時(shí)間：2023-06-26 10:18:38
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電子檔案是紙質(zhì)檔案的另一種儲(chǔ)存形式，它是以數(shù)字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經(jīng)鑒定后有保存價(jià)值的且已經(jīng)歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質(zhì)檔案的一般性特點(diǎn)以外，還具有自身特性，總結(jié)如下：
1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計(jì)算機(jī)解碼 電子檔案不像紙質(zhì)文獻(xiàn)那樣使用人人可以直接讀出的文字進(jìn)行記錄，而是將信息以數(shù)字代碼方式記錄在磁介質(zhì)和光介質(zhì)等載體上，人無(wú)法直接讀出，必須使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼后才能轉(zhuǎn)變?yōu)槿丝勺R(shí)讀的信息。電子檔案必須在計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都齊全的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。
2.電子檔案存儲(chǔ)密度極高，所需存儲(chǔ)空間小 相較于紙質(zhì)檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤(pán)為例，它的容量是以兆、千兆、百萬(wàn)兆為單位的。以1兆為例，硬盤(pán)上的1G容量大約可以儲(chǔ)存536870912個(gè)漢字，如果一本紙質(zhì)書(shū)是10萬(wàn)字，那么1G大約相當(dāng)于5400本書(shū)。據(jù)某公司的存儲(chǔ)產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)報(bào)告，預(yù)計(jì)到2016年硬盤(pán)的面密度將提高兩倍以上，最高將達(dá)到1800Gb每平方英寸，從而大大節(jié)約電子檔案存儲(chǔ)空間。
3.便于復(fù)制和共享 電子檔案的信息可以輕松實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或其他介質(zhì)進(jìn)行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。
二、電子檔案的管理方法
傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)一般分為六個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行，只在具體方法上有所不同。
1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門(mén)將具有查考利用價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為電子文件或者收集具有保存價(jià)值的電子信息。電子檔案信息通常可以分為三類：（1）與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的信息。在收集這類信息時(shí)，要注意與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，建立統(tǒng)一文件編號(hào)。（2）在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的信息。應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或拷貝件保留。（3）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。在信息收集工作結(jié)束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過(guò)分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類和編號(hào)，組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。需注意的是，在收集過(guò)程中應(yīng)當(dāng)保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?/p>
2.信息整理 在電子檔案的整理過(guò)程中，不再有“案卷”這一基本單位，因?yàn)殡娮游募柚谟?jì)算機(jī)，可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門(mén)進(jìn)行分類和組卷。整理工作結(jié)束后要進(jìn)行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，二是網(wǎng)絡(luò)歸檔和移交。不管哪一種方式都需要配置專門(mén)的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀問(wèn)題?？傊娮訖n案信息整理就是將第一步收集到的信息進(jìn)行組盤(pán)，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過(guò)拷貝組合到同一磁盤(pán)、光盤(pán)或磁帶等載體上，也就是整理接收來(lái)的軟盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。
3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個(gè)方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問(wèn)題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%，以免發(fā)生化學(xué)反應(yīng)；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對(duì)光盤(pán)等的破壞；（4）遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和電場(chǎng)，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動(dòng)；（6）防止有害生物等。注意庫(kù)房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產(chǎn)生霉菌，并注意定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒?？傊娮訖n案進(jìn)入庫(kù)房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護(hù)和檢測(cè)，并適當(dāng)進(jìn)行備份。第二，維護(hù)所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個(gè)重要方面是防止信息被竊，維護(hù)信息安全，一是密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，及時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)和更新，適時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；二是加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴(yán)格禁止使用封存盤(pán)來(lái)提供檔案利用，電子檔案入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過(guò)程中的泄密和損傷信息。
4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長(zhǎng)的時(shí)間，所以，在歸檔時(shí)，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時(shí)的、有效的電子文件，即確認(rèn)歸檔的電子文件的原始性、真實(shí)性則是首要任務(wù)。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長(zhǎng)短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開(kāi)始進(jìn)行。鑒定的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一樣，是對(duì)其保存價(jià)值進(jìn)行判斷和預(yù)測(cè)，不同的是在判斷過(guò)程中要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析。此外，還需要對(duì)文件進(jìn)行必要的技術(shù)鑒定，即可讀性鑒定、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。因?yàn)閷?duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。
5.檔案統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過(guò)表冊(cè)和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過(guò)程。電子檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過(guò)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來(lái)表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來(lái)描述檔案工作中的現(xiàn)象。（2）檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查。其目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。（3）對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納整理。（4）檔案統(tǒng)計(jì)分析。主要是對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的有效方法。
6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權(quán)，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個(gè)方面：（1）對(duì)用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進(jìn)行使用權(quán)限的審核，首先是根據(jù)人員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)登錄，由系統(tǒng)自動(dòng)判定使用者身份的合法性及使用權(quán)限，并進(jìn)行跟蹤記錄；其次電子檔案的內(nèi)容應(yīng)設(shè)置保密級(jí)別和開(kāi)放程度。（2）對(duì)檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲(chǔ)模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉(zhuǎn)換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過(guò)程中不發(fā)生內(nèi)容的篡改。二是建立一套技術(shù)驗(yàn)證機(jī)制保證原始電子檔案的真實(shí)性。（3）安全保密措施。網(wǎng)絡(luò)傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。根據(jù)電子檔案的保密級(jí)別，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)傳輸保障體系。按照密級(jí)，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內(nèi)部使用和公眾使用。還可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的技術(shù)，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。
三、電子檔案管理工作的重點(diǎn)與難點(diǎn)
從目前來(lái)看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問(wèn)題較為突出，既是管理的難點(diǎn)，也是管理的重點(diǎn)。筆者認(rèn)為應(yīng)從環(huán)境、設(shè)備、策略、技術(shù)等各方面采取有效措施，確保在每一個(gè)環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強(qiáng)安全意識(shí)，既要提高信息服務(wù)質(zhì)量和效率，也要增強(qiáng)工作責(zé)任心和保密意識(shí)；其次，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范；再次，營(yíng)造良好的檔案儲(chǔ)存環(huán)境。只有從各方面加強(qiáng)安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。
電子檔案可以在數(shù)字化設(shè)備和環(huán)境中生成，以數(shù)字代碼的形式存儲(chǔ)于磁帶、光盤(pán)等載體中，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點(diǎn)，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。然而，電子檔案作為一項(xiàng)正在發(fā)展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點(diǎn)。文章通過(guò)研究分析現(xiàn)行電力系統(tǒng)中電子檔案的管理方法，總結(jié)出現(xiàn)的不足和弊端，最終給出提升電力系統(tǒng)電子檔案管理水平的思路。
一、當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
結(jié)合電力系統(tǒng)的行業(yè)特征與筆者的在檔案管理工作中的從業(yè)經(jīng)歷，筆者認(rèn)為，當(dāng)前電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作主要存在以下問(wèn)題：
（一）責(zé)任分工不明確，檔案歸檔不完整。
檔案工作是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，影響著企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展，然而現(xiàn)如今仍然有許多電力企業(yè)不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責(zé)任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責(zé)任部門(mén)與檔案管理部門(mén)責(zé)任分工不明確，歸檔責(zé)任部門(mén)對(duì)電子檔案的歸檔缺乏主動(dòng)性和能動(dòng)性，而檔案管理人員不明確自己的職責(zé)范圍，對(duì)所產(chǎn)生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時(shí)，歸檔不完整，歸檔遺漏等問(wèn)題。近些年，電力企業(yè)存在著的產(chǎn)權(quán)過(guò)戶，項(xiàng)目招標(biāo)，資產(chǎn)重組等企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展中面臨的問(wèn)題，由此產(chǎn)生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應(yīng)知識(shí)，導(dǎo)致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了困難。
（二）電子檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足。
管理工作效果的好壞最終是由組織和人來(lái)決定的，管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)可以影響電子檔案工作的實(shí)施效果。目前電力系統(tǒng)的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象在電力系統(tǒng)的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)認(rèn)識(shí)的缺乏也制約了其對(duì)于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統(tǒng)電子檔案管理的培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)落后，大多數(shù)電力企業(yè)缺乏有效的電子檔案管理培訓(xùn)體系，將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)能力的因果關(guān)系分離開(kāi)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)電子檔案管理者的業(yè)務(wù)能力滯后。
（三）電力系統(tǒng)電子檔案管理工作投入不夠。
伴隨著電力企業(yè)發(fā)展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設(shè)施已不能滿足工作要求，是從設(shè)備，房間，環(huán)境等方面都需要進(jìn)一步升級(jí)。從電力企業(yè)中電子檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴(yán)重滯后的問(wèn)題。有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的檔案室，有的企業(yè)雖然有單獨(dú)的檔案資料室，但卻缺乏安全防護(hù)的措施，存在著巨大的安全隱患；企業(yè)管理工作中缺乏對(duì)于電子檔案管理工作的足夠重視，導(dǎo)致電子檔案管理工作不能做到實(shí)處。
（四）缺乏統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
電力系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同一個(gè)工程項(xiàng)目在不同的企業(yè)建檔過(guò)程可能采用不同的編號(hào)信息，這就造成了電力企業(yè)之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現(xiàn)出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業(yè)忽視了檔案管理的基礎(chǔ)性工作，沒(méi)有建立統(tǒng)一的電子檔案建檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這為檔案資料的后續(xù)管理工作造成了困難。
二、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的改進(jìn)措施及發(fā)展方向
針對(duì)當(dāng)前電力系統(tǒng)電子檔案存在的主要問(wèn)題，筆者認(rèn)為，電力系統(tǒng)中電子檔案工作的改進(jìn)和發(fā)展應(yīng)從以下幾方面著手：
（一）建立完善的電子檔案管理工作責(zé)任制。
電子檔案作為新時(shí)代的產(chǎn)物，它的應(yīng)運(yùn)而生也為檔案管理工作帶來(lái)了一系列新問(wèn)題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責(zé)任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并且進(jìn)行操作權(quán)限的限制，這樣既可以保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，又可以保證信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據(jù)管理人員的級(jí)別和職務(wù)，明確個(gè)人管理任務(wù)分工，避免出現(xiàn)越權(quán)操作，工作無(wú)人負(fù)責(zé)的亂象。要嚴(yán)格控制檔案文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的責(zé)任劃分，檔案部門(mén)在接受，歸檔過(guò)程中制定文件真實(shí)性，完整性的工作責(zé)任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉(zhuǎn)電子檔案信息的完整性和保密性的工作責(zé)任。進(jìn)一步明確電力系統(tǒng)各部門(mén)之間的工作責(zé)任界面，各司其職，完善電子檔案工作責(zé)任制度。
（二）增強(qiáng)電力系統(tǒng)電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。
電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前工作需求。首先，應(yīng)該建立完善的檔案管理培訓(xùn)制度，強(qiáng)化管理人員應(yīng)用信息化設(shè)備的能力。當(dāng)前社會(huì)信息化技術(shù)水平不斷提高，需要我們結(jié)合利用不斷創(chuàng)新的電子技術(shù)，結(jié)合電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展理念，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的力量，電力企業(yè)可以通過(guò)培養(yǎng)檔案管理的綜合人才，使企業(yè)逐漸適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的發(fā)展，以此提升企業(yè)檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)及職業(yè)道德，檔案工作作為企業(yè)的工作基礎(chǔ)，涉及企業(yè)信息安全問(wèn)題，因此，要加強(qiáng)電子檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，防范利用檔案信息進(jìn)行交易等現(xiàn)象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統(tǒng)內(nèi)部要強(qiáng)化電子檔案管理人員的知識(shí)體系，尋找更多的途徑和層次培養(yǎng)專業(yè)化、知識(shí)化的檔案管理人才。
（三）加大電力系統(tǒng)電子檔案管理的工作投入。
電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比較雖然節(jié)省了大量的空間，但也需要企業(yè)投入大量的人力物力資源，傳統(tǒng)的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級(jí)才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機(jī)，高速掃描儀，光盤(pán)刻錄機(jī)的更新升級(jí)。其次，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，激發(fā)各部門(mén)檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業(yè)檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實(shí)。除此之外，安全問(wèn)題已經(jīng)成為電力系統(tǒng)電子檔案管理工作的關(guān)注重點(diǎn)，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統(tǒng)隨時(shí)面臨崩潰的危險(xiǎn)，因此，應(yīng)該在如何保證數(shù)據(jù)庫(kù)安全方面加大投入，使電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)固若金湯。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化部門(mén)與檔案管理部門(mén)的交流合作，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)部門(mén)的信息化技術(shù)，加快檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以此進(jìn)一步提升檔案部門(mén)的服務(wù)水平。
（四）規(guī)范建檔標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子檔案的共享和利用。
電力系統(tǒng)內(nèi)部各部門(mén)要制定統(tǒng)一的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格的編碼格式，便于各部門(mén)之間檔案文件的檢索和傳輸，同時(shí)也可以切實(shí)提高檔案信息的實(shí)效性。其次，在電子檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，電力系統(tǒng)可以建立統(tǒng)一的電子數(shù)字化檔案館，其可以整合系統(tǒng)內(nèi)部的檔案信息和數(shù)據(jù)資源，加強(qiáng)各企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺(tái)，電力系統(tǒng)各企業(yè)之間可以加強(qiáng)信息交換，以此增強(qiáng)檔案工作方法的研究意識(shí)，為電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展貢獻(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的第一手資料。電力系統(tǒng)內(nèi)部要實(shí)行檔案工作統(tǒng)一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環(huán)節(jié)在同一的制度和條件下運(yùn)行。電力系統(tǒng)內(nèi)部各企業(yè)之間要建立統(tǒng)一的檔案管理權(quán)限制度，實(shí)行由上而下垂直的使用權(quán)限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業(yè)務(wù)交流。
三、結(jié)束語(yǔ)
總之，電子檔案管理工作是一門(mén)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展前景的學(xué)問(wèn)，做好電子檔案管理工作也是一個(gè)循序漸進(jìn)以及不斷探究的過(guò)程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質(zhì)和水平，不斷發(fā)現(xiàn)工作中所存在的問(wèn)題，探索解決問(wèn)題的對(duì)策和方案。同時(shí)作為電力企業(yè)，要不斷完善電子檔案管理制度，切實(shí)有效加強(qiáng)管理投入，高度重視檔案管理工作，促進(jìn)電力系統(tǒng)中電子檔案管理工作效率的提升。
【參考文獻(xiàn)】
[1]王艷芳,安麗娟.高校電子檔案開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2014(8).
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時(shí)也面臨著風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一定要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于此，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點(diǎn)，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）
1. 預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
深入并且細(xì)致的對(duì)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施方案進(jìn)行研究和分析，是開(kāi)展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險(xiǎn)的最為有效的措施方案，而提前性的對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，則可以使得風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)降至最低。首先，需要建立起嚴(yán)格的限制權(quán)限，各個(gè)級(jí)別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進(jìn)行工作，并且使用檔案。同時(shí)，還需要進(jìn)行逐級(jí)別的審批，保證審批工作的嚴(yán)格與可靠，進(jìn)行工作權(quán)限的認(rèn)定，注意針對(duì)信息進(jìn)行管理和保存。最后，則是需要針對(duì)使用的規(guī)范，對(duì)使用的權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)備份的文件進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過(guò)程當(dāng)中，也需要對(duì)其安全性進(jìn)行研究與探討，避免錯(cuò)誤的操作、避免外界的干擾對(duì)操作造成不利的影響。對(duì)于整個(gè)檔案信息的使用過(guò)程，進(jìn)行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。
2. 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
針對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)避免，需要從以下幾個(gè)方面做起：
（1）加強(qiáng)最新技術(shù)的獲取，同時(shí)全面的保證安全的可靠性。在計(jì)算機(jī)時(shí)代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最為有效的方式，就是針對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，只有通過(guò)這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護(hù)。首先，需要對(duì)加密的技術(shù)進(jìn)行提升，分級(jí)別、分層次的對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)保證密碼不會(huì)在一定的時(shí)間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范。其次，還需要對(duì)適合的檔案軟件進(jìn)行制定，選擇最佳的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級(jí)別以及訪問(wèn)的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識(shí)。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識(shí)，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實(shí)踐的工作當(dāng)中加強(qiáng)工作人員的安全管理意識(shí)以及檔案管理的能力，這一點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風(fēng)險(xiǎn)的防范必須要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對(duì)于電子信息檔案的使用過(guò)程之中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，也需要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理，針對(duì)在計(jì)算機(jī)維修時(shí)期之內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)的企業(yè)還需要重點(diǎn)的注重對(duì)于可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，采取一系列主動(dòng)的措施方案進(jìn)行應(yīng)對(duì)。尤其是對(duì)于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時(shí)代而言，還需要采取必要的、有針對(duì)性的并且切實(shí)可行的防范措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理。
3. 分散風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)現(xiàn)階段檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險(xiǎn)的措施方案有著全面的了解和細(xì)致的掌握。接下來(lái)，將針對(duì)分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
將檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實(shí)質(zhì)，是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分散，并且將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至其他的地方，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對(duì)配置的基本模式進(jìn)行修改，并且購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的保險(xiǎn)、外包至其他的機(jī)構(gòu)等等，都可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果，并且這一手段方式也是未來(lái)對(duì)于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過(guò)這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險(xiǎn)變得更加簡(jiǎn)單化，對(duì)于原來(lái)的電子信息進(jìn)行必要的改進(jìn)，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進(jìn)，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，是非常有效的降低風(fēng)險(xiǎn)的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且如何將風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的損失降至最低，同時(shí)找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項(xiàng)重點(diǎn)性的工作。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險(xiǎn)的控制計(jì)劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實(shí)施的基礎(chǔ)之上，全面的針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的影響進(jìn)行分析和研究，并且對(duì)其后果進(jìn)行探討，是非常有必要的。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的成本的損失進(jìn)行探析，同時(shí)對(duì)檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認(rèn)為電子信息檔案的操作是無(wú)危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)的，所以，這樣的觀點(diǎn)就為風(fēng)險(xiǎn)管理工作帶來(lái)巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時(shí)刻的提醒自己，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防范，并且采取切實(shí)可行的措施手段，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴(yán)格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作過(guò)程當(dāng)中，還需要對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行提升，對(duì)于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時(shí)的進(jìn)行處理，保證在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之時(shí)，將其所帶來(lái)的危害降至最低。
5. 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，根據(jù)對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制進(jìn)行全面的分析和研究，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的措施方案，進(jìn)行了深層次的論述，同時(shí)，對(duì)于分散風(fēng)險(xiǎn)的方式、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的方式技術(shù)等，都進(jìn)行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]王平.淺議電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與防范的措施技術(shù)方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)科學(xué)資訊，2010.10：233-238
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國(guó)單位檔案管理工作均面臨重要的改革問(wèn)題，對(duì)于單位檔案管理人員來(lái)講，必須結(jié)合當(dāng)前時(shí)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對(duì)于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲(chǔ)信息，顯著降低信息存儲(chǔ)占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過(guò)程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時(shí)可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來(lái)，并能及時(shí)依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。最后還能隨時(shí)進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。
2我國(guó)單位檔案管理中的弊端
我國(guó)當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過(guò)程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會(huì)上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來(lái)看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識(shí)，加大對(duì)檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問(wèn)題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個(gè)原因則是技術(shù)問(wèn)題。一些單位不能與時(shí)俱進(jìn)，電子存儲(chǔ)設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)破壞問(wèn)題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒(méi)有及時(shí)更新軟件，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對(duì)電子檔案管理中存在的各種問(wèn)題，一方面需要提高管理人員的安全意識(shí)，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時(shí)更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。
3單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對(duì)檔案管理工作人員實(shí)際情況開(kāi)展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對(duì)于單位來(lái)講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時(shí)在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對(duì)于單位來(lái)講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識(shí)，還涉及很多其他學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識(shí)，因此，在培訓(xùn)過(guò)程中不僅要重視對(duì)工作人員的管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還要注重對(duì)其他學(xué)科知識(shí)的攝取，促進(jìn)其知識(shí)面的更新。另外，新形勢(shì)下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。
3.2通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫(kù)房
在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫(kù)房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫(kù)房管理的安全性。
3.3實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化
在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫(xiě)檔案已無(wú)法滿足時(shí)代需求，在日益增長(zhǎng)的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于工作人員來(lái)講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來(lái)越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時(shí)間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使整個(gè)檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過(guò)程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無(wú)誤后即可錄入，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過(guò)程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時(shí)還能提高檔案資料的查詢速度。
3.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。
4結(jié)語(yǔ)
單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿足時(shí)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開(kāi)展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。
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一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
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（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變
在電子檔案管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。
（二）企業(yè)檔案的分類變化
舊有的關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理.cn系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過(guò)程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
（三）檔案接收和保管上也有所改變
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。
無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門(mén)的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。
二、電子檔案工作面臨的問(wèn)題
（一）電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤(pán)上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤(pán)中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。
（三）電子檔案保笛的長(zhǎng)久性問(wèn)題
隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤(pán)就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題，遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。
（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問(wèn)題
計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。
三、建議采取的對(duì)策
（一）盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛(ài)檔案事業(yè)；不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開(kāi)發(fā)軟件。
（二）建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過(guò)法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門(mén)依法管理電子文件和電子檔案。
（三）制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以
科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門(mén)面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。（四）研制開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
檔案管理在目前的行政事業(yè)單位中有著重要的作用。一方面，行政事業(yè)單位的計(jì)劃工作的開(kāi)展需要以檔案為基本參考；另一方面，行使事業(yè)單位的服務(wù)能力也主要依托檔案進(jìn)行開(kāi)展，強(qiáng)化行政事業(yè)單位的檔案管理有著重要的作用。在社會(huì)的不斷進(jìn)步下，行政事業(yè)單位的管理理念以及方法發(fā)生著顯著的變化。在這種大環(huán)境的變化下，積極地探討檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，對(duì)行政事業(yè)單位未來(lái)工作的高效開(kāi)展有著非常顯著的意義。所以，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，積極地分析行政事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題缺陷和解決措施，便具有了較為突出的社會(huì)意義。
一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題
（一）檔案管理理念較為落后
檔案管理理念比較落后是目前行政事業(yè)單位檔案管理存在的一個(gè)主要問(wèn)題，理念落后主要表現(xiàn)在管理模式上。目前的行政事業(yè)單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型，這種模式的突出優(yōu)勢(shì)是管理具有針對(duì)性，其措施利用針對(duì)的是已表現(xiàn)出的問(wèn)題。從現(xiàn)代化管理理念的角度來(lái)看，此種管理模式缺乏嚴(yán)重的未來(lái)預(yù)見(jiàn)性，也就是說(shuō)其在管理中，對(duì)未來(lái)的規(guī)劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式，而管理模式表現(xiàn)管理思想。目前這種管理理念和思想，已經(jīng)不能適應(yīng)未來(lái)化檔案管理的要求，因此，事業(yè)單位需要積極地進(jìn)行改變。
（二）檔案管理方法陳舊
檔案管理方法陳舊是目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個(gè)顯著問(wèn)題。就目前行政事業(yè)單位檔案管理的方法來(lái)看，具有兩個(gè)突出的特性：第一是方法的老舊問(wèn)題比較嚴(yán)重?，F(xiàn)階段大部分的行政事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候采用的都是較為傳統(tǒng)的登記管理法，這種管理方法的效率提升和人員素質(zhì)關(guān)系較大，一旦出現(xiàn)管理人員水平提升困難的局面，其管理效果的提升也會(huì)隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴(yán)重。在目前的檔案管理中，大部分行政事業(yè)單位都采用比較單一的方法，使得檔案管理存在突出的片面性問(wèn)題。
（三）電子化檔案的管理發(fā)展滯后
電子化檔案的管理發(fā)展比較滯后是目前行政事業(yè)單位檔案管理的又一突出缺陷?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在社會(huì)中有了廣泛的應(yīng)用，在信息存儲(chǔ)方面，利用電子化技術(shù)可以有效提升信息登記以及提取的效率；但是由于目前的行政事業(yè)檔案管理，沒(méi)有確立普遍、完整的電子化管理系統(tǒng)，在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷；這些問(wèn)題都使得檔案管理的電子化發(fā)展受到了阻礙。
（四）檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足
檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足的問(wèn)題，在目前的行政事業(yè)單位檔案管理中表現(xiàn)也較為突出。人員的專業(yè)性主要指兩個(gè)方面：第一是理論水平；第二是技術(shù)操作。就目前的檔案管理工作實(shí)踐來(lái)看，一方面是工作人員缺乏較為系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)，在工作中的專業(yè)化理念的運(yùn)用相對(duì)缺乏；另一方面是管理人員在具體的管理操作中，執(zhí)行操作的缺陷表現(xiàn)得較為明顯?？偠灾?，就是檔案管理人員的專業(yè)性在現(xiàn)階段的管理實(shí)踐中遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)。
二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施
（一）積極改變檔案管理的理念
積極改變檔案管理的理念是行政事業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)重要的創(chuàng)新措施。就現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是提升管理效率和質(zhì)量的一項(xiàng)必要措施；而具體轉(zhuǎn)變就是要將事后性管理轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)見(jiàn)式管理。所謂的預(yù)見(jiàn)式管理主要是在分析以往管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理的未來(lái)發(fā)展做出合理的分析和判斷，這樣，檔案管理的目標(biāo)規(guī)劃才可以更加具體，也才會(huì)有進(jìn)一步判斷在未來(lái)管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。通過(guò)運(yùn)用預(yù)見(jiàn)式管理理念，整個(gè)行政事業(yè)單位的檔案管理會(huì)呈現(xiàn)出一種超前性；且在積極采取措施解決問(wèn)題的管理中，一些問(wèn)題的發(fā)生率會(huì)顯著降低，整個(gè)管理的效率和質(zhì)量會(huì)得到明顯提升。
（二）豐富檔案管理的方法
豐富檔案管理方法也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。就方法的豐富性而言，主要有兩方面的措施：第一是積極地進(jìn)行現(xiàn)有方法的分析，把握現(xiàn)有方法的不足以及優(yōu)勢(shì)，通過(guò)不斷地總結(jié)和完善，使現(xiàn)有的管理方法可以呈現(xiàn)出更大的利用價(jià)值。第二是根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的檔案管理方法是科室分類法；在未來(lái)檔案管理中，通過(guò)方法創(chuàng)新，可以積極地運(yùn)用目標(biāo)明確法、結(jié)果對(duì)比法、資料分析法等實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合化控制；通過(guò)檔案管理方法的豐富化，管理模式也可以實(shí)現(xiàn)多元化。
（三）化檔案管理的電子化建設(shè)
強(qiáng)化檔案管理的電子化建設(shè)是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)關(guān)鍵性措施。通過(guò)電子檔案的建立，檔案管理工作可以打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)管理的實(shí)時(shí)化。要進(jìn)行檔案管理的電子化建設(shè)，需要采取兩方面的工作：第一是建立科學(xué)合理的電子化檔案模型。在整個(gè)電子化檔案管理模型中，需要有完整的檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)以及查詢系統(tǒng)；通過(guò)這些方面的完整性建設(shè)，電子檔案會(huì)具有強(qiáng)大的實(shí)用價(jià)值。第二是在模型的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理優(yōu)化。電子化檔案建設(shè)的目的是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的簡(jiǎn)潔，對(duì)整個(gè)模型的各個(gè)銜接部分進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，可以更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)越性。
（四）建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍
建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。而要進(jìn)行人員的專業(yè)性建設(shè)，需要從兩方面開(kāi)展：第一是要強(qiáng)化管理人員的理論。檔案管理作為一門(mén)具有專業(yè)性的學(xué)科，管理人員必須要對(duì)管理目的、管理方法以及管理理論有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)；只有理論認(rèn)識(shí)得到強(qiáng)化，其管理意識(shí)的更新與變革才能滿足時(shí)代變化的需要，其管理實(shí)效才能得到相應(yīng)的提高。第二是要打造管理人員專業(yè)化的操作。在電子化檔案管理的大環(huán)境下，管理人員需要進(jìn)行操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化；只有這樣，其管理操作才會(huì)符合現(xiàn)實(shí)需要，最終達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)。
三、結(jié)語(yǔ)
行政事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)服務(wù)的組織者和參與者有著相當(dāng)大的影響力。在其工作中，檔案管理價(jià)值突出；因此，深入分析其檔案管理中存在的問(wèn)題和缺陷，并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行創(chuàng)新性措施的探討，對(duì)提升檔案管理工作的實(shí)效性有著非常積極的作用。
（作者單位為德惠市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心）
[作者簡(jiǎn)介：洪彥（1974―），女，本科，吉林德惠人，初級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。]
參考文獻(xiàn)
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1.房地產(chǎn)電子檔案信息化管理內(nèi)涵
1.1信息化管理內(nèi)涵
信息化管理是在管理過(guò)程中運(yùn)用信息技術(shù)，將電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代管理相結(jié)合的管理，實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。目的是為了提高管理效率，實(shí)現(xiàn)管理資源的有機(jī)整合，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。房地產(chǎn)電子檔案信息化管理內(nèi)涵。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理模式向電子檔案管理方向發(fā)展。房地產(chǎn)電子檔案信息化管理是指對(duì)房地產(chǎn)員工檔案實(shí)現(xiàn)電子信息化管理過(guò)程。員工電子檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有非常重要地位，而且是不能隨便改變的，紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的變化會(huì)產(chǎn)生一定程度的變質(zhì)，還會(huì)受到水火等自然災(zāi)害的影響。同時(shí)對(duì)紙質(zhì)電子檔案的管理要投入大量的人力、物力。電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)電子信息檔案管理產(chǎn)生了積極的作用，也促進(jìn)了房地產(chǎn)電子信息檔案管理的革新。
1.2房地產(chǎn)企業(yè)電子檔案管理的意義
房地產(chǎn)企業(yè)實(shí)行電子檔案信息化管理是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化管理最為典型的意義就是實(shí)現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的分離，在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理方式雖然能夠取得一定的效果，但是會(huì)隨著時(shí)間的變化變質(zhì)損壞。電子檔案信息化管理的實(shí)施作為一種新型的檔案管理方式，能夠加強(qiáng)檔案管理水平，提高檔案管理的效果。而且電子信息化檔案管理節(jié)約了大量的人力、物力。傳統(tǒng)檔案管理需要人力對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理，既要花費(fèi)時(shí)間，而且效率比較低下。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)電子檔案信息化管理不僅能夠提高房地產(chǎn)檔案管理水平，也是企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2.房地產(chǎn)電子檔案信息化管理存在的問(wèn)題
2.1管理人員素質(zhì)不高
在電子檔案之前，我國(guó)檔案管理采取的是紙質(zhì)檔案管理的方式，檔案管理不需要專業(yè)的知識(shí)，只需要工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)就可以。而且傳統(tǒng)檔案管理的思想觀念在工作人員心中根深蒂固，也沒(méi)有樹(shù)立運(yùn)用電子信息來(lái)管理檔案的思想。由于管理人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展滯后。在實(shí)際檔案管理工作中，由于對(duì)計(jì)算機(jī)掌握不熟練，對(duì)電子檔案管理安全缺乏意識(shí)，這些都影響到房地產(chǎn)電子檔案信息化管理。因此，要提高房地產(chǎn)電子檔案信息化管理就必須不斷提高管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)，加強(qiáng)信息化管理水平和技術(shù)。
2.2傳輸信息不夠真實(shí)
電子信息技術(shù)發(fā)展帶動(dòng)了房地產(chǎn)檔案信息化管理，但是也帶來(lái)了一定不利的影響因素。電子檔案保存比較方便，也不容易變質(zhì)，但是卻可以更改。這對(duì)房地產(chǎn)的重要信息保存構(gòu)成了一定的威脅。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的誘惑下，部分檔案工作人員私自更改檔案，獲取利益。因此，電子信息技術(shù)的發(fā)展給房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理也產(chǎn)生了一定的威脅，房地產(chǎn)管理工作人員在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，保證信息的真實(shí)可靠。
2.3電子檔案時(shí)間保存問(wèn)題
房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案保存受到時(shí)間的影響，電子檔案信息化管理也受到時(shí)間的影響，但是影響比紙質(zhì)檔案要小些。比如電子檔案受到電子產(chǎn)品壽命的影響，如果對(duì)電子信息更新不快，電子檔案就會(huì)丟失。所以，房地產(chǎn)檔案管理人員要保證及時(shí)的更新信息，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的保存
2.4計(jì)算機(jī)病毒的影響
在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的今天，計(jì)算機(jī)黑客比較多，黑客會(huì)對(duì)房地產(chǎn)電子檔案產(chǎn)生攻擊，影響房地產(chǎn)電子檔案的管理。同時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒也在不斷變化，隱藏性比較大，容易造成計(jì)算機(jī)程序癱瘓，信息丟失，導(dǎo)致房地產(chǎn)電子檔案信息丟失。
3.加強(qiáng)房地產(chǎn)電子檔案信息化管理對(duì)策
3.1確定適用標(biāo)準(zhǔn)
房地產(chǎn)檔案信息化管理能夠使房地產(chǎn)內(nèi)部人員實(shí)現(xiàn)信息的交流共享，管理簡(jiǎn)單、方便。在對(duì)電子檔案的管理中，明確管理的適用范圍、管理方法、工作流程等至關(guān)重要，只有明確了適用標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使在對(duì)全部的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)有一定的規(guī)范流程、操作標(biāo)準(zhǔn)，形成一個(gè)科學(xué)、可行的管理方法。進(jìn)三十年來(lái)，我國(guó)的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，取得了巨大的發(fā)展。尤其是在最近幾年，房地產(chǎn)頁(yè)的交易數(shù)量呈直線上升趨勢(shì)，交易的流程、事項(xiàng)也更加具體，交易手續(xù)也增多，這使得對(duì)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的處理增加了一定的壓力，同時(shí)也給房地產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)了大量的工作。房地產(chǎn)檔案關(guān)系到房地產(chǎn)公司的自身利益，同時(shí)也關(guān)系著人民群眾的切身利益，尋找更加科學(xué)的檔案管理方法是企業(yè)以及相關(guān)部門(mén)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的重中之重。在日常的房地產(chǎn)檔案管理中，也不可掉以輕心，必須認(rèn)真的對(duì)待每一組數(shù)據(jù)，如實(shí)記錄。對(duì)非電子檔案的管理、保存尤為重要，比如保存室的溫度、濕度必須要嚴(yán)格控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)，防火、防水也要齊全。對(duì)于電子檔案，也應(yīng)有嚴(yán)格的管理方法，對(duì)檔案的查閱、接受等按流程操作，圖片、照片、音像等也應(yīng)有嚴(yán)格的管理規(guī)范。
3.2建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
房地產(chǎn)的檔案管理主要由兩個(gè)主體組成，分別為：檔案的原件和檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)。而要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化，就是把房地產(chǎn)的紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)中，然后經(jīng)過(guò)專門(mén)的系統(tǒng)對(duì)這些錄入的信息進(jìn)行收集、整理、分類、計(jì)算等，將紙質(zhì)上的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，這不僅能夠操作方便，查閱、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的檔案都可以在一個(gè)系統(tǒng)中使用，因?yàn)楣芾矸椒ǖ牟煌?，每個(gè)部門(mén)都有著自己的檔案管理系統(tǒng)，這導(dǎo)致了檔案可能在不同的系統(tǒng)中會(huì)呈現(xiàn)出不一樣的效果。因此，在沒(méi)有同意的檔案處理系統(tǒng)的情況下，當(dāng)一個(gè)部門(mén)將整理好的檔案?jìng)魉徒o另一個(gè)部門(mén)時(shí)，就有可能無(wú)法呈現(xiàn)出原部門(mén)想要表達(dá)的效果，這大大阻礙了檔案電子信息化的發(fā)展。在當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案的管理工作中，應(yīng)要利用掃描儀、錄入員以及相關(guān)專業(yè)人員對(duì)信息及時(shí)錄入，并把檔案信息整理保存，同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)錄入的房地產(chǎn)信息建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以供查閱者收索，方便查看。從經(jīng)濟(jì)方面來(lái)看，房地產(chǎn)電子檔案并不屬于商品，但這卻對(duì)一個(gè)企業(yè)有著重要的影響，可以為企業(yè)計(jì)算盈虧、制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)也能夠?yàn)槿藗兲峁└迂S富的房地產(chǎn)信息，使得人們更加了解房地產(chǎn)行情。在對(duì)檔案管理時(shí)，管理人員也應(yīng)當(dāng)盡量利用好房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站，與行業(yè)內(nèi)相關(guān)的人員進(jìn)行交流、探討更好的管理方法，為房地產(chǎn)檔案的管理出謀劃策，同時(shí)為廣大人民提供更高質(zhì)量的服務(wù)。
3.3重視人員素質(zhì)的提高
檔案的管理員是檔案與用戶之間的橋梁，同時(shí)也是檔案的控制者，檔案管理工作者決定著用戶將看到什么樣的檔案，因此，檔案管理員的素質(zhì)培養(yǎng)特別重要，這直接影響到房地產(chǎn)公司的對(duì)外形象。從目前房地產(chǎn)檔案管理人員隊(duì)伍來(lái)看，許多的房地產(chǎn)部門(mén)都缺乏著高技術(shù)管理員，大部分管理人員還處于中下的管理水平，在一定程度上影響了公司的形象，也為公司、用戶在查閱檔案時(shí)帶來(lái)阻礙。到目前為止，雖然房地產(chǎn)方面引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但人才仍然是處于空缺時(shí)段，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才是改善房地產(chǎn)管理的重要手段。同時(shí)，專業(yè)的高技術(shù)人才能夠更加科學(xué)、合理的進(jìn)行檔案管理，能為公司、用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以此，重視房地產(chǎn)管理人員的素質(zhì)，提高房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)技術(shù)。加強(qiáng)檔案信息管理。
3.4加強(qiáng)房地產(chǎn)電子檔案信息管理
要加強(qiáng)房地產(chǎn)電子信息技術(shù)管理就必須對(duì)檔案信息及時(shí)更新，提高信息管理的保密性。對(duì)重要的電子信息進(jìn)行分類管理，對(duì)過(guò)期的電子信息進(jìn)行刪除，做到及時(shí)更新，保證信息管理的真實(shí)性和保密性。而且在黑客泛濫的今天，電子檔案信息管理的規(guī)范化發(fā)展就必須不斷提高電子檔案信息化管理技術(shù)，建立電子檔案加密技術(shù)，防止黑客的入侵。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2013）09-0013-01
環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對(duì)象就是在環(huán)保過(guò)程中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專業(yè)活動(dòng)包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制及環(huán)境研究。
一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法
檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)保科技檔案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４?，防治紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、長(zhǎng)蟲(chóng)、發(fā)霉、遺失等問(wèn)題
2.電子文檔管理方式不受重視
使用電子文檔來(lái)保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過(guò)程中還存在以下問(wèn)題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。
3.當(dāng)前我國(guó)環(huán)境檔案管理存在的問(wèn)題
一方面，我國(guó)環(huán)境檔案管理體系沒(méi)有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒(méi)有專門(mén)的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒(méi)有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對(duì)信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來(lái)看我國(guó)還沒(méi)有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒(méi)有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式
1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)
環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來(lái)儲(chǔ)存所要管理的信息，電子文件是以光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開(kāi)現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過(guò)這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便捷的共享，不會(huì)有任何時(shí)間和地域的限制；通過(guò)這些設(shè)備也可以快速地對(duì)信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒(méi)有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。
2.電子文件歸檔的方式
要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤(pán)上，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤(pán)上的方式來(lái)歸檔看起來(lái)文檔的保存期可以無(wú)限長(zhǎng)，但實(shí)際上磁盤(pán)很容易受到損壞，對(duì)電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來(lái)難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過(guò)采取文件備份的方法解決該問(wèn)題，但這又會(huì)使存儲(chǔ)磁盤(pán)的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會(huì)增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)版辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門(mén)合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門(mén)依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時(shí)使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時(shí)把文件存入光盤(pán)。
三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性
檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。
1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作
電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時(shí)間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國(guó)甚至全世界接軌，檔案管理部門(mén)能獲得更多的支持，使檔案管理部門(mén)由封閉走向開(kāi)放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。
2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，人類的每項(xiàng)工作都離不開(kāi)高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬(wàn)件，這些文件都是一個(gè)地區(qū)或國(guó)家珍貴的信息資源庫(kù)，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來(lái)，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤(pán)、磁盤(pán)取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問(wèn)題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。
3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求
在競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的當(dāng)今社會(huì)，人們的世界觀念越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)工作效率的要求越來(lái)越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門(mén)的工作對(duì)數(shù)據(jù)也要求及時(shí)、準(zhǔn)確，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識(shí)的加強(qiáng)，人們對(duì)環(huán)境檔案信息的需求明顯增大。面對(duì)這些群體，檔案管理部門(mén)只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門(mén)改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。
四、結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對(duì)于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾硎潜厝悔厔?shì)，只有順應(yīng)時(shí)代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。
參考文獻(xiàn)
