時(shí)間：2023-07-18 09:36:25
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一是立足制度抓落實(shí)。根據(jù)檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環(huán)節(jié)，制定符合上級(jí)主管部門工作實(shí)際的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案服務(wù)登記記錄，并依照臺(tái)賬資料比對(duì)考核細(xì)則，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的日?？荚u(píng)。
二是立足業(yè)務(wù)抓管理。將檔案管理充分運(yùn)用到用地、地籍、、執(zhí)法及日常公文運(yùn)轉(zhuǎn)等實(shí)際工作中，全面提升檔案為業(yè)務(wù)工作服務(wù)的綜合水平。
三是立足平時(shí)抓質(zhì)量。對(duì)日常工作形成的具有查考利用價(jià)值的文件、圖紙、圖表、測(cè)算、聲像等文件資料及時(shí)整理歸檔，切實(shí)把好歸檔資料質(zhì)量關(guān)，階段性工作形成的資料及時(shí)裝訂成冊(cè)，全年性的工作平時(shí)重在整理，年終或次年初裝訂成冊(cè)。
四是立足服務(wù)抓創(chuàng)新。立足我中心服務(wù)宗旨、提高服務(wù)管理創(chuàng)新機(jī)制與新辦法，再檔案的實(shí)際管理和使用過(guò)程中充分發(fā)揮檔案電子化管理優(yōu)勢(shì)，為了提高檔案調(diào)閱、借用查詢工作效率，開(kāi)發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的檔案查詢管理系統(tǒng)。我服務(wù)中心在標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的建設(shè)中，打破了以往分類存儲(chǔ)檔案浪費(fèi)空間的老做法，采用科學(xué)化、集約化的管理模式，將所有檔案編號(hào)入盒，按順序入柜，極大的節(jié)省了檔案柜空間，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、精細(xì)化的管理要求。同時(shí)，為了提高檔案入柜、調(diào)閱、借用查詢的效率，自行開(kāi)發(fā)了檔案查詢管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統(tǒng)設(shè)置了檔案資料類型、入檔時(shí)間、檔案資料所屬時(shí)間、檔案盒號(hào)、檔案柜號(hào)等項(xiàng)目的精確、模糊和區(qū)間查詢方式，可以輕松準(zhǔn)確的查詢到檔案所在位置。該系統(tǒng)也具有很好的統(tǒng)計(jì)功能，同時(shí)系統(tǒng)還具有檔案入柜登記和借用登記功能?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用不斷提高檔案利用價(jià)值，提高工作效率。
2 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化
我中心結(jié)合工作實(shí)際，積極采取有效措施，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷深化檔案工作在服務(wù)中心工作的具體運(yùn)用和服務(wù)作用，全面提升案管中心的服務(wù)品質(zhì)，取得了良好的效果。
一是全面謀劃部署。中心領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織成立了專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作與其他工作整體推進(jìn)，把檔案考評(píng)納入年底服務(wù)中心的考評(píng)范圍內(nèi)。同時(shí)，結(jié)合獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)本中心人員的主動(dòng)性與積極性，形成了人人參與檔案規(guī)范化建設(shè)的良好氛圍。
二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在抓好專職檔案工作人員培訓(xùn)的同時(shí)，我中心及時(shí)將最新的有關(guān)檔案工作的管理規(guī)范、要求、歸檔方式對(duì)各部門進(jìn)行專門培訓(xùn)，使全體工作人員充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，對(duì)檔案工作熟知熟會(huì)，按時(shí)、保質(zhì)、保量交接檔案，做到無(wú)縫對(duì)接。
三是更新硬軟件設(shè)備。按照上級(jí)檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購(gòu)置了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、除濕器等硬件設(shè)備，做到文件電子、紙質(zhì)雙層管理，實(shí)現(xiàn)卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。
四是深化管理應(yīng)用。我中心規(guī)范服務(wù)檔案借閱制度，做到借時(shí)有登記，還時(shí)有簽收，防止檔案遺失、錯(cuò)亂。同時(shí)充分發(fā)揮檔案的信息資源功效，加強(qiáng)服務(wù)檔案為中心業(yè)務(wù)服務(wù)的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內(nèi)容不斷豐富，有力地推動(dòng)了服務(wù)中心工作的全面發(fā)展。
3 進(jìn)一步完善服務(wù)中心檔案管理?xiàng)l件
為進(jìn)一步完善檔案管理?xiàng)l件，我中心還購(gòu)置了高規(guī)格的防磁柜、除濕機(jī)等設(shè)施，并為檔案室配備了設(shè)備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財(cái)力上給予了有力的支持和保障。針對(duì)原有的文書、會(huì)計(jì)、專業(yè)檔案裝具不夠規(guī)范，實(shí)物、照片整理不夠全面等問(wèn)題，中心檔案人員加班加點(diǎn)將2002年以來(lái)室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進(jìn)行了規(guī)范化整理，專設(shè)了目錄柜，整齊規(guī)范，排列有序，形成了紙質(zhì)、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。
我中心依托上級(jí)綜合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)2002～2013年永久和長(zhǎng)期檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化錄入存儲(chǔ)，完成了室藏文書（永久和長(zhǎng)期）及會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像、基建等所有門類檔案的數(shù)字化管理工作，共完成近千件紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化處理，紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化上萬(wàn)頁(yè)；還建立了案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)條目、文件級(jí)及全文數(shù)據(jù)庫(kù)條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數(shù)據(jù)，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實(shí)現(xiàn)了室藏文書檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發(fā)生了轉(zhuǎn)變。
4 嚴(yán)把“三關(guān)”，不斷提升檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平
中圖分類號(hào)： F301.2;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1檔案以紙質(zhì)存儲(chǔ)，不便查閱
在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區(qū)仍然以紙質(zhì)材料為主，電子檔案使用沒(méi)有得到普及。紙質(zhì)檔案管理中會(huì)遇到很多問(wèn)題，比如年久出現(xiàn)文字的褪色、模糊，紙質(zhì)檔案資料少頁(yè)丟失，查閱后不歸還現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。電子檔案不存在這些缺點(diǎn)，查閱方便的同時(shí)也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲(chǔ)存電腦、優(yōu)盤等為主，電腦容易中毒，而優(yōu)盤容易丟失，所以也要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。
2 檔案利用率低，達(dá)不到最大利用率
檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對(duì)檔案資源主要用于提供近幾年領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”，及上級(jí)部門頒布的法律、法規(guī)及司法解釋等單一供給，并沒(méi)有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開(kāi)發(fā)利用方法。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫(kù)效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實(shí)現(xiàn)時(shí)效性、綜合性的特征。
3檔案管理人員專業(yè)水平不足
有些地區(qū)檔案管理員一直是被忽略的職務(wù)，認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識(shí)是錯(cuò)誤的，土地檔案管理是土地資源規(guī)劃中不可或缺的部分，具有重要的價(jià)值和意義。所以要改變這種不重視的態(tài)度，加強(qiáng)檔案管理，提高管理人員的專業(yè)水平，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值和社會(huì)效益。
4 對(duì)檔案的重視程度不夠
檔案所發(fā)揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現(xiàn)象在多個(gè)地區(qū)均有存在。對(duì)檔案管理工作的不重視說(shuō)明對(duì)檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價(jià)值和其所發(fā)揮的作用。對(duì)檔案管理工作的輕視，致使相關(guān)人員的工作積極性不高，得過(guò)且過(guò)，否定了自我的工作價(jià)值。這是工作中的一種惡性循環(huán)，沒(méi)有工作熱情，糊弄了事，最終會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)、資料不完整、丟失嚴(yán)重，對(duì)于后期的使用和查閱造成相當(dāng)大的影響。
5 檔案管理人員管理意識(shí)薄弱
土地檔案管理人員在檔案管理上認(rèn)識(shí)比較模糊。有些地區(qū)沒(méi)有將土地檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí)，所以在檔案管理上不知如何進(jìn)行檔案管理。另外，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理的重視程度不夠。一些地區(qū)沒(méi)有意識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的重要作用和實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為土地檔案管理只是對(duì)已經(jīng)發(fā)生材料的收集和整理，在此過(guò)程中需要投入人力、財(cái)力和物力，但是還出不了成績(jī)，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。
6土地檔案管理力量相對(duì)薄弱
土地檔案管理不被重視，導(dǎo)致從業(yè)人員流失嚴(yán)重。甚至有些地區(qū)采用兼職人員肩負(fù)檔案管理工作，而且人員變動(dòng)頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問(wèn)題百出，不利于檔案發(fā)揮其最大作用和價(jià)值。有些檔案管理人員只會(huì)立卷歸檔，對(duì)于檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類別號(hào)以及保管期限等混淆不清。
7檔案門類不夠豐富
有的地區(qū)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及有關(guān)資料的收集，影響了土地檔案的系統(tǒng)性和完整性。
檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷檔現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
重保管輕利用。一些地區(qū)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為該地區(qū)的土地資源規(guī)劃和利用提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
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傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作方式，在當(dāng)今社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)以及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價(jià)值也沒(méi)有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進(jìn)行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。
1單位辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀
目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進(jìn)行相應(yīng)的管理方式的調(diào)整，確保檔案得到科學(xué)規(guī)范管理，利于使用者的使用，達(dá)到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問(wèn)題，需要管理人員和工作人員都進(jìn)行進(jìn)一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識(shí)是管理人員們存在的一個(gè)問(wèn)題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，對(duì)還管理工作的認(rèn)識(shí)不足，從而不夠重視該工作對(duì)單位的重要性。對(duì)其認(rèn)識(shí)停留在該管理工作是一個(gè)可有可無(wú)的輔工作，導(dǎo)致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業(yè)精神不足，直接影響了工作效率和質(zhì)量。其次是管理人員的專業(yè)水平不高。一線檔案管理人員專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，辦公室檔案管理無(wú)法適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，無(wú)法進(jìn)行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學(xué)高效的檔案利用從而受到了影響。
2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析
進(jìn)行信息化辦公室檔案管理平臺(tái)的建設(shè)：信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，無(wú)疑是對(duì)檔案管理這一繁雜的工作進(jìn)行的簡(jiǎn)化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案查詢費(fèi)力，同時(shí)容易丟失，不便于保存與管理等。進(jìn)行信息化建設(shè)，構(gòu)建辦公室檔案管理平臺(tái)則能夠有效解決這一問(wèn)題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據(jù)需求將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，檔案不會(huì)被隨意地竊取與破壞。同時(shí)構(gòu)建辦公室檔案管理平臺(tái)后，成套的系統(tǒng)管理能夠使工作人員的工作內(nèi)容得到相應(yīng)減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進(jìn)行管理人員的管理意識(shí)的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識(shí)影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識(shí)并不能充分地發(fā)揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容較為繁瑣、復(fù)雜，工作人員的工作態(tài)度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識(shí)，有利于管理模式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式將會(huì)得到改變。工作人員也會(huì)受到管理人員的影響，改變自己的工作態(tài)度和方式，積極對(duì)待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應(yīng)提高。提高管理人員的管理意識(shí)，需要單位對(duì)其檔案管理工作的管理者進(jìn)行有針對(duì)性的管理意識(shí)與管理方式的培訓(xùn)，對(duì)兼職的管理者進(jìn)行專業(yè)知識(shí)技能的強(qiáng)化，提高他們的相關(guān)素養(yǎng)，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，提高工作效率，促進(jìn)單位發(fā)展。進(jìn)行專業(yè)的團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)：在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務(wù)繁重，檔案資料錯(cuò)綜復(fù)雜，進(jìn)行紙質(zhì)的檔案信息整理難度較大。同時(shí)該檔案管理工作模式已經(jīng)不適應(yīng)目前的單位發(fā)展?fàn)顩r，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無(wú)法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個(gè)問(wèn)題，單位可以采取專業(yè)團(tuán)隊(duì)人員的培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行從工作方式到對(duì)工作認(rèn)知等方面的培訓(xùn)，改變他們的認(rèn)知與工作方式，提高他們的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和工作水平，組建并培訓(xùn)出一個(gè)專業(yè)的辦公室檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。進(jìn)行工作人員的培訓(xùn)，可以從他們的對(duì)工作的思想認(rèn)知、專業(yè)知識(shí)技能以及信息技術(shù)的運(yùn)用等多個(gè)方面進(jìn)行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對(duì)其工作效率有著直接的影響。因此需要對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，讓他們具有相應(yīng)的創(chuàng)新思維，在工作中不斷進(jìn)行新模式、新方法的探究與實(shí)踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術(shù)來(lái)提高辦公效率，促進(jìn)單位的整體發(fā)展。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創(chuàng)新人員理念
在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取措施解決問(wèn)題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過(guò)會(huì)議等形式來(lái)提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來(lái)建立專業(yè)管理中心，通過(guò)管理中心來(lái)整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問(wèn)題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過(guò)檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
進(jìn)行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達(dá)到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個(gè)問(wèn)題在辦公室檔案管理中就很常見(jiàn)：
（一）淡薄的管理意識(shí)和落后的管理方式
淡薄的管理意識(shí)主要是針對(duì)我國(guó)從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來(lái)自兼職人員，專業(yè)素質(zhì)低，導(dǎo)致工作效率以及工作水平也很低，對(duì)檔案管理工作的完善造成影響的同時(shí)，也就造成了管理方式越來(lái)越落后。時(shí)代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進(jìn)行，有必要在這一領(lǐng)域進(jìn)行改革，既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。
（二）專業(yè)水平有待提高的管理人員
首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識(shí)的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來(lái)越不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求，信息化時(shí)代要求辦公室的檔案管理這個(gè)領(lǐng)域也要實(shí)現(xiàn)信息化，這就在無(wú)形中對(duì)工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個(gè)臺(tái)階，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來(lái)，才能是檔案管理的效率進(jìn)一步提高，使我國(guó)的檔案管理工作更上一層樓。
（三）亟需強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展
首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個(gè)時(shí)段以及各個(gè)種類的檔案進(jìn)行整理，管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無(wú)法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個(gè)開(kāi)始，有很多地方還不夠完善，導(dǎo)致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象，這一點(diǎn)同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠?qū)I(yè)化，許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會(huì)對(duì)檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。
二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率
辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，它與辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)息息相關(guān)，一旦辦公室檔案管理工作做不好，其他的工作也會(huì)受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復(fù)雜，因?yàn)樾枰芾淼臋n案通常屬于不同的種類，因此，如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要，以下是幾點(diǎn)在這項(xiàng)工作中需要改進(jìn)的地方：
（一）辦公室檔案管理制度需要完善
檔案管理工作的落后有一點(diǎn)原因是其在過(guò)去并未受到重視，因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺，加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺，因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行，就要對(duì)檔案管理及文件管理工作同時(shí)加以重視，并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點(diǎn)：首先，為解決檔案的安全性問(wèn)題，要對(duì)重要的文件進(jìn)行保密處理，并且針對(duì)不同等級(jí)的保密文件采取不同的措施，這樣才能是檔案的保密工作更加徹底，更加有效。其次，為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無(wú)秩序的問(wèn)題，應(yīng)采取分類管理的措施，這樣有利于以后的使用及查找。再次，監(jiān)督工作在檔案管理工作領(lǐng)域中也非常重要，因此此項(xiàng)工作應(yīng)由兩個(gè)人同時(shí)完成，既保證了團(tuán)隊(duì)合作又可以保證互相監(jiān)督，更加確保了檔案的安全性，加強(qiáng)了檔案管理制度的完善性
（二）相關(guān)人員及單位的檔案管理意識(shí)需要加強(qiáng)
目前檔案管理工作沒(méi)有明顯的進(jìn)展，有一方面是因?yàn)橄嚓P(guān)單位對(duì)其重視程度還不夠，缺乏足夠的管理意識(shí)，然而為了使檔案管理工作正常有序的進(jìn)行，加強(qiáng)單位對(duì)此項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)是非常必要的，因此有關(guān)單位應(yīng)做到，管理意識(shí)加強(qiáng)，管理方式改進(jìn)，管理理念與時(shí)俱進(jìn)等，這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。
（三）檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會(huì)導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作無(wú)法跟緊時(shí)代的發(fā)展，對(duì)辦公室的檔案管理工作是十分不利的，為了增強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平，一方面要從根源開(kāi)始，選拔高素質(zhì)人才，一方面就是對(duì)原有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，使其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及工作的需要。
（四）檔案收集工作不夠強(qiáng)化
不夠強(qiáng)化的檔案收集工作會(huì)導(dǎo)致檔案的管理工作無(wú)法有秩序的進(jìn)行，因此一定要加強(qiáng)辦公室的檔案收集，從類別或時(shí)間等不同的角度進(jìn)行整理收集，并用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的管理。
（五）檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)生活質(zhì)量的要求越來(lái)越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，它對(duì)于促進(jìn)城市建設(shè)和和諧發(fā)展有著重要作用。
一、園林綠化檔案管理的重要性
園林綠化檔案是城建檔案的一部分，是記錄或反映某一單位或個(gè)人在園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，它為城市發(fā)展建設(shè)和改造提供了寶貴的參考依據(jù)。園林綠化檔案內(nèi)容博雜，大致包括以下幾類檔案：園林基礎(chǔ)資料如園林史料、園林建筑圖及文字資料等；風(fēng)景園林建設(shè)材料，如園林新建、擴(kuò)建、改建工程項(xiàng)目資料房產(chǎn)、地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)審批資料等；城市綠化建設(shè)資料，如居民區(qū)綠地、生產(chǎn)綠地的檔案資料等，以及各類綜合管理資料，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)變更情況檔案資料，重大活動(dòng)和實(shí)踐的記錄資料等。與其他檔案資料相比，園林綠化檔案有其自身的特點(diǎn)：
1、檔案資料具有系統(tǒng)性
園林綠化檔案資料完整而全面地記載了園林綠化工程從論證設(shè)計(jì)、施工、竣工、維護(hù)的相關(guān)情況，能夠系統(tǒng)反映園林綠化工程的全過(guò)程以及每個(gè)環(huán)節(jié)之間的具體聯(lián)系，因而園林綠化檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。
2、檔案具有較強(qiáng)專業(yè)性
與一般性的檔案資料不同，園林綠化檔案是對(duì)園林綠化科技和生產(chǎn)活動(dòng)這一專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域相關(guān)活動(dòng)的記錄，因而具有較強(qiáng)的專業(yè)性。
3、檔案具有較強(qiáng)動(dòng)態(tài)性
這一特征是園林綠化檔案與一般性檔案的根本區(qū)別。園林綠化檔案的動(dòng)態(tài)性表現(xiàn)在綠化檔案的記錄內(nèi)容和資料數(shù)量會(huì)隨著綠化工程的建站而變化，因而具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。
4、檔案具有較強(qiáng)多樣性
由于園林綠化效果有一個(gè)生長(zhǎng)周期，而且作為藝術(shù)觀賞留給建筑者發(fā)揮的空間也很大，因此園林綠化建設(shè)也會(huì)不斷變化，相應(yīng)的檔案資料也會(huì)不斷補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)園林綠化工程的需要。
二、做好園林綠化檔案管理有效措施
1、加強(qiáng)對(duì)園林綠化檔案管理工作的重視
園林綠化檔案管理部門及其工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)園林綠化檔案管理的重要作用和意義，明確園林檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和生態(tài)效益。園林綠化部門任何一項(xiàng)新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目，都離不開(kāi)綠化科技檔案。同時(shí)，園林建設(shè)單位要不斷擴(kuò)大市場(chǎng)份額，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，就必須以相關(guān)檔案管理資料為借鑒，才能更有針對(duì)性地進(jìn)行園林綠化種植與修建工作，從而使單位和社會(huì)受益。園林綠化建設(shè)只有借鑒園林綠化檔案資料才能做到有的放矢，有效開(kāi)展園林生產(chǎn)建設(shè)工作。因此，園林綠化單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到園林綠化檔案管理的重要性，加大對(duì)園林綠化檔案管理的資金投入與支持，提高園林綠化檔案管理的水平。
2、明確檔案收集渠道
園林綠化檔案管理工作與生產(chǎn)計(jì)劃部門的相關(guān)工作有著緊密聯(lián)系，要協(xié)調(diào)兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來(lái)說(shuō)，就是要緊密配合園林綠化修建工作進(jìn)度，依據(jù)工作進(jìn)度隨時(shí)做好檔案的編目與整理工作。園林綠化工作開(kāi)始之前，檔案管理人員要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，核實(shí)可能產(chǎn)生變更的數(shù)據(jù)，并保存相關(guān)的工程文件；在園林綠化工作進(jìn)行過(guò)程中，園林綠化檔案管理人員要詳細(xì)記錄標(biāo)高復(fù)核記錄、苗木出圃單等一系列情況，要注意收集最新最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)以及具體的操作記錄等，并及時(shí)納入檔案管理體系；在園林綠化工作完成之后，則要對(duì)完結(jié)報(bào)告，資金決算、工作驗(yàn)收等所產(chǎn)生的一系列文字和音像資料進(jìn)行記錄和保管，要對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類，并根據(jù)檔案資料的利用價(jià)值和檔案性質(zhì)做好檔案號(hào)編排工作，以便進(jìn)行積極妥善的保存。
3、加強(qiáng)對(duì)園林綠化檔案管理投入
首先，單位應(yīng)加大對(duì)園林綠化檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，配備必要的檔案管理設(shè)備和符合使用要求的庫(kù)房，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的日常管理，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。其次，單位要加大對(duì)檔案管理人才的重視，設(shè)置專門的園林綠化管理人員，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)和教育，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。最后，要不斷創(chuàng)新服務(wù)管理模式，形成具有單位服務(wù)管理特色的檔案管理工作，促進(jìn)園林綠化檔案管理水平的快速提高。
三、園林綠化檔案管理創(chuàng)新措施
正因?yàn)橐?guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用，我們就必須重視起這個(gè)并不起眼的工作，在檔案管理過(guò)程中要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，充分利用現(xiàn)代化的管理手段來(lái)完善檔案管理工作，在實(shí)際工作中，我認(rèn)為我們可以從以下方式著手來(lái)不斷規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)我們的檔案管理工作。
作為提升檔案管理效率的根本，各種規(guī)章制度的完善就尤為重要。在時(shí)代進(jìn)步的大前提下，檔案管理的各種規(guī)章制度也應(yīng)該要與時(shí)俱進(jìn)展現(xiàn)出新的面貌。一是要遵循相關(guān)法律制定出一套完整的制度，使檔案管理有法可依有理可據(jù)。二是要將檔案管理信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的有效結(jié)合與統(tǒng)一。三是要合理地根據(jù)每個(gè)部門不同的具體情況因地制宜調(diào)整原有的制度，摸索出最適合自己部門的檔案管理制度，提升工作效率。
檔案的形式多種多樣，種類又十分繁多。例如，在日常檔案中就有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案等，在管理過(guò)程中要真正實(shí)行規(guī)范化的管理，就必須為管理人員建立健全管理的依據(jù)和制度，確保管理人員在管理每種檔案的時(shí)候都能夠有理有據(jù)，以便形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理習(xí)慣。因?yàn)槲覀兩钤谏鐣?huì)主義制度下的中國(guó)社會(huì)大背景之下，我們?cè)诮⒅贫鹊臅r(shí)候一定要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為主要指導(dǎo)原則和建立依據(jù)，首先從我們管理檔案的硬件設(shè)施入手，為檔案管理工作建設(shè)特定的專用的房間和設(shè)備，并且為存放檔案設(shè)置專門的柜子或是架子，從而便于查找工作的進(jìn)行，而且能夠使檔案存放更加得整齊，管理更加得科學(xué)，有利于檢索工作的高效率開(kāi)展。而且對(duì)于這些硬件設(shè)施我們一定要注重其清潔衛(wèi)生，經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)。
二、人事檔案管理工作對(duì)人力資源信息管理的影響
人事檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人力資源等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史的全面的考察職工的依據(jù)。
人力資源管理強(qiáng)調(diào)通過(guò)人力資源管理策略及措施與組織文化的配適，能夠使企業(yè)達(dá)到良好的財(cái)務(wù)績(jī)效。人事檔案管理工作之于組織人力資源信息管理，就如同個(gè)人特質(zhì)之于個(gè)人的影響，不但對(duì)內(nèi)會(huì)影響組織的各項(xiàng)人力資源管理活動(dòng)，也會(huì)影響組織應(yīng)對(duì)環(huán)境變化時(shí)所采取的人力資源戰(zhàn)略。人事檔案管理工作在人力資源信息管理中的作用發(fā)揮，體現(xiàn)在可以增加人力資源管理工作的效率與效能，建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)組織優(yōu)勢(shì)，確保組織從戰(zhàn)略性觀點(diǎn)來(lái)從事人力資源管理。
三、對(duì)企業(yè)人事檔案管理主管部門的建議
1.配合人力資源部門需求，加強(qiáng)考核并落實(shí)人事檔案管理工作
檔案管理主管部門應(yīng)協(xié)助組織人力資源部門確實(shí)根據(jù)檔案管理規(guī)范辦理人事檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理評(píng)鑒機(jī)制，辦理檔案管理倡導(dǎo)、觀摩、學(xué)術(shù)交流及培訓(xùn);并加強(qiáng)督導(dǎo)考核，落實(shí)檔案管理績(jī)效。此外，對(duì)于檔案政策的修定，應(yīng)適時(shí)調(diào)整不合規(guī)定的法規(guī)及作業(yè)規(guī)定，并與各組織的檔案管理人員建立雙向溝通的渠道，廣納建言，以擬定相關(guān)配套措施，方能落實(shí)執(zhí)行。
2.經(jīng)費(fèi)編列的爭(zhēng)取與投入及強(qiáng)化人力資源信息管理
一是在經(jīng)費(fèi)編列方面。檔案管理制度要構(gòu)建完善，必須要有充裕的人力及經(jīng)費(fèi)。然而在組織資源分配不均的情況下，由于檔案管理工作在組織內(nèi)是往往屬于不被重視的業(yè)務(wù)的緣故，因此大部份組織的檔案管理部門都缺乏充裕的經(jīng)費(fèi)來(lái)購(gòu)置相關(guān)設(shè)備以提升行政效率，因而在沉重的工作負(fù)荷量下，很多檔案管理人員都面臨極大的心理負(fù)擔(dān)，業(yè)務(wù)推展成效也不佳。所以組織除了需編列特定經(jīng)費(fèi)外，高層主管部門應(yīng)給予實(shí)質(zhì)上的支持，例如協(xié)助經(jīng)費(fèi)有限的檔案管理部門建立電子化辦公體系。當(dāng)前建立信息庫(kù)與人事檔案對(duì)接尤為重要，將檔案信息錄入信息庫(kù)，擴(kuò)大信息庫(kù)存儲(chǔ)項(xiàng)日、范圍，建立完善的電子人事檔案。
二是在人力資源方面。日前人事檔案管理部門普遍有人力不足的現(xiàn)象，因此想要強(qiáng)化檔案管理的人力資源，除應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)外，并應(yīng)針對(duì)專長(zhǎng)，進(jìn)而全面調(diào)查，重新調(diào)配崗位，從而適才適所的進(jìn)行人力凋整互相支持，這樣才能有助于績(jī)效的提升。
3.加強(qiáng)人事檔案管理的倡導(dǎo)
日前，不同組織在推動(dòng)人事檔案管理政策時(shí)，若遇到組織管理者不重視，再加上人力資源部門的不配合，經(jīng)常會(huì)使得人事檔案管理的業(yè)務(wù)推動(dòng)受到阻礙。因此高層主管人員應(yīng)加強(qiáng)灌輸正確檔案觀念，利用書面公文、倡導(dǎo)文件或召開(kāi)研討會(huì)，向人力資源主管及員工加強(qiáng)倡導(dǎo)，以多方倡導(dǎo)人事檔案管理的相關(guān)措施及流程，這樣人事檔案管理人員才能順利推進(jìn)業(yè)務(wù)，進(jìn)而建立健全的人事檔案管理制度，切實(shí)提供有效的人力資源管理信息。
四、對(duì)企業(yè)人事檔案管理人員的建議
1.充實(shí)專業(yè)技能，展現(xiàn)績(jī)效
2017年，省局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處將圍繞檔案事業(yè)發(fā)展中心任務(wù)，認(rèn)真貫徹省委、省政府兩辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的意見(jiàn)》，針對(duì)我省檔案事業(yè)發(fā)展中的檔案館室硬件建設(shè)規(guī)范化率低、業(yè)務(wù)水平高低分化嚴(yán)重的問(wèn)題，加大檔案管理規(guī)范化建設(shè)督導(dǎo)力度，認(rèn)真履行檔案行政管理職能，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)開(kāi)展。
一、鍥而不舍的繼續(xù)推進(jìn)檔案館建設(shè)，重點(diǎn)對(duì)已獲得中央補(bǔ)助資金但未_工的11個(gè)縣級(jí)檔案館項(xiàng)目進(jìn)行督導(dǎo)，提高我省縣級(jí)館開(kāi)工率；對(duì)于已建成的市、縣檔案館新館的設(shè)施設(shè)備配備情況予以督導(dǎo)；完善縣級(jí)綜合檔案館項(xiàng)目建設(shè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)；積極做好2018年度縣級(jí)檔案館申請(qǐng)中央資金補(bǔ)助指導(dǎo)工作。
二、加大民生檔案接收進(jìn)館工作力度，在11個(gè)設(shè)區(qū)市各選一個(gè)縣級(jí)館作為試點(diǎn)建立民生檔案查閱中心，年內(nèi)完成試點(diǎn)掛牌工作。按國(guó)家局要求，適時(shí)開(kāi)展市、縣綜合檔案館業(yè)務(wù)考核試點(diǎn)工作。
三、繼續(xù)開(kāi)展對(duì)省直單位年度檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)工作，實(shí)地檢查不少于60家；同時(shí)督導(dǎo)各市縣對(duì)直屬機(jī)關(guān)單位開(kāi)展相關(guān)監(jiān)督指導(dǎo)工作，要求三年內(nèi)全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質(zhì)量和檔案歸檔率。
四、印發(fā)《河北省檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案室建設(shè)的意見(jiàn)》（暫定名），以此為契機(jī)，推進(jìn)機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作，推進(jìn)檔案室工作的規(guī)范化建設(shè)，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統(tǒng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)工作為抓手，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次，逐步解決檔案數(shù)字化率低、信息共享度差等問(wèn)題，圍繞實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，推進(jìn)各系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)。
六、繼續(xù)深化農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作，宣傳貫徹《村級(jí)檔案管理辦法》；配合省農(nóng)業(yè)廳做好農(nóng)村土地確權(quán)檔案整理驗(yàn)收相關(guān)工作；對(duì)全省土地確權(quán)檔案進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)并逐步建立數(shù)據(jù)庫(kù)；依據(jù)國(guó)家局相關(guān)文件精神，啟動(dòng)精準(zhǔn)扶貧、美麗鄉(xiāng)村建檔工作。
七、加強(qiáng)對(duì)省監(jiān)管企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，全面完成省屬企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準(zhǔn)工作，督導(dǎo)二、三級(jí)單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
“互聯(lián)網(wǎng)+”下提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作在醫(yī)院的發(fā)展中有著相當(dāng)重要的意義。首先，搜索便捷化。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化主要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)整合加工醫(yī)院各部門病案、檔案等，通過(guò)建立統(tǒng)一的信息搜索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，便于醫(yī)院相關(guān)人員能夠快速、準(zhǔn)確地搜索到所需信息，有助于節(jié)約醫(yī)院的人力以及物力，有助于進(jìn)一步提高醫(yī)院各項(xiàng)資源的利用效率。其次，收集豐富化。電子版檔案與紙質(zhì)檔案相比，其特點(diǎn)更加鮮明，能夠?qū)崟r(shí)收集信息；另外，運(yùn)用電子信息技術(shù)可顯著提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，使管理人員能夠盡可能地豐富檔案內(nèi)容。最后，服務(wù)多元化。由于檔案搜索更為便捷、內(nèi)容更為豐富、載體更為多樣，使得其服務(wù)范圍更為廣泛，并呈多元化發(fā)展。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理醫(yī)院檔案信息共享范圍將擴(kuò)大，增加了檔案服務(wù)途徑，醫(yī)院工作人員得以從多種途徑獲取所需信息，醫(yī)院檔案的利用率得到顯著提升，提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率有助于提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。
二、改善醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的措施
（一）改善醫(yī)院辦公室檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備。醫(yī)院辦公室檔案的網(wǎng)絡(luò)化不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，也提高了檔案管理的效率，在一定程度上加速了醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但是，很多醫(yī)院管理人員未認(rèn)識(shí)到檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，不斷減少購(gòu)買醫(yī)院檔案管理設(shè)備方面的資金投入，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理設(shè)備不齊全，在一定程度上阻礙了醫(yī)院辦公室檔案管理事業(yè)的發(fā)展。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量逐漸增多，原有的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院檔案管理需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理，醫(yī)院就必須加大購(gòu)買檔案管理設(shè)備方面的資金投入，為醫(yī)院的檔案管理提供物質(zhì)保障。醫(yī)院在購(gòu)買檔案管理設(shè)備之前必須對(duì)醫(yī)院的檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查分析，并結(jié)合醫(yī)院檔案管理情況來(lái)選擇網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的功能，提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)有效管理。
（二）加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案的安全性管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院辦公室檔案管理的主要方式，電子檔案不僅節(jié)約紙張，節(jié)省人力，還可以提高檔案管理效率。但是，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版綜合檔案管理形式，電子檔案的安全性是?t院辦公室檔案管理部門必須關(guān)注的問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是人們廣泛關(guān)注的問(wèn)題，醫(yī)院要想保證檔案的安全性，就必須認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)辦公室檔案安全管理的重要性。醫(yī)院需要設(shè)置檔案訪問(wèn)和使用權(quán)限，只有擁有檔案訪問(wèn)和使用權(quán)限者才能使用醫(yī)院平臺(tái)內(nèi)的檔案信息，這樣才能更好地保證檔案的安全性，避免出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題。
在當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及其他工作人員都沒(méi)有從根本上意識(shí)到檔案管理的重要性，在這樣的忽視態(tài)度和不正確的思想理念指導(dǎo)之下，檔案管理工作在實(shí)際的實(shí)施以及落實(shí)過(guò)程中就出現(xiàn)了不同程度的問(wèn)題，并且加大了檔案管理的難度，影響到檔案管理效率的提高。為了更好的應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題，事業(yè)單位必須要努力強(qiáng)化相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，真正意識(shí)到檔案管理的重要性，那么做好檔案管理宣傳工作是必不可少的，而且宣傳的力度需要根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行擴(kuò)大。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)知，從根本上意識(shí)到檔案管理重要性，并為其他工作人員樹(shù)立良好的榜樣，能夠在宣傳工作當(dāng)中給予大力的支持和強(qiáng)調(diào)，從而提升宣傳效果。其次，事業(yè)單位可以在當(dāng)前宣傳手段的基礎(chǔ)之上，根據(jù)工作需要進(jìn)行宣傳手段的??新，運(yùn)用多元化的宣傳技術(shù)和渠道來(lái)強(qiáng)化宣傳成效。最后，事業(yè)單位在宣傳工作之余還要重視監(jiān)管，使得管理人員能夠在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，保障管理效率。
2、加快檔案管理的信息化
在科技進(jìn)步和時(shí)展的進(jìn)程中，先進(jìn)的管理技術(shù)逐步和事業(yè)單位的檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，推動(dòng)著檔案管理的信息化發(fā)展，也為按管理效率的提高提供了有力途徑。因此事業(yè)單位必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，運(yùn)用高質(zhì)量的信息化管理來(lái)解決傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中效率低和工作難度大的問(wèn)題，最大化的發(fā)揮檔案價(jià)值。在檔案的信息化管理實(shí)施當(dāng)中，要加大對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和整合，這樣才能夠充分發(fā)揮二者的整合優(yōu)勢(shì)，在效率和質(zhì)量提升當(dāng)中發(fā)揮更大作用。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，除了在提升效率的同時(shí)，還能夠避免資源的浪費(fèi)，減少檔案管理的成本。為了保障信息管理的實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位要注重配備相應(yīng)的信息化管理設(shè)備，并善于引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)，加大技術(shù)設(shè)備的靈活應(yīng)用。事業(yè)單位也可以專門設(shè)置檔案信息化管理部門和工作人員，做好信息化管理工作的調(diào)試，并在實(shí)踐當(dāng)中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷完善檔案管理的科學(xué)設(shè)備，更好的提供檔案服務(wù)。
3、注重完善檔案管理制度
就當(dāng)前而言，事業(yè)單位的管理模式和管理技術(shù)具備較強(qiáng)的局限性，管理辦法和技術(shù)手段較為落后，出現(xiàn)明顯的創(chuàng)新不足問(wèn)題，而且當(dāng)管理的規(guī)范化問(wèn)題得到重視，這直接影響到了管理質(zhì)量和效率。因此，事業(yè)單位要重視完善檔案管理制度，而且在制度的構(gòu)建和完善的進(jìn)程中，要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題和需要改進(jìn)的方面，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程，提升檔案管理能力。首先，檔案管理手段的優(yōu)化必須要適應(yīng)時(shí)展和科技進(jìn)步的要求，采用多元化的檔案管理方式來(lái)提升整體管理效率和質(zhì)量。其次，將數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、科技智能手段進(jìn)行有機(jī)整合，構(gòu)建完善的檔案管理技術(shù)體系，強(qiáng)化檔案管理的能力和效率。最后，必須將檔案管理方法、技術(shù)等相關(guān)內(nèi)容納入到事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)當(dāng)中，從而為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供制度上的支持與保障，也讓各項(xiàng)工作的開(kāi)展有法可依，那么檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化也能得到強(qiáng)化，切實(shí)達(dá)到檔案管理效率提升的目標(biāo)。
4、創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)
從事業(yè)單位當(dāng)簡(jiǎn)單管理的實(shí)際出發(fā)，檔案管理人員素質(zhì)能夠滿足當(dāng)前工作的需要，尤其是不能夠有效掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，和時(shí)展和檔案管理需求不相符，弱化了檔案管理工作的效用，也為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)了阻礙。因此，要想進(jìn)一步的探究檔案管理效率提升的方法和路徑，需要從檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提升方面著手，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，通過(guò)提升人員管理效率和質(zhì)量的方式來(lái)保障檔案管理的成效。事業(yè)單位要根據(jù)自身實(shí)際情況來(lái)建立健全教育培訓(xùn)制度，按照崗位需求和職責(zé)分配等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行針對(duì)性和合理性的教育培訓(xùn)，從整體上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面要針對(duì)檔案管理的專業(yè)業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，提升工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)針對(duì)其專業(yè)技術(shù)落后等問(wèn)題，來(lái)引導(dǎo)工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，靈活的掌握信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等來(lái)高效的處理檔案管理工作。在培訓(xùn)當(dāng)中可以運(yùn)用多元化的方式，例如講座、多媒體培訓(xùn)等方式。另一方面，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想道德培訓(xùn)，幫助其樹(shù)立正確的工作觀念和態(tài)度。
一、做好檔案管理的必要性
1.檔案管理概述
檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對(duì)檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進(jìn)行查詢、檢查。
2.辦公室檔案管理的必要性
辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：
第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來(lái)的發(fā)展有很大的參考價(jià)值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。
第二，辦公室檔案真實(shí)地記錄了辦公室各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也為展開(kāi)其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過(guò)提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。
第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個(gè)單位、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
3.辦公室檔案管理原則
辦公室的檔案管理工作是單位進(jìn)行其他一切活動(dòng)的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個(gè)原則：
第一，準(zhǔn)確性
準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進(jìn)行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的特性。
第二，嚴(yán)謹(jǐn)性
辦公室檔案工作的本身特點(diǎn)，決定其在進(jìn)行管理時(shí)，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)檔案中的細(xì)節(jié)要素進(jìn)行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營(yíng)模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時(shí)，必須要對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化的管理。
第三，高效化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開(kāi)始邁入高效化時(shí)代。要保證對(duì)辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過(guò)高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。
二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案管理人員意識(shí)薄弱，且專業(yè)素質(zhì)偏低
辦公室檔案管理，原本是一項(xiàng)非常重要的工作。但就目前而言，我國(guó)大部分檔案管理人員都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性?？梢哉f(shuō)，檔案管理工作人員的意識(shí)薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個(gè)關(guān)鍵性因素。
在我國(guó)許多從事檔案管理人員，并非專業(yè)出身，更有甚者，是通過(guò)關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來(lái)，這些人便無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來(lái)管理錯(cuò)誤，這些非專業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺(jué)不到。
2.檔案管理制度落后
就目前而言，我國(guó)大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對(duì)檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視實(shí)施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)無(wú)視這些管理制度。
缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來(lái)了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對(duì)檔案的保密工作不到位、檔案沒(méi)有及時(shí)分類、檔案沒(méi)有及時(shí)歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。
3.新技術(shù)，新硬件投入少
隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。但在現(xiàn)實(shí)中，由于種種問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案管理。如此一來(lái)，檔案管理工作效率自然跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐。
4.辦公室檔案的利用率偏低
檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會(huì)自動(dòng)放棄檔案的借閱。如此一來(lái)，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價(jià)值的檔案進(jìn)入了閑置境地。
三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率
1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業(yè)水平
首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，使其充分意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。
另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，可通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)水平，提高其工作效率。
2.健全完善的辦公室檔案管理制度
健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個(gè)重要保障。所以，必須有針對(duì)性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。
而對(duì)于已經(jīng)擁有管理制度的單位來(lái)說(shuō)，一定要加強(qiáng)檔案管理制度在實(shí)際中的貫徹落實(shí)，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開(kāi)。
3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化
