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時間：2023-07-27 09:29:07
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二、以檔案規(guī)章制度建設(shè)為抓手促進(jìn)二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化
制度化是一個單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個二級學(xué)院通常會有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對每位職工進(jìn)行工作考核時也往往沒有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長期以來形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過實踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級學(xué)院檔案既要有國家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅實的支撐。具體來說，二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級學(xué)院檔案管理辦法、二級學(xué)院檔案分類方案、二級學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時要避免簡單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實際做具體的補充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實際的檔案管理規(guī)章制度。
三、創(chuàng)新與拓展二級學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究
高校二級學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒有接受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對檔案及檔案價值的認(rèn)識不一。針對二級學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點，結(jié)合二級學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因為二級學(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對二級學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時，第一，要拓展培訓(xùn)對象，最好二級學(xué)院系各個崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識外，更重要的是提高其對院系檔案價值的認(rèn)識，改變大家普遍對檔案認(rèn)識不足甚至集體無意識狀態(tài)，讓全體師生員工意識到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個時代一個學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個個科研項目和基建項目等檔案上，這些檔案承載著這個時代這個學(xué)院發(fā)展面貌的真實記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開闊其視野，更新、補充和拓寬其知識結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強二級學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。
高校檔案館是對高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠為高校以后的教學(xué)活動、科研活動提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實地展現(xiàn)高校的歷史面貌。當(dāng)前，隨著我國政府對教育事業(yè)的重視與發(fā)展，我國高等學(xué)校的教學(xué)規(guī)模越來越大，教學(xué)條件越來越好，學(xué)校的科研活動以及對外交流活動日益增多，因此，高校的檔案日益增多。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。當(dāng)前，我國高校檔案管理工作中存在一些難點，不利于高校檔案管理工作的開展，高校檔案管理工作有待進(jìn)一步完善。本文將從高校檔案管理工作中的常見難點以及高校管理工作中的應(yīng)對對策兩方面進(jìn)行詳細(xì)闡述，以期促進(jìn)高校檔案的管理工作。
一、高校檔案管理工作中的常見難點
1.高校檔案管理手段極其落后
當(dāng)前，大部分高校在進(jìn)行高校檔案管理工作時，都是采取人工方式。所謂人工方式，就是指高校檔案管理人員將所要記錄的高校信息以手工的方式將其錄入高校檔案，并對該高校檔案以手工的方式進(jìn)行匯總整編，這種檔案錄入以及匯整方式，不僅使檔案管理人員的工作量大大增加，工作難度加大，延長了檔案管理人員的工作時間，而且還會使檔案管理人員無法分出精力來進(jìn)行編研以及科學(xué)開發(fā)。同時，這種手工的檔案管理方式也給檔案查找者帶來不便。一方面檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式一方面會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率；另一方面，由于檔案檢索者是手工查閱，因此，會在一定程度上造成高校檔案的磨損。隨著信息化的發(fā)展以及辦學(xué)條件的改善，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校中得到廣泛利用。其中，很多高校將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入了高校檔案管理工作。很多高校都為本校的檔案館配置了相應(yīng)地計算機設(shè)備并購入了檔案管理軟件，在很大程度上促進(jìn)了高校檔案管理工作的發(fā)展，但是從其管理效果的實現(xiàn)來看，有待進(jìn)一步完善。
2.高校檔案管理工作的重視程度不夠
由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會存在一些問題。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為高效的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，只是在形式上設(shè)置檔案館管理人員這個職位，并且通常職位數(shù)很少，造成高校檔案管理工作人手緊缺。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。高校檔案管理人員的待遇比較低、升遷機會不大，由此，高校檔案管理人員的工作積極性不高，不能夠認(rèn)識到本工作的重要性。
3.高校檔案的利用率比較低
高校檔案館是對高校檔案進(jìn)行收集以及管理的地方。高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案存在的意義在于，它能夠為高校以后的教學(xué)活動、科研活動提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實地展現(xiàn)高校的歷史面貌。但是在現(xiàn)實中，高校檔案的利用率卻比較低，不能夠充分發(fā)揮它的作用。高校檔案管理人員的管理意識以及管理觀念不能夠與時俱進(jìn)，仍固守傳統(tǒng)的檔案管理思想，不能夠正確處理好高校檔案管理的開放性與保密性之間的關(guān)系。高校檔案管理人員的管理手段不能夠與時俱進(jìn)，仍然固守以前傳統(tǒng)的手工錄入?yún)R編方式，一方面會給檔案查找者帶來不便，檔案查找者在查找自己所需的高校檔案時也相應(yīng)地必須要采取手工方式，這種查找方式會增大檔案檢索者的檢索時間，增大檢索能力，降低檢索效率。檔案檢索的復(fù)雜性使一些檔案利用者不愿意進(jìn)行檔案檢索，從而極大地降低了高校檔案管理的利用效率，不能夠充分發(fā)揮高校檔案管理的作用。
4.高校檔案管理人員素質(zhì)不高
高校檔案管理人員素質(zhì)不高是當(dāng)前高效檔案管理工作中一個普遍存在的問題。高校檔案管理人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在以下幾方面：
第一，高校檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低；
第二，高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。
二、高校檔案管理工作中的應(yīng)對對策
1.加強對高校檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
第一，要注重培養(yǎng)高校檔案管理人員的社會責(zé)任感以及政治意識。高校檔案管理工作要求從事檔案管理的工作人員嚴(yán)守高校檔案的秘密，不得隨便告訴于人。為了保證高校檔案管理人員能夠更好地履行自己的職責(zé)，各高校必須要加強對相關(guān)管理人員的政治意識以及社會責(zé)任感的培養(yǎng)。
第二，要注重提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，高校檔案管理人員沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)能力比較差，專業(yè)素質(zhì)比較低，不能很好地勝任目前的管理工作，因此，各高校要定期對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織相關(guān)管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識。
第三，要注重提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。當(dāng)前高校檔案管理人員不能熟練的操作計算機設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，大部分高校檔案管理人員只能采取手工的方式進(jìn)行檔案的錄入以及匯編。高校領(lǐng)導(dǎo)必須組織高校管理人員進(jìn)行計算機知識的學(xué)習(xí)，以提高高校檔案管理人員的計算機操作能力。
2.加強宣傳，重視高校檔案管理工作
由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)者往往不能正確認(rèn)識高校檔案管理工作的重要性，因而，在高校檔案管理工作中經(jīng)常會存在一些問題。高校普遍認(rèn)為高校的主要任務(wù)就是辦好學(xué)、搞好科研、培育優(yōu)秀人才，高校檔案管理工作只是個形式問題，因此，在實際工作中，忽視高校檔案管理工作。必須要加強宣傳，重視高校檔案管理工作。一方面，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。另一方面，要增強師生的檔案形成意識。部分學(xué)校部門認(rèn)為錄入檔案是高校檔案管理人員的職責(zé)，與自身無關(guān)，因此，在檔案材料的提交方面通常會存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案管理人員不能夠及時將檔案資料錄入檔案，從而造成歸檔延誤。在現(xiàn)實中，要通過報紙、廣播等形式傳播檔案形成的重要性，增強師生的檔案形成意識。
結(jié) 語
高校檔案管理工作是高校管理工作中的一個重要組成部分。高校檔案管理工作做得好，就能夠為高校以后的教學(xué)活動、科研活動提供較好的理論基礎(chǔ)，能夠真實地展現(xiàn)高校的歷史面貌。高校檔案管理工作是高校建設(shè)中一項基礎(chǔ)工作，必須要重視高校檔案的管理工作。
一、高校加強檔案管理信息化建設(shè)的意義
信息化檔案管理指的就是在實際檔案管理工作中將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運用，用現(xiàn)代化的科技手段和網(wǎng)絡(luò)支持完善檔案管理工作，對檔案資源重新進(jìn)行排列和整合，充分利用現(xiàn)有資源完善高校校園管理體制。檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的一部分，所有管理制度、招生資料、教職工資料、學(xué)生資料、后勤資料等等，都在檔案管理的范疇，整個檔案內(nèi)容龐大，系統(tǒng)眾多，分門別類工作著實給檔案管理人員帶來很大壓力，所以如何利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)完善檔案管理顯得尤為必要。檔案管理信息化可以提高檔案資料檢索的工作效率。例如利用網(wǎng)絡(luò)資源，將資料分門別類，將存放位置、年份等等信息全部輸入電腦，管理人員查閱時只要輸入部分信息檢索，便會輕而易舉地找到該資料。檔案管理信息化可以加強信息資料的整合與處理。檔案管理信息化建設(shè)逐步完善，使資料信息盡在管理員掌握之中，能有效完成資料信息的收集、加工、處理。檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然需求，是評判高校管理水平的一個指標(biāo)，在當(dāng)今這個信息化時代，不利用信息化資源，是對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資源的浪費，現(xiàn)在如何加強檔案管理信息化建設(shè)成為擺在我們面前的具體問題。
二、高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
1.部分高校對檔案管理不夠重視，信息化建設(shè)雖有一定基礎(chǔ)，但還很薄弱。高校管理層首先要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案資源的功能，實現(xiàn)資源的合理配置。2.一些高校的檔案管理硬件設(shè)施不齊全或落后。信息化建設(shè)要求高校在檔案管理設(shè)備設(shè)施上加大投入，給與一定的資金支持，簡單來說，想要信息化檔案管理，不具備網(wǎng)絡(luò)終端是不可能實現(xiàn)的。部分高校信息化設(shè)備十分有限，這就限制了檔案管理工作的有效性，信息資源共享難度大，信息檢索繁瑣復(fù)雜，浪費時間，效率較低。3.檔案管理人員技術(shù)水平低，專業(yè)技能有待提高。一些高校在人才隊伍建設(shè)上不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)不高，專業(yè)性不強，即使有信息化設(shè)備，但操作不得當(dāng)，依然影響檔案管理的工作效率，甚至檔案管理中出錯的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，所以培養(yǎng)一支精干、高效的管理隊伍很有必要。
三、檔案管理信息化建設(shè)的路徑探索
1.加強檔案管理意識，高校管理層加強重視程度，將檔案管理工作列入校園管理工作的重點之一。從高校高管到實際操作的檔案管理人員首先要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，不要認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，盡管一些陳年資料多年無人問津，但一旦需要時立刻檢索成功便會大大縮短時間。高校要多次組織相關(guān)人員制定詳盡的檔案管理計劃，增加他們的重視程度，同時對檔案管理工作定期抽檢情況，了解本校檔案管理的實際情況，要明晰檔案管理信息化對校園管理的重要意義和作用，從根本上將檔案管理工作提到和其他管理工作一個層面上來。2.高校要加大信息化建設(shè)力度，對設(shè)備機器進(jìn)行資金支持。信息化檔案管理依托于現(xiàn)代的機器設(shè)備，包括電腦、打印機、掃面議、光學(xué)儀器、檢索機器等等。硬件設(shè)施能否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵點，利用機器和網(wǎng)絡(luò)建立電子化信息管理平臺，通過學(xué)校的門戶網(wǎng)站穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。信息化平臺要包含以下幾種功能，涵蓋信息收集、整理、檢索、編碼等項目，同時要與其他數(shù)據(jù)庫建立連接，方便信息的更新與交換。建立好信息平臺后，要建立相關(guān)的安全防護(hù)，比如在信息化系統(tǒng)里建立防火墻，避免非管理人員擅自查閱檔案信息，除一些公布在校園網(wǎng)站上的信息外，其它保密檔案要通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)置安全防護(hù)防止別人盜取相關(guān)信息。3.加強檔案資料的規(guī)范化管理。利用網(wǎng)絡(luò)資源管理，檔案管理資料形成無數(shù)的電子文件，這些電子文件檔案管理人員要做到集中管理，同意存錄，做好備份工作，一旦系統(tǒng)崩潰或網(wǎng)絡(luò)平臺出現(xiàn)問題能夠找到備份資料有效恢復(fù)數(shù)據(jù)庫，不至于造成信息丟失和錯亂的情況發(fā)生。此外，高校要制定合理規(guī)范的檔案管理制度，是檔案管理工作有據(jù)可依，規(guī)范指導(dǎo)檔案管理工作，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。4.建立一支高效、精進(jìn)、專業(yè)的檔案管理隊伍。目前，高校檔案管理工作存在一些弊端，很大原因在于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強，技術(shù)知識不到位，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，甚至一些檔案管理員是通過關(guān)系留在高校檔案館工作，這都是制約檔案管理工作的一些因素。高校要本著為學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度，聘用人員時注重專業(yè)素質(zhì)的考核，上崗前做好檔案管理培訓(xùn)工作，定期檢查工作情況，上崗后定期考核，對檔案管理人員嚴(yán)格要求，相信檔案管理工作會有所轉(zhuǎn)變。其次，檔案管理人員要學(xué)會信息化平臺的操作和使用，網(wǎng)絡(luò)平臺建立，需要有人使用和維護(hù)，如果做不到這一點，那檔案管理信息化形同虛設(shè)，沒有任何意義，只有真正利用信息化設(shè)備資源充分做好檔案管理工作，才算將檔案管理信息化建設(shè)落到實處。結(jié)語高校的校園建設(shè)包括很多層面，物質(zhì)建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)，檔案管理信息化建設(shè)也可以說是其中一個重要的組成部分，檔案是記錄一所學(xué)校從建立之初到后來的發(fā)展軌跡，很多資料與校園建設(shè)息息相關(guān)，一些資料甚至成為一所學(xué)校發(fā)展的指導(dǎo)信息，所以檔案管理工作必須被放到非常重要的位置上去。
參考文獻(xiàn)：
（一）管理體制不夠規(guī)范，人事檔案工作重視程度不夠
各高職院校人事檔案有的由人事部門或組織部門管理，有的院校則由學(xué)校檔案部門管理?，F(xiàn)在高職人事檔案的管理模式主要是傳統(tǒng)的封閉式管理它是指人事檔案主要由單位內(nèi)部的組織人事檔案部門進(jìn)行封閉式管理供領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，一般不對外由于制度還不夠健全，封閉的檔案管理系統(tǒng)運行秩序還不夠完善，檔案管理人員有部分兼職管理，人事檔案材料的收集不夠重視，檔案材料收集方面還處于被動階段這種模式雖然在過去的人事檔案管理中起到了重要作用，但在市場經(jīng)濟(jì)開放化，各類信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，這種管理模式利用面還較窄，不能更全面的為查閱者服務(wù)。
（二）經(jīng)費投入少，人事檔案信息化建設(shè)程度不高
高職院校人事檔案信息化首先要搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。除此之外，還要有合格的硬件設(shè)施，才能夠開展檔案信息化建設(shè)。由于高職院校檔案工作的重點是對文書、教學(xué)、基建、學(xué)生等檔案的管理，高校檔案工作的經(jīng)費大部分用于學(xué)校檔案的建設(shè)與開發(fā)，所以目前很多高校在學(xué)校檔案管理方面都已實行了檔案信息化管理，有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和專用的軟件系統(tǒng)，采用了計算機、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)。而作為國家檔案的重要組成部分的高校人事檔案卻因為經(jīng)費缺乏而投入不足，影響了信息化建設(shè)。高職院校大多數(shù)人事檔案室都存在保管條件差，工作場所不足，庫房條件簡陋，硬件設(shè)施落后等現(xiàn)象。有的沒有專用的人事檔案室，辦公室與存放人事檔案的場所合二為一，檔案信息化程度幾乎為零。
（三）人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，科學(xué)管理程度差
管理人員中有的為兼職管理，人員素質(zhì)參差不齊，缺乏素質(zhì)高技術(shù)強的管理人員等原因造成的，即使有專職人員，但職稱、學(xué)歷層次低，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。無論兼職或是專職檔案管理人員，接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多，缺乏檔案管理的基本理論知識，基本技能的掌握也少。有的甚至不會用電腦，更無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)；有的不會使用掃描儀、復(fù)印機等儀器設(shè)備，難以制作電子檔案。
二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的迫切性
高職院校檔案信息化建設(shè)是時展的需要，社會信息化水平的高低在一定程度上已成為衡量一個國家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。檔案是立檔單位為適應(yīng)日常工作需要而依法建立的反映個人和綜合管理信息的具有保存價值的文件與材料。檔案反映歷史活動的原始記載，是國家重要的信息資源庫。為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，實施信息化建設(shè)和管理便成為高校檔案工作開展的一項具體舉措。
三、高職人事檔案信息化建設(shè)的對策和措施
（一）規(guī)范高職人事檔案管理體制，統(tǒng)一高職人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
做好檔案各項工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容但由于歷史、社會等種種因素，檔案館藏的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不相統(tǒng)一，材料收集整理立卷等質(zhì)量不高，人事檔案的信息自動化管理暫無可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)執(zhí)行的章程這些因素制約了檔案管理的信息化建設(shè)。
中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/ki.16723198.2016.14.023
1高校學(xué)生檔案管理中存在的問題
在高校學(xué)生檔案管理中存在著很多問題。學(xué)生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內(nèi)容看主要表現(xiàn)在，社會活動和學(xué)習(xí)成績，學(xué)生的個性化發(fā)展顯現(xiàn)的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊伍的建設(shè)和管理人員的綜合素質(zhì)提高；管理專業(yè)技能的有待提高，管理檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化不夠?qū)I(yè)；制度方面跟不上時代的步伐等問題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學(xué)生的信息傳遞造成了一定的影響。
1.1高校學(xué)生檔案管理技能人才的缺失
根據(jù)時代的發(fā)展科技進(jìn)步高校要學(xué)生檔案管理工作，就要有管理學(xué)生檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。在當(dāng)代我國高校學(xué)生檔案管理，大多數(shù)工作人員沒有專業(yè)的學(xué)生檔案管理培訓(xùn)。一般來說，高校檔案管理工作人員的年齡相對較大，對現(xiàn)代科技信息接受能力相對較弱，且對學(xué)生檔案管理工作的重視程度相對較低，他們對學(xué)生檔案工作不夠重視，不能跟上時代的發(fā)展和潮流，從而制約著高校學(xué)生檔案管理面向現(xiàn)代化和國際化發(fā)展。
1.2檔案管理制度存在的問題
根據(jù)我國檔案管理法，相對指定高校學(xué)生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內(nèi)容，沒有明確指出操作的具體實踐方案及管理辦法，沒有明確管理職責(zé)，沒有做到讓管理員有依有據(jù)的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時也是制度的不完善造成工作人員對學(xué)生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。
1.3高校學(xué)生檔案管理相對落后
科技信息發(fā)展水平不斷的提高，高校學(xué)生檔案管理工作也能迅速發(fā)展運用到高校學(xué)生檔案管理當(dāng)中去。然而高校工作人員的意識不到，導(dǎo)致了高校學(xué)生檔案管理信息化水平相對較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強度越來越大，工作效率越來越低，相應(yīng)的影響了整體的發(fā)展作用，促使其他利用檔案的有關(guān)部門和院校，不能共同的發(fā)展，影響了充分共享的效果，制約了學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展。
1.4缺乏當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理思想意識
當(dāng)代高校領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生檔案管理相關(guān)工作人員對學(xué)生檔案管理工作的意識和態(tài)度都不是十分的重視，經(jīng)過實踐和工作中可以看出他們認(rèn)為檔案管理工作處于可有可無的，沒有實際的價值，在缺乏學(xué)生管理意識情況下，投入人力物力財力來結(jié)合現(xiàn)代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實現(xiàn)的，這樣就營銷了高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。促使了高校學(xué)生檔案管理人員領(lǐng)導(dǎo)和高校學(xué)生檔案管理意識上的錯誤，缺乏積極主動創(chuàng)新的精神。
2面對當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理存在問題的決策
2.1建立高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)
建立標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)的管理高校學(xué)生檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理信息化。利用現(xiàn)代科技信息和發(fā)達(dá)的計算機技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和軟件開發(fā)人才建立符合當(dāng)代社會發(fā)展的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。按照當(dāng)代現(xiàn)代信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立系統(tǒng)。如：歸檔內(nèi)容，安全維護(hù)，數(shù)據(jù)信息的采集，學(xué)生在校期間的各個環(huán)節(jié)，有需要記錄檔案的都需要納入系統(tǒng)當(dāng)中去。其目的是規(guī)范檔案管理人員的操作性強，辦事效率高，更重要的是做好了與教學(xué)工作和學(xué)生相關(guān)工作部門的信息化系統(tǒng)對接。匯總學(xué)生信息，實現(xiàn)學(xué)生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當(dāng)代社會的需求。
另外還要加強高校檔案管理系統(tǒng)安全問題，建設(shè)強有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。
2.2當(dāng)代高校檔案管理人才需要培養(yǎng)
檔案管理人員的培養(yǎng)可以提高檔案管理質(zhì)量，也能夠提高管理效率。加大對學(xué)校各個部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓(xùn)專業(yè)技能知識也要培訓(xùn)管理人員綜合素質(zhì)問題是十分必要的。綜合素質(zhì)和管理技能要跟上當(dāng)代信息發(fā)展的需求。培訓(xùn)當(dāng)代科技信息內(nèi)容，計算機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，檔案管理專業(yè)技能，學(xué)生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓(xùn)逐步符合當(dāng)代檔案管理的需求，主動認(rèn)識和學(xué)習(xí)到檔案管理工作也是不容忽視的主要內(nèi)容，讓其認(rèn)識到檔案管理的重要性。
2.3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理意識需要提高
有了健全的機制和管理辦法，不是擺設(shè)而是要運用到實際當(dāng)中去，潛移默化的過程進(jìn)行提高檔案管理意識，從領(lǐng)導(dǎo)層面到基層工作人員加大力度，認(rèn)識到檔案管理的重要性。有了學(xué)生信息，根據(jù)學(xué)生信息了解學(xué)生，也有利于對學(xué)生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據(jù)檔案信息開展學(xué)生的素質(zhì)教育，等各方面培養(yǎng)，還是有著十分重要的意義的。打破常規(guī)的管理意
基金項目：本文系天津師范大學(xué)教育科學(xué)研究基金項目：高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理的問題與對策；項目編號：52WT1517；項目負(fù)責(zé)人：陳亞敏；負(fù)責(zé)人所在系別：固有資產(chǎn)管理處。
作者簡介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學(xué)碩士研究生，研究方向：高校固定資產(chǎn)管理。識，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學(xué)和實踐當(dāng)中發(fā)揮作用。所以提高高校學(xué)生檔案管理工作還是十分重要的一項艱巨任務(wù)。
3當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新研究
3.1加強高校學(xué)生檔案管理工作
根據(jù)實際情況，結(jié)合實際問題進(jìn)行分析，準(zhǔn)確把握學(xué)生管理檔案的問題所在，采取正確的措施進(jìn)行解決處理。加強學(xué)生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結(jié)合每個學(xué)生的特點，充分顯示學(xué)生的個性化發(fā)展，使學(xué)生檔案個性化，能夠反映出學(xué)生的能力和心理變化的內(nèi)容等。
3.2實時跟上時代步伐面對現(xiàn)代化模式
社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，社會需求人才也在一直發(fā)生著變化，以往的檔案管理工作和服務(wù)范圍滿足不了現(xiàn)代教學(xué)和以后工作的需要，現(xiàn)在檔案管理只是被動的提供信息服務(wù)，對趨勢的轉(zhuǎn)變和現(xiàn)代化模式認(rèn)識不夠充分，對社會的需求不能發(fā)揮重要職能，所以要及時的轉(zhuǎn)變管理模式圍繞人才目標(biāo)和培養(yǎng)就業(yè)進(jìn)行檔案管理，適應(yīng)當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理的模式。
3.3制定高校檔案管理規(guī)范制度
建立完善的管理制度，配合規(guī)范的當(dāng)代管理系統(tǒng)，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統(tǒng)和管理規(guī)范制度來操作，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，促使檔案管理有依有據(jù)，有制度可循，規(guī)范的制度需要配合高素質(zhì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的操作和管理，加強管理員和領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)和隊伍建設(shè)。掌握和熟悉規(guī)章制度及當(dāng)代高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。
總之，當(dāng)代高校的學(xué)生檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，能夠?qū)W(xué)生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理科學(xué)性。只有從多方面加強對學(xué)生檔案的管理，才能有助于學(xué)生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價值。在高校學(xué)生檔案里記錄著學(xué)生的個人履歷和思想品德及學(xué)習(xí)成績；健康狀況；社會關(guān)系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學(xué)生的方方面面，以便走向社會，可以作為考核的參考依據(jù)。
參考文獻(xiàn)
[1]羅金燕.信息化背景下高校學(xué)生檔案管理工作的新發(fā)展[J].文學(xué)教育，2013，（2）：58.
伴隨科技的迅猛發(fā)展，檔案已經(jīng)成為一種重要性、保密性極高的信息源頭和知識載體，受到越來越多的單位和個人關(guān)注，其也成為社會發(fā)展進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個有效戰(zhàn)略資源。高校作為社會重要部分之一，其檔案管理不僅是保留科研和教學(xué)的成果，給科研和教學(xué)提供初始的憑證，而且也傳承和見證著高校的發(fā)展，更關(guān)乎到高校的長遠(yuǎn)建設(shè)，成為高校全面建設(shè)中不可分割的重要組成部分。隨著高校擴招和高等教育不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也在不斷的發(fā)生變化，有些高等院校甚至有著較高級別的科技成果及學(xué)術(shù)研究成果，這給檔案管理工作帶來了諸多困難和挑戰(zhàn)。因此，迫切需要一支會管理、懂技術(shù)、素質(zhì)高、能力強的高校檔案管理工作者投入到檔案管理中去，為高?？蒲泻徒虒W(xué)服務(wù)，為高校全面建設(shè)發(fā)展服務(wù)。
1 高校檔案工作者存在的問題
1.1 檔案管理意識淡薄
長期以來，很多一部分人受到以往檔案管理思想和檔案自身的保密性和使用滯后性等因素影響，對于檔案的管理工作不夠重視，甚至一些高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理工作的足夠認(rèn)識和了解，還有的高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校就是從事科研和教學(xué)的地方，檔案的整理和收集應(yīng)該不是難事，隨便什么人都可從事管理工作。還有的認(rèn)為，檔案管理工作對于單位的發(fā)展是沒什么影響的，沒有從思想深處引起足夠的注意。造成高校檔案館在高校定編定崗， 往往因編制過度壓縮而造成人手過分緊張；有些檔案工作者因提拔難、待遇低而不能正確認(rèn)識和評價自己所從事的工作。高校有些部門的檔案管理者認(rèn)為， 檔案管理工作與高校其它工作沒什么交叉性，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料收集不全，歸檔不及時等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
1.2 檔案工作者知識結(jié)構(gòu)單一
從事檔案工作，首先應(yīng)具有一定的政治素養(yǎng)和理論知識，了解和熟悉國家檔案管理的相關(guān)法規(guī)和政策，懂得如何進(jìn)行檔案管理。當(dāng)前，檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一是個較為普遍的問題，高校信息化水平的不斷提高，使得高校檔案管理工作者中懂檔案管理又熟悉信息化管理的技術(shù)人才特別稀缺，在遇到檔案管理難題時常常無從下手。
1.3 檔案工作者整體素質(zhì)有待提高
高校檔案工作者的整體素質(zhì)還有待提高，其真正專業(yè)人員偏少，從業(yè)人員受過系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)特別少，有些工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力較差，從事手動檔案管理工作者較多，利用信息化手段進(jìn)行管理的人員較少。有些高校將高校一些老同志、生病的同志安放在檔案管理問題，還有一些專業(yè)的檔案工作者并不愿意從事檔案的管理工作，這些都是導(dǎo)致高校檔案管理事業(yè)不能快速發(fā)展的重要因素。
2 高校檔案工作者應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)和能力
2.1 擁有較強的法制觀和堅定的政治思想
隨著社會主義建設(shè)腳步的不斷加快，高校檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇，管理工作者只有時刻保持堅定的正確的政治思想和較強的法制觀，才能較好的完成好高校檔案管理工作。首先就要樹立起法制意識，具體工作中要以相關(guān)法律法規(guī)來約束自身行為，主動遵守法律，依法辦事，自覺接受其他人員的監(jiān)督。其次，要有正確的政治思想，努力學(xué)習(xí)黨的創(chuàng)新理論，用黨的先進(jìn)理論武裝頭腦，時刻保持自己的政治立場堅定。
2.2 擁有優(yōu)良的敬業(yè)意識和過硬的道德素養(yǎng)
檔案工作者大多默默無聞工作，也不容易出成績。因此，檔案工作者擁有優(yōu)良的敬業(yè)意識和過硬的道德素養(yǎng)是工作必備的基礎(chǔ)。首先，敬業(yè)要先愛業(yè)，只有真正喜愛檔案管理工作，才能忠于職守、兢兢業(yè)業(yè)，發(fā)揮出自身的主人翁作用，才能形成優(yōu)良的敬業(yè)精神。其次，要有過硬的道德素養(yǎng)做支撐，養(yǎng)成良好的服務(wù)意識，做到熱忱誠懇的為他人服務(wù)，主動及時、準(zhǔn)確的提供檔案信息。同時，還要樹立“甘為人梯”的思想，能守得住寂寞，如果沒有了忠于黨、忠于學(xué)校的敬業(yè)精神，沒有了淡泊名利和無私奉獻(xiàn)的職業(yè)道德觀，是很難做好檔案管理工作的。
2.3 擁有敢于創(chuàng)新的思想
創(chuàng)新是實現(xiàn)社會和國家發(fā)展的重要動力，我們所取得的各項成就，無不是創(chuàng)新的結(jié)果。高校檔案管理是一項重要工程，也需要一批敢于創(chuàng)新的年輕工作者推動起檔案事業(yè)的發(fā)展，只有擁有了創(chuàng)新思想，才能努力掙脫現(xiàn)有的慣性模式，提出改進(jìn)工作方法的新思路，不斷進(jìn)行的創(chuàng)新探索。首先是觀念創(chuàng)新，這是創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)，只有從思想深處有了創(chuàng)新的欲望，才有可能會有新思路。其次是檔案管理方法的創(chuàng)新，高校檔案工作者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)知識，掌握好新興信息技術(shù)，通過現(xiàn)代化科技設(shè)備和方法來進(jìn)行檔案管理。再就是創(chuàng)新服務(wù)模式。檔案工作者要會通過檔案管理信息系統(tǒng)，讓檔案資料實現(xiàn)信息化，可以主動的提供大量準(zhǔn)確規(guī)范和系統(tǒng)的信息，通過網(wǎng)絡(luò)將資源共享，主動做好檔案服務(wù)。最后是創(chuàng)新開發(fā)和編研檔案資源。高校應(yīng)該根據(jù)自身實際，組織檔案工作者進(jìn)行檔案資源的開發(fā)和編研，提高檔案利用工作質(zhì)量。
3 提升高校檔案工作者職業(yè)素質(zhì)和能力的方法
當(dāng)前，高校檔案管理事業(yè)發(fā)展必須要努力提升檔案工作者職業(yè)素質(zhì)，要抓好檔案工作者的教育培訓(xùn)，這是提升檔案工作者能力水平的最主要方法。首先，要抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這是提高檔案工作者業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)，完善優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)的迫切需要，也是培養(yǎng)檔案工作者對解決檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的新問題和新情況能力的需要。要不斷的根據(jù)社會發(fā)展，更新業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容，用新設(shè)備、新知識和新技術(shù)使培訓(xùn)保持與社會發(fā)展同步，注重培訓(xùn)的教學(xué)方法，多結(jié)合實例進(jìn)行展示，可進(jìn)行案例現(xiàn)場教學(xué)、模擬情景等方法，調(diào)動檔案工作者學(xué)習(xí)的興趣和積極性。其次，要有健全的競爭機制做保障。要結(jié)合當(dāng)前社會上的人事管理改革，借鑒他們的先進(jìn)管理經(jīng)驗。對于高校檔案工作者要建立起相應(yīng)的競爭機制，可實行按崗定薪、定期綜合考評等手段促進(jìn)工作積極性，細(xì)化考評標(biāo)準(zhǔn)，并將考評結(jié)果與職務(wù)聘任等掛鉤，充分體現(xiàn)出人才競爭機制的作用，激勵高檔檔案工作者積極主動的提升自我修養(yǎng)和能力素質(zhì)，壓力轉(zhuǎn)化為動力，主動適應(yīng)社會發(fā)展和科技進(jìn)步給檔案工作者帶來的新要求。
4 結(jié)束語
綜上所述，高校檔案管理工作有著較強的專業(yè)性和政治性。作為檔案管理工作者，除應(yīng)具備上述職業(yè)素質(zhì)和能力外，還要不斷的加強學(xué)習(xí)，時刻保持沖鋒勁頭，努力加強自身的技能和道德修養(yǎng)，提高自身的全面素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢下高校檔案管理工作的需求，更好地為高校檔案管理工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 孫偉. 高校檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 煤炭經(jīng)濟(jì)研究 ， 2008，（05）
一、計算機檔案管理
檔案在過去和現(xiàn)在對國家機構(gòu)、社會組織及個人對從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等有價值的各種文字、圖表、聲像的信息進(jìn)行保存，并以不同的形式記錄存檔。新世紀(jì)以來，計算機技術(shù)的成熟和發(fā)展為檔案管理工作提供了一個全新的技術(shù)手段，使計算機檔案管理逐步在檔案界嶄露頭角。隨著數(shù)字化信息時代的發(fā)展，數(shù)字化的檔案信息速度成倍增長，快、準(zhǔn)、精、有效已成為時代的主題，采集收納范圍廣闊。然而，現(xiàn)有檔案計算機管理系統(tǒng)僅僅只對這些信息進(jìn)行檢索和簡單小型的系統(tǒng)分析，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能最大限度滿足檔案管理工作和檔案存檔工作的需求。使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、財力、物力的浪費，怎樣切實有效地加強和完善計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具有重大的意義。
二、目前高校計算機在檔案學(xué)籍管理中存在的主要問題
1.學(xué)籍管理制度不完善
學(xué)籍檔案形成過程時間長、來源相對分散、涉及的部門較多、工作數(shù)量大，但普遍高校學(xué)籍檔案管理沒有一致的、統(tǒng)一的、符合實情的、切實可行的規(guī)章制度。管理制度的落后，計算機學(xué)籍檔案管理過程的隨意性大，是造成學(xué)生學(xué)籍檔案在收集建檔、整理歸宗、核對鑒別等各個環(huán)節(jié)問題多、不健全的主要因素之一。不規(guī)范的、落后的管理制度，導(dǎo)致各職能管理部門職責(zé)范圍不清，對于已出現(xiàn)的問題相互推脫，部門之間通氣不夠、欠缺合作，造成學(xué)生檔案管理工作的不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)、不完善。
2.檔案管理人員的文化素質(zhì)低
高校檔案管理人員普遍缺乏崗前檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對新技術(shù)掌握力度不足，計算機管理學(xué)籍檔案技能不夠熟練，僅僅靠自身的實踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更難以達(dá)到崗位要求。
3.對學(xué)籍檔案的存儲和重視程度不高
學(xué)籍檔案管理模式落后，檔案保存方法陳舊、技術(shù)相對落后，給計算機技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中帶來了諸多問題。此外，領(lǐng)導(dǎo)對計算機學(xué)籍檔案保存的意義認(rèn)識不夠，沒有形成規(guī)范有效的管理機制、人員培養(yǎng)及激勵機制等相關(guān)體系；相關(guān)各部門管理人員工作積極性不高，人員流動復(fù)雜，這樣容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案的信息不全、不真實、不完整、嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。
4.檔案管理過程中的安全隱患
在使用計算機管理檔案的過程中，計算機病毒傳播迅速，計算機易受病毒侵染，破壞我們的計算機系統(tǒng)，損壞我們的檔案系統(tǒng)和文件，導(dǎo)致檔案資料的泄露，甚至丟失；在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的同時，黑客技術(shù)也在迅猛發(fā)展，管理人員缺乏有效的防御手段，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫被盜、刪除、修改，甚至造成數(shù)據(jù)庫崩潰，系統(tǒng)癱瘓。
三、高校計算機檔案學(xué)籍管理的對策
1.建立健全的檔案管理系統(tǒng)和具體實施方案
欲使計算機技術(shù)在學(xué)籍檔案管理工作中走上嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、規(guī)范化的軌道。各職能部門應(yīng)建立健全的資料收集整理、檔案的保管保密等各項管理制度，各部門應(yīng)做到有章可循、有法可依、有據(jù)可查、照章辦事。各部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)管理，切實改變各管理部門“各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部門與部門之間缺乏溝通和聯(lián)系，鑒于以上情況，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視和加強制度管理建設(shè)，使學(xué)籍檔案工作的規(guī)章制度與其他管理制度得到正常有序的貫徹實施。
2.提高檔案管理人員的文化素質(zhì)
采取措施加強管理工作人員的計算機水平，一是管理人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；加快檔案人員計算機知識結(jié)構(gòu)的普及，進(jìn)行多層次的選拔和培養(yǎng)人才，從而壯大檔案管理人員隊伍；二是把培訓(xùn)檔案管理人員的工作作為一個重要的項目來抓，著實的、事實的、多種形式地展開計算機技術(shù)管理培訓(xùn)，從另外一個層面上提高廣大檔案人員計算機技術(shù)管理知識，是檔案工作界信息技術(shù)改革的重要對策
3.提高對檔案管理的保存
按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》的法規(guī)對收藏檔案進(jìn)行秘密管理；檔案室應(yīng)具備良好的設(shè)施環(huán)境和防盜、防火、防潮等安全措施，保證檔案文件的完整無缺，要不間斷的更新檔案的存儲管理，要編寫檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，便于存儲保管與提供快速的查詢，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視更新觀念，加快檔案管理的意識，提高檔案工作的思想認(rèn)識，提倡改革檔案管理制度及模式，充分重視計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，其次培養(yǎng)高素質(zhì)高水平的檔案管理人才，逐步培養(yǎng)他們對檔案管理的熱愛和對檔案管理工作環(huán)境的熟悉，增強各部門之間的溝通合作。
4.提高計算機檔案管理的安全實施對策
（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進(jìn)步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。
雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。
在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。
雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。
二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：
一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。
二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。
隨著我國高等教育結(jié)構(gòu)的調(diào)整,一批院校適應(yīng)社會發(fā)展的需要進(jìn)行了升格重建。大多數(shù)升格院校都是由兩所以上學(xué)校合并組建形成的,在學(xué)校合并過程中,原有的檔案資料得不到足夠的重視,合并后對教師業(yè)務(wù)檔案管理又不到位,造成目前我國升格院校教師業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀不容樂觀,嚴(yán)重影響了學(xué)校的發(fā)展。因此,及時發(fā)現(xiàn)和分析升格院校教師業(yè)務(wù)檔案工作中存在的問題,采取積極有效的解決對策,完善管理手段,對促進(jìn)升格院校的科學(xué)發(fā)展具有重大意義。
一、升格院校教師業(yè)務(wù)檔案存在的問題
1.教師業(yè)務(wù)檔案管理比較混亂。升格院校大部分都是在幾個院校的基礎(chǔ)上合并升格形成的。一方面,升格院校要經(jīng)歷一個全面重新整合的過程,各項工作繁瑣復(fù)雜,都需要解決。院系領(lǐng)導(dǎo)往往把學(xué)科專業(yè)建設(shè)、科研、招生就業(yè)、人事干部、經(jīng)費籌備、基建管理等做為重點工作來抓,對于檔案管理尤其是比較零散、工作量又大的教師業(yè)務(wù)檔案管理工作,往往能夠維持基本運轉(zhuǎn)就可以了。另一方面,升格院校由于歷史的原因,合并前的學(xué)校由于辦學(xué)層次不同,教師業(yè)務(wù)檔案情況也比較復(fù)雜。標(biāo)準(zhǔn)不同、要求各異,差別很大。這些情況造成升格院校的教師業(yè)務(wù)檔案整體比較混亂,嚴(yán)重影響著學(xué)校的健康發(fā)展。
2.教職員工檔案意識淡薄。根據(jù)我國高校的實際狀況,多數(shù)升格院校需要依托優(yōu)勢整合資源,進(jìn)行搬遷實現(xiàn)集中辦學(xué),這些客觀條件很容易造成檔案材料收集的空擋。再加上一些教職員工自身的檔案意識薄弱,缺乏檔案法制觀念,對整理上交自己的業(yè)務(wù)材料不積極、不主動,不能及時把各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的材料收集起來,在檔案管理人員的多次督促下簡單整理匆忙上交,應(yīng)付了事,更是造成教師業(yè)務(wù)檔案材料的不齊全,不系統(tǒng),不能客觀的反映學(xué)校整體教學(xué)水平,起不到有效促進(jìn)教育教學(xué)的作用。
3.教師業(yè)務(wù)檔案管理手段落后。在升格院校的管理人員中,不僅具備專業(yè)檔案知識和接受過專業(yè)檔案管理培訓(xùn)的人員非常少,而且大多升格院校的檔案管理人員身兼數(shù)職,工作日理萬機,往往把檔案管理工作放在最后,致使一些材料不能及時收集、歸檔,造成資源的白白浪費。特別需要引起重視的是升格院校的教師業(yè)務(wù)檔案管理手段基本處于人工操作或半人工操作狀態(tài),造成查閱困難,利用率低,影響了教師業(yè)務(wù)檔案的開發(fā)、編研和利用,和走在時代前列的高校不相適宜,更和現(xiàn)代化、信息化的社會不相適宜。
4.評估時檔案材料不系統(tǒng),缺乏真實性。教學(xué)評估、學(xué)科評估、課程評估、學(xué)位授予權(quán)評估等各項評估是升格院校面臨的重要任務(wù)。評估能否過關(guān)是院校能否繼續(xù)進(jìn)行高等教育的基本依據(jù)。由于升格院校的教師業(yè)務(wù)檔案材料的不系統(tǒng),不完善,評估時只能倉促面對,臨時從各科室各部門抽調(diào)人員加班加點整理、收集各種檔案材料。而教師業(yè)務(wù)檔案材料是隨時發(fā)生隨時積累的,材料比較零散、繁瑣,臨時整理的材料缺乏真實可靠性,難以全面反映實際辦學(xué)水平,在評估過程中抓不住主動性,影響評估專家對院校的科學(xué)評價,勢必會影響學(xué)校的發(fā)展。
二、升格院校教師業(yè)務(wù)檔案管理對策
1.提高認(rèn)識,加強教師業(yè)務(wù)檔案管理。充分認(rèn)識到教師業(yè)務(wù)檔案對升格院校的重要性,取得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和支持,是解決上述問題的基本保證。升格院校必須建立健全教師業(yè)務(wù)檔案,建立有院系專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),各部門選派負(fù)責(zé)人及檔案專職管理人員對教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理的專門管理機制,對隨時發(fā)生的材料及時收集、整理,科學(xué)編研、歸檔,隨時積累、豐富,不斷充實、完善。系統(tǒng)完整的材料既能反映學(xué)校的實際辦學(xué)水平,推動學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展,評估時也能夠抓住主動性,使評估專家作出客觀科學(xué)的評價,抓住機遇不斷促進(jìn)升格院校的健康發(fā)展。
2.規(guī)范制度,增強教師的檔案法制意識。升格院校在建立健全教師業(yè)務(wù)檔案時,必須遵循國家的有關(guān)檔案法律法規(guī),又要以此為依據(jù),制定符合自己院校的檔案管理制度,以培養(yǎng)教師的業(yè)務(wù)檔案法制觀念,增強教師檔案法制意識。要讓廣大的教職員工認(rèn)識到,檔案是學(xué)校的寶貴財富,必須完整的歸檔保存,不要占為己有或隨意丟失,讓他們對檔案工作有正確的認(rèn)識,使他們重視和積極參與檔案工作。升格院?？山Y(jié)合自己的實際情況,借鑒其他院校的經(jīng)驗制定一些基本的管理規(guī)章制度,做到教師業(yè)務(wù)檔案管理工作有章可依、有法可循。
3.注重培養(yǎng),提高教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平。高校教師業(yè)務(wù)檔案具有隨人流動,人在檔案在,人調(diào)離檔案隨之調(diào)離的特點。并且教師業(yè)務(wù)檔案管理還有它的特殊性,它既不像人事檔案那樣保密程度較高,又不像文書檔案那樣可以公開提供利用,教師業(yè)務(wù)檔案既有一定的透明度,又有一定的保密程度要求。因此,升格院校在選派檔案管理人員時,要把工作認(rèn)真、處事謹(jǐn)慎、責(zé)任心強的人員選派到檔案管理崗位上,又要定期對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn),給與他們相互交流經(jīng)驗的平臺,提高他們鉆研檔案業(yè)務(wù)知識及編研教師業(yè)務(wù)檔案的能力。
4.利用網(wǎng)絡(luò),加強教師業(yè)務(wù)檔案管理手段。首先,隨著社會的進(jìn)步,人們的檔案意識逐漸增強,檔案部門可以和科研部門、人事部門、教學(xué)部門等聯(lián)合制定相關(guān)制度,形成管理網(wǎng)絡(luò),強化以人為本,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。其次,運用計算機管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立教師業(yè)務(wù)檔案綜合信息數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),對全校師資及教師個人實行全方位、動態(tài)的網(wǎng)絡(luò)管理和服務(wù),既能彌補科研成果分散管理帶來的不足,又能夠使教師的科研成果系統(tǒng)化,還能提高管理工作效率。
總之,隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展,教師業(yè)務(wù)檔案已成為學(xué)校檔案管理的重要組成部分,是學(xué)校的寶貴財富。升格院校必須堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),積極建立健全教師業(yè)務(wù)檔案,合理使用人才,加強師資隊伍建設(shè),營造和諧育人環(huán)境,提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平,促進(jìn)我國教育事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案管理；現(xiàn)狀；對策
目前，高等函授教育作為培養(yǎng)人才一種主要形式，對我國的教育事業(yè)有著突出的貢獻(xiàn)，而且在實踐當(dāng)中，也證明了對人才培養(yǎng)的重要性。但是，近年來，高等函授教育質(zhì)量卻直線下降，其中最為主要的原因就是缺乏對學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。
一、學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
1.學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)偏低。
學(xué)校機構(gòu)中嚴(yán)重缺少專職的學(xué)籍檔案管理人員。通常情況下，都是由其他部門臨時調(diào)過來的兼職人員，一方面，他們的工作精力有限，另一方面，他們?nèi)鄙賹I(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有過硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，進(jìn)而嚴(yán)重影響到學(xué)籍檔案管理的及時性、規(guī)范化和科學(xué)化。
2.學(xué)籍檔案管理意識薄弱。
學(xué)籍檔案管理意識薄弱，檔案質(zhì)量較低，這當(dāng)前我國學(xué)校教育中普遍存在的問題?？梢哉f，從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)到檔案的管理人員都沒有注重學(xué)籍檔案管理工作，對學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行有效地收集、整理和保存。一些學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作還僅僅是為了應(yīng)付函授畢業(yè)生以及上級的檢查，缺乏對學(xué)籍檔案管理的高度認(rèn)識，進(jìn)而降低了人才培養(yǎng)的質(zhì)量，影響了教學(xué)工作的可持續(xù)健康發(fā)展。而且，隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)行的教育體制不斷地發(fā)生變化，加強了對教學(xué)資源的整合。因此，在學(xué)籍檔案形成過程中，如果學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，根本實現(xiàn)不了學(xué)籍檔案永久保存的要求，進(jìn)而影響到后續(xù)工作的開展、進(jìn)行。
3．缺乏完善規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。
目前，我國大部分學(xué)校的學(xué)籍檔案管理還存在著諸多問題，缺乏完善有效的管理機制，仍然沿用傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式，特別是基層學(xué)籍檔案的管理，缺乏可以遵循的規(guī)章管理制度，即使有，也缺乏統(tǒng)一性、具體性、可行性，另外，一些學(xué)校在有規(guī)章制度的前提下，根本不按規(guī)章制度執(zhí)行，進(jìn)而形成了工作上的推諉現(xiàn)象。另外，當(dāng)前教育體制進(jìn)行了改革，實現(xiàn)了各個辦學(xué)機構(gòu)的聯(lián)合，但是由于缺少了工作上的有效銜接，這給學(xué)籍檔案的管理帶來了很大的難度。比如：聯(lián)合機構(gòu)之間對于雙方的責(zé)任和義務(wù)不明確，另外，由于校方提供教學(xué)大綱和教學(xué)計劃缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性，影響到辦學(xué)方教學(xué)課程的有序性進(jìn)行，再加上校方?jīng)]有規(guī)范化的管理制度，進(jìn)行導(dǎo)致 了整個管理系統(tǒng)呈現(xiàn)松散無序的狀態(tài)。以上種種問題，都造成學(xué)籍檔案管理上的混亂，從而降低了教學(xué)質(zhì)量。
4.落后的學(xué)籍檔案管理手段。
在當(dāng)前這個科技飛速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的各個角落，但是目前我國大部分的學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面，仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，甚至于還以人工填寫學(xué)籍的方式進(jìn)行，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，學(xué)校規(guī)模也在不斷地擴大，專業(yè)類別的不斷增加，人數(shù)也相應(yīng)地增加，學(xué)籍的收集管理工作會越來越繁重，長期下去，管理人員對這種形勢的發(fā)展是無法招架的，因此，這樣的管理手段，不僅工作量大、準(zhǔn)確性不高，而且還會造成管理者身心疲憊，效率低下。顯然，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求。
二、加強學(xué)籍檔案管理，提高高等函授教育質(zhì)量的相關(guān)對策
1.強化學(xué)籍檔案管理意識。
學(xué)籍檔案管理管理意識的提高，是在長期的工作管理中逐漸形成的，并不是一兩天就可以達(dá)到預(yù)期的效果。因此，作為學(xué)籍檔案管理部門，其首要工作就是積極有效地開展《檔案法》的宣傳，讓相關(guān)工作人員認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性及其管理的必要性，強化檔案管理部門的工作的落實情況，提高有關(guān)人員的檔案管理意識，并且加強對管理工作的執(zhí)行監(jiān)督，做好學(xué)籍檔案的管理工作，進(jìn)而從根本上強化學(xué)籍檔案管理的意識。
2.加強和完善學(xué)籍檔案管理制度，創(chuàng)新管理辦法。
當(dāng)前，我們必須要建立一套完善的學(xué)籍檔案管理制度，進(jìn)而提高學(xué)籍檔案管理工作的有效性。因此，學(xué)?？梢愿鶕?jù)相關(guān)的法律法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校的實際情況，做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，規(guī)范各項規(guī)章制度，具體實施辦法可以從以下幾個方面進(jìn)行：首先，要把學(xué)籍檔案管理工作列入教學(xué)規(guī)劃的范疇，制訂相應(yīng)的計劃，其次，要將學(xué)籍檔案管理歸入教學(xué)管理工作，還有，關(guān)于學(xué)籍檔案管理人員的崗位職責(zé)問題，要納入教學(xué)考核評價體系。只有這樣，才能從有效地提高高等函授教育質(zhì)量。
3.加強學(xué)籍檔案管理培訓(xùn)，提升管理人員素質(zhì)。
由于學(xué)籍檔案管理工作具有極強的專業(yè)性，再加上，教學(xué)管理信息的復(fù)雜多變，這就對檔案管理人員的專業(yè)性提出了更高的要求。因此，學(xué)校要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力提高其業(yè)務(wù)水平、計算機應(yīng)用能力、管理技術(shù)。另外，其培訓(xùn)的方式可以多樣化，使管理人員能夠接觸到不同的管理方法，比如：開展培訓(xùn)班、組織交流會、進(jìn)行業(yè)余講座，有效地激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任心和事業(yè)心?？傊?，要利用一切可以學(xué)習(xí)的機會，提高檔案管理人員的專業(yè)知識，并且還要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)管理，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案管理的作
用。
4.強化學(xué)籍檔案管理手段，構(gòu)建學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。
現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，可以有效地提高學(xué)籍檔案管理的高效性、準(zhǔn)確性以及公平性和科學(xué)性，形成現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理管理體系。隨著當(dāng)前學(xué)校規(guī)模的擴大和學(xué)生人數(shù)的增加，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展需求。因此，我們通過校園網(wǎng)，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到學(xué)籍檔案管理的工作當(dāng)中，建立和完善學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫，實效管理的實效性，形成資源共享，進(jìn)而使得學(xué)籍檔案管理的水平得到提高，促進(jìn)學(xué)籍管理的規(guī)范化和科學(xué)化，做到對函授教學(xué)計劃的隨時監(jiān)督和管理。
三、總結(jié)
總而言之，目前我國成人高等學(xué)校的學(xué)籍檔案管理還存在諸多不足，因此，要針對其存在的問題，采取科學(xué)性、前瞻性的有效措施，不斷地探索高等函授學(xué)籍檔案管理模式，改善當(dāng)前的現(xiàn)狀，提高高等函授教育質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
高校檔案管理工作作為衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依據(jù)，同時對于高校的建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。但是長期以來，高校檔案管理并沒有受到社會以及高校管理者的足夠重視，在高校檔案管理過程中，無論從社會還是到高校管理者以及教育體系的相關(guān)部門沒有真正認(rèn)識到高校檔案對于高校建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校的實際發(fā)展水平。高校檔案管理在實際應(yīng)用和發(fā)展中存在管理意識薄弱、管理手段相對比較滯后、高校檔案的利用效率較低等諸多問題。
一、高校檔案管理的重要意義
關(guān)于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高?；A(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對于提升高校教學(xué)水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學(xué)檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學(xué)的資料。這些教學(xué)資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學(xué)過程中教師與學(xué)生們勞動成果、學(xué)習(xí)成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發(fā)展的歷史變遷和當(dāng)時的思想動態(tài)以及最先進(jìn)的教學(xué)理念、教學(xué)思想等。高校教學(xué)檔案資料對于今后的教學(xué)不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學(xué)生在教學(xué)過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學(xué)檔案，能夠適時評估當(dāng)前高校的教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對于提升高?？蒲兴骄哂兄匾饬x。在開展教學(xué)活動的同時開展科研活動是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高?？蒲兴降闹匾侄?。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過程中的實驗數(shù)據(jù)、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費等關(guān)鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高?？蒲羞^程中存在的問題，提升高?？蒲兴?，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學(xué)生檔案資料，主要記錄了高校學(xué)生的個人資料、學(xué)習(xí)成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對于高校管理學(xué)生有重要作用[2]。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學(xué)生檔案的管理、分類，對于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請?zhí)乩И剬W(xué)金;通過了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績狀況，給學(xué)生分發(fā)獎學(xué)金;通過了解學(xué)生的特長與愛好，有針對性地培養(yǎng)學(xué)生的特長;通過對于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學(xué)生管理的意義。
（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團(tuán)組織、黨團(tuán)活動的開展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實意義。高校黨政工作是保證高?？茖W(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開展?fàn)顩r。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績效考核，高校人事調(diào)動管理等提供參考與評定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開展。
二、高校檔案管理中存在的問題
高校檔案管理伴隨著高校的發(fā)展不斷進(jìn)步，然而由于當(dāng)前高校的國際化進(jìn)程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業(yè)化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現(xiàn)了一些與高校當(dāng)前發(fā)展速度不相符的問題，主要表現(xiàn)在如下幾個方面：
（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現(xiàn)今的高校的高速發(fā)展不匹配，高校的教學(xué)規(guī)模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認(rèn)識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據(jù)發(fā)達(dá)國家著名大學(xué)的管理經(jīng)驗，高校檔案管理對于學(xué)校積累教學(xué)方法、分層管理學(xué)生、積累科研經(jīng)驗有重要意義。
（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發(fā)展使檔案管理全面進(jìn)入了信息時代，然而我國多數(shù)高校的檔案管理發(fā)展水平嚴(yán)重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數(shù)高校沒有較為先進(jìn)的信息化管理體系來對高校檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設(shè)、分類、檢索等手段落后，導(dǎo)致檔案利用率低，不能充分發(fā)揮檔案在高校學(xué)生教育培養(yǎng)，科研過程控制以及重要資料的保存，教學(xué)過程的優(yōu)化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作滯后，使檔案管理相關(guān)人員難以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統(tǒng)沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理系統(tǒng)與高校校園網(wǎng)絡(luò)共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。
三、高校檔案管理模式創(chuàng)新的路徑
（一）構(gòu)建高校高效檔案信息管理系統(tǒng)。高校先進(jìn)化的信息管理系統(tǒng)是提高高校檔案科學(xué)化管理的必要手段，在當(dāng)前社會信息化的進(jìn)程中，面對高校的教職工規(guī)模不斷擴大的現(xiàn)實，高校的科研、教學(xué)、學(xué)生信息檔案等檔案信息越來越復(fù)雜，海量檔案信息利用傳統(tǒng)手工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足實際需要，因此構(gòu)建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必經(jīng)之路。構(gòu)建高校檔案信息管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是調(diào)研檔案管理和檔案應(yīng)用過程中的實際需要，統(tǒng)一高校檔案管理信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和聯(lián)網(wǎng)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網(wǎng)、高校數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)庫來源等統(tǒng)一協(xié)議，確保高校檔案信息化管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、教育網(wǎng)等信息在有權(quán)限范圍內(nèi)共享，實現(xiàn)信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，建議統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，并及時更新數(shù)據(jù)庫，避免重復(fù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。再次，在高校檔案信息化管理體系構(gòu)建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網(wǎng)絡(luò)體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構(gòu)建過程中必須通過加強系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限，通過數(shù)據(jù)加密保護(hù)以及信息認(rèn)證和信息傳輸加密以及網(wǎng)絡(luò)簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構(gòu)建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)水平以及高?；诟咝n案管理在提升高校教學(xué)水平、提升高?？蒲兴?、提高高校進(jìn)行學(xué)生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現(xiàn)高校學(xué)術(shù)研究水平和科研技術(shù)水平的重要手段，高校管理者和政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規(guī)劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構(gòu)建科學(xué)現(xiàn)代化的高校檔案信息化管理系統(tǒng)。國家對于檔案管理建設(shè)制定和出臺了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在高校檔案管理體系的建設(shè)中應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提高高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)水平。同時應(yīng)當(dāng)加大高校檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)、培養(yǎng)力度，專業(yè)人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的人員素養(yǎng)，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創(chuàng)新高校檔案管理的實際應(yīng)用。高校檔案管理的主要目標(biāo)之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創(chuàng)新高校檔案管理模式的主要目標(biāo)之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應(yīng)用首要任務(wù)是提高檔案管理人員的服務(wù)意識，應(yīng)當(dāng)與高校各個院系和相關(guān)職能部門之間做好信息聯(lián)動，深層次研究和總結(jié)高校檔案信息中的對科研、教學(xué)和人事管理有價值的信息資料。其次應(yīng)當(dāng)強化高校檔案信息的檢索、開發(fā)和利用。高校信息檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權(quán)限范圍內(nèi)方便地檢索相關(guān)資料，從而提高高校檔案的利用和實際應(yīng)用， 使檔案管理起到為科研、教學(xué)和校園管理服務(wù)的作用。
（四）創(chuàng)新高校檔案管理人才培養(yǎng)機制。高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升離不開專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊和管理人員。創(chuàng)新高校檔案管理模式必須培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)強、思想道德素養(yǎng)高的高校檔案管理團(tuán)隊。應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校檔案管理的崗位職責(zé)需要，優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊，明確各個崗位的崗位職責(zé)和人員素質(zhì)條件。其次應(yīng)當(dāng)通過健全的管理制度和績效考核制度，規(guī)范檔案管理人員的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和工作績效，提高工作效率提高準(zhǔn)確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。再次，通過可持續(xù)發(fā)展的教育工作和再學(xué)習(xí)制度保證檔案管理人員持續(xù)進(jìn)步、提高，及時學(xué)習(xí)最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術(shù)研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養(yǎng)的有效性。
四、結(jié)語
總之，高校檔案能夠為高校學(xué)術(shù)研究及應(yīng)用提供最有價值的資料，同時對于高校文化建設(shè)和高校校園文化的形成與傳承具有重要作用，我們必須正視高校檔案管理中存在的問題，通過創(chuàng)新高校檔案管理模式，提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。
