時間：2023-06-20 18:03:19
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隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，90%以上的文件產生方式均為電子化，電子檔案的產生也變得更為普遍化。紙質文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進行利用，紙質文件和電子文件是一對一存在的，想要實現(xiàn)紙質文件和電子文件可以通過以下2種方式來完成：（1）由計算機生成調子文件，然后通過打印形成紙質文件；（2）將紙質文件通過掃描手段之后再進行數(shù)字化處理，從而形成電子版本。1.1對電子檔案認識不夠充分，收集不夠完整電子文件相對于紙質文件而言是一項新生的事物，人們對于電子文件的功能和作用沒有得到充分的認識，尤其是先前比較熟悉傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的管理者，沒有及時準變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質文件的管理上，對于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現(xiàn)。舉例來說，各個檔案形成部門從計算機形成電子文件，在歸檔時將電子文件打印成紙質文件之后移交給檔案管理部門。但是，當檔案部門歸檔之后，需要對紙質文件進行數(shù)字化處理，掃描之后將紙質文件轉化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財力等資源的浪費，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過程中存在一定風險電子檔案是信息技術的產物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達結構和表達性能，而且也把安全性方面會出現(xiàn)的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來方便的同時，還帶來了安全信息泄露的風險。
2.紙質檔案、電子檔案的基本特點
2.1紙質檔案的基本特點（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統(tǒng)一，構成了紙質檔案原始記錄性的特點，此種方式不僅僅體現(xiàn)在存儲介質的原始真實性方面，而且還體現(xiàn)在原始依附性上面。在傳統(tǒng)介質上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實踐研究證明，紙張能夠長期保存好檔案文獻。紙質具有很強的耐久性，在一定條件下發(fā)生水解反應時，不難發(fā)現(xiàn)紙質檔案能夠延長到上百年左右或者上千年的時間；（3）原始憑證性。從發(fā)展過程中來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化過來的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點（1）豐富性。電子檔案信息存儲具有豐富性特點，電子檔案信息的存儲介質主要是：①磁帶；②光盤；③磁盤等。電子檔案信息中的高密度性特點使得電子檔案信息的存儲量變得越來越豐富，相比起紙質媒體而言，存儲的信息不僅僅能夠簡化各種信息檔案管理環(huán)節(jié)，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動形象性。隨著網(wǎng)路技術的發(fā)展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過視頻和數(shù)字代碼等形式來存儲信息的原來形態(tài)，不僅僅能夠反映出信息的動態(tài)化，而且能夠改變傳統(tǒng)紙質檔案的單一性；（3）準確性。由于電子計算機具有高效率的信息處理功能，通過記錄代碼或者數(shù)組等形式，對信息進行存儲或者編輯處理，從計算機逐漸轉換成可聽或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開發(fā)工作中的各種處理能力；（4）共享性。網(wǎng)絡和計算機技術的發(fā)展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網(wǎng)絡系統(tǒng)可以隨時更換檔案信息內容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時擺脫空間和時間的制約，在不同的時間以及不同的地點進行共享成為可能，讓人們能夠從第一時間獲得自己想要的文件資料信息。總而言之，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實踐，廣泛提高工作效率，降低工作強度。
3.紙質檔案和電子檔案的主要缺點
紙質檔案的主要缺點表現(xiàn)在：（1）同一實踐和同一地點只允許一個人使用，而不能夠將信息資源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來很大不便，管理手段相對而言比較落后。電子檔案的主要缺點表現(xiàn)在：（1）電子文件可以被修復，可以被復制，但是修復之后不會留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴性，所以導致電子檔案不能夠被之間進行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對于環(huán)境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲介質壽命比不上紙質檔案。
隨著信息化技術的快速發(fā)展和應用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統(tǒng)的紙質檔案造成了沖擊：經過數(shù)字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業(yè)檔案工作的重要課題。
1紙質檔案和電子檔案的特點
紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優(yōu)點在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業(yè)生產經營與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環(huán)境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2電力設計企業(yè)紙質檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀
在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業(yè)的生產過程中，紙質檔案充分的發(fā)揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發(fā)生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據(jù)等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業(yè)每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業(yè)而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設計圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術已實現(xiàn)按項目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時間。
3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考
從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢互補。電子檔案的產生和發(fā)展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調發(fā)展的狀況將持續(xù)相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現(xiàn)有技術無法支撐環(huán)境通過數(shù)字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現(xiàn)有技術條件下，電力設計企業(yè)從自我保護的角度出發(fā)，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網(wǎng)絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發(fā)展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)，構建優(yōu)質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網(wǎng)絡技術和病毒防御技術，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識型數(shù)字檔案館。
4結語
電力設計企業(yè)檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業(yè)的重要資源，還為電力設計發(fā)展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發(fā)和服務水平，使讓電力設計企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發(fā)揮紙質檔案和電子檔案的優(yōu)點，讓電力設計企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發(fā)其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業(yè)的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內，形成永不間斷的累積個人與企業(yè)的知識成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業(yè)的生產經營發(fā)展提供更加全面、便捷的服務。
參考文獻：
[1]紀曉群，等．電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺世界．2013，(29)．
“檔案”對于任何一個國家、任何一個單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會使原始檔案遭到損壞，同時也有可能泄露該國家或該單位的機密，對檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質檔案的存在符合人們生活和工作的習慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無紙化辦公”已經開始好多年了，“紙質檔案”仍然存在于每一個機構。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質的形式進行保存并加以管理。
二、紙質檔案管理工作存在的問題
所有的紙質文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質檔案可以保存多長時間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理條件以及外界借閱人員的愛護程度、一些突發(fā)事故有關了。
首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理條件來看。當前紙質檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲――檔案歸檔、入庫――檔案管理。但是，能夠嚴格的按照流程進行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細的根據(jù)檔案室內環(huán)境的變化進行溫濕度調節(jié)的工作人員，可以說幾乎是沒有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計算機管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對紙質檔案資料的管理保護工作不利。
其次，從檔案借閱者來看，有部分借閱者缺乏保護意識，在查閱檔案資料時，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對檔案資料的損壞、翻閱資料時也不小心、也不注意資料的借閱期限，對紙質檔案資料造成了很大的破壞。
再次，從預防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒有嚴格的突發(fā)事件應急預案，即時有，也很少進行演習。
三、解決對策
首先，要做好檔案保護宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質檔案資料借閱者的責任意識。檔案管理人員要明確自己的工作職責，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內。同時，管理人員要及時提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對于資料的借閱狀況要及時錄入計算機系統(tǒng)中去。對于珍貴的紙質資料，能利用復印件的一定不要隨意使用原件，避免對原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時修補破損資料。此外，要保證密封殺蟲消毒工作的正常有效開展。由于計算機管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計算機管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。
基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡環(huán)境下的紙質與電子檔案管理，以期能夠為相關人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展與建設。
二、網(wǎng)絡環(huán)境下紙質與電子檔案管理存在的問題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優(yōu)勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導致紙質檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經決定了在檔案存檔工作中，紙質管理始終是電子檔案存在的基礎。
但從實踐調查的結果顯示，在部分行業(yè)中，因為檔案數(shù)量過多以及員工工作量巨大等原因，導致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。
電子存檔的滯后還容易造成紙質檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內容不相符
在網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經常在檔案管理工作中失誤，造成紙質檔案與電子檔案的內容不相符。具體的說，在檔案內容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質檔案的修改。這就導致兩份檔案的內容不一致，導致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。
三、如何在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案管理的互補
（一）及時做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡環(huán)境下提高工作的效率，并且實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的互補，其首要的任務是轉變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質檔案是電子檔案的基礎，只有紙質檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質檔案的磨損，保證檔案的真實有效。
明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，并對紙質檔案進行科學的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質
與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質檔案，并以此為基礎對電子檔案進行更新。
此外，在網(wǎng)絡環(huán)境下，紙質檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導致兩種檔案的管理質量下降。
這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓，針對其業(yè)務能力以及基本的素質進行有效的培訓，使其能夠應對網(wǎng)絡環(huán)境下紙質檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設優(yōu)秀的管理隊伍。
（三）加強監(jiān)督與核查工作
最后，管理者要確保紙質檔案與電子檔案管理工作的有效性就應該進一步加強監(jiān)督與核查工作。
一方面，管理者應該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內容的真實性。
根據(jù)“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。它是人們社會實踐的文件，而且是有意識保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會有需要的人士創(chuàng)建更多的物質和精神文化財富。因此說：檔案是人類記憶的基礎，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到沖擊和質疑。有人甚至認為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質檔案，因為未來的檔案世界，將會是電子檔案的天下。的確，隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，文件信息的使用，無論其內容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對紙質檔案的研究就已完全失去意義了呢？對此，本人談一點自己的看法：
一、電子檔案與紙質檔案在管理上的區(qū)別
所謂紙質檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術產物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關注和重視，但對有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質檔案也始終是人們關注的一個焦點。具體而言如下：
1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別
紙質檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系進行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質檔案較為復雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網(wǎng)絡規(guī)定的地址，通過網(wǎng)絡歸檔、移交。
電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質的歸檔時間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運用于行政文件；二是項目結束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記。紙質文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認的。
2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別
紙質檔案的價值鑒定，往往要進行多次，即分為資格審查、確定生存期和價值復審三個階段。文件在歸檔前的價值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價值和保管期限，歸檔后檔案的價值鑒定即價值復審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進行，電子檔案的鑒定和紙質檔案的鑒定都是對其保存價值的判斷和預測，所不同的是電子檔案的判斷過程要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析，因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定的原則、標準、方法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質鑒定等。
3、在檔案分類、整理過程上的區(qū)別
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實體整理是對文件實體分門別類，實現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質文件管理中，實體整理的結果與調閱查詢直接相關。電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理；電子文件的實體整理也僅指對脫機保存的磁盤、磁帶、光盤的簡單歸類，整理的結果與聯(lián)機檢索中的信息查詢無直接關系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
4、在檔案保管上的區(qū)別
紙質檔案的保護性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個管理工作的基礎。傳統(tǒng)檔案的存儲對象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。
5、電子檔案與紙質檔案在利用方法上的區(qū)別
（1）、檔案利用需求方式的差異
紙質檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計算機讀取為介質的利用需求方式，在計算機上進行，通過網(wǎng)絡傳輸實現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。
（2）、檔案利用需求載體的差異
從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術和方法，當把具有長期保存價值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術和方法而獨立存在。人們不依靠任何技術而能識別檔案的內容、載體、結構形式，而檔案的內容一旦形成相互關系后就永遠無法分離。
電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計算機與網(wǎng)絡，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復制品，提供檔案信息加工品滿足有關檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時間和空間的限制，可以利用進入網(wǎng)絡的開放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對其中信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等。
二、電子檔案與紙質檔案的特點
電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；它可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；而且保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
紙質檔案的特點是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲介質的耐久性。所以，作為兩種介質的檔案，紙質檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點；而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動態(tài)、積極、流動的特點。
三、正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系
目前，電子檔案與紙質檔案并存的局面已經形成，對電子檔案和紙質檔案進行共同管理，對檔案界來說是一個新的課題。
兩種不同載體的檔案有著各自的特點 。既有相對性和獨立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實際工作卡。既要堅持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點，我們隨著科學技術的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術，不盲目地僅僅是將紙質檔案制成電子副本，造成不必要的財力、物力的浪費，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對待紙質檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應有的作用。只有使二者有機地結合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會服務。
目前，我國計算機的普及利用呈上升趨勢，計算機處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產生紙質文件相當普及。辦公自動化、自信自動化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質文件已是大勢所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術和實際發(fā)展來看，在一定時期內，電子檔案和紙質檔案還繼續(xù)并存。
所謂電子檔案與紙質檔案并存。就是指在同一個檔案館（室）內，歸檔的同一種檔案信息內容，在較長一段時期內。既要保存電子檔案．又要保存紙質檔案．就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案．及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性．證據(jù)性和權益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質檔案錄入．轉化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要
參考文獻：
河南廣播電視大學學報 2005年第四期
檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內容，對改進服務質量，推動醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財物等信息有詳細和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此，為促進紙質檔案作用的充分發(fā)揮，健全完善管理規(guī)章制度，提高紙質檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責任心不強，制約紙質檔案管理水平提升，對醫(yī)院各項工作的開展也產生不利影響。為轉變這種情況，管理人員應該結合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關人員職責，促進醫(yī)院紙質檔案管理水平不斷提升。
1 新時期加強醫(yī)院紙質檔案管理水平的意義
紙質檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財務等內容，對醫(yī)院各項工作的有效開展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員，應該充分認識紙質檔案管理的重要作用，結合新時期和新需要，將相關規(guī)范要求嚴格落實到位，促進醫(yī)院紙質檔案管理水平提升，也為醫(yī)院各項工作順利開展提供保障。
1.1 滿足使用需要
結合醫(yī)院新時期和新情況，采取措施加強紙質檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應該由管理人員對紙質檔案進行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據(jù)需要進行查詢，滿足檔案管理需要，對推動醫(yī)院各項工作發(fā)展具有積極作用。
1.2 延長使用壽命
紙質檔案管理需要做好防水和防火災工作，并且重視防止鼠害的發(fā)生，保證檔案材料完整，質量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來說，在管理過程中，醫(yī)院應該加強檔案管理基礎設施建設，完善存儲柜和檔案室的各項基礎設施建設，確保室內溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進紙質檔案使用壽命延長，為各項工作開展創(chuàng)造便利。
1.3 提高管理水平
增強紙質檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內容。具體來說，在醫(yī)院紙質檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責。加強紙質檔案資料存儲工作，為各項活動順利開展創(chuàng)造便利。同時還可以及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，彌補管理工作存在的缺陷，促進醫(yī)院紙質檔案管理效果提升。
2 新時期加強醫(yī)院紙質檔案管理水平的不足
雖然加強紙質檔案管理工作具有重要作用，但在醫(yī)院檔案管理的具體活動中，一些工作人員責任心不強，沒有嚴格落實紙質檔案管理的規(guī)章制度和相應的措施，影響紙質檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來說，新時期醫(yī)院紙質檔案管理存在以下方面的缺陷。
2.1 檔案保護意識淡薄
忽視對紙質檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質檔案管理工作效率。相關領導和管理人員對紙質檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術等方面采取完善措施，不利于提升醫(yī)院紙質n案管理效果。
2.2 管理人員素質較低
很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化，結構不合理，專業(yè)技能偏低。在對紙質檔案進行管理的過程中，沿用傳統(tǒng)方式方法進行，難以全面提升管理工作效率?；蛘邔n案管理人員的管理和培訓存在不足，有效的教育學習活動缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。
2.3 檔案防護措施不足
在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質檔案進行防護。翻閱和復印檔案資料時忽視加強管理，對紙質檔案造成一定損害，也容易降低紙質檔案的使用壽命。
2.4 紙質檔案防災不足
醫(yī)院紙質檔案的防災措施不到位，包括火災、鼠害等內容，要結合管理需要健全相關制度，推動紙質檔案防災工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質檔案管理的應急機制，一旦發(fā)生危害也難以及時處理，制約紙質檔案管理水平提升。
3 新時期加強醫(yī)院紙質檔案管理水平的對策
為有效應對實際工作存在的不足，提升醫(yī)院紙質檔案管理水平，結合新時期和新形勢，讓紙質檔案更好為醫(yī)院的各項工作服務，可以采取以下改進和完善措施。
3.1 提高紙質檔案保護意識
整個醫(yī)院范圍內要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發(fā)管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項工作當中。管理人員是開展紙質檔案管理的首要因素，必須調動他們的主動性，滿懷熱情開展紙質檔案管理的各項工作。醫(yī)院在日常工作中要增進相互交流，明確紙質檔案管理的重要性，潛移默化增強檔案管理人員綜合素質，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強檔案管理的責任意識，有效規(guī)范檔案管理各項工作。
3.2 提升檔案管理人員素質
醫(yī)院要注重引進專業(yè)基礎扎實、綜合水平高、檔案管理技能強的管理人員，充實醫(yī)院紙質檔案管理工作隊伍，有效規(guī)范各項活動。構建完善的紙質檔案管理人員培訓制度，采用現(xiàn)場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓活動的實效性。進而增進相互聯(lián)系，激發(fā)檔案管理人員的主動學習意識，增強責任心和管理技能，有效適應紙質檔案管理工作需要，也為醫(yī)院各項工作的有效開展創(chuàng)造條件。
3.3 落實紙質檔案防護措施
管理人員要加強紙質檔案的防護工作，確保紙質檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且?guī)旆窟€要具有良好的關照和通風條件，確保紙質檔案存放環(huán)境良好，延長紙質檔案使用壽命，最大限度降低紙質檔案發(fā)生病害的可能，促進紙質檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現(xiàn)的問題及時清除和處理，有效提升紙質檔案管理水平。
3.4 注重紙質檔案防災工作
增強管理人員有效應對紙質檔案管理突發(fā)事件的能力，重視紙質檔案防災工作，促進工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要，嚴格落實各項規(guī)定和制度措施，建立安全事故應急處理機制，提高紙質檔案防火、防潮、防鼠害、防地質災害等各項工作技能。重視實現(xiàn)演戲和訓練，定期對檔案管理人員開展培訓活動，促進工作人員綜合技能提升。這樣即使當突發(fā)事件來臨時，管理人員能夠明確自己應該怎樣做，有效撤離和保護紙質檔案，盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。
4 結束語
醫(yī)院檔案管理工作中，紙質檔案管理是不可忽視的內容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫(yī)院檔案管理人員，日常工作中應該結合紙質檔案管理需要，認識加強紙質檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質檔案管理的各項工作，進一步提升紙質檔案管理水平，為醫(yī)院各項工作有效開展創(chuàng)造便利。
參考文獻
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[2]孫鳳麗.淺談紙質檔案管理的保護工作[J].北京檔案，2016（2），109
不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據(jù)，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數(shù)相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。
要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。
無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統(tǒng)中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數(shù)字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進行統(tǒng)一的組合，維護檔案之間的相關聯(lián)系，便于使用。
2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求
現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術建立一個網(wǎng)絡的信息辦公平臺?，F(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。
2.1 同步歸檔工作
在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。
2.2 同步整理工作
要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現(xiàn)對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。
2.3 同步鑒定工作
對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
2.4 同步利用
在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。
3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革
一、電子檔案和與紙質檔案整合管理的必然性
紙質檔案和電子檔案本質上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點，但由于二者載體不同，這也使紙質檔案與電子檔案都具有自身的特點。在當前新形勢下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長補短。電子檔案以網(wǎng)絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質檔案各有利弊，將二者進行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢，使其更好的為使用者服務。在當前電子檔案和紙質檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時轉變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應對檔案電子化的轉化，從多個層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時還要做好紙質檔案的保管工作，使電子檔案和紙質檔案都能夠發(fā)揮各自長處，有效的保存好具有較強真實性和可靠性的紙質檔案，同時更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，對二者進行整合管理，有效的維護好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。
二、電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求
當前信息技術取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應用，構建了檔案管理網(wǎng)絡信息辦公平臺。現(xiàn)代化檔案管理主要針對電子檔案進行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對的是紙質檔案的管理。但在當前電子檔案和紙質檔案共存的形勢下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對紙質檔案進行管理。因此需要將電子檔案與紙質檔案進行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。
（一）同步歸檔。對于收集的紙質文件需要認真進行檢驗和審核，做好紙質檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時進行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質檔案，電子檔案在歸檔時要存入到計算機硬盤中，同時還要標記上已歸檔的標記。
（二）同步整理。電子檔案與紙質檔案需要同步進行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質檔案都擁有一致的檔案號，信息也基本相同，因此在整理時需要將電子檔案和紙質檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。
（三）同步鑒定 。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
（四）同步利用 。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。
三、電子檔案與紙質檔案并存的管理模式
紙質檔案和電子檔案都具有自身的獨特性，而且所具有功用性也不同，當前二者并存于檔案各個領域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點，這是電子檔案獨有的優(yōu)勢。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對紙質文件或其副本進行備份保存。當前電子檔案和紙質檔案共存是檔案無紙化實現(xiàn)過程中一個重要的過程，二者共存發(fā)展有利于互補，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發(fā)文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對于具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實行辦公自動化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對電子文件和紙質檔案在歸檔期實施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的。但是，我們應認識到紙質文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為立卷方式的改變而使檔案文件散失，紙質文件不僅要歸檔，而且還需要進行必要的整理，更好地保管和利用。
四、結束語
在當前檔案事業(yè)發(fā)展過程中，無紙化是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢，而電子檔案和紙質檔案共存發(fā)展是無紙化實現(xiàn)過程中必然的一個過程，因此在當前二者共存發(fā)展的形勢下，我們需要了對電子檔案和紙質檔案兩者之間的關系進行了解，并并對電子檔案和紙質檔案進行整合，使電子檔案和紙質檔案在歸檔、整理及開發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質檔案的優(yōu)勢，以便于更好的推動我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。
參考文獻
隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數(shù)技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。
（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護。
（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。
3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。
（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：
1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環(huán)境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標準，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規(guī)定。
2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設備的安全、良好的室內環(huán)境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數(shù)據(jù)的保護。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。
3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業(yè)務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統(tǒng)一協(xié)調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數(shù)據(jù)、設備環(huán)境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡可以實現(xiàn)電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網(wǎng)絡實現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。
3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現(xiàn)電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。
三、結語
要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現(xiàn)大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。
（一）電子檔案優(yōu)點
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點
（一）紙式檔案的優(yōu)點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
1.1 紙質檔案概述
紙質檔案是應用筆和紙對于事件進行記錄的形式，通過文字或者圖標的方式來表達，應用紙張記錄成檔案進行保管。紙質檔案在我國存在已久，對于歷史文化以及不同階段的經濟發(fā)展研究做出了重要的貢獻。
1.2 紙質檔案優(yōu)勢分析
（1）信息以及載體的依附性較強。在紙質檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質存儲介質的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結合，并且在對于檔案信息進行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進行信息的獲取，實現(xiàn)信息的應用。
（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質檔案的記錄是對于歷史發(fā)生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。紙質檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。
（3）信息存儲的介質耐久性較強。在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。雖然紙質檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進行保管的過程中較少其化學反應發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。
1.3 紙質檔案劣勢分析
隨著計算機技術的出現(xiàn)，電子檔案出現(xiàn)在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質檔案更加簡單，所以也就導致紙質檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：
（1）?質檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。
（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。
（3）在進行紙質檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進行管理和利用的時候應用計算機就可以完成，所以就更加顯得紙質檔案管理的落后。在進行紙質檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會需求。
2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性
2.1 紙質檔案原始憑證可確保檔案的真實性
檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現(xiàn)實情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。
2.2 紙質檔案穩(wěn)定性可確保檔案信息安全性
因為計算機軟硬件系統(tǒng)及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。
2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性
因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。
3 發(fā)揮紙質檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的方法
3.1 促進檔案管理人員觀念的更新
長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創(chuàng)新能力，才能樹立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。
3.2 完善檔案管理標準與制度
