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電子文件在記錄文件的時候會使用磁帶或者是磁盤作為記錄的載體，在閱讀或者是查找的時候，以計算機為主，通過計算機處理好文件的傳輸工作。電子文件的類型有很多，如果是按照工作范圍來分，電子文件可以分為兩種，一種是工作人員在日常辦公的時候，處理事物產(chǎn)生的電子文件，例如E-Mail、OA等，而這些文件的形式主要是影像或者是聲音。第二種是與科研有關的文件，這類文件比較有技術性。一般形式是光柵圖等。
1 管理文件中的問題
電子檔案的存儲利用還剛剛起步，在日常的工作中形成的電子文件也越來越多，由此而引起的電子文件的存儲問題越來越受到單位領導的重視，現(xiàn)根據(jù)本人在實際工作中遇到的問題及社會上諸多企業(yè)在電子文件歸檔管理中的情況，探討電子文件歸檔和存貯管理中普遍存在的一些共性問題：
1.1 電子文件未能完全進行有效地歸檔管理。截至上個世紀90年代初期，企業(yè)普遍對電子文件采用軟磁盤作為存儲載體，有了光盤以后，部分數(shù)據(jù)也以光盤的形式甚至以計算機硬盤的形式存儲電子文件。文件內(nèi)容也多限于日常管理工作活動，而對于技術性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲在課題的項目負責人或者科研人員自己的軟盤或硬盤里。這樣，即使不丟失，日積月累，電子文件亦會泛濫成災，不利于管理和檢索利用。即便存檔，其電子文件和和也未經(jīng)專門的、具有專業(yè)水平的技術人員進行實質性的質量審查，無法確定歸檔文件的有效性及正確性，使后來的文件利用存在很大的缺陷。
1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處。科研開發(fā)及新產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，日常工作中的電子文件管理除上級機關下發(fā)的文件及本單位的發(fā)文之外，更多的是對科研開發(fā)的項目或產(chǎn)品的電子文件的管理。但大多數(shù)科研開發(fā)檔案的源程序代碼及其在開發(fā)過程中所形成的電子文檔，都保存在各部門開發(fā)人員那里，檔案管理人員很難收集到?？蛻粼谶\用過程中出現(xiàn)問題需要進行維護時，開發(fā)人員和和自接在客戶的系統(tǒng)上進行更正，而沒有及時更新本企業(yè)保存的相應電子文件，工程人員再次進行現(xiàn)場維護時，需要對所出現(xiàn)的同一個問題重復更正，造成人力和財力的浪費，不利于企業(yè)對有關項目電子文件的版本管理。
2 儲存技術
2.1 在存貯文件的時候，盡量使用特殊的存儲柜，這樣可以保證電子文件的安全，通常來說，點在文件在存儲的時候，主要是存儲在光介質還有磁介質，因此在存儲的時候，要建立一個與之相符的環(huán)境。存放載體的柜子也要有適當?shù)臏貪穸龋掖鎯Φ沫h(huán)境也要符合標準。在排放載體的時候，盡量讓其保持直立狀態(tài)，而且存儲環(huán)境要避光，還不能有大量的灰塵，更要遠離磁場。
2.2 按照國家在檔案管理上的規(guī)定，在管理檔案的時候，要有具體的管理原則，但是因為單位的能力不足等問題，很多的管理工作并沒有做到位，甚至在管理電子文件管理的時候，還是使用落后的管理技術。隨著電子檔案的增加，部分管理單位以及認識到有效管理對于電子文件是十分重要的。而且根據(jù)本單位的實際情況出臺了相應的管理措施。這些措施都成為管理電子文件的依據(jù)。
2.3 某些電子文件屬于技術性文件，而且文件上有源程序，因此在存儲的時候，可以將軟磁盤中的文件轉移到光盤中。如果有條件，還能對文件的版本進行管理。存儲方式的轉移是因為軟磁盤在存儲文件的時候，不適合長期的存儲，在一短時間后，就要復制文件，這樣才能長久的儲存文件。而且在使用的時候，常常會出現(xiàn)誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經(jīng)濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲技術的革新。
2.4 在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優(yōu)點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現(xiàn)文件高效率傳輸。再次，在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。最后，將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。
以上的幾種特點是很多存儲方式都不具備的，在使用磁盤列陣的方式管理文件的還是有效的。
2.5 加強辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的實體安全。實體安全主要指環(huán)境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機器設備和磁介質不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。
2.6 在存儲電子文件的時候，要讓存儲人員有一定的知識，知道存儲的方式，要求工作人員在存儲文件的時候，具有敬業(yè)精神。
結束語
由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發(fā)展有積極的作用。
參考文獻
在信息技術不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務之一。
一、電子會計檔案的定義
會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經(jīng)濟業(yè)務進行及時的記錄，是反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。
二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務。
第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統(tǒng)進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業(yè)技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。
第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟損失。
三、提高電子會計檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經(jīng)過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續(xù)。
第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確。對電子會計檔案的內(nèi)容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發(fā)生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現(xiàn)的風險進行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數(shù)據(jù)材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進行整理和分類，并且需要明確標明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設備和防盜設備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。
四、結束語
上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。
參考文獻：
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
電子檔案是傳統(tǒng)紙質檔案的電子表達模式，其是依靠電子信息技術而存在的。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展背景下，電子檔案已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對偏低，為更好地發(fā)揮檔案管理在中職教育中的作用，本如下分析。
1 中職學校電子檔案管理現(xiàn)存問題
從當前的中職學校電子檔案管理工作水平來看，其所存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1.1 管理觀念落后
目前，中職學校檔案管理工作的觀念相對比較落后，相比于電子檔案而言，學校更注重也更傾向于傳統(tǒng)紙質檔案的管理模式，這一方面是因為中職學校在檔案管理工作方面更傾向于穩(wěn)妥、安全，不愿意貿(mào)然嘗試新鮮事物。另一方面是因為中職學校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。
1.2 硬件設備不足
電子檔案需要計算機系統(tǒng)予以支持，然而由于中職學校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無法購買相應的硬件設備，這使得中職學校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設備支持，電子檔案管理模式自然也就無法實現(xiàn)。
1.3 軟件系統(tǒng)落后
在電子檔案管理中，除要有硬件設備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計算機運行的基礎，也是檔案管理工作運行的基礎。目前，也有一部分中職學校開展了電子檔案管理，但這些學校在軟件系統(tǒng)建設方面相對落后，以至于電子檔案管理工作很難發(fā)揮出實際作用，影響電子檔案的管理效果。
1.4 專業(yè)人才缺失
想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業(yè)人才作為主動力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計算機水平相對薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時，中職學校的人力資源配置還無法有效引進電子檔案專業(yè)人才，這使得電子檔案管理工作難以實現(xiàn)有效進步，無法發(fā)揮其實際作用。
2 做好中職學校電子檔案管理工作的建議
想要做好中職學校電子檔案管理工作，應從以下幾方面入手。
2.1 革新檔案管理觀念
要想提升電子檔案工作水平，中職學校檔案管理部門就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學校作為培養(yǎng)現(xiàn)代化技術型人才的主戰(zhàn)場，能否與社會發(fā)展保持一致，會直接影響其對學生的培養(yǎng)效果。電子檔案作為現(xiàn)代化社會檔案管理的主要模式，中職學校檔案管理部門有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強自我學習，聯(lián)系一些電子檔案管理技術較為成熟的高校，參觀學習，切實感受電子檔案為檔案管理工作帶來的巨大作用，并在此觸動下，建立電子檔案管理理念。
2.2 加強硬件設備投入
加強硬件設備投入是中職學校實現(xiàn)電子檔案管理的基礎措施。在檔案管理部門電子檔案管理意識較強的基礎上，其可向校領導申請引進硬件設備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門申請意見的基礎上，拿出部分資金購買相關硬件設備。若學校資金確實比較困難，可邀請企業(yè)贊助，幫助學校建立起良好的電子檔案管理環(huán)境。
2.3 積極更新軟件系統(tǒng)
在完成硬件設備的投入以后，學校要積極更新軟件系統(tǒng)。要充分分析自身規(guī)模、學生數(shù)量及檔案管理工作需求情況，選擇最經(jīng)濟、最有效的電子檔案軟件管理系統(tǒng)。購入軟件系統(tǒng)后，學校要規(guī)范操作、使用電子檔案管理系統(tǒng)，并應定期對軟件系統(tǒng)予以更新。
2.4 開展專業(yè)培訓
開展專業(yè)人才培訓是中職學校電子檔案管理工作必須進行的基礎工作。學校可組織檔案管理人員進行專業(yè)進修，同時也可聘請專家到學校指導檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學校的電子檔案管理工作提供基礎支持。
3 結 語
電子檔案是現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的直接表現(xiàn)，其對于推動檔案管理事業(yè)的進步作出了重要貢獻。隨著社會對技能型人才的需求越來越大，中職教育也迎來了一個新的發(fā)展空間。面對與日俱增的生源，中職學校只有實現(xiàn)電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準確、有效，因此，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉變，不僅是中職學校變革的基礎，更是中職學校進步的必然選擇。
檔案機構開展信息化工作的質量目標是高效率、低成本地建設一個能夠支持現(xiàn)代檔案管理業(yè)務開展的應用系統(tǒng)。而電子檔案管理系統(tǒng)建設能否按照預期計劃高質量建成，與參建人員綜合能力、基礎設施環(huán)境、現(xiàn)行法規(guī)制度，以及建設過程的規(guī)范性和科學性有很大關系，所以從系統(tǒng)建設之初就要明確影響質量的關鍵要素和質量控制框架。電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中所依賴的法規(guī)政策標準、系統(tǒng)建設需求、建設過程監(jiān)管、軟硬件設施支撐環(huán)境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統(tǒng)建設質量的關鍵要素，如圖所示。從圖中可見，電子檔案管理系統(tǒng)建設質量不僅要從最終輸出的檔案管理系統(tǒng)角度進行衡量，還需要追溯到建設過程中支撐、控制、輸入和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的質量。這是因為電子檔案管理系統(tǒng)建設并非一次性的成品輸出，而是一個滾動建設和持續(xù)完善的過程。此外，多個立檔單位與檔案保管單位之間的業(yè)務協(xié)同和數(shù)據(jù)共享等特點，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設的復雜性和特殊性。由此，需要從系統(tǒng)建設的支撐環(huán)境、需求輸入、制度控制、過程監(jiān)督、功能實現(xiàn)、系統(tǒng)運行和建設成效等方面進行全過程管理，最終形成一個滿足檔案機構實際需求的高質量電子檔案管理系統(tǒng)。1.環(huán)境建設質量治理軟硬件基礎設施及其網(wǎng)絡環(huán)境、建設項目資金等，是電子檔案管理系統(tǒng)建設的基礎支撐和電子檔案管理系統(tǒng)賴以生存的生態(tài)環(huán)境，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設成果能否得以使用。網(wǎng)絡與軟硬件設施，及其運行管理機制，直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的功能使用、數(shù)據(jù)訪問和業(yè)務開展。當前，網(wǎng)絡技術、中間件、存儲設施、服務器等基礎設施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎設施的更新?lián)Q代需要保障檔案系統(tǒng)的功能穩(wěn)定、安全可用和業(yè)務的連續(xù)性，環(huán)境基礎設施的質量治理能力亟待改進。2.需求分析質量治理檔案機構及其人員是電子檔案管理系統(tǒng)建設的主體，決定了系統(tǒng)建設的方向和目標。檔案部門人員根據(jù)實際業(yè)務需要，提出信息化環(huán)境下開展檔案服務工作的目標，最終形成系統(tǒng)建設需求，而需求的準確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的設計和實施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關重要。通常，需求分析由檔案管理業(yè)務人員和系統(tǒng)建設的專業(yè)技術人員協(xié)同完成，而雙方在系統(tǒng)建設過程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統(tǒng)建設的重難點，由此各方人員在分析系統(tǒng)需求時，不僅應充分理解現(xiàn)有業(yè)務活動流程、范圍和要求，還應具有前瞻性思維，以發(fā)展的眼光來開展需求調(diào)研和分析設計，確保系統(tǒng)建設需求能夠在較長的一段時期內(nèi)保持有效。3.制度嵌入質量治理法規(guī)政策遵從性是電子檔案管理系統(tǒng)建設區(qū)別于其他類型信息系統(tǒng)建設的重要特點之一。檔案管理機構在開展各類活動時，需要在外部制度的基礎上，提煉出本單位應遵循的條款和工作實施的具體要求。而后在電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中，將具體化的制度要求嵌入到系統(tǒng)中，盡可能實現(xiàn)系統(tǒng)自動化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執(zhí)行各項法規(guī)、政策、規(guī)范和標準。這就要求電子檔案管理系統(tǒng)建設的相關人員熟悉并深刻理解各個層級制度中約定的各項要求，研究其應用場景及其間的關聯(lián)關系，制定切合本部門業(yè)務活動的各項制度。同時還應借助監(jiān)管手段和各種技術方法加強制度執(zhí)行的質量，督促和檢查制度執(zhí)行過程中的漏洞與風險，并持續(xù)改進。4.過程監(jiān)管質量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設是一項復雜的信息化系統(tǒng)工程，對其建設過程的監(jiān)督和管理是保障質量的重要措施。檔案信息化建設工作通常會采取政府招投標和政府采購等方式來選擇供應商，并委托第三方機構（承建方）來完成電子檔案管理系統(tǒng)建設的具體任務。承建方負責方案設計、系統(tǒng)開發(fā)、環(huán)境部署與集成調(diào)試；建設方負責全局規(guī)劃、整體設計、資金籌措、明確需求等重要工作。對于電子檔案管理系統(tǒng)建設的可行性研究、方案論證、系統(tǒng)設計、設備采購、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)測試等各個階段，承建方和建設方均應采取過程質量控制方法，檢驗各自承擔的任務，同時監(jiān)督對方的工作。必要時還可引入第三方監(jiān)理公司來協(xié)助建設方對電子檔案管理系統(tǒng)建設的進度、成本、目標、任務、范圍，以及合規(guī)性和有效性等進行檢查。由此監(jiān)理方的質量檢查、風險控制、發(fā)現(xiàn)問題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統(tǒng)建設質量的重要因素。5.功能實現(xiàn)質量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設的一個重要的顯性成果就是將檔案業(yè)務融入信息系統(tǒng)的電子檔案應用軟件系統(tǒng)，作為檔案部門及其人員開展業(yè)務活動的網(wǎng)絡化工作平臺，其功能的完整性、流程的合理性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性是助力檔案人員開展各項業(yè)務工作的重要保障。與一般的應用軟件系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)的質量除了實現(xiàn)基礎的系統(tǒng)管理功能以外，還具有檔案業(yè)務的法規(guī)、政策和相關標準強執(zhí)行性等特點，需要有標準符合性的質量檢查。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)需要深入了解檔案業(yè)務事項、辦理流程及其政策、規(guī)范要求，才能保證系統(tǒng)功能完整、流程合理且數(shù)據(jù)規(guī)范。6.運行維護質量治理以往的煙囪式、自給自足的建設模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統(tǒng)基礎設施部署的共性特點。許多省級綜合檔案館統(tǒng)一建成了區(qū)域性的數(shù)字檔案館基礎設施運行服務平臺，采取了海量存儲、云計算的虛擬服務模式。云計算的IT集約化服務模式在統(tǒng)一規(guī)劃、資源租賃、平臺支撐和應用共享等方面具有較高的統(tǒng)籌性、規(guī)范性和專業(yè)性，但對各檔案管理機構而言幾乎是個“黑盒子”，即檔案人員只需規(guī)范地按照操作規(guī)程使用，無需關注其背后復雜的技術方案和實現(xiàn)原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業(yè)務、提升檔案信息服務；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術知識，對外包服務的監(jiān)管和控制將成為提升電子檔案管理系統(tǒng)質量的一項重要任務。7.應用成效質量治理按時完成建設工作，并順利通過項目驗收、保障檔案人員能夠基于應用系統(tǒng)開展檔案工作，是電子檔案管理系統(tǒng)建設的標志性成果。系統(tǒng)建設不僅要保障建設方獲得一個高質量的電子檔案管理系統(tǒng)，而且還需要承建方能夠在建設成本范圍內(nèi)取得良好的信譽，積累經(jīng)驗和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統(tǒng)建設質量，需要從建設工作成效多方面進行檢查評估。近年來，“以評促建，以建促用”的電子檔案管理系統(tǒng)治理理念和方法已經(jīng)在我國各級各類檔案管理機構得到很好的推廣和應用，使建設方、承建方、監(jiān)理方均能各盡其責、獲得最大的收益和顧客滿意度。
二、事業(yè)單位檔案管理的新思路
（一）強化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。首先，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應該將檔案管理的媒介從人力轉變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化技術，完善管理體制。強制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對基礎指令進行操作。因此，應該采用不定期的培訓方式學習如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡計算機進行檔案管理，從而促進效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現(xiàn)代的信息化技術管理學習培訓工作，提高檔案管理的信息化水平，促進檔案管理效率的提升。
（二）構建檔案管理信息化建設平臺。首先要構建檔案管理信息化建設平臺，對數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時代下檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間，再次需要加強檔案管理部門的設備改進力度，增加設備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎，加快研究解決電子政務環(huán)境下檔案工作的新技術新問題，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務平臺，積極開展已公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務，穩(wěn)步推進館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時，依托?子政務平臺建立電子文件中心，實現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。加快檔案信息化基礎設施建設，加強檔案資源信息化建設，努力構建檔案信息化必須的標準化體系、安全保障體系、社會服務體系，促進檔案信息化建設持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。
1引言
伴隨著信息技術發(fā)展的日新月異，計算機被廣泛應用到各個領域之中。而由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。因此，全方位做好電子檔案管理工作對相關單位維持正常運營至關重要。如醫(yī)療單位，隨著醫(yī)療資源需求地不斷擴大及精細化、計算機技術的發(fā)展和人才流動的加速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢。但在醫(yī)療事業(yè)單位中電子檔案發(fā)展滯后，檔案工作仍以傳統(tǒng)方式為主。鑒于此，本文對醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及如何做好電子檔案管理工作發(fā)表簡略看法。
2醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀
（1）醫(yī)療單位中，核心工作是服務病人?？床【热丝滩蝗菥彛娮訖n案工作相對而言就是一種后續(xù)完善性工作，且隨時可補充。這是眾多醫(yī)療單位管理者、工作者電子檔案的認知。
（2）應有的電子檔案管理制度不完善甚至是欠缺。醫(yī)院管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，缺乏科學性與系統(tǒng)性[1]。經(jīng)驗性的、粗大式的管理方式是醫(yī)療單位管理的主要特征，在檔案管理中更是主導。
（3）多數(shù)醫(yī)療單位對電子檔案管理工作的不重視，致使從事檔案管理的人員專業(yè)素質偏低。任何崗位的工作人員都可以勝任電子檔案管理崗位，退休返聘老員工、低學歷的醫(yī)護工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。這樣無基礎知識，低現(xiàn)代化設備操作技能的工作人員大大影響了檔案工作電子化的發(fā)展。
（4）“電子檔案管理，顧名思義，即一臺電腦就全部設備到位”的誤區(qū)亦是制約電子檔案管理工作發(fā)展的重要因素之一。也有部分單位“東拼西湊”出“配套”設備，然而設備型號不一、規(guī)格各異，嚴重影響了檔案的永久性保存和完整性，阻礙了區(qū)域性大面積的聯(lián)網(wǎng)處理。大大制約了電子檔案優(yōu)勢的發(fā)揮。
3加強電子檔案管理工作的對策
3.1更新傳統(tǒng)觀念，明確電子檔案的重要性
面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當務之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識，進行科學管理。
3.2建立健全電子檔案的管理制度和工作職責
電子檔案是一種獨立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應加強管理。醫(yī)院建立相應的電子檔案管理制度的內(nèi)容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制定電子檔案的保管期限、歸檔范圍等[2]。嚴格執(zhí)行，妥善管理，不散失，確保完整、真實和有效的利用。
3.3提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質
醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學知識，檔案專業(yè)知識外，熟識醫(yī)院科學研究是其基本素質之一[3]。要求必須熟練掌握運用計算機操作技術、信息網(wǎng)絡技術。結合醫(yī)院工作的特殊實際，積極提供有效快捷的服務，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，服務醫(yī)院的發(fā)展。
3.4加大基礎設施建設的資金投入
為了能夠更好的規(guī)范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A工作入手，及時對工作中存在的不足之處進行補充，強化檔案管理基礎工作，以此來有效的提高殘疾兒童檔案工作的質量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎，使其成為保障殘疾兒童合法權益的重要依據(jù)。
一、高度重視，加強組織管理
殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來，進一步做好殘疾兒童檔案管理基礎工作，從思想認識、到人員及組織等各個方面都要到位，做好檔案收集工作，對檔案歸檔范圍和保管期限進行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗表、父母相關的信息，同時殘疾兒童康復過程中所產(chǎn)生的各種資料也應納到歸檔范圍。
二、殘疾兒童檔案管理的規(guī)范化
首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋來對采集到的檔案信息進行包裝和密封，而且在對相關檔案資料進行調(diào)集時，要有相關的憑證作為依據(jù)，檔案要具有統(tǒng)一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規(guī)范化。
其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進行，可以采用編碼形式來對檔案信息進行整理和歸類，以此來提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎。
最后，在對殘疾兒童檔案進行保管過程中，需要保證檔案室環(huán)境的適宜性，不僅要具備良好的通風，而且進行除灰處理，控制好檔案室內(nèi)空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。
三、加強對殘疾兒童檔案形成過程的指導、監(jiān)督和檢查
殘疾兒童檔案文件形成時，在嚴格對殘疾兒童申請、入戶調(diào)查等過程中形成的文件材料進行審核，確保所收集到的檔案資料的真實性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對檔案文件形成的過程進行監(jiān)督、指導和檢查，控制好檔案形成過程中的質量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時還要確保文件材料的規(guī)范標準，確保案卷質量的全面提高，這對檔案后期的整理、加工和利用會帶來積極的促進作用。目前在相關部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節(jié)的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對檔案管理工作帶來了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關聯(lián)，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關文件資料形成的整個過程，同時檔案人員還要積極參與到單位各項行政及業(yè)務活動中，對工作的內(nèi)涵進行了解和掌握，并在工作中做好指導工作，使相關人員在書寫文件資料時要嚴格按照規(guī)范的要求進行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對于各科室形成的文件資料要積極主動收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅實的基礎。
四、完善檔案管理設施
檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，配備檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種設施，加大檔案管理設施的投入力度，培養(yǎng)檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對檔案管理系統(tǒng)進行應用，使檔案管理人員能夠將所學到的理論知識與實際工作有效的聯(lián)系起來，從而進一步提高殘疾兒童檔案管理基礎工作的效率。
五、建立檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
殘疾兒童檔案要實現(xiàn)信息化管理，就必須建立檔案管理計算機信息系統(tǒng)，因此，在實際工作中，需要進一步改進和規(guī)范計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要。依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計。在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
在電子檔案使用過程中，應注意到電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時還要重視電子檔案的真實性。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
六、結束語
殘疾兒童作為弱勢群體，受到全社會的普遍關注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當前科學技術快速發(fā)展的新形勢下，更需要根據(jù)殘疾兒童檔案自身的特點，進一步對殘疾兒童檔案管理工作進行規(guī)范，充分的利用各種先進的技術來加快推動殘疾兒童檔案信息化建設，更好的實現(xiàn)殘疾兒童檔案的重要價值，有效的保障殘疾兒童的合法權益，使全社會能夠更關心弱勢群體，促進和諧社會的建設。
參考文獻
與傳統(tǒng)的檔案管理辦法相比較，電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作顯現(xiàn)出較多優(yōu)勢，但同時也存在一些缺點，以下就對電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)缺點進行總結分析。
（一）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點
1.利用辦公自動化系統(tǒng)對文書檔案進行管理，其實主要是利用辦公自動化中的信息處理能力來實現(xiàn)對文書檔案的高效化管理。傳統(tǒng)的檔案管理，從文件的收發(fā)、歸檔、分類到編號、入庫等，要求細心嚴謹，不容出現(xiàn)差錯，一系列的工作環(huán)節(jié)都需要借助人力來展開，其間需耗費大量人力，花費大量時間。而利用辦公自動化技術來管理文書檔案，可以使檔案的整套管理流程不再繁瑣，檔案收發(fā)、歸檔、查閱等程序都可以利用計算機技術來運行，從而使檔案管理變得方便快捷。
2.傳統(tǒng)的文件檔案無論借閱還是傳遞的過程中，紙質文件都容易發(fā)生復制、保密內(nèi)容外泄、遺失等情形，而文件異地傳遞時，因距離、天氣、快遞人員責任心強弱以及其他因素的影響，決定了文件傳送經(jīng)歷的時長。而電子辦公環(huán)境下文書檔案的傳遞只需要在線傳遞即可，過程既安全又省時，使文件傳遞保持較高的安全系數(shù)。
3.傳統(tǒng)的文書檔案主要借助紙質來保存，其保存時間受環(huán)境、氣候、紙質及查閱次數(shù)的影響，一旦紙質文件遭到毀壞，文件的內(nèi)容信息將不復存在。而電子版的文書檔案受周圍環(huán)境因素的制約較小，保存也比較方便，隨著使用需要，文書檔案保存可以借助U盤、網(wǎng)絡云盤及硬盤來進行，保存在此設備中的文書檔案，其毀壞的可能性也比較小，因此，電子版文書檔案的保存比傳統(tǒng)紙質文書檔案的保存具有顯著的穩(wěn)定性。
4.傳統(tǒng)的文書檔案隨著量的累積，大量的文書檔案陳設在文件柜中未能充分利用，造成了資源的浪費，且查閱和管理都變得十分不易。應用辦公自動化技術對文書檔案實施管理以后，建成了相對完善的文書檔案管理體系，使檔案信息與其他信息實現(xiàn)共聯(lián)，可以促使文書檔案合理利用，杜絕了資源的浪費，同時，可以利用廣闊的網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)實現(xiàn)與其他檔案部門的信息共享，或者彼此之間相互進行信息交流與經(jīng)驗借鑒，使信息資源共享變得可行。
（二）電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的缺點
1.電子版文書檔案與傳統(tǒng)紙質文書檔案相比，其保密性問題是目前的一大隱患。電子版文書檔案比較容易被修改，因計算機中很多預設條件都是通用的，修改者可以根據(jù)自己的需要隨意設置字體種類、顏色和大小，電子版文書檔案無法留下親筆簽字和蓋章，即便遭到修改也難辨其究竟為原件或復印件。所以，電子版文書檔案容易被修改的問題是目前電子辦公環(huán)境下文書檔案管理面臨的一大挑戰(zhàn)。
2.電子辦公環(huán)境下文書檔案管理的另一個缺點是檔案管理人員的素質不能跟現(xiàn)代自動化辦公設備發(fā)展相適應。因受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，傳統(tǒng)的檔案管理方式已固化在他們的思維意識里，又因大多數(shù)檔案管理員的素質相對來說都不高，并不能掌握電子辦公的技能和技巧，即使引進了用以文書檔案管理的辦公自動化設備，也不能發(fā)揮其應有的作用。所以，提高文書檔案管理人員的素質是電子辦公環(huán)境下文書檔案管理需要努力克服的另一個困難。
二、電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題
（一）未能及時轉變觀念
受信息時代影響，人們逐漸有了要高效開發(fā)信息的意識。實踐中，我國電子文書檔案管理起步時間較晚，在很長一段時間內(nèi)，檔案都處于封閉及半封閉的狀態(tài)。對于應用辦公自動化技術對文書檔案進行管理，檔案管理員還沒有足夠的認識，也尚未具備充足的實踐經(jīng)驗。由于受經(jīng)費限制，文書檔案管理得不到應有的重視，而文書檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神，缺乏對檔案信息資源開發(fā)的服務意識，導致文書檔案管理工作質量長久以來得不到提升。
（二）未能克服電子信息技術阻礙
電子信息技術是實現(xiàn)對文書檔案應用電子化管理的基礎，電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理對技術要求極高，它需要有專業(yè)系統(tǒng)并且嚴格的電子技術來做保障，對計算機領域的知識涉及面廣、技術密集、更新發(fā)展速度快等給文書檔案的管理工作帶來了一定難度。另外，保證電子文書檔案的真實性，對于信息安全技術來說極其重要，所以需要借助相關法律來保證電子文件信息的安全，但目前我國關于電子文書檔案管理的法律法規(guī)尚未確立，所以電子文書檔案的安全暫時還難以保證。又因電子文書檔案所涉及的個人隱私與公共信息網(wǎng)絡的隔離問題，以及網(wǎng)上信息管理、檢索、數(shù)據(jù)壓縮及存儲技術的應用都尚未普及，成為電子文書檔案管理中的技術阻礙。
（三）資金不足以及設備落后
對電子辦公環(huán)境下的文書檔案進行管理，就需要相關的電子設備做其強有力的后盾。目前的辦公環(huán)境下，大部分電子文書檔案管理部門都能配備計算機作為檔案管理的基礎設施，但是受經(jīng)濟條件限制，其他類似文字掃描、計算機硬件、檔案管理系統(tǒng)之類的文書檔案管理設備得不到配備，所以導致電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作一直得不到進展，效率得不到提高。
（四）未能及時更新電子文書檔案管理標準
要確保電子文書檔案的管理規(guī)范統(tǒng)一，其前提是要制定嚴格的電子文書檔案管理標準，我國雖然對文書檔案的管理制定了成熟的標準，但是對電子文書檔案的管理還沒有一個系統(tǒng)成熟的標準和模式，管理質量更是參差不齊。電子文書檔案管理標準的制定，應該以文書檔案的登記、錄入、保存等環(huán)節(jié)為起始，借鑒其他檔案的管理標準進行制定，文書檔案的管理過程中每一個環(huán)節(jié)都應該考慮在文書檔案管理標準的制定范圍中， 并且還應該在實際管理工作中，依照實踐不斷總結高效的管理教訓和經(jīng)驗，使電子文書檔案管理更具科學性。
三、電子辦公環(huán)境下文對書檔案進行高效管理的對策
（一）將文書檔案管理觀念數(shù)字化
日漸信息化的社會促使文書檔案管理也走上數(shù)字化和信息化的道路，不同于傳統(tǒng)紙質檔案，也不再局限于單一用手工整理文檔的方式，信息化時代下的文書檔案管理采用大量的多媒體、數(shù)據(jù)庫和圖片等數(shù)字檔案來代替。想要實現(xiàn)文書檔案管理的高效與創(chuàng)新，就要充分意識到信息的重要性，盡早樹立信息化的文書檔案管理觀念，將文書檔案管理有效融合到現(xiàn)代計算機技術和網(wǎng)絡技術中去，促進文書檔案管理的方式改革和技術創(chuàng)新。
（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度
網(wǎng)絡技術的發(fā)展使得電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作逐漸趨向于科學高效，但同時也暴露出一些弊端，文書檔案載體的多樣化發(fā)展，為電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理制定并完善相應的法律法規(guī)提供了必要的條件。首先，要嚴格規(guī)范鑒定及建立電子檔案的全過程，使其趨于規(guī)范、標準。其次，建立完成后還應進行調(diào)整，使文書檔案管理與相關的制度相符合，要逐漸促使文書檔案信息的開發(fā)走向規(guī)范、程序、制度化，以此來保證電子辦公環(huán)境下文書檔案管理工作的效率。
（三）需完善文書檔案管理軟件的基礎設施建設
【關鍵詞】
大數(shù)據(jù)時代；檔案；信息化管理
當今時代是信息化迅速發(fā)展的時代，信息是當今社會發(fā)展的不可或缺的戰(zhàn)略資源。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術在中國的快速發(fā)展和廣泛應用，不同作用的海量信息衍生出巨大的數(shù)據(jù)量，最終形成了信息量暴增的大數(shù)據(jù)時代。自從大數(shù)據(jù)的理念提出后，我國檔案部門迅速掀起了研究大數(shù)據(jù)的熱潮，大數(shù)據(jù)、檔案信息、大數(shù)據(jù)檔案等概念在學術界反復地出現(xiàn)。那么，大數(shù)據(jù)時代如何應對檔案信息化管理工作呢？
1筑牢檔案管理基礎
為更好地做好檔案管理的基礎工作，各單位要加強單位內(nèi)部各類檔案搜集、管理部門之間關于檔案管理的溝通協(xié)作。要對檔案員進行嚴格規(guī)范和約束，督促其切實履行好職責，高標準做好檔案管理工作，例如檔案搜集、分類、鑒定、整理等工作，同時，也要增強檔案員的服務意識，提升其服務水平。在高度重視的前提下，還要對其進行有效的、全方位的監(jiān)管，確保檔案管理工作的準確性、全面性、及時性。此外，檔案管理部門應加強與單位內(nèi)部其他部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，及時準確地將搜集處理好的檔案資料提供給單位內(nèi)部所需要的部門，為其業(yè)務工作或制定工作目標提供參考，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務工作中的基礎性作用。
2實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化
為加強檔案管理，提高檔案資料利用率，使檔案更好地為業(yè)務工作服務，各單位應對現(xiàn)有檔案管理和服務模式進行改革創(chuàng)新，不斷實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，爭取實現(xiàn)檔案管理質的改變。在原有紙質資料的基礎上，把大數(shù)據(jù)時代的技術優(yōu)勢應用于檔案管理工作中，對紙質資料進行整理、編號、儲存，將檔案資料進行電子化處理，建立信息化數(shù)據(jù)庫，不僅方便了檔案查閱利用，也節(jié)省了大量時間，既能提高檔案員的工作效率，減輕了其工作負荷，還提高了檔案的利用效率。
3抓好電子檔案歸檔工作
做好檔案管理的基礎工作的同時，必須要做好以下三點：一是要做好現(xiàn)階段電子檔案歸檔系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的融合，加強電子公文流轉系統(tǒng)的全程控制，按照公文起草、簽發(fā)、擬辦的過程存儲形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內(nèi)容齊全。對于專業(yè)類電子檔案，應由國家檔案局會同專業(yè)部門，分門別類制定有關專業(yè)類電子檔案數(shù)據(jù)標準，確保專業(yè)類電子檔案的系統(tǒng)配置、標準規(guī)范的盡快落實。二是要制定檔案數(shù)字化計劃，要著眼未來檔案工作發(fā)展需要，制定符合實際的檔案數(shù)字化計劃，并按照有關技術規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。三是要瞄準大數(shù)據(jù)時代電子檔案歸檔工作的需要，研究數(shù)據(jù)資源采集、管理、、分析、利用的數(shù)據(jù)平臺模型，滿足電子檔案歸檔及管理的需要。
4強化檔案干部隊伍建設
大數(shù)據(jù)時代，要全面提升檔案工作人員的綜合素質，使其不僅要有熟練的計算機基礎，掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案資料的完整性和安全性，更要有深厚的檔案專業(yè)知識。為此，各單位應該注重培養(yǎng)可以可以服務于網(wǎng)絡開發(fā)和數(shù)據(jù)分析人才、系統(tǒng)設計與分析人才；要重用嚴管檔案工作人員，建立科學的檔案管理工作用人晉升提拔機制，積極引進高學歷、高素質人才，不斷優(yōu)化檔案隊伍，確保隊伍穩(wěn)定有力。要定期對檔案工作人員進行有針對性的專業(yè)培訓,如繼續(xù)教育、專業(yè)學歷教育，學歷培訓等，確保檔案工作人員持證上崗,切實承擔起對檔案的保護管理責任。檔案工作人員要加強學習,堅持接受信息化技能、檔案專業(yè)知識及管理工作培訓，進而加大培養(yǎng)檔案工作人員良好的工作作風和創(chuàng)新意識，不斷提高檔案工作人員的政治素質、業(yè)務素質和管理水平，建立復合型檔案管理隊伍。
5加強檔案管理軟硬件建設
各單位要切實加強檔案管理的軟硬件建設，為檔案信息化管理提供新載體。具體要做到以下幾點：首先，加大對檔案管理工作基礎設施的投入力度，對現(xiàn)有基礎設施加以升級或更換，確保能夠滿足檔案管理信息化建設需要；其次，加大對現(xiàn)有檔案管理工作人員培訓力度，通過外派學習、視頻教學、網(wǎng)絡會議等多種手段對檔案員進行專業(yè)化、信息化及服務意識等內(nèi)容的培訓，全面提升其綜合素質；再次，要適當提高檔案管理工作人員的任用門檻，積極引進專業(yè)化、高素質人才，聘用更多經(jīng)過專業(yè)培訓的檔案管理工作人員，以便對現(xiàn)有檔案工作進行信息化管理方向的創(chuàng)新和轉變。
6創(chuàng)新檔案管理制度
各單位檔案管理部門要結合本單位實際情況和大數(shù)據(jù)時代背景，進一步修訂完善現(xiàn)有的管理機制，不斷創(chuàng)新檔案管理制度。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》精神，及時、全面制定適應信息化建設的各項檔案管理制度，進一步健全完善檔案管理業(yè)務流程及技術規(guī)范，以確保電子文件和電子檔案的安全性與完整性；同時，要進一步統(tǒng)一檔案整理、統(tǒng)計、服務等管理標準，切實實現(xiàn)檔案資源共享，進一步使檔案管理更加標準化、規(guī)范化。
7制定數(shù)據(jù)管理體系
大數(shù)據(jù)時代，任何一個單位都要面對海量數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)的格式是多種類型的，如果沒有一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理體系，很難做好數(shù)據(jù)的采集、利用工作。因此，檔案部門要著眼于大數(shù)據(jù)時代檔案工作的發(fā)展需要，積極與信息化統(tǒng)籌部門合作，制定各種數(shù)據(jù)的管理體系，對于各行業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)進行規(guī)范，確定數(shù)據(jù)的種類，構建數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)時代的檔案管理打好基礎。
8結語
在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展背景下，檔案資料信息化管理已成為時展的必然趨勢。各單位要客觀分析大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來的機遇和挑戰(zhàn)，同時，要針對檔案工作面臨的問題認真查找改進措施。只有這樣才能夠把“死檔案”變成“活資源”，更好地為經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代化建設服務，進而真正發(fā)揮以史資政、服務大局的作用，也只有這樣，檔案管理工作才能更加規(guī)范化、專業(yè)化、信息化，檔案事業(yè)才能與時俱進，發(fā)揮更大作用，作出更大貢獻。
作者：李蘭蘭 單位：新疆維吾爾自治區(qū)特種設備檢驗研究院
1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息
以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務財務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計檔案電子信息。
2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質會計檔案
通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。
3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應用層面構成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
二、形成基礎會計檔案影像化整體方案
1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。
2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化
直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產(chǎn)、省代、稅費、收入等業(yè)務及相應業(yè)務管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。
3.通過現(xiàn)有業(yè)務管理流程改造引入影像化
對基于紙質檔案流轉的業(yè)務管理模式進行改造，在業(yè)務管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變?yōu)榛诩堎|檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯(lián)銀行回單進行電子化對接
取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。
2.建立資金業(yè)務稽核機制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業(yè)務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。
3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化
除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計檔案“去紙質”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應用模式
提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎上實現(xiàn)取消打印保管紙質記賬憑證，僅保管紙質原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。
實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內(nèi)紙質原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關檔案信息滿足各項調(diào)閱需求。
五、開展業(yè)務協(xié)作，簡化會計檔案相關操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作，在業(yè)務管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。
六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式
對電子會計檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制，并通過相關制度體系予以落實。
1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系
明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質量責任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。
3.形成各業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗機制
1.爭取支持，抓機構建設，將檔案管理工作與其他經(jīng)辦工作放在同等重要的位置，納入工作考核范圍，各科室明確一名檔案管理兼職人員，負責各科室日常工作中形成的檔案資料收集和整理。
2.加大經(jīng)費投入，提供物質基礎，建立檔案室、閱檔室，購置了金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備了吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備和用品，檔案庫房達到了“八防”要求。
3.制定檔案管理辦法，檔案管理流程，檔案管理歸檔范圍和保管期限，檔案管理分類方案。
4.夯實基礎，抓規(guī)章制度建設，制定實施了《檔案員崗位職責》《檔案庫房管理制度》《檔案保管管理制度》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《設備維護使用制度》。
5.開展培訓，抓電子檔案管理人才建設，為使檔案管理人員盡快熟悉檔案電子化管理和使用技術，成為檔案管理的行家里手，我們對檔案人員實施全員培訓，多次邀請市檔案局專家授課和現(xiàn)場專業(yè)指導，力求盡快適應檔案工作的需要。
6.策劃需求，抓軟件應用系統(tǒng)開發(fā)，我們與專業(yè)軟件公司共同開發(fā)了養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)和電子檔案查詢信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了將大量傳統(tǒng)的紙質檔案信息轉換成數(shù)字化、電子化檔案信息管理的質變。
二、拓展領取養(yǎng)老金人員檔案電子化建設
近幾年，鹽城市隨著國有、集體企業(yè)改制和并軌工作的進一步深化，越來越多的退休人員脫離原企業(yè)管理，由于鹽城市社區(qū)平臺建設不到位，致使企業(yè)退休人員檔案無人管理的現(xiàn)象突出。目前，鹽城市社會保險檔案服務中心已接收保存的企業(yè)退休人員檔案30萬人，隨著退休個人存檔數(shù)量的與日俱增，傳統(tǒng)的退休人員檔案管理方式已不適應時展和民生所需、所盼的要求。要想使退休人員檔案管理不失真、不失密、不丟失，更好地履行社會保險公共服務職責和使命，就要堅持不懈創(chuàng)新，就要通過檔案電子化管理技術解決好保真、保讀、保取、保密、保存的難題。我們借用了養(yǎng)老保險業(yè)務檔案電子化建設的思路，在科學論證的前提下，大膽啟動了退休人員檔案電子化建設工作，完全避免了過去查詢?nèi)藛T在頻繁查閱、借用檔案過程中發(fā)生的檔案丟失、篡改、磨損、損壞的現(xiàn)象，有效地控制了領取養(yǎng)老金人員篡改檔案信息而產(chǎn)生的欺詐養(yǎng)老金問題。另外，還加強數(shù)字化、電子化檔案信息系統(tǒng)管理。
1.參保職工查詢檔案方便快捷，原來查一份檔案，要在龐大的堆里尋找，勞神費事，往往需要半個小時，工作人員辛苦，職工不滿意?，F(xiàn)在，只要報上姓名或身份證號碼，在計算機中查詢，非常方便，只需要5分鐘。
2.檔案管理是標準化建設的基礎工作，通過業(yè)務檔案達標工作，規(guī)范了檔案管理，加快了標準化建設進程。
3.在業(yè)務實現(xiàn)信息化的情況下，重視檔案管理工作對保存原始資料有著長遠意義。
