時(shí)間：2023-07-21 09:14:40
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（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同點(diǎn)。不論是一直存在的紙質(zhì)檔案還是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案，他們共同的目標(biāo)都是為了保存檔案，記錄歷史為后人服務(wù)，以一個(gè)服務(wù)者和奉獻(xiàn)者的形式存在。當(dāng)然，他們都具有比較高的保存條件：電子檔案由于是科技的產(chǎn)物，所以在保存的時(shí)候就需要注意不要和具有磁性的、有很高溫度的、具有物理和化學(xué)方面的具有損害性質(zhì)的物質(zhì)接觸；紙質(zhì)檔案因?yàn)槭羌垙堊龀傻模栽诒４娴臅r(shí)候就需要注意避免水將其打濕、蟲(chóng)子將其咬破、化學(xué)物質(zhì)對(duì)其腐蝕等。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同點(diǎn)。一是保留時(shí)間長(zhǎng)短不同。電子檔案保存的時(shí)間大概在5到15年，而紙質(zhì)檔案如果不被損毀可以長(zhǎng)期存在。二是保密程度不同。電子檔案的保密性低，而紙質(zhì)檔案的保密性高。三是保存形式不同。電子檔案在保存檔案的時(shí)候用到的是光盤或者磁盤這樣的載體，而紙質(zhì)檔案用到的是檔案袋這樣的紙質(zhì)形式作為保存。四是占用空間大小。電子光盤因?yàn)橛玫降氖枪獗P的存儲(chǔ)，所以其占用的空間就要小很多，而紙質(zhì)檔案用到的是較大的檔案袋作為存儲(chǔ)，所以占用的面積空間都相對(duì)較大。五是傳輸性高低不同。電子檔案在傳輸?shù)臅r(shí)候，和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行對(duì)接傳播，方便快捷，因此傳輸性能較高；紙質(zhì)檔案在查閱的時(shí)候需要仔細(xì)地尋找，因此花費(fèi)時(shí)間，傳輸性相對(duì)較低。
（一）具有較高的使用率。在煤礦企業(yè)之中，對(duì)于其公司檔案使用的頻率還是相對(duì)偏高的，因此對(duì)于檔案的管理工作所做出的要求就會(huì)高一些。煤礦企業(yè)安全方面的措施有哪些、應(yīng)用于煤礦技術(shù)的設(shè)備有哪些等都需要檔案的管理，且?guī)缀趺刻於紩?huì)使用，因此說(shuō)在煤礦企業(yè)之中，對(duì)于檔案的使用率是比較高的。
（二）具有豐富的檔案信息。煤礦企業(yè)在檔案的管理方面，有非常豐富的檔案信息需要管理。煤礦企業(yè)財(cái)務(wù)方面的檔案自然是少不了的，還有關(guān)于科技方面的檔案以及關(guān)于各種各樣文件的檔案。
三、電子檔案的建立成為煤礦科技檔案管理的必然選擇
（一）高技術(shù)人才成為電子檔案建立的需求。煤礦企業(yè)電子檔案的建立，就需要管理電子檔案的人員具有較高的技術(shù)能力。但是現(xiàn)在的檔案部門對(duì)于技術(shù)人才呈現(xiàn)高需求的趨勢(shì)，所以應(yīng)該加大對(duì)于高技術(shù)人才的培養(yǎng)，填補(bǔ)電子檔案管理中所存在的高科技人才空缺現(xiàn)象，讓電子檔案的建立在煤礦企業(yè)真正地發(fā)揮作用。
（二）讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)。對(duì)于現(xiàn)在社會(huì)的飛快發(fā)展，電子檔案的建立自然成為煤礦企業(yè)發(fā)展的必然選擇。但是也不能因?yàn)閷?duì)于電子檔案的需求，就將原有的紙質(zhì)檔案給撤銷，這是非常不明智的做法。盡管新建立的電子檔案有比紙質(zhì)檔案更多的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，但是也有紙質(zhì)檔案所不具有的優(yōu)勢(shì)特征，因此讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)，才會(huì)為煤礦企業(yè)的發(fā)展提供最好的檔案服務(wù)。
（三）建立電子檔案要加強(qiáng)其保密性。眾所周知，電子檔案雖然在時(shí)代的發(fā)展之下應(yīng)運(yùn)而生，但是其不是完美無(wú)缺的，一些缺點(diǎn)仍然存在，那就是電子檔案的保密性不是很好。要加強(qiáng)電子檔案的保密性，要在檔案的設(shè)計(jì)上多增加些程序：比如需要特定的人物的人臉或者指紋的驗(yàn)證、需要密碼的輸入等。從而讓電子檔案具有較高的保密性，更好地為煤礦企業(yè)服務(wù)。
中圖分類號(hào)：X752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
對(duì)煤炭企業(yè)而言，搞好安全培訓(xùn)是煤炭企業(yè)進(jìn)行安全生產(chǎn)的前提條件，目前我國(guó)很多煤礦事故發(fā)生都是由于煤礦工人缺乏安全生產(chǎn)意識(shí)而導(dǎo)致的，究其根源是因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)有對(duì)煤礦職工進(jìn)行安全培訓(xùn)。因此，各煤礦企業(yè)都應(yīng)加強(qiáng)煤礦安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，積極探索煤礦安全培訓(xùn)內(nèi)在發(fā)展規(guī)律，這對(duì)于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。
一、煤礦安全檔案的內(nèi)涵
在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展指導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)工作的記錄、宣傳教育培訓(xùn)的資源、安全管理的基礎(chǔ)、事故搶險(xiǎn)救援的經(jīng)驗(yàn)、安全管理創(chuàng)新的依據(jù)的重要組成部分，其內(nèi)涵也在不斷擴(kuò)展延伸，主要包括以下方面。
1、煤礦安全培訓(xùn)規(guī)章制度及文件：
根據(jù)國(guó)家煤礦安全監(jiān)察局和內(nèi)蒙煤炭工業(yè)局的有關(guān)文件規(guī)定開(kāi)展各類培訓(xùn)班，根據(jù)不同培訓(xùn)班的需要建立各類制度。
2、煤礦安全培訓(xùn)教師相關(guān)檔案：
每期培訓(xùn)班開(kāi)班前由培訓(xùn)科及各分校按照提出培訓(xùn)計(jì)劃，經(jīng)審核后，由培訓(xùn)科及各分校報(bào)有關(guān)煤礦安全監(jiān)察分局，開(kāi)班申辦程序存檔。每期培訓(xùn)班根據(jù)教學(xué)計(jì)劃，由教師填寫每期授課計(jì)劃，主管教學(xué)主任簽字，授課計(jì)劃存檔。煤礦安全培訓(xùn)要求積極組織教師相互聽(tīng)課，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互相促進(jìn)，提高教學(xué)效果。要求教師至少聽(tīng)課一次，并把聽(tīng)課記錄存檔。教師要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的要求認(rèn)真?zhèn)湔n，認(rèn)真寫好教案，根據(jù)不同專業(yè)，不同對(duì)象的培訓(xùn)需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，并撰寫調(diào)研報(bào)告存檔。
3、煤礦安全培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)每期培訓(xùn)班配備專職班主任，由班主任認(rèn)真填寫學(xué)員考勤表，組織學(xué)員填寫教師授課效果評(píng)價(jià)表等存檔。每期培訓(xùn)班召開(kāi)學(xué)員座談會(huì)，聽(tīng)取意見(jiàn)和建議，座談會(huì)記錄存檔。組織學(xué)員參觀，班主任認(rèn)真填寫現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐記錄存檔。培訓(xùn)班結(jié)束后，由班主任對(duì)培訓(xùn)班進(jìn)行分析總結(jié)存檔，要對(duì)培訓(xùn)學(xué)員進(jìn)行跟蹤調(diào)查，聽(tīng)取學(xué)員及所在單位對(duì)培訓(xùn)質(zhì)量與效果的意見(jiàn)，跟蹤調(diào)查表加蓋學(xué)員所在單位公章存檔。
4、煤礦安全培訓(xùn)學(xué)員相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)以上檔案?jìng)潺R后，交教務(wù)科進(jìn)行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點(diǎn)清楚進(jìn)行登記，由各分校及班主任領(lǐng)走簽字。教學(xué)檔案一期一檔，裝訂成冊(cè)，分類編號(hào)，內(nèi)容包括：辦班計(jì)劃表、辦班通知、學(xué)員名冊(cè)、考勤表、課程表、教師講義、教師評(píng)估表、考試成績(jī)表、培訓(xùn)班總結(jié)等。學(xué)員檔案一人一檔，內(nèi)容包括：學(xué)員登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、考試卷、實(shí)際能力考核表、補(bǔ)考記錄等。
二、煤礦安全培訓(xùn)中的學(xué)籍檔案管理
1、增強(qiáng)對(duì)安全培訓(xùn)檔案管理的意識(shí)
首先，必須讓安全培訓(xùn)檔案管理的工作人員高度樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，讓檔案管理者從根本上意識(shí)到安全培訓(xùn)檔案管理工作對(duì)煤礦企業(yè)發(fā)展的重要性，從根源上確保安全培訓(xùn)檔案收集的資料的完整性與真實(shí)性，以提高安全培訓(xùn)檔案的質(zhì)量。其次，檔案管理人員必須意識(shí)到安全培訓(xùn)檔案是煤礦企業(yè)培訓(xùn)部門在培訓(xùn)管理工作中非常重要的內(nèi)容，檔案資料的歸檔是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料是否真實(shí)有效，不僅有有關(guān)檔案的完整性問(wèn)題，而且關(guān)系到煤炭企業(yè)對(duì)煤礦工人的了解與提拔。
2、健全安全培訓(xùn)檔案的各項(xiàng)管理制度
為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，維護(hù)檔案完整與安全，有效地保護(hù)和利用檔案，煤礦安全培訓(xùn)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，歸檔材料包括申請(qǐng)鑒定報(bào)告、報(bào)名花名冊(cè)、考務(wù)管理資料、鑒定結(jié)果報(bào)告、成績(jī)單、考試卷、鑒定考評(píng)情況表等。試卷管理切實(shí)做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報(bào)名登記表》、《課程表》、《考場(chǎng)安排表》、《考勤表》等入微機(jī)存盤長(zhǎng)期保管。認(rèn)真執(zhí)行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經(jīng)許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復(fù)印。檔案管理程序，首先由部門負(fù)責(zé)人按批次、分職業(yè)工種、等級(jí)將職業(yè)技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規(guī)定驗(yàn)收合格后存檔。對(duì)培訓(xùn)的學(xué)員采取專題講座、現(xiàn)場(chǎng)研討和調(diào)研等方式，聽(tīng)取廣泛意見(jiàn)提高培訓(xùn)質(zhì)量。
3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)
安全培訓(xùn)檔案管理工作者是煤礦企業(yè)檔案管理的核心人員，學(xué)籍檔案按分類編號(hào)保存，設(shè)專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達(dá)能力等專業(yè)技能。隨著世界科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也廣泛運(yùn)用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。這就要求煤礦企業(yè)檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)和裝備，檔案管理工作者應(yīng)提高其專業(yè)技能以適應(yīng)檔案管理自動(dòng)化和信息載體新型化發(fā)展趨勢(shì)，以適應(yīng)時(shí)代的需求。另外，安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理必須從整體出發(fā)，在檔案管理人才的培育和錄用時(shí)，要堅(jiān)持選擇遵循德才兼?zhèn)涞睦砟?。安全培?xùn)檔案的規(guī)范化管理必須樹(shù)立進(jìn)步發(fā)展的觀念，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。
4、讓安全培訓(xùn)檔案管理與現(xiàn)代化管理接軌
首先要配備充足的現(xiàn)代化管理設(shè)施，創(chuàng)造有利的硬件環(huán)境。比如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)和傳真機(jī)等，是煤礦企業(yè)科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理規(guī)范化的重要前提。早日實(shí)現(xiàn)煤礦安全培訓(xùn)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)本身資源情況，依賴于各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的，全面提高檔案信息資源的真實(shí)性和利用率，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳遞，以便更好地為煤炭企業(yè)服務(wù)。最后，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，思想創(chuàng)新，不斷進(jìn)取，使其管理理念跟上檔案信息化的節(jié)奏，檔案管理工作者不但應(yīng)當(dāng)熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，而且必須掌握計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)，以提高其知識(shí)和技能。
結(jié)束語(yǔ)
煤礦安全培訓(xùn)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的任務(wù)，并非一蹴而就。煤礦安全培訓(xùn)工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效管理的保障，實(shí)現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)離不開(kāi)煤礦安全培訓(xùn)。所以，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)的投入力度，并且深入開(kāi)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，從而為煤礦安全生產(chǎn)提供可靠的保障。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）05-00-01
企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，其作用的大小、價(jià)值的體現(xiàn)和地位的高低，是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對(duì)企業(yè)檔案認(rèn)識(shí)的不斷深化而不斷提高的。當(dāng)前的新形勢(shì)下，煤礦檔案管理工作如何在改革發(fā)展中更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用、如何為煤礦企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有效服務(wù)，是當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理者需要不斷積極探索的重要課題。
一、思考一：煤礦企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
二十世紀(jì)九十年代，由于煤炭?jī)r(jià)格曾經(jīng)跌入谷底，煤炭大量滯銷，領(lǐng)導(dǎo)層把精力集中到了大力尋找煤炭的銷路上，放在了想方設(shè)法提高經(jīng)濟(jì)效益上，此時(shí)的檔案管理基本上陷入一個(gè)無(wú)人管理的狀態(tài)上，這給以后煤礦企業(yè)的檔案管理帶來(lái)不便。檔案管理的機(jī)制和體系很落后，并且檔案人員由于無(wú)法及時(shí)掌握企業(yè)改制中，煤礦企業(yè)所發(fā)生的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況，無(wú)法對(duì)改制過(guò)程中形成的檔案資料進(jìn)行跟蹤、收集和整理，造成了大量重要檔案資料的流失。尤其是煤礦企業(yè)在改制之后，大量煤礦企業(yè)選擇上市，但在上市過(guò)程中上級(jí)機(jī)關(guān)的批文的原文，有一些是相關(guān)工作人員自己帶回的，卻因?yàn)椴荒芗皶r(shí)進(jìn)行收集，造成散失。另外，管理手段不夠高效和先進(jìn)，管理人員不夠?qū)I(yè)化等因素也在不同程度上影響和制約了煤礦企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。
二、思考二：煤炭企業(yè)檔案管理工作的地位
任何單位的任何一項(xiàng)工作只有單位重視了、領(lǐng)導(dǎo)重視了，工作才能順利開(kāi)展。以做好安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理，取得經(jīng)濟(jì)效益為目的的煤炭企業(yè)往往會(huì)忽視檔案工作。對(duì)檔案工作人員來(lái)說(shuō)，他們應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引干部職工的注意，來(lái)提高本部門在企業(yè)中的地位。 地位來(lái)自：（1）檔案管理人員首先要愛(ài)崗敬業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)管理人員、工程技術(shù)人員提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策，工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)提供方便。檔案工作人員自己懷著滿腔熱情的去工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和同事心目中樹(shù)立了良好的形象，部門的地位也會(huì)逐漸提升。（2）檔案工作人員要積極做好宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)及干部職工增強(qiáng)檔案意識(shí)。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些檔案工作對(duì)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的影響，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。
三、思考三：煤礦企業(yè)檔案管理的信息化
信息時(shí)代，云計(jì)算、傳感網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、智慧地球，泛在計(jì)算等新概念、新思想和新技術(shù)的提出與發(fā)展，社會(huì)信息化建設(shè)熱潮的到來(lái)，利用軟件進(jìn)行檔案信息化管理已成為不可阻擋的發(fā)展潮流在。自20世紀(jì)九十年代開(kāi)始，檔案部門已開(kāi)始著手開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買相關(guān)的軟件進(jìn)行檔案的整理、利用等工作，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案部門的工作效率大大提高。
國(guó)家在2001年6月頒布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中指出“檔案管理軟件，是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
檔案管理軟件是指檔案管理的計(jì)算機(jī)程序及其相關(guān)文檔。檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)程序，是指為了科學(xué)有序地管理檔案，根據(jù)檔案管理的自身特點(diǎn)和程序，由計(jì)算機(jī)可執(zhí)行的代碼化指令序列，或者可以被自動(dòng)轉(zhuǎn)換代碼化指令序列的符號(hào)化指令序列或者符號(hào)化語(yǔ)句序列；相關(guān)文檔，是指用來(lái)描述程序的內(nèi)容、組成、設(shè)計(jì)、功能、規(guī)格及使用方法的文字資料和圖表。
根據(jù)我國(guó)檔案管理信息化的發(fā)展歷程，我國(guó)的檔案管理軟件的發(fā)展可分為三個(gè)階段：（1）單機(jī)版檔案管理軟件階段（90年代初）。此時(shí)期的檔案管理軟件運(yùn)行平臺(tái)單一、功能比較簡(jiǎn)單，并且此時(shí)期的檔案管理軟件多為檔案部門根據(jù)自己的需要自行開(kāi)發(fā)，通用性比較差。（2）網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件階段（90年代中后期）。此時(shí)期商業(yè)開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件占據(jù)了主流市場(chǎng)，并且軟件的功能增多，適用性增強(qiáng)。出現(xiàn)了大量的專門從事檔案管理軟件研發(fā)的公司，如津科、世紀(jì)科儀、珠海泰坦、量子偉業(yè)等。（3）電子文件管理系統(tǒng)階段（21世紀(jì)初至今）。為了適應(yīng)電子文件管理的需要，此時(shí)期的管理軟件選擇具有跨平臺(tái)性的開(kāi)發(fā)工具進(jìn)行開(kāi)發(fā)，采用多種技術(shù)集成，并具有強(qiáng)大的自定義功能。
為了滿足社會(huì)需求的多樣性，檔案管理軟件開(kāi)發(fā)公司研發(fā)出了多種不同性能的檔案管理軟件：如量子偉業(yè)公司研發(fā)的綜合檔案館管理系統(tǒng)、企業(yè)文檔管理系統(tǒng)、流媒體管理系統(tǒng)。深圳偉圖的城建檔案管理軟件以及其他的人事檔案管理系統(tǒng)軟件、水力檔案管理系統(tǒng)軟件、電力檔案信息管理系統(tǒng)等?？傊?，那些更能貼近檔案工作現(xiàn)實(shí)的檔案管理軟件，是今后應(yīng)用的關(guān)鍵。
四、思考四：煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力
檔案管理工作的質(zhì)量好壞與檔案管理人員的能力和素質(zhì)直接相關(guān)，這不僅是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員有較高要求。檔案管理工作日益現(xiàn)代化，這就需要大量的專業(yè)人才，這些人才需要具備檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等各方面的能力。相關(guān)部門要定期舉行對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的信息化建設(shè)。同時(shí)，由于檔案管理信息化之后所形成的電子檔案是數(shù)字化的，所以檔案管理人員在具備檔案管理基本知識(shí)的同時(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的相關(guān)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)有所掌握。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，這將是新的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及相應(yīng)的知識(shí)和技術(shù)，促使檔案管理人員提高掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的能力是十分必要的。
總之，利用檔案，煤炭企業(yè)的管理人員可通過(guò)現(xiàn)有的資料，及時(shí)對(duì)過(guò)去的煤礦情況包括歷史狀況及數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)綜合分析，這樣才能對(duì)企業(yè)在煤礦方面的未來(lái)發(fā)展做出正確及科學(xué)的判斷與指導(dǎo)。同時(shí)，對(duì)歷史及現(xiàn)在的檔案進(jìn)行整理，使企業(yè)管理人員能掌握過(guò)去，了解現(xiàn)在，預(yù)測(cè)未來(lái)，對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展具有巨大的促進(jìn)意義。
參考文獻(xiàn)：
一、煤炭企業(yè)大學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題
高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，其準(zhǔn)確、齊全、完整地記載了畢業(yè)生人事檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)，同時(shí)它也是用人企業(yè)評(píng)估、使用專業(yè)技術(shù)人才的第一參考資料，是企業(yè)科技創(chuàng)新、人才興企工作的基礎(chǔ)保證。但是就目前畢業(yè)生的人事檔案管理工作來(lái)看，還存有不足之處：
1、畢業(yè)生對(duì)自己人事檔案重要性的認(rèn)知程度不夠
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審等工作相對(duì)減少，在個(gè)別畢業(yè)生頭腦中存有人事檔案可有可無(wú)或無(wú)關(guān)緊要的不正確認(rèn)識(shí)；同時(shí)應(yīng)聘于煤炭企業(yè)的許多大學(xué)生，他們的某些學(xué)長(zhǎng)或校友，因就業(yè)于一些人事制度不完善或沒(méi)有人事主管權(quán)的私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等非公有制單位，無(wú)意中就遺棄了自己的檔案，這也加劇了許多高校大學(xué)生對(duì)于個(gè)人檔案無(wú)所謂的態(tài)度。殊不知將來(lái)政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)的欠缺，既給個(gè)人將來(lái)的工作帶來(lái)許多的麻煩，勢(shì)必也會(huì)影響用人單位事因檔案不到位在人才資源開(kāi)發(fā)過(guò)程中的可操作性。
2、企業(yè)在檔案管理工作制度上的不規(guī)范現(xiàn)象還有存在
許多廠礦企業(yè)在檔案管理制度的完善執(zhí)行上松垮滯后，沒(méi)能做到與時(shí)俱進(jìn)、因企制宜、將檔案管理工作細(xì)化量化，只是簡(jiǎn)單地照搬上級(jí)組織部門下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》來(lái)開(kāi)展工作，沒(méi)有形成切合自己實(shí)際的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，在執(zhí)行過(guò)程中存在不嚴(yán)格、不規(guī)范的現(xiàn)象，收集歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外個(gè)別管檔人員在管理上流于形式，僅擔(dān)當(dāng)起了檔案“保管員”的角色，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)校或接收時(shí)間的不同，在原檔案袋上直接編號(hào)，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了人事檔案的工作效率，給企業(yè)“人才興企”戰(zhàn)略的實(shí)施和畢業(yè)生的專業(yè)化發(fā)展都帶來(lái)了一定的負(fù)面作用。
3、檔案管理手段落后現(xiàn)象未能得到全面改變
目前檔案管理部門的管理手段已經(jīng)步入辦公自動(dòng)化階段，在工作效率已有了明顯提高，但在一些周邊企業(yè)或非主業(yè)企業(yè)里，檔案管理辦公自動(dòng)化還未全面實(shí)現(xiàn)。即使是實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，由于總體要求的欠缺或具體工作人員的能力限制，也僅限于將名字和檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的平臺(tái)共享性能和簡(jiǎn)潔快速潛力并未能得到完全發(fā)揮，并沒(méi)有從根本上改變操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。
二、做好新時(shí)期煤炭企業(yè)大學(xué)生檔案管理工作的措施
從上述問(wèn)題來(lái)看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的步伐，與“人才興企”戰(zhàn)略要求還有一定的距離。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在企業(yè)“新一輪”發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，為來(lái)企高校畢業(yè)生提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提供更寬松優(yōu)良的成才發(fā)展環(huán)境，我們應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，更新工作方式，提高工作效率，全方位做好大學(xué)生的人事檔案管理工作：
1、提高對(duì)畢業(yè)生人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)和政策要求，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、發(fā)展、生活等各方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員的認(rèn)識(shí)能力和工作素質(zhì)。新時(shí)期人事工作面臨許多新問(wèn)題，同時(shí)也給應(yīng)聘畢業(yè)生的人事檔案管理工作提出了新的、更高的要求。檔案管理工作人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開(kāi)發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
2、加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無(wú)用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂成冊(cè)。
二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對(duì)人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。
三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫(kù)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
關(guān)鍵詞:檔案管理;經(jīng)營(yíng)決策;地位和作用
Key words: archives management;operation decisions;status and role
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)18-0160-01
0引言
煤炭企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案,是企業(yè)一切重要活動(dòng)的歷史記載,是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策和維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益及健康的重要憑證。在二十一世紀(jì)這個(gè)知識(shí)時(shí)代,檔案工作對(duì)于權(quán)益持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康,發(fā)展,從傳統(tǒng)管理方式走向科學(xué)管理規(guī)道具有十分重要的意義。
1檔案工作是企業(yè)管理重要基礎(chǔ)工作
煤炭企業(yè)檔案是本企業(yè)活動(dòng)最直接、最可靠、最原始、最具有歷史連續(xù)性的記載,企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理重要組成部分。在企業(yè)加快改革和科技飛速發(fā)展的今天,檔案的重要作用日益鮮明地顯示出來(lái)。
首先,檔案是預(yù)測(cè)未來(lái)的基礎(chǔ)。
現(xiàn)代企業(yè)管理的核心是決策,決策的前提是預(yù)測(cè),而科學(xué)的預(yù)測(cè)必須建立在龐大、完整、可靠的信息基礎(chǔ)上。
預(yù)測(cè)是有效地運(yùn)用已有的科學(xué)知識(shí),對(duì)過(guò)去的歷史情況與數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合的分析,結(jié)合現(xiàn)實(shí)的客觀條件和主觀條件,對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展作出科學(xué)的判斷。
預(yù)測(cè)過(guò)程是過(guò)去現(xiàn)在未來(lái)全過(guò)程,而這一過(guò)程的基礎(chǔ)是來(lái)自企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)活動(dòng)中積累形成檔案。因此,歷史和現(xiàn)實(shí)的檔案信息,可以預(yù)測(cè)企業(yè)活動(dòng)未來(lái)發(fā)展和變化。
如果離開(kāi)了這些檔案信息,就會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理情況一無(wú)所知,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就無(wú)法作出重大決策。這就足以說(shuō)明:煤炭企業(yè)檔案是一種信息資源,是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指揮決策的重要依據(jù),對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)舉足輕重的作用。
其次,檔案是企業(yè)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。
企業(yè)要提高現(xiàn)代化管理水平,實(shí)行全面質(zhì)量管理,需要檔案部門提供的各種信息數(shù)據(jù),以便對(duì)企業(yè)的活動(dòng)進(jìn)行數(shù)理分析。管理好比一座大廈,檔案管理猶如大廈地基中的基石,如果基石不牢,就難以立足于激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)。要搞好企業(yè)現(xiàn)代化管理,就必須將企業(yè)檔案工作例如企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃,并制定出企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。
2檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富,檔案部門是企業(yè)信息管理中心
企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴財(cái)富的一個(gè)重要組成部分,它既是企業(yè)人事現(xiàn)實(shí)活動(dòng)的重要財(cái)富又是企業(yè)歷史發(fā)展過(guò)程的直接見(jiàn)證,具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值。企業(yè)要發(fā)展,就要管好企業(yè)檔案這筆財(cái)富。企業(yè)檔案部門為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù),是企業(yè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。企業(yè)檔案工作者要搞好企業(yè)檔案的收集、整理和各種信息的加工處理。供領(lǐng)導(dǎo)決策及業(yè)務(wù)部門和其他部門參考,使檔案工作滲透到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。使檔案部門真正能夠成為企業(yè)信息管理中心。
3做好企業(yè)檔案工作,是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的關(guān)鍵
實(shí)踐證明,在企業(yè)改制和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,檔案作用的發(fā)揮已成為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要途徑。
電子檔案是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一。現(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。
1 檔案管理的目的和功能
“檔案是歷史的原始記錄，或者說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開(kāi)發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開(kāi)發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。
2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
2.1 信息的廣泛性
煤礦檔案包括科技檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進(jìn)、機(jī)電、運(yùn)輸、通風(fēng)、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點(diǎn)之一。
2.2 使用的頻繁性
煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時(shí)每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機(jī)電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)。
3 電子檔案的最新發(fā)展和應(yīng)用
電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！?/p>
1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日―13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。可見(jiàn)，有關(guān)電子檔案及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在廣泛開(kāi)展。
4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
4.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
電子檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲(chǔ)容量大，便以攜帶和傳輸，可和計(jì)算機(jī)直接連接，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。
其缺點(diǎn)是保存時(shí)間短（與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等），閱讀不方便。
4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)
傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：保存時(shí)間長(zhǎng)，保密性好，占用空間大，閱讀方便。
其缺點(diǎn)是占用空間大，存儲(chǔ)容量小，不便以攜帶和傳輸，復(fù)制困難，保存條件高（需防蟲(chóng)、防水、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等）。
5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實(shí)意義
從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點(diǎn)。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補(bǔ)的優(yōu)點(diǎn)，便于攜帶，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。具體在實(shí)踐中有以下的意義：
1）煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開(kāi)發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開(kāi)發(fā)與利用。
2）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等。還應(yīng)配備專門電子檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。計(jì)算機(jī)用以對(duì)電子檔案的管理，存儲(chǔ)器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲(chǔ)，掃描儀、照相機(jī)用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。
3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數(shù)字化存檔。通過(guò)計(jì)算機(jī)和專門的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲(chǔ)格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。
4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢。各生產(chǎn)隊(duì)組的技術(shù)員可以隨時(shí)通過(guò)電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。
5）為加強(qiáng)保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來(lái)管理。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問(wèn)。如果驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問(wèn)權(quán)限的控制。
6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務(wù)系統(tǒng)，需要加強(qiáng)人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。
7）可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程，可在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多以磁盤為載體的機(jī)讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，做好科技檔案的收集
檔案資料中的科技檔案就包括了生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料。檔案管理部門有責(zé)任收集、保存生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，并為有關(guān)部門和人員的分析、利用提供服務(wù)。從保障安全生產(chǎn)的角度來(lái)說(shuō)，檔案管理工作理應(yīng)與企業(yè)同時(shí)誕生和同步發(fā)展，同時(shí)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中產(chǎn)生的包括礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料在內(nèi)的不少值得保存的資料，無(wú)法全面收集保存到檔案部門，其中流失和散存于個(gè)人手中的為數(shù)不少。在采取得力措施盡可能廣泛全面地收集礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，保護(hù)好和利用好現(xiàn)有檔案資源，認(rèn)真總結(jié)分析檔案查閱的規(guī)律和特點(diǎn)，針對(duì)直接服務(wù)于安全生產(chǎn)、利用率較高的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的特殊重要性，創(chuàng)新工作思路、工作內(nèi)容和工作手段，拓展服務(wù)方式，更加注重開(kāi)發(fā)利用，激活休眠中的檔案資源，提高檔案信息資源的利用率，使有價(jià)值的檔案資料進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，不斷提升檔案工作的影響力，為企業(yè)安全生產(chǎn)提供更為專業(yè)、具體、周到的服務(wù)。企業(yè)檔案工作創(chuàng)新要有融入企業(yè)全方位管理的“大檔案”思想，一是檔案管理工作必須與企業(yè)各項(xiàng)工作“互聯(lián)”，解決企業(yè)檔案工作的“孤島”問(wèn)題；二是企業(yè)檔案工作者必須從社會(huì)和企業(yè)的大視野中，重新認(rèn)識(shí)自己的工作性質(zhì)，跳出檔案圈子看檔案。改變過(guò)去與企業(yè)其他部門缺少交流、溝通，導(dǎo)致很多人都不了解檔案工作的狀況。今后檔案部門必須加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系和溝通，把檔案管理工作融入企業(yè)主體，作為企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，與相關(guān)部門互相配合，共同策劃。同時(shí)，檔案工作者要學(xué)會(huì)換位思考，站到檔案利用的角度重新認(rèn)識(shí)自己的工作。目前仍然存在的檔案分類繁瑣、查閱手續(xù)復(fù)雜、規(guī)章制度不合時(shí)宜和服務(wù)方式不適應(yīng)等問(wèn)題應(yīng)該引起高度重視，通過(guò)推行工程建黨工作與工程計(jì)量工作相結(jié)合的做法來(lái)保證重點(diǎn)工程檔案的及時(shí)歸檔，積極主動(dòng)加以整改。
三、積極作好檔案宣傳工作
加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、中層干部到全體職工都充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理與各項(xiàng)工作特別是安全生產(chǎn)的密切關(guān)系，在工作中更好地支持檔案管理工作，從而增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。要通過(guò)深入宣傳，把檔案管理的重要性上升到企業(yè)生產(chǎn)安全、員工生命安全和干部政治安全的高度，促使各級(jí)干部和檔案管理人員進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，更加重視發(fā)揮檔案工作在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中的作用。檔案管理的最終目的就是為企業(yè)安全生產(chǎn)和各項(xiàng)工作提供利用，所以檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在保管好檔案資料的基礎(chǔ)上，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，尤其要特別注重收集事關(guān)安全生產(chǎn)的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，使檔案資料更多地為企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。同時(shí)還要積極開(kāi)展編研活動(dòng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、全方位、有實(shí)效、有價(jià)值的信息。針對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題，要主動(dòng)地為相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)、專題服務(wù)，在確保檔案資料收集齊全完整的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，熱情接待基層單位和專業(yè)人員查閱、利用相關(guān)檔案資料，使檔案資料在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮更大的作用。
四、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)繼續(xù)教育
檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。要不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，
1.要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)。
要正確貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法和有關(guān)的規(guī)定，提高和增強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目參加人員的檔案意識(shí)和法律觀念。可以通過(guò)擬定一系列規(guī)章制度的辦法，通過(guò)用制度的方式約束、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案管理人員。
2.要建立保障檔案數(shù)字化制度。
明確目標(biāo)，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的方式把檔案工作納入與工程建設(shè)同步發(fā)展的軌道,將其寫進(jìn)工程管理規(guī)章制度之中。通過(guò)電腦數(shù)據(jù)匯總,建設(shè)指揮部很快將整個(gè)工程的案卷目錄編排和打印出來(lái)。一方面,大大加快了檔案室整理、編目的工作效率。另一方面,電腦保存的案卷和卷內(nèi)文件2個(gè)層次的條目數(shù)據(jù),可一次輸入,多次輸出,既能滿足業(yè)主、使用單位、建設(shè)單位的要求,還能滿足城建系統(tǒng)不同格式的打印需求,為工程檔案的移交提供了極大的方便,同時(shí)也為檔案的利用打下了基礎(chǔ),為集團(tuán)創(chuàng)建檔案目錄中心提供了原始數(shù)據(jù)。
3.要建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的日益深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，煤炭企業(yè)作為我國(guó)主要的能源企業(yè)，需要不斷深入改革自身體制，以提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，更好的適應(yīng)市場(chǎng)化發(fā)展。而檔案管理是煤礦企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，為了更好的適應(yīng)國(guó)有煤炭企業(yè)體制改革與市場(chǎng)化發(fā)展，就必須對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政的模式進(jìn)行國(guó)企煤炭檔案管理，以全面改革檔案管理的基本思想與體制，增強(qiáng)檔案管理工作的有效性與先進(jìn)性。下文中筆者就此進(jìn)行了探討。
一、我國(guó)國(guó)有煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國(guó)有煤炭企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日益完善下也不斷深化體制改革，并樹(shù)立新的發(fā)展觀，形成新的發(fā)展戰(zhàn)略。與此同時(shí)，企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策也更加注重科學(xué)性與實(shí)用性，而要想實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)性就必須注重憑據(jù)，對(duì)大量生產(chǎn)信息和經(jīng)濟(jì)信息進(jìn)行分析，其主要來(lái)源是檔案，只有對(duì)檔案進(jìn)行妥善的儲(chǔ)存與科學(xué)的管理，才能夠充分反映出企業(yè)的發(fā)展軌跡與創(chuàng)新歷程。就目前來(lái)看，我國(guó)的國(guó)有煤炭企業(yè)在近年來(lái)實(shí)施縱深挖潛戰(zhàn)略中，不斷對(duì)自身經(jīng)營(yíng)體制進(jìn)行改革與重組，采用更集約化的管理模式，越來(lái)越重視檔案管理的重要性；同時(shí)，國(guó)家相關(guān)政策對(duì)于煤炭企業(yè)縱深挖潛戰(zhàn)略的干預(yù)，如對(duì)煤炭資源枯竭的礦井進(jìn)行政策性破產(chǎn)與轉(zhuǎn)產(chǎn)，離不開(kāi)檔案分析，因此，對(duì)于國(guó)有煤炭企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展而言，實(shí)行科學(xué)的檔案管理模式是極其重要的。
在本世紀(jì)初期，煤炭能源的價(jià)格曾經(jīng)一度跌入谷底，煤炭的銷售工作遇到了前所未有的困境。在這種情況下，我國(guó)的煤炭企業(yè)紛紛將精力集中于煤炭銷售的問(wèn)題上，最大限度的調(diào)動(dòng)資源來(lái)提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的各種檔案陷入了無(wú)人管理的局面，從而給現(xiàn)階段的國(guó)企煤炭檔案管理造成諸多不便，成為歷史問(wèn)題。其次，我國(guó)國(guó)有煤炭企業(yè)的檔案管理體制較為落后，缺乏健全的檔案管理機(jī)制，往往由于檔案管理人員無(wú)法及時(shí)掌握煤炭企業(yè)改制過(guò)程中發(fā)生的產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等情況，從而很難對(duì)改制過(guò)程中的檔案資料進(jìn)行跟蹤收集與整理保存，從而使得大量的重要檔案資料無(wú)法追尋。此外，我國(guó)的國(guó)有煤炭企業(yè)在制度改革之后紛紛選擇上市，但在上市過(guò)程中，很多相關(guān)機(jī)構(gòu)的文件或上級(jí)批文由于未能及時(shí)收集與整理而流失。上述問(wèn)題的存在，歸根結(jié)底是由于我國(guó)國(guó)有煤炭企業(yè)對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理模式不夠先進(jìn)和高效，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)造成的，因此，加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作勢(shì)在必行。
二、關(guān)于創(chuàng)新國(guó)有煤炭企業(yè)檔案管理模式的策略
1.改革傳統(tǒng)觀念與管理意識(shí)，重視檔案管理。
國(guó)有煤炭企業(yè)管理人員與檔案人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的思想觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。首先，應(yīng)該在工作中明確企業(yè)近期工作重點(diǎn)，對(duì)當(dāng)前的檔案及近期內(nèi)需要用到的檔案充分了解，并仔細(xì)檢查檔案是否齊全，對(duì)其進(jìn)行收集整理，做到整齊待用。其次，對(duì)于經(jīng)常借用或調(diào)用的檔案應(yīng)該進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)，明確檔案來(lái)源與取向，保證檔案的完整性。此外，及時(shí)了解企業(yè)當(dāng)前動(dòng)向與經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，對(duì)于應(yīng)該入檔的資料及時(shí)入檔，保證檔案資料的實(shí)時(shí)性。
2.創(chuàng)新國(guó)企煤炭檔案管理模式，健全管理機(jī)制
要想全面適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)的市場(chǎng)化運(yùn)行，應(yīng)該建立一套健全的檔案管理機(jī)制，并創(chuàng)新檔案管理模式，具體而言，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：首先，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的市場(chǎng)化運(yùn)行機(jī)制、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需求以及企業(yè)檔案管理群體性的特點(diǎn)，對(duì)當(dāng)前的所有檔案資料進(jìn)行分類整合，并采用專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析，將查閱頻率和時(shí)效性要求較高的檔案資料獨(dú)立出來(lái)，建立專門的檔案儲(chǔ)存室，以方便這類檔案資料的查閱效率。其次，對(duì)于所有可能用到的檔案進(jìn)行集中管理，建立相應(yīng)的集中管理機(jī)制，落實(shí)檔案管理工作，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化的根本途徑，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部工作的順利進(jìn)行、各種縱橫管理的調(diào)節(jié)都有著積極的作用。同時(shí)，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合監(jiān)管。此外，要不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自動(dòng)化、現(xiàn)代化，從管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新。
3.加強(qiáng)制度建設(shè)，推動(dòng)科學(xué)管理。
首先，應(yīng)該對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行創(chuàng)新，大力清理傳統(tǒng)的規(guī)章制度，在不違背上級(jí)主管及相關(guān)規(guī)定的前提下，結(jié)合本單位的管理體制、人員結(jié)構(gòu)變化，將不適宜的規(guī)定廢除，對(duì)不完善的規(guī)則制度進(jìn)行調(diào)整和完善，并建立新的檔案管理辦法，使新的制度能夠充分反映出檔案管理變化，并全面覆蓋。
其次，重新構(gòu)建制度體系。將檔案管理人員及管理關(guān)系的變化進(jìn)行梳理，不斷完善領(lǐng)導(dǎo)體制、管理責(zé)任制，為國(guó)企煤礦的檔案管理提供強(qiáng)有力的制度保障。在此基礎(chǔ)之上，制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并將其與原有的制度充分結(jié)合起來(lái)，形成完整的檔案管理制度體系。
此外，要建立階段性的檔案修編規(guī)范制度。定期對(duì)現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審，集中力量進(jìn)行篩選、修訂和補(bǔ)充，確保制度的適用性。
4.提高國(guó)有煤炭企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)
在國(guó)有煤炭企業(yè)檔案管理中，檔案工作的質(zhì)量與檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)有著直接的關(guān)系。隨著檔案工作的發(fā)展，要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，幫助其培養(yǎng)時(shí)代意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理人員在具備較強(qiáng)的專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，充分了解與檔案工作相關(guān)的知識(shí)，如社會(huì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、傳播學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)理論。其次，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也日益現(xiàn)代化，這就需要一些具備檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，并精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用等各方面能力的檔案管理人員。同時(shí)，實(shí)行檔案管理信息化，所有檔案都是以電子檔案的形式儲(chǔ)存，因此，檔案管理人員在具備檔案管理相關(guān)知識(shí)與工作經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，還應(yīng)該充分了解數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)。對(duì)于國(guó)企煤礦檔案管理而言，這必定是新的挑戰(zhàn)。在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)該定期開(kāi)展一些培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的信息化、專業(yè)化建設(shè)。及時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的新技術(shù)、新設(shè)備與新方法的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)代化建設(shè)，從根本上提高企業(yè)檔案管理能力與效率。
結(jié)束語(yǔ)
總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，國(guó)企煤炭檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改革傳統(tǒng)管理觀念，樹(shù)立市場(chǎng)化服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，并不斷加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理的信息化建設(shè)，從根本上提高檔案管理的效率，全面適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化、市場(chǎng)化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
煤礦企業(yè)的檔案資料是企業(yè)日常運(yùn)行的各項(xiàng)工作記錄，也包含了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各項(xiàng)法律文書(shū)，它不僅反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀和過(guò)往歷史，更蘊(yùn)藏著預(yù)示未來(lái)的豐富信息。在無(wú)紙化辦公和檔案信息數(shù)字化的背景下，企業(yè)檔案管理工作面臨一些新情況、新課題，煤礦企業(yè)必須做好檔案管理工作，提高檔案利用質(zhì)量。
1 當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析
（一）檔案管理意識(shí)淡化，重視程度不夠
雖然，國(guó)家出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》等一系列法律規(guī)章對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行了約束和指導(dǎo)，但是很多煤礦企業(yè)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作對(duì)企業(yè)效益沒(méi)有直接影響，只有投入而無(wú)產(chǎn)出，投入在檔案管理工作中的資源越多，損失也越大，因此盡量減少對(duì)檔案管理工作投入的精力和經(jīng)費(fèi)，甚至個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作拋在一旁，極少過(guò)問(wèn)工作情況。煤礦企業(yè)，特別是領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)檔案管理工作的積極性不高，重視程度不夠，影響了煤礦檔案材料的真實(shí)性和完整性，制約了企業(yè)檔案管理水平的提高，阻礙了企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。
（二）檔案管理體系不完善，配套設(shè)施不健全
高效的檔案管理工作離不開(kāi)軟件和硬件的支持，所以亟需建立完善的檔案管理體系和功能齊全的配套設(shè)施。但是，當(dāng)前狀況下，很多煤礦企業(yè)沒(méi)有建立完善的檔案管理體系，或者已經(jīng)建立檔案管理體系但執(zhí)行力度不夠，配套設(shè)施不健全無(wú)法滿足檔案管理的需要，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理的混亂。
在檔案收集編制階段，煤礦企業(yè)檔案材料的來(lái)源一般是由企業(yè)生產(chǎn)一線形成的數(shù)據(jù)，生產(chǎn)技術(shù)人員更換較為頻繁，且不具備專業(yè)的檔案管理方面的知識(shí)，沒(méi)有按照檔案管理的操作規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)收集整理，且沒(méi)有將檔案收集整理交由專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行操作，導(dǎo)致很多煤礦企業(yè)檔案材料不系統(tǒng)、不齊全，比如：全宗卷編制不規(guī)范、編研材料內(nèi)容不完整，聲像檔案嚴(yán)重缺乏等現(xiàn)象。在檔案保管階段，主要存在借閱不規(guī)范和檔案保密性差等問(wèn)題。部分煤礦企業(yè)沒(méi)有建立完善的檔案借閱制度和檔案保密制度，沒(méi)有嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，缺乏保密意識(shí)，導(dǎo)致部分借檔人員沒(méi)有及時(shí)返還檔案材料或信息外露。
檔案管理配套設(shè)施建設(shè)方面，由于經(jīng)費(fèi)欠缺等原因，部分煤礦企業(yè)檔案庫(kù)房、管理設(shè)備存在年久失修、更新不及時(shí)等問(wèn)題，無(wú)法滿足檔案管理所需的工作環(huán)境和條件，影響了檔案工作的順利開(kāi)展。
（三）檔案未有效利用，人員素質(zhì)有待提高
雖然，有些煤礦企業(yè)建立了先進(jìn)的檔案室，設(shè)施也比較齊全，但是只注重收藏，將檔案資料堆積在檔案柜中便以為完成任務(wù)，沒(méi)有進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)，沒(méi)有將檔案信息真正與企業(yè)發(fā)展相關(guān)連起來(lái)，沒(méi)有為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更全面的信息支持。
由于案管理工作復(fù)雜繁瑣，需要具備高度責(zé)任感，同時(shí)也不容易拿出令領(lǐng)導(dǎo)眼前一亮的成績(jī)，因此很多工作人員不愿意接手檔案管理工作。煤礦企業(yè)檔案管理隊(duì)伍缺乏新生力量，甚至企業(yè)沒(méi)有專職檔案管理人員，一般由企業(yè)各部門管理人員兼任，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)較弱，這導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)性不足，難以出色地完成檔案管理工作。
2 關(guān)于新時(shí)期煤礦企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策探討
（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念
首先，煤礦企業(yè)管理層的檔案管理意識(shí)是決定企業(yè)檔案管理工作能否順利開(kāi)展的關(guān)鍵，只有他們樹(shù)立了正確的檔案觀，才能真正提升企業(yè)的檔案管理水平。所以，不僅要向他們宣傳檔案相關(guān)的法律法規(guī)，還要進(jìn)行有針對(duì)性的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其真正明白檔案管理的重要性，將檔案管理工作擺在日常工作重中之重的位置。其次，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工的宣傳教育。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、工作專欄、業(yè)務(wù)指導(dǎo)材料等多途徑向企業(yè)員工宣傳檔案管理工作，不僅要普及檔案管理知識(shí)，還要將企業(yè)檔案管理的亮點(diǎn)工作與員工生活、工作息息相關(guān)的活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案宣傳工作具有很強(qiáng)的針對(duì)性，使企業(yè)員工真正重視與日常檔案管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)，形成人人參與檔案管理工作的氛圍。最后，檔案管理人員自身要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，牢記當(dāng)前工作重點(diǎn)，并時(shí)刻檢查檔案完整性，積極主動(dòng)地投入到檔案管理工作中。
（二）完善檔案管理體系，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)
只有建立科學(xué)完備的管理體系才能保證煤礦企業(yè)檔案管理工作真正邁上新臺(tái)階。煤礦企業(yè)要在法律法規(guī)的指導(dǎo)下，結(jié)合日常工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)不斷摸索和總結(jié)，確立一整套完善的企業(yè)檔案管理體系。將檔案管理工作分解到單位每個(gè)工作人員業(yè)務(wù)指標(biāo)中，充分落實(shí)檔案管理的工作目標(biāo)，營(yíng)造人人參與檔案管理的濃厚氛圍；確立檔案管理責(zé)任制度，從收集整理到管理利用等全過(guò)程每個(gè)環(huán)節(jié)確保都有專人負(fù)責(zé)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性；建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，提升消防安全意識(shí)，切實(shí)防范安全事故的發(fā)生；將檔案進(jìn)行集中管理，同時(shí)，做好的檔案的分類歸檔和統(tǒng)計(jì)分析；加強(qiáng)檔案保密工作，檔案借出和查閱要嚴(yán)格按照程序辦理，切實(shí)防止企業(yè)檔案丟失和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的紙|、實(shí)物存檔的方式已經(jīng)演變?yōu)槎喾N載體存檔，特別是檔案信息數(shù)字化的到來(lái)使得海量存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)共享成為可能，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代需求，根據(jù)自身實(shí)際情況選擇適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案，配備現(xiàn)代化信息設(shè)備，將原有的文字檔案、聲像檔案利用掃描技術(shù)和聲像采集設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化處理，利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行檢索、查閱，使檔案管理工作更加方便、快捷。
（三）提升檔案利用效率，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)
提升檔案的利用效率，首先要提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)匯集各部門對(duì)檔案的需求，有針對(duì)性地收集有關(guān)的信息，做好統(tǒng)計(jì)分析，有針對(duì)性地向各部門開(kāi)放檔案資料，使各部門利用檔案資料挖掘出有價(jià)值的信息，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和領(lǐng)導(dǎo)決策。其次，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員需要具備高度的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力才能利用科學(xué)手段對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、開(kāi)發(fā)利用，但現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)差強(qiáng)人意，知識(shí)更新不及時(shí)，無(wú)法滿足現(xiàn)有工作需要。所以，相關(guān)部門要組織專（兼）職檔案管理人員參加培訓(xùn)班，提高他們的業(yè)務(wù)水平，普及相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，幫助他們樹(shù)立認(rèn)真負(fù)責(zé)的職業(yè)道德觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，使煤礦企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展更加有序高效。
3 結(jié)語(yǔ)
作為民生經(jīng)濟(jì)的重要組成部門，煤礦企業(yè)也面臨著改制、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等各方面的壓力，做好檔案管理工作更能夠幫助煤炭企業(yè)規(guī)范企業(yè)運(yùn)營(yíng)、提高經(jīng)濟(jì)效益。但是，在思想意識(shí)、管理體系、人員素質(zhì)等各方面的影響下，當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作令人堪憂。在數(shù)字化的時(shí)代背景下，煤礦企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，樹(shù)立正確觀念、完善檔案管理體系、提升檔案利用效率，創(chuàng)新和完善煤礦企業(yè)檔案管理工作，更加及時(shí)、高效地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。
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煤礦建設(shè)尤其是井工型煤礦建設(shè)項(xiàng)目，不同于地面工程建設(shè)，都是在地下幾百米深處作業(yè)，危險(xiǎn)性大，設(shè)計(jì)變更多，自然條件復(fù)雜，受水文、地質(zhì)、瓦斯、煤塵等影響大，專業(yè)性強(qiáng)，相對(duì)于其他建設(shè)項(xiàng)目來(lái)講，煤礦工程建設(shè)具有高風(fēng)險(xiǎn)、投資大、規(guī)模大、工期長(zhǎng)、單位工程多、參建單位多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、沒(méi)有礦建檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等特點(diǎn)，這些客觀存在的問(wèn)題給梅花井煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了巨大的困難和挑戰(zhàn)。梅花井煤礦籌建處在沒(méi)有前人經(jīng)驗(yàn)可借鑒的情況下，面對(duì)困難迎難而上，大膽創(chuàng)新，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實(shí)際，探索出一條較為成功的煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的方法，為國(guó)家在煤礦建設(shè)領(lǐng)域重大建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。
優(yōu)化項(xiàng)目檔案管理組織形式，為煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理提供組織保障
煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及各個(gè)部門和環(huán)節(jié)，需要多個(gè)部門的共同協(xié)作，因此，在管理上存在著一定的困難，梅花井煤礦項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)初期，就成立了項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將煤礦辦公室、計(jì)劃部、動(dòng)力部、工程部等形成項(xiàng)目檔案的部門負(fù)責(zé)人全部納入領(lǐng)導(dǎo)小組成員中，煤礦建設(shè)籌建處負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，選派了一名懂工程專業(yè)的責(zé)任心強(qiáng)的人擔(dān)當(dāng)專職檔案員。在與各參建方簽訂項(xiàng)目施工合同時(shí)，將項(xiàng)目檔案收集、整理、歸擋等要求納入了合同管理中，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則，建立了以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計(jì)、施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理單位控制為手段的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，層層抓落實(shí)，真正將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各單位、各部門、各領(lǐng)域，做到全員參與、全程管理。
部門、參建單位總動(dòng)員，分工到位、互相配合，形成合力、齊抓共管
建設(shè)單位充分發(fā)揮檔案管理核心地位作用，在項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，就制定了《梅花井煤礦工程資料管理規(guī)定》、《梅花井煤礦工程資料整理標(biāo)準(zhǔn)》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、《梅花井煤礦工程資料檔案分類大綱》、《梅花井煤礦工程資料檔案管理辦法》等規(guī)章制度，明確參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目文件收集、整理、排序、字跡、裝訂、裝具的標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，并下發(fā)到各參建單位執(zhí)行。施工單位采取逐級(jí)包干管理責(zé)任制，即對(duì)于總承包單位，所轄分包單位其形成的項(xiàng)目文件材料由各分包單位負(fù)責(zé)收集整理編目，在單位工程竣工驗(yàn)收前，提交總承包單位審核、驗(yàn)收、簽字，按照單位工程檔案的系統(tǒng)性進(jìn)行排列，再向建設(shè)方移交。監(jiān)理單位針對(duì)礦建工程和設(shè)備安裝工程沒(méi)有國(guó)家和行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的情況，通過(guò)與建設(shè)單位、參建單位及參加過(guò)大型煤礦建設(shè)有豐富管理和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理、監(jiān)理、施工等部門人員進(jìn)行座談、討論、征求意見(jiàn)等形式和方法，結(jié)合自身在礦建資料管理方面積累的經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《煤炭安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》等標(biāo)準(zhǔn)的要求，編制了《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》、《煤礦機(jī)電安裝單位工程資料管理規(guī)程》，這兩個(gè)規(guī)程對(duì)監(jiān)理方、施工方的項(xiàng)目資料收集的范圍、格式、字號(hào)、電子格式、份數(shù)、簽字等，特別是對(duì)礦建施工中形成的工程安全、功能檢驗(yàn)、測(cè)量、水文地質(zhì)、通風(fēng)安全設(shè)施、設(shè)備試運(yùn)行記錄等文件材料的內(nèi)容、格式作了詳細(xì)、明確的要求，其中，《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項(xiàng)54條內(nèi)容，施工資料有九大項(xiàng)217條內(nèi)容；《煤礦機(jī)電安裝單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項(xiàng)54條內(nèi)容，施工資料有十三大項(xiàng)270條內(nèi)容；這兩個(gè)規(guī)程的編制在一定_程度上填補(bǔ)了國(guó)家在煤礦工程建設(shè)和設(shè)備安裝領(lǐng)域資料收集范圍的空白，為系統(tǒng)地收集、整理煤礦工程建設(shè)形成的文件材料提供了一定的參考依據(jù)。
創(chuàng)新檔案培訓(xùn)模式，強(qiáng)化檔案人員實(shí)際操作能力
有了檔案管理的規(guī)章制度，有了煤礦建設(shè)文件資料的歸檔范圍，但檔案管理方面的主體一各參建單位的資料員檔案管理水平、資質(zhì)等參差不齊，為了快速適應(yīng)、進(jìn)入項(xiàng)目檔案管理的角色，提高實(shí)際工作能力，礦領(lǐng)導(dǎo)決定采取“集中培訓(xùn)――實(shí)踐――再現(xiàn)場(chǎng)答疑、點(diǎn)評(píng)”的檔案管理培訓(xùn)模式，即工程項(xiàng)目一開(kāi)工，礦領(lǐng)導(dǎo)就組織建設(shè)方及所有參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案員、資料員等相關(guān)人員，請(qǐng)其業(yè)務(wù)主管部門――神華寧煤集團(tuán)和自治區(qū)檔案局專家進(jìn)行授課，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實(shí)際，著重講解《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、會(huì)計(jì)、聲像檔案管理辦法等內(nèi)容，具有很強(qiáng)的針對(duì)性和操作性。各參建單位將項(xiàng)目資料整理一個(gè)階段后，建設(shè)單位組織各參建單位把已整理好的資料帶來(lái)，請(qǐng)檔案專家到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查、點(diǎn)評(píng)，對(duì)提出的問(wèn)題進(jìn)行耐心、細(xì)致地解答。待工程建設(shè)進(jìn)入收尾階段，建設(shè)單位再請(qǐng)檔案專家進(jìn)行把關(guān)預(yù)驗(yàn)。經(jīng)過(guò)這種快速、實(shí)際、有效的學(xué)習(xí)，大大提高了檔案人員的實(shí)際操作水平，使項(xiàng)目檔案收集整理的質(zhì)量有了顯著的提高。
強(qiáng)化項(xiàng)目檔案過(guò)程監(jiān)管機(jī)制，從源頭把好收集關(guān)，確保項(xiàng)目檔案的完整齊全
項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目控制的重點(diǎn)之一，對(duì)項(xiàng)目管理起著支撐和保障作用，煤礦建設(shè)是高危行業(yè)，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設(shè)項(xiàng)目，涉及政府部門多，有規(guī)劃、國(guó)土資源、消防、安全評(píng)價(jià)、水利、征地移民、地震、衛(wèi)生、地質(zhì)勘查、測(cè)繪等，論證時(shí)間長(zhǎng)，其形成的文件材料多，為了便于管控項(xiàng)目前期形成的文件材料，按照項(xiàng)目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則，梅花井煤礦計(jì)劃部負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文件材料的收集整理，動(dòng)力部負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)和開(kāi)箱驗(yàn)收整理工作，工程部負(fù)責(zé)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件的收集整理和工程管理工作，并將項(xiàng)目檔案管理納人到部門的工作崗位考核中，實(shí)行獎(jiǎng)罰制度，三級(jí)巡回檢查和考核制度。一是每月、每旬由建設(shè)單位牽頭，組織計(jì)劃部、工程部、動(dòng)力部、監(jiān)理單位的有關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案形成的參建單位及責(zé)任部門進(jìn)行檢查和考核。二是監(jiān)理方對(duì)土建和安裝工程實(shí)行周檢，對(duì)礦建工程實(shí)行旬檢，對(duì)工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度及項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面檢查，對(duì)項(xiàng)目檔案整理存在問(wèn)題的參建單位在工地例會(huì)和旬檢通報(bào)會(huì)上進(jìn)行通報(bào)，下發(fā)會(huì)議紀(jì)要給各個(gè)參建單位，并要求限期整改，由監(jiān)理方再組織專人進(jìn)行復(fù)查，整改完后，由監(jiān)理人員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。如項(xiàng)目檔案整理不合格，監(jiān)理方拒絕組織工程初步驗(yàn)收，在項(xiàng)目檔案整理合格后才同意施工單位向建設(shè)單位提交竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。三是每個(gè)季度由神華寧煤集團(tuán)相關(guān)部門再組織建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方人員共同對(duì)工程質(zhì)量和檔案整理進(jìn)行檢查，真正將項(xiàng)目檔案管理與工程管理同布置、同檢查、同考核。與此同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目檔案整理的質(zhì)量還采取三級(jí)審核的控制措施，即監(jiān)理單位首先對(duì)各參建單位的檔案整理質(zhì)量進(jìn)行審核、簽字，然后交建設(shè)方工程部審核土建、礦建工程形成的檔案整理的質(zhì)量；動(dòng)力部審核設(shè)備安裝形成的檔案整理質(zhì)量，最后交檔案部門進(jìn)行全面審定后，再正式接收進(jìn)入檔案室。
建立了檔案安全設(shè)施設(shè)備投入保障機(jī)制
二、煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理的現(xiàn)狀
根據(jù)我國(guó)相關(guān)報(bào)道，現(xiàn)階段我國(guó)煤礦基層單位已普遍建立了員工健康檔案，并且大部分煤礦基層單位實(shí)現(xiàn)了員工健康檔案的信息化管理。隨著我國(guó)衛(wèi)生服務(wù)工作的開(kāi)展，很多煤礦基層單位都充分意識(shí)到了員工的健康檔案管理的重要性，建立員工健康檔案成為了煤礦基層為員工提供衛(wèi)生服務(wù)的重要體現(xiàn)，雖然煤礦基層單位為員工積極建立健康檔案，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，很多問(wèn)題還是無(wú)法避免。煤礦基層單位在對(duì)員工進(jìn)行健康檔案建立時(shí)，員工不配合，無(wú)法理解是限制建檔工作的主要因素，還有，基層單位的建檔人員對(duì)健康檔案建立工作沒(méi)有高度重視，或是不具備良好的檔案建立技術(shù)，最終導(dǎo)致煤礦基層單位無(wú)法對(duì)員工的健康情況進(jìn)行完整記錄與存檔。有些煤礦基層單位領(lǐng)導(dǎo)者并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到員工健康檔案的重要性，只是針對(duì)特定員工進(jìn)行健康情況建檔，無(wú)法保證員工健康檔案的全面性與完整性。很多煤礦基層單位的建檔人員并不具備較高的專業(yè)理論知識(shí)與技術(shù)能力，沒(méi)有了解并掌握健康檔案的內(nèi)容，在對(duì)員工進(jìn)行健康檔案記錄時(shí)，依然沿用傳統(tǒng)的記錄病例的方式，將員工的病患情況作為記錄要點(diǎn)，致使健康檔案功能喪失，無(wú)法發(fā)揮其預(yù)測(cè)、預(yù)防、健康保健的作用，造成了資源浪費(fèi)。煤礦基層單位通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)員工的健康檔案進(jìn)行信息管理，由于該電子產(chǎn)品的共用較少，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。煤礦基層單位的各個(gè)部門都是獨(dú)立對(duì)員工進(jìn)行健康檔案記錄，無(wú)法聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致煤礦基層單位的員工健康管理檔案不具備完整性，在一定程度上限制了煤礦基層單位對(duì)員工健康的管理工作。目前，我國(guó)煤礦基層單位并不具備較好的信息化條件，沒(méi)有充足的資金投入，無(wú)法引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備與信息化管理技術(shù)，并且，煤礦基層單位的員工文化程度普遍較低，從事信息化管理工作的人員技術(shù)能力較差，嚴(yán)重缺乏專業(yè)信息化管理人才。信息化管理員工健康檔案需要大量的財(cái)力、物力以及人力投入，并且信息化管理具有較高的維護(hù)運(yùn)行成本與動(dòng)態(tài)管理成本。
三、煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理的展望
要想促使我國(guó)煤礦基層單位員工健康檔案真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，政府部門應(yīng)該建立完善的員工健康檔案信息化管理資金保障制度體系，并對(duì)煤礦基層單位大力宣傳員工健康檔案信息化管理的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)者形成正確的信息化意識(shí)，促進(jìn)員工健康檔案信息化管理進(jìn)程。煤礦基層單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)員工健康檔案信息化管理制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并在信息化管理建設(shè)過(guò)程中，加大信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，數(shù)據(jù)庫(kù)是煤礦基層單位實(shí)現(xiàn)員工健康檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障與必要前提。煤礦基層單位領(lǐng)導(dǎo)首先要對(duì)信息化管理的硬件進(jìn)行強(qiáng)化，結(jié)合自身實(shí)際情況，引進(jìn)先進(jìn)的電子產(chǎn)品。在選購(gòu)電子產(chǎn)品時(shí)，不能依靠主觀意識(shí)，要采納專業(yè)人員的合理建議，這樣不僅可以保障該產(chǎn)品的實(shí)用性，還能避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的現(xiàn)象。檔案信息化具有較強(qiáng)的專業(yè)性，相關(guān)工作人員不僅要掌握信息技術(shù)，還要了解并掌握管理知識(shí)與醫(yī)療衛(wèi)生知識(shí)。煤礦基層單位應(yīng)該大力引進(jìn)專業(yè)人才，并對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與綜合素質(zhì)培養(yǎng)，從而保證煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理工作能夠順利開(kāi)展。
