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時間：2022-08-21 17:41:55
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一、學籍檔案利用概述
學籍檔案是學生在學校綜合情況的原始記錄，涵蓋了學生從入學到畢業(yè)的全部信息，具有憑證作用和參考作用，關(guān)系到學生的切身利益，學籍檔案的利用在求職、升學等方面具有不可替代的作用。高校學籍檔案利用是高校檔案管理的重要組成部分，在工作中需要不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，勤于思考，逐步提高高校學籍檔案的管理水平和質(zhì)量。
二、學籍檔案利用情況
對學籍檔案利用情況的統(tǒng)計和分析，有助于提高管理水平，完善管理質(zhì)量。本文將從利用者類型、利用目的、利用時間三個方面對高校學籍檔案利用情況進行分析：
第一、利用者類型。利用者類型主要有以下五類：第一類是在讀學生，新生錄取名冊是在讀學生利用的主要學籍檔案，利用率高。第二類是已畢業(yè)的學生，已畢業(yè)的學生利用學籍檔案類型多，主要有新生錄取名冊、畢業(yè)成績單、畢業(yè)生登記表等。第三類是本校教職工查閱本部門已歸檔的學籍材料，用于工作查考。第四類是第三方認證機構(gòu)。第五類是用人單位，用人單位通過查閱應(yīng)聘人員的學籍檔案，為聘用與否提供參考。
第二、利用目的。利用目的主要有以下五種：1、“報名”，指報名參加各類考試和比賽，包括以下內(nèi)容：一、學業(yè)方面，報名參加專升本考試、考研、考博、出國留學、報考軍校等；二、求職方面，報考公務(wù)員、海警、事業(yè)單位等招聘考試；三、技能方面，報考專業(yè)技能證書考試等；四、綜合素質(zhì)方面，報名參加各類體育比賽等。2、“審查”，指招聘單位對即將錄用人員的身份審核，比如公務(wù)員和海警考試通過之后，錄用單位在政審時要進行身份審查，同時部分企業(yè)在錄用簽協(xié)議和報到時也需要進行身份審查。3、“認證”，指為第三方學位認證機構(gòu)進行學歷學位和成績認證。 4、“補充”，指已畢業(yè)的學生補充個人檔案材料。5、“查考”，指校內(nèi)教職工查閱本部門歸檔的學籍檔案，進行工作查考。
第三、利用時間。學籍檔案利用的高峰時段在4-5月和10-12月，利用的高峰時段與高校的運行周期相一致。這兩個時期新生錄取名冊利用量大，主要用于在讀學生報名參加考試、體育比賽、求職錄用等。
三、學籍檔案利用工作中需要注意的問題
第一、樹立牢固的安全意識，維護檔案完整?！稒n案法》第5條規(guī)定，“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。實際工作中要嚴格履行借閱手續(xù)，保證查檔人的身份安全。學籍檔案在大量利用時，要注意控制利用順序，避免造成混亂。利用完畢要仔細核查檔案的完整性。在學籍檔案利用的各個環(huán)節(jié)中，時刻把檔案的安全性擺在首位。
第二、制作專門的檢索工具，提高工作效率。在學籍檔案中，新生錄取名冊利用率最高。在查閱的過程當中出現(xiàn)的問題是無法查到學生的具置，要從該年錄取入學的所有學生中找到某個學生的信息如大海撈針，工作效率低下，同時反復翻閱檔案，不利于檔案的保護。
這個問題在本省生源的新生錄取名冊查閱中尤為突出，因此必須要為本省生源的新生錄取名冊制作更加細化的檢索目錄。檢索目錄要逐年進行制作，依次錄入序號、入學年份、檔號、學歷層次、錄取專業(yè)、頁碼等內(nèi)容，按照招生錄取的專業(yè)進行編制，對不同錄取批次中同一專業(yè)所在頁碼進行匯總，查閱時只需要翻閱該生所在專業(yè)即可。利用細化的檢索目錄大大縮短了翻閱的工作量，提高了工作效率，并且p少了檔案的磨損，從而起到保護檔案的作用。
第三、探索異地辦理的途徑，方便遠程查檔。少量已畢業(yè)的學生人在外地，本人不能回到學校并且無法找到委托人代其辦理查檔。解決這個問題的辦法是為查檔人提供遠程查檔，查檔人通過電話聯(lián)系，說明本人情況和查檔內(nèi)容之后，運用QQ、郵件、傳真等手段提供本人證件的復印件，證明查檔人身份，通過履行查檔手續(xù)確保查檔人身份安全后可以予以辦理。學籍檔案證明材料辦理完畢后，將材料郵寄給查檔人。在確保查檔安全的前提下，遠程查檔為查檔人解決了燃眉之急，提供了便利。
四、結(jié)語
學籍檔案記載了與利用者利益密切相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，隨著高校畢業(yè)生逐年增多，就業(yè)形勢日益嚴峻，高校學籍檔案的需求量逐年增加。高校檔案工作人員要不斷學習新知識，更新工作方法，不斷提高工作效率，完善高校學籍檔案利用工作。
隨著科學信息技術(shù)的迅速發(fā)展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應(yīng)新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務(wù)，也對畢業(yè)生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案，是反映大學畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代化辦公設(shè)備的廣泛運用，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)實檔案工作的發(fā)展要求，因此，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
一、高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”
高校畢業(yè)生在畢業(yè)前，學校都要求學生辦理好各種畢業(yè)手續(xù)，但不少畢業(yè)生卻從不過問自己的檔案，畢業(yè)后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務(wù)機構(gòu)？學生從不關(guān)心。檔案里都應(yīng)該放入哪些材料，自己手里應(yīng)該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。
（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”
隨著高校畢業(yè)生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業(yè)生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業(yè)生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業(yè)，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業(yè)生的檔案存放出現(xiàn)了“五花八門”的現(xiàn)象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經(jīng)打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰(zhàn)”。
（三）一切以就業(yè)為先，檔案后續(xù)材料“零充實”
由于考錄的公務(wù)員和聘用的事業(yè)單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統(tǒng)一管理，所以這部分高校畢業(yè)生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規(guī)范化、制度化，只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業(yè)生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經(jīng)歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經(jīng)歷歷史記錄的缺失。
二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理的措施
（一）科學完善檔案的內(nèi)容
高校要根據(jù)本校學生畢業(yè)時間，安排時間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學文化素質(zhì)材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進行分類整理，達到內(nèi)容完整、條理清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關(guān)，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務(wù)處印章，行為表現(xiàn)材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業(yè)生的檔案內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內(nèi)容能客觀地反映畢業(yè)生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業(yè)生提供可靠的依據(jù)，又要發(fā)揮學生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)過程中的作用。依據(jù)學生檔案積累的內(nèi)容，將學籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。
（二）實施檔案電子化
目前高校網(wǎng)上招生已經(jīng)完全普及，中學階段的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質(zhì)檔案，這與畢業(yè)生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術(shù)，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術(shù)，運用Visual Basic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預覽、編輯。在畢業(yè)生檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
（三）強化檔案管理的服務(wù)意識
高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務(wù)體系。通過不斷強化服務(wù)意識，拓寬信息資源的服務(wù)領(lǐng)域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創(chuàng)建起社會化服務(wù)體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設(shè)市場化服務(wù)體系，才能更好地實現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有價值。與此同時，還要加強檔案機構(gòu)體系的合理設(shè)置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業(yè)素質(zhì)的現(xiàn)代信息技術(shù)專業(yè)人才隊伍，管理好和應(yīng)用好高校畢業(yè)生人事檔案，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務(wù)社會、服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經(jīng)濟建設(shè)中起到應(yīng)有的作用。
三、總結(jié)
總而言之，人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業(yè)生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務(wù)于畢業(yè)生的就業(yè)。
參考文獻：
我的婚姻家庭檔案有：結(jié)婚證，身份證，戶口本，房產(chǎn)證，一孩化證，孩子出生醫(yī)學證明、孩子的醫(yī)療報銷本等等，這部分檔案被我定為永久保存，而且利用價值很高，固定放在家中的一個位置，一般不能隨意放置，用完后立即放回原地，由于這個良好的習慣，每次在利用這些家庭檔案時，都能夠及時準確的提供出來，從不翻箱倒柜的去找，節(jié)省時間，愛人稱贊時，心中暗喜，深知家庭檔案管理的重要性。
家庭成員學習、工作成果檔案：這部分檔案分為電子版和實物版，電子版的有夫妻雙方各自的個人簡歷，工作總結(jié)。存放在電腦中，每次填寫完畢后放入各自的文件夾，查找方便。實物版的有夫妻所有的榮譽證書，畢業(yè)證書，職稱資格證書及聘書，孩子的小學畢業(yè)證書、三好學生證書、各種競賽獲獎證書等。記得孩子在小學一年級時，第一次獲得的“三好學生”證書，當時的她心情特別高興，說：“媽媽，你看大姨家墻上全是姐姐和哥哥的獎狀，貼滿了，你能不能把我的獎狀也貼在咱家墻上，以后我小學畢業(yè)后也要將墻貼滿?！焙⒆拥囊笪液芸齑饝?yīng)下來。隨著時間的飛逝，孩子已經(jīng)小學畢業(yè)，升入重點初中，我們很滿意，同時我們也很欣慰。家庭榮譽檔案將伴隨著孩子的成長，時刻在激勵孩子，使孩子受益匪淺，信心倍增。這件事令我感觸很深，認識到家庭中建立檔案很有必要。
1.1 教學檔案不完整
一所學校比較完整的教學檔案應(yīng)該包括：開設(shè)專業(yè)可行性方案、教學計劃、教學進度、教學研究、實訓教學、教學質(zhì)量分析、教學總結(jié)、教案、考試題庫、考試成績以及學籍管理、學生教育管理、學生變動情況統(tǒng)計、新入學生和畢業(yè)生名冊、畢業(yè)生反饋等方面的內(nèi)容。據(jù)了解，目前各類學校教學檔案的收集整理，都不同程度存在以下問題。
1.該形成的文件沒有形成。按經(jīng)驗隨意上課已成為某些“老”教師的習慣，覺得沒有必要編寫課目新課標、擬寫教學進度、編寫教案、教材分析等教學文件；學期教學總結(jié)時，往往是開個會，大致談一談，作作簡單的記錄；對新開辦專業(yè)，在師資、場地、設(shè)備等辦學條件論證方面，常常是幾個領(lǐng)導坐下來議一議，沒有形成書面的可行性報告；畢業(yè)實習材料，實訓教學管理方面材料很多都沒有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無法歸檔。
2.文件在運行中流失。上級機關(guān)的批復、招生、表彰決定、教育教學管理等文件，往往在業(yè)務(wù)部門辦理的過程中，傳來傳去傳丟了。如學校領(lǐng)導或處室主任收到或開會帶回的文件材料：規(guī)范學籍材料、實施素質(zhì)教育督導評估報告、校園安全管理、教學質(zhì)量目標考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒有及時歸檔，最后材料丟失。
3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學術(shù)上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會議材料、教師參加教學研討會、交流會帶回的材料，多數(shù)留在個人手中沒有歸檔。如教師為了出一份質(zhì)量較高的試卷，認真研究新課標，鉆研教材，花了很多時間，等學生考完試后，考卷也一起流失，出現(xiàn)無法補救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案，在授課的過程中，教師為了促進課標新理念與教學實踐的結(jié)合，補充了很多典型案例，這樣的教案對今后很有利用價值?？山處煓n案意識不強，不肯交檔案室存檔，時間一久當廢紙?zhí)幚怼?/p>
4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內(nèi)形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。
5、學生殘留檔案未歸檔。學生的檔案是隨著升學時，被錄取學校提著的。但有一部分學生沒能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學校，等需要時再提著?？捎械膶W校沒把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時間一久，學生又沒來拿，就處理了，造成有的學生拿不到檔案，不能提職提薪。
1.2 教學檔案不準確
1.有的教師制定的教學計劃、教學進度純粹是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導和教務(wù)部門的檢查，在實際教學過程中根本不按原計劃、進度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計劃既不準確也不真實。如以往“傳授型”教師已遠遠不能適應(yīng)課改的需要，課改需要的是“研究型學者式”的教師。教師是在教學實踐中不斷成長成才的。如果教師在教學過程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標強調(diào)的上下結(jié)合，強調(diào)問題從實踐中來，在實踐中研究，在實踐中解決，在實踐中提升相脫離。
2.教學計劃和教學進度一般只是預設(shè)而已，在教學實施過程中往往還需考慮到專業(yè)特點與學生素質(zhì)等問題，對計劃、進度進行調(diào)整、修改、補充，但往往沒有把這些變化情況記錄下來，或記錄不詳，最后無法提供利用。
3.教學管理及學生管理方面的臺帳記錄沒有建立或做得不認真。如學生基本情況統(tǒng)計，對學生獎懲、成績、評語記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒有記錄。這些材料往往要等到學校評估或上級檢查時，才匆忙進行“補課”，這種應(yīng)付檢查補做的記錄，往往與實際情況不相符合，提供不了真實的價值。
1.3 載體材料不規(guī)范
1.教師在編寫教案、授課計劃、撰寫總結(jié)、填寫學生成績、學生名冊、學籍評語等材料時，常常用復寫紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學籍評語上記載著林XX學生在校年年都是班干部、三好生、成績優(yōu)秀，尊紀守法等等。若干年后，這位學生成了才，回母校想看看當年自已在校情況，可提供的是一份當年用圓珠筆書寫的，現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。
2.表格和表冊不統(tǒng)一，制作材料五花八門，既影響案卷質(zhì)量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫、有的表格豎著寫。
2 加強教學檔案的管理工作
2.1 提高認識
加大《檔案法》、《檔案法實施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識，是解決教學檔案完整性與準確性的根本前提，尤其是專業(yè)教師的檔案意識最為重要。
教師是教學活動的指導者和組織者，在教學中占主導地位。大量的教學文件形成于教師手中，是他們長期積累，甚至耗費畢生精力與心血的結(jié)晶，珍愛有加，自我保存得相當好，舍不得交出來，這是完全可以理解的。因此，對教師要做深入細致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學檔案的重要性以及教學檔案流失所造成的巨大損失，通過宣傳，讓他們明白檔案資源是一項社會財富，每個公民都有保護的義務(wù)與利用的權(quán)利，使之認識到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門，才能得到最安全的保存。同時，要讓他們認識到，建立教學檔案是做好學校管理工作的一項基本要求，是學校尊重知識，尊重人才的表現(xiàn)；把教師勞動成果作為學校歷史財富保存起來甚至永遠地流傳下去，是學校對教師關(guān)懷和尊重。
2.2 超前控制，嚴格審核
教學檔案是由教學活動中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來，沒有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無水之渠”，缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，只有對文件材料形成進行超前控制，對檔案收集進行嚴格審核，才能確保教學檔案的完整、準確。
1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。
教務(wù)處（室）和政教處（室）是重要的教學督導和學生安全管理部門，所有的教學文件均在這里形成。因此，這兩個部門應(yīng)克服重教育教學、輕檔案材料收集的現(xiàn)象，把教學文件的形成、收集工作納入教育教學管理之中，依靠管理來規(guī)范教學文件材料的形成并轉(zhuǎn)化為檔案。學校檔案部門應(yīng)在每學期初，將《歸檔通知書》發(fā)放到這兩個處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導。教務(wù)處重點抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學科教學計劃、教學進度、教材要收集匯總，審查修改報校領(lǐng)導核定簽發(fā)、交付打印成冊，然后將定稿和原稿歸檔。同時，對尚不會編寫教學計劃、進度的“老”教師，進行幫助、指導。第二，定期開展教案、論文評比活動，既活躍學術(shù)氣氛，交流教學經(jīng)驗，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計劃、進度的執(zhí)行與變化情況，及時找出“失真”部分，責成有關(guān)人員修訂、補充、歸檔。第四，抓好各學科考試內(nèi)容（包括空白試卷、標準卷、質(zhì)量分析、考試成績等）與教學總結(jié)形成文件的收集歸檔。第五，建立學生基本情況登記、學籍變動登記、獎懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎成果等材料要有通報文件，個人獎狀要有復印件及聲像材料，針對學籍檔案形成周期長，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點，要注重不間斷的積累，待學生畢業(yè)時歸檔。政教處（室）應(yīng)將學生在校內(nèi)外的學習和活動中，如加強學生安全教育，請校外輔導員進行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時收集歸檔， 為使教學檔案管理規(guī)范化和標準化，確保檔案質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)教學檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊分發(fā)有關(guān)人員使用。
2.嚴把材料審核關(guān)
統(tǒng)一規(guī)定教學材料的的收集時間，根據(jù)學校工作周期的特點，教學材料一般一學期一匯總，一學年一歸檔，教學方面的材料交由教務(wù)處匯總，學生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時要“三看”：一看檔案材料項目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫清楚；二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標準；三看材料內(nèi)容與實際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時采取措施，責任糾正，及時排除材料中的“水分”和“雜質(zhì)”，確保檔案材料的準確性。同時，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認可的材料不能歸檔。
2.3 建立與完善考核及獎勵機制
學校檔案人員要切實負起責任，認真負責地將本校形成的教學文件、材料及時收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學文件、材料的散失。學校要把檔案管理納入學校工作的年度考核。各部門及有關(guān)人員檔案工作做得好壞，均由學校檔案室負責考核，根據(jù)年度歸檔率予以評分，報學校領(lǐng)導，做為年度考核的一項依據(jù)。（1）鼓勵教師有計劃地編寫教材，對于優(yōu)秀的材料應(yīng)給予適當?shù)莫剟?；?）獎勵教學文件形成完整、準確又執(zhí)行好的教師和教學人員；（3）獎勵教師上交個人在非職務(wù)活動中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎勵工作認真負責并取得成績的檔案員。
1.提高大學生信用意識、構(gòu)建社會信用體系的需要
大學階段只是人生道路上的短暫時期，畢業(yè)后大學生將會以就業(yè)、繼續(xù)求學深造等方式，步入社會大環(huán)境中。個人信用檔案是個人誠實守信情況的真實記錄，它能客觀、公正地反映當事人的歷史和現(xiàn)狀，是征信活動的標準和依據(jù)，也是社會信用檔案體系的基本組成部分。在高校學生中建立如實記錄大學生信用信息的信用檔案，是大學生的一筆無形資產(chǎn)，使其邁向社會之前就有了良好開端，對學生誠信意識理念的形成和自我誠信行為的培養(yǎng)有著積極的教育意義，其良好的信用記錄對其今后工作、消費、發(fā)展乃至創(chuàng)業(yè)都將發(fā)揮作用和產(chǎn)生積極影響，有利于參加工作后，主動參與推動整個社會的個人信用體系乃至整個社會信用體系的建立與完善，有利于提高全社會誠信素質(zhì)。而若大學生喪失信用，交往失信，考試作弊，或未按時還款，或惡意消費不還款，被金融機構(gòu)在媒體曝光，在信用系統(tǒng)中有不良的信用記錄，則對他一生信用可能都帶來誠信問題的嚴重后果。
2.懲治失信行為，建立公平競爭機制的需要
目前，各高校對于違紀失信的學生主要采取以教育幫助為主，并結(jié)合校紀校規(guī)進行處罰的措施。這雖起到了一定的作用，但不是長久之策，許多學生存在僥幸心理。只有建立信用檔案，才能有效地保護守信者，懲治失信者，維護社會競爭的公平性、公正性。
3.推動國家助學貸款工作的需要
國家助學貸款工作實施以來，出現(xiàn)了不少畢業(yè)生惡意欠款不還的不道德違法現(xiàn)象，增加了銀行貸款風險，危及國家助學貸款的進一步開展。因此，建設(shè)大學生信用檔案，首先有利于降低銀行貸款風險，提高其積極性。對于欠款不還的學生，銀行將會在信用檔案留下記錄，這將會督促學生重視信用檔案，自覺還款。其次，有利于簡化助學貸款審批程序，縮短助學貸款審批時間，減少工作量。建立大學生信用檔案，能增加約束，提高大學生信用水平，從而提高銀行信任度，審批過程也會相應(yīng)簡化。同時，銀行在審批貸款過程中通過查閱學生信用檔案，可以了解學生信用狀況，適當減少反復的審核，有利于提高助學貸款工作效率。更重要的是建立大學生信用檔案，可以提高國家助學貸款成功率，擴大國家助學貸款覆蓋面，推動國家助學貸款的進一步開展。
二、大學生信用檔案的基本內(nèi)容
1.大學生的自然情況。主要是指高校學生的個人身份證明和社會關(guān)系。包括個人的姓名、性別、出生年月日、學號、所在院系、所學專業(yè)、特長、在校擔任的職務(wù)、學籍異動情況、學習成績、健康狀況、婚姻狀況、學歷（畢業(yè)證書號碼）、獲得學位情況；若為研究生，則要包括原來畢業(yè)院校、曾經(jīng)工作單位、戶籍、來源地及家庭成員的姓名及居住地址。畢業(yè)后，就業(yè)的工作單位名稱、地點、聯(lián)系方式；不就業(yè)的聯(lián)系方式，如家人或朋友的聯(lián)系方式。升學所在學校的名稱、聯(lián)系方式、學校地點。
2.大學生的經(jīng)濟情況。主要是指學生每年所獲得的獎學金、助學金、臨時困難補助、各種補貼等，包括研究生的普通獎學金、導師給予的課題報酬等。家庭的經(jīng)濟狀況，每年家人提供的學習費用，學生每一學年的學費、書費、住宿費、各種補修費，學生個人的日常生活費等。學生個人人身、財產(chǎn)投保理賠記錄、交稅記錄。學生個人的銀行交易記錄，包括個人在銀行申辦貸款開戶的時間、種類、金額、催款記錄、利息回收、還款、銷戶及申領(lǐng)信用卡的開支、透支、銷卡等情況。
3.大學生的品行記錄。主要指高校學生入學前和入學后的獎勵、處分情況等，如考試過程中是否有作弊行為；在學校期間勤工助學，是否有不良表現(xiàn)；在與他人交往時，是否有欺騙行為以及每學年的品德評定等級。
4.大學生的信用報告。主要是對大學生在校期間信用狀況的一個總結(jié)，要標列有無貸款、貸款金額、還貸情況及意愿、是否有重大的失信行為等。高校學生完成學業(yè)離開學校前，信用檔案的管理部門要根據(jù)學生個人信用檔案記錄的內(nèi)容，對高校學生在校期間的信用情況作出信用評分，出具個人信用評估報告，作為提供給用人單位的參考資料，為其就業(yè)創(chuàng)造更多便利。學生畢業(yè)時學校不僅向用人單位提供畢業(yè)生的人事檔案，還要向他們提供學生的個人信用檔案，從而將其個人信用記錄從學校延伸到社會，納入社會個人信用檔案的管理體系。
三、建立大學生信用檔案應(yīng)注意的問題
建立大學生個人信用檔案涉及學生個人與學校的各個部門。學工部作為負責評定學生在校品行的職能部門與國家助學貸款直接參與管理部門理應(yīng)擔當起大學生個人信用檔案的建立和管理。
1.大學生信用檔案采集的信息要客觀真實?？陀^真實是檔案的第一大特征，大學生的信用檔案是大學生在校期間信用狀況的最原始、最真實的記錄，這一記錄事關(guān)大學生的終生。為此大學生信用檔案的管理部門要本著對學生認真負責的態(tài)度建立檔案、管理檔案，杜絕有虛假、不確切的記錄。學生每一次的獎懲記錄，都要有文件或有關(guān)材料的佐證，并要經(jīng)學生本人的確認。
2.大學生信用檔案要實行動態(tài)管理。大學生信用檔案是大學生個人在參加社會活動中形成的信用記錄，隨著個人活動范圍的變化，記錄的信息要不斷地更新和豐富，個人的最新信息要及時補充，也就是說個人的信用報告內(nèi)的信息是動態(tài)的，并按國際慣例，正面記錄保留十年，負面記錄保留七年。
高校函授檔案對函授畢業(yè)生來說重要性相當于身份證。高校函授檔案是函授畢業(yè)生的第一份檔案，函授檔案的用途對函授畢業(yè)生今后的定級轉(zhuǎn)正、職稱申報、辦理社會保險以及職務(wù)晉級都有相當重要的意義。由于之前的高校函授檔案的沉寂，畢業(yè)后工作中對檔案沒有太高的要求，畢業(yè)生對函授檔案的定位不夠，導致函授畢業(yè)生對自己的檔案不聞不問，更不會去辦理相關(guān)函授檔案的手續(xù)。
隨著社會的不斷發(fā)展，對人才學歷證明的要求越來越高。近幾年，畢業(yè)生在工作中與單位簽訂勞動合同時，必須要有檔案的跟隨，對函授檔案的要求提高，促進函授畢業(yè)生的檔案流動。但是還有很多畢業(yè)生從來沒有重視過檔案的管理，導致檔案流失，真正使用檔案時找不到檔案。目前函授檔案有三種現(xiàn)象：一是現(xiàn)階段許函授畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，沒有找到十分滿意的工作，一直處于尋找觀望的狀態(tài)，為了方便將檔案留在自己的身邊，長時間檔案成為“死檔”。二是畢業(yè)生與單位簽訂勞動合同，檔案會在單位保存，但是由于后期換工作的原因，導致檔案無人管理，沒有重視自己的檔案，最終導致檔案成為“棄檔”。三是高校函授畢業(yè)生將自己的檔案放在所在地人才交流中心進行管理，費用雖高，但是提取方便，當?shù)氐娜瞬沤涣髦行母鶕?jù)畢業(yè)生的工作實際情況，將函授檔案放置在正規(guī)單位保存，以免成為“棄檔”。
2 目前高校函授畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
2.1 高校函授畢業(yè)生檔案管理技術(shù)落后
高校函授畢業(yè)生檔案管理工作要被重視，并且有計劃的做好檢查和監(jiān)督，需要技術(shù)的支持。但是目前高校函授檔案管理的技術(shù)落后，管理模式仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，基本設(shè)施不夠先進，沒有使用先進的電子管理模式進行檔案管理。
2.2 高校函授畢業(yè)生檔案管理意識落后
部分高校函授檔案管理工作人員對函授畢業(yè)生檔案管理不夠重視，工作人員的檔案管理意識薄弱，高校沒有結(jié)合社會發(fā)展的實際情況度函授畢業(yè)生的檔案管理進行教育滲透，讓函授畢業(yè)生度檔案管理的重視程度不夠，觀念意識落后。部分高校只重視教學檔案的管理，忽視函授畢業(yè)生的檔案管理工作，造成函授畢業(yè)生對檔案管理出現(xiàn)怠慢的態(tài)度。
2.3 高校函授檔案管理制度不到位
沒有規(guī)矩不成方圓，高校函授檔案管理制度的制定不到位，高校檔案管理危機體現(xiàn)在高校畢業(yè)生函授檔案管理制度沒有相應(yīng)的規(guī)章制度上。即便部分制定了關(guān)于高校函授畢業(yè)生檔案管理制度，但是并沒有進行落實，紙上談兵罷了。高校函授畢業(yè)生檔案管理制度不完善的現(xiàn)象非常普遍。
2.4 高校函授檔案管理制度缺乏監(jiān)管制度
高校畢業(yè)生函授檔案管理制度上缺乏定期檢查和監(jiān)督制度的落實，由于函授畢業(yè)生檔案的特殊性和社會的復雜性，高校函授畢業(yè)生的檔案中存在造假現(xiàn)象，高校畢業(yè)生函授檔案管理工作人員要進行定期和不定期的監(jiān)督管理。
3 做好高校畢業(yè)生函授檔案工作的建議
鑒于目前高校畢業(yè)生函授檔案管理的現(xiàn)狀和問題，各大高校函授點應(yīng)該加強對函授檔案管理相關(guān)內(nèi)容，讓各個單位通過高校函授檔案來了解畢業(yè)生，來增加函授畢業(yè)生的就業(yè)競爭力。一是要進行函授檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，在高校的相關(guān)平臺上可以在認可后查看不涉及隱私的檔案內(nèi)容。高校的檔案管理部門要充分與學信網(wǎng)等網(wǎng)站做好銜接工作。將函授畢業(yè)生的檔案相關(guān)信息整理起來，建立全面的個人檔案信息數(shù)據(jù)庫，讓函授畢業(yè)生受益。二是要做好高校畢業(yè)生函授檔案轉(zhuǎn)交工作。高校應(yīng)該嚴格要求函授點對韓函授畢業(yè)生的檔案進行傳遞工作，并制定出檔案管理相關(guān)制度，高校要對函授畢業(yè)生進行思想觀念的更新，讓函授畢業(yè)生意識到檔案的重要性，并及時將檔案轉(zhuǎn)移到畢業(yè)生單位或者當?shù)厝瞬沤涣髦行?，確保檔案安全存在，避免度函授畢業(yè)生的就業(yè)帶來不必要的麻煩。對于就業(yè)的函授畢業(yè)生，一定要清楚工作單位的性質(zhì)。如果是政府機構(gòu)、國營企業(yè)、事業(yè)單位等單位有權(quán)保管檔案的，放置在單位進行管理；如果是民營企業(yè)或者是個體經(jīng)營是沒有權(quán)利保管檔案的，那么就要將檔案放置在人才交流中心進行保管，函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。
4 高校函授畢業(yè)生畢業(yè)檔案管理的思考
隨著教育水平的不斷提高，函授學歷在社會中是不被重視的，函授檔案更是無人問津。應(yīng)如何改變這種現(xiàn)狀？
首先，高校函授畢業(yè)生要提高認識，函授是被社會承認的，并沒有因為學歷性質(zhì)而廢除函授，充分說明函授是有自身的價值的，函授畢業(yè)生簽訂勞動合同和評職稱時都需要有函授檔案，我們要正確認識到這點，我們要更新傳統(tǒng)的思想觀念，認識到函授檔案的重要性，并攜手努力，關(guān)注函授，重視函授檔案。函授畢業(yè)生對待自己的檔案就要像重視自己的畢業(yè)證書一樣，要愛護自己的函授檔案，為日后的工作需要做好充分的準備。
（一）新進人員接收工作：
為完成學院本年度人才引進計劃，做好新進人員接收工作，本學期主要完成了學院引進人才信息上報;大中專畢業(yè)生接收、改派、二次派遣、落戶及外地在職人員的引進;全院勞工合同的新簽、續(xù)訂、招工表勞工合同的整理歸檔四個方面的工作。
一、優(yōu)化信息化資源建設(shè)
根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》有關(guān)精神，檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，主要包括現(xiàn)有教學檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，用于文件歸檔與電子檔案管理等方面，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。要實現(xiàn)成人教育教學檔案信息化管理，信息技術(shù)的應(yīng)用是必不可缺的條件，同時已經(jīng)成為教學檔案管理必然的發(fā)展趨勢。因此，在成人教育教學檔案管理的各個環(huán)節(jié)中要充分應(yīng)用信息技術(shù)，通過采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理和保存檔案信息，進一步挖掘教學檔案的利用價值，提高其服務(wù)水平，使成人教育教學檔案以更快捷、更生動、更形象的方式為成人教育整體現(xiàn)代化水平的提高創(chuàng)造條件。為成人教育的教學改革服務(wù)。優(yōu)化信息化資源建設(shè)必須把成人教學管理與普通高等教育的現(xiàn)代化建設(shè)放在同等地位加以研究和開發(fā)，加強對成人教育教學檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備、設(shè)施的投入，保證現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。譬如，開發(fā)出一個切實可行的計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，建立檔案信息網(wǎng)站；利用成熟的數(shù)據(jù)庫技術(shù)分類建立教學檔案目錄數(shù)據(jù)庫，把各類教學檔案的目錄信息數(shù)字化，等等。為利用計算機技術(shù)更好地管理維護和開發(fā)利用教學檔案奠定基礎(chǔ)。
二、界定教學檔案內(nèi)容的范圍
1．招生方面的信息，主要包括招生工作文件、招生政策、招生計劃、招生專業(yè)、招生簡章、招生宣傳、招生工作總結(jié)、錄取名冊、入學考試成績等錄取材料、入學安排表、入學登記表及有關(guān)招生活動的記錄等。
2．日常教學方面的信息，主要包括教學工作計劃、專業(yè)教學計劃和教學大綱、學期教學進度表、課程表、授課教師個人信息、教學檢查、教學考勤、各專業(yè)課程考試安排、試題庫、試卷、試場記錄表、試卷分析表、記分冊、漢語普通話水平測試和大學英語四、六級考試的組織情況等及其各項教學活動記錄。
3．學籍方面的信息，要求新生入校后認真填寫有關(guān)學籍卡片和學生卡片上的個人信息，注明某屆、某專業(yè)，為今后查找利用、驗證學歷真?zhèn)翁峁┳钫鎸崪蚀_的憑證。另外，還包括在校學生學籍材料、學生的學籍卡、成績冊、學籍變更材料（即留級、轉(zhuǎn)學、退學等）、學生獎懲材料。
4．學位方面的信息，主要包括上級有關(guān)成人教育學位工作的文件、學位申報名單、學位考試安排、學位論文及評審意見、學位授予通知等、學位證書的辦理等。
5．畢業(yè)方面的信息，包括畢業(yè)生名單、成果性的畢業(yè)論文設(shè)計、畢業(yè)生成績總冊、畢業(yè)照、畢業(yè)學員通訊錄、畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊、優(yōu)秀畢業(yè)生評選材料、畢業(yè)生去向資料、供需計劃及合同、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查資料、信息反饋材料等。
6．教學文書方面的信息，主要包括上級下達的有關(guān)成人教育工作的文件，教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的文件，成人教育規(guī)劃、實施計劃、規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)，成人教學檢查、評估及反饋材料，各級優(yōu)秀教學質(zhì)量評獎材料，對成人教育工作的請示和批復、各類統(tǒng)計報表等。
三、嚴格遵循建檔原則
第一，規(guī)范性原則。建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。建立各級檔案網(wǎng)絡(luò)組織，落實各級管理工作者的崗位職責，在收集、整理、移交、歸檔到開發(fā)利用的過程中，嚴格遵循歸檔制度和規(guī)范的歸檔程序，對所有應(yīng)歸檔的材料，按照嚴格的歸檔程序及分類方法進行歸檔。
第二，科學性原則。嚴格按國家標準準確提示檔案文件的外形特征和內(nèi)容特征，并在案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、文件字號目錄、專題目錄等方面實行計算機編制，案卷封面、備考表及脊背均按國家標準填寫。要根據(jù)成人教育學籍檔案的特點進行科學歸類，設(shè)置的類目要盡量準確，以便對來“料”及時接納，對號入座。教學檔案類目排列、檔號結(jié)構(gòu)的確定要符合檔案學基礎(chǔ)理論和邏輯原則。
第三，真實性原則。教學檔案的內(nèi)容一定要真實地反映教學活動的情況，以其特有的原始性，真實性記錄所發(fā)生的事實、人員的情況及教學的過程，要維護檔案的歷史原貌，避免私自刪改、涂寫，絕不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實的內(nèi)容。
第四，實用性原則。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)等先進管理手段，對教學過程中形成的文件材料實物進行歸檔整理時，要求分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?？蓪㈦娮游募庸?、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，為利用者提供遠程服務(wù)，使其可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
第五，保密性原則。由于檔案信息的特殊性，在教學檔案管理中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)該對檔案信息進行嚴格的保密。凡涉及個人秘密的檔案信息，或不能公開的檔案信息，因其合法的權(quán)益受到法律保護，均屬于限制利用的范圍。尤其是在檔案信息直接進入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的條件下，應(yīng)按保密法，嚴格對用戶界定使用權(quán)限。另外，每學年要定期歸檔，減少移交檔案材料在時間上的隨意性，杜絕檔案材料長時間積壓甚至于散落流失，確保材料能夠及時接收、立卷、歸檔、錄入。
四、提升檔案管理者的檔案素養(yǎng)
檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，又是一項業(yè)務(wù)性強、程序復雜、質(zhì)量要求高的工作。這就要求檔案管理者要提升檔案素養(yǎng)，包括責任意識、服務(wù)意識、規(guī)范意識、收集意識、整理意識、保密意識和價值意識等。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強烈的事業(yè)心、高度的責任感和良好的職業(yè)道德規(guī)范。其次，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓。通過學歷再教育、學術(shù)講座和會議交流、崗位培訓和專業(yè)培訓等方式，不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機會，來更新、擴充檔案管理工作者的檔案專業(yè)知識，提高其信息技術(shù)能力，使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高。第三，檔案管理者自身要不斷學習和提高運用先進技術(shù)解決問題的能力，并借助現(xiàn)代化的管理手段，加大對信息資源的開發(fā)，為成人教育工作的不斷發(fā)展提供高效能的檔案信息支持。第四，要建立切實可行的人才管理制度和獎懲規(guī)章制度。選派那些有過硬的信息化業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德規(guī)范、協(xié)作精神好、吃苦精神強、具備扎實的檔案學基礎(chǔ)理論知識、檔案管理的政策理論要求、基本專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力的人充實到教學檔案管理崗位，以保證教學檔案管理和利用工作的正常進行。把年度考評與工作實績結(jié)合起來，對認真、負責、有突出貢獻的工作人員應(yīng)實施獎勵，以提高檔案管理人員的工作積極性，使成人教育教學檔案管理水平得到真正的提高。
五、注重教學檔案編研
1．要做好編研的選題。要結(jié)合成人教育發(fā)展趨勢，選取成教工作急需的、可以為現(xiàn)實工作服務(wù)的有利用價值的題目為編研對象。要有明確的目的，必須圍繞成教工作的發(fā)展和社會需求，編研出有利于成人教育發(fā)展的、系列性的、有價值的參考資料。切忌編研工作與實際需求相脫節(jié)，只有這樣，才能選擇出既有現(xiàn)實意義又有完成條件的題目作為編研目標，編研成果才能服務(wù)于我們的工作。
2．編研內(nèi)容要宏觀與微觀相結(jié)合。要立足于本單位工作實際，一方面認真研究成人教育檔案的規(guī)律和特點，另一方面全面了解本校成人教育事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡、實際現(xiàn)狀、存在的優(yōu)勢與不足等。在宏觀層面與微觀層面有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，既要突出成人教育綜合管理方面的研究，又要兼顧諸如教學計劃等專題性方面的研究；既要重視成人學歷教育，又要重視成人非學歷教育；既要研究成人面授教學工作，更要加強學生自學管理的研究；既要突出主管部門的領(lǐng)導作用，又要兼顧地方單位的作用；既要研究經(jīng)濟因素制約辦學的方面，更要研究教學質(zhì)量與科學管理在辦學中的主導地位。
3．編研應(yīng)關(guān)注學生信息。不僅要把學生在校期間的所有信息收集、歸檔，還要拓寬信息來源，多調(diào)查走訪，搜集與學員有關(guān)的材料，力求全面真實反映成人教育學生的學習、品行、能力等。
參考文獻
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一、編制教學檔案歸檔范圍的依據(jù)
我校在2010年提出了“黨委領(lǐng)導、行政負責、民主管理、教授治學”新的管理體制并實施。在新的管理模式下，教學管理的重心下移到二級學院，使之在教育教學管理上有了更大的自主權(quán)，能夠根據(jù)學院發(fā)展在教學計劃、專業(yè)設(shè)置、學科建設(shè)等各個方面充分發(fā)揮管理職能，二級學院的教學檔案從具體內(nèi)容、歸檔范圍及管理的職責等發(fā)生了變化，在教學改革發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的具有保存價值的文件資料，需要統(tǒng)一分類標準，進一步加工整理歸檔。
明確教學檔案的歸檔范圍是做好教學檔案工作的基礎(chǔ)。鑒于目前教育部和國家檔案局對教學檔案管理的分類標準和要求尚未統(tǒng)一規(guī)定，使得各高等院校教學檔案工作也明顯呈現(xiàn)多樣狀，且從《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的內(nèi)容來看，其中涉及教學檔案的歸檔部門不僅限于教學管理部門，還涉及學生工作部、人事處、招生就業(yè)處等相關(guān)部門，即使有統(tǒng)一的執(zhí)行標準也難以準確執(zhí)行。因此，高等院校在實際工作中亟需編制符合自身教學檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。
在2008年教育部與國家檔案局聯(lián)合的《高等學校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學校可以根據(jù)學校實際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學歸檔范圍的自主權(quán)。
二、高校教學檔案的特征
高校教學檔案是高校教師和學生在教學管理和教學實踐活動中形成的最直接且具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學質(zhì)量和教學管理水平的重要標志之一。教學檔案是教學活動的客觀反映和總結(jié)，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現(xiàn)為以下幾方面：
1.廣泛性
隨著高等教育的發(fā)展，相繼出現(xiàn)了很多新的學科門類，在此基礎(chǔ)上高校專業(yè)規(guī)模也迅速增加，如我校目前有60個本科專業(yè)，涵蓋理、工、文、經(jīng)、管、法、藝術(shù)等學科門類。這使得教學檔案的數(shù)量增加、管理規(guī)模擴大，各學科專業(yè)在人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)計劃、課程設(shè)置、教學管理等方面也各具特色，多學科相互交叉、滲透，使得教學檔案內(nèi)容越來越多樣化。
2.周期性
高校的教學活動一般是以每年的九月至次年的六月為一個學年度，學歷教育以四年或者五年為培養(yǎng)周期。因此高校教學檔案材料有的以學年劃分，也有會以自然年度劃分，使得教學檔案的產(chǎn)生具有了不同的周期特點。
3.通用性
高等院校的學科專業(yè)設(shè)置都必須以教育部制訂的《普通高等學校本科專業(yè)目錄》為依據(jù)。各高等院校會在專業(yè)設(shè)置上具有相同性，隨之所產(chǎn)生的教學檔案具有一定的通用性。
4.特色性
各高等院校因地域特點、辦學定位、辦學規(guī)模及辦學層次的不同，在人才培養(yǎng)目標上也有差異，根據(jù)本科教學評估指標體系中專門設(shè)有一個特色指標，各高校在辦學過程中逐步形成自身的特色，各高等院校產(chǎn)生的教學檔案又會具備與其他高校不同的特點。
三、新體制下教學檔案的歸檔范圍與管理
1.教學檔案的分級制管理模式
根據(jù)我校新體制下教學管理的實際情況，教學檔案可采用四級管理模式，即校級檔案管理機構(gòu)（檔案館）教學管理部門及相關(guān)教學檔案管理部門（教務(wù)處、人事處、學生部、招就處）、各教學單位（學院、部、實訓中心）教研室（系）和實驗室。學校檔案館主要歸檔管理宏觀的教學檔案：如上級部門和學校產(chǎn)生的相關(guān)文件及規(guī)章制度、教學評估材料、課程建設(shè)和專業(yè)設(shè)置、招生及學籍等方面的檔案材料，以及教師和學生比較重要的記錄和登記表格等。學院及系（部）保管學校和本部門產(chǎn)生的教學文件及教學活動檔案：如教學課程檔案、學生記分冊、試卷及畢業(yè)論文等數(shù)量較大且又比較微觀的教學資料，這樣就會既有利于各單位查詢，又緩解了學校檔案館的館藏壓力。教務(wù)處教學檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務(wù)處作為教學的組織和綜合管理部門，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務(wù)處要保管相應(yīng)的教學檢查紀錄，而教師上課的記分冊則由系部保管，而檢查紀錄會反映了全校記分冊的填寫情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學校檔案館的存儲空間。
2.教學檔案的歸檔范圍
根據(jù)這樣的管理模式，學校及教學管理部門就可以逐級制定相應(yīng)的歸檔范圍。
（1）學校檔案館教學檔案歸檔范圍：主要包括上級各管理部門下達的有關(guān)教育、教學管理的文件，學校管理的各項規(guī)章制度、學生成績報告單、畢業(yè)生登記表和成績單、學籍異動相關(guān)材料、畢業(yè)資格以及學位資格的審核材料等等。
（2）教學管理及相關(guān)部門教學檔案歸檔范圍：教務(wù)處主要歸檔包括上級主管部門下達的教育、教學管理文件、教學管理規(guī)章制度、學科建設(shè)規(guī)劃和專業(yè)設(shè)置、教學計劃、教學大綱、課程計劃總表、教學進程表、課程表、校歷表、學生名冊、畢業(yè)生質(zhì)量的調(diào)查計劃和總結(jié)、調(diào)查畢業(yè)生質(zhì)量評價意見相關(guān)材料等等。人事處主要歸檔教師隊伍建設(shè)材料：新教師崗前培訓、教師年度總結(jié)和考核，教師國內(nèi)外進修記錄、對學校骨干教師國家培訓班等方面的文件及形成的材料。學生部主要歸檔學生紀律和獎懲材料：如學生各類違紀處分文件、學生的各種競賽活動、校園文化活動和課外科技活動等獲獎情況。招就處主要歸檔學生招生就業(yè)工作材料：如學校年度招生計劃，錄新生取名冊，應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)方案，往屆畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計等材料。
關(guān)鍵詞：高等院校；學生學籍；管理
高等院校學生在校的各方面情況一般都是記錄在學籍檔案，學生在校時，學校教務(wù)處負責整理和保管學籍檔案，學生離校后，學籍檔案的整理和保管工作就交由學生所在單位人事部門負責，也可以交由學生所在地人才中心負責，學籍檔案既記錄了學生在校時的成績考核，又記錄了學生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學生在校遵守的紀律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學籍檔案的內(nèi)容，學校和各個用人單位不但能掌握學生的基本情況，而且可以了解學生的社會能力。因此，管理好學生學籍檔案，不僅有利于保障學生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護以及教育質(zhì)量的保障。
一、學籍管理的內(nèi)涵
1.學籍，實際上也可以說是對學生在校時期的整個過程的記錄。而學籍管理的過程，是指建立學生學籍檔案的過程。學籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學生報到、新生注冊、發(fā)放學生證；第二，記錄學生成績和其補考情況，處理學生的休學、退學、轉(zhuǎn)學以及復學等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學生學籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學生學籍檔案，不僅要把普通高校學生在校期間的學習生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學生的黨、團材料。另外，在學生檔案里，不僅僅只有學生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學生檔案具有應(yīng)用性這一特點，這一點是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導致高等院校的學生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學生帶走學生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學制短、流動性強、穩(wěn)定性差的特點，學生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學生學籍管理的重要性
1.學生學籍管理工作的目的是提供利用。學生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學籍檔案，學籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學院教學與教育的整個過程都被記錄在了學籍檔案中，因此，學籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學研相結(jié)合進行教育當高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學的方向，把工學結(jié)合作為教學模式的同時還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來?？梢?，學籍檔案管理對于教學評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學質(zhì)量和教育水平。
3.學籍檔案記載著一個學生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學生的就業(yè)，因此，對于促進高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學生往往會參考學籍檔案。而于學生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學生學籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴招，在校學生的增多，高等院校學生學籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：
1.學籍檔案管理工作人員態(tài)度不認真
學生在校期間的各方面情況通通記錄在了學籍檔案中，學籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學籍檔案原本的作用。
2.學生對個人檔案的意識性不強
學生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導致學籍檔案容易丟失。
四、加強高等院校學生學籍管理的具體措施
學生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強化領(lǐng)導力量和責任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養(yǎng)目標和教育目標。
1.深刻體會學籍檔案的重要性。
學生學籍檔案記載著學生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識到其重要性。一方面，對于學生學籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機制，并提供給他們專業(yè)培訓的機會，實現(xiàn)學生學籍管理工作的價值。另一方面，學校應(yīng)帶動其它各個部門參與管理工作，使得學籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強學籍檔案工作管理規(guī)范化
學籍檔案管理工作主要是整理學生在校期間的各種材料，提供學籍檔案的利用。學籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標準、規(guī)范并科學，為了使得學籍管理工作達到這一水平，實現(xiàn)學籍檔案的價值，確保學生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。
3.加強學籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計算機幾乎已經(jīng)進入了家家戶戶的生活與工作，學籍檔案管理越來越趨向于信息化。學籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對學姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個信息平臺，把學生的學籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。
4.強化學籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學籍管理人員應(yīng)該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應(yīng)努力學習理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認真學習黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認真學習工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學校不僅要努力做好學籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻嵉墓ぷ?，還需要加強對學籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓，進一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)
目前，學籍檔案管理在畢業(yè)階段進行得有些雜亂無章。學生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學校。學籍檔案有助于學校各項工作的進行，學校辦學離不開學籍檔案管理，做好學籍檔案管理工作有助于學校辦學質(zhì)量的提高。學籍檔案可以為學校提供查詢服務(wù)，學校通過查詢部分學籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學水平，從而制定出有針對性的教學檔案，以期辦學水平再上一個臺階。技師院校的學籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學籍檔案里有所記載，學校在實施招生計劃時，可以適當?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學籍檔案要為學生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學生會經(jīng)常需要用到學籍檔案，以下是需要利用學籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，?？茖W生傾向于升本，本科學生忙著考研或留學。在這種情況下，這些學生申請報名時往往需要用到學籍檔案，因為無論你申請的是哪所學校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學校蓋章的高考成績和大學時期的成績，畢業(yè)證明以及學位證明。而如果是出國留學，國外的一些學校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學生更為全面的信息，如：學生在原就讀學校的思想政治表現(xiàn)、紀律表現(xiàn)以及學校推薦信，這些都離不開學籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學生可能會出國深造，而在國外的學校學習的某些課程可能會與原就讀學校的課程重復，也可能與某些學生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學生在原就讀學校的該門課程的成績證明，這就需要從學籍檔案里面查詢。
三是補辦畢業(yè)證明書。
部分學生未保管好畢業(yè)證，導致畢業(yè)證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。
另外學籍檔案要為社會服務(wù)。一方面，社會往往會從學生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學籍檔案來了解，而且學籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學生而言，學籍檔案也是學生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學生更好地向社會推薦自己。
五、結(jié)語
總之，學生學籍管理就是一項比較復雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務(wù)價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認識到此項工作的重要性，增強責任意識，明確工作職責，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院）
中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）34-0005-02
一、高校學籍檔案的特征
高校學籍檔案是大學生被錄入高校后的高考成績、學籍表、在校學習成績、獲獎情況、畢業(yè)證書登記及畢業(yè)派遣等諸多方面信息的真實記錄和反映，是學生在校學習的重要個人信息記錄。學生學習成績表是大學生在校期間學習成績的記錄。學生畢（結(jié)）業(yè)證、學位證登記表是對學生學歷學位教育結(jié)果狀況的信息記錄。上述信息做為大學生在校學習生活的信息記錄，為他們在未來的繼續(xù)教育、就業(yè)及社會保障服務(wù)等方面做證明具有意義。高校學籍檔案具有如下基本特征：
1.高校學籍檔案具有真實性特征。高校檔案是由不同的學生管理單位，根據(jù)高校教育管理規(guī)定，在大學生入學的不同階段，對學生學籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門根據(jù)本地區(qū)的招生計劃及本高校的招生簡章，與本地區(qū)教育部門協(xié)調(diào)共同完成招生工作，在工作過程中形成新生錄取方面的學籍檔案。學生成績檔案及畢業(yè)證、學位證登記表等學籍檔案是由教務(wù)處、各院系在學生成績管理過程和畢業(yè)登統(tǒng)過程中形成的關(guān)于學生成績表、畢業(yè)證登記等方面的學籍檔案。由于它們是在學生錄取，學生成績管理、學生畢業(yè)登統(tǒng)過程中形成并歸納整理出來的文檔，故具有原始性、真實性。
2.高校學籍檔案內(nèi)容具有多樣性特征。高校學籍檔案內(nèi)容豐富，材料多樣，包含新生錄取登記表、學生成績登記表、學生在校期間獲獎材料、四六級英語考試成績、學生畢業(yè)證學位證登記、畢業(yè)生學籍等多方面內(nèi)容材料，是記錄學生高校生活材料的綜合體。
3.高校學籍檔案形成具有分散性特征。高校學籍檔案的材料由不同的職能部門分別形成。如招生部門形成：新生錄取檔案，教務(wù)部門形成學生成績表、畢業(yè)生登記表等檔案，學生管理部門形成學生的各種獎懲記錄檔案，各院系形成學生學籍登記等學籍檔案。校檔案館（室）綜合管理全校學籍檔案，并提供檔案利用服務(wù)。
4.高校學籍檔案利用的頻繁性特征。高校學籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學生在繼續(xù)升學、就業(yè)、出國留學活動中需要查閱并出示學習成績表、畢業(yè)證中（英）文證明等證明材料。目前在社會保障活動中有些需要社會化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時也需查閱補辦相關(guān)學籍檔案材料，以提供其相關(guān)畢業(yè)和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業(yè)證書學位證書丟失者在評職稱等需要時，也要求補辦學歷學位證明等等。諸多方面的需求，使學生檔案得到頻繁利用。
高校學籍檔案諸多特點中，真實性是它的首要特征，決定了高校學籍檔案的其他特征，也決定了它作為信用憑證材料，能夠起到服務(wù)學校管理和服務(wù)社會的雙重作用。
二、高校學籍檔案的服務(wù)功能
概括地講，學校學籍檔案具有服務(wù)校內(nèi)外的兩方面功能。高校學籍檔案服務(wù)校內(nèi)是指：一方面學籍檔案是供高校內(nèi)部各職能部門查閱關(guān)于學生學籍等方面的情況，另一方面是給在校學生的繼續(xù)升學、出國留學時為相關(guān)單位提供證明。服務(wù)校外是指：為已經(jīng)畢業(yè)的學生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明，本科或研究生成績單，畢業(yè)證學位證證明及畢業(yè)分配或派遣證明等。具體看，學籍檔案具有以下幾方面的功能：
1.學籍檔案服務(wù)學校職能部門的功能。學籍檔案是高校教學管理部門和學生管理部門對學生管理過程中形成的原始材料，是對學校學生在校期間綜合信息的反映。學籍檔案服務(wù)學校職能部門的功能，是指學籍檔案為學校職能部門提供查詢服務(wù)的功能。第一，學籍檔案為教學管理服務(wù)。學籍檔案管理與教學管理工作緊密相連，相互促進。一方面，學籍檔案是學校教學與管理工作結(jié)果的詳細記錄，如歷年成績記載、學籍變動、畢業(yè)證書登統(tǒng)等真實地記載在學籍檔案中；另一方面，學籍檔案中的記錄反過來為教學和管理工作的提高提供了數(shù)據(jù)支持，學籍檔案的記錄可以反映出一段時間內(nèi)學院教學水平的來源與去向、學生的培養(yǎng)層次、學校教育教學改革的方向及教學管理工作的水平。職能部門通過查詢調(diào)取學籍檔案資料，分析數(shù)據(jù)，為制定新的計劃、規(guī)劃查詢依據(jù)。如通過教學質(zhì)量檢查或教學水平評估材料，從中隨機抽取學生成績做調(diào)查統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)當前工作的不足，及時調(diào)整制定新的教學計劃，促進教學質(zhì)量的進一步提高。第二，學籍檔案為學生管理服務(wù)。學籍檔案記錄了學生多方面情況，如學生年齡、出身，家庭主要成員和所從事的職業(yè)、職務(wù)，家庭經(jīng)濟情況以及本人成長經(jīng)歷等。學生管理部門的老師從中可以了解學生的成長環(huán)境，所受到的影響和成長中可能出現(xiàn)的各種問題，以便及時加以正確引導，從而促進了學生管理工作的順利進行。第三，學籍檔案為學校發(fā)展提供信息支持。學籍檔案的動態(tài)形成過程及靜態(tài)實證材料分析，直接為學校的改革發(fā)展提供依據(jù)。如畢業(yè)生的畢業(yè)去向，直接反映了社會對大學生的需求狀況，為高校專業(yè)調(diào)整和學校發(fā)展提供原始信息。
2.學籍檔案服務(wù)在校大學生的功能。學籍檔案是大學生在校成長全部過程的真實材料記載。在校大學生在出國留學或就業(yè)時都要向相關(guān)部門提供學籍檔案材料。如在校學生在出國留學時需提供學生入學時的高考成績、在校學習成績單等；用人單位在與畢業(yè)生簽約時，用人單位要核實學生的畢業(yè)證和學位證，以確認學生身份，避免假學歷學位濫竽充數(shù)。學籍材料的歸檔及未來的信用憑證作用，對在校生也影響頗深，對督促和激勵學生努力學習和鍛煉有積極的意義。
3.學籍檔案服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)社會的功能。高校畢業(yè)生在就業(yè)后，對學籍檔案也有很多需求。主要表現(xiàn)在如下方面：（1）國外就業(yè)的畢業(yè)生在繼續(xù)求學時，要求高校提供他在國內(nèi)高校就讀的學習成績，學歷學位材料。（2）國內(nèi)畢業(yè)生在就業(yè)后，在職稱評定時被要求高校提供畢業(yè)證、學位證材料對其畢業(yè)證、學位證加以認證。（3）畢業(yè)生畢業(yè)證結(jié)業(yè)證不慎丟失，補辦相關(guān)證件，要根據(jù)畢業(yè)生的學籍檔案材料，提取其畢業(yè)證學位證等材料加以認證。（4）畢業(yè)生在辦理退休時社會保障部門要確認其工齡時，需要查閱學籍檔案材料，提取他的畢業(yè)就業(yè)派遣證等方面的證明，對其畢業(yè)情況加以認證。高校學籍檔案服務(wù)畢業(yè)生的這些社會功能，對學生能否繼續(xù)完成升學、再就業(yè)、計算工資工齡等有重要影響。學籍檔案服務(wù)社會的功能在當前市場經(jīng)濟的條件下，社會保障日益完善的社會環(huán)境下，保障個人合法權(quán)益，具有重要的現(xiàn)實意義。學籍檔案服務(wù)學校職能部門、服務(wù)在校生的功能是學籍檔案的基本職能，學籍檔案服務(wù)畢業(yè)生是學籍檔案服務(wù)社會的重要內(nèi)容，也是學籍檔案日益被社會重視的重要表現(xiàn)。學籍檔案服務(wù)社會的功能要求高校的學籍檔案管理要立足現(xiàn)實，重溫歷史，加強學籍檔案的整理和補救工作，以期更好地實現(xiàn)學籍檔案的社會化服務(wù)。
三、完善學籍檔案管理提高學籍檔案服務(wù)質(zhì)量
學籍檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，既承上啟下，又繼往開來。在檔案管理中存在舊問題，不利于新時期學籍檔案服務(wù)社會的新要求；新時期學籍檔案服務(wù)社會功能的強化，又要求高校檔案管理不斷創(chuàng)新。
（一）目前學籍檔案管理過程中存在的問題
學籍檔案是學生被高校錄取、在學校學習、從高校畢業(yè)及分配或派遣等一系列個人信息記錄，作為其為社會服務(wù)的信用憑證，其內(nèi)容是否先進，是否便于查詢，對于高校檔案能否高效便捷地為學生提供服務(wù)關(guān)系重大。在高校檔案管理過程中恰恰出現(xiàn)了相關(guān)的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.受歷史條件限制，學籍檔案材料內(nèi)容不完整。由于歷史的原因或管理不完善，造成學籍檔案不完備。缺少學籍檔案實證材料。再如由于管理不完善，相關(guān)部門或院系歸檔不全，造成學籍檔案信息不完備等等。
2.受管理部門的影響，學籍檔案記錄不規(guī)范。比如，畢業(yè)生成績單，應(yīng)有三個部門的公章：學生所在院系，教務(wù)處及院系主管領(lǐng)導的名章。如由于某些部門疏忽，致使學生成績單會缺少其中的某個印章，使學生成績公信度受到影響。再如，畢業(yè)學籍表應(yīng)記載學生從入學到畢業(yè)的全部信息材料。院系在檔案形成過程中，記錄不規(guī)范，缺少學生在校的某些信息，使學生在利用學籍檔案時要增加其他部門的附加材料加以佐證，導致服務(wù)水平降低。
3.受計算機管理系統(tǒng)限制，學籍檔案管理手段不先進，電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響，有些學校的學籍檔案沒有進入到電子查詢階段，靠人工查詢，費時費力，不利于紙質(zhì)檔案的保管，也影響服務(wù)質(zhì)量的提高。
4.受高校檔案館水平建設(shè)的限制，檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平，檔案員數(shù)量少檔案員自身管理水平限制，使學籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位，也會影響學籍檔案服務(wù)社會的質(zhì)量。
發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的前題，研究對策是解決問題的最好方法，我們要從現(xiàn)實存在的問題出發(fā)，不斷研究檔案管理的理論和實踐，提高服務(wù)質(zhì)量。
（二）加強高校學籍檔案管理，提高高校學籍檔案服務(wù)社會的質(zhì)量
1.加強檔案隊伍建設(shè)，不斷提高學籍檔案工作人員的素質(zhì)。學籍檔案管理人員必須認真學習高校檔案管理辦法，提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。學籍檔案管理人員要有定期的崗位素質(zhì)培訓，進行檔案管理專業(yè)知識的系統(tǒng)學習和專業(yè)技術(shù)培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平；加強檔案管理人員的思想教育，提高對學籍檔案管理工作的地位和作用的認識。
2.建立學籍檔案管理體系，健全管理制度。實行實體化管理體制，高?？筛鶕?jù)實際情況，明確規(guī)定以學籍管理部門為依托，建立以院、系（部）單位為支點的學籍管理體系；明確學籍管理部門的檔案管理人員，各院系的教學人員為兼職的檔案員，全力輔助學籍管理部門完成學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，為全面管理學籍檔案提供可靠的組織保證。健全學籍檔案管理制度，學籍檔案制度必須掌握學籍管理的原則，既要嚴格執(zhí)行學籍檔案的法規(guī)，又要以對學生高度負責的態(tài)度，做到以事實為依據(jù)，以管理制度為準繩，做到有章可循，有據(jù)可依。
3.加快學籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。學籍檔案管理的現(xiàn)代化是以信息為基礎(chǔ)的，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要實現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。學籍管理人員要充分認識到學籍檔案工作在市場經(jīng)濟建設(shè)中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務(wù)。其次，管理方法的現(xiàn)代化。高校應(yīng)根據(jù)實際情況，把計算機手段運用到學籍檔案的管理中，建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，運用計算機系統(tǒng)查詢、打印服務(wù)系統(tǒng)，提高工作效率。
綜上所述，學籍檔案管理作為高校檔案工作的一個組成部分，應(yīng)當在實踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務(wù)，使檔案開發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學化的軌道。
參考文獻：
