20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行。檔案形成數量少的，可將有關類目適當合并；歸檔的案卷質量要符合國家標準。
第二十條進行檔案收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。
第二十一條
根據國家及中央有關部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存；對企業(yè)在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。
檔案鑒定工作，由企業(yè)領導、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責進行，逐卷、逐件鑒定檔案的價值，并形成鑒定報告。該銷毀的檔案，編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經企業(yè)領導審核批準后銷毀，并由檔案鑒定小組人員監(jiān)銷。
第二十二條
逐步改善檔案保管條件，檔案庫房有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等安全設施，并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變的檔案進行修復，確保檔案的完整與安全。
第二十三條
開發(fā)檔案信息資源，實行檔案、有關圖書資料和信息一體利用，為改善企業(yè)經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案信息服務；積極配合技術部門參與信息市場和技術市場交流；保護知識產權；嚴格執(zhí)行國家和本企業(yè)的保密制度。
第二十四條檔案管理現代化應納入企業(yè)現代化管理的統(tǒng)籌規(guī)劃中，逐步采用先進技術
1 人事檔案對企業(yè)管理的重要性
1.人事檔案是選好管理干部的基礎
現企業(yè)要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好企業(yè)管理干部的選人工作，著重從專業(yè)技能、心理素質、職業(yè)道德等多個層面來篩選人才。而企業(yè)篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對于企業(yè)人才的篩選有著至關重要的作用。人事檔案中形形的經歷、一條條的獎懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業(yè)便可根據這些信息對求職者進行甄別，從中選擇適合企業(yè)實際需求的管理干部。
2.人事檔案是用好管理干部的基礎
人事檔案是用好管理干部的基礎，具體包括兩個方面的內容：其一，能夠人盡其用。企業(yè)可以從管理干部的個人人事檔案中了解其性格特點、專業(yè)特點及心理特點擁有一個全面的認知，從而根據這些認知來為其提供適合其特點的工作崗位。如為研究方向為市場營銷的管理干部安排一個銷售管理崗位等。其二，能夠促進管理干部的發(fā)展。企業(yè)可以在人事檔案中增加職工的獎懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發(fā)管理干部的工作熱情，形成企業(yè)內部良好的競爭氛圍。
3.人事檔案是提拔管理干部的基礎
要發(fā)揮提拔活動的激勵作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說提拔干部要有一個具有說服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認可的提拔證明材料。企業(yè)可以根據管理干部人事檔案中日常工作表現及獎懲情況來擇優(yōu)擇先，提拔對企業(yè)做出突出貢獻的管理干部，繼而提高企業(yè)管理工作的質量。
2 企業(yè)人事檔案管理中的現存問題
1.人事檔案管理工作認識不足
國內的市場經濟發(fā)展沒有西方發(fā)達國家成熟，企業(yè)管理思維也尚不成熟，特別現代企業(yè)管理思維尚未全面形成，僅國企、外資企業(yè)及其他大型企業(yè)對人事檔案的重要性達成了普遍共識，而在中小企業(yè)中對人事檔案管理工作重要性的認識還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業(yè)經濟效益的生產活動和經營活動中去，認為人事檔案管理工作無非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個靜態(tài)化的管理，而不能以動態(tài)化的視角來看待人事檔案管理工作。
2.人事檔案完整性、真實性較低
很多企業(yè)都未能夠成立專門的人事檔案管理部門，而企業(yè)職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會保障局，甚至有的企業(yè)從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒有見過職工的人事檔案。職工的檔案長期寄存在人力資源與社會保障局，職工在企業(yè)中的績效考核、工作獎懲情況等都不能及時的裝入個人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現。一旦遇到實際需要檢查個人人事檔案材料時，為了應付檢查，企業(yè)便會短時間內編造一些虛假的績效考核及獎懲記錄等裝入職工個人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現象頻頻發(fā)生。
3.人事檔案現代化程度較低
從國內人事檔案管理的現狀來看，現代化信息管理在行政、事業(yè)單位中已全面鋪開，提高了工作效率和工作質量。但在企業(yè)中，人事檔案管理的現代化程度還比較低。盡管市場上已經出現了人事檔案管理軟件，但大多數企業(yè)的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯。
4.人事檔案管理工作人員素質偏低
一方面，專業(yè)管理人才緊缺。目前國內的現代企業(yè)管理專業(yè)教育仍以研究生階段教育為主，并未走進本科教育的舞臺，而具備研究生學歷的人才大多集中扎堆在上市企業(yè)、外資企業(yè)中，國內一般中小型企業(yè)專業(yè)人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現出極大的不適應感，亟需提升他們的現代信息技術水平。
3 加強人事檔案管理工作的建議
1.增強人事檔案管理意識
企業(yè)管理者必須認識到認識當管理工作對企業(yè)的重要性，必須認識到企業(yè)的人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎，也是提高企業(yè)管理質量的工具。增強人事檔案管理意識，必須首先把企業(yè)人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個高度，把人事檔案管理列入年度工作計劃，加大對企業(yè)人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設施建設等。
2.建立嚴格的人事檔案管理制度
嚴格的管理制度是各項管理工作得以有序開展的基礎，為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質量，必須建立嚴格的人事檔案管理制度，用制度來約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實性。首先，應建立人事資料歸檔制度。對企業(yè)職工的年度考核，獎懲情況等，應該在本年度及時歸入員工個人人事檔案中去；其次，應建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進行臺賬登記，并簽署查閱人姓名，規(guī)定查閱歸還時間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業(yè)亦或者是從企業(yè)流出，都應該辦理交接手續(xù)，仔細檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。
3.建設現代化人事檔案管理系統(tǒng)
一方面，加快信息化基礎設施建設。企業(yè)在充分認識到人事檔案管理工作重要性的基礎上，應加大對人事檔案管理工作的資金投入，購置計算機網絡設備，建立人事檔案管理內網，為現代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅實的硬件基礎。
另一方面，企業(yè)應對自身有一個清晰地認知，結合行業(yè)特點等，從市場上選擇適合本企業(yè)人事檔案管理工作實際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當然，為了提高軟件的實用性，企業(yè)還可以與軟件開發(fā)公司合作，針對本企業(yè)人事檔案管理工作實際設計一款具有較高針對性的人事檔案管理軟件。
4.加快人事檔案管理人員素質建設
加快人事檔案管理人員的素質建設，需要多方參與，形成合力。首先，應改革國內現代教育體系中的現代企業(yè)管理教育體系，將現代企業(yè)管理專業(yè)教育下落到本科高校教育當中，大面積培養(yǎng)現代企業(yè)管理人才，滿足現代企業(yè)管理人才市場的需求；其次，社會培訓機構也應該積極的參與到現代企業(yè)人事檔案管理人員素質建設的浪潮中，開設現代企業(yè)管理人才培訓班，配合企業(yè)做好人事檔案管理人才素養(yǎng)提升工作；最后，企業(yè)應該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓課程，著重提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能素質和現代化信息素養(yǎng)。
總之，企業(yè)人事檔案對企業(yè)的一筆寶貴財務，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)現代企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)必須從軟硬件設施著手，提高思想認識，加快制度建設，加快隊伍建設，實現企業(yè)人事檔案管理的現代化。
參考文獻
[1]馮小蓉.新時期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界，2013（z4）：33-34.
但是,目前各個城鎮(zhèn)的城建檔案工作仍滯后于城鎮(zhèn)的建設和發(fā)展,主要存在以下的問題:一是市城建檔案館承擔的業(yè)務量大但人員少,對各個鎮(zhèn)街的城建檔案工作統(tǒng)籌不足;二是各個鎮(zhèn)街的城建檔案工作人員不夠專業(yè),知識層面有待提高;三是有些領導對城建檔案工作重要性認識不高,重視不夠,還沒有真正把城建檔案工作列入議事日程和工作計劃;四是管理權屬分散,城建檔案未能形成一個有機整體,特別是在地下管線方面,各產權單位各自為政,協(xié)調溝通不足,給利用帶來許多的阻滯;五是相關的建設單位、施工單位等重建設、輕檔案的思想占據了一定的位置;六是管理工作不到位,主要表現在整理不及時、管理不規(guī)范、檔案利用少、相互聯(lián)系溝通不足等;七是城建檔案的利用領域狹隘、服務手段單一、編研成果缺乏。因此,對于東莞如此強勁的城市建設來說,進一步加強和完善城建檔案工作時不我待。我們必須快馬加鞭,創(chuàng)造條件,改變現狀,創(chuàng)新城建檔案現代化建設,大力加強城建檔案管理工作;否則,將會造成大量的城建檔案流失,無法承擔歷史責任,給將來的城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設和管理工作造成無法彌補的損失。
一、從觀念層面增強城建檔案意識
首先,領導的重視是決定城建檔案工作發(fā)展快慢的關鍵。我們要多作宣傳,提高他們對城建檔案工作重要性的認識,爭取各級領導的重視和支持,把城建檔案工作入列入議事日程和工作計劃中,把政策落到實處,以政策管理城建檔案。其次,轉變建設單位、施工單位重建設、輕檔案的觀念是城建檔案工作的重點。要認識到工程檔案是工程項目使用的說明書和名片,是建筑維修、維護、建筑改建、擴建、工程質量保證、工程結算以及建筑糾紛的重要依據,不僅城鎮(zhèn)需要,建設單位更需要。再次,我們應盡可能地通過相關媒體,拿出利用檔案社會效益、經濟效益好的實例和檔案不全造成重大損失的實例,加大對城建檔案的宣傳,擴大城建檔案的社會影響,務求增強全社會的城建檔案意識。
二、從專業(yè)技術層面加強城建檔案建設
目前,東莞只有兩家檔案館是具有集中保管城建檔案的職能(東莞市城建檔案館和大朗檔案館),其他的各個鎮(zhèn)街的城建檔案還是分類保管在不同的單位和部門,沒有形成集中統(tǒng)一保管和利用。因此,其他各鎮(zhèn)街應參考大朗檔案館管理模式,加快建設屬于鎮(zhèn)街的城建檔案館,配備好相關的專業(yè)人員和必要的庫房、設備,把分散的城建檔案集中統(tǒng)籌到檔案館保管和利用,進一步加強城建檔案管理,實現城建檔案規(guī)范化管理。另外,城建檔案專業(yè)隊伍素質的高低直接影響城建檔案的管理水平,要吸收具有檔案或建設專業(yè)知識的人才充實到城建檔案管理崗位,并保持相對穩(wěn)定,并且不斷加強其業(yè)務知識培訓,使城建檔案工作人員不斷向更高層次提升;要為建設、監(jiān)理、施工等單位的檔案從業(yè)人員提供城建檔案工作的專業(yè)培訓。
三、從規(guī)范管理層面推進依法治檔
健全規(guī)章制度是加強城建檔案管理工作的重要措施,實施依法治檔是做好城建檔案工作的保證。一是貫徹落實國家、省和市有關城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建檔案的有效工作機制;二是根據地方的實際情況,加快制定符合實際的相關工作細則和城建檔案相關管理辦法;三是加大城建檔案行政執(zhí)法檢查力度,對不按規(guī)定報送城建檔案的單位和個人,要嚴格依據相關法律、法規(guī)予以查處。只有城建檔案的行政執(zhí)法真正開展起來,通過監(jiān)督檢查、行政許可、行政強制、行政處罰等措施,加大行政執(zhí)法的力度,確保城建檔案的完整、齊全收集,才能不斷豐富城建檔案的信息資源。
四、從合作層面創(chuàng)新工作方法
第二條本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。
第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。
第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：
(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；
(二)將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；
(三)建立健全與辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經費；
(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作。
第二章機構設置與人員配備
第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：
(一)建校歷史在50年以上；
(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；
(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。
未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。
第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。
第八條高校檔案機構的管理職責是：
(一)貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；
(二)擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；
(三)負責接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料；
(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；
(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
(六)開展檔案的開放和利用工作；
(七)開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓；
(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；
(九)開展國內外檔案學術研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地。
第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人)，應當具備以下條件：
(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術職務任職經歷；
(二)有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；
(三)年富力強，身體健康。
第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。
第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。
第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規(guī)的有關規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規(guī)定予以補助。
第三章檔案管理
第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
(一)黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。
(三)學生類：主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關規(guī)定執(zhí)行。
(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]6號)執(zhí)行。
(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)執(zhí)行。
(七)儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
(八)產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。
(十)外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
(十一)財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執(zhí)行。
高等學?？梢愿鶕W校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。
第十七條歸檔的檔案材料應當質地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894-2002)執(zhí)行。
第十八條高校檔案材料歸檔時間為：
(一)學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
(二)各院系等應當在次學年寒假前歸檔；
(三)科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。
第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條高等學校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。
第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據為己有。
對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。
第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規(guī)章制度，由專人負責。
第二十六條高校檔案機構應當認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按照國家有關規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第四章檔案的利用與公布
第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規(guī)定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
(一)涉及國家秘密的；
(二)涉及專利或者技術秘密的；
(三)涉及個人隱私的；
(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規(guī)定辦理。
第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。
第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)執(zhí)行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。
高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優(yōu)先提供。
第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業(yè)的高年級開設有關檔案管理的選修課。
第五章條件保障
第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。
存放檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章獎勵與處罰
第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；
(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；
(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現突出的。
第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
(一)，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
(二)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
(三)涂改、偽造檔案的；
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；
(五)不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
(六)其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第七章附則
第四十一條本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。
（二）全市檔案工作主要任務
1、用科學發(fā)展觀引領檔案事業(yè)的發(fā)展
科學發(fā)展需要檔案事業(yè)，檔案事業(yè)需要科學發(fā)展。一是各級檔案部門和全體檔案工作者要深入學習和實踐科學發(fā)展觀，全面理解和把握其精神實質和主要內容，聯(lián)系檔案工作的實際情況，認真分析和研究檔案工作中存在的不適應、不符合科學發(fā)展觀的思想觀念和突出問題，樹立新的工作理念，確定新的工作目標，開辟新的工作領域，探索新的工作方式，使檔案工作更好地為建設現代新*和構建和諧社會服務。二是增強學習和貫徹市委九屆五次全會精神的實效性，充分認識檔案工作服務于現代新*建設的重要性和緊迫性，找準檔案工作的突破口，確立檔案工作的抓手，銳意進取，頑強拼搏、扎實工作，奮力開創(chuàng)檔案工作追趕型、率先型、跨越式發(fā)展的新局面。三是按照市十二屆五次人代會和市政府全會確定的目標和任務，結合檔案工作的實際，制定檔案工作的目標和任務，層層負責、突出重點、狠抓落實，促進檔案事業(yè)與經濟社會協(xié)調發(fā)展。四是對照《*市檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的要求，找準差距，狠抓落實，加快檔案事業(yè)發(fā)展步伐。
2、積極推進檔案法治建設
檔案法治建設是一項長期而艱巨的任務，必須長抓不懈。不但要抓緊檔案立法，更要抓好檔案法律法規(guī)的宣傳和執(zhí)法檢查工作。一是搞好檔案系統(tǒng)“五五”普法宣傳教育活動，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》、采取多種形式宣傳《云南省檔案條例》，不斷提高全社會的檔案法律意識。二是各級檔案部門要深入推行檔案系統(tǒng)行政執(zhí)法責任制，建立健全檔案執(zhí)法檢查工作長效機制，定期開展檔案執(zhí)法檢查工作。三是認真組織好《*市檔案管理條例》的立法調研，在學習先進發(fā)達地區(qū)經驗的基礎上，廣泛征求上級檔案部門和全市檔案工作者的意見，聘請法律專家和學者進行論證，形成提交人大審議稿。
3、加強檔案館規(guī)范化管理
檔案館規(guī)范化管理是檔案管理的基礎性工作，是實現檔案安全管理和開發(fā)利用的前提。一是繼續(xù)做好重點工程、重點項目、重大事件、市屬國有破產企業(yè)以及到期進館檔案的接收工作。二是開展民生檔案資源建設，將涉及民生部門檔案列入重點監(jiān)督和接收進館范圍。三是做好到期檔案的鑒定、開放和利用工作。四是加大檔案征集工作力度，要注意收集各種專門檔案和不同載體的檔案，特別是要加強對重大活動檔案的收集，將反映本地區(qū)特色的檔案征集進館，不斷改善館藏結構和豐富館藏內容。
4、加快檔案信息化建設步伐
按照《*市檔案事業(yè)發(fā)展‘十一五’規(guī)劃》目標任務，加快檔案信息化建設步伐。一是各縣（市）區(qū)檔案部門要積極爭取各級政府和部門和支持，加大投入力度，還沒有建立局域網的縣區(qū)，今年內要完成建立檔案局域網任務，并加快利用率高的館藏檔案數字化轉換工作。二是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，建立面向社會、服務公眾的檔案信息網站，在不涉及國家秘密的前提下，本著資源共享的原則，通過互聯(lián)網對公眾提供利用服務。三是認真貫徹執(zhí)行《*市電子公文歸檔與管理實施辦法（試行）》，做好電子公文的接收管理和提供利用工作。四是在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎上，進行*市檔案信息資源共享利用平臺、公共服務平臺和政務信息公開平臺的建設，整合各門類的檔案信息資源。各部門、各立檔單位應加快對檔案的數字化轉換工作，及時向當地檔案館移交。
5、廣泛開展爭先創(chuàng)優(yōu)活動
今年確定為檔案系統(tǒng)“爭先創(chuàng)優(yōu)”活動年，在檔案系統(tǒng)內迅速掀起創(chuàng)建先進館（室）、文明單位、爭創(chuàng)一流工作業(yè)績活動。一是根據《全國文明城市測評體系》的要求，積極爭取各級黨委和政府支持，開展創(chuàng)建國家級標準化檔案館活動。市檔案館力爭在年內創(chuàng)建國家“一級”館，盤龍、五華、西山、官渡四個區(qū)2010年8月以前要實現創(chuàng)建國家級標準化檔案館“保二爭一”的目標任務。其他縣（市）區(qū)檔案館要在鞏固提高的基礎上，積極開展創(chuàng)建國家級標準化檔案館活動。二是按照全省檔案工作“八項工程”建設的要求，各級檔案館和檔案室要加快創(chuàng)省“星”級檔案館室活動。還沒有申報省“星級”評審的縣區(qū)檔案館，要制定工作計劃，爭取多方支持，在兩年內完成轉“星”或升“星”目標任務。各級機關檔案室、科技事業(yè)單位檔案室要創(chuàng)造條件，加快轉“星”或升“星”步伐。使檔案館室進入全省制度化、規(guī)范化、科學化管理的先進行列。三是各縣（市）區(qū)檔案局館要廣泛動員，精心策劃，認真組織開展創(chuàng)建文明單位活動，為全市檔案系統(tǒng)創(chuàng)建文明行業(yè)奠定良好基礎。四是認真組織全市檔案系統(tǒng)“雙先”評選活動。
6、努力提高檔案服務水平
今年在檔案系統(tǒng)全面開展檔案“服務質量年”活動，各級檔案部門和全體檔案工作者要不斷創(chuàng)新服務機制、拓展服務領域、提高服務水平，積極探索建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。一是以服務民生為重點，不斷豐富檔案工作服務大局、服務經濟社會發(fā)展軟環(huán)境建設的內容和手段，做好檔案查閱利用服務、現行公開文件查閱中心工作。二是認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國政府信息公開條例》，把檔案館建設成為各級黨委、政府指定的政府公開信息場所，積極做好政府公開信息提供利用工作。三是圍繞科學發(fā)展觀和構建社會主義和諧社會，加強和做好農業(yè)農村、林權改革、社會保障、勞動就業(yè)、社區(qū)等檔案工作的指導服務。四是建立和完善檔案寄存、檔案鑒定整理、檔案搶救保護、檔案目錄、檔案信息資源中心管理工作。五是建立為非公經濟建檔服務體系，積極主動為非公經濟建檔提供指導服務。六是大力宣傳家庭建檔知識，積極做好家庭建檔指導，廣泛推廣家庭建檔。七是積極探索檔案協(xié)作組工作方式，抓好機關檔案協(xié)作組工作，采取豐富多彩的形式，定期或不定期開展檔案業(yè)務學習與交流活動，掀起檔案館室和檔案工作者之間“比、學、趕、幫”的熱潮。
7、高度重視檔案學術研究和理論研討
堅持科技興檔方針，大力開展檔案學術研究和理論研討活動，為創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)作積極貢獻！一是充分發(fā)揮各級檔案學會的作用，積極開展檔案學術研究、理論研討活動。二是圍繞市委、市政府和各級各部門的中心工作，積極開展檔案編研工作，特別是做好為領導決策作參考、為部門和單位工作做查考、為民生服務和編史修志作依據的檔案資料編研工作。三是市、縣（市）區(qū)檔案局館要做好愛國主義教育基地展廳的參觀接待服務，加強與省內外同行的交流與協(xié)作。四是今年內組織1—2次檔案學會會員考察學習活動，開闊視野、拓展思路、增長知識，不斷增強做好檔案工作的能力和本領。
8、堅持不懈抓好檔案安全管理工作
（二）全市檔案工作主要任務
1、用科學發(fā)展觀引領檔案事業(yè)的發(fā)展
科學發(fā)展需要檔案事業(yè)，檔案事業(yè)需要科學發(fā)展。一是各級檔案部門和全體檔案工作者要深入學習和實踐科學發(fā)展觀，全面理解和把握其精神實質和主要內容，聯(lián)系檔案工作的實際情況，認真分析和研究檔案工作中存在的不適應、不符合科學發(fā)展觀的思想觀念和突出問題，樹立新的工作理念，確定新的工作目標，開辟新的工作領域，探索新的工作方式，使檔案工作更好地為建設現代新*和構建和諧社會服務。二是增強學習和貫徹市委九屆五次全會精神的實效性，充分認識檔案工作服務于現代新*建設的重要性和緊迫性，找準檔案工作的突破口，確立檔案工作的抓手，銳意進取，頑強拼搏、扎實工作，奮力開創(chuàng)檔案工作追趕型、率先型、跨越式發(fā)展的新局面。三是按照市十二屆五次人代會和市政府全會確定的目標和任務，結合檔案工作的實際，制定檔案工作的目標和任務，層層負責、突出重點、狠抓落實，促進檔案事業(yè)與經濟社會協(xié)調發(fā)展。四是對照《*市檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的要求，找準差距，狠抓落實，加快檔案事業(yè)發(fā)展步伐。
2、積極推進檔案法治建設
檔案法治建設是一項長期而艱巨的任務，必須長抓不懈。不但要抓緊檔案立法，更要抓好檔案法律法規(guī)的宣傳和執(zhí)法檢查工作。一是搞好檔案系統(tǒng)“五五”普法宣傳教育活動，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》、采取多種形式宣傳《*檔案條例》，不斷提高全社會的檔案法律意識。二是各級檔案部門要深入推行檔案系統(tǒng)行政執(zhí)法責任制，建立健全檔案執(zhí)法檢查工作長效機制，定期開展檔案執(zhí)法檢查工作。三是認真組織好《*市檔案管理條例》的立法調研，在學習先進發(fā)達地區(qū)經驗的基礎上，廣泛征求上級檔案部門和全市檔案工作者的意見，聘請法律專家和學者進行論證，形成提交人大審議稿。
3、加強檔案館規(guī)范化管理
檔案館規(guī)范化管理是檔案管理的基礎性工作，是實現檔案安全管理和開發(fā)利用的前提。一是繼續(xù)做好重點工程、重點項目、重大事件、市屬國有破產企業(yè)以及到期進館檔案的接收工作。二是開展民生檔案資源建設，將涉及民生部門檔案列入重點監(jiān)督和接收進館范圍。三是做好到期檔案的鑒定、開放和利用工作。四是加大檔案征集工作力度，要注意收集各種專門檔案和不同載體的檔案，特別是要加強對重大活動檔案的收集，將反映本地區(qū)特色的檔案征集進館，不斷改善館藏結構和豐富館藏內容。
4、加快檔案信息化建設步伐
按照《*市檔案事業(yè)發(fā)展‘十一五’規(guī)劃》目標任務，加快檔案信息化建設步伐。一是各縣（市）區(qū)檔案部門要積極爭取各級政府和部門和支持，加大投入力度，還沒有建立局域網的縣區(qū)，今年內要完成建立檔案局域網任務，并加快利用率高的館藏檔案數字化轉換工作。二是以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，建立面向社會、服務公眾的檔案信息網站，在不涉及國家秘密的前提下，本著資源共享的原則，通過互聯(lián)網對公眾提供利用服務。三是認真貫徹執(zhí)行《*市電子公文歸檔與管理實施辦法（試行）》，做好電子公文的接收管理和提供利用工作。四是在檔案信息管理系統(tǒng)的基礎上，進行*市檔案信息資源共享利用平臺、公共服務平臺和政務信息公開平臺的建設，整合各門類的檔案信息資源。各部門、各立檔單位應加快對檔案的數字化轉換工作，及時向當地檔案館移交。
5、廣泛開展爭先創(chuàng)優(yōu)活動
今年確定為檔案系統(tǒng)“爭先創(chuàng)優(yōu)”活動年，在檔案系統(tǒng)內迅速掀起創(chuàng)建先進館（室）、文明單位、爭創(chuàng)一流工作業(yè)績活動。一是根據《全國文明城市測評體系》的要求，積極爭取各級黨委和政府支持，開展創(chuàng)建國家級標準化檔案館活動。市檔案館力爭在年內創(chuàng)建國家“一級”館，盤龍、五華、西山、官渡四個區(qū)2010年8月以前要實現創(chuàng)建國家級標準化檔案館“保二爭一”的目標任務。其他縣（市）區(qū)檔案館要在鞏固提高的基礎上，積極開展創(chuàng)建國家級標準化檔案館活動。二是按照全省檔案工作“八項工程”建設的要求，各級檔案館和檔案室要加快創(chuàng)省“星”級檔案館室活動。還沒有申報省“星級”評審的縣區(qū)檔案館，要制定工作計劃，爭取多方支持，在兩年內完成轉“星”或升“星”目標任務。各級機關檔案室、科技事業(yè)單位檔案室要創(chuàng)造條件，加快轉“星”或升“星”步伐。使檔案館室進入全省制度化、規(guī)范化、科學化管理的先進行列。三是各縣（市）區(qū)檔案局館要廣泛動員，精心策劃，認真組織開展創(chuàng)建文明單位活動，為全市檔案系統(tǒng)創(chuàng)建文明行業(yè)奠定良好基礎。四是認真組織全市檔案系統(tǒng)“雙先”評選活動。
6、努力提高檔案服務水平
今年在檔案系統(tǒng)全面開展檔案“服務質量年”活動，各級檔案部門和全體檔案工作者要不斷創(chuàng)新服務機制、拓展服務領域、提高服務水平，積極探索建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。一是以服務民生為重點，不斷豐富檔案工作服務大局、服務經濟社會發(fā)展軟環(huán)境建設的內容和手段，做好檔案查閱利用服務、現行公開文件查閱中心工作。二是認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國政府信息公開條例》，把檔案館建設成為各級黨委、政府指定的政府公開信息場所，積極做好政府公開信息提供利用工作。三是圍繞科學發(fā)展觀和構建社會主義和諧社會，加強和做好農業(yè)農村、林權改革、社會保障、勞動就業(yè)、社區(qū)等檔案工作的指導服務。四是建立和完善檔案寄存、檔案鑒定整理、檔案搶救保護、檔案目錄、檔案信息資源中心管理工作。五是建立為非公經濟建檔服務體系，積極主動為非公經濟建檔提供指導服務。六是大力宣傳家庭建檔知識，積極做好家庭建檔指導，廣泛推廣家庭建檔。七是積極探索檔案協(xié)作組工作方式，抓好機關檔案協(xié)作組工作，采取豐富多彩的形式，定期或不定期開展檔案業(yè)務學習與交流活動，掀起檔案館室和檔案工作者之間“比、學、趕、幫”的熱潮。
7、高度重視檔案學術研究和理論研討
堅持科技興檔方針，大力開展檔案學術研究和理論研討活動，為創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè)作積極貢獻！一是充分發(fā)揮各級檔案學會的作用，積極開展檔案學術研究、理論研討活動。二是圍繞市委、市政府和各級各部門的中心工作，積極開展檔案編研工作，特別是做好為領導決策作參考、為部門和單位工作做查考、為民生服務和編史修志作依據的檔案資料編研工作。三是市、縣（市）區(qū)檔案局館要做好愛國主義教育基地展廳的參觀接待服務，加強與省內外同行的交流與協(xié)作。四是今年內組織1—2次檔案學會會員考察學習活動，開闊視野、拓展思路、增長知識，不斷增強做好檔案工作的能力和本領。
8、堅持不懈抓好檔案安全管理工作
