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時間：2023-07-14 09:44:01
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為確保國家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國家在稅收征管方面制定了相應的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個方面的問題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務專管員后,由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數(shù)單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
為確保國家稅收，發(fā)揮稅收的職能作用，國家在稅收征管方面制定了相應的法規(guī)制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個方面的問題：
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監(jiān)控；二是注重了集中征收,優(yōu)化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業(yè)務規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數(shù)單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的abc管理；二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好；三是大多數(shù)單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
為確保國家稅收,發(fā)揮稅收的職能作用,國家在稅收征管方面制定了相應的法規(guī)制度,取得了一定的成效。但目前,在稅收征管方面,仍然存在以下幾個方面的問題:
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務專管員后,由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監(jiān)控;二是注重了集中征收,優(yōu)化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況;三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協(xié)調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機操作人員責任心不強,不能按規(guī)定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況;部分工作人員不熟悉征管業(yè)務規(guī)程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數(shù)單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理;二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好;三是大多數(shù)單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處;四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯(lián)系理順工作思路,使該四項工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
任何一個企業(yè)在發(fā)展的過程中，都需要關注對檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方法，比較適合小型企業(yè)，但對于快速增長的大中型企業(yè)而言，運用過往的檔案管理方法，肯定會造成較多的不足，并且在日常的工作成果上無法達到最佳的狀態(tài)，甚至有可能出現(xiàn)影響企業(yè)運營的問題。為此，在今后的工作當中，有必要將企業(yè)檔案信息化管理堅持落實，既要將過往的各項問題和缺失有效的解決，還必須在日后的工作水平上大幅度的提升。
一、企業(yè)檔案信息化管理的特點
經過長久的發(fā)展和積淀，我國的企業(yè)數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長，為國家所做出的貢獻是非常積極的。檔案管理工作是企業(yè)的重要組成部分，在很大程度上直接關系到企業(yè)的長久進步，因此不能通過簡單的模式來完成。在現(xiàn)階段的發(fā)展中，信息化技術得到了很大的鞏固，并且在執(zhí)行效果上、操作方法上都表現(xiàn)出了多元化的趨勢，基本上可以結合企業(yè)本身的規(guī)模和相關內容，將檔案信息化合理的過渡。
（一）企業(yè)檔案信息化管理的開展，能夠針對各個部門的多項信息、數(shù)據(jù)予以有效的保留，作為日后工作的依據(jù)和不良事件的判斷標準?，F(xiàn)下的企業(yè)在市場競爭當中，需要面臨很多的壓力和外部、內部因素影響，倘若在檔案缺失上較為嚴重，則很容易造成強烈的隱患。信息化的開展，幾乎可以將所有的檔案進行分類管理，相關系統(tǒng)及平臺的搭建，也為工作的落實提供了足夠的支持，基本上很少出現(xiàn)嚴重的威脅，所以在可靠性方面比較突出。
（二）對于企業(yè)檔案信息化管理而言，其在積極的落實當中，得到了檔案部門的認可。信息化處理方法的速度非?？欤琺然在最開始的錄入上比較麻煩，但是一旦將所有的數(shù)據(jù)、信息，全部轉變?yōu)樾畔⒒臓顟B(tài)后，后續(xù)的工作將會更加的便捷，很少出現(xiàn)嚴重的問題。階段性的檔案優(yōu)化工作，也能夠在規(guī)定時間內完成，企業(yè)由此走向了上升的道路。
二、企業(yè)檔案信息化管理對策
（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，夯實基礎
從客觀的角度來分析，現(xiàn)下雖然已經進入到了信息化的時代，但是想要在企業(yè)檔案信息化管理層面上得到理想的結果，并不是一件容易的事情。很多企業(yè)僅僅是看到了信息化管理的優(yōu)勢，但卻沒有看到過程中需要應對的挑戰(zhàn)，以至于企業(yè)檔案信息化管理僅僅在表面上開展，未產生實際的效果。建議在今后的工作中，應積極按照統(tǒng)籌規(guī)劃、夯實基礎的內容來完善。
1.企業(yè)檔案信息化管理的初始階段，必須選擇正確的系統(tǒng)和平臺。現(xiàn)如今的信息化研究機構較多，企業(yè)應該慎重的選擇，同時積極開展調查分析，了解到信息化檔案管理需要采購的設備、技術，需要聘請的人才，需要成立的部門等等，要將所有的準備工作完成以后，才能將后續(xù)的企業(yè)檔案信息化管理合理的落實。
2.從傳統(tǒng)的檔案管理過渡為企業(yè)檔案信息化管理，勢必需要花費一定的時間，但絕對不能表現(xiàn)過長。以往的部分企業(yè)，總是以過渡的借口，將傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理并行，以至于在工作上出現(xiàn)了很多的矛盾狀況，不僅沒有達到兼得效果，還針對固有的工作造成了很多的不利影響。多數(shù)企業(yè)都可以在較短時間內完成過渡，一方面是為了減少各種不良因素的威脅，另一方面則是為了將工作損失降到最低，應該積極推廣。
（二）科學配置軟件、硬件
（2）社會保險經辦機構實施改革計劃。國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。
（3）我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負責社會保險檔案管理的部門分散。
（4）缺乏社會保險檔案工作指標評估。社會保障大量檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，檔案工作不是很難評估社會保障，也沒有統(tǒng)一的行政法規(guī)和標準，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會保險檔案文件不是一個部門管理，導致不同的開發(fā)人員參與系統(tǒng)建設、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。
2 我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題
（1）社會保險檔案管理工作不夠重視。社會保險工作的重點集中在擴大基本社會保險覆蓋范圍，加強社會保險基金籌集，并確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金是及時的問題等。忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作在一個無序狀態(tài)，不能充分發(fā)揮其功能。
（2）社會保險檔案管理系統(tǒng)不是標準。由于我國目前的社會保險檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，導致不清楚檔案的范圍，社會保險文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴重影響社會保險檔案管理規(guī)范化、標準化。
（3）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范。社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規(guī)定已經不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地?市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地?市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
3 社會保險檔案管理的解決辦法
（1）將紙質文件轉換成數(shù)字存檔文件。紙質文件轉換成數(shù)字文件。根據(jù)檔案工作的實際需要，靈活使用，如目錄數(shù)據(jù)適用于使用記錄文本；全文數(shù)據(jù)可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數(shù)據(jù)可以制成光盤。
（2）根據(jù)社保檔案類別進行分類管理。根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
教學檔案是高校檔案的重要組成部分，是提高學校教學質量和管理水平的一項重要依據(jù)。因此，教學檔案不僅要作為一個工作系統(tǒng)來管理，而且要從辦好學校的高度來抓好這項工作。
二、教學研究型高校教學檔案管理的模式
所謂教學研究型高校指的是以學生為中心，以全面、協(xié)調、可持續(xù)的科學教育發(fā)展觀為指導，把教學與科研有機結合，把人才培養(yǎng)與學科建設有機結合，把學習、研究、實踐有機結合，以培養(yǎng)高層次、復合型、多樣化的高素質創(chuàng)新型人才為根本的高等院校。教學研究型高校的教學檔案管理同樣體現(xiàn)了以人為本的宗旨，謀求并服務于高校教學、科研的長遠發(fā)展。
對于教學研究型高校的教學檔案管理模式，從管理方法上可以采用分級管理與分類管理相結合的模式，從所采用的技術手段和服務方式上可以采用網絡化信息服務模式。
1、分級管理與分類管理相結合模式
(1)分級管理的教學檔案管理模式是指根據(jù)高校行政管理層次的劃分對教學檔案進行分級管理，即在校級教學檔案部門統(tǒng)一管理的情況下，在各院系設立教學檔案管理部門，對教學檔案實行校、院兩級管理。校級教學檔案管理部門制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序等作出明確的規(guī)定。凡是涉及全校招聘、招生、教學/考試安排、學籍及學位管理、科研成果管理等的相關文件歸入校級檔案管理部門統(tǒng)一保管，各院系產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等可由院系檔案管理部門保管。這樣既有利于優(yōu)化館藏，也方便各院系教師和管理人員的利用。
(2)分類管理的教學檔案管理模式是指根據(jù)管理對象的特點將教學檔案分類進行管理。從校級教學檔案管理的角度看，可以把教學研究型高校的教學檔案分為以下幾大類:第一大類是教學文件及規(guī)章制度，包括《教學計劃(培養(yǎng)方案)》，《教學大綱》，《教學文件匯編》，《規(guī)章制度匯編》，學校及教務處下發(fā)的各類文件、規(guī)章、規(guī)劃、計劃、總結、各種重要會議記錄原件、承辦結果等;第二大類是教師檔案，包括教師基本信息統(tǒng)計表，晉升職稱申報批準材料，教師深造證明，進修、高訪登記表，工作量考核表及考核結果總匯、評選文件、資料及獲獎證書復印件等;第三大類是科研成果檔案，包括教師的教學科研成果、成果轉化及獲獎情況，發(fā)表的學術論文、論著(譯著)、編撰的教材、省內外講學及出國講學的講義等復印件等;第四大類是教務、考務檔案，包括了在教學、考試過程中高校對各項資源的統(tǒng)一調度和安排的記錄等;第五大類是學籍檔案，包括本校所有學生的學籍檔案及學生在校期間的有價值的檔案材料等;第六大類是學位檔案。
從院系級教學檔案管理的角度看，可以把教學研究型高校的教學檔案分為以下幾大類:第一大類是教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案、實習檔案;第二大類是教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案;第三大類是教學成果檔案，包括科技制作、畢業(yè)論文成果等。
在整個教學研究型高校教學檔案管理的過程中，采用分級管理和分類管理相結合的管理模式，一方面有利于高校從宏觀角度加強信息的統(tǒng)籌規(guī)劃、收集和利用;另一方面有利于各院系對于專業(yè)信息的深層次分析和使用，有利于對問題的靈活把握和處理。
2、網絡化信息服務模式
教學檔案保管的目的就是為了開發(fā)利用。開發(fā)利用是教學檔案管理工作的重要內容，也是體現(xiàn)教學檔案價值的有效途徑。新形勢下提高檔案的利用價值，變被動服務為主動服務就是要利用計算機和網絡，探索教學檔案的現(xiàn)代化管理，通過網絡為廣大師生服務，從而更好地提高教學檔案的服務水平。
前面提到的分級管理和分類管理相結合模式是高校教學檔案資源管理方法的應用模式，從高校教學檔案管理的具體操作過程中采用的技術手段和資源開發(fā)方式看，最重要的模式就是教學檔案管理的網絡化信息服務模式。所謂的網絡化信息服務模式，實際上就是以為利用者提供方便、服務師生、服務教學、服務學校、服務教育為目的，進行教學檔案管理的信息化、數(shù)字化和網絡化。
檔案管理的信息化、數(shù)字化主要反映在兩個方面:一是紙質文檔的數(shù)字化處理，形成電子文檔;二是檔案的計算機輔助管理系統(tǒng)，以解決檔案的組卷、查找和利用問題。盡管電子文檔和紙質文檔將互動，電子文檔并不能完全替代原始手寫檔案和紙質文檔，但教學檔案管理的數(shù)字化、信息化將大大改善其管理和利用的效率。同時教學檔案的信息化管理可以降低勞動成本，提高工作效率。
教學檔案管理的網絡化主要反映在兩個方面，一是服務方式的網絡化，即檔案管理部門可以通過網絡和信息系統(tǒng)為使用者提供教學檔案信息的查詢以及檔案信息的統(tǒng)計、分析、報表制作等服務;二是教學檔案管理主體的多樣化和網絡化，以前檔案管理的主體就是特定的檔案管理人員，網絡化信息服務模式的檔案管理的管理主體不單包括了傳統(tǒng)意義的教學檔案管理人員，同時將教學檔案的使用者轉化為檔案管理主體，并分別賦予不同類別的管理主體相應的權限，比如學生也可以成為教學檔案管理的管理主體。他們可以通過網絡增加、編輯自己的個人信息，這些信息經教學檔案管理人員審核確認后即生效存檔。同樣，新的檔案管理系統(tǒng)還存在其他各種不同類別和權限級別的信息提供節(jié)點。這種網絡化的教學檔案信息系統(tǒng)不但能統(tǒng)一處理各種信息和數(shù)據(jù)，避免自相矛盾，還可以充分利用網絡來收集、共享，降低了勞動成本，同時也解決了重復勞動的問題。
參考文獻
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3、劉連玉:《高校院系級教學檔案模式及科學管理方式探討》，《泰山鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工大學學報》，2005(6):39，41。
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隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要計算機信息管理技術配合的方面不斷擴大，相比于傳統(tǒng)信息管理方法，計算機信息管理能夠處理數(shù)量巨大的信息，滿足企業(yè)管理的需求，降低企業(yè)在處理信息中產生失誤的幾率，減少人為破壞信息的風險等優(yōu)點，使計算機信息管理能夠在不同企業(yè)中廣泛的應用。
1計算機信息管理的功能
1.1信息查詢功能
計算機信息管理技術中包含各種信息查詢的工具和軟件，通過這些軟件能夠對企業(yè)的信息進行實時的查詢，并且這些交互性軟件以窗口作為媒介進行數(shù)據(jù)的查詢，這樣使信息表現(xiàn)的更為直觀。強大的信息查詢功能對計算機信息管理的發(fā)展起著強大的推動作用，為計算機信息管理技術的發(fā)展打下重要的基礎。
1.2檢索能力
由于查詢要求的不明確，查詢人員需要在查詢軟件中進行條件篩選，查詢軟件要帶有動態(tài)查詢的功能，同時查詢軟件對條件篩選出來的信息進行調整，滿足查詢人員的要求。查詢人員可以自己編寫程序創(chuàng)造新窗口進行數(shù)據(jù)查詢，還可以通過選項的方式將查詢的內容輸入到計算機查詢系統(tǒng)中，進行篩選得出最終的結果。
1.3模擬計算
計算機信息管理技術中對于企業(yè)最重要的功能就是進行模擬計算，通過在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析，以模擬軟件來模擬推算，得出相對應的結果。這種模擬結果是建立在大量信息計算的基礎上進行的，模擬的結果對于企業(yè)的項目開發(fā)有著重要的參考價值。
2計算機信息管理技術在企業(yè)中的應用
2.1信息管理中的應用
計算機管理技術相對于傳統(tǒng)管理方法有著突出的優(yōu)勢，對信息管理主要是在檔案管理上，紙質的檔案信息操作的流程很復雜，并且需要大量的時間和人力資源來進行管理，并且由于信息分辨不清導致檔案放錯的現(xiàn)象時有發(fā)生。信息管理數(shù)據(jù)化能夠節(jié)省大量的人力，并且大大減少信息管理工作人員的工作量。運用計算機信息管理技術，通過使用計算機對檔案信息進行管理，對于信息的錄入節(jié)省人力和時間，減少錄入信息過程中對于信息分別不清導致的錯誤的產生。利用計算機信息管理技術使用軟件對信息進行整理，整理后的文件信息儲存到數(shù)據(jù)庫中，并且形成對應的目錄，檔案信息管理人員能夠通過軟件對檔案信息進行管理。企業(yè)中開展項目之前要對項目的信息進行了解，應用計算機信息管理技術后，能直接調取儲存數(shù)據(jù)庫中的文件信息進行查閱，這種管理方法比傳統(tǒng)信息管理要便捷得多，運用計算機信息管理使調閱文件信息的時間大大縮短，并且不使用紙質文件，減少在檔案室中查找文件的時間，方便管理人員對文件進行管理，提高了工作的效率，保證了信息及時傳遞。計算機信息管理系統(tǒng)隨著計算機技術的發(fā)展信息的處理速度也越來越快，計算機的自動化也在不斷的發(fā)展，在進行信息錄入的過程中，計算機信息管理系統(tǒng)對于不同的信息能夠進行判斷，并進行儲存，對于信息的管理和調閱有著重要的作用。信息管理的自動化減少了人力資源的浪費，為資料的檢查和調閱提供方便。
2.2信息傳遞中的應用
對于信息的傳遞，傳統(tǒng)的管理方法，是管理人員到檔案室中查找后，對信息進行傳遞，這種文件信息的傳遞時間相對較長，影響企業(yè)工作的順利進行。應用計算機信息管理技術后，可以直接從數(shù)據(jù)庫中調取信息，并且通過電子郵件等方式進行傳遞。保證了信息的準確性和及時性，有效的縮短了文件查找和傳遞需要的時間，提高了工作的效率。企業(yè)信息庫中儲存著企業(yè)的項目信息和商業(yè)機密，計算機技術的快速發(fā)展使一些黑客利用技術手段非法的獲取企業(yè)的機密，從中獲得利益。通過計算機信息管理技術中的加密技術對企業(yè)的重要信息進行加密，做好信息的加密，并且使用特定的軟件進行信息的傳遞，避免重要信息被盜取使企業(yè)遭受損失。
2.3企業(yè)成本控制中的應用
通過計算機信息管理數(shù)據(jù)庫中的信息對企業(yè)新項目的成本進行分析，并推測企業(yè)新項目的成本，得出計算結果，并在此計算結果的基礎上對企業(yè)的成本進行控制，為企業(yè)的獲取更多的利益。計算機信息管理技術對于企業(yè)的項目可以進行修改和調整，這樣能夠優(yōu)化企業(yè)項目在施工前的設計，提高對資源的利用率。最重要的是能夠保存完整的項目數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供工作資料等信息。應用計算機信息管理技術對財務管理有著重要的幫助，在財務管理方面應用信息管理技術，使財務管理更加方便，對于財務中的分類匯總更加清晰，項目開發(fā)需要的資金等都會通過計算機信息管理系統(tǒng)上傳到數(shù)據(jù)庫中分類管理，對財務往來信息都能進行嚴格的監(jiān)控，應用計算機管理技術對項目的資金預算方面起到重要的作用，對于企業(yè)資金核算和成本的控制有著重要的參考價值。
2.4企業(yè)工程實施中的應用
在企業(yè)工程實施的現(xiàn)場中對數(shù)據(jù)和當?shù)氐牡乩砦恢玫冗M行收集，通過計算機信息管理技術對現(xiàn)場數(shù)據(jù)進行分析和處理，并對施工設計進行實時的優(yōu)化，推進工程的進度，方便工程的進一步開展。在施工過程中，計算機信息管理技術還可以在工程中的各個環(huán)節(jié)進行嚴格的監(jiān)控，對可能產生的問題及時的通知工作人員進行處理。應用計算機信息管理技術對施工方案有著優(yōu)化的作用，對資源能夠達到最大程度的運用，對于企業(yè)把握工程的實施信息有著重要的幫助。
3結論
隨著經濟全球化的發(fā)展，計算機信息管理技術已經被應用在各個企業(yè)中，通過計算機信息管理在企業(yè)中的應用，能夠提高企業(yè)的工作效率，保證企業(yè)在項目施工中資源的合理利用，為企業(yè)帶來更大的經濟利益，從而促進計算機信息管理技術的發(fā)展。
參考文獻
一、提高綜合工作素質
在一個單位中，要做好綜合檔案管理工作，那么這項工作就必須引起領導的足夠重視，只有這樣，這項工作才能夠順利開展。領導對檔案工作的認同感決定了檔案工作人員的工作態(tài)度，從而也就決定了綜合檔案管理工作的質量。作為檔案管理的工作人員，應當盡可能發(fā)揮自己的主觀能動性，做好自己的工作，讓檔案管理工作為單位工作的順利開展更好地服務，讓領導看到這項工作的重要性和必要性，從而重視起來。就檔案的管理工作而言，工作人員的工作態(tài)度是最重要的，其次，要提高工作效率和工作質量。領導的重視程度是通過工作人員的基本工作起作用的，所以檔案工作者就要發(fā)揮主觀能動性，爭取得到領導的重視，在日常工作中注意做到以下兩點：
1、端正工作態(tài)度，做好本職工作，爭取得到領導對自己工作的滿意。領導對檔案工作的重視程度很大程度上是取決于對工作人員的工作質量和對領導的印象上。因此，作為一名檔案工作者，首先就要愛崗敬業(yè)，忠于職守，給領導留下一個好的印象。
2、加強檔案重要性的宣傳。在單位里，有的領導對檔案的重視工作不夠，他們看來檔案對開展其他工作是可有可無的，是不足輕重的。這是因為他們缺乏對檔案管理工作的認知度。此時，最需要的的就是檔案工作者的宣傳工作。工作者應該經常拿一些單位里的重要的文件資料給領導看，在領導的腦海里對檔案的相關工作形成深刻印象，受到深刻的啟發(fā)，在實踐中加以應用。找機會跟領導談談檔案 管理工作的重要性，最大程度提高領導對檔案管理工作的認同感。
二、綜合各種可利用的資源，實現(xiàn)綜合檔案管理現(xiàn)代化
伴隨著現(xiàn)代社會各項工作的迅速發(fā)展，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大變化，產生了一系列亟待解決的問題。例如，檔案的數(shù)量越來越多，檔案的分類管理體系越來越龐雜等。因此，現(xiàn)在的檔案管理對管理者的要求是非常高的，時下必須采用現(xiàn)代化管理手段方法才能有效解決新形勢下檔案管理中的各種問題。
1、加強職業(yè)素質，提高管理意識
檔案管理工作是一項對專業(yè)素質要求很高的工作，要求工作人員必須有過硬的檔案管理專業(yè)知識，高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，還要有樂于奉獻的精神。對于管理者來說，就要經常涉獵一些相關的資料，增長自己的知識領域，提高自身的綜合素質，與時俱進，做好新時代下的檔案管理工作。
2、提高自身綜合管理素質
傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是依賴手工抄寫，其特點是容易操作，但是工作效率低下，而且出錯率較高。隨著電子技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的手寫檔案工作方式幾乎絕跡，現(xiàn)在的檔案管理工作全部依賴于計算機，這種先進的科技手段和檔案管理技能到需要檔案管理者去掌握和熟練運用。檔案管理者要注意提高自己的職業(yè)技能，在崗位上邊工作邊學習，及時掌握最新的管理方法和計算機使用技巧，注意關注積累信息文化，努力使自己成長為一名綜合素質高的檔案管理工作人才。
3、利用現(xiàn)有的資源做好檔案管理工作
檔案匯集了大量的信息，是一種豐富的信息資源。也因此檔案整理工作變得繁瑣，重復工作多，勞動強度大?，F(xiàn)在借助于計算機來處理，就變得簡單的多了，而且受到了事半功倍的效果。在進行人事立卷是工作人員根據(jù)自己的習慣來將資料整理分類，雖然分類都是按照統(tǒng)一的標準進行的，但是由于個人主觀因素的差異，會出現(xiàn)分來不準的現(xiàn)象，給立卷工作帶來諸多不便。因此，計算機管理的優(yōu)勢就凸顯出來，盡可能減少手工操作的失誤，提升工作的效率。
三、加強培訓的工作力度，全面提升管理工作者的綜合素質
檔案管理工作者的業(yè)務水平直接影響了檔案管理工作的質量。檔案管理者為了能夠更好地適應工作的需要，就要充分發(fā)揮其主觀能動性和創(chuàng)造性，全面提升自身的知識水平和管理的能力。為了不適應檔案管理工作的變化，簡化工作強度，就要轉變工作觀念，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，學習新的管理方法和運用新的管理工具。
1、增強繼續(xù)教育力度
發(fā)展繼續(xù)教育為進一步適應新的工作環(huán)境和工作內容。首先要解決的是要充分認識到繼續(xù)教育在檔案管理工作中的重要性和實際意義；其次，要適應時展的要求，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理工作人才。
2、加強制度建設，建立運行機制
開展檔案工作的培訓的關鍵就是要建立一個良好的運行機制。首先要建立關于實行繼續(xù)教育的管理制度，并嚴格實行；其次，在此基礎上建立繼續(xù)教育的激勵和約束機制，監(jiān)督和保障此機制的順利實施。
3、開展綜合培訓，提高業(yè)務水平
結合個人職業(yè)素養(yǎng)的程度，在開展培訓時要分層次、按崗位、多渠道、多形式進行。按時、按需要提供給檔案工作者學習機會，盡快、盡最大程度提高其職業(yè)水平。經常普及相關知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等都會涉及到。最后還要加強科學信息知識的學習，將現(xiàn)代化科學技術應用到檔案的管理工作中，在工作方法和途徑上直接提高管理工作的效率。
四、做好檔案管理工作具有重要意義
縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門不僅要負責單位內部的人事管理工作，而且要負責（參與）全縣（區(qū)）行政事業(yè)單位、學校、醫(yī)院、國有企業(yè)等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規(guī)范化、科學化，這樣才能達到服務單位、服務全縣（區(qū)）的目標。
1、人力資源和社會保障部門的發(fā)展要求規(guī)范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規(guī)范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規(guī)范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關信息，科學的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規(guī)范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。
2、其他主體的需求要求規(guī)范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負責指導、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區(qū)一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區(qū)域內部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規(guī)范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現(xiàn)信息獲取難、資料借閱手續(xù)復雜等問題，相反，如果文書檔案管理規(guī)范，則可以為其他單位提供高效優(yōu)質的服務。
3、文書檔案工作本身的發(fā)展要求推行規(guī)范化管理。當前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)要求文書檔案的內容信息化，并積極利用信息化管理工具規(guī)范文書檔案管理，如開發(fā)出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規(guī)范文書檔案管理工作。
二、縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題
雖然我國縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現(xiàn)在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質有待提升等方面。
1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規(guī)范化管理的基礎，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導性的文件，如明確崗位職責等，但對于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規(guī)定，導致文書檔案管理中缺乏指導實踐的制度。
2、管理方法相對滯后。管理方法是規(guī)范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關規(guī)定科學的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導致管理不規(guī)范。其次，信息化手段的利用來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術等管理帶來的便利，沒有開發(fā)相應的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理，導致規(guī)范中規(guī)范化難度大。
3、管理人員素質有待提升。管理人員素質的高低直接關系到規(guī)范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導致其在文書檔案管理中面臨很多專業(yè)性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續(xù)教育缺乏，由于這一崗位工作創(chuàng)新需求少，人力資源和社會保障部門內部對這一崗位的培訓投入相對不足，難易為規(guī)范化管理提供支持。
三、促進縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規(guī)范化的思考
文書檔案管理規(guī)范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓，加強文書檔案規(guī)范化管理設施建設，并制定規(guī)范化管理制度，確實推動規(guī)范化管理落到實處。
設備是企業(yè)固定資產的重要組成部分，在制造類企業(yè)的固定資產中,設備的價值占70 %左右。同時，設備維護費用也是企業(yè)生產經營成本的主要內容之一，通過加強設備管理,國外的制造企業(yè)可以節(jié)省8%～30%的運營費用。而且，隨著自動化程度的提高,大部分的制造任務將由設備直接完成，設備管理的好壞直接關系到企業(yè)生產是否正常運作。隨著信息化在制造業(yè)的不斷推進，企業(yè)逐漸采用信息技術來加強設備管理，建立設備管理信息系統(tǒng)，以提高設備運行效率，降低設備維修成本和故障停機損失。
一、設備管理信息系統(tǒng)的發(fā)展和現(xiàn)狀
20世紀60年代，為實現(xiàn)準時生產、減少庫存，美國Joseph博士提出了物料需求計劃（Material Requirement Planning,簡稱MRP），MRP將企業(yè)生產中所需物料分為獨立物料和相關物料，根據(jù)產品完工日期和產品結構確定不同時期的物料需求，制定生產計劃。MRP中對設備進行管理主要體現(xiàn)在其根據(jù)現(xiàn)有企業(yè)設備加工能力對生產計劃進行調整，此種設備管理是被動的、靜態(tài)的，不能挖掘設備潛力，提高設備的管理效率，主動為企業(yè)生產服務。 20世紀80年代初，Oliver在MRP的基礎上提出了制造資源計劃(Manufacturing Resource Planning，簡稱MRPⅡ），MRPⅡ在MRP的基礎上把生產、銷售、財務、采購等緊密結合起來，組成了一個全面生產管理的集成化優(yōu)化模式，但MRPⅡ在設備管理方面仍然沒有很大突破。
20世紀90年代，美國IT咨詢公司Gartner Group Inc.在MRPⅡ的基礎上提出了企業(yè)資源計劃（enterprise resource planning,簡稱ERP）。ERP加強了對設備的管理,開發(fā)專門的設備管理模塊，但其主要功能僅局限于設備臺帳和檔案管理 ，主要利用計算機對設備的基本信息進行規(guī)范化管理，而且各部門的設備管理系統(tǒng)自成體系,缺乏溝通和聯(lián)系,形成“信息孤島”。經常出現(xiàn)制造部門為了干工期，使設備帶病工作；設備管理部門不了解設備實際使用情況，造成設備維護不足或維修過渡；采購部門不能根據(jù)企業(yè)生產情況，對設備和備件進行動態(tài)采購，設備管理效率不高。
隨著現(xiàn)代制造業(yè)競爭的不斷加劇，社會需求日益多樣化，產品更新速度加快，企業(yè)生產任務復雜多變，設備自動化、專業(yè)化程度不斷提高。在這種形勢下,傳統(tǒng)設備管理系統(tǒng)愈發(fā)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)設備管理的需要。因此,本文提出一個基于動態(tài)思想的設備管理信息系統(tǒng)理論,通過對設備進行動態(tài)數(shù)據(jù)采集、動態(tài)分類、動態(tài)預警、動態(tài)調度、動態(tài)故障分析診斷，提高設備管理效率，降低設備維護成本和故障停機損失，為企業(yè)生產提供增值服務。
三、動態(tài)設備管理信息系統(tǒng)設計
動態(tài)設備管理信息系統(tǒng)主要包括六大模塊：設備基本信息動態(tài)管理模塊、設備動態(tài)分類管理模塊、設備動態(tài)預警模塊、設備故障動態(tài)分析模塊、設備管理動態(tài)調度模塊以及備件動態(tài)管理模塊。
1.設備基本信息動態(tài)管理模塊。基本信息管理除了實現(xiàn)ERP所具有的設備臺帳管理、檔案管理，設備變動管理等功能外，還要實現(xiàn)對設備的動態(tài)信息管理，建立開放、多節(jié)點設備樹，以設備的具體部位為對象進行管理，將設備的保養(yǎng)、點檢、故障、維修等數(shù)據(jù)信息進行動態(tài)的量化管理，為設備管理提供有效決策分析。
2.設備動態(tài)分類管理模塊。制造企業(yè)有成千上萬臺設備，每個設備的功能、運行狀況、對質量的影響程度等各不相同，同時，隨著企業(yè)生產任務的變化，每臺設備在企業(yè)中的重要程度在不斷變化，因此要對每臺設備進行動態(tài)分類管理，根據(jù)設備的不同類型采用預防維修、狀態(tài)檢修、事后維修等相應的設備維修策略，避免維護不足或維護過度。根據(jù)設備功能，將設備分為三類：機加設備、動力設備、輔助設備。再根據(jù)三類設備的特性，建立動態(tài)評價體系，按照重要程度將每類設備進一步劃分為：關鍵設備、重要設備和一般設備，并隨著指標的變化，定期對設備重要程度進行動態(tài)調整。
3.設備動態(tài)預警模塊。根據(jù)設備性能預先設置設備各種運行指標預警值，系統(tǒng)對設備這些關鍵數(shù)據(jù)進行動態(tài)檢測，當發(fā)現(xiàn)某項指標達到預警值，就會自動發(fā)出預警，通知設備維修部門以及設備使用部門及時采取預防措施。在設備出現(xiàn)潛在故障時及時進行處理，避免設備發(fā)生故障，消除潛在的維修費用及降低設備停機損失。例如，當某臺設備運轉一定時間，系統(tǒng)會自動提示對設備進行保養(yǎng)；當電力設備負荷過大或溫度過高，系統(tǒng)會進行預警。
4.設備故障動態(tài)分析模塊。設備管理部門對關鍵設備主要運行指標進行動態(tài)記錄，并傳送給設備供應商，設備供應商實時掌握設備運行情況，供應商利用自己強大的專家隊伍對設備運行數(shù)據(jù)進行分析，為設備的遠程診斷和在線診斷提高信息平臺。另外，企業(yè)通過信息系統(tǒng)對設備故障進行記錄，對故障的發(fā)生日期、原因、解決方法、維修時間、維修成本等信息進行動態(tài)記錄，把企業(yè)分散的維修信息和經驗進行系統(tǒng)動態(tài)整理，為設備管理部門提供決策支持。
5.設備管理動態(tài)調度模塊。系統(tǒng)根據(jù)設備動態(tài)分類模塊中每類設備的不同管理策略，合理調度設備管理人員對設備進行管理。當企業(yè)任一設備出現(xiàn)故障或運行不正常，立即將故障癥狀及設備代碼等信息在動態(tài)調度模塊中報告給設備管理部門，設備管理部門運用動態(tài)調度系統(tǒng)對維修工作和維修資源進行統(tǒng)籌優(yōu)化。
6.備件動態(tài)管理模塊。備件管理是保障設備正常運行的第二道防線，有效的備件管理可以縮短設備修理停歇時間。根據(jù)備件使用頻率、采購周期、所屬設備的重要程度、價值，將備件分為關鍵備件、重要備件和一般備件，并對三類備件分類進行動態(tài)調整。關鍵備件實行定額儲備，重要備件采用經濟批量采購，一般備件修前隨時采購。并且根據(jù)備件的消耗情況，系統(tǒng)動態(tài)提醒采購人員及時采購。
動態(tài)設備管理系統(tǒng)除了建立以上六個動態(tài)管理模塊外，還要加強與企業(yè)生產計劃系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等數(shù)據(jù)共享，整合各系統(tǒng)數(shù)據(jù)，優(yōu)化企業(yè)設備管理資源，實現(xiàn)動態(tài)設備管理。
設備的正常運轉是生產計劃順利實施的前提，改進設備管理方法是降低企業(yè)成本的重要措施。動態(tài)設備管理系統(tǒng)將對企業(yè)提高設備管理效率、增強企業(yè)競爭力發(fā)揮重要作用。
作者單位：北京化工大學
參考文獻：
1.隨著現(xiàn)代經濟的市場化，企業(yè)員工也從原來的終身制變成聘用制合同工之類的，這也大大增加了員工的自由度。員工可依據(jù)自身的優(yōu)勢自由的流動，與其對應的檔案也會隨著人員的流動而頻繁的更換單位。如果企業(yè)自身進行檔案管理，必然會增加繁重的檔案管理工作，也會增加企業(yè)的管理成本，因為還要找地方放置檔案，還要配備人員進行檔案的看管等之類的。將檔案交于社會上機構進行管理，這些專門的機構憑著自身專業(yè)的管理水平，對檔案實行專業(yè)化的管理，不僅減輕企業(yè)的負擔，還能從容的面對企業(yè)員工的流動。
2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個人的資歷和學歷的信息，還反映出人有沒有犯過什么錯誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實性就大大折扣。由于現(xiàn)在企業(yè)的數(shù)量眾多，對于高素質人才的需要也越來越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對于告訴人才的引進也能提供好幫助。隨著現(xiàn)代教育水平的提高，高等人才也越來越多，有些企業(yè)為了強留這些人才，就會以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業(yè)去發(fā)展，這不僅影響企業(yè)的管理，也會影響員工的發(fā)展，所以傳統(tǒng)的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會化發(fā)展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實、安全和公平。
二、企業(yè)檔案管理社會化的可行性
1.由于現(xiàn)在的時代是信息化的時代，距離已不再是問題。各種的信息技術遍布在我們身邊的每一地方。由于企業(yè)本身不可能對檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導致企業(yè)本身不可能有效的滿足企業(yè)管理的需要。由于專門的檔案管理機構，有著先進的技術手段，利用信息技術，是企業(yè)和檔案管理機構更能有效的進行溝通和及時掌握檔案管理的最新動態(tài)，進而降低企業(yè)的成本，提高管理水平。
2.隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的需要也越來越多，因此檔案管理的工作也會隨著企業(yè)規(guī)模的變大而需投入大量的財力、物力，進而增加企業(yè)的負擔，長久下去對企業(yè)的發(fā)展也是非常不利的。企業(yè)要想解決這類問題，檔案管理外包的形式就出現(xiàn)了，這些檔案管理的機構能夠為企業(yè)檔案管理提供方便，科學化的管理服務體系是企業(yè)不可比擬呢，增加了企業(yè)對檔案管理的需求，提高效率，為企業(yè)提供高質量的服務，企業(yè)不再為此有過多的投入，進而增加企業(yè)的競爭力。
3.我國的法律法規(guī)明確的規(guī)定了檔案管理機構的權利和義務，對企業(yè)檔案的保密性也做了很多規(guī)定，這些機構也有義務為企業(yè)提供檔案管理的各項服務。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，檔案管理的服務市場不斷的健全和完善，無論是在服務的內容還是方式更加的科學化、規(guī)范化，或許企業(yè)想不到的、考慮不到的一些問題，這些檔案管理的機構就會想到和考慮到，為企業(yè)提供周全的服務和保障。這樣就有效的保證企業(yè)檔案管理的社會化需要，也能更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務。
三、企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)
1.企業(yè)檔案管理社會化的第一步就是集中統(tǒng)一管理，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，企業(yè)一般都會根據(jù)員工的崗位、學歷等方面進行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進而加重企業(yè)管理的負擔，阻礙企業(yè)長久的發(fā)展。于是，社會化的檔案管理模式，就是管理機構進行檔案的統(tǒng)一管理，這些機構有一套專業(yè)的科學管理方法，相比企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是非常有優(yōu)勢，這樣交給這些專門的機構，企業(yè)不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態(tài)，使之更具體化、專業(yè)化。
