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時間：2023-08-08 09:23:00
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財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經(jīng)濟環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應的經(jīng)濟支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關數(shù)據(jù)會計資料真實、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升。
一、企事業(yè)單位財務檔案管理內容
1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產(chǎn)內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數(shù)據(jù)升級的相關數(shù)據(jù)存檔和備份文件。第七，財務相關數(shù)據(jù)的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業(yè)單位相關的財務管理資料和數(shù)據(jù)。
2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業(yè)單位對內部經(jīng)濟業(yè)務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業(yè)單位經(jīng)濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經(jīng)濟行為造成的經(jīng)濟糾紛的主要依據(jù)，有利于促進企事業(yè)單位在良好穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經(jīng)濟政策決策的重要基礎數(shù)據(jù)參考依據(jù)。
二、檔案管理存在的問題
企事業(yè)單位在進行財務管理過程中對財務檔案管理工作的重要認識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進行服務。財務檔案管理工作是一種對企事業(yè)單位的經(jīng)濟活動等相關信息進行保存的重要依據(jù)。但是由于管理人員缺乏管理認知，造成財務檔案管理工作人員不足，工作業(yè)務繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財務檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財務檔案缺失、損毀。財務檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低，財務檔案管理工作的機構設置不完善，財務檔案管理工作的規(guī)范性不夠
三、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強財務檔案管理工作的理性認知。第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業(yè)單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領導者們也應當發(fā)揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業(yè)單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創(chuàng)造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。
2.實現(xiàn)財務檔案管理部門的專業(yè)技術水平與能力提升。企事業(yè)單位的檔案管理人員應當適時開展專業(yè)技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業(yè)務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財務檔案管理機構建設充分加強。在進行企事業(yè)單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。
4.財務檔案管理工作的信息化管理。企事業(yè)單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設，實現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設，只有這樣才能真正做到財務管理數(shù)據(jù)構件信息化，并實現(xiàn)高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數(shù)據(jù)存儲設備要求企事業(yè)單位加強對其的技術管理。
綜上所述，要實現(xiàn)高效的財務檔案管理，只有不斷地推進財務檔案管理工作建設以及深挖資源利用功能，才能真正做到企事業(yè)單位的長足發(fā)展。
財務檔案管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的信息提供的作用?，F(xiàn)代是屬于信息化的時代，一切信息的整合利用都有助于企事業(yè)單位的發(fā)展。財務檔案可以完整、長久的保存下來，可以為以后的工作所需，也可以幫助企事業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。
一、財務檔案管理存在的問題
在企事業(yè)單位中，很多管理階層都忽略了對財務檔案的管理，管理意識薄弱，無法正確的認識財務檔案管理的重要性。每個企事業(yè)單位的財務信息都是很繁瑣，信息量很大的，因此，保存起來是一項工作任務很重的工作，但是，由于每個單位負責管理財務的人員有限，加上財務檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作，因此，工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱，對檔案對于企事業(yè)單位發(fā)展的重要性認識不足，導致有些檔案可能被損壞或丟失。
其次，企事業(yè)單位的財務管理人員的個人專業(yè)水平以及自身修養(yǎng)不高。由于財務檔案管理與會計共組相聯(lián)系，因此，多數(shù)企事業(yè)單位的財務檔案管理工作是由一些會計來負責的，會計缺乏專業(yè)知識，自身的業(yè)務水平也不高，對于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導致對財務檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯亂。
最后，財務檔案管理不規(guī)范，設施不完善。企事業(yè)單位對于財務檔案管理沒有形成一個專門的管理機構，由專門的檔案管理人員有序的管理，而是對財務檔案管理者方面工作處理的較為隨意，對財務檔案管理沒有形成專業(yè)管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前，企事業(yè)單位的財務管理屬于整理的屬于會計管理，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是另一個部門的，這樣就容易形成分散化、不規(guī)范化，在查找的時候較為麻煩。財務管理設施的不完善，財務管理的不規(guī)范化，以及無專門機構，造成財務檔案管理工作的整體質量和效果都大大降低。
二、規(guī)范財務檔案管理的方法簡析
（一）提高對財務檔案管理的認識
企事業(yè)單位想要很好的提高對財務檔案管理的水平，首先需要提高單位管理階層對財務檔案管理的重視性，提高他們對檔案管理的認識，了解其對單位發(fā)展的重要作用。管理階層人員應該積極完善單位對財務檔案的網(wǎng)絡管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規(guī)范的管理網(wǎng)絡，管理層還應該制定規(guī)范、有效的規(guī)章制度，將財務管理工作納入單位重要工作環(huán)節(jié)，明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責，從而提高財務檔案管理的有效性。
（二）提高財務檔案管理人員的自身素質和修養(yǎng)
企事業(yè)單位的財務檔案管理的工作人員一般都是非專業(yè)的管理人員，提高管理層對財務檔案管理的認識是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質和修養(yǎng)。企事業(yè)單位在招聘一些檔案管理人員時，需要考慮其專業(yè)知識水平、自身素質修養(yǎng)，檔案管理人員在不斷豐富自身專業(yè)素質的同時，還得不斷提高自身修養(yǎng)，提高自身工作能力，能夠更好的管理好財務檔案。單位還應該定期的對這些檔案管理工作人員進行多途徑的培訓，采取多形式的方式對管理人員進行專業(yè)知識上的提升，提高管理人員的實際工作水平和自身能力，提高他們對自身工作的保密管理，端正工作作風和工作態(tài)度。
（三）設置專業(yè)機構，管理財務檔案
企事業(yè)單位設置專門的管理機構，讓專業(yè)管理人士對財務檔案進行管理。對專業(yè)的財務檔案機構制定有效的規(guī)章制度，使得檔案管理能夠更加規(guī)范化，將對財務檔案管理納入部門的工作考核中，實行目標制，通過將對財務檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結合，用這種方式來實行獎罰制，利用這種獎懲機制來提高管理人員的工作積極性，促進管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養(yǎng)，規(guī)范財務檔案管理機構的有效性發(fā)展。提高財務檔案管理的工作的積極性。
（四）建立專門的庫房，保管好檔案信息
財務檔案信息對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有決定性的影響，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業(yè)單位的財務管理檔案都非常的珍貴和重要性，因此，單位應該建立專門的庫房，保管好檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現(xiàn)。企事業(yè)單位的財務檔案信息是永久性可利用資源，是單位發(fā)展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對庫房的管理采取嚴格的規(guī)章制度，規(guī)范化管理，不可讓別人隨意進出。保證財務檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。
（五）加強財務檔案信息化處理
現(xiàn)當代屬于信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財務檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時間，節(jié)約人力資源。便于加快財務檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設，形成專業(yè)化建設，形成資源共享，網(wǎng)絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。
三、結語
隨著時代的發(fā)展，國家和企事業(yè)單位的經(jīng)濟開始快速發(fā)展，經(jīng)濟的發(fā)展為企事業(yè)單位帶來了更多的機遇，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財務檔案管理的管理方式，大力培養(yǎng)專業(yè)知識豐富，自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員，提高整體財務檔案管理水平，有助于提高企事業(yè)單位及其他個本門的有效發(fā)展。盡快實行財務檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化，使用的便捷化，以及服務的更加現(xiàn)代化。
參考文獻：
中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02
會計法是以處理會計事務的各種經(jīng)濟關系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經(jīng)濟活動和財務收支進行分析、檢查等經(jīng)濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務業(yè)，需加強貫徹十精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監(jiān)督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。
一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎
任何一個經(jīng)濟組織和團體都離不開經(jīng)濟活動和經(jīng)濟責任的考核，而會計系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統(tǒng)加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據(jù)，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎。
（一）會計檔案質量決定了高校的考核質量
會計資料是高校會計檔案的重要構成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據(jù)法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現(xiàn)了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規(guī)性。現(xiàn)代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監(jiān)管機構，直接影響國家宏觀經(jīng)濟調控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級機關事后考評的依據(jù)。低質量的會計資料不可能作出客觀、高質量的高?？冃Э己恕?/p>
（二）會計檔案質量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器
會計的基本職能是通過核算行使財務監(jiān)督職能，需以高校實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據(jù)，對高校的經(jīng)濟業(yè)務事項進行的檢查與控制，實現(xiàn)內部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機構提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學科研經(jīng)費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據(jù)。
（三）會計檔案合規(guī)管理實現(xiàn)了管理手段的提升
我國《會計法》在立法宗旨和修訂內容上，均對確保會計資料質量、規(guī)范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務就是規(guī)范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務管理效率及穩(wěn)定財經(jīng)秩序保駕護航。會計電算化系統(tǒng)的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務處理的隨意行為，對業(yè)務流程進行了規(guī)范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。
二、會計檔案管理的局限與挑戰(zhàn)
會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學性、內控體系的嚴密性和技術支持平臺的安全性。
（一）會計制度規(guī)范體系仍不夠細致
當前體現(xiàn)國家宏觀調控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調整過程中，所執(zhí)行的會計制度相對企業(yè)會計準則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內偏離法規(guī)主旨來謀求套取預算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務的真實面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會計資料造假，導致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數(shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。
（二）利益驅動導致造假，內控措施不到位
當前市場上銷售的企業(yè)會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數(shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數(shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟收益，被修改過的會計系統(tǒng)所披露的會計信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結果，不能反映高校預算執(zhí)行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。
（三）會計支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患
隨著現(xiàn)代信息技術越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務數(shù)據(jù)外，基于自建服務器使用的網(wǎng)絡環(huán)境下會計電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務人員通過軟件維護途徑直接在服務器上篡改相關數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡的會計電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統(tǒng)控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統(tǒng)。
三、多角度創(chuàng)新會計檔案管理模式
會計檔案管理的日趨規(guī)范是一項系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設、管理技術手段升級和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。
（一）制度建設上實施統(tǒng)一領導下的分級管理
要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統(tǒng)一領導、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統(tǒng)一領導主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺維護則由上級主管部門統(tǒng)一采購和付費，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務合同，并向公安機關報案，加大其違規(guī)成本。
（二）技術手段上采用未來通用的報表格式
會計文件和相關法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業(yè)報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經(jīng)濟組織內部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務報告模式轉向更豐富多樣的交互財務報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。
（三）從業(yè)準入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質
要實現(xiàn)會計檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質，也要具備一定的會計從業(yè)知識，對會計基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規(guī)，模范履行會計檔案管理工作中的各項規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業(yè)務、計算機、網(wǎng)絡安全、會計電算化等信息技術的學習與培訓，加大檔案管理者對前臺財務核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。
【參考文獻】
[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法（財會字〔1998〕32號），1998（8）.
隨著信息技術的普及，電算化的會計檔案逐漸在各個單位和部門當中得以應用，并取得了良好的效果。在高校的財務管理過程中，會計檔案起到了不可替代的作用，是各項會計工作得以展開的基礎。高校的會計檔案記錄著高校中的財務信息和經(jīng)濟活動，因此高校必須重視對財務檔案的管理。
（一）會計檔案是會計信息的重要來源和載體
會計檔案對于提高高校的會計工作水平具有極大的意義。會計檔案能夠促進會計工作的制度化管理及操作的規(guī)范性。會計檔案管理起到了會計核算的基礎性作用，在管理過程中必須按照相關的標準由專業(yè)的人員負責。會計數(shù)據(jù)中包含著賬目信息、會計賬簿、財務報表等重要的數(shù)據(jù)信息。會計電算化的實行使得賬簿、報表等內容的管理更加的便捷、系統(tǒng)，也使得數(shù)據(jù)的處理和存儲更加的方便。
（二）會計檔案的收集工作
隨著會計電算化的應用，系統(tǒng)中所包含的會計檔案和信息將會不斷增加，高校必須對這些信息進行定期的收集、分類和檢查，從而確保這些信息的安全。此外，高校還應當對相應的計算機設備進行定期的檢查，防止系統(tǒng)損壞導致數(shù)據(jù)的丟失。在數(shù)據(jù)存入前要先對數(shù)據(jù)進行備份，防止意外情況的發(fā)生。對于存儲有重要信息的會計電算化設備，在日常工作的過程中要做好安全保護，做到防火、防潮、防塵工作。與此同時，還要定期對會計檔案進行調閱，確認文件的保存限期，對于一些沒有價值的信息應當及時的刪除或更新，防止系統(tǒng)的過載。
二、高校會計檔案管理中存在的問題
（一）管理人員不夠重視，檔案管理意識滯后
會計檔案的管理需要應用到現(xiàn)代化的管理理念和技術，并且要充分利用現(xiàn)有的會計信息資源，將其有效地應用到日常的會計信息管理過程中。然而，我國高校的會計管理現(xiàn)狀是管理人員普遍缺乏會計檔案管理的意識和概念，對會計檔案的重要性沒有明確的認識，認為會計檔案的內容單一、管理簡單，尤其是對于會計檔案的電算化管理沒有引起關注，管理意識十分的落后。在管理部門和人員的組織上也沒有投入應有的力度，管理人員的專業(yè)能力普遍偏低。甚至還有一部分高校的檔案室隨意對外界人員開發(fā)，讓財務部門的人員進行自行查閱，不僅工作效率低下，而且容易導致會計信息的丟失和篡改。
（二）會計檔案資料收集不齊全，忽視對會計電算化會計檔案的管理
會計檔案中包含著重要的會計信息，如會計賬簿、會計憑證、財務報表等。在進行這些資料的管理時應當首先根據(jù)信息的類型進行分類，將存根、銀行賬單、上級文件等進行分類管理。在會計電算化的過程中，對數(shù)據(jù)的分類尤為重要，只有這樣才能確保信息的有序性，從而提高信息分析和處理的效率。
（三）會計檔案管理缺乏科學性和規(guī)范性
高校對會計檔案的管理普遍缺乏科學合理的方法。首先在操作上就沒有根據(jù)《會計檔案管理制度》中的相關要求來執(zhí)行。此外，大多數(shù)高校都沒有建立起適合高校自身工作特點的會計檔案管理體系，導致會計檔案的管理過程混亂無序，各部門之間沒有配合。高校會計檔案的管理人員素質也普遍偏低，無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。部分學校在會計檔案管理上投入的經(jīng)費明顯不足，導致會計檔案管理場所狹小、混亂，極易導致信息的丟失。
在會計管理觀念上，許多會計檔案管理人員仍然遵循著傳統(tǒng)的管理理念，在管理方法上缺乏科學性和有效性，導致會計檔案的整理十分混亂。在會計檔案的移交和銷毀方面也缺乏完善的制度，一些已經(jīng)過期的賬單、憑證等沒有進行及時的處理，造成了人力資源和管理經(jīng)費的浪費。
（四）輕視會計檔案對高校發(fā)展的作用
由于受到傳統(tǒng)會計管理觀念的影響，高校的管理人員仍沒有對會計檔案的重要性引起重視，認為會計檔案的管理只是簡單的收集資料、整理數(shù)據(jù)，從而導致高校在會計檔案管理方面投入的人力物力嚴重不足，影響了會計檔案功能與作用的發(fā)揮。
三、加強會計檔案管理的對策
（一）加強普及宣傳教育，增強檔案意識
會計檔案管理是高校在發(fā)展過程中不可忽視的重要工作內容，是考察高校經(jīng)濟狀況、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾罁?jù)。為此，相關部門應當極大對會計檔案重要性的宣傳工作，普及《會計法》、《檔案法》中的相關內容，增強高校管理人員對會計檔案的認識，將會計檔案管理作為一項基礎工作內容在進行。
（二）健全高校會計檔案管理制度，推動會計檔案事業(yè)發(fā)展
會計檔案中包含著豐富的內容，這使得會計檔案的管理工作量十分龐大。為了確保會計檔案管理的質量，在管理的過程中應當制定完善的計劃和方案，最終形成一個完善的高校會計檔案管理制度。高校的會計管理部門應當與其他部門建立良好的溝通與合作渠道，根據(jù)高校的發(fā)展實際，建立切實可行的管理體系，使得會計檔案的管理工作有良好有效的依據(jù)。與此同時，高校應當建立嚴格的會計檔案監(jiān)管機制，提高會計信息的真實性和準確性。高?？梢詮臋n案分類、借閱制度、檔案移交等方面進行制度的完善。
（三）遵循會計檔案管理原則
《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的主要依據(jù)，在實際的工作與管理過程中，高校的會計檔案管理部門應當嚴格按照標準來執(zhí)行，并且與其他部門共同做好會計信息的核實與監(jiān)督工作。在會計檔案管理的過程中，應當遵循一定的原則，如完整性原則、簡易性原則、安全性原則和保密性原則等。
（四）積極運用現(xiàn)代化手段管理會計檔案
在會計檔案管理發(fā)展和完善的過程中，應當積極地與現(xiàn)代科學技術結合起來。通過信息技術的應用，能夠極大的提高會計檔案管理的質量和效率。高校在進行會計檔案管理時，可以選用一套適合自身管理體制的軟件，并建立相應的會計檔案管理系統(tǒng)，將相關的數(shù)據(jù)信息進行分類存儲和管理。管理人員只需要將會計信息輸入到系統(tǒng)中，就可以由計算機進行自動的分類、整理、檢索等過程。相關財務和會計人員只需要登錄系統(tǒng)就可以對需要的信息進行及時的調用。這樣不僅節(jié)省了管理的時間，還能限制系統(tǒng)的訪問權限，提高了會計信息的安全性。
財務專項資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個方面：一是響應了國家法律的號召，嚴格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟新形勢下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡經(jīng)濟的滲透使得傳統(tǒng)簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問題;三是益于單位管理者更準確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務計劃制定、預算編制、財務問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細分化、信息化、嚴格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內部利益層面，檔案管理均具有深遠意義。
二、事業(yè)單位財務專項資金檔案管理現(xiàn)狀
(一)檔案管理傳統(tǒng)化
互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟下，檔案管理也需要實現(xiàn)網(wǎng)絡化。但目前許多事業(yè)單位尚未實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財務人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機操作，但缺少輸出設備;二是檔案管理人員老化，信息技術要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡技術操作能力，而當前的事業(yè)單位檔案管理通常是準退休人員，這在一定程度上導致單位難以實現(xiàn)財務人員信息化。
(二)監(jiān)管片面化
監(jiān)管是單位防范檔案管理風險最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設備落后，在大數(shù)據(jù)智能時代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段;二是違規(guī)代價小，公款私存現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后;三是監(jiān)管主體只是財務部門或審計部門，難以形成監(jiān)管的長效化、常態(tài)化，甚至財務部門或審計部門作后，監(jiān)管不能起到任何作用。
(三)專項資金使用不規(guī)范
事業(yè)單位中有兩種專項資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是白條抵庫現(xiàn)象，這就使得財務賬面金額大于實際庫存現(xiàn)金，在一定程度上導致賬實不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會計年度期間，檔案管理更加復雜;二是公款私存現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌椖坑?，這直接導致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級增加。
三、規(guī)范和加強事業(yè)單位財務專項資金的檔案管理策略
(一)搭建與維護信息管理平臺
信息系統(tǒng)平臺搭建主要著手于財務人員信息化和業(yè)務處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務人員，實現(xiàn)新老交替，強化財務人員網(wǎng)絡意識、法律意識、責任意識;部門領導必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴格把控管理信息系統(tǒng)登錄權限，同時必須保障電子賬簿與紙質賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓單位老員工，加大繼續(xù)教育力度，強化檔案管理服務能力和信息應用能力，專業(yè)上鼓勵老員工帶新員工，信息系統(tǒng)操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術投入，加快實現(xiàn)單位內部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強電子檔案、電子賬簿在部門內部的傳遞、使用頻率;強化內部信息技術風險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風險管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測試和維護、信息科技運行、信息科技外包等方面內部控制，建立健全風險狀況的防范機制。
(二)創(chuàng)新監(jiān)管機制
檔案管理的規(guī)范與強化需要借助監(jiān)管機制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機制創(chuàng)新，積極拓展和提高計算機在檔案管理監(jiān)管領域的應用和使用層次，搭建業(yè)務數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)會計、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對接，促進各類業(yè)務數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設，完善業(yè)務分類監(jiān)管模型，通過數(shù)據(jù)+模型分析的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點、精確范圍，實現(xiàn)實時監(jiān)控、動態(tài)監(jiān)控。
二是聯(lián)動監(jiān)管機制創(chuàng)新，實施重大項目聯(lián)動監(jiān)管機制，在部門間充分實現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動機制，強化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢，共同參與項目檢查，形成監(jiān)督合力;另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務部門間檢查成果的相互反饋機制，實現(xiàn)有效的互補。
三是違規(guī)機制創(chuàng)新，以經(jīng)濟審計為切入點，推進監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進經(jīng)濟責任審計工作，使經(jīng)濟責任審計從離任審計向任中審計，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉變，實現(xiàn)審計監(jiān)督的常態(tài)化、長效化，促進部門領導主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎，另一方面要把握重點，有的放矢。以檔案流程設計為主線，突出重點機構，以風險為導向，突出重要環(huán)節(jié)，對不同部門歸檔時間、準確性、分類有效性配以相應的評價標準，強化違規(guī)機制的目的性和針對性。
(三)建立健全檔案管理及其相關工作領域制度
檔案管理屬于醫(yī)院建設“軟實力”的內容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識、檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定的情況，轉崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓練，管理素質差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進程。另一方面，檔案室的設備落后，使檔案檢索復雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。
1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強
檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風險檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標準的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實力”的提高以及質量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設。
2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施
2.1建立完整的風險管理檔案工作組織
醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領導的三級管理委員會，制定醫(yī)院風險管理政策，對管理工作進行評審和改進；制定醫(yī)院風險管理程序，處理與風險管理檔案有關事宜；定期召開會議評估風險，并組織危險因素調查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進措施。醫(yī)院質量控制部要按照風險管理原則制定調查表或報告，按時向醫(yī)院管理委員會報告。
2.2創(chuàng)新管理檔案信息
根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實用性。為實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統(tǒng)。
2.3完善檔案管理制度
醫(yī)院檔案管理必須具有嚴格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴格明確的規(guī)章制度，設立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認真調查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎。
2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院風險檔案管理需要較高專業(yè)素質的管理人員，以提高檔案管理的效率，進一步推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責，遵守紀律和規(guī)則，與此同時，要不斷提高自己的專業(yè)知識。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓、實行高位責任制以及配合硬件設施建設等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責任心，并定期進行工作總結。
2.5加大資金投入
第一，改進檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設置陳列室、微機室。關注檔案保護，配備全套的保護設備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設施，配備計算機、網(wǎng)絡、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。
中圖分類號：F233；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01
為規(guī)范會計檔案管理工作，統(tǒng)一會計檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會計檔案管理辦法》（財預字【1984】85號）；1998年財政部下發(fā)《關于印發(fā)的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟組織會計檔案管理規(guī)范化，更好地為社會經(jīng)濟地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會計檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。
一、新《會計檔案管理辦法》實施的意義
就高校而言，舊的《會計檔案管理辦法》已無法適應新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會計信息已大量使用會計電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會計檔案管理辦法，使電子會計檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費的不斷增加，會計核算量也隨之大增。近些年會計檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關部門根據(jù)經(jīng)濟迅猛發(fā)展的新形式的需要，對會計法規(guī)、法律不斷進行充實、更新、調整；原《會計檔案管理辦法》已不完全適應會計法規(guī)、法律的調整變化。
所以更新舊的會計檔案的管理辦法，適應改革的需要，出臺新的會計檔案管理辦法更是當務之急。新的《會計檔案管理辦法》的實施，肯定了電子會計檔案的法律效力。實現(xiàn)電子化管理；倡導綠色、低碳的電子介質存儲會計檔案，旨在推動互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，以適應改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會計檔案管理工作，使會計檔案管理工作更上一層樓。
二、新的《會計檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內容
1.新的《會計檔案管理辦法》，細化了會計檔案組織領導的相關規(guī)定，完善了會計檔案的概念和范圍，增加了電子會計檔案的相關規(guī)定。第八條對電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會計憑證的歸檔，實現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機構接收電子會計檔案時必須對其的準確性、安全性、完整性等進行檢測，符合要求才能接收。將電子會計檔案納入了會計檔案管理的范圍，填補了以往會計檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內容，有利于推動互連網(wǎng)經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展。
2.新的《會計檔案管理辦法》，允許符合條件的會計檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計檔案都必須打印成冊。這樣做既節(jié)約了會計憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環(huán)保低碳生活的倡導。
3.新的《會計檔案管理辦法》，確立了會計檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計算機等電子設備形成傳輸和存儲的電子會計檔案”的規(guī)定，有利于推動電子會計信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計信息。
4.新的《會計檔案管理辦法》調整了會計檔案的歸檔時間及會計檔案的保管期限。第十四條將會計檔案的保管期限調整為10年、30年兩類，第十六條對會計檔案銷毀進行了修改“形成會計檔案鑒定意見書”。完善了會計檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實際鑒定結果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會計憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續(xù)保留。十七條“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行”。十八條增加“由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴格由相關部門互相監(jiān)督，疏而不漏。
5.新的《會計檔案管理辦法》進一步落實了基層單位管理會計檔案的具體職責。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案”；第六條刪除了原來的《會計檔案管理辦法》里，會計憑證中的匯總憑證與其他會計憑證、會計賬簿中的輔助賬簿、財務報告中的“包括會計報表附表、附注及文中說明、其他財務報告。增加了半年度財務會計報告，納稅申報表與會計檔案鑒定意見書，這是對會計檔案范圍的界定。
6.新的《會計檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設項目接受單位的憑證有關的規(guī)定，更加切合實際，易于操作；二十四條對會計檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交” 充實了會計檔案交接內容。
7.新的《會計檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規(guī)定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進行處罰。明確了不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的管理也應參照本辦法。新的《會計檔案管理辦法》適用范圍很廣。
三、新的《會計檔案管理辦法》不完善之點滴
第三條為推動農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化建設健康有序開展，加強對農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化示范單位管理，制定本辦法。
第四條本辦法適用于進行農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化建設的村集體經(jīng)濟組織、代行村集體經(jīng)濟組織職能的村委會及實行村會計委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)會計核算中心等單位（以下簡稱規(guī)范化建設單位）。
第五條規(guī)范化建設單位要建立健全內部控制制度，特別是對土地補償費監(jiān)督管理、“一事一議”籌資籌勞、村級債務管理、轉移性資金收支管理進行重點控制。
第六條規(guī)范化建設單位要建立健全財產(chǎn)清查制度，定期對資產(chǎn)、負債進行清查，年終進行全面資產(chǎn)清查。
第七條規(guī)范化建設單位必須建立健全民主理財、民主監(jiān)督制度，成立民主理財小組，明確理財小組職責，制定民主理財辦法，召開民主理財會議。
第八條民主理財小組的成員應按規(guī)定程序產(chǎn)生，認真履行職責，要對民主理財小組成員定期進行財會知識培訓。
第九條規(guī)范化建設單位必須建立健全財務工作流程，所有經(jīng)濟活動手續(xù)必須齊全。
第十條規(guī)范化建設單位必須按期編制財務報表，按要求向部、省、縣報送相關報表及材料。
第十一條規(guī)范化建設單位必須設立專門的會計檔案柜（室），加強對會計憑證、賬簿、報表、資產(chǎn)臺賬、財務計劃、經(jīng)濟合同、財務公開底稿等文字材料以及電子數(shù)據(jù)等檔案管理。
第十二條規(guī)范化建設單位要建立健全財務公開制度，及時進行財務公開，公開的內容要真實、全面。群眾普遍關心和重大經(jīng)濟業(yè)務或事項發(fā)生要逐項逐筆公開。
第十三條規(guī)范化建設單位必須接受各級農(nóng)村經(jīng)營管理部門（以下簡稱農(nóng)經(jīng)部門）的審計監(jiān)督，提供真實、準確的資料，并及時公布審計結果。
發(fā)生下列事項，要進行專項審計：
××村干部任期屆滿和離任；
××土地補償費及其他轉移性資金的收支；
××發(fā)生數(shù)額較大的一事一議籌資籌勞的項目；
××其他重大的經(jīng)濟活動。
第十四條規(guī)范化建設單位必須實行統(tǒng)一電算化管理，使用農(nóng)業(yè)部認定或監(jiān)制的符合新《村集體經(jīng)濟組織會計制度》標準的農(nóng)村財務會計電算化管理軟件，建立健全電算化內部管理制度。
第十五條規(guī)范化建設單位要定期組織對財會人員有關財會知識、政策法規(guī)、電算化管理等知識培訓。
第十六條農(nóng)業(yè)部及?。▍^(qū)、市）農(nóng)經(jīng)部門對“全國農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化示范單位”實行動態(tài)管理，定期進行考核抽查。示范單位出現(xiàn)下列情況之一的，取消其“全國農(nóng)村集體財務管理規(guī)范化示范單位”稱號，收回其稱號牌匾。
××因財務問題造成農(nóng)民上訪，經(jīng)核查屬實的；
××不及時進行財務公開或進行虛假公開的；
××主理財小組成員未履行職責的；
××民主理財民主監(jiān)督無法正常開展的；
近年來,我們在各級黨委、政府的正確領導和業(yè)務部門的精心指導下,牢固樹立“全心全意為人民服務”的宗旨,以群眾滿意與否為檢驗工作成敗的唯一標準,多措并舉,標本兼治,狠抓管理,既保護了基層干部,又維護了農(nóng)民利益,做到了還干部一個清白,給群眾一個明白,我鄉(xiāng)農(nóng)村財務管理規(guī)范化水平得到顯著提高,為農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定奠定了堅實基礎。具體做法如下:
一、選好財會人員,配強農(nóng)經(jīng)隊伍
(一)選好聯(lián)村會計。根據(jù)實際,我鄉(xiāng)本著“公開、公正、平等、競爭”的原則,通過公開選拔,選配了4名作風正、業(yè)務精、責任心強的工作人員擔任“聯(lián)村會計”。
(二)聘好村記賬員,通過這一機制,為各村配備了一名素質高、業(yè)務強的記賬員,為全鄉(xiāng)農(nóng)財管理更加規(guī)范化起到了促進作用。
(三)抓好人員培訓。為使農(nóng)村財務管理人員在思想上不落伍,業(yè)務上不掉隊,我鄉(xiāng)制定了定期培訓制度,在抓好聯(lián)村會計業(yè)務培訓的同時,每年至少對農(nóng)村記賬員和民主理財小組人員進行一次統(tǒng)一培訓。
二、強化制度建設,夯實管理基礎
(一)完善規(guī)章制度。我鄉(xiāng)針對實際,重新修定了農(nóng)村財務管理制度,內容包括財務預決算制度、集體資產(chǎn)管理制度、固定資產(chǎn)管理制度、資金管理制度、開支審批制度、按時報賬制度、債權債務管理制度、民主理財制度、財務公開制度、干部離任審計制度、檔案管理制度、責任追究制度。
(二)加強票據(jù)管理。根據(jù)財務制度規(guī)定的要求,嚴格審核村集體經(jīng)濟收支原始憑證。一是對村級機械工程款實行稅票掛賬制;二是除村集體對村民發(fā)放的青賠、勞務款使用省統(tǒng)一的專用票據(jù),其他支出項目都必須使國家正規(guī)票據(jù)。這些制度的實行使我鄉(xiāng)票據(jù)規(guī)范化水平得到了顯著提高。
(三)加強資金管理?！白兆А笔俏亦l(xiāng)的難點問題,針對這一問題,我鄉(xiāng)制定了系列辦法:對村級承包費,實行農(nóng)經(jīng)中心與合同監(jiān)管中心聯(lián)合辦公制;對有關協(xié)調資金,實行統(tǒng)一轉撥制;對村級自收款項,嚴格限期上交制。這些制度的實行從源頭上遏制了村內收入不入賬或坐收坐支等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
(四)加強支出管理。我們規(guī)定各村在工作開展中要做到量力辦事、勤儉辦事。各項支出要做到年初有計劃,開支不超標。特別是嚴把通訊費、報刊費的限額標準。近年來,我鄉(xiāng)各村通訊、報刊費等均未出現(xiàn)過超額現(xiàn)象。
(五)加強代資管理。我們對各村資金實行專戶存儲制度,資金支取實行“雙印鑒”制度,切實保障了村集體對資金的使用權和支配權,從未出現(xiàn)挪用、侵占村集體資金現(xiàn)象。
三、規(guī)范辦事程序,提升規(guī)范水平
(一)是規(guī)范賬務處理程序。我們統(tǒng)一印制了“財務處理程序流程圖”,村級一律按照財務流程處理賬務。
(二)實行七字會簽制度。2005年,我們對村級提款實行了“自下而上、一事一提、七字會簽”制度。村級提款先由村兩委班子成員、村民代表研究同意,并附會議記錄,大額支出由分管領導批準同意后,然后把會議記錄交農(nóng)村財務核算中心,由核算中心開出《提款計劃》,《提款計劃》先由村支部書記、村委會主任、村記賬員簽字,然后由聯(lián)村會計簽字,再由管區(qū)書記進行監(jiān)督簽字,最后由核算中心主任簽字。最后由聯(lián)村會計根據(jù)提款計劃開出提款收據(jù),經(jīng)主要領導簽字批準后,須由記賬員到農(nóng)村財務核算中心提款。
四、加強民主監(jiān)管,推進財務公開
(一)加強民主管理。各村依法建立了民主理財小組,各村每月財務收支情況在入賬前須先由民主理財小組審核蓋章簽字,否則鄉(xiāng)核算中心不予入賬。公開的內容也必須經(jīng)理財小組審核,才可公開。目前,我鄉(xiāng)民主理財小組在財務管理工作中發(fā)揮出了積極的促進作用。
(二)實行定期公開。為切實解決下賬不及時的問題,年初,我們規(guī)定了嚴格的定期財務報賬及公開制度,即每月1―5日為集中報賬日,每月8日為集中公開日。到時由村記賬員帶手續(xù)完備的合格票據(jù)、有關資料及賬本到鄉(xiāng)下賬,并負責將公開資料按時公開。現(xiàn)在我鄉(xiāng)村級財務下賬及公開工作非常及時有序。
五、實行多項措施,積極化解債務
(一)增收化債。利用油田資源優(yōu)勢,積極協(xié)調資金,增加收入化解債務。
(二)節(jié)支化債。我們全面落實村級零招待費制度、報刊費限額征訂制度、村級辦公用品實行集中采購制度。
(三)進行債權債務沖抵化解。在協(xié)商自愿的情況下,動員債權債務人,對結互抵,沖銷集體負債。
(四)理清各戶債務進行沖抵。如勝利村原來村欠戶,戶欠村,債權債務比較混亂,我們?yōu)槠淅砬鍌鶛鄠鶆?各戶進行沖抵,化解債務2.6萬元。
(五)盤活存量資產(chǎn)化債。我們對村集體閑置的固定資產(chǎn)經(jīng)村民代表會議同意后,公開拍賣,進行化債。
六、嚴格審計監(jiān)督,確保不出問題
我們根據(jù)區(qū)農(nóng)經(jīng)站要求,結合本鄉(xiāng)的實際,每年財務清理時確定三分之一左右的村為重點內部審計單位,由農(nóng)經(jīng)服務中心會同該村民主理財成員一起組織清理。平時,要明確三名兼職審計人員,對干部離任、專項工程、土地征用等農(nóng)民負擔及群眾反映強烈的突出問題,組織專門審計,形成書面報告,同時,對審計出的問題,認真處理,發(fā)現(xiàn)嚴重違紀問題,及時交鄉(xiāng)紀委負責處理。
財務檔案管理是電視臺財務工作的基礎和重要組成部分，是推進電視臺財務管理規(guī)范化建設的基礎環(huán)節(jié)。應用現(xiàn)代數(shù)字技術，推進財務檔案數(shù)字化建設，是提高財務管理規(guī)范化水平，降低視臺運營成本，推進電視臺各項事務順利進行的關鍵步驟。
一、推行財務檔案管理數(shù)字化的概念和意義
財務檔案是記錄和反映某一單位或企業(yè)經(jīng)濟運行情況的、專業(yè)的財務資料，具體包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和會計核算材料等。財務檔案數(shù)字化建設是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件如憑證、單據(jù)、報表文件等傳統(tǒng)介質的文件轉化為數(shù)字文件，并歸集成為具有有序結構的檔案數(shù)字信息庫，它將各種傳統(tǒng)載體的財務檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。
推進財務檔案數(shù)字化具有重要意義。一是為傳統(tǒng)介質財務檔案提供數(shù)字化備份，并可復制。二是降低了管理財務檔案需投入的資源。傳統(tǒng)財務檔案由于經(jīng)年累月的積累，占用大量存儲空間，并需配備專門人員進行管理，耗用資源較多。三是提高使用率和工作效率。財務檔案作為全面記錄經(jīng)濟業(yè)務活動和資金運動的重要資料和綜合反映，是檢查財務行為是否遵守財經(jīng)制度和紀律的重要憑據(jù)，也是進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料。通過計算機程序和各類書記模型對過往數(shù)據(jù)變化進行分析，有利于發(fā)現(xiàn)過往財務活動中規(guī)律性變動，從而提高財務管理工作的針對性，有利于降低財務成本。此外，通過計算機對檔案數(shù)據(jù)進行查詢替代了查詢海量紙質檔案分析對比的工作方式，提升了工作效率。
二、推行財務檔案電子化建設中存在的問題
（一）單位重視程度不足。通常來說，單位領導更重視財務工作各項開支活動和紙質檔案的歸集管理，對于財務檔案電子化建設的作用和意義了解不夠、理解不深，重視程度不夠。
（二）財務檔案電子化的相關法律法規(guī)建設依然缺乏。隨著科技的飛速發(fā)展，計算機等現(xiàn)代信息技術已經(jīng)被廣泛應用于財務工作中，電視臺財務檔案電子化正不斷走向深入，軟盤、光盤等各類電子介質將不斷應用，但在現(xiàn)行財務檔案管理法規(guī)和制度中，對這部分資料缺乏必要的規(guī)定和指導，不利于財務檔案電子化建設的開展。
（三）財務檔案數(shù)字化建設的物資源配備不足。受主觀充實程度不足的影響，目前財務檔案數(shù)字化建設普遍存在著人財物投入不足的問題。一是財務檔案數(shù)字化專業(yè)人才缺乏，現(xiàn)有財務人員對數(shù)字化知識掌握不夠，專業(yè)技能缺乏，需要加強培訓。二是推進檔案數(shù)字化建設的各類專業(yè)設備不足，需要購置。三是在電視臺財務管理工作中，未列入工作規(guī)劃中，數(shù)字化口號喊得多，實際工作投入有效時間少。
（四）財務檔案利用率仍需提高。目前，電視臺財務人員對于檔案的管理更多停留于對過往檔案某張憑證、某個時點數(shù)字的查詢，而缺乏對一個時期內數(shù)字變化的規(guī)律性分析，不能從數(shù)據(jù)歷史變化摸索規(guī)律，形成對未來財務活動的指導，這主要是財務人員主動性不足導致的，但傳統(tǒng)檔案查詢困難也是利用率的客觀因素之一。
三、關于做好財務檔案數(shù)字化建設的幾點建議
第一，轉變觀念，充分認識財務檔案數(shù)字化建設的重要意義。財務檔案數(shù)字化是財務檔案發(fā)展的必然方向，電視臺管理部門應當高度重視財務檔案數(shù)字化建設工作，要將財務檔案數(shù)字化建設納入財務管理工作業(yè)務評比范圍，使工作人員明確責任，為推進財務檔案數(shù)字化建設提供堅強保障。
二、改進會計檔案管理工作的具體措施
第一，強化規(guī)范管理。規(guī)范化的電算化檔案管理不是一個口號，而是要細心地在檔案管理中做好每一個細節(jié)的決心。為此，企業(yè)、機構的管理人員應當加強領導，申明電算化檔案管理規(guī)范化的重要性，完善企業(yè)、機構內部管理職責，做到每一件事都有人負責，以便賞罰分明。為此，企業(yè)、機構的工作人員要規(guī)范自己的工作程序，使自己的工作能夠做到有章可循，為企業(yè)、機構的規(guī)范化提供支持。為此，政府機構應該注重宣傳，把一些在電算化檔案管理方面做的好的企業(yè)、機構作為對象，對他們做出相應的褒獎，為他們提供一些電算化檔案專業(yè)的支持。第二，引進培養(yǎng)專業(yè)人才。人才是一個企業(yè)競爭力的保證，專業(yè)性的電算化檔案管理人才可以為企業(yè)在電算化檔案管理完善方面少走很多彎路。其實，我國很多企業(yè)、機構在電算化檔案管理方面的落后歸根結底是專業(yè)人才的落后，很多企業(yè)、機構不但基層員工缺乏相關管理知識，而且管理層也缺乏。因此，必須要注重專業(yè)電算化檔案管理人才的引進和培養(yǎng)。在人才引進方面，一些資金比較充足的企業(yè)可以在專業(yè)的會計機構招聘人才，這樣的人才可以快速適應自己的崗位。同時可以為公司內部的一些有能力的人才提供培訓機會，為培訓成功的人才提供更高的薪水待遇，保住這些人才。第三，各個單位對會計檔案管理要大力監(jiān)督，保證順利進行。單位要結合自己的實際情況，對會計檔案進行監(jiān)督管理，定期進行檢查，在檢查的過程中，各個單位要將會計檔案的規(guī)范化管理納入到當中，加大對會計工作的檢查和監(jiān)督。第四，加強規(guī)范會計檔案的保管能力。單位的各個部門要按照規(guī)定的程序進行會計檔案的辦理，如果內部有專門的機構，可以有專門的機構辦理，如果沒有建立檔案管理的單位，可以占時有財務管理部門來進行保存，但是必須需要專門的人對他負責。
