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時(shí)間：2023-10-30 11:14:12
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隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對(duì)城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國(guó)城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國(guó)普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂(lè)觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒(méi)有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開(kāi)始規(guī)劃到修建完成的全部過(guò)程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、修繕作充分的準(zhǔn)備。所以提高對(duì)普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)
1.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案記錄時(shí)間較長(zhǎng)普通公路的建設(shè)周期很長(zhǎng)，公路項(xiàng)目從工程項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、上級(jí)部門審批、施工項(xiàng)目招標(biāo)、施工部門完成公路建設(shè)、竣工后有關(guān)部門驗(yàn)收等一系列流程要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)的時(shí)間，而公路工程建設(shè)檔案記錄要從最先的工程項(xiàng)目申報(bào)部分開(kāi)始，這就顯示了公路工程檔案記錄時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。
2.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案所涉及相關(guān)部門較多公路工程建設(shè)項(xiàng)目投資一般是非常巨大，動(dòng)輒上千萬(wàn)甚至上億元，建設(shè)規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來(lái)講普通公路會(huì)有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個(gè)省、市，有的公路建設(shè)工程，可能需要跨越幾個(gè)省市，因此，普通公路工程的建設(shè)很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會(huì)涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設(shè)計(jì)院、地質(zhì)勘探部門、設(shè)備材料供應(yīng)商等企事業(yè)單位。項(xiàng)目工程檔案對(duì)所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準(zhǔn)確、完備。
3.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設(shè)工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設(shè)，整個(gè)工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設(shè)備、修繕綠化設(shè)施等工作，其中的每一項(xiàng)工作都有其特殊的施工工藝和施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，隨著公路建設(shè)工程進(jìn)度的變化，會(huì)進(jìn)行不同施工隊(duì)伍的不同施工部分交接，這種動(dòng)態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會(huì)給相關(guān)人員帶來(lái)許多難題。如果要把公路工程項(xiàng)目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)化知識(shí)儲(chǔ)備，并且要強(qiáng)化檔案管理人員的細(xì)致程度和責(zé)任意識(shí)，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問(wèn)題，減少項(xiàng)目工程驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的不必要的工作。
4.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理也迎來(lái)了新的變革，信息技術(shù)的應(yīng)用給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)極大的便捷。公路建設(shè)工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復(fù)雜且數(shù)量巨大，過(guò)去檔案管理人員需要在工程建設(shè)期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗(yàn)收階段檢查項(xiàng)目檔案的過(guò)程，通常會(huì)占用過(guò)多的時(shí)間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤的幾率也很高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使工程項(xiàng)目檔案的管理從過(guò)去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對(duì)象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺(tái)電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過(guò)程不同階段中所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙、錄像都方便存儲(chǔ)，在工程共享平臺(tái)上傳檔案記錄，方便各相關(guān)部門和審查機(jī)構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項(xiàng)目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡(jiǎn)化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)在公路建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，是后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)的重要數(shù)據(jù)支持，同時(shí)具有法律效應(yīng)?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十六條中明確規(guī)定，“建設(shè)單位收到竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項(xiàng)工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設(shè)備的試驗(yàn)報(bào)告；（4）有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書(shū)。建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用。”從國(guó)家法律來(lái)講，應(yīng)給予工程項(xiàng)目檔案管理足夠的重視，但是在實(shí)際工程建設(shè)過(guò)程中，施工單位通常只重視工程建設(shè)進(jìn)度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項(xiàng)目檔案在實(shí)際工程施工中還存在著有關(guān)部門為了趕工程進(jìn)度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴(yán)重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗(yàn)收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開(kāi)展工程項(xiàng)目檔案管理工作前，需要制定科學(xué)合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒(méi)有科學(xué)的管理制度造成，不合理的管理制度難以對(duì)接工程的正常施工過(guò)程，甚至?xí)?dǎo)致竣工驗(yàn)收工作難以進(jìn)行，也給后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)工作和公路修復(fù)工作帶來(lái)極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實(shí)際操作過(guò)程中，檔案管理人員對(duì)工程施工進(jìn)程難以把握，整體認(rèn)知不足，造成檔案管理不全面等問(wèn)題。
3.檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容量大且復(fù)雜，專業(yè)性極強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)水平有很高的要求。就目前情況來(lái)講，許多工程的項(xiàng)目檔案管理工作都是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備且流動(dòng)性很大，部分單位在沒(méi)有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時(shí)雇用非項(xiàng)目人員。這些情況都會(huì)或多或少的導(dǎo)致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。
三、加強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施
1.進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運(yùn)輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設(shè)管理局編制了《公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制辦法》。項(xiàng)目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、為數(shù)字化管理提供了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作計(jì)算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫(kù)房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對(duì)工程檔案進(jìn)行全程掃描、錄入、識(shí)別、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對(duì)檔案收集、整理過(guò)程中遇到的實(shí)際難點(diǎn)和重點(diǎn)問(wèn)題，重點(diǎn)予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準(zhǔn)備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、預(yù)立卷等，既做到平時(shí)利用又為工程竣工驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備，在開(kāi)工準(zhǔn)備階段，應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案制度任務(wù)并落實(shí)到人，把竣工檔案工作落到實(shí)處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫(xiě)是否規(guī)范，對(duì)于容易疏忽的問(wèn)題和出錯(cuò)的案卷材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗(yàn)收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時(shí)已進(jìn)行初步驗(yàn)收以及工程檔案已入庫(kù)。所以必須使整理好的案卷達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù)；檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前未完的檔案跟蹤管理。在這個(gè)階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對(duì)于檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)暫時(shí)未歸檔的文件材料要進(jìn)行跟蹤檢查，并要求及時(shí)歸檔組卷，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。
2.創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程管理和控制建立完備的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務(wù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系應(yīng)在現(xiàn)有制度下進(jìn)行優(yōu)化，在公路工程建設(shè)初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺(tái)”，細(xì)化對(duì)公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定細(xì)則實(shí)施，防止為趕工期而越過(guò)檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系應(yīng)把責(zé)任細(xì)分到個(gè)人，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程管理和控制，一是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的檢查和技術(shù)指導(dǎo)定期對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行巡查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，適當(dāng)給予技術(shù)指導(dǎo)等方面的支持，保證項(xiàng)目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強(qiáng)竣工檔案編制期，檢查指導(dǎo)竣工檔案編制工作進(jìn)入預(yù)立卷階段，檔案工作小組針對(duì)各參建單位具體情況，進(jìn)行有針對(duì)性的檢查指導(dǎo)，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，方可立卷歸檔。三是要加強(qiáng)入庫(kù)檔案質(zhì)量管理對(duì)各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負(fù)責(zé)審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家歷次檢查記錄，對(duì)施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進(jìn)行嚴(yán)格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補(bǔ)充收集。
3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學(xué)性信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項(xiàng)目檔案管理也不例外，信息化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來(lái)極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動(dòng)態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項(xiàng)目檔案規(guī)格進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標(biāo)進(jìn)行收集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。促進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)性，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項(xiàng)目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機(jī)結(jié)合起來(lái)，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實(shí)時(shí)監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學(xué)性，確保各種檔案信息在項(xiàng)目建設(shè)期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過(guò)后臺(tái)導(dǎo)入公路工程項(xiàng)目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期不便利用的問(wèn)題。
摘 要 工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，兩者相互依存，要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來(lái)抓。本文闡述了建設(shè)工程檔案在工程質(zhì)量管理中的重要作用，分析檔案規(guī)范化管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)，并提出了建議。
關(guān)鍵詞 建設(shè)工程 檔案 規(guī)范化 管理
一、工程檔案的重要性及其與工程質(zhì)量的關(guān)系
一方面，從工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系上看，工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，工程檔案是工程質(zhì)量的依據(jù)，工程質(zhì)量離不開(kāi)工程檔案， 二者相互依存。工程檔案管理包含于工程質(zhì)量管理之中，工程質(zhì)量是對(duì)包含工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。另一方面，從建設(shè)工程質(zhì)量的形式來(lái)說(shuō)，任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程，每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都有它的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，其活動(dòng)過(guò)程和內(nèi)容都有真實(shí)的記錄。其記錄、竣工圖經(jīng)過(guò)整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)工程檔案，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容。而工程實(shí)物體的質(zhì)量是反映工程技術(shù)人員的精心實(shí)施，其外表很直觀，很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視，但工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量就不容易被人們簡(jiǎn)單地發(fā)現(xiàn)其質(zhì)量缺陷，通常是在利用檔案信息時(shí)發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況大不一致時(shí)，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要，二者不能忽視某一個(gè)方面，缺一不可。
二、工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)
基本建設(shè)項(xiàng)目由于施工周期長(zhǎng)，條件復(fù)雜，環(huán)境多變，工序繁多，檔案形成的時(shí)間也相當(dāng)長(zhǎng)，檔案管理容易忽視，檔案質(zhì)量的控制也比較困難。如果不能全面、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地收集、整理和保存建設(shè)工程檔案，將會(huì)給今后檔案的利用帶來(lái)不利影響。為了加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理這個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，消除由于管理不善形成的檔案與施工不符、資料殘缺等通病，必須在建設(shè)工程整個(gè)過(guò)程中加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理。工程建設(shè)檔案質(zhì)量管理應(yīng)注意事項(xiàng)主要有以下幾點(diǎn)。
1.工程準(zhǔn)備階段的文件材料，由責(zé)任方按照實(shí)際反映情況，不能由任何個(gè)人和單位偽造，手續(xù)印章必須齊全。
2. 工程監(jiān)理單位要記錄工程活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及其處理情況、措施、實(shí)施過(guò)程、處理后的檢測(cè)結(jié)果和鑒證情況。
3.主要原材料構(gòu)配件的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)按國(guó)家“產(chǎn)品質(zhì)量法”及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)核實(shí)是否一致，產(chǎn)品的種類、規(guī)格、批號(hào)出廠日期是否過(guò)期，國(guó)家規(guī)定復(fù)檢的產(chǎn)品是否現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了復(fù)檢。
4.施工現(xiàn)場(chǎng)的工程地質(zhì)情況，地基地質(zhì)與地質(zhì)勘察的下臥持力層地質(zhì)的強(qiáng)度是否一致，開(kāi)挖后的情況記錄。驗(yàn)基要對(duì)該工程地質(zhì)情況簡(jiǎn)要描述。按規(guī)定該簽章的個(gè)人和單位要完善手續(xù)。
三、工程檔案的歸檔和驗(yàn)收
建設(shè)工程檔案最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是工程竣工時(shí)檔案的歸檔和驗(yàn)收。要嚴(yán)格按照《基本建設(shè)項(xiàng)目n案資料管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收。施工單位在工程竣工時(shí)要做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和簽證等，整理好變更文件和按規(guī)定編制好竣工圖。工程竣工驗(yàn)收前，由主管部門和建設(shè)單位組織檢查
竣工圖的質(zhì)量。建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)總的要求是“完整、齊全、圖物相符、規(guī)格統(tǒng)一、紙質(zhì)優(yōu)良?！笨⒐r(shí)檔案檢查是工程檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵，經(jīng)過(guò)預(yù)檢、中間檢等跟蹤管理，在征集建設(shè)工程竣工檔案時(shí)有了一定的基礎(chǔ)；但仍不能掉以輕心。要對(duì)前期收集、整理、驗(yàn)收的檔案再次復(fù)查，最后在各單位會(huì)簽的基礎(chǔ)上正式驗(yàn)收歸檔。對(duì)結(jié)尾工程形成的檔案材料和竣工驗(yàn)收中存在的需整改的遺留問(wèn)題，在限期改正之后，及時(shí)給予檢查驗(yàn)收，以保證建設(shè)工程檔案竣工驗(yàn)收工作善始善終。
四、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議
1.規(guī)范建檔，奠定基礎(chǔ)。在建檔過(guò)程中，要嚴(yán)格按規(guī)范在“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”上下功夫。“全”是指要盡可能使工程檔案齊全完整，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保工程檔案資料的歸檔率?！皽?zhǔn)”就是根據(jù)工程檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保工程檔案資料的完整率?！皣?yán)”就是在工程檔案組卷上，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，不合格的工程檔案資料嚴(yán)禁進(jìn)入工程檔案室，對(duì)現(xiàn)有庫(kù)房?jī)?nèi)不合格的工程檔案資料，按照國(guó)標(biāo)要求重新裝訂、整理、排架，實(shí)行微機(jī)打印卷皮，對(duì)不同門類、不同載體、不同保管期限的工程檔案分別排列，統(tǒng)一編號(hào)，保證工程檔案案卷合格率。同時(shí)，在工程檔案形成過(guò)程中，項(xiàng)目檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行《工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，制定歸檔范圍及保管期限表，統(tǒng)一工程檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，尤其要做到工程檔案資料與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，盡可能保證工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，使公路工程檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化。
2.把握關(guān)鍵，科學(xué)管理。為確保工程檔案管理的科學(xué)性和安全性，筆者認(rèn)為應(yīng)該做好以下工作：一是抓工程檔案歸檔時(shí)間。對(duì)已取得的資料，工程檔案管理人員要及時(shí)同有關(guān)人員聯(lián)系，做好交接手續(xù)，本著誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，加強(qiáng)指導(dǎo)，盡快整理，及時(shí)立卷歸檔；二是嚴(yán)格庫(kù)房管理，認(rèn)真履行工程檔案收進(jìn)、移出手續(xù)。將工程檔案收進(jìn)移出情況詳細(xì)記錄在案，避免工程檔案遺失，并按照規(guī)定編制室藏工程檔案存放索引，櫥俱設(shè)置存取工程檔案標(biāo)識(shí)，使各類工程檔案一目了然。定期組織工程檔案人員進(jìn)行庫(kù)房工程檔案資料保管情況的排查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施，認(rèn)真做好工程檔案室溫濕度記錄制度，確保庫(kù)房保持適宜的溫度和濕度，防止工程檔案發(fā)生霉變；三是抓好工程檔案基礎(chǔ)工作。對(duì)工程檔案的搜集、分類、打號(hào)、編目、裝訂工作要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，達(dá)到規(guī)范化管理目標(biāo)；針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目涉及面廣、牽扯單位多、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的實(shí)際，克服“等、靠、要”的思想，實(shí)行工程建設(shè)與檔案管理同步進(jìn)行，建立項(xiàng)目檔案登記制度，做到每路一表，詳細(xì)記錄項(xiàng)目監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)情況的全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)工程檔案全方位管理；四是明確竣工工程檔案資料的編制要求。工程檔案管理人員要深入工地開(kāi)展調(diào)研，探索總結(jié)工程檔案文件材料收集、整理、立卷、歸檔經(jīng)驗(yàn)，明確工程檔案的收集、整理、分類、編目規(guī)則、交接手續(xù)、歸檔套數(shù)以及音像、會(huì)計(jì)等類工程檔案資料的整理標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)參建單位印章的刻制、單位名稱的確定、公文用紙的標(biāo)準(zhǔn)作詳細(xì)要求，從源頭上保證工程檔案案卷質(zhì)量。
1.1 檔案數(shù)量多、形成時(shí)間長(zhǎng)。油田地面建設(shè)大部分都是由一個(gè)個(gè)單位、單項(xiàng)工程組成，投資多，項(xiàng)目龐大。從項(xiàng)目的調(diào)研、評(píng)估決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、竣工到試運(yùn)行，少的一年，多的達(dá)3年～5年，而工程檔案收集必須是全過(guò)程參與。
1.2 涉及工作面廣、來(lái)源廣泛。一項(xiàng)工程的檔案絕不僅僅是建設(shè)單位或施工單位的事。它從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、監(jiān)督等參建單位共同完成，任何一方疏忽，未能及時(shí)歸檔資料，就會(huì)影響基建檔案材料的完整性。
1.3 檔案門類繁多、歸檔載體多樣。在建設(shè)周期內(nèi)所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、工程施工等資料；涉及土建、安裝、電力等專業(yè)；歸檔載體有文字、圖紙、照片、證書(shū)、實(shí)物等載體；形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案，其專業(yè)性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。
2 工程建設(shè)檔案管理面臨的問(wèn)題
2.1 重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識(shí)淡薄。油田建設(shè)工程公司成立以來(lái)一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.2 檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷。工程建設(shè)參建單位多，且工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大，各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，因此，檔案資料成套性差，準(zhǔn)確性、完整性不夠。
2.3 重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔。在基建工程建設(shè)過(guò)程中，參建單位收集工程建設(shè)過(guò)程的紙質(zhì)資料進(jìn)行歸檔時(shí)，大部分資料員認(rèn)為沒(méi)有必要?dú)w檔電子文件，在收集的過(guò)程中也沒(méi)有保存電子文件。
2.4 利用檔案意識(shí)差，檔案利用率低。往往歸檔的檔案存放在檔案室，遇到問(wèn)題有些部門沒(méi)有想到利用檔案來(lái)解決。而檔案部門也沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，達(dá)到資源共享。
3 工程建設(shè)檔案管理措施
3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。完善制度，建立工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的收集、歸檔、整理、移交等流程都有明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。
3.2 實(shí)施同步跟蹤管理，做好過(guò)程控制。實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過(guò)程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。
（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開(kāi)展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開(kāi)展規(guī)范的檔案管理工作。近年來(lái)，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開(kāi)展工程建設(shè)檔案管理工作?，F(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來(lái)看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。
（二）工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過(guò)程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對(duì)檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問(wèn)題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。
二、工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的解決措施
（一）落實(shí)參建單位檔案管理?任。針對(duì)工程建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題，要通過(guò)落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來(lái)解決問(wèn)題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來(lái)講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過(guò)程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書(shū)，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過(guò)程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對(duì)未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識(shí)得到提高。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過(guò)程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)全過(guò)程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，進(jìn)而使檔案的編寫(xiě)質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開(kāi)展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過(guò)程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。
Abstract: The files of heating engineering construction is a true record of the process of pipeline network, boilers and other heating construction of heating enterprises, which play supervision and verification on the engineering construction. Based on the current status of the heating enterprises, this paper puts forward the corresponding suggestions and measures.
Key words: heating enterprises; files of engineering construction
中圖分類號(hào)：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
供熱工程建設(shè)檔案管理是供熱企業(yè)在管網(wǎng)、鍋爐等供熱工程前期準(zhǔn)備、工程實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證的作用。
供熱工程建設(shè)檔案點(diǎn)多面廣，資料分散，收集填寫(xiě)及整編都存在一定的困難，因此，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，多層次、多方位、多形式向供熱企業(yè)和社會(huì)提供可利用資料，是實(shí)現(xiàn)供熱工程建設(shè)檔案自身價(jià)值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。
一、供熱工程建設(shè)檔案資料的特點(diǎn)
一般供熱工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，所形成的檔案有以下特點(diǎn): 一是檔案資料數(shù)量大、種類多。供熱工程建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目立項(xiàng)、核準(zhǔn)到開(kāi)工、建設(shè)和項(xiàng)目竣工，周期較長(zhǎng)，期間所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、土木工程、設(shè)備安裝、管網(wǎng)敷設(shè)等資料，形成數(shù)量巨大、種類繁多的供熱工程建設(shè)檔案。二是檔案資料綜合性強(qiáng)。供熱工程建設(shè)涉及牽涉到水、電、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程及土地征用等各個(gè)方面，使形成的供熱工程建設(shè)檔案綜合性高、專業(yè)性強(qiáng)。三是檔案資料保存價(jià)值高。供熱工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于供熱工程項(xiàng)目建設(shè)的參建各方，涉及到質(zhì)量評(píng)定、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理期間不可缺少的參考資料。
二、供熱工程建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題
1、檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位
當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱工程建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。
2、檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高
檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質(zhì)量，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，而一些小型供熱企業(yè)和施工單位往往只重視供熱工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)供熱工程建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來(lái)很多不必要的麻煩。
3、檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高
有的供熱工程建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年, 其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長(zhǎng)，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱工程建設(shè)過(guò)程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度。一些鍋爐、管網(wǎng)等工程項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符；數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)生，相關(guān)責(zé)任人審核簽署時(shí)經(jīng)常漏缺不全，有些工程圖紙編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，極易導(dǎo)致竣工圖出現(xiàn)誤差和失實(shí)。等到工程項(xiàng)目完工后需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，又重新組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過(guò)長(zhǎng)，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。
三、對(duì)供熱工程建設(shè)檔案管理的建議
1、加大宣傳和培訓(xùn)力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)
為了實(shí)現(xiàn)供熱工程建設(shè)檔案的有序管理，增強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)工程檔案宣傳培訓(xùn)，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱工程建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過(guò)程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。
2、強(qiáng)化管理、完善標(biāo)準(zhǔn)，不斷建立健全供熱工程檔案管理制度
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是供熱工程檔案完整規(guī)范的重要保證，為此應(yīng)根據(jù)國(guó)家及行業(yè)的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合供熱工程建設(shè)情況，不斷建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都做出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。同時(shí)應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理, 并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。
3、加大監(jiān)管力度，及時(shí)搜集檔案
為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān)工作，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息，跟蹤提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保工程竣工后的竣工圖、竣工驗(yàn)收材料及施工期間的工程檔案資料準(zhǔn)確齊全，嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程資料的質(zhì)量關(guān)，尤其是工程的關(guān)鍵部位、隱蔽工程等檔案資料，必須給予適時(shí)的檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
中圖分類號(hào)：TM752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實(shí)反映。建筑工程檔案對(duì)整個(gè)工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴(kuò)建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實(shí)踐存在著諸多問(wèn)題。
1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點(diǎn)
目前,業(yè)界普遍認(rèn)可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件?！?/p>
1.1 建筑工程檔案內(nèi)容
筆者結(jié)合上述定義,從整個(gè)工程建設(shè)的全流程出發(fā),認(rèn)為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗(yàn)收文件及監(jiān)理文件四個(gè)部分。前期準(zhǔn)備文件包括：上級(jí)審批批準(zhǔn)文件；決策立項(xiàng)文件；勘察、測(cè)繪、地質(zhì)等資料；工程招投標(biāo)及承包合同文件；計(jì)劃任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測(cè)量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗(yàn)收文件包括：竣工圖；工程質(zhì)量控制資料核查記錄；施工現(xiàn)場(chǎng)管理檢查記錄；竣工驗(yàn)收移交證明書(shū)；竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見(jiàn)書(shū)；竣工報(bào)告；審計(jì)報(bào)告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要,隱蔽工程驗(yàn)收記錄；觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點(diǎn)
建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過(guò)程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點(diǎn)對(duì)于管理中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題有一定啟示作用。其主要特點(diǎn),首先,量多類雜。建設(shè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng),部門多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個(gè)部門,各部門產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個(gè)有機(jī)整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個(gè)繼承和連續(xù)的過(guò)程。再者,全面真實(shí)性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實(shí)踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息,是項(xiàng)目工程實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照。最后,實(shí)用性。建筑工程檔案是工程項(xiàng)目最原始的記錄,有很高的實(shí)用性,通過(guò)檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴(kuò)建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問(wèn)題
建筑工程檔案管理存在諸多問(wèn)題,如制度建設(shè)問(wèn)題、管理模式問(wèn)題、管理人才問(wèn)題、檔案質(zhì)量問(wèn)題、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題等等,筆者通過(guò)研究把這些問(wèn)題分類歸納為宏觀問(wèn)題和微觀問(wèn)題兩個(gè)大的方面。
2.1 宏觀問(wèn)題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一
針對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作,國(guó)家檔案局于2001出臺(tái)了《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》兩個(gè)檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒(méi)有按照國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項(xiàng)開(kāi)始制定一整套符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無(wú)序。
另外,工程項(xiàng)目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位部門,往往各單位部門產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個(gè)單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識(shí)淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會(huì)大眾廣泛認(rèn)知,檔案管理意識(shí)普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,工程建設(shè)部門多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進(jìn)度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動(dòng)應(yīng)付檔案管理工作。從部門領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實(shí),經(jīng)常出現(xiàn)工程項(xiàng)目完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開(kāi)始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門檢查,這種做法給整個(gè)全流程檔案管理帶來(lái)諸多不良后果。
工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益,而對(duì)工程檔案的各階段管理很不重視,沒(méi)有成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標(biāo)引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作?？⒐を?yàn)收檔案質(zhì)量關(guān)把握不嚴(yán),各項(xiàng)檔案監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制不落實(shí)。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質(zhì)參差不齊
建筑工程項(xiàng)目組中的檔案管理人員多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項(xiàng)目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對(duì)檔案進(jìn)行日常整理、使用和維護(hù),具有先進(jìn)檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時(shí)代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點(diǎn)和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動(dòng)強(qiáng)度大。
關(guān)鍵詞： 水利工程；工程檔案；檔案管理
Key words: hydraulic engineering；project files；file management
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）15-0089-01
0引言
自二十世紀(jì)九十年代初以來(lái)，秦皇島市洋河水庫(kù)水體的富營(yíng)養(yǎng)化問(wèn)題越來(lái)越突出，藻類頻繁爆發(fā)，嚴(yán)重影響了秦皇島市的城市供水質(zhì)量，洋河水庫(kù)的富營(yíng)養(yǎng)化問(wèn)題引起了市政府和各級(jí)部門的重視，為盡快從根本上解決水質(zhì)問(wèn)題，保障秦皇島市城市供水安全，提出了引青濟(jì)秦東西線對(duì)接工程建設(shè)項(xiàng)目。秦皇島市引青濟(jì)秦工程?hào)|西線對(duì)接工程概算總投資14114.8萬(wàn)元，工程線路總長(zhǎng)16.18KM，歷時(shí)18個(gè)月，于2006年8月3日順利開(kāi)工建設(shè)。引青濟(jì)秦東西線對(duì)接工程將桃林口的水直接引到市區(qū)，避開(kāi)了被富營(yíng)養(yǎng)化困擾的洋河水庫(kù)，實(shí)現(xiàn)全線封閉輸水，控制水體污染。引青濟(jì)秦東西線對(duì)接工程，從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開(kāi)工建設(shè)，形成了大量檔案資料，做好這些檔案資料的收集與管理，對(duì)促進(jìn)工程建設(shè)，保障工程順利進(jìn)行以及工程的日后維護(hù)管理工作，具有十分重要的意義。
1加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)中檔案管理的重要性
秦皇島市引青濟(jì)秦東西線對(duì)接工程是公益性公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)秦皇島市供水起著非常重要的作用，因此工程建設(shè)中的檔案管理工作也具有重要意義。水利工程建設(shè)中的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)項(xiàng)、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，水利工程檔案資料不同于一般的歷史資料，它對(duì)工程的運(yùn)行、安全、管理和維護(hù)等有著直接的影響，需要給予高度重視，特別是在工程進(jìn)行過(guò)程中往往面臨著時(shí)間緊、任務(wù)重的情況，這又使檔案管理工作具有其獨(dú)特性和復(fù)雜性，在這種情況下，收集和管理好工程建設(shè)過(guò)程中的檔案至關(guān)重要，這就要求檔案管理人員把工作做足、做細(xì)，從思想上加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到水利工程建設(shè)中檔案管理工作的重要性。
1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視。在引青濟(jì)秦東西線對(duì)接工程籌備階段，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就明確表示，一定要做好整個(gè)工程建設(shè)中的檔案資料管理工作，確保檔案資料的完整性。在組建工程建設(shè)各部門時(shí)，專門成立工程檔案管理小組，具體負(fù)責(zé)工程建設(shè)過(guò)程中的檔案資料的管理工作，明確分工，明確責(zé)任，建立了檔案管理工作制度，使檔案管理工作有序進(jìn)行。
1.2 檔案管理人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，增強(qiáng)責(zé)任心，認(rèn)真負(fù)責(zé)，勤奮敬業(yè)，不僅要保管好檔案，還要充分發(fā)揮檔案的服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，做好工程建設(shè)中的檔案管理工作，努力提高檔案管理水平，維護(hù)好水利工程建設(shè)的安全運(yùn)行。
2確保檔案資料的完整性和及時(shí)性
2.1 確保檔案資料的完整性在引青濟(jì)秦東西線對(duì)接工程建設(shè)過(guò)程中，形成了大量的檔案資料，如：征占地材料、工程報(bào)告、批復(fù)、合同、圖紙標(biāo)書(shū)、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)等資料，要做到條理清晰，按照工程進(jìn)展進(jìn)度對(duì)其進(jìn)行分類整理，分階段進(jìn)行整理歸檔，如可分為：立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段等，使各類檔案資料條目清楚、存放有序，管理規(guī)范。對(duì)一時(shí)難以判定的資料，先整理歸檔，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后再進(jìn)行取舍，廣泛利用錄音錄像、實(shí)物等多種形式，盡量全面系統(tǒng)的記錄工程建設(shè)全貌。
2.2 確保及時(shí)收集檔案資料要注意工程檔案資料收集的及時(shí)性，檔案管理工作是不斷積累形成的，隨著工程的施工建設(shè)，許多檔案資料如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失，而且水利工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏，待工程竣工，工程建設(shè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散后，會(huì)加大檔案資料的收集難度，為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員要樹(shù)立主動(dòng)意識(shí)，認(rèn)真了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作分階段的工作安排，對(duì)檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)，認(rèn)真做好每個(gè)階段的檔案歸檔工作，在工程建設(shè)過(guò)程中不斷收集完善檔案資料，包括直接資料和相關(guān)資料，即：文字資料、圖片、錄音錄像等。待工程驗(yàn)收完畢后，統(tǒng)一交檔案室，完成好檔案交接工作。
3確保檔案資料的規(guī)范化和現(xiàn)代化
3.1 對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，及時(shí)把整理的檔案資料裝訂成正規(guī)卷，加強(qiáng)對(duì)檔案的跟蹤檢查，檢查檔案的內(nèi)容、質(zhì)量、收集、整理情況，使之與工程進(jìn)度同步，把住工程檔案的質(zhì)量關(guān)，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改措施，及時(shí)改正，保證整個(gè)工程項(xiàng)目檔案做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在借閱檔案時(shí)，要建立檔案借閱管理制度，認(rèn)真做好檔案登記工作。加強(qiáng)檔案室建設(shè)，注意檔案的防火、防盜，認(rèn)真做好工程檔案的保密工作，使工程檔案的管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。
3.2 推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。要充分利用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理，在整理工程檔案的同時(shí)，將檔案資料目錄及時(shí)輸入電腦，制作與之相對(duì)應(yīng)的工程檔案電子數(shù)據(jù)，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源，提高存檔質(zhì)量和工作效率。加強(qiáng)對(duì)電子文件和聲像圖片資料的收集、整理、歸檔工作，廣泛利用錄像機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
水利工程檔案是水利工程建設(shè)活動(dòng)的憑據(jù)，是全面反映工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄和歷史見(jiàn)證，具有十分重要的作用。檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)其重要性，努力提高檔案的管理水平，保證工程檔案資料的連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)，讓工程檔案更好的為工程建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
1導(dǎo)致電力工程檔案的管理不完善的原因
1．1工程參建單位技術(shù)人員和檔案人員的檔案意識(shí)淡薄
在施工過(guò)程中，由于某種需要當(dāng)技術(shù)人員對(duì)原設(shè)計(jì)方案進(jìn)行更改時(shí)，有的領(lǐng)導(dǎo)和職工缺乏檔案意識(shí)，不注意將變更文件及時(shí)納入企業(yè)的工作計(jì)劃，或歸檔后分類、組卷不規(guī)范，未能納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，造成部分工程建設(shè)檔案管理混亂、散失或丟失情況，嚴(yán)重影響了事后的查找利用。
1．2企業(yè)檔案管理人員管理不到位．編研開(kāi)發(fā)力度不強(qiáng)
有的工程監(jiān)理單位只看重工程質(zhì)量的監(jiān)理，而忽視了對(duì)檔案管理的監(jiān)理。一些電力項(xiàng)目參建單位對(duì)竣工圖的編制不夠重視，造成施工、監(jiān)理單位都沒(méi)有及時(shí)收集、變更單隨意修改、簽字不合要求，這些都為檔案管理和利用帶來(lái)了麻煩。不重視檔案編研、信息開(kāi)發(fā)利用工作，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。
1．3檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高
有些企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，抽不出時(shí)間學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，甚至有些單位也不愿意提供檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，以致一些基層單位的檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理工作發(fā)展的需要。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過(guò)程的綜合反映，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。因此，要做好檔案收集和管理工作，加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理的新對(duì)策。
2提高檔案人員的素質(zhì)，保證檔案資料收集的完整性
2．1全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)
檔案部門要引進(jìn)計(jì)算機(jī)，信息、外語(yǔ)專業(yè)人材，采取接收其他專業(yè)與檔案專業(yè)并重原則，使其他專業(yè)人才和檔案專業(yè)人才知識(shí)互補(bǔ)，適應(yīng)信息化的需要。為適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案人員要自覺(jué)學(xué)習(xí)，理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，使檔案管理人員成為既有專業(yè)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)。實(shí)現(xiàn)高速、高質(zhì)量的檔案信息收集、開(kāi)發(fā)、傳遞工作。檔案人員要早期介入工程建設(shè)活動(dòng)，時(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建沒(méi)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)。按檔案的要求對(duì)工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)提出修改意見(jiàn)，積極主動(dòng)、有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展工程檔案收集工作。電力企業(yè)檔案人員只有真正融入企業(yè)管理，主動(dòng)關(guān)心企業(yè)發(fā)展，以知識(shí)與創(chuàng)新為導(dǎo)向，不斷更新知識(shí)，檔案工作才能與企業(yè)同步發(fā)展。同時(shí)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)法律法規(guī)，增強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，處理好保護(hù)企業(yè)利益和信息開(kāi)放兩者之間的關(guān)系
2．2加強(qiáng)檔案編研工作．發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)作用
檔案部門應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本，服務(wù)基層為宗旨。積極創(chuàng)造條件，改進(jìn)服務(wù)方式，以適應(yīng)市場(chǎng)的需要。為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強(qiáng)檔案編研工作。建立功能健全的檢索工具，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索、配置照相機(jī)、攝影服務(wù)等方便利用者。企業(yè)檔案只有搞好開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)取得明顯經(jīng)濟(jì)效益，才能充滿生機(jī)和活力。檔案工作通過(guò)網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。
3建立和健全檔案管理制度，確保檔案工作有序發(fā)展。
由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣，各施工單位歸檔工作的工作制度不一樣。必須建立一套科學(xué)、合理，適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，使檔案工作有序進(jìn)行，從組織領(lǐng)導(dǎo)，管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。進(jìn)一步加強(qiáng)《檔案法》的宣傳，提高依法冶檔的自覺(jué)性。根據(jù)電力企業(yè)發(fā)展的需要，制定企業(yè)檔案管理制度，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一管理。用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。
4規(guī)范電子文件歸檔
電力工程建設(shè)中的檔案管理人員一定要將文檔整理規(guī)范，同時(shí)要熟悉建設(shè)部門制定的《工程項(xiàng)目管理規(guī)范》、《工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)范》以及相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，清楚收集．歸檔范圍，才能在電力工程建設(shè)中把握住檔案工作的重點(diǎn)，對(duì)設(shè)計(jì)，施工、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作開(kāi)展規(guī)范，有效地組織、監(jiān)督和指導(dǎo)。在工程建設(shè)過(guò)程中．各施工單位會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。扎實(shí)做好工程檔案的收集工作。
5抓好項(xiàng)目工程檔案工作與工程建設(shè)管理
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，工程建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，建筑工程檔案也隨之日益顯現(xiàn)出其在基本建設(shè)中的地位和作用。
目前工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，特別是施工單位工程資料管理過(guò)程中主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題：（1）資料填寫(xiě)內(nèi)容不規(guī)范；（2）資料報(bào)審不及時(shí)，不能與工程實(shí)體進(jìn)度同步；（3）竣工后資料移交不及時(shí)等諸多問(wèn)題。下面談一下我對(duì)如何做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的粗淺觀點(diǎn)：
1、加大宣傳力度。檔案管理人員要通過(guò)多種方式加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，營(yíng)造濃濃的檔案事業(yè)發(fā)展大環(huán)境，促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的自主能動(dòng)性。
2、建立完善組織機(jī)制。各相關(guān)單位要明確分管工程建設(shè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工程項(xiàng)目檔案管理計(jì)劃和管理制度，配備專職或兼職檔案人員并具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一歸檔、接收、編目和申報(bào)專項(xiàng)驗(yàn)收等工作。同時(shí)要建立建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等項(xiàng)目相關(guān)單位專兼職檔案人員參加的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，承擔(dān)項(xiàng)目檔案管理的組織協(xié)調(diào)檢查等工作。
3、將檔案工作納入管理機(jī)制。將項(xiàng)目檔案的管理機(jī)制和項(xiàng)目的整體管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來(lái)，把項(xiàng)目檔案管理的要求納入到項(xiàng)目招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、試生產(chǎn)、生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，落實(shí)在項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，真正實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)工程同布置、同安排、同檢查。
4、建立完善項(xiàng)目控制機(jī)制。通過(guò)制定和實(shí)施項(xiàng)目檔案的規(guī)章制度以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的控制。上級(jí)檔案管理部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)控制。通過(guò)開(kāi)展對(duì)工程管理人員、技術(shù)人員和工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們了解掌握有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的控制，加強(qiáng)檢查驗(yàn)收控制，即在工程進(jìn)度檢查和工程質(zhì)量檢查時(shí)，同時(shí)檢查工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)，在項(xiàng)目的中間驗(yàn)收、單項(xiàng)工程驗(yàn)收、工程質(zhì)量驗(yàn)收和工程交工驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收備案時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收相關(guān)檔案，以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案管理的有效控制。對(duì)于施工單位要明確施工管理人員執(zhí)業(yè)資格、崗位職責(zé)及資料管理流程。管理人員要持證上崗，專人專崗，其中資料員、試驗(yàn)員各自獨(dú)立設(shè)崗，不能兼職；利用資料管理流程明確各管理人員之間工作的銜接、交互配合。各管理人員依據(jù)資料管理制度和流程負(fù)責(zé)填寫(xiě)各自工作中形成的資料，使工作井然有序，資料員及時(shí)收集形成資料，避免施工資料與工程進(jìn)度不同步，不及時(shí)，不真實(shí)，忙中出亂的現(xiàn)象。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)電量需求大幅度增大。與此同時(shí)，電力體制改革不斷深入，企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力科技技術(shù)的不斷創(chuàng)新，電力建設(shè)事業(yè)順利的踏上了快速發(fā)展列車，大量高科技含量、大裝機(jī)容量的建設(shè)項(xiàng)目如雨后春筍般涌現(xiàn)，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)正在逐步邁向一個(gè)全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案高效的管理和精品質(zhì)量的重要性日益凸顯，提升寶貴的檔案資源的利用價(jià)值，使其在電力生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)多個(gè)方面領(lǐng)域更好地為電力企業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理要做到建成精品工程時(shí)，也完成精品檔案。
一、電力工程檔案管理的重要性
電力建設(shè)項(xiàng)目從投資計(jì)劃、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、使用等活動(dòng)，這中間多個(gè)環(huán)節(jié)，多個(gè)施工單位，多個(gè)部門交集，建設(shè)周期長(zhǎng)，參與人員眾多，在這期間形成了大量的電力工程檔案，而它記載著整個(gè)建設(shè)周期期間建設(shè)活動(dòng)中各種原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的、真實(shí)的數(shù)據(jù)和記錄，是日后生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)時(shí)技改、改建、擴(kuò)建甚至經(jīng)濟(jì)權(quán)益糾紛、訴訟、索賠時(shí)提供最有利的依據(jù)和證據(jù)。工程檔案管理作為工程建設(shè)項(xiàng)目管理的一部分，其質(zhì)量的好壞，影響工程驗(yàn)收的質(zhì)量結(jié)果，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和維護(hù)企業(yè)的法律權(quán)益。管理好電力工程檔案既是工程的需要，也是電力企業(yè)日后可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。
二、電力工程檔案有效管理的措施
1、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳
工程檔案管理相比較于工程建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量容易被忽略，普遍存在對(duì)該項(xiàng)工作不太重視的情況，到竣工驗(yàn)收時(shí)才匆忙整理交付，所以經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)漏、資料遺失等，給檔案收集、整理、歸檔帶來(lái)了很大的難度，從而嚴(yán)重影響了工程檔案管理的質(zhì)量。其只要原因在于大部分人對(duì)檔案管理工作不夠重視，資料整理瑣碎，于工程進(jìn)度無(wú)直接影響，無(wú)直接經(jīng)濟(jì)效益，無(wú)正面的考核制度約束。要提升工程檔案有效管理，企業(yè)必須要加強(qiáng)宣傳檔案管理的必要性，上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)其重要性，提高對(duì)其的關(guān)注度，如本企業(yè)員工、參建單位、設(shè)備供應(yīng)商、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等，從而轉(zhuǎn)換被動(dòng)收集資料為主動(dòng)整理收集。
2、加強(qiáng)和施工企業(yè)理性溝通，力求檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化
在電力項(xiàng)目工程管理中，技術(shù)人員掌管檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性和正確性，檔案工作者掌管對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行檢驗(yàn)；施工企業(yè)的管理人員與技術(shù)人員對(duì)其項(xiàng)目的情形非常了解，他們的手中掌管著大量的檔案，也是以后利用檔案的主體人群。施工企業(yè)工程項(xiàng)目竣工檔案在電力項(xiàng)目工程檔案中占據(jù)非常重要的位置，而輸變電工程建設(shè)項(xiàng)目貫穿于整個(gè)工程過(guò)程中，檔案管理方面
涉及到各個(gè)工作環(huán)節(jié)，能建立一套系統(tǒng)準(zhǔn)確性、完整性的工程項(xiàng)目檔案，是電力工程建設(shè)團(tuán)隊(duì)共同努力的發(fā)展目標(biāo)之一，所以如何做好檔案管理的收集工作，是檔案工作者應(yīng)有的責(zé)任感與使命感。
3、建立檔案管理制度，依法歸檔
首先，從工程開(kāi)始時(shí)就要求各參建單位對(duì)歸檔資料必須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《電力建設(shè)施工、驗(yàn)收及質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)匯編》和本企業(yè)的《項(xiàng)目檔案歸檔管理制度》等文執(zhí)行；其次，設(shè)立建設(shè)項(xiàng)目檔案室質(zhì)量管理小組，實(shí)行分級(jí)管理，明確基建項(xiàng)目參建單位歸檔職責(zé)，設(shè)定項(xiàng)目類別工程檔案歸檔負(fù)責(zé)人，落實(shí)責(zé)問(wèn)考核制度，并設(shè)置獎(jiǎng)罰條例引起各方面重視和提升責(zé)任心；最后，實(shí)施資料分類別專業(yè)技術(shù)人員審查、鑒別制，對(duì)歸檔資料進(jìn)行督導(dǎo)審查，勘察糾錯(cuò)，根據(jù)工程進(jìn)度節(jié)點(diǎn)同步移交資料歸檔，從而避免施工中資料丟失，設(shè)計(jì)變更時(shí)無(wú)記錄，竣工時(shí)大量的工作堆積，在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明，力求工程資料的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了施工過(guò)程全過(guò)程記錄收資，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量，在有需要時(shí)隨時(shí)調(diào)閱卷宗，做到有依有據(jù)，有跡可循，發(fā)揮檔案管理的重大作用。
4、電力工程檔案管理的激勵(lì)機(jī)制
在企業(yè)內(nèi)部通過(guò)電力工程檔案管理評(píng)選的辦法，實(shí)現(xiàn)“鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后”，提升電力工程檔案的管理水平。開(kāi)展電力工程檔案的評(píng)先評(píng)優(yōu)，通過(guò)“五個(gè)方面”進(jìn)行評(píng)比，如電力工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性、分類的準(zhǔn)確性、信息的豐富性，進(jìn)行年度綜合評(píng)選。對(duì)于優(yōu)秀員工進(jìn)行表彰，同時(shí)作為電力工程檔案范例進(jìn)行公開(kāi)展覽并組織學(xué)習(xí)，促使各電力工程負(fù)責(zé)部門按照電力工程檔案管理規(guī)范的要求，督促按時(shí)保質(zhì)地完成電力工程檔案工作。另外，對(duì)于未按標(biāo)準(zhǔn)、未按要求時(shí)限對(duì)電力工程檔案進(jìn)行整理的，將列入績(jī)效考核指標(biāo)對(duì)電力工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核。
5、電力建設(shè)工程檔案管理信息化
為了提高檔案管理的工作效率，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理工程檔案，
促使出現(xiàn)的大量電子文件得到了推廣應(yīng)用，自然引起檔案快速地向電子數(shù)字化發(fā)展；數(shù)字信息化技術(shù)的普及宣傳和應(yīng)用，積極地推動(dòng)著檔案室建設(shè)的數(shù)字化進(jìn)程，為檔案信息管理增添新鮮的血液，使歷史數(shù)據(jù)從圖文、影像等方面更加形象化地展現(xiàn)，因此電子文檔的前期收集整理工作顯得十分的必要。將重要的檔案資料大量輸入電腦計(jì)算機(jī)內(nèi)保存，一方面檔案管理工作者查找相當(dāng)方便；另一方面對(duì)后期的查閱也很輕松，直接就能夠可以在電腦計(jì)算機(jī)內(nèi)查找到；同時(shí)電力工程檔案信息化即是融入辦公網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化系統(tǒng)，這毫無(wú)疑問(wèn)將大大地提高檔案的效益利用，可以對(duì)檔案管理信息資源實(shí)現(xiàn)共享。
6、適應(yīng)時(shí)展需要，提升工作人員素質(zhì)水平
水利工程在建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成各種各樣的文檔材料，有建設(shè)前期形成的文件材料如工程的可行性研究任務(wù)書(shū)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件及有關(guān)管理性文件包括審查、招投標(biāo)、合同等，有施工過(guò)程中形成的文件材料如施工過(guò)程來(lái)往文件、表格、鑒定書(shū)、竣工圖等，有開(kāi)展監(jiān)理形成的材料如監(jiān)理來(lái)往文書(shū)、檢驗(yàn)表格、報(bào)告、聲像等，有購(gòu)置工程設(shè)備形成的材料如說(shuō)明書(shū)、證書(shū)、鑒定書(shū)等，有開(kāi)展工程竣工驗(yàn)收形成的文件材料如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、總結(jié)、評(píng)審文件等。這些文檔材料是水利工程各個(gè)建設(shè)階段的全面反映和真實(shí)記錄，不但對(duì)水利工程質(zhì)量的評(píng)定驗(yàn)收、水利工程建設(shè)具體過(guò)程的管理和維護(hù)，具有重要的利用和參考價(jià)值，而且對(duì)日后工程投入使用具有重要的查考、借鑒、指導(dǎo)作用。規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)地做好水利工程檔案管理工作，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整理、歸檔，并實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，可為水利工程的建設(shè)和管理提供真實(shí)豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
1 必須充分認(rèn)識(shí)水利工程檔案的重要性，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺(jué)性
水利工程檔案來(lái)源于水利工程建設(shè)的全過(guò)程，不僅在建設(shè)過(guò)程中如工程建設(shè)來(lái)往聯(lián)系、原材料鑒定、工程質(zhì)量評(píng)定、質(zhì)量問(wèn)題分析、工程糾紛、工程竣工驗(yàn)收等具有重要作用，而且在工程建設(shè)完成后的試運(yùn)行、日常運(yùn)行、管理工作中，也是不可或缺的真實(shí)依據(jù)和基礎(chǔ)條件。安全責(zé)任重于泰山。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實(shí)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制必然要求，又是維護(hù)工程質(zhì)量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋、了解、掌握過(guò)去的資料與情況，從而明確責(zé)任歸屬，防止工程質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發(fā)揮。因此，在建設(shè)第一個(gè)水利工程項(xiàng)目時(shí)，不管是建設(shè)單位，還是施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位，都必須充分認(rèn)識(shí)做好水利工程檔案管理工作的重要性，高度重視工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工各個(gè)階段的原始資料的記錄、保存與管理工作，增強(qiáng)做好水利工程檔案工作的自覺(jué)性。正如主席所指出的，“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”。所以，做好水利工程檔案工作，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更是一項(xiàng)維護(hù)歷史的神圣使命和責(zé)任。
2 建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一監(jiān)督管理，形成工作合力
強(qiáng)化水利工程文件材料收集與歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，是做好水利工程檔案工作的重要保障。加強(qiáng)組織是做好水利工程檔案的基礎(chǔ)手段，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案為工程以后的生產(chǎn)運(yùn)行、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)升級(jí)、結(jié)構(gòu)改造提供重要的基礎(chǔ)信息保障，實(shí)現(xiàn)整個(gè)水利工程的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。因此，要對(duì)水利工程檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一監(jiān)督與管理，建立工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制與相關(guān)或具體責(zé)任人的責(zé)任制，并按照集中統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一工作制度、分級(jí)分項(xiàng)管理的原則，成立水利工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、指揮、組織、監(jiān)督檔案管理工作；按照所確定的責(zé)任制度，明確相關(guān)單位或部門負(fù)責(zé)人的檔案工作職責(zé)；建立符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案室，設(shè)立專職檔案員，并明確要求各建設(shè)單位指定一名或數(shù)名專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成水利工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組織網(wǎng)絡(luò)；在建立健全領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)、明確工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)檔案員的檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)化如各建設(shè)單位負(fù)責(zé)各自的工程材料文件的收集與歸檔工作，檔案室與各建設(shè)單位密切聯(lián)系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關(guān)單位納入統(tǒng)一控制范圍，確保檔案工作與工程建設(shè)同步。
3 建立“四納入”和“三參加”制度，從源頭強(qiáng)化檔案收集，確保水利工程檔案的完整性
檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，沒(méi)有檔案收集工作，就沒(méi)有檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，更沒(méi)有日后檔案的提供利用。水利工程各參建單位應(yīng)建立檔案工作的“四納入”和“三參加”制度，強(qiáng)化源頭收集，確保水利工程檔案不丟失或損失。
3.1 “四納入”即將水利工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計(jì)劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員崗位職責(zé)；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。
3.2 “三參加”即建設(shè)項(xiàng)目檔案人員要參加設(shè)備開(kāi)箱；參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和項(xiàng)目總驗(yàn)收；參加項(xiàng)目技改鑒定。
4 建立“四同步”和“三約束”機(jī)制，避免檔案工作在工程建設(shè)中被弱化，確保檔案工作落到實(shí)處
