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時間：2023-06-21 08:43:46
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇機關(guān)檔案數(shù)字化范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機關(guān)事業(yè)單位檔案室存在檔案堆積的現(xiàn)象，也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策，這與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理嚴重脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的現(xiàn)代化手段使用，從而影響了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺使事業(yè)單位對檔案資源進行有效的利用發(fā)揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。
（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現(xiàn)計算機檢索，這在一定程度上影響了機關(guān)事業(yè)單位檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，對數(shù)字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數(shù)字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數(shù)字化檔案管理的需要水準。
二、優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策
（一）創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給數(shù)字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，這就需要事業(yè)單位建立一個高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢，創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進行相關(guān)的處理，嚴格控制檔案信息儲存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個有利的環(huán)境，這有利于機關(guān)事業(yè)單位工作的順利發(fā)展。
（二）提高數(shù)字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，從而提高機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能進行提升，還可以增加系統(tǒng)內(nèi)部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴格的標準，這為數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)未來功能的更新奠定了基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數(shù)字化檔案管理的使用者，系統(tǒng)功能得到了保障，這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了安全性的基礎(chǔ)。3.檔案管理使用性能提升。數(shù)字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對系統(tǒng)的維護性能具有相當?shù)膬?yōu)勢，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)在線升級的功能。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有了更強大的功能發(fā)揮。
一、在維護檔案實體安全、確保檔案內(nèi)容的保密方面采取的措施
1、與項目承擔單位簽訂保密協(xié)議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協(xié)議。
2、配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監(jiān)控鏡頭。
3、不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。
二、結(jié)合檔案的實際情況，制定實施細則，實現(xiàn)項目質(zhì)量管理標準化
1、檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于移交進館檔案質(zhì)量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現(xiàn)場檢查和指導，根據(jù)檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2、檔案數(shù)字化方面：以國家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為標準，確定檔案數(shù)字化以“保真”為原則，盡可能使數(shù)字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數(shù)字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數(shù)據(jù)按照“年度――組織機構(gòu)代碼――案卷號――卷內(nèi)順序號――頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現(xiàn)流程管理全程化和人員管理規(guī)范化
1、引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設(shè)計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數(shù)字化流程單》，對項目17個環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，實現(xiàn)了項目流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理。在項目完成后將各環(huán)節(jié)的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現(xiàn)問題能夠進行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對項目成果質(zhì)量進行把關(guān)。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100％后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數(shù)據(jù)進行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業(yè)務(wù)指導處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質(zhì)量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)清晰準確。
3、為切實貫徹項目的相關(guān)標準，保證項目質(zhì)量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業(yè)務(wù)培訓。
4、通過《工作間管理制度》，對衛(wèi)生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規(guī)定，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
5、文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執(zhí)行、質(zhì)量等方面出現(xiàn)的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。
四、項目成果
在院、廳領(lǐng)導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關(guān)1949～1966年5071卷檔案的整理與數(shù)字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內(nèi)目錄，比原有44453條卷內(nèi)目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統(tǒng)計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規(guī)范、檔案著錄項缺失(如文號、形成時間、責任者不詳?shù)?、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數(shù)字化前期的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。
中圖分類號： TU242.3 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：在信息技術(shù)革命高漲的世紀，作為各個領(lǐng)域、各種社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將是未來檔案的主體。我們在檔案管理中要努力提升檔案信息的價值，充分發(fā)揮檔案的作用。對檔案信息進行數(shù)字化管理，既可以對檔案原件進行保護，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現(xiàn)就城建檔案館數(shù)字化分以下幾個方面與同行共同探討：
一、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的目標：
近期目標是：立足本館，建立狹義上的數(shù)字城建檔案館。建設(shè)數(shù)字城建檔案館標準規(guī)范體系；建設(shè)包括計算機系統(tǒng)軟硬件平臺，辦公環(huán)境，現(xiàn)代化庫房等；建立一支知識結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、有梯隊、復合型、富于創(chuàng)新開拓的人才隊伍。
遠期目標是：通過本館的探索和實踐，開創(chuàng)性地制定和推行數(shù)字城建檔案館的標準、規(guī)范與法規(guī)，改造城建檔案館的工作流程及人才隊伍，開發(fā)數(shù)字城建檔案館的一站式辦公系統(tǒng)及其它應(yīng)用系統(tǒng)，建設(shè)高效的檔案數(shù)字化生產(chǎn)線，形成先進的數(shù)字城建檔案館模式，從而與其他相關(guān)單位一起帶動整個行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，即廣義的數(shù)字城建檔案館，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的共享與資源的整合。
二、城建檔案館數(shù)字化的意義
檔案信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的是將數(shù)字化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，其意義主要應(yīng)從以下幾方面顯現(xiàn)出來。
1.提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案數(shù)字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.降低檔案利用成本。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
3.實現(xiàn)資源共享。與其他相關(guān)單位一起帶動整個行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，以實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫資源共享。
三、城建檔案館數(shù)字化的優(yōu)點
1.信息管理數(shù)字化。采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。
2.資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達到檔案信息資源共享。
3.信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\用超文本及多媒體技術(shù)進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術(shù)對檔案進行機密處理。
4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上，保真性高，而一般的紙質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實施在線：授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。
四、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館所面臨的轉(zhuǎn)變
1.城建檔案數(shù)字化后的觀念上的轉(zhuǎn)變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實現(xiàn)由封閉性向開放性的變革，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，充分開發(fā)檔案信息資源，由檔案保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開放中心，將傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)成數(shù)字檔案館。
2.城建檔案職能的轉(zhuǎn)變，將從單純的保管城建檔案的實體機構(gòu)變成可提供快捷信息的數(shù)字化城建信息控制中心。
3.城建檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，并建立和健全一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系。如建立數(shù)字化城建檔案管理制度、保管監(jiān)控制度、利用服務(wù)制度等。
4.城建檔案館藏構(gòu)成的轉(zhuǎn)變，打破單一的只是把傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化方式，通過網(wǎng)絡(luò)模式把分散在不同機關(guān)的檔案信息聯(lián)結(jié)起來，極大地豐富了數(shù)字化館藏。
五、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的組成
數(shù)字城建檔案館建設(shè)包含幾個組成部分：第一，標準規(guī)范體系建設(shè)；第二，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；第三，數(shù)字信息資源建設(shè)；第四，高素質(zhì)人才隊伍的建設(shè)。
1.標準規(guī)范體系建設(shè)
在現(xiàn)代信息社會，統(tǒng)一標準非常重要，如果這樣，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接起來的信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實現(xiàn)信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數(shù)字城建檔案館建設(shè)中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標準體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面的標準與規(guī)范，并大力推行相關(guān)標準、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標準規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設(shè)備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務(wù)性標準規(guī)范主要包括檔案術(shù)語、電子檔案管理等標準。技術(shù)性標準規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸格式、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)標準等。
2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
數(shù)字城建檔案館必須在一定的空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施上建設(shè)空間數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，才能更好地服務(wù)于城市建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境三部分。硬件環(huán)境包括計算機系統(tǒng)硬件平臺、辦公環(huán)境建設(shè)、現(xiàn)代化庫房建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字化處理等設(shè)備。軟件建設(shè)主要指根據(jù)實際需要，選擇先進、成熟的技術(shù)，建設(shè)大容量的分布式數(shù)據(jù)庫和大規(guī)模并發(fā)訪問的服務(wù)管理系統(tǒng)。管理軟件除了能夠完成業(yè)務(wù)管理和檔案利用服務(wù)等工作外，還能與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合，實現(xiàn)從數(shù)據(jù)錄入、到數(shù)據(jù)管理、再到數(shù)據(jù)輸出全過程的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的先決條件，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)以及與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。
3.數(shù)字信息資源建設(shè)
數(shù)字城建檔案館實質(zhì)上是一個有大量信息的系統(tǒng)，通過對各類信息的整合，即對數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)進行采集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，并能從海量信息數(shù)據(jù)庫中提取有價值的信息，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需要。其來源和采集范圍包括：傳統(tǒng)城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫和互連網(wǎng)上具有檔案價值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業(yè)圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數(shù)據(jù)形式，并分別建立存貯在數(shù)據(jù)庫中。數(shù)字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過地理信息系統(tǒng)技術(shù)建立地理信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，為城市規(guī)劃建設(shè)管理的現(xiàn)代化提供辦公決策的依據(jù)。
4.人力資源建設(shè)
數(shù)字檔案館是對數(shù)字檔案信息進行規(guī)范接收、有序管理、長期保存、高效利用的集成系統(tǒng)。數(shù)字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關(guān)要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字化檔案，區(qū)域內(nèi)與館藏檔案信息密切相關(guān)的重要數(shù)字信息等。
數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機制，保證接收過程責權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實完整和長期可用。數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當提供選擇在線接收和脫機接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺；系統(tǒng)能夠批量導入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用；能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性驗證；具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信鼠資源的采集功能。
數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備將各種模擬信號檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的能力。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、掃描、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進行全面梳理。檔案館開展數(shù)字化可采取自行組織加工和委托專業(yè)公司加工兩種方式。對于加工量較大、開放程度較高的情況一般采取委托專業(yè)公司加工的方式。即使是全部采用委托專業(yè)公司加工的方式，各級檔案館也需要配備必要的各類檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，以便日常之用。
數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備采集區(qū)域內(nèi)與館藏檔案內(nèi)容密切相關(guān)重要數(shù)字信息的能力。重要數(shù)字信息采集一般需要配備多媒體采集系統(tǒng)、網(wǎng)頁信息采集系統(tǒng)等，同時應(yīng)當隨著新的數(shù)據(jù)類型的不斷出現(xiàn)而配備相應(yīng)的系統(tǒng)和設(shè)備。
第二，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備有序管理數(shù)字檔案的能力
檔案工作的主要內(nèi)容就是建立各種規(guī)章制度，運用各種方法手段對檔案實體和檔案信息進行科學、有序的管理。采用信息化的技術(shù)方法對數(shù)字檔案信息實行科學、有序的管理是數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)和運行的中心環(huán)節(jié)，是數(shù)字檔案館的核心功能。
數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當能夠按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信存儲到系統(tǒng)中，并根據(jù)管理要求進行適當調(diào)整；能夠過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號；能夠?qū)n案內(nèi)容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作，目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對數(shù)字檔案進行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包；能夠?qū)n案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標引)、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業(yè)務(wù)流程或進行流程再造。
第三，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用的能力
保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用是數(shù)字檔案館系統(tǒng)有別于一般檔案信息管理系統(tǒng)以及其他類型信息管理系統(tǒng)的最重要、最顯著的特征；是數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然要求；是數(shù)字檔案館關(guān)鍵技術(shù)和管理要求的核心內(nèi)容。
保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用采用的技術(shù)方法、管理手段，會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發(fā)展。當前需要采取的技術(shù)方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術(shù)先進、符合相關(guān)要求的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，這是數(shù)字檔案信息保存、管理、利用等各項工作的環(huán)境和基礎(chǔ)；二是數(shù)字檔案信息采用符合國家標準的存儲格式，暫時未制訂標準的，選擇開放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數(shù)據(jù)，應(yīng)同時保存相關(guān)的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數(shù)字檔案信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其變化過程的元數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)數(shù)字檔案內(nèi)容信息保持持久、有效的聯(lián)系；四是系統(tǒng)采取防非法修改的技術(shù)方法；五是建立完善的管理制度，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決；六是適時采用遷移技術(shù)方法，計算機軟硬件以及技術(shù)或標準規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，采取遷移等手段進行技術(shù)處理。
第四，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備提供多種形式信息化服務(wù)的能力
運用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務(wù)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當根據(jù)不同服務(wù)對象和不同檔案開放范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺。一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務(wù)的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺；二是利用當?shù)攸h政網(wǎng)建立面向本級黨政機關(guān)各立檔單位服務(wù)的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺；三是利用互聯(lián)網(wǎng)建立面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺。系統(tǒng)應(yīng)當能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、資源、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。
系統(tǒng)能夠運用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進行快速、準確、全面的利用查詢要求；能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業(yè)務(wù)進行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流、遠程指導、遠程教育等服務(wù)；能夠輔助開展數(shù)字檔案信息的增值服務(wù)；能夠進行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作；能夠?qū)τ脩?、?shù)據(jù)項、功能組件進行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護工作。
第五，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備對館藏數(shù)字檔案安全保障的能力
高中學籍檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，它是掌握學生動態(tài)、培育合格人才的重要依據(jù)，學籍檔案管理也牽涉到每個學生的切身利益。面對我校3000余學生的龐大信息量，日積月累的學生檔案仍然采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，根本無法適應(yīng)我?？旃?jié)奏、高效率的發(fā)展要求。例如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案遇到學生信息的增加、更改甚至查詢都相當麻煩，尤其我校高一下半年要進行分理分班，每年要根據(jù)學生成績進行動態(tài)分班管理，所以每個學生每學期所在班級基本不固定，而每個學生的各種檔案信息都是以班級為單位，因此要查詢一個學生的學籍檔案信息操作起來耗時費勁，手續(xù)復雜，同時保管也更加困難，而且會出現(xiàn)人為因素的管理漏洞，不能及時、準確、客觀地為教育質(zhì)量評價提供科學數(shù)據(jù)。要實現(xiàn)學籍檔案管理的科學化和現(xiàn)代化，就必須實行網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，這也是本溪市建設(shè)數(shù)字化檔案館的時代要求。運用先進的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理平臺，將學生的個人信息輸入數(shù)據(jù)庫，建立一套完整的、規(guī)范的學生學籍信息管理系統(tǒng)，快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索、瀏覽學生的各類信息，突破了傳統(tǒng)學籍管理的瓶頸，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，使學校各部門、各處室協(xié)同管理，達到資源共享，提高工作效率，實現(xiàn)學籍檔案利用價值最大化，更好地服務(wù)于學生個人和社會。
二、學籍檔案數(shù)字化管理的有效措施
建立學籍檔案校園網(wǎng)信息管理系統(tǒng)，無疑為龐大的學籍檔案管理工作帶來極大益處。那么，怎樣才能做好學籍檔案的數(shù)字化管理，保證電子學籍管理工作的準確無誤，我校采取了一系列有效措施，努力實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效的電子學籍檔案管理工作水平。1.學校領(lǐng)導高度重視，嚴格執(zhí)行學籍管理規(guī)章制度。高中學籍檔案直接關(guān)系到高校錄取甚至就業(yè)與前途。我校領(lǐng)導高度重視學籍檔案，切實加強對電子學籍檔案的建立和管理的督導工作，在人、財、物配備上給予支持，安排有責任心的專職人員擔任學籍檔案管理工作，改善辦公、管理環(huán)境，為我校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力保證。建立和健全各項規(guī)章制度，依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高中學籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務(wù)。制定“學籍管理規(guī)定”、“學籍收集整理制度”、“學籍管理人員崗位職責”等，使學籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。2.學校各部門各司其職，準確錄入學生信息。學籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化是一項可由多部門協(xié)作、多臺計算機同時操作的系統(tǒng)工程。這些信息由學校各部門各司其職，共同配合完成輸入。高中學籍檔案貫穿了每個高中生三年學習的全部記錄，平時的學生學籍檔案分別由各部門獨立錄入并單獨保管，如學籍卡、成績卡、會考成績等教務(wù)處負責，思想品德考核表德育處負責，健康卡醫(yī)務(wù)室負責，黨團關(guān)系由校黨委、團委負責，所有資料信息隨時錄入并保存，隨時按實際情況調(diào)整學生班級或年級裝訂成冊，移交校檔案室。如此管理形成了各部門的合力，避免了重復勞動，為資源共享創(chuàng)造了必要的條件。3.建立校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理平臺，達到資源共享。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理是學籍檔案進入現(xiàn)代化的標志，實行網(wǎng)絡(luò)化管理，可及時、準確、全面地掌握學校、班級和學生動態(tài)。有權(quán)查閱檔案的人員可超越時空和機構(gòu)，在任一地點、任一時間用任一聯(lián)網(wǎng)的電腦，自如地進入檔案管理系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，可以輕松完成學生成績統(tǒng)計。包括歷次期中、期末、競賽和會考、補考成績。我校原來的成績統(tǒng)計是通過Excel進行簡單操作的，過程繁雜，耗時長久，而且很容易出現(xiàn)差錯。如今通過校園網(wǎng)管理平臺，由任課老師將考試成績輸入成績管理模塊后，教務(wù)員匯總，計算機便自動生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯誤率，又節(jié)省了時間，極大地提高了工作效率。網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理，教師能通過計算機快速查詢到學生的各種信息，以便及時了解學生的成長過程。各種及時、準確的數(shù)據(jù)和圖表，十分有利于教師們對自己的學科教學情況進行綜合分析，以便對癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時檢索調(diào)閱學生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話等，準確掌握學生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開展工作。4.學籍檔案數(shù)字化安全管理，權(quán)責分明，保護學生隱私。在實行學籍檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的過程中，安全管理非常重要，必須要權(quán)限分明。高中學生學籍信息的保密程度雖然不如政府機關(guān)、及一些重要部門，但學籍信息在相對范圍和一定程度上同樣存在著保護學生隱私的問題。學籍信息的完整性、準確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學籍檔案安全管理方面，實行權(quán)限分級管理，德育處負責設(shè)置各級權(quán)限，對各用戶進行分組，授予校級領(lǐng)導、中層以上領(lǐng)導、各職能部門、班主任、任課教師以不同級別的權(quán)限，內(nèi)容主要包括對各種不同類別的學生信息進行查詢、新增、修改、刪除等等。權(quán)限設(shè)置后，既能遏制某些人惡意涂改數(shù)據(jù)，破壞信息，又可防止用戶誤用，從而有效地保證學生學籍檔案信息的完整、真實和安全。
三、學籍檔案管理人員也要“素質(zhì)”化、現(xiàn)代化
檔案管理人員素質(zhì)質(zhì)量，是電子學籍檔案管理科學化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵。我校重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，使這些人熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，努力學習專業(yè)知識和技能，不斷提高管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。學校每年定期選派專職、兼職人員到市檔案局參加學習培訓，與時俱進，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員具備應(yīng)有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德、過硬的信息處理能力，較好地適應(yīng)當前我市學籍檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)與正常運行的需求。
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。計劃生育檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
1 計劃生育檔案管理數(shù)字化勢在必行
1.1 檔案信息時展的要求 首先，計劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用，為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環(huán)境，使計生工作的開展進入了良性循環(huán)之中。其次，檔案數(shù)字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時歸檔，為使用者提供便利。
1.2 計劃生育檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于計劃生育管理的必然結(jié)果 計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。
2 計劃生育檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題
2.1 數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題 現(xiàn)階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎(chǔ)上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內(nèi)容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息。
2.2 計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
2.2.1 缺乏統(tǒng)一的管理機構(gòu) 大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統(tǒng)一機構(gòu)的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄，對檔案管理的重要性、檔案管理的要求不太熟悉，對日常檔案材料業(yè)務(wù)的處理，比如：檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等不太了解。
2.2.2 標準化水平低 計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數(shù)的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節(jié)，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數(shù)量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。
2.2.3 數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后 數(shù)據(jù)庫建設(shè)的滯后也是阻礙計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的因素之一。雖然經(jīng)過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但沒有開發(fā)單獨的計算機或相關(guān)的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關(guān)人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了檔案工作的工作效率。
2.2.4 經(jīng)費保障率低 目前，經(jīng)費問題仍是影響計劃生育進行檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大屏障。有些相關(guān)單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經(jīng)費比較少，人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設(shè)施，用來建立起點較高的檔案館網(wǎng)絡(luò)。
3 計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1 加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程 計生檔案工作的管理需要一套科學化、規(guī)范化的工作程序和工作方法，可以通過網(wǎng)絡(luò)的手段把分散的計算機用系統(tǒng)連接起來，并通過把這些單一的計算機根據(jù)功能的不同進行分類，劃分成不同的系統(tǒng)處理方式，進而實現(xiàn)整體應(yīng)用。
3.2 著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之 對于“多”：計生檔案工作在進行計算機管理的過程中，先根據(jù)檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況的不同，對所有檔案進行統(tǒng)一整理，并優(yōu)先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。
對于“快”：計生檔案在著錄的過程中，應(yīng)將案卷換分不同的層次進行著錄,能在顯示檔案的主題內(nèi)容和特征的同時，也可以減少著錄條目和錄入條目。既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
對于案卷基礎(chǔ)較好全引目錄的檔案：在著錄時，可以在全引目錄上面直接分類標引，對于特殊形式的檔案，可借助于計算機程序?qū)n案的人名、地址、時間等直接錄入，然后統(tǒng)一給出分類號。使錄入過程充分利用的原有的檔案目錄，從而減少著錄環(huán)節(jié)，進而提高著錄速度。
3.3 工作人員知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)要全面 掌握檔案專業(yè)知識。計劃生育檔案工作人員只有學習并掌握檔案相關(guān)專業(yè)知識，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率，對計生檔案工作進行科學管理。
掌握相關(guān)計算機知識。計劃生育檔案工作人員要熟練掌握計算機進行數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理、網(wǎng)絡(luò)的管理等方面的計算機技能。
培養(yǎng)精益求精、求真務(wù)實的工作作風。計劃生育檔案工作是一項長期而且細致的工作，從材料的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開仔細、認真的工作態(tài)度，任何一個細節(jié)的失誤均可能給后面的工作帶來麻煩。
培養(yǎng)創(chuàng)新意識。計劃生育檔案工作人員要善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題，并解決問題；敢于轉(zhuǎn)換思維方式，克服保守思想；有創(chuàng)新的意識與觀念，結(jié)合工作實際，為計生檔案的管理出謀劃策，提出新思路、新觀點，利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用檔案資源，促進計劃生育檔案工作的發(fā)展。
參考文獻：
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創(chuàng)新就是人類社會和國家發(fā)展的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟的有效提升，科技技術(shù)的不斷創(chuàng)新，促使高校的檔案管理工作也出現(xiàn)了一定的改變，并且進入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現(xiàn)的問題，同時滿足了現(xiàn)階段高校學生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，主要是依據(jù)數(shù)字轉(zhuǎn)換、掃描、壓縮等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學生、教師以及研究者等進行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發(fā)展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創(chuàng)新，從而滿足現(xiàn)階段高校發(fā)展的需求。
一、高校檔案管理創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化具備的含義
高校檔案管理的創(chuàng)新和檔案管理數(shù)字化是依據(jù)現(xiàn)代管理方案為依據(jù)，全面依據(jù)現(xiàn)代管理觀念和形式，結(jié)合優(yōu)質(zhì)的管理形式和設(shè)施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創(chuàng)新觀念，引導高校管理走向科技、數(shù)字、系統(tǒng)化的管理形式。
高校檔案管理的現(xiàn)代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據(jù)的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數(shù)量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發(fā)展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。高校檔案數(shù)量和時間也在不斷地改善。因此，現(xiàn)代化的管理形式是發(fā)展的必然方向。
二、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化管理中存在的問題
在實際發(fā)展的過程中，想要到達創(chuàng)新，進行數(shù)字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。
（一）檔案標磚缺少完善性。由于不同高校的發(fā)展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據(jù)高校來說，其時間的差異性，促使技術(shù)也存在一定的不同，從而導致檔案管理工作無法統(tǒng)一，設(shè)施應(yīng)用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。
（二）管理形式缺少創(chuàng)新性。高校的檔案管理發(fā)展形勢逐漸向數(shù)字化挺進，這是時展的需求，具備一定的連續(xù)性。從信息技術(shù)的發(fā)展初期到現(xiàn)階段，我國越來越關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，但是隨著科技技術(shù)和社會經(jīng)濟的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時展的需求，缺少一定的創(chuàng)新觀念?？萍及l(fā)展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創(chuàng)新觀念，從而滿足時代和人們的需求。
（三）數(shù)據(jù)庫構(gòu)建缺少實用性?，F(xiàn)階段，國家在投資高校管理經(jīng)濟上，依據(jù)對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，促使大部分構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)庫形式較小。大部分的高校檔案數(shù)據(jù)庫管理都缺少實用性，數(shù)據(jù)庫模式的減少，標準不完善，形式單一化，同時沒有規(guī)范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。
三、高校檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化檔案管理的方案
（一）完善檔案管理的系統(tǒng)，減少網(wǎng)絡(luò)影響。要想實施高校檔案管理數(shù)字化，最先要完善管理系統(tǒng)的軟件，從而奠定有效的基礎(chǔ)，以此高校需要提升軟件的開發(fā)工作，開發(fā)有效的高校檔案管理軟件。一個優(yōu)質(zhì)的檔案管理數(shù)字化技術(shù)，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺的約束。第三，應(yīng)用技術(shù)簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據(jù)上述三點實施創(chuàng)新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的專屬服務(wù)器，促使校外的人員可以進行搜查。并且定期更新數(shù)據(jù)庫信息，確保信息的有效性。
（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理，促使文書檔案自動化應(yīng)用。構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是科技技術(shù)發(fā)展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發(fā)展的過程中需要依據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)形式構(gòu)建數(shù)字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數(shù)字化管理，有助于校內(nèi)外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據(jù)掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統(tǒng)中。在最開始實施數(shù)字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現(xiàn)階段的檔案工作都將實施數(shù)字化，需要工作者依據(jù)數(shù)字化技術(shù)和系統(tǒng)的要求將文書工作轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎(chǔ)。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式，還要將整體的管理工作轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的形式。這需要數(shù)字管理的構(gòu)建融入管理，依據(jù)系統(tǒng)管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。
（三）提升數(shù)字班培訓，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數(shù)字班培訓工作，從而提升工作者數(shù)字化管理能力。工作者依據(jù)培訓班，可以學習新的知識，優(yōu)化自身具備的知識系統(tǒng)，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數(shù)字化管理的要求，提升整體工作的質(zhì)量和效率。
結(jié)束語：綜上所述，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺的不斷發(fā)展，促使人們的生活和學習形式都發(fā)生了一定的改變，信息數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)階段社會發(fā)展的重要組成部分，更是創(chuàng)新的重要依據(jù)。高校檔案管理是檔案管理數(shù)字化管理中組成部分，結(jié)合了創(chuàng)新的理念，滿足了現(xiàn)階段時展的人們需求，同時也推動了檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展和應(yīng)用。
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創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
一、檔案信息時展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
二、高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應(yīng)運而生。
三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。
四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進程。
2、標準化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后
所謂檔案的數(shù)字化管理是通過網(wǎng)絡(luò)、計算機等手段，對有用的信息進行數(shù)字化處理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點，更利于信息的有效管理。隨著我國經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，對檔案進行數(shù)字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢。作為一種新生事物，在工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)之上，加上足夠的硬件設(shè)施及規(guī)章制度，檔案的數(shù)字化管理將成為社會各企業(yè)管理水平高度提高的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化管理在現(xiàn)實生活中可以使人們工作變得更加簡單、易操作，也更利于保管，使用得當?shù)那闆r下會發(fā)揮不可估量的作用。當然，企業(yè)的各部門各層人員應(yīng)當高度重視檔案數(shù)字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來較為樂觀的積極作用。
1 當前實行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問題
⑴沒有建立相關(guān)完善的管理制度
對檔案的管理是一個繁雜細致的工作，有關(guān)部門對文書檔案并不能進行相應(yīng)的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進行檔案管理時不能各司其職，對于檔案信息的收集不夠準確，對于信息的管理不能進行嚴格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問題，這就直接影響了對檔案進行數(shù)字化管理的進程。
⑵信息更新不準確
我國相關(guān)部門對檔案的管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，相關(guān)人員對信息資料收集不上心、不及時，這些導致了對檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。
⑶硬件設(shè)施未達要求
對檔案進行數(shù)字化管理對計算機等硬件有著嚴格要求，然而許多部門硬件設(shè)施不能做到與時俱進。相關(guān)的硬件設(shè)施及設(shè)備是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件和基礎(chǔ)，沒有足夠的設(shè)備，一切都只是空談，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理也完全不可能。
⑷相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)不達標
在擁有足夠完善的設(shè)備設(shè)施下，如果沒有相關(guān)的專業(yè)人員來進行設(shè)備的管理，那這些設(shè)備也就只能是擺設(shè)，專業(yè)人員的技術(shù)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的軟實力。隨著社會不斷發(fā)展進步，對檔案進行數(shù)字化管理勢在必行，因而必須培養(yǎng)出相關(guān)的管理人員，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。但是當今許多部門嚴重缺乏對管理人員的素質(zhì)培訓，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的又一問題。
⑸領(lǐng)導等各層人員不重視檔案管理工作
領(lǐng)導及其他各層人員不能對檔案管理予以重視、不負責任，使得檔案管理工作長期處于一種無人管制的混亂狀態(tài)，增加了實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的難度。
2 對檔案進行數(shù)字化管理新思路
⑴領(lǐng)導決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導要充分認識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當前時展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去，調(diào)動工作人員積極性。同時加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會加快我國對檔案進行信息化管理朝著規(guī)范、科學化方向發(fā)展。
⑵加強相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓
要想真正實現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當建立一支專門的具備計算機技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時時信任他們，建立相應(yīng)的績效管理制度，任務(wù)分解到個人，使他們做到各司其職。并且及時的對他們進行相關(guān)的培訓，有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進行講座，及時發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實實搞研究，為相關(guān)部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻自己的一份力。
⑶及時更新完善相關(guān)信息
中國文化源遠流長，經(jīng)過這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念，對信息的更新不能做到既準確又及時，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進行介入、參與事中去、事后及時跟蹤，只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關(guān)信息進行完整、真實的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準確，才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代下，需要定期對相關(guān)人員進行法律知識方面的培訓，各部門營造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識，比如可以組織時間進行法律方面的辯論會，或者將法律知識納入考核績效等方式，推動各部門向著法制化、制度化、科學化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺，大力倡導人們使用該平臺，向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在，這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取和下載，為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標準，設(shè)立特定計算機技術(shù)人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。
檔案數(shù)字化管理的為實現(xiàn)我國檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為我國文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來了新思路?；ヂ?lián)網(wǎng)盛行的當今社會，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會發(fā)展相適應(yīng)，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。因而對檔案進行數(shù)字化管理的工作方式勢在必得，我們可以通過建立健全完善的信息資料庫，配置足夠完備的軟硬件設(shè)施，合理利用相關(guān)技術(shù)人員，再加上領(lǐng)導的全力支持，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢，我國社會在當前潮流下也會朝著科學化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
參考文獻
〔中圖分類號〕R197.3〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03
實驗室專業(yè)人員技術(shù)檔案是實驗室的技術(shù)性檔案資料的重要組成部分，專業(yè)人員技術(shù)檔案包含了實驗室人員的學歷、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、所受培訓、工作業(yè)績、科研成果等各個方面，是實驗室人員整體情況的最直觀、最真實的綜合體現(xiàn)。人員技術(shù)檔案不僅反映了實驗室人員個人的技術(shù)能力，也是一個實驗室技術(shù)能力的體現(xiàn)。實驗室建立完善、有效的專業(yè)人員技術(shù)檔案，是對實驗室認可準則規(guī)定的遵守，在實驗室評審和認可機構(gòu)對實驗室能力認可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案可以提高質(zhì)量工作的管理效率，對質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運行也發(fā)揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業(yè)人員技術(shù)檔案，加強專業(yè)人員自身對專業(yè)人員技術(shù)檔案的認識，實驗室應(yīng)從以下方面著手。
1完善的制度
專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業(yè)的檔案管理技術(shù)，建立檔案管理的制度。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理應(yīng)設(shè)立歸口部門，配有專職或兼職的人員負責，規(guī)定職責，建立人員技術(shù)檔案管理制度和相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導書，做到職責明確，有章可循。實驗室的人員技術(shù)檔案管理的歸口部門一般為質(zhì)量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關(guān)部門、質(zhì)量部和人力資源部等，實驗室應(yīng)在質(zhì)量管理手冊中明確各部門的職責，并配套編寫相關(guān)的程序文件。特別是對專業(yè)人員技術(shù)檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規(guī)定。
2完善的內(nèi)容
CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》5.2.5條款：“實驗室應(yīng)保留所有技術(shù)人員（包括簽約人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓、技能和經(jīng)驗的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認的日期。這些信息應(yīng)易于獲取?！备鶕?jù)文件要求，人員技術(shù)檔案至少包含專業(yè)人員的教育背景（如學歷、學位證明）、工作經(jīng)歷（如職稱證明、證明專業(yè)技能和經(jīng)驗的記錄或能力確認證明）、培訓、考核證明資料、授權(quán)和資格確認以及取得的證書、技術(shù)水平證明材料等內(nèi)容。
2.1教育背景
CNAS的各領(lǐng)域應(yīng)用說明對專業(yè)人員的教育背景提出了相應(yīng)的要求，表1以醫(yī)療器械檢驗實驗室為例，列舉了醫(yī)療器械檢驗領(lǐng)域涉及的應(yīng)用說明中對專業(yè)人員的教育背景及工作經(jīng)驗要求。當然，實驗室人員在工作中進行了繼續(xù)教育，也應(yīng)及時將繼續(xù)教育的學歷學位證書等證明材料歸入專業(yè)技術(shù)人員的檔案中。
2.2工作經(jīng)歷資料
實驗室人員在進入實驗室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經(jīng)歷與本實驗室現(xiàn)有工作相關(guān)時，實驗室在建立人員技術(shù)檔案時應(yīng)收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業(yè)人員的相關(guān)工作時間，彌補教育背景的不足。在特殊崗位授權(quán)時，專業(yè)人員技術(shù)檔案可以起到關(guān)鍵的查詢作用。
2.3培訓證明資料
實驗室的專業(yè)技術(shù)人員在專業(yè)相關(guān)工作期間，為維持或增強技術(shù)能力，必須接受符合崗位要求的培訓，獲得相應(yīng)的培訓證書或者上崗證書。以醫(yī)療器械檢驗領(lǐng)域?qū)嶒炇覟槔?，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓證書是有有效期的，需要對人員資質(zhì)進行維持。另外有一些內(nèi)部培訓，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓記錄表。
2.4授權(quán)和資格確認
本部分包含了專業(yè)人員上崗授權(quán)和持續(xù)授權(quán)的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規(guī)定：“實驗室管理者應(yīng)對特定人員進行授權(quán)，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準人員、報告簽發(fā)人員、特定設(shè)備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權(quán)文件也應(yīng)保存在人員技術(shù)檔案中。由于實驗室人員工作經(jīng)歷的增加，實驗室能力范圍不斷的擴充，專業(yè)技術(shù)人員的人才流通等因素，專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)能力也是每年都在變化中的，如何維護專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)與資格確認，是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理的一大難點。很多實驗室采取建立專業(yè)技術(shù)人員的年度授權(quán)書的形式，雖符合CNAS對實驗室評審的要求，但并不利于個人技術(shù)檔案的查詢，因此電子表1醫(yī)療器械檢驗實驗室人員教育背景、工作經(jīng)驗要求分析化的授權(quán)書即成為了必要的補充手段。
2.5科研成果
實驗室人員的科研成果如科研項目、標準編寫、文章發(fā)表等也是專業(yè)技術(shù)人員的能力表達方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業(yè)人員本身的意識和實驗室各個相關(guān)部門的配合。
3有效的實施
目前，專業(yè)人員技術(shù)檔案收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。實時收集指個人日常取得的有關(guān)專業(yè)技術(shù)證明和業(yè)績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。這需要技術(shù)檔案管理人員的細心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經(jīng)過多年的摸索，很多實驗室都建立了自己的收集模式。以我實驗室為例，專業(yè)人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關(guān)資料轉(zhuǎn)到質(zhì)量部進行預建檔，待專業(yè)人員完成室內(nèi)考核轉(zhuǎn)正后，正式建立該人員的技術(shù)檔案，并集中收集該人員自入職到轉(zhuǎn)正期間的培訓、能力授權(quán)等相關(guān)資料歸入專業(yè)技術(shù)人員檔案中。然后轉(zhuǎn)入實時收集的模式，隨時根據(jù)人員情況更新完善人員技術(shù)檔案。在建立和收集過程引入人員技術(shù)檔案的電子化管理，將技術(shù)檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統(tǒng)籌規(guī)劃專業(yè)人員的繼續(xù)教育、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，專業(yè)技術(shù)人員也可以實時掌握自身的技術(shù)檔案情況。專業(yè)技術(shù)人員離職后，人員技術(shù)檔案轉(zhuǎn)回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當然，每個實驗室的實際情況不一樣，只要保證可以收集到技術(shù)人員完整的技術(shù)相關(guān)證明資料的運轉(zhuǎn)模式都是可以被接收的。
4存在的問題
專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案認識不足。專業(yè)人員技術(shù)檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業(yè)技術(shù)人員的職稱晉升、績效成果、培訓教育、科研及、年度考核等個人工作能力及業(yè)務(wù)水平的整個過程，不斷產(chǎn)生的證明材料，在這些證明材料不斷補充的過程中，包含了該專業(yè)人員的多方面多層次的發(fā)展。長期以來，部分專業(yè)技術(shù)人員對技術(shù)檔案認識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術(shù)材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統(tǒng)籌職工能力發(fā)展帶來了困難。檔案管理人員專業(yè)知識薄弱。檔案管理的工作是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，但很多單位專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理人員為兼職，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)正規(guī)培訓，專業(yè)知識薄弱，檔案管理經(jīng)驗不足，很難專心鉆研檔案管理的相關(guān)知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優(yōu)等需要才查查資料，認為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規(guī)范的弊端。檔案的查詢。專業(yè)人員技術(shù)檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質(zhì)檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質(zhì)檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。
一、概述
隨著國家電網(wǎng)公司集團化、標準化和信息化的快速推進，各單位的辦公、財務(wù)、生產(chǎn)及工程項目等業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng)已逐步建立和應(yīng)用，其中形成的電子文件、電子歸檔的數(shù)量也迅速增長?，樼鹕诫娬竟こ添椖繛榘不帐 笆濉逼陂g重點能源項目，電站樞紐主要有上水庫、輸水系統(tǒng)、地下廠房、下水庫和地面開關(guān)站五部分組成。電站裝設(shè)四臺15萬千瓦的單級可逆式抽水蓄能機組，總裝機容量60萬千瓦。2002年12月2日正式開工，2007年9月25日四臺機組全部并網(wǎng)發(fā)電，2009年通過國家檔案局檔案驗收，2012年獲國家優(yōu)質(zhì)工程銀質(zhì)獎。該工程從2002年開工以來，業(yè)主就對檔案信息進行數(shù)字化，且信息量每年以“驚人”的速度遞增，目前實現(xiàn)了電子檔案查詢利用功能。
檔案信息資源是國家或企業(yè)寶貴財富和重要戰(zhàn)略資源，只有建立在安全的基礎(chǔ)上，才能使其價值得以真正實現(xiàn)，否則將會影響檔案信息作用的全面、有效的發(fā)揮。強化信息安全管理是檔案信息數(shù)字化順利進行的根本保證。下面，我從安全職責、管理措施、技術(shù)措施等方面，談?wù)剶?shù)字化檔案信息安全管理的體會。
二、建立職責明確的責任體系
加強內(nèi)部管理，建立職責明確的責任體系，是確保檔案信息安全的一個重要方面。據(jù)統(tǒng)計，我國公安部門破獲的網(wǎng)絡(luò)入侵案件中，90%以上都可以通過加強管理來避免。據(jù)美國FBI調(diào)查，75%的公司報告財務(wù)損失是由計算機系統(tǒng)安全問題造成的，超過50%的安全來自于公司內(nèi)部。信息安全管理應(yīng)按照“誰主管誰負責，誰運營誰負責”原則，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。單位主要負責人是本單位信息安全第一責任人。信息安全實行專業(yè)化管理、歸口監(jiān)督。信息工作辦公室是信息安全的管理和保障部門，安全監(jiān)察部是信息安全監(jiān)督部門。各部門職責明確，分工到位，形成了完善的信息安全責任體系。
建立信息安全責任體系，強化員工責任意識和安全意識，可以提高制度的執(zhí)行力，確保檔案信息數(shù)字化的順利進行。在瑯琊山電站建設(shè)期，業(yè)主與監(jiān)理、施工、設(shè)計等參建單位組建了辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，在合同條款中對監(jiān)理、施工、設(shè)計等參建單位在檔案資料收集、整理、檔案信息錄入、信息安全等方面進行了約束。同時在電站建設(shè)和生產(chǎn)不同時期，成立了檔案管理領(lǐng)導小組和信息安全領(lǐng)導小組，建立了由各參建單位和各部門人員參加的檔案工作網(wǎng)，全員簽訂了《安全生產(chǎn)責任書》、《信息安全承諾書》和《員工保密承諾書》，并定期開展網(wǎng)絡(luò)信息和保密教育培訓，形成了“保障檔案信息安全，人人有責”的氛圍。同時，檔案管理部門不斷地對檔案信息安全現(xiàn)狀進行認真地分析，把檔案信息安全作為檔案信息部門、檔案工作者各項考核的首要指標；對現(xiàn)有制度進行認真清理，完善數(shù)字檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，并對制度的執(zhí)行情況加強督促和檢查，定期進行考核，確保各項制度能夠有效、正確執(zhí)行；對當前電子文件和電子檔案，制定電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度，加強電子文件的保管和檢修鑒定；在檔案信息提供利用中，認真執(zhí)行國家信息安全和信息保密等規(guī)定，嚴格把握檔案利用審查關(guān)，加強對檔案信息利用的監(jiān)督和管理工作。
三、采取嚴格有效的管理措施
數(shù)字檔案信息安全包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、環(huán)境及人員管理的安全。要保證數(shù)字檔案信息安全，必須采取嚴格有效的管理措施。一是要不斷建立和完善檔案信息安全管理制度，定期或不定期對信息安全管理制度進行檢查和審定，對存在不足或需要改進的安全管理制度及時進行修訂，只有這樣，才能做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究，才能更好地維護檔案信息安全。目前，我國已建立了《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《計算機網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》等一系列信息安全方面的法規(guī)標準，這些法規(guī)為維護網(wǎng)絡(luò)安全提供了法律依據(jù)，有力地保障了信息安全工作的順利進行。二是要明確安全管理機構(gòu)，設(shè)立系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、安全管理員等崗位，并明確各崗位職責。應(yīng)加強信息安全管理人員之間、信息只能部門和業(yè)務(wù)部門之間的合作與溝通，共同協(xié)作處理信息安全問題。三是要加強人員安全管理，關(guān)鍵崗位應(yīng)簽訂保密協(xié)議，及時終止離崗員工的所有訪問權(quán)限，嚴格外部人員訪問程序。四是在運維管理方面，要嚴格執(zhí)行信息機房管理有關(guān)規(guī)定，確保機房運行環(huán)境符合要求，嚴格機房出入管理。對終端計算機、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備實行標準化作業(yè)。強化存儲介質(zhì)存放、使用、維護和銷毀等各項措施。對檔案信息服務(wù)器系統(tǒng)，要詳細記錄日常操作、運行維護記錄和修改等內(nèi)容，嚴禁任何未經(jīng)授權(quán)的操作；要及時進行軟件升級更新，定期進行漏洞掃描，及時安裝補丁程序。要及時升級防病毒軟件和惡意代碼庫。五是要建立備份與恢復管理相關(guān)安全管理制度，嚴格控制數(shù)據(jù)備份和恢復過程，妥善保存?zhèn)浞萦涗洠瑘?zhí)行定期恢復程序。六是建立與完善應(yīng)急預案，加強培訓和演練，確保人力、設(shè)備、技術(shù)和財務(wù)等應(yīng)急保障資源可用。七是要切實加強員工信息安全培訓，提高全員信息安全意識。
